PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT 2021 (1)

Isu Dalam
2021



ISU DALAM
PENGURUSAN KEWANGAN
DAN PENTADBIRAN PEJABAT



ISU DALAM
PENGURUSAN KEWANGAN
DAN PENTADBIRAN PEJABAT

Pusat Pengurusan dan Pentadbiran Pendidikan

Diterbitkan oleh
Institut Aminuddin Baki
Kementerian Pendidikan Malaysia
Kementerian Pelajaran Malaysia
Kompleks Pendidikan Nilai
71760 BANDAR ENSTEK

Negeri Sembilan

Urusan Penerbitan Oleh:
Jabatan Penerbitan dan Dokumentasi
Pusat Dokumentasi dan Sumber Pendidikan

Institut Aminuddin Baki,
Kementerian Pelajaran Malaysia

Kompleks Pendidikan Nilai
71760 BANDAR ENSTEK

Negeri Sembilan
Tel: 06-7979 200/Faks: 06-7979 300

http://[email protected]
©Hak Cipta IAB 2021
Cetakan Pertama 2021

Walaupun setiap usaha telah dibuat untuk menyemak ketepatan penerbitan ini,
Institut Aminuddin Baki tidak bertanggungjawab ke atas sebarang kesilapan jika
ada. Edisi ini telah mengambil kira semua pekeliling yang sedang berkuat kuasa

sehingga 2020.

Hak cipta terpelihara.
Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan untuk
pengeluaran atau ditukarkan ke dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat
juga pun, sama ada dengan cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya
tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah, Institut Aminuddin Baki terlebih dahulu.

ISBN & Data Pengkatalogan:

Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan

ISU-ISU DALAM PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT
ISBN 978-967-2996-10-1
1. School management and organization.
2. Financial management.
3. Government publications --Malaysia.
371.2

Pengurus Penerbitan
Nor Ishsan bt. Ab. Razak

Reka bentuk dan reka letak halaman
Hasanah binti Abdul Rahman
Tee Ngin Long
Giga Wise Network Sdn Bhd

JAWATANKUASA PENERBITAN

PENAUNG
Dato’ Dr. Haji Tajuddin bin Mohd Yunus (2020)

Pengarah
Institut Aminuddin Baki

Puan Hajah Serina binti Sauni (2015)
Pengarah

Institut Aminuddin Baki

PENASIHAT
Datuk Dr. Hj. Mohd. Kassim bin Hj. Mohd. Ibrahim (2020)

Timbalan Pengarah Kanan (Kluster Khidmat Latihan)

Puan Hajah Rashidah binti Md Arif (2015)
Timbalan Pengarah Khidmat Latihan

Encik Abdul Mu’ti bin Ahmad (2019)
Ketua Pusat, Pusat Kepimpinan dan Komunikasi Pendidikan

Puan Wan Azmiza binti Wan Mohamed (2015)
Ketua Pusat, Pusat Kepimpinan dan Komunikasi Pendidikan

Dr. Sham bin Ibrahim (2020)
Ketua Pusat, Pusat Pengurusan dan Pentadbiran Pendidikan

Dr. Jamilah binti Jaafar (2015)
Dr. Ekerim a/p Din Chen (2020)
Ketua Pusat, Pusat Dokumentasi dan Sumber Pendidikan

Editor
Noraishah binti Moktar

Panel Penyedia
Mohd Ruslan bin Hassan Husney bin Hamzah
Che Maznah binti Mohamed Noraizan binti Hj. Noor
Rashinawati binti Abd. Rashid Sheriza Nur binti Kamarudin

Noraishah binti Moktar Abdul Rashid bin Bidin
Emma Sri Rahayu binti Md Nor Sarala a/l Subrumaniam

Nor Zilah binti Nazir Maslina binti Abdul Wahab
Haizan Hazleen binti Hakim Nor Maria binti Najib

KANDUNGAN

PERKARA MUKA
SURAT
Kata Alu-aluan Pengarah
IX
Kata Alu-aluan Ketua Pusat Kepimpinan dan
Komunikasi Pendidikan XI

