myPortfolio - Pengarah PKM

myPortfolio





PENGARAH























BAHAGIAN : PEJABAT KARANG MENGARANG (PENERBIT UPSI)
ALAMAT : ARAS BAWAH,
BANGUNAN PERPUSTAKAAN TUANKU BAINUN,
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
35900 TANJUNG MALIM, PERAK
NO. TELEFON : 015-4879 7564
NO. FAKS : 05-459 6159
LAMAN SESAWANG : www.penerbit.upsi.edu.my

MAKLUMAT PEGAWAI


Nama : Y.Bhg. Prof. Dr. Suriani Abu Bakar


Gelaran Jawatan : Pengarah

Gred Hakiki Jawatan : Profesor Universiti Khas C VK7


Tarikh Penempatan : 15 Ogos 2017




DILULUSKAN OLEH




Nama : Prof. Dr. Mohd Sahandri Gani Bin Hamzah


Gelaran Jawatan : Timbalan Naib Canselor
(Akademik dan Antarabangsa),
Yang menjalankan fungsi,
Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan dan Inovasi)

Gred Jawatan : Profesor Universiti Khas C VK7


Tarikh : 30 NOVEMBER 2018

























1

JADUAL PENGEMASKINIAN



BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN




1. 30 November 2018 Pengemaskinian Deskripsi





Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.











































2

KANDUNGAN





PERKARA MUKA SURAT


Carta Organisasi 4

Carta Fungsi 6
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 7

Deskripsi Tugas 10
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi:

Aktiviti 1: Pengurusan Perkhidmatan Kaunter 13
Aktiviti 2: Pengurusan Aduan Pelanggan PTj 16

Aktiviti 3: Pengurusan eMaklumbalas PTj 19

Aktiviti 4: Pengurusan Pemantauan Kebersihan 22
Pejabat

Aktiviti 5: Pengurusan Daftar dan Kawalan Risiko 25
Aktiviti 6: Pengurusan Hebahan Pekeliling dan 28

Peraturan Baharu

Aktiviti 7 : Pengurusan Sistem Fail 31
Aktiviti 8 : Pengurusan Dokumen Rahsia 34

Aktiviti 9 : Pengurusan Pelupusan Rekod Fail 37
Aktiviti 10 : Pengurusan Pelupusan Rekod Terbitan 40

dan Bahan Bercetak

Aktiviti 11: Pengurusan Tapisan Keselamatan Kasar 43
Aktiviti 12: Pengurusan Kawalan Kunci 46

Keselamatan PTj
Aktiviti 13: Pengurusan Kehilangan Anak Kunci

Keselamatan PTj
Aktiviti 14: Pengurusan Sistem E-Kunci

Aktiviti 15: Pengurusan Mengemaskini Sistem

Access Door
Aktiviti 17: Pengurusan Piagam Pelanggan

Aktiviti 18: Pengurusan Key Performance Indicator


3

KPI Universiti
Aktiviti 19: Pengurusan Objektif Kualiti

Aktiviti 20: Pengurusan MS-ISO

Aktiviti 21: Pengurusan Mesyuarat Pentadbiran
Aktiviti 22: Pengurusan Penghantaran Mel Universiti

Aktiviti 23: Pengurusan Hal Ehwal Pengarah
Aktiviti 24: Pengurusan Perancangan ABM

Perjawatan

Aktiviti 25: Pengurusan Fail Peribadi Kakitangan
Aktiviti 26: Pengurusan Penanggungan Kerja

Aktiviti 27: Pengurusan Pertukaran Kakitangan
Aktiviti 28: Pengurusan Pengesahan Jawatan

Aktiviti 29: Pengurusan Sasaran Kerja Tahunan dan
Penilaian Prestasi

Aktiviti 30: Pengurusan Permohonan Kakitangan

Kontrak / Pekerja Sambilan Harian (PSH)
Aktiviti 31: Pengurusan Permohonan Skim Pelajar

Bekerja
Aktiviti 32: Pengurusan Pembayaran Gaji Pekerja

Sambilan Harian

Aktiviti 33: Pengurusan Training Needs Analysis
(TNA) Kakitangan

Aktiviti 34: Pengurusan Latihan, Kursus, Seminar
dan Bengkel PTj

Aktiviti 35: Pengurusan Permohonan Mengikuti

Kursus/Latihan Anjuran Agensi Luar
Aktiviti 36: Pengurusan Permohonan Mata MyCPD

Aktiviti 37: Pengurusan Permohonan Mata MyCAT
Aktiviti 38: Pengurusan Latihan Industri

Aktiviti 39: Pengurusan Program Sangkutan
Kakitangan

Aktiviti 40: Pengurusan Pemantauan Kehadiran

Kakitangan
Aktiviti 41: Pengurusan Permohonan Cuti Tanpa

4

Rekod
Aktiviti 42: Pengurusan Permohonan Cuti Tanpa

Gaji/ Separuh Gaji

Aktiviti 43: Pengurusan Permohonan Cuti Sakit
Aktiviti 44: Pengurusan Permohonan Cuti

Menunaikan Haji
Aktiviti 45: Pengurusan Permohonan Cuti Bersalin

Aktiviti 46: Pengurusan Pemilihan Waktu

Berperingkat
Aktiviti 47: Pengurusan Menghadiri Persidangan,

Seminar, Lawatan Rasmi Ke Luar
Negara

Aktiviti 48: Pengurusan Ke Luar Negara Atas
Urusan Peribadi

Aktiviti 49: Pengurusan Penyediaan Bajet Tahunan

Aktiviti 50: Pengurusan Penambahan Bajet
Aktiviti 51: Pengurusan Akaun Amanah

Aktiviti 52: Pengurusan Laporan Akaun Amanah
Aktiviti 53: Pengurusan Pelarasan Akaun (Selain

Buku & Terjemahan)

Aktiviti 54: Pengurusan dan Kawalan Buku Resit
Aktiviti 55: Pengurusan Pendaftaran Bil/Invois

(Pembayaran)
Aktiviti 56: Pengurusan Panjar Wang Runcit

Aktiviti 57: Pengurusan Bil Hutang

Aktiviti 58: Pengurusan Tuntutan Kerja Lebih Masa
Aktiviti 59: Pengurusan Tuntutan Perjalanan

Aktiviti 60: Pengurusan Perancangan Perolehan
Aktiviti 61: Pengurusan Perolehan Secara

Pembelian Terus
Aktiviti 62: Pengurusan Perolehan Secara Sebut

Harga Bawah RM 20,000.00

Aktiviti 63: Pengurusan Perolehan Secara Sebut
Harga Atas RM 20,000.00

5

Aktiviti 64: Pengurusan Penilaian Pembekal
Aktiviti 65: Pengurusan Pendaftaran Pembekal

Aktiviti 66: Pengurusan Mengemaskini Aset &

Inventori
Aktiviti 67: Pengurusan Penyelenggaraan Aset &

Inventori
Aktiviti 68: Pengurusan Verifikasi Aset & Inventori

Aktiviti 69: Pengurusan Aset Inventori Tidak Dapat

Dikesan
Aktiviti 70: Pengurusan Pindah Aset dan Inventori

Aktiviti 71: Pengurusan Pelupusan Aset & Inventori
Aktiviti 72: Pengurusan Stok Bekalan Pejabat

