Kumpulan Notulensi Biro KS - Bulan April 2020

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Rabu, 1 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi, Rabu, 1 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conferencing (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 08.15 – 08.53 Vicon
dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.

2. Pada kesempatan tersebut, Ibu Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
antara lain sebagai berikut:
• Untuk semua staf Biro Kerja Sama agar selalu menjaga kesehatan dan mengupdate
kesehatan setiap hari;
• Pekerjaan tetap dilakukan seperti biasanya agar tetap memiliki pencapaian kinerja;
• Tim Sekretaris untuk terus menyampaikan informasi agenda dan posisi Kepala Badan
POM;
• Dalam rapat virtual meeting yang membahas isu-isu substantif, eselon 3 nya perlu
melibatkan CASN, Pramubakti dan sekretaris (bisa sebagai notulen), agar dapat
mempelajari isu-isu substansi;
• Beberapa pending yang sudah ditulis dalam Notulensi Virtual Meeting untuk dibuatkan
matriks TL nya agar dapat di-monitoring;
• Selama WFH, Staf Biro Kerja Sama agar tetap melakukan share terkait dengan berita-
berita nasional maupun internasional;
• Kepala Biro Kerja Sama menginstruksikan, untuk kondisi saat ini semua staf harus stay
at home, mengurangi interaksi dengan orang lain/pada keramaian, dan jangan saling
berkunjung terlebih dahulu ke rumah keluarga;
• Jika memang ada sesuatu yang urgent dan mengharuskan keluar dari rumah, tetap
lakukan protokol saat kembali dari luar rumah;
• Yuli terkait penutupan kantor JICA di Badan POM, mintakan pendampingan Satpam
sambil memperhatikan protokol pencegahan COVID;
• Restu diharapkan untuk mengikuti tes covid dan terus menyampaikan kabar serta hasil
komunikasi dengan saudara di RSPAD terkait untuk mengikuti tes covid;

1

• Terkait Donasi di Badan POM Peduli, diharapkan kepada teman-teman Struktural dan
CASN Badan POM secara sukarela dipotong gaji sebesar 100.000,- untuk didonasikan
sebagai bentuk kepedulian Badan POM terkait dengan merebaknya virus covid-19.
Untuk pramubakti dapat memberikan sumbangannya secara sukarela. Selain itu kita
bantu juga untuk Dani dan OB yang menggantikan Dani, serta Pramubakti jika memang
ada yang perlu dibantu;

• Pada siang hari ini pukul 11.00 WIB, dijadwalkan rapat QMS melalui zoom meeting
untuk membahas audit internal dengan tim Audit Internal KS.

3. Secara singkat, Kepala Bagian Biro KS menyampaikan pekerjaan/aktivitas yang sedang
dikerjakan di bagiannya masing-masing, sebagai berikut:
a. Bagian RM :
• Laporan dari Bagian RM sedang di review oleh Kabag RM terlebih dahulu dan akan
segera disampaikan kepada Ibu Kepala Biro
• Bagian RM akan bersinergi bersama dengan Kemkes dalam mendukung solidarity
trials;
• Memeriksa Surat Masuk di SIKD.
b. Bagian BKSST
• Untuk nota dinas yang sudah disampaikan kepada Ibu Kepala Biro akan di reminder
untuk diberi arahan dan tte Ibu Kepala Biro
• Terkait dengan SIKD, masih ada beberapa yang sedang diperiksa
c. Bagian KSDN:
• Mereminder nota dinas usulan RPP dan nota dinas lainnya yang sudah disampaikan
untuk dapat diberi arahan dan persetujuan (TTD) Ibu Kepala Biro;
• Terkait dengan ABK dan beberapa MoU akan di review;
• Terkait Nota Dinas usulan RPP agar segera disampaikan kepada Biro Hukor
• Dalam Rapat tersebut disampaikan juga bahwa Ibu Karo KS menyampaikan usulan
terkait dengan pengaturan kerja sama dunia internasional, Wabah dapat
mengakibatkan public health dan keamanan National Security maka bisa diatur
dalam kebijakan.

2

• Disampaikan juga bahwa Kepala Biro Kerja Sama melakukan intervensi untuk tidak
menggunakan kata "disiko yang signifikan" tetapi "situasi yang mengganggu atau
mengakibatkan dampak kesehatan publik yang luas dan keamanan nasional".

Notulen : Desti RM dan Muna

3

DATA DUKUNG ABSENSI WFH 1 APRIL 2020 (08.15-08.45)
4

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Rabu, 1 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS Sesi Sore, Tanggal 1 April 2020:
1. Pelaksanaan Video Conferencing (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 16.30 – 17.45 WIB.

Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama, diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro
KS.
2. Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan diantaranya sebagai berikut:
a. Agar Ibu Ayu dan Bapak Ludy terus memberikan update terkait Penyaluran Bantuan

yang meliputi proses pengumpulan dan mekanisme penyaluran bantuan serta
penyampaian kesiapan Biro Kerja Sama untuk turut membantu.
b. Mengingatkan sekretaris untuk bersikap lebih aktif dengan tujuan untuk menghindari
adanya unscheduled meeting dimana Kepala Biro KS diharuskan hadir terutama yang
berkaitan dengan COVID-19. Dalam hal ini Biro KS harus stay in the loop pada proses
penyampaian bantuan.
c. Meminta rekap laporan Bapak Widhi terkait koordinasi kontribusi Badan POM dalam
memfasilitasi pengujian Covid-19 dan Ibu Yuli terkait laporan Hasil Penelusuran terkait
Loka dan hal – hal yang diperlukan oleh Balai untuk mendukung penanganan COVID-
19.
d. Mengapresiasi staff yang telah aktif berbagi informasi online shopping terutama untuk
keperluan sehari-hari seperti grocery. Kepala Biro berharap agar _sharing informasi
semacam itu untuk tetap dilakukan.
e. Mengarahkan para Eselon III dan sekretaris untuk aktif melihat SIKD dan
mengingatkan Kepala Biro jika ada hal-hal atau isu penting yang harus segera
diketahui oleh pimpinan.
f. Menyampaikan agar Protokol dari Bapak Kama dapat dibaca dan dipelajari, khususnya
terkait pergerakan Warga Negara Asing (WNA) selama masa pandemic COVID-19.
g. Menginformasikan bahwa Kepala Biro KS telah meminta Kedeputian I untuk membuat
WA grup khusus untuk koordinasi Kepala Biro KS dan jajaran Eselon II di Deputi I
untuk menghindari miscommunication dalam satgas penanganan COVID-19.
h. Terkait persiapan internal audit, Kepala Biro KS mengapresiasi atas penyelenggaraan
Vicon Tim Audit yang telah dilaksanakan siang ini. Beliau kemudian menginstruksikan

5

agar para PIC segera mengerjakan tugas sebagaimana telah dibagi pada matriks QMS
dan meminta tim auditor Biro KS untuk turut memantau.
i. Sesuai dengan arahan Kepala Badan, Kepala Biro KS kembali mengingatkan agar
seluruh keluarga Biro KS tetap menjaga kesehatan. Kiranya terdapat hal yang
diperlukan, maka seluruh staff Biro KS dapat secara bersama saling membantu untuk
memastikan bahwa semua pegawai Biro KS dalam kondisi baik dan sehat.
3. Berkaitan dengan adanya SE terbaru terkait Penyesuaian Sistem Kerja ASN ditengah
COVID-19 yang memperpanjang masa WFH sampai dengan 21 April 2020, Kepala Biro
KS mengingatkan beberapa poin penting yang perlu menjadi perhatian bagi seluruh
pegawai Biro KS sbb:
a. Pembatasan kegiatan berpergian ke Luar Daerah dan/atau Kegiatan Mudik bagi ASN
b. Selama masa pandemik Kepala Unit Pusat dan Daerah harus berada di wilayah
masing-masing
c. ASN tidak diperkenankan cuti tahunan selama masa pandemik. Sedangkan untuk cuti
sakit, cuti alasan penting, cuti melahirkan, cuti di luar tanggungan Negara harus
mendapat persetujuan pimpinan kerja dan berkoordinasi dengan Biro Umum dan SDM
d. Jika ada pelanggaran maka akan diberikan hukuman disiplin pegawai Negara sipil.
Untuk itu, dimohon agar seluruh pegawai memahami SE tersebut terutama Tim Admin/
TU
4. Secara singkat, Kepala Bagian Biro Kerja Sama menyampaikan pekerjaan/aktivitas yang
sedang dikerjakan di bagiannya masing-masing, sebagai berikut:
• Bagian RM
a. Terkait Perkembangan WHO (Laporan Balitbangkes), akan dikoordinasikan dengan

