Sistem Manajemen Gudang

Alat Penanganan Material

FORKLIFT
TRUCK

Alat Penanganan Material

LOADER/STACKER

Alat Penanganan Material

AUTOMATIC GUIDED
VEHICLE

Pemilihan Peralatan

• FIXED PATH EQUIPMENT
Tergantung alur proses operasi dan tidak fleksibel
(Belt Conveyor, Roller Conveyor, Pneumatic
Conveyor/Ducting/Piping)

• VARIED PATH EQUIPMENT
Tidak tergantung alur proses operasi dan fleksibel
(Forklift, O/H Crane, Loader, Kereta/gerobak
dorong/tarik)

Pemilihan Peralatan

Varied path ekonomis Fixed path ekonomis TC varied path
VC varied path
Biaya
TC fixed path

VC fixed path
FC fixed path

FC varied path

Jumlah barang yg dipindahkan

Penentuan Layout Gudang

PENGENDALIAN OPTIMALISASI
MUDAH PENGGUNAAN RUANG

LAYOUT

TENAGA KERJA ALIRAN KERJA
-nyaman -efektif
-senang -efisien
-indah

Penentuan Layout Gudang

• Kenali jenis barang yang disimpan dan karakteristiknya
• Perkirakan frekuensi pemakaiannya
• Kenali jenis alat yang diperlukan
• Hitung kebutuhan ruang untuk penyimpanan
• Hitung kebutuhan ruang untuk pergerakan orang dan

alat

• Kelompokkan barang menurut kategori tertentu
• Kembangkan alternatif tata letak
• Evaluasi
• Tetapkan alternatif terbaik

Penentuan Layout Gudang

String Diagram

Activity Relationship Chart

Receiving Receiving Kantor
Kantor
4 Gudang Gudang
Gudang umum 4 umum berpendingin
Gudang
berpendingin 23 Zoning Gudang
3 umum
Kantor
1
Gudang
4 = Harus berdekatan Ber Receiving
3 = Sebaiknya berdekatan pendingin
2 = Sebaiknya berjauhan
1 = Harus berjauhan



Program Pengembangan Eksekutif Menu
Utama
AKTIVITAS PERGUDANGAN

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac

Kerangka Program

PPEERRAANNCCAANNGGAANN

(AKTIVITAS – AKTIVITAS)

PENERIMAAN PENYIMPANAN PENGELUARAN

UKURAN KINERJA
SIKAP KERJA

Sasaran Sesi

Setelah berpartisipasi aktif dalam sesi
ini, peserta diharapkan dapat :

Menjelaskan aktivitas-aktivitas pergudangan
Menjelaskan prinsip-prinsip dalam mengelola
aktivitas pergudangan
Mengidentifikasi perbaikan aktivitas
pergudangan di tempat kerja

Bagan Alir Aktivitas Pergudangan

Identifikasi & Verifikasi
Kebutuhan Pasokan

Verifikasi & Proses cukup kurang Verifikasi & Proses
Pengambilan Pengadaan
Ketersediaan

Revisi

Pemantauan & Updating Identitas & ok Verifikasi Tdk
Penyempurnaan Kuantitas sediaan & Proses
-Penyimpanan
Masukan terhadap Penerimaan
-Penanganan Pengendalian Sediaan

Aktivitas Pergudangan

Penempatan Penyimpanan Pencarian
Pemilahan /Pengambilan
Penerimaan
Penanganan Sortasi & Akumulasi
Material
Pengiriman
Cross Docking /Pengeluaran

Alternatif Aktivitas Pergudangan

Pengiriman Penerimaan Penerimaan
Oleh Penempatan oleh
Penyimpanan
Pemasok Pengambilan Pelanggan
Pengiriman

Direct Shipping

Cross Docking

Direct Primary
Putaway

Direct Secondary
Putaway

Traditional Receiving

PENERIMAAN MATERIAL

KEGIATAN MENERIMA MATERIAL DARI
BERBAGAI SUMBER

Kegiatan :
• Pembongkaran;
• Pembukaan pengepakan;
• Pemeriksaan isi vs packing list;
• Inspeksi kualitas;
• Laporan penerimaan & inspeksi;
• Keputusan penerimaan;
• Penyerahan ke gudang.

