Kumpulan Notulensi Biro KS - Bulan April 2020

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Kamis, 9 April 2020

The minutes of meeting via Video Conferencing (Vicon) at the evening session Working From
Home (WFH) day 20, Thursday, April 9th 2020:

1. The Video Conferencing is held at 16.25 – 17.25 WIB lead by Head of Cooperatioon Bureau
and attended by all staff Cooperation Bureau.

2. As the response, head of cooperation bureau give the following instruction as bellow:
a. Today, bu karo has 2 meetings, TGA and MoU with Ministry of Foreign Republic of
Indonesia. About meeting with TGA was very good and we need to have next meeting
to follow up;
b. Tomorrow some of us will celebrate the Easter's Day, but because its WFH so we must
standby amd need to stay up late;
c. You should train yourself to be stronger;
d. About the meeting before, we must remember to always back up your boss like with
pointers or others. Because, with just cellphones Bu Karo cant really focused when
read it. Bu Karo regret that she need printers so she can print the material (pointer) by
herself at home.
e. Bu Karo ask Bu Yuli how about the meeting w/ TGA. And she answered that at the
beginning participant from TGA dont really get about the meeting, but after they heard
the issues from Bu Karo, they gave a positive feedback.
f. When held a meeting, CASN must be there to be notetaker. They can learn how to
concentrate when take note.
g. Make fast report. Basically the LPEI was confused because this is the first meeting and
not really involved with the MOU. W/ the meeting, we should move forward. The
conclusion, maybe there will be MoU between BPOM and LPEI or maybe tripartite.
h. Tomorrow will be held meeting between the Head of Deputy bureau and the head of
cooperation bureau at 10:00.

50

3. Each Head of Deputy inform today's agenda as follows:
a. RM:
• Completed the QMS preparation for internal audit
• Completed the SKP and waiting approval the point from Bu Karo
• Revised and finished WHO report meeting

Instructions:

a. Asking Dr. Vinod about the details of virtual training for laboratory personnel in
COVID-19 testing;

b. Check with the Director for Socio-Cultural Affairs and International Organizations
of Developing Countries about FPGH, apparently on Instagram Director for Socio-
Cultural Affairs and International Organizations of Developing held a meeting
regarding FPGH among Multilateral;

c. Tidy up our database especially about request for a letter of application for a
business trip abroad that I have agreed from January until March and shared the
database to Bu Karo; coordination with Arif , Indi and one of CASN.

b. KSDN:
• Join the Regulation Harmonization about Indonesia’s FDA Strategic Planning
meeting with Bureau of law and organization, and the results of that meeting are
obtained National Development Planning Agency and Ministry of Law and Human
Rights agree about the harmonization
• Finished review MOU BBPOM Semarang and will share the pdf file to bu karo
• Finished the report about tools Indonesian Food and Drug Authority Provincial
Office
• Workload analysis
• Reviewing annual reports
• BPK has request business trip to Canada-US and Jordan-Palestine, for sampling
document.

Notulen: Muna and Fahmi

51

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE 9 APRIL 2020 (16.30-17.30)
52

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Senin, 13 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi pagi, Senin, 13 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing sore Biro KS dilakukan pada pukul 08.12
– 09.00. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural
dan Staf Biro KS.

2. Masing-masing Kepala Bagian menyampaikan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan
di masing-masing bagian, antara lain:
a. KSDN:
1) Akan dilaksanakan Rapat Vicon terkait dengan MoU dengan BPOM Gorontalo,
untuk draft MoU sudah disampaikan melalui surat undangan;
2) Laptah Biro Kerja Sama saat ini tengah dilengkapi;
3) Jika sempat akan sore ini akan membahas QMS.

Arahan Ibu Karo:

1) Update Laporan Monev apakah sudah ada arahan dari pimpinan;
2) Terkait dengan MoU, siapkan nota dinas untuk mohon arahan untuk tanda tangan

sirkular mengingat kondisi COVID-19 saat ini;
3) Terkait dengan Laptah harus diperhatikan kembali dan sesuaikan dengan capaian

Biro Kerja Sama di tahun 2019;
4) Seluruh kabag untuk dapat memberukan penugasan kepada setiap staf dan

berikan mentoring jika ada kesalahan.
b. RM:

1) Isu terkait dengan Covid-19 dan WHO Workplan;
2) Terkait dengan Persiapan workshop NTM, akan diundangan Dit. KPPI,

Kementerian Luar Negeri untuk menjadi narasumber; dan
3) Melanjutkan mengerjakan QMS.

53

Arahan Ibu Karo:
1) Untuk dipantau arahan Ibu Kepala Badan terkait surat Kepala Badan ke

Kementerian Kesehatan tentang kerja sama laboratorium;
2) Reminder kepada Dr. Vinod terkait dengan online training. Untuk penyampaian

surat Kepala Badan untuk Kementerian Kesehatan ke WHO disampaikan melalui
Plt. Sestama;
3) Pantau perkembangan terkait dengan FPGH, pastikan apakah virtual meeting
akan tetap berlangsung atau tidak.
c. BKSST:
1) Akan melanjutkan untuk membahas QMS;
2) Mohon izin untuk koreksi Ibu Karo terkait dengan laporan Vicon dengan TGA, dan
email penyampaian untuk berkoordinasi dengan pihak Jepang.
Arahan Ibu Karo:
1) Untuk segera update matriks perkembangan perkembangan dukungan Badan
POM dalam memastikan ketersediaan bahan baku obat dalam kaitan Covid-19;
2) Pelajari informatorium obat Covid-19
3. Pada akhir sesi Vicon, Ibu Kepala Biro kembali mengingatkan bagaimana mekanisme
pengiriman multivitamin untuk seluruh staf Biro Kerja Sama.
Notulen : -Putri dan Okta-

54

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI 13 APRIL 2020 (08.12 – 09.00)
55

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME

Hari Senin, 13 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi sore, Senin 13 April 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing sore Biro KS dilakukan pada pukul 16.55 –

17.45. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan
Staf Biro KS.
2. Secara umum, Kepala Biro KS menyampaikan beberapa arahan diantaranya sebagai
berikut:
a. Tim Sekretaris update terkait Surat dan Nodin di Aplikasi SIKD, dan selalu mengingatkan

