Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

BAB 3 - TERIMAAN

TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Mula Murid /
Terima Kutipan Pembayar

1. Terima kutipan dari murid / Warden/Pegawai
pembayar. yang diberi
kuasa

2. Tulis dan tandatangan Resit Warden/Pegawai Sedia Resit Rasmi Murid
(RM01)
Rasmi Murid (RM01) yang diberi
Resit Rasmi
kuasa Murid (RM01)

3. Serahkan kepada murid / Warden/Pegawai
pembayar yang diberi
kuasa

Kutipan terus Ya
ke bank?
4. Rekod dalam Daftar Slip Warden/Pegawai
Bayar Masuk Bank yang diberi Tidak Rekod Dalam
(sekiranya kutipan terus ke kuasa Daftar Slip Bayar
dalam bank) Rekod Dalam Buku
Warden/Pegawai Kedatangan Murid Masuk Bank
5. Rekod dalam Buku yang diberi
Kedatangan Murid kuasa

6. Catat dalam Borang Kutipan Warden/Pegawai No Resit Pejabat
Dapatkan Resit Pejabat
Dan Serahan Guru Ke yang diberi Catat Dalam Borang
Kutipan Dan Serahan Guru
Pejabat kuasa
Ke Pejabat

7. Serah kutipan bersama- Warden/Pegawai

sama Borang Kutipan Dan yang diberi

Serahan Guru Ke Pejabat kuasa 4. Wang Kutipan Serah Ke
5. Buku Resit Murid Pejabat
(Lampiran 5-5) dan buku 6. Borang (Lampiran 5-5)

Resit Murid (RM01) berkaitan

ke pejabat.

8. Warden/Pegawai

Dapatkan Resit Pejabat yang diberi

untuk dikepil dan dicatat kuasa Tamat

pada Borang Kutipan dan

Serahan Guru Ke Pejabat.

BAB 3 - TERIMAAN

TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Mula

1. Terima wang tunai/ cek/ PT / Penyelia Terima Kutipan
kiriman wang / terimaan atas Asrama
talian (EFT).

Melalui Pos

2. Rekod terimaan melalui pos PT / Penyelia Tunai/ Cek/ Rekod Daftar
ke dalam Daftar Penerimaan Asrama EFT Mel
Wang Melalui Pos (sekiranya
menerima kiriman wang/cek PT / Penyelia Sedia Resit Pejabat Serah Kutipan
melalui pos) Asrama & (RP01)
Pengurus
3. Tulis Resit Rasmi Pejabat Sekolah
(RP01) dan dapatkan
tandatangan Pengurus
Sekolah

4. Serahkan Resit Pejabat PT / Penyelia Resit Pejabat
kepada pembayar. Bagi Asrama (RP01)
pungutan melalui pos, Resit
Pejabat hendaklah dikirimkan Pembayar
melalui pos.

5. Rekod dalam Buku Tunai di PT / Penyelia Rekod Dalam Buku
bahagian Terimaan setiap Asrama Tunai (Terimaan)
Resit Pejabat yang
dikeluarkan termasuk yang PT / Penyelia Sediakan Slip Bayar Bank
dibatalkan pada hari yang Asrama Masuk Bank
sama.
Tamat
6. Sediakan Slip Bayar Masuk
Bank untuk memasukkan
kutipan (tunai/cek/kiriman
wang) ke bank pada hari yang
sama.

Bab 5 PEMBAYARAN

5.1 PENDAHULUAN

Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah. AP3 & AP9
Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk Sek.3 Akta
melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai Tatacara
Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Kewangan
Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan
yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di 1957
sekolah. (Akta61)

5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan
bahawa:

(a) Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi
dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat.

(b) Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari
tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan
sempurna.

(c) Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah
serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen
sokongan.

(d) Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.

(e) Sekiranya membenarkan atau mengarahkan sesuatu AP 92b
perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan
dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.

44

Bab 5 PEMBAYARAN

5.3 DAFTAR BIL

5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang
diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah
seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di
Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi
memastikan:-

(a) Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit)

AP 103(a)

direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh

ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini

semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh

terima.

(b) Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir
tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum
Bayar.

5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik
sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna.
Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan
dan cek bayaran dikeluarkan.

5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh AP 103(b)
Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah
ditandatangan beserta tarikh.

5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak
diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan,
hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat
pembayaran.

45

Bab 5 PEMBAYARAN

5.4 BAUCAR BAYARAN

5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan
sesuatu pembayaran dibuat.

5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:-

(a) Baucar Bayaran ( DKS 006 )
(b) Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

5.4.3 Baucar Bayaran

(a) Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan
yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus
Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.

(b) Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2.
(c) Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A.

5.4.4 Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui
Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar
Wang Runcit).

5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang
lengkap diterima.

5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal
hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan
salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.

46

Bab 5 PEMBAYARAN

5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah
diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.

(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) -
penyemak dan pengesah.

(b) perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus

5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan
oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.

