002 BRI

b) Merubah data Produk

a. Pilih menu List Produk






















Gambar 91 Pilihan menu List Produk halaman Beranda

b. Pilih produk yang akan dirubah datanya dengan menekan tombol Atur kemudian
tombol Ubah Data





















Gambar 92 Pilihan Ubah Data Produk

c. Lakukan perubahan data kemudian tekan Simpan untuk menyimpan perubahan
data Produk


















51

Gambar 93 Form Ubah Data Produk


c) Menghapus data Produk
a. Pilih menu List Produk























Gambar 94 Pilihan menu List Produk halaman Beranda
b. Pilih produk yang akan dihapus datanya dengan menekan tombol Atur kemudian

tombol Hapus lalu pilih Ok














52

Gambar 95 Pilihan Hapus Data Produk


d) Persetujuan Order

Admin penyedia barang dan jasa dapat meninjau order yang dilakukan oleh
pemesan menggunakan fitur persetujuan order. Fitur pada user ini akan dijelaskan pada

sub bab II.B Transaksi Normal Aplikasi Digipay.


e) Persetujuan Perubahan Tanggal
Admin penyedia barang dan jasa dapat meninjau perubahan tanggal penerimaan

yang diajukan oleh user pemesan. Fitur pada user ini akan dijelaskan pada sub bab II.E
Fitur Lainnya.


f) Persetujuan Nego Barang

Admin penyedia barang dan jasa dapat meninjau negoisasi yang diajukan oleh
user pejabat pengadaan. Fitur pada user ini akan dijelaskan pada sub bab II.D Negoisasi

AplikasiDigipay.

g) Riwayat Order

Admin penyedia barang dan jasa dapat melakukan pengecekan riwayat pesanan

pada aplikasi Digipay. Berikut langkah-langkah untuk melakukan pengecekan riwayat
pesanan :
a. Login Aplikasi Digipay sebagai Admin penyedia barang dan jasa










53

Gambar 96 Halaman Beranda Penyedia Barang dan Jasa

b. Pilih menu Riwayat Order






















Gambar 97 Pilihan menu Riwayat Order halaman Beranda
c. Pilih detail untuk melihat detail Riwayat pesanan





















Gambar 98 Detail pesanan pada halaman Riwayat Order



54

Gambar 99 Detail Order


h) Menambah Data Karyawan
a. Pilih menu List Karyawan























Gambar 100 Pilihan menu List Karyawan halaman Beranda
b. Pilih tombol “Tambah Data”




















55

Gambar 101 Pilihan Tambah Data List Karyawan
c. Masukkan data Karyawan kemudian tekan Simpan lalu Ok

























Gambar 102 Form Tambah Data Karyawan
d. Setelah berhasil Karyawan yang di daftarkan dapat mengecek email untuk

mendapatkan password agar dapat login ke dalam aplikasi Digipay

i) Merubah Data Karyawan

a. Pilih menu List Karyawan

















56

Gambar 103 Pilihan menu List Karyawan halaman Beranda

b. Pilih user yang akan dirubah datanya dengan menekan tombol Aksi kemudian
Ubah Data



















Gambar 104 Pilihan Ubah Data Karyawan
c. Lakukan perubahan data kemudian tekan Simpan untuk menyimpan perubahan

data Karyawan






















Gambar 105 Form Ubah Data Karyawan
57

j) Menghapus Data Karyawan

a. Pilih menu List Karyawan






















Gambar 106 Pilihan menu List Karyawan halaman Beranda

b. Pilih user yang akan dihapus datanya dengan menekan tombol Hapus kemudian
pilih Ok



















Gambar 107 Pilihan Hapus Data Karyawan


12) Staff Penyedia Barang Dan Jasa

Staff penyedia Barang memiliki fitur yang sama dengan admin penyedia barang
dan jasa, yang membedakan antara admin penyedia barang dan jasa dengan staffnya

adalah fungsi list karyawan yang ada pada admin tidak ada pada user staff penyedia
barang dan jasa.


