Penggunaan Platform Aplikasi
https://digipay002.id/
User Manual
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Dokumen : User Manual Penggunaan Platform Aplikasi DigiPay
Nomor Versi : 10.1
Tanggal Penyelesaian : 12 November 2021
Unit Kerja : Application Management And Operation
Jakarta,12 November 2021
Disahkan oleh
Arshadie Sadrifa
E-Government Platform Development
2
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................... 2
DAFTAR ISI ................................................................................................................ 3
BAB I PENJELASAN UMUM .................................................................................... 4
A.Definisi Aplikasi DigiPay ..................................................................................... 4
B.Proses Bisnis Aplikasi DigiPay ............................................................................. 6
C.Definisi dan Singkatan .......................................................................................... 7
BAB II PANDUAN APLIKASI ................................................................................... 8
A.Persiapan .............................................................................................................. 8
B.Transaksi Normal Aplikasi Digipay .................................................................... 61
C.Transaksi Rejection Aplikasi Digipay ............................................................... 113
D.Negoisasi Digipay ............................................................................................ 126
E.Fitur Lainnya .................................................................................................... 132
BAB III REPORTING.............................................................................................. 143
A.Admin PKN ..................................................................................................... 143
B.Admin KPPN.................................................................................................... 143
C.Staff Pemesan ................................................................................................... 144
D.PPK .................................................................................................................. 145
E.Pejabat Pengadaan ............................................................................................ 146
F.Bendahara ......................................................................................................... 147
G.Penerima Barang .............................................................................................. 151
H.Penyedia Barang & Jasa ................................................................................... 152
BAB IV PENUTUP ................................................................................................. 156
3
BAB I
PENJELASAN UMUM
Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai gambaran umum mengenai aplikasi DigiPay,
meliputi definisi aplikasi DigiPay, alur bisnis yang ada di dalam aplikasi DigiPay dan definisi
dari istilah dan singkatan yang digunakan di aplikasi DigiPay.
A. Definisi Aplikasi DigiPay
Aplikasi DigiPay merupakan suatu aplikasi marketplace yang akan digunakan oleh
Kementerian Keuangan sebagai platform untuk memesan keperluan kantor termasuk snack dan
makanan rapat.
Aplikasi DigiPay memiliki beberapa level user dengan tanggung jawab yang berbeda-
beda, yaitu:
Tabel 1 User Role Aplikasi DigiPay
No User Tanggung Jawab
1 Super Admin (dari pihak BRI) Menambah, mengubah dan menghapus Admin PKN
2 Admin PKN Menambah, mengubah dan menghapus Admin
KPPN
3 Admin KPPN Menambah, mengubah dan menghapus Admin
Satker