Aktiviti 73: Pengurusan Verifikasi Stor Bekalan
Pejabat

Aktiviti 74: Pengurusan Sewaan Mesin Fotostat

Aktiviti 75: Pengurusan Permohonan Pendahuluan
Diri

Aktiviti 76: Pengurusan Permohonan Pendahuluan
Pelbagai

Aktiviti 77: Pengurusan Permohonan Tempahan

Tiket Kapal Terbang
Aktiviti 78: Pengurusan Laporan

Penjanaan/Penjimatan
Aktiviti 79: Pengurusan Kenderaan PTj

Aktiviti 80: Pengurusan Pinjaman Peralatan

Aktiviti 81: Pengurusan Semakan Mengejut Ketua

PTj


Aktiviti 82: Pengurusan Kod Amanah Buku
Aktiviti 83: Pengurusan Pelarasan Akaun

Terjemahan
Aktiviti 84: Pengurusan Pembayaran Royalti (Buku

dan E-Book)

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa

6

Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai



















































































7

CARTA ORGANISASI



1.1 UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS














































































8

1.2 PEJABAT KARANG MENGARANG (PENERBIT UPSI)


PENGARAH
VK7



KETUA EDITOR
PP N44/N48



SEKSYEN PENTADBIRAN SEKSYEN BUKU DAN SEKSYEN GRAFIK BUKU SEKSYEN PEMASARAN SEKSYEN JURNAL
DAN KEWANGAN TERJEMAHAN DAN JUALAN

PPT N32 Perancang Bahasa S41/S44 Pereka Grafik B29/B32 Peg. Penerbitan N41/N44 Perancang Bahasa S41/S44

Pen. Akauntan W29/W32 Peg. Penerbitan N41/N44 Pereka Grafik B19/B22 (1) Pen. Peg. Penerbitan N29/N32
PT (P/O) N19/N22 Pen. Peg. Penerbitan N29/N32 (1) Pereka Grafik B19/B22 (2) Pem. Penerbitan N19/N22
Pen. Peg. Penerbitan N29/N32 (2) Pereka Grafik B19/B22 (0) PT (P/O) N19/N22

Pem. Operasi N11/N14







































9

CARTA FUNGSI



PEJABAT KARANG MENGARANG
(PENERBIT UPSI)



SEKSYEN PENTADBIRAN DAN SEKSYEN BUKU & TERJEMAHAN SEKSYEN PEMASARAN DAN JUALAN
KEWANGAN

• Menyokong aktiviti penzahiran produk • Merancang dan mentadbir perolehan • Menyediakan dan melaksanakan
Pejabat Karang Mengarang (Penerbit manuskrip dan artikel Jurnal . perancangan dan sasaran jualan
UPSI). • Membuat penyemakan ke atas setiap bulanan/tahunan.
• Menguruskan pentadbiran dan rekod manuskrip dan artikel jurnal yang diterima. • Menerima, merekod (manual dan sistem

yang berkaitan dengan cuti staf, SKT • Menguruskan pelantikan penilai, maklumat) menyimpan dan menyenggara
dan Penilaian Prestasi kakitangan. penyuntingan, pembacaan pruf, pencari stok secara berterusan.

• Mengurus, membuka dan menawar indeks, penterjemah, serta pengulas buku • Memelihara persekitaran stor dan
permohonan pembelian serta secara manual dan sistem maklumat. khazanah di dalamnya (buku dan segala
menguruskan tuntutan pembayaran • Melakukan kerja penyuntingan mengikut maklumat berkaitan) daripada anasir

bagi setiap pembelian. gaya Pejabat Karang Mengarang pemusnah.
• Bertanggungjawab terhadap (Penerbit UPSI). • Menguruskan perniagaan Pekan Buku
pengurusan wang panjar. • Mencadangkan reka letak bahan teks atau secara berterancang.

• Menyediakan belanjawan tahunan PKM perwajahan teks (terutama buku karya • Mengenal pasti judul-judul buku daripada
& belanjawan tahunan Bahagian. asli) bagi setiap manuskrip yang Penerbit IPTA dan terbitan terbaru buku
• Menyediakan keperluan mesyuarat memasuki proses atur huruf. versi Inggeris untuk diperagakan di Pekan

apabila mendapat tempahan. • Melakukan kerja pembacaan pruf. Buku.
• Mengurus, membuka, dan menawarkan • Membuat penyemakan Naskhah Sedia • Merencanakan program promosi produk
kerja percetakan kepada syarikat Ada. penerbitan, iaitu menerusi pengiklanan

pencetak. • Melakukan kerja atur huruf bagi jadual media, ulasan buku/kritik buku, laman
• Mengurus, membuka dan menawarkan yang diklasifikasi ditangani oleh Pejabat sesawang dan lain-lain.

kerja atur huruf kepada syarikat atur Karang Mengarang (Penerbit UPSI). • Megadakan lawatan/pameran dari masa ke
huruf. • Menguruskan kontrak penerbitan dengan semasa ke premis pengedar buku yang
• Menyediakan laporan kewangan dan penulis. dilantik, ke kedai-kedai buku, universiti,
laporan aktiviti penerbitan untuk • Menguruskan penganjuran sesi kursus. perpustakaan, maktab dan politeknik dalam
dibentangkan kepada Jawatankuasa • Mengaturkan Mesyuarat Jawatankuasa usaha memasarkan buku.
Penerbitan Akademik serta pihak yang Penerbitan dan melaksanakan segala • Membangun dan memantapkan pangkalan
berkaitan. perkara yang berkaitan. data pelanggan.
• Menguruskan permohonan • Menyediakan belanjawan tahunan • Mengatur dan menyediakan keperluan bagi
pembayaran royalti pengarang, Bahagian. penyertaan dalam sebarang pameran buku

honorarium penterjemah, bayaran • Merekod dan menyenggara alat sama ada dalam atau luar negara.
saguhati penilai, penyunting, pengulas kelengkapan. • Menguruskan pesanan pembelian
buku dan pencari indeks. • Menetapakan harga buku. pelanggan dengan cara cepat dan tepat.

• Menguruskan permohonan, • Menyediakan belanjawan tahunan
penerimaan, perekodan, penyebaran Bahagian.

dan memantau bekalan pejabat. • Memastikan hasil jualan diurus selia dan
• Menguruskan pembelian, penerimaan menyenggara peralatan Bahagian.
dan perekodan harta tetap inventori.


