Kumpulan Notulensi Biro KS - Bulan April 2020

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
100

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Kamis, 23 April 2020

The minutes of meeting via Video Conference (Vicon) for morning session Working From Home
(WFH), Thursday, April 23th 2020:

1. The Video Conference was held at 08.00 – 09.05 WIB led by Head of Cooperatioon Bureau
and attended by all staff Cooperation Bureau.

2. Representative of each divison today’s agenda as follows:
a. RM :
• Regarding information that ASN is not allowed to do homecoming, it is necessary to
improve security at the boarding house.
• To prepare for the fasting month, this afternoon a usual vicon will be held earlier and
will use join.pom.go.id, with a consideration that tonight is the first tawarih prayer to
be held by muslims.
b. KSDN :
• For groceries, that will be given to all staff in the Cooperation Bureau, will be further
discussed with structural officials at the Cooperation Bureau.
• Mr. Ludy will come to the office, to coordinate the Gorontalo's MoU and send it to
Gorontalo by post.
• Fahmi, Brian and, Mr. Agus will carry out the WFO after join meeting this morning,
in order to pack and prepare milk delivery to all staff of the cooperation bureau.
c. BKSTT
▪ Deputy head of BKSST reminded regarding the upcoming meeting on the
identification of the BPOM to Papua New Guinea (PNG) cooperation in the COVID-
19 pandemic situation. The meeting should be rescheduled from 1 PM to 2 pm
this afternoon, since the Head of Balai POM in Jayapura has to attend coordination
meeting with Indonesian FDA's chairperson.

101

3. At the end of the meeting, Head of Cooperation Bureau gave the following instructions as
bellow:
▪ To make greeting cards representing the Head of the Cooperation Bureau for
welcoming Ramadhan, and for Eid. Cards shall be processed immediately from
now.
▪ The financial team need to follow up the disbursement during work from home
▪ Desti Dwiputri's condition regarding the homecoming situation will be consulted in
advance to the Plt. Sestama.

Notulen : Anggi dan Arif

102

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
103

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Kamis, 23 April 2020

The minutes of meeting via Video Conferencing (Vicon) at the evening session Working From
Home (WFH), Thrusday, April 23th 2020 as follows:
1. The Video Conference was held at 17.00-17.40 wib led by Head of Cooperation Bureau and

attended by all staff Cooperation Bureau.
2. During the meeting, each representative of divisions informed the progress of today's task

and duty as follows:
a. RM:
• Joining a live streaming at presidence secretary youtube channel about how
Indonesia Government handling mitigation of COVID-19 effects for the economy in
indonesia
b. KSDN:
▪ Reharding groceries delivery to all staff, it has been decided that the groceries will
be subtitute with some cash, so all the staff can buy the basic needs theirselves
that is suitable with their needs and conditions.
▪ Preparing the assessment tools for Balai POM
▪ Mou and PKS Palu
▪ The extension of MoU KOWANI and KOPITU
▪ Letter for performance responsibility analysis

3. During the meeting session, the Head of Bureau gave the following instruction as bellow:
a. To improve English skill we have to practice as much as possible and make it as a
habit. It is okay to make mistakes, as well as we got something to learn from it.
b. We have to be consistent to do English day every Thursday.
c. Thank you for the staff who helped to distribute the milk and handsanitizer to all staff
of Cooperation Bureau today. Hopefully, no more staff will go to work to the office due
to the safety during COVID-19.
d. The leaders have to monitor their staff's health and condition everyday, I hope that
the staff can sincerely accept the condition during COVID-19, that maybe some of us

104

are not able to gather with the family. Please kindly inform your parents/family about
this condition.
e. In Ramadhan, we can use the Zoom Meeting in order to read Qur'an together with all
staff, or other activities are welcome.
f. In this trying time, please keep your support and help each other. And don't forget to
keep stay at home.
4. As the closing of the meeting, The Head of Bureau and some representative asked for
forgiveness for every mistake and gave some words to welcome Ramadhan.
Notulen: Indah dan Diana W

105

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
106

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Jumat, 24 April 2020

Notulen Video Conference Biro Kerja Sama pada Sesi Pagi, hari Jumat, tanggal 24 April 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing pagi Biro Kerja Sama dilakukan pada pukul

08.00 - 09.10. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat
Struktural dan Staf Biro Kerja Sama.
2. Secara umum, Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan diantaranya
sebagai berikut:
a. Agar masing-masing pegawai melakukan presensi dan penyampaian tugas dengan

