DOKUMENTASI PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF (KIK), KUMPULAN D4 DIAMOND : SISTEM PENGURUSAN PENGAWASAN PEPERIKSAAN (ExIMS)MENGGUNAKAN METODOLOGI DESIGN THINKING (DT)

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Kepastian Inovasi Projek

Pengguna tidak perlu Apa yang akan Apa yang akan Permohonan D4
mengisi borang terjadi kepada disukai oleh pertukaran Diamond
pengguna? pengawasan secara
permohonan pertukaran pengguna? atas talian. 23/04/2021
pengawasan secara Semua
manual.
101
Permohonan Apa alasannya? Apa ketakutan Permohonan
pertukaran pengguna yang pertukaran
pengawasan lebih pengawasan
mudah, cepat dan nyata dan tertangguh jika
boleh dilaksanakan mengapa? sistem tergendala.
“anytime & anywhere”.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Cipta Inovasi Projek

Proses Semasa D4
Diamond
BP1 ‐ PENYEDIAAN PS1 – PENGISIAN BP1 – PROSES BP1 – LAPORAN
Borang Permohonan Borang permohonan Permohonan Rekod pengawasan 23/04/2021
Pertukaran pertukaran pertukaran terkini dan memaklumkan Semua
Pengawasan. pengawasan. pengawasan. permohonan pertukaran
kepada PS1. 102

Inovasi Proses

BP1 – PENYEDIAAN PS1 – PENGISIAN BP1 – PROSES BP1 – LAPORAN
Rekod pengawasan Memasukkan nombor Permohonan pertukaran Jadual pengawasan
dimasukkan ke dalam pekerja dan memilih jadual pengawasan pengawas peperiksaan
sistem. pengawasan yang ingin dikemaskini secara yang terkini dijana dari
dibuat pertukaran. automatik. sistem.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

House of Quality 3

Sangat Kuat (3)

Sederhana Kuat (2) X - Pesaing D4
Tidak Kuat (1) Y - UiTM Diamond

Ciri Inovasi Keutamaan Rendah →Tinggi 23/04/2021
User Friendly Semua
Easy Access Penilaian Pesaing
103
Gelagat Utama Pengguna Anywhere 1 23 45
Anytime
Permohonan
online
Maklumat
Pengawasan
Bersepadu

PS1 : Pertukaran ambil masa (15) 5 XY
BP1 : Karenah birokrasi (11) 3
XY
BP1 : Tindakan lambat (10) 2 XY

PS1 : Pengawas ganti sukar di cari (13) 4 XY

BP1 :Urusan semasa waktu bekerja sahaja (8) 1 XY
3
Keperluan Teknikal 232 2

Kos 1 3 4 3 3 1 →5
3 Mudah/Murah Sukar/Mahal
Tahap Kesukaran Pelaksanaan 233 2

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Kelulusan & Sokongan Pelaksanaan Projek

D4
Diamond

23/04/2021
Semua

104

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Prototaip adalah suatu sampel atau model yang dibina untuk menguji D4
keberkesanan konsep, rekabentuk atau proses yang telah dicadangkan. Diamond

Tools atau teknik yang digunakan

Paper Prototaip merupakan teknik merekabentuk lakaran
antaramuka (interface) dengan menggunakan kemahiran lukisan
tangan yang membolehkan sistem dapat dibina, disimulasi dan
diuji dalam tempoh pembangunan sistem yang singkat.

https://usabilitygeek.com/paper-
prototyping-as-a-usability-
testing-technique/

25/04/2021
Jamal

105

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Strategi Pembangunan Prototaip

AKTIVITI TEMPOH TINDAKAN D4
25 Apr 2021 (1 hari) Ts. Jamal Diamond
Lakaran Antaramuka 26 – 27 Apr 2021 (2 hari) En. Fikri &
Prototaip Sistem 26 – 27 Apr 2021 (2 hari) Pn Farah 25/04/2021
Ts. Jamal Jamal
Pemurnian Lakaran Antaramuka
Prototaip Sistem Ts. Jamal 106

Penentukan Spesifikasi Keperluan
Perkakasan dan Perisian

Pembangunan Prototaip Sistem 28 Apr 2021 – 2 Mei (5 hari)

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

MUKA HADAPAN JADUAL PENGAWASAN Lakaran Antaramuka Prototaip

SURAT PENGAWASAN D4
Diamond
PERTUKARAN
PENGAWASAN

Setelah nombor pekerja dimasukkan,

Muka hadapan Sistem Pengurusan senarai jadual pengawasan dipaparkan. Halaman ini menyenaraikan senarai permohonan pertukaran

Pengawasan Peperiksaan. Maklumat seperti tarikh pengawasan, pengawasan. Pengawas boleh memilih tarikh pengawasan

Pengguna perlu memasukkan nombor hari, masa, tempat dan tugas pengawas pengawas lain dengan menekan butang Pilih. Pengawas perlu

pekerja untuk menyemak jadual pengawasan. disenaraikan. memastikan rekod pengawasan yang dipilih tidak bertembung

Muka hadapan memaparkan jumlah Pengawas boleh mencetak atau dengan pengawasan sedia ada. 26/04/2021
Jamal
pengawas, bilangan pengawas yang telah menjana salinan PDF dengan menekan Pengawasan yang telah dipilih akan memaparkan nama
107
menyemak jadual pengawasan dan yang butang CETAK SURAT. pengawas yang telah mengambil pengawasannya dan tidak

belum semak. Jika Pengawas tidak dapat mengawas boleh dipilih lagi.