Ibu Karo terkait Surat & Nota Dinas sesuai klasifikasinya.
b. Menghimbau kepada seluruh bagian Biro KS, untuk tidak menyalahkan kebebasan

berpendapat, harus menjaga kerahasiaan informasi yang didapat.
3. Adapun masing-masing Kepala Bagian menyampaikan pending issue yang sedang dan

sudah dilaksanakan, antara lain:
a. RM:

1) Telah dilakukan koordinasi dengan WTO terkait Covid-19.
2) Forum WHA akan dilaksanakan secara virtual dalam durasi 3 jam, fokus pada Covid-

19, agenda lainnya akan dibahas pada semester ke-3 tahun 2020.Pertemuan FPGH
akan diadakan open bidding pada bulan April 2020, diharapkan bulan Juli kegiatan
tetap berjalan sesuai rencana, namun hasil koordinasi sementara kegiatan akan
diselenggarakan secara virtual.
3) Terkait permintaan kuisioner APEC sudah berkomunikasi dengan Dit. Reg Obat
mengenai pengisiannya.
4) PPPOMN mengusulkan untuk diadakan training terkait Covid-19 dengan WHO.

Arahan Ibu Karo:

1) Memastikan agar Badan POM diundang dalam pertemuan virtual WHA.
2) Surat dari Kepala Badan POM ke Menkes agar segera diselesaikan.
3) Agar dibuat buku kecil untuk Kepala Badan POM dimana isinya antara lain: latar

belakang MoU, penandatanganan MoU dan TOR yang sudah dikerjakan.

56

b. KSDN:
1) Staff Biro KS telah mengikuti Diskusi dan Sosialisasi Online (DISKO) mengenai
Kebijakan Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) melalui live
Instagram.
2) Telah dilaksanakan Rapat pembahasan MoU antara Badan POM dengan Provinsi
Gorontalo.
3) Akan disiapkan rapat pembahasan MoU antara Badan POM dengan Alo Dokter.
4) Belum mendapat kabar terbaru mengenai bantuan Susu dari Biro Umum.

Arahan Ibu Karo:

1) Segera dibuatkan Nota Dinas terkait MoU Badan POM-Pemprov Gorontalo (CITO).
2) Draft MoU tersebut agar dapat dibahas triangular dengan Balai POM di Gorontalo,

Pemprov Gorontalo dan Biro KS.
3) Buatkan Draft MoU Alo Dokter, koordinasi dengan Dit. KMEI dan disampaikan

kepada Ibu Plt. Sestama.
4) Notulensi terkait Tools Balai diubah dalam bentuk matriks, serta tentukan PIC dan

progresnya.
5) Buat laporan tertulis mengenai hasil sosialisasi PMPRB.
6) Jadwalkan rapat internal pembahasan QMS pada Selasa, 14 April 2020.
7) Jadwalkan pembahasan lebih lanjut terkait relokasi anggaran.
c. BKSST:
1) Sedang menyiapkan persiapan rapat internal Badan POM untuk komunikasi dengan

PMDA dan JICA.
2) Draft undangan rapat TGA hari Rabu sudah dibuat dan disampaikan kepada Ibu

Karo.

Arahan Ibu Karo:

1) Identifikasi surat pada SIKD terkait BKSST yang butuh arahan segera dari Kepala
Biro KS.

2) Dapat dijajaki komunikasi dengan US FDA terkait Covid-19.

57

3) Relokasi anggaran untuk Palestina dapat dengan menyumbang kebutuhan dalam
kaitan penanganan Covid-19, virtual capacity building, maupun kegiatan lainnya yang
dapat dibahas dengan Kementerian Kesehatan Palestina dan KBRI.

4) Buka kontak dengan rekan di industri Farmasi terkait penanganan Covid-19.
4. Pada akhir sesi Vicon, Kepala Biro Kerja Sama mengingatkan bahwa kita semua harus

critical thinking dan aware memantau situasi serta kondisi lingkungan sekitar kita. Notulen:
-Restu dan Winda-

58

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE 13 APRIL 2020 (16.55 – 17.45)
59

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Selasa, 14 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi Pagi, Selasa 14 April 2020 :

1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing pagi Biro KS dilakukan pada pukul 08.00
– 09.30 WIB, Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat
Struktural dan Staf Biro KS.

2. Masing-masing Kepala Bagian menyampaikan pending issue yang sedang dan sudah
dilaksanakan, antara lain:
1) KSDN :
1) Terkait rencana penandatanganan MoU Gorontalo,
• Ibu Plt. Sestama memberikan arahan tidak dapat terburu-buru (seperti
permintaan pemda nanti Sore Jam 15.00). Oleh karena itu akan segera
disiapkan :
• Revisi Nota Dinas Laporan Perkembangan Penyusunan Rancangan
Kesepakatan Bersama Pemerintah Gorontalo dari Bu Plt. Sestama kepada
Ibu Ka Badan POM
• Menyiapkan verbal tersebut, yang terdiri dari Hukor, KS, dan Plt. Sestama
2) MoU Alodokter akan di Koreksi Kabag KSDN
• Agar dibuatkan virtual meeting terkait MoU tersebut (Rencana akan
dilaksanakan pada 15 April 2020)
3) Rencana pengiriman vitamin dibantu koordinir oleh Agus dan Arif

2) BKSST :
1) Rapat JICA dan PMDA Hari ini akan dilaksanakan jam 14.00 WIB, usahakan ada
Eselon II agar kita mendapatkan masukan, jika tidak ada maka harus reschedule.
2) Rapat TGA besok Rabu, 15 April 2020 jam 11.00 WIB, maka akan disiapkan
pointer untuk Kepala Biro
3) Beberapa surat akan disampaikan kepada kepala Biro di grup BKSST
4) Akan dibuatkan Surat untuk Ka Pusdatin terkait Website Inggris

60

3) RM :
1) Menyelesaikan Surat WHO training pengujian Covid
2) Akan mengkonfirmasi dan review kembali masukan BPOM untuk ASEAN
PPWG
3) Telah membuat draft permintaan informasi terkait kebijakan perdagangan yang
terdampak dengan penanganan Covid-19 dalam kerangka WTO Trade
Monitoring Reports sebagai data tambahan untuk Trade Policy Review

