Sistem Manajemen Gudang

Ukuran Kinerja (umum)

• Aspek Fisik
Kerusakan, Kehilangan, Keselamatan.

• Aspek Efisiensi Biaya
Perputaran Sediaan, Biaya Penyimpanan,

Penanganan, Penerimaan.

• Aspek Administratif
Dokumen, Prosedur, Ketelitian.

• Aspek Pelayanan
Ketepatan, Kecepatan, Konsistensi.

ICH/PPM

Ukuran Kinerja Pergudangan

Receiving Financial Productivity Utilization Quality Cycle Time
Receipts per
Putaway Receiving cost man-hour % Dock door % Receipts Receipt
per receiving utilization processed processing
Storage line Putaways per accurately time per receipt
Putaway cost man-hour % Utilization % Perfect Putaway cycle
Order per putaway line of putaway putaways time
picking labor and (per putaway)
Shipping Storage space Inventory per %eqLuoipcmateiontns % Locations Inventory days on
cost square foot and without hand
TOTAL per item cube occupied inventory
Picking cost per Order lines % Utilization of %disPcerrefpeacnt cies Order picking
order line picked per man- picking labor picking lines cycle
hour and equipment time (per order)
Shipping cost Orders prepared % Utilization of % Perfect Warehouse order
per customer for shipment per shipping docks shipments cycle time
order man-hour
Total cost per Total lines % Utilization % Perfect Total warehouse
order, line, and shipped of total warehouse cycle time =
item per total man-hour throughput orders Dock-
and storage to-stock time +
capacity Warehouse order
cycle time
Edward H. Frazelle, Ph.D
World Class Warehousing and Material Handling, 2001

Beberapa terminologi (1)

1. Inventory Accuracy

Yaitu untuk mengukur keakuratan antara catatan inventory
yang dimiliki dengan keadaan fisik di gudang

2. % Stock Availability (SKU)

Yaitu untuk mengukur banyaknya stok full goods (secara
SKU) yang tersedia dibandingkan dengan kebutuhan
produk (pengiriman).

3. % Stock Availability (Total)

Yaitu mirip dengan tolak ukur no.2, tetapi stok full goods
tidak diukur berdasar jumlah SKU nya, tetapi diukur
berdasarkan jumlah total barang yang tersedia.

Beberapa terminologi (2)

4. Warehouse Cost per Case
Yaitu untuk mengukur biaya administrasi dari penyimpanan
dan pendistribusian pada setiap satuan (case) yang terjual.

5. Average finish Goods Days Cover
Yaitu untuk mengukur tingkat persediaan full goods terhadap
waktu yang dibutuhkannya untuk bergerak melalui supply
chain ke pelanggan.

6. Lost Inventory Ratio
Yaitu untuk mengukur kerugian dari inventory selama proses
warehousing dan distribusi sebagai persentase dari net sales.

Beberapa terminologi (3)

7. Storage Area Utilization
Yaitu untuk mengukur penggunaan area gudang untuk
penyimpanan full goods dibandingkan dengan kapasitas yang
tersedia.

8. Un/Loading Labour Productivity
Yaitu mengukur kinerja (total output) dari setiap orang yang
berhubungan dengan loading dan unloading.

9. Material Handling Utilization
Yaitu mengukur waktu aktual dibandingkan waktu teoritis dari
penggunaan peralatan (jam kerja) dalam kegiatan warehouse
handling.

10. Breakage Ratio
Yaitu mengukur persentase produk yang rusak/pecah yang
disebabkan oleh forklift sebagai persentase dari total pergerakan
cases (krat).

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac

Menu
Utama

Program Pengembangan Eksekutif
Manajemen Pergudangan

PENINGKATAN
SIKAP KERJA

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac.id

Kerangka Program

PPEERRAANNCCAANNGGAANN

(AKTIVITAS – AKTIVITAS)

PENERIMAAN PENYIMPANAN PENGELUARAN

UKURAN KINERJA
SIKAP KERJA

SASARAN SESI

Setelah berpartisipasi aktif dalam sesi ini,
peserta diharapkan dapat :

Memahami pentingnya sikap kerja
dalam operasi pergudangan
Memahami konsep 5-S dan
penerapannya
Mengidentifikasi perbaikan terkait
sikap kerja di tempat kerja

Apa 5-S ?

