MAJLIS AMANAH RAKYAT
(MARA)
Bahagian Pengurusan Aset Dan Perolehan Bil. MARA: UUM/SPA/001
Tingkat 10, Ibu Pejabat MARA
21, Jalan Raja Laut Tarikh : 26 Januari 2015
50609 Kuala Lumpur
____________________________________________________________________
SURAT PEKELILING AM MARA BIL. 2/2015
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MARA
1. Tujuan
Pekeliling ini adalah untuk menjelaskan peraturan berkaitan Pengurusan Aset
Alih MARA (TPA MARA).
2. Latar Belakang
2.1 TPA MARA adalah berdasarkan kepada 1Pekeliling Perbendaharaan di
bawah tajuk Tatacara Pengurusan Aset Kerajaan yang berkuat kuasa
pada 3 Julai 2014.
2.2 Pengurusan aset wajar diberi keutamaan oleh setiap Pusat MARA kerana
ia merupakan aspek penting dalam pengurusan pada masa kini.
2.3 TPA MARA disediakan sebagai garis panduan supaya pengurusan dan
penyeliaan aset dilaksanakan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Ertikata
Istilah-istilah yang digunakan di dalam pekeliling ini, ertikatanya adalah seperti
Lampiran A.
4. Tanggungjawab Pegawai Mengawal Pusat (PMP)
PMP adalah bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan aset
dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut peraturan yang telah
ditetapkan dengan melaksanakan perkara-perkara berikut:-
4.1 PMP hendaklah melantik:
i) Pegawai Aset (sekurang-kurangnya Gred 27);
ii) Pegawai Pemeriksa Aset Alih bagi melakukan pemeriksaan aset
Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
sekurang-kurangnya sekali setahun (sekurang-kurangnya
Gred 17);
iii) Pegawai Pemeriksa Pelupusan (dipengerusikan sekurang-
kurangnya Pegawai Gred 41) bagi melaksanakan pemeriksaan
terhadap aset yang dicadangkan untuk pelupusan; dan
iv) Jawatankuasa Penyiasat (dipengerusikan sekurang-kurangnya
Pegawai Gred 41) bagi menyiasat kes kehilangan aset sekiranya
berlaku kehilangan aset.
4.2 Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset MARA (Peringkat Pusat);
4.3 Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Aset ke BAP mengikut
sukuan tahunan (empat kali setahun) seperti berikut:
i) Laporan Kedudukan Semasa Aset Alih MARA;
ii) Laporan Kedudukan Stok Suku Tahun;
iii) Laporan Tindakan Pelupusan Aset Alih MARA;
iv) Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib.
4.4 Mengemukakan Laporan Tahunan Pengurusan Aset ke BAP sebelum
15 Januari tahun berikutnya. Laporan tahunan tersebut adalah seperti
berikut:
i) Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah
MARA.PA-8;
ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Bernilai
Rendah MARA.PA-12;
iii) Laporan Tahunan Penyelenggaraan Harta Modal dan Aset
Bernilai Rendah MARA.PA14(B);
iv) Lapran Tahunan Pelupusan Aset Alih MARA, MARA.PA-20;
v) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira / Tindakan Surcaj
/ Tatatertib Bagi Aset Alih MARA, MARA.PA-32.
5. Bahagian Pengurusan Aset & Perolehan MARA
5.1 Mewujudkan Unit Pengurusan Aset MARA dan melantik Pegawai Aset
(Gred 41 dan ke atas) dan Penolong Pegawai Aset (Gred 27 dan ke atas);
2
Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
5.2 Melaporkan kedudukan pengurusan aset alih MARA ke Jawatankuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat Kementerian mengikut
sukuan tahunan (empat kali setahun) seperti berikut:
i) Laporan Kedudukan Semasa Aset Alih MARA;
ii) Laporan Kedudukan Stok Suku Tahun;
iii) Laporan Tindakan Pelupusan Aset Alih MARA;
iv) Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib.
5.3 Mengemukakan Laporan Tahunan ke Jawatankuasa Pengurusan Aset
MARA dan seterusnya ke JKPAK peringkat Kementerian merangkumi
perkara-perkara berikut:
i) Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah
MARA.PA-8;
ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Bernilai
Rendah MARA.PA-12;
iii) Laporan Tahunan Penyelenggaraan Harta Modal dan Aset
Bernilai Rendah MARA.PA14(B);
iv) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih MARA, MARA.PA-20;
v) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira / Tindakan Surcaj
/ Tatatertib Bagi Aset Alih MARA, MARA.PA-32.
6. Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Aset di Pusat
6.1 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk menguruskan semua
aset alih di Pusat di bawah kawalannya meliputi:-
6.1.1 Penerimaan;
6.1.2 Pendaftaran;
6.1.3 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan;
6.1.4 Penyelenggaraan;
6.1.5 Pelupusan; dan
6.1.6 Kehilangan dan Hapus Kira.
3
Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
6.2 Menguruskan pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset Alih, Pegawai
Pemeriksa Pelupusan dan Jawatankuasa Penyiasat.
6.3 Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset
Peringkat Pusat.
6.4 Menyedia dan Menyelaras Laporan Suku Tahun untuk dibentangkan di
dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Peringkat Pusat yang
diadakan setiap tiga (3) bulan sekali.
6.5 Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan ke BAP sebelum
15 Januari tahun berikutnya.
7. Jawatankuasa Pengurusan Aset MARA (JKPAM)
7.1 Keanggotaan JKPAM adalah seperti di Lampiran B.
7.2 Kekerapan Mesyuarat JKPAM
7.2.1 JKPAM hendaklah bermesyuarat setiap suku tahun seperti Jadual
berikut:-
Suku Tahun Tarikh Mesyuarat
Pertama April – Mei
Kedua Julai – Ogos
Ketiga
Keempat Oktober – November
Januari – Februari
7.2.2 JKPAM Peringkat Pusat hendaklah bermesyuarat lebih awal
sebelum mesyuarat JKPAM Peringkat Ibu Pejabat.
7.2.3 JKPAM Peringkat Ibu Pejabat hendaklah bermesyuarat sebelum
JKPAK Kementerian.
7.2.4 Bahagian / Unit di Ibu Pejabat dan Pejabat MARA Luar Negara
tidak perlu menubuhkan JKPAM tetapi memadai dengan melantik
Pegawai Aset bagi menguruskan aset di Pusat masing-masing dan
menghantar laporan setiap suku tahun.
7.3 Agenda Mesyuarat JKPAM
Agenda mesyuarat hendaklah mengandungi perkara seperti di bawah:-
7.3.1 Kedudukan semasa aset alih MARA;
7.3.2 Laporan Pemeriksaan Aset Alih yang melaporkan pelantikan
Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan
pemeriksaan;
4
Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
7.3.3 Laporan Kedudukan Stok Suku Tahun dan Tahunan;
7.3.4 Laporan Pemeriksaan dan Verifikasi Stok meliputi pelantikan
Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan
pemeriksaan;
7.3.5 Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor
MARA.
8. Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan Tahunan
8.1 Laporan Eksekutif Pengurusan Aset MARA Tahunan yang disediakan
oleh BAP mengandungi maklumat Perakuan Pegawai Pengawal, Laporan
Eksekutif dan Ringkasan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih;
8.2 Laporan Eksekutif Pengurusan Aset MARA Tahunan hendaklah
dikemukakan oleh BAP ke Kementerian sebelum 15 Februari tahun
berikutnya untuk penilaian dan pembentangan dalam Mesyuarat Tahunan
Pengurusan Aset.
9. Sistem Pengurusan Aset (SPA)
Semua Pusat yang telah dibekalkan dengan SPA hendaklah menggunakan
sistem tersebut di dalam menguruskan aset di Pusat.
10. Rujukan
10.1 Surat pekeliling ini adalah merujuk kepada 1Pekeliling Perbendaharaan
di bawah tajuk Pengurusan Aset Kerajaan yang berkuat kuasa 3 Julai
2014 dan lain-lain pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa dari
semasa ke semasa.
10.2 Surat pekeliling ini hendaklah dibaca bersama:-
10.2.1 Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 2/2000 yang bertajuk
Peraturan Melengkapkan / Mengisi Borang Pengwujudan Harta
Kategori Alat Di Dalam Sistem Pengurusan Harta MARA dan lain-
lain peraturan kewangan yang dikuat kuasakan dari semasa ke
semasa; dan
10.2.1 Pekeliling Peraturan Kewangan Dan Akaun Mara Bil. 5/2014 yang
bertajuk Pindaan Kepada Surat Pekeliling Peraturan Akaun MARA
Bil. 2/2000 Peraturan Melengkapkan/Mengisi Borang Pengwujudan
Harta Kategori Alat Di Dalam Sistem Pengurusan Harta MARA.
11. Tarikh Kuat Kuasa
Peraturan ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan.
5
Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
12. Pembatalan
Dengan berkuat kuasanya surat pekeliling ini, Surat Pekeliling Bahagian
Pengurusan Aset & Perolehan MARA Bil. 1/2013 bertarikh 2 Julai 2013 yang
bertajuk Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA adalah dibatalkan.
Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“1MALAYSIA : RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”
DATUK IBRAHIM BIN AHMAD
Ketua Pengarah
MARA
“Keusahawanan dan Pendidikan Global”
“Amanah Rakyat”
6
BIL ISTILAH Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
1. Aset Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
LAMPIRAN A
ISTILAH DAN ERTIKATA
ERTIKATA
Aset ialah sumber yang dikawal oleh entiti, hasil
daripada peristiwa lampau dan memberi manfaat
ekonomi pada masa hadapan atau potensi
perkhidmatannya dijangka mengalir ke dalam
entiti.
Aset boleh dibahagi kepada aset semasa dan aset
bukan semasa.
Aset diklasifikasikan kepada dua jenis iaitu Aset
Ketara dan Aset Tak Ketara.
2. Aset Alih Aset Alih bermaksud aset atau peralatan yang
boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat
Harta Modal (Aset Alih ke tempat lain secara mudah termasuk aset yang
Dipermodalkan) dibekalkan bersekali dengan penyediaan
Aset Alih Bernilai bangunan atau infrastruktur lain.
Rendah (Aset Alih
Tidak Dipermodalkan) Aset Alih terbahagi kepada dua iaitu Harta Modal
dan Aset Alih Bernilai Rendah.
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM2,000
(Ringgit Malaysia Dua Ribu) atau lebih setiap unit.
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang
daripada RM2,000 (Ringgit Malaysia Dua Ribu)
setiap unit.
3. Aset Semasa Aset Semasa adalah aset yang boleh ditukar
kepada tunai dalam tempoh jangka pendek.
7
BIL. ISTILAH Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
4. Aset Bukan Semasa Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
ERTIKATA
Aset Bukan Semasa adalah aset yang hanya
boleh ditukar kepada tunai selepas satu tahun.
5. Aset Ketara Aset Ketara adalah aset yang mempunyai
kewujudan fizikal yang boleh disentuh atau
dipegang untuk kegunaan dalam pengeluaran atau
pembekalan barangan atau perkhidmatan, untuk
disewakan kepada pihak lain, atau untuk
kegunaan urusan pentadbiran dan dijangka akan
digunakan bagi jangkamasa yang melebihi
daripada satu tempoh pelaporan. Contoh:
infrastruktur, hartanah, loji dan peralatan.
6. Aset Tak Ketara Aset Tak Ketara ialah aset bukan kewangan yang
dapat dikenalpasti tanpa kewujudan secara fizikal.
Contoh: perisian komputer, paten, hak cipta dan
kuota import diperolehi.
7. Hapus Kira Hapus Kira adalah proses untuk membatalkan
rekod bagi aset yang hilang.
8. Jawatankuasa Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan adalah
Pemeriksa Pelupusan pegawai yang dilantik oleh PMP untuk memeriksa
aset alih MARA yang hendak dilupuskan.
9. Kehilangan Kehilangan bermaksud kehilangan aset MARA
disebabkan oleh kecurian, kebakaran,
kemalangan, bencana alam, kesusutan, penipuan
atau kecuaian pegawai.
10. Pegawai Aset Pegawai Aset adalah pegawai yang dilantik oleh
PMP untuk menguruskan aset alih MARA.
8
BIL. ISTILAH Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
11. Pegawai Penerima Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
ERTIKATA
Pegawai Penerima adalah pegawai yang dilantik
oleh PMP dan bertanggungjawab untuk menerima,
memeriksa dan mengesah aset alih dan barang-
barang.
12. Pegawai Mengawal Pegawai Mengawal Pusat (PMP) adalah pegawai
Pusat yang bertanggungjawab ke atas sesuatu pusat
seperti yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling
Peraturan Akaun Bil. 1/94 bertarikh 17 Januari
1994 atau Pekeliling-pekeliling lain di atas tajuk
yang sama yang dikuatkuasakan dari semasa ke
semasa.
13. Pegawai Pemeriksa Aset Pegawai Pemeriksa Aset Alih pegawai yang
Alih dilantik oleh PMP untuk memeriksa aset alih
MARA.
14. Pelupusan Pelupusan adalah proses untuk mengeluarkan
aset alih MARA daripada milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang
ditetapkan.
15. Perakuan Pelupusan Perakuan Pelupusan (PEP) adalah perakuan yang
dikeluarkan oleh Pegawai Teknikal bagi
mengesahkan aset mekanikal, teknikal, eletrik,
elektronik dan perkakasan komputer wajar untuk
dilupuskan.
16. Sistem Pengurusan Sistem Pengurusan Aset (SPA) adalah sistem
Aset yang digunakan bagi menguruskan aset secara
atas talian.
9
BIL. ISTILAH Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
17. Surcaj Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
ERTIKATA
Surcaj adalah tindakan mengutip balik wang atau
nilai wang bagi harta MARA yang tidak dapat
dikutip yang dikenakan terhadap pegawai yang
bertanggungjawab ke atas perkara itu kerana
kecuaiannya, kelalaiannya atau tindakan yang
kurang berhati-hati.
18. Susut Nilai Susut nilai adalah pengurangan nilai atau harga
sesuatu aset mengikut jangka masa penggunaan
aset tersebut.
19. Urus Setia Pelupusan Urus Setia Pelupusan adalah pegawai yang
menguruskan permohonan pelupusan aset di
setiap Pusat.
