myPortfolio - Pengarah PKM

Aktiviti 40: Senarai Semak Pengurusan Cuti Tanpa Rekod

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima borang permohonan cuti tanpa
rekod daripada kakitangan PKM.
2. Menyemak borang permohonan cuti tanpa
rekod berserta dokumen sokongan.
3. Kembalikan kepada kakitangan jika tidak
lengkap.
4. Memperakukan permohonan cuti tanpa rekod
5. Mendapatkan kelulusan daripada Pendaftar.
6. Menerima kembali borang cuti tanpa rekod
yang diluluskan/tidak diluluskan oleh
Pendaftar.
7. Mengemaskini cuti tanpa rekod kakitangan di
sistem MyHRIS. HR >Leave>Manual Entry >
Staff ID > Leave Type > From > Reason >
Approver > Apply
8. Menyimpan dokumen dalam fail rekod cuti
kakitangan.




















































100

Aktiviti 70: Proses Kerja Pengurusan Pelupusan Aset & Inventori

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengenalpasti aset &
1. PA (W29) inventori yang hendak PPT (N32)
dilupuskan Garis Panduan
Mengisi dan menghantar Pelupusan
Borang Perakuan Aset/Inventori
Pelupusan (PEP) bagi UPSI(ISO)/BEN/P08/
kategori Aset Mekanikal, GP06
2. PA (W29) Teknikal, Elektrik, elektronik
dan perkakasan komputer PEP hanya sah
kepada PTj berkaitan untuk digunakan untuk
semakan dan pengesahan. tempoh SATU (1)
Membuat pelawaan tahun sahaja dari
pindahan aset & inventori tarikh dikeluarkan
3. PPT (N32)
kepada semua PTj yang
berminat melalui e-mail Manual Pengguna
Menguruskan pemindahan (User Manual)
4. PA (W29) aset & inventori sekiranya Pelupusan
ada. Aset/Inventori
Menanda semua aset & (Disposal
Asset.Inventory)
inventori yang ingin UPSI(ISO)/BEN/P08/
dilupuskan dengan marker
5. PA (W29) MP03
merah mengikut bilangan
1/5, 2/5, 3/5 dan seterusnya Pelupusan jenis
mengikut jenis yang sama. “LESS” – harta yang
Membuat permohonan di nilai perolehannya
dalam sistem MyFIS tidak melebihi
dengan memasukkan dan
6. PA (W29) menyimpan maklumat aset RM1,000.00 tiap-tiap
& inventori untuk pelupusan satu barang atau tidak
melebihi RM25,000.00
jenis “LESS” atau “MORE”. jumlah keseluruhan.
Menyemak dan
7. PPT (N32) mengesahkan (Verify) “MORE” - harta
permohonan pelupusan. Universiti yang nilai
Menyemak dan menyokong perolehannya lebih
8. Pengarah (Recommend) permohonan RM1,000.00 tiap-tiap
pelupusan. satu barang atau lebih
Memajukan dokumen asal RM25,000.00 jumlah
(hardcopy)ke Unit Aset,
9. PA (W29) keseluruhan.
Risiko dan Pembangunan,
Jabatan Bendahari.
Menerima permohonan
secara Online dan salinan
asal permohonan

UASP maklumat/dokumen tidak
lengkap Jab. Bendahari
boleh menolak permohonan
secara Online
permohonan tidak

101

PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA YANG ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
diluluskan, Jab. Bendahari
membatalkan permohonan
Menyediakan kertas kerja
cadangan pelantikan ALP
secara Online
- Memajukan permohonan
pelupusan dan kertas kerja
bersama memo kepada
Naib Canselor untuk

kelulusan
- Proses ini hanya
melibatkan pelupusan jenis
MORE
sahaja
Meluluskan cadangan
pelantikan ALP
- Proses ini hanya
melibatkan pelupusan jenis
MORE
sahaja
Melaksanakan pemeriksaan
aset/inventori bersama ALP
- Proses ini hanya

melibatkan pelupusan jenis
MORE
sahaja
Menyediakan kertas kerja
cadangan syor tindakan
pelupusan oleh ALP secara
Online
- Memajukan kertas kerja
cadangan syor pelupusan
bersama memo kepada
Naib Canselor untuk
kelulusan
- Meluluskan cadangan
syor tindakan pelupusan

oleh
ALP
Melaksanakan tindakan
pelupusan yang diluluskan
- Mengemaskini maklumat
tindakan pelupusan di
dalam
Sistem MyFIS serta mengisi
laporan, sijil pelupusan dan
sijil penyaksian
- Memajukan kepada Jab.
Bendahari
- Menerima dan menyemak

dokumen tindakan
102

PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA YANG ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
pelupusan















































































