51 perilaku organisasi yang relevan. Adapun pentingnya komunikasi kantor, yaitu sebagai berikut: Peran komunikasi adalah untuk menyediakan sistem informasi dimana manajemen dapat merencanakan, mengatur, memotivasi, mengarahkan, dan mengendalikan berbagai segmen organisasi Komunikasi adalah darah kehidupan organisasi Menyediakan sarana untuk menyelesaikan pekerjaan manajerial F. Komponen Komunikasi Komponen komunikasi merupakan hal-hal yang harus ada supaya komunikasi dapat berlangsung dengan baik. Aspek-aspek komponen komunikasi antara lain sebagai berikut. Pengirim atau komunikator (sender), yaitu orang yang mengirimkan pesan kepada orang lain. Pesan (message), yaitu isi yang akan disampaikan oleh pengirim pesan atau satu pihak kepada pihak lain. Saluran (channel), merupakan media yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Umpan balik (feedback), merupakan tanggapan atau reaksi (dapat berupa balasan) dari penerima atas isi pesan yang disampaikannya. Aturan yang telah disepakati oleh para pelaku komunikasi tentang cara komunikasi akan dijalankan (protokol). G. Jenis dan Prinsip Komunikasi Kantor Komunikasi mempunyai jenis yang beragam. Ragam komunikasi dibedakan oleh beberapa hal, seperti ruang lingkup, cara penyampaian, kelangsungan komunikasi, dan lain-lain. Selain itu, komunikasi juga mempunyai prinsip-prinsip tertentu yang harus dipenuhi. Jenis Komunikasi Komunikasi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Jenis-jenis komunikasi antara lain sebagai berikut: a. Komunikasi Menurut Ruang Lingkup Komunikasi Internal Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam organisasi. Pelaku
52 komunikasi yaitu anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal terdiri atas dua bentuk, yaitu komunikasi vertikal dankomunikasi horizontal. Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Komunikasi eksternal bertujuan untuk mendapat kepercayaan, pengertian, bantuan, dan kerja sama dengan masyarakat. Komunikasi eksternal terdiri atas beberapa bentuk, antara lain sebagai berikut. Eksposisi, promosi, dan publikasi. Konferensi pers (pressrelease) Siaran televisi dan siaran radio Pengabdian pada masyarakat dan bakti social b. Komunikasi Menurut Cara Penyampaian Informasi Komunikasi Lisan Komunikasi secara lisan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi secara langsung, seperti dialog, wawancara, serta rapat, dan komunikasi secara tidak langsung, seperti komunikasi melalui sambungan telepon. Komunikasi Tertulis Komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang dilakukan dalam bentuk tulisan dan surat. Komunikasi tertulis digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan, pesan, atau berita yang sifatnya singkat dan jelas, namun dipandang perlu untuk ditulis dengan tujuan tertentu. Contoh komunikasi tertulis, yaitu surat dinas dan memo. c. Komunikasi Menurut Perilaku Komunikasi Formal Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi. Tata caranya sudah diatur menurut garis hirarki dan struktur keorganisasian. Contoh komunikasi formal, yakni konferensi pers, rapat kerja, dan seminar. Komunikasi Informal Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi dan tidak terikat oleh aturan maupun struktur organisasi. Contoh ; desas-desus Komunikasi Nonformal
53 Komunikasi nonformal merupakan gabungan dari komunikasi formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan. Contoh komunikasi nonformal, yakni rapat tentang ulang tahun perusahaan. d. Komunikasi Menurut Aliran Informasi Komunikasi Satu Arah (Simplex) Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja atau juga disebut one way communication. Biasanya, komunikasi satu arah terjadi jika suatu keadaan mengharuskan demikian atau situasi darurat, misalnya untukmenjaga kerahasiaan dan menjaga kewibawaan pimpinan. Komunikasi Dua Arah (Duplex) Komunikasi yang berlangsung dari dua arah dan bersifat timbal balik. Komunikasi ini juga disebut two ways communication. Komunikasi dua arah memungkinkan kedua belah pihak saling berinteraksi. e. Komunikasi Menurut Jaringan Kerja Komunikasi Jaringan Kerja Rantai Komunikasi jaringan kerja rantai terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando. Komunikasi ini mengikuti pola komunikasi formal. Komunikasi Jaringan Kerja Lingkaran Komunikasi jaringan kerja lingkaran terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Saluran komunikasi jaringan kerja lingkaran terjadi lebih singkat. Komunikasi ini merupakan kebalikan dari komunikasi jaringan kerja rantai. Komunikasi Jaringan Bintang Komunikasi jaringan bintang terjadi melalui satu sentral (pola bintang) dan saluran yang dilalui dalam komunikasi jaringan bintang lebih pendek.
54 H. Fungsi Komunikasi Kantor 1. Fungsi Kontrol Dalam garis hierarki dapat terjadi komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal dan informal dapat digunakan untuk mengotrol karyawan. 2. Fungsi Motivasi Fungsi motivasi dilakukan melalui pemberian feedback kepada karyawan, baik berupa koreksi pekerjaan maupun hal-hal yang harus dicapai pada masa yang akan datang. 3. Fungsi Emosi Sering kali pegawai mengalami tekanan kemudian mengomunikasikan segala emosinya kepada karyawan lain, baik berupa keluhan atau kritikan. 4. Fungsi Informasi Karyawan akan memperoleh informasi dengan berkomunikasi. Komunikasi dapat memperlancar pengambilan keputusan saat terjadi diskusi. I. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Beberapa faktor yang mempengaruhi komunikasi, yaitu: 1. Latar belakang budaya Komunikator dan komunikan yang memiliki kesamaan latar belakang budaya maka terdapat kemungkinan bahwa komunikasinya berjalan dengan efektif karena penafsiran pesan terbentuk dari pola pikir seseorang. 2. Ikatan dengan kelompok atau grup Komunikasi juga dipengaruhi karena adanya hubungan atau ikatan pelaku komunikasi dalam suatu kelompok atau grup Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok atau grup sangat mempengaruhi cara memahami suatu pesan. 3. Harapan Sebuah harapan dari pelaku komunikasi akan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan. 4. Pendidikan Biasanya orang yang berada di tingkat pendidikan yang sama, komunikasinya lebih efektif dibanding yang berbeda tingkatan karena mereka memiliki pola pikir dan sudut pandang yang berbeda. Semakin tinggi tingkat pendidikan seseorang maka semakin kompleks orang tersebut dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.