Prosedur Penerimaan

Pemasok Penerimaan Penyimpanan Pemakaian

Dikembalikan Gudang Penyerahan
sementara

Ditolak Sampling Standar
Inspeksi Diterima
Keputusan

Faktor yang perlu
diperhatikan

• MATERIAL

– Jumlah
– Ukuran
– Bentuk, berat, sifat fisik dan kimiawi
– Waktu dan frekuensi

• METODE
• PERALATAN & FASILITAS
• ORANG

PENYIMPANAN MATERIAL

Menjamin :
Kecukupan kapasitas dan efisiensi
pemakaian tempat penyimpanan
Pengendalian kualitas dan kuantitas
material selama penyimpanan
Pasokan kebutuhan material untuk
pengguna
Kerapihan dan perawatan tempat dan
alat penyimpanan
Keselamatan orang dan lingkungan di
sekitar tempat penyimpanan

Evaluasi 6S dalam Penyimpanan

1. SPEED (Kecepatan pelayanan)

• Dipengaruhi oleh frekuensi penggunaan barang (Fast

moving & Slow moving)

Goods inward

Fast Item Medium Slow Item
Item

• Fast Moving Maintenance Slow
• Slow Moving Goods outward Fast
Fast
Medium

• Dipengaruhi oleh aliran material.

U – shape flow Modular flow

In Out Fast moving/
Cross docking
Straight thru flow
medium
Receive
Store Slow moving
Select
Ship Multistory flow

Pemilahan lantai:
-harga barang
-spesifikasi
-frekwensi

2. SPACE (Ruang simpan & gerak)

• Barang : kapasitas yang memadai
• Orang : kenyamanan bekerja
• Alat : pergerakan dengan cepat,lancar

3. SPECIFICATION (Sifat fisik, kimiawi, dll)
• Layout gudang
• Tempat penyimpanan

4. SAFETY (Keselamatan)
• Barang : tidak terkontaminasi, rusak, meledak, dll
• Orang : tidak luka, cacat, keracunan
• Alat : tidak rusak

5. SECURITY (Keamanan)

• Barang : dijaga agar tidak hilang
• Orang : hanya yang berkepentingan terhadap tugas di

gudang

• Alat: dijaga, dipelihara supaya tidak hilang

6. SITUATION (Lingkungan)

• Sosial: diterima masyarakat
• Ekonomis: manfaat ekonomis
• Politis: strategi pemerintah
• Teknis operasional: ketersediaan sumberdaya dan

prasarana

• Lingkungan: pencemaran

PENGAMBILAN

• Menerima permintaan
• Pencarian
• Pengambilan

- Prinsip FIFO untuk material
- Employing human/Employing machines

• Pengecekan
• Penyerahan/pengiriman

PENANGANAN MATERIAL

Sasaran penanganan material :

• Biaya penanganan
• Kesehatan & keselamatan
• Kerusakan barang
• Kondisi kerja
• Pelayanan
• Efektivitas penggunaan peralatan &

ruang

PENANGANAN MATERIAL

Prinsip-prinsip penanganan Material :

• Kurangi jarak & frekuensi pergerakan
• Perbanyak jumlah yang dapat ditangani
• Seragamkan rute
• Seragamkan kemasan
• Manfaatkan gaya berat
• Hindari rehandling
• Keamanan
• Pemeliharaan ekonomis

PENCATATAN ADMINISTRASI

• Tujuan : memberikan informasi untuk

pengambilan keputusan terkait sediaan di
gudang

• Sasaran : Real time & up to date
• Audit gudang (Stock taking)

• Data administrasi = Aktual
• Metode (Periodic / Continuous)

• Sistem informasi pergudangan

• alat bantu untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas

aktivitas pergudangan

• aplikasi IT (Barcode, RFID, Tags)

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac

Program Pengembangan Eksekutif Menu
Utama
UKURAN KINERJA
PERGUDANGAN

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac

Kerangka Program

PPEERRAANNCCAANNGGAANN

(AKTIVITAS – AKTIVITAS)