103

Aktiviti 70: Carta Alir Pengurusan Pelupusan Aset & Inventori

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA



Mengenalpasti aset & inventori
PT P/O (N22) yang hendak dilupuskan.

Mengisi dan menghantar Borang
Perakuan Pelupusan (PEP) bagi
PT P/O (N22) kategori Aset Mekanikal, Teknikal,
Elektrik, elektronik dan perkakasan
komputer kepada PTj berkaitan
Pengarah untuk semakan dan pengesahan.


PT P/O (N22)



PT P/O (N22)




PT P/O (N22)



PT P/O (N22)




TAMAT




























104

Aktiviti 70: Senarai Semak Pengurusan Pelupusan Aset & Inventori

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima borang permohonan cuti tanpa
rekod daripada kakitangan PKM.
2. Menyemak borang permohonan cuti tanpa
rekod berserta dokumen sokongan.
3. Kembalikan kepada kakitangan jika tidak
lengkap.
4. Memperakukan permohonan cuti tanpa rekod
5. Mendapatkan kelulusan daripada Pendaftar.
6. Menerima kembali borang cuti tanpa rekod
yang diluluskan/tidak diluluskan oleh
Pendaftar.
7. Mengemaskini cuti tanpa rekod kakitangan di
sistem MyHRIS. HR >Leave>Manual Entry >
Staff ID > Leave Type > From > Reason >
Approver > Apply
8. Menyimpan dokumen dalam fail rekod cuti
kakitangan.





















































105

106

Aktiviti 78: Proses Kerja Pengurusan Kenderaan PTj

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melantik Pegawai
Kenderaan dan Pemandu
1. Pengarah dengan menghantar
memo ke Bahagian
Pengangkutan.
Mendapatkan kebenaran
Pegawai Kenderaan
2. Pemandu dengan mengisi buku log Pekeliling
pergerakan Kenderaan Perbendaharaan
Mencatat tujuan dan butir- Malaysia -
3. Pemandu
butir perjalanan Pengurusan
Menyemak kunci, kad Kenderaan Kerajaan
inden, kad touch n’ go, W.P 41
4. Pemandu buku log kenderaan dan
buku log touch n’ go. Surat Pekeliling Am
Memastikan pemanduan Bil. 2 Tahun 1991 -
berhemah serta tidak Peraturan
5. Pemandu
melakukan sebarang Mengenai Pelbagai
kesalahan lalu lintas. Kemudahan Dan
Mencatat butir-butir Kelengkapan Jabatan
pembelian bahan api, Kerajaan Oleh
6. Pemandu
bacaan odometer dan resit Pertubuhan Kebajikan
wajib diperolehi. Dan Sukan Di Agensi-
Resit bahan api difotokopi agensi Kerajaan dan
dan dilekatkan di dalam pindaannya
7. Pemandu buku log pergerakan kad
inden dan touch n’ go Arahan Keselamatan
untuk rujukan. 1985;
Mengemaskini buku log
touch n’ go dan buku log Arahan
8. Pemandu kenderaan, resit asal Perbendaharaan 135;
bahan api dilekatkan pada
buku log kenderaan. Pekeliling
Menyerahkan semua item Perbendaharaan Bil. 5
di dalam beg kenderaan Tahun 2007- Tatacara
9. Pemandu
kepada Pegawai Pengurusan Aset Alih
Kenderaan. Kerajaan
Pegawai kenderaan
menyemak buku log Garis Panduan
10. PPT (N32) kenderaan dan touch n’ go Pengurusan,
bagi memastikan lengkap Penggunaan dan
diisi. Penyelenggaraan
Pegawai Kenderaan
membuat pengesahan
penggunaan bahan api
11. PPT (N32) dan touch n’ go dan
semakan silang buku log
untuk diserahkan kepada
Bahagian Pengangkutan

