Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

TATACARA PENGURUSAN
PERAKAUNAN KUMPULAN

WANG SEKOLAH

BAHAGIAN AKAUN,
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2012

_____________________________________________________________________________________
HAK CETAK TERPELIHARA

Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

Salam 1 Malaysia.

engetua/Guru Besar selaku Pengurus Sekolah bukan
sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan
tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan,
khususnya pengurusan kewangan sekolah.

Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM),
2013 – 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan
yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang mana
salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang
cekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.

Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala sumber
pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala
peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum. Pengurusan
kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerima
pelbagai jenis peruntukan dan bantuan daripada Kerajaan.

Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini
diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka
yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran
audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
Semoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat menggunakan
buku panduan ini dengan sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang
berkesan di peringkat sekolah.

Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa
Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah
berjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan
tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan
secara berterusan.

Sekian, terima kasih.

Dato' Dr. Rosli bin Mohamed
Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia

Bismillahirrahmanirrahim

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

Salam Sejahtera,

lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana
dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya,
Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha
menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah Tahun 2012.

Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam tadbir urus
di institusi pendidikan Negara. Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah
perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang disediakan oleh
Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.

Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah sebagai garis
panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan
kewangan di sekolah. Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan
peraturan-peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga
disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan,
aset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.

Justeru itu, saya berharap buku ini dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan
peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping
meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk
menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil
audit bersih atau tanpa teguran audit.

Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku
Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah
menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun
tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja
Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku
ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.

Sekian, terima kasih. Wassalam
.

Hj. Senin Bin Yusof
Ketua Akauntan
Kementerian Pelajaran Malaysia

KANDUNGAN

BAB TAJUK MUKASURAT

1 PENGENALAN 1
1.1 Pendahuluan 2
1.2 Tujuan 2
1.3 Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah 3
1.4 Kesimpulan
4
2 AKAUNTABILITI 4
2.1 Pendahuluan 5
2.2 Penurunan Kuasa 6
2.3 Serahan Tugas 6
2.4 Penyata Kewangan Sekolah 7
2.5 Melantik Juruaudit Dalam 8
2.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 9
2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut
2.8 Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Untuk 9
Pengauditan 9
2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 10
2.10 Kehilangan dan Hapuskira 11 - 12
2.11 Surcaj dan Penalti
Lampiran 13
13
3 KUMPULAN WANG SEKOLAH 13
3.1 Pendahuluan 14
3.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 16
3.3 Kumpulan Wang Kerajaan
3.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 17
3.5 Kumpulan Wang Asrama 17
19
PERAKAUNAN 22
27 - 40
4 TERIMAAN 41 - 43
4.1 Pendahuluan
4.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan
4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan
4.4 Kutipan Melalui Bank
Lampiran
Carta Aliran

i

KANDUNGAN

BAB TAJUK MUKASURAT

5 PEMBAYARAN 44
5.1 Pendahuluan 44
5.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 45
5.3 Daftar Bil 46
5.4 Baucar Bayaran 46
5.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 48
5.6 Pulangan Balik Kutipan 49
5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi
Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan 49
5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 50
5.9 Pengeluaran Cek 51
5.10 Kuasa Menandatangan Cek 52
5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 53
5.12 Penggantian Cek Hilang 53
5.13 Stok Buku Cek 54
5.14 Caj Bank 56 - 63
Lampiran 64
Carta Aliran
65
6 BUKU TUNAI 65
6.1 Pendahuluan 66
6.2 Jenis Buku Tunai 67
6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 69
6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 69
6.5 Akaun Subsidiari 70
6.6 Akaun Bank 73
6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank
6.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang 75-86
Tamat Operasi
Lampiran 87
87
7 PANJAR WANG RUNCIT 88
7.1 Pendahuluan 88
7.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 88
7.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 88
7.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit
7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit
7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR

ii

KANDUNGAN

BAB TAJUK MUKASURAT

7.4.3 Pembayaran PWR 89
7.4.4 Rekupmen 90
7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada 90
Akhir Tahun
7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91
Lampiran 92 - 102
Carta Aliran
103

8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN 104
8.1 Pendahuluan 104
8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan
Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 105
8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 105
8.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 105
8.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 106
8.6 Kunci Kira-kira 108
8.7 Nota Kepada Akaun 109
8.8 Penyata Lain 109
8.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 110 -112
Lampiran