3. Arahan Karo :
1) Rekan-rekan yang rapat mewakili Biro KS, harus membuat laporan ke Sekretaris
Utama meskipun kita bukan penyelenggara.
2) Berjenjang artinya kita bekerja sesuai dengan tugas dan fungsinya (tusi)
3) Silahkan diatur jika diperlukan staf yang melaksanakan tugas essential memerlukan
laptop kantor tetapi harus menjaga barang tersebut karena merupakan Barang BMN
4) Agar sekretaris dapat menjadwalkan Rapat QMS dan Anggaran jam 11.00 WIB
5) Tim Sekretaris agar dapat mengecek kembali jadwal Ka Badan hari ini
6) Setiap hasil / produk/ output setiap koordinasi agar di arsipkan
7) Agar sekretaris dapat mengingatkan Pimpinan, Matriks Arahan Karo
8) Agar dapat dijadwalkan Rapat zoom Rapat khusus Kepala Biro untuk Bagian RM dan
BKSST
9) Terkait terbit surat dari Direktur Jenderal, Kementerian Keuangan mengenai
Pembayaran Uang Makan untuk ASN, maka agar setiap pegawai mempunyai hasil
dari penugasan/output selama WFH dan dilaporkan melalui bit.ly/progresswfh

Notulen: ika dan anggi

61

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI, SELASA 14 APRIL 2020
\

62

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Selasa, 14 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi Sore, Selasa 14 April 2020:

1) Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing sore Biro KS dilakukan pada pukul 17.15
– 17.45 WIB, Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat
Struktural dan Staf Biro KS.

2) Secara umum, Kepala Biro KS menyampaikan beberapa arahan sebagai berikut:
a. Bagi pegawai yang melaksanakan tugas Working From Office (WFO) untuk tetap
berhati-hati selama melakukan tugas diluar. Sebagai bukti kehadiran perlu dibuat
dokumentasi berupa foto-foto kegiatan yang dilakukan.
b. Sebagai keluarga di Biro Kerja Sama, semua staff dapat saling menguatkan dan
memberikan pesan-pesan positif melalui WAG Biro Kerja Sama, manfaatkan WAG
dengan saling sharing berita atau hal positif lainnya yang menghibur.
c. Setiap Pegawai sebisa mungkin menyiapkan Laptop/PC yang dapat bekerja dengan
baik untuk mendukung kinerja selama WFH, terutama bagi Eselon 4 agar tetap dapat
membatu membackup tugas-tugas Eselon 3.

3) Adapun masing-masing Kepala Bagian menyampaikan pending issue yang sedang dan
sudah dilaksanakan, antara lain:
a. KSDN :

1) Pembagian vitamin untuk pegawai yang berdomisili di luar Jakarta dikirim melalui
JNT hari ini, sedangkan untuk pegawai yang berdomisili di Jakarta akan dikirim
besok melalui Gosend.

2) Virtual Meeting terkait rencana penandatanganan MoU Gorontalo.
3) Persiapan MoU Alodokter, diagendakan untuk dibahas melalui Virtual Meeting

tanggal 15 April 2020
4) Pertemuan Khusus terkait SOTK Baru

63

Arahan Ibu Karo:

• Mengenai MoU Gorontalo, untuk terus dipantau agar dapat diproses dengan cepat.
Setelah melalui Karo Hukor dan Sestama, sekiranya Ibu Ka Badan menyetujui, tim
KSDN harus standby untuk WFO.

• Pertemuan khusus dengan deputi 1 terkait SOTK untuk dibuatkan laporan tertulis.
• Virtual Meeting dengan Alodokter untuk dipastikan dihadiri oleh perwakilan Dit.

KMEI, Biro Hukor dan Biro HDSP. Diusahakan pembahasan selesai dalam 1 kali
virtual meeting.
• Kasubbag TU agar berkoordinasi dengan Biro Perencanaan dan Keuangan
mengenai Surat Tugas selama WFH. Oleh kareja itu, setiap pegawai diwajibkan
untuk tetap melakukan pekerjaannya selama WFH.
• Pegawai yang bertugas WFO kemudian lembur, harus dibuatkan surat tugasnya
dan diberikan uang lembur.
• Dikoordinasikan dengan Biro Perencanaan dan Keuangan terkait PMK untuk
mekanisme pencairan honor, transport, internet dan lembur selama WFH.

b. BKSST:

1) Mempersiapkan pointers untuk rapat TGA besok jam 11.00 WIB
2) Email ke Ghandourah SFDA terkait MoU
3) Penyampaian Surat Pengantar ke Kemlu terkait Surat Kepala Badan POM ke

Dubes di Polandia
4) Membahas nomenklatur nama-nama unit kerja dalam bahasa Inggris.
5) Terkait meeting I-EU CEPA akan dikonfirmasi terlebih dahulu ke BKF

Arahan Ibu Karo:

• Terkait nomenklatur untuk dilakukan riset terlebih dahulu bagaimana
penggunaannya pada organisasi-organisasi internasional. Untuk dibuatkan virtual
meeting dengan Karo Hukor terkait ini.

• Jika ada agenda yang di reschedule agar tetap dipersiapkan dan direncanakan
kembali.

64

• Meeting I-EU CEPA untuk dihadiri, bekerjasama dengan tim teknis
c. RM:

1) Virtual meeting ASEAN +3 Summit
2) Compulsary Licensing
3) Laporan FPGH dan WHO sudah diselesaikan, selanjutnya akan dikirim ke Ibu Karo

KS untuk arahan dan persetujuan.
Arahan Ibu Karo:
• Terkait Asean +3, untuk dibuatkan laporannya.
Notulen: Indah dan Arif

65

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Rabu, 15 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS Sesi Pagi, tanggal 7 April 2020 :
1. Pelaksanaan Video Conferencing (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 09.50 WIB.

Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama, diikuti oleh seluruh Pejabat Struktural dan Staf
Biro KS.
2. Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan diantaranya sebagai berikut :
a. Pegawai Biro Kerja Sama dapat membaca informatorium obat covid 19 yang diterbitkan

Badan POM RI, agar dapat memahami isinya dan bisa memberikan informasi yang akurat
apabila ditanya oleh masyarakat.
b. Agar ada yang mengikuti live instagram Menteri Luar Negeri pada pukul 13.00,
dipersilahkan untuk yang ingin menyampaikan pertanyaan maupun komentar.
c. Biro kerjasama apabila diperlukan dapat menerbitkan pedoman pertemuan internasional,
pedoman pdln dalam kondisi pandemi
d. Terkait dengan OIC, dapat dicek apakah ada pertemuan council OIC.
e. Terkait dengan MoU Gorontalo Agar dipastikan Kabalai terkait sudah memasukkan
usulan MoU dari Prmprov Gorontalo.
f. Bagian KSDN agar mempersiapkan _virtual meeting dengan Alodoc untuk membahas
kerja sama
g. Terkait dengan penugaasan staf untuk WFO untuk segera diselesaikan surat tugas dan
pertanggungjawaban lainnya agar segera dapat diberikan transport lokal.
h. Terkait dengan brief Dirjen Multilateral Kemlu kepada Kepala Badan POM untuk
membahas FPGH, dapat diusulkan virtual meeting untuk dilakukan di level Kepala Biro
terlabih dahulu. Kabiro akan berkoordinasi dengan Direktur Sosbud OINB terkait hal
tersebut.