107

PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA YANG ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
apabila dimohon.
Pegawai Kenderaan
membuat analisa
12. PPT (N32)
penggunaan bahan api
setiap 6 bulan.
Ketua Jabatan melakukan
semakan mengejut
13. Pengarah
sekurang-kurangnya
sekali setahun.
Ketua Jabatan membuat
ulasan tahunan bagi
14. Pengarah Analisa Kadar
Penggunaan Bahan Api
Bulanan.
Penyelenggaraan
kenderaan dilakukan
15. Pemandu
mengikut jadual Bahagian
Pengangkutan
Buku Log yang habis
digunakan perlu
16. PPT (N32)
diserahkan kepada
Bahagian Pengangkutan
17. PPT (N32) Merekod dan failkan













































108

Aktiviti 78: Carta Alir Pengurusan Pengurusan Kenderaan PTj

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA



Melantik Pegawai Kenderaan dan
Pengarah Pemandu dengan menghantar
memo ke Bahagian Pengangkutan.

Mendapatkan kebenaran Pegawai
Pemandu Kenderaan dengan mengisi buku
log pergerakan Kenderaan

Pemandu Mencatat tujuan dan butir-butir
perjalanan

Menyemak kunci, kad inden, kad
Pemandu touch n’ go, buku log kenderaan
dan buku log touch n’ go.

Memastikan pemanduan
Pemandu berhemah serta tidak melakukan
sebarang kesalahan lalu lintas.

Mencatat butir-butir pembelian
Pemandu bahan api, bacaan odometer dan
resit wajib diperolehi.

Resit bahan api difotokopi dan
Pemandu dilekatkan di dalam buku log
pergerakan kad inden dan touch n’
go untuk rujukan.

Mengemaskini buku log touch n’ go
Pemandu dan buku log kenderaan, resit asal
bahan api dilekatkan pada buku
log kenderaan.

Menyerahkan semua item di dalam
PPT (N32) beg kenderaan kepada Pegawai
Kenderaan.

Pegawai kenderaan menyemak
PPT (N32) buku log kenderaan dan touch n’
go bagi memastikan lengkap diisi.


SAMB.




109

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA


SAMB.


Pegawai Kenderaan membuat
pengesahan penggunaan bahan
PPT (N32) api dan touch n’ go dan semakan
silang buku log untuk diserahkan
kepada Bahagian Pengangkutan
apabila dimohon.

Pegawai Kenderaan membuat
PPT (N32) analisa penggunaan bahan api
setiap 6 bulan.

Ketua Jabatan melakukan
Pengarah semakan mengejut sekurang-
kurangnya sekali setahun.

Ketua Jabatan membuat ulasan
Pengarah tahunan bagi Analisa Kadar
Penggunaan Bahan Api Bulanan.

Penyelenggaraan kenderaan
Pemandu dilakukan mengikut jadual
Bahagian Pengangkutan

Buku Log yang habis digunakan
PPT (N32) perlu diserahkan kepada Bahagian
Pengangkutan