9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB) 113
9.1 Pendahuluan 113
9.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun
Belum Bayar (ABB) 113
9.3 Daftar ABB 114
9.4 Kelulusan Ketua PTJ 114
9.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 114
9.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 115
9.7 Permohonan Pelarasan ABB 115
9.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 117 - 118
Lampiran

10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT) 119
119
10.1 Pendahuluan
10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun 119
119
Belum Terima (ABT) 120
10.3 Daftar ABT
10.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT
10.5 Tindakan Untuk Hapuskira

iii

KANDUNGAN

BAB TAJUK MUKASURAT
120
10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi
Lampiran 121 - 123

PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR 124
124
11 PEROLEHAN 125
11.1 Pendahuluan 125
11.2 Jenis-jenis Perolehan 126
11.3 Kaedah Perolehan 127
11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 128
11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel 130
11.3.3 Pembelian Terus 131
11.3.4 Sebut Harga 131
11.4 Tatacara Perolehan 134
11.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 146
11.5.1 Pembelian Terus 146
11.5.2 Sebut Harga 147
11.5.3 Tender 147
11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 148 - 158
11.7 Permohonan Perolehan ICT 159 - 165
11.8 Perolehan Harta Modal
Lampiran 166
Carta Aliran 166

12 PENGURUSAN ASET ALIH 166
12.1 Pendahuluan 167
12.2 Definisi
• Aset 168
• Aset Alih 168
12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan
12.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 169

13 PENGURUSAN STOR
13.1 Pendahuluan
13.2 Definisi
• Stor
• Stok
• Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis)
• Pengurusan Kawalan Stok
13.3 Kategori Stor Sekolah

iv

KANDUNGAN

BAB TAJUK MUKASURAT
13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169

PENGURUSAN AM

14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 170

15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA 172
172
15.1 Pendahuluan
173
15.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia
Sekolah

15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan
Multimedia Sekolah

16 PINDAH PERUNTUKAN 174
16.1 Pendahuluan 175
16.2 Bidang Kuasa 175
16.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 176
16.4 Tatacara Pindah Peruntukan 177
16.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan 180 - 183
Lampiran

17 TAKRIFAN 184 - 186

v

Bab 1 PENGENALAN

1.1 PENDAHULUAN

1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana
pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang
terdapat dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)
2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan-
peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.

1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki Seksyen
menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan 130(m), Akta
dengan sempurna. Pendidikan
1996

1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:

(a) menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun Peraturan 6,

Peraturan-

berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip Peraturan

perakaunan yang diterima umum; Pendidikan
(Akaun Dan

Audit) 2002

Akta

(b) mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pendidikan

1996

Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya

dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari

31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki SPK
mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1) Bil 4/88
bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun
berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk
membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan
tahunan tersebut jika didapati perlu; dan

(c) memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak AP 306
lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.

1

Bab 1 PENGENALAN

1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk Peraturan 7,
memastikan: Peraturan-
Peraturan
(a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada Pendidikan
Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya; (Akaun Dan
dan Audit) 2002
Akta
Pendidikan
1996

(b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan
memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang
berhubungan dengan sekolah tersebut.

1.2 TUJUAN

1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan
mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah
dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat –
Tahun 2005, berdasarkan:

(a) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia,
Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian Pelajaran
Malaysia sehingga November 2011; dan

(b) maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara
Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
Edisi Keempat – Tahun 2005.

1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di Peraturan 12,
dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Peraturan-
Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan Peraturan
surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Pendidikan
(Akaun Dan
Audit) 2002
Akta
Pendidikan
1996

2

Bab 1 PENGENALAN

1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013.

1.4 KESIMPULAN
1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah
bagi mempertingkatkan akauntabiliti dan kecekapan dalam
menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

3

Bab 2 AKAUNTABILITI

2.1 PENDAHULUAN

Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang
ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.

Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai
tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan
tersebut.

Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu
yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui
perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak
yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang
berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan.

Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:

(a) mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan,
Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan
Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan-
arahan dari KPM; dan

(b) mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem
kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan.

2.2 PENURUNAN KUASA

2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa

Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai
Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk
menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang
menjadi tanggungjawab kepadanya.