13) Kurir

Pada aplikasi Digipay user Kurir memiliki fungsi untuk melihat Riwayat
pengiriman yang terjadi pada aplikasi. Berikut ini akan dijelaskan mengenai fitur yang


58

ada pada user Kurir.


a) Riwayat Pengiriman

Kurir dapat melakukan pengecekan riwayat pegiriman pada aplikasi Digipay.

Berikut langkah-langkah untuk melakukan pengecekan riwayat pengiriman :
a. Login Aplikasi Digipay sebagai kurir





















Gambar 108 Halaman Beranda user Kurir

b. Pilih menu Riwayat Pengiriman





















Gambar 109 Pilihan menu Riwayat Pengiriman pada halaman Beranda

c. Pilih detail untuk melihat detail Riwayat pengiriman














59

Gambar 110 Pilihan Detail Riwayat Order




















Gambar 111 Detail Order halaman Riwayat Pengiriman



































60

B. Transaksi Normal Aplikasi Digipay

Transaksi di aplikasi DigiPay dimulai oleh staff pemesan dengan membuat pesanan, dan
dapat dibagi menjadi 5(lima) tahapan besar, yaitu:
1. Pengajuan pesanan

2. Persetujuan pesanan oleh PPK
3. Persetujuan pesanan oleh Pejabat Pengadaan

4. Pemrosesan dan pengiriman pesanan oleh Penyedia Barang dan Jasa
5. Penerimaan pesanan

6. Pembayaran pesanan oleh Bendahara
7. Review Pesanan oleh Pemesan
Berikut akan dijelaskan tahapan-tahapan transaksi tersebut di dalam aplikasi DigiPay dan
penjelasan setiap fitur.

1) Pegajuan Pesanan

1. Akses Aplikasi DigiPay melalui url https://digipay002.id/







Gambar 112 URL Aplikasi DigiPay

2. Pengguna harus login terlebih dahulu untuk dapat menggunakan aplikasi DigiPay.
Tampilan login dapat dilihat pada gambar di bawah:





























Gambar 113 Login Staff Pemesan Aplikasi DigiPay


61

 Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai staff pemesan di aplikasi DigiPay
 Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan

 Tekan tombol Masuk
3. Setelah berhasil masuk, staff pemesan akan diarahkan ke halaman awal yang disebut
dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk staff pemesan:



















Gambar 114 Halaman Dashboard Staff Pemesan
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh staff

pemesan dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Beranda(Dashboard): digunakan oleh staff pemesan untuk monitoring

pesanan yang sudah pernah dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Pending Approval Pengadaan: menampilkan jumlah pesanan yang sudah

diajukan oleh staff pemesan tetapi masih belum disetujui oleh PPK
2) Belum Diproses Penyedia Barang dan Jasa: menampilkan jumlah
pesanan yang sudah disetujui oleh PPK dan pejabat pengadaan dan sudah

diteruskan kepada penyedia barang dan jasa, tetapi belum disetujui oleh
penyedia barang dan jasa

3) Pending Penerimaan: menampilkan jumlah pesanan yang sudah
disetujui oleh PPK tetapi masih belum disetujui oleh pejabat pengadaan

4) Barang Diterima: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima
oleh penerima barang
5) Order Dikirim & Dikirim Ulang: menampilkan jumlah pesanan yang

sedang dalam pengiriman oleh penyedia barang dan jasa kepada penerima
barang







62

6) List Order Pending PPK: menampilkan daftar pesanan yang disetujui

dan masih dalam tahap pemrosesan, dengan maksimal jumlah pesanan

yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
7) List Order Ditolak: menampilkan daftar pesanan yang ditolak, baik oleh
PPK, pejabat pengadaan maupun penyedia barang dan jasa, dengan

maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)
pesanan

b. Menu Catalog: digunakan oleh staff pemesan untuk mencari barang atau produk
yang akan dibeli
c. Menu Riwayat Order: menampilkan daftar pesanan yang sudah pernah diajukan