(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) -
penyemak dan pengesah

(b) perakuan II (Penolong Kanan)
(c) perakuan III (Pengurus Sekolah)

5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan
yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu
penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci.

5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang AP 99(a)
lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja
seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak
tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang
dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak,
baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak
tersebut.

5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali AP 99(b)
berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan
persendirian yang lain.

5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran
hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan
peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah
seperti berikut :

47

Bab 5 PEMBAYARAN

“Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah
didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal
tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran”.
5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah
memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi
dibuat dengan menyemak Daftar Bil.
5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di
dalam Buku Tunai.
5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua
dokumen sokongan hendaklah dicop “TELAH BAYAR” bagi
mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.
5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan
mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.

5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN
5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat
pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil:
(a) Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak
dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan
(b) Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan
kepada butiran peruntukan berkenaan.

48

Bab 5 PEMBAYARAN

5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/
PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN

5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang AP 96(a)
diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima
wang tersebut.

5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk AP 96(b)
menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan
Pengurus Sekolah.

5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai
nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah
diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama
Baucar Bayaran.

5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam
peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas
nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama
Baucar Bayaran.

5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK

5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun AP 97(b)
bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang
tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima.

5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama
jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad
pengenalan penerima.

49

Bab 5 PEMBAYARAN

5.9 PENGELUARAN CEK

5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek
yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat
kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di
para 5.7.2 sahaja.

5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran
agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan “Pengetua
Sekolah” atau “Guru Besar Sekolah”. Nama dan nombor kad
pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh
salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4
borang Kuasa Tetap (borang AK 52).

Contoh:

”Saya dengan ini membenarkan ………….(nama)...................... No.
Kad Pengenalan ................................. menunaikan cek yang bernilai
RM....................... ini.”

Tandatangan: ……………………..

5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah
dibuat atas nama penerima.

5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan
dakwat kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan maklumat
seperti yang terdapat di cek.

5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan AP 117
dan dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang
baru perlu dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan.

5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga
bulan.

50

Bab 5 PEMBAYARAN

5.9.7 Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post
Dated Cheque).

5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk
menandatangan cek yang belum disediakan dengan lengkap dan
sempurna.

5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima
pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek ‘TUNAI’ adalah dilarang.

5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam
Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut.

5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK SPK Bil
3/1999
5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui
Kuasa Tetap (Borang AK 52).

5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada
dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
seorang daripada pegawai berikut:-

(a) Penolong Kanan (Pentadbiran)
(b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)
(c) Penolong Kanan (Kokurikulum)

5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi
kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
dua orang daripada pegawai berikut:-

(a) Penolong Kanan (Pentadbiran)
(b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)
(c) Penolong Kanan (Kokurikulum)

51

Bab 5 PEMBAYARAN

5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang
seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan
oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan
Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ.

5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK

5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku
Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :-

(a) Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan wang atas
nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi membatalkan cek
berkenaan dengan keterangan pada resit “Untuk Pembatalan
Cek Nombor …………………………………… bertarikh
……………………..serta No Baucar Asal………..”.

(b) Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar Cek Batal
seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar Cek Batal
seperti di Lampiran 5-3A.

(c) Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan di lajur
peruntukan yang asal dalam Buku Tunai.

(d) Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar Bayaran
yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal pembatalan cek
perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan.

(e) Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal.

(f) Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir tahun
hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar.

(g) Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, ia tidak diambilkira
sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan ‘Cek Gantian Tidak
Diperlukan’ hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek Batal.

52

Bab 5 PEMBAYARAN

5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan
dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek
Batal.

5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG

5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus
Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:-

(a) Mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek
daripada penerima.

(b) Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk menahan
pembayaran dan mendapatkan pengesahan daripada pihak
bank secara bertulis.

(c) Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak ditunaikan,
maka tindakan menggantikan cek boleh diambil seperti yang
diterangkan dalam para 5.11.1.

(d) Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank bagi bulan
berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan
sehingga tarikh arahan menahan pembayaran.

5.13 STOK BUKU CEK

5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh
Pengurus Sekolah untuk menentukan ia berada dalam keadaan baik
dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau
tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada
pihak bank.

53

Bab 5 PEMBAYARAN

5.13.2 Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan AP 115
menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan
catatan seperti berikut :

“Diperakui cek bernombor………hingga………adalah betul.”

Tandatangan :

Nama :

Tarikh :

5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod
dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek seperti di
Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti
di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada
tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku
Cek.

5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala AP 116
bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah
disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di
premis sekolah.

5.14 CAJ BANK

5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang
akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. Ianya
merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah.

5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek
untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran
Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing.

5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang
tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran
seperti berikut:

54

Bab 5 PEMBAYARAN

Bil. Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran
i. Kerajaan LPBT
ii. Asrama LPBT
• Pelbagai (Kantin) atau
iii. SUWA • Sumbangan

5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata
Bank yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah.

55

Lampiran 5-1
(DKS 008)

DAFTAR BIL

JENIS KUMPULAN WANG :

PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN BAYARAN
CEK
BIL/INVOIS NO. BAUCAR
PESANAN
BIL TARIKH NAMA TARIKH NOMBOR AMAUN PERUNTUKAN SEKOLAH / TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR CATATAN
BIL/INVOIS PEMBEKAL / (RM) KONTRAK
KONTRAKTOR
DITERIMA

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24)

Lampiran 5-1A
(DKS 008)

DAFTAR BIL

1

JENIS KUMPULAN WANG :

PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN BAYARAN
CEK
BIL/INVOIS NO. BAUCAR
PESANAN
BIL TARIKH NAMA TARIKH NOMBOR AMAUN PERUNTUKAN SEKOLAH / TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR CATATAN
BIL/INVOIS PEMBEKAL / 5 6 (RM) 8 KONTRAK 10 11 12 1 1
KONTRAKTOR
2 DITERIMA 7 9
4
3

Panduan mengisi :
1. Jenis Kumpulan Wang
2. Bilangan bil
3. Tarikh bil/invois diterima
4. Nama Pembekal/kontraktor
5. Tarikh bil/invois dikeluarkan oleh pembekal
6. No. rujukan bil/invois
7. Amaun yang tercatat di bil/invois
8. Peruntukan yang akan dikenakan
9. No. rujukan Pesanan Sekolah/kontrak
10. Tarikh baucar bayaran disediakan
11. No. rujukan baucar bayaran
12. Tarikh cek disediakan
13. Nombor cek
14. Sebarang catatan berkaitan bil/baucar/cek

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24)

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Lampiran 5-2

Tahun Kewangan ................... ( DKS 006 )
BAUCAR BAYARAN
Tarikh Baucar
Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar

Nama Sekolah :

Nama Penerima :

Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :

Alamat/Nama Bank :

Perihal : Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal
Tarikh No. Rujukan
No. Rujukan Amaun Tarikh Amaun
RM RM
Sen Sen

Jumlah Jumlah

PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH

Butiran Cek Amaun
RM
Peruntukan Akaun Subsidiari

Tarikh Nombor Sen

Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : Jumlah Bersih
Disediakan oleh : Perakuan I :

Tandatangan dan Tarikh Tandatangan, Nama dan Jawatan
Perakuan II :
Cop Sekolah :

Tandatangan, Nama dan Jawatan
Perakuan III:

Tandatangan, Nama dan Jawatan

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23)
* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Lampiran 5-2A

Tahun Kewangan ...................1 ( DKS 006 )
BAUCAR BAYARAN
Tarikh Baucar
Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar 3

2

Nama Sekolah : 4
Nama Penerima :
5

Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank : 6

Alamat/Nama Bank : 7

Perihal : 8

Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

Tarikh No. Rujukan Amaun 11 Tarikh No. Rujukan Amaun 15
9 10 RM Sen 13 14 RM Sen

Jumlah 12 16
Jumlah

PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH

Butiran Cek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun 21
RM Sen
Tarikh Nombor 19 20
17 18

Jumlah Bersih

Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : 23 22

Disediakan oleh : 24 Perakuan I : 25

Tandatangan dan Tarikh Tandatangan, Nama dan Jawatan

Cop Sekolah : Perakuan II : 25

Tandatangan, Nama dan Jawatan

Perakuan III: 25

Tandatangan, Nama dan Jawatan

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23)
* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan

Panduan Pengisian:

1. Tahun kewangan semasa
2. Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang
3. Tarikh Baucar Bayaran disediakan
4. Nama Sekolah
5. Nama penerima bayaran/pembekal
6. Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu)
7. Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat
8. Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan
9. Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal
10. Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal
11. Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal.
12. Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
13. Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal.
14. Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal.
15. Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal.
16. Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
17. Tarikh cek disediakan.
18. Nombor siri cek.
19. Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat.
20. Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada).
21. Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan.
22. Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek.
23. Amaun bayaran dalam perkataan.
24. Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia
25. Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4

Lampiran 5-3

DAFTAR CEK BATAL

Cek Yang Dibatalkan Resit Rasmi Pejabat Sebab-sebab Cek T.T. Pengurus Cek Gantian
Dibatalkan Sekolah Nombor Tarikh No. Baucar
Bil. Penerima Cek Amaun (RM) Catatan

Nombor Tarikh Nombor Tarikh

Lampiran 5-3A

DAFTAR CEK BATAL

Cek Yang Dibatalkan Resit Rasmi Pejabat Amaun T.T. Cek Gantian
(RM) Pengurus
Bil. Penerima Cek Sebab-sebab Cek Dibatalkan Sekolah Catatan

Nombor Tarikh Nombor Tarikh Nombor Tarikh No. Baucar

1. 251622 3.05.2011 AC234781 23.05.2011 Sykt. Seri Melur 300.00 Kesilapan ejaan nama penerima AC234790 24.05.2011 K53/11

Lampiran 5-4

DAFTAR STOK BUKU CEK

Jenis TERIMAAN KELUARAN
Kumpulan
Tarikh Jumlah Nombor Siri Oleh Nombor Siri Kepada T.T Baki Catatan
Naskah Wang Penerima Naskah

Dari Hingga (Nama & Jawatan) Dari Hingga (Nama & Jawatan)

Lampiran 5-4A

DAFTAR STOK BUKU CEK

Jenis TERIMAAN KELUARAN
Kumpulan
Tarikh Jumlah Nombor Siri Oleh Nombor Siri Kepada T.T Penerima Baki Catatan
Naskah Wang Naskah
Yazid
Dari Hingga (Nama & Jawatan) Dari Hingga (Nama & Jawatan) Yazid 1
265101 265200 En. Yazid b Dollah (GB) 0
5.2.2010 1 KWK

265101 265200 En. Yazid b Dollah (GB)

BAB 5 - PEMBAYARAN

TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Mula

1. Terima bil / invois / tuntutan Pembantu
Tadbir
dan dokumen yang tidak Pembekal /
Penerima
lengkap hendaklah Terima Bil /
Invois/ Tuntutan
dikembalikan kepada

Pembekal / Penerima.

Tidak

Lengkap?

2. Cop tarikh terima pada bil / Pembantu Ya Rekod Dalam
invois / tuntutan yang Tadbir Cop tarikh terima Daftar Bil
lengkap dan rekod dalam
Daftar Bil.

3. Sediakan Baucar bayaran Pembantu Sedia Baucar
Bayaran dan
dalam dua (2) salinan. Tadbir /
dapatkan
Dapatkan 2 tandatangan Pengurus tandatangan

peraku baucar bagi amaun Sekolah dan

<RM 10,000 dan 3 Pegawai yang

tandatangan peraku bagi diberi kuasa

amaun >RM10,000. Rekod untuk

no. Baucar serta tarikh dalam tandatangan

Daftar Bil. baucar

4. Rekod dalam Buku Tunai di Pembantu Rekod dalam Buku
bahagian Bayaran mengikut Tadbir Tunai (Bayaran)
Kumpulan Wang masing-
masing. Sedia Cek & Rekod
dalam Buku Tunai
5. Sediakan Cek serta rekod Pembantu
Cop ’Sudah
dalam Buku Tunai dan Tadbir / Bayar ’

Daftar Bil Pengurus Tamat

Sekolah dan

Pegawai yang

diberi kuasa

untuk

tandatangan

cek

6. Cop ’Sudah Bayar’ pada

baucar serta semua Pembantu

dokumen sokongan setelah Tadbir

cek ditandatangan oleh

Pengurus Sekolah.

Bab 6 BUKU TUNAI

6.1 PENDAHULUAN

Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua SPK Bil
urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut 1/2003
peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan dan SPK
dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Bil 9/2004
Sekolah.

6.2 JENIS BUKU TUNAI

6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:-

(a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) - DKS 009
Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan
Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di
Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2.

(b) Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) – DKS 010
Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan
Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-3
dan Lampiran 6-4.

(c) Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) – DKS 011
Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan
Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-5
dan Lampiran 6-6.

6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan
panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1A dan Lampiran 6-
2A.

65

Bab 6 BUKU TUNAI

6.3 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap
kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang
mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1)
akaun bank yang menguruskan lebih daripada satu (1) Kumpulan Wang
Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata
Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah.

6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun
kewangan.

6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat AP 144
mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan
bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan
nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan.

6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan
dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan
tandatangan di Buku Tunai.

6.3.5 Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul. AP 147
Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam,
tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang
betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta
ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

6.3.6 Sekiranya catatan terimaan atau bayaran dalam Buku Tunai
memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua
terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada
muka surat yang berikutnya.

66

Bab 6 BUKU TUNAI

6.3.7 Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa
perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan
menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.

6.3.8 Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir
dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan
dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau
Bahagian Bayaran Buku Tunai.

6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh
oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah).

4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tempat yang selamat.

6.4 MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU TUNAI
6.4.1 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK:

Bil Lajur Maksud/Fungsi
1 Bantuan Perkapita - Mata Mengakaunkan semua bantuan PCG
Mata Pelajaran.
Pelajaran

2 Bantuan Perkapita - Mengakaunkan semua bantuan PCG
Bukan Mata Pelajaran Bukan Mata Pelajaran.

3 Pra Sekolah Mengakaunkan semua bantuan

berkaitan Pra Sekolah.

4 Pendidikan Khas Integrasi Mengakaunkan semua bantuan

berkaitan Pendidikan Khas Integrasi.

5 Biasiswa Mengakaunkan semua Bantuan

Biasiswa kepada pelajar/murid.

6 Bantuan Persekolahan Mengakaunkan semua bantuan yang
Lain diterima oleh semua sekolah secara
berterusan.

67

Bab 6 BUKU TUNAI Maksud/Fungsi
Mengakaunkan semua bantuan yang
Bil Lajur diterima oleh sekolah tertentu dan
7 Pelbagai terimaan lain.

6.4.2 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS:

Bil Lajur Maksud/Fungsi
1 Ko-Kurikulum
2 Kertas Ujian Mengakaunkan kutipan bayaran
3 Sukan Tahunan Sekolah tambahan yang diluluskan.
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM Mengakaunkan kutipan sewaan dan
6 Caj/Sewaan caj kemudahan sekolah.
Mengakaunkan semua sumbangan
7 Sumbangan untuk sekolah.
Mengakaunkan terimaan lain.
8 Pelbagai

6.4.3 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA:

Bil Lajur Maksud/Fungsi

1 LPBT/LPK Mengakaunkan bantuan asrama

2 Bantuan Makanan Asrama yang terlibat.

3 Makanan Mengakaunkan kutipan yang
4 Pendaftaran berkaitan.
5 Dobi

6 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.

68

Bab 6 BUKU TUNAI

6.5 AKAUN SUBSIDIARI

6.5.1 Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun
kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut .

6.5.2 Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang
digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun
yang sedang berkuat kuasa.

6.5.3 Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan
berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan
panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A.

6.6 AKAUN BANK SPK
Bil
6.6.1 Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank 3/1999
tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih
hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan
yang terbaik.

6.6.2 Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang
diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2.
Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan
adalah tidak dibenarkan.

6.6.3 Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan
menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua
PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat
Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima
(5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8
dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank
yang berkenaan perlu dilengkapkan.

6.6.4 Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.

69

Bab 6 BUKU TUNAI

6.7 PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

6.7.1 Penyata Bank

(a) Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh sekolah
daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini tidak
diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak sekolah
hendaklah berhubung dengan bank untuk mendapatkannya.

(b) Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan mengikut
kumpulan wang masing-masing.

6.7.2 Penyata Penyesuaian Bank

(a) Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh
sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki Penyata
Bank.

(b) Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap akaun
bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah yang
mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan lebih daripada
satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan satu (1)
Penyata Penyesuaian Bank.

(c) Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada
tarikh Penyata Bank diterima.

6.7.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank

(a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti
perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank
supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan
atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah
seperti berikut:

70

Bab 6 BUKU TUNAI

(i) Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank ke
akaun sekolah yang berkaitan.

(ii) Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku
Tunai.

(iii) Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan amaun di
Penyata Bank.

(iv) Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak lain ke
dalam akaun bank sekolah.

(v) Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan.
(vi) Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku.
(vii) Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank yang

belum diambilkira dalam Buku Tunai.
(viii) Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.
(ix) Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke

dalam Buku Tunai.

(b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:-

(i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai
dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama:
• Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di

Penyata Bank, contoh faedah bank.
• Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada

di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang belum
diambilkira oleh bank.

(ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai
dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama:
• Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di

Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan.
• Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada

di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan.

71

Bab 6 BUKU TUNAI

(c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka
pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya
pembetulan dapat dibuat.

(d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak
sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat.
Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau
penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi
kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab
C (II) Arahan Perbendaharaan (AP).

(e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di
dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan
hendaklah dibuat dengan segera antaranya:

(i) Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai.
(ii) Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di Bab 5

para 5.11.

(f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan
perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah.
Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format
Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9.

6.7.4 Faedah Bank

Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku
Tunai kumpulan wang yang berkaitan.

72

Bab 6 BUKU TUNAI

6.8 TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG TAMAT
OPERASI

Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi SPKA
diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan: Bil.
5/1979
(a) Sekolah perlu mengemukakan permohonan kepada Pejabat dan
Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan. SPK
Bil.
3/1999

(b) Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran
yang dikeluarkan telah ditunaikan.

(c) Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari.

(d) Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan
sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan.

(e) Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan
kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit
Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM.
Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut:

(i) Kunci Kira-Kira;
(ii) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;
(iii) Penyata Penerimaan dan Pembayaran;
(iv) Nota Kepada Akaun; dan
(v) Penyata lain yang berkaitan (jika ada).

(f) Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan
audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun
Sekolah, Bahagian Akaun, KPM.

(g) Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat
Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 – Peraturan
Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup.

73

Bab 6 BUKU TUNAI

(h) Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank
untuk menutup Akaun Bank dengan menyertakan surat penutupan
rasmi dan cek-cek yang belum digunakan.

(i) Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat
Perakaunan perlu dimaklumkan setelah akaun bank berjaya ditutup.

74

TERIMAAN Lampiran 6-1
(DKS 009)

BUKU TUNAI
Kumpulan Wang Kerajaan

Bagi Bulan ………………………………Tahun……………..

PERUNTUKAN Masuk Bank
Bantuan Perkapita -
Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran
Bukan Mata Pelajaran
No. Pendidikan Bantuan Jumlah
Tarikh Perihal Resit Tambahan/ Bimbingan Pusat Pra Khas Biasiswa Persekolahan Pelbagai Terimaan Jumlah Tarikh T.T
Pejabat Bahasa Kaunseling Sumber Sekolah Masuk
Teras Wajib Asing Elektif I Elektif II Elektif III LPBT Sekolah Integrasi Lain
RM RM RM RM RM
RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(26)

Lampiran 6-2

DKS 009
Bayaran

BUKU TUNAI

Kumpulan Wang Kerajaan

Bagi Bulan ………………………………… Tahun …………..

Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran PERUNTUKAN
Bantuan Perkapita -
No. No. Bukan Mata Pelajaran Pendidikan Jumlah
Baucar Cek Khas Bayaran
Tarikh Perihal Tambahan/ Pusat Pra Peperiksaan Biasiswa Pelbagai T.T
Wajib T.Bahasa Sumber Sekolah Kerajaan Integrasi
Teras Elektif Elektif Elektif LPBT Bimbingan Sekolah
Asing Kaunseling

Lampiran 6-3

(DKS 010)

TERIMAAN

BUKU TUNAI

Kumpulan Wang SUWA

Bagi Bulan ……………………………… Tahun ……………..

PERUNTUKAN Masuk Bank
MSSM
No. Sukan Skim Caj/Sewaan Jumlah
Resit Tahunan Perlindungan Terimaan
Tarikh Perihal Pejabat Ko-kurikulum Kertas Sekolah Kantin Lain-lain Sumbangan Pelbagai Jumlah T.T
RM Ujian Diri RM RM RM RM Tarikh
RM
RM RM RM RM RM

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(27)

Lampiran 6-4

(DKS 010)
BAYARAN

BUKU TUNAI

Kumpulan Wang SUWA

Bagi Bulan ……………………………… Tahun ……………..

PERUNTUKAN

Skim Caj/Sewaan Jumlah
Perlindungan Bayaran
Tarikh Perihal Nombor Nombor Ko-kurikulum Kertas Sukan Tahunan MSSM Kantin Lain-lain Sumbangan Pelbagai T.T
Baucar Cek Ujian Sekolah Diri RM RM

RM RM RM RM RM RM RM RM

Lampiran 6-5

(DKS 011)

TERIMAAN

BUKU TUNAI

Kumpulan Wang Asrama

Bagi Bulan ………………………………Tahun……………..

PERUNTUKAN Masuk Bank

Tarikh Perihal No. LPBT/LPK Bantuan Makanan Pendaftaran Dobi Pelbagai Jumlah Jumlah Tarikh T.T
Resit RM Makanan RM RM Terimaan
Pejabat
RM RM
RM RM RM

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(28)

Lampiran 6-6

(DKS 011)

BAYARAN

BUKU TUNAI

Kumpulan Wang Asrama

Bagi Bulan ………………………………Tahun……………..

PERUNTUKAN

Tarikh Perihal No. No. Cek LPBT/LPK Bantuan Makanan Pendaftaran Dobi Pelbagai Jumlah T.T
Baucar RM Makanan RM RM Bayaran

RM RM RM RM

TERIMAAN Lampiran 6-1A
(DKS 009)

BUKU TUNAI
Kumpulan Wang Kerajaan

12
Bagi Bulan ………………………………Tahun……………..

PERUNTUKAN 6 Masuk Bank

Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Bantuan Perkapita -

No. Bukan Mata Pelajaran Pendidikan Bantuan Jumlah
Resit Khas Persekolahan Terimaan
Tarikh Perihal Pejabat Tambahan/ Bimbingan Pusat Pra Biasiswa Pelbagai Jumlah Tarikh T.T
3 4 Bahasa Kaunseling Sumber Sekolah Integrasi Lain 7 8 Masuk
5 Teras Wajib Asing Elektif I Elektif II Elektif III LPBT Sekolah
RM RM RM RM RM RM RM RM RM 9 10
RM RM RM RM RM RM RM

Panduan mengisi :
1. Bulan kewangan
2. Tahun kewangan
3. Tarikh urusniaga
4. Nama Pembayar
5. No. Resit Pejabat
6. Peruntukan yang dikenakan
7. Jumlah terimaan (rujuk resit)
8. Amaun yang dimasukkan ke bank (berdasarkan slip masuk bank)
9. Tarikh masuk bank
10. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(26)

Lampiran 6-2A

DKS 009
Bayaran

BUKU TUNAI

Kumpulan Wang Kerajaan

12
Bagi Bulan ………………………………… Tahun …………..

PERUNTUKAN 7
Bantuan Perkapita -
Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Bukan Mata Pelajaran

Tarikh Perihal No. No. Tambahan/ Bimbingan Pusat Pra Peperiksaan Pendidikan Biasiswa Pelbagai Jumlah T.T
3 4 Baucar Cek Wajib T.Bahasa Kaunseling Sumber Sekolah Kerajaan Khas Bayaran 9
Teras Elektif Elektif Elektif LPBT Sekolah
5 6 Asing Integrasi 8

Panduan mengisi :
1. Bulan kewangan
2. Tahun kewangan
3. Tarikh baucar
4. Nama Pembekal/penerima cek
5. No. Baucar
6. No. cek
7. Peruntukan yang dikenakan
8. Jumlah bayaran (rujuk baucar)
9. Tandatangan Pengurus Sekolah

Lampiran 6-7
(DKS007)

AKAUN SUBSIDIARI
BAGI TAHUN ……………………….

JENIS KUMPULAN WANG : ………………………………………….
PERUNTUKAN : ………………………………………………………..
SUBSIDIARI: ……………………………………………………………….

Tarikh Perihal No. Br / Terimaan Jumlah Bayaran Jumlah Baki T.T
No. Resit RM Terimaan RM Bayaran RM
Sehingga Sehingga
Tarikh
Tarikh
RM RM

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(25)

Lampiran 6-7A
(DKS007)

AKAUN SUBSIDIARI

1

BAGI TAHUN ……………………….

2

JENIS KUMPULAN WANG : ………………………………………….

PERUNTUKAN : …………………………3 ……………………………..
4

SUBSIDIARI: ……………………………………………………………….

Tarikh Perihal No. Br / 8 9 10 1 12 13
5 6 No. Resit Terimaan Jumlah Bayaran Jumlah Baki T.T
Terimaan Bayaran
7 RM Sehingga RM Sehingga RM
Tarikh Tarikh

RM RM

Panduan mengisi :
1. Tahun kewangan
2. Jenis Kumpulan Wang
3. Peruntukan yang dikenakan (rujuk Buku Tunai)
4. Akaun Subsidiari yang dikenakan
5. Tarikh urusniaga
6. Nama pembayar/penerima cek
7. No. Resit Rasmi Pejabat/ No. Baucar
8. Amaun yang diterima(berdasarkan Resit Rasmi Pejabat)
9. Jumlah terimaan terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir
10. Amaun yang dibayar (berdasarkan Baucar Bayaran)
11. Jumlah bayaran terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir
12. Baki Akaun Subsidiari
13. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah.

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(25)

Rujukan : Bertarikh : Lampiran 6-8

( AK 52)

KUASA TETAP

Kepada Bank : ............................................................................ Tarikh :..........................................
Alamat Bank : .........................................................................
.........................................................................

(1) Nama Akaun Bank : .......................................................................................

(2) Jenis Kumpulan Wang : …………………………………………………………

(Kerajaan, SUWA dan Asrama)

(3) Nombor Akaun : .......................................................................................

(4) Kebenaran diberi kepada :- Jawatan Contoh Tandatangan

Nama Penuh
(a)
(b)
(c)
(d)

Untuk menguruskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah :-

i) Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek.
ii) Cek-cek yang berjumlah kurang dari RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di atas

iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b)
iii) Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di atas

iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d)
iv) Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa.

(5) Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah :

Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan
(a)
(b)

Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai.

(6) Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangan
cek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran
pada atau selepas tarikh ini.
(Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki)

Pegawai Yang Mengesahkan : …………………………… Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri/Ketua Pusat Tanggungjawab

Tandatangan : ………………………………………………… Disokong : ...........................................................
Nama Pengurus Sekolah :........................................................... Jawatan: …………………………………………
Cop Rasmi Sekolah : ...........................................................

Pegawai Yang Meluluskan : …………………………..

Tandatangan : ………………………………………

Nama : (……………………………………..)

Jawatan Rasmi: (…………………...............…..)

Tarikh : (………………….....)

Nota :1) Borang AK 52 lima salinan sahaja
2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun

Lampiran 6-9

Sekolah :……………………………………………
Penyata Penyesuaian Bank Pada …………………...

1. Nama Bank : …………………………………………………………

2. No. Akaun : …………………………………………………………

3. Jenis Kumpulan Wang : …………………………………………………………

Baki seperti di Penyata Bank pada : ………………………………………… RM RM
XXX

CAMPUR :

1. Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank

a) Kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank :

Tarikh No. Resit Amaun
XXX

XXX

2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai

a) Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi
belum direkodkan di Buku Tunai

Tarikh No. Cek Amaun
XXX

XXX

b) Caj perkhidmatan, caj bank XXX XXX
TOLAK : XXX

1. Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank

a) Cek-cek yang belum ditunaikan

Tarikh Nama No. Cek Peruntukan Amaun
Penerima

XXX

XXX

2. Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai :

a) Terimaan yang dikreditkan terus ke bank tetapi

belum direkodkan di Buku Tunai

Tarikh No. Rujukan Amaun
XXX

XXX

b) Faedah bank XXX XXX
XXX
Baki seperti di Buku Tunai pada ..... ...... ..... ...... ....... ....... ......

Disediakan oleh Disahkan Oleh
....................................................... ..........................................
Tandatangan Pengesah
Tandatangan Penyedia
Tarikh……….. Tarikh………..

(Sila gunakan lampiran bagi ruangan yang tidak mencukupi)

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

7.1 PENDAHULUAN

7.1.1 Panjar Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan AP 3(e)
Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan
perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu
kepada butiran peruntukan.