SEKSYEN JURNAL SEKSYEN GRAFIK BUKU

• Menguruskan penerbitan jurnal penerbitan UPSI. • Menguruskan reka bentuk kulit, ilustrasi gambar, Buku,
• Menyelaras pengurusan jurnal. Modul, Jurnal, Monograf & Prosiding, Katalog tahunan
• Melakukan penyuntingan teknikal bagi setiap artikel dan brochure dan Bahan Pelancaran buku.
jurnal. • Menyediakan belanjawan tahunan Bahagian.
• Memastikan jurnal diterbitkan tepat pada masanya. • Menyediakan dan mengemas kini laman sesawang.
• Memuat naik semua artikel jurnal untuk terbitan dalam • Mengurus pengambilan foto yang diperlukan bagi semua
• sistem e-Journal. • produk penerbitan.
Memberi bimbangan, latihan dan kursus kepada sidang
Merekeod menyimpan dan menyenggara peralatan reka
editorial dan penulis jurnal dan mempromosikan jurnal. bentuk dan harta tetap Bahagian secara teratur.
• Menyediakan salinan digital kepada pengindeks.
• Menyediakan bahan sedia terbit untuk tujuan
percetakan.
• Bertanggungjawab untuk mengusulkan mana-mana
jurnal untuk penaiktarafan indeks.
• Menyediakan laporan pengindeksan setiap jurnal

10

AKTIVITI –AKTIVITI BAGI FUNGSI



SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN


1. Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

2. Pengurusan Aduan Pelanggan PTj
3. Pengurusan eMaklumbalas PTj

4. Pengurusan Pemantauan Kebersihan Pejabat
5. Pengurusan Daftar dan Kawalan Risiko

6. Pengurusan Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu

7. Pengurusan Sistem Fail
8. Pengurusan Dokumen Rahsia

9. Pengurusan Pelupusan Rekod Fail
10. Pengurusan Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak

11. Pengurusan Tapisan Keselamatan Kasar
12. Pengurusan Kawalan Kunci Keselamatan PTj

13. Pengurusan Kehilangan Anak Kunci Keselamatan PTj

14. Pengurusan Sistem E-Kunci
15. Pengurusan Mengemaskini Sistem Access Door

16. Pengurusan Laporan Piagam Pelanggan
17. Pengurusan Laporan Key Performance Indicator KPI Universiti

18. Pengurusan Laporan Objektif Kualiti

19. Pengurusan Pengemaskinian Prosedur MS-ISO
20. Pengurusan Mesyuarat Pentadbiran

21. Pengurusan Penghantaran Mel Universiti
22. Pengurusan Hal Ehwal Pengarah

23. Pengurusan Perancangan ABM Perjawatan

24. Pengurusan Fail Peribadi Kakitangan
25. Pengurusan Penanggungan Kerja

26. Pengurusan Pertukaran Kakitangan
27. Pengurusan Pengesahan Jawatan

28. Pengurusan Sasaran Kerja Tahunan dan Penilaian Prestasi



11

29. Pengurusan Permohonan Kakitangan Kontrak / Pekerja Sambilan Harian
(PSH)

30. Pengurusan Permohonan Skim Pelajar Bekerja

31. Pengurusan Pembayaran Gaji Pekerja Sambilan Harian
32. Pengurusan Training Needs Analysis (TNA) Kakitangan

33. Pengurusan Latihan, Kursus, Seminar dan Bengkel PTj
34. Pengurusan Permohonan Mengikuti Kursus/Latihan Anjuran Agensi Luar

35. Pengurusan Mata MyCPD

36. Pengurusan Permohonan Mata MyCAT
37. Pengurusan Latihan Industri

38. Pengurusan Program Sangkutan Kakitangan
39. Pengurusan Pemantauan Kehadiran Kakitangan

40. Pengurusan Permohonan Cuti Tanpa Rekod
41. Pengurusan Permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Separuh Gaji

42. Pengurusan Permohonan Cuti Sakit

43. Pengurusan Permohonan Cuti Menunaikan Haji
44. Pengurusan Permohonan Cuti Bersalin

45. Pengurusan Pemilihan Waktu Berperingkat
46. Pengurusan Menghadiri Persidangan, Seminar, Lawatan Rasmi Ke Luar

Negara

47. Pengurusan Ke Luar Negara Atas Urusan Peribadi
48. Pengurusan Penyediaan Bajet Tahunan

49. Pengurusan Penambahan Bajet
50. Pengurusan Akaun Amanah

51. Pengurusan Laporan Akaun Amanah

52. Pengurusan Pelarasan Akaun (Selain Buku & Terjemahan)
53. Pengurusan dan Kawalan Buku Resit

54. Pengurusan Pendaftaran Bil/Invois (Pembayaran)
55. Pengurusan Panjar Wang Runcit

56. Pengurusan Bil Hutang
57. Pengurusan Tuntutan Kerja Lebih Masa

58. Pengurusan Tuntutan Perjalanan

59. Pengurusan Perancangan Perolehan
60. Pengurusan Perolehan Secara Pembelian Terus

12

61. Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga Bawah RM 20,000.00
62. Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga Atas RM 20,000.00

63. Pengurusan Penilaian Pembekal

64. Pengurusan Pendaftaran Pembekal
65. Pengurusan Mengemaskini Aset & Inventori

66. Pengurusan Penyelenggaraan Aset & Inventori
67. Pengurusan Verifikasi Aset & Inventori

68. Pengurusan Aset Inventori Tidak Dapat Dikesan

69. Pengurusan Pindah Aset dan Inventori
70. Pengurusan Pelupusan Aset & Inventori

71. Pengurusan Stok Bekalan Pejabat
72. Pengurusan Verifikasi Stor Bekalan Pejabat

73. Pengurusan Sewaan Mesin Fotostat
74. Pengurusan Permohonan Pendahuluan Diri

75. Pengurusan Permohonan Pendahuluan Pelbagai

76. Pengurusan Permohonan Tempahan Tiket Kapal Terbang
77. Pengurusan Laporan Penjanaan/Penjimatan

78. Pengurusan Kenderaan PTj
79. Pengurusan Pinjaman Peralatan

80. Pengurusan Semakan Mengejut Ketua PTj

81. Pengurusan Kod Amanah Buku
82. Pengurusan Pelarasan Akaun Terjemahan


SEKSYEN BUKU DAN TERJEMAHAN


83. Pengurusan Pembayaran Royalti (Buku dan E-Book)
84. Pengurusan Memorandum Persefahaman (MOU) Luar Negara Dan
Memorandum Perjanjian (MOA)
85.












13

14

4. DESKRIPSI TUGAS



MAKLUMAT UMUM
En. Mohd Hanif Mohamad,
Jawatan Pengarah Disediakan oleh Ketua Seksyen Pentadbiran &
Kewangan
Gred Profesor Universiti Disemak oleh Prof. Dr. Suriani Abu Bakar,
Khas C VK7
Pengarah
Prof. Dr. Mohd Sahandri Gani
Hamzah,
Pejabat Karang Timbalan Naib Canselor
Bahagian Mengarang (Penerbit Diluluskan oleh (Akademik dan Antarabangsa),
UPSI) Yang menjalankan fungsi,
Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan dan Inovasi)
Pejabat Karang
Sektor/Unit Mengarang (Penerbit Tarikh 28 November 2018
UPSI)
Skim Profesor Universiti Bidang Pengurusan dan Profesional
Perkhidmatan Khas C
Timbalan Naib
Ketua Canselor Sub-Bidang Pengurusan dan Profesional
Perkhidmatan (Penyelidikan dan
Inovasi)
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
(Dalam satu atau dua ayat ringkas, terangkan tujuan jawatan diwujudkan)
Merangka hala tuju tadbir urus, dasar dan penjanaan kewangan dalam meningkatkan keterlihatan
universiti melalui penerbitan selaras dengan objektif penubuhan PTj dalam merealisasikan pelan
strategik universiti.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
(Tanggungjawab selaras dengan jangkaan hasil dan prestasi) (Tugas utama selaras dengan akauntabiliti)