5S / 5P / 5R

5S 5P 5R
1. Seiri 1. Pemilahan 1. Ringkas
2. Seiton 2. Penataan 2. Rapi
3. Seiso 3. Pembersihan 3. Resik
4. Seiketsu 4. Pemantapan 4. Rawat
5. Shitsuke 5. Pembiasaan 5. Rajin

Konsep 5-S

 Konsep ‘Housekeeping Management’
 Dikembangkan dari kegiatan di pabrik (Jepang)
 Singkatan dari: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu,

Shitsuke
 Istilah lain :

– 5Pe : Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pemantapan,

dan Pembiasaan

– 5R : Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin
– 5C : Clear-out, Configure, Clean, Conform, Custom

 Mempunyai dua sasaran utama:

– Terciptanya tempat kerja yang aman, nyaman, dan produktif
– Terbentuknya sikap kerja karyawan yang baik

Mengapa 5-S diperlukan Agar gudang dapat
di pergudangan ? ‘berprestasi’ !

PEMILAHAN (SEIRI)

“Memilah barang antara yang penting dan yang tidak
penting, serta menyingkirkan semua benda yang tidak
diperlukan di area (dan kantor) pergudangan”

Kriteria benda yang tidak diperlukan:

• Rusak
• Tidak terpakai atau tidak bisa dipakai (mis: spesifikasi tidak sesuai)
• Berlebih (lebih banyak dari yang diperlukan)
• Bermasalah (mis: dalam hal administrasi/prosedur)
Note:

Selain kegiatan menyingkirkan, SEIRI juga berarti mencari
penyebab keberadaan barang-barang bermasalah tersebut dan
mengatasinya.

PENATAAN (SEITON)

“Menyimpan barang yang diperlukan dengan rapi, aman,
tertata secara sistemastis sehingga mudah ditemukan
dan dikembalikan, dan tersedia dalam jumlah yang
cukup”

Prinsip SEITON:
‘place for everything and everything in its place’

 Sasaran penataan: ruang, hasil kerja, dan peralatan
 Perlu menentukan tempat menyimpan dan cara menyimpan
 Perlu melatih setiap orang agar memahami tata tertib simpan-pinjam

PEMBERSIHAN (SEISO)

“Merupakan sistem dan prosedur pembersihan, yang
meliputi: pengorganisasian, perencanaan dan
pengendalian sumber daya (pekerja, alat, bahan) untuk
kegiatan pembersihan”

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
• Pembersihan juga berarti pemeriksaan (inspeksi).
• Mengetahui apa yang perlu dibersihkan, cara

membersihkan, alat untuk membersihkan, siapa yang
bertanggung jawab membersihkan

PEMANTAPAN (SEIKETSU)

“kegiatan standarisasi agar ketiga sikap sebelumnya
(Pemilahan, Penataan, dan Pembersihan) dilakukan
secara teratur dan terencana, dengan tingkat hasil
yang seragam atau meningkat dari waktu kewaktu.”

 Kondisi tempat kerja yang rapi, tertata, dan bersih, yang
merupakan hasil dari pengetrapan 3-S”

 Hal-hal yang diperlukan:

• Standardisasi
• manajemen visual yang inovatif
• penanggung jawab 3-S
• alat kendali 3-S
• integrasi 3-S pada kegiatan bekerja sehari-hari.

PEMBIASAAN (SHITSUKE)

“Kondisi dan proses ‘internalisasi’, dimana
para karyawan telah mempunyai pemahaman
dan kesadaran untuk memenuhi ketentuan-
ketentuan mengenai cara kerja yang
diharapkan dan sesuai standar yang berlaku”

Catatan:

– Pada dasarnya manusia tidak disiplin karena, tidak tahu,
tidak mau, atau lupa. Tugas manajemen adalah memberi
tahu, memotivasi, dan mengingatkan.