4 Admin Satuan Kerja (Satker) Menambah, mengubah dan menghapus staff
pemesan, PPK, Pejabat Pengadaan, Bendahara dan
Penerima Barang; Menambah dan menghapus kode
kegiatan
5 Staff Pemesan Membuat order baru; Mencetak kuitansi
6 Staff PPK Menyetujui atau menolak order yang diajukan staff
pemesan
7 Pejabat Pengadaan Menyetujui atau menolak order yang diajukan staff
pemesan; Melakukan negosiasi harga dengan
penyedia barang dan jasa; Menambah, mengubah
dan menghapus penyedia barang dan jasa;
Menambah, mengubah dan menghapus KKP
4
No User Tanggung Jawab
8 Staff Bendahara Melakukan pembayaran terhadap tagihan dari staff
pesanan yang sudah diterima oleh penerima barang
9 Staff Penerima Barang Melakukan konfirmasi atau penolakan (pending)
terhadap pesanan yang sudah sampai
10 Admin Penyedia Barang dan Jasa Menambah, mengubah dan menghapus produk yang
akan dijual; Menambah, mengubah dan menghapus
staff dan kurir penyedia barang dan jasa; Melakukan
negosiasi harga barang dengan pejabat pengadaan;
Menyetujui atan menolak pesanan; Menentukan
kurir yang akan mengantarkan pesanan
11 Staff Penyedia Barang dan Jasa Menambah, mengubah dan menghapus produk yang
akan dijual; Melakukan negosiasi harga barang
dengan pejabat pengadaan; Menyetujui atau
menolak order; Menentukan kurir yang akan
mengantarkan pesanan
12 Kurir Penyedia Barang dan Jasa Mengantar pesanan
5
B. Proses Bisnis Aplikasi DigiPay
Secara umum, alur bisnis dalam aplikasi DigiPay dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1 Alur bisnis aplikasi DigiPay
6
C. Definisi dan Singkatan
Beberapa istilah dan singkatan yang digunakan di aplikasi DigiPay:
1) PKN: Pengelola Kas Negara
2) KPPN: Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
3) Satker: Satuan Kerja
4) PPK: Pejabat Pemutus Komitmen
5) URL: Universal Resource Locator
6) VA: Virtual Account
7) KKP: Kartu Kredit Pemerintah
8) Order Masuk: Status untuk pesanan yang baru diajukan oleh staff pemesan
9) Order Diteruskan Ke Pengadaan: Status untuk pesanan yang sudah disetujui PPK dan
sedang menunggu persetujuan dari pejabat pengadaan
10) Order Diteruskan Ke Vendor: Status untuk pesanan yang sudah disetujui pejabat
pengadaan dan sedang menunggu persetujuan dari vendor
11) Order Diproses Vendor: Status untuk pesanan yang sudah disetujui vendor dan sedang
diproses vendor
12) Order Dikirim: Status untuk pesanan yang sedang dalam proses pengiriman vendor
13) Order Diterima: Status untuk pesanan yang sudah diterima oleh penerima barang/staff
PPK
14) Order Pending: Status untuk pesanan yang sudah dikirim vendor tetapi ada barang yang
tidak sesuai spesifikasi/rusak, sehingga mengharuskan vendor untuk mengirim ulang
sejumlah barang yang tidak sesuai spesifikasi tersebut
15) Order Pending Sedang Dikirim: Status untuk pesanan yang pending yang sudah dikirim
oleh vendor
16) Order Ditolak PPK: Status untuk pesanan yang ditolak PPK
17) Order Ditolak Pengadaan: Status untuk pesanan yang ditolak pejabat pengadaan
18) Order Ditolak Vendor: Status untuk pesanan yang ditolak vendor
Order Terbayar: Status untuk pesanan yang sudah berhasil dibayar bendahara
7
BAB II
PANDUAN APLIKASI
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi DigiPay, meliputi
set up para pengguna yang berhak mengakses aplikasi DigiPay dan cara melakukan transaksi
dengan aplikasi DigiPay.
A. Persiapan
Untuk dapat menggunakan aplikasi DigiPay, para pengguna harus didaftarkan terlebih
dahulu. Berikut adalah struktur pengguna di dalam aplikasi DigiPay:
Gambar 2 Struktur Pengguna Aplikasi DigiPay
8
1) Super Admin
Super Admin di aplikasi DigiPay adalah pihak BRI. Super Admin memiliki akses
untuk menambah admin PKN dan block / unblock user. Berikut ini akan dijelaskan
mengenai fitur yang ada pada user Super Admin.