SIASN untuk ASN, sedangkan untuk Pramubakti dibuat matriks manual penyampaian
presensi dan progress/ output kegiatan setiap hari.
b. Agar dapat diingatkan kembali penilaian untuk SKP Eselon IV.
c. Plt. Sestama dan Pihak P3OMN mengapresiasi perihal Biro Kerja Sama turut
menginisiasi fasilitasi kerja sama bantuan dengan mitra (WHO) terkait penjajakan
pelatihan penanganan COVID-19, hal tersebut adalah Capaian Kinerja Biro Kerja Sama
yang harus dimasukkan sebagai nilai tambah audit.
d. Agar Setiap pegawai yang mendapat kesempatan pelatihan dapat melakukan
Sosialisasi dan knowledge sharing kepada rekan lainnya.
e. Semua pegawai harus mempunyai kontribusi. Sebagai atasan harus memberikan
pengarahan, koreksi dan teguran untuk improvement potensi pegawai.
3. Masing-masing bagian juga menyampaikan progress pekerjaan, diantaranya :
a. BKSST
1) Tim BKSST akan mengadakan rapat Video Conference (Vicon) Compulsary

Licensing dengan Kementerian Luar Negeri pada pukul 10.30 WIB.
2) Akan melakukan update matriks pelaporan penggalangan bantuan PNG (Industri

yang sudah berkontribusi Indofarma dan Biofarma)
3) MoU SFDA akan diselesaikan oleh Kasubbag Kerja Sama Kawasan Afrika dan

Timur Tengah (Ibu Mulia) sehingga dapat segera ditandatangani.
4) Akan dijajaki rencana kerjasama dengan MFDS di Cina
5) Akan melakukan revisi Jadwal Rapat Vicon terkait Riset Vaksin.

107

b. RM
1) Perlu melampirkan Outline program WHO dari dr.Vinot pada Laporan terkait WHO
2) Perlu dipastikan kembali terkait mekanisme supply reagent dan primer yang akan
digunakan untuk penelitian akan seperti apa. Kabag RM (Ibu Diah) menyampaikan
bahwa mekanismenya supply reagent dan primer akan diberikan WHO kepada
Balitbangkes dan kemudian akan dibagikan ke seluruh laboratorium yang menguji.
3) Vicon Pelatihan WHO yang diselenggarakan P3OMN juga turut dihadiri perwakilan
Biro Kerja Sama (Desti Dwiputri)

c. KSDN
1) Akan melakukan pengecekan posisi MoU Gorontalo yang telah dikirim kemarin.
2) Turut melakukan monitor dan membuat matriks pengimplementasian MoU
Gorontalo yang akan dikoordinir oleh Kabag KSDN (Ibu Ayu) dan Kasubbag DN I
(Bapak Ludy)
3) Segera menyelesaikan kelengkapan Pertanggung Jawaban terkait honor-honor
Narasumber

Notulen : Putri dan Ika

108

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
109

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Jumat, 24 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore, Jumat, 24 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 15.22-15.40. Vicon
dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.

2. Pada kesempatan tersebut, Ibu Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
antara lain sebagai berikut:
a. Hasil Rapid Test perlu terus dipantau. Untuk hasil rapid tes tanggal 21 dan 22 April 2020
sudah keluar dan staf Biro Kerja Sama yang telah mengikuti tes di tanggal tersebut
dinyatakan non reaktif;
b. Apabila terdapat pegawai Badan POM yang hasil rapid testnya dinyatakan reaktif tidak
perlu khawatir, tetapi harus segera melanjutkan ke tes PCR (Swab) yang dapat
dilakukan di Puskesmas secara gratis dan di Rumah Sakit tetapi berbayar. Untuk tes
PCR di Rumah Sakit cukup mahal (Rp. 2.800.000,-), oleh karena itu Badan POM sedang
menjajaki kerja sama dengan Kalbe yang memiliki kerja sama dengan beberapa Rumah
Sakit rujukan COVID-19;
c. Sehubungan dengan hasil rapid tes di Badan POM ada beberapa pegawai Badan POM
yang dinyatakan reaktif, untuk itu staf Biro Kerja Sama tidak ada yang bekerja di kantor
selama pandemi Covid-19 masih berlangsung, seluruh staf Biro Kerja Sama harus
melakukan WFH secara menyeluruh;
d. Agar diingatkan kembali terkait pegawai Biro Kerja Sama yang belum melakukan Rapid
Tes. Adapun pegawai Biro Kerja Sama yang tidak mengikuti Rapid Tes hanya Ibu Yuli
dan Desti Rachmadyah;
e. Terkait pembelian sembako diharapkan dilakukan secara online. Tidak keluar rumah
kecuali ada ada hal yang mendesak dan tidak bisa ditinggalkan, namun tetap harus
melapor kepada atasannya dan kepada Ibu Karo di Whatsapp Group;
f. Tim Admin diharapkan segera menyelesaikan kelengkapan pertanggungjawaban
keuangan, seperti Surat Tugas WFO dan SK Honor;

