MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARETPendidikan Administrasi Perkantoran MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN OLEH Mahasiswa/i PAP B 2022 DOSEN PENGAMPUDr. Hery Sawiji, M.Pd. SEMESTER 1

MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN SEMESTER I DISUSUN OLEH : MAHASISWA/I PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS B 2022 DOSEN PENGAMPU : Dr. HERY SAWIJI, M.Pd

3 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan karunia nikmat dan kesehatan, sehingga kami dapat menyelesaikan modul ini, dan terus dapat menimba ilmu di Universitas Sebelas Maret Surakarta. Modul ini merupakan buku pegangan bagi dosen dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di Universitas Sebelas Maret. Materi yang terdapat pada modul ini merupakan materi pembelajaran Manajemen Perkantoran bidang studi Pendidikan Administrasi Perkantoran. Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkingan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang lainnya. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai topik-topik mata kuliah Manajemen Perkantoran secara lengkap dan sistematis untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan salam hangat kepada Bapak Dr. Hery Sawiji, M.Pd yang telah mendidik dan mengajarkan ilmu penting terkhusus pada mata kuliah Manajemen Perkantoran dan kepada semua pihak yang membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini memberikan manfaat dalam pembelajaran materi Manajemen Perkantoran Terima kasih, Surakarta, 5 Desember 2022 Penulis

4 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 3 DAFTAR ISI............................................................................................................................. 4 BAB I ......................................................................................................................................... 8 KONSEP DASAR MANAJEMEN, KANTOR DAN ............................................................ 8 MANAJEMEN PERKANTORAN ......................................................................................... 8 A. Pengertian Manajemen ............................................................................................. 8 B. Fungsi-Fungsi Manajemen ....................................................................................... 9 C. Kantor ....................................................................................................................... 10 D. Batasan Kantor dalam Arti Statis dan Dinamis ................................................... 11 E. Ciri-Ciri kantor Modern ......................................................................................... 11 F. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran ............................................................ 11 BAB II ..................................................................................................................................... 14 GEDUNG KANTOR ............................................................................................................. 14 A. Pengertian Gedung kantor...................................................................................... 14 B. Tujuan Gedung Kantor ........................................................................................... 14 C. Bagian dari Gedung kantor .................................................................................... 15 D. Hal Yang Harus Dipertimbangkan Dalam Pembangunan Gedung Kantor ...... 16 BAB III .................................................................................................................................... 19 PERALATAN DAN PERBEKALAN KANTOR ................................................................ 19 A. Pengertian Peralatan dan Perlengkapan Kantor ................................................. 19 B. Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor .......................................................................... 19 C. Istilah – Istilah Perlengkapan Kantor ................................................................... 20 D. Mesin kantor ............................................................................................................ 20

5 E. Peralatan Kantor ..................................................................................................... 25 F. Perabot kantor ......................................................................................................... 25 G. Manajemen perbekalan kantor .............................................................................. 26 BAB IV .................................................................................................................................... 29 MANAJER KANTOR, SEKRETARIS DAN PEGAWAI KANTOR .............................. 29 A. Manajer Kantor ....................................................................................................... 29 B. Sekretaris Kantor .................................................................................................... 30 C. Pegawai Kantor ........................................................................................................ 32 D. Kinerja Pegawai ....................................................................................................... 33 BAB V ..................................................................................................................................... 35 ORGANISASI KANTOR ...................................................................................................... 35 A. Pengertian Organisasi dan Pengorganisasian (organization and Organizing) ... 35 B. Prinsip-Prinsip Organisasi ...................................................................................... 36 C. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor ........................................................................ 38 D. Job Analysis .............................................................................................................. 39 E. Job Description, Job Specification ........................................................................... 40 BAB VI .................................................................................................................................... 41 URAIAN PEKERJAAN KANTOR...................................................................................... 41 A. Pengertian Kerja dan Kerja Kantor ...................................................................... 41 B. Asas Kerja Kantor ................................................................................................... 41 C. Sistem, Prosedur, dan Metode Kerja Kantor ....................................................... 43 BAB VII .................................................................................................................................. 47 KOMUNIKASI KANTOR .................................................................................................... 47 A. Pengertian Komunikasi ........................................................................................... 47 C. Proses Komunikasi .................................................................................................. 49 D. Proses Komunikasi Kantor ..................................................................................... 49

6 E. Pentingnya Komunikasi Kantor ............................................................................. 50 F. Komponen Komunikasi........................................................................................... 51 G. Jenis dan Prinsip Komunikasi Kantor .................................................................. 51 H. Fungsi Komunikasi Kantor .................................................................................... 54 I. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi ................................................ 54 BAB VIII ................................................................................................................................. 57 TATA RUANG KANTOR .................................................................................................... 57 A. Pengertian Tata Ruang Kantor .............................................................................. 57 B. Pedoman Dasar Tata Ruang Kantor ..................................................................... 59 C. Prinsip Tata Ruang Kantor .................................................................................... 60 D. Teknik Penyusunan Tata Ruang Kantor .............................................................. 61 E. Asas-Asas Tata Ruang Kantor ............................................................................... 62 F. Indikator Dalam Mengukur Kondisi Penataan Kantor....................................... 63 G. Macam-Macam Tata Ruang Kantor dan Lingkup Ruang Kantor..................... 64 H. Penataan Ulang Terhadap Tata Ruang Kantor ................................................... 66 I. Dimensi Tata Ruang Kantor ................................................................................... 67 BAB IX .................................................................................................................................... 68 PENGAWASAN KERJA KANTOR.................................................................................... 68 A. Pengertian Pengawasan ........................................................................................... 68 B. Tujuan Pengawasan................................................................................................. 69 C. Manfaat Pengawasan Kantor ................................................................................. 69 D. Jenis Pengawasan Pegawai ..................................................................................... 70 E. Teknik Pengawasan Kantor .................................................................................... 71 F. Proses Pengawasan .................................................................................................. 71 G. Pengawasan Pegawai ............................................................................................... 72

7 BAB X ..................................................................................................................................... 75 EVALUASI KANTOR .......................................................................................................... 75 A. Pengertian Evaluasi ................................................................................................. 75 B. Pengukuran Kerja Kantor ...................................................................................... 75 C. Tujuan Pengukuran Kerja...................................................................................... 75 D. Teknik Pengukuran Kerja di Kantor .................................................................... 76 E. Tahap Pengukuran Kerja Kantor .......................................................................... 76 F. Penyederhanaan Kerja Kantor .............................................................................. 76 BAB XI .................................................................................................................................... 78 EFISIENSI KANTOR ........................................................................................................... 78 A. Pengertian Efisiensi Kerja Kantor ......................................................................... 78 B. Asas-Asas Efisiensi Kerja ........................................................................................ 78 C. Upaya Meningkatkan Efisiensi Pekerjaan Kantor ............................................... 80 D. Penerapan Efisiensi Dalam Kantor ........................................................................ 81 E. Sumber Daya Yang Diefisiensikan ......................................................................... 83 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 85