Pengawas peperiksaan boleh menyemak pada tarikh yang dijadualkan, perlu Rekod pengawasan yang mempunyai button PILIH

jadual waktu peperiksaan dan memuatturun tekan butang TUKAR untuk Sampel surat pengawasan yang dijana dari sahaja yang boleh dipilih.

manual pengguna cara menggunakan sistem. permohonan pertukaran pengawasan. sistem samada dalam format PDF atau cetakan. Lakaran direkabentuk oleh :

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

MUKA HADAPAN JADUAL PENGAWASAN Pemurnian Lakaran Antaramuka Prototaip (1)

SURAT PENGAWASAN D4
Diamond
PERTUKARAN
PENGAWASAN

Memasukkan beberapa maklumat tambahan seperti

Pengguna sistem mencadangkan diletakkan waktu peperiksaan, tugas pengawas dan jabatan
maklumat capaian sistem menggunakan
browser Chrome. pengawas peperiksaan. 27/04/2021
Sistem ini perlu menyediakan satu menu
khas untuk pengawas membuat aduan Fikri, Farah
berhubung jadual pengawasan atau apa-apa
isu peperiksaan Memasukkan makluman kepada pengawas Memasukkan maksud akronim tugas Lakaran disemak dan 108
peperiksaan berhubung tugas dan peranan pengawas dan tempat peperiksaan dibetulkan oleh :
masing-masing.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Pemurnian Lakaran Antaramuka Prototaip (2)

HALAMAN MELAPORKAN ADUAN LAPORAN ADUAN D4
Diamond
MUKA HADAPAN MENU ADUAN

Tambahan menu baharu iaitu MENU Pengawas peperiksaan perlu memasukkan no Laporan aduan yang dijana 27/04/2021
ADUAN untuk pengawas peperiksaan pekerja, nombor telefon, emel, aduan dan imej dalam format PDF dari sistem. Fikri, Farah

membuat aduan. (jika perlu) jika ada aduan atau sebarang Lakaran disemak dan 109
cadangan penambahbaikan operasi peperiksaan. dibetulkan oleh :

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Keperluan Perkakasan dan Perisian

D4
Diamond

KEPERLUAN PERKAKASAN: KEPERLUAN PERISIAN:

• Server, 16GB 2Rx4 PC4-2133P-R Kit • XAMPP – Web Service
• 6TB 12G SAS 7.2K 3.5in 512e SC HDD • PhpMyAdmin – Rekabentuk Pangkalan Data
• Windows 2012R2 server License • Adobe Dream Weaver – Penulisan aturcara

*Server adalah pada jagaan (guardian) Jabatan Sains Komputer & php, scripting, HTML
Matematik (JSKM) dan diselenggara oleh Ts. Jamal Othman • Google Chrome – Pelayar sistem

*Perisian adalah ‘open source’ dan ‘free licencing’ 26/04/2021
Jamal

110

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Pembangunan Prototaip (1)

MUKA HADAPAN D4
Diamond
JADUAL PENGAWASAN

http://appspenang.uitm.
edu.my/invgpp

Prototaip 02/05/2021
dibangunkan Jamal
oleh:
111

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

SURAT PENGAWASAN Pembangunan Prototaip (2)

PERTUKARAN PENGAWASAN D4
Diamond

http://appspenang.
uitm.edu.my/invgpp

Prototaip 02/05/2021
dibangunkan Jamal
oleh:
112

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Pembangunan Prototaip (3)

MUKA HADAPAN MENU ADUAN D4
Diamond

HALAMAN MELAPORKAN ADUAN

LAPORAN ADUAN

http://appspenang.uitm.
edu.my/invgpp

Prototaip 02/05/2021
dibangunkan Jamal
oleh:
113

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Nama Sistem

D4
Diamond

SISTEM PENGURUSAN PENGAWASAN PEPERIKSAAN

E I M SXAMINATION nVIGILATION ANAGEMENT YSTEM

http://appspenang.uitm.edu.my/invgpp 02/05/2021
Jamal

114

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Perancangan Pengujian Prototaip

5W+1H UJILARI 1 UJILARI 2 UJILARI 3 UJILARI 4 D4
WHAT? Diamond
Maklumbalas prototaip Pengujian prototaip Pengujian sistem Pengujian prototaip
WHO? laman web yang laman web yang keselamatan web laman web yang 03/05/2021
dibangunkan. dibangunkan. yang dibangunkan. dibangunkan. Jamal
WHEN?
Diujilari oleh Ahli-ahli Diujilari oleh Urusetia Diujilari oleh Diujilari oleh Pengawas- 115
Kumpulan KIK D4 Unit Peperiksaan Jawatankuasa JITEN Pengawas Peperiksaan
Diamond (ICT) (67 orang)
6 May 2021 (Khamis)
4 May 2021 (Selasa) 6 May 2021 (Khamis) 10 - 12 May 2021 (Isnin -
Bersemuka di Unit Rabu)
WHERE? Secara online melalui Peperiksaan Diuji di Pejabat
WHY? aplikasi Gmeet Infoteks Secara ‘selftest’ & respon
Menyemak segala menerusi google form
Mengenalpasti keperluan sistem telah Mengenalpasti
kekurangan, dipenuhi serta beberapa sebarang isu Mengkaji keupayaan
penambahbaikan & cadangan tambahan jika keselamatan jika ada sistem menggunakan
pencerahan (improvise) ada. dalam sistem. data sebenar setelah
pada prototaip. sistem diletakkan di
Melalui demontrasi Menggunakan tools pelayan (server)
HOW? Ahli kumpulan memberi sistem, Urusetia atau perisian tertentu komputer.
maklumbalas kepada Peperiksaan bagi menentukan
pembangun sistem mengenalpasti tahap keselamatan Mengambil tempoh
setelah menggunakan kekurangan & cadangan sistem. proses pertukaran
prototaip. tambahan disyorkan. pengawasan dan menilai
tahap kepuasan
pengguna yang
menggunakan sistem.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Ujilari 1 – Maklumbalas Ahli Kumpulan