Bahagian I: ISU DALAM PENGURUSAN KEWANGAN 5
9
Senario 1 Bantuan Awal Persekolahan 13
Senario 2 Apa Sudah Jadilah… 17
Senario 3 Pindah Punya Hal, Dokumen Entah Ke Mana.. 19
Senario 4 Apabila Semua Dia Nak Buat 21
Senario 5 Wang Suwa untuk Apa Ya? 23
Senario 6 Sewa Kantin….Kutip Jangan Tak Kutip 25
Senario 7 Akur Kepada Arahan, Prosedur Jangan diabai 27
Senario 8 Hutang Wajib Dibayar 31
Senario 9 Duit Saku Punya Pasal 35
Senario 10 Akaun Belum Terima 39
Senario 11 Pembantu Teknik Jadi PT (Kew) 41
Senario 12 Laporan Audit Hanya Sekadar Laporan 43
Senario 13 Mudahnya Nak Tuntut Wang... 45
Senario 14 Salah guna Peruntukan 47
Senario 15 Baucar Atas Nama Pegawai Awam 49
Senario 16 Alahai GB..Kenapa Pilih Geng? 53
Senario 17 Perolehan dan Peruntukan Tidak Mengikut Peraturan 57
Senario 18 Kepincangan Pengurusan Aset Alih dan Stor
Senario 19 Banyaknya Barang 61
63
Bahagian II: ISU DALAM PENTADBIRAN PEJABAT
65
Senario 1 Perhimpunan Bulanan 67
Senario 2 Menyedia dan Mempamerkan Visi,Misi dan Piagam 69
Pelanggan 73
Senario 3 Menjaga Kebersihan Pejabat 75
Senario 4 Kerana Tidak Ikut Peraturan
Senario 5 Sukarnya Membiasakan yang Betul
Senario 6 Sudah Jatuh ditimpa Tangga
Senario 7 Fail dimusnahkan Tanpa Kebenaran

Senario 8 Pergerakan Fail 77
Senario 9 Sukarnya Merujuk Dokumen di Dalam Fail 79
Senario 10 Dokumen Sulit Terdedah 81
Senario 11 Rahsiamu Rahsiaku Jua 83
Senario 12 Jangan Tunggu Lama-Lama 85
Senario 13 Suci Dalam Debu 87
Senario 14 Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) 89
Senario 15 Pelupusan Rekod 91
Senario 16 Bilik Rekod Tiada? 93
Senario 17 Bilik Stor atau Bilik Rekod? 95
Senario 18 Rehat dan Rawat 97
Senario 19 Penalti 99
Senario 20 Stor Ku Sayang 101
Senario 21 Barang Lama Tukar Baru 103
Senario 22 Keluhan Seorang Ibu 105
Senario 23 Orang Baharu Serba Tidak Tahu 107
Senario 24 Ketiadaan Buku Arahan Keselamatan 109
Senario 25 Tiada Buku Daftar Kunci 111
Senario 26 Peti Keselamatan Simpanan Kunci 113
Senario 27 Tiada Layanan.. 115
Senario 28 Alahai PT Ku... 117
Senario 29 Cabaran Pengetua Baru 119
Rujukan 121
Penghargaan 126



KATA ALU-ALUAN

PENGARAH INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan salam sejahtera.
Bismillahi-r-Rahmani-r-Rahim,

Sekalung tahniah diucapkan kepada Pusat Pengurusan dan Pentadbiran
Pendidikan amnya dan Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran
Pejabat khasnya kerana berjaya menghasilkan buku Isu Dalam Pengurusan
Kewangan dan Pentadbiran Pejabat untuk membantu memantapkan lagi
pengurusan sekolah dalam bidang kewangan dan pentadbiran pejabat.

Sebagai pusat latihan Pengurusan dan Kepimpinan Kementerian
Pendidikan Malaysia, InstitutAminuddin Baki (IAB) terus menghasilkan bahan-
bahan rujukan yang dikumpulkan dalam bentuk buku, mudah disebarkan dan
dapat dibuat penambahbaikan dengan cara yang lebih berkesan. Buku ini
diharap dapat memberi manfaat untuk mempertingkatkan akauntabiliti dan
kecekapan dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah.

Buku Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
diterbitkan selaras dengan aspirasi Pelan Pembangunan Pendidikan
Malaysia (PPPM), 2013-2025 iaitu mewujudkan pengurusan kewangan yang
cekap dengan memaksimumkan pulangan setiap ringgit yang dibelanjakan.
Sehubungan dengan itu, diharapkan garapan maklumat yang dibentangkan
dalam buku ini dapat memberikan pedoman yang berguna agar peruntukan
kewangan yang disalurkan dapat digunakan dengan efisyen. Isu yang
diketengahkan dalam bidang pengurusan pejabat pula diharap akan dapat
membuka minda para pemimpin sekolah akan peri pentingnya pengurusan
pejabat yang berasaskan peraturan dan panduan yang dikeluarkan oleh
kerajaan dari semasa ke semasa.