a) Menambah PKN
a. Login aplikasi Digipay sebagai Super Admin
Gambar 3 Halaman Beranda Super Admin
b. Pilih menu List PKN
Gambar 4 Pilih menu List PKN
9
c. Pilih tombol “Tambah Data”
Gambar 5 Pilih Tombol Tambah Data
d. Masukkan data Admin PKN kemudian tekan Simpan lalu Ok
Gambar 6 Form Tambah PKN
e. Setelah berhasil admin PKN yang di daftarkan dapat mengecek email untuk
mendapatkan password agar dapat login ke dalam aplikasi Digipay
10
b) Merubah Data PKN
a. Pilih menu List PKN
Gambar 7 Halaman Beranda Super Admin
b. Pilih user yang akan dirubah datanya dengan menekan tombol Ubah Data
Gambar 8 Pilih Tombol Ubah Data
c. Lakukan perubahan data kemudian tekan Simpan untuk menyimpan perubahan
data admin PKN
11
Gambar 9 Form Ubah Data PKN
c) Menghapus Data PKN
a. Pilih menu List PKN
Gambar 10 Halaman Beranda Super Admin
b. Pilih user yang akan dihapus datanya dengan menekan tombol Hapus kemudian
pilih Ok
12
Gambar 11 Pilih Tombol Hapus
d) Monitor Data PKN
a. Pilih menu List PKN
Gambar 12 Halaman Beranda Super Admin
b. Pilih user yang akan dimonitor datanya dengan menekan tombol Monitoring
Gambar 13 Pilih Tombol Monitoring
13
c. Data KPPN akan muncul pada list PKN yang sedang dimonitor
Gambar 14 Halaman List KPPN
e) Block / Unblock user
a. Pilih menu Unblock User
Gambar 15 Halaman Beranda Super Admin
b. Pilih user yang akan di block / unblock dengan menekan tombol Non Aktifkan /
Aktifkan pada user yang di inginkan
14
Gambar 16 Pilihan Tombol Aktifkan / Non Aktifkan
c. Super Admin dapat mengecek detail user dengan menekan tombol Detail
Gambar 17 Pilihan Tombol Detail
Gambar 18 Popup Detail User
15
2) Admin TRB
Admin TRB memiliki fitur yang sama dengan Super Admin namun dengan
beberapa tambahan fitur. Berikut ini akan dijelaskan mengenai tambahan fitur yang ada
pada user Admin TRB.
a) Check Order
Admin TRB dapat melakukan pengecekan order pada aplikasi Digipay. Berikut
langkah-langkah untuk melakukan Check Order :
a. Login Aplikasi Digipay sebagai Admin TRB
Gambar 19 Halaman Beranda Admin TRB
b. Pilih menu Check Order
Gambar 20 Pilihan Menu Check Order
16
c. Pilih detail untuk melihat detail pesanan
Gambar 21 Pilihan Detail Check Order
d. Apabila status pesanan berupa “Order Diterima” maka admin TRB dapat
mengupdate pembayaran order dengan menekan tombol Update Status Bayar
pada Detail order
Gambar 22 Status Order Pada Halaman Check Order
17
Gambar 23 Pilihan Tombol Update Status Terbayar pada detail order
b) Manajemen Pop Up Pengumuman
Admin TRB juga dapat mengatur pesan pengumuman yang muncul pada halaman
login maupun halaman beranda. Berikut langkah-langkah untuk mengatur pop up
pengumuman :
a. Pilih menu Manajemen Pop Up
Gambar 24 Pilihan menu Manajemen Pop Up user Admin TRB
b. Masukkan pengumuman pada textbox yang telah disediakan
18
Gambar 25 Halaman Manajemen Pop Up
c. Pilih lokasi munculnya pesan pengumuman pada dropdown box “Tampilkan Pada”
Gambar 26 Pilihan Menu untuk menampilkan Pop Up
d. Aktifkan “Status Pop Up” untuk menampilkan pesan pengumuman kemudian
tekan simpan
Gambar 27 Switch Status untuk menampilkan Pop Up
19
c) Log
Admin TRB dapat melihat log yang terjadi pada aplikasi Digipay. Jenis log yang
dapat dilihat ada 3 jenis yaitu Log email, order, dan payment. Berikut langkah-langkah
untuk mengakses fitur Log :
a. Pilih menu Log
Gambar 28 Pilihan Menu Log user Admin TRB
b. Filter log berdasarkan jenis log maupun input email kemudian cari
Gambar 29 Pilihan Jenis Log untuk menampilkan Log
20
3) Admin PKN
Admin PKN memiliki akses untuk menambah admin KPPN serta memonitoring
user dan transaksi. Berikut ini akan dijelaskan mengenai fitur yang ada pada user Admin
PKN.