1. Menetapkan pengurusan tadbir urus PTj a. Memantau kakitangan agar mematuhi
mengikut peraturan dan tatacara kewangan prosedur dan peraturan yang berkuat
yang berkuat kuasa bagi pematuhan auditan. kuasa.
b. Memantau pengurusan dokumentasi,
fail dan pelupusan rekod agar mematuhi
prosedur Arkib Negara.
c. Memantau pengurusan kewangan di
PTj mengikut Peraturan Kewangan &
Perakaunan UPSI serta pekeliling yang
berkuat kuasa.
2. Memantau pencapaian Objektif Kualiti, a. Memantau status pencapaian laporan
Piagam Pelanggan, dan KPI Universiti yang Objektif Kualiti, Piagam Pelanggan dan
berkaitan bagi memastikan keberhasilan KPI Universiti yang berkaitan.
perlaksanaan Pelan Strategik Universiti.
3. Memperakui dan meluluskan tuntutan a. Memperakui dan meluluskan semua
pembayaran serta merancang perbelanjaan permohonan pembayaran dan
secara berhemat bagi memastikan perbelanjaan mengikut bidang kuasa
peruntukan digunakan mengikut peraturan Pengarah
yang berkuat kuasa.
4. Merangka Piawai dan Dasar Penerbitan a. Menilai dan merangka Piawai dan
Universiti agar selari dengan keperluan Dasar Penerbitan diguna pakai seiring
semasa bagi meningkatkan daya saing dan dengan keperluan semasa dan
15

penjanaan kewangan Universiti. berorientasikan perniagaan.
b. Memastikan proses penerbitan buku
memenuhi piawai dan tempoh yang
ditetapkan
5. Merancang keperluan sumber manusia agar a. Merancang dan meluluskan latihan
bersesuaian dengan tenaga kerja semasa bersesuaian bagi meningkatkan
bagi mencapai hasrat universiti dalam kecekapan dan kompetensi kakitangan.
meningkatkan jumlah penerbitan buku dan b. Memastikan pematuhan peraturan dari
penjanaan kewangan. segi kehadiran, disiplin dan cuti
kakitangan.
DIMENSI PENGALAMAN

(Skop fungsi tugas) (Pengalaman kerja dan tempoh)

1. Bilangan kakitangan diselia: 17 orang • Sekurang-kurangnya berpengalaman
2. Bilangan sistem diselia: 5 sistem (MyFIS, LIMA (5) tahun dalam bidang pengurusan
MyHRIS, MyUPSI Portal, MyBOOK, OJS) dan profesional.
3. Bilangan Akaun Amanah: 578 Akaun
4. Nilai Akaun Semasa: RM 3,116,322.27
5. Bilangan Aset & Inventori: 319 unit
6. Nilai Aset & Inventori: RM 427,748.60
7. Kenderaan PTj: 1 unit Van

KELAYAKAN AKADEMIK KEMAHIRAN/KRITERIA INDIVIDU
(Kelayakan minima) (Kemahiran/Kriteria perlu untuk pelaksanaan akauntabiliti)

Ijazah Doktor Falsafah (PhD) dalam bidang • Kemahiran kepimpinan
berkaitan yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada • Kemahiran membuat keputusan
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan • Pemikiran strategik
yang diiktiraf setaraf dengannya. • Pemikiran analisis
• Komunikasi berkesan
• Berintegriti dan beramanah
• Kemahiran menyelia dan merancang
serta memahami dan berupaya
membimbing PTj dalam melaksanakan
program kualiti dan inovasi seperti
perancangan strategik, Pengurusan
Risiko, MS ISO 9001:2015, Sistem
Penarafan Bintang, EKSA, myPortfolio.
























16

5. PROSES KERJA, CARTA ALIR & SENARAI SEMAK


Aktiviti 1: Proses Kerja Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
DIRUJUK PUNCA KUASA
Merancang strategi
perkhidmatan kaunter dan
1. Pengarah menetapkan standard
prestasi, pengawasan dan
penyeliaan
Menyemak papan tanda
PT (P/O)
2. dan tunjuk arah yang
(N22)
lengkap dan jelas
Memastikankeadaan
PT (P/O)
3. (N22) ruang menunggu yang
selesa Pekeliling Kemajuan
PT (P/O) Memastikan persediaan Pentadbiran Awam
4. (N22) memulakan tugas harian Bil. 10/1991

Memastikan pelanggan Panduan Mengenai
5. PT (P/O) yang berurusan mengisi Peningkatan Kualiti
(N22)
Buku Log Daftar Pelawat Perkhidmatan Kaunter
6. PT (P/O) Memberi layanan kepada
(N22) pelanggan dengan sopan
PT (P/O) Menerima pertanyaan dan
7.
(N22) aduan daripada pelanggan
Menyelesaikan kes-kes
yang tidak dapat Pengarah
8. PPT (N32)
diselesaikan oleh petugas Ketua Editor
kaunter
PT (P/O) Mengakhiri urusan dengan
9. (N22) mesra
























17

Aktiviti 1: Carta Alir Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA


Merancang strategi
perkhidmatan kaunter dan
Pengarah menetapkan standard
prestasi, pengawasan dan
penyeliaan.

Menyemak papan tanda
PT (P/O) (N22) dan tunjuk arah yang
lengkap dan jelas

PT (P/O) (N22) Memastikan keadaan ruang
menunggu yang selesa

PT (P/O) (N22) Memastikan persediaan
memulakan tugas harian

Memastikan pelanggan
PT (P/O) (N22) yang berurusan mengisi
Buku Log Daftar Pelawat

PT (P/O) (N22) Memberi layanan kepada
pelanggan dengan sopan

PT (P/O) (N22) Selesai Menerima pertanyaan dan
aduan daripada pelanggan
Tidak
Menyelesaikan kes-kes
PPT (N32) yang tidak dapat
diselesaikan oleh petugas
kaunter

PT (P/O) (N22) Mengakhiri urusan dengan
mesra


TAMAT



















18

Aktiviti 1: Senarai Semak Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Merancang strategi perkhidmatan kaunter dan
menetapkan standard prestasi, pengawasan
dan penyeliaan.
2. Menyemak papan tanda dan tunjuk arah yang
lengkap dan jelas
3. Memastikan keadaan ruang menunggu yang
selesa
4. Memastikan persediaan memulakan tugas
harian
5. Memastikan pelanggan yang berurusan
mengisi Buku Log Daftar Pelawat
6. Memberi layanan kepada pelanggan dengan
sopan
7. Mengakhiri urusan dengan mesra






















































19

Aktiviti 2: Proses Kerja Pengurusan Aduan Pelanggan PTj
PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima aduan dan
Pengarah
1. PPT (N32) mengisi Log Maklum Ketua Editor
Balas & Aduan Pelanggan
Mengisi Borang PTB dan
2. PPT (N32) memohon no. PTB dari
BKK
Pemberitahuan kepada
pelanggan dalam tempoh
3. PPT (N32) SATU (1) hari bekerja
dan mengisi Log Aduan
Membuat siasatan atau
menubuhkan
4. Pengarah Prosedur Pengurusan
jawatankuasa siasatan Maklum Balas Dan
(sekiranya perlu)
Aduan Pelanggan
Aduan diselesaikan dan UPSI(ISO)/BKK/PO1
5. PPT (N32) memberi maklum balas
kepada pengadu
Memberi maklum balas
laporan tindakan yang
6. PPT (N32) telah di ambil kepada
USAU (dalam tempoh 30
HARI dari tarikh terima
aduan)
USAU Membuat Verifikasi
7. USAU Tindakan Pembetulan
Oleh PTJ
8. PPT (N32) Kes tutup dan tamat

