PPT (N32) Merekod dan failkan



TAMAT



























110

Aktiviti 78: Senarai Semak Pengurusan Pengurusan Kenderaan PTj

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Melantik Pegawai Kenderaan dan Pemandu
dengan menghantar memo ke Bahagian
Pengangkutan.
2. Mendapatkan kebenaran Pegawai Kenderaan
dengan mengisi buku log pergerakan
Kenderaan
3. Mencatat tujuan dan butir-butir perjalanan
4. Menyemak kunci, kad inden, kad touch n’ go,
buku log kenderaan dan buku log touch n’ go.
5. Memastikan pemanduan berhemah serta tidak
melakukan sebarang kesalahan lalu lintas.
6. Mencatat butir-butir pembelian bahan api,
bacaan odometer dan resit wajib diperolehi.
7. Resit bahan api difotokopi dan dilekatkan di
dalam buku log pergerakan kad inden dan
touch n’ go untuk rujukan.
8. Mengemaskini buku log touch n’ go dan buku
log kenderaan, resit asal bahan api dilekatkan
pada buku log kenderaan.
9. Menyerahkan semua item di dalam beg
kenderaan kepada Pegawai Kenderaan.
10. Pegawai kenderaan menyemak buku log
kenderaan dan touch n’ go bagi memastikan
lengkap diisi.
11. Pegawai Kenderaan membuat pengesahan
penggunaan bahan api dan touch n’ go dan
semakan silang buku log untuk diserahkan
kepada Bahagian Pengangkutan apabila
dimohon.
12. Pegawai Kenderaan membuat analisa
penggunaan bahan api setiap 6 bulan.
13. Ketua Jabatan melakukan semakan mengejut
sekurang-kurangnya sekali setahun.
14. Ketua Jabatan membuat ulasan tahunan bagi
Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api
Bulanan.
15. Penyelenggaraan kenderaan dilakukan
mengikut jadual Bahagian Pengangkutan
16. Buku Log yang habis digunakan perlu
diserahkan kepada Bahagian Pengangkutan
17. Merekod dan failkan
















111

Aktiviti 80: Proses Kerja Pengurusan Semakan Mengejut Ketua PTj

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengadakan pemeriksaan
mengejut secara berkala
1. Pengarah dan tidak kurang dari
sekali dalam tempoh
ENAM (6) bulan. Arahan
2. Pengarah Perbendaharaan
Perkara 309(a)
3. PT P/O (N22)
4. PPT (N32)
5. Pengarah
6. PT P/O (N22) Merekod dan failkan































































112

Aktiviti 80: Carta Alir Pengurusan Semakan Mengejut Ketua PTj

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA



Menyemak dan mencetak laporan
kehadiran kakitangan Pejabat
PPT (N32) Karang Mengarang pada setiap
awal bulan di dalam sistem
MyHRIS > HR >staff
attandance>Report> Laporan
Bulanan.
Tidak
Pengarah Menyemak laporan kehadiran
kakitangan yang mempunyai
Ya kedatangan punch card hijau dan
merah.

PT P/O (N22) Mengeluarkan surat peringatan
kepada kakitangan yang kehadiran
bagi DUA (2) bulan berturut-turut
berwarna merah.
PPT (N32)
Memantau kehadiran kakitangan
setelah diberi surat peringatan

Pengarah Memanjangkan aduan laporan
kehadiran kakitangan bermasalah
ke BSM jika berulang untuk
tindakan selanjutnya.
PT P/O (N22)
Merekod dan failkan



TAMAT


























113

Aktiviti 80: Senarai Semak Pengurusan Semakan Mengejut Ketua PTj

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyemak dan mencetak laporan kehadiran
kakitangan Pejabat Karang Mengarang pada
setiap awal bulan di dalam sistem MyHRIS >
HR >staff attandance>Report> Laporan
Bulanan.
2. Menyemak laporan kehadiran kakitangan yang
mempunyai kedatangan punch card hijau dan
merah.
3. Mengeluarkan surat peringatan kepada
kakitangan yang kehadiran bagi DUA (2) bulan
berturut-turut berwarna merah.
4. Memantau kehadiran kakitangan setelah diberi
surat peringatan
5. Memanjangkan aduan laporan kehadiran
kakitangan bermasalah ke BSM jika berulang
untuk tindakan selanjutnya.
6. Merekod dan failkan





















































114

115

Aktiviti XX: Proses Kerja Pengurusan Memorandum Persefahaman
(MOU) Luar Negara Dan Memorandum Perjanjian (MOA)