Dit. Registrasi Obat untuk menghindari adanya duplikasi perwakilan Indonesia yang
akan mengikuti global trial WHO. Dalam hal ini Badan POM akan tetap mengawal
hal tersebut.
b. Akan segera dikirim laporan NTMs dan mengecek SK Honor NTMs serta
menyiapkan sertifikat untuk peserta yang mengikuti NTMs.
c. Terkait FPGH saat ini belum ada perkembangan

6

• Bagian BKSST
a. Menyampaikan bahwa beberapa laporan sedang menunggu koreksi seperti Hasil
Laporan Vicon KSS. Selain itu juga disampaikan bahwa Honor SFDA sudah
diselesaikan.
b. Seluruh Eselon IV ikut pada pembahasan QMS
c. Kasubbag Aspas telah menyelesaikan Laporan Vicon Foreign Inspection dan
menginformasikan bahwa terdapat surat notifikasi Foreign Inspection dari MFDS.
Surat tersebut telah disampaikan kepada Sekretaris dan Unit Teknis. Dalam hal ini,
Kepala Biro KS mengingatkan bahwa sebelum surat disampaikan ke unit teknis,
harus disampaikan terlebih dahulu kepada Kepala Biro KS.
d. Akan dijadwalkan Vicon terkait Pengerjaan Roadmap pada esok hari 2 April 2020
dengan tujuan untuk mendiskusikan kendala yang ditemukan dalam penyelesaian
roadmap tersebut. Dalam hal ini, Kepala Biro KS menekankan penting untuk
adanya SLA, selain itu dengan diskusi dapat memunculkan ide ataupun inspirasi.
e. Sedang dilakukan review terkait Nota Dinas Kegiatan Kerja Sama dengan
Kazakhtan

• KSDN
a. Sedang dimintakan update matriks hasil rapat Penyaluran bantuan dari pak Yan.
b. Besok terdapat 2 (dua) udangan rapat yaitu Pembahasan PKS BPS yang akan
dihadiri oleh Bapak Ludy dan Pembahasan MoU Food Sustanesia (Kumpulan
anak muda terkait pangan) yang akan dihadiri oleh Ibu Ayu dan Ibu Erika. Terkait
rapat tersebut Pointers akan dikirimkan kepada Kepala Biro.
c. Terkait ABK, masih dilakukan pengecekan dengan data benchmarking Biro KSLN,
Kementerian Kesehatan
d. Untuk Sumbangan Tambahan BPOM Peduli (Covid 19) dan OB, pengumpulan
sumbangan difasilitasi Tim Keuangan Biro KS.

Notulen: Ika dan Brian

7

DATA DUKUNG ABSENSI WFH 1 APRIL 2020 (16.30-17.30)
8

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Kamis, 2 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi, Kamis, 2 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conferencing (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 09.05 Vicon
dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.

2. Pada kesempatan tersebut, Ibu Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
antara lain sebagai berikut:
• Untuk semua staf Biro Kerja Sama agar selalu menjaga kesehatan dan mengupdate
kesehatan setiap hari;
• Pekerjaan tetap dilakukan seperti biasanya agar tetap memiliki pencapaian kinerja;
• Tim Sekretaris untuk terus menyampaikan informasi agenda dan posisi Kepala Badan
POM;
• Dalam rapat virtual meeting yang membahas isu-isu substantif, eselon 3 nya perlu
melibatkan CASN, Pramubakti dan sekretaris (bisa sebagai notulen), agar dapat
mempelajari isu-isu substansi;
• Beberapa pending yang sudah ditulis dalam Notulensi Virtual Meeting untuk dibuatkan
matriks TL nya agar dapat di-monitoring;
• Selama WFH, Staf Biro Kerja Sama agar tetap melakukan share terkait dengan berita-
berita nasional maupun internasional;
• Kepala Biro Kerja Sama menginstruksikan, untuk kondisi saat ini semua staf harus stay
at home, mengurangi interaksi dengan orang lain/pada keramaian, dan jangan saling
berkunjung terlebih dahulu ke rumah keluarga;
• Jika memang ada sesuatu yang urgent dan mengharuskan keluar dari rumah, tetap
lakukan protokol saat kembali dari luar rumah;
• CASN membuat tata tertib untuk melakukan Vicon, Kepala Biro Kerja Sama sudah
memberikan contohnya melalui WAG Kerja Sama;
• Desilia membuat laporan tertulis (nota dinas) dengan cc Kabag BKSST selama dalam
pelatihan kepada Kepala Biro Kerja Sama;
• Kasubag TU dapat diberikan pelatihan untuk meningkatkan kapasitas dalam berkinerja;

9

• Kepala Biro Kerja Sama memberikan floating ideas untuk memberikan RDK kepada
pagawai Biro Kerja Sama;

• Kasubag TU dan Tim Admin selalu mengecheck kondisi ruangan untuk memonitor
barang-barang BMN;

• Pemasangan CCTV yang dapat diakses pegawai Biro Kerja Sama untuk memantau
kondisi ruangan;

• Kasubag TU agar melaporkan laporan kesehatan pegawai Biro Kerja Sama sebelum jam
5 sore

• Kepala Biro Kerja Sama Menginstruksikan, agar dipelajari protokol perjalanan, evakuasi,
dsb. Satu orang (CASN) untuk menganalisa satu protokol.

3. Secara singkat, Kepala Bagian Biro KS menyampaikan pekerjaan/aktivitas yang sedang
dikerjakan di bagiannya masing-masing, sebagai berikut:
1. Bagian RM :
• Memonitor arahan terkait Covid-19 dan TPR;
• Peminjaman PCR dari P3OMN satu alat PCR kepada labkesda DKI untuk penanganan
Covid-19;
• Bapak Widhi menfollowup kembali kepada Balai Mataram dijadikan satu cluster
dengan Ibu Yuli terkait loka bogor;
• Ibu Diah dan Ibu Yuli membuat satu laporan hari ini kepada Plt. Sestama dalam bentuk
whatsapp massage untuk penelusuran pengadaan PCR;
• Menindaklanjuti nodin ke unit terkait APEC dan TPR;
• Laporan CND agar dibuat dari perspektif kerjasama. Jika laporannya terlalu teknis
tidak perlu dilaporkan ke Kepala Badan POM, cukup ke Plt. Sestama;
• Mempersiapkan rapat untuk 2D Barcode dengan mengundangan Biro Hukor, Dir.
Standard Obat dan Pusdatin.
2. Bagian BKSST
• Mengupdate info dengan loka bogor terkait Covid-19 berkoordinasi dengan RM;
• Mengupdate info-info terkait dengan industri-industri, Kepala Biro Kerja Sama akan
membuka kontak dengan Dir. Astimpas;
• Membantu pembagian QMS;
• Mempersiapkan rapat MoU Kemlu dengan BPOM

10

3. Bagian KSDN:
• Mempersiapkan Rapat Virtual Persiapan Pembahasan Perjanjian Kerja Sama (PKS)
antara PRKOM dengan BPS;
• Finalisasi MoU Badan POM dan Food Sustanesia melalui Vicon;
• Pembahasan khusus dengan PRKOM untuk membuat kajian efektivitas KIE;
• Persiapkan rapat virtual next week dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama terkait
dengan kerjasama area of cooperation KIE;
• Mempersiapkan virtual meeting dengan RTV;
• Menfollowup MoU yang sudah dimiliki Dit. PMPU;
• Kepala Biro Kerja Sama menginstruksikan untuk dibuatkan tools pedoman KIE.