a) Menambah data Admin KPPN
a. Login aplikasi Digipay sebagai Admin PKN
Gambar 30 Halaman Beranda Admin PKN
b. Pilih menu List KPPN
Gambar 31 Pilihan Menu List KPPN pada Admin PKN
c. Pilih tombol “Tambah Data” kemudian pilih KPPN baru untuk menambahkan
data KPPN baru
21
Gambar 32 Pilihan Tombol Tambah Data pada halaman List KPPN
d. Masukkan data KPPN kemudian tekan Simpan lalu Ok
Gambar 33 Form Tambah KPPN
e. Apabila Admin PKN ingin menambahkan admin KPPN baru maka admin PKN
dapat memilih tombol admin baru untuk di tambahkan ke dalam KPPN yang
terdaftar menggunakan tombol admin mutasi
22
Gambar 34 Pilihan untuk menambahkan Admin baru
f. Masukan data admin baru kemudian tekan simpan
Gambar 35 Form tambah Admin baru
g. Setelah admin PKN menambahkan admin baru maka admin PKN dapat
menambahkan admin baru ke KPPN yang terdaftar dengan cara Pilih tombol
admin mutasi
23
Gambar 36 Pilihan untuk menambahkan Admin baru ke KPPN
h. Kemudian masukan admin baru dan KPPN terdaftar serta upload surat KPA
kemudian tekan lanjutkan
Gambar 37 Form tambah admin baru ke KPPN
i. Data admin baru akan muncul pada list KPPN
24
b) Merubah data KPPN
a. Pilih menu List KPPN
Gambar 38 Pilihan Menu List KPPN user Admin PKN
b. Pilih user yang akan dirubah datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Ubah Data
Gambar 39 Pilihan Ubah Data pada halaman List KPPN
c. Lakukan perubahan data kemudian tekan Simpan Perubahan untuk menyimpan
perubahan data KPPN
25
Gambar 40 Form Ubah Data KPPN
c) Mutasi data KPPN
a. Pilih menu List KPPN
Gambar 41 Pilihan Menu List KPPN user Admin PKN
b. Pilih user yang akan dimutasi datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Mutasi KPPN lalu pilih Ok
26
Gambar 42 Pilihan Mutasi Admin pada halaman List KPPN
d) Melihat data List Satker
a. Pilih menu List KPPN
Gambar 43 Pilihan Menu List KPPN user Admin PKN
b. Pilih user yang akan dilihat datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Lihat User Satker
27
Gambar 44 Pilihan Lihat User Satker pada halaman List KPPN
Gambar 45 Halaman List Satker
e) Monitoring User
a. Pilih menu Monitoring User
Gambar 46 Pilihan Menu Monitoring User user Admin PKN
28
b. Pilih Export to Excel apabila Admin PKN ingin mengunduh versi excel
Gambar 47 Halaman Monitoring User
Gambar 48 File Excel Monitoring User
f) Monitoring Transaksi
a. Pilih menu Monitoring Transaksi
29
Gambar 49 Pilihan Menu Monitoring Transaksi user Admin PKN
b. Apabila admin PKN ingin mengunduh laporan monitoring transaksi maka admin
PKN harus memasukkan tanggal order kemudian pilih unduh laporan
Gambar 50 Filter monitoring transaksi pada halaman Monitoring Transaksi
30
4) Admin KPPN
Admin KPPN memiliki akses untuk menambah admin Satker. Berikut ini akan
dijelaskan mengenai fitur yang ada pada user Admin KPPN.
a) Menambah data Satker
a. Login aplikasi Digipay sebagai Admin KPPN
Gambar 51 Halaman Beranda Admin KPPN
b. Pilih menu List Satker
Gambar 52 Pilihan Menu List Satker Admin KPPN
c. Pilih tombol “Tambah Data” kemudian pilih Admin baru untuk menambahkan
data Satker baru atau pilih Admin Mutasi untuk menambahkan data Satker mutase
31
Gambar 53 Pilihan Tambah Data Pada List Satker
d. Masukkan data Satker kemudian tekan Simpan lalu Ok
Gambar 54 Form Tambah Data Admin Satker
e. Untuk menambahkan data Admin Baru maka admin KPPN dapat memilih menu
“Tambah Data” kemudian pilih “Admin Baru” pada halaman list satker.