55 5. Situasi Perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/ situasi. Situasi sendiri dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu faktor ekologis dari iklim dan kondisi alam, faktor penataan ruang, faktor temporal, suasana perilaku (cara berpakaian dan cara berbicara), faktor teknologi, faktor sosial, faktor lingkungan psikososial (persepsi seseorang), dan stimuli yang mendorong perilaku. Hambatan Dalam Komunikasi Banyak hambatan yang menyebabkan terganggunya proses komunikasi. Hambatan - hambatan tersebut berasal dari berbagai hal, diantaranya adalah: Hambatan dari Proses Komunikasi Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional. Hambatan dalam penyandian/symbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima atau mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut. Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
56 Hambatan Fisik. Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya. Hambatan Semantik. Kata-kata yang digunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima. Hambatan Psikologis. Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
57 BAB VIII TATA RUANG KANTOR A. Pengertian Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai danruanan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana bagi pekerja. Dengan selalu memerhatikan gedung yang ada. Tujuan Tata Ruang Kantor Tujuan tata ruang kantor adalah pemanfaatan ruang, memfasilitasi alur kerja, dan meminimalkan risiko (Poudel, 2012). Nuraida (2013) menambahkan tujuan dari adanya tata ruang kantor, yakni memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat penyimpanan arsip. Terutama untuk arsip aktif, lemari dan ruangannya harus ditempatkan berdekatan dengan pegawai yang membutuhkan. Maryati (2014) mengemukakan beberapa tujuan diadakannya tata ruang yaitu: Memperlancar pekerjaan kantor sehingga menjadi lebih efektif Menggunakan seluruh ruangan yang ada dengan optimal Menciptakan kondisi kerja yang baik Memudahkan pengawasan terhadap pekerjaan kantor Membangun kesan yang baik bagi pelanggan (meningkatkan estetika) Memberikan fleksibilitas yang tinggi Menjaga keseimbangan antara alat dan karyawan. Dua ahli Inggris yaitu, Geoffrey Mills dan Oliver Standingford (office organization and method, 1978: hal. 268) menekankan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang bagi suatu kantor adalah: Persyaratan peraturan perundang- undangan dipenuhi Space to be used to the greatest advantage (ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar) Services to be available where needed : power, telephones, etc (pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga, listrik, telepon, dll)
58 Good working conditions to be provided for everyone (persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang) Supervision to be able to see the staff at work (pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja) Sense of belonging and loyalty to the working group fostered (rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara) Communication and work flow facilitated (komunikasi dan arus kerja diperlancar) Movement of clerks between desks and filing are made easy (lalu lalang para juru tata usaha diantara meja-meja dan lemari arsip dipermudah) Noisy and distracting operations segregated (pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan) Mutual interference between clerks avoided (saling mengganggu diantara para juru tata usaha dihindarkan) Privacy and security provided where necessary (kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu) Manfaat Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut: Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondarmandir yang sebenarnya tidak perlu. Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai sehingga meningkatkan kepuasan dan produktivitas kerja pegawai. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. Memberikan kesan positif terhadap pelanggan atau tamu yang datang. Mengantisipasi pengembangan organisasi dengan layout kantor yang fleksibel.
59 B. Pedoman Dasar Tata Ruang Kantor Menurut George R. Terry, Office Systems and Procedures, 1973: 153-155, pedoman dasar tata ruang meliputi: Gunakan satu area besar dalam pemilihan sebuah area yang ekuivalen dengan ukuran yang kecil Gunakan meja yang berukuran sama dalam beberapa area. Hal ini memberi penampilan yang lebih baik dan menimbulkan perasaan sederajat di antara para pegawai Jaga jajaran almari dengan almari lain dengan keseragaman yang tinggi dalam beberapa area Gunakan simetri lurus dalam layout. Hindari susunan yang merugikan, sentakan sentakan, dan sudut-sudut Berikan preferensi utama untuk kebutuhan-kebutuhan alur kerja dan komunikasi yang dibutuhkan. Tetapkan alur arus kerja yang lurus dan hindari alur yang mundur, menyilang, dan perpindahan kertas-kertas Tempatkan departemen berkaitan secara berdekatan dan jaga job-job yang serupa dalam hubungan yang bersifat tertutup Tempatkan departemen-departemen yang biasanya mempunyai beberapa pengunjung dari luar dekat dengan jalan masuk; atau apabila ini tidak mungkin, buat ketentuan sehingga lalu lintas ini tidak mengganggu lalu lintas lainnya Tempatkan mesin penjaga, kran-kran, dan papan buletin dimana mereka akan menyebabkan sedikit gangguan dan kepadatan Sediakan muatan kerja semaksimal mungkin Usahakan pekerjaan yang datang kepada pegawai, bukan pegawai yang pergi ke pekerjaan. Tempatkan supervisor pada bagian belakang kelompok kerja mereka, sehingga mereka dapat dengan mudah mengobservasi apa yang ada dalam area kerjakerja Tempatkan semua pegawai hingga mereka berada dalam direksi yang sama Susun meja-meja sehingga mendapat cukup cahaya dari arah belakang dan bahu sebelah kiri Hindari penempatan kantor pribadi dengan memotong cahaya dari luar untuk area kantor umum yang berdekatan
60 Jangan menempatkan pegawai di muka jendela, terlalu dekat sumber panas atau dalam garis sketsa Gunakan sekat-sekat yang dapat dipindah sebagai dinding, sehingga mereka dengan mudah untuk masuk dan dapat dengan cepat dapat disusun kembali Sediakan outlet-outlet lantai listrik yang cukup untuk perlengkapan dan mesin kantor Tempatkan unit-unit yang memerlukan perlengkapan dan mesin yang membuat gaduh dalam sebuah area yang kedap suara untuk mengurangi gangguan pada lainnya Letakkan file-file dan perlengkapan yang sering digunakan dekat dengan pegawai dan hindari penempatan file-file pada dinding ruang yang tidak digunakan Tempatkan jajaran atau barisan almari membujur ke belakang Jika sebuah sudut diperlukan, perhatikan kemungkinan penyediaannya dengan isi dari almari tersebut Jika memungkinkan, sediakan area yang sejuk dimana para pegawai dapat santai selama masa istirahat, berbicara secara informal, dan makan siang Sediakan fasilitas ruang istirahat yang cocok dan adequate Antisipasi dan sediakan untuk perubahan-perubahan ke depan. Buat layout yang fleksibel C. Prinsip Tata Ruang Kantor Dalam melakukan penataan terhadap ruang kantor, perlu adanya prinsip- prinsip sebagai pedoman agar penataan tata ruang lebih teratur dan terarah sesuai dengan prosedur tata ruang kantor yang baik. Prinsip-prinsip yang sekiranya menjadi pedoman ialah: Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, serta pegawai dalam arus kerja. Mengkondisikan arus kerja agar bergerak garis lurus dan meminimalkan kemungkinan terjadinya crisscrossing dan hacktracking. Pegawai maupun tim kerja yang saling berhubungan harus ditempatkan pada area yang berdekatan. Pegawai maupun divisi yang berhubungan langsung dengan publik harus ditempatkan dengan pintu masuk kantor. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan pada area yang lebih tenang. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi pekerjaan yang dilakukan.