Notulen : Diana N dan Adit

66

SCREENSHOOTS VIRTUAL MEETING SESI PAGI
Rabu, 15 April 2020

67

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Rabu, 15 April 2020

Yth bu Karo, izin melaporkan hasil diskusi terkait Hand Sanitizer, sebagai berikut:

1. Kronologi pengambilan HS:
a. Bu Christin meminta bantuan OB (Bagas) mengambil HS dari P3OMN pada tanggal 30
Maret 2020;
b. Setelah pengambilan, OB meletakkan HS di ruang arsip, di foto dan dilaporkan ke Bu
Christin.
c. Mempertimbangkan ruang arsip panas, takut HS yang berbahan dasar Alkohol dapat
terbakar, Bu Christin meminta Bagas meletakandi ruangan pada meja resepsionis karena
tidak ada akses masuk (finger print).
d. Namun Bagas menyimpan HS di tangga dapur dengan ditutup nampan (karena tidak bisa
masuk ke ruangan). Hal ini tidak dilaporkan ke Bu Christin. Bagas menyampaikan melalui
wa ke Dani, namun Dani juga tidak menginformasikan ke Bu Christin.
e. Saat terdapat pegawai Biro KS yang melakukan WFO, pada tanggal 3 April 2020 (Arif)
dan 9 April 2020 (Fahmi), Arif dan Fahmi tidak melihat ada HS di ruang resepsionis.
Karena fokus terhadap tugas yang perlu dikerjakan, Arif (ambil dan scan surat) dan Fahmi
(menunggu pembagian vitamin dan mencari ekspedisi pengiriman), maka mereka tidak
mengecek HS.
f. Pada tanggal 14 April 2020, saat akan menngirimkan, Arif, Pak Agus, dan Fahmi mencari
HS di ruangan dan tangga dapur tetapi tidak menemukan HS. Mengingat waktu yang
sudah sore, maka didahulukan pengiriman vitamin dahulu.

2. Berkenaan dengan hal tersebut, bu Christin telah menghubungi Bagas dan Dani. Bagas
menyampaikan bahwa menyimpan di tangga lantai 7. Hari ini, 15 April 2020, Dani WFO juga
sudah mencari tetapi belum menemukan HS.

3. Bu Christin telah menghubungi Biro Umum (Pak Yosef) untuk melihat CCTV, meningat selain
Bagas dan Dani, terdapat OB lain yang piket. Namun info Pak Yosef ada gangguan jaringan
maka tidak dapat di cek hari ini, akan diusahakan di cek besok di kantor.

4. Izin bu karo, adapun usulan solusi, sbb:

68

a. Jika diizinkan, Bu Christin ke kantor untuk mencari HS bersama dengan Bagas
(mempertimbangkan bahwa Bagas yang mengetahui persis tempat penyimpanan HS)
dan koordinasi dengan Roum untuk rekaman CCTV.

b. Jika tidak ketemu, Bu Christin juga sudah kontak Pak Henry, PPPOMN untuk meminta
HS lagi, dan diinformasikan masih ada stok dalam bentuk literan, dapat diambil di
PPPOMN.

Notulen : Galuh

69

DATA DUKUNG VIRTUAL MEETING SESI SORE
Rabu, 15 April 2020

70

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE, SELASA, 14 APRIL 2020
71

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Kamis, 16 April 2020

The minutes of meeting via Video Conferencing (Vicon) at the morning session Working From
Home (WFH) day 25, Thursday, April 16th 2020:

1. The Video Conferencing is held at 08.00 – 09.05 WIB led by Head of Cooperation Bureau
and attended by all staff Cooperation Bureau.

2. Representative of division inform today's agenda as follows:
i. RM:
● Regional 1 will have virtual RCEP preparation meeting on 9 am;
● Regional 2 will continue the research on how a country could grant a compulsory
license with mbak airin, also make some communication with colleague in ministry of
law and human right to gather some information about patent issue;
● Multilateral will finalize pending draft report to the Chairperson regarding FPGH, OIC,
Sesric, study paper regarding Trump, covid-19.

Instructions:

● Virtual meeting with Kemlu for FPGH update
● About compulsary license to make a consice report
ii. KSDN:
● Coordinate and discussion with Bureau of Law and Organization, about BBPOM

Gorontalo and Surakarta MoU.
● Complete the minutes of meeting of MoU with Alodokter.
● Coordinate with PPOMN about Hand Sanitizer.

Instruction :

● MoU Gorontalo will be sign soon. Coordinate with Hukor and Balai POM Gorontalo
to fixed the draft. Make sure the instructions from Head of Indonesian FDA already
entered about the human resources form Gorontalo's local goverment and transfer
knowledge;

72

● the MoU draft must be revised as directed. KSDN must create the narrative, and
share it to Bu Karo to be corrected.

● As the representative of KSDN, Head of Subdivision DN I must know about other co-
worker, what will they do and others

iii. BKSST
● Prepare for official memo of Badan POM’s unit nomenklatur in English and
Identification website
● Prepare for official memo of finalized MoU between BPOM and SFDA
● Prepare a meeting to discuss about Palestina South-South Cooperation, and prepare
about SK Roadmap Team, Monitoring and Evaluation Quisioner.

3. At the end of the meeting, Head of Cooperation Bureau give the following instruction as
bellow :
a. About HS, thats not a small things, its a big things. So all of us must be aware.
b. Immediately think about CCTV installation
c. Don't work alone and underestimate a job
d. keep good communication with each other

Notulen : Nisa and Desti R.

