Sistem Manajemen Gudang

Program Pengembangan Eksekutif Menu
Utama
MANAJEMEN
PERGUDANGAN

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac.id

Sasaran Program

Setelah berpartisipasi aktif dalam program
ini, peserta diharapkan dapat :

Memahami pentingnya fungsi
pergudangan dalam operasi
perusahaan
Memahami cara mengelola aktivitas
pergudangan
Menjelaskan faktor-faktor yang
mempengaruhi efektivitas aktivitas
pergudangan
mengidentifikasi peluang
penyempurnaan sistem dan sikap
kerja dalam lingkup pergudangan

Kerangka Program

PPEERRAANNCCAANNGGAANN

(AKTIVITAS – AKTIVITAS)

PENERIMAAN PENYIMPANAN PENGELUARAN

UKURAN KINERJA
SIKAP KERJA

Pokok Bahasan

1 SISTEM MANAJEMEN PERGUDANGAN
2 PERANCANGAN GUDANG
3 AKTIVITAS PERGUDANGAN
4 UKURAN KINERJA PERGUDANGAN
5 PENINGKATAN SIKAP KERJA

Program Pengembangan Eksekutif

SISTEM
MANAJEMEN
PERGUDANGAN

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac.id

Sasaran sesi

Setelah berpartisipasi aktif dalam sesi ini,
peserta diharapkan dapat menjelaskan :

Posisi pergudangan dalam logistik
Definisi dan peran pergudangan
Jenis-jenis gudang
Hubungan dengan fungsi lain
Aspek manajemen dalam pergudangan
Pergeseran makna dalam pergudangan

Materi Pembahasan

1. Supply Chain Management
2. Manajemen Logistik
3. Definisi pergudangan
4. Jenis dan peran gudang
5. Biaya pergudangan dalam logistik
6. Hubungan gudang dgn fungsi lain
7. Masalah umum di gudang
8. Aspek-aspek manajemen pergudangan
9. Pergeseran makna

Pergudangan dalam SCM

Transportation

Suppliers Manufacturers Distribution Channel End Customers
I
N I II
V N NN
E V VV
N E EE
T N NN
O T TT
R O OO
Y R RR
Y YY

Product Flow

Information Flow

The integration of key business process from end user through original
suppliers that provides products, services, and information that add
value for customers and other stakeholders.

(Douglas M. Lambert, Martha C. Cooper, and Janus D. Pagh, 1998)

Inbound Logistics Pergudangan dalam Logistik

Manajemen Logistik yaitu proses merencanakan,
mengimplementasikan, serta mengendalikan aliran
barang, jasa, dan informasi terkait secara efektif dan
efisien dari titik awal hingga titik konsumsi dalam rangka
memenuhi kebutuhan konsumen.
(Council of Logistics Management)

Outbound Logistics

Apa itu gudang ?

Definisi Pergudangan

• Tempat penyimpanan sementara dan
pengambilan sediaan untuk mendukung kegiatan
operasi.

• Part of a firm’s logistics system that stores
products (raw materials, parts, goods in process,
finished goods) at and between point of origin
and point of consumption, and provides
information to management on the status,
condition, and disposition of items being stored.

(Douglas M. Lambert, Martha C. Cooper, and Janus D. Pagh, 1998)

Jenis Gudang

Sumber :
“World-Class Warehousing and Material Handling, EH Frazelle”

Nilai Tambah Pergudangan

• Breaking bulk (mengurai)

………………………………………………….…………
………………………………………………….…………

• Creating bulk (menggabung)

.………………………………………………………

………………………………………………….…………

• Smoothing (menyelaraskan)

………………………………………………..….……….
………………………………………………….…………

• Combining (mengkombinasi)

………………………………………………………

………………………………………………….…………

Kepemilikan Gudang

Private Warehousing

Kelebihan : tingkat kontrol, fleksibel dalam penggunaan,
biaya dalam jangka panjang, membina kompetensi SDM,
tax benefit dari depresiasi.
Kelemahan : Fixed cost & size

Public Warehousing

Kelebihan : tidak perlu investasi, kebutuhan puncak
terpenuhi, skala ekonomis, time flexibility, simple costing.
Kelemahan : Komunikasi, Ketersediaan pelayanan khusus,

ketersediaan space.

Mengapa pergudangan perlu dikelola ?

