97 4.8 โทรนัด วัน/เวลา เพื่อนัดสัมภาษณ์ต่อไป 5. การโทรนัดสัมภาษณ์ 5.1 เมื่อลงรายละเอียดข้อมูลแล้ว ตารางคัดรายชื่อพนักงาน โดยกรอกข้อมูลตามภาพ ดังนี้ 5.2 โทรนัด ตามตารางรายชื่อ ตำแหน่ง นัดวันที่สัมภาษณ์ เพื่อจะได้เข้ามากรอกใบสมัครงาน แต่กรณีโทรไม่ติด ไม่รับสายให้กลับมาโทรย้อนหลังอีก 3 วัน 1 รายชื่อต้องโทรให้ครบ 5 ครั้ง ( กรณีโทรไม่ติด ไม่ รับสาย ) ดังภาพ 6. สรุปผลการนัดสัมภาษณ์ 6.1 นำข้อมูลที่โทรทั้งหมด มาสรุปลง ตาราง สรุปคัดรายชื่อนัดสัมภาษณ์งาน เพื่อให้หัวหน้าแผนกบุคคล ตรวจสอบ ภายใน 1 เดือน ต้องโทรและคัดรายชื่อให้ได้ 500 คนขึ้นไป ดังภาพ
98 11. การเบิกของใช้สำนักงานกับแผนกบุคคล นับตั้งแต่วันที่ 1/7/2561 เป็นต้นไป สาขาสามารถซื้ออุปกรณ์สำนักงานใช้เองได้ตามเงื่อนไขที่แจ้งตามตาราง 1. ซื้อตามห้างสรรพสินค้า เช่น บิ๊กซี โลตัส แมคโค เป็นต้น 2. ซื้อตามร้านค้า ทุกอย่าง 20 บาทได้ แต่ใบเสร็จรับเงินต้องมีชื่อร้านค้าและเบอร์โทรทุกครั้ง 3. ซื้อที่ไหนต้องมีใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง ใบเสร็จรับเงินต้องมีชื่อร้านค้าและเบอร์โทรทุกครั้ง 4. ถ่ายรูปอุปกรณ์สำนักงานที่ซื้อพร้อมใบเสร็จคู่กันทุกครั้ง 5. รอบที่ให้ซื้อคือ ทุกวันที่ 10 20 30 ของเดือน (เลยรอบซื้อ ให้ซื้อรอบถัดไปแทน) ใครซื้อไม่ตรงรอบไม่อนุมัติเงินหน้า ร้าน 6. ให้รถร้านพาไปซื้อได้ แต่ต้องไปช่วงที่ไม่มีลูกค้า หรือไปเองเบิกค่ารถได้ (ไปไม่เกิน 1 ชั่วโมง ตามของที่ไปซื้อ) 7. ราคาแพงกว่าที่กำหนด ให้ถ่ายรูปราคาให้ดูและโทรแจ้งฝ่ายบุคคลอนุมัติให้ซื้อ 8. เครื่องหมายนี้ หมายถึงไม่ต้องทำเข้าสต๊อกสาขาตัวเอง 9. ให้งบประมาณการซื้อตามยอดขาย
99 รายการและเงื่อนไขการซื้อ ตามตารางนี้เท่านั้น
100 แบบฟอร์ม ลงรายการที่สาขาขอเบิกเงินซื้อของใช้สำนักงานเอง ฝ่ายบุคคลเป็นคนอนุมัติให้สาขาซื้อได้เอง หน้าที่ของฝ่ายบุคคลคือนำรายการที่สาขาซื้อแต่ละรอบมาลงตารางขอเบิก ซื้อ ตามตารางด้านล่างนี้ทุกครั้ง เพื่อเช็คว่าสาขาซื้อเกินกำหนดไหม ซื้อไม่ตรงรอบหรือเปล่า ราคาเกินเงื่อนไขไหม ฝ่ ายบุคคลจะต้องขอดูรายการและ ใบเสร ็ จทุกคร้ังที่มีการซ้ือเพื่อเช ็ ค สาขาวา่จา นวนเท่าไรราคาตรง ตามที่กา หนดไหม ใบเสร็จส าคัญ มาก ตอ ้ งมีทุกรอบ ดูวนัที่ซ้ือดว ้ ย (ราคาสินคา ้สามารถขาดเกินได ้ 5 - 10 บาท )
101 1.ขั้นตอนการ Print Reports เบิกกระดาษA4 , หมึก , ดั้ม 1.1 กดเมนู 1.2 กดเข้า Pint Reports และกด OK 1.3 เลือก User Settings และกด OK
102 1.4 กด Start 1.5 จากนั้นจะมีกระดาษ Pint ออกมา เลขรีพอร์ตคือเลขที่วงกลมสีแดงไว้ จากนั้นนำใบนี้ส่งให้แผนกบุคคล เพื่อทำการเบิกกระดาษA4, หมึก, ดั้ม แบบฟอร์มใบรีพอร์ต
103 2. ขั้นตอนการขอโอนสินค้า 2.1 เข้าสู่ระบบ Scure stock เลือก เมนูแล้วเลือกเมนู ขายหน้าร้าน 2.2 เลือกแถบเมนู ขอโอนสินค้า คลิกที่ เพื่อที่จะทำรายการขอโอนสินค้า
104 เลือกสาขาที่จะขอโอนสินค้า พิมพ์ชื่อรายการที่ต้องการขอโอน จากนั้นใส่จำนวนที่ต้องการขอโอน เสร็จ แล้วกดบันทึก 3. ขั้นตอนการรับโอนสินค้า 3.1 เมื่อสาขาที่เราขอโอนสินค้า กดโอนออกให้เราเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาเลือกเมนุ รับโอนสินค้า แล้วกดดู สินค้า ที่เราจะกรับ แล้วเลือกกด