Notulen: Diana dan Indi

11

DATA DUKUNG ABSENSI WFH 2 APRIL 2020 (08.15-08.45)
12

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Kamis, 2 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore pada WFH Hari ke-12, Kamis, 2 April
2020:

1. Pelaksanaan Video Conferencing Biro KS dilakukan pada pukul 16.30 – 17.30 WIB. Vicon
dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Seluruh Pejabat Struktural dan Staf
Biro KS.

2. Pada kesempatan Vicon sore ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
antara lain sebagai berikut:
a. Untuk Piket Working from Office (WFO) dapat dilaksanakan satu kali dalam seminggu
disesuaikan dengan ada tidaknya surat yang perlu diambil dan scan. Petugas piket
diutamakan yang lokasi rumahnya berada di dekat kantor/disesuaikan. Untuk besok dapat
ditugaskan Arif untuk scan surat dari pimpinan.
b. Agar pegawai yang melaksanakan WFO memakai transportasi pribadi, melengkapi diri
dengan APD, tidak berlama-lama di kantor dan diharapkan pulang segera.
c. Untuk distribusi handsanitizer dan vitamin yang disediakan kantor, vitamin dapat
didistribusikan melalui jasa ekspedisi sementara handsanitizer sementara disimpan di
kantor. Biaya pengiriman vitamin agar memakai uang kas Biro KS.
d. Agar dimanfaatkan Aplikasi Join Meeting dan Cloud meeting yang di buat oleh
PUSDATIN. Melalui aplikasi tersebut agar semua pegawai Biro KS mengupload
pekerjaan sehari-hari selama WFH.
e. Agar setiap pekerjaan diunggah di google Drive (bit.ly/progresswfh) untuk dapat dipantau
output WFH setiap harinya.

3. Disampaikan juga progres WFH oleh masing-masing Kepala Bagian sebagai berikut:
a. Bagian KSDN:
• Pelaksanaan rapat dengan Badan Pusat Statistik (BPS) dan rapat dengan Food
Sustanesia.

13

• Pada Rapat BPS, membahas mengenai kontrak kerja sama/PKS tentang Survey
Indeks Awareness Masyarakat terkait terdapat biaya yang diajukan oleh BPS di luar
kontrak tersebut. Terkait hal ini diusulkan berkonsultasi dengan tim Inspektorat.

• Pada Rapat Food Sustanesia, Kasubbag KSDN II akan membuat telaah kebutuhan
kerja sama dengan Food Sustanesia, mengingat komunitas nya sangat kecil.

• Pada hari Jumat, 3 Apr 2020, Bagian KSDN akan melaksanakan Rapat Virtual
“Pembahasan Tools Penilaian Efektivitas Kerja Sama untuk Kepala Balai
Besar/Balai/Loka POM”. Untuk kehadiran peserta, sampai saat yang saat ini
mengirimkan konfirmasi kehadiran adalah Biro Perencanaan dan Keuangan BPOM.

• Catatan: Ibu Karo KS menyampaikan arahan apabila rapat dimaksud tidak dapat
dihadiri Eselon 2 lainnya, maka rapat tersebut dapat dipimpin oleh Kabag KSDN
beserta tim didampingi 1 CASN (Anggi) untuk menjadi notulen.

• Kabag KSDN akan menyampaikan bahwa sudah memasuki masa Penilaian SKP
Triwulan I 2020.

• Ibu Karo KS meminta agar diupdate terkait penyaluran bantuan Covid-19 dan agar
dibuatkan tim melalui Whatsapp Grup.

b. Bagian RM:
• Tim RM akan menyelesaikan draft laporan terkait Request for Participant on Solidarity
Trial, berkoordinasi dengan Tim Kedeputian I (Dit. Registrasi Obat) untuk melengkapi
beberapa hal teknis. Draft dibuatkan atas nama Ibu Deputi I kepada Ibu Kepala Badan
POM.
• Untuk laporan Head Situation Report Covid-19 agar dibuatkan terpisah dari laporan
pada poin 1) tersebut.
• Agar dibuatkan pointers untuk rapat Grand Agreement yang akan dilaksanakan
tanggal 6 April 2020, untuk disampaikan kepada Ibu Karo KS maksimal besok.
• Tim RM berkomunikasi dengan Balai Jogja dan Balai Mataram terkait peminjaman alat
PCR. Arahan Ibu Karo KS agar dilaporkan juga terkait hal yang sama dengan Loka
Bogor.

c. Bagian BKSST:
• Pengawalan pengiriman BBO dari India yang tertahan di Guangzhou karena antrian
panjang dan terbatasnya pesawat kargo: KJRI Guangzhou telah mengirimkan surat

14

kepada Fedex Guangzhou untuk meminta prioritas pengiriman. Status shipment yang
semula in transit, saat ini telah berubah menjadi shipment exception karena berdasar
info dari Fedex, shipment konsulat akan diprioritaskan. Fedex Guangzhou
menyarankan agar pabrik/Fedex India sebagai origin shipper juga dapat mengubah
status shipment agar dapat diprioritaskan.
• Agar dibuatkan laporan/update melalui whatsapp terkait pengiriman BBO dimaksud.
• PT. Indofarma (Bpk. Dimas) menginfokan bahwa Kementerian BUMN akan membantu
untuk pengambilan bahan baku. Akan tetapi pihak Garuda Indonesia (BUMN) ingin
bahan baku tersebut mencapai 100 kg agar dapat memakai kargo Garuda Indonesia
untuk mengambil barang bahan baku tersebut, sehingga disarankan agar pengiriman
BBO untuk Indofarma dan Kimia Farma dapat digabungkan pengambilannya.
• Untuk Nota Dinas JICA agar segera disampaikan ke Ibu Karo KS.
• Arahan Ibu Karo KS agar Nota Dinas IPR segera di sampaikan ke Ibu Hera dan Ibu
Nurma, agar Ibu Karo KS dapat berkoordinasi dengan tim Kedeputian I, Dir. Registrasi
Obat (Ibu Rizka) dan Dir. Stand Obat (Ibu Togi).
Notulensi: Larissa & Desti R

15

DATA DUKUNG ABSENSI WFH 2 APRIL 2020 (16.30-17.30)
16

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Jumat, 3 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi pada WFH Hari ke-13, Jumat, 3 April
2020:

1. Pelaksanaan Video Conferencing Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 08.50 WIB. Vicon
dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Seluruh Pejabat Struktural dan Staf
Biro KS.

2. Pada kesempatan Vicon sore ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
antara lain sebagai berikut:
a. Dalam kondisi sekarang diusahakan seluruh pegawai bisa melaksanakan tugas dari
rumah, agar tidak menjadi martir dalam penyebaran covid. Pegawai agar tetap waspada
terutama pegawai yang kost untuk dapat dipantau oleh pegawai lain.
b. Untuk pegawai yang ke kantor harus dipertimbangkan dengan baik. Pegawai yang masih
tinggal bersama keluarga diusahakan untuk tidak ditugaskan ke kantor.
c. Seluruh pegawai diharuskan untuk menjalankan protokol pencegahan apabila harus
keluar rumah atau memesan makanan.
d. Untuk diperhatikan penggunaan Zoom cloud meeting terkait dengan isu data privacy yang
menyebar di kalangan pengguna.
e. Eselon III perlu memperhatikan isu di bagiannya, dan harus bisa terjun langsung dan take
over tugas bawahannya apabila dirasa terlalu lama.
f. WFH harus menjadikan pegawai lebih produktif karena tidak harus berjuang di jalan dan
berada di comfort zone kita masing masing

3. Update kesehatan diminta oleh Pusdatin diminta sehari sekali, pagi atau sore hari dan
disepakati bahwa laporan kesehatan akan diupdate pada pukul 15.00 setiap harinya.