Product

Price Promotion MARKETING

LOGISTICS Inventory Place / Transportation
carrying costs customer costs
Lot quantity service levels
Order processing Warehousing
costs and information costs

costs

• Maximize sales vs minimize total cost

Komposisi Biaya Logistik

Kategori Biaya Persentase thd
Sales 3,31%
2,03%
• Transportasi 1,82%
• Gudang 0,56%
• Penyimpanan sediaan 0,39%
• Pelayanan pelanggan 0,19%
7,93%
dan pemrosesan order
• Administrasi
• Lain-lain

Total

Sumber: Herb Davis Associates, 2002

Hubungan Lintas Fungsi

USER

U

AUDIT A I INVENTORY
CONTROL

Warehouse

FINANCE / F P
AKUNTING
PURCHASING

Q

QUALITY
CONTROL

Masalah Umum dalam Pergudangan

• Barang tidak jelas keberadaannya
• Barang tidak dalam kondisi baik
• Pergerakan barang sulit
• Gudang terlalu jauh
• Gudang terlalu sempit
• Keselamatan kerja tidak terjamin
• Administrasi gudang tidak rapi
• Perbedaan jumlah fisik & data

catatan

• ……………………...

Tanggung Jawab Fungsi Pergudangan

P • Menerima
• Menyimpan
o • Menjaga
• Mengeluarkan
A
C • Mencatat

Perencanaan

Lokasi dan kapasitas gudang
Lay-out gudang
Peralatan handling
Tenaga kerja
Operasi pergudangan

Pengorganisasian

Struktur organisasi
Sistem dan prosedur

Penerimaan, penyimpanan,
pengambilan, pengiriman, pencatatan

Pengarahan

Pengarahan tugas dan

tanggung jawab dalam bagian
terkait

Motivasi dan semangat kerja
Penghargaan atas keberhasilan

yang dicapai

Pengendalian

 Standar yang jelas dan baku

atas aktivitas pergudangan

 Monitoring operasionalisasi

pengelolaan pergudangan

Tindakan preventif dan korektif

Pergeseran Makna

DAHULU SEKARANG

Menyimpan barang Mempermudah aliran barang
Bisnis meningkat, Bisnis meningkat,
gudang diperluas aliran barang dipercepat
Gudang = faktor sukses
Gudang = beban biaya
Menjadi Orang Penting
Bukan Orang Penting

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac.id

Program Pengembangan Eksekutif Menu
Utama
PERANCANGAN
GUDANG

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac.id

Kerangka Program

PPEERRAANNCCAANNGGAANN

(AKTIVITAS – AKTIVITAS)

PENERIMAAN PENYIMPANAN PENGELUARAN

UKURAN KINERJA
SIKAP KERJA

Sasaran Sesi

Setelah berpartisipasi aktif dalam sesi ini, peserta
diharapkan dapat menjelaskan :

Lingkup perancangan gudang
Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam
perancangan gudang
Pentingnya perancangan gudang yang
mendukung proses pergudangan yang efisien
dan efektif

Perancangan Gudang

Lingkup perancangan gudang meliputi:

1) Lokasi Gudang
2) Luas Gudang
3) Peralatan Gudang
4) Layout Gudang

Lokasi Gudang dalam SCM

Transportation

Suppliers Manufacturers Distribution Channel End Customers

I I II
N N NN
V V VV
E E EE
N N NN
T T TT
O O OO
R R RR
Y Y YY

• Alternatif posisi dalam SCM

- Dekat ke sumber pasokan Weight loosing

contoh : gudang untuk CPO

- Dekat ke konsumen Weight gaining

contoh: gudang untuk furniture kursi

• Pertimbangan : waktu dan biaya transportasi

Pemilihan Lokasi Gudang

Pertimbangan-pertimbangan :

• Kemudahan dicapai: jalan, rel, sungai dsb

(menghindari masalah penumpukan)

• Drainase dan keamanan

(meminimumkan barang rusak dan hilang)

• Ketersediaan layanan pokok: listrik, air dan komunikasi

(menjamin kelancaran operasi gudang)

• Flexibilitas ukuran luasan

(mengantisipasi masalah kebutuhan ekspansi perusahaan)

• Pajak atau insentif yang relevan dengan investasi gudang

Penentuan Luas Gudang

Luasan gudang ditentukan oleh :

• Area Penerimaan dan pengiriman
• Ruang untuk penyimpanan (kapasitas simpan)
• Ruang untuk manuver peralatan
• Ruang untuk kantor
• Service Area