110

g. Untuk Tim Sekretaris, terkait Matriks Rekapitulasi Arahan Ibu Karo harus di-update
setiap hari dan disampaikan kembali kepada Ibu Karo. Matriks tersebut dapat
disampaikan ke semua bagian agar dapat di-update oleh masing-masing bagian yang
menangani;

h. Terkait pembahasan substansi Ibu Karo akan membahas lebih lanjut via Whatsapp
Grups.

Notulen :Larissa dan Muna

111

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
112

NOTULENSI SESI PAGI WORKING FROM HOME

Senin, 27 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi pada WFH Hari ke- 28, Senin, 27 April
2020:

1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 09.12 WIB. Vicon dipimpin oleh
Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh seluruh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.

2. Pada kesempatan Vicon pagi ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
antara lain sebagai berikut:
a. Jika teman-teman kesulitan untuk hadir pada briefing pagi, diharapkan untuk berswafoto
sebagai presensi pagi dan sore.
b. Agar pejabat struktural mengingatkan dan memantau kehadiran staf di bagiannya pada
briefing pagi dan sore.
c. Agar diingatkan jadwal teman-teman yang belum test rapid.
d. Agar teman-teman senantiasa memantau komunikasi via ponsel dan sigap untuk aktif
berkomunikasi, karena pekerjaan tidak memandang waktu.
e. Tim sekretaris agar memantau jaringan komunikasi dan aktif berkomunikasi dengan Bu
Karo walaupun di akhir pekan. Tidak hanya bagi tim sekretaris, namun juga bagi teman-
teman di bagian agar diatur jadwal piket stand by lembur harian dan juga akhir pekan.
f. Semua staf agar bekerja dengan profesional, dan setiap staf agar melaporkan hasil
pekerjaannya.
g. Agar matriks arahan Kepala Biro diingatkan lagi setiap pagi dan sore serta di cek oleh
Eselon III.

3. Disampaikan juga agenda WFH oleh masing-masing Kepala Bagian sebagai berikut:
BSST
a. Jam 11 pertemuan teknis terkait BBO dengan PT. Sterling
b. Tawaran uji klinik vaksin fase II dari Cina
c. Pembahasan pemberian bantuan Badan POM - Indonesia kepada PNG.
d. Penjajakan pertemuan untuk pembahasan vaksin masih dalam pengaturan jadwal
pertemuan.

113

Arahan Ibu Karo:
a. Agar laporan rapat identifikasi pemberian bantuan kepada PNG segera diselesaikan,

dicantumkan penyampaian dari Karo KS, Direktur Standard ONPPZA, Konsul RI Vanimo,
Direktur Astimpas, dll. Juga terkait penjajakan bantuan tentang obat herbal.
RM
a. Surat balasan kepada Ibu Menlu terkait terkait Undangan kepada Presiden RI untuk
Menghadiri Global Vaccine Summit tanggal 3-4 Juni 2020 di London, Inggris sementara
dipending dan disesuaikan dengan surat baru dari Pak Desra Direktur Jenderal Asia
Pasifik dan Afrika Kementerian Luar NegeriBiro Kerja Sama menyampaikan
belasungkawa atas meninggalnya Ibunda Bu Dwita. Semoga amal ibadah Almarhumah
diterima di sisi Allah SWT.
Notulen: Fahmi dan Desti R.

114

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
115

NOTULENSI SESI SORE WORKING FROM HOME
Senin, 27 April 2020

Notulensi Video Conference Biro Kerja Sama sesi Sore, Senin 27 April 2020 :

1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing sore Biro KS dilakukan pada pukul 14.54
– 15.45 WIB, Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh pejabat Struktural
dan Staf Biro KS.