8 BAB I KONSEP DASAR MANAJEMEN, KANTOR DAN MANAJEMEN PERKANTORAN A. Pengertian Manajemen Menurut Harold Koontz and Cynt O Demmel management is getting thing done through the efforts of other people (Manajemen adalah penyelesaian pekerja melalui kegiatankegiatan dari orang lain) Menurut Gorge R. Terry Management is the accomplishing of a prodetermined objective through the effort of other people (Manajemen adalah pencapaian tujuan yg doctapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain) Menurut JR. Schermerhorn: 2010 Management is the process of planning, organizing, llealing, and controlling the use of resources to acomplish performance goals (Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan kinerja) Menurut Richard L Daft 2010 Management is the attainment of organizationall goals in anefective and efficient manner through plannning, organizing, leading and controlling organatizational resources (Manajemen adalah pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian sumber daya organisasi). Menurut Sondang P. Siagian Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh satu hal dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Dalam praktik manajemen, manajemen juga memiliki dua arti penting Salah satunya adalah fungsi itu sendiri, yang lain individu atau individu yang bertanggung jawab untuk menjalankan fungsi tersebut. Fungi manajemen adalah melaksanakan kebijakan yang ditetapkan oleh kelompok administratif. Fungsi manajemen meliputi Menentukan hasil segera yang akan dicapai Merencanakan bagaimana hasil tersebut akan dicapai Membangun organisasi untuk mengamankan hasil tersebut, dll

9 Menurut Henry Fayol (1841-1925) Administrasi memiliki unsur Meramalkan dan Merencanakan Mengorganisasi Memimpin Mengoordinasi Mengawasi Menurut FW Taylor (1856-1915): Shop Management The principles of scientific management Memupuk kerja sama dalam kelompok B. Fungsi-Fungsi Manajemen Dalam Ensiklopedia Administrasi Fungsi manajemen yaitu sekelompok aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya ataupun pelaksanaannya. Untuk melancarkan sesuatu usaha kerjasama, aktivitas-aktivitas yang sama jenis itu biasanya digabungkan menjadi satu kesatuan dan diserahkan menjadi tanggung jawab daripada seorang pejabat atau satuan organisasi tertentu. Misalnya fungsi koresponden-si yaitu keseluruhan aktivitas mengenai surat menyurat yangharus diselenggarakan oleh seseorang atau satuan organisasi tertentu.

10 Menurut George R. Terry planning, organizing, actuating, and controlling Menurut Harold Koont Donnel planning organizing, staffing, directing, dan controlling Menurut Henry Fayol planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling Menurut Siagian planning, organizing, motivating, controlling, dan evaluating 1. Perencanaan adalah rangkaian kegiatan pemikiran dan penentuan terhadap hal-hal yang perlu dilaksanakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. 2. Pengorganisasian yaitu rangkaian kegiatan penyusunan bentuk dan pola usaha kerjasama dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Atau serangkaian kegiatan untuk membentuk struktur organisasi. 3. Pembimbingan adalah serangkaian kegiatan untuk memerintah, mendidik, mengarahkan dan memberi motivasi kepada orang-orang dalam organisasi, agar dapat mengelola alat-alat perlengkapan dan/atau fasilitas yang ada dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. 4. Pengawasan yaitu rangkaian kegiatan untuk mengontrol pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 5. Penilaian adalah serangkaian kegiatan untuk menilai dari hasil-hasil yang telah dicapai oleh suatu usaha atau input yang telah dikeluarkan untuk mencapai hasil yang seharusnya dicapai dengan rencana yang telah disusun. C. Kantor Menurut J.C Denver Kantor adalah setiap ruangan di mana pekerjaan klerikal biasanya dilakukan sebagai pekerjaan ruangan itu. Menurut JJ Neuner, BL Keeling dan NF Kallaus. Secara tradisional kantor telah dianggap sebagai tempat di mana fakta dan angka dikumpulkan, diproses, dan dicetak biasanya di atas kertas, karena itu dianggap sebagai aktivitas penyimpanan catatan klerikal dan lokasi penyimpanan, pandangan sekarang digantikan oleh pandangan yang lebih akurat tentang kantor, kantor sebagai fungsi untuk mengelola informasi. Menurut Mary Ellen Oliveno dan William R. Pasewar Kantor adalah tempat bertindak, kantor menyediakan berbagai layanan, kantor berubah.

11 Menurut G.R. Terry Pendekatan ini menempatkan kantor dalam perspektif yang sebenarnya, yaitu menjadi layanan dan fasilitator untuk tujuan utama suatu perusahaan (pendekatan ini menempatkan kantor dalam perspektif yg benar, yaitu menjadi pelayanan dan penyedia fasilitas pada tujuan-tujuan utama suatu usaha). Menurut Prajudi Atmosudirdjo Kantor adalah tempat atau pusat, markas, gedung, rumah, kantor, ruangan di mana kita sebagai orang yang mempunyai tugas, usaha, jabatan, kedudukan, fungsi melakukan pemikiran tentang segala sesuatunya yang menjadi tanggung jawab kita, di mana kita menyimpan surat-surat, kertas-kertas dan dokumen-dokumen penting, data, informasi atau bahan keterangan secara teratur, menghubungi kita atau meninggalkan pesan atau berita buat kita. D. Batasan Kantor dalam Arti Statis dan Dinamis 1. Statis suatu tempat diselenggaraknnya kegiatan administrasi sebagai total sistem, yang unsur-unsurnya meliputi: gedung, tempat, ruang, kamar (establishment), alat peralatan kantor (tool and equipment), dan pelaksana (personel). 2. Dinamis: rangkaian kegiatan ketatausahaan atau perkantoran, corak kegiatannya meliputi 6 M, yaitu: menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan informasi yang wujud fisiknya berupa warkat E. Ciri-Ciri kantor Modern Alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan Membantu dalam perumusan pekerjaan Membantu dalam penyederhanaan system manajemen, prosedur dan metode kerja Membantu dalam mencapai efisiensi kerja F. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang kantor, pegawai kantor, perlengkapan kantor. Peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat kerja.

12 1. Ruang Perkantoran (Office Space) Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi Kantor sering dibagi menjadi dua jenis, kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil 2 Komunikasi (Comunications) Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran,informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif. 3. Pegawai Kantor (Office Personnel) Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefisiensi tenaga kerja. Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitas untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan. 4. Perabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment) Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi meja kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan. 5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines) Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya. Peralatan dan mesin kantor meliputi ; mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat

13 6. Perbekalan dan Keperluan Tulis Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulirformulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru. 7. Metode Kerja Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis). 8. Warkat (Records) Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir. pelayanan surat menyurat, kegiatan survei, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan 9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls) Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi perkantoran/instansi Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konferensi, pelatihan penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.

14 BAB II GEDUNG KANTOR A. Pengertian Gedung kantor 1. Pengertian Gedung Menurut KBBI, Gedung merupakan bangunan tembok dan sebagainya yang berukuran besar sebagai tempat kegiatan, seperti perkantoran, pertemuan, perniagaan, pertunjukan, olahraga, dan sebagainya. 2. Pengertian Kantor Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. a. Menurut Moekijat, kantor adalah setiap tempat yang biayanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. b. Prajudi Atmosudirjo, kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staff personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. c. Menurut KBBI, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat kerja. Gedung perkantoran merupakan tempat berlangsungnya kegiatan ekonomi. Pekerjaan utama didalam perkantor adalah penanganan informasi dan kegiatan manajemen dan pengambilan keputusan berdasarkan informasi tersebut. Hal tersebut menghasilkan ukuran kantor yang berbeda tergantung pada manajemen, struktur organisasi, dan teknologi. Oleh karena itu, perencanaan gedung perkantoran memerlukan perencanaan yang matang dari segi keamanan, biaya, kegunaan, bentuk, arsitektur, struktur dan layanan yang tersedia. B. Tujuan Gedung Kantor Tujuan dari Gedung perkantoran merupakan tempat untuk melaksanakan aktivitas perekonomian. Pekerjaan dalam perkantoran yang utama adalah dalam kegiatan penanganan informasi dan kegiatan manajemen. Hal tersebut akan mengakibatkan terjadinya variasi ukuran kantor berdasarkan manajemen, dan struktur organisasinya (Muafandi dkk, 2019).