oleh staff pemesan yang belum dibayar oleh bendahara
d. Menu Persetujuan Order: menampilkan daftar pesanan yang pernah diajukan

oleh staff pemesan dan sudah berhasil dibayar oleh bagian bendahara
e. Menu Ubah Tanggal Order Diterima: mengubah batas waktu penerimaan

barang oleh staff pemesan
f. Menu Pembatalan Order: Membatalkan pesanan yang dibuat oleh staff pemesan
g. Menu Laporan Order Diterima: Menampilkan detail daftar barang yang telah

diterima
h. Menu Laporan Order Terbayar: untuk menampilkan detail rincian order yang

telah dibayar maupun diterima.
4. Untuk memulai transaksi, staff pemesan dapat masuk ke menu Catalog untuk melihat

produk yang ditawarkan oleh penyedia barang dan jasa. Tampilan halaman Catalog
dapat dilihat pada gambar berikut:


























63

Gambar 115 Halaman katalog Staff Pemesan
5. Untuk memudahkan pencarian produk, staff pemesan dapat mencarinya dengan

memasukkan nama produk yang akan dicari pada kotak pencarian seperti gambar
berikut:


















Gambar 116 Pencarian produk di halaman katalog

6. Setelah menemukan produk yang diharapkan, staff pemesan dapat melihat detil produk
tersebut terlebih dahulu dengan meng-klik nama produk, seperti gambar berikut:


















64

Gambar 117 Klik Nama Produk Untuk Melihat Detil Produk

7. Setelah staff pemesan meng-klik nama produk, maka akan muncul detil produk dan staff

pemesan dapat menambahkan produk tersebut ke dalam keranjang

































Gambar 118 Detil Produk

8. Setelah berhasil menambahkan produk ke keranjang, staff pemesan dapat memilih

“Kembali Order” jika masih ingin menambah produk, atau “Lihat Keranjang” jika
sudah tidak ingin menambah produk



65

Gambar 119 Berhasil Menambahkan Produk Ke Keranjang

9. Di halaman Catalog, staff pemesan dapat melihat jumlah produk yang sudah ada di dalam
keranjang pada ikon keranjang di bawah dan dapat mengklik ikon tersebut jika

memutuskan sudah selesai berbelanja

















Gambar 120 Halaman Katalog Staff Pemesan

10. Jika staff pemesan memilih untuk “Lihat Keranjang”, staff pemesan akan dapat melihat

produk-produk yang sudah berhasil ditambahkan ke keranjang, dengan tampilan seperti
berikut:
















66

Gambar 121 Tampilan Keranjang Staff Pemesan

11. Di halaman keranjang, staff pemesan dapat menambah atau mengurangi kuantiti yang

akan dibeli. Staff pemesan dapat mengklik kotak kuantiti, maka akan muncul tampilan
seperti gambar berikut:
















Gambar 122 Ubah Kuantitas Dari Keranjang

12. Setelah kuantiti diubah, staff pemesan dapat menekan tombol “Simpan Perubahan”.
Staff pemesan akan diarahkan ke halaman keranjang dan dapat melihat perubahan

kuantiti yang sudah dilakukan

















Gambar 123 Kuantiti Di Keranjang Setelah Ubah Kuantiti




67

13. Selanjutnya, staff pemesan dapat mengklik tombol “Checkout” untuk melanjutkan

proses pembuatan order/pesanan. Pop up checkout akan muncul dan staff pemesan harus
mengisi data yang diperlukan untuk pemrosesan pesanan. Tampilan pop up checkout

adalah sebagai berikut:



































Gambar 124 Tampilan Pop Up Checkout

































68

14. Setelah semua data diisi, selanjutnya klik tombol “Simpan”. Aplikasi DigiPay akan

menampilkan pesan bahwa pesanan sudah berhasil diajukan dan diteruskan ke PPK




























Gambar 125 Pesanan Berhasil Diajukan
15. Untuk melihat pesanan yang sudah berhasil diajukan, staff pemesan dapat masuk ke

menu Riwayat Order. Tampilan List Pengajuan adalah sebagai berikut:


