SENARAI MAKLUMBALAS AHLI D4
Diamond
Pn Sarimah mencadangkan agar sistem ini
menyediakan kemudahan untuk pengawas memberi 04/05/2021
maklumbalas atau soalselidik berhubung perjalanan Jamal
operasi pengurusan peperiksaan. Buat masa ini
pengawas perlu mengisi borang soalselidik secara 116
manual sebaik sahaja tugas pengawasan selesai.

Pn Azizah juga mencadangkan, lanjutan dari proses
pengisian maklumbalas pengawasan secara atas talian,
sistem ini boleh memproses dan menjana laporan
analisis dari maklumbalas yang diberikan secara
otomatik. Urusetia peperiksaan tidak perlu memproses
analisis maklumbalas pengawas peperiksaan secara
manual.

En Fahmi menyarankan agar sistem akan memaparkan
mesej khas sebagai suatu kepastian samada pengawas
peperiksaan pasti untuk membuat permohonan
pertukaran pengawasan. Dibimbangi jika ada pengawas
yang secara tidak sengaja klik pada butang PILIH dan
tidak berupaya untuk membatalkan atau UNDO proses
tersebut.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 1 – Cadangan Penyelesaian
1
KAEDAH CADANGAN PUNCA MASALAH 2 3 PERMOHONAN PERTUKARAN D4
TIADA KEMUDAHAN UNTUK ANALISIS MAKLUMBALAS Diamond
PENGAWAS PEPERIKSAAN SOALSELIDIK PENGAWAS PENGAWASAN TIDAK
PEPERIKSAAN PERLU MENGESAHKAN KEPASTIAN 04/05/2021
MENGISI MAKLUMBALAS DIPROSES SECARA MANUAL SAMADA PENGAWAS PASTI Jamal
SOALSELIDIK SECARA UNTUK MEMBUAT PERTUKARAN
ATAS TALIAN 117

KEMUDAHAN INI TIDAK SISTEM TIDAK MEMPROSES SISTEM TIDAK MENYEDIAKAN
DISEDIAKAN DALAM SISTEM ANALISIS MAKLUMBALAS KEMUDAHAN MENGESAHKAN
PENGAWAS PERMOHONANAN PERTUKARAN
SEDIAKAN KEMUDAHAN PENGAWASAN OLEH PENGAWAS
UNTUK PENGAWAS ANALISIS MAKLUMBALAS
SOALSELIDIK PENGAWAS SISTEM PERLU
PEPERIKSAAN MENGISI PEPERIKSAAN DIPROSES MENGESAHKAN SAMADA
MAKLUMBALAS SOALSELIDIK PENGAWAS PEPERIKSAAN
SECARA OTOMATIK PASTI UNTUK MEMBUAT
SECARA ATAS TALIAN PERTUKARAN PENGAWASAN
SEDIAKAN LAMAN WEB
SEDIAKAN LAMAN WEB UNTUK MEMAPARKAN MEMAPARKAN SATU MESEJ
UNTUK PENGAWAS ANALISIS SOALSELIDIK KHAS APABILA BUTANG

PEPERIKSAAN MENGISI ‘PILIH’ DI KLIK SAMADA PASTI
SOALSELIDIK SECARA ATAS ATAU TIDAK UNTUK

TALIAN MEMBUAT PERTUKARAN
PENGAWASAN

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 1 – Penambahbaikan(1)

BIL PENAMBAHBAIKAN CATATAN D4
Diamond
1 Pengawas peperiksaan
memasukkan nombor pekerja 04/05/2021
dari laman utama dan rekod Jamal
pengawasan akan dipaparkan.
Pada paparan pertama akan 118
memaparkan samada
pengawas sudah menjawab
survey atau belum. Jika belum
jawab, klik pada button JAWAB
SURVEY dan laman baharu
dipaparkan untuk pengawas
mengisi soalselidik.

Analisis maklumbalas
2 soalselidik pengawas

peperiksaan akan diproses
secara otomatik. Analisis
melibatkan pengiraan asas
statistik seperti Mean, Median
dan Mode.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 1 – Penambahbaikan(2)

BIL PENAMBAHBAIKAN CATATAN D4
Diamond

3 Satu mesej akan dipaparkan
bagi mendapatkan kepastian
samada pengawas peperiksaan
pasti untuk membuat
pertukaran pengawasan.
Pengawas peperiksaan boleh
membatalkannya jika tidak
berhasrat atau tersilap tekan
butang PILIH.