4

Bab 2 AKAUNTABILITI

2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas

Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada
pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan
sekolah (Lampiran 2-1).

2.2.3 Sumber rujukan kuasa:

(a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang
(b) AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi
(c) AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar
(d) AP 119 : Kuasa Menandatangan Cek (AK 52)
(e) AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain.

Contoh:
- Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen

kewangan
- menyelenggara Panjar Wang Runcit

2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah

(a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa
kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa
ketiadaannya.

(b) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan
menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi
tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk
memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat
perwakilan kuasa.

2.3 SERAHAN TUGAS

2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah
menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan

5

Bab 2 AKAUNTABILITI

kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota
Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan
Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2.

TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH

2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan

Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan Peraturan-
Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut peraturan
prinsip perakaunan yang diterima umum; dan Pendidikan
(Akaun dan
Audit) 2002

2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan Pekeliling
Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan SPK Bil
penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah 4/1988
Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada
Ketua PTJ.

2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM

2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang
tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan
perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud
kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan
sekolah.

6

Bab 2 AKAUNTABILITI

2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:

(a) menyemak rekod kewangan;

(b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan

(c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan
kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat
JPKA.

2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH

2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
(JPKA)

(a) Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:-

Pengerusi : Pengurus Sekolah
Setiausaha : KPT/PT yang mentadbir kewangan
Ahli : Semua Guru Penolong Kanan
Ketua Bidang/Ketua Panitia
Juruaudit Dalam
Pegawai-pegawai lain yang sesuai

(b) Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus SPK Bil.

6/2009

Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan

kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati
kehendak Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan

Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang

berkuat kuasa.

(c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet,

PP

perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset 10/2008

dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan

7

Bab 2 AKAUNTABILITI

dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu
meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan
Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang
mengurus hal-hal pengurusan kewangan.

(d) Kekerapan mesyuarat

Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang- PP 10/2008
kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku & SPK6/2009
tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu
jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan
perakaunan dengan lebih berkesan.

2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk
Bab 12)

2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)

2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT

2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut AP 309
secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam
penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang
berharga.

2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam
enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku
Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:-

(a) tarikh dan masa pemeriksaan;

(b) nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan
setem;

8

Bab 2 AKAUNTABILITI

(c) amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya;

(d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk buku
resit dan cek yang belum digunakan;

(e) hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/
SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan;
dan

(f) tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN

Pengurus Sekolah bertanggungjawab:

(a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan
kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri;

(b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan

(c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau
pemeriksaan.

2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT AP 306

Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau
pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau
pertanyaan audit.

2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah
hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang
digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan.

9

Bab 2 AKAUNTABILITI

2.11 SURCAJ DAN PENALTI

2.11.1Surcaj

Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-

(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan Seksyen
ke atasnya; 18 AAK
1957

(b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang
tidak disahkan dengan sempurna;

(c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang
awam atau harta benda kerajaan;

(d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna
dan teratur; atau

(e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-
apa kelewatan dalam pembayaran wang awam.

2.11.2 Penalti

Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Akta
Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996 Pendidikan
adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila 1996
disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia Peraturan-
(RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3) peraturan
bulan atau kedua-duanya. (Akaun dan
Audit) 2002

10

Lampiran 2-1

SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN

Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK …………………………………….
dengan ini memberi kebenaran kepada …………………………………………………
no. Kad Pengenalan ………………………. Jawatan …………………………………...
untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut:

1. Menerima wang awam
2. Menandatangan Resit Rasmi Pejabat
3. Menyelenggara Buku Tunai
4. Menyelenggara Panjar Wang Runcit
5. Menandatangan Pesanan Sekolah
6. Memperaku Baucar Bayaran
7. Memasukkan wang ke bank
8. Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain.

Kebenaran ini berkuatkuasa mulai tarikh surat ini sehingga dibatalkan.

Dengan ini surat kebenaran ………………………………………(no.rujukan)
bertarikh…………… adalah terbatal.

………………………………….. Tarikh:………………
t.t Pengetua/ Guru Besar

Saya ……………………………. No. Kad Pengenalan ………………………….

dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di

atas.

……………………………

Tandatangan Tarikh:………………………..