Penentuan Luas Gudang

Ruangan Kapasitas Perkiraan Keterangan
Luas [m2] (kegiatan/aliran/dsb)
A. Area Penerimaan & …..inspeksi/
Pengiriman …..item ……………… Inspeksi mutu, jumlah,
…..karyawan dokumen.
B. Ruang Kantor
….unit….SKU ……………… Jenis & format ruang
C. Ruang Penyimpanan ….unit….SKU
- Barang dgn pallet ….unit ….SKU ……………… Rak ….lapis
- Barang tanpa pallet ……………… Jenis2 kemasan
- Ruang berpendingin ……………… Jenis2 kemasan

D.Sirkulasi/ manuver …alat,…unit/hr ……………… Jumlah&jenis alat
+/- 20% * C
E.Service area ………………
Total ……………… 5%-10% * (A s/d C)

Kapasitas penyimpanan

Kapasitas penyimpanan gudang ditentukan dari :

• Jumlah pesanan =Q

• Sediaan pengaman positif = k1√UL

• Sediaan pengaman negatif = k2√UL +

Kapasitas Simpan Gudang

Dimana :

Q = jumlah pesanan; EOQ = √(2BO/ip)

K1 = faktor pengaman terhadap kemungkinan kekurangan sediaan
K2 = faktor pengaman terhadap kemungkinan kelebihan sediaan
U = Pemakaian rata-rata

L = Lead time rata-rata

Grafik Kapasitas Penyimpanan

Jumlah Space utk =k2 U L
sediaan Antisipasi overstock

pesan

Q

Q U

U*L

L

Safety Stock = k1 U L
(antisipasi stock out)

Waktu

Jumlah Pemesanan

Biaya EOQ = 2BO
Tahunan C

Biaya TC
Minimum Biaya Penyimpanan

EOQ Biaya Pemesanan
Jumlah pesanan = Q

Q = Jumlah pesanan ekonomis (unit)
B = Jumlah kebutuhan pertahun (unit/tahun)
O = Biaya pesan per pengadaan (Rp/pesanan)
C = Biaya penyimpanan (Rp/unit/tahun) = i x p
i = % biaya penyimpanan, (25%-35%)/tahun
p = Harga barang (Rp/unit)

Menentukan Faktor Pengaman k

% Tidak k % Tidak k
Stock Out Stock Out
0,00 2,05
50,00 0,67 98,00 2,20
75,00 0,84 98,61 2,33
80,00 1,00 99,00 2,40
84,13 1,04 99,18 2,50
85,00 1,25 99,38 2,65
89,44 1,28 99,60 2,75
90,00 1,50 99,70 2,88
93,32 1,60 99,80 3,00
94,52 1,65 99,86 3,09
95,00 1,75 99,90 3,20
96,00 1,88 99,93 4,00
97,00 2,00 99,99
97,72

Kapasitas penyimpanan

Contoh perhitungan :

• Jumlah pesanan = 80 kg
• U = 40/60 = 4 kg/hari
• L = 112/7 = 16 hari
• Kemungkinan kekurangan sediaan : 10 %
• Kemungkinan kelebihan sediaan : 5 %
• Kapasitas ruang simpan gudang =

= 80 + 1,28 √ 4 x 16 + 1,65 √ 4 x 16

= 103,44 kg

Kebutuhan ruang simpan & ukuran

KEBUTUHAN RUANG SIMPAN
• Jumlah unit : Jumlah unit/karton = Jumlah karton
• Jumlah karton x ukuran karton = kebutuhan ruang

simpan

UKURAN GUDANG
• Kebutuhan ruang simpan : Tinggi gudang = luas

lantai
• Luas lantai x 2 = Total luas lantai dibutuhkan
• Total luas lantai dibutuhkan = Panjang x Lebar

Alat Penanganan Material

PALLETS &
PLATFORM

Alat Penanganan Material

TYPICAL
SHELVING

Alat Penanganan Material

MEZANINE
SHELVES

Alat Penanganan Material

BINS

Alat Penanganan Material

Alat Penanganan Material

STACKING
FRAMES

Alat Penanganan Material

CANTILEVER RACKS

Alat Penanganan Material

PALLETS RACKS

Alat Penanganan Material

CONTAINERS

LIVE STORAGE

Alat Penanganan Material

CONVEYORS
OVERHEAD CRANES

Alat Penanganan Material

HAND TRUCKS

PALLET TRUCK