105 3.2 ตรวจดูบาร์โค้ดสินค้า จำนวนสินค้า ว่าถูกต้องไหม ถ้าถูกต้อง ให้กดปุ่ม 4.ขั้นตอนการรอโอนสินค้า 4.1 สาขาที่ได้รับสินค้าจากเราไปแล้ว จะทำการขอโอนสินค้ามา เลือกเมนูรอโอนสินค้า แล้วกด เลือกสินค้าที่เราจะ โอนออก แล้วกด
106 4.2 จากนั้นใส่รหัสบาร์โค้ดของรายการที่ขอโอน ใส่จำนวน แล้วกด 5. ขั้นตอนการขายทิ้ง 5.1 สร้างรายการที่เราต้องการตัดทิ้ง เช่น พัง ชำรุด หมดอายุการใช้งาน เป็นต้น ก่อนจะตัดสินค้าทิ้งได้ จะต้อง มีลายเซ็นผู้บังคับบัญชีเซ็นให้ตัดทิ้งก่อนเท่านั้น ถึงจะทำขายทิ้งได้ ตามตัวอย่าง
107 5.2 การทำขายทิ้งออกจากระบบ เข้าโปรแกรม Secure Stock เข้าหน้า ขายหน้าร้าน เลือก ขาย เลือก สาขา ที่เราต้องการตัดทิ้งเมื่อเลือกสาขาได้แล้ว กดคำว่า สร้าง 5.3 ขั้นตอนการใส่ข้อมูลเพื่อตัดทิ้ง 5.3.1 พิมพ์คำว่า ขายทิ้ง 5.3.2 เลือก วันที่ .......... ที่ต้องการทำขายทิ้ง 5.3.3 เลือกชื่อคนขาย เป็น ปริญ สิทรัพย์ ทุกครั้งที่ตัดทิ้ง 5.3.4 จากนั้นใส่เลข บาร์โค้ด สินค้าที่เราต้องการตัดทิ้ง กด Enter 5.3.5 ใส่จำนวนสินค้า ใส่ราคาเป็น 0 บาท ทุกครั้ง และ ติ๊กช่อง ของแถม 5.3.6 แล้วกด ถ้าเราจะทำขายทิ้งสาขาเดียวกันหลายรายการให้กลับไปทำข้อ 5.3.1 – 5.3.6 แล้วค่อยไป บันทึก ข้อมูลครั้งเดียว 5.3.7 จากนั้นใส่หมายเหตุว่า สินค้าพังตัดทิ้งมีลายเซ็นแล้ว 5.3.8 กด บันทึก
108 12. การเช็คประวัติพนักงาน การส่งเช็คประวัติพนักงาน เป็นการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมของผู้ที่มาสมัครงาน เพื่อคัดกรอกและลด ปัญหาการฉ้อโกง หรือลักทรัพย์ในอนาคต ที่หัวหน้าแผนกได้สัมภาษณ์งานเรียบร้อยแล้ว รอนัดเริ่มงาน ซึ่งการส่งเช็ค ประวัติ ต้องส่งเช็คทุกตำแหน่งทุกสาขา การส่งเช็คประวัติมี 2 ส่วนด้วยกันดังนี้คือ 1. ตำแหน่งไฟแนนท์,ผู้ช่วยไฟแนนท์,ขับรถ,เสมียน,คนขาย สาขาต่างๆ ทางหน้าร้าน จะส่งให้แผนกบุคคล 2.ส่วนตำแหน่งการตลาด และไดเรคเซล จะทำการส่งเช็คประวัติผ่านแผนกการตลาดสำนักงานใหญ่ เพื่อส่งต่อให้ แผนกบุคคลส่งเช็คประวัติให้อีกที ขั้นตอนการเช็คประวัติพนักงานมีทั้งหมด 3 อย่างด้วยกัน ดังนี้ 1.ขั้นตอนการส่งเช็คประวัติให้ตำรวจ 1.1 การส่งเช็คประวัติ จะส่งผ่านไลน์กลุ่ม ชื่อ ส่งเช็คประวัติพนักงานก่อนเริ่มงาน 1.2 ผู้ดูแลหรือบุคคลดูแลสาขา จะทำการส่งหน้าบัตรประชาชน พร้อมระบุว่า บุคคลนี้จะลงสาขาใด ตำแหน่งใด
109 1.3 การส่งเช็คประวัติในแต่ละวัน จะทำการปิดรับการส่งเช็คประวัติทุก 14.00 น. ของวันนั้น โดยแผนกบุคคล ต้องแจ้งในไลน์ โดยระบุไปว่า “ปิด 6/6/61” หากแต่ละกลุ่มส่งเช็คหลัง 14.00 น. จะทำการส่งเช็คให้ในวันถัดไป 1.4 จากนั้นแผนกบุคคล จะทำการกรอกประวัติ กรอกข้อมูล บันทึกหน้าบัตรประชาชน รายบุคคลที่ส่งเช็คในกลุ่ม ของแต่ละวัน เพื่อสรุปว่าแต่ละวัน ส่งเช็คประวัติกี่คน สาขาใด ตำแหน่งใดบ้าง 1.5 ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง เพื่อความถูกต้อง เลขบัตรประชาชนชนสำคัญมาก ห้ามผิดเด็ดขาด
110 1.6 ก่อนทำการส่งเช็คประวัติกับเจ้าหน้าที่ แผนกบุคคล ต้องทำการเช็คข้อมูลดูก่อน ว่าบุคคลที่จะทำการส่งเช็ค ประวัติในแต่ละวัน มีการส่งเช็คซ้ำหรือไม่ วิธีการเข้าไฟล์ ตรวจสอบ 1.6.1 ทำการกดเข้าลิงค์รวมรายชื่อเช็คประวัติทั้งหมด ปี 2564 https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rr38sXqpKN5ZP9zCD5Y5rOx4V9g3hekYHSMrhTWTlBY/edit#g id=0 1.6.2 เมื่อเข้าไฟล์ได้แล้ว เราต้องทำการตรวจสอบ โดยเอาชื่อของบุคคลที่เราจะส่งเช็คในวันนั้นทุกคน มาเช็ค ว่าเราเคยส่งเช็คหรือยัง เพื่อไม่ให้เป็นการส่งซ้ำกัน ค้นหาโดย กด Ctrl+F และพิมพ์ชื่อบุคคลที่เราจะตรวจสอบลงไป