20. Urus Setia Kehilangan Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira adalah
dan Hapus Kira pegawai yang menguruskan permohonan
kehilangan di Pusat.
10
Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
LAMPIRAN B
KEAHLIAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET MARA
i) Peringkat MARA
Pengerusi Keahlian, kuasa dan bidang tugas adalah merujuk kepada
Surat Pekeliling berkaitan Keahlian & Bidang Tugas
Pengerusi Silih Jawatankuasa Pengurusan MARA
Ganti / Ahli
Ahli
Urus Setia BAP
ii) Pejabat MARA Negeri
Pengerusi Pengarah MARA Negeri
Pengerusi Silih Timbalan Pengarah MARA Negeri
Ganti / Ahli
Ahli Sekurang-kurangnya dua (2) Pegawai Gred 27 – 44
Setiausaha Pegawai Aset
iii) IKM / KKTM / KPM / KM
Pengerusi Pengarah
Pengerusi Silih Timbalan Pengarah
Ganti / Ahli
Ahli Sekurang-kurangnya dua (2) Pegawai Gred 27 – 44
Setiausaha Pegawai Aset
iv) MRSM
Pengerusi Pengetua
Pengerusi Silih Timbalan Pengetua
Ganti / Ahli
Ahli Sekurang-kurangnya dua (2) Pegawai Gred 27 – 44
Setiausaha Pegawai Aset
Korum : Pengerusi dan 2 ahli
Nota: Bahagian / Unit di Ibu Pejabat dan Pejabat MARA Luar Negara tidak perlu menubuhkan jawatankuasa ini.
11
Surat Pekeliling Am MARA Bil. 2/2015
Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA
KUASA DAN BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET MARA
(PERINGKAT PUSAT)
1. Meneliti dan memperaku laporan pengurusan aset alih (peringkat Pusat):
i. Kedudukan Semasa Aset Alih;
ii. Hasil Pemeriksaan Aset Alih;
iii. Laporan pelupusan; dan
iv. Kedudukan semasa stok
2. Mengenal pasti permasalahan atau isu-isu berkaitan pengurusan aset dan
menentukan / mengenal pasti langkah penyelesaian.
3. Menimbang dan meluluskan permohonan pelupusan aset alih MARA bagi
aset-aset yang bernilai RM2,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ribu Sahaja)
sehingga RM5,000.00 (Ringgit Malaysia Lima Ribu Sahaja) seunit.
12
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MARA
PENERIMAAN
MAJLIS AMANAH RAKYAT
KANDUNGAN MUKA SURAT
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MARA 2
2
Penerimaan 2
1. Objektif Penerimaan 4
2. Pelantikan Pegawai Penerima
3. Peraturan Penerimaan
4. Borang Laporan Penerimaan Aset Alih MARA (MARA.PA-1)
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MARA
PENERIMAAN
1. Objektif Penerimaan
Objektif penerimaan adalah seperti berikut:-
1.1 Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang
ditetapkan;
1.2 Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
1.3 Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan
selamat untuk digunakan.
2. Pelantikan Pegawai Penerima
PMP hendaklah melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk
menerima dan memeriksa aset alih yang diterima. Bagi aset teknikal,
Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam
bidang berkaitan.
3. Peraturan Penerimaan
3.1 Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi
memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan;
3.2 Bagi Aset Teknikal, penerimaan dan pemeriksaan hendaklah
dilakukan oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang memiliki kepakaran
dalam bidang-bidang berkaitan.
3.3 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima
aset:-
3.3.1 Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi
memastikan aset yang diterima adalah betul;
3.3.2 Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji
serta merta sebelum disahkan penerimaannya;
3.3.3 Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta
merta maka dokumen penerimaan seperti nota serahan /
hantaran hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima dengan syarat
ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang atau diuji”;
2
3.3.5 Borang MARA.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani
oleh PMP atau pegawai yang diberi kuasa hendaklah dihantar
dengan serta-merta kepada agen penghantaran atau syarikat
pembekal;
3.3.6 Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset
diterima beserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal
yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi
seperti dalam perjanjian pembelian, jika berkaitan;
3.3.7 Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima
disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika
ada; dan
3.3.8 Bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak
pusat atau perolehan secara berpusat, Pegawai Penerima di
Pusat terbabit hendaklah dibekalkan sesalinan dokumen-
dokumen seperti Pesanan Rasmi Kerajaan, Nota Serahan,
Invois, Surat Jaminan dan dokumen-dokumen lain yang
berkaitan untuk tujuan pengesahan.
3
MARA.PA-1
BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH MARA
(Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan / perselisihan)
Nama Pembekal : ....................................................................
Alamat Pembekal : ....................................................................
....................................................................
....................................................................
No. Telefon : ....................................................................
No. Faks : ....................................................................
Bil Nota Hantaran Nama Kuantiti Perihal Catatan
No. Tarikh Aset
Dipesan Diterima Perselisihan Kerosakan
Pegawai Penerima / Pegawai Bertauliah *Pengawai Mengawal Pusat
Tandatangan : _____________________ Tandatangan : ___________________
Nama : _____________________ Nama : ___________________
Jawatan : _____________________ Jawatan : ___________________
Tarikh : _____________________ Tarikh : ___________________
*Ruangan tandatangan Pengawai Mengawal Pusat boleh ditandatangani oleh Pengawai Mengawal Pusat atau pegawai yang
diberi kuasa.
4
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MARA
PENDAFTARAN
MAJLIS AMANAH RAKYAT
KANDUNGAN MUKA SURAT
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Pendaftaran
1. Objektif Pendaftaran 7
2. Tempoh Pendaftaran 7
3. Aset Yang Diterima Tanpa Penempatan 7
4. Aset Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Bangunan 7
5. Aset Yang Disewa Beli 7
6. Aset Yang Disewa 8
7. Aset Lucut Hak 8
8. Pindahan Aset 8
9. Penempatan Aset 9
10. Tatacara Pendaftaran Aset Alih 9
11. Pergerakan Aset 13
12. Penyimpanan Daftar 14
13. Senarai Aset Di Lokasi MARA.PA-7 14
14. Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah 14
15. Carta Aliran Dan Proses Kerja Pendaftaran 15
16. Borang MARA.PA-2 – MARA.PA-8 18
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MARA
PENDAFTARAN
1. Objektif Pendaftaran
Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk:-
1.1 Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini;
1.2 Memudahkan pengesanan dan pemantauan;
1.3 Membolehkan keadaan aset diketahui; dan
1.4 Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.
2. Tempoh Pendaftaran
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan.
3. Aset Yang Diterima Tanpa Penempatan
Aset yang diterima tanpa penempatan hendaklah didaftarkan di dalam
MARA.PA-2 atau MARA.PA-3. Ruangan penempatan hendaklah
ditandatangani oleh Pegawai Aset. Apabila aset tesebut telah ditentukan
penempatan sebenarnya, maka perubahan penempatan pada MARA.PA-2
dan MARA.PA-3 hendaklah dikemaskini.
4. Aset Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Bangunan
Aset alih yang dibekalkan bersekali dengan bangunan hendaklah
didaftarkan mengikut tatacara ini.