4. BKN menanyakan status pegawai Biro Kerja Sama, yaitu Restu kenapa ODP, akan
disampaikan pada Biro Umum bahwa pegawai tersebut diperintahkan self isolation oleh RS
sehingga tetap disampaikan ODP. Kepala Biro Umum akan melaporkan pada Plt. Sestama
terkait hal tersebut.

17

5. Pada kesempatan Vicon pagi ini ada beberapa pembahasan isu tiap-tiap bagian
menyampaikan beberapa arahan antara lain sebagai berikut:
a. Tim KSDN
Untuk rapat pengembangan tools balai, sudah terkonfirmasi semua untuk kehadiran.
Kabag KSDN menyampaikan brief singkat terkait rapat tersebut. Rapat akan membahas
tools penilaian balai yang akan dinilai berdasarkan relevansi, efektifitas dan efisiensi
kinerja balai berdasarkan MoU yang dimiliki. Seluruh structural KSDN dapat ikut masuk
pada rapat tsb dan disertakan CASN dan Pramubakti untuk ikut sebagai notulensi
b. Tim BSST
Pembahasan rencana persiapan pelaksanaan KSS untuk membahas ToR, dan kegiatan
yang akan dilaksanakan. Arahan Kepala Biro untuk tetap mempertimbangkan
pelaksanaan kegiatan dengan dampak covid. Kabag BKSST diharapkan dapat membuat
kajian terkait kegiatan KSS dan dampak yang terjadi akibat COVID-19, serta mebuat opsi-
opsi apakah pelaksaanaan KSS menjadi mundur atau tidak bisa dilaksanakan sama
sekali
c. Tim RM
RM akan tetap memantau covid serta persiapan QMS

Notulen: Adit & Okta

18

DATA DUKUNG ABSENSI WFH 3 APRIL 2020 (08.15-09.00)
19

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Jumat, 3 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi sore, Jumat, 3 April 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing sore Biro KS dilakukan pada pukul 16.30 –

17.30. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan
Staf Biro KS.
2. Masing-masing Kepala Bagian menyampaikan pending issue yang sedang dan sudah
dilaksanakan di masing-masing bagian, antara lain:
a. KSDN:

• Telah dilaksanakan rapat penyusunan pedoman tentang efektifitas kerja sama;
• Rapat dengan BPK telah dilaksanakan dan sudah dilaporkan bahwa pada intinya tidak

ada temuan untuk Biro KS;
• Terkait rekaman CCTV ruangan Biro KS, tidak ada pemantauan online karena hanya

1 server, namun dapat dimintakan rekaman kepada Biro Umum sesuai dengan tanggal
yang diinginkan.
Arahan Ibu Karo:
• Ibu Karo menyampaikan terima kasih sudah mewakili dan mengawal di rapat BPK,
meskipun tidak ada temuan perlu terus follow-up karena audit sedang berproses
sampai dengan bulan Mei;
• Beberapa hal penting yang perlu dipelajari terkait dengan BMN (Barang persediaan
habis pakai, Barang persediaan tidak habis pakai, dan aset tetap).
• Update kembali nota dinas permintaan sarpras Biro Kerja Sama ke Biro Umum;
• Terkait kegiatan WFH ada keperluan pemantauan keamanan BMN dan hal-hal lain
yang perlu dimasukkan pada permintaan. Kedepannya harus punya CCTV milik sendiri
yang dapat diakses secara realtime;
• Alokasikan anggaran untuk pembelian jurnal penting;
• Pedoman yang telah dibahas agar dapat dibuatkan Peraturan Kepala (Perka) Badan
POM, hal ini penting karena Badan POM telah memiliki tolak ukur yang objektif untuk
menilai kinerja Balai;

20

• Dilaporkan terkait bantuan dan pembelian vitamin/makanan bergizi serta monitor
pengirimannya.

b. RM:
• Telah dilaksanakan rapat Covid-19 dengan WHO, menghasilkan output yang perlu
ditindaklanjuti.
Arahan Ibu Karo:
• Rapat selanjutnya agar tetep berjalan dengan dipandu/brief oleh Biro KS terkait hasil
rapat dengan WHO hari Jumat ini kepada rekan-rekan KMEI yang termasuk Tim Grant
Agreement untuk berkonsolidasi;
• Agar dapat dibuatkan SK Tim Covid-19 KS dalam kaitan kerja sama, merujuk ke SK
Tim Covid-19 Badan POM.
• Sampai saat ini Covid-19 sudah terjangkit di 32 provinsi, terconfirm 1986 kasus positif,
setiap hari dilakukan tes pada 7000-8000 orang;
• Sudah dibuka komunikasi dengan WHO, sehingga perlu dibuat regular meeting
dengan WHO (1/2 minggu sekali) dan infokan situation report rutin. Badan POM
menjadi salah satu pilar integrase dalam penanganan Covid-19;
• Untuk Tim Covid-19 KS: Buatkan surat untuk menyampaikan peran dan kepentingan
Badan POM untuk juga dapat bersama-sama mengawal pemerintah dan melakukan
kerja sama internasional;
• Rapat RCEP sudah disiapkan pointersnya dan dapat dilaksanakan.

c. BKSST:
• Terkait Covid-19 sudah dilakukan koordinasi dengan Dexa, KJRI Guangzou, dan
Kemlu, bahwa saat ini diupayakan pukul 6 waktu Guangzou pengiriman akan
berangkat, namun masih menunggu informasi kapan akan berangkat;
• Sudah ditambahkan pada matriks bantuan, yaitu perusahaan Kimia Farma dan
Imedco.
Arahan Ibu Karo:
• Mintakan laporan informasi obat-obat masuk dari Rusia kepada unit Kedeputian I,
sebagai bahan komunikasi untuk RDP dengan DPR pada hari Rabu minggu depan;

21

• Buatkan matriks dukungan Badan POM dalam memastikan ketersediaan bahan baku
obat dalam kaitan Covid-19 (mengawal, mendukung, dan berkoordinasi dengan K/L
terkait, Kemlu dan Perwakilannya serta Industri Farmasi);

• Diharapkan bantuan dari Dexa dapat masuk ke Indonesia sebelum RDP;
• Roadmap palestina untuk diselesaikan dan follow-up kembali ke Bu Karo.
• Pada akhir sesi Vicon, Kepala Biro Kerja Sama mengapresiasi atas kerja keras seluruh

pegawai Biro KS dan kembali mengingatkan bahwa kita semua harus terus stand-by
dan waspada menyikapi pandemi ini. Juga menyampaikan kepada Rekan Biro KS
harus mengetahui apa saja yang dilakukan Badan POM terkait dukungan dalam
penanganan Covid-19
Notulen: Restu

22

DATA DUKUNG ABSENSI WFH 3 APRIL 2020 (16.30-17.30)
23

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME

Hari Senin, 6 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi pagi, Senin, 6 April 2020:

1) Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing sore Biro KS dilakukan pada pukul 08.39
– 09.33. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural
dan Staf Biro KS.

2) Masing-masing Kepala Bagian menyampaikan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan
di masing-masing bagian, antara lain:
a. Bagian RM:
Tim RM akan terbagi untuk mengikuti Rapat Vicon terkait RCEP, melaksanakan rapat
Vicon terkait dengan WHO Workplan, dan melanjutkan persiapan QMS mengingat
deadline yang telah disepakati adalah Senin, 6 April 2020.
Arahan Ibu Karo:
1) Terkait dengan bahan rapat, tim sekretaris mengingatkan bagian yang memegang
isu untuk memberikan pointers dan bahan rapat kepada bu karo tidak mendadak.
Dan untuk link dokumen QMS untuk diinfokan kepada bu karo;
2) Perkembangan Pedoman Penyelenggaraan Pertemuan Internasional untuk
kembali dibahas dengan bu karo. Siapkan rapat vicon untuk membahas Pedoman
tersebut.
b. Bagian BKSST:
1) Tim BKSST tengah mengupdate table terkait perkembangan dukungan Badan POM
dalam memastikan ketersediaan bahan baku obat dalam kaitan Covid-19;
2) Terdapat draft nota dinas dan undangan yang dimohon perkenan untuk koreksi bu
karo, seperti Undangan Rapat Pembahasan Roadmap KSS dengan Kemlu dan
Conference Call dengan TGA;
3) Menyusun laporan KSS Palestine
4) Persiapan QMS
5) Terkait dengan persiapan rapat TGA sedang dikoordinasikan sistemnya akan
seperti apa dengan pihak TGA

24

Arahan Ibu Karo:
• Tekait dengan email yang akan disampaikan kepada Kementerian Kesehatan

Palestina perlu ada beberapa perbaikan dalam pemilihan kata Bahasa
Inggrisnya. Untuk itu diharapkan untuk segara diselenggarakan Capacity
Building atau les Bahasa Inggris untuk staf Biro Kerja Sama;
• Dipastikan kembali sistem yang akan digunakan dalam conference call dengan
TGA.
c. Bagian KSDN:
1) Terdapat beberapa MoU yang sudah diperiksa oleh Kabag dan mohon perkenan
Ibu Karo untuk koreksi;
2) Terkait dengan Laporan Rapat Vicon pada hari Jumat sudah selesai dan akan
segera di share kepada Ibu Karo; dan
3) Kegiatan hari ini akan melanjutkan melengkapi data dukung QMS dan mengisi
penilaian SKP.
Arahan Ibu Karo:
• Terkait dengan Renstra Biro Kerja Sama dimohon untuk dishare kembali ke Bu
Karo sebelum rapat renstra sestama;
• Dipantau masukan Biro Kerja Sama terkait dengan RPP Karantina Kesehatan
kepada Biro Hukor; dan
• Terkait dengan Laporan Bantuan Kemanusian Badan POM untuk segera
diupdate dan dilaporkan, terutama terkait dengan bantuan dari GP Farmasi yang
menawarkan Vitamin C untuk Biro Kerja Sama. Disiapkan laporan kepada Ibu
Plt. Sestama terkait hal tersebut.
3) Pada akhir sesi Vicon, Kepala Biro Kerja Sama kembali mengingatkan untuk selalui
melaksanakan protokol untuk menjaga diri dari penyebaran virus COVID-19 dan selalu
aware dengan perkembangan isu COVID-19. Selain itu Kepala Biro Kerja Sama juga
mengingatkan untuk kembali men-share pedoman protokol dalam melaksanakan Virtual
Meeting.

Notulen: Putri

25

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI 6 APRIL 2020 (08.00-09.00)
26

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Senin, 6 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore, Senin, 6 April 2020:

1. Pelaksanaan (Vicon) sore Biro KS dilakukan pada pukul 16.30 – 17.30. Vicon dipimpin oleh
Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.

2. Secara umum, Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan diantaranya
sebagai berikut:
a. Agar Kasubbag TU untuk terus mengupdate data kondisi kesehatan pegawai setiap hari.
b. Mengingatkan tim medsos untuk memantau kegiatan Ka BPOM terkait penyerahan
bantuan ke BNPB untuk Pandemi COVID-19.
c. Menginstruksikan agar petugas piket sharing informasi dapat memastikan bahwa
informasi yang akan dibagikan ke WAG bukanlah berita hoax, untuk itu perlu dilakukan
recheck terlebih dahulu.
d. Dalam setiap memberikan laporan, Kepala Biro KS meminta kepada seluruh pegawai
untuk selalu membuat laporan secara tertulis sehingga Kepala Biro KS dapat dengan
mudah untuk meneruskan laporan tersebut kepada pimpinan
e. Berkaitan dengan pengadaan multivitamin, perlu dilakukan pengecekan kepada
Kedeputian 2 mengenai multivitamin yang recommended yang dapat meningkatkan daya
tahan tubuh. Selain itu, perlu juga dipikirkan metode pengiriman multivitamin ke masing
masing pegawai Biro KS.

3. Secara spesifik, Kepala Biro Kerja Sama memberikan arahan sesuai pending issue yang
sedang dan sudah dilaksanakan sebagaimana telah dijelaskan oleh masing-masing Kepala
Bagian, sebagai berikut:
a. Bagian KSDN
1) Renstra BPOM perlu ditambahkan Kerja Sama Internasional.
2) Laporan Vicon Monev untuk dilaporkan dengan nota dinas ke Eselon I.
3) Update bantuan CSR.
4) Melaporkan progress untuk QMS.
5) Nota Dinas Laporan Pembahasan Tools Penilaian Kerja Sama yang Efektif

27

Arahan Kepala Biro KS untuk KSDN

• Menambahkan narasi kerja sama internasional sesuai dengan laporan kepada
Sestama yang meliputi keberhasilan penyelenggaraan Pertemuan OKI, KSS, dan
Maturity Level 3 dan 4. Kiranya hal ini dapat dijadikan perhatian mengingat batas akhir
pengumpulan adalah esok hari.

• Perlu diperhatikan disposisi dan coretan KaBadan dan agar ditindaklanjuti dengan nota
dinas ke Es 1. Dalam hal ini, Kepala Biro Kerja Sama menugaskan Ibu Erika

• Menginstruksikan Tim KSDN untuk memantau penyampaian MoU ke Biro Hukor.
Untuk itu, perlu dibuatkan matriks sehingga progress MoU dapat terlihat dengan
mudah.

• Mencermati dengan benar mengenai proses penyampaian bantuan. Hal ini kiranya
dapat dijadikan catatan penting karena Kepala Biro KS yang menandatangani
dokumen terkait bantuan tersebut.

• Mengingatkan terkait bantuan dari PT. ABOT
• Berkaitan dengan mekanisme penyaluran bantuan di luar BPOM Peduli yang belum

jelas, Kepala Biro KS berharap agar pihak yang telah membantu pelaksanaan kinerja
Biro KS (Mas Dani, dll) mendapatkan bantuan yang lebih banyak.
• Menginformasikan bahwa BNPB akan mengirimkan truk untuk mengambil barang-
barang bantuan ke Badan POM
b. Bagian BKSST
1) Rapat dengan TGA yang dijadwalkan esok hari crash dengan Undangan Rapat Virtual
FGD Peluncuran Publikasi di Bidang Obat untuk Penanggulangan COVID-19 yang
dipimpin oleh Kepala Badan POM. Untuk Pointers telah di share di WAG BKSST.
2) Rapat dengan Kementerian Luar Negeri untuk membahas MoU dijadwalkan pada hari
Rabu, 8 April 2020.
3) Update perkembangan koordinasi dengan Kemlu untuk fasilitasi pengiriman Bahan
Baku Obat (BBO).

28

Arahan Kepala Biro KS untuk BKSST

• Meminta tim BKSST agar dapat berkoordinasi dengan TGA untuk menunda virtual
meeting hingga sekitar pukul 11.00. Untuk itu, Kepala Biro KS meminta Kabag RM
untuk terus mengikuti Rapat Virtual FGD sebagai perwakilan dari Biro KS.

• Meminta Tim BKSST untuk dapat memperlihatkan kembali Surat untuk Menlu dan
Laporan Kedeputian 1 kepada Kepala Biro KS.

• Terkait dengan BBO, agar dapat berkoordinasi dengan Kedeputian 1 sehingga hanya
terdapat 1 (satu) matriks perkembangan untuk dapat dilaporkan kepada pimpinan.
Matriks Biro KS juga perlu untuk di_update_ terus sebagai tracing progress untuk
kepentingan internal.