111 1.6.7 เมื่อทำการตรวจสอบรายชื่อทั้งหมดเสร็จแล้ว ให้ส่งไฟล์ภาพ และแนบไฟล์ข้อมูลรายชื่อ และแจ้งจำนวน ที่ทำการส่งเช็คในวันนั้น เข้าในกลุ่มดังภาพนี้ 1.6.8 รอผลเช็คประวัติ ส่งกลับมาจากเจ้าหน้าที่
112 2. ขั้นตอนการประกาศผลเช็คประวัติ 2.1 ไฟล์ส่งเช็คประวัติ ที่ตรวจสอบประวัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะมีแถบสีแดง สีเหลือง แถบสีแดง = มีคดี แถบสีเหลือง = ระบุมีใบขี่ขับ หรือชื่อซ้ำกับคนมีคดี แถบสีขาว = ไม่มีคดี 2.2 คัดลอกข้อมูล ที่ทำการส่งเช็คประวัติแล้ว ส่งในไฟล์ รวมเช็คประวัติทั้งหมด ปี2564 ไฟล์เดียวกับที่ ตรวจสอบว่าส่งเช็คซ้ำหรือไม่ ดังข้อ 1.6.2 2.3 เมื่อคัดลอกไฟล์เสร็จแล้ว แผนกบุคคล ต้องทำการแก้ไข ตรงช่องข้อมูลคดี ให้เปลี่ยน เป็นคำว่าผ่าน กับ ไม่ ผ่าน เท่านั้น
113 2.4 ทำการถ่ายภาพหน้าจอผลประวัติ ลงในไลน์กลุ่ม ที่ส่งหน้าบัตรประชาชนให้เช็ค เพื่อให้เจ้าหน้าที่ ที่ส่งเช็ค ในแต่ละคน โทรนัดสัมภาษณ์งาน บุคคลที่ประวัติผ่าน 3.รายละเอียดแต่ละคดี ผลคดี แต่ละคดี ที่จะโทรนัดเริ่มงานได้ มีดังต่อไปนี้ 3.1 คดีที่รับเข้าทำงานไม่ได้ - คดียาเสพติด แล้วแต่พิจารณาจากหัวหน้า - คดีลักทรัพย์/ฉ้อโกง /ยักยอกทรัพย์ ห้ามรับเด็ดขาด - ดดีฆ่าคนตาย แล้วแต่พิจารณาจากหัวหน้า - คดีทำผิดเกี่ยวกับเช็ค แล้วแต่พิจารณาจากหัวหน้า - คดีทำร้ายร่างกายผู้อื่น เป็นเหตุให้เกิดอันตรายต่อร่างกาย แล้วแต่พิจารณาจากหัวหน้า - คดีครอบครองปืน แล้วแต่พิจารณาจากหัวหน้า 3.2 คดีที่รับเข้าทำงานได้ - คดีเมาแล้วขับ (แต่คดีต้องผ่านมาแล้ว 2 ปีขึ้นไป) - คดีเล่นการพนัน (คดีต้องผ่านมาแล้ว 2 ปีขึ้นไป) แล้วแต่พิจารณาจากหัวหน้า - คดีอื่น แล้วแต่พิจารณาจากหัวหน้าหรือผู้บังคับบังชา
114 2. ขั้นตอนการเช็คประวัติลูกหนี้ 1. เข้าไปที่โปรแกรม Secur Stock เลือกรูปหัวใจ เลือก เงินผ่อน/ตรวจสอบประวัติ/ใส่เลขบัตร ประชาชนที่ช่องผู้เช่าซื้อ จากนั้นกดรูป ตามตัวอย่างด้านล่าง ภาพด้านบน คือ ไม่พบ ประวัติการเป็นลูกหนี้ สยามชัย รับเข้าทำงานได้ รูปคือนี้ พบประวัติการเป็นลูกหนี้สยามชัยขึ้นสถานะ “ติดผ่อน” ให้แจ้งไฟแนนท์ออฟฟิศ เพื่อติดต่อตามหนี้ ( แล้วแต่คำสั่งผู้บังคับบัญชา รับได้หรือไม่ได้ บ้างทีรับมาเพื่อใช้หนี้ต่อ)
115 3. ขั้นตอนการเช็คประวัติพนักงานลาออก การเช็คประวัติพนักงานลาออกมี 2 วิธี ดังนี้ 3.1 การเช็คจากโปรแกรม Siamchai 1. ไปที่หัวข้อบุคคล 2. เลือกหัวข้อสถานะพนักงาน 3. ติ๊กเครื่องหมายออกที่ช่องสีเหลี่ยม 4. พิมพ์ชื่อหรือนามสกุลที่ระบุตัวตนพนักงาน 5. กดค้นหาที่สัญลักษณ์แว่นขยาย ** รายละเอียดที่พนักงานลาออกจะปรากฏ ดังภาพ ** 3.2 เมื่อเราค้นหาประวัติพบแล้ว ก็ให้ดูตรงช่อง เหตุลาการลาออกว่า ลาออกเพราะสาเหตุอะไร สมควรรับ หรือไม่รับเข้าทำงาน กรณีเกี่ยวกับขโมย ฉ้อโกง โอนเงินขาด ที่เกี่ยวกับเงินเกี่ยวกับทรัพย์สินบริษัท ห้ามรับเด็ดขาด
116 4. เช็คจากเครื่องหัวหน้าฝ่ายบุคคล ดังนี้ 1. เข้าไปที่ชื่อเครื่อง A_HR หรือ IP 192.168.1.225 ไฟล์งานจะถูกแชร์ไว้ว่า ฉ้อโกง คลิกเข้าไปจะเจอไฟล์ ยักยอทรัพย์ 2. กด Ctrl+F พิมพ์ชื่อพนักงานที่ต้องการค้นหา ถ้าพบข้อมูลจากนั้นให้ดูช่องสาเหตุการลาออก กรณีเกี่ยวกับ ขโมย ฉ้อโกง โอนเงินขาด ที่เกี่ยวกับเงินเกี่ยวกับทรัพย์สินบริษัท ห้ามรับเด็ดขาด