Saya amat menghargai usaha kepimpinan IAB, pensyarah-pensyarah
dan pegawai-pegawai latihan serta urus setia yang telah berjaya menghasilkan
buku ini. Saya percaya bahan-bahan rujukan dan himpunan kes ini dapat
menjadi panduan bukan sahaja kepada pemimpin sekolah bahkan kepada
semua pihak yang bertanggungjawab terhadap pengurusan sekolah.

Dato’ Dr. Haji Tajuddin bin Mohd Yunus

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat IX



KATA ALU-ALUAN

Ketua pusat
Pusat pengurusan dan pentadbiran pendidikan

Buku Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat ini diterbitkan
sebagai salah satu inisiatif untuk menghimpun kes-kes pengurusan kewangan
dan pentadbiran pejabat yang merupakan kes sebenar yang ditemui sepanjang
mengadakan sesi runding cara di sekolah-sekolah. Bagi setiap isu, jalan
penyelesaian yang dicadangkan adalah selaras dengan perubahan-perubahan
yang terdapat dalam Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan dan
Surat Pekeliling Perbendaharaan, Surat Pekeliling Ikhtisas, Surat Pekeliling
Kewangan, Garis Panduan Arkib Negara, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam, Arahan Keselamatan, Pekeliling Perkhidmatan, Perintah Am, Arahan
Perkhidmatan, Surat Pekeliling Am JPM dan juga surat siaran yang dikeluarkan
oleh Kementerian Pelajaran Malaysia sehingga Ogos 2020.

Buku ini mengandungi 2 bahagian dimulakan dengan himpunan isu dalam
pengurusan kewangan. Isu yang dibentangkan juga mendedahkan kepada
ketidakakuran terhadap prosedur kewangan serta cadangan penyelesaian.
Bahagian kedua pula merupakan himpunan isu dalam pentadbiran pejabat,
implikasi serta cadangan penambahbaikan yang boleh dijadikan panduan dalam
menangani masalah pengurusan pejabat di sekolah. Saya yakin sedikit sebanyak
pendedahan kepada ketidakakuran, implikasi, cadangan penyelesaian dan
cadangan penambahbaikan isu tersebut dapat memberi input berguna dalam
melicinkan pengurusan kewangan dan pentadbiran pejabat di sekolah.

Saya percaya dan berharap himpunan kes ini akan dimanfaatkan oleh
pegawai perakaunan serta pentadbir sekolah untuk menguruskan kewangan
secara berkesan, teratur dan bertanggungjawab (accountable) dan menguruskan
pejabat berlandaskan peraturan dan panduan yang dikeluarkan oleh kerajaan
dari masa ke semasa Dalam jangka masa panjang, diharapkan pengetahuan dan
kemahiran dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah akan dapat
dipertingkatkan dan pada masa yang sama teguran audit serta ketidakpatuhan
kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuat kuasa dapat dikurangkan.

Saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada semua pensyarah dan
pegawai latihan yang terlibat dalam penerbitan buku ini. Sesungguhnya usaha
yang bermanfaat ini membawa keberkatan hendaknya, insya-Allah.

Dr. Sham bin Ibrahim

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat XI



Prakata

Buku Isu dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat ini
diterbitkan hasil daripada Program Runding Cara Pengurusan Kewangan
dan Pentadbiran Pejabat anjuran Jabatan Pengurusan Kewangan dan
Pentadbiran Pejabat, Institut Aminuddin Baki. Dapatan daripada runding cara
tersebut dikumpulkan dan dianalisa. 

Objektif utama penghasilan buku ini adalah sebagai garis panduan
dan rujukan selari dengan pengetahuan dan kepakaran sedia ada dalam
Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat bagi membolehkan 
pemimpin dan pengurus  sekolah kepada isu-isu yang telah di ketengahkan
serta penambahbaikan dalam kes-kes tersebut agar proses kepimpinan akan
lebih cemerlang.

Buku ini dibahagikan kepada dua bahagian utama. Bahagian I
menerangkan isu dalam Pengurusan Kewangan. Terdapat 19 senario yang
memaparkan isu yang berlainan. Bahagian  ini menjelaskan ketidakakuran
terhadap prosedur kewangan yang dikenal pasti dan juga cadangan bagi
penambahbaikan bagi setiap ketidakakuran tersebut. 