20

Aktiviti 2: Carta Alir Pengurusan Aduan Pelanggan PTj

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA


PPT (N32) Menerima aduan dan
mengisi Log Aduan

PPT (N32) Mengenalpasti kategori
aduan ataupun tidak
Tidak
Ya
PPT (N32) Mengisi Borang PTB dan
mendapatkan no. PTB

Buat Pemberitahuan kepada
PPT (N32) tindakan pelanggan dalam tempoh
pembetulan
baharu SATU (1)hari bekerja

Pengarah Membuat siasatan

Menyelesaikan aduan
PPT (N32) dan memberi maklum

balas kepada pengadu

Memberi maklum balas
laporan tindakan yang
PPT (N32) diambil kepada USAU
(Dalam tempoh 30 hari
dari tarikh terima aduan)

USAU Membuat Verifikasi
USAU Tindakan Pembetulan Oleh
Tidak PTJ
Ya
PPT (N32) Kes tutup




TAMAT



















21

Aktiviti 2: Senarai Semak Pengurusan Aduan Pelanggan PTj

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima aduan dan mengisi Log Aduan
2. Mengenalpasti kategori aduan ataupun
tidak
3. Mengisi Borang PTB dan mendapatkan no.
PTB
4. Pemberitahuan kepada pelanggan dalam
tempoh SATU (1) hari bekerja
5. Menyelesaikan aduan dan memberi
maklum balas kepada pengadu
6. Memberi maklum balas laporan tindakan
yang diambil kepada USAU (Dalam
tempoh 30 hari dari tarikh terima aduan)
7. Rekod dan failkan

























































22

Aktiviti 3: Proses Kerja Pengurusan eMaklumbalas PTj

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menerima aduan melalui
Pengarah
1. PPT (N32) eMaklumbalas di dalam Ketua Editor
MyUPSI Portal
Memberi maklum balas
(Take Action) dalam
2. PPT (N32)
tempoh TIGA (3) hari
bekerja
Membuat siasatan atau
menubuhkan
3. Pengarah
jawatankuasa siasatan Prosedur Pengurusan
(sekiranya perlu) Maklum Balas dan
Menyelesaikan Aduan Pelanggan
eMaklumbalas dan UPSI(ISO)/BKK/PO1
memberi laporan tindakan
4. PPT (N32) yang telah di ambil kepada
USAU dalam tempoh 30
hari dari tarikh terima
eMaklumbalas
USAU memanjangkan
5. USAU jawapan maklum balas
PTj kepada pengadu
6. PPT (N32) Kes tutup dan tamat




































23

Aktiviti 3: Carta Alir Pengurusan eMaklumbalas PTj

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA


Menerima aduan melalui
PPT (N32) eMaklumbalas di dalam
MyUPSI Portal

Memberi maklum balas
PPT (N32) (Take Action) dalam
tempoh TIGA (3) hari
bekerja

Pengarah Membuat siasatan atau
menubuhkan jawatankuasa
siasatan (sekiranya perlu)

Menyelesaikan
PPT (N32) eMaklumbalas dan
memberi laporan tindakan
yang telah di ambil kepada
USAU dalam tempoh 30
hari dari tarikh terima
eMaklumbalas
USAU
USAU memanjangkan
jawapan maklum balas PTj
USAU kepada pengadu

Kes tutup
TAMAT































24

Aktiviti 3: Senarai Semak Pengurusan eMaklumbalas PTj

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyemak aduan melalui eMaklumbalas di
dalam MyUPSI Portal
2. Memberi maklum balas (Take Action)
dalam tempoh TIGA (3) hari bekerja
3. Membuat siasatan atau menubuhkan
jawatankuasa siasatan (sekiranya perlu)
4. Menyelesaikan eMaklumbalas dan
memberi laporan tindakan yang telah di
ambil kepada USAU dalam tempoh 30 hari
dari tarikh terima eMaklumbalas

























































25

Aktiviti 4: Proses Kerja PemantauanKebersihan Pejabat

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengeluarkan Memo
1. PT (P/O) Arahan kepada semua
(N22) kakitangan proses auditan
kebersihan
Tempoh TUJUH(7) hari
bekerja diberikan dan
semua kakitangan perlu
2. PPT (N32) memastikan pejabat dan
kawasan sekitarnya bersih
dan kemas
Mengisi Borang
3. PPT (N32) Pemantauan Kebersihan
Ruang Pejabat
Memantau bahan yang
tidak dikehendaki, Pekeliling
4. PPT (N32) diasingkan dan Perkhidmatan
membuangkan bagi yang Bilangan 5 Tahun
tidak diperlukan 2007 – Panduan
5. PPT (N32) Memantau susun atur Pengurusan Pejabat
peralatan yang dibekalkan
Memantau tempat
6. PPT (N32) penyimpanan dokumen di
tempat yang ditetapkan.
Menyediakan
7. PPT (N32) laporanuntuk semakan
hasil dapatan
Menyemak laporan dan
8. Pengarah keputusan untuk tindakan
Tindakan perlaksanaan
9. PPT (N32) perlu diselesaikan oleh
kakitangan yang terlibat
10. PT (P/O) Rekod dan failkan
(N22)


















26

Aktiviti 4: Carta Alir PemantauanKebersihan Pejabat

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA


Mengeluarkan Memo
PT (P/O) (N22) Arahan kepada semua
kakitangan proses auditan
kebersihan.

Tempoh TUJUH(7) hari
bekerja diberikan dan
PPT (N32) semua perlu memastikan
pejabat dan kawasan
sekitarnya bersih dan
kemas

PPT (N32) Mengisi Borang
Pemantauan Kebersihan
Ruang Pejabat

Memantau bahan yang
PPT (N32) tidak dikehendaki,
diasingkan dan
membuangbagi yang tidak
diperlukan
PPT (N32)

Memantau susun atur
peralatan yang dibekalkan
PPT (N32)
Memantau tempat
penyimpanan dokumen di
PPT (N32) tempat yang ditetapkan.