117 13. การเช็คชื่อพนักงานหน้าร้าน ขั้นตอนการส่งเช็คชื่อด้วยตารางเช็คชื่อ การเช็คชื่อพนักงานหน้าร้าน ฝ่ายบุคคลส่งตารางให้ ผู้จัดการสาขา เช็คชื่อพนักงานเอง สาขาธรรมดา ให้ส่ง ก่อนเวลา 9.00 - 9.30 น. ส่วนสาขาพลาซ่าให้ส่ง ก่อนเวลา 10.00 - 10.30 น. ของทุกวัน ยังมีการสแกนิ้ว เข้า - ออก เหมือนเดิม ยกเลิกการถ่ายรูปเช็คชื่อ หลังจากที่คนขายส่งตารางเช็คชื่อแล้ว ให้ลงว่า มาสาย ฝ่ายบุคคลจะต้องเช็คชื่อให้ เสร็จภายใน 11.00 น. ตารางเช็คชื่อดังภาพ
118 ตารางนี้ให้ใช้รวมกับการเช็คชื่อผ่านกล้องด้วยไม่ว่าจะเช็คชื่อผ่านโทรศัพท์หรือกล้องวงจรปิด ก็ให้ลงตารางนี้ทุกครั้ง
119 13.1 ขั้นตอนการสรุปพนักงานมาทำงานประจำสาขา เมื่อฝ่ายบุคคลโทรเช็คชื่อเสร็จแล้ว ต้องสรุปว่าพนักงานสาขาไหน ตำแหน่งไหนบ้างที่หยุดงาน หรือตำแหน่งงาน ที่ขาด ลงใน Google sheet ของแต่ละเดือน ต้องสรุปรายงานให้เรียบร้อย ก่อน 11.00 น.ของทุกวัน ดังรูป 13.2 การเช็คพนักงานด้วยการแคปภาพจากกล้องวงจรปิด 1.ขั้นตอนการแคปกล้อง 1.1 เปิดโปรแกรมกล้องตามรูปภาพดังกล่าว
120 1.2 หลังจากเปิดโปรแกรมตามข้อ 1 จะเห็นภาพตามรูปด้านล่างนี้ 1.3 วิธีการเพิ่มชื่อและไอพีแต่ละสาขาเพื่อให้ดูกล้องได้ 1.3.1 เปิดไอคอนที่ชื่อว่า “Devices” ตามรูป 1.3.2 จะเห็นภาพตามนี้
121 1.3.4 เพิ่มสาขาที่จะดูกล้องโดยการกดปุ่ม “+Add” จะแสดงตามผลออกมาเป็นตามนี้ กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน ส่วนไอพีและรหัส จะต้องเข้าไปดูที่ลิงค์ https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yIRsf-widzyNYofzDTclfrGglH80t0hx/edit#gid=605255447
122 -นำข้อมูลจากในไฟล์นี้ไปใส่ในไอพี และดูสาขาให้ถูกต้อง เช่น 192.168.28.108:81/ อันนี้คือแบบอย่างที่ผิด แบบอย่างที่ถูกต้องคือ 192.168.28.108 ตัด :81/ ข้างหลังออกไปมันก็จะแสดงผลถูกต้อง -User Name จะเป็นไอดีตายตัวคือ ไม่ว่าสาขาไหนก็จะใส่ไปว่า “admin” -ส่วน Password จะมีด้วยกัน 3 รหัส ดังนี้ “admin” “4200” “admin4200” -เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยหลังจากนั้นกด Add สาขาที่เราเพิ่มข้อมูลไปก็จะแสดงผล -เมื่อเรากรอกข้อมูลถูกต้องก็จะแสดงผลตามนี้ -ถ้ากรอกข้อมูลไม่ถูกต้องก็จะแสดงผลตามนี้ -ถ้ากรอกข้อมูลไม่ถูกต้องให้ไปกดที่เครื่องมือที่เป็นรูปดินสอตามภาพ จากนั้นแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องแล้วกด Save เป็นการเพิ่มดูกล้องที่สาขาต่างๆเสร็จสิ้น 1.4 วิธีการดูกล้องแบบออนไลน์ตามเวลาปัจจุบันและแคปกล้อง ให้ไปกดปุ่มตามภาพ -จะแสดงผลตามรูปด้านล่าง -โปรแกรมจะให้เราเลือกว่าจะดูกล้องตัวไหนให้เราเลือกที่เราต้องการจะดูและกดดับเบิ้ลคลิกไปจะได้ตามภาพนี้ -แคปกล้องโดยใช้โปรแกรม เมื่อกดแคปเสร็จให้กด Save as
123 -ให้ไป Save ที่ไฟล์ชื่อว่า “แคปกล้อง” “เลือกเดือน” “เลือกสาขาที่ต้องการ” และ Save โดยใช้ชื่อตามวันที่/ เดือน/ปี ณ เวลานั้นตามกล้อง *หมายเหตุ* ก่อนหน้าที่เราจะ Save เราต้องสร้าง Folder ไว้ตามนี้ เดือน สาขาต่างๆที่จะแคป