2. Secara umum, Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan diantaranya
sebagai berikut:
a. Agar masing-masing pegawai melakukan presensi dan penyampaian tugas dengan
SIASN untuk ASN, sedangkan untuk Pramubakti dibuat matriks manual penyampaian
presensi dan progress/output kegiatan setiap hari.
b. Agar dibuatkan piket termasuk juga pada hari libur bila Ibu Karo memberikan arahan
atau terdapat tugas yang urgent.
c. Seluruh pegawai Biro Kerja Sama harus saling memperhatikan teman-teman yang
lainnya dan saling peduli satu dengan yang lainnya.
d. Teman-teman CASN untuk saling menjaga solidaritas dan saling membantu teman
yang lainnya jangan ada yang egois.

3. Masing-masing Kepala Bagian menyampaikan beberapa pending issue yang sedang dan
sudah dilaksanakan, antara lain:

Bagian RM

a. Menyelesaikan SK narasumber NTM;
b. Menyelesaikan laporan training yang masih pending;
c. Untuk laporan pelatihan yang dilaksanakan dengan pihak WHO untuk dibuatkan notulen

dan masukan;
d. Permohonan pengisian kuisioner survey APEC GRP (TBT produk Food Supplement

dan Kosmetik) sedang diselesaikan oleh Pak Widhi dan segera akan dilakporkan;
e. Informasi atau masukan yang sudah didapat dari DCM KBRI London dimasukan ke

dalam laporan vcon dengan WHO;

116

f. Terkait dengan koordinasi yang akan dilaksanakan oleh Ibu Karo dengan Bapak Roy
Lembongan untuk dapat dibuatkan pointers terkait bantuan apa saja yang sudah
diterima.

Bagian BKSST

a. Mengikuti rapat yang difasilitasi oleh Deputi I terkait bantuan paracetamol dari India
yang sedang lockdown dan kendalanya terkait keterlambatannya untuk sampai di
Indonesia, pengiriman menggunakan kapal dengan membawa bantuan sebanyak 12
ton;

b. Dibuatkan laporannya kepada Ibu Karo terkait keikutsertaan rapat tersebut;
c. Disiapkan bahan dengan baik untuk rapat hari rabu terkait perkembangan kerjasama

vaksin.

Bagian KSDN

a. Untuk perjanjian sewa sedang menunggu konfirmasi dari Biro Umum dan SDM.
Informasi dari Inspektorat, masih merupakan catatan BPK untuk mendapat tanggapan
dari Roum. Terkait PKS, sudah Alada PKS dengab pihak BNI dan Mandiri tetapi dg
Koperpom sudah kadaluarsa. Untuk itu akan dikoordinasikan dg Biro Umum.

b. Untuk rapat tools penilaian efektivitas Balai yang akan di pimpin oleh Ibu Plt. Sestama
sedang dibuatkan pointer dan sambutannya;

c. Tetap dilakukan koordinasi dan pengawalan baik dalam bentuk kerja sama pinjam
pakai dan MoU serta PKS sampai dengan kapan masa berlaku tersebut habis. Dan
Sesuai arahan dari Ibu Plt. Sestama untuk PKS Pinjam Pakai dan kegiatan kerja sama
baik MoU maupun PKS harus dikawal seluruhnya oleh Biro Kerja Sama;

d. Terkait dengan SKP seluruh struktural dan staff serta CASN untuk dapat koordinasikan
kembali dengan Ibu Karo;

e. Untuk SIASN mohon dapat untuk diakses oleh Ibu Ayu untuk proses lebih lanjut terkait
catatan yang harus dimasukan;

f. Untuk rapat tools penilaian efektivitas Balai yang akan di pimpin oleh Ibu Plt. Sestama
dapat dibuatkan pointers untuk bahan paparan Ibu Karo.

117

4. Pada sesi akhir, Kepala Biro Kerja Sama kembali mengingatkan untuk seluruh staff di Biro
KS agar tetap menjaga kesehatan dan saling peduli antar satu dengan yang lainnya
sebagai salah satu bentuk solidaritas sebagai keluarga Biro Kerja Sama.

