Surat Pekeliling Am MARA Bil.02-2015

JADUAL 8

PROSES KERJA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH MARA

BIL PROSES KERJA PEGAWAI DOKUMEN / BAHAN
1. BERTANGGUNGJAWAB / RUJUKAN
Melaporkan kehilangan dengan
2. serta merta kepada Pengawal DIRUJUK Laporan Polis
Pusat. Pegawai
3. bertanggungjawab ke atas MARA.PA-28 dan
4. Melaporkan kehilangan kepada kehilanganaset / pegawai Laporan Polis (jika
Polis dengan seberapa segera, yang mengetahui perlu).
5. tidak lewat 24 jam dari masa kehilangan aset tersebut /
kehilangan diketahui jika ada alasan pegawai yang menjaga Mara.PA-29
6. mempercayai kesalahan jenayah aset.
7. telah dilakukan berhubung dengan Pengawal Pusat / Pegawai MARA.PA-28, Laporan
8. kehilangan itu. yang bertanggungjawab Polis (jika ada),
Menyediakan Laporan Awal dalam mengetahui kehilangan / Tatacara Pengurusan
tempoh 2 hari bekerja dan menjaga aset tersebut. Aset Alih (TPA) /
mengemukakan kepada Pengawal Tatacara Pengurusan
Pusat melalui Urus Setia Pengawal Pusat / Urus Stor (TPS) / Arahan
Kehilangan dan Hapus Kira. Setia Kehilangan dan Keselamatan Kerajaan
Melantik Jawatankuasa Penyiasat Hapus Kira MARA.PA-30
dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
MARA.PA-28 ditandatangani Pengawal Pusat / Urus MARA.PA-30
menggunakan borang pelantikan Setia Kehilangan dan a) MARA.PA-28 dan
Jawatankuasa Pengurusan Aset Hapus Kira
Alih MARA MARA.PA-30
Menjalankan siasatan Jawatankuasa Penyiasat

Menyediakan Laporan Akhir dalam Jawatankuasa Penyiasat
tempoh 1 bulan dari tarikh
pelantikan dan mengemukakan Urus Setia Kehilangan dan
kepada Urus Setia Hapus Kira
Menyemak Laporan Akhir Urus Setia Kehilangan dan
Hapus Kira
Jika Laporan Akhir lengkap terus ke
proses 9

b) Dokumen-
dokumen lain
seperti Laporan

8(a). Laporan Akhir yang tidak lengkap Urus Setia Kehilangan dan Polis (jika ada),
9. dikembalikan kepada Jawatankuasa Hapus Kira dan MARA.PA-6,
Penyiasat Jawatankuasa Penyiasat MARA.PA-2 /
10. Kemukakan Laporan Akhir yang Urus Setia Kehilangan dan MARA.PA-3 dan
11. lengkap kepada Pengawal Pusat Hapus Kira gambar lokasi
11(a) untuk mendapatkan syor dan kejadian (jika
12. ulasan. Pengawal Pusat perlu).
Pengawal Pusat meneliti Laporan MARA.PA-30
Akhir Pengawal Pusat
Setelah berpuas hati dengan hasil MARA.PA-30
siasatan terus ke proses 12. Pengawal Pusat dan Urus
Jika tidak berpuas hati, kembalikan Setia Kehilangan dan MARA.PA-30
kepada Urus Setia untuk siasatan Hapus Kira MARA.PA-30
semula. Pengawal Pusat
Pengawal Pusat hendaklah MARA.PA-30
Memberikan syor dan ulasan

13. Mengemukakan ke Urus Setia Urus Setia Kehilangan dan MARA.PA-28,
Jawatankuasa Pengurusan Aset Hapus Kira MARA.PA-30, Laporan
MARA. Polis (jika ada),
Jawatankuasa Pengurusan MARA.PA-6 /
14. Kuasa Melulus membuat Aset MARA MARA.PA-2 /
pertimbangan dan keputusan. MARA.PA-3 dan
BAP gambar lokasi (jika
15. Jika mendapat kelulusan daripada perlu).
15(a) Kuasa Melulus terus ke proses 16. MARA.PA-28,
Jika Kuasa Melulus memerlukan MARA.PA-30, Laporan
16. penjelasan lanjut, permohonan Polis (jika ada),
17. dikembalikan kepada Pengawal MARA.PA-6 /
Pusat. MARA.PA-2 /
BAP memaklumkan keputusan MARA.PA-3 dan
kepada Pengawal Pusat. gambar lokasi (jika
Pusat melaksanakan keputusan perlu).
Surat Kelulusan

BAP / Pengawal Pusat Surat mohon
penjelasan

BAP Surat Kelulusan
Pusat MARA.PA-2/

dengan tindakan berikut: MARA.PA-3 /
a) Catatkan / kemaskini MARA.PA-4 /
kelulusan hapus kira pada MARA.PA-5 /
daftar / senarai aset yang MARA.PA-7
berkaitan; MARA.PA-31
b) Sediakan Sijil Hapus Kira;
dan

18. Pusat hendaklah mengemukakan Pusat MARA.PA-31

Sijil Hapus Kira kepada Kuasa Urus Setia Kehilangan dan

Melulus dalam tempoh 1 bulan dari Hapus Kira

tarikh surat kelulusan.