124 2. วิธีการดูย้อนหลังกล้อง -เปิดไอคอนที่ชื่อว่า “Playback” ดังรูป -จะขึ้นคล้ายๆกับตัว Live View ที่เพิ่มเติมคือให้เราเลือกเวลา วันที่ เดือน และปีย้อนหลังตามวันที่เราจะ แค ปตามภาพ -จากนั้นก่อนจะกด Search ให้มาเลือกที่ตัวกล้องว่าจะดูตัวไหน กด Search
125 - กดเลือกเวลาที่จะแคปด้วยตามภาพ ภาพก็จะปรากฏขึ้นมาแล้วแคปกล้องตามที่ต้องการเป็นอันเสร็จสิ้น 3. วิธีการแจ้งปัญหา เวลากล้องดูข้อมูลไม่ได้ 3.1 ให้เข้าไปโพสต์หรือโน้ต ข้อความไว้ที่กลุ่มไลน์ ช่างกล้อง ระทม อมทุกข์ ดังภาพ 3.2 พนักงานที่รับผิดสาขานั้น มีกล้องเสียแล้วไม่แจ้งช่าง ถ้าเกิดมีโจร มีขโมย พนักงานคนนั้นต้องรับผิดชอบ ความเสียหาย
126 14. ขั้นตอนการกดอนุมัติค่าใช้จ่าย 1. เข้าหน้าระบบโปรแกรม secure stock ลิงก์http://scs.pieare.com/securestock 2. กดรูปหัวใจ เลือกรายการขายหน้าร้าน
127 3. เข้าอนุมัติจ่าย กด Enter จะแสดงรายการต่างๆ ที่หน้าร้านขออนุมัติมา 4. เลือกรายการที่ต้องการกดอนุมัติ กดตรงเครื่องหมาย จะขึ้นช่องให้ใส่หมายเหตุ เช่น ค่าแทนงาน ไฟแนนท์กลาง เนื่องจากสาขาเปิดใหม่ เป็นต้น จากนั้นกด ยืนยัน
128 15. การตรวจสอบค่าแทนงาน 15.1 ค่าแทนงานเสมียน สามารถตรวจสอบได้โดยเข้า Google sheetสรุปพนักงานรายวัน→เลือกสรุป พนักงานตำแหน่งเสมียน → เลือกสาขา จะแสดงรายละเอียดการมาทำงานของพนักงาน เช่น ผู้ช่วยไฟแนนท์แทน เนื่องจากเสมียนหยุด ให้ดูว่า เสมียนหยุดงานจริงหรือไม่ จากนั้นเข้าโปรแกรม Securestock เพื่อตรวจสอบว่า ผู้ช่วยไฟแนนท์ทำงานแทนจริง โดยตรวจสอบจากชื่อ พนักงานที่ทำรายการขาย ขั้นตอน คือ เข้าค้นหาข้อมูล → ค้นหาข้อมูลขายสินค้า → เลือกสาขา → เลือกวันที่ → กด Enter จะขึ้นชื่อพนักงานที่ทำรายการขาย
129 15.2 ค่าแทนงานส่งของ สามารถตรวจสอบได้โดยเข้า Google sheet สรุปพนักงานรายวัน→ เลือกสรุป พนักงานตำแหน่งขับรถร้าน→ เลือกสาขา จะแสดงรายละเอียดการมาทำงานของพนักงาน เช่น สาขาบางใหญ่ พนักงานขับร้านไม่มี สามารถให้ไฟแนนท์แทนงานส่งของได้ จากนั้นเข้าโปรแกรม securestock เพื่อตรวจสอบว่า ส่งสินค้าอะไรบ้าง ขั้นตอน คือ เข้าค้นหาข้อมูล → ค้นหาข้อมูลขายสินค้า → เลือกสาขา → เลือกวันที่ → กด Enter จะแสดงรายการสินค้าที่ขาย จากนั้นก็ตรวจสอบ ว่าตรงกับรายการที่หน้าร้านขอมาหรือไม่ ถ้าตรงก็กดอนุมติได้เลย
130 15.3 หน้าขออนุมัติ เอาไว้สำหรับเข้ามาดูรายละเอียดที่สาขาขอเบิกเงินมาว่าคือค่าอะไรอันแน่ จากนั้นเข้าโปรแกรม Securestock เพื่อตรวจสอบว่า สาขานั้นขอค่าอะไรมาทำไมรายละเอียดไม่ตรง ขั้นตอน คือ เข้าขายหน้าร้าน → ขออนุมัติจ่ายเงิน → เลือกสาขา → เลือกรายการที่ต้องการดู→ กดรูป ดินสอ จะแสดงรายการจ่ายเงินจากนั้นก็ตรวจสอบว่าตรงกับ รายการที่หน้าร้านขอมาหรือไม่ ถ้าตรงก็กดอนุมติได้เลย 15.4 หน้าอนุมัติ หน้าที่สำนักงานใหญ่เป็นคนอนุมัติค่าใช้จ่ายให้สาขาเบิกเงินไปจ่ายได้ วิธีอนุมัติ เลือกรายการที่ต้องการกด อนุมัติ กดตรงเครื่องหมาย จะขึ้นช่องให้ใส่หมายเหตุ จากนั้นเราก็ใส่รายละเอียดว่าทำไมเราถึงอนุมัติค่าใช้จ่ายให้ สาขานี้ เช่น ค่าเสมียนไปแทนงาน ค่าอุปกรณ์ ค่าเดินทาง เป็นต้น เมื่อรายละเอียดถูกต้องมีการเดินทางจริง มีการแทน งานกันจริง จากนั้นกด ยืนยัน อนุมัติจ่ายเงิน