5. Aset Yang Disewa Beli
Aset yang disewa beli hendaklah didaftarkan berdasarkan kepada terma
dan syarat yang terkandung di dalam perjanjian sewa beli iaitu:-
5.1 Didaftarkan semasa diterima jika:-
5.1.1 Dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut telah
menjadi milik MARA bermula tarikh penerimaan / penyerahan;
dan
5.1.2 Penyelenggaraan aset dilaksanakan oleh Pusat; atau
5.1.3 Kos penyelenggaraan ditanggung oleh Pusat.
7
5.2 Didaftarkan selepas tamat tempoh perjanjian jika:-
5.2.1 Dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut menjadi
milik MARA selepas sesuatu tempoh perjanjian; atau
5.2.2 Dalam perjanjian yang dinyatakan aset akan diganti oleh
syarikat / pembekal sekiranya rosak atau aset yang lama
diganti dengan yang baharu dalam tempoh perjanjian di
mana; Penyelenggaraan aset dilaksanakan oleh syarikat /
pembekal; atau
5.2.3 Kos penyelenggaraan semasa tempoh perjanjian ditanggung
oleh syarikat / pembekal aset berkenaan.
5.3 Senarai aset yang disewa beli hendaklah disediakan semasa
diterima oleh Pusat bagi tujuan rekod.
6. Aset Yang Disewa
Aset yang disewa daripada syarikat / pembekal / pengilang seperti mesin
fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah
tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah disediakan oleh
Pusat bagi tujuan rekod.
7. Aset Lucut Hak
7.1 Pusat yang bercadang untuk menggunakan aset lucut hak
dikehendaki mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah MARA dan
didaftarkan.
7.2 Aset lucut hak tertakluk di bawah akta tertentu adalah menjadi
tanggungjawab kuasa-kuasa tertentu untuk menentukan tindakan
yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud Akta tersebut
sahaja.
8. Pindahan Aset
8.2 Pindahan aset bermaksud memindahkan aset ke Pusat lain setelah
mendapat kelulusan Pengawai Mengawal Pusat masing-masing.
8.3 Aset baharu yang dibeli menggunakan peruntukan Ibu Pejabat dan
dipindahkan ke Pusat lain, pendaftaran hendaklah dibuat oleh Ibu
Pejabat terlebih dahulu sebelum pindahan dilbuat.
8.4 Daftar asal MARA.PA-2 atau MARA.PA-3 bagi aset yang
dipindahkan, hendaklah dibatalkan dan dicap dengan perkataan
“DIPINDAHKAN, KEPADA .......................... dan ditarikhkan............”
8
8.5 Pusat penerima hendaklah mendaftar semula aset tersebut
(no. siri pendaftaran sahaja) dan mengemaskini MARA.PA-4 atau
MARA.PA-5 serta MARA.PA-7.
8.6 Aset yang dipindahkan bagi tujuan latihan dan pameran hendaklah
didaftarkan semula oleh Pusat penerima.
8.7 Aset yang dipindahkan untuk tujuan latihan atau pameran hendaklah
digunakan bagi maksud tersebut sahaja. Contohnya kenderaan
yang dipindahkan untuk latihan sahaja dan tidak boleh digunakan
semula di jalan raya selepas dibaiki.
9. Penempatan Aset
Aset yang dibeli untuk ditempatkan di Pusat lain di bawah satu PMP yang
tidak melibatkan penukaran hak milik maka tindakan berikut hendaklah
dilaksanakan:-
9.1 Pusat yang membuat pembelian aset hendaklah mendaftarkan aset
tersebut dalam MARA.PA-2 atau MARA.PA-3. Nombor Siri
Pendaftaran Pusat yang mendaftar adalah kekal kerana aset
tersebut milik Pusat asal;
9.2 Salinan MARA.PA-2 atau MARA.PA-3 hendaklah diserahkan kepada
Pusat penerima;
9.3 Pusat penerima hendaklah membuat penempatan ke atas aset dan
menyediakan MARA.PA-7 secara berasingan;
9.4 Pusat penerima tidak perlu mendaftarkan semula aset tersebut; dan
9.5 Semua urusan pengurusan aset termasuk penyelenggaraan,
pemeriksaan, pelupusan dan hapus kira kehilangan aset adalah di
bawah tanggungjawab Pusat yang mendaftar.
10. Tatacara Pendaftaran Aset Alih
10.1 Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-
10.1.1 Aset yang dibeli:-
i) Pesanan Rasmi Kerajaan;
ii) Nota Serahan;
iii) Invois;
iv) Dokumen Kontrak;
9
v) Kad Jaminan;
vi) Manual Pengguna; atau
vii) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
10.1.2 Aset yang disewa beli:-
i) Surat Ikatan Perjanjian; atau
ii) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
10.1.3 Aset yang diterima daripada pelbagai sumber lain untuk
didaftarkan:-
i) Salinan Daftar Harta Modal atau Daftar Aset Bernilai
Rendah jika aset diterima secara pindahan atau
melalui serahan;
ii) Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan
yang sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap
aset berkaitan;
iii) Salinan Perintah Lucut Hak bagi aset yang diterima
berikutan Perintah Lucut Hak oleh Mahkamah;
iv) Salinan dokumen-dokumen pembelian sekiranya
diterima melalui agihan atau apa-apa kelulusan khas;
atau
v) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
10.2 Dokumen Pendaftaran
Borang yang digunakan bagi pendaftaran adalah seperti berikut:
10.2.1 Daftar Harta Modal (MARA.PA-2);
(Pusat-Pusat yang tidak menggunakan SPA perlu mengisi
borang SPH 44 bagi tujuan pendaftaran); atau
10.2.2 Daftar Aset Bernilai Rendah (MARA.PA-3).
10.3 Butiran Maklumat
Butiran maklumat di dalam MARA.PA-2 dan MARA.PA-3 hendaklah
diisi dengan lengkap dan tepat.
10
10.4 Tandatangan PMP di MARA.PA-2 dan MARA.PA-3
10.4.1 PMP atau Pegawai yang diberi kuasa hendaklah menyemak
dan mengesahkan maklumat yang terdapat dalam
MARA.PA-2 dan MARA.PA-3 sebelum menandatangani
ruangan tersebut.
10.4.2 PMP atau Pegawai yang diberi kuasa adalah
dipertanggungjawabkan untuk menandatangani MARA.PA-2
dan MARA.PA-3 bagi pihak terdahulu atau sebelumnya untuk
daftar yang belum ditandatangani.
10.5 Pengesahan Pendaftaran
Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicap pada
dokumen rujukan yang berkaitan bagi tujuan bayaran seperti
berikut:-
‘TELAH DIREKODKAN PADA ……(TARIKH). NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN ASET …. (SEPERTI NOMBOR PADA DAFTAR)’
10.6 Pelaksanaan Pendaftaran Aset Alih
PMP boleh melantik pegawai-pegawai yang bersesuaian untuk
membantu beliau bagi mendaftar semua aset yang dimiliki oleh
Pusat. Pendaftaran aset boleh dilakukan seperti berikut:-
10.6.1 Pendaftaran dilakukan secara berpusat oleh Ibu Pejabat bagi
semua jenis aset; atau
10.6.2 Pendaftaran dilaksanakan secara berpusat bagi aset tertentu
seperti peralatan ICT oleh Bahagian Teknologi Maklumat;
atau
10.6.3 Pendaftaran dilaksanakan oleh Pusat masing-masing
mengikut Kod Peruntukan yang telah diluluskan kepada Pusat
terbabit;
10.6.4 Sekiranya aset didaftarkan secara berpusat, salinan
MARA.PA-2 dan MARA.PA-3 hendaklah dikemukakan
kepada Pusat di mana aset tersebut ditempatkan.