04/05/2021
Jamal

119

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Ujilari 2 – Maklumbalas Urusetia Unit Peperiksaan

SENARAI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN D4
Diamond
Pn Farah mencadangkan agar sistem memaparkan
laporan senarai jadual pengawasan yang terkini. Ini 06/05/2021
akan memudahkan pihak Urusetia Peperiksaan Jamal
mengenalpasti senarai pengawas yang telah membuat
pertukaran. 120

Pn Fazila pula mencadangkan agar sistem dapat
memaparkan laporan senarai pengawas yang
‘terhutang’ atau ‘terlebih’ pengawasan dari jumlah
pengawasan asal setelah pertukaran pengawasan
dibuat.

En Fikri telah mengesyorkan satu idea iaitu
memasukkan fungsi untuk merekod kehadiran
pengawas peperiksaan. Melalui kemudahan ini, pihak
Urusetia Peperiksaan dapat mengenalpasti pengawas
peperiksaan yang tidak hadir dan yang lewat melapor
diri di bilik gerakan Unit Peperiksaan.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Ujilari 2 – Cadangan Penyelesaian

KAEDAH CADANGAN PUNCA MASALAH 1 2 3 TIADA KEMUDAHAN UNTUK D4
TIADA LAPORAN JADUAL TIADA LAPORAN PENGAWAS Diamond
PENGAWASAN PENGAWAS YANG ‘TERHUTANG’ ATAU MEREKOD KEHADIRAN
PEPERIKSAAN YANG TERKINI ‘TERLEBIH’ PENGAWASAN PENGAWAS PEPERIKSAAN 06/05/2021
DISEDIAKAN DALAM SISTEM Jamal
DISEDIAKAN DALAM SISTEM YANG HADIR BERTUGAS
121
KEMUDAHAN INI TIDAK KEMUDAHAN INI TIDAK PADA ASALNYA, KEMUDAHAN
DISEDIAKAN DALAM SISTEM DISEDIAKAN DALAM SISTEM INI BUKAN KEPERLUAN ASAL
SISTEM. IANYA MERUPAKAN
URUSETIA PEPERIKSAAN BOLEH URUSETIA PEPERIKSAAN DAPAT
MENYEMAK JADUAL KENALPASTI SENARAI KEPERLUAN TAMBAHAN

PENGAWASAN YANG TERKINI PENGAWAS YANG ‘TERHUTANG’ SISTEM AKAN MENYEDIAKAN
DALAM SISTEM SEPANJANG MASA ATAU ‘TERLEBIH’ APABILA KEMUDAHAN TAMBAHAN INI
DISEDIAKAN DALAM SISTEM UNTUK MEREKOD KEHADIRAN
PENGGUNA SISTEM BOLEH
MENJANA LAPORAN JADUAL PENGGUNA SISTEM BOLEH PENGAWAS BERTUGAS
PENGAWASAN YANG TERKINI MENJANA LAPORAN PENGAWAS
PENGAWAS PEPERIKSAAN
DALAM FORMAT ‘PDF’ YANG ‘TERHUTANG’ ATAU HANYA PERLU ‘CLOCK IN’ DAN
‘TERLEBIH’ PENGAWASAN
‘CLOCK OUT’ DARI SISTEM
DALAM FORMAT ‘PDF’ UNTUK MEREKOD KEHADIRAN

PENGAWAS PEPERIKSAAN

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 2 – Penambahbaikan(1)

BIL PENAMBAHBAIKAN CATATAN D4
Diamond
1 Urusetia Peperiksaan boleh
menyemak jadual pengawasan
peperiksaan yang terkini dari
sistem. Sistem akan menjana dan
memaparkan Laporan Jadual
Pengawasan Peperiksaan Terkini
dalam format ‘PDF’.

Urusetia Peperiksaan boleh

2 menyemak laporan jadual

pengawasan pengawas yang
‘terhutang’ atau tiada pengawasan
serta yang ‘terlebih’ pengawasan

dari sistem. Janaan laporan 06/05/2021
adalah dalam format ‘PDF’. Jamal

122

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 2 – Penambahbaikan(2)

BIL PENAMBAHBAIKAN CATATAN D4
Diamond
3 Pembangun sistem telah
menyediakan kemudahan untuk
‘clock in’ dan ‘clock out’
kehadiran pengawas di kaunter
bilik gerakan Unit Peperiksaan.
Pengawas yang hadir bertugas
akan direkodkan masa ‘clock in’
atau ‘clock out’ ke dalam sistem.

Laporan Rekod Kehadiran
Pengawas Peperiksaan boleh
disemak dari sistem dan laporan
ini dijana dalam format ‘PDF’.

06/05/2021
Jamal

123

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Ujilari 3 – Maklumbalas J/Kuasa JITEN (ICT)

SENARAI MAKLUMBALAS J/KUASA D4
JITEN (ICT) Diamond

En Saifulnizam sebagai ahli kepada Jawatankuasa 07/05/2021
Penilaian Projek dan Penggunaan ICT & Elektronik Jamal
Negeri (JITEN) telah melaksanakan proses pengujian
dan berikut adalah hasil laporan pengujian. 124
• Sistem perlu merekodkan nombor IP (Internet