Lampiran 2-2

BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN

Nama Pegawai Bertukar :
Jawatan :
Nama Pegawai Terima Tugas :
Jawatan :

Perihal, Siri dan Nombor Siri Nombor Siri Catatan
No. Borang Borang yang Borang Belum

Resit Rasmi digunakan Guna
Pejabat sehingga tarikh
No. Siri: Mula Akhir
Mula Akhir

Borang Pesanan
Sekolah
No. Siri :

Cek KWK
No. Siri :

Cek KWS
No. Siri :

Cek KWA
No. Siri :

Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam
jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul.

..............(t.t Penyerah)....................... ..............(t.t Penerima)......................
Nama : Nama :

Tarikh : Tarikh :

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.1 PENDAHULUAN

Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang
dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan
diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan.

3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:-

(a) Kumpulan Wang Kerajaan (KWK);
(b) Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan
(c) Kumpulan Wang Asrama (KWA).

3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun
bank dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut. Walau
bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150
orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu
akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah.

3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik
yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik
utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan
Wang Sekolah.

3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN

3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan
dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada
lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut
maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.

13

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah:

(a) Bantuan Persekolahan daripada KPM
(b) Bantuan Biasiswa ;
(c) Faedah bank; dan
(d) Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran

Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan.

3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk
kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke
semasa.

3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam)

3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan
bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/
pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta
dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan
dengan asrama.

3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah:

(a) Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang SPI
telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaran- 11/2011
bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan
1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat-Surat Siaran
berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa
kecuali yuran PIBG.

(b) Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah;
(c) Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah;
(d) Sumbangan daripada orang awam;
(e) Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan

sekolah;
(f) Deposit diterima;

14

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

(g) Faedah bank; dan
(h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan.

3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut:

(a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan

Apabila pihak sekolah membuat kutipan daripada
murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti:

(i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan
Kerajaan (SABK);

(ii) Penerbitan Majalah Sekolah; dan
(iii) Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.

(b) Wang Yang Dikutip Secara Am

Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada
kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan
harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai
merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan.
Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh
pihak sekolah untuk:

(i) Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid;
(ii) Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan

kecemasan;
(iii) Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung

kepada murid.

(c) Kegunaan Lain Wang SUWA

Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan
mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang
perolehan dibuat.

15

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA

3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan
dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan
awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi
bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud
setiap terimaan.

3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah:

(a) Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang
Tahun untuk asrama (LPBT Asrama);

(b) Bantuan Makanan Asrama (BMA);
(c) Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA);
(d) Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan

Berkanun
(g) Faedah bank; dan
(h) Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang

diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang
dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996,
Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran
berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa.

3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama
Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus
serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan
KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran
makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan
asrama yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada.

16

Bab 4 TERIMAAN

4.1 PENDAHULUAN

Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan
dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan
dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan
betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi
mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin
berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan
penyelewengan.

4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN

4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi
memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah
adalah seperti berikut:

(a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh
Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan.

(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1.
(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A.

(b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/
penyelia asrama kepada murid.

(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2.
(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A.

4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi
setiap kumpulan wang.

4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada
Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).

17

Bab 4 TERIMAAN

4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh
guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus
Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya
direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut.

4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di
Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan
bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus
Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah
seperti di Lampiran 4-3A.

4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar
Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk
terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar.
Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya
direkodkan di dalam Buku Tunai.

4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah
hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut
untuk direkod dalam Buku Tunai.

4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan
hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.

4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki
jika:

Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan
(termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi
RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan
oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke
dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah
dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun,

18

Bab 4 TERIMAAN

tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam
tempoh seminggu selepas diterima.

4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan
hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang
akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada
sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.

4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan
wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun
bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun
sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank
adalah betul sebelum pungutan dibankkan.

4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank
hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan
ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis
kumpulan wang.

4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit
Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya
hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah
dan difailkan dengan sempurna.

4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara
bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi
pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai
kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang
Awam seperti di Lampiran 4-5.

19

Bab 4 TERIMAAN

4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran
bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah
hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.

4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank,
pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut:

(a) membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan
catatan ‘kontra-cek tak laku’.

(b) hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di
Lampiran 4-6.