15 C. Bagian dari Gedung kantor Terdapat banyak jenis tugas dan pekerja yang dikerjakan, tidaklah selalu mudah untuk memilih ruang kantor yang cocok. Di Gedung kantor terdapat banyak ruangan yang digunakan, antara lain : 1. Ruangan kerja Ruang kerja dalam kantor biasanya digunakan untuk melakukan pekerjaan kantor yang biasa dilakukan, seperti membaca, menulis dan pekerjaan dengan komputer. Terdapat sembilan jenis ruangan kerja yang masing-masing dilakukan untuk aktivitas-aktivitas yang berbeda-beda, sebagai berikut : Kantor terbuka (open office) Ruangan tim (team space) Kubikel (cubicle) Ruangan privat (private office) Kantor berbagi (shared office) Kamar tim (team room) Booth belajar (study booth) work lounge touch down 2. Ruangan pertemuan Ruang pertemuan atau konferensi kantor biasanya digunakan untuk proses interaktif seperti percakapan singkat dan bertukar pendapat yang terfokus pada pekerjaan. Ada enam jenis ruang pertemuan umum, masing-masing mendukung kegiatan yang berbeda. Kamar pertemuan kecil (small meeting room) Kamar pertemuan besar (large meeting room) Ruang pertemuan kecil (Small meeting space) Ruang pertemuan besar (''large meeting space) brainstorm room meeting point

16 3. Ruangan pendukung Ruang pendukung kantor biasanya digunakan untuk kegiatan sekunder seperti pengarsipan dokumen atau istirahat. Terdapat 12 jenis ruang pendukung yang umum, masing-masing mendukung aktivitas yang berbeda. Ruang arsip (filing space) Ruang simpanan (gudang; storage space) Ruang printer dan fotokopi (print and copy area) Ruang surat (mail area) Dapur (pantry area) Ruang istirahat (break area) Ruang ganti (locker area) Ruang merokok (smoking room) Perpustakaan (library) Ruang bermain (games room) Ruang tunggu (waiting area) Ruang sirkulasi (circulation space) D. Hal Yang Harus Dipertimbangkan Dalam Pembangunan Gedung Kantor Dalam membangun gedung kantor tidak boleh sembarangan harus dilihat dari beberapa hal agar kegiatan ekonomi dapat berjalan denga lancer. Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membangun gedung kantor : Anggaran Hal pertama yang harus dipertimbangkan adalah anggaran. Anda harus realistis dan menyisakan ruang ketika anggaran Anda bertambah. Anda juga harus mengetahui biaya yang tidak ditunjukkan dengan jelas. Sewa kantor mungkin sesuai anggaran, tapi bagaimana dengan biaya perawatannya? Apakah gedung sewaan Anda masih membutuhkan renovasi? Jika Anda tidak yakin, kami sarankan Anda berkonsultasi dengan agen real estat Anda. Pertumbuhan perusahaan Peningkatan jumlah karyawan seringkali menjadi alasan utama perusahaan membutuhkan kantor baru. Namun, saat memilih ukuran kantor, jangan hanya melihat

17 tenaga kerja Anda saat ini. Pikirkan juga seberapa jauh tim Anda akan berkembang setidaknya dalam satu atau dua tahun ke depan. Lokasi karyawan dan klien Lokasi kantor yang strategis relatif terhadap klien atau kawasan industri jelas penting. Namun, kita tidak boleh melupakan posisi mengenai tempat tinggal karyawan. Lokasi kantor yang jauh dan tidak terjangkau bisa menjadi alasan pemecatan karyawan. Hal ini terutama mempengaruhi karyawan kunci yang memegang peran besar dalam organisasi. Jika perlu, Anda harus berbicara dengan mereka sebelum memilih lokasi kantor. Pekerjaan jarak jauh telah menjadi lebih populer di zaman modern ini, tetapi sebagian besar karyawan mungkin masih membutuhkan tempat untuk bekerja. Keamanan Sama seperti saat memilih rumah, keamanan merupakan faktor yang sangat penting untuk dipertimbangkan. Apalagi jika Anda memiliki berbagai perangkat mahal di kantor Anda. Carilah bangunan dengan pintu dan pagar yang bagus, dan pertimbangkan biaya layanan keamanan. Jika Anda tinggal di daerah yang rentan, keamanan bencana bisa menjadi pertimbangan tambahan. Pertimbangkan kemungkinan banjir, kebakaran, gempa bumi, dll. Satu bencana alam seperti ini dapat menghentikan bisnis Anda. Jika perlu, masuk akal juga untuk mengklaim asuransi. Akses fasilitas Ini adalah aspek yang sangat penting untuk kenyamanan karyawan. Memiliki fasilitas umum seperti restoran, jaringan internet, tempat ibadah, transportasi, bank, dan fasilitas kesehatan bisa sangat membantu jika Anda memiliki anggota tim yang memiliki kebutuhan mendesak. Lahan parkir Beberapa karyawan mungkin membawa kendaraan seperti sepeda, sepeda motor, atau mobil. Anda harus memastikan bahwa kantor Anda memiliki fasilitas parkir yang memadai. Kedengarannya seperti detail kecil, tetapi merupakan faktor penting dalam kepuasan karyawan. Manajemen Gedung Kecocokan antara pemilik perusahaan dan pengelola gedung sangat mempengaruhi kenyamanan baik penghuni maupun pemilik. Temukan builder yang sesuai dengan budaya

18 perusahaan Anda sehingga mereka tidak segan-segan membantu Anda jika Anda mengalami masalah di kemudian hari. Office branding Kontrak antara pemilik bisnis dan pengelola gedung memiliki dampak besar pada kenyamanan penghuni dan pemilik. Temukan kontraktor yang sesuai dengan budaya perusahaan Anda dan bersedia bekerja sama dengan Anda untuk masalah di masa depan. Berdasarkan data diatas dapat disimpulkan bahwa Gedung kantor adalah tempat yang digunakan untuk pelaksanaan kegiatan ekonomi. Dalam membangunnya perlu memperhatikan beberapa hal yaitu anggaran, pertumbuhan perusahaan, lokasi karyawan dan klien, keamanan, akses fasilitas, lahan parkir, manajemen gedung, dan office branding. Gedung kantor juga akan dibagi menjadi beberapa bagian ruangan. Bagian-bagian ruangan yang ada didalam Gedung antara lain ruangan kerja, ruangan pertemuan, dan ruangan pendukung. Bagian-bagian ruangan ini mendukung aktivitas kantor yang berbeda-beda.

19 BAB III PERALATAN DAN PERBEKALAN KANTOR A. Pengertian Peralatan dan Perlengkapan Kantor Peralatan (Equipment) kantor dapat didefinisikan sebagai barang-barang yang dapat dalam jangka waktu yang relative lama (lebih dari satu tahun) dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda-benda yang besar dan berat memerlukan perawatan yang khusus serta berharga mahal, tetapi secara umum harga peralatan kantor memang mahal Menurut Wibowo Subekti (2013:15), mengatakan bahwa peralatan kantor adalah alat-alat atau perlengkapan-perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna kelancaran perusahaan, dalam melakukan atau melaksanakan kegiatan- kegiatan administrasinya. Menurut Rusdiana (2021:173) yang menyampaikan bahwa peralatan kantor (equipment) adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha. Secara keseluruhan dapat dikatakan bahwa suatu prasarana dan sarana yang dapat memudahkan atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor inilah yang dimaksud dengan "peralatan kantor." Ada peralatan kantor tertentu yang harus benar-benar dimiliki kantor, tetapi setiap peralatan kantor bervariasi tergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukannya. Sedangkan perlengkapan kantor (supplies) adalah barang-barang yang bersifat habis dipakai atau bisa dipakai berulang kali. Perlengkapan kantor identik dengan barang yang berukuran kecil, cepat habis, sering digunakan, harganya terjangkau, dan mudah diperbaiki jika ada kerusakan. Perlengkapan kantor dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi peralatan. B. Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor 1. Barang bergerak Barang Bergerak dibagi menjadi dua jenis yaitu : Barang habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan satu kali pakai. Hal tersebut berarti bahwa benda tersebut tidak harus habis dan meninggalkan bekas pemakaiannya. Barang tersebut diantaranya adalah kertas, karet penghapus, pensil, map (stopmap), blangko surat, tinta dan sebagainya