61 Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan. Lorong harus nyaman dan lebar. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban dan kontrol suara. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang. Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya. D. Teknik Penyusunan Tata Ruang Kantor Teknik tata ruang kantor merupakan faktor yang perlu diperhatikan pada saat akan menata berbagai peralatan dan perlengkapan kantor terhadap sebuah ruang kantor untuk memberikan kenyamanan bagi para karyawan dalam suatu perusahaan. Menurut Gie dalam Sayuti (2013:100) teknik untuk menggapai suatu tata ruang kantor yang baik adalah sebagai berikut: Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama atau disesuaikan dengan posisi yang mengikuti arus dan aktivitas kerja yang ada. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris atau beberapa kelompok kerja, dan pastikan secara ideal luas ruang kerja untuk satu orang karyawan lebih kurang 3.7 m Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau yang di belakangnya sebesar 80 cm Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawainya atau di bagian depan untuk memudahkan pimpinan menerima tamu dan mengawasi para pegawai yang menjadi tanggung jawabnya. Pada tata ruang terbuka pegawai dikelompokkan di bawah pengawasan seorang pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar gambar yang halus, diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya.
62 Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung risiko urusan besar ditempatkan di pojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang orang Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian-bagian lainnya atau dengan publik, ditempatkan di dekat pintu. Lemari dan alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, misalnya mesin stensil atau printer ditaruh didekat jendela Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran, misalnya saja mesin hitung, tidak boleh menempel tembok atau tiang, hal ini untuk mencegah getaran mengganggu seluruh ruangan. Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang Bagi pejabat pimpinan yang sering-sering harus menerima tamu penting dan membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia. Dapatlah dibuatkan kamar tamu sendiri Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaanya benar benar membutuhkan ruang tersendiri, dapatlah dibuatkan kantor pribadi berukuran 2,5 X 3,6 = 9 m persegi. E. Asas-Asas Tata Ruang Kantor Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu ialah: Asas jarak terpendek Menurut Laksmi, dkk (2015) asas jarak terpendek adalah proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak sependek mungkin (garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek). Digambarkan sebagai penempatan peralatan kantor dan pegawai yang menggunakannya berdekatan, dan terhubung dekat dengan pegawai lainnya ibaratkan satu garis lurus antara dua titik. Asas rangkaian kerja Priansa dan Garnida (2013) asas yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor yang digunakan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan kantor dari pegawai yang bersangkutan. Pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut
63 rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditempatkan berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan hendaknya bergerak maju, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan Menurut Nuraida (2013) seluruh ruangan yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai (ruang datar), melainkan jugaruangan yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Asas perubahan susunan tempat kerja Perubahan atau penyusunan kembali tata ruang kantor diharapkan tanpa banyak kesulitan dan tidak memakan biaya besar. Asas integrasi kegiatan Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar bagian dan interbagian yang ada dalam organisasi. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas. F. Indikator Dalam Mengukur Kondisi Penataan Kantor Menurut Sedarmayanti (2011, hlm. 28) untuk mengukur kondisi baik atau tidaknya penataan suatu kantor dapat diukur melalui sebelas indikator, yaitu: Penerangan/cahaya; Temperatur/suhu; Kelembaban; Sirkulasi udara; Kebisingan; Getaran mesin; Bau-bauan; Tata warna; Dekorasi; Keamanan yang ada di tempat kerja.
64 G. Macam-Macam Tata Ruang Kantor dan Lingkup Ruang Kantor 1. Tata Ruang Kantor Terbuka (open plan offices) Tata ruang kantor terbuka adalah suatu ruangan yang didalamnya terdapat beberapa unit atau bagian yang bekerja sama tanpa dibatasi sekat. Hal ini menguntungkan bagi kantor yang luasnya terbatas, karena pemisah antar bagian tidak menggunakan dinding, tetapi cukup dengan perabot kantor. Keuntungan tata ruang terbuka: Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya yang tinggi. Penataan alat perlengkapan kantor mudah jika ada penambahan pegawai. Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja. Pengawasan lebih efektif terhadap segenap pegawai. Memudahkan komunikasi dan koordinasi antar pegawai. Kerugian tata ruang terbuka antara lain: Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia. Terjadinya kebisingan umum yang menyebabkan konsentrasi kerja berkurang. Kantor terbuka dianggap mendorong komunikasi dan kolaborasi; namun, masalah gangguan, kebisingan, dan kurangnya privasi dilaporkan menghambat kemajuan dan kinerja. Semangat kerja pegawai berkurang karena mereka kehilangan privasi. Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan mendinginkan ruang. 2. Tata Ruang Kantor Tertutup (closed plan offices) Menurut Priansa dan Garnida (2013) tata ruang kantor tertutup adalah penempatan ruang kantor yang dipisah ke dalam ruang-ruang kerja, dan biasanya untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential). Menurut Nuraida (2013: 163) “tata ruang tertutup merupakan tempat bekerja dipisahkan ke ruangan yang terlindungi oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu”. Keuntungan ruang kantor tertutup: Memberikan penuh lingkungan yang privacy kepada pegawai. Cocok untuk pekerjaan yang sangat penting dan rahasia. Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah.
65 Kerugian ruang kantor tertutup: Biaya perawatan yang sangat tinggi. Sulit melakukan pengawasan terhadap pegawai. Mempersulit perubahan layout kantor. Komunikasi dan koordinasi antar pegawai sulit dilakukan bila tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai. 3. Tata Ruang Kantor Panoramic/berhias/bertaman (Landscaped office) Tata ruang panoramic adalah ruang kerja yang dihiasi dengan tanaman atau dekorasi yang lainnya. Perkantoran panoramic merupakan gabungan perkembangan modern dari desain ruangan dengan teknik terbaru untuk menghasilkan sebuah ruangan kantor yang memberikan lingkungan kerja yang menyenangkan dan hemat dalam penggunaan lantainya. (Zulkarnain, 2018). Keuntungan tata ruang panoramic: Membuat pekerja menjadi merasa nyaman. Memunculkan kreativitas karyawan. Meminimalisir stress. Kerugian tata ruang panoramic: Biaya cukup mahal Biaya untuk pemeliharaannya juga cukup mahal Memerlukan tenaga ahli yang tidak murah dan tidak mudah 4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office) Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kerja yang merupakan gabungan dari bentuk ruang kantor tertutup, terbuka, dan panoramic. Apabila ditinjau dari lingkup ruang kantor maka tata ruang kantor dibedakan dalam beberapa bagian, yaitu: Tata ruang pribadi (private office) Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan, seperti prestise dan status. Selain itu, pegawai juga memerlukan private office apabila membutuhkan suasana ruangan yang tenang untuk berkonsentrasi dalam pekerjaannya, atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat atau material yang maha memerlukan ruangan tersendiri.