PENERIMAAN PENYIMPANAN PENGELUARAN

UKURAN KINERJA
SIKAP KERJA

Sasaran sesi

Setelah mengikuti sesi ini, peserta
diharapkan dapat menjelaskan :
• pentingnya pengendalian kinerja
pergudangan
• macam Kegiatan pengendalian kinerja
• cara membuat ukuran kinerja
• Memahami cara memperbaiki kinerja

Materi Pembahasan

• Definisi pengendalian
• Mengapa perlu pengendalian
• Sistem pengukuran kinerja
• Syarat sistem pengukuran kinerja
• Diagram alir pengukuran kinerja
• Diskusi : ukuran kinerja pergudangan

Situasi Pengendalian Sasaran
sekarang
Yang diinginkan

Penyimpangan koreksi
koreksi

• Fungsi manajemen untuk memastikan tercapainya

sasaran yang meliputi monitoring kinerja nyata,
membandingkan kenyataan dengan standar dan
melakukan tindakan bila diperlukan.

• Mengandung unsur-unsur preventif dan korektif

Lingkup Kegiatan Pengendalian

 Mengembangkan sistem pengukuran kinerja
 Menentukan cara memonitor kegiatan
 Mengevaluasi hasil dan membandingkannya

dengan standar atau rencana

 Mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan
 Memberi penghargaan atau memberlakukan

sanksi atas prestasi yang dicapai

Sistem Pengukuran Kinerja

VISI, MISI, NILAI, SASARAN,
STRATEGI ORGANISASI

“if you can’t measure it, UNIT KERJA
you can’t managed it” DALAM ORGANISASI

MENGEMBANGKAN
UKURAN KINERJA

MENENTUKAN
TARGET/SASARAN

MENGUKUR
REALISASI KINERJA

MEMBANDINGKAN
REALISASI & TARGET

TINDAK LANJUT

Syarat Sistem Pengukuran
Kinerja

• Merefleksikan tujuan (goals) dari perusahaan.
• Mengarahkan tercapainya keberhasilan

aktivitas utama perusahaan.

• Memungkinkan tindakan perbaikan jika terjadi

kesalahan/perlunya peningkatan.

Manfaat Ukuran Kinerja

• Untuk Manajer : • Untuk Karyawan :

– Alat komunikasi strategi perusahaan – Tanggung jawab &
– Kejelasan Tanggung jawab & sasaran sasaran yang jelas

– Sebagai alat kontrol – Melihat keberhasilan
– Pemahaman proses bisnis & menerima

– Mengetahui kemampuan proses penghargaan

– Alokasi sumber daya secara efisien – Alat evaluasi yang

– Memperbaiki perencanaan & objektif
perkiraan
– Pemberdayaan
– Memudahkan pendelegasian tugas karyawan

– Merubah kultur perusahaan

Mengembangkan Ukuran Kinerja

1. Merinci fungsi dan tugas/aktivitas unit kerja

• Fungsi : pernyataan sederhana yang yang menyatakan alasan adanya

unit kerja tertentu.

• Tugas : Merupakan bidang kerja utama yang menjadi tanggung jawab

unit kerja.

• Bersifat tetap dan tidak banyak berubah dari waktu ke waktu.

Contoh : Unit Kerja Produksi
Fungsi :

Melaksanakan proses pembuatan produk sesuai
rencana produksi yang ditetapkan secara efisien dan efektif.
Tugas/aktivitas :

• Meminta bahan baku dari gudang
• Memproses bahan baku menjadi barang jadi
• Mengirim barang jadi ke gudang
• Membuat laporan produksi

Mengembangkan Ukuran

Kinerja

2. Menetukan ukuran kinerja tiap aktivitas dan
indikatornya

• Ukuran kinerja merupakan kriteria untuk menilai

pencapaian sebuah kinerja.