Kemudian masukan data Admin yang akan ditambahkan
32
Gambar 55 Form Tambah Data Admin Satker Baru
f. Pilih “Admin Mutasi” untuk menambahkan admin mutasi maupun admin baru
yang sudah ditambahkan pada menu tambah admin baru.kemudian isi data NIP,
Satker, serta upload surat KPA pada form tambah admin mutasi
Gambar 56 Form Tambah Data Admin Satker Mutasi
g. Setelah berhasil admin Satker yang di daftarkan dapat mengecek email untuk
mendapatkan password agar dapat login ke dalam aplikasi Digipay
33
b) Merubah data Satker
a. Pilih menu List Satker
Gambar 57 Pilihan Menu List Satker user Admin KPPN
b. Pilih user yang akan dirubah datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Ubah Data
Gambar 58 Pilihan Ubah Data pada halaman List Satker
c. Lakukan perubahan data kemudian tekan Simpan Perubahan untuk menyimpan
perubahan data Satker
34
Gambar 59 Form Ubah Data Satker
c) Menghapus data Satker
a. Pilih menu List Satker
Gambar 60 Pilihan Menu List Satker user Admin KPPN
b. Pilih user yang akan dihapus datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Hapus lalu pilih Ok
35
Gambar 61 Pilihan Hapus pada List Satker
36
d) Mutasi data Satker
a. Pilih menu List Satker
Gambar 62 Pilihan Mneu List Satker user Admin KPPN
b. Pilih user yang akan dimutasi datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Mutasi Admin lalu pilih Ok
Gambar 63 Pilihan Mutasi Admin pada halaman List Satker
e) Melihat data list Staff Satker
a. Pilih menu List Satker
37
Gambar 64 Pilihan Menu List Satker user Admin KPPN
b. Pilih user yang akan dilihat datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Lihat User Satker
Gambar 65 Pilihan Lihat User Staff pada halaman List Satker
Gambar 66 Halaman List Staff Satker
38
5) Admin Satker
Admin Satker memiliki akses untuk menambah staff yang berada di bawah satker,
seperti Staff Pemesan, PPK, Pejabat Pengadaan, Penerima Barang dan Bendahara. Selain
itu Admin Satker juga dapat menambahkan kode kegiatan. Berikut ini akan dijelaskan
mengenai fitur yang ada pada user Admin Satker.
a) Upload Kode Kegiatan
a. Login aplikasi Digipay sebagai Admin Satker
Gambar 67 Halaman Beranda Admin Satker
b. Pilih menu Upload Kode Kegiatan
Gambar 68 Pilihan Menu Upload Kode Kegiatan Admin Satker
39
c. Pilih Download Template
Gambar 69 Halaman Upload Kode Kegiatan
d. Masukkan data kode kegiatan pada template yang telah di download
Gambar 70 File Excel template kode kegiatan
e. Setelah data template telah di update upload dokumen template dengan menekan
tombol browse
Gambar 71 Pilihan Cari File pada halaman upload kode kegiatan
f. Pilih file yang telah di update kemudian tekan Upload file
40
Gambar 72 Pilihan Upload File pada halaman Upload Kode Kegiatan
b) Menambah data Staff
a. Login aplikasi Digipay sebagai Admin Satker
Gambar 73 Halaman Beranda Admin Satker
b. Pilih menu List Staff
41
Gambar 74 Pilihan menu List Staff pada user Admin Satker
c. Pilih tombol “Tambah Data” kemudian pilih Staff baru untuk menambahkan data
Staff baru atau pilih Staff Mutasi untuk menambahkan data Staff mutase
Gambar 75 Pilihan Tambah data pada halaman List Staff
d. Masukkan data Staff kemudian tekan Simpan lalu Ok
42
Gambar 76 Form Tambah Staff Baru
e. Apabila Admin Satker memilih Staff mutasi maka admin Satker harus
memasukkan NIP / NRP Staff serta Role Staff
Gambar 77 Form Tambah Staff Mutasi
f. Setelah berhasil Staff yang di daftarkan dapat mengecek email untuk
mendapatkan password agar dapat login ke dalam aplikasi Digipay
c) Merubah data Staff
a. Pilih menu List Staff
43
Gambar 78 Pilihan menu List Staff user Admin Satker
b. Pilih user yang akan dirubah datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Ubah Data
Gambar 79 Pilihan Ubah Data list Staff
c. Lakukan perubahan data kemudian tekan Simpan Perubahan untuk menyimpan
perubahan data Staff
44
Gambar 80 Form Ubah Data Staff Satker
d) Mutasi data Staff
a. Pilih menu List Staff
Gambar 81 Pilihan menu List Staff Admin Satker
b. Pilih user yang akan dimutasi datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Mutasi Staff lalu pilih Ok
45
Gambar 82 Pilihan Mutasi Staff Satker
e) Mengaktifkan / Menonaktifkan data Staff
a. Pilih menu List Staff
Gambar 83 Pilihan menu List Staff Satker
b. Pilih user yang akan di aktifkan / nonaktifkan datanya dengan menekan tombol
Atur kemudian tombol Aktifkan / Nonaktifkan lalu pilih Ok
46
Gambar 84 Pilihan Aktifkan / Non Aktifkan Staff Satker
6) Pemesan
Pemesan memiliki akses untuk memesan barang menggunakan fitur katalog serta
dapat melakukan kegiatan yang berkaitan dengan order yang dilakukan. Fitur pada user
ini akan dijelaskan pada sub bab II.B Transaksi Normal Aplikasi Digipay.