MANFAAT 5-S

• Zero Changeovers (Tanpa Waktu Mengganti)

– Diversifikasi produk

• Zero Defects (Tanpa Produk Cacat)

– Peningkatan mutu

• Zero Waste (Tanpa Sisa)

– Penurunan biaya

• Zero Delays (Tanpa Keterlambatan)

– Peningkatan keandalan penyampaian/pengiriman

• Zero Injuries (Tanpa kecelakaan)

– Peningkatan keselamatan kerja

• Zero Breakdowns (Tanpa Kerusakan)

– Peningkatan ketersediaan

PROGRAM PENINGKATAN SIKAP KERJA

TERBIASA

PERSIAPAN KERJA UTAMA SELESAI
KERJA BEKERJA
TERTATA BERSIH TERPILAH
MANTAP

PROGRAM PENINGKATAN SIKAP KERJA

SSHHIITTSSUUKKEE

SEIKETSU

SEIRI SEITON SEISO

PROGRAM PENINGKATAN SIKAP KERJA

SSHHIITTSSUUKKEE
DDiissiipplliinn,, mmeennjjaaddii kkeebbiiaassaaaann

Seiri SEIKETSU Seiso
Menyingkirkan Seiri, Seiton, Seiso Membersihkan
terjaga dengan baik tempat kerja
benda yang
tidak perlu Seiton
Menyimpan
benda yang
diperlukan

Langkah-langkah
Pengenalan 5S

Langkah-1: Membentuk organisasi promosi 5S

Langkah-2: Menyusun rencana promosi 5S

Langkah-3: Menyusun bahan-bahan kampanye 5S

Langhah-4: Pelatihan

Langkah-5: Implementasi 5S

Strategi Label Merah
(Seiri)

Penataan Penyempurnaan Pembersihan
(Seiton) (Seiso)

Strategi Signboard Pemantapan
(Seiketsu) (Shitsuke)

Langhah-6: Evaluasi 5S dan Tindak Lanjut

PENOLAKAN TERHADAP 5-S

• Dimana kehebatan 5S? Kalau hanya bersih-
bersih, semua orang juga bisa;

• Wah, masa saya sebagai pimpinan harus
terlibat dengan kegiatan 5S?

• Nanti juga kotor lagi!;
• Saya sibuk!
• Masalah di tempat kita terlalu kompleks;
• Lima S hanya cocok untuk pabrik;
• Walaupun tempat kerja saya berantakan,

tetapi SAYA TAHU persis dimana barang-
barang saya;
• Kamu tahu apa? Saya lebih tahu mengenai
tempat kerja dan pekerjaan saya!;
• Yang penting duit, bukan 5S!!!

PENERAPAN 5-S

 Penanggung jawab 5S harus pimpinan perusahaan
atau manajer senior yang berpengaruh

 Setiap kebijakan 5S harus mendapat otorisasi
perusahaan

 Sasaran 5S dan cara mengukurnya harus jelas
 Partisipasi harus datang dari sebanyak mungkin orang

di perusahaan
 Jelaskan 5S hingga sebanyak mungkin orang

memahaminya
 Harus tekun, teliti, dan kreatif
 Program 5S harus terus menerus di’segar’kan, jangan

sampai orang melupakannya
 Pimpinan perusahaan dan manajemen senior harus

terlibat dalam ‘sidak’ (inspeksi-mendadak) 5S

5-S MEMERLUKAN :

KERJA KERAS,
MOTIVASI TINGGI,
KESABARAN, dan
WAKTU YANG TIDAK SEBENTAR

(bertahun-tahun)

SANGGUPKAH ANDA?

Diskusi : Action Plan

 Perbaikan di tempat kerja harus dengan
perencanaan yang baik

 Dibuat dalam bentuk action plan
 Memuat :

– Sasaran
– Perincian tindakan/langkah
– Penanggung jawab tindakan
– Target yang akan dicapai
– Kebutuhan sumber daya
– Batas waktu
– Informasi untuk pengendalian
– Catatan-catatan bila diperlukan

TERIMA KASIH