73

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
Kamis, 16 April 2020

74

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME

Hari Kamis, 16 April 2020

The evening briefing via Video Conferencing (Vidcon) held today, 16th of April 2020, allow me
to kindly share the minutes of meeting as follows:

1. The Video Conferencing was held at 17.10 – 18.00 led by the Head of Cooperation Bureau
and attended by all staff of Cooperation Bureau.

2. At the beginning of the session, the respectable Head of Bureau appreciated the staff for
their effort in using English as their working language today with following directives:
a. Head of the Bureau stressed the importance of having a good skill of English since we
have numerous foreign counterparts while we also have a lot of documents in English to
read due to the main tasks and functions of Cooperation Bureau.
b. Head of the Bureau also had the opportunity to share her valuable experience during her
posting in New York where she had to use English all the time. The lesson learned of the
story is we have to encourage ourselves to always keep using English whenever possible.
By doing that we will get used to speaking English both in working and daily lives. These
can be achieved by reading book often (to enrich vocabulary), watching movies with
subtitles and listening to the music/concert (to practice the listening skill). In this regards,
Head of the Bureau suggested the staff to start using Duolingo, an app for language
learning.
c. The success of the English Thursday which has been carried out for two weeks
consecutively demonstrates that the Cooperation Bureau has been already implemented
one of the PoA of AoC. She hopes if we could more intensify the English Day into twice a
week that would be better. This is the opportunity for all staff to change.
d. Head of the Bureau also shared the positive response from the Acting Secretary about
the Cooperation Bureau’s AoC PoA. Taking this into account, the Head of the Bureau
gave directive to Restu for being able to push the proposed initiatives and implement the
PoA followed by all staff.

3. During the meeting, each representative of divisions shared the updates on each task and
duty for a day as follows:

75

a. Regional and Multilateral
i. Virtual meeting of RCEP for Preparation of 29th TNC Meeting
ii. Doing the research on how a country could grant a compulsory license
iii. Communicating and coordinating with colleague in Ministry of Law and Human Rights
to gather some information about patent issue
iv. Finalizing some pending draft report to the Chairperson regarding FPGH, OIC, Sesric,
and study paper regarding Trump, and but not least COVID-19.

Directives

● Kindly prepare the virtual meeting with TWN and South Centre next week.
● Collect and compile all documents and do consult on the progress for some feedbacks

from senior.
b. Bilateral and SSC

i. Finalizing the report of TGA Meeting
ii. Preparing email to MHLW and internal invitation for the next virtual meeting.
iii. Working on the letter from the Chairperson to the Indian Embassy
iv. Working on the letter to Pusdatin for website translation project
v. Working on the letter to Ministry of Trade regarding IT-CEPA

Directives

Head of the Bureau underlined that the upcoming meeting with MHLW and PMDA is the
instance of coordination with concrete output. The invitation letter should be done asap
and asking staff to informally contact the internal while waiting the formal invitation. All
directors in Deputy Chair 1 and Laboratory should attend the meeting.

c. Domestic Affairs
i. Finishing the Meeting Report with Alodokter, the MoU and comparison Matrix (before
and after) and the report has been submitted to Deputy Director.
ii. Discussing, coordinating, and also revising the Gorontalo MoU and preparing the MoU
signing ceremony, such as resume, rundown and remarks.
iii. Concluding coordination with BPOM Gorontalo for the MoU signing ceremony and
proposing to do the signing ceremony in next week.

76

iv. Finding the lost Hand Sanitizer and collecting new HS from PPPOMN. All HS has been
put in the locker and safely locked.

Directives
● Set up a meeting with Indonesian Consul in Vanimo and Pak Hans concerning

Indonesian FDA assistance for Indonesian citizen in Vanimo. This could be one of the
accomplishment for PNG SSC. Therefore the Indonesian FDA Regional Offices should
be included.
● Do check the Indonesian FDA regional offices in the border area and find out the
current issues happening in the midst of COVID-19 Pandemic in the border.
4. At the end of the session, the Head of the Bureau expressed her concern for all staff to stay
healthy and always pray that everything will be better so that we could survive this difficult
time.
Notulen : Putri dan Brian

77

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
Kamis, 16 April 2020

78

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Jumat, 17 April 2020

Notulensi Video Conferencing (Vicon) Biro KS sesi pagi pada Working From Home (WFH) hari
Jumat, 17 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conferencing Biro KS dilakukan pada pukul 08.05 – 09.10 WIB. Vicon
dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Seluruh Pejabat Struktural dan Staf
Biro KS.

2. Pada kesempatan Vicon pagi ini ini Kepala Biro Kerja Sama memulai dengan menyampaikan
beberapa arahan antara lain sebagai berikut:
a. Surat-surat yang sudah di paraf oleh Eselon 3 harus sudah benar dan tidak ada salah
serta Ibu Karo tidak perlu mengkoreksi lagi, surat juga harus di cc kan;
b. Apabila Biro Kerja Sama akan mengadakan rapat atau diundang rapat, untuk disiapkan
pointers untuk Ibu Karo 2-3 hari sebelum berlangsungnya rapat;
c. Pegawai Biro Kerja Sama harus terbiasa bekerja multitasking;
d. Kasubag TU dibantu untuk melaporkan kesehatan setiap pegawai Biro Kerja Sama;
e. Seluruh pegawai Biro Kerja Sama harus bertanggungjawab dengan tugasnya masing-
masing;
f. Pemasangan CCTV yang dapat diakses oleh Kepala Biro Kerja Sama;
g. Kapasitas pegawai Biro Kerja Sama dapat lebih diperkuat lagi.