10.7 Penyediaan Senarai Daftar Harta Modal (MARA.PA-4) Dan
Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (MARA.PA-5)
10.7.1 Senarai MARA.PA-4 dan Senarai MARA.PA-5 hendaklah
disediakan mengikut tahun semasa oleh Pusat masing-
masing. MARA.PA-4 dan MARA.PA-5 hendaklah dikemaskini
11
apabila terdapat aset baharu, aset dilupus atau aset dihapus
kira.
10.7.2 MARA.PA-4 dan MARA.PA-5 hendaklah disimpan oleh Pusat
untuk penyediaan MARA.PA-8.
10.7.3 Pengawal Program boleh mendapatkan MARA.PA-4 dan
MARA.PA-5 daripada Pusat di bawah seliaannya jika perlu.
10.8 Pengemaskinian Daftar Aset
Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara
berikut:
10.8.1 Perubahan penempatan;
10.8.2 Perubahan nama pegawai penempatan;
10.8.3 Penambahan / penggantian / naik taraf aset;
10.8.4 Pemeriksaan aset;
10.8.5 Pelupusan / Pindahan; dan
10.8.6 Hapus kira.
10.9 Pelabelan Aset
10.9.1 Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara
melabel atau mengecat atau mencetak timbul (emboss) bagi
menunjukkan nombor siri pendaftaran, tanda Hak Milik
MARA dan nama MAJLIS AMANAH RAKYAT di tempat
yang bersesuaian pada aset berkenaan. Bagi Pusat yang
menggunakan Sistem Pengurusan Aset (SPA) label
hendaklah dijana melalui sistem dan dilekatkan pada aset
berkenaan.
10.9.2 Bagi aset yang sukar atau tidak praktikal untuk dilabel seperti
keadaan fizikalnya kecil, tidak melekat, mudah rosak, kerap
dicuci dan disteril atau aset tersebut digunakan dalam air dan
seumpamanya menyebabkan label tertanggal dikecualikan
daripada pelabelan. Nombor siri pendaftaran dicatat pada
Lokasi Penyimpanan Aset berkenaan mengikut kesesuaian.
10.9.3 Nombor siri pendaftaran aset bagi tahun baharu hendaklah
bermula dengan nombor satu (1).
12
10.9.4 Aset-aset perlu didaftarkan mengikut format berikut:
MARA = Berdasarkan kod pusat sedia ada
Kod Pusat = H – Harta Modal
Kod Kumpulan
R – Aset Alih Bernilai Rendah
Tahun Pembelian
Nombor Siri = Diwujudkan secara berturutan
MARA
KOD PUSAT
HARTA MODAL /
ASET ALIH BERNILAI
RENDAH
TAHUN PEMBELIAN
NOMBOR SIRI
MARA/086/H/2015/1 (Harta Modal)
MARA/086/R/2015/1 (Aset Alih Bernilai Rendah)
10.9.5 Bagi memudahkan urusan pengesanan dan pelupusan aset
yag dibeli / diterima bersama induk maka komponen /
aksesori yang dibekalkan bersama Harta Modal tersebut
hendaklah direkodkan di Bahagian B MARA.PA-2. Contoh
komponen / aksesori bagi komputer adalah tetikus, papan
kekunci, speaker dan monitor. Kaedah merekod komputer
desktop seperti contoh berikut:-
Jenis No. Siri Komponen Kod Label
Pendaftaran / Aksesori
Komputer CPU MARA/086/H/14/1-1
Desktop MARA/086/H/14/1 Monitor MARA/086/H/14/1-2
(Induk) Papan MARA/086/H/14/1-3
Kekunci
Tetikus MARA/086/H/14/1-4
Speaker MARA/086/H/14/1-5
11. Pergerakan Aset
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara
hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal / Aset Alih
Bernilai Rendah (MARA.PA-6).
13
12. Penyimpanan Daftar
12.1 MARA.PA-2 dan MARA.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit
keras di dalam kabinet berkunci;
12.2 Buku MARA.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci;
dan
12.3 Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset.
13. Senarai Aset Di Lokasi MARA.PA-7
13.1 Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah
disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan MARA.PA-7 dalam dua
(2) salinan.
13.2 Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai
Aset manakala satu (1) salinan dipamerkan di lokasi. Bagi aset yang
kerap berlaku perubahan penempatan dan sukar untuk dikawal
pergerakannya seperti kerusi / meja di dalam kelas, MARA.PA-7 tidak
perlu dipamerkan. Walau bagaimanapun Pegawai Aset hendaklah
memastikan aset tersebut berada di pejabat berkenaan pada setiap
masa;
13.3 MARA.PA-7 hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila
terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai penempatan; dan
13.4 MARA.PA-7 hendaklah dikepilkan bersekali dengan nota serah tugas
pegawai berkenaan apabila berlaku pertukaran / persaraan dan
sebagainya. Pegawai yang mengambil alih hendaklah menyemak dan
mengesahkan aset di penempatan tersebut.
14. Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah (MARA.PA-8)
14.1 Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah (MARA.PA-8)
hendaklah disediakan dan dikemukakan ke BAP sebelum 15 Januari
tahun berikutnya.
14.2 BAP hendaklah menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Harta
Modal dan Aset Bernilai Rendah dan mengemukakan ke Kementerian
sebelum 15 Februari tahun berikutnya.
15. Carta Aliran Dan Proses Kerja Pendaftaran
Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran Aset Alih MARA adalah seperti di
Jadual 1 dan Jadual 2.
14
JADUAL 1
CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH MARA
1 Terima aset bersama punca maklumat
Tentukan kumpulan aset
2
Sediakan:
3 i. SPH 44 / MARA.PA-2 dikemukakan ke BKW.
ii. Daftar Aset Bernilai Rendah (MARA.PA-3)
Sediakan Senarai Daftar Harta Modal MARA.PA-4
4 dan Senarai Daftar Aset Bernilai Rendah MARA.PA-5
5 Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat
6 Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset
7 Tempatkan aset di lokasi
8 Sediakan Senarai Aset MARA.PA-7
9 Pamerkan MARA.PA-7
10 Simpan Daftar Aset
15
JADUAL 2
PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH MARA
PEGAWAI DOKUMEN / RUJUKAN
BERTANGGUNG
BIL. PROSES KERJA
JAWAB
1. Terima aset bersama-sama Pegawai Aset Pesanan Rasmi Kerajaan /
punca maklumat:- Nota Serahan / Invois /
Dokumen Kontrak / Kad
(a) Aset yang dibeli:- Jaminan / Manual Pengguna /
Dokumen lain yang berkaitan.