(c) segera mendapatkan balik pungutan tersebut.

(d) apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah
dipatuhi semula.

4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh
dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima
wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua
muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain.

4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditulis dan
ditandatangan oleh pegawai yang sama.

4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan
semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru
dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-
sama salinannya untuk tujuan pengauditan.

4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh
pegawai yang menandatangan resit.

20

Bab 4 TERIMAAN

4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak
bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul.

Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang
helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan
perakuan berikut:-

“Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi .............
helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor
.................. hingga nombor ...........................”

Tandatangan Pemungut ……………....
Nama Penuh Pemungut……………….
Tarikh : ………

4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit
seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang
diterima dan dikeluarkan.

4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi
kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah
ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit
hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan
susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar
Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A.

4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah
menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
kedudukan helaian resit.

4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga
akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian
Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya
dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok
Buku Resit.

21

Bab 4 TERIMAAN

4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat
(RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam
Daftar Stok Buku Resit.

4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke
bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi
sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500
atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah
disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung
berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang
menjaga.

4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih
dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah.

4.4 KUTIPAN MELALUI BANK

4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke
akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut:

(a) Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk
memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai
format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8;

(b) Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi
keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan
dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu:

(i) Dicetak terus atas borang.
• No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K
(KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama).
• Nama dan alamat sekolah.
• Nombor Akaun Bank.
• Tujuan bayaran (Jenis kutipan)

22

Bab 4 TERIMAAN

(ii) Diisi oleh murid.
• Nama.
• Nombor Kad Pengenalan.
• Tingkatan.
• Amaun.

(c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM
dengan mengemukakan:

(i) Persetujuan bertulis dari bank.
- persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut:
‘Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima
pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank
selain daripada yang telah dipersetujui’.

(ii) Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui.

(d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk
tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar
Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar
Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah
seperti di Lampiran 4-9A.

(e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan
(berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid.

(f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa
sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa.

(g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar
Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan
diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti
kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat
dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.

23

Bab 4 TERIMAAN

4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank

(a) Guru Kelas/Warden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan
Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar
Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat
pada ruang ‘Tunai/Cek’ di resit. Nombor resit tersebut hendaklah
direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama
berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank
diterima.

(b) Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan
kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewat-
lewatnya hari kerja berikutnya.

(c) Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada
guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan
sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat.

(d) Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit
Rasmi Pejabat dikeluarkan.

(e) Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah
berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank.

(f) Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat,
pihak sekolah hendaklah:

(i) Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam
Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan

(ii) Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang
di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.

24

Bab 4 TERIMAAN

4.4.3 Deposit Diterima

(a) Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai
Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur
Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.

(b) Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada
pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada
tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan
bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian.
Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan
pemulangan deposit.

4.4.4 Sewaan

(a) Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai
Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin.

(b) Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku

tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lain- Lampiran
lain. 14 Buku
PPKS m/s
77 dan 78

(c) Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi
setiap jenis sewaan.

4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan

(a) Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/
Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak
yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada
bank.

(b) Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah
lajur yang telah ditetapkan.

25

Bab 4 TERIMAAN

(c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan
di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah.

4.4.6 Faedah Bank
Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu
dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh
dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan
wang berkenaan.

26

Lampiran 4-1

RESIT RASMI PEJABAT

RP.01(Pin.09) A
ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ……………………………………………………….
TAHUN: ………………

Diterima daripada: …………………………………………………………………….
………………………………………………………………………

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1. Peruntukan PCG
2. Kutipan Murid

JUMLAH

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………
…………………………………………………………...

*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT
(Potong yang tidak berkenaan)

*No.: ……………………………..

Tarikh: ……………….. ……………………….

(Tandatangan dan Cop)
Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.

Lampiran 4-1A

RESIT RASMI PEJABAT

RP.01(Pin.09) A
ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ………1 ……………………………………………….
TAHUN: …………2……

Diterima daripada: …………3………………………………………………………….

………………………………………………………………………

4 5

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1. Peruntukan PCG

2. Kutipan Murid

JUMLAH 6

Ringgit Malaysia: …………7 …………………………………………………

…………………………………………………………...