20 Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Barang tersebut diantaranya adalah mesin tik, pelubang kertas, gunting, pesawat telpon, lemari arsip dan sebagainya. 2. Barang tidak bergerak Barang tidak bergerak adalah tanah, gedung dan bangunan C. Istilah – Istilah Perlengkapan Kantor a. Bekal kantor (office supplies) Merupakan semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Jenis jenis perbekalan kantor menurut Te Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran modern dikelompokkan ke dalam jenisjenis barang sebagai berikut : Barang lembaran, misalnya kertas, karton, dan berkas. Barang bentuk lainnya, misalnya lem, karet, penghapus, dan tinta. Alat tulis kantor (ATK), misalnya pensil, pulpen, dan cap nomor. Alat keperluan lainnya, misalnya mistar, dan bantalan cap. Mesin kantor, misalnya messin tik, mesin hitung, dan mesin stensil. Perabot kantor, misalnya lampu, meja, kursi, almari. Perlengkapan lainnya, misalnya lampu, kipas angin, dan AC. D. Mesin kantor Mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggadakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik. Macam-macam mesin kantor yang umum antara lain : 1. Menurut tenaga penggeraknya Mesin manual, yaitu mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia. Mesin listrik, yaitu mesin-mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai. 2. Menurut cara kerja dan komponen mesinnya : Mesin mekanik, yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

21 Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik. 3. Menurut fungsinya 1. Mesin untuk mencatat Mesin tulis Mesin dikte Mesin pencetak perangko Mesin pencatat uang kas Mesin pencatat waktu (Time Recorder) Scanner 2. Mesin untuk menghimpun Pembuka surat Mesin penjilid Pemotong kertas Perforator

22 3. Mesin untuk mengolah Mesin jumlah Mesin penghitung uang Mesin validasi keaslian uang Timbangan elektronik Mesin timbangan surat Komputer 4. Mesin untuk menggandakan Mesin stensil (stencil duplicator) Mesin stensil spiritus (spirit duplicator) Risograph Mesin cetak (offset) Printer

23 5. Mesin untuk mengirim Telepon Interphone Faxsimile / telecopier Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip) Handy Talky (HT) Handphone 6. Mesin untuk menyimpan Fire proof safe (penyimpan dokumen tahan api) Mobile filling system Flopy disk Hard disk Compact disk Flash disk

24 7. Mesin pengaman CCTV (close circuit television) Pengaman data Mesin penyimpan uang (brankas) Peti uang (cash box) Mesin laminating 8. Mesin Penyaman Kipas angin (FAN) Air Conditioner (AC) Loudspeaker Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik) Air Curtain (Tirai Udara) Vacum Cleaner

25 E. Peralatan Kantor Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha Macam-macam peralatan kantor Peralatan kantor dibagi menjadi 2 yaitu alat-alat bukan mesin dan mesin-mesin kantor. a. Peralatan yang bukan mesin kantor : Bak surat (desk tray) Cardex Folder Guide Map snelhecter Numerator Perforator Stapler Kalender meja Mistar (ruler) Pena (pen) Tangkai pena (pen holder) Pensil (pencil) Penghapus pensil Gunting Kertas Jepitan kertas Cap Bantalan cap b. Peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor : Mesin kartu berulang Mesin jumlah Mesin hitung Mesin tulis Mesin pengganda Mesin label Mesin pembuka sampul surat Mesin penomor Mesin penghimpun lembar stensil Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul Mesin perekam Mesin fotokopi F. Perabot kantor Perabot kantor, dalam Bahasa inggris disebut office furnishings atau office furnitures, adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas kantor. Macam-macam perabot kantor : Meja kantor a. Meja staff Kursi kantor a. Kursi meeting Lemari kantor a. Lemari rak

26 b. Meja resepsionis c. Meja rapat d. Meja direksi b. Kursi eksekutif c. Kursi staff/karyawan b. Lemari brangkas c. Filling cabinet d. Laci kartu e. Lemari laci arsip beroda f. Loker G. Manajemen perbekalan kantor Manajemen perbekalan kantor adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengadakan, mengatur pemakaian, menyimpan, mengendalikan, merawat dan menyingkirkan barangbarang keperluan kerja dalam usaha kerjasama (Chrisyanti, 2011:119). Kegiatan dalam perusahaan atau kantor akan terhambat jika tanpa perbekalan kantor. Pemilihan manajemen Aset kantor harus dibuat dengan mempertimbangkan kebutuhan para pekerja atau karyawan yang akan menggunakan system manajemen Aset kantor tersebut. Dengan pemilihan perbekalan kantor yang tepat dapat membantu memperlancar pekerjaan yang ada di kantor atau di perusahaan tersebut.

27 Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa perbekalan merupakan pemenuhan seluruh kebutuhan kantor berupa peralatan, mesin, perabot, dan perlengkapan kantor lainnya untuk menunjang kegiatan kantor. a. Tahapan-tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Perbekalan Menurut Priansa dan Agus (2013:224), kegiatan dalam manajemen perbekalan adalah sebagai berikut : Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor Menurut Donald J. Bowersox (dalam Priansa, 2013:226) sebelum pengadaan, proses perencanaan merupakan satu proses yang harus ditempuh agar pengadaan yang ada menjadi berguna dan pengadaan yang tidak memboroskan anggaran organisasi. Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumbersumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin. Pengadaan sarana dan prasarana kantor Menurut Gunawan (dalam Minarti, 2011:257) “Pengadaan sebagai segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas”. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan berbagai kegiatan pengadaan alat dan barang berdasarkan rencana yang telah disusun dan ditetapkan. Pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan membuat sendiri, menyewa, meminjam dan membeli. Pada umumnya, pengadaan sarana prasarana dilakukan dengan cara membeli karena relatif lebih mudah dan dapat dilaksanakan oleh organisasi pengadaan sarana prasarana ini dapat dengan menempuh cara tender. Penyimpanan sarana dan prasarana kantor Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Penyimpanan merupakan salah satu fungsi yang penting dalam manajemen sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana kerja yang diadakan dengan berbagai cara mungkin saja tidak langsung digunakan. Dengan adanya mekanisme dan tata cara pengaturan terhadap penyimpanan barang tersebut di atas dalam pemanfaatannya