- Anggi dan Indi -

118

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
119

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Selasa, 28 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi, Selasa, 28 April 2020 sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 08.15 – 09.10 WIB. Vicon dipimpin oleh

Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh seluruh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Pada kesempatan Vicon pagi ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan

antara lain sebagai berikut:
a. Untuk melengkapi data-data di SIASN, antara lain data profil dan catatan skp.
b. Untuk menjaga kesehatan dan bersyukur atas pelaksanaan rapid test yang difasilitasi

oleh Badan POM.
c. Agar dibuatkan matriks terkait pemakaian mesin kopi.
d. Agar melaporkan setiap hal yang menggunakan uang negara.
e. Tetap mengimplementasikan protokol Covid, dan senantiasa menjaga kesehatan,

minum vitamin, dan membersikan rumah secara rutin.
3. Disampaikan juga agenda WFH oleh masing-masing Kepala Bagian sebagai berikut:

KSDN
a. Untuk share kembali pointers yang ada arahan Ibu Kepala Biro terkait Pebahasan PKS

KOPITU dan Perpanjangan KOWANI.
b. Untuk share undangan tools balai.
c. Untuk berkoordinasi dengan Hukor terkait pembuatan pedoman/SK yang mengatur

terkait target kinerja/pendekatan bersama balai.
BSST
a. Untuk menyiapkan bahan rapat terkait BBO pada hari kamis.
b. Untuk menyelesaikan laporan terkait CL.
c. Untuk menyelesaikan laporan IA-CEPA.

120

RM
a. Untuk rapat FPGH sudah disiapkan.
b. Untuk rapat vaksin, agar disiapkan pointers dan bahan terkait lainnya untuk Ibu Kepala

Biro KS dengan berkoordinasi bersama BKSST.
c. Terkait undangan rapat vaksin untuk Direktur Registrasi Obat agar bersifat sebagai

narasumber.
d. Pada pertemuan terakhir NTM, setiap unit teknis diberikan tugas untuk

mengklasifikasikan peraturan Badan POM yang termasuk ke dalam NTM, kemudian
akan diperiksa oleh narasumber dari Prospera.
e. Direncanakan untuk mengadakan pertemuan NTM yang terakhir pada minggu depan,
dan penutupan akan dilakukan oleh Ibu. Plt Sestama.
f. Terkait dengan pertemuan NTM untuk mengundang PPSDM.
g. Untuk dibuatkan roadmap terkait laporan NTM untuk Kepala Badan POM.
Notulen: Okta dan Desti Dp

121

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
122

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Selasa, 28 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore, Selasa, 28 April 2020:

1. Pelaksanaan Vicon sesi sore Biro KS dilakukan pada pukul 15.00 – 15.36. Vicon
dimoderatori oleh Kepala Bagian Kerja Sama Dalam Negeri dan diikuti oleh Pejabat
Struktural dan Staf Biro KS.

2. Masing-masing Bagian menyampaikan pending issue yang sedang dan sudah dilaksanakan
sebagaimana telah dijelaskan oleh masing-masing Kepala Bagian, sbb:

KSDN

a. Terkait dengan Tools Penilaian Balai untuk segera dilaporkan ke Ibu Plt. Sestama;
b. Akan segera dibuatkan draft terkait Perpanjangan MoU dengan Kementerian Komunikasi

dan Informatika (Kominfo) dan penyampaian surat pengajuan ke Kominfo;
c. Terkait dengan Proposal Inovasi akan dibahas besok bersama seluruh CASN untuk

segera dibuatkan draft proposal untuk ECD dan Website untuk Jaldin;
d. Terkait dengan Laptah akan diagendakan untuk dibahas besok jika waktu

memungkinkan;
e. Biro Umum menyampaikan terkait Monev SKP dan akan segera dibahas bersama Ibu

Karo;
f. Untuk seluruh ASN untuk segera melengkapi Catatan SKP pada akun SIASN;
g. Untuk segera dibuatkan RTM QMS;

BKSST

a. Menyelesaikan Pointers untuk rapat vaksin sehingga pukul 4 sore sudah dapat
dikumpulkan dari seluruh bagian;

b. Terkait dengan persiapan Rapat Covid besok, terdapat beberapa informasi seperti,
dalam hal ini TGA telah mengikut forum pengembangan vaksin, University of
Queensland mengadakan uji klinik vaksin Covid-19 dan di uji coba untuk dapat dilakukan
kerja sama dengan Badan POM;

123

c. Badan POM harus segera melakukan kerja sama dan kolaborasi dengan negara lain
untuk pembuatan vaksin Covid 19