7) PPK
User PPK dapat melakukan persetujuan order serta memonitor riwayat order yang
telah dilakukan oleh pemesan. Fitur pada user ini akan dijelaskan pada sub bab II.B
Transaksi Normal Aplikasi Digipay.
8) Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan memiliki akses untuk melakukan pengecekan saldo VA dan
plafond KKP yang sudah diaftarkan, menambah vendor, melakukan persetujuan dan
penolakan terhadap order yang diajukan staff pemesan, melakukan tracking status order
yang diajukan staff pemesan dan menambah KKP. Fitur pada user ini akan dijelaskan
pada sub bab II.B Transaksi Normal Aplikasi Digipay.
9) Penerima Barang
Penerima barang memiliki fungsi untuk menyetujui order yang telah diterima serta
memonitor riwayat order yang sedang dilakukan maupun yang telah dilakukan. Fitur
pada user ini akan dijelaskan pada sub bab II.B Transaksi Normal Aplikasi Digipay.
10) Bendahara
Setelah penerima barang menerima order yang sedang dilakukan bendahara akan
47
melakukan pembayaran order melalui aplikasi digipay dan CMS BRI. Selain itu
bendahara juga dapat melakukan pengecekan saldo melalui aplikasi Digipay. Fitur pada
user ini akan dijelaskan pada sub bab II.B Transaksi Normal Aplikasi Digipay.
11) Admin Penyedia Barang Dan Jasa
Untuk dapat bertransaksi di aplikasi DigiPay, penyedia barang dan jasa terlebih
dahulu harus menambahkan produk yang akan ditawarkan kepada satker dan
menambahkan karyawan (staff & kurir) dari penyedia barang dan jasa tersebut. Berikut
ini akan dijelaskan mengenai fitur yang ada pada user Admin Penyedia Barang dan Jasa.
a) Menambah data Produk
a. Login aplikasi Digipay sebagai Admin penyedia barang dan jasa
Gambar 85 Halaman Beranda Admin Penyedia Barang dan Jasa
48
b. Pilih menu List Produk
Gambar 86 Pilihan menu List Produk halaman Beranda
c. Pilih tombol “Tambah Produk” untuk menambahkan data produk baru atau pilih
“Tambah Sekaligus” untuk menambahkan data Produk secara massal
Gambar 87 Pilihan Tambah Produk pada halaman List Produk
d. Masukkan data produk kemudian tekan Simpan lalu Ok
49
Gambar 88 Form Tambah Produk
e. Apabila Admin penyedia barang dan jasa memilih “Tambah Sekaligus” maka
admin penyedia barang dan jasa harus mengupload produk baru menggunakan
template yang telah disediakan
Gambar 89 Halaman Tambah Produk Sekaligus
Gambar 90 File Template Tambah Produk Sekaligus
f. Setelah berhasil produk yang di daftarkan akan muncul pada list produk aplikasi
Digipay
50
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search