i) Pesanan Rasmi Kerajaan
ii) Nota Serahan
iii) Invois
iv) Dokumen Kontrak
v) Kad Jaminan
vi) Manual Pengguna
vii)Dokumen lain yang
berkaitan
(b) Aset Sewa beli:- Surat Ikatan Perjanjian /
Dokumen lain yang berkaitan.
i) Surat Ikatan Perjanjian
ii) Dokumen lain yang MARA.PA-2 / MARA.PA-3
berkaitan Surat kelulusan menerima
hadiah
(c) Aset diterima daripada Salinan Perintah Lucut Hak
sumber lain:-
i) Surat kelulusan menerima
hadiah
ii) Salinan Perintah Lucut Hak
(d) Aset lama yang belum pernah
didaftarkan:-
i) Maklumat di fizikal aset
ii) Sumber lain berkaitan
Tentukan kumpulan aset sama Pegawai Aset MARA.PA-2 / MARA.PA-3
2 ada:- Pegawai Aset
16
i) Harta Modal
atau
ii) Aset Bernilai Rendah
3. Sediakan Daftar Harta Modal
(MARA.PA-2) dan Daftar Aset
Bernilai Rendah (MARA.PA-3)
4. Sediakan Senarai Daftar Harta Pegawai Aset MARA.PA-4 / MARA.PA-5
Modal (MARA.PA-4) dan Senarai
Daftar Aset Bernilai Rendah Pesanan Rasmi Kerajaan
(MARA.PA-5) mengikut tahun MARA.PA-2, MARA.PA-3 dan
semasa. Kemaskini Senarai MARA.PA-7
Daftar Harta Modal dan Aset MARA.PA-2/ MARA.PA-3
Bernilai Rendah apabila berlaku MARA.PA-2, MARA.PA-3 dan
perkara-perkara berikut: MARA.PA-7
i) Pertambahan aset baharu;
ii) Pelupusan;
iii) Pindahan; dan
iv) Kehilangan dan hapus kira
5. Cap pengesahan ke atas punca Pegawai Aset
maklumat yang berkaitan bagi
aset yang telah didaftarkan.
Labelkan nombor siri pendaftaran Pegawai Aset
6. berserta perkataan “Hak Milik
MARA” pada aset.
7. Tempatkan aset di lokasi yang Pegawai Aset
telah ditentukan.
Sediakan Senarai Aset Pegawai Aset
(MARA.PA-7) dan kemasmini
apabila berlaku:-
8. i) Perubahan penempatan
ii) Perubahan nama pegawai
yang bertanggungjawab ke
atas aset tersebut
9. Pamerkan MARA.PA-7 di lokasi. Pegawai Aset MARA.PA-7
10. Simpan Daftar Aset Pegawai Aset MARA.PA-2, MARA.PA-3
MARA.PA-4, MARA.PA-5,
MARA.PA-6
dan MARA.PA-7
17
(No. Siri Pendaftaran: MARA.PA 2
(No. Siri Harta: )
)
DAFTAR HARTA MODAL
Pusat : Kod Pusat:
Kod Nasional BAHAGIAN A
Kategori
Sub Kategori Harga Perolehan Asal
Jenis/Jenama/Model Tarikh Diterima
Buatan No. Pesanan Rasmi Kerajaan
Jenis Dan No. Enjin Tempoh Jaminan
No Casis/Siri Pembuat Nama Pembekal
No Pendaftaran Dan Alamat:
(Bagi Kenderaan)
Spesifikasi:
Komponen / Aksesori: ………………………..
*Tandatangan Pengawai Mengawal Pusat
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop :
PENEMPATAN
Lokasi
Tarikh
Nama Pegawai
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA / PINDAHAN
Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
*Tandatangan Pengawal Pusat boleh ditandatangani oleh PMP atau Pegawai yang diberi kuasa
18
DAFTAR HA
BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, P
BAHA
Bil. Kod Jenis / Jenama / Kos (RM) Tempoh Asal/ Ta
Label Model Jaminan Naik T
Pengg
MARA.PA 2
ARTA MODAL
PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
AGIAN B
ambah / Tarikh Catatan Nama dan
Taraf / Dipasang Dikeluarkan Dilupus Tandatangan
gantian
19
PENJELASAN TERPERINCI MAKLUMAT
DAFTAR HARTA MODAL
(Satu (1) daftar untuk satu (1) unit Harta Modal )
Daftar harta modal mempunyai dua (2) bahagian iaitu :-
Bahagian A : Harta modal dan aksesori yang dibekalkan.
Butir-butir penempatan, pemeriksaan, pelupusan / hapus kira
/ pindahan dan tandatangan.
Bahagian B : Butir-butir penambahan, penggantian dan naik taraf Harta
BAHAGIAN A Modal berkenaan.
1. No.Siri Pendaftaran : Sila rujuk panduan di para 10.9.4
2. No.Kod Nasional : No. Kod Nasional
3. Kategori : Contoh: Peralatan dan Kelengkapan ICT
4. Sub kategori : Contoh: Komputer
5. Jenis/Jenama/Model : Contoh: Desktop / HPL1506
6. Buatan : Nyatakan buatan tempatan atau luar negara. Sekiranya
buatan luar negara nyatakan nama negara berkenaan.
7. Jenis dan : Jenis enjin seperti diesel, petrol, gas asli dan sebagainya.
No.Enjin No. Enjin seperti 4G54-KN8579.
8. No. Casis/Siri : Bagi kenderaan isikan no. casis dan bagi Harta Modal yang lain
Pembuat isikan no. siri pembuat.
9. No.Pendaftaran : Bagi kenderaan, isikan no.pendaftaran, contoh: WKL 5592.
10.Nilai Perolehan Asal : Harga semasa Harta Modal dibeli atau diterima. Sekiranya
tiada, berikan anggaran.
11.Tarikh terima : Tarikh Harta Modal diterima.
12.No. Pesanan : Catatkan nombor dan tarikh Pesanan Rasmi Kerajaan untuk
Kerajaan Dan tarikh pembelian Harta Modal yang berkenaan.
13. Tempoh Jaminan :
: Catatkan tempoh jaminan oleh pembekal.
14.Nama dan Alamat
Pembekal Nama dan alamat pembekal atau jika diperolehi dengan cara
pindahan dan hadiah, sila nyatakan nama dan alamat
15.Spesifikasi : pemberi.
Spesifikasi bagi Harta Modal. Contoh: Spesifikasi bagi
komputer riba adalan Intel Core Duo Processor, 160 HDD dan
sebagainya.
20
16.Tandatangan, Nama, : Tandatangan Pengawal Pusat / Ketua Bahagian / Seksyen / Unit
Jawatan, Tarikh yang mengesahkan butir-butir maklumat dan Harta Modal
dan cop berkenaan ada semasa didaftarkan.
17. Penempatan : Lokasi Harta Modal, tarikh ditempatkan dan ditandatangani oleh
pengguna / penyelia di lokasi itu. Setiap pindahan lokasi perlu
18. Pemeriksaan : direkodkan dan ditandatangani.
19. Pelupusan/ : Pegawai Pemeriksa hendaklah menyatakan tarikh, status aset
Hapus Kira sama ada sedang digunakan atau tidak digunakan, nama dan
menurunkan tandatangan selepas pemeriksaan dijalankan.