131 16. ขั้นตอนการจัดส่วนกลางแทนงานสาขา เนื่องจากบริษัทฯ มีหลายสาขาและในสาขามีตำแหน่งการทำงานแค่หนึ่งตำแหน่งต่อหนึ่งคน (ยกเว้นสาขาที่มี ยอดขายเยอะกว่ามี 2 คน) แต่กรณีเวลาจะหยุดงานหาคนแทนงานยาก หรือมีพนักงานลาออก เปิดสาขาใหม่ ปิดสาขา เก่า เป็นต้น ดังนั้นทางบริษัทฯจึงจัดให้มีตำแหน่งส่วนกลางไว้ค่อยแทนงานให้สาขา เพื่อการทำงานจะได้ต่อเนื่อง และเอาไว้ สอนงานให้กับพนักงานใหม่ที่ยังไม่เข้าใจระบบงานหรือหน้าที่ตัวเอง ตำแหน่งส่วนกลางคือ เสมียนกลาง , ไฟแนนท์กลาง , ขับรถส่วนกลาง เป็นต้น 1.ขั้นตอนการแทนงาน มีดังนี้ 1.1 การแทนงานของเสมียนกลางจะไปแทนงานตามคำสั่งฝ่ายบุคคล เช่น สาขาโรจนะเอ เสมียนหยุดงาน 3 วัน ที่ร้านไม่มีใครทำงานแทนได้ มีเสมียนคนเดียว ฝ่ายบุคคลจะจัดให้เสมียนกลางไปแทนงาน 1 คน โดยการแจ้งลงไปในไลน์ กลุ่มเสมียนกลาง ดังรูป 1.2 การแทนงานของไฟแนนท์กลางจะไปแทนงานตามคำสั่งฝ่ายบุคคล เช่น สาขาอมตะ 6 ไฟแนนท์ร้าน ลาออกวันที่ 15/6/61 ที่ร้านไม่มีใครทำงานแทนได้ ไฟแนนท์กลางต้องไปแทนงานวันที่ 16/6/61 ต่อเลย ฝ่ายบุคคลจะ จัดให้ไฟแนนท์กลางไปแทนงาน 1 คน โดยการแจ้งลงไปในไลน์กลุ่มไฟแนนท์กลาง ดังรูป 1.3 กรณีเปิดสาขาใหม่ เสมียนกลางกับไฟแนนท์กลางจะต้องไปแทนงานเพื่อรอสอนพนักงานเข้าใหม่ที่สาขา ให้ สอนพนักงานใหม่ 7 วัน พร้อมส่ง KPI ให้หัวหน้าแผนก ตัวอย่าง KPI
132 1.4 พนักงานส่วนกลางทุกคนจะต้องถ่ายรูปตัวเองส่งเข้ามาในไลน์แต่ละแผนกตั้งขึ้นรถ จน ถึงสาขา ว่ามา ทำงานจริง กำลังเดินทางไปสาขา และถึงสาขาแล้วทุกวันที่มาทำงานพร้อมสแกนนิ้วมือสาขาที่ตัวเองไปแทนงานทุกครั้ง ด้วย ตัวอย่างดังรูป
133 1.5 ส่วนกลางทุกตำแหน่งจะต้องเขียนใบลงเวลาของตัวเองทุกวัน พร้อมให้ ผจก.สาขา ที่เราไปแทนงานเซ็น รับทราบว่าไปแทนงานจริ 2. ขั้นตอนการลงตารางการมาทำงานของส่วนกลาง ฝ่ายบุคคที่ดูแลส่วนกลางจะต้องสรุปการมาทำงานของส่วนกลางให้แผนกการเงิน ไม่เกินวันที่ 2 ของเดือน เพื่อคิดเงินเดือน ดังรูป
134 17. ขั้นตอนการส่งเอกสารต่างๆ ให้แผนการเงิน พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ แล้วไม่ได้สแกนนิ้วเข้า – ออก จะต้องเขียนใบรายการการทำงานของตัวเอง ส่งให้ฝ่ายบุคคล เช่น ส่งใบลางานต่างๆ ใบลงเวลาการทำงาน กรณีเครื่องสแกนนิ้วเสีย ไฟดับ มาประชุมตอนเช้า – ตอนเย็นไม่ได้สแกนนิ้ว เป็นต้น รอบการส่งเอกสารให้แผนกการเงิน มี 3 รอบ คือ 1.ทุกวันที่ 1 – 15 ของเดือน ให้ส่งให้การเงินทุกวันที่ 16 -17 2.ทุกวันที่ 16 -25 ของเดือน ให้ส่งให้การเงินทุกวันที่ 26 -27 3. ทุกวันที่ 26 – สิ้นเดือน ให้ส่งการเงินทุกวันที่ 1 ของเดือนถัดไปเท่านั้น ขั้นตอนการส่งเอกสาร 1. เมื่อได้รับเอกสารจากสาขาแล้ว ให้ฝ่ายบุคคลดูแลสาขา โน้ตใบรายงานลงในกลุ่ม เงินเดือน&บุคคล
135 2. เข้าไปลงข้อมูลการลาในระบบของโปรแกรมไทเกอร์ Login เข้าระบบ 3. เมื่อเข้าระบบเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏดังภาพ ไปที่ “ข้อมูลการทำงาน” เลือก “บันทึกใบลา”
136 4. เมื่อเลือกรายการตามขั้นตอนดังภาพข้างต้นเรียบร้อยแล้ว ให้เลือกความประสงค์ขอลา และใส่รายละเอียดให้ ครบถ้วนกดบันทึก และยกเลิกเมื่อเราลับทึกทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว รายละเอียดการลาที่เรากรอกข้อมูลเข้าไป จะขึ้นเรคคอร์ดที่ด้านล่าง