3. Disampaikan juga progres WFH oleh masing-masing Kepala Bagian sebagai berikut:
• KSDN
a. Persiapkan penandatanganan untuk MoU dengan Pemda Gorontalo;
b. SIKD agar selalu dipantau dan dilaporkan segera ke Ibu Karo bila terdapat surat yang
urgent;
• RM
a. Workshop NTM dibuka oleh Kepala Biro Kerja Sama dan Pak Hari memberikan
paparan (PPT Ibu Karo ditayangkan);
b. Untuk dijadwalkan virtual meeting dengan PTRI Jenewa untuk membahas NTM;

79

c. Dijadwalkan untuk virtual workshop dengan Kemenlu terkait untuk membantu Badan
POM dapat memiliki kemampuan teknis saat negosiasi dengan CEPA dengan
difasilitasi oleh PTRI Jenewa;

d. Disiapkan pointers untuk pertemuan dengan WHO;
e. Direktur KMEI dan Ka. P3OMN agar hadir dalam rapat virtual workplan WHO.
• BKSST
a. Rapat Virtual Meeting terkait IA-CEPA untuk membahas draft teks dan disampaikan

ke unit teknis di Kedeputian 1 untuk meminta masukan atau tanggapan (diwakili oleh
Ibu Airin untuk disampaikan ke Bapennas untuk diminta informasinya);
b. Dipersiapkan strategi dengan unit teknis untuk rapat virtual dengan PMDA;
c. Dibuatkan list participant bila ada rapat dengan pihak asing;
d. Finalisasi MoU SFDA ada SK untuk Dir. HP Sosbud-Kemenlu.
4. Di akhir sesi Vicon, Ibu Karo menyampaikan beberapa arahan lanjutan, yaitu:
a. Seluruh pegawai harus terbiasa menangani isu-isu luar negeri;
b. Kepala Biro Kerja Sama menginstruksikan bahwa setiap melapor harus melalui WAG Biro
Kerja Sama;
c. Seluruh staf yang keluar rumah harus dengan izin pimpinannya dan melaporkan kepada
Kepala Biro Kerja Sama;
d. Pegawai yang ditelpon tidak diangkat sampai 1 jam dinyatakan tidak masuk (bolos) sesuai
dengan peraturan protokol WFH.
Notulensi: Okta dan Indi

80

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
Jumat, 17 April 2020

81

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Jumat, 17 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi sore, Jumat, 17 April 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing sore Biro KS dilakukan pada pukul 18.40 –

19.04. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan
Staf Biro KS.
2. Secara umum, Kepala Biro KS menyampaikan beberapa arahan diantaranya sebagai
berikut:
a. Tugas untuk arsiparis: update data alamat tiap pegawai Biro KS, termasuk nomor telpon

rumah dan nomor telpon handphone yang dapat dihubungi.
b. Apabila terdapat kondisi yang tidak diinginkan selama menjalankan Working From

Home (WFH), seluruh pegawai harus menjaga komunikasi agar tetap berjalan baik.
Tidak diperbolehkan memutus komunikasi dan tidak mengabari selama WFH.
c. Mengajak seluruh bagian dari Biro KS untuk membangun sistem kerja yang baik di Biro
KS, menjaga sarana dan prasarana yang ada, serta mengeratkan kekeluargaan antar
pegawai.
d. Laksanakan Rapid Test COVID-19 sesuai arahan pada surat dari Plt. Sestama Nomor
B-KP.11.01.2.24.0420.270 pada lokasi Laboratorium Klinik Kimia Farma terdekat dari
tempat tinggal masing-masing.
3. Adapun arahan untuk masing-masing bagian, antara lain:
a. KSDN:
1) Kawal progress MoU Badan POM - Pemprov Gorontalo, segera sampaikan ke Plt.

Sestama.
2) Penandatanganan yang semula direncanakan Senin 20 April 2020 pukul 10.00 (tbc)

menyesuaikan jadwal Rapat Terbatas, tidak mengundang media (hanya Komlik).
3) Tim KSDN terkait MoU Badan POM - Pemprov Gorontalo juga standby di Kantor

hari Senin.

82

b. BKSST:
1) Sesuaikan anggaran untuk Afrika.

4. Pada akhir sesi Vicon, Kepala Biro Kerja Sama mengapresiasi atas kerja keras seluruh
pegawai Biro KS dan menyampaikan agar terus menjaga semangat dan kesehatan ditengah
pandemi saat ini.

Notulen: -Restu dan Indah-

83

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
Jumat, 17 April 2020

84

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Senin, 20 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi, Senin, 20 April 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 08.15 – 08.42 Vicon

dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Pada kesempatan tersebut, Ibu Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan

sebagai berikut:
a. Untuk semua staf Biro Kerja Sama yang mengikuti rapid test hari ini di kantor untuk tetap

menjaga jarak dan tidak berkerumun. Di dalam ruangan kantor maksimal terdapat 5-6
orang staf;
b. Agar memastikan protokol rapid test covid-19;
c. Penandatanganan MoU Gorontalo akan dilakukan secara desk sesuai dengan arahan Ibu
Kepala Badan dimana tidak perlu diadakan ceremony;
d. Selesaikan pekerjaan yang pending di setiap bagian;
e. Tim Sekretaris untuk mengupdate matriks arahan terkait pekerjaan yang masih pending
dan perlu ditindaklanjuti;
f. MoU BPOM SFDA dalam bahasa Indonesia untuk disampaikan ke HP Sosbud Kemlu.
Penandatangan MoU harus tetap dilakukan secara Circular Signing.
g. Koordinasi dengan pihak SFDA untuk dapat melakukan Virtual Meeting terkait
penandatangan MoU, karena isi konten dalam MoU sudah sesuai yang diharapkan;
h. Agar diingatkan kembali terkait MoU seperti MFDS dan AYUSH bagaimana tindak
lanjutnya.
Notulen: Muna dan Galuh

85

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI

86

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Senin, 20 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore pada Working From Home (WFH) ,
Senin, 20 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 17.16 – 17.38. Vicon
dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.

2. Pada kesempatan tersebut, Ibu Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
sebagai berikut:
a. Untuk semua staf Biro Kerja Sama yang mengikuti rapid test besok untuk tetap menjaga
jarak dan tidak berkerumun.
b. Agar memastikan tetap menerapkan protokol rapid test covid-19;
c. Terkait dengan keuangan (uang makan, uang lembur dan lainnya) agar dapat dibahas
segera;
d. Selalu alert mengenai keamanan diruangan Biro KS. Diutamakan ruangan jangan kosong
ketika ada staf dari unit lain;
e. Perlu membuat protap terkait dengan standar keamanan;
f. Tidak boleh menitipkan ruangan Biro KS ke unit lain, karena unit lain tidak akan
bertanggung jawab jika terjadi sesuatu dengan ruangan Biro KS;
g. Harus mempunyai CCTV, jangan hanya satu buah CCTV setidaknya ada dua buah
CCTV;
h. Untuk dipelajari terkait dengan aplikasi bitrix 24 e office.