28 sehingga barang tetap dalam kondisi baik sebelum realisasikan ke pengguna dan pengamanan terhadap barang itu sendiri. Distribusi sarana dan prasarana kantor Distribusi dengan kata lain adalah penyaluran dimana barang dari penyimpanan sementara untuk realisasikan ke pengguna baran dalam hal ini adalah bagian-bagian yang memanfaatkan sarana prasarana kantor. Salah satu cara yang harus ditempuh untuk menjamin situasi dengan menciptakan sistem distribusi yang cepat efisien, tetapi sekaligus aman. Agar sistem distribusi yang handal itu tercipta diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna alat/barang tertentu dengan para petugas penyimpanan. Penggunaan sarana dan prasarana kantor Penggunaan barang meliputi dua kategori yaitu inventaris yang tidak habis sekali pakai dan inventaris habis pakai, dalam administrasi logistik prinsip efisiensi dan efektivitas merupakan hal yang perlu dipegang menjaga adanya pemborosan, pemborosan terjadi karena dua faktor, yaitu sikap dan kurangnya keterampilan menyelesaikan tugas. Penghapusan sarana dan prasarana kantor Penghapusan adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/meniadakan barang-barang dari daftar inventaris karena barang itu sudah dianggap tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan terutama untuk kepentingan dinas, misal rusak, susut, mati atau biayanya terlalu mahal kalau dipelihara atau diperbaiki. b. Manfaat Manajemen Perbekalan Dalam suatu perusahaan/kantor perbekalan/logistik sangat penting karena berguna untuk: Menunjang aktivitas pekerjaan kantor. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik dan memuaskan. Sebagai aset dan perlengkapan kantor Perbekalan sangat diperlukan dalam setiap perusahaan baik dalam sektor pemerintah maupun swasta untuk membantu kelancaran dan keberhasilan sebuah perusahaan. Adanya perbekalan kantor harus di seimbangkan dengan adanya Sumber Daya Manusia yang cukup untuk dapat mengoptimalkan penggunaan perbekalan yang tersedia.

29 BAB IV MANAJER KANTOR, SEKRETARIS DAN PEGAWAI KANTOR A. Manajer Kantor Manajer adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola seluruh aktivitas kantor. Manajer juga merupakan sumber aktivitas yang harus merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, serta mengawasi semua kegiatan agar tujuan tercapai. Seorang manajer kantor dituntut untuk melakukan inovasi yakni membuat terobosan-terobosan baru sehingga kantor menjadi unit yang modern, sederhana dalam prosedur, berorientasi pada pihak yang dilayani, serta proaktif. Dalam memilih atau mengangkat seorang manajer tidak sembarangan dan asal-asalan. Pemilihan seorang manajer harus memperhatikan dari segala aspek, karena seorang manajer lah yang akan menentukan bagaimana kedepannya kantor tersebut berjalan. Berikut beberapa syarat atau kriteria dalam memilih seorang manajer, antara lain: 1. Technical Skill. Keahlian di bidang teknis yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami jenis kerja tertentu yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. 2. Interpersonal Skill Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan berkomunikasi dengan individu maupun kelompok. 3. Conceptual Skill Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi sebagai satu kesatuan. 4. Diagnostic Skill Kemampuan manager untuk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kepada orang lain dan menerima ide dan informasi dari orang lain. 5. Communication Skill Kemampuan manajer untuk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kepada orang lain dan menerima ide dan informasi dari orang lain. 6. Decision-Making Skill Kemampuan manager untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dengan benar kemudian satu tindakan yang cepat untuk memecahkan masalah tersebut.

30 7. Time-Management Skill Keahlian manager untuk memprioritaskan pekerjaan, mengendalikan waktu bekerja secara efisien, mendelegasikan pekerjaan secara tepat. Itulah beberapa hal yang harus diperhatikan untuk memilih seorang manajer. Selanjutnya, seorang manajer memiliki beberapa tugas untuk memajukan kantornya, antara lain: Membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian. Dapat mendorong bawahan untuk bekerja lebih giat, dan membina bawahan dengan baik dan harmonis. Manajer harus dapat menciptakan kondisi yang akan membantu bawahannya mendapatkan kepuasan dalam pekerjaannya. Manajer harus mewakili dan membina hubungan yang harmonis dengan pihak luar. Manajer harus membenahi fungsi fungsi fundamental management secara baik. B. Sekretaris Kantor Menurut Saiman (2002:24), sekretaris adalah seorang yang memiliki tugas mengenai aktivitas tulis-menulis atau kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu untuk perkantoran atau perusahaan. Menurut The Liang Gie (2002:25), sekretaris adalah seorang yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat bagi pejabat penting pada suatu organisasi atau perusahaan. Jadi Sekretaris adalah individu yang memelihara dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur dan melaksanakan tugas administrasi tambahan, tergantung pada sifat pekerjaan mereka. Namun, seorang sekretaris juga dapat bertanggung jawab atas beberapa tugas umum yang dapat mencakup: Menyambut para tamu perusahaan dan mengarahkan mereka ke bagian yang dituju. Menjawab telepon dan merespon email yang masuk. Membuat serta mencatat hasil rapat. Berkomunikasi dengan berbagai pihak.

31 Selain itu sekretaris juga memiliki beberapa fungsi penting diperusahaan, antara lain: Fungsi Sekretaris sebagai Pejabat Eksekutif/ resmi: Bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor. Fungsi Sekretaris sebagai Petugas Penghubung: Penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen. Fungsi Sekretaris sebagai Penasehat Manajemen: Otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi. Dari tiga fungsi diatas tentu sekretaris memiliki kemampuan yang memadai untuk menjalankan setia tugas-tugas nya, berikut beberapa kemampuan wajib yang perlu sekertaris miliki, antara lain: Kemampuan komunikasi. Kemampuan berpikir logis. Kemampuan menganalisis. Kemampuan administrative. Penguasaan bahasa asing. Penguasaan teknologi. Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut peninjauannya Sunarto,2006:4 1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris yaitu: Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi disamping bekerja atas perintah pimpinan, juga memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian, menjalakan control, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.

32 Sekretaris Pimpinan Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. C. Pegawai Kantor Pekerja kantor adalah individu yang melakukan pekerjaan profesional, manajerial, atau administratif yang dilakukan di kantor atau pengaturan administrasi lainnya. Pekerja kantor biasanya melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan akademisi, manajemen bisnis. Berbeda dengan pekerja biasa atau buruh yang biasa bekerja di pabrik atau lapangan. Pekerja kantoran cenderung memiliki gaji yang lebih tinggi dibandingkan buruh. Pekerja kantor biasanya memiliki tingkat pendidikan yang tinggi, sehingga mendapat pekerjaan yang lebih nyaman dengan fasilitas yang lebih memadai. Karyawan atau personil kantor memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda sesuai jabatan. Namun, bukan berarti tidak ada kesamaan di antara seluruh karyawan dalam sebuah perusahaan. Apapun jabatannya, tetap ada tugas dan tanggung jawab yang sama. Ada beberapa tugas dari karyawan kantor, di antaranya adalah sebagai berikut: Mengerjakan seluruh tugas dan pekerjaan yang telah ditentukan oleh pimpinan, atasan, ataupun oleh CEO. Karyawan kantor harus memiliki ketepatan, ketelitian, dan kerapian di dalam bekerja. Karyawan kantor wajib disiplin dalam bekerja dengan ketepatan waktu yang baik. Seorang karyawan kantor juga harus mengerti tentang bagaimana keluar dari masalah. Selain beberapa tugas di atas, ada pula beberapa tanggung jawab dari seorang karyawan kantor, yang dimulai dari: Seorang karyawan kantor harus memiliki rasa hormat kepada sesama rekan kerja, apapun jabatannya. Tanggung jawab lainnya dari karyawan kantor adalah bisa menjaga nama baik perusahaan. Karyawan kantor sebaiknya bisa menjaga dan menjalin komunikasi yang baik.