137 18. ขั้นตอนการหักเงินพนักงาน เมื่อมีพนักงานที่ทำผิดกฎระเบียนบริษัท แล้วเกิดความเสียหายเป็นมูลค่าหัวหน้าแผนกตกลงกับพนักงานแล้วว่า จะชดใช้เป็นเงิน ให้ปฏิบัติดังนี้คือ 1. ให้พนักงานเขียนใบยิมยอมให้หักเงิน(บันทึกการผิดสัญญาจ้าง) ถ้ามีการหักเงินพนักงานไม่ว่าจะยิมยอม หรือไม่ยินยอมจะต้องเขียนทุกครั้ง มูลค่ามากน้อยก็ต้องเขียนด้วย หรือจะเป็นหลักฐานทางไลน์ ทางเสียงอัด วีดีโอ ก็ได้ ดังรูป 2. ต้องมาเขียนตารางหักเงินที่หัวหน้าแผนก เพื่อที่หัวหน้าจะได้ทำการหักเงินให้ หัวหน้าแผนกเท่านั้นที่สิทธิ์หัก เงินพนักงานได้(เฉพาะพนักงานที่ยังไม่ลาออก) ดังรูป
138 3. กรณีพนักงานที่ลาออกแล้ว ให้พนักงานไปเขียนแฟ้มหักเงิน(สีแดง)ที่แผนกการเงิน และฝากให้หัวหน้าไปขอ อนุมัติหักเงินจากผู้บังคับบัญชา อย่าลืมทุกครั้งที่หักเงินพนักงานจะต้องมีหลักฐานการให้หักเงินทุกครั้ง ดังรูป
139 19. ขั้นตอนการส่งไปรษณีย์ เมื่อพนักงานสำนักงานใหญ่ต้องการส่งไปรษณีย์ให้สาขา ให้จัดเตรียมของที่จะส่งให้เรียบร้อยจ่าหน้าซองให้ ถูกต้องชัดเจน จากนั้นให้ไปลงตารางขอส่งไปรษณีย์เขียนรายละเอียดให้เรียบร้อย ลิงค์ https://docs.google.com/spreadsheets/d/1e3yVK5FGXnWJvgSndA5GQrPkZFN97b6OqLKeZMWq0CE/ed it#gid=1464863112 ในตารางจะมีรายละเอียดแถบด้านล่างให้เลือก ว่าเราต้องการลงรายละเอียดการเบิกอะไรลงไป เช่น ถ้าหน้าร้าน เบิกหมึกเครื่องพิมพ์ไป ก็ไปเลือกใส่ให้ถูกช่องว่าเบิกหมึกรุ่นไหนไป เสร็จแล้วให้ไปลงรายละเอียดหน้า ลงไปรษณีย์
140 เลข EMS จะเบิกที่ทีมสต๊อกบุคคลเพื่อเอามาติดหน้ากล่องใส่รายละเอียดตามภาพให้ครบถ้วน ในการส่งจะวน กันนับเป็นทีม แล้วนำไปรวมที่ห้องสต๊อกการเงิน รอบการส่งจะส่งตามตารางที่ แผนกการเงินกำหนด ดังภาพ
141 20. ขั้นตอนการออกใบเตือน / ใบเลิกจ้าง 1. เมื่อมีพนักงานในออฟฟิศมาเขียนตารางออกใบเตือน / ใบเลิกจ้าง ให้พนักงานที่ทำความผิด ฝ่ายบุคคล จะต้องจัดทำใบเตือนภายใน 1-3 วันเท่านั้น ดังรูป 2.จากนั้นส่งให้หัวหน้าฝ่ายบุคคลเซ็น และส่งให้พนักงานคนนั้นๆ เซ็นรับใบเตือน ภายใน 7 วัน นับตั้งแต่ วันที่ส่งเอกสาร
142 3.กรณีการส่งใบเลิกจ้างถ้าพนักงานคนนั้นยังทำงานอยู่ให้ส่งให้เซ็นได้เลย ส่วนที่ลาออกไปแล้ว และไม่เขียน ใบลาออก ฝ่ายบุคคลจะต้องส่งเอกสารทางไปรษณีย์แบบมีใบตอบรับทุกครั้ง ตามที่อยู่บัตรประชาชน
143 ฝ่ายบุคคลจะต้องเก็บใบตอบรับไว้ทุกใบ และเก็บสำเนาใบเตือน กับใบเลิกจ้างไว้ด้วยเสมอ กรณีที่ฝ่ายบุคคล สามารถ เลิกจ้างพนักงานที่ทำผิดได้เลยทันที คือ 1. โดนเตือนเรื่องเดิมซ้ำ 2 ครั้ง 2. โดนใบเตือนคลละเรื่องถึง 3 ครั้ง 3. หยุดงานไม่แจ้ง ไม่ติดต่อกลับมา เป็นเวลา 3 วันติดต่อกัน 4. ฉ้อโกง ลักทรัพย์ ขโมย 5. กรณีทะเลาะวิวาทร้ายแรง ทำให้เกิดความเสียหายภายในบริษัท 21. ขั้นตอนการตรวจค่าใช้จ่าย 1.ค่าแทนงาน ประเภท จ่ายให้ ประเภทเลือกชำระ รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ พนักงาน ชื่อพนักงาน เงินพิเศษ เช่น ค่าแทนงานคนขับรถ ค่าแทนงานเสมียน บุคคล สาขา สาขาที่ทำ รายการ ค่าเดินทางและหอพัก รายละเอียดการเดินทาง บุคคล สาขา สาขาที่ทำ รายการ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้ที่ใช้ภายในร้าน เช่นไม้กวาด ,กระดาษA4 บุคคล สาขา สาขาที่ทำ รายการ ค่าซื้อกระเป๋าเก็บเงิน ร้าน ค่าซื้อกระเป๋าเก็บเงินร้าน บุคคล สาขา สาขาที่ทำ รายการ ค่ารถพนักงาน ให้ระบุรายละเอียดการเดินทาง ไปที่ไหน ไปเพื่อ อะไร บุคคล สาขา สาขาที่ทำ รายการ ค่าประกันสังคม