66 Tata ruang antarbagian o General office area General office area akan lebih disukai daripada private area, jika : Biaya menggunakan private area dianggap lebih mahal Dibutuhkan kemudahan dalam pengawasan langsung terhadap bawahanbawahan Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, mebel, furniture, dll Keterkaitan pekerjaan pelayanan dengan administrasi tinggi, seperti ruangan untuk para staf tata usaha Diperlukan asas kebersamaan yang cukup tinggi dan perlu kemudahan dalam bottom up decision making o Private office area Ruang rapat, atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelatihan o Service area Merupakan tempat yang kotor atau berisik, seperti ruang dapur, café, ruang fotokopi, ruang percetakan, dan toilet. o Storage area Digunakan untuk menyimpan barang. H. Penataan Ulang Terhadap Tata Ruang Kantor Menurut (Setyawan, 2017) penataan ulang perlu dilakukan oleh setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau perubahan. Diantara sebagai berikut: Lay out yang sekarang digunakan menimbulkan masalah atau hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaannya. Keluhan pegawai yang disebabkan oleh kondisi lingkungan fisik tempat kerjanya. Mulai menurunnya citra perusahaan dimata pelanggan atau tamu perusahaan. Organisasi yang semakin berkembang. Tata ruang kantor yang ada perlu disegarkan agar tidak terjadinya kebosanan pada pegawai.
67 I. Dimensi Tata Ruang Kantor Dimensi dan indikator yang digunakan untuk mengukur tata ruang kantor yang baik diadaptasi dari pendapat Nuraida (2014) dalam (Tiara, 2019). Adapun dimensi dan indikatornya sebagai berikut: Dimensi perancangan tata ruang kantor. Indikatornya meliputi keefektifan jenis tata ruang kantor, kelancaran arus gerak pegawai, ketepatan dalam penempatan perlengkapan kantor, ketepatan jarak antara pegawai dengan perabotan kantor, serta kelengkapan peralatan kantor. Dimensi penempatan pegawai Indikatornya meliputi ketepatan jumlah pegawai dengan ruang kantor dan kesesuaian jenis pekerjaan dengan penempatan pegawai. Dimensi lingkungan fisik kantor Indikatornya meliputi ketepatan warna dinding, ketepatan ventilasi udara, ketepatan pencahayaan, kebersihan, penggunaan musik, dan tingkat kebisingan suara.
68 BAB IX PENGAWASAN KERJA KANTOR A. Pengertian Pengawasan Dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi manajemen yang lain tidak akan efektif jika tidak disertai oleh fungsi pengawasan. Pengawasan dalam sebuah manajemen perusahaan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan. Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan agar organisasi terus berjalan dan semakin kompleks dari waktu ke waktu. Definisi pengawasan menurut beberapa para ahli : G.R. Terry mengatakan bahwa pengawasan adalah proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu dilakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar. Sondang P. Siagian mengatakan bahwa pengawasan adalah proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih mejamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Henry Fayol, pengawasan ialah suatu usaha yang terbagi menjadi memantau apakah segala sesuatu yang dilakukan berdasarkan dengan rencana yang telah ditentukan, petunjuk yang telah dibagikan atau diberikan dan prinsip-prinsip yang telah ditentukan sangat penting untuk mengetahui kesalahan yang terjadi guna untuk diperbaiki dan dicegah agar tidak terulang kembali. Dari beberapa pendapat yang disampaikan para ahli tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambi tindakan koreksi
69 yang diperlukan. Pengawasan yang efektif akan membantu mengatur pekerjaan yang direncanakan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan berlangsung sesuai dengan rencana. B. Tujuan Pengawasan Menurut Kadarisman (2015: 201), pengawasan kerja kantor bertujuan untuk menciptakan kondisi yang mendukung kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas, kebijaksanaan, peraturan perundang-undangan yang dilakukan oleh atasan langsung. Dengan adanya pengawasan, maka usaha untuk menentukan apa yang dilakukan adalah dengan mengevaluasi kinerja yang dihasilkan terhadap rencana yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu, kegiatan pengawasan tidak lepas dari segala upaya untuk membandingkan hasil yang telah dicapai dengan standar yang sudah direncanakan. Menurut Daulay (2017: 222), maksud dan tujuan pengawasan kerja antara lain: Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak. Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru. Mengetahui penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana awal (planning) terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang direncanakan. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase/tingkat pelaksanaan). Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan C. Manfaat Pengawasan Kantor Terdapat beberapa manfaat dalam kegiatan pengawasan kantor, yaitu : Memaksimalkan dalam pemerolehan keuntungan untuk organisasi. Membantu pegawai untuk meningkatkan produktivitas kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan. Menyediakan alat untuk mengukur produktivitas serta aktivitas pegawai organisasi. Mengidentifikasikan hal-hal untuk membuat rencana yang tidak sesuai atau tidak sama dengan hasil aktual yang dicapai. Membantu dalam pencapaian kerja berdasarkan tingkat yang ditetapkan.
70 D. Jenis Pengawasan Pegawai Menurut Handoko (2016: 359), ada tiga jenis dasar pengawasan kerja, yaitu: Pengawasan Pendahuluan dilakukan untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan concurrent Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu produser harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “doublecheck” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan. Pengawasan umpan balik Pengawasan umpan balik adalah kegiatan mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang. Menurut Usman (2013: 87), ada empat jenis pengawasan yaitu: Pengawasan Melekat Serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan langsung terhadap bawahannya, agar kinerja bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efesien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengawasan Fungsional Setiap upaya pengawasan dilakukan oleh aparat yang ditunjuk khusus untuk melakukan pengawasan secara bebas terhadap objek yang diawasinya. Pengawas fungsional melakukan tugas berupa pemeriksaan, verifikasi, komfirmasi, survey, penilaian, audit, dan pemantauan. Pengawasan Masyarakat Pengawasan yang dilakukan masyarakat atas penyelenggaraan suatu kegiatan pengawasan masyarakat berbentuk kontrol masyarakat terhadap pengelolaan sumber daya organisasi.
71 Pengawasan Legislatif Pengawasan ini mengawasi tata cara penyelenggaraan perintah dan keuangan Negara, pengawasan legislatif merupakan pengawasan politik terhadap eksekutif. E. Teknik Pengawasan Kantor Dalam melakukan pengawasan, perlu ditetapkan teknik-teknik pengawasan tertentu agar pengawasan itu sendiri dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Teknik pengawasan oleh Djati Julitriarsa (1998 : 108) ialah "Cara melaksanakan pengawasan dengan terlebih dahulu menentukan titik-titik pengawasan dan dari sinilah nantinya dapat ditanik suatu simpulan mengenal keadaan seluruh kegiatan organisasi/perusahaan untuk melaksanakan pengawasan, dapat dilakukan teknik pengawasan. Soelistriyo (2003:86) mengungkapkan macam teknik pengawasan yaitu: Pengawasan langsung (Direct Control) Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilaksanakan sendiri oleh atasan langsung, tanpa perantara Pengawasan tidak langsung (Indirect Control) Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan yang dilaksanakan dengan perantaraan sesuatu alat yang berwujud laporan, baik laporan lisan maupun tertulis. Kedua teknik pengawasan di atas memiliki kelebihan kekurangan. Kelebihan teknik langsung yaitu pimpinan mengetahui secara langsung yang terjadi di lapangan. Kekurangan teknik langsung yaitu sulit dilakukan dalam organisasi yang bear dan bersifat kompleks. Kelebihan teknik tidak langsung adalah untuk organisasi besar. Sedangkan kekurangannya adalah seringkali bawahan melaporkan hal-hal yang bersifat baik saja agar pimpinan senang, pimpinan tidak mengetahui keadaan yang sebenarnya terjadi. F. Proses Pengawasan Dalam melaksanakan suatu tugas tertentu selalu terdapat urutan atau tahapan pelaksanaan tugas. Tahap-tahap tersebut seperti diungkapkan oleh T. Hani Handoko (2003 : 363) yaitu : 1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan) Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang digunakan sebagai patokan untuk menilai hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota, dan target digunakan
72 sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penyelesaian pekerjaan, anggaran, keselamatan kerja dan sebagainya 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Penetapan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata. Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu, pengamatan, laporanlaporan baik lisan dan tertulis, metoda-metoda otomatis, Inspeksi, pengujian (tes), dan atau dengan pengambilan sampel. Banvak perusahaan menggunakan pemeriksaan internal auditor, sebagai pelaksana pengukuran. 4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi). 5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu. Menurut T. Hani Handoko (2003 : 365), tindakan koreksi dapat dilakukan dengan: Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran). Mengubah cara menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan G. Pengawasan Pegawai Pengawaan pegawai adalah usaha atau tindakan yang dilakukan untuk mengetahui seorang pegawai dalam melakukan pekerjaan mengembangkan kinerja pegawai mulai dari peningkatan pengetahuan, keterampilan, kompetensi serta tanggung jawab pegawai dalam melaksanakan pekerjaan yang dimiliknya untuk mencapai tujuan dengan hasil yang lebih baik.
73 Baik atau buruknya pekerjaan seorang pegawai dapat dilihat dari kinerjanya. Sebagaimana yang dijelaskan Ermita & Anisah (2013) bahwa pembinaan adalah upaya yang dilakukan untuk membuat sesuatu menjadi lebih baik. Pembinaan kinerja pegawai adalah usaha atau tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki, meningkatkan serta mengembangkan kinerja pegawai mulai dari peningkatan pengetahuan, keterampilan, kompetensi serta tanggung jawab pegawai dalam melaksanakan pekerjaan yang dimilikinya untuk mencapai tujuan dengan hasil yang lebih baik. Kinerja pegawai merupakan suatu hasil yang dicapai oleh pegawai tersebut dalam pekerjaanya menurut kriteria tertentu yang berlaku untuk suatu pekerjaan tertentu. Menurut Robbins (2003) bahwa kinerja pegawai adalah sebagai fungsi dari interaksi antara kemampuan dan motivasi. Pengawasan Mutu Mutu merupakan hasil pekerjaan yang dapat menunjukkan kualitas kerja seorang pegawai. Pengawasan mutu adalah kegiatan yang dilakukan untuk menjamin bahwa proses yang terjadi akan menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kegiatan yang dilakukan dalam pengendalian mutu yaitu, penetapan standar, penilaian kesesuaian dengan standar (inspeksi dan pengendalian ), serta melakukan tindakan koreksi ( Hubies, 1997). Salah satu alasan mengapa pengendalian menjadi penting, adalah karena rencana yang baik bisa saja terjadi kegagalan. Pengendalian mutu membantu manajer memonitor perubahan lingkungan dan pengaruhnya pada kemajuan organisasi. Pengendalian (pengawasan) adalah bagian terakhir dari fungsi manajemen. Kasus-kasus yang sering terjadi adalah akibat lemahnya pengendalian sehingga terjadilah berbagai penyimpangan antara yang direncanakan dan yang dilaksanakan. Pengawasan Biaya Biaya adalah pengorbanan sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi atau kemungkinan akan mencapai tujuan tertentu. Proses dimana manajer mencegah terjadinya pemborosan dari biaya yang dikeluarkan dengan mengawasinya pada setiap kegiatan PMB. Pengawasan biaya bertujuan untuk memperoleh jumlah produksi atau hasil yang sebesar – besarnya dalam kualitas yang dikehendaki, dari pemakaian sejumlah bahan tertentu, tenaga kerja, usaha dan fasilitas yang tersedia
74 Aspek pengawasan biaya yang efektif Pengawasan operasional adalah pengawasan biaya yang dilakukan manajemen melalui kegiatan (operasi) Perusahaan Pengawasan akuntasi adalah pengawasan biaya yang dilakukan melalui prosedur–prosedur akuntansi dan pencatatan–pencatatan biaya. Pengawasan Waktu Kegiatan untuk menyesuaikan jadwal kegiatan dengan yang telah direncanakan sebelumnya. Tujuannya adalah untuk mengoreksi jadwal yang tidak sesuai dengan rencana, ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang hasilkan pada masing-masing kegiatan. Perencanaan waktu merupakan penentuan waktu yang tepat agar sesuai dan tepat dengan tujuan yang direncanakan berkaitan dengan waktu, maka rencana membuat jadwal bisa harian, mingguan, dan bulanan. Rencana dibuat untuk memprioritas kerja seseorang. Ciri-ciri pengawasan waktu, yaitu: Jelas Jelas dalam mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan. Jadwal kegiatan harus didistribusikan secara harian, mingguan, dan bulanan sehingga seseorang dapat mengerjakan tugas yang diembannya. Realistis Realitis dalam pemikiran mengatur jadwal, agar tidak mengganggu pekerjaan lain Fleksibel Jadwal kegiatan yang telah dibuat hendaknya dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi serta dapat mengantisipasi perubahan yang ada. Berkesinambungan Perencanaan jadwal kegiatan pimpinan berjalan terus menerus sehingga stagnan atau berhenti pada periode tertentu.
75 BAB X EVALUASI KANTOR A. Pengertian Evaluasi Evaluasi adalah proses identifikasi untuk mengukur atau menilai apakah sebuah kegiatan atau program dilaksanakan sesuai perencanaan dan berhasil mencapai tujuan atau tidak. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan hasil akhir dengan apa yang seharusnya dicapai. Evaluasi juga dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengumplkan informasi tentang kinerja manusia, sistem, atau alat yang kemudian digunakan untuk menentukan alternative terbaik untuk membuat keputusan. Di dalam evaluasi terdapat pengukuran dan penyederhanaan kerja kantor. Dimana pengukuran kerja dan penyederhanaan kerja yang sangat penting bagi berlangsungnya kegiatan di sebuah kantor karena dengan adanya pengukuran dan penyederhanaan kerja kantor berarti membuat suatu sistem yang rumit atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. B. Pengukuran Kerja Kantor Menurut The Liang Gie (2000) pengukuran kerja kantor adalah penerapan teknik yang direncanakan untuk menetapkan waktu yang diperlakukan oleh seorang pekerja guna menyelesaikan suatu pekerjaan pada tingkat prestasi yang telah ditentukan. Informasi dikumpulkan melalui pengukuran kinerja yang bisa digunakan dalam mengendalikan standar kerja, dimana sejumlah output diharapkan dalam jangka waktu tertentu informasi-informasi tersebut memungkinkan organisasi untuk membandingkan produktivitas pegawai yang sebenarnya dengan produktivitas yang diharapkan. C. Tujuan Pengukuran Kerja Tujuan Pengukuran menurut The Liang Gie (2000) antara lain: Menyelidiki untuk kemudian mengurangi, meniadakan waktu yang tidak efektif. Menentukan cara mengukur waktu yang diperlukan untuk melaksanakan serangkaian kegiatan sehingga waktu yang tidak efektif dapat dipisahkan dari waktu yang efektif. Menetapkan waktu standard pelaksanaan kerja.
76 D. Teknik Pengukuran Kerja di Kantor Menurut Chaniago (2013;175), ada beberapa teknik yang dapat dipilih alam mengukur kerja, antara lain: Pencatatan Histori, yaitu dengan menggunakan catatan yang sudah ada pada masa sebelumnya. Catatan Waktu, yaitu memungkinkan tiap pegawai kantor untuk menyimpan catatan pekerjaan yang telah ia hasilkan dan sejumlah yang diambil waktu untuk melancarkan atau menyeimbangkan pekerjaan yang tidak biasa. Sampel Pekerjaan, yaitu dilakukan dengan megambil sampel pekerjaan pegawai kantor secara acak kemudian mengolahnya sedemikian rupa menggunakan statistik. Pengukuran menggunakan stopwatch, yaitu dilakukan diam-diam tanpa diketahui oleh pegawai kantor dengan cara mengukur waktu yang dibutuhkan seorang pegawai dalam bekerja. Motion and time study, yaitu motion study digunakan untuk memperbaiki metode kerja, sedangkan time study untuk menentukan standar waktu dari motion study. Study Procedure, yaitu teknik pengukuran kerja dengan mempelajari prosedur kerja yang telah ditetapkan dan dijalankan oleh pegawai kantor. E. Tahap Pengukuran Kerja Kantor Pengukuran dapat dilakukan melalui beberapa tahap seperti berikut ini: Membuat rencana persiapan. Menyewa pegawai. Menumbuhkan penerimaan dan dukungan terhadap program. Mengumpulkan data penting. Menganalisis data yang terkumpul dan mengembangkan standar. Pelatihan untuk supervisor dan manajer. F. Penyederhanaan Kerja Kantor The Liang Gie (2000) mengemukakan bahwa penyederhanaan kerja adalah proses kegiatan yang dilakukan secara rasional untuk menetapkan tata kerja, prosedur dan sistem kerja baru yang lebih mudah, praktis tepat dan efisien demi tercapainya suatu tujuan.
77 Penyederhanaan pekerjaan kantor adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu dan ruangan agar tercipta cara-cara yang paling baik serta paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Tujuan Penyederhanaan Kerja Kantor Mencari cara kerja yang mudah. Mencari cara kerja yang cepat. Agar pekerjaan berjalan efektif dan efisien. Dapat menghindari pemborosan waktu dan tenaga. Aspek Penyederhanaan Kerja Kantor Perbaikan proses, prosedur dan tata cara pelaksanaan penyelesaian pekerjaan. Perbaikan dan penghematan penggunaan material, mesin/fasilitas kerja serta tenaga kerja. Perbaikan tata ruang kerja yang mampu memberikan suasana kerja/lingkungan kerja yang lebih aman dan nyaman. Pendayagunaan usaha manusia dan pengurangan gerakan-gerakan (motion) kerja yang tidak perlu ataupun penyederhanaan kerja (work simplification). Langkah Dasar Penyederhanaan Kerja Kantor Chaniago (2013) berpendapat bahwa ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk menyederhanakan arus kerja, diantaranya: Ambil data Analisa data dan fakta Temukan metode Implementasikan Evaluasi
78 BAB XI EFISIENSI KANTOR A. Pengertian Efisiensi Kerja Kantor Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan, atau mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan usaha terkecil yang mungkin diberikan. Stoner (2010: 10) mendefinisikan efisiensi sebagai kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi. Efisiensi kerja adalah pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah dalam mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya, teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya (Sedarmayanti, 2012). Konsep efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang. Apabila diterapkan dalam bidang kerja apapun, maka terdapatlah apa yang disebut “efisiensi kerja”. Menurut Ensiklopedi Administrasi (The Liang Gie, dkk, 2000), efisiensi dalam pekerjaan atau efisiensi kerja adalah perbandingan atau rasio terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Perbandingan atau rasio itu dapat dilihat dari 2 segi yaitu : Segi hasil ; bahwa suatu pekerjaandikatakan efisien kalau dengan “usaha” tentu memberikan “hasil” maksimal, baik mengenai mutu/kualitas maupun jumlah/kuantitas satuan hasil itu; Segi usaha; bahwa suatu pekerjaan dikatakan efisien kalau suatu “hasil” tertentu tercapai dengan “usaha” yang minimal. B. Asas-Asas Efisiensi Kerja Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar supaya sesuatu dapat berjalan lebih baik. Menurut Gie (2007: 174) untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas-asas efisien yang perlu diterapkan yaitu sebagai berikut:
79 Asas Perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, supaya bisa dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapat dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesar-besarnya). Perencanaan berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matang dan pertimbangan-pertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formular. Asas Penyederhanaan Penyederhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan me njadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan. Asas ini meliputi penggunaan caracara yang lebih mudah, praktis dan cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi. Asas Penghematan Pemakaian biaya, bahan, benda, sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukup sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan manfaatnya, pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, dan pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor. Asas Penghapusan Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu tidak punya hasil yang hendak dicapai. Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan.