Gambar 126 Tampilan Halaman List Pengajuan
Menu Riwayat Order: menampilkan daftar pesanan yang sudah pernah diajukan
oleh staff pemesan yang belum dibayar oleh bendahara. Pada menu Riwayat Order,

terdapat 2(dua) bagian, yaitu:
1) Konfirmasi Penerimaan & Status Pending, menampilkan pesanan dengan status:

 Order Dikirim
 Order Pending

 Order Pending Sedang Dikirim
1) Pengajuan Yang Sedang Diproses, menampilkan pesanan dengan status:

69

 Order Masuk
 Order Diteruskan Ke Pengadaan

 Order Diteruskan Ke PPK
 Order Diteruskan Ke Vendor

 Order Diproses Vendor
 Order Diterima

 Order Ditolak PPK
 Order Ditolak Pengadaan

 Order Ditolak Vendor
Sehingga, pesanan yang baru diajukan tadi akan muncul di bagian Pengajuan Yang

Sedang Diproses. Staff pemesan dapat mencari pesanan berdasarkan tanggal pengajuan
pesanan dengan format “DDMMYY”, dengan:

DD: Tanggal pengajuan
MM: Bulan pengajuan

YY: 2 angka terakhir tahun pengajuan
Staff pemesan dapat mengklik tombol “Detail” untuk melihat detail pesanan dan
memastikan bahwa pesanan tersebut adalah benar. Tampilan halaman detailnya sebagai

berikut:





































70

Gambar 127 Tampilan Detail Pesanan Yang Baru Diajukan























71

2) Persetujuan Pesanan oleh PPK

1. Pesanan yang sudah diajukan oleh staff pemesan akan masuk ke PPK untuk meminta

persetujuan. Sama seperti staff pemesan, PPK harus melakukan login terlebih dahulu:




































Gambar 128 Login PPK Aplikasi DigiPay


 Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai PPK di aplikasi DigiPay
 Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan

 Tekan tombol Masuk
2. Setelah berhasil masuk, PPK akan diarahkan ke halaman awal yang disebut dengan

dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk PPK:




















72

Gambar 129 Halaman Dashboard PPK
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh PPK
dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Menu Beranda(Dashboard): digunakan oleh PPK untuk monitoring pesanan yang
sudah pernah dilakukan, dengan detail sebagai berikut:

1) Order Masuk: menampilkan jumlah pengajuan pesanan oleh staff pemesan
1) Pending Approval Pengadaan: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui

oleh PPK dan sedang menunggu persetujuan pejabat pengadaan
2) Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah selesai dan sudah dibayar oleh
bendahara

3) List Order Masuk: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh PPK dan
diurutkan berdasarkan ‘Batas Waktu Penerimaan Barang’ paling dekat dengan

maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
4) List Order Ditolak: menampilkan daftar pesanan yang ditolak, baik oleh PPK,
pejabat pengadaan maupun penyedia barnag dan jasa, dengan maksimal jumlah

pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan

a. Menu Persetujuan Order: menampilkan daftar pesanan yang harus disetujui oleh PPK
b. Menu Riwayat Order: menampilkan daftar pesanan yang sudah mendapat respon dari
PPK, baik pesanan yang disetujui maupun pesanan yang ditolak oleh PPK


3. Selanjutnya PPK masuk ke menu Persetujuan Order untuk melihat dan memberikan
respon terhadap pesanan yang sudah diajukan oleh staff pemesan. Berikut tampilan

halaman List Pengajuan PPK:


73

Gambar 130 Halaman List Pengajuan PPK
4. Untuk memudahkan pencarian pesanan yang diajukan staff pemesan, PPK dapat

menggunakan fitur search dengan memasukkan ID Order yang sudah diterima dari
notifikasi email





