Bahagian II dalam buku ini pula menceritakan isu dalam Pengurusan
Pejabat. Terdapat 28 senario yang terdapat dalam buku ini. Isu-isu yang
dipaparkan juga adalah isu yang berlainan tetapi banyak terjadi di sekolah-
sekolah yang dilawati. Setiap senario dalam bahagian ini akhirnya akan
dinyatakan implikasi dan juga cadangan penambahbaikan berdasarkan
pekeliling dan juga panduan Pengurusan Pejabat yang terkini.

Diharapkan dengan terbitnya buku ini, ianya dapat dimanfaatkan
oleh pemimpin dan pengurus sekolah dalam pengurusan kewangan dan
pentadbiran pejabat dan juga bagi pengetua dan guru besar yang baru ianya
sebagai panduan penyelesaian bagi setiap isu yang berlaku di sekolah.

Editor

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat XIII



PENGENALAN

1.1 Tujuan
Buku Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
terbitkan bertujuan untuk memberi panduan terutama kepada
pengurus sekolah bagi menguruskan kewangan dan perakaunan
sekolah. Buku ini juga sebagai panduan kepada pengurus sekolah
untuk mengendalikan kes-kes berkaitan pengurusan kewangan
dan perakaunan yang selalu berlaku di sekolah dan cadangan
penyelesaiannya. Himpunan kes merupakan satu dokumen
pengajaran yang dapat memberi simulasi yang berkesan kepada
pengurus sekolah menganalisis dan memberi cadangan penyelesaian
berdasarkan peraturan dalam nota panduan yang disediakan. Buku
panduan ini juga bertujuan untuk meningkatkan akauntabiliti dan
kecekapan pengurus sekolah dalam Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Sekolah. Buku ini dihasilkan berasaskan pekeliling-
pekeliling baharu yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia
dan Kementerian Pelajaran Malaysia.

1.2 Bidang-Bidang Utama dalam Pengurusan Kewangan
Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang pentadbiran
harta dan kewangan adalah tertakluk kepada peruntukan yang
terdapat dalam ‘Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit)
2002 di bawah Akta Pendidikan 1996’ dan Tatacara Harta serta
Tatacara Kewangan yang sedang berkuat kuasa.

Terdapat enam (6) bidang utama dalam Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Sekolah iaitu:
(a) Pengurusan Belanjawan
(b) Pengurusan Hasil
(c) Pengurusan Perolehan
(d) Pengurusan Aset
(e) Pengurusan Bayaran
(f) Pengurusan Perakaunan

1.3 Kumpulan Wang Sekolah
Kumpulan Wang Sekolah merupakan sejumlah wang yang
dipertanggungjawabkan kepada pengurus sekolah. Punca wang ini
adalah daripada sumber kewangan kerajaan dan sumber-sumber lain.
Pengurus sekolah bertanggungjawab menguruskan wang tersebut
secara cekap, berkesan dan penuh integriti mengikut peraturan-
peraturan yang telah ditetapkan.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 1

Terdapat tiga (3) kumpulan wang yang terdapat di sekolah iaitu:
1.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan

Kumpulan Wang Kerajaan mengakaunkan semua terimaan yang
diperoleh daripada Pemberian Bantuan Kerajaan (termasuk terimaan
daripada Badan Berkanun, Yuran Peperiksaan Kerajaan dan Faedah
Bank) kecuali bagi bantuan kerajaan yang berkaitan dengan asrama.
1.3.2 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam)
Kumpulan Wang SUWA mengakaunkan wang yang diterima oleh
pihak sekolah selain Kumpulan Wang Kerajaan dan Kumpulan Wang
Asrama.
1.3.3 Kumpulan Wang Asrama (Bagi sekolah yang mempunyai asrama)
Kumpulan Wang Asrama merupakan semua terimaan yang berkaitan
dengan asrama sama ada dalam bentuk pemberian/bantuan daripada
kerajaan atau kutipan yang dibuat daripada murid.
1.4 Kesimpulan
Buku Panduan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah, Kes
dan Cadangan Penyelesaian diharapkan dapat membantu pengurus
sekolah menguruskan kewangan dan perakaunan sekolah dengan
lebih mantap dan efektif.