• Untuk laporan rapat Vicon KSS, agar tidak menggunakan frasa threshold tetapi
benchmark untuk menjelaskan target atas diberikannya bantuan Badan POM kepada
Palestina.

c. Bagian RM
1) Telah dilaksanakan Rapat Vicon dengan WHO tentang Work Plan dan Grant
Agreement. Hal yang perlu mendapat perhatian adalah terkait ketentuan apabila
laporan sebuah kegiatan belum selesai maka akan menghambat kegiatan selanjutnya.
Selain itu, yang perlu ditindaklanjuti adalah kaitannya dengan BFC, karena pada grant
agreement di ttd oleh KaBadan sehingga setiap cover letter harus dittd oleh KaBadan
didahului dengan pembahasan terlebih dahulu.
2) Terkait rapat RCEP, Masukan BPOM saat ini untuk produk binaan BPOM telah
diakomodir kecuali yg terkait dengan India. Saat ini perundingan masih menunggu
request offer final dari India dan kepastian India untuk bergabung dalam perjanjian
RCEP. Special Meeting RCEP TNC yang akan diselenggarakan besok dibatasi jumlah
pesertanya, sehingga koordinasi Kemendag dengan K/L terkait akan dilakukan melalui
wag RCEP.
3) Telah dilakukan pembahasan terkait kompetensi bidang untuk QMS.
4) Hari Rabu persiapan rapat TBT agar disiapkan bahan dan pointers untuk Bu Karo KS

29

Arahan Kepala Biro KS untuk RM
• Menginstruksikan Tim Sekretaris untuk menjadwalkan virtual meeting pembahasan

QMS esok hari sekitar pukul 2 atau 3 siang.
• Meminta Bapak WIdhi untuk mengawal pengusulan anggota tim penyusunan posisi

runding Indonesia dalam perundingan internasional pada isu kekayaan intelektual.
• Meningatkan agar Laporan, Sertifikat, dan SK Honor NTM dapat segera diselesaikan.
4. Pada akhir sesi Vicon, Kepala Biro Kerja Sama meminta Tim Sekretaris dibantu oleh CASN
untuk mencermati semua notulen dan mengidentifikasi hal – hal yang perlu ditindaklanjuti
melalui Zoom Meeting dll. Untuk itu perlu dibuatkan matriks untuk melihat progress status
setiap arahan Kepala Biro KS dan pemetaan arahan practical yang dapat ditindaklanjuti
melalui suatu kegiatan. Sebagai contoh adalah usulan penjajakan Capacity Building untuk
kursus Bahasa Inggris secara online.
Notulen : Brian dan Arif

30

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE 6 APRIL 2020 (16.30-17.30)
31

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Selasa, 7 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi pagi, Selasa, 7 April 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) Sesi Pagi Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 –

09.50. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan
Staf Biro KS.
2. Diawal Vicon Kepala Biro KS menyampaiakn beberapa hal, diantaranya :
a. Vicon Biro KS sebaiknya menggunakan join.pom.go.id agar keamanan data tetap

terjaga.
b. Untuk Tim Sekretaris agar segera mengkompilasi arahan-arahan Kepala Biro terkait

isu-isu yang perlu ditindaklanjuti dan tetap melakukan pemantauan progress.
c. Masing-masing Kepala Bagian menyampaikan rencana kegiatan yang akan

dilaksanakan di masing-masing bagian, antara lain:
3. BKSST:

a. Vicon dengan TGA, available dihari kamis dan dijadwalkan jam 10.00
b. Kedutaan Besar Kolombia meminta agar dilakukan diskusi terkait ekspor obat
c. Diagendakan rapat dengan Kemlu terkait pembahasan MoU BPOM dengan Kemlu.

Arahan Ibu Karo:

a. Terkait pertemuan dengan Kolombia diatur kembali pertemuan tersebut jika kondisi
sudah membaik dan dibuatkan Surat secara tertulis.

b. Mintakan secara tertulis kisi-kisi tujuan pertemuan agar bisa dikoordinasikan dengan
pihak yang tepat di Badan POM.

c. Terkait MoU SFDA, agar menunggu pihak Kemlu. Judul harus merefleksikan spektrum
pengawasan SFDA.

d. Agar dibuatkan perbandingan dengan royal court.
e. Agar dibuat matriks progress MoU yang sedang berproses yang menginformasikan

antara lain (nomor, MoU, Mitra, Status, Progress, Keterangan).
f. Pedoman yang harus difinalkan agar dibuatkan pertemuan online.

32

4. RM:
a. 3 laporan WHO dan RCEP sudah disampaikan ke Bu Karo KS.
b. Rencana hari ini yaitu melengkapi QMS dan mengkaji SKP TW 1 bersama.
c. Siang ini (jam 2) akan membahas SKP dan pencapaian target.
d. TBT Filipina dan Myanmar diminta untuk mengikuti vicon.
e. Perwakilan dari RM yang akan membahas QMS adalah widhi dan Dwita.
f. Bahan TBT akan disiapkan besok.
g. Pertemuan RTM akan dijadwal ulang minggu depan karena Bu Erna sibuk dengan Pak
Menko terkait Covid 19.
h. Dwita akan koordinasi dengan Pak Ali dan peserta lain yang akan hadir yaitu Kemdag
(Pak Imam, Bu Donna dan Iffah) dan Kemlu.
i. Dwita sudah full bekerja kembali setelah menjalani cuti alasan penting.
j. Surat – surat yang belum ditandatangani Bu Karo akan diingatkan kembali

Arahan Ibu Karo:

a. Bagian RM agar membuka kontak dengan PPKI Kemlu terkait kesediaan ahli
mengenai mekanisme WHO secara keseluruhan termasuk trade facilitation dan
notifikasi.

b. Agar dimonitor ke Bu Sestama nota dinas terkait pengajuan bu Karo sebagai tim
perunding.

5. KSDN:
a. Kabag KSDN akan koordinasi terkait masukan renstra Badan POM dan laptah BPOM
2019
b. Pak Ludi akan berkoordinasi dengan pak Yan terkait bantuan CSR.
c. Penyerahan bantuan ke BPNP dilakukan secara simbolis namun list bantuan belum
diberikan.

Arahan Ibu Karo:

a. Tim Biro KS terkait penyaluran bantuan agar meminta list bantuan yang diberikan dan
pemetaan penyebaran bantuan.

b. Agar menshare kembali matriks pemantauan MoU

33

6. Pada akhir sesi Vicon, Kepala Biro Kerja Sama juga menyampaikan hal-hal sebagai berikut
:
a. Sebelum pemberlakuan yang membatasi ojol terkait Covid 19, pegawai yang tinggal di
tempat kos agar menyimpan cadangan makanan yang cukup termasuk alat masak
sendiri.
b. Terkait dengan QMS, POA januari sampai Desember 2020, capaian Januari sampai
dengan Maret 2020 sudah harus jadi besok karena deadline sekitar tanggal 18-20 April
2020 Termasuk hal-hal yang terkait dengan e-performance, anggaran dan monev
bappenas dan SKP.
c. Disiapkan usulan sertifikat dan SK.
d. Tim Sekretaris agar memantau SIKD untuk mengingatkan hal yang urgent ke Kepala
Biro.
e. Pemberian nilai SKP agar disertai dengan justifikasi (alasan) pemberian nilai tersebut.

Notulen: Diana NW dan Nisa

34

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI 7 APRIL 2020 (08.00-09.00)
35

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Selasa, 7 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi sore, Selasa, 7 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) Sesi Sore Biro KS dilakukan pada pukul 16.55 –
18.00. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan
Staf Biro KS.

2. Secara umum, Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan diantaranya
sebagai berikut:
a. Dalam rangka diterapkannya Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) yang tertera
dalam PMK No. 9 Tahun 2020, Peraturan tersebut berlaku per 7 April 2020. Kepala
Biro Kerja Sama memberikan arahan untuk memahami aturan-aturan yang diterapkan
dalam PSBB ini sebagaimana mestinya ( Social Distancing).
b. Dalam rangka Working From Home (WFH) masing-masing Bagian untuk membuat
Laporan Mingguan ( Summary) Mingguan terkait Vicon Biro Kerja Sama untuk bisa
menjadi evaluasi dimana Bagian masing-masing yang terjadwal menjadi Tim
Koordinator. Adapun untuk pembagiannya sebagai berikut:
• Minggu Pertama (BKSST)
• Minggu Kedua (KSDN)
• Minggu Ketiga (RM)
c. Koordinasi yang intens dengan Biro Umum terkait Informasi Bantuan Covid-19. ( Fast
Response)
d. Koordinasi dengan Komlik terkait , Pres Release dan Segera merepost ke dalam Media
Sosial Biro Kerja Sama. ( Fast Response).
e. Terkait RDP DPR ( Rapat Dengar Pendapat) yang dijadwalkan Jam 11.00 WIB -
Selesai. Tim Sekretaris untuk memastikan Ibu Karo bisa join dalam Sistem Vicon
tersebut.
f. Masing-masing Bagian diharapkan untuk Membuat Matrik terkait Pertemuan-
Pertemuan ( Vicon) selama WFH sebagai bentuk konkrit capaian selama WFH.