Gambar 131 Hasil Pencarian Pesanan
5. Untuk melihat detail pesanan dan melakukan persetujuan, PPK dapat mengklik tombol
Detail sehingga muncul tampilan seperti berikut:































74

Gambar 132 Detil Pesanan Di Halaman List Pengajuan PPK
6. Pada detail pesanan tersebut, PPK dapat memutuskan menyetujui atau menolak pesanan
a. Klik Tolak, jika PPK ingin menolak pesanan yang diajukan oleh staff pemesan (akan

dijelaskan pada sub bab II.C bagian 1))
a. Klik Setuju, jika PPK ingin menyetujui pesanan yang diajukan oleh staff pemesan
dan meneruskan pesanan tersebut ke pejabat pengadaan. Ketika akan menyetujui

pesanan, PPK harus memilih pejabat pengadaan yang akan menyetujui pesanan

tersebut. Lalu, klik “Ok”










75

Gambar 133 Pilih Pejabat Pengadaan

7. Aplikasi DigiPay akan menampilkan pesan bahwa pesanan telah berhasil diterima PPK

dan sudah diteruskan ke pejabat pengadaan





























Gambar 134 Pesanan Berhasil Disetujui PPK


8. Setelah pesanan berhasil diterima oleh PPK, pesanan tersebut akan berubah status
menjadi “Order Diteruskan Ke Pengadaan” dan akan muncul di menu Riwayat Order.















76

Gambar 135 Status Pesanan Menjadi Order Diteruskan Ke Pengadaan

9. PPK dapat mengklik tombol Detail jika ingin melihat detail pesanan yang sudah disetujui
















































Gambar 136 Detail Pesanan Dengan Status Order Diteruskan Ke Pengadaan






77

10. Status pesanan di staff Pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke

Pengadaan”, dan dapat dilihat pada menu Riwayat Order (login sebagai staff pemesan)


















Gambar 137 Status Pesanan Di Staff Pemesan
























































78

3) Persetujuan Pesanan oleh Pejabat Pengadaan

1. Pesanan yang sudah disetujui oleh PPK akan masuk ke pejabat pengadaan yang ditunjuk

untuk meminta persetujuan. Sama seperti pengguna lain, pejabat pengadaan harus
melakukan login terlebih dahulu:






































Gambar 138 Login Pejabat Pengadaan Aplikasi DigiPay

 Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai Pejabat Pengadaan di aplikasi

DigiPay
 Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan

 Tekan tombol Masuk
2. Setelah berhasil masuk, pejabat pengadaan akan diarahkan ke halaman awal yang disebut
dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk pejabat pengadaan:















79

Gambar 139 Halaman Dashboard Pejabat Pengadaan


Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh pejabat
pengadaan dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Menu Beranda: digunakan oleh pejabat pengadaan untuk monitoring pesanan yang
sudah pernah dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Diteruskan ke Pengadaan: menampilkan jumlah pengajuan pesanan yang sudah

disetujui oleh PPK dan diteruskan ke pejabat pengadaan
2) Belum Diproses Penyedia Barang dan Jasa: menampilkan jumlah pesanan yang

sudah disetujui oleh PPK dan pejabat pengadaan dan sudah diteruskan kepada
penyedia barang dan jasas, tetapi belum disetujui oleh penyedia barang dan jasa
3) Diproses Penyedia Barang dan Jasa: menampilkan jumlah pesanan yang sudah

disetujui penyedia barang dan jasa, dan sedang diproses oleh penyedia barang dan
jasa

4) Ditolak Penyedia Barang dan Jasa: Jumlah Pesanan yang di tolak oleh penyedia
barang dan jasa

5) Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah selesai dan sudah dibayar oleh
bendahara