2 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Bahagian I
Isu Dalam
Pengurusan
Kewangan

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 3



SENARIO 1:

BANTUAN AWAL PERSEKOLAHAN

Sekolah Kebangsaan Seri Setia menerima surat makluman daripada Jabatan
Pendidikan Negeri (JPN) bahawa Bantuan Awal Persekolahan (BAP) telah
dimasukkan ke dalam akaun bank sekolah sebanyak RM22,500 pada 17
Januari 2020. Encik Uwas sebagai Guru Besar (GB) mengarahkan Puan
Mawar yang menjalankan tugas Pembantu Tadbir Kewangan (PT Kew)
menyediakan cek berjumlah RM22,500. Puan Mawar menyediakan cek yang
bertarikh 21 Januari 2020 dan mendapatkan tanda angan daripada GB,
Penolong Kanan (PK) Pentadbiran dan PK Hal Ehwal Murid (HEM).

PK HEM telah mengeluarkan surat kepada ibu bapa untuk
memaklumkan bahawa agihan bantuan akan dibuat pada 23 Januari 2020.
Pada 23 Januari GB dengan diiringi pihak polis mengeluarkan wang di bank.
Kemudian di sekolah, GB dan PT Kew telah mengagihkan wang mengikut
bilangan murid yang layak bagi setiap kelas dan dimasukkan ke dalam sampul
surat yang ditulis nama guru kelas berserta jumlah bantuan. Selepas agihan
kepada guru kelas masih terdapat lebihan bantuan berjumlah RM2,500.

Agihan mula diedarkan kepada ibu bapa murid mulai pukul 11.30
pagi pada 23 Januari 2020. Tiada transaksi yang menunjukkan baki lebihan
berjumlah RM2,500 dimasukkan ke dalam bank. Transaksi pemulangan
lebihan juga tidak ditunjukkan sama ada dalam Buku Tunai mahupun di
Penyata Bank. PK HEM memaklumkan bahawa agihan masih dilakukan
kepada ibu bapa selepas bulan Mac. Masih ada guru kelas yang memegang
bantuan yang tidak dituntut sehingga bulan Jun. Sekolah juga didapati
tidak menguruskan BAP mengikut prosedur operasi yang ditetapkan oleh
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dan tidak mematuhi tatacara
terimaan dan bayaran mengikut pekeliling yang ditetapkan.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. resit tidak dikeluarkan
ii. terimaan tidak direkod dalam buku tunai
iii. mengeluarkan wang daripada bank tanpa nota minta
iv. prosedur bayaran tidak dipatuhi
v. prosedur agihan tidak dipatuhi
vi. lebihan tidak dipulangkan

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 5

b. Cadangan Penambahbaikan:
Bagi senario di atas, sekolah hendaklah mematuhi surat siaran
mengenai pelaksanaan BAP bagi tahun 2020 bertarikh 27 Disember
2019 yang perlu dibaca bersama dengan Tatacara Pengurusan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (TPPKWS) dan arahan/surat
pekeliling yang berkuatkuasa.

i. Pihak sekolah perlu memastikan wang bantuan diagihkan kepada
pelajar dalam tempoh 14 hari dari tarikh penyata bank diterima bagi
bulan di mana peruntukan dikreditkan ke akaun Kumpulan Wang
Kerajaan (KWK) sekolah. Bagi sekolah yang tidak mempunyai
akaun KWK, peruntukan akan disalurkan ke sekolah melalui Akaun
Khas PPD.

Sekolah adalah tertakluk kepada prosedur terimaan apabila
menerima sebarang bantuan. Prosedur yang perlu dipatuhi ialah:

● Mengeluarkan Resit Pejabat atas nama Setiausaha Bahagian
Kewangan apabila mendapat pengesahan daripada pihak bank
yang menunjukkan wang bantuan telah dikreditkan ke dalam
akaun bank sekolah dan resit tersebut hendaklah dihantar ke
Bahagian Kewangan KPM.

[TPPKWS 4.4.5(a)]

● Memastikan urusniaga tersebut direkodkan sebagai terimaan di
dalam Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (eSPKWS).

ii. Bantuan ini layak diberikan kepada semua murid warganegara
Malaysia Tahun 1 hingga Tingkatan 5 atau setaraf dengannya yang
bersekolah di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan.
Mereka juga berasal dari kalangan isi rumah berpendapatan
bulanan KASAR sebanyak RM3,000 dan ke bawah pada tahun
semasa. Murid yang menerima BAP akan diberi bantuan sebanyak
RM100 bagi seorang murid secara sekaligus (one-off). Pengagihan
hendaklah dibuat secara tunai tanpa sebarang pemotongan dalam
tempoh 14 hari bantuan diterima.