Protocol) dan kedudukan latitud/longitud bagi
aduan yang dimasukkan di laman (page) aduan
pengawas. Ianya akan memudahkan proses audit
atau siasatan data forensik dapat dijalankan
dengan mudah jika terjadi kes penipuan
(fraudulent).
• Sistem perlu menyediakan rekod audit trail yang
lengkap untuk sebarang aktiviti yang
dilaksanakan oleh pengguna apabila
menggunakan sistem.
• Laman (page) aduan pelanggan tidak boleh
terlalu terbuka untuk sebarang pengguna
membuat aduan. Aduan hanya terbuka kepada
pengawas peperiksaan yang dilantik sahaja. Ini
adalah bagi mengelakkan penggodam (hacker)
melaksanakan aktiviti algoritma pengepaman data
secara pukal tanpa henti hingga membolehkan
pelayan sistem (server) tergendala.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Ujilari 3 – Cadangan Penyelesaian

KAEDAH CADANGAN PUNCA MASALAH 1 2 3 SEMUA PENGGUNA SISTEM D4
TIADA REKOD NOMBOR IP DAN TIADA SISTEM AUDIT TRAIL Diamond
LATITUD/LONGITUD BAGI ADUAN UNTUK MEREKODKAN AKTIVITI BOLEH MEMBUAT ADUAN
YANG DIHANTAR OLEH PENGAWAS YANG BERLAKU DALAM SISTEM BERHUBUNG OPERASI 07/05/2021
PEPERIKSAAN MELALUI SISTEM PEPERIKSAAN Jamal

SISTEM TIDAK MEREKODKAN SISTEM TIDAK SEDIAKAN FUNGSI TIADA KAWALAN KHUSUS IAITU 125
NOMBOR IP & LATITUD/LONGITUD AUDIT TRAIL PENGGUNA TERTENTU SAHAJA
YANG BOLEH MEMBUAT ADUAN

SISTEM PERLU MEREKODKAN SISTEM AUDIT TRAIL PERLI SISTEM HANYA MEMBENARKAN
NOMBOR IP & LATITUD/LONGITUD DISEDIAKAN BAGI MEMANTAU PENGGUNA YANG MENGAWAS
BAGI SETIAP ADUAN YANG DIBUAT AKTIVITI YANG BERLAKU DALAM PEPERIKSAAN SAHAJA YANG
OLEH PENGAWAS PEPERIKSAAN
SISTEM BOLEH MEMBUAT ADUAN

PANGKALAN DATA SISTEM AKAN TABLE AUDIT TRAIL KAWALAN ADALAH MELALUI
MEREKOD DAN MENYIMPAN NO IP DIWUJUDKAN BAGI NOMBOR PEKERJA YANG SAH
& LATITUD/LONGITUD BAGI ADUAN MEREKODKAN SEGALA AKTIVITI
YANG BERLAKU DALAM SISTEM SAHAJA YANG BOLEH
YANG DIMASUKKAN KE DALAM MENGAKSES SISTEM DAN
SISTEM MEMBUAT ADUAN OPERASI

PEPERIKSAAN

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 3 – Penambahbaikan(1)

BIL PENAMBAHBAIKAN CATATAN D4
Diamond
1 Sistem merekodkan no IP
(Internet Protokol) serta lokasi
latitude/longitude dari mana
asalnya aduan dihantar oleh
pengawas peperiksaan.

Sistem menyediakan kemudahan
2 audit trail yang merekodkan

segala aktiviti apabila pengguna
menggunakan sistem.

07/05/2021
Jamal

126

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 3 – Penambahbaikan(2)

BIL PENAMBAHBAIKAN CATATAN D4
Diamond
3 Sistem hanya memberi kebenaran
nombor pekerja yang wujud
sahaja yang boleh membuat
aduan operasi peperiksaan.

Nombor pekerja yang tidak wujud,
tidak dapat menghantar aduan
kepada Urusetia Peperiksaan.

07/05/2021
Jamal

127

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Pengujian terhadap laman web Ujilari 4 – Pengguna Sistem (Pengawas Peperiksaan)
Sistem Pengurusan Pengawasan
Peperiksaan, dilaksanakan oleh Staf D4
Akademik di Jabatan Sains Komputer Diamond
& Matematik (JSKM) dan Staf
Pelaksana di Jabatan Sains Gunaan,
Fakulti Perhotelan & Fakulti
Kejuruteraan Awam, UiTM Cawangan
Pulau Pinang. Surat dan emel
makluman berhubung pengujian
sistem telah dihantar kepada Ketua
Jabatan dan Ketua Pusat Pengajian
untuk dipanjangkan kepada staf
masing-masing .

Staf terlibat diminta untuk
meluangkan sedikit masa bagi
menguji sistem dan seterusnya
memberi maklumbalas melalui
pautan google form yang dberikan.

Data soalselidik yang diperolehi https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdHsMFhh0cDAympG4qQcsYoP6DAA9Tk9VbXCp8CfpKI10NMIw/viewform 07/05/2021
digunakan untuk mengenalpasti Jamal
cadangan penambahbaikan dan
pengukuran analisis kepuasan 128
pengguna.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test

Ujilari 4 – Cadangan Penyelesaian

KAEDAH CADANGAN PUNCA MASALAH 1 2 D4
SISTEM MENYENARAIKAN SEMUA SISTEM TIDAK MEMBERITAHU ALASAN KENAPA Diamond
PERMOHONAN PERTUKARAN PENGAWASAN REKOD PERTUKARAN PENGAWASAN YANG
SAMADA DARI STAF AKADEMIK, PTFT, STAF DIPILIH ITU TIDAK BERJAYA 15/05/2021
PELAKSANA DAN PEMBANTU PENGAWAS Jamal