6) Dikirim & Dikirim Ulang: menampilkan jumlah pesanan yang sedang dalam
pengiriman oleh penyedia barang dan jasa kepada Penerima Barang
7) List Order Diteruskan Ke Pengadaan: menampilkan daftar pesanan yang harus

direspon oleh pejabat pengadaan dan diurutkan berdasarkan ‘Batas Waktu



80

Penerimaan Barang’ paling dekat dengan maksimal jumlah pesanan yang

ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
8) List Order Ditolak Penyedia Barang dan Jasa: menampilkan daftar pesanan yang

ditolak, baik oleh PPK, pejabat pengadaan maupun penyedia barang dan jasa,
dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)

pesanan
b. Menu Persetujuan Order: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh

pejabat pengadaan. Pada menu ini juga, pejabat pengadaan bisa melakukan negosiasi
dengan penyedia barang dan jasa
c. Menu Cek Saldo: menampilkan sisa saldo VA dan sisa plafond KKP yang sudah

didaftarkan oleh pejabat pengadaan
d. Menu Penyedia Barang dan Jasa: menampilkan daftar vendor yang sudah

ditambahkan pejabat pengadaan
e. Menu Riwayat Order: menampilkan daftar pesanan yang sudah mendapat respon dari

PPK, baik pesanan yang disetujui maupun pesanan yang ditolak oleh PPK
f. Menu Daftar KKP, menampilkan daftar KKP yang sudah pernah didaftarkan pejabat

pengadaan

3. Selanjutnya Pengadaan masuk ke menu Persetujuan Order untuk melihat dan
memberikan respon terhadap pesanan yang sudah disetujui oleh PPK. Pejabat pengadaan

dapat menggunakan fitur Search untuk melakukan pencarian pesanan berdasarkan ID

Order. Berikut tampilan halaman List Pengajuan bagian pejabat pengadaan:

















Gambar 140 Halaman List Pengajuan Pejabat Pengadaan

4. Untuk memberikan respon terhadap pesanan tersebut, klik tombol Detail dan akan
muncul tampilan seperti berikut:


81

Gambar 141 Detil Pesanan Di Halaman List Pengajuan Pejabat Pengadaan

5. Pada detail pesanan tersebut, pejabat pengadaan dapat memutuskan untuk nego item

terelbih dahulu sebelum menyetujui atau menolak pesanan.
a. Klik Tolak, jika pejabat pengadaan ingin menolak pesanan yang sudah disetujui PPK

(akan dijelaskan pada sub bab II.C bagian 2))
a. Klik Setuju, jika pejabat pengadaan ingin menyetujui dan meneruskan pesanan
tersebut ke penyedia barang dan jasa.

b. Klik Nego Item, jika pejabat pengadaan ingin melakukan tawar menawar sebelum
menyetujui pesanan.

c. Ketika akan menyetujui pesanan, pejabat pengadaan harus menentukan metode
pembayaran yang akan digunakan dan tanggal jatuh tempo pembayaran.






82

Gambar 142 Pilih Metode Pembayaran Dan Tanggal Jatuh Tempo
d. Metode pembayaran yang sudah tersedia di aplikasi DigiPay ada 2, VA dan KKP




























Gambar 143 Metode Pembayaran Aplikasi DigiPay
e. Jika metode pembayaran yang dipilih menggunakan KKP, maka pejabat pengadaan
harus memilih nomor KKP yang akan digunakan, yang sudah didaftarkan di aplikasi

DigiPay











83

Gambar 144 Pilih Nomor KKP
f. Setelah menentukan nomor KKP yang akan digunakan, pejabat pengadaan harus

memilih tanggal jatuh tempo pembayaran










































84

Gambar 145 Tentukan Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran

6. Setelah menentukan metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo, pejabat pengadaan

dapat mengklik tombol “Setuju > Ok”


















Gambar 146 Pesanan berhasil disetujui pejabat pengadaan

7. Setelah pesanan berhasil disetujui oleh Pejabat Pengadaan, pesanan tersebut akan
berubah status menjadi “Order Diteruskan Ke Vendor” dan akan muncul di menu