Semasa proses agihan bantuan, prosedur yang mesti dipatuhi
adalah:

6 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

● Baucar bayaran hendaklah diisi dengan ditandatangani oleh tiga
orang pegawai yang diberi kuasa jika amaun bayaran melebihi
RM10,000 dengan Surat Arahan Pembayaran sebagai dokumen
sokongan.
[TPPKWS 5.5.4 dan TPPKWS 5.5.5]

● Pengeluaran wang sehingga RM10,000 oleh GB hendaklah diiringi
dua orang guru. Jika melebihi RM10,000, langkah keselamatan
tambahan seperti bantuan polis pengiring hendaklah diambil.

iii. Apabila agihan dibuat daripada GB kepada guru kelas, senarai akuan
penerimaaan/agihan kepada guru kelas yang menunjukkan tarikh,
nama guru kelas, jumlah duit diterima, tarikh terimaan bantuan
yang hendak diagihkan, tandatangan guru kelas semasa terimaan
hendaklah dilengkapkan.

● Apabila guru kelas membuat agihan, ibu bapa/penjaga/murid
hendaklah menandatangani Senarai Akuan Penerimaan/
Penolakan Bantuan dengan disaksikan oleh dua orang guru.

● Bagi memastikan tiada murid yang tercicir daripada menerima
bantuan ini, pihak sekolah diminta mendahulukan peruntukan
sedia ada sekolah seperti wang Kumpulan Sumbangan Wang
Awam (SUWA) dan peruntukan-peruntukan lain, sekiranya
peruntukan asal tidak mencukupi.

● Sebelum sesi persekolahan berakhir pada 23 Januari, semua
lebihan hendaklah diserahkan semula kepada PT Kew. Oleh
kerana wang yang dikeluarkan melebihi daripada agihan kepada
guru kelas, PT Kew akan mengeluarkan resit pejabat yang
menunjukkan lebihan baki diterima dan perlu dibankkan pada
hari yang sama.

iv. Guru kelas yang mempunyai baki bantuan yang belum dituntut
hendaklah menyerahkan wang tersebut ke pejabat dengan mengisi
Borang Serahan Wang ke Pejabat. Jika ada ibu bapa menuntut
selepas 23 Januari (bagi kes ini), urusan hendaklah dilakukan oleh
PT Kew di pejabat.

● setelah tempoh 14 hari berakhir, satu rumusan dan Senarai Akuan
Penerimaan/ Penolakan Bantuan hendaklah dihantar selewat-
lewatnya pada 15 Mac.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 7

● sekiranya berlaku lebihan peruntukan, GB wajib mengembalikan
lebihan tersebut kepada Bahagian Kewangan, KPM melalui cek
atas nama Ketua Akauntan, KPM selewat-lewatnya pada 30 Mac.

● semua dokumen bagi urusan terimaan dan bayaran BAP
hendaklah dikemas kini dan disimpan dengan teratur bagi tujuan
pemantauan dan pengauditan.

● carta alir bagi pengurusan BAP yang menunjukkan proses dari
mula permohonan, terimaan bantuan, tatacara pengeluaran
bantuan, agihan bantuan sehingga pemulangan lebihan bantuan
perlu dibuat sebagai panduan kepada semua pegawai yang
terlibat.

● senarai semak dalam pengurusan BAP perlu dibuat supaya
segala urusniaga dilaksanakan mengikut dan mematuhi prosedur
dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa.
(Surat Siaran mengenai pelaksanaan
Bantuan Awal Persekolahan (BAP)
tahun 2020 bagi Sekolah Kerajaan (SK)
dan Sekolah Bantuan Kerajaan (SBK))

8 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 2:

APA SUDAH JADILAH…

Pada pertengahan bulan Jun, Puan Zaidatul telah menerima arahan untuk
berpindah setara ke SMK Pulau Impian sebagai Penolong Kanan Pentadbiran
dan dalam masa yang sama dilantik untuk menanggung tugas Pengetua.
SMK Pulau Impian mempunyai bilangan pelajar seramai 1,230 orang dan
bilangan guru berjumlah 175 orang tetapi masih kekurangan beberapa orang
guru dan tiada Pembantu Tadbir Kewangan (PT Kew). Puan Zaidatul telah
memanggil Ketua Pembantu Tadbir (KPT) Encik Suhaimi, untuk melihat Buku
Tunai Sekolah tetapi Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) tidak
dapat diserahkan. Encik Suhaimi memberitahu bahawa Buku Tunai KWK
masih kosong dan tidak pernah diselenggara sejak awal tahun kerana tiada
PT Kew.