*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT 8
(Potong yang tidak berkenaan)
11
*No.: …………………………….. 9
……………………….
10 (Tandatangan dan Cop)
Pengetua / Guru Besar
Tarikh: ………………..

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.

Panduan mengisi :
1. Nama Sekolah
2. Tahun kewangan
3. Nama pembayar
4. Perihal penerimaan
5. Amaun yang diterima
6. Jumlah amaun yang diterima
7. Jumlah terimaan dalam perkataan
8. Kaedah pembayaran
9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT
10. Tarikh terima wang
11. Tandatangan Pengurus Sekolah

Lampiran 4-2

RESIT RASMI MURID

RM.01(Pin.09) B
ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ……………………………………………………………
TAHUN: ………………………….

Diterima daripada: …………………………………………………………...

Kelas: ……………………………………………………………………...

Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama
(Potong yang tidak berkenaan)

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1 Kokurikulum
2 Kertas Ujian Dalaman
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan

Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai

JUMLAH

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………
. …………………………………………………………...

*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang
(Potong yang tidak berkenaan)

*No. : ……………………………..

Tarikh: ……………….. ……………………….
(Tandatangan dan Cop)
Pengetua/Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.

Lampiran 4-2A

RESIT RASMI MURID

RM.01(Pin.09) B
ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1

SEKOLAH: ……………………………………………………………

TAHUN: …………2……………….

Diterima daripada: …………3 ………………………………………………...

Kelas: ……………………………………………………………………...

Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama 4

(Potong yang tidak berkenaan)

5 6

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1 Kokurikulum
2 Kertas Ujian Dalaman 7
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan

Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai

JUMLAH

8

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………
. …………………………………………………………...

*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang 9
(Potong yang tidak berkenaan)
12
*No. : ……………………………..10
……………………….
11
(Tandatangan dan Cop)
Tarikh: ………………..
Pengetua/Guru Besar
Panduan mengisi :

1. Nama Sekolah

2. Tahun kewanganNo. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.

3. Nama pembayar

4. Kumpulan Wang yang dikenakan

5. Perihal penerimaan

6. Amaun yang diterima

7. Jumlah amaun yang diterima

8. Jumlah terimaan dalam perkataan

9. Kaedah pembayaran

10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang

11. Tarikh terima wang

12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa

Lampiran 4-3

NAMA GURU : BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABAT
DARJAH / TINGKATAN :
Tahun :

Bilangan Murid :

No. Siri Resit JENIS KUTIPAN Jumlah Bayaran Resit Rasmi Pejabat
Murid Tunai/Cek Melalui Jumlah
Tarikh Bil.Murid Nombor Tarikh
Bank Besar

JUMLAH KUTIPAN HARIAN Guru/Pegawai yang menyerahkan wang; Pegawai yang menerima wang
JUMLAH KUTIPAN TERKUMPUL
JUMLAH SEPATUTNYA
JUMLAH BELUM TERIMA

Isi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru
dan satu salinan disimpan oleh pejabat).

…………………………………………………… …………………………………………

Tandatangan Guru Tandatangan

(Nama : ……………………………………) (Nama : ………………………………)
Tarikh: ………………………………… Tarikh: …………………………………

Lampiran 4-3A

BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABAT

1 3

NAMA GURU : Puan Norlaila bt. Ali Tahun : 2005

DARJAH / TINGKATAN : 2A 2 8 Bilangan Murid : 30 4

5 6 7 Yuran JENIS KUTIPAN 9 16
Tarikh No. Siri Resit Bil.Murid Khas Jumlah Bayaran Resit Rasmi Pejabat
120
Murid 120 Kertas Ujian Majalah Insurans MSSD/ Tunai Melalui Jumlah Nombor Tarikh
MSSM 395 Bank
100 Besar
3.1.2005 051-060 10 100 120 15 40 395 A 001 3.1.2005
3.1.2005 061-070 10 120 15 A 002 3.1.2005
40 395 395

Panduan mengisi borang:
1. Nama Guru kelas
2. Nama darjah/tingkatan
3. Tahun kewangan
4. Jumlah murid dalam kelas
5. Tarikh terimaan tunai atau Slip Bayar Masuk Bank
6. Nombor siri resit murid (dari - hingga)
7. Bilangan murid membayar yuran (rujuk resit)
8. Amaun mengikut analisa peruntukan yang diterima
9. Jumlah bayaran melalui tunai dan melalui bank
10. Jumlah kutipan harian yang diterima
11. Jumlah kutipan yang telah diterima (jika ada) ditambah jumlah kutipan harian
12. Jumlah sepatutnya diterima mengikut jumlah murid dalam kelas
13. Jumlah belum terima
14. Tandatangan dan tarikh Guru Kelas yang menyerahkan wang ke pajabat
15. Tandatangan dan tarikh pegawai yang diberi kuasa menerima wang diperingkat pejabat
16. Nombor resit pejabat dan tarikh dikeluarkan resit.