BAHAGIAN B :
1. Kod Label Kelulusan pelupusan / hapus kira atau pindahan dicatatkan
selepas tindakan dilaksanakan dengan menyatakan rujukan
2. Jenis / Jenama : kelulusan,nombor siri pendaftaran, tarikh dan kaedah serta
/Model ditandatangani oleh pegawai yang mengemaskini daftar.
Nombor siri pendaftaran bagi komponen / aksesori asal,
penambahan, penggantian atau naik taraf.
Jenis, jenama dan model bagi komponen / aksesori asal,
penambahan, penggantian atau naik taraf.
3. Kos : Harga asal, penambahan, penggantian atau naik taraf.
Catatkan tempoh jaminan.
4. Tempoh : Status komponen / aksesori.
5. Asal / Tambah/ : Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan komponen /
Naik Taraf / akssori asal, penambahan, penggantian atau naik taraf.
Penggantian
6. Nama dan :
tandatangan
Nota: Ruangan PENEMPATAN / PEMERIKSAAN / PELUPUSAN / HAPUS KIRA / PINDAHAN hendaklah
dijadikan sebagai lampiran jika ruangan sedia ada tidak mencukupi.
21
(No. Siri Pendaftaran: MARA.PA 3
)
DAFTAR ASET ALIH BERNILAI RENDAH
Pusat: Kod Pusat:
Kod Nasional BAHAGIAN A
Kategori
Sub Kategori Harga Perolehan Asal
Jenis Tarikh Diterima
Kuantiti No. Pesanan Rasmi
Unit Pengukuran Kerajaan dan Tarikh
Tempoh Jaminan
Nama Pembekal Dan Alamat:
……………………….........
*Tandatangan Pengawai Mengawal Pusat
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop :
PENEMPATAN
Kuantiti
No.Siri Pendaftaran
Lokasi
Tarikh
Nama Pegawai
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PELUPUSAN / HAPUSKIRA / PINDAHAN
Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan
*Tandatangan Pengawal Pusat boleh ditandatangani oleh PMP atau Pegawai yang diberi kuasa.
22
PENJELASAN TERPERINCI MAKLUMAT
DAFTAR ASET ALIH BERNILAI RENDAH
(Satu (1) daftar bagi satu (1) jenis Aset Alih Bernilai Rendah dalam satu Pesanan Kerajaan )
1. No.Siri Pendaftaran : Bagi mewujudkan nombor siri pendaftaran Aset Alih Bernilai Rendah
adalah mengikut panduan para 10. 9.4. Perkataan I (Inventori)
hendaklah digantikan dengan Aset Alih Bernilai Rendah (R). No. siri
pendaftaran bagi satu Daftar adalah merujuk kepada satu jenis aset
yang diterima dalam satu Pesanan Rasmi Kerajaan.
2. No. Kod Nasional : Kod Nasional
3. Kategori : Contoh : Perabot
4. Sub Kategori : Contoh : Meja
5. Jenis : Contoh : Meja Kumpulan Sokongan
6. Kuantiti : Jumlah / bilangan Aset Alih Bernilai Rendah.
7. Unit Pengukuran : Buah, set, bilah, keping, gulung dan sebagainya.
8. Tempoh Jaminan : Catatkan tempoh jaminan.
9. Harga Perolehan Asal : Harga semasa dibeli atau diperolehi. Sekiranya tiada, berikan anggaran.
10. Tarikh Terima : Tarikh Aset Alih Bernilai Rendah diterima sepenuhnya.
11. No.Pesanan Rasmi : Catatkan no. dan tarikh Pesanan Rasmi Kerajaan yang dikeluarkan
Kerajaan dan Tarikh untuk pembelian Aset Alih Bernilai Rendah berkenaan. Jika bukan dibeli
nyatakan.
Contoh: Hadiah daripada Syarikat ABC bertarikh 20 Jun 2013.
12. Nama Pembekal : Nama dan alamat pembekal atau pemberi (jika bukan dibeli).
dan Alamat
13. Tandatangan, nama, : Tandatangan Pengawal Pusat / Ketua Bahagian / Seksyen / Unit yang
Jawatan, tarikh dan cap mengesahkan butir-butir maklumat dan Aset Alih Bernilai Rendah
berkenaan ada semasa didaftarkan.
14. *Penempatan : Agihan mengikut kuantiti dan no. siri pendaftaran di mana Aset Alih
Bernilai Rendah ditempatkan.
Contoh: 20 buah kerusi ditempatkan di 2 lokasi berbeza.
Kuantiti 5 buah 10 buah
No. Siri Pendaftaran MARA/BAP086/R/O6/1-5 MARA/BAP086/R/06/6-15
Lokasi Bilik Mesyuarat Bilik Bincang
15. *Pemeriksaan : Pegawai Pemeriksa hendaklah mengisi tarikh, status aset sama ada
sedang digunakan atau tidak digunakan, nama dan tandatangan
diturunkan selepas pemeriksaan dijalankan.
16. *Pelupusan / : Catatkan kelulusan pelupusan, hapus kira selepas tindakan dengan
Hapus kira menyatakan kuantiti, rujukan surat kelulusan, tarikh, no. siri pendaftaran
dan kaedah serta ditandatangani oleh pegawai yang mengemaskini
daftar.
Nota: Ruangan PENEMPATAN / PEMERIKSAAN / PELUPUSAN / HAPUS KIRA hendaklah dijadikan
sebagai Lampiran jika ruangan sedia ada tidak mencukupi.
23
MARA.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL
BIL NOMBOR SIRI NAMA ASET TARIKH HARGA STATUS
PENDAFTARAN PEROLEHAN PEROLEHAN LUPUS /
HAPUS
ASAL
(RM) KIRA
JUMLAH
JUMLAH KESELURUHAN
Nota: JUMLAH adalah nilai perolehan asal aset termasuk aset yang telah dilupuskan,
dihapus kira.
JUMLAH KESELURUHAN adalah nilai perolehan asal aset yang masih dalam
pegangan setelah ditolak nilai aset yang dilupuskan, dihapus kira.
24
MARA.PA-5
SENARAI DAFTAR ASET BERNILAI RENDAH
BIL NOMBOR SIRI NAMA ASET TARIKH HARGA STATUS
PENDAFTARAN PEROLEHAN PEROLEHAN LUPUS /
HAPUS
ASAL
(RM) KIRA
JUMLAH
JUMLAH KESELURUHAN
Nota: JUMLAH adalah nilai perolehan asal aset termasuk aset yang telah dilupuskan,
dihapus kira.
JUMLAH KESELURUHAN adalah nilai perolehan asal aset yang masih dalam
pegangan setelah ditolak nilai aset yang dilupuskan, dihapus kira.