Menyediakan laporanuntuk
Pengarah semakan hasil dapatan
Menyemak laporan dan
keputusan untuk tindakan
PPT (N32)
Tindakan perlaksanaan
perlu diselesaikan oleh
PT (P/O) (N22) kakitangan yang terlibat

Rekod dan failkan

TAMAT






27

Aktiviti 4: Senarai Semak PemantauanKebersihan Pejabat

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan Memo Arahan kepada semua
kakitangan proses auditan kebersihan.
2. Tempoh TUJUH(7) hari bekerja diberikan dan
semua perlu memastikan pejabat dan kawasan
sekitarnya bersih dan kemas
3. Mengisi Borang Pemantauan Kebersihan
Ruang Pejabat
4. Menyediakan laporanuntuk semakan hasil
dapatan
5. Tindakan perlaksanaan perlu diselesaikan oleh
kakitangan yang terlibat
6. Rekod dan failkan






























































28

Aktiviti 5: Proses Kerja Pengurusan Daftar dan Kawalan Risiko

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menyediakan pelan
1. Pengarah perancangan pemantauan
risiko
Melaksanakan mesyuarat
2. PPT (N32) yang membincangkan
daftar risiko PTj
Menghantar daftar risiko
PTj (sekiranya ada
perubahan) kepada
3. PPT (N32)
Bahagian Pengurusan Dasar Pengurusan
Risiko dan Keselamatan & Risiko UPSI
Kesihatan Pekerjaan
Membuat dan
melaksanakan
4. PPT (N32)
permantauan terhadap
risiko di PTj
Menyediakan Ringkasan
5. PPT (N32) Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj
Merekod dan menyimpan
6. PPT (N32)
laporan




































29

Aktiviti 5: Carta Alir Pengurusan Daftar dan Kawalan Risiko

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA


Menyediakan pelan
Pengarah perancangan pemantauan
risiko

Melaksanakan mesyuarat
PPT (N32) yang membincangkan
daftar risiko PTj

Menghantar daftar risiko
PTj (sekiranya ada
PPT (N32) perubahan) kepada
Bahagian Pengurusan
Risiko dan Keselamatan &
Kesihatan Pekerjaan

Membuat dan
PPT (N32) melaksanakan
permantauan terhadap
risiko di PTj

Menyediakan Ringkasan
PPT (N32) Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj

PPT (N32) Merekod dan menyimpan
laporan



TAMAT





























30

Aktiviti 5: Senarai Semak Pengurusan Daftar dan Kawalan Risiko

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan pelan perancangan pemantauan
risiko
2. Melaksanakan mesyuarat yang
membincangkan daftar risiko PTj
3. Menghantar daftar risiko PTj (sekiranya ada
perubahan) kepada Bahagian Pengurusan
Risiko dan Keselamatan & Kesihatan
Pekerjaan
4. Membuat dan melaksanakan permantauan
terhadap risiko di PTj
5. Menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj
6. Merekod dan menyimpan laporan
















































31

Aktiviti 6: Proses Kerja Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menerima arahan,
1. Pengarah peraturan, atau pekeliling
baharu daripada
Govenan/PTj
Membuat memo
2. PT P/O (N22) edaran/email kepada
semua kakitangan PKM
Pekeliling akan ditampal di
3. PT P/O (N22) papan notis untuk
makluman.
Salinan pekeliling
4. PT P/O (N22) disimpan di dalam fail
untuk tujuan rekod.

















































32

Aktiviti 6: Carta Alir Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA


Menerima arahan,
Pengarah peraturan, atau pekeliling
baharu daripada
Govenan/PTj

Membuat memo
PT P/O (N22) edaran/email kepada
semua kakitangan PKM

Pekeliling akan ditampal di
PT P/O (N22) papan notis untuk
makluman.

Salinan pekeliling disimpan
PT P/O (N22) di dalam fail untuk tujuan
rekod.


TAMAT














































33

Aktiviti 6: Senarai Semak Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Membuat memo edaran/email kepada semua
kakitangan PKM
2. Pekeliling akan ditampal di papan notis untuk
makluman.
3. Salinan pekeliling disimpan di dalam fail untuk
tujuan rekod.



















































34

Aktiviti 7: Proses Kerja Pengurusan Sistem Fail

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan Buku Daftar
1. PPT (N32)
Fail
Menggunakan kulit fail
TERBUKA/ SULIT/
RAHSIA/ RAHSIA BESAR
dan diasingkan tempat
2. PT P/O (N22) penyimpannya mengikut
jenis fail-fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat
TIDAK ditulis di muka
hadapan kulit fail)
Pemindahan dokumen
dari satu fail ke fail yang
lain perlu menggunakan
3. PT P/O (N22)
slip pindahan (transfer
slip) dan dicatatkan pada
kertas minit.
Menyediakan Tajuk dan
Nombor Fail di kulit fail
4. PT P/O (N22)
serta kertas minit pada
bahagian dalam fail.
Merujuk Manual Sistem
Fail / Sistem Klasifikasi Garis Panduan
5. PT P/O (N22) Fail yang ditetapkan oleh PPT (N32) Pengurusan Rekod
Universiti bagi pemilihan Universiti Pendidikan
Sultan Idris
nama fail.
Membuat catatan
pergerakan fail di kulit fail
6. PT P/O (N22)
dan borang/kad /buku
pergerakan fail
Menutup fail mengikut
kriteria-kriteria yang telah
7. PT P/O (N22)
ditetapkan iaitu 4cm/100
lampiran
Menyusun dan
8. PT P/O (N22) menyimpan fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail
Mengasingkan fail aktif
9. PT P/O (N22) dan Fail tamat tindakan
ditutup dan diasingkan
Melaksanakan semakan
10. PPT (N32) tempoh capaian fail untuk
proses pelupusan
Melaksanakan semakan

11. Pengarah mengejut bagi kawalan
pengurusan sistem fail
PKM




35

Aktiviti 7: Carta Alir Pengurusan Sistem Fail

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA




PPT (N32) Mewujudkan Buku Daftar Fail

Menggunakan kulit fail TERBUKA/
SULIT/ RAHSIA/ RAHSIA BESAR dan
PT P/O (N22) diasingkan tempat penyimpannya
mengikut jenis fail-fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat TIDAK ditulis di
muka hadapan kulit fail)

Memastikan pemindahan dokumen
PT P/O (N22) dari satu fail ke fail yang lain
menggunakan slip pindahan (transfer
slip) dan dicatatkan pada kertas minit.

Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail
PT P/O (N22) di kulit fail serta kertas minit pada
bahagian dalam fail.

Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem
PT P/O (N22) Klasifikasi Fail yang ditetapkan oleh
Universiti bagi pemilihan nama fail.

Membuat catatan pergerakan fail di
PT P/O (N22) kulit fail dan borang/kad /buku
pergerakan fail

Menutup fail mengikut kriteria-kriteria
PT P/O (N22) yang telah ditetapkan iaitu 4cm/100
lampiran

PT P/O (N22) Menyusun dan menyimpan fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail

PT P/O (N22) Mengasingkan fail aktif dan Fail tamat
tindakan ditutup dan diasingkan

PPT (N32) Melaksanakan semakan tempoh
capaian fail untuk proses pelupusan

Melaksanakan semakan mengejut
Pengarah bagi kawalan pengurusan sistem fail
PKM



TAMAT


36

Aktiviti 7: Senarai Semak Pengurusan Sistem Fail

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mewujudkan Buku Daftar Fail
2. Menggunakan kulit fail TERBUKA/ SULIT/
RAHSIA/ RAHSIA BESAR dan diasingkan
tempat penyimpannya mengikut jenis fail-fail
berkenaan (Tajuk fail terperingkat TIDAK
ditulis di muka hadapan kulit fail)
3. Pemindahan dokumen dari satu fail ke fail
yang lain perlu menggunakan slip pindahan
(transfer slip) dan dicatatkan pada kertas minit.
4. Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail di kulit
fail serta kertas minit pada bahagian dalam fail.
5. Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem
Klasifikasi Fail yang ditetapkan oleh Universiti
bagi pemilihan nama fail.
6. Membuat catatan pergerakan fail di kulit fail
dan borang/kad /buku pergerakan fail
7. Menutup fail mengikut kriteria-kriteria yang
telah ditetapkan iaitu 4cm/100 lampiran
8. Menyusun dan menyimpan fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail
9. Mengasingkan fail aktif dan Fail tamat tindakan
ditutup dan diasingkan
10. Melaksanakan semakan tempoh capaian fail
untuk proses pelupusan
11. Melaksanakan semakan mengejut bagi
kawalan pengurusan sistem fail PKM





