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menyediakan dokumen
dan maklumat berikut:
- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan
Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Ranking
Syarikat/Institusi/Univ
ersiti.
- Profail
Syarikat/Institusi/Univ
ersiti.
- Salinan
pendaftaran
syarikat di SSM.
- Lembaga
1. PB (S44) Pengarah.
- Pengalaman
dalam bidang
yang ingin
dilaksanakan.
- Tahun
penubuhan.
- Kedudukan
kewangan
syarikat.
- Mode of
payment.
- Mempunyai bon
ataupun tidak.
- Maklumat lain
yang
bersesuaian.
Hantar permohonan ke
Bahagian Perundangan
2. PPT (N32) (BPUU) untuk dibawa ke
JKPU beserta maklumat
yang diperlukan.
Kelulusan Mesyuarat
Jawatankuasa
3. Pengarah
Pengurusan Universiti
(JKPU).
BPUU memaklumkan
keputusan JKPU kepada
4. PPT (N32) PTj menerusi memo (minit
JKPU akan dikemukakan
oleh setiausaha JKPU).
5. PPT (N32) Memuatnaik dokumen di

116

PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA YANG ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
dalam sistem MyUPSI
Portal
>Admin>Collaboration
iaitu:
- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan
Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Minit JKPU.
- Profail
Syarikat/Institusi/U
niversiti.
BPUU menyemak dan
memanjangkan MoU/MoA
6. Pengarah kepada Lembaga
Pengarah Universiti (LPU)
untuk kelulusan LPU.
Kelulusan keputusan
7. Pengarah Lembaga Pengarah
Universiti (LPU).
BPUU merekodkan
keputusan LPU dan
mengesahkan draf di
8. PB (S44)
dalam sistem
Collaboration MyUPSI
Portal.
Membuat pembetulan
pada draf MoU/MoA
berdasarkan semakan
9. PB (S44)
BPUU dan memuatnaik
semula dalam sistem
Collaboration.
Menyemak jadual Naib
Canselor, Pendaftar dan
PB (S44) pihak ketiga untuk
10.
PT P/O (N22) penetapan tarikh majlis
menandatangani
MoU/MoA.
Membuat perancangan
11. PB (S44) dan persiapan Majlis
Menandatangani
Perjanjian.
Permohonan folder, pen
dan nasihat protokol
12. PPP (N29)
daripada Bahagian
Komunikasi Korporat.
Sesalinan kelulusan LPU
disertakan untuk Naib
13. PB (S44) Canselor semasa majlis
menandatangani
MoU/MoAdengan pihak
117

PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA YANG ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
ketiga.
Salinan asalMoU/MoA
yang telah
ditandatanganidan
dimatikan setem (MoA)
14. PPP (N29)
dipanjangkan kepada
Bahagian Komunikasi
Korporat dan Bahagian
Perundangan.
Merekod dokumen dalam
15. PT P/O (N22) fail.
































































118

Aktiviti XX: Carta Alir Pengurusan Memorandum Persefahaman (MOU)
Luar Negara Dan Memorandum Perjanjian (MOA)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA


MULA


Menyediakan dokumen dan
maklumat berikut:

- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Ranking Syarikat/ Institusi/
PB (S44) - Universiti. Syarikat/ Institusi/
Profail
Universiti.
- Salinan pendaftaran syarikat
di SSM.
- Lembaga Pengarah.
- Pengalaman dalam bidang
yang ingin dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan kewangan
syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon ataupun
tidak.
- Maklumat lain yang
bersesuaian.

Hantar permohonan ke Bahagian
PPT (N32) Perundangan (BPUU) untuk
dibawa ke JKPU beserta maklumat
yang diperlukan.

Tidak Kelulusan Mesyuarat
Pengarah Jawatankuasa Pengurusan
Universiti (JKPU).
Ya
BPUU memaklumkan keputusan
Pengarah JKPU kepada PTj menerusi memo
(minit JKPU akan dikemukakan
oleh setiausaha JKPU).

Memuatnaik dokumen di dalam
sistem MyUPSI Portal
>Admin>Collaboration iaitu:
PPT (N32) - Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Minit JKPU.
SAMB. SAMB. - Profail
Syarikat/Institusi/Universiti.

119

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

SAMB. SAMB.


BPUU menyemak dan
Pengarah memanjangkan MoU/MoA kepada
Lembaga Pengarah Universiti
(LPU) untuk kelulusan LPU.
Tidak
Pengarah Kelulusan keputusan Lembaga
Pengarah Universiti (LPU).
Ya
BPUU merekodkan keputusan LPU
PB (S44) dan mengesahkan draf di dalam
sistem Collaboration MyUPSI
Portal.