25
DAFTAR PERGER
Jenis :
Jenama Dan Model:
No. Siri Pembuat :
No. Siri Pendaftaran:
Nama Tarikh Tandatang
Peminjam
Bil Jangka Peminjam
Dipulangkan
Dikeluarkan
MARA.PA-6
RAKAN ASET ALIH
Pegawai Pengeluar / Peminjam
Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan Catatan
gan (Pengeluar) (Pegawai Peminjam)
m Tandatangan Tarikh
Tandatangan Tarikh
26
SENARAI ASET ALIH MARA MARA.PA-7
KUANTITI
PUSAT : __________________________________________
LOKASI : __________________________________________
BIL NO.SIRI PENDAFTARAN / KETERANGAN ASET
NO. SIRI HARTA
a) Disediakan oleh : (b) Disahkan oleh :
……………………………............. ..……………………………...........
Tandatangan Tandatangan
Nama :_____________________ Nama :______________________
Jawatan: _____________________ Jawatan :______________________
Tarikh :_____________________ Tarikh :______________________
Nota : a) Disediakan oleh Pegawai Aset atau wakilnya (contoh:Pembantu Tadbir Aset / lain-lain jawatan)
b) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset berkenaan
contohnya:
i) Lokasi bilik mesyuarat - disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat
ii) Lokasi bilik Pengarah Bahagian – disahkan oleh Pengarah Bahagian
c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab
27
LAPORAN TAHU
PUSAT: ____________________
JUMLAH
BIL NAMA PUSAT BILANGAN NILAI BILA
MARA.PA-2 HARTA MARA
MODAL (RM)
JUMLAH
……………………........................……
Tandatangan Pengawai Mengawal Pusat
Nama : _____________________
Jawatan : _____________________
Tarikh : _____________________
*Laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun sem
MARA.PA-8
UNAN ASET ALIH
_____________________________
ANGAN JUMLAH NILAI BILANGAN NILAI
A.PA-3 ASET BERNILAI MARA.PA-2 + KESELURUHAN
RENDAH (RM) MARA.PA-3 ASET ALIH (RM)
masa tidak termasuk nilai aset yang telah dilupuskan, di hapus kira.
28
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MARA
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &
PEMERIKSAAN
MAJLIS AMANAH RAKYAT
KANDUNGAN MUKA SURAT
Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan
1. Objektif 31
2. Penggunaan 31
3. Penyimpanan 32
4. Pemeriksaan 32
5. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih 33
Bernilai Rendah 33
6. Pemeriksaan Mengejut Ke Atas Pengurusan Aset 35
7. Carta Aliran Dan Proses Kerja Pemeriksaan 38
8. Borang MARA.PA-9 – MARA.PA-12
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MARA
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
1. Objektif
1.1 Semua aset MARA hendaklah diguna dan dikendalikan dengan
cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:-
1.1.1 Mengurangkan pembaziran;
1.1.2 Menjimatkan kos;
1.1.3 Mencapai jangka hayat;
1.1.4 Mencegah penyalahgunaan; dan
1.1.5 Mengelakkan kehilangan
2. Penggunaan
2.1 Penggunaan aset alih MARA hendaklah mematuhi peraturan
berikut:-
2.1.1 Bagi tujuan rasmi sahaja;
2.1.2 Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual
/ buku panduan pengguna;
2.1.3 Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan jika
perlu;
2.1.4 Hendaklah direkodkan penggunaannya; dan
2.1.5 Aduan mengenai kerosakan aset alih hendaklah dilaporkan
menggunakan Borang Aduan Kerosakan Harta Modal
(MARA.PA-9) atau Borang Aduan Kerosakan Aset Alih
Bernilai Rendah (MARA.PA-9(A)) dan Bahagian B. Bagi
Pusat-Pusat yang menggunakan Sistem Aduan Kerosakan
secara atas talian boleh menggunakan sistem tersebut dan
tidak perlu mengisi borang-borang ini.
2.2 Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat
kebenaran bertulis daripada PMP atau Pegawai yang diberi kuasa.
Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai
penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih
awal.
31
2.3 Aset yang diserahkan kepada pegawai yang bertugas untuk program
rasmi di luar pejabat seperti kursus, karnival, operasi kutipan dan
sebagainya hendaklah direkod menggunakan borang yang
disediakan oleh Pusat masing-masing. Maklumat yang perlu ada
dalam borang tersebut antaranya:-
2.3.1 Keterangan aset:-
i) kuantiti dipinjam;
ii) tarikh dipinjamkan dan dipulangkan;
iii) nama dan tandatangan peminjam;
iv) nama dan tandatangan pegawai yang meluluskan; dan
v) syarat-syarat pinjaman jika berlaku kerosakan,
kehilangan dan seumpamanya.
2.3.2 Satu senarai aset yang telah diserahkan kepada pegawai
terbabit hendaklah disediakan bagi tujuan pemantauan dan
rekod.
2.3.3 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan
penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan
semasa yang berkuatkuasa.
3. Penyimpanan
3.1 Aset alih MARA hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan
sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.
Arahan Keselamatan MARA hendaklah sentiasa dipatuhi bagi
mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.
3.2 Setiap pegawai penempatan atau pegawai yang menggunakan aset
tersebut adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan,
kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
3.3 Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada
risiko kehilangan maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang
maksima.
4. Pemeriksaan
4.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-
4.1.1 Fizikal;
4.1.2 Rekod; dan
32
4.1.2 Penempatan
4.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-
4.2.1 Mengetahui keadaan dan prestasinya;
4.2.2 Memastikan setiap aset mempunyai daftar / rekod yang
lengkap, tepat dan kemas kini; dan
4.2.3 Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang
tercatat dalam daftar.
4.3 PMP hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang
Pegawai Pemeriksa Aset Alih daripada Gred 17 dan ke atas.
Tempoh lantikan tidak melebihi dua (2) tahun dan dilantik atas nama
jawatan.
4.4 Pemeriksaan secara terperinci ke atas semua aset alih MARA
hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
4.5 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Harta Modal MARA.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan
Aset Alih Bernilai Rendah MARA.PA-11 kepada PMP di mana
pemeriksaan tersebut dilakukan dalam tempoh satu (1) bulan dari
tarikh pemeriksaan.
4.6 PMP hendaklah mengambil tindakan ke atas hasil penemuan
pemeriksaan di MARA.PA-10 dan MARA.PA-11.
5. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah
Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah
(MARA.PA-12) hendaklah disediakan dan dikemukakan oleh Pegawai
Mengawal Pusat bersama-sama MARA.PA-10 dan MARA.PA-11 seperti
berikut:-
5.1 Pusat kepada BAP, Ibu Pejabat;
5.2 BAP hendaklah menyediakan Ringkasan laporan Tahunan
Pemeriksaan Aset Alih MARA dan mengemukakan kepada
Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya atau pada tarikh
laporan perlu dihantar.
6. Pemeriksaan Mengejut Ke Atas Pengurusan Aset
PMP hendaklah menjalankan pemeriksaan mengejut dari semasa ke
semasa dan boleh menggunakan Borang Laporan Pemeriksaan Harta
Modal (MARA.PA-10) atau Borang Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai
33
Rendah (MARA.PA-11).
7. Carta Aliran Dan Proses Kerja Pemeriksaan
Carta aliran dan proses kerja pemeriksaan adalah seperti di Jadual 3 dan
Jadual 4.
34
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Surat Pekeliling Am MARA Bil.02-2015
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search