33 Termasuk tanggung jawab dari karyawan kantor juga harus menjaga stabilitas kerja, karena ada tanggung jawab pekerjaan yang diembannya. D. Kinerja Pegawai Kinerja merupakan suatu hasil dari tindakan seorang pekerja sesuai dengan pekerjaannya dan diawasi oleh orang-orang tertentu yaitu seorang atasan atau pimpinan dan dukungan dari organisasi. umumnya faktor-faktor yang mempengaruh kinerja pegawai yaitu: Faktor individu, meliputi kemampuan, kreatifitas, inovasi, inisiatif, kemauan, kepercayaan diri, motivasi serta komitmen individu. Faktor organisasi, meliputi kejelasan tujuan, kompensasi yang diberikan, kepemimpinan, fasilitas kerja, atau infrastruktur yang diberikan organisasi, proses organisasi dan kultur kerja dalam organisasi. Faktor sosial, meliputi kualitas dukungan dan semangat yang diberikan oleh rekan satu tim, kepercayaan terhadap sesama anggota tim, keserataan dan kekompakan anggota tim, serta keamanan Indikator kinerja pegawai di atas akan dibahas di bawah untuk lebih mempermudah dalam memahami kinerja pegawai, yaitu sebagai berikut: Kualitas Kerja (Quality of work) adalah kualitas kerja yang dicapai berdasarkan syaratsyarat kesesuaian dan kesiapannya yang tinggi pada gilirannya akan melahirkan penghargaan dan kemajuan serta perkembangan organisasi melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan secara sistematis sesuai tuntutan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin berkembang pesat. Ketetapan Waktu (Pomptnees) yaitu berkaitan dengan sesuai atau tidaknya waktu penyelesaian pekerjaan dengan target waktu yang direncanakan. Setiap pekerjaan diusahakan untuk selesai sesuai dengan rencana agar tidak mengganggu pada pekerjaan yang lain. Inisiatif (Initiative) yaitu mempunyai kesadaran diri untuk melakukan sesuatu dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab. Bawahan atau pegawai dapat melaksanakan tugas tanpa harus bergantung terus menerus kepada atasan.

34 Kemampuan (Capability) yaitu diantara beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang, ternyata yang dapat diintervensi atau diterapi melalui pendidikan dan latihan adalah faktor kemampuan yang dapat dikembangkan. Komunikasi (Communication) merupakan interaksi yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan untuk mengemukakan saran dan pendapatnya dalam memecahkan masalah yang dihadapi. Komunikasi akan menimbulkan kerjasama yang lebih baik dan akan terjadi hubunganhubungan yang semangkin harmonis diantara para pegawai dan para atasan, yang juga dapat menimbulkan perasaan senasib sepenanggungan.

35 BAB V ORGANISASI KANTOR A. Pengertian Organisasi dan Pengorganisasian (organization and Organizing) 1. Pengertian Organisasi Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang merupakan wadah atau sarana untuk mencapai berbagai tujuan atau sasaran organisasi memiliki banyak komponen yang melandasi diantaranya terdapat banyak orang, tata hubungan kerja, spesialis pekerjaan dan kesadaran rasional dari anggota sesuai dengan kemampuan dan spesialisasi mereka masing-masing. Menurut Para Ahli : Menurut Louis Allen, organisasi adalah proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang harus dilakukan, mendefinisikan dan mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang dan membangun hubungan untuk tujuan memungkinkan orang untuk bekerja paling efektif bersama dalam mencapai tujuan. Menurut James D. Mooney, organisasi merupakan sebuah setiap bentuk perserikatan yang dibuat oleh sekelompok orang demi mewujudkan sebuah atau beberapa tujuan bersama. Menurut Max Weber, organisasi merupakan sebuah kerangka hubungan sosial yang sifatnya terstruktur dimana didalamnya tercantum apa yang menjadi wewenang, pembagian tugas/ kerja dan tanggung jawab untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Menurut Victor A. Thompson, organisasi merupakan sebuah paduan antara beberapa orang anggota khusus yang sifatnya sangat rasional dan impersonal dimana mereka akan saling bekerjasama guna mencapai sebuah atau beberapa tujuan bersama yang sudah ditetapkan secara spesifik. 2. Definisi Pengorganisasian (organizing) Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Organizing dari kata organism artinya menciptakan suatu struktur dengan bagianbagian yang diintegrasikan sehingga mampunyai hubungan saling mempengaruhi satu

36 dengan yang lainnya (organisasi = hasil dari pengorganisasian; pengorganisasian = penyusunan tugas kerja dan tanggung jawab mengorganisasi = menghimpun) beberapa orang untuk bersama-sama melakukan pekerjaan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Menurut Para Ahli : Stoner dan Walker (1986) : Pengorganisasian merupakan satu proses di mana aktivitas kerja disusun dan dialihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai tujuan sebuah organisasi sehingga dapat dicapai secara efisien. Jaafar Muhammad (1992) : Pengorganisasian adalah penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar tujuan dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai. Gatewood, Taylor, dan Farell : Pengorganisasian adalah aktivitas yang terlibat dalam suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas kepada pekerja serta membentuk hubungan yang berguna di antara pekerja dan tugas-tugas. Certo (1997) : Pengorganisasian adalah menentukan aktivitas yang akan dilakukan oleh sumber daya manusia dalam organisasi dan bagaimana SDM tersebut dapat diselaraskan atau digabungkan dengan cara yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. B. Prinsip-Prinsip Organisasi Menurut Max Weber, prinsip organisasi adalah semua kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi harus berdasar pada keahlian, sehingga orang yang memegang jabatan mampu menjalankan tugas dengan baik. Istilah “prinsip” diartikan sebagai cara berpikir atau cara bertindak. Dengan demikian prinsip prinsip organisasi adalah hal hal yang harus dipedomani oleh organisasi dalam menjalankan kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan. Prinsip prinsip organisasi menawarkan petunjuk unutk menciptakan sebuah organisasi agar efektif dan efisien dalam situasi yang dinamis dan kompleks. Secara umum, prinsipprinsip organisasi: Prinsip Perumusan Tujuan Setiap organisasi yang berdiri tentu memiliki tujuan, Misalnya seperti tujuan untuk pemerintahan, badan usaha maupun oranisasi kemanusiaan. Sebelum organisasi

37 berdiri tentu harus dilakukan perumusan tujuan organisasi. Dalam melaksanakan kegiatannya organisasi harus berjalan sesuai dengan tujuan organisasi. Prinsip Pembagian Kerja Untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja dalam organisasi maka diharuskan adanya pembagian kerja. Pembagian tugas juga bertujuan agar setiap anggota organisasi mengetahui tugasnya masing-masing. Prinsip Pendelegasian Wewenang Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harus diberi kekuasaan/ untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya. Prinsip Tingkat Pengawasan Untuk memastikan proses pencapaian organisasi berjalan dengan baik maka, harus dilakukan pengawasan dalam organisasi. Karena jika suatu organisasi tidak memperoleh pengawasan maka pencapaian tujuan organisasi tidak maksimal. Prinsip Rentang Manajemen Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas kepemimpinannya secara efektif,efisien dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal. Prinsip Kesatuan Perintah Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita. Prinsip Kordinasi Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik,

38 dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama. C. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi: Prinsip Tujuan Tujuan organisasi kantor atau kelompok fungsional di dalamnya organisasi kantor harus dirumuskan dan dipahami setiap individu. tujuan yang dipahami mencapai motivasi. Prinsip Kesatuan Fungsi Setiap organisasi kantor terdiri dari serangkaian fungsi, selalu bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi kantor tersebut. Organisasi kantor adalah sebuah sistem terdiri dari serangkaian fungsi yang saling berhubungan, Prinsip Hubungan Individual Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadipribadi yang selalu melaksanakan pekerjaan. Walaupun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah sistem, namun individu - individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masingmasing. Prinsip Kesederhanaan Fungsi organisasi kantor yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan pelaksana untuk memahami interelasi yang jelas mengurangi kecurigaan. Prinsip Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut. Prinsip Laporan Kepada Atasan Tunggal Biarkan semua orang tahu dengan jelas kepada siapa mereka melapor, kemudian masing-masing petugas yang menata kantornya harus menerima perintah dan bertanggung jawab hanya untuk satu atasan.