Membuat pembetulan pada draf
PB (S44) MoU/MoA berdasarkan semakan
BPUU dan memuatnaik semula
dalam sistem Collaboration.

Menyemak jadual Naib Canselor,
PB (S44) Pendaftar dan pihak ketiga untuk
PT P/O (N22) penetapan tarikh majlis
menandatangani MoU/MoA.

Membuat perancangan dan
PB (S44) persiapan Majlis Menandatangani
Perjanjian.

Permohonan folder, pen dan
PPP (N29) nasihat protokol daripada
Bahagian Komunikasi Korporat.

Sesalinan kelulusan LPU
PB (S44) disertakan untuk Naib Canselor
semasa majlis menandatangani
MoU/MoAdengan pihak ketiga.

Salinan asalMoU/MoA yang telah
ditandatangani dan dimatikan
PPP (N29) setem (MoA) dipanjangkan kepada
Bahagian Komunikasi Korporat
dan Bahagian Perundangan.

PPP (N29) Merekod dokumen dalam fail.



TAMAT




120

Aktiviti XX: Senarai Semak Pengurusan Memorandum Persefahaman
(MOU) Luar Negara Dan Memorandum Perjanjian (MOA)

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan dokumen dan maklumat berikut:
- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Ranking Syarikat/Institusi/Universiti.
- Profail Syarikat/Institusi/Universiti.
- Salinan pendaftaran syarikat di
SSM.
- Lembaga Pengarah.
- Pengalaman dalam bidang yang
ingin dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan kewangan syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon ataupun tidak.
- Maklumat lain yang bersesuaian.
2. Hantar permohonan ke Bahagian
Perundangan (BPUU) untuk dibawa ke JKPU
beserta maklumat yang diperlukan.
3. Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Universiti (JKPU).
4. BPUU memaklumkan keputusan JKPU kepada
PTj menerusi memo (minit JKPU akan
dikemukakan oleh setiausaha JKPU).
5. Memuatnaik dokumen di dalam sistem
MyUPSI Portal >Admin>Collaboration iaitu:
- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Minit JKPU.
- Profail Syarikat/Institusi/Universiti.
6. BPUU menyemak dan memanjangkan
MoU/MoA kepada Lembaga Pengarah
Universiti (LPU) untuk kelulusan LPU.
7. Kelulusan keputusan Lembaga Pengarah
Universiti (LPU).
8. BPUU merekodkan keputusan LPU dan
mengesahkan draf di dalam sistem
Collaboration MyUPSI Portal.
9. Membuat pembetulan pada draf MoU/MoA
berdasarkan semakan BPUU dan memuatnaik
semula dalam sistem Collaboration.
10. Menyemak jadual Naib Canselor, Pendaftar
dan pihak ketiga untuk penetapan tarikh majlis
menandatangani MoU/MoA.
11. Membuat perancangan dan persiapan Majlis
Menandatangani Perjanjian.
12. Permohonan folder, pen dan nasihat protokol
daripada Bahagian Komunikasi Korporat.
13. Sesalinan kelulusan LPU disertakan untuk
121

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
Naib Canselor semasa majlis menandatangani
MoU/MoAdengan pihak ketiga.
14. Salinan asalMoU/MoA yang telah
ditandatangani dan dimatikan setem (MoA)
dipanjangkan kepada Bahagian Komunikasi
Korporat dan Bahagian Perundangan.
15. Merekod dokumen dalam fail.





































































122

Aktiviti XY: Proses Kerja Pengurusan Surat Niat (LOI) Dan Memorandum
Persefahaman (MOU) Dalam Negara

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menyediakan dokumen
dan maklumat berikut:
- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan
Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Ranking
Syarikat/Institusi/Univ
ersiti.
- Profail
Syarikat/Institusi/Univ
ersiti.
- Salinan
pendaftaran
syarikat di SSM.
1. PB (S44)
- Lembaga
Pengarah.
- Pengalaman
dalam bidang yang
ingin
dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan
kewangan
syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon
ataupun tidak.
- Maklumat lain
yang bersesuaian.
Hantar permohonan ke
Bahagian Perundangan
2. PPT (N32) (BPUU) untuk dibawa ke
JKPU beserta maklumat
yang diperlukan.
Kelulusan Mesyuarat
Jawatankuasa
3. Pengarah
Pengurusan Universiti
(JKPU).
BPUU memaklumkan
keputusan JKPU kepada
4. Pengarah PTj menerusi memo (minit
JKPU akan dikemukakan
oleh setiausaha JKPU).
Memuatnaik dokumen di
dalam sistem MyUPSI
5. PPT (N32) Portal
>Admin>Collaborationiaitu