SISTEM TIDAK MENAPIS SENARAI TIADA MESEJ KHUSUS DISEDIAKAN BAGI 129
PERMOHONAN PERTUKARAN PENGAWASAN MEMAPARKAN ALASAN KENAPA PERTUKARAN
MENGIKUT LEVEL PENGAWAS PEPERIKSAAN PENGAWASAN YANG DIPILIH TIDAK BERJAYA

SENARAI PERMOHONAN PERTUKARAN SISTEM AKAN MEMAPARKAN MESEJ
PENGAWASAN ADALAH MENGIKUT LEVEL ATAU BERSESUAIAN JIKA PERTUKARAN

JENIS PENGAWAS PEPERIKSAAN PENGAWASAN YANG DIPILIH TIDAK BERJAYA

SISTEM AKAN MENGGUNAKAN KAEDAH SQL SISTEM AKAN MENYEDIAKAN ‘CODING’
DENGAN MENYEMAK JENIS LEVEL PENGAWAS TAMBAHAN BAGI MEMAPARKAN MESEJ

PEPERIKSAAN DAN SENARAI PERTUKARAN BERSESUAIAN BAGI PERMOHONAN
PENGAWASAN TIDAK BERCAMPUR ADUK PERTUKARAN PENGAWASAN YANG TIDAK

DENGAN SEMUA PERMOHONAN PERTUKARAN BERJAYA

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 4 – Penambahbaikan(1)

BIL PENAMBAHBAIKAN CATATAN D4
Diamond
1 Senarai rekod permohonan
pertukaran pengawasan telah 15/05/2021
diasingkan mengikut level Jamal
pengawas peperiksaan. Jika
pengawas peperiksaan adalah 130
Staf Akademik, maka levelnya
adalah 1. Semua rekod
pertukaran yang dipaparkan
adalah rekod-rekod pengawasan
Staf Akademik sahaja. Tidak
bercampur aduk dengan rekod
pengawasan dari level lain.

Rekod permohonan pertukaran
pengawasan berikut adalah dari
level 4 yang mana pengguna
adalah Staf Pelaksana. Staf
Pelaksana tidak dapat melihat
rekod pertukaran pengawasan
dari pengawas peperiksaan level
lain.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 4 – Penambahbaikan(2)

BIL PENAMBAHBAIKAN CATATAN D4
Diamond
2 Setiap permohonan
pertukaran pengawasan 15/05/2021
akan disemak terlebih Jamal
dahulu oleh sistem. Jika
permohonan pertukaran 131
tidak berjaya, mesej
akan dipaparkan untuk
perhatian pengguna
sistem. Antara mesej
paparan adalah (1)
kemungkinan
pengawasan
bertembung dengan
jadual sedia ada, (2)
memilih tarikh
pengawasan yang lalu,
(3) memilih pengawasan
sebagai Ketua
Pengawas dan (4) rekod
pengawasan telah dipilih
oleh pengawas lain.

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 5 – Pilot 1

D4
Diamond

Sistem ExIMS buat pertama kalinya 15/08/2022
Jamal
dilaksanakan pada peperiksaan Jul 2022
bermula 25 Jul – 14 Ogos 2022 secara 132

fizikal setelah 5 semester peperiksaan

CADANGAN KREATIF, INOVASI & PELAKSANAANNYA

Empathize Define Ideate Prototype Test
Ujilari 5 – Pilot 1

*Peperiksaan ini melibatkan 6 kod kursus pada 6 slot masa peperiksaan yang berbeza. D4
*Jumlah pengawas peperiksaan yang terlibat adalah seramai 18 orang. Diamond

Antara maklumbalas yang diberikan oleh pengawas peperiksaan adalah : 15/08/2022
Jamal
- Proses permohonan pertukaran pengawas amat cepat dan memudahkan.
- Pengendalian peperiksaan akhir di dewan peperiksaan adalah licin dan 133

memuaskan.

Dr Mohd Jumain Jalil, Fak Kejuruteraan Kimia, UiTM Kampus Permatang Pauh, 12 Ogos 2022

- Pertukaran pengawasan lebih mudah tanpa perlu isi borang dan hantar ke HEA.
- Tidak perlu menunggu tempoh yang lama untuk pengesahan pertukaran kerana

pertukaran hanya dilaksanakan atas dasar suka sama suka pada atas talian.

En Muhammad Amin Mohd Zaki, Fak Sains Kesihatan, UiTM Kampus Bertam, 11 Ogos 2022