39 Prinsip Kepengawasan dan Kepemimpinan Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang. Prinsip Jangkauan Pengawasan Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang manajer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan manajer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. D. Job Analysis 1. Definisi Job Analysis Job Analysis merupakan kegiatan yang dilaksanakan guna mendapatkan informasi dan data serinci mungkin terkait fakta-fakta yang terjadi, kemudian difungsikan sebagai sarana untuk menyelesaikan tugas yang ada dalam jabatan. Menurut Dessler, definisi job analysis adalah tata cara guna melakukan penetapan tugas serta tuntutan keterampilan dari suatu jabatan. Sekaligus juga mengenai orang seperti apa yang paling tepat untuk melaksanakannya. 2. Fungsi Job Analysis Terdapat 3 fungsi dari Job Analysis, yaitu: Pertama, untuk mencari solusi terkait masalah dalam kepegawaian. Dalam suatu pekerjaan, pasti tidak dapat dipisahkan dari adanya masalah. Melalui job analysis, masalah tersebut bisa diselesaikan dengan solusi yang tepat. Kedua, hasil dari job analysis bisa digunakan untuk melakukan penempatan posisi pegawai. Yang mana melalui analisis jabatan ini, bisa diperoleh orang yang tepat pada tempat yang tepat pula. Hal ini menjadikan pekerjaan bisa dilaksanakan secara maksimal. Ketiga, dengan menggunakan analisis jabatan, bisa dipilih pegawai yang tepat untuk dipromosikan. Seperti diketahui, promosi jabatan digunakan untuk melakukan upgrade skill. Karena hasil analisis jabatan yang tepat, program promosi ini bisa dilakukan dengan sempurna.

40 3. Tujuan Job Analysis Berikut tujuan dari Job Analysis, antara lain : Pertama, untuk melakukan identifikasi terhadap suatu jabatan tertentu. Dalam identifikasi ini, akan diperoleh informasi mengenai kewajiban serta tugas-tugas yang ada pada pekerjaan yang bersangkutan. Kedua, job analysis juga bertujuan untuk melakukan klasifikasi jabatan. Dengan demikian, bisa didapatkan data serinci mungkin, lalu diklasifikasikan dalam golongan yang tepat. Kemudian, job analysis ini memiliki tujuan untuk melakukan evaluasi terhadap suatu pekerjaan. Sebagaimana diketahui, evaluasi dilakukan agar ada peningkatan dalam hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan. Melalui data yang tepat, evaluasi bisa berjalan dengan baik. E. Job Description, Job Specification Job description adalah gambaran umum mengenai pekerjaan yang ditawarkan, yang meliputi tanggung jawab, tugas, dan lokasi penempatan, dan gaji, termasuk kompensasi berupa benefit and perk jika ada. Meski tidak menjelaskan secara rinci, job description juga harus jelas, terutama jika ditulis dalam bahasa Inggris, agar pencari kerja paham tentang tanggung jawabnya jika bergabung dengan perusahaan tersebut. Sedangkan job specification adalah kualifikasi atau persyaratan yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab atau tugas yang disebutkan dalam job description. Job specification biasanya meliputi pendidikan, usia, jenis kelamin, pengalaman kerja, dan skill yang wajib dipunyai kandidat jika tertarik melamar. Job specification boleh menyebutkan persyaratan secara rinci termasuk kemampuan khusus.

41 BAB VI URAIAN PEKERJAAN KANTOR A. Pengertian Kerja dan Kerja Kantor Kerja kantor adalah individu yang melakukan pekerjaan profesional, manajerial, atau administratif yang dilakukan di kantor atau pengaturan administrasi lainnya. Pekerja kantor biasanya melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan akademisi, manajemen bisnis, perbankan, pemasaran, teknologi informasi, dan sebagainya. Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kegiatan-kegiatan yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, waktu, dan tenaga. B. Asas Kerja Kantor 1. Asas sentralisasi (pemusatan) Masing-masing bagian secara sentral melayani seluruh satuan organinsasi dalam lingkungan tugasnya itu. Bagian pelayanan ini disebut bagian tata usaha atau sekretariat. Dalam asas sentralisasi, misalnya jika pada penyimpanan arsip, maka secara sentral semua pekerjaan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip. Kelebihan asas sentralisasi: Memudahkan penyeragaman cara kerja; Memudahkan pengawasan kerja; Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat; Beban kerja pekerjaan kantor dapat dibagi secara lebih merata; Memudahkan pembagian pekerjaan yang disesuaikan dengan keahlian tenaga kerja. Kelemahan asas sentralisasi: Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan,

42 Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan yang memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan. Karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan yang secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani. 2. Asas Desentralisasi Selain menjalankan fungsi utamanya, setiap unit organisasi di seluruh organisasi juga menyelesaikan semua pekerjaan kantor yang terdapat dalam lingkungan sendiri. Kelebihan penggunaan asas desentralisasi : Memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar. Melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan. Terhindar dari menumpuknya pekerjaan pada saat tertentu. Kelemahan asas desentralisasi : Memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin foto copy lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaanya kapasitas mesin foto copy tersebut tidak digunakan secara penuh. Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan mengoperasikan peralatan kantor dan jasa pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut. 3. Asas Campuran Dengan dikombinasikan keduanya asas sentralisasi dan desentralisasi, arsip pribadi pimpinan tiap-tipa bagian dibuat. Disamping arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula "Kelompok Arsip sentral" yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh organisasi secara keseluruhan. Organisasi yang besar, dalam arti cukup komplek pekerjaan kantor yang dijalankannya, biasanya memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai segi-segi ketatausahaan yang terdapat pada seluruh organisasi. Sebaliknya sebagian kegiatan ketatausahaan yang tidak tepat jika dipusatkan tetap akan dikerjakan oleh masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan.

43 Satuan organisasi yang menanggani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai tugas pokok sebagai berikut : Melaksanakan sejumlah aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan, yaitu: Melayani pembuatan barang cetakan, misalnya kartu, formulir, blangko dan sebagainya. Pengadaan dan pembagian perabotan, peralatan, bahan dan mesin-mesin kantor. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang tersebar di segenap satuan organisasi lainnya. Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah dipimpin oleh orang yang benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran, yang disebut manajer kantor. Seorang manajer haruslah mempunyai pengetahuan yang luas mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran. Misalnya: organisasi kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan tata usaha. Perlu diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai seberapa jauh penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat sementara dilakukan hanya sekali saja bila ada akan tetapi dengan jangka waktu yang lama. C. Sistem, Prosedur, dan Metode Kerja Kantor

44 Pengertian Sistem Perencanaan sistem kerja kantor adalah seluruh rangkaian prosedur yang berpola baku, tata kerja, dan tata tertib dalam menyelesaikan suatu bidang kerja atau fungsi utama dalam organisasi atau kantor. Manfaat penggunaan pendekatan sistem, Menurut Quible (2001) adalah sebagai berikut: Mengoptimalkan hasil penggunaan sumber daya yang efisien. Salah satu alat pengendali biaya. Mengefisienkan aktivitas dalam kantor. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya. Kerugian penggunaan pendekatan sistem Pengoperasian kurang fleksibel Perubahan pada sistem atau sub sitem akan mengubah metode suatu organisasi Memerlukan waktu sosialisasi Kemungkinan terdapat resistensi (kesalahan) dari anggota organisasi Pengertian Prosedur Prosedur perkantoran adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan salah satu alat penilaian kinerja kantor berdasarkan indikator teknis, administratif dan prosedur pada unit kerja yang bersangkutan. Pentingnya Prosedur Perkantoran, Dihubungkan dengan formulir-formulir perkantoran, alat-alat pekerjaan tatausaha yang penting (Moekijat, 1997: 106) : Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (misalnya arus pekerjaan yang lebih baik). Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan. Membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Membantu dalam pelatihan pegawai baru.