123

PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA YANG ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
:
- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan
Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Minit JKPU.
- Profail
Syarikat/Institusi/U
niversiti.
BPUU menyemak dan
mengesahkan draf di
6. PB (S44) dalam sistem
Collaboration.
Membuat pembetulan
pada draf LoI/MoU
berdasarkan semakan
7. PB (S44)
BPUU dan memuatnaik
semula dalam sistem
Collaboration.
Menyemak jadual Naib
Canselor, Pendaftar dan
PB (S44)
8. pihak ketiga untuk
PT P/O (N22)
penetapan tarikh majlis
menandatangani LoI/MoU.
Membuat perancangan

9. PB (S44) dan persiapan Majlis
Menandatangani
Perjanjian.
Permohonan folder, pen
10. PPP (N29) dan nasihat protokol
daripada Bahagian
Komunikasi Korporat.
Melaksanakan majlis
11. PB (S44) menandatangani LoI/MoU
dengan pihak ketiga.
Salinan asal LoI/MoU
yang telah ditandatangani
dipanjangkan kepada
12. PPP (N29)
Bahagian Komunikasi
Korporat dan Bahagian
Perundangan.
Merekod dokumen dalam
13. PPP (N29)
fail.













124

Aktiviti XY: Carta Alir Pengurusan Surat Niat (LOI) Dan Memorandum
Persefahaman (MOU) Dalam Negara

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA


MULA


Menyediakan dokumen dan
maklumat berikut:

- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Ranking Syarikat/ Institusi/
PB (S44) - Universiti. Syarikat/ Institusi/
Profail
Universiti.
- Salinan pendaftaran
syarikat di SSM.
- Lembaga Pengarah.
- Pengalaman dalam bidang
yang ingin dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan kewangan
syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon ataupun
tidak.
- Maklumat lain yang
bersesuaian.

Hantar permohonan ke Bahagian
PPT (N32) Perundangan (BPUU) untuk
dibawa ke JKPU beserta maklumat
yang diperlukan.

Tidak Kelulusan Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan
Pengarah Universiti (JKPU).
Ya
BPUU memaklumkan keputusan
Pengarah JKPU kepada PTj menerusi memo
(minit JKPU akan dikemukakan
oleh setiausaha JKPU).

Memuatnaik dokumen di dalam
sistem MyUPSI Portal
>Admin>Collaboration iaitu:
PPT (N32) - Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan
Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
SAMB. SAMB. - Minit JKPU.
- Profail
Syarikat/Institusi/Universiti.
125

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

SAMB. SAMB.


BPUU menyemak dan
PB (S44) mengesahkan draf di dalam sistem
Collaboration.

Membuat pembetulan pada draf
PB (S44) LoI/MoU berdasarkan semakan
BPUU dan memuatnaik semula
dalam sistem Collaboration.

Menyemak jadual Naib Canselor,
PB (S44) Pendaftar dan pihak ketiga untuk
PT P/O (N22) penetapan tarikh majlis
menandatangani LoI/MoU.

Membuat perancangan dan
PB (S44) persiapan Majlis Menandatangani
Perjanjian.

Permohonan folder, pen dan
PPP (N29) nasihat protokol daripada
Bahagian Komunikasi Korporat.

Melaksanakan majlis
PB (S44) menandatangani LoI/MoU dengan
pihak ketiga.

Salinan asal LoI/MoU yang telah
ditandatangani dipanjangkan
PPP (N29) kepada Bahagian Komunikasi
Korporat dan Bahagian
Perundangan.

PPP (N29) Merekod dokumen dalam fail.