3. Disampaikan juga progres WFH oleh masing-masing Kepala Bagian sebagai berikut:
a. Tim Bagian KSDN :
• Pada saat Ibu Karo mengikuti Join meeting yang dipimpin Ibu Ka Badan dan dihadiri
seluruh eselon I BPOM, bersama dengan seluruh Kepala Balai BPOM di Nusantara,
dan beberapa jajaran di BPOM. Biro KS diharapkan membantu untuk koordinasi
kepada seluruh Balai – Balai agar Laboratorium di Balai – Balai bisa membantu untuk
pemeriksaan Covid-19;

87

• Biro KS mempunyai jejak (Food Print) di Bidang Kerja Sama, Sehingga tim WHO
akan membantu terkait Covid-19. Sehingga dinilai Biro KS sudah sesuai protap dan
dapat langsung melaporkan ke Ka Badan POM;

• Untuk MoU Gorontolo dikarenakan masalah teknis Ibu Ka Badan tidak bisa ikut acara
virtual tersebut,

• Tim KSDN agar dikawal, dan apabila sudah di ttd Kabadan, untuk berkoordinasi lebih
lanjut dengan komlik terkait dengan press release;

• Untuk press release arahan Bapak Karo HDSP masih di pegang oleh tim Komlik,
dikarenakan menunggu konfirmasi Forkomindo.

b. Tim Bagian RM :
• Terkait dengan bantuan WHO agar Tim Bagian RM menindaklanjuti bantuan yang
akan diberikan Tim WHO ke Badan POM
• Pada hari Rabu pukul 13.00 wib akan diadakan rapat virtual dengan tim WHO. Terkait
hal ini mohon disiapkan Pointers untuk Ibu Karo KS.

c. Tim Bagian BKSST :
• Info dari Kabag BKSST semua pending issue BKSST sudah melaporkan ke Ibu Karo
via WAG BKSST.

Demikian disampaikan dan terima kasih.
Notulen: Larissa dan Desti Dp

88

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
89

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Selasa, 21 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi, Selasa, 21 April 2020:

1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) Biro Kerja Sama dilakukan pada pukul 08.00 – 09.15
Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro
KS.

2. Secara umum, Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan diantaranya
sebagai berikut:
a. Kepala Biro Kerja Sama memberikan arahan untuk setiap pagi agar ada eselon 3 yang
piket untuk mengingatkan pegawai untuk dapat bergabung di briefing pagi dan sore.
b. Terkait ABK, agar Kepala Biro diingatkan kembali untuk menyampaikan ke Biro Umum.
c. Notulensi briefing pagi dan briefing sore dapat diarsipkan dan dapat dijadikan output
pekerjaan bagi yang membuatnya.
d. Untuk Isu-isu yang pending dapat di buatkan Virtual meeting agar dapat diselesaikan
e. Pemberian arahan dan mengingatkan adalah bagian dari QMS yang dilakukan kepala
Biro, untuk memastikan kelancaran pekerjaan di Biro kerja Sama

3. Adapun Laporan dari masing-masing Bagian diantaranya:
• KSDN
a. Terkait lomba inovasi RB (deadline 25 April 2020), agar Adit dan CASN berdiskusi
(via zoom meeting) usulan-usulan lomba inovasi.
b. Terkait usulan “munggahan”, agar Kasubbag TU menjajaki paket bukalapak, untuk
dimintakan arahan Kepala Biro Kerja Sama.
c. Sesuai dengan arahan Kepala Biro, agar CASN membuat Infografis untuk Ucapan
Selamat Menjalankan Ibadah Puasa/Bulan Suci Ramadhan untuk diusulkan kepada
Kepala Biro.
d. Kabag KSDN menugaskan Kepala Subbag TU untuk membuat nota dinas lagi terkait
permintaan sarpras ke Biro Umum.
e. PPK dan tim keuangan akan membahas mengenai kelengkapan pencairan anggaran
selama WFH, dan me-list data dukung yang diperlukan dari masing-masing bagian.

90

• BKSS
a. Akan di laksanakan Virtual Meeting terkait TGA pada 22 April 2020.
b. Rencana Virtual Meeting pembahasan KSS Palestina pada hari Kamis tanggal 23
April 2020.
c. Rencana Virtual Meeting Pembahasan Website BPOM dalam Bahasa Inggris pada
hari Jum'at tanggal 24 April 2020.
d. Arahan Kepala Biro, dalam penyusunan Pointers Rapat, untuk Latar Belakang dan
Perkembangan terkini dibuat dalam Bahasa Indonesia, sedangkan untuk Suggested
Talking Points dibuat dalam Bahasa Inggris.

• RM
a. Penutupan workshop NTM diusulkan oleh Ibu Plt. Sestama, dan dimohon kesediaan
Ibu Plt. Sestama untuk menandatangani Sertifikat NTM.
b. FPGH masih dikomunikasikan pertemuan secara Virtual Meeting dengan Pihak
terkait.
c. Untuk rapat dengan WHO di buatkan pointers latar belakang perkembangan terkini
dan talking point.
d. Ada beberapa draft nodin yang belum ada arahan, akan diselesaikan apabila ada
revisi hari ini.
e. Arahan Karo agar remind hal2 tersebut tidak hanya meremind tapi juga menjelaskan
urgensi isunya.

Notulen: -Adit dan Fahmi-

91

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
92

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Selasa, 21 April 2020

Notulensi Video Conference Biro KS sesi sore, Selasa, 21 April 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing sore Biro KS dilakukan pada pukul 17.15 –

18.00. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan
Staf Biro KS.
2. Secara umum, Kepala Biro KS menyampaikan beberapa arahan diantaranya sebagai
berikut:
a. Dalam rangka menyambut Bulan Suci Ramadhan 1441H, diusulkan adanya pengiriman

paket sembako kepada setiap pegawai seharga Rp 100.000-150.000 per orang
menggunakan biaya keperluan sehari-hari yang dianggarkan untuk bulan Mei.
Selanjutnya terkait hal tersebut akan dibahas bersama Ibu Karo dan diharapkan sebelum
hari jumat sudah ada keputusan.
b. Untuk segera diimplementasikan dan ditindak lanjuti terkait hal-hal yang sudah dibahas
pada rapat sore ini mengenai SE Plt. Sestama Nomor: HK.02.02.2.21.04.20.41 tentang
Penegasan Biaya/Belanja yang dapat dibebankan pada DIPA Satker dalam Masa Darurat
COVID-19 TA 2020.
c. Agar disiapkan pointers dan bahan lainnya untuk rapat-rapat mendatang.
d. Terkait quotes pada infografis ucapan Hari Kartini, dapat mengambil dari UUD 1945
terkait Hak Asasi Manusia. Mari kita memaknai Hari Kartini tanggal 21 April sebagai
pengingat kesetaraan hak warga negara, kesetaraan peran antara laki-laki dan
perempuan adalah sama di mata hukum sebagai pendorong pembangunan bangsa.
e. Kepala Biro menghimbau agar pegawai Biro Kerja Sama aware terhadap perkembangan
isu global, tidak terbatas pada bidang Obat dan Makanan.
3. Pada akhir sesi Vicon, Kepala Biro Kerja Sama mengapresiasi atas kerja keras seluruh
pegawai Biro KS dan menyampaikan agar terus menjaga semangat bekerja dan kesehatan
ditengah pandemi saat ini.
Notulen: Restu dan Nisa