JUMLAH KUTIPAN HARIAN 10 240 200 240 30 80 395 395 790
45
JUMLAH KUTIPAN TERKUMPUL 11 15

JUMLAH SEPATUTNYA 12 360 300 360 14 120 1185
40 395
JUMLAH BELUM TERIMA 13 120 100 120
Pegawai yang menerima wang
Isi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru Guru/Pegawai yang menyerahkan wang;
dan satu salinan disimpan oleh pejabat). …………………………………………
Tandatangan
……………………………………………… 15 (Nama : ………………………………)
Tarikh: …………………………………
Tandatangan Guru

(Nama : …………………………………)
Tarikh: …………………………………

Lampiran 4-4

DAFTAR PENERIMAAN WANG MELALUI POS

BIL TARIKH NAMA NO. NO. AMAUN PERIHAL NAMA DAN JAWATAN T.T. NO. RESIT CATATAN
TERIMA PENGIRIM RUJUKAN CEK/WANG (RM) PENERIMA PENERIMA PEJABAT

MEL POS

Lampiran 4-5

SURAT KEBENARAN
MENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT

(AP 69 dan AP 70(a)(iv))

Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK ………………………………
dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan
Resit Rasmi Murid kepada:

Nama : _________________________________________________________

Kad Pengenalan : _________________________________________________

Jawatan :________________________________

2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :-

i) _______________________________________________
ii) _______________________________________________
iii) _______________________________________________

3. Kebenaran ini diberi mulai ……………………… sehingga …………………….
atau kebenaran ini ditarik balik.

……………………………….. …………
t.t PENGETUA / GURU BESAR TARIKH

COP NAMA DAN JAWATAN

Saya…………………………………………….. dengan ini menerima kebenaran
yang telah diberi seperti di atas.

……………………………………………………. ………..
TANDATANGAN TARIKH

Nota : Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah
Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon
i. Asal disimpan oleh penerima kuasa
ii. Pendua disimpan dalam fail sekolah
iii.
iv.

DAFTAR CEK TAK LAKU Lampiran 4-6
Catatan
Tarikh Cek Tak Laku Perihal Cek Tak Laku
Diterima Dari Bank
Bil

Nama Pengirim No. Cek Tarikh Amaun (RM) Sebab Cek Tak Laku

Lampiran 4-7

DAFTAR STOK BUKU RESIT

Tarikh Jumlah TERIMAAN Tarikh Jumlah KELUARAN Tanda Baki Catatan
Naskah Naskah tangan (Naskah)
Nombor Siri Nombor Siri Penerima
Dari Hingga Oleh (Nama & Jawatan) Dari Hingga Kepada (Nama & Jawatan)

Lampiran 4-7A

DAFTAR STOK BUKU RESIT

Tarikh Jumlah TERIMAAN Oleh (Nama & Jawatan) Tarikh Jumlah KELUARAN Kepada (Nama & Jawatan) Tanda Baki Catatan
Naskah Nombor Siri Naskah Nombor Siri tangan (Naskah)
Penerima KWK
Dari Hingga Dari Hingga
11
3.01.10 10 AB251001 AB251500 Hj. Ahmad Karim (GB) ahmad 10
4.01.10 1 AB251001 AB251050 Siti Azrina Daud (PT) 9
sad

12 3 4 56 7 8 9 10

Panduan mengisi :
1. Tarikh terima stok buku resit
2. Jumlah buku resit yang diterima
3. Nombor siri pertama buku pertama hingga nombor siri terakhir buku terakhir
4. Nama Pegawai Pemungut dan jawatan
5. Tarikh buku resit dikeluarkan
6. Jumlah buku resit yang dikeluarkan
7. Nombor siri buku resit yang dikeluarkan
8. Nama Pegawai yang mengendalikan buku resit dan jawatan
9. Tandatangan penerima buku resit
10. Baki stok buku resit yang belum digunakan

Lampiran 4-8

Contoh Slip Bayar Masuk Bank

Logo Nama & alamat Sekolah:. Logo Nama & alamat bank:
Sekolah ………………………………………………… Bank ……………………………………………...
………………………………………………... ……………………………………………...