MARA.PA-28
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH MARA

Nyatakan :-

1. Keterangan Aset yang hilang.

(a) Jenis & No. Siri Pendaftaran Aset
(b) Jenama dan Model
(c) Kuantiti
(d) Tarikh Perolehan
(e) Harga Perolehan Asal
(f) Anggaran Nilai Semasa

2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.

3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui.

4. Nyatakan cara bagaimana kehilangan berlaku lebih terperinci dan jelas
termasuk pegawai-pegawai yang terlibat dan aset kali terakhir ditinggalkan
di mana..

5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset
yang hilang.

6. Nyatakan taraf jawatan pegawai (tetap/kontrak/sambilan)

(a) Tetap (Tarikh pencen dinyatakan)
(b) Kontrak (Salinan perjanjian)
(c) Sambilan (Salinan surat pelantikan)

7. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke
atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.

8. Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja

9. No. Rujukan dan Tarikh Laporan Polis (jika ada).

10. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.

11. Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya
kejadian ini.

125

12. Laporan hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan dan
gambar tempat kejadian.

13. Catatan.
……….……………………….

Tandatangan Pegawai Mengawal Pusat
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop Jawatan:

123

MARA.PA-29

No. Rujukan Fail:
Tarikh:

Kepada: ……………………………………
………………………………………

(Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH
MARA

Adalah dimaklumkan bahawa tuan / puan dilantik sebagai Pengerusi / Ahli

Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan

………………………………………………………………………………… (nama aset)

di.…………………………………………………… (nama pusat) mulai dari tarikh

surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal ………………………………..)

2. Tuan / Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan
mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana
pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan
Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai panduan.

3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (MARA.PA-30)
seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum
………………..(tarikh).

Tandatangan : ………………………………………….....

Nama Pegawai Mengawal Pusat : ……………………………………….........

Pusat : ...............................................................

127

MARA.PA-30

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH MARA
Nyatakan:

1. Keterangan Aset yang hilang:
a) Jenis & No. Siri Pendaftaran Aset
b) Jenama dan Model
c) Kuantiti
d) Tarikh Perolehan
e) Harga Perolehan Asal
f) Anggaran Nilai Semasa

2. Perihal Kehilangan:
a) Tarikh diketahui
b) Tarikh sebenar berlaku
c) Tempat kejadian.
d) Bagaimana kehilangan diketahui
e) Bagaimana kehilangan berlaku

3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila
sertakan.

4. a) Nama pegawai yang:-
i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia.
iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.

b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan:-
i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan
ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas)
iii) Taraf Jawatan (sama ada tetap / dalam percubaan /
sementara / kontrak)
iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada
nyatakan tarikh kuat kuasa hukuman.
v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan

128

vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan
hukumannya. (Jika ada berikan butir-butir ringkas dan
rujukannya)

vii) Maklumat lain, jika ada.

5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih MARA, Tatacara
Pengurusan Stor, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk
langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan
peraturan atau arahan tersebut.

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya
kejadian ini.

7. Rumusan Siasatan

8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak
dengan memberikan justifikasi.

Tandatangan : ……………........………….(Pengerusi)
Nama : …………………………………………..
Jawatan : …………………………………………..
Tarikh : …………………………………………..

Tandatangan : …………………...................……(Ahli)
Nama : …………………………………………..
Jawatan : …………………………………….........
Tarikh : …………………………………………..

Tandatangan : …………………...................……(Ahli)
Nama : …………………………………………..
Jawatan : …………………………………….........
Tarikh : …………………………………………..

129

9. Syor dan Ulasan Pegawai Mengawal Pusat:-
Syor :

Ulasan:

Tandatangan : .....................................................
Nama : ......................................................
Jawatan : ......................................................
Tarikh : ......................................................
Cop Pusat :

130

MARA.PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH MARA
(diisi oleh Pegawai Aset)

Merujuk kelulusan Bil ………………………………… bertarikh ……………. Aset
Alih berikut telah dihapus kira dan Daftar Harta Modal / Aset Alih Bernilai Rendah
berkenaan telah dikemaskini.

Bil Jenis Aset No. Siri Pendaftaran

Tandatangan Pegawai Mengawal Pusat : ...…………………………………………..

Nama : ……...……………………………………..

Jawatan : …...………………………………………..

Tarikh : ……………………………………………..

Cop Pusat :

131

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA,
TAHUN…

Ruj. Pusat Jenis Punca Nilai
Bil. Kelulusan Aset Kehilangan Perolehan S
Asal (RM)
JKPAM

JUMLAH

Tandatangan Pegawai Mengawal Pusat : …………………………

Nama : …………………………

Jawatan : …………………………

Tarikh : …………………………

Nota: Semua kehilangan aset bagi tahun semasa hendaklah dinyatkan pada laporan ini. Jika
aset tersebut di ruang yang disediakan.

MARA.PA-32

TINDAKAN SURCAJ / TATATERTIB ASET ALIH MARA
…………

Nilai Tindakan Tindakan Tatatertib Amaun
Semasa Surcaj Hapus
Amaun Tarikh Jenis Tarikh
(RM) Dikenakan Kira
Surcaj (RM) (RM)
Dikenak
Hukuman an

……………………………………….
……………………………………….
……………………………………….
………………………………….……

aset tersebut hanya dihapus kira, nyatakan amaun hapus kira iaitu nilai perolehan asal

132