Riwayat Order









85

Gambar 147 Status Pesanan Menjadi Order Diteruskan Ke Vendor

8. Klik Detail untuk melihat detail pesanan yang sudah disetujui














































Gambar 148 Status Pesanan Menjadi Order Diteruskan Ke Vendor

a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diproses

Vendor”, dan dapat dilihat pada menu Riwayat Order (login sebagai staff pemesan)


86

Gambar 149 Status Pesanan Di Staff Pemesan
b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diproses Vendor”, dan

dapat dilihat pada menu Riwayat Order (login sebagai PPK)

















Gambar 150 Status Pesanan Di PPK


4) Pemrosesan dan pengiriman pesanan oleh Penyedia Barang dan Jasa
1. Pesanan yang sudah disetujui oleh Pengadaan akan masuk ke vendor untuk meminta

persetujuan. Sama seperti pengguna lain, vendor harus melakukan login terlebih dahulu



























87

Gambar 151 Login Penyedia Barang Dan Jasa Aplikasi DigiPay

 Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai vendor di aplikasi DigiPay

 Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan
 Tekan tombol Masuk
2. Setelah berhasil masuk, vendor akan diarahkan ke halaman awal yang disebut dengan

dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk penyedia barang dan jasa:




















88

Gambar 152 Halaman Dashboard Penyedia Barang Dan Jasa
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh vendor
dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Menu Dashboard: digunakan oleh vendor untuk monitoring pesanan yang masuk ke
vendor, dengan detail sebagai berikut:
1) Pesanan Masuk: menampilkan jumlah pesanan baru yang masuk ke vendor

2) Pesanan Yang Sudah Terproses: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui
oleh vendor

3) Dikirim & Dikirim Ulang: menampilkan jumlah pesanan yang sedang dalam
pengiriman oleh vendor kepada Penerima Barang

4) Belum Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima penerima
barang tetapi belum dibayar oleh bendahara
5) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima penerima

barang dan sudah dibayar oleh bendahara
6) Pending: menampilkan daftar pesanan yang sudah disetujui dan sedang diproses

vendor, dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)
pesanan

7) List Order: menampilkan daftar pesanan yang belum dikirim, dengan maksimal
jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan.
8) List Order Dikirim: menampilkan daftar pesanan yang sedang dalam pengiriman,

dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)
pesanan

b. Menu List Product: menampilkan daftar produk yang sudah ditambahkan vendor




89

c. Menu Persetujuan Order: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon dan harus

dikirim oleh vendor
d. Menu Persetujuan Perubahan Tanggal: menampilkan daftar pesanan yang mengajukan

perubahan tanggal penerimaan oleh penerima barang
e. Menu Persetujuan Nego Barang: menampilkan pesanan yang sedang dinego oleh

pejabat pengadaan
f. Menu Riwayat Order: menampilkan daftar pesanan yang telah dilakukan oleh vendor

g. Menu Laporan: menampilkan daftar pesanan yang sudah berhasil dibayar oleh bagian
bendahara
3. Berikut adalah tampilan dari menu notifikasi yang ada pada halaman vendor




















Gambar 153 Halaman notifikasi Vendor
Terdapat informasi mengenai status dari pengajuan produk maupun negosiasi apabila

telah di setujui ataupun pengajuan ter-pending.

4. Selanjutnya vendor masuk ke menu Persetujuan Order untuk melihat dan memberikan

respon terhadap pesanan yang sudah diteruskan pejabat pengadaan. Vendor dapat
menggunakan fitur Search untuk melakukan pencarian pesanaan berdasarkan ID Order.