BORANG MASUK TUNAI NO. SIRI: ……………………..
BUKAN TUNAI KIRA-KIRA SEMASA Tarikh: …………….

NAMA PENERIMA: No. Akaun:
ALAMAT PENERIMA: Nama:
Tingkatan:
Bank Pembayar No. Cek: Tempat: No. KP
Amaun

Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun)

Sah apabila ada cetakan komputer NOTICE TO CUSTOMERS
This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of
PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN an authorized officer.
Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau
ditandatangani oleh pegawai pegawai bank ini.

Peringatan:
1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.
2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.
3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.
4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.

Lampiran 4-9

DAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA)

NAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : ……………………………………..
KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : ……………….

SERAHAN SLIP TERIMAAN SLIP

NO. SIRI SLIP AMAUN NO. RESIT TARIKH CATATAN

BIL. NAMA MURID BAYAR MASUK (RM) RASMI MURID RESIT

BANK

Lampiran 4-9A

DAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA)

NAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : ……H…jh…. R…am…la…h…bt…Is…m…ail………..1
KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : …A…sra…m…a K…e…na.nga 2

SERAHAN SLIP TERIMAAN SLIP

BIL. NAMA MURID NO. SIRI SLIP AMAUN NO. RESIT TARIKH CATATAN
RASMI MURID RESIT
34 BAYAR MASUK (RM) 9
7 8
1. Ainul Maisarah Binti Khairul Anuar BANK 5 6
2. Dania Aisyah Binti Iskandar AK 913413 16.01.2010
3. Nurul Ain Binti Mohd Amin 2110 200.00 AK 913410 16.01.2010
4. Siti Fatimah Binti Ahmad 2111 600.00 AK 913411 16.01.2010
2112 200.00 AK 913412 16.01.2010
2113 200.00

Panduan mengisi :
1. Nama Pegawai yang diberi kuasa membuat kutipan
2. Nama kelas/blok/dorm asrama
3. Bilangan murid/penghuni asrama
4. Nama murid/penghuni asrama
5. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank mengikut setiap murid/penghuni asrama
6. Jumlah kutipan yang perlu dijelaskan oleh murid/penghuni asrama
7. Nombor rujukan Resit Rasmi Murid yang dikeluarkan
8. Tarikh Resit Rasmi Murid dikeluarkan kepada murid/penghuni asrama

BAB 4 - TERIMAAN

TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Mula Murid /
Terima Kutipan Pembayar

1. Terima kutipan daripada Guru Kelas
murid / pembayar.

2. Tulis dan tandatangan Resit Guru Kelas Sedia Resit Rasmi Murid
Rasmi Murid (RM01) Guru Kelas (RM01)

3. Serahkan kepada murid / Resit Rasmi
pembayar Murid (RM01)

Kutipan terus Ya
ke bank?
4. Rekod dalam Daftar Slip Guru Kelas
Bayar Masuk Bank (sekiranya Guru Kelas Tidak Rekod Dalam
kutipan terus ke dalam bank) Guru Kelas Daftar Slip Bayar
Rekod Dalam Buku
5. Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Masuk Bank
Kedatangan Murid
Catat Dalam Borang
6. Catat dalam Borang Kutipan Kutipan Dan Serahan Guru
Dan Serahan Guru Ke
Pejabat Ke Pejabat

7. Serah kutipan bersama-sama Guru Kelas Dapatkan Resit Pejabat
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Kelas
Guru Ke Pejabat (Lampiran 1. Wang Kutipan Serah Ke
5-5) dan buku Resit Murid 2. Buku Resit Murid Pejabat
(RM01) berkaitan ke pejabat. 3. Borang (Lampiran 5-5)

8. Dapatkan Resit Pejabat untuk Tamat
dikepil dan dicatat pada
Borang Kutipan dan Serahan
Guru Ke Pejabat.