93

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
94

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Rabu, 22 April 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi, Rabu, 22 April 2020:
1. Pelaksanaan (Vicon) sesi pagi Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 09.00. Vicon dipimpin

oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan diantaranya sbb:

a. Membahas mengenai keberlangsungan dukungan Badan POM dibawah Kerja Sama
Selatan-Selatan ditengah situasi Pandemi Covid-19.

b. Tim satgas KS dalam kaitan covid 19 harus aktif memonitor setiap hari terkait dengan
isu-isu penanganan Covid-19 di dunia internasional.

c. Meeting KSS dijadwalkan agar dibuka oleh Ibu Plt. Sestama dengan mengundang
narasumber dari kemlu

3. Kepala Biro Kerja Sama juga memberikan arahan sesuai pending issue yang sedang dan
sudah dilaksanakan sebagaimana telah dijelaskan oleh masing-masing Kepala Bagian,
sbb:
a. KSDN
• Laporan terkait bagaimana perkembangan di dalam gugus tugas, dan juga dalam
kaitan bantuan kemanusiaan
• Membuat surat dari Kepala Biro KS kepada Inspektur II terkait dengan bantuan dari
Takeda Group dan Abbot
• Mapping staf untuk diremind kembali ke Ibu Karo KS
• Untuk Update terkait bantuan CSR
• Untuk MoU Gorontalo agar di cek kembali apakah Kepala Badan sudah
menandatandatangani
• Untuk Rapid Test covid 19 jika positif akan dilanjutkan ke tes selanjutnya
b. BKSST
• Buka kontak dengan KBRI Amman untuk bantuan ke Palestina
• Identifikasi apa yang dibutuhkan Palestina dalam pandemi covid 19

95

• Terkait Informatorium Covid-19 Badan POM, jika diperlukan dalam kaitan bantuan
untuk palestina agar dapat di terjemahkan dalam Bahasa Inggris

• Tim BSST untuk ikut join meeting dengan tema Dubes RI menyapa WNI : menyikapi
pandemi Covid 19 di Yordania

c. RM
• Ada beberapa draft nodin yang belum mendapatkan arahan lebih lanjut oleh Ibu
Kepala Biro KS
• Rapat dengan WHO agar pointers dapat dishare kembali ke Ibu Kapala Biro KS
• Terkait dengan rapat bersama TGA, perwakilan tim RM agar dapat mengikuti rapat
tersebut
• Untuk mengikuti rapat TBT dan TPR, dan share kembali pointers dan bahan lainnya
terkait rapat tersebut kepada Ibu Karo KS

Notulen : Desti D dan Arif

96

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
97

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Rabu, 22 April 2020

Notulensi Video Conference Biro Kerja Sama Sesi Sore, hari Rabu, tanggal 22 April 2020 :
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing sore Biro KS dilakukan pada pukul 17.00 -

18.00. Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan
Staf Biro Kerja Sama.
2. Secara umum, Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan diantaranya
sebagai berikut:
a. Untuk pegawai yang akan melaksanakan WFO dan Rapid Test diharapkan tetap

menerapkan protokol Covid
b. Setiap pegawai diharapkan mempunyai output pekerjaan selama WFH, oleh karena itu

agar dibuatkan data pekerjaan selama WFH masing-masing pegawai yang
ditandatangani oleh atasan.
c. Untuk pegawai yang ditugaskan untuk lembur agar melengkapi data dukung seperti
notulensi dan dokumentasi.
d. Tim sekretaris agar tetap aktif mengingatkan agenda harian Kepala Biro, melaporkan
SIKD apabila ada undangan atau surat penting/ mendesak.
e. Tim sekretaris juga diharapkan dapat berkoordinasi dengan kolega agar tidak ada miss
komunikasi terkait penggunaan media rapat yang akan digunakan Kepala Biro.
f. Diharapkan Pegawai Biro Kerja Sama lebih aktif menggunakan WhatsApp Grup Biro
Kerja Sama.
g. Diharapkan pula, Eselon III Biro Kerja Sama harus lebih confident terutama dalam
memimpin rapat sehingga dapat terlihat profesional dan meyakinkan sebagai
Perwakilan Indonesian FDA.
3. Beberapa perwakilan Bagian juga menyampaikan progress pekerjaan, diantaranya :
a. MoU Gorontalo sudah ditandatangani Kepala Badan, akan diambil besok oleh
Kasubbag KSDN I (Bapak Ludy) untuk selanjutnya akan dikirim ke Balai Besar
Gorontalo untuk disampaikan ke Pemprov Gorontalo.

98

b. Surat Tugas WFH sedang ditanyakan mekanisme pembuatannya apakah sesuai SE
WFH atau setiap hari.

c. Kasubbag TU (Ibu Christine) akan melakukan pengecekan expired bantuan susu yang
diberikan dan akan melaporkan kepada Kepala Biro

d. Untuk munggahan disampaikan oleh Kasubbag TU, sudah melakukan koordinasi
dengan Bukalapak (Pengiriman 2-4 hari dengan ongkos kirim 20.000), selanjutnya akan
di share untuk katalog Bukalapak

e. Hasil koreksi Surat Deputi I untuk CEO PMDA oleh Kepala Biro, akan segera
dikoordinasikan Tim BKSST dengan Direktorat Registrasi Obat sehingga verbal dapat
segera ditandatangani.

4. Untuk masing-masing pegawai diharapkan tetap aktif mengupdate output pekerjaan pada
bitly/progreswfh.

Notulen : Ika dan rekan

99