37

Aktiviti 8: Proses Kerja Pengurusan Dokumen Rahsia

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menerima dokumen rahsia
1. Pengarah rasmi Kerajaan daripada
Kementerian/Jabatan/Age
nsi luar
Mendaftarkan di dalam
Buku Daftar Surat
Menyurat (Am10-
Pin.3/1980). (buku yang
2. PPT (N32)
dikhaskan dan tidak
bercampur dengan
pendaftaran dokumen
terbuka)
Melaksanakan Garis Panduan
pendaftaran dokumen Pengurusan Rekod
rahsia rasmi kerajaan
3. PPT (N32) mengikut kategori iaitu Universiti Pendidikan
Sultan Idris
Buku Daftar Am 492, Buku
Daftar Am 492A, dan Buku
Daftar Am 492B
Memastikan penghantaran
dokumen menggunakan
Buku Kiriman Surat
Dengan Tangan (AM 109-
PIN 3/82), Slip
4. PPT (N32) Penerimaan (PERS. 67-

PIN 3/87) dan Sistem
Pendaftaran Surat/Sistem
ESurat bagi dokumen
rahsia rasmi Kerajaan.

































38

Aktiviti 8: Carta Alir Pengurusan Dokumen Rahsia

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA



Menerima dokumen rahsia rasmi
Pengarah Kerajaan daripada
Kementerian/Jabatan/Agensi luar

Mendaftarkan di dalam Buku Daftar
Surat Menyurat (Am10-Pin.3/1980).
PPT (N32) (buku yang dikhaskan dan tidak
bercampur dengan pendaftaran
dokumen terbuka)

Melaksanakan pendaftaran dokumen
rahsia rasmi kerajaan mengikut
PPT (N32) kategori iaitu Buku Daftar Am 492,
Buku Daftar Am 492A, dan Buku
Daftar Am 492B

Memastikan penghantaran dokumen
menggunakan Buku Kiriman Surat
Dengan Tangan (AM 109-PIN 3/82),
PPT (N32) Slip Penerimaan (PERS. 67-PIN 3/87)
dan Sistem Pendaftaran Surat/Sistem
ESurat bagi dokumen rahsia rasmi
Kerajaan.



TAMAT

































39

Aktiviti 8: Senarai Semak Pengurusan Dokumen Rahsia

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mendaftarkan di dalam Buku Daftar Surat
Menyurat (Am10-Pin.3/1980). (buku yang
dikhaskan dan tidak bercampur dengan
pendaftaran dokumen terbuka)
2. Melaksanakan pendaftaran dokumen rahsia
rasmi kerajaan mengikut kategori iaitu Buku
Daftar Am 492, Buku Daftar Am 492A, dan
Buku Daftar Am 492B
3. Memastikan penghantaran dokumen
menggunakan Buku Kiriman Surat Dengan
Tangan (AM 109-PIN 3/82), Slip Penerimaan
(PERS. 67-PIN 3/87) dan Sistem Pendaftaran
Surat/Sistem ESurat bagi dokumen rahsia
rasmi Kerajaan.











































40

Aktiviti 9: Proses Kerja Pengurusan Pelupusan Rekod Fail

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melaksanakan proses
semakan bagi fail yang
1. PPT (N32) ditutup melebihi LIMA
(5)tahun untuk tindakan
pelupusan.
Mengesahkan senarai dan
2. Pengarah fail yang dicadang untuk
pelupusan
Memaklumkan secara
rasmi kepada Pendaftar
3. PT P/O (N22) dengan menyatakan sifat
rekod awam yang akan Garis Panduan
dilupuskan Pengurusan Rekod
Menghantar permohonan Universiti Pendidikan
pelupusan kepada Sultan Idris
Bahagian Sumber
4. PT P/O (N22) Manusia untuk urusan Surat Pekeliling
pelupusan rekod selepas Perbendaharaan Bil. 9
Tahun 1986
melengkapkan borang-
borang yang berkaitan.
Permohonan pelupusan Buku-buku Kewangan
untuk rekod yang belum diguna
dan usang kepada
kewanganperlu diperolehi Arahan
dari Arkib Negara Perbendaharaan 299

5. PT P/O (N22) Malaysia/Negeri Jabatan Bahagian
Audit Negara /Jabatan Sumber Manusia Jadual Pelupusan
Akauntan Negara sebelum perlu mengikut Garis
dibenarkan untuk Panduan Rekod
dilupuskan oleh PTj Urusan Am 2012, JPR
dengan pelbagai cara. Fungsian 2012, dan
Pelupusan rekod Garis Panduan JPR
fungsian/am yang lain Kewangan dan
hanya perlu dihantar ke Perakaunan 2008)
6. PT P/O (N22) Arkib Negara Malaysia Bahagian
dan Jabatan Audit Negara Sumber Manusia
untuk tujuan kelulusan
pelupusan.
Merujuk Jadual Pelupusan
Rekod dan melaksanakan Bahagian
7. PT P/O (N22) pelupusan merujuk Sumber Manusia
kepada peraturan Arkib
Negara
Bahagian
8. PT P/O (N22) Merekod dan failkan
Sumber Manusia








41

Aktiviti 9: Carta Alir Pengurusan Pelupusan Rekod Fail

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA



Melaksanakan proses semakan bagi
PPT (N32) fail yang ditutup melebihi LIMA (5)
tahun untuk tindakan pelupusan.

Pengarah Mengesahkan senarai dan fail yang
dicadang untuk pelupusan

Memaklumkan secara rasmi kepada
PT P/O (N22) Pendaftar dengan menyatakan sifat
rekod awam yang akan dilupuskan

Menghantar permohonan pelupusan
kepada Bahagian Sumber Manusia
PT P/O (N22) untuk urusan pelupusan rekod
selepas melengkapkan borang-
borang yang berkaitan.

Permohonan pelupusan untuk rekod
kewanganperlu diperolehi dari Arkib
PT P/O (N22) Negara Malaysia/Negeri Jabatan
Audit Negara /Jabatan Akauntan
Negara sebelum dibenarkan untuk
dilupuskan oleh PTj dengan pelbagai
cara.

Pelupusan rekod fungsian/am yang
PT P/O (N22) lain hanya perlu dihantar ke Arkib
Negara Malaysia dan Jabatan Audit
Negara untuk tujuan kelulusan
pelupusan.