TAMAT




















126

Aktiviti XY: Senarai Semak Pengurusan Surat Niat (LOI) Dan
Memorandum Persefahaman (MOU) Dalam Negara

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan dokumen dan maklumat berikut:
- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Ranking Syarikat/Institusi/Universiti.
- Profail Syarikat/Institusi/Universiti.
- Salinan pendaftaran syarikat di SSM.
- Lembaga Pengarah.
- Pengalaman dalam bidang yang ingin
dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan kewangan syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon ataupun tidak.
- Maklumat lain yang bersesuaian.
2. Hantar permohonan ke Bahagian
Perundangan (BPUU) untuk dibawa ke JKPU
beserta maklumat yang diperlukan.
3. Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Universiti (JKPU).
4. BPUU memaklumkan keputusan JKPU kepada
PTj menerusi memo (minit JKPU akan
dikemukakan oleh setiausaha JKPU).
5. Memuatnaik dokumen di dalam sistem
MyUPSI Portal >Admin>Collaboration iaitu:
- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Minit JKPU.
- Profail Syarikat/Institusi/Universiti.
6. BPUU menyemak dan mengesahkan draf di
dalam sistem Collaboration.
7. Membuat pembetulan pada draf LoI/MoU
berdasarkan semakan BPUU dan memuatnaik
semula dalam sistem Collaboration.
8. Menyemak jadual Naib Canselor, Pendaftar
dan pihak ketiga untuk penetapan tarikh majlis
menandatangani LoI/MoU.
9. Membuat perancangan dan persiapan Majlis
Menandatangani Perjanjian.
10. Permohonan folder, pen dan nasihat protokol
daripada Bahagian Komunikasi Korporat.
11. Melaksanakan majlis menandatangani
LoI/MoU dengan pihak ketiga.
12. Salinan asal LoI/MoU yang telah
ditandatangani dipanjangkan kepada Bahagian
Komunikasi Korporat dan Bahagian
Perundangan.
13. Merekod dokumen dalam fail.

127

6. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA



i. Perintah Am Bab B
ii. Akta Acara Kewangan 1957
iii. Arahan Perbendaharaan
iv. 1Pekeliling Perbendaharaan
v. Manual Kualiti UPSI
vi. Prosedur Pengurusan Maklum Balas Dan Aduan Pelanggan
vii. Prosedur Tindakan Pembetulan Universiti
viii. Piagam Pelanggan Universiti
ix. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 4/1992 - Pengendalian
Pengaduan Awam
x. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1/2009 - Penambahbaikan
Proses Pengaduan Awam
xi. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan
Pejabat

xii. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 10/1991 - Panduan Mengenai
Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter
xiii. Dasar Pengurusan Risiko UPSI
xiv. Garis Panduan Pengurusan Rekod Universiti Pendidikan Sultan Idris
xv. Arahan Keselamatan 1985
xvi. Arahan Perbendaharaan 135
xvii. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan
xviii. Panduan Permohonan Jawatan Melalui Anggaran Belanja Mengurus (ABM)
xix. IMS HR & Administration Recruitment – Manpower Planning User Guide Manual
xx. Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981 - Sistem Penggunaan Kad Perakam Waktu
(Punch Card) di Pejabat-Pejabat Kerajaan




























128

7. SENARAI BORANG



BIL. BORANG KOD BORANG
1. Borang Maklum Balas dan Aduan Pelanggan USAU BRG 01
2. Log Maklum Balas dan Aduan Pelanggan USAU BRG 02
3. Borang Tindakan Pembetulan (PTB) UPSI/BPQ/P05/B02
4. Log Aduan Pelanggan USAU BRG 03
5. Borang Pemantauan Kebersihan Ruang Pejabat












































129

8. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI


KEKERAPAN
BIL. NAMA JAWATANKUASA JAWATAN
MESYUARAT
1. Jawatankuasa JP-UPSI Setiausaha 6 kali setahun
2. Jawatankuasa Pesta Buku UPSI Pengerusi 1 kali setahun
3. Juruaudit MS ISO 9001:2015 Juruaudit 1 kali setahun
Berdasarkan
4. Jawatankuasa Sebut Harga Pengerusi
perolehan


































































130