36

3. Adapun Laporan dari masing-masing Bagian diantaranya:
a. KSDN
• Telah Mengerjakan MoU Batam dan MoU Semarang
• Mohon untuk BKSST dan RM memberikan masukan terkait Laptah BPOM.
• Nodin Vicon Dalam Proses.
• MoU tahun 2020 yang sudah ditandatangani salah satu nya ialah, MoU Badan
POM dengan Kementerian Pertanian.
b. BKSST
• Badan POM dan TGA ( Therapeutic Goods Administration) telah menjalin Kerja
Sama dalam Program IRSP yang ditandai dengan Penandatanganan Exchange
of Letter pada 4 Oktober 2018.
• Sehubungan dengan hal tersebut, TGA dalam hal ini ikut berkontribusi terkait
Bantuan Covid-19.
• Dalam kaitan ini, Badan POM mengusulkan, dan menjajaki adanya dukungan
potensi dalam konteks Kerja Sama dengan TGA yang selama ini bantuan yang
diberikan tidak langsung tapi melalui pihak Ketiga seperti WHO.
• Diharapkan TGA bisa memberikan Bantuan secara langsung.
• Biro Kerja Sama dalam hal ini yang akan mengawal bila tidak Ada pertimbangan
lain.
c. RM
• Adapun dokumen QMS yg dikerjakan:
• Manajemen Risiko : dokumen tahun lalu hanya ada 3 sasaran sedangkan di peta
strategis ada 8 sasaran;
• Identifikasi Stakeholder, karena yang selama ini dikerjakan staf belum
menggunakan format baku sehingga perlu klarifikasi kembali ke Kabag masing-
masing
• Perkembangan Vicon RCEP TNC: India masih berstatus 'outstanding' dan belum
menyampaikan final R/O sehingga Kemendag mengharapkan informasi dari K/L
apabila ada isu terkait India yg menyebabkannya ragu-ragu untuk bergabung
dalam perjanjian RCEP.
• Persiapan QMS akan dibahas besok pagi ( Vicon bersama Ibu Karo )

37

• Terkait Capaian Kinerja untuk mengisi E-Monev (DJA, BAPPENAS) dan E-
Performance (Forum-forum perlu diisi mulai dari Januari sampai saat ini dan apa
saja yang sudah dilaksanakan

• Dapat diisi & MOU yang sudah ditandatangani dan dijajaki, persiapan penanganan
Covid-19.

• Target Cascading dari Biro Kerja Sama sebagai berikut : KSDN: 54, BKSST: 14,
dan RM: 16

Notulen: Fahmi dan Winda

38

DATA DUKUNG ABSEN WFH SESI SORE 7 APRIL 2020 (16.30-17.30)
39

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Rabu, 8 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi pada Working From Home (WFH) hari
ke 19 Rabu, 08 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conferencing Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 09.00 WIB. Vicon
dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Seluruh Pejabat Struktural dan Staf
Biro KS.

2. Pada kesempatan Vicon pagi ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
antara lain sebagai berikut:
a. Dalam rangka rencana Penerapan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) di DKI
Jakarta agar seluruh staf Biro KS BPOM memantau perkembangan pelaksanaannya.
Terutama untuk di daerah Bogor, Bekasi, dan beberapa daerah lain nya (Jabodetabek)
b. Mohon dicek juga akses ke Jakarta dari beberapa kota diluar Jakarta.
c. Agar selalu dilaporkan ke Kepala Biro KS terkait penerapan PSBB.
d. Untuk supply Vitamin atau penambah daya tahan tubuh yang akan dibeli dari pelaku
usaha agar di cek kembali kapan akan dikirimkan ke Biro KS, BPOM
e. Jika satu pelaku usaha tidak bisa mengirimkan barang tersebut agar buka kontak
dengan pelaku usaha lainnya
f. Arahan Ibu Karo KS agar seluruh eselon 3 di Biro KS mencarikan beberapa alternatif
solusi untuk mendapatkan supply Multi Vitamin/Penambah daya tahan tubuh.
g. Arahan Ibu Karo KS mohon diutamakan dicarikan vitamin seperti Effervecent, Ester C,
CDR atau Redoxon.
h. Unsur Pimpinan termasuk Es 3 dan 4 perlu menindaklanjuti isu dengan cepat dan
melaporkan setiap step by step yang telah dilakukan kepada Kepala Biro

3. Disampaikan juga progres WFH oleh masing-masing Kepala Bagian sebagai berikut:
a. Bagian RM:
1) RM akan menghadiri Rapat Virtual (undangan dari BSN), Rapat tersebut di wakili
oleh Bpk. Widhi. Untuk bahan-bahan/Pointers rapat agar diberikan kepada
pimpinan minimal 2 hari sebelum rapat berlangsung.

40

2) Jika bahan rapat baru diterima beberapa saat sebelum rapat berlangsung,
diharapkan tidak dilakukan berjenjang. Teknis berjenjang dapat dilakukan jikalau
pelaksanaan rapat tersebut masih banyak waktu.

3) Ibu Diah dan Ibu Yanni akan melakukan Finalisasi Laporan WHO (Covid-19). Untuk
penyelesaian laporan tersebut arahan Ibu Karo KS, agar di cek kembali melalui
dokumentasi recording. Untuk meminimalkan kesalahan dalam membuat Laporan.

4) Ibu Diah dan Ibu Yanni beserta staff akan melaksanakan penyelesaian SKP dan
QMS. Untuk hari ini akan diadakan rapat virtual bersama dengan tim QMS terkait
penyelesaian SKP.

5) Tim RM agar berkoordinasi dengan tim BKSST, terkait dana bantuan yang akan
diberikan oleh Jepang melalui WHO. Info dari Kedutaan Indonesia di Jepang,
Jepang sudah memberikan dana sebesar 8Jt USD untuk penggunaan PCR di
Indonesia terkait Covid-19.

b. Tim Bagian BKSST:
1) BKSST akan mempersiapkan rapat internal Biro KS terkait MoU SFDA
2) BKSST akan membuat ucapan terima kasih untuk HP Sos Bud Kementerian Luar
Negeri
3) BKSST juga akan melakukan pembahasan ke Kementerian Luar Negeri terkait hal
– hal legalitas NAFDAC
4) Arahan Ibu Karo KS agar tim BKSST melakukan On Top Of (Skala Prioritas) untuk
hal-hal yang masih pending di tim BKSST
5) Ibu Karo KS juga menanyakan progress pointers TGA Australia Apakah sudah
disiapkan dan dibuatkan?
6) Ibu Airin akan melaksanakan finalisasi QMS di Biro KS

c. Tim Bagian KSDN:
1) Tim KSDN akan mempersiapkan SKP Biro KS
2) Menindaklanjuti beberapa arahan Ka Badan POM terkait MoU
3) Mempersiapkan rapat internal QMS di Biro KS pada pukul 13.00 wib pada siang
hari ini.
4) Dimohon untuk share link bitly terkait QMS

Notulen : -Larissa & Adit –

41

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI 8 APRIL 2020 (08.00-09.00)
42

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Rabu, 8 April 2020

Notulensi Video Conferencing (Vicon) Biro KS sesi sore pada Working From Home (WFH) hari
Rabu, 08 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conferencing Biro KS dilakukan pada pukul 16.30 – 17.10 WIB. Vicon
dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Seluruh Pejabat Struktural dan Staf
Biro KS.