PT P/O (N22) Merujuk Jadual Pelupusan Rekod dan
melaksanakan pelupusan merujuk
kepada peraturan Arkib Negara
PT P/O (N22)
Merekod dan failkan


TAMAT













42

Aktiviti 9: Senarai Semak Pengurusan Pelupusan Rekod Fail

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Melaksanakan proses semakan bagi fail yang
ditutup melebihi LIMA (5) tahun untuk tindakan
pelupusan.
2. Mengesahkan senarai dan fail yang dicadang
untuk pelupusan
3. Memaklumkan secara rasmi kepada Pendaftar
dengan menyatakan sifat rekod awam yang
akan dilupuskan
4. Menghantar permohonan pelupusan kepada
Bahagian Sumber Manusia untuk urusan
pelupusan rekod selepas melengkapkan
borang-borang yang berkaitan.
5. Merujuk Jadual Pelupusan Rekod dan
melaksanakan pelupusan merujuk kepada
peraturan Arkib Negara
6. Merekod dan failkan











































43

Aktiviti 10: Proses Kerja Pengurusan Pelupusan Terbitan dan Bahan
Bercetak

PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Semakan/cadangan buku
di dalam stor buku untuk
1. PPP (N29) dilupuskan dan
menyediakan maklumat
buku
Mengesahkan cadangan
untuk dibawa ke
2. Pengarah
Mesyuarat JP-UPSI untuk
kelulusan
Mengisi Borang Garis Panduan
Permohonan Bagi Pengurusan Rekod
Pelupusan Rekod Terbitan Universiti Pendidikan
3. PPT (N32) dan Bahan Bercetak (yang Sultan Idris
tidak dinyatakan dalam
penjadualan pelupusan Akta Arkib Negara
rekod) Arkib 9/08 2003
Menghantar borang yang
lengkap bersama salinan Panduan Pelupusan
minit kelulusan JP-UPSI Rekod Awam Tahun
4. PT P/O (N22)
ke Bahagian Governan 2010
untuk proses kelulusan
Arkib Negara. Borang Arkib 9/08 –
Menerima salinan surat Pelupusan Rekod
kebenaran pelupusan Terbitan dan Bahan
rekod daripada Arkib Bercetak
Negara. (Perlu
5. PT P/O (N22)
dilaksanakan dalam Borang Arkib 12/08-
tempoh TIGA (3)* bulan Borang Penentusahan
dari tarikh surat Pemusnahan Rekod
kebenaran) Awam
Melaksanakan pelupusan
6. PPP (N29) mengikut saranan Arkib Sebarang tindakan
Negara. sekiranya tidak dapat
Melengkapkan Borang melaksanakan dalam
Penentusahan tempoh ditetapkan
Pemusnahan Rekod perlu mengemukakan
Awam ARKIB permohonan secara
12/08SECARA BERTAIP bertulis
7. PPP (N29) beserta bukti dan
diserahkan kepada Arkib
Negara melalui Bahagian
Govenan dalam tempoh
SATU (1) bulan dari tarikh
pemusnahan dijalankan.
Menerima maklum balas
Arkib Negara (sekiranya
8. PT P/O (N22) ada) dan failkan dokumen
berkaitan
44

Aktiviti 10: Carta Alir Pengurusan Pelupusan Terbitan dan Bahan
Bercetak

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA



Semakan/cadangan buku di dalam
PPP (N29) stor buku untuk dilupuskan dan
menyediakan maklumat buku

Tidak Mengesahkan cadangan untuk
Pengarah dibawa ke Mesyuarat JP-UPSI
untuk kelulusan
Ya
Mengisi Borang Permohonan Bagi
Pelupusan Rekod Terbitan dan
Bahan Bercetak (yang tidak
PPP (N29) dinyatakan dalam penjadualan
pelupusan rekod) Arkib 9/08

Menghantar borang yang lengkap
Tidak bersama salinan minit kelulusan
PT P/O (N22) JP-UPSI ke Bahagian Governan
untuk proses kelulusan Arkib
Negara.
Ya
Menerima salinan surat kebenaran
pelupusan rekod daripada Arkib
PT P/O (N22) Negara. (Perlu dilaksanakan
dalam tempoh TIGA (3)* bulan
dari tarikh surat kebenaran)

PPP (N29) Melaksanakan pelupusan mengikut
saranan Arkib Negara.

Melengkapkan Borang
Penentusahan Pemusnahan
Rekod Awam ARKIB
PPP (N29) 12/08SECARA BERTAIP beserta
bukti dan diserahkan kepada Arkib
Negara melalui Bahagian Govenan
dalam tempoh SATU (1) bulan dari
tarikh pemusnahan dijalankan.

Menerima maklum balas Arkib
PT P/O (N22) Negara (sekiranya ada) dan failkan
dokumen berkaitan


TAMAT



45

Aktiviti 10: Senarai Semak Pengurusan Pelupusan Terbitan dan
Bahan Bercetak


BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Semakan/cadangan buku di dalam stor buku
untuk dilupuskan dan menyediakan maklumat
buku
2. Mengesahkan cadangan untuk dibawa ke
Mesyuarat JP-UPSI untuk kelulusan
3. Mengisi Borang Permohonan Bagi Pelupusan
Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak (yang
tidak dinyatakan dalam penjadualan pelupusan
rekod) Arkib 9/08
4. Menghantar borang yang lengkap bersama
salinan minit kelulusan JP-UPSI ke Bahagian
Governan untuk proses kelulusan Arkib
Negara.
5. Menerima salinan surat kebenaran pelupusan
rekod daripada Arkib Negara. (Perlu
dilaksanakan dalam tempoh TIGA (3)* bulan
dari tarikh surat kebenaran)
6. Melaksanakan pelupusan mengikut saranan
Arkib Negara.
7. Melengkapkan Borang Penentusahan
Pemusnahan Rekod Awam ARKIB
12/08SECARA BERTAIP beserta bukti dan
diserahkan kepada Arkib Negara melalui
Bahagian Govenan dalam tempoh SATU (1)
bulan dari tarikh pemusnahan dijalankan.
8. Menerima maklum balas Arkib Negara
(sekiranya ada) dan failkan dokumen berkaitan


























46

Aktiviti 11: Proses Kerja Pengurusan Tapisan Keselamatan Kasar

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengemaskini rekod sijil
kelulusan tapisan
keselamatan bagi pegawai
1. PPT (N32) di PKM dan Pekeliling
Perkhidmatan
memaklumkan kepada Bilangan 6 Tahun
Ketua Jabatan 2011Pindaan
Memaklumkan status Pelaksanaan Tapisan
pegawai yang belum Keselamatan Bagi
2. Pengarah membuat tapisan Pegawai
keselamatan kepada Yang Dilantik Dalam
Bahagian Keselamatan. Perkhidmatan Awam
Keputusan kelulusan
tapisan kasar/halus
3. PPT (N32)
disimpan untuk rekod dan
rujukan.























































47

Aktiviti 11: Carta Alir Pengurusan Tapisan Keselamatan Kasar

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA



Mengemaskini rekod sijil kelulusan
PPT (N32) tapisan keselamatan bagi pegawai
di PKM dan memaklumkan kepada
Ketua Jabatan

Memaklumkan status pegawai
Pengarah yang belum membuat tapisan
keselamatan kepada Bahagian
Keselamatan.

Salinan keputusan kelulusan
PPT (N32) tapisan kasar/halus disimpan untuk
rekod dan rujukan.


TAMAT


















































48

Aktiviti 11: Senarai Semak Pengurusan Tapisan Keselamatan Kasar

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengemaskini rekod sijil kelulusan tapisan
keselamatan bagi pegawai di PKM dan
memaklumkan kepada Ketua Jabatan
2. Memaklumkan status pegawai yang belum
membuat tapisan keselamatan kepada
Bahagian Keselamatan.
3. Keputusan kelulusan tapisan kasar/halus
disimpan untuk rekod dan rujukan.















































49