45 Prosedur Perkantoran Secara Tertulis Kadang-kadang prosedur perkantoran ditulis dalam buku yang sering disebut “buku pedoman kantor” atau bisa juga disebut dengan “Standar Operasional Prosedur (SOP)”. Buku pedoman kantor memuat instruksi-instruksi tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana, bilamana, dan dimana memberikan informasi tentang sistemsistem yang membantu organisasi. Adapun tujuan dari buku pedoman kantor tersebut atau yang biasa disebut dengan SOP adalah sebagai berikut : Agar petugas pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari petugas pegawai terkait. Melindungi organisasi unit kerja dan petugas pegawai dari mal praktek atau kesalahan administrasi lainnya. Untuk menghindari kegagalan kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi (Moekijat, 1997: 107). Keuntungan buku pedoman kantor (prosedur tertulis) di antaranya yaitu : Memaksa adanya penuh perhatian terhadap prosedur-prosedur (sistem-sistem yang dihadapi). Membantu pembagian kerja yang adil. Mempermudah pengawasan. Membantu dalam pelatihan pegawai. Membantu penyusunan organisasi dalam perumusan kekuasaan dan tanggung jawab. Membantu memperkenalkan pegawai-pegawai baru. Mempermudah untuk memperbaikinya (Moekijat, 1997: 109). Sedangkan kerugiannya adalah sebagai berikut: Biaya membuat buku pedoman kantor yang mahal. Sulit memelihara buku pedoman kantor yang diharuskan tetap modern. Dapat mengandung infleksibilitas dalam cara pelaksanaan pekerjaan.

46 Isi pekerjaan jabatan tidak selalu statis. Dapat mematikan inisiatif pegawai Banyak kantor dapat bekerja dengan baik tanpa menggunakam buku pedoman kantor (Moekijat, 1997). Pengertian Metode Metode perkantoran adalah cara kerja sistem kantor untuk memudahkan dalam melakukan pekerjaan kantor agar tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan. Lingkup manajemen perkantoran mencangkup pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistic (statistical analysis). Adapun ciri-ciri dari Metode adalah sebagai berikut: Metode kualitatif cenderung subyektif dalam menentukan masalah dan perumusan masalah dan dalam deskripsi lebih banyak menggunakan data yang bersifat trend. Serangkaian metode yang terhimpun akan menjadikan suatu prosedur yang ada. Menjabarkan suatu masalah pada rumusan itu Perencanaan Metode Perkantoran sebagai berikut : Survei Pendahuluan Penyelidikan Desain Metode yang sederhana Penggunaan mesin dan peralatan. Penetapan biaya dan perbandingan metode Desain formular, Instalasi (Grey Mills, dkk., 1991: 507). Dilihat dari sudut pandang organisasi, Organisasi/Perusahaan adalah sebuah sistem, yang merupakan suatu kesatuan, dimana bagian terkecil dalam sistem adalah subsistem (berisikan prosedur dan metode) yang merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan Intinya, sistem merupakan kumpulan dari subsistem; subsitem merupakan kumpulan dari prosedur yang membentuk subsistem; Prosedur merupakan kumpulan dari metode yang membentuk prosedur.

47 BAB VII KOMUNIKASI KANTOR A. Pengertian Komunikasi Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris yaitu "communication"), secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis. Dalam kata communis ini memiliki makna "berbagi' atau 'menjadi milik bersama yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna, Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Beberapa pengertian komunikasi menurut para ahli adalah sebagai berikut: Komaruddin (2001:77): "komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya". Menurut Ruben dan Steward (1998:16): "Human communication is the process through which individuals-in relationships, group, organizations and societies respond to and create messages to adapt to the environment and one another". Artinya: "komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain." The Liang Gie (1992:59): "komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain." Davis (1981): "Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain." T.Hani Handoko (2003): "komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain." Dari penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi yaitu proses penyampaian suatu pikiran, informasi, peraturan atau instruksi kepada orang lain agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan tindakan atau umpan balik.

48 B. Pengertian Komunikasi Kantor Komunikasi perkantoran merupakan pelaksanaan tata hubungan atau komunikasi administrasi dalam bidang usaha pada suatu kantor. Sebagian besar komunikasi perusahaan diterima atau dimulai oleh kantor dalam pelaksanaan pekerjaannya. Oleh karena itu, manajer perkantoran harus mempunyai tanggungjawab untuk memelihara suatu pelayanan komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran. Beberapa pendapat ahli tentang komunikasi kantor, sebagai berikut: LG. Wursanto (1987:25): "Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor," Charles E. Redfield (dalam The Liang Gie, 1992:60) "Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker, sender, issuer) who transmits (says, sends, issues) messages (orders, reports, suggestions) to communicate (addressee. respondent, audience) to influence the behavior of the communicate, as seen in his response (reply, reaction)."Artinya: "Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaikbaiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara, pengirim, penyiar) yang menyampaikan (berkata, mengirim, menyiarkan) warta (perintah, laporan, saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi, penjawab, hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban, reaksi)." William G. Scott, dalam The Liang Gie, (1962:173). "Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals effectively." Artinya: "Komunikasi administratif adalah proses yang melibatkan transmisi dan replikasi akurat dari ide-ide untuk tujuan memunculkan tindakan yang akan mencapai tujuan perusahaan secara efektif."

49 Maka komunikasi kantor dapat diartikan proses penyampaian informasi, instruksi atau perintah yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan di kantor. Penyampaian informasi bisa berasal dari pimpinan untuk bawahan dan sebaliknya. Penyampaiannya dapat secara langsung tanpa menggunakan media apapun atau secara tidak langsung dengan menggunakan media tertentu. C. Proses Komunikasi Menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16), proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap, yakni: 1. Proses komunikasi secara primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, gambar, warna dan lain sebagainya yang secara langsung mampu "menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan. 2. Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. Contohnya adalah surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. D. Proses Komunikasi Kantor Menurut The Liang Gie (1992:66), proses komunikasi di dalam kantor dibedakan menjadi dua macam, yaitu: a) Hubungan tegak (vertikal), ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas). Komunikasi ke atas terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk

50 menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Sebagai contoh memberikan perintah, instruksi, petunjuk, informasi dan pengarahan, ceramah, teguran dan penjelasan. Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan, bawahan bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak sebagai komunikan, dengan maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan, juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiran-pikiran atau perasaan-perasaan para karyawan. Sebagai contoh seorang karyawan yang memberikan laporan, usulan, saran, keluhan, gagasan dan pendapat. b. Hubungan datar (horizontal), adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat. Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. Komunikasi horizontal dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Sebagai contoh, komunikasi secara langsung berupa rapat pimpinan, rapat dinas, rapat kerja dan musyawarah kerja. Sedangkans secara tidak langsung berupa lisan melalui telepon dan tertulis melalui memo dan nota. Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflik- konflik yang mungkin timbul, dan menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan E. Pentingnya Komunikasi Kantor Komunikasi adalah perekat yang menyatukan organisasi. Komunikasi membantu anggota organisasi untuk mencapai tujuan individu dan organisasi, menerapkan dan menanggapi perubahan organisasi, mengkoordinasikan kegiatan organisasi, dan melibatkan hampir semua