Berikut tampilan halaman List Pengajuan bagian vendor :


















90

Gambar 154 Halaman List Pengajuan Vendor
Untuk melihat tracking dari order status bisa mengklik salah satu nama status yang
ada di dalam kotak merah pada gambar berikut :






















Gambar 155 Pop Up Tracking Status Order
5. Untuk memberikan respon terhadap pesanan tersebut, klik tombol Detail atau kirim, dan
akan muncul tampilan seperti berikut:




























91

Gambar 156 Detil Pesanan Di Halaman List Pengajuan Vendor
6. Pada detail pesanan tersebut, penyedia barang dan jasa dapat memutuskan menyetujui

atau menolak pesanan
a. Klik Tolak, jika penyedia barang dan jasa ingin menolak pesanan yang sudah
diteruskan pejabat pengadaan (akan dijelaskan pada sub bab II.C bagian 3))

b. Klik Lanjutkan, jika penyedia barang dan jasa ingin memproses pesanan tersebut

7. penyedia barang dan jasa dapat langsung menyetujui pesanan atau penyedia juga dapat

memasukkan biaya tambahan & ongkir apabila ada. Setelah memasukan nominal
kemudian tekan Setuju untuk melanjutkan proses pesanan.





























92

Gambar 157 Input Biaya Tambahan & Ongkos Kirim
8. Status pesanan yang telah di setujui akan berubah statusnya menjadi “Order Pending
Approve Ongkir” dan akan di teruskan kembali ke Pengadaan untuk approval setelah

penambahan biaya ataupun tanpa penambahan biaya.











































Gambar 158 Approval Pengadaan Penambahan Biaya dan Ongkir Pada User Pengadaan


93

9. Setelah pesanan disetujui oleh Pejabat Pengadaan status pesanan akan berubah menjadi
“Order Diproses Vendor” dan muncul tombol “Kirim” untuk melakukan pengiriman

terhadap pesanan tersebut.
10.














Gambar 159 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor

a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diproses

Vendor”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)

















Gambar 160 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor Di Staff Pemesan

b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diproses Vendor”, dan

dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)



















94

Gambar 161 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor Di PPK

c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Diproses

Vendor”, dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai
pejabat pengadaan).
















Gambar 162 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor Di PPK Di Pejabat Pengadaan
11. Selanjutnya, penyedia barang dan jasa akan melakukan pengiriman barang. Klik tombol

Kirim pada List Pengajuan, sehingga muncul tampilan berikut:


















Gambar 163 Detil Produk Untuk Proses Pengiriman
12. Klik “Cetak Tagihan” untuk mencetak invoice yang akan dibawa kurir sebagai bukti

pengiriman




95

Gambar 164 Invoice Sebagai Bukti Pengiriman

13. Lalu, kembali ke halaman detail pesanan dan klik “Kirim Barang”, sehingga muncul

pilihan untuk memilih kurir yang akan ditugaskan mengantar barang


























Gambar 165 Pop Up Pilih Kurir

14. Klik “Kirim Barang” untuk meneruskan pesanan kepada kurir yang sudah dipilih untuk
dilakukan proses pengiriman














96

Gambar 166 Konfirmasi Pengiriman Barang

15. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Dikirim” dan akan muncul di menu

Riwayat Order
















Gambar 167 Pesanan Sedang Dalam Proses Pengiriman



























97

16. Klik Detail untuk melihat detail pesanan



























Gambar 168 Detail Pesanan Dengan Status Order Dikirim

a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”, dan

dapat dilihat pada menu Riwayat Order (login sebagai staff pemesan)























Gambar 169 Status Pesanan Menjadi Order Dikirim Di Staff Pemesan


b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”, dan dapat dilihat
pada menu Riwayat Order (login sebagai PPK)









98

Gambar 170 Status Pesanan Menjadi Order Dikirim Di PPK

c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”,
dan dapat dilihat pada menu Riwayat Order (login sebagai pejabat pengadaan)
















Gambar 171 Status Pesanan Menjadi Order Dikirim Di Pejabat Pengadaan






































99

5) Penerimaan pesanan

1. Setelah barang dikirim penyedia barang dan jasa, selanjutnya penerima barang akan

melakukan konfirmasi barang sudah diterima. Penerima barang harus login terlebih
dahulu











































Gambar 172 Login Penerima Barang Aplikasi DigiPay

2. Untuk melakukan konfirmasi barang, penerima barang masuk ke menu Persetujuan

Order. Cari pesanan yang akan dikonfirmasi menggunakan fitur search



















100