• Dimensi umum meliputi :
• Quality (Kualitas)
• Quantity (Kuantitas)
• Financial (Keuangan)
• Time (Waktu)

• Indikator kinerja menunjukkan satuan dari

ukuran kinerja

UNIT KERJA : PRODUKSI

UKURAN KINERJA INDIKATOR

• Hasil produksi (Kn) •Jumlah produksi/hari
• Produk reject (Kl) •% produk reject
• Biaya produksi (Keu) •Biaya produksi/unit
• Penggunaan TK (Prod) •% penggunaan TK
• Penyelesaian tepat waktu (Wk) •% penyelesaian tepat waktu
• Kelancaran proses produksi (Kn) •% downtime
• Lama waktu set-up (Wk) •Menit/setup
• dll ………… • dll ……..

Contoh lain
Ukuran kinerja berdasar dimensi

QUALITY (QL) FINANCIAL (F)
• penyimpangan dari anggaran
• pujian atau keluhan pelanggan • rupiah yang dikeluarkan
• angka kesalahan atau produk gagal • rasio biaya produk dan biaya pemeliharaan
• kesesuaian dengan spesifikasi • pemborosan
• barang yang dikembalikan (retur) • jam lembur riil
• umpan balik internal • keuntungan per item

QUANTITY (QN) TIME (T)
• pengurangan waktu penanganan keluhan
• jumlah barang yang diproduksi • pemenuhan deadline dan jadwal
• jumlah telepon menjual per jam • rata-rata waktu merespon telepon
• produk baru yang dihasilkan • waktu memproses permintaan pelanggan
• tong sampah yang dikosongkan • waktu melayani per nasabah/pelanggan
• keluhan per 100 karyawan
• jarak per penggantian ban

Contoh lain
Indikator kinerja unit kerja

INFORMATION SYSTEMS PROCUREMENT/PURCHASING

• Percentage of customer problems not • Percentage of supplies delivered per schedule
• Purchase order cycle time
corrected per schedule • Percentage of purchase orders returned due to errors
• Parts costs per total costs
• Mean time between system interruptions
• Mean time between system repairs
• Rework cost resulting from computer

programs

• Average response time to help desk

complaints

MANUFACTURING MAINTENANCE

• Number of defects per produced unit • Maintenance cost/throughput
• Per unit costs • Percentage of facility maintenance-related downtime
• Labor utilization • Call-back frequency for defective maintenance repairs
• Percentage of on-time production deliveries • Percentage of on-time maintenance service
• Percentage of manufacturing facility
commitments
downtime
• Work order cycle time
• Changeover cycle times • Average cycle time of preventive maintenance calls

Menentukan Sasaran / Target

• Pernyataan tentang hasil yang

seharusnya dicapai dari setiap
indikator kinerja.

• Besarnya diperbaharui terus menerus

di awal periode kerja.

• Ditentukan dengan “SMART”

Mengukur Realisasi Kinerja

 Melakukan pengukuran terhadap kinerja unit kerja
pada saat tertentu berdasarkan indikator kinerja yang
telah ditetapkan

 Metode : analisis data, time study, dll.
Contoh :
Berdasarkan time study yang dilakukan, maka dapat
disimpulkan bahwa kecepatan muat barang adalah
45 menit/kendaraan.

Membandingkan Kinerja

 Untuk mengetahui besarnya gap
(kesenjangan) antara target dan
realisasi kinerja.

 Merupakan dasar langkah tindak
lanjut.

Tindak Lanjut

Tindak lanjut bisa berupa :

– Perbaikan kinerja
• Menentukan prioritas perbaikan
• Membuat action plan
• Melaksanakan perbaikan

– Revisi target

Diagram Alir Ukuran Kinerja

4 Bandingkan 5 YA
Realisasi Do nothing
Apa target
dan Target Tercapai ?

1 2 3 Mengukur TDK YA
Target Realisasi Do nothing
Ukuran Kinerja 6
Kinerja Apa 8
YA Identifikasi Sebab
penyimpangan
Diterima ? penyimpangan

TDK

7
Apa
target

diterima ?

TDK 9 Perbaiki
Kinerja
8
Revisi
target

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac

Program Pengembangan Eksekutif

Key Performance Indicator
& Terminilogi Pergudangan
(Suplemen)

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340
Telp. (021) 2300313
Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac