Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

Bab 11 PEROLEHAN

Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa
mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil
kira.

(iv) Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara
bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah
tidak dibenarkan.

(b) Jawatankuasa Penilaian Harga

(i) Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada
dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli.

(ii) Penilaian harga sesuatu sebut harga hendaklah
mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran,
kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran
terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya.
Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga
dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah
dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing).

(iii) Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan,
jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah
berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh
(total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga
barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan,
jaminan, penyenggaraan dan lain-lain.

140

Bab 11 PEROLEHAN

(iv) Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara
bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah
tidak dibenarkan.

(c) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak
kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot,
ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg, alat tulis,
peralatan pejabat dan sebagainya, memadai sekolah
menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.

(d) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dan
dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh empat
belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan
kepada Jawatankuasa Penilaian.

(e) Laporan penilaian hendaklah ditandatangan oleh semua ahli
Jawatankuasa.

2. Penilaian Sebut Harga Kerja

(a) Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu (1)
Jawatankuasa Penilaian sahaja. Pelantikan ahli Jawatankuasa
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.

(b) Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu
Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga
(3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa
hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja
tersebut.

141

Bab 11 PEROLEHAN

(c) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam
tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga
diterima oleh Jawatankuasa Penilaian.

(d) Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli
Jawatankuasa.

3. Asas Penilaian Sebut Harga

(a) Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara
berikut:

(i) Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang
dinyatakan dalam dokumen sebut harga.

(ii) Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti
pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak
semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam
tangan.

(iii) Analisa harga dengan mengambil kira tempoh
siap/penghantaran.

(iv) Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut
harga bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000
dari segi modal minimum sekurang-kurangnya 1.5%
daripada anggaran harga sekolah. Modal minimum
hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran
nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata
bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk
deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai
kemudahan kredit

142

Bab 11 PEROLEHAN

tambahan yang layak/akan diperoleh oleh penyebut
harga daripada bank atau institusi kewangan.

F. Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga

1. Setelah laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia
Sebut Harga, kertas taklimat sebut harga hendaklah
disediakan dengan maklumat-maklumat seperti berikut :-

(a) Salinan borang/notis sebut harga;
(b) Salinan spesifikasi sebut harga;
(c) Jadual sebut harga;
(d) Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang

menjawab/tidak menjawab;
(e) Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian

Kewangan/PKK/LPIPM/CIDB;
(f) Laporan Penilaian Sebut Harga;
(g) Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga; dan
(h) Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang

disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.

G. Jawatankuasa Sebut Harga

1. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga

(a) Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik
secara bertulis berdasarkan Perwakilan Kuasa Pegawai
Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia Di Bawah
Arahan Perbendaharaan 11.

(b) Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri daripada
sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai di mana

143

Bab 11 PEROLEHAN

seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.

(c) Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah
dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun
sekali. Pengerusi adalah Pengurus Sekolah dan Ahli
Jawatankuasa Sebut Harga pula hendaklah terdiri
daripada:

(i) Sekolah Menengah – Ahli Jawatankuasa terdiri
daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai
kanan sekolah.

(ii) Sekolah Rendah – Ahli Jawatankuasa terdiri
daripada seorang pegawai kanan sekolah dan
seorang wakil JPN/PPD Kumpulan Pengurusan dan
Profesional.

(d) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat
mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera.
Jawatankuasa Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah
bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian
dibuat.

(e) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana
Jawatankuasa Penilaian.

2. Pertimbangan Sebut Harga

(a) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut
harga dan memilih sebut harga yang paling
menguntungkan sekolah. Jawatankuasa Sebut Harga

144

Bab 11 PEROLEHAN

hendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi
peluang yang saksama.

(b) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

bersidang/bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.

Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak

dibenarkan.

(c) Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh
pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas
pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas.

(d) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat
suara. Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau
melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada
Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan untuk
keputusan.

(e) Sekiranya penilaian sebut harga tidak menepati kriteria,
Jawatankuasa boleh memanggil semula sebut harga.

3. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

(a) Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga,
pesanan sekolah hendaklah dikeluarkan dengan segera
kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya.

(b) Sekolah hendaklah mengadakan satu kontrak formal bagi
perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan
kerja, yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras
dengan AP 176.1(c).

145

Bab 11 PEROLEHAN

(c) Bagi bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak formal
tidak sesuai, memadai pesanan sekolah dikeluarkan.
Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga hendaklah
disertakan bersama pesanan sekolah supaya kontraktor
jelas mengenai obligasinya.

(d) Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga
hendaklah dipamerkan di papan kenyataan sekolah
dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga
tawaran dan tempoh siap/penghantaran secepat mungkin
selepas pesanan sekolah dikeluarkan.

11.5.3 Tender.

Tender dikendalikan oleh Bahagian Pembangunan, KPM dan Bahagian
Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.

11.6 TATACARA PEROLEHAN PERALATAN ICT DI PERINGKAT SEKOLAH

11.6.1 Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada SPK
Kumpulan Wang SUWA, atau Kumpulan Wang Asrama tidak termasuk 8/2010
peruntukan daripada Kerajaan untuk membuat perolehan peralatan ICT
dengan mendapat kelulusan Ketua PTJ.

11.6.2 Perolehan ICT yang memerlukan kelulusan teknikal termasuklah:

(a) Perkakasan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis alat-alat
input/output yang memerlukan CPU untuk beroperasi seperti
pencetak, pengimbas, smart board, kecuali alat ganti seperti papan
kekunci, tetikus, penggantian monitor rosak, barang habis guna
(contoh : disket, pendrive), aksesori (web cam) dan perabot komputer.

146

Bab 11 PEROLEHAN

(b) Perisian komputer merangkumi semua jenis pakej sedia ada (off -the-
shelf) untuk kegunaan tertentu dan seumpamanya. ( Contoh : Sistem
Perakaunan, Sistem Personel, Sistem Pengurusan Inventori).

(c) Talian internet seperti talian streamyx dan talian broadband.
11.6.3 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan yang mencukupi

untuk membuat perolehan peralatan ICT dan melampirkan surat
kelulusan Ketua PTJ.

11.7 PERMOHONAN PEROLEHAN ICT
Pengurus Sekolah dibenarkan membuat perolehan peralatan ICT dengan
mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
serta mematuhi Surat Pekeliling/garis panduan yang sedang berkuatkuasa.

11.8 PEROLEHAN HARTA MODAL
Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan
Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk
membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang
berkuatkuasa.
Bagi perolehan yang menggunakan peruntukan Kumpulan Wang SUWA,
Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum perolehan dilakukan.

147

Lampiran 11-1

NOTA MINTA

Rujukan:
Tarikh : _________

Kepada : Pengetua/Guru Besar
Sekolah:____________________________________________________

Daripada :___________________________________________________________

Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun ________

Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan
permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut:-

Bil Perihal Kuantiti Harga/Unit Anggaran Tarikh Catatan oleh
Barang Harga Diperlukan Pengetua/Guru

Besar

Peruntukan dikenakan :…………………………………….
Baki Peruntukan Semasa : RM……………………………..…

Sekian, Terima kasih Permohonan di atas
Yang Benar Diluluskan/tidak diluluskan

T.T Pemohon T.T Pengetua/Guru Besar

……………………………. ………………………………

( Nama ) ( Nama )

Tarikh: …………………… Tarikh …………………….

148

Lampiran 11-2

SEKOLAH : ......................................................................................

DAFTAR STOK BUKU PESANAN SEKOLAH

Jumlah TERIMAAN Oleh Jumlah KELUARAN Kepada Tanda Baki Catatan
Tarikh Naskah Nombor Siri (Nama dan Jawatan) Tarikh Naskah Nombor Siri (Nama dan Jawatan) tangan (Naskah)
Dari Hingga Dari Hingga Penerima

(DKS 005)

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

ASAL PESANAN SEKOLAH No.

Hendaklah dikembalikan dengan invois Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
tuan kepada -barang tidak diterima sebelum tarikh
yang tersebut

(Cop Nama & Alamat Sekolah)
Nama Sekolah :

Kepada

Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
laksanakan kerja untuk

pada atau sebelum

No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan Harga Bersih
Diskaun

RM Sen RM Sen

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________ Jumlah
___________________________________________________

Jenis Peruntukan dikenakan : Tandatangan : ___________________
Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan
Rujukan Nota Minta : Jawatan : ___________________

Rujukan Kontrak Perbendaharaan :

Tarikh : ___________________

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA
NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
PERAKUAN MENGENAI MUTU

(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas
mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________ bertarikh ____________________

Tarikh ________________________

Tandatangan dan Cop Pembekal ___________________________

PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)

Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________

*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.

Tarikh : ___________________ Tandatangan penerima : _________________________

*Potong mana yang tidak berkenaan Jawatan : _________________________
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)

(DKS 005)

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PENDUA PESANAN SEKOLAH No.
Hendaklah disimpan oleh Pembekal
Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
(Cop Nama & Alamat Sekolah) -barang tidak diterima sebelum tarikh
Nama Sekolah : yang tersebut

Kepada

Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
laksanakan kerja untuk

pada atau sebelum

No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan Harga Bersih
Diskaun

RM Sen RM Sen

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________ Jumlah
___________________________________________________

Jenis Peruntukan dikenakan : Tandatangan : ___________________
Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan
Rujukan Nota Minta : Jawatan : ___________________

Rujukan Kontrak Perbendaharaan :

Tarikh : ___________________

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA
NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
PERAKUAN MENGENAI MUTU

(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas
mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________ bertarikh ____________________

Tarikh ________________________

Tandatangan dan Cop Pembekal ___________________________

PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)

Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________

*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.

Tarikh : ___________________ Tandatangan penerima : _________________________
*Potong mana yang tidak berkenaan
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22) Jawatan : _________________________

(DKS 005)

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PENIGA PESANAN SEKOLAH No.
Ditinggalkan dalam Buku Pesanan
Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
(Cop Nama & Alamat Sekolah) -barang tidak diterima sebelum tarikh
Nama Sekolah : yang tersebut

Kepada

Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
laksanakan kerja untuk

pada atau sebelum

No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan Harga Bersih
Diskaun

RM Sen RM Sen

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________ Jumlah
___________________________________________________

Jenis Peruntukan dikenakan : Tandatangan : ___________________
Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan
Rujukan Nota Minta : Jawatan : ___________________

Rujukan Kontrak Perbendaharaan :

Tarikh : ___________________

Saya sahkan bahawa salinan asal pesanan ini telah ditandatangan oleh Penerima.

Saya sahkan bahawa butir-butir dalam pesanan asal adalah sama dengan butir-butir dalam salinan peniga.

_____________________________
Pegawai yang menyediakan baucar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)

LAMPIRAN 11-6

PESANAN SEKOLAH (LAMPIRAN)

Tarikh : …………………………..

No. Pesanan : …………………………..

Pembekal : …………………………………………………………

No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Harga Bersih
Dan Diskaun

RM Sen RM Sen

JUMLAH

Disahkan oleh,

……………………………..
(t.t Pengurus Sekolah)

Lampiran 11-7

LAMPIRAN Q
(ARAHAN PERBENDAHARAAN 170)

Bila menjawab sila
nyatakan nombor ini

No. Sebut Harga………..

(Kew. 284 - Pin. 5/94)
KERAJAAN MALAYSIA

NEGERI...............................................

SEBUT HARGA UNTUK BEKALAN BARANG-BARANG/PERKHIDMATAN

Kepada (Nama Syarikat) ........................ Pelawaan sebut harga dikeluarkan oleh
Kementerian/Jabatan (Alamat lengkap)

................................................................... ..............................................................

No. Telefon : .......................................... ..............................................................

No. Pendaftaran dengan Kementerian No. Telefon: ........................................

Kewangan ................................................

Kod Bidang Pendaftaran yang relevan Tarikh: ...............................................

dengan pembelian ini .............................

1. Sila beri sebut harga untuk bekalan barang-barang/perkhidmatan yang
disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:-

1.1 Syarat Penyerahan/Penyempurnaan......................................................

1.2 Tarikh Penyerahan/Penyempurnaan dikehendaki.................................

1.3 Arahan Pengiriman...................................................................................

1.4 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul berlakri dan
bertanda No. Sebut Harga..............................................................

1.5 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan
di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengahari .................................
hb. .........................................

1.6 Tempoh sah laku sebut harga hendaklah .........................................hari
selepas tarikh tutup.

Tarikh : ................................... Tandatangan : .....................................

Nama Pegawai : .................................

Jawatan : .............................................

154

Bil. Perihal bekalan/ perkhidmatan Unit Kuantiti/ Kadar Harga
(RM) (RM)
dan Syarat-syarat Khas Ukuran Kelekapan

Untuk Diisi oleh Jabatan Untuk diisi oleh
Penyebut Harga

Tarikh Penyerahan/ JUMLAH _______
Penyempurnaan ditawarkan
..............................................

Sila sertakan sesalinan
Sijil Pendaftaran dengan
Kementerian Kewangan

(i) Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan

(ii) Tarikh penyerahan/penyempurnaan ialah...............................................

Saya/Kami dengan ini menawarkan untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan di atas
dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di atas dengan tertakluk kepada
syarat-syarat di atas dan di belakang ini.

Tandatangan
Penyebut Harga : ................................
Nama dan K/P : ..................................
Alamat Syarikat : .................................
...............................................................

Tarikh : ......................................................

Mustahak - Lihat Syarat-syarat Am Di Belakang

155

SYARAT-SYARAT AM

Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan
ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat-
syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebut harga.

1. KEADAAN BARANG

Semua barang yang dibekalkan hendaklah tulen, baru dan belum digunakan.

2. HARGA

Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos
tambahan yang berkaitan.

3. SEBUT HARGA SEBAHAGIAN

Sebut harga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian
bilangan item.

4. BARANG SETARA

Sebut harga boleh ditawarkan bagi barang setara yang sesuai dengan syarat
butir-butir penuh diberi.

5. PENYETUJUAN

(i) Kerajaan tidak terikat untuk setuju terima sebut harga yang terendah atau
mana-mana sebut harga.

(ii) Setiap butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebut harga yang
berasingan.

6. PEMERIKSAAN

(i) Kerajaan sentiasa berhak melantik pegawai untuk memeriksa dan menguji
bekalan itu semasa tempoh pembuatan atau pada bila-bila masa lain
sebelum penyerahan bekalan tersebut; dan

(ii) Penyebut harga hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau
pengujian apabila dikehendaki.

7. PERAKUAN MENYATAKAN SPESIFIKASI TELAH DIPATUHI

Penyebut harga dikehendaki memperakui bahawa bekalan/perkhidmatan yang
dibekalkan oleh mereka adalah mengikut spesifikasi atau piawai (jika ada) yang
dinyatakan di dalam pelawaan ini.

8. PENOLAKAN

(i) Barang yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada bekalan yang
telah dipersetujui sebut harganya boleh ditolak;

156

(ii) Apabila diminta penyebut harga hendaklah menyebabkan barang-barang
yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri,
dan ia hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan
yang telah dilakukan mengenai bekalan yang ditolak itu; dan

(iii) Fasal-kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak
Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kegagalan memenuhi
obligasi kontrak.

9. PENGIKLANAN

Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebut harga
boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan
tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan
Negeri terlebih dahulu.

10. TAFSIRAN

Sebut harga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan
mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebut harga
bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja
dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul
mengenai sebut harga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.

11. INSURANS

Tiada apa-apa insurans atas barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal
atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebut harga.

BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARAN
MALAYSIA

12. CUKAI

Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan.

13. PEMBUNGKUSAN

(i) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja
bungkusan dan belanja pembungkusan; dan

(ii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan
yang tidak mencukupi atau yang cacat, hendaklah diganti oleh penjual.

14. PENGENALAN

Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri
tempat asal barang itu, jika berkenaan, hendaklah ditunjukkan.

BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA

15. CUKAI

157

Harga tawaran hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai dan unsur-
unsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan.
16. MATA WANG
Sebut harga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM).
17. PEMBUNGKUSAN
(i) Barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia

melainkan jika mengikut norma perdagangan bekalan itu dieksport dengan
tidak membungkus;
(ii) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja
bungkusan dan belanja pembungkusan; dan
(iii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan
yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh penyebut harga.

158

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Mula

1. Tentukan bekalan / Guru Panitia / Tentukan bekalan /
perkhidmatan yang hendak Pembantu perkhidmatan yang
diperolehi. Tadbir hendak diperolehi

2. Tetapkan spesifikasi (kuantiti, Guru Panitia / Tetapkan spesifikasi
kualiti, dll). Pembantu
Tadbir

Peralatan Harta Ya
Modal?
Guru Panitia /
3. Tentukan jenis bekalan yang Pembantu
hendak diperolehi. Tadbir

Peralatan Harta Ya
Modal ICT?
4. Dapatkan kelulusan perolehan Guru Panitia / Tidak
daripada pihak yang Pembantu Tidak
berkenaan. (melibatkan Tadbir & Dapatkan kelulusan
perolehan harta modal dan Pengurus Pegawai Pengawal
harta modal ICT sahaja) Sekolah
Dapatkan kelulusan
JPICT JPN

5. Terus kepada proses A Ya Lulus?
seterusnya. (sekiranya Tidak
kelulusan diperolehi)
Tamat

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

A

6. Pastikan had nilai Guru Panitia / Pastikan had nilai
bekalan/perkhidmatan yang Pembantu perolehan
hendak diperolehi. Tadbir
Amaun
≥ RM20,000 Ya

7. Mohon kelulusan daripada Guru Panitia / Tidak Mohon kelulusan
Ketua PTJ bagi perolehan Pembantu Ketua PTJ
melebih RM20,000 Tadbir &
Pengurus
Sekolah

Ya
Lulus?

8. Pinda perolehan dengan Guru Panitia / Sediakan Pesanan Tidak
mengulangi proses kedua atau Pembantu Sekolah Pinda/Batal perolehan
batalkan perolehan. (sekiranya Tadbir
kelulusan tidak diperolehi) Kontrak Pusat? Ya
Pembantu
9. Sediakan Pesanan Sekolah. Tadbir Tidak Pembelian melalui
(sekiranya kelulusan kontrak pusat
diperolehi) Pembantu Keluarkan Pesanan
Tadbir Sekolah kepada
10. Tentukan samada item pembekal
bekalan/perkhidmatan dibawah
kontrak pusat atau tidak.

11. Keluarkan Pesanan Sekolah Pengurus
kepada pembekal terpilih atau Sekolah
pembekal yang telah
ditentukan dalam kontrak
pusat.

B

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

B

12. Semak bekalan/perkhidmatan Pegawai yang Semak bekalan /
yang telah diterima. memesan perkhidmatan yang

diterima

13. Kembalikan bekalan kepada Pegawai yang Mengikut Tidak
pembekal / minta pembekal memesan spesifikasi?
sempurnakan perkhidmatan.
(sekiranya bekalan tidak Ya Pembekal
mengikut spesifikasi)
Pastikan pembekal
14. Pastikan pembekal Pegawai yang menandatangan
menandatangan perakuan memesan perakuan mutu
mengenai mutu dalam ruang
salinan asal Pesanan Sekolah
yang dikembalikan.

15. Sahkan pesanan yang diterima Pegawai yang Sahkan pesanan yang
dengan menandatangan pada memesan diterima
ruang perakuan terima barang.

16. Daftar dan simpan barang- Pegawai yang Daftar dan simpan
barang yang diterima memesan bekalan/aset
melainkan barang-barang
untuk kegunaan terus seperti Pegawai yang Pastikan pembekal
bahan mentah masakan memesan mengemukakan
bil/invois
17. Pastikan pembekal
mengemukakan bil/invois Tamat
untuk tujuan bayaran.

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Mula

1. Pamerkan pemberitahuan Pengurus Pamer Notis Sebut Harga
sebut harga (Notis Sebut Sekolah
Harga) di papan kenyataan Pelawa Sebut Harga
awam sekolah masing-masing.
Catat senarai edaran sebut
2. Pelawa sebut harga kepada Pengurus harga
penyebut harga yang telah Sekolah
dikenal pasti. Sedia peti tawaran sebut
harga
3. Catat senarai edaran sebut Urusetia Sebut
Sedia anggaran harga
harga atau pembuat / harga Masukkan anggaran harga
ke dalam peti tawaran sebut
pembekal / kontraktor yang
harga
telah mengambil sendiri Tutup peti tawaran sebut

dokumen sebut harga di dalam harga

satu (1) daftar. A

4. Sediakan peti tawaran dengan Urusetia Sebut

dilabelkan tajuk/rujukan sebut Harga

harga, tarikh dan waktu

tawaran ditutup dan dikunci

dengan dua (2) kunci yang

berbeza dan anak kuncinya

hendaklah dipegang secara

berasingan oleh dua (2) orang

pegawai kanan sekolah

5. Sediakan anggaran harga bagi Pengurus
setiap sebut harga Sekolah

6. Masukkan anggaran harga ke Urusetia Sebut
dalam peti tawaran sebelum Harga
tarikh tutup sebut harga.

7. Tutup peti tawaran pada tarikh Urusetia Sebut

dan waktu yang ditetapkan. Harga

Waktu sebut harga ditutup

hendaklah ditetapkan pada jam

12.00 tengah hari pada hari

bekerja.

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

A

8. Buka peti tawaran secepat Jawatankuasa Buka peti tawaran sebut
harga
mungkin pada tarikh dan waktu Pembuka Sebut
Beri nombor kod
yang ditetapkan. Harga
Tandatangan ringkas
9. Beri nombor kod untuk setiap Jawatankuasa
Rekod maklumat dalam
dokumen tawaran sebut harga Pembuka Sebut Borang Jadual Sebut Harga

yang diterima. Harga Asing sampul tawaran
harga dan tawaran teknikal.
10. Tandatangan ringkas pada Jawatankuasa
lembaran yang menyatakan Pembuka Sebut Sahkan dokumen yang
harga dan pada apa-apa dikemukakan oleh penyebut
pindaan tulisan atau ditaip Harga
bertindih dalam tawaran sebut harga.
harga
B
11. Rekod nama penyebut harga, Jawatankuasa

kod penyebut harga, harga Pembuka Sebut

yang ditawarkan, tempoh Harga

siap/tempoh penyerahan

dalam borang jadual sebut

harga dan tandatangan borang

tersebut.

12. Asingkan sampul tawaran Jawatankuasa
harga dan tawaran teknikal. Pembuka Sebut
Bagi sebut harga kerja,
tawaran dikemukakan dalam Harga
satu (1) sampul surat berlakri
sahaja.

13. Sahkan penyebut harga telah Jawatankuasa
mengemukakan semua Pembuka Sebut
dokumen yang diperlukan
seperti dalam Senarai Harga
Semakan.

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

B

14. Buat penilaian harga dan Ahli Kerja Buat penilaian sebut harga Bekalan /
teknikal ke atas semua sebut Jawatankuasa perkhidmat
harga yang diterima. Penilaian Sebut Bekalan
/perkhidmatan atau
15. Sedia dan tandatangan Harga
laporan penilaian harga dan kerja?
teknikal. Ahli
Jawatankuasa
Penilaian Sebut

Harga

Sedia dan Sedia dan tandatangan
tandatangan laporan laporan penilaian harga
penilaian sebut harga
dan teknikal

16. Sedia dan tandatangan kertas Urusetia Sebut Sedia kertas taklimat sebut
taklimat sebut harga setelah Harga harga
laporan penilaian sebut harga
diterima. Jawatankuasa Adakan mesyuarat
Sebut Harga pemilihan
17. Adakan mesyuarat bagi
menimbang sebut harga yang Jawatankuasa Pilih sebut harga paling
dikemukakan oleh penyebut Sebut Harga menguntungkan
harga.
Catat dan tandatangan minit
18. Pilih sebut harga yang paling mesyuarat
menguntungkan sekolah.
C
19. Catat perbincangan dan Jawatankuasa
keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
Sebut Harga dalam minit dan
ditandatangani. Asas-asas
pemilihan sebut harga
hendaklah dicatatkan dengan
jelas

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

C

20. Keluarkan Pesanan Sekolah Pengurus Keluarkan Pesanan
kepada penyebut harga terpilih Sekolah Sekolah kepada
pembekal

21. Semak bekalan/perkhidmatan Pegawai yang Semak bekalan /
yang telah diterima. memesan perkhidmatan yang

diterima

22. Kembalikan bekalan kepada Pegawai yang Mengikut Tidak
pembekal / minta pembekal memesan spesifikasi?
sempurnakan perkhidmatan.
(sekiranya bekalan tidak Pembekal
mengikut spesifikasi)

23. Pastikan pembekal Pegawai yang Ya
menandatangan perakuan memesan
mengenai mutu dalam ruang Pastikan pembekal
salinan asal Pesanan Sekolah menandatangan
yang dikembalikan. perakuan mutu

24. Sahkan pesanan yang diterima Pegawai yang Sahkan pesanan yang
dengan menandatangan pada memesan diterima
ruang perakuan terima barang.

25. Daftar dan simpan barang- Pegawai yang Daftar dan simpan
barang yang diterima memesan bekalan/aset
melainkan barang-barang
untuk kegunaan terus seperti Pegawai yang Pastikan pembekal
bahan mentah masakan memesan menngemukakan

26. Pastikan pembekal bil/invois
mengemukakan bil/invois
untuk tujuan bayaran. Tamat

Bab12 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

12.1 PENDAHULUAN

Pengurusan aset alih wajar diberi keutamaan oleh sekolah kerana ia adalah
aspek penting dalam pengurusan kewangan sekolah. Sekolah hendaklah
memastikan pengurusan aset alih kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap
dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

12.2 DEFINISI

12.2.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah
kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang
Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi
melalui proses perundangan.

12.2.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke
satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.

12.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

12.3.1 Sekolah hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah
untuk menyelaras pelaksanaan pengurusan aset alih.

12.3.2 Mesyuarat JKPAK perlu diadakan sekurang-kurangnya satu (1) kali
dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan
kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah.
Agenda Mesyuarat JKPAK merangkumi:

166

Bab12 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

(a) Kedudukan semasa Aset Alih Kerajaan
(b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset
(c) Laporan Tindakan Pelupusan
(d) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan
(e) Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset.
12.3.3 Pengurus Sekolah bertanggungjawab menamakan pegawai-pegawai
yang hendak dilantik oleh Pegawai Pengawal melalui PPD ke JPN dan
seterusnya kepada Kementerian:
(a) Seorang Pegawai Aset
(b) Dua (2) orang Pegawai Pemeriksa
(c) Dua (2) orang Lembaga Pemeriksa (KEW PA-15)

12.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun
2007 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.

167

Bab13 PENGURUSAN STOR

13.1 PENDAHULUAN
Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu bagi memastikan
pengawasan, penggunaan, pembaikan serta pergerakan stok kerajaan adalah
teratur dan selamat.

13.2 DEFINISI

13.2.1 STOR
Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan,
penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

13.2.2 STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk
tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan
pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,
dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

13.2.3 BEKALAN PEJABAT (BARANG GUNAHABIS) Pekeliling
Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang yang mana setiap Perkhidmatan
satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan Bil 5/2007
penempatannya secara satu persatu. Antara contoh bekalan pejabat
adalah :-
(a) alat tulis cth: kertas, pen, pensil
(b) peralatan sukan cth : bola tangkis, bola hoki
(c) peralatan makmal cth : tabung uji, kanta pembesar
(d) alatan keperluan Kemahiran Hidup cth : kayu, bateri,
(e) testpen, sudu, garpu
(f) buku rujukan guru

168

Bab13 PENGURUSAN STOR

13.2.4 PENGURUSAN KAWALAN STOK
Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan
yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan
pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan,
kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah
diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.

13.3 KATEGORI STOR SEKOLAH
Stor sekolah dikategorikan sebagai stor unit yang menyimpan dan membekal
barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan
operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

13.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN STOR
Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun
2009 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.

169

Bab 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN

14.1 PENDAHULUAN

14.1.1 Bantuan Persekolahan adalah wang atau barangan yang diperuntuk
dan diagihkan kepada sekolah untuk murid bagi menampung keperluan
pengajaran dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau
bahan makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama serta
membiayai persekolahan murid.

14.1.2 Dua (2) kategori Bantuan Persekolahan:

(a) Bantuan Persekolahan berdasarkan Per Kapita Murid adalah
wang atau barangan yang diperuntuk dan diagihkan kepada
sekolah yang mana penerima manfaatnya merupakan semua
murid warganegara Malaysia yang bersekolah di Sekolah
Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan.

Bantuan ini bertujuan untuk menampung keperluan pengajaran
dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau bahan
makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama, contohnya
Bantuan Per Kapita, Bantuan Makanan Asrama dan Bantuan
Makanan Prasekolah.

(b) Bantuan Persekolahan berdasarkan kriteria/kelayakan ibu
bapa/penjaga adalah bantuan yang diberi bagi membantu
menampung keperluan murid serta membiayai persekolahan.
Bantuan yang diberikan kepada murid sekolah termasuklah
Rancangan Makanan Tambahan (RMT), Bantuan Kumpulan
Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) dan lain-lain bantuan
yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

14.1.3 Jenis-jenis Bantuan Persekolahan adalah sepertimana yang digariskan
dalam Pekeliling/Surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian
Kewangan, KPM.

170

Bab 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN

14.1.4 Peruntukan ini perlu diakaunkan ke dalam Buku Tunai KWK di bawah
lajur yang telah ditetapkan.

171

Bab 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

15.1 PENDAHULUAN

15.1.1 Majalah Sekolah

Majalah sekolah adalah merupakan penerbitan dalam apa-apa bahasa
yang mengandungi berita, risikan, laporan kejadian, ulasan,
pemerhatian dan komen yang disumbangkan oleh murid-murid dan
guru-guru. Tempoh penerbitan majalah sama ada secara berkala atau
tidak. Majalah sekolah ini tidak termasuk pengumuman atau notis
tentang aktiviti rutin sekolah.

15.1.2 Bahan Multimedia

Bahan multimedia adalah semua bahan yang dihasilkan oleh media
elektronik.

15.2 PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN MULTIMEDIA
SEKOLAH

15.2.1 Projek ini merupakan salah satu aktiviti sekolah.

15.2.2 Pihak sekolah hendaklah mengikut peraturan yang sedang SP Pentadbiran
berkuatkuasa mengenai kutipan untuk melaksanakan penerbitan BPSG Bil.2/92
majalah dan bahan multimedia. Permohonan penerbitan majalah – kuasa
hendaklah menyatakan bentuk penerbitan majalah sama ada berbentuk memungut
buku, cakera padat atau lain-lain bentuk yang bersesuaian. yuran

15.2.3 Kutipan yuran majalah daripada murid, kutipan bayaran pengiklanan Perenggan 8(2)
dan sumbangan lain bagi penerbitan majalah dan bahan multimedia (c) – Peraturan
hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di Pendidikan
bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggarakan Akaun Subsidiari (Majalah Sekolah
butiran Majalah. dan Bahan
Multimedia)’SPK
1/2003

172

Bab 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

15.2.4 Pembiayaan penerbitan majalah dan bahan multimedia hendaklah
menggunakan wang yang dikutip khas untuk tujuan majalah dan bahan
multimedia sahaja.

15.2.5 Penerbitan serta pengedaran majalah dan bahan multimedia hendaklah
dibuat dalam tahun yuran majalah dikutip dalam bentuk yang telah
diluluskan.

15.2.6 Perubahan bentuk penerbitan majalah sekolah hendaklah mendapat
kebenaran daripada Pengurus Sekolah dan dimaklumkan kepada
Pendaftar.

15.2.7 Kos penerbitan hendaklah dijelaskan dalam tahun bayaran majalah
dikenakan ke atas murid.

15.3 PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN
MULTIMEDIA SEKOLAH
Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah adalah
seperti yang digariskan dalam Peraturan-peraturan Pendidikan (Majalah
Sekolah Dan Bahan Multimedia), Akta Pendidikan 1996.

173

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

16.1 PENDAHULUAN

Pindah peruntukan diperlukan jika sesuatu kumpulan wang/peruntukan/butiran
dalam Buku Tunai tidak mencukupi untuk menampung sesuatu perbelanjaan
yang tidak dapat dielakkan. Proses tersebut melibatkan dua transaksi iaitu
peruntukan yang hendak ditambah dan peruntukan yang hendak dikurangkan.

16.2 BIDANG KUASA

Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang/peruntukan/
butiran dan borang yang digunakan adalah seperti berikut:

BIDANG BORANG
BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN KUASA

MELULUS
1. Kumpulan Wang Kerajaan :

• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)
mata pelajaran - Teras, Wajib,
Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif.

Pengurus Borang VPCG
Nota: Pindah Peruntukan di antara mata SPK 8/2010

Sekolah SPK 7/2008
pelajaran Sains, Matematik dan Bahasa

Inggeris kepada mata pelajaran lain hendaklah

mendapat persetujuan daripada Ketua

Bidang/Panitia

• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)

bukan mata pelajaran - LPBT/LPK, Bimbingan Ketua PTJ

dan Kaunseling dan Pusat Sumber.

• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)
Ketua PTJ

mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.

• Di antara elaun / bantuan di bawah Program Pengurus
Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan Sekolah/

(KEDAP) kecuali Elaun Guru PPD

174

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

BIDANG

BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN KUASA BORANG
MELULUS

Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang
2. Ketua PTJ Lampiran 16-2
SUWA

Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang Ketua PTJ Lampiran 16-2
3.
Asrama

Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang Ketua PTJ Lampiran 16-2
4.
Kerajaan

Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang

5. Asrama Ketua PTJ Lampiran 16-2

16.3 PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN
Pindah peruntukan seperti berikut adalah tidak dibenarkan:

BIL. PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN
1. Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang SUWA

2. Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang Asrama

3. Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan Wang Kerajaan

4. Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan SUWA

175

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

16.4 TATACARA PINDAH PERUNTUKAN
16.4.1 Sebelum tindakan pindah peruntukan dibuat, Pengurus Sekolah
hendaklah mengambil perhatian terhadap perkara-perkara berikut:

(a) Buku Tunai hendaklah dikemaskini.
(b) Baki butiran yang hendak dikurangkan mesti mencukupi bagi

membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun.
(c) Permohonan pindah peruntukan hanya dibuat bagi menampung

perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan mendesak.
16.4.2 Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak

dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun
kewangan semasa.
16.4.3 Permohonan pindah peruntukan hendaklah menggunakan borang
permohonan yang berkaitan.
16.4.4 Borang Permohonan pindah peruntukan yang diluluskan oleh Pengurus
Sekolah (Lampiran 16-1) hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan di
mana:-

(a) Dokumen asal disimpan di sekolah berkenaan.
(b) Salinan kedua dihantar ke Pejabat Ketua PTJ.
(c) Salinan ketiga dihantar ke Pejabat Audit Sekolah Negeri yang

berkenaan.

176

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

16.4.5 Permohonan pindah peruntukan yang memerlukan kelulusan Ketua
PTJ, pihak sekolah perlu melengkapkan borang permohonan dalam
empat (4) salinan. Tiga (3) salinan dikemukakan kepada Ketua PTJ
untuk kelulusan dan satu (1) salinan difailkan di sekolah. Selepas
permohonan diluluskan, Ketua PTJ akan mengambil tindakan berikut:-

(a) Dokumen asal dipulangkan kepada pihak sekolah berkenaan.

(b) Salinan kedua dihantar kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri yang
berkenaan.

(c) Salinan ketiga disimpan di Pejabat Ketua PTJ.

16.4.6 Bagi pindah peruntukan antara Kumpulan Wang yang berbeza,
tindakan berikut perlu diambil oleh sekolah:-

(a) Sediakan Baucar Bayaran dan cek bagi peruntukan Kumpulan
Wang yang dikurangkan mengikut tarikh kelulusan diperolehi.

(b) Keluarkan Resit Rasmi Pejabat (RP.01) bagi peruntukan Kumpulan
Wang yang ditambah.

16.5 TATACARA MENGAKAUN PINDAH PERUNTUKAN

16.5.1 Sekolah hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengakaunkan
pindah peruntukan tersebut di dalam Buku Tunai.

Contoh:

Pada bulan Julai 20xx, pihak sekolah telah memohon untuk membuat
pindah peruntukan sebanyak RM1,000.00 dari peruntukan Teras ke
Wajib. Pengurus Sekolah telah memberi kelulusan pada bulan Ogos
20xx.

177

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

Berikut adalah pelarasan dalam Buku Tunai:-

BUTIRAN BAYARAN TERIMAAN
PERUNTUKAN Jumlah Dikurangkan Jumlah Ditambah

Teras (RM) (RM)
Wajib 1,000.00
1,000.00

16.4.2 Pelarasan untuk amaun yang telah dipindahkan hendaklah diambilkira
dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran serta Penyata
Pendapatan dan Perbelanjaan pada akhir tahun kewangan seperti
berikut :-

(a) Di dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran RM1,000.00
dicatatkan sebagai penerimaan di lajur Wajib dan sebagai
pembayaran di lajur Teras.

Penyata Penerimaan dan Pembayaran

Baki awal xxxx
Penerimaan 1,000.00
Wajib

Pembayaran 1,000.00
Teras

Baki Akhir xxxx

178

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

(b) Amaun pindah peruntukan (Wajib) yang telah ditambah hendaklah
diambilkira sebagai pendapatan.

(c) Amaun pindah peruntukan (Teras) yang telah dikurang hendaklah
diambilkira sebagai perbelanjaan.

Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan

Pendapatan 1,000.00
Wajib

Perbelanjaan 1,000.00
Teras

Jumlah xxxx

179

Lampiran 16-1

PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN
BANTUAN PER KAPITA (PCG)

Nama Sekolah : ……………………………………………………………….
Kod Sekolah : ………………...

BUTIRAN PERUNTUKAN JUMLAH JUMLAH DITAMBAH
DIKURANGKAN (RM)

(RM)

JUMLAH

1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH

BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________

(b) Peruntukan semasa RM ______________

(c) Tambah (pindah peruntukan) RM ______________

(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM ______________

(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________

(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________

(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan RM ______________

(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM ______________

(i) Sebab – sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan

jumlahnya:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN

BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________
(b) Peruntukan Semasa RM ______________

(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b-c) RM ______________
(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________
(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________
(g) Baki (d-e-f) RM ______________

(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.

Tarikh : ................................ ................................................................
Tandatangan Ketua Bidang / Panitia

(UNTUK KEGUNAAN PENGURUS SEKOLAH)
PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN

....................................................................
Guru Besar / Pengetua

Lampiran 16-2

PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN
KUMPULAN WANG SEKOLAH

Nama Sekolah : ……………………………………………………………….
Kod Sekolah : ………………...

KUMPULAN WANG BUTIRAN JUMLAH JUMLAH
SEKOLAH PERUNTUKAN DIKURANGKAN DITAMBAH

(RM) (RM)

JUMLAH

1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH

BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________

(b) Peruntukan semasa RM ______________

(c) Tambah (pindah peruntukan) RM ______________

(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM ______________

(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________

(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________

(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan RM ______________

(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM ______________

(i) Sebab – sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan

jumlahnya:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN

BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________
(b) Peruntukan Semasa RM ______________

(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b-c) RM ______________
(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________
(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________
(g) Baki (d-e-f) RM ______________

(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.

Tarikh : ................................ ................................................................
Tandatangan Pengurus sekolah

(UNTUK KEGUNAAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB)
PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN

....................................................................
Pegawai Yang Meluluskan

Bab 17 TAKRIFAN

Berikut adalah senarai takrif istilah yang digunakan dalam Tatacara ini:

Bil Perkara Takrifan

1. AP Arahan Perbendaharaan

2. ABT Akaun Belum Terima

3. ABB Akaun Belum Bayar

4 Baki b/h Baki yang akan di bawa ke tahun/bulan hadapan
atau ke mukasurat berikutnya.

5. Baki b/b Baki bawa ke bawah dari tahun/bulan atau
mukasurat sebelumnya.

6. Cek Dokumen perintah bertulis kepada pihak bank bagi
membayar sejumlah wang atas arahan/permintaan
daripada pemegang akaun semasa

7. Cek Tamat Tempoh Cek yang tidak ditunaikan selepas 3 bulan daripada
tarikh cek dikeluarkan

8. Deposit diterima Wang yang diterima oleh sekolah bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau
perjanjian dan dibayar balik apabila maksud
tersebut telah dicapai.

9. Deposit dibayar Wang yang dibayar oleh sekolah bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau
perjanjian dan diterima semula apabila maksud
tersebut telah dicapai

10. DKS Dokumen Kewangan Sekolah

11. Ketua PTJ Ketua Pusat Tanggungjawab Sekolah

(i) Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah
Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan
bagi Sekolah Berasrama Penuh.

(ii) Pengarah Bahagian Sukan bagi Sekolah Sukan

(iii) Pengarah Bahagian Kokurikulum dan Kesenian

184

bagi Sekolah Seni

(iv) Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan
Vokasional bagi Sekolah Menengah Teknik dan
Sekolah Menengah Vokasional

(v) Pengarah Bahagian Pendidikan Khas bagi
Sekolah Pendidikan Khas; dan

(vi) Pengarah Pelajaran Negeri bagi Prasekolah,
Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan
Program Pendidikan Khas Integrasi di Sekolah
Rendah dan Menengah harian.

(vii) Pengarah Bahagian Pendidikan Islam bagi
Sekolah Agama Bantuan Kerajaan

12. KPT Ketua Pembantu Tadbir

13. MAMPU Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Pengurusan Malaysia

14. Pejabat Perakaunan Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Negeri/Cawangan dan Bahagian Akaun, KPM.

15. PIBG Persatuan Ibu Bapa dan Guru

16. PKK Pusat Khidmat Kontraktor, Kementerian
Pembangunan Usahawan.

17. Pegawai Pengawal Ketua Setiausaha , KPM

18. Pegawai Perakaunan Pegawai awam yang bertanggungjawab bagi
memungut, menerima atau mengakaun wang
awam; atau membelanja/membayar apa-apa wang
awam; atau menerima, menyimpan, mengeluar,
melupus atau mengakaun aset awam.

19. Pendaftar Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri

20. Penghutang Pihak yang berhutang dengan sekolah

21. Pengurus Sekolah Pengetua/Guru Besar; atau
Pegawai yang diberi kuasa secara bertulis untuk
menjalankan tugas sebagai Pengetua/Guru Besar
semasa ketiadaannya

185

22. Pemungut Pengetua/Guru Besar
23. Pemiutang
Pihak yang memberi kredit atau memberi hutang
24. PP kepada sekolah.
25. PT
26. PTJ Pekeliling Perbendaharaan
27. Resit
Pembantu Tadbir
28. Sekolah Kurang
Murid (SKM) Pusat Tanggungjawab

29. SPBPP & B Dokumen rasmi bagi memperakukan setiap
terimaan.
30. SPI
31. SPK Sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada
150 murid
32. SPKA
Surat Pekeliling Pentadbiran Bahagian Pendaftaran
33. SPP Sekolah Dan Guru, KPM.
34. Tahun Kewangan (Nama lama bagi salah satu bahagian dalam KPM)

35. Vot Surat Pekeliling Ikhtisas

Surat Pekeliling Kewangan yang dikeluarkan oleh
Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran
Malaysia

Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun, Kementerian
Pelajaran Malaysia

Surat Pekeliling Perbendaharaan

Tempoh perakaunan yang bermula dari 1 Januari
dan berakhir pada 31 Disember tahun yang sama

Sejumlah peruntukan yang diakaunkan dalam
akaun PTJ

186