7.1.2 Dana permulaan bagi PWR hendaklah dikeluarkan daripada Kumpulan
Wang SUWA di bawah butiran Kantin/Pelbagai.

Bagi sekolah yang tidak mempunyai sumber kantin/pelbagai atau
sumber tersebut tidak mencukupi, dana permulaan PWR boleh
dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan peruntukan LPBT/LPK.

7.1.3 PWR boleh digunakan untuk semua jenis pembayaran kecil kumpulan SPK
wang yang diselenggarakan oleh sekolah. Bil 2/03

7.2 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT

7.2.1 Kebenaran untuk mewujudkan PWR hendaklah diperoleh daripada
Ketua PTJ masing-masing. Permohonan pengendalian PWR hendaklah
dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1.

7.2.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar
bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.

7.2.3 Had maksimum dana permulaan untuk PWR yang boleh diluluskan oleh
Ketua PTJ adalah seperti berikut:-

(a) Sekolah Menengah - RM 700.00; dan
(b) Sekolah Rendah - RM 500.00.

87

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

7.3 PROSES PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT

7.3.1 Kebenaran untuk menambah dana PWR hendaklah diperoleh daripada
Ketua PTJ masing-masing. Permohonan hendaklah dibuat dengan
menggunakan format seperti di Lampiran 7-1A beserta salinan
kelulusan PWR terdahulu.

7.3.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar
bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.

7.4 TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG RUNCIT

7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit

Semua urusniaga secara tunai hendaklah direkod dalam Buku Tunai
PWR dengan menggunakan karbon dua belah muka. Format Buku
Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2. Contoh dan panduan pengisian
Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2A.

7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR

Cek permulaan/rekupmen yang ditunaikan hendaklah direkod di
bahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:-

(a) Tarikh cek ditunaikan.
(b) Permulaan PWR/Rekupmen PWR
(c) Nombor baucar
(d) Nombor cek
(e) Amaun

88

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

7.4.3 Pembayaran PWR

(a) Pastikan baki peruntukan yang berkaitan adalah mencukupi
sebelum membuat sesuatu perbelanjaan supaya rekupmen dapat
dibuat.

(b) Bil/tuntutan yang tidak melebihi RM200.00 boleh dibayar daripada
PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya
dibayar daripada PWR jika keadaan praktikal dan berfaedah.

(c) Setiap bayaran daripada PWR hendaklah menggunakan baucar
kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil hendaklah
disertakan dengan dokumen sokongan yang telah disahkan oleh
Penolong Kanan/Ketua Bidang/Panitia sebelum diluluskan oleh
Pengurus Sekolah.

Format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3.
Contoh pengisian format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran
7-3A.

(d) Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran Buku
Tunai PWR seperti berikut:-

Bil Perkara Penjelasan
Tarikh bayaran dibuat
i. Tarikh Nama pegawai yang menuntut

ii. Perihal Nombor siri baucar kecil

iii. No. Baucar Amaun mengikut jenis peruntukan
Kecil Jumlah Baucar Kecil
Amaun yang didapatkan daripada Kumpulan
iv Peruntukan Kerajaan/SUWA/Asrama

v Jumlah

vi Amaun
Rekupmen

vii Jumlah Jumlah Keseluruhan (bersamaan dengan
Besar jumlah kelulusan permulaan PWR)

89

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

Sekiranya butiran bayaran melebihi lajur yang disediakan, lajur
pelbagai boleh diwujudkan seperti di Lampiran 7-4 dan contoh
pengisian di Lampiran 7-4A.

7.4.4 Rekupmen

(a) Rekupmen adalah proses mendapatkan semula wang yang telah
dibelanjakan.

(b) Pihak sekolah perlu mengawasi baki PWR. Sebelum proses
rekupmen dilakukan, Buku Tunai PWR perlu diimbangkan.
Rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan.

(c) Perbelanjaan tersebut hendaklah dikenakan kepada butiran
peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan. Jika perbelanjaan
melibatkan lebih daripada satu kumpulan wang maka rekupmen
perlu dibuat dengan menyediakan baucar bayaran berasingan bagi
setiap kumpulan wang.

(d) Baucar bayaran bagi tujuan rekupmen hendaklah disokong
dengan dokumen asal buku tunai, baucar kecil dan dokumen
sokongan. Semua dokumen perlu disimpan/difailkan secara
berturutan mengikut kumpulan wang berkaitan.

(e) Setelah cek rekupmen ditunaikan, ruangan terimaan di Buku Tunai
PWR direkod seperti di para 7.4.2.

7.5 TATACARA PENUTUPAN BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT PADA
AKHIR TAHUN

7.5.1 Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun
serta membuat rekupmen akhir sebelum 31 Disember tahun kewangan
semasa supaya baki PWR adalah bersamaan dengan amaun PWR
yang diluluskan. Amaun ini hendaklah direkodkan sebagai Wang Dalam

90