5. PENYERAGAMAN D4
& PEMANTAUAN Diamond

134

PENYERAGAMAN & PEMANTAUAN – JADUAL
MENGAWAL TINDAKAN

Pelan Tindakan Tindakan Kawalan Simpan Tarikh Mula Tindakan Diambil
Data
D4
Ujilari dan Jamal Sebaik sahaja selesai Fail 4 - 12 May 2021 Memantau maklumbalas pengguna sistem Diamond
Pemantauan ujilari oleh ahli kumpulan melalui laman aduan dan laman maklumbalas
Penggunaan Sistem Jamal pengguna. 17/05/2021
Pengurusan Azie & kumpulan KIK, urusetia dan Jamal
Pengawasan Shuhada peperiksaan dan pangkalan 15 May 2021 dan Melaksanakan penambahbaikan dan
Peperiksaan data sistem berterusan pengujian semula bagi memastikan sistem 135
Fikri & Farah J/Kuasa ICT dan warga beroperasi dengan baik dan lancar.
Tindakan Muniroh kampus (pengawas Fail sepanjang masa
Pembetulan dan peperiksaan) kumpulan
Penambahbaikan 15 May 2021 Maklumbalas secara atas talian. Pautan
Sistem Sebaik sahaja terima Pangkalan google form diviralkan kepada pengguna
aduan dan data sistem 2 Jun 2021 sistem untuk mendapatkan maklumbalas.
Menganalisis 17 May 2021 Sebaik sahaja bilangan rekod maklumbalas
Maklumbalas maklumbalas dari Fail melebihi 50, analisis maklumbalas
Pelanggan pengguna sistem kumpulan dilaksanakan.

Taklimat Kepada Ahli Maklumbalas Fail Taklimat kepada semua Ketua Pusat
Mesyuarat Pentadbir pengguna sistem kumpulan Pengajian dan Koordinator Program untuk
Akademik (MPA) melebihi 50 rekod ketua-ketua jabatan maklumkan penggunaan
sistem kepada staf masing-masing
Taklimat kepada Staf Dibentangkan dalam
di Jabatan Sains mesyuarat MPA Taklimat kepada staf JSKM berhubung cara
Komputer Matematik menggunakan Sistem Pengurusan
(JSKM) Dibentangkan dalam Pengawasan Peperiksaan.
Mesyuarat JSKM

PENYERAGAMAN & PEMANTAUAN - ANALISIS MAKLUMBALAS
PENGAWAS PEPERIKSAAN

REKALETAK DAN SUSUNATUR OBJEK PADA SISTEM NAVIGASI DAN CAPAIAN KEPADA PILIHAN ATAU D4
ADALAH BAIK MENU YANG DISEDIAKAN DALAM SISTEM ADALAH Diamond

MEMUDAHKAN

98.2% 61 orang 96.1% 54 orang

00 0 6 orang 0 0 0 13 orang
Tidak Pasti
Sangat Tidak Tidak Memuaskan Sangat Sangat Tidak Tidak Tidak Pasti Memuaskan Sangat

Memuaskan Memuaskan Memuaskan Memuaskan Memuaskan Memuaskan

PROSES PERTUKARAN PENGAWASAN ADALAH TEMPOH PROSES PERTUKARAN PENGAWASAN
CEPAT DAN MENYENANGKAN

99.1% 64 orang 100%

49 orang *Jumlah responden : 67 orang

00 0 3 orang 15/05/2021
Tidak Pasti Azie & Shuhada
Sangat Tidak Tidak Memuaskan Sangat 0 0 0 0
2 hari 3 hari 4 hari 5 hari 136
Memuaskan Memuaskan Memuaskan 1 hari

PENYERAGAMAN & PEMANTAUAN – TAKLIMAT DALAM
MESYUARAT PENTADBIR AKADEMIK (MPA)

En Muhammad Fikri, Penolong D4
Diamond
Pendaftar HEA (Unit Peperiksaan)
02/06/2021
telah memberikan taklimat Sistem Fikri dan Farah

Pengurusan Pengawasan 137

Peperiksaan (ExIMS) kepada Ketua

Pusat Pengajian (KPP) dan

Koordinator Program (KP) pada 2

Jun 2021 melalui aplikasi Google

Meet. Timbalan Rektor HEA dan

ahli mesyuarat MPA bersetuju

untuk mengimplementasikan sistem

ini sebaik sahaja peperiksaan

secara bersemuka dijalankan

semula.

PENYERAGAMAN & PEMANTAUAN – TAKLIMAT DALAM
MESYUARAT PENTADBIR AKADEMIK (MPA)

D4
Diamond

Petikan Minit Mesyuarat Pentadbir 02/06/2021
Akademik (MPA) Bil 1/2021, bertarikh 2 Jun Fikri dan Farah
2021, berhubung pengimplementasian
Sistem Pengurusan Pengawasan 138
Peperiksaan (ExIMS) apabila peperiksaan
beroperasi semula.

PENYERAGAMAN & PEMANTAUAN – TAKLIMAT KEPADA D4
Diamond
STAF DI JABATAN SAINS KOMPUTER & MATEMATIK (JSKM)
17/05/2021
Satu taklimat telah disampaikan oleh Muniroh
Pn Muniroh Kepada staf di Jabatan
Sains Komputer & Matematik pada 17 139
Mei 2021 melalui aplikasi GMeet
untuk memaklumkan tatacara
menggunakan Sistem Pengurusan
Peperiksaan (ExIMS). Taklimat ini
merupakan salah satu dari agenda
mesyuarat JSKM. Pn Muniroh
memaklumkan bahawa jadual
pengawasan boleh disemak terus dari
sistem serta kemudahan yang ada
dalam sistem untuk membuat
pertukaran pengawasan bagi
pengawas peperiksaan, tanpa perlu
lagi mengisi borang secara manual.
Proses pertukaran pengawasan
dapat dilakukan dengan mudah dan
cepat dalam tempoh satu hari sahaja.
Beberapa aspek syarat pertukaran
dan perkara yang perlu diberi
perhatian juga diterangkan kepada
staf JSKM.