ดูยอดอนุมัติว่าตรงตามที่ขอมาไหม บุคคล 1.1 ค่าแทนงาน 1. พนักงานขายแทนพนักงานขาย ได้วันละ 200 บาท (กรณีแทนสาขาอื่น) 2. ตำแหน่งอื่นคีย์งานแทนเสมียน - คนขาย/ไฟแนนท์หน้าร้าน คีย์งานลงระบบซีเคียวแทนเสมียน (กรณีเสมียนลาหยุด/เสมียนลาออก) ได้วันละ 100 บาท - กรณีเขียนรายวัน มือแทนเสมียน ได้วันละ 50 บาท 3. เสมียนแทนเสมียน - ได้วันละ 200 บาท กรณีที่เสมียนร้านลาออก ลาหยุดงาน ให้เสมียนสาขาอื่นมาแทนงานแต่เสมียที่มาแทน งานจะต้องมีเสมียน 2 คน ถึงมาแทนงานได้ (กรณีนี้ไม่เกี่ยวกับเสมียนสแปร์)
144 - ได้วันละ 100 บาท กรณีไปสรุปรายวันแทนกันคีย์ลงระบบซีเคียว ถ้าเสมียนหยุด ลาออก เช่น เสมียน ร้านอมตะ1 หยุด บุคคลให้เสมียนร้านอมตะ3 ไปคีย์สรุปรายวันขายแทน เป็นต้น - ได้วันละ 100 บาท กรณีในร้านมีเสมียน 2 คนนับรวมเสมียนช่างด้วย แต่ อีกคน 1 ได้ลาออกและยังไม่ได้ เสมียนใหม่มาทำงานสักที หลังจากที่เสมียนลาออก 15 วันขึ้นไปถึงหยิบค่าแทนได้ 4. ค่าส่งของแทนสาขา ( กรณีคนขับรถหยุด / คนขับรถลาออก ) - ส่ง 1- 2 ชิ้น ได้วันละ 50 บาท - ส่ง 3 ชิ้นขึ้นไป ได้วันละ 100 บาท หมายเหตุ ในกรณีให้คนขับรถร้านอื่นมาแทนงานต้องให้สาขานั้นแทนงานทั้งวัน ห้ามใช้สาขานี้ตอนเช้าและ ตอนบ่ายใช้อีกสาขา ถ้าไม่มีเหตุผลในการเปลี่ยนสาขาอื่นมาแทนสาขาตอนเช้าจะหักเงินเสมียนกับคนขายค่าส่งของแทน เช่น คนขับรถร้านอมตะ 1 ลาหยุด แล้วบุคคลให้สาขาอมตะ3 มาส่งของแทน ตอนเช้าอมตะ3ก็ส่งแทน ตามปกติ แต่พร้อมตอนบ่ายให้สาขาอมตะ4 มาส่งของแทน โดยไม่มีเหตุผลที่น่าฟังหรือฟังไม่ขึ้นบุคคลจะหักเงินเสมียน กับคนขายค่าส่งของแทน เป็นต้น 5. ค่าเดินทางของพนักงานทุกตำแหน่งเวลามาประชุมที่สำนักงานใหญ่หรือผู้บังคับบัญชาเรียกมาพบ ให้ใช้ ตารางการหยิบเงินค่ารถตามเสมียนกลางกับไฟแนนท์กลางเท่านั้น ให้เฉพาะกรณีเดินทางมาเอง แต่ต้องได้รับอนุญาต จากแผนก GPS ก่อน เผื่อมีการโยกของระหว่างร้าน หรือได้รับคำสั่งจากเจ้านายแล้วว่าให้มาเองถึงหยิบเงินค่ารถได้
145 22. ขั้นตอนการตรวจขายอุปกรณ์สำนักงานออก 0 บาท คำว่า 0 บาท คือ สินค้าขายออกโดยไม่ได้กำไร หรือการขายออก โดยให้ราคาขาย 0 บาท จะมี4 แผนกที่ดูแลและตรวจสอบ โดยแยกออกเป็นดังนี้ 1. แถมปิดบัญชี, แถมแนะนำ แผนกไฟแนนซ์ตรวจสอบ (สีชมพู) 2. เครื่องใช้สำนักงาน แผนกบุคคลตรวจสอบ (สีเขียวอ่อน) 3. CN, เปลี่ยนตัวใหม่ให้บริษัท แผนกการเงินตรวจบิล (ป้าพร) ตรวจสอบ (สีน้ำเงิน) 4. แถมคู่บิล, แถมเปิดสัญญา, รายการขายทิ้ง, ขายขาดทุน, ขายได้กำไร ต่ำกว่า 5% การเงินตรวจสอบ (สีเขียว) **สีที่ระบุไว้ด้านหลังนั้น จะใช้เพื่อบ่งบอกแผนกที่ดูแล ส่วนบุคคล จะมีหน้าที่ตรวจเฉพาะของเครื่องใช้สำนักงาน แผนกการเงินจะเทสีเขียวอ่อน ฝ่ายบุคคลจะต้องไปดึงข้อมูลมาทำจากเครื่อง การเงิน01.1.2.55 >การเงิน01>เต๋า>ตรวจ0บาท เลือกวันที่จะตรวจ จากนั้น ตรวจ 0 บาท ข้างในจะเป็นไฟล์ Execl เป็นวันที่แยกไว้ จะทำของวันไหนก็เลือกทำได้เลย จากนั้นค้นหาข้อมูลคำว่า “เครื่องใช้สำนักงาน” ที่ช่อง “ชื่อลูกค้า” หรือพิมพ์คำว่า “นัก” แล้วกดค้นหา ก็ สามารถระบุได้เช่นกัน ช่องพนักงานขายต้องเป็น “ปริญ สิทรัพย์” เราจะใส่สีเขียวอ่อน
146 รายการขายทิ้งทุกรายการ ต้องมีลายเซ็นการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาด้วยทุกใบ เราก็ชนกับบาร์สินค้า ว่าตรง ตามเอกสารที่แนบมาหรือไหม