RM
a. Menyiapkan bahan untuk Rapat Covid 19 dengan Internal BPOM;
b. Menyiapkan bahan untuk Rapat FPGH yang diundang oleh Kementerian Luar Negeri;
c. Melakukan koordinasi terkait penyiapan bahan rapat untuk bu karo rapat covid dan

FPGH;
d. Melakukan Koordinasi dengan Bu Erna terkait dengan Penutupan Workshop NTM; dan
e. Melakukan Koordinasi dengan P3OMN terkait Pengujian Covid-19 yang akan dilaporkan

khusus kepada Ibu Karo.
Notulen: Putri dan Arif

124

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
125

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Kamis, 30 April 2020

The minutes of meeting of morning briefing on 30 April 2020, as follows:

1. Morning Briefing was held on 8.00 to 9.00 led by Head of Bureau of Cooperation.
2. 35 employees joined the meeting including Ibu Karo, the one who could not join is Desilia

because she is still doing the training.
3. There will be several meeting to be attended by Ibu Karo today, All of the relevant staff

should prepare the meeting tools to be read by Ibu Karo.
4. Minutes of meeting has to be on English every Thursday. There will be no punishment if

there is a mistake, we should correct each other and give advices to improve our English
so that we can get used to talk in English as a Bureau that have foreign counterparts.
5. On the minutes of meeting of the briefing, it is needed to write the one who did not attend
the meeting. Because the meeting is very important to update our information in works.
6. When Ibu Karo could not join the briefing, All of Deputy Head of bureau had to be led the
meeting as the backbone of this Bureau.
7. When attending a meeting, staff who participates should have dummy of report before
meeting, so that when the meeting is started, they can write down the notes with the
dummy. This is an effective write tips and trick.
8. Aside from that, when staff attending a meeting, try to avoid handwriting for taking notes,
so when someone attending a meeting they should bring a laptop, or at least they can
type it down on their phone.
9. Recording is a lazy way to not write down the notes and just waste your time to re-listen
to the record.
10. It goes without saying, Bureau of Cooperation have many issue to handle, so we have to
clean up that issue soon, we can not waste our time on one issue.
11. Its important to have your network broad, so you can get information to support your work.
Bu Karo told us inspiring story when she worked as a Diplomat in New York, she had so
many network that could help in her work.

126

12. When making a report from Brafaks, do not rewrite it, we should summarize it. Because it
is not our report.

13. Bu Karo telling us her story so we can pick up the good point of it.
14. On the Afternoon brief, Bu Karo might be not join the brief so one of the Deputy Head of

Bureau can lead the Afternoon Brief.
15. Head of Jakarta Department will join the PKS Meeting in 12.30, so in 10 O’clock would be

an internal meeting to discuss the PKS.
16. Please use English as much as possible on thursday, and do all of Bu Karo instructions

without bu karo has to re-instruct
Notulen : Fahmi and Adit

127

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
128

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Kamis, 30 April 2020

The minutes of meeting of afternoon briefing on 30 April 2020, as follows:
1. Afternoon Briefing was held on 15.00 to 16.00 led by Head of Domestic Cooperation.
2. The meeting was attended by all the Division Heads and all Staff.
3. On this occasion of the afternoon meeting, the Head of the Domestic Cooperation Section

discussed the following matters :
A. Innovation

The aim of the Innovation is to present information on cooperation between the Food
and Drug Supervisory Agency to facilitate the work unit and BPOM partners to carry
out cooperation to strengthen the supervision of Medicines and Foods as well as
increase the nation's competitiveness.
Innovation is also intended to accelerate the presentation of cooperation reports to the
leadership as material for decision making.
In this regard, the Cooperation Bureau submitted three innovation proposals, including:
a) Public Service Innovation Competition Proposal (SIKES);
b) Foreign Service Travel Information System Proposal ( SI JALU TOPAN) ; and
c) Platform for Export Consultation Desk (ECD) Restructuring Proposal. (ECD)
B. All Section Heads corrected all three innovations Proposal.
C. All work hand in hand for these three innovation proposals.
D. Related to the Annual Report of the Cooperation Bureau planned to be discussed next
week in a Video Conference Meeting with all Team. (Important).
E. At the end of the Meeting, the Head of the Domestic Cooperation Section advised that
all Employees of the Cooperation Bureau always maintain health, and even on holidays
even though communication continues and always responds within the WA
Cooperation Bureau.

Notulen : Winda and Indi

129

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
130

131