PENYERAGAMAN & PEMANTAUAN – MAKLUMAN
PENGGUNAAN ExIMS KEPADA PENGAWAS PEPERIKSAAN

1. Makluman Disebarkan 2. Akses ExIMS Melalui D4
Melalui Emel Website UiTM Pulau Pinang Diamond

17/05/2021
Shuhada

140

PENYERAGAMAN & PEMANTAUAN – MAKLUMAN
PENGGUNAAN ExIMS KEPADA PENGAWAS PEPERIKSAAN

3. Manual Panduan 4. Makluman Melalui 5. Memo dari Timbalan D4
Pengguna Disediakan Aplikasi WhatsApp Rektor HEA Diamond

17/05/2021
Jamal

141

6. KEBERHASILAN PROJEK

D4
Diamond

142

KEBERHASILAN PROJEK – PERBANDINGAN PROSES
KERJA CARTA ALIR LAMA DAN BAHARU

PROSES KERJA LAMA PROSES KERJA BAHARU D4
Diamond

Anggaran 4 ke 6 hari bekerja Anggaran 1 hari proses permohonan 11/05/2021
proses permohonan pertukaran pengawasan. Jamal
pertukaran pengawasan.
143

PERBANDINGAN TEMPOH MASA KEBERHASILAN PROJEK – IMPAK MASA D4
Diamond
Pengurangan tempoh proses
pertukaran pengawasan kepada

1 hari sahaja

TEMPOH PROSES PERTUKARAN PENGAWASAN

Purata tempoh menguruskan 49 orang
permohonan pertukaran
pengawasan adalah 5 hari

1 hari 0 0 0 0
2 hari 3 hari 4 hari 5 hari

16/05/2021
Fahmi

144

TEMPOH MASA DIAMBIL UNTUK PROSES PERTUKARANKEBERHASILAN PROJEK – IMPAK MASA D4
Diamond
PERBANDINGAN TEMPOH MASA DIAMBIL BAGI PROSES
PERTUKARAN PENGAWASAN DI ANTARA SISTEM TERDAHULU 16/05/2021
Fahmi
DENGAN SISTEM BAHARU
145
5 Hari

5
4
3

2

1 Hari

1

SISTEM TERDAHULU SISTEM BAHARU

KEBERHASILAN PROJEK – IMPAK KOS

PERBANDINGAN IMPLIKASI KOS Sistem Terdahulu D4
Diamond
Implikasi Kos Sistem Baharu
Kos Langsung Slide 175-179
Jun 2019 Dis 2019 24/05/2021
Kos Tidak
Langsung RM5585.42 RM6488.45 RM 0 Azizah, Fahmi

RM5814.00 RM 0 146

JUMLAH RM17,887.87 RM 0

1 Tahun ➔ RM 17,887.87

14 kampus anggaran RM 250,000.00

KEBERHASILAN PROJEK – IMPAK KOS D4
Diamond
PERBANDINGAN IMPLIKASI KOS BAGI PROSES PERTUKARAN
PENGAWASAN DI ANTARA SISTEM TERDAHULU DENGAN SISTEM BAHARU

RM 17,887.87

SISTEM TERDAHULU SISTEM BAHARU 24/05/2021
Peperiksaan Jun & Dis 2019 Azizah,Fahmi
*Impak kos sebenar akan dilaksanakan sebaik sahaja
147
peperiksaan fizikal dijalankan semula setelah mendapat
kebenaran dari Majlis Keselamatan Negara (MKN). Surat
keyakinan tiada kos yang terlibat dari pihak pengurusan
dilampirkan.

KEBERHASILAN PROJEK – IMPAK KEPUASAN

PENGGUNA Tahap kepuasan pengguna meningkat kepada
99.1%

PERBANDINGAN KEPUASAN PENGGUNA PROSES PERTUKARAN PENGAWASAN ADALAH CEPAT D4
DAN MENYENANGKAN Diamond

99.1% 64 orang 18/05/2021
Azizah
00 0 3 orang
Tidak Pasti Memuaskan 148
Sangat Tidak Tidak Sangat
Memuaskan
Memuaskan Memuaskan

Tahap kepuasan pengguna adalah 52.2%

BAGAIMANAKAH TAHAP KEPUASAN ANDA TERHADAP PROSES PERTUKARAN PENGAWASAN
TERDAHULU

52.2

23.9 9.0 14.9 Memuaskan 0.0

Sangat Tidak Tidak Tidak Pasti Sangat
Memuaskan Memuaskan Memuaskan

KEBERHASILAN PROJEK – IMPAK KEPUASAN D4
PENGGUNA Diamond

PERBANDINGAN KEPUASAN HATI PENGGUNA BAGI PROSES PERTUKARAN
PENGAWASAN DI ANTARA SISTEM TERDAHULU DENGAN SISTEM BAHARU

99.1%

Peratusan Pengguna (%) 52.2%

SISTEM TERDAHULU SISTEM BAHARU 18/05/2021
Azizah

149

KEBERHASILAN PROJEK – RUMUSAN PENCAPAIAN
SASARAN PROJEK

MASA SEBELUM SELEPAS Masa sebanyak D4
5 Hari Diamond
1 Hari 80%
20/05/2021
KOS 1 Tahun ➔ RM 17,887.87 RM 0 Kos sebanyak Azizah
99.1%
14 kampus anggaran 100% 150
RM 250,000.00
Tahap Kepuasan
TAHAP 52.2% Pengguna sebanyak
KEPUASAN
46.9%