2. Pada kesempatan Vicon sore ini ini Kepala Biro Kerja Sama memulai dengan
menyampaikan beberapa arahan antara lain sebagai berikut:
a. Penggunaan aplikasi join.pom.go.id hanya boleh digunakan untuk pertemuan dengan
jumlah yang banyak dan bersifat resmi. Seperti, dipimpin oleh Ibu Karo KS atau pejabat
Eselon III. Aplikasi ini tidak untuk digunakan guna kepentingan pribadi;
b. Melihat perkembangan saat ini, dengan adanya Covid-19, dibutuhkan analisa apakah
hal-hal yang akan terganggu terkait lingkungan kita, contohnya pembatasan sumber
daya (resources) seperti teknologi IT dan air bagi masyrakat yang merupakan salah satu
kebutuhan vital.

3. Disampaikan juga progres WFH oleh masing-masing Kepala Bagian sebagai berikut:
• KSDN
a. SKP telah dibahas oleh para Kabag dan akan diemailkan ke Ibu Karo;
b. MoU Batam dam Perubahan Adendum Asperindo telah disampaikan ke Ibu Karo.
Arahan Ibu Karo agar dibuatkan ringkasan sebagai bentuk pengantar agar Ibu Karo
mengetahui apakah hal tersebut CITO atau tidak dan untuk lebih memudahkan
mengindentifikasinya;
c. Rencananya, progres persiapan QMS akan dibahas besok dengan menyesuaikan
ketersediaan waktu;
d. Terkait penyediaan obat dan vitamin penunjang daya tubuh, sudah menghubungi
pihak Konimex dan sedang dilakukan pengecekan stok. Sedangkan untuk produk
CDR yang merupakan salah satu CSR Bantuan Covid-19 ke Badan POM, telah
diterima pada hari Sabtu minggu lalu, dan sedang proses memilah dan disiapkan

43

untuk dikirimkan kepada para pegawai Badan POM. Berkaitan dengan hal tersebut,
agar terus dipantau.
e. Memasuki bulan April, apabila stok obat dan vitamin pegawai Biro KS sudah habis,
dapat dianggarkan kembali untuk pemberian uang senilai masing-masing Rp.
100.000 dengan mengindentifikasi kembali, prioritas yang membutuhkan dan
membelinya bisa secara online.
f. Laporan Vicon Tools Penilaian Kepala Balai agar disampaikan dan diingatkan
kembali ke Ibu Karo KS
• RM
a. Menyelesaikan SKP dan data QMS;
b. Laporan WHO sudah diselesaikan dan dikirimkan ke email;
c. Terkait Vicon tentang TBT WTO, terdapat 7 regulasi, namun hanya 2 regulasi yang
memiliki kaitan dengan Badan POM, yaitu Myanmar dan Filipina. Ibu Karo
mengarahkan agar segera dibuatkan laporan yang ringkas namun mencantumkan
hal yang berkaitan dan relevan dengan Badan POM. Hal lainnya secara umum juga
perlu disampaikan dalam sebagai catatan, serta diberikan saran dan tindak lanjut,
seperti dalam kondisi Covid-19, rapat maupun Virtual Meeting akan ditiadakan,
namun masukan dapat diberikan secara tertulis. Laporan tersebut cukup ke Plt.
Sestama atau ke Kedeputian terkait;
d. Rapat virtual TBT WTO berikutnya sebelum tanggal 23 April 2020 dan diikuti oleh
Kepala Biro Kerja Sama;
e. Laporan dan catatan lengkap tetap butuh dibuat sebagai bentuk institutional
memories;
f. Terkait Form dalam Rangka General Review on ASEAN Trade in Goods Agreement
(ATIGA), ASEC menujukan surat kepada Pak Teppy selaku Chair and Coordinator
dari TMHS, namun sesuai arahan Ibu Karo agar meminta ASEAN juga men-cc ke
Biro KS.
g. Laporan vicon WHO sedang dikoreksi oleh Kepala Biro Kerja Sama.
• BKSST
a. Beberapa staf hari ini mengerjakan persiapan rapat TGA besok dan akan di-sharing
siapa saja peserta yang akan hadir;

44

b. Terkait TGA tersebut, surat sudah ditandatangani Plt. Sestama dan sudah diteruskan
ke TU Pimpinan;

c. Untuk rapat vicon terkait MoU Badan POM dengan Kemlu sedang dipersiapkan
Pointer dan PPT nya.

d. Arahan Ibu Karo, agar setiap rapat Vicon menggunakan PPT ringkas yang
menyajikan informasi terkait rapat sehingga membuat peserta rapat menjadi lebih
fokus dan menarik;

4. Di akhir sesi Vicon, Ibu Karo menyampaikan beberapa arahan lanjutan, yaitu:
• Kondisi Restu dan Desti R agar selalu dicek, karena mereka salah satu pegawai yang
rentan terpapar Covid-19. Dimana diketahui bahwa beberapa ASN dari Kementerian
lain sudah ada yang terpapar virus tersebut;
• Kasubag TU harus tetap mengirimkan kondisi kesehatan pegawai Biro Kerja Sama;
• Keluarga Biro KS harus saling menjaga diri, berkomunikasi, dan selalu mengingatkan
untuk menjaga kesehatan ditengah situasi ini;
• Tim keuangan agar tetap memantau dan menjaga serapan Biro KS, dengan
mengerjakan berkas pertanggungjawaban (PTJ), seperti SK dan lainnya;
• Sesuai dengan PoA Agent of Change, besok merupakan e-Thursday , dimana pegawai
Biro KS agar menggunakan Bahasa Inggris dalam berkomunikasi, baik melalui aplikasi
vicon maupun dalam WAG.
• AoC harus menjadi front liner untuk memulai dan memastikan seluruh program rencana
aksi dapat dilaksanakan di Biro KS. Sehingga, Restu yang pernah mengikuti pelatihan,
harus memiliki hasil implementasi hal tersebut.

Notulen: -Indi dan Galuh-

45

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE 8 APRIL 2020 (16.30-17.30)
46

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Kamis, 9 April 2020

The minutes of meeting via Video Conferencing (Vicon) at the morning session Working From
Home (WFH) day 20, Thursday, April 9th 2020:
1. The Video Conferencing is held at 08.00 – 09.00 WIB led by Head of Cooperatioon Bureau

and attended by all staff Cooperation Bureau.
2. Each Head of Deputy inform today's agenda as follows:

a. RM:
• Complete the QMS preparation for internal audit
• Preparation for NTM meeting
• Continue the unfinish work

b. KSDN:
• Regulation Harmonization about Indonesia FDA Strategic Planning meeting
• Internal discussion about MoU between BBPOM Semarang and Wonogiri
• Discussion about Bureau of Cooperation suggestion for IFDA annual report 2019
• The meeting about MoU between IFDA and Ministry of Foreign Affairs
• Discussion about SKP
• Discussion about QMS

Instruction:

• The meeting with Organization Bureau can be represented in advance
• Everyone must take responsibility about the Annual Report, coordinated by Deputy

of KSDN. Its must be done today.
• SKP discussion to be held after meeting of MoU Badan POM and MoFA.
c. BKSST:
• Meeting with TGA about capacity building at 10.00 AM.
• Meeting about MoU between Badan POM and Ministry of Foreign Affairs

47

• As the response, head of cooperation bureau give the following instruction as
bellow:
- As Cooperation Bureau, we have foreign stockholder from many different
country, for that we have to be able to communicate in English not only as the
International language, but also as our working language.
- About the Bureau of Cooperation suggestion for Indonesian FDA Annual
Report 2019, we have a lot of strategic activity that must be reflected.
- Secretary team, besides arrange the agenda, are required to remind the Head
of Cooperation Bureau about the agenda.
- About the English course for the capacity building, make it twice a week.
Adjusted to the budget.
- Everyone must have responsibility assignment, to remind the boss about
pending issues.
- Stay working from home, its not a staycation.

Notulen: Indah dan Desti

48

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI 9 APRIL 2020 (08.00-09.00)
49