80 Asas Penggabungan Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligus atau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja. Asas ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien. C. Upaya Meningkatkan Efisiensi Pekerjaan Kantor Membuat Daftar Kerja Yang Harus Dilakukan Hal pertama yang bisa dilakukan untuk memaksimalkan produktivitas kerja, yaitu dengan membuat to do list pekerjaan mulai dari yang paling mudah hingga tersulit. Memperhitungkan Waktu Yang Dibutuhkan Meningkatkan produktivitas tenaga kerja juga diperlukan agar hasil pekerjaan lebih maksimal. Oleh karena itu perlu diketahui cara menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan baik. Menyusun Prioritas Pekerjaan Hal yang perlu dilakukan untuk meningkatkan efektivitas dalam bekerja ad alah membuat prioritas pekerjaan, yang mana harus bisa memilih dan memilah mana tugas yang sangat diprioritaskan untuk segera diselesaikan. Mengurangi Pekerjaan Yang Tidak Memberi Dampak Yang Signifikan Bagi Kantor Karena dalam efisiensi kantor tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih cepat dan hemat. Salah satu cara agar dapat meningkatkan efisiensi kerja karyawan dengan memberikan skala prioritas. Bangun Rutinitas yang Tepat dan Sesuai Perlu diketahui bahwa kurangnya efektivitas dalam bekerja juga sangat bisa dipengaruhi karena faktor kebiasaan. Kebiasaan menunda pekerjaan tentu salah satu contoh yang akan membuat tak bisa cepat menyelesaikan job yang belum selesai. Melakukan Evaluasi Hasil kerja Secara Berkala Cara lain untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja adalah dengan rutin melakukan evaluasi.
81 D. Penerapan Efisiensi Dalam Kantor Pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan digolong-golongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja itu. 1. Pemakaian Pikiran Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahkan pembacaan atau penangkapan mata itu. Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup rumit sedapatdapatnya langkah-langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut. Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjaan ini akan diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara terpisah-pisah sehingga mempermudah penyelesaiannya. Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya. Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya. 2. Pemakaian Tenaga Gerak-gerak tangan atau tubuh lainnya yang berlebih-lebihan dalam melaksanakan suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan. Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis. Bagi setiap pekerjaan sedapat-dapatnya diusahakan agar dilakukan dengan kedua tangan berbarengan dengan arah yang berlawanan dan setangkup Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja hendaknya dibagi secara tepat diantara masing-masing jari itu sesuai dengan kekuatannya Benda dan alat kerja yang setiap saat dipakai hendaknya ditaruh dalam lingkungan bidang kerja yang dicapai oleh tangan dengan tidak usah menggerakkan badan.
82 Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan berulang-ulang dalam suatu kebutuhan kerja, 1 kali saja sudah cukup. Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan pelaksanaannya sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannya dalam 1 proses. Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu memberikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia. Tangan kiri hendaknya tidak dijadikan semacam alat pemegang dalam proses pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja. 3. Pemakaian Waktu Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaikbaiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat atau terbengkalai. Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja berapapun kecilnya 4. Pemakaian Ruang Lalu lintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak perabotan kantor sesuai dengan urut-urutan penyelesaian warkat itu. Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat pegawai-pegawai yang paling sering mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan langsung dibuang ke dalam keranjang sampah sehingga tidak memakan tempat. 5. Pemakaian Benda (termasuk uang) Material dan peralatan tata usaha yang dibeli sedapat-dapatnya yang bercorak serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan. Pembelian barang perbekalan tata usaha yang habis pakai hendaknya dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar Bagi beberapa material tata usaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan mentahnya untuk kemudian diolah sendiri. Untuk setiap barang perbekalan tata usaha yang banyak pemakaiannya hendaknya diberikan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah beli, terutama membeli dalam mutu yang lebih rendah.
83 Dalam pembelian barang-barang tata usaha hendaknya waspada agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Setiap pemakaian material tata usaha hendaknya dapat diperhitungkan banyaknya dan dipertanggungjawabkan pentingnya. E. Sumber Daya Yang Diefisiensikan Pada umumnya setiap organisasi memiliki unsur-unsur manajemen yang terdiri dari manusia, uang material, mesin-mesin, metode dan pasar (Tool of Management) sebagai sumber daya yang akan dikelola sumber daya tersebut. Secara rinci sumber daya dalam manajemen perkantoran terdiri dari: 1. Pegawai Kantor Yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya adalah mengolah informasi 2. Biaya Kantor Dalam melaksanakan pekerjaan kantor tentu memerlukan biaya, baik untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk keperluan lainnya. 3. Materiel Kantor, yang terdiri dari : Alat tulis kantor. Alat tulis kantor, antara lain kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin tulis dan sebagainya. Benda-benda tersebut mempunyai kegunaan yang penting dalam proses penanganan informasi sehingga perlu pengelolaan yang baik agar tidak terjadi pemborosan. Perabot kantor Hal yang termasuk sumber daya ini antara lain lemari file, meja tulis, kursi dan lainlain yang harus tepat pengadaan dan penggunaannya dalam mengelola informasi. Ruang kantor Pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar ruangan, kecuali dalam keadaan darurat atau untuk sementara. Pada umumnya pekerjaan kantor perlu dikerjakan dalam ruangan yang memadai. Mesin-mesin kantor Termasuk dalam sumber daya ini adalah mesin tulis, telex, mesin foto copy, komputer dan lain-lain.
84 Waktu khusus untuk pegawai kantor Dalam hal tertentu, misalnya untuk suatu perusahaan yang tidak sepanjang hari menangani informasi maka perlu pengaturan waktu sehingga sehari-harinya tersedia waktu khusus untuk menangani informasi. 4. Metode kantor Yaitu cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi. Untuk menangani informasi yang besar jumlahnya dan banyak macam ragamnya, cara kerja yang tepat dan prosedur yang tidak berbelit-belit akan menunjang tercapainya tujuan manajemen perkantoran. 5. Pasar Dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan lainnya.
85 DAFTAR PUSTAKA Ali, S.Y.A., Masje, P., & Femmy, T. (2016). Efisiensi Administrasi Perkantoran di Kantor Camat Malalayang Kota Manado. Jurnal Administrasi Publik, 3(41), 1-10. Anggraeni, W., & Yuniarsih, T. (2017). Dampak Tata Ruang Kantor terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Dinas Pendidikan Kota Bandung. Jurnal Pendidikan Manajemen Perkantoran (JPManper), 2(2), 105-112. Darman. 2016. ‘Teori-teori Menajemen dan Organisasi: KINERJA PEGAWAI’, diakses pada 8 Desember 2022 pukul 22.32. Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Pengantar Ilmu Administrasi. Jakarta: PT Prestasi Pustakaraya. Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. (2013). Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional. Bandung: Alfabeta Dorii Listypeach_2015_Penyederhanaan Kerja, diakses pada 19 November 2022 Dr. Neti Karnati, M.Pd., 2019. Manajemen Perkantoran, CV. Bunda Ratu; Jakarta. Drs. Hery Sawiji M.Pd., Dra. C Dyah S. Indrawati, M.Pd., Susantiningrum, S.Pd., S.E., MAB. 2011. Pendalaman Materi Bidang Studi Administrasi Perkantoran. Surakarta : Sebelas Maret University Press employers.glints.com. 2022. Apa Perbedaan Job Description dan Job Specification. Diakses pada 28 September 2022 Fithri, D. (2019). Penerapan Azas-Azas untuk Meningkatkan Efisiensi Pekerjaan Kantor pada Bank Syariah Mandiri Kota Tanjung Balai (Doctoral dissertation, Universitas Andalas). Gie, The Liang. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Gorga, Erikson. (2017) Analisis Manajemen Waktu Terhadap Penulisan Laporan Akhir pada Mahasiswa Semester 6 Angkatan 2014 Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya . Grey Mills, Oliver Standingford, dan Robert C Aplleby, 1991. Modern Office Management (Terjemahan Manajemen Perkantoran Modern , Binarupa Aksara; Jakarta. Hakari, Lulu Mandela. (2014). Peranan Tata Ruang Bagian Administrasi dalam Memperlancar Aktivitas Kerja Karyawan dan Penyederhanaan Kerja Karyawan pada PT Tunas Mobilindo Perkasa (Tunas Daihatsu) Palembang. Jurnal Repository Universitas Politeknik Negeri Sriwijaya. Ineke Aprilia Lestari. 2020. PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR, diakses pada 19 November 2022
86 Irawan, Y. (2019). Sistem Informasi Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor pada Dinas Kehutanan Propinsi Riau Berbasis Web. JTIM : Jurnal Teknologi Informasi Dan Multimedia, 1(1), 45-48 Iswandir (2014) Dasar - Dasar Proses Pengawasan dalam Organisasi Jakarta Kerja. (2021). Cara Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kerja. Jessica, Chrissila. 2022. ‘Sekretaris Adalah: Definisi, Peran Dan Tanggung Jawab Beserta Kisaran Gajinya di Tahun 2022’, diakses pada 21 September 2022 pukul 20.28. K. bangunan dan ruangan, tempat orang bekerja, melaksanakan tugas-tugasnya. Wikipedia.org. Published September 3, 2005. Accessed September 25, 2022. Kurniawan, Kanada. 2020. Pengertian Organisasi Menurut Para Ahli. Diakses pada 28 September 2022 Kusuma, A. Jahudi., Alyda ED., dan DKK. (2018). Pengawasan dalam Manajemen. Lestari, I.A. 2019.PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR. Jurnal Manajemen Kantor. Maksud / Arti Kata gedung di Kamus Besar Bahasa Indonesia. jagokata.com. Published 2013. Accessed September 25, 2022 Mardatila, Ani. 2021. ‘Fungsi Sekretaris, Pengertian, Beserta Tugas-Tugasnya Dalam Organisasi’, diakses pada 21 September 2022 pukul 20.02. Marlinda. 2016. ‘Manajer Kantor’, diakses pada 21 September 2022 pukul 19.38. Martins, Jenny. 2022. Modul Struktur Organisasi Pengantar Administrasi Kantor. Diakses pada 28 September 2022 Minarti. 2011. Manajemen Sekolah (Mengelola Lembaga Pendidikan Secara Mandiri). PT. AR-RUZZMEDIA, Jogjakarta. Moekijat, 1997. Administrasi Perkantoran, PT Gramedia,Tahun; Jakarta: Paramita. Muza, 2019. Prinsip Prinsip Organisasi Secara Umum dan Menurut Para Ahli. Diakses pada 28 September 2022 Ning Rahayu. Pertimbangkan 8 Hal Ini Sebelum Memilih Lokasi Kantor. Warta Ekonomi. Published June 22, 2018. Accessed September 25, 2022. Novianti, A. Susan dan Ria A. (2007). Pengawasan Biaya dalam PMB (pptx). Nurrahmi, Shara. 2020. Pengertian Job Analysis: Fungsi, Tujuan, Metode, Manfaat, dan Contohnya. Diakses pada 28 September 2022 Office, Gapura. 2022. ‘Mengenal Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan Kantor’, diakses pada 21 September 2022 pukul 21.10. Oluwunmi A. O. & 2Gbarayeghe N. V. (2022). Influence of Office Layout on Academic Staff Performance in Covenant University, Ota. Environmental Technology and Science Journal.
87 Purnamasari, Evita P., Panduan Menyusun SOP Standard Operating Prosedure, Jogakarsa, Tahun: 2015; Jakarta: PT Buku Kita. Putri, AE. (2016). Sistem Pengawasan Pekerjaan Kantor. repository.unpas.ac.id. 2016. Pengertian Organisasi. Diakses pada 28 September 2022 Rusdiana, (2021). Manajemen Perkantoran. Bandung: Pusat Penelitian dan Penerbitan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat UIN Sunan Gunung Djati Rusdiana, (2022). Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Insan Komunika Jurusan Ilmu Komunikasi UIN SGD . Sari, PS. 2017. Pengawasan Terhadap Kinerja Pegawai. Savitri. 2010. ‘Macam-macam Sekretaris. TOPOK PEMBAHASAN’, diakses pada 8 Desember 2022 pukul 22.04. Sawiji, Herry., Indrawati, C. Dyah S., Susantiningrum. 2011. Pendalaman Materi Bidang Studi Administrasi Perkantoran. Surakarta : Universitas Sebelas Maret Sedarmayanti. 2012. Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar Maju. Stoner. (2010). Manajemen, Edisi Bahasa Indonesia. Jakarta: PT. Prenhallindo. Surihadi (2019) Pengaruh Pengawasan dan Disiplin Kerja Terhadap Kinerja Karyawan pada PT. Sumber Jaya Motor Medan Tokopedia.PT. 2009-2022. ‘Pekerja Kantor’, di akses pada 21 September 2022 pukul 20.56. Turmidzi, I. Konsep Pengendalian Mutu dan Peran Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Dunia bisnis dan Dunia pendidikan Uzmasyah, L., Nasution, Y. S. J. (2022). Analysis of Office Supplies Control Management in Setdaprovsu Organizational Bureau. JURNAL EMBA REVIEW, 2(1). Yaniar Lestaris Ranti. (2021). Pengaruh Tata Ruang Kantor terhadap Kinerja Pegawai pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Depok Cimanggis. Jurnal Repository Universitas Bina Sarana Informatika (RUBSI). Yazan Al Akhras & Prof.Dr. (2020). Güliz Muğan. The Experience of Employees in OpenPlaned Office Layout: A Field Research on Jordanian Offices. Multi-Knowledge Electronic Comprehensive Journal For Education And Science Publications(MECSJ).
MODULMANAJEMENPERKANTORANUNIVERSITAS SEBELAS MARET Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan PAP - B 2022 SEMESTER 1