Puan Zaidatul meminta semua dokumen kewangan diserahkan
kepadanya untuk disemak. Daripada hasil semakan yang dibuat, didapati
sekolah telah menerima Peruntukan Bantuan Geran Perkapita (PCG) pada
pertengahan bulan Februari tetapi tidak direkodkan ke dalam Buku Tunai.
Semakan terhadap Fail Bayaran dan Buku Cek juga menunjukkan bahawa
banyak cek bayaran telah dikeluarkan tetapi semuanya tidak direkodkan di
dalam Buku Tunai KWK. Semua bayaran tersebut tidak mempunyai dokumen
sokongan yang lengkap dan kebanyakannya hanya ada invois sahaja.
Kebanyakan invois tersebut masih belum dibuat pembayaran walaupun telah
melebihi 14 hari. Tidak ada satu pun Nota Minta dijumpai dalam fail tersebut.
Puan Zaidatul dapat mengesan pembayaran melalui semakan di keratan
cek sahaja berdasarkan tarikh dan nama penerima. Dokumen-dokumen
lain seperti Kertas Kerja Program, salinan cek dan nota minta tidak dapat
dikesan. Berikutan kejadian itu, Puan Zaidatul telah membuat mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) sekolah yang tidak
pernah diadakan sejak awal tahun untuk mencari jalan penyelesaian masalah
tersebut.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Transaksi terimaan dan bayaran tidak diselenggara di dalam
Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah secara Elektronik
(eSPKWS).
ii. Terimaan tidak diakaunkan.
iii. Bayaran tidak direkod.
iv. Dokumen sokongan bayaran tidak lengkap, hanya ada invois.
v. Bayaran masih belum dijelaskan walaupun telah melebihi 14 hari.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 9

vi. Perolehan tidak menggunakan Nota Minta.
vii. Kertas kerja program tidak disediakan.
viii. Salinan cek tidak dapat dikesan.
ix. Mesyuarat JPKA di sekolah tidak dilaksanakan.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Buku Tunai merupakan dokumen asas yang penting bagi
penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. Buku Tunai
perlu:
● diselenggara secara berasingan bagi setiap Kumpulan Wang
Sekolah
● diselenggara mengikut tahun kewangan.
● merekod semua urusniaga penerimaan dan pembayaran
serta perlu diselenggara mengikut peraturan dan pekeliling
yang sedang berkuatkuasa.
● sentiasa dikemaskini.
● mempunyai catatan terimaan yang dibuat mengikut turutan
sebaik sahaja resit dikeluarkan.
● mempunyai catatan bayaran yang dibuat berdasarkan baucar
bayaran yang telah disediakan dan nombor cek dicatat sebaik
sahaja cek dikeluarkan.
● dijana oleh PT Kew dan disahkan oleh Pengurus Sekolah
pada akhir setiap bulan tanpa perlu menunggu Penyata Bank.
● ditandatangani oleh Penyedia dan Pengesah berserta tarikh
setelah Buku Tunai disahkan.

(TPPKWS 6.3)

ii. Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan betul dan
tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi
mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang
mungkin berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod,
kecuaian dan penyelewengan.

(TPPKWS 4.2)

iii. Dalam pengurusan perolehan bekalan dan perkhidmatan,
pengurus sekolah hendaklah memastikan:
● kertas kerja disediakan bagi program.
● Nota Minta disediakan.
● K ajian Pasaran dilaksanakan dan mendapat tiga (3) tawaran
hargadaripada pembekal tempatan.

10 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

● P esanan Sekolah bagi setiap perolehan disediakan kecuali
perolehan menggunakan Panjar Wang Runcit
(TPPKWS 11)

iv. Dalam menguruskan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah
memastikan:
● semua bil/invois/tuntutan yang diterima dengan lengkap dan
sempurna hendaklah dicap tarikh terima.
● pembayaran hendaklah dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari
cap tarikh terima.
● Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/
tuntutan yang lengkap diterima.
● dokumen sokongan yang asal iaitu bil/invois/tuntutan,
Pesanan Sekolah, Nota Minta dan kertas kerja bagi program
disertakan.
● bagi bayaran kurang RM10,000 hendaklah diperakukan oleh
dua orang manakala bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas
diperakukan oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.
● cek yang dikeluarkan hendaklah kepada penerima yang sah
dan difotokopi.
(TPPKWS 5.2)

v. Mesyuarat JPKA sekolah hendaklah diadakan sekurang-
kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku
tahun dan perlu dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah.
(TPPKWS 2.6.1 (d))

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 11



SENARIO 3:

PINDAH PUNYA HAL, DOKUMEN ENTAH KE MANA

Puan Seri Kartini telah dilantik sebagai Guru Besar di Sekolah Kebangsaan
Delima menggantikan Encik Martin yang telah bersara pada 1 Disember
2018. Beliau pernah beberapa kali meminta Cik Siti, Pembantu Tadbir
Kewangan (PT Kew) mengemukakan semua rekod dan dokumen kewangan
untuk tujuan semakan. Walau bagaimanapun, Cik Siti sering memberi alasan
dokumen kewangan sedang dikemas kini. Lantaran sibuk dengan tugasan
yang lain, Guru Besar hanya menandatangani kelulusan perolehan dan cek
bayaran manakala urusan yang lain diserahkan kepada PT Kew.

Pada bulan Mac 2019, pihak sekolah telah menghantar Penyata
Kewangan Sekolah bagi tahun kewangan berakhir 31 Disember 2018 untuk
tujuan auditan. Manakala pada bulan April 2019, sekolah telah menerima
bangunan baharu dan diarahkan berpindah dalam tempoh dua (2) bulan
dari tarikh serahan. Untuk melicinkan urusan perpindahan, Guru Besar
telah melantik kontraktor untuk menguruskan sepenuhnya urusan tersebut.
Semasa proses perpindahan dan menyusun kembali dokumen-dokumen,
didapati kotak yang mengandungi dokumen-dokumen kewangan antaranya
Buku Counterfoil Cek, Buku Pemeriksaan Mengejut dan fail-fail baucar
bayaran tahun kewangan 2018 telah hilang.

Ketika pertemuan dengan pihak audit pada Julai 2019, PT Kew
tidak hadir kerana menerima rawatan di hospital. Walau bagaimanapun,
hanya sebahagian kecil dokumen kewangan yang ditemui sahaja dihantar
untuk tujuan pengauditan. Malangnya, pihak audit tidak dapat membuat
pengauditan sepenuhnya kerana sebahagian besar dokumen kewangan
utama tidak dikemukakan sebagaimana yang dikehendaki. Ekoran daripada
itu, pihak sekolah telah menerima status Laporan Audit Berteguran bagi
tahun kewangan 2018.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan:
i. Pengurus Sekolah tidak mengawasi, mengesan dan menyelia
dengan berkesan semua urusan kewangan dan akaun sekolah.
ii. Pegawai yang menguruskan kewangan tidak menjalankan tugas
dengan cekap dan bersistematik.
iii. Kawalan terhadap keselamatan dokumen rasmi Kerajaan tidak
mengikut prosedur.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 13

b. Cadangan Penambahbaikan:
i. Akta Pendidikan di bawah Seksyen 130(2)(m) menyatakan
pihak sekolah dikehendaki menyelenggara dan menyimpan
akaun-akaun dan rekod-rekod kewangan dengan sempurna.
Pengurus Sekolah bertanggungjawab memastikan semua
dokumen kewangan disediakan.
● Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
sekolah boleh membantu pengurus sekolah mengawasi,
mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun
supaya berjalan lancar serta menepati kehendak arahan
yang berkuat kuasa.

[TPPKWS 2.6.1 (b)]

● Juruaudit Dalam yang dilantik haruslah memainkan
peranan dalam membantu pengurus sekolah menyelia
semua dokumen kewangan dan memastikan semua urusan
kewangan mematuhi prosedur.

● Juruaudit Dalam mestilah mempunyai senarai semak
supaya pemeriksaan dan pemantauan yang menyeluruh
dilaksanakan. Segala penemuan hendaklah dimaklumkan
kepada pengurus sekolah dan laporan pemeriksaan
dibentangkan dalam mesyuarat JPKA.

(TPPKWS 2.5.2)

● begitu juga dengan pengurus sekolah seharusnya mempunyai
senarai semak dan membuat audit kendiri dalam menjalankan
tanggungjawab pengurusan kewangan kumpulan wang
sekolah yang berkesan.

● sistem kawalan dalaman perlulah diwujudkan dan dipatuhi
untuk memastikan semua pegawai yang mempunyai hubung
kait dengan pengurusan kewangan mematuhi prosedur yang
berkuat kuasa.

ii. Pengurus sekolah perlulah merancang latihan berkaitan
pengurusan kewangan dan pembangunan sahsiah kepada
pegawai-pegawai yang dilantik. Alternatif lain yang boleh
dilaksanakan untuk memantapkan kompetensi PT Kew adalah
dengan mendapatkan kerjasama dan nasihat daripada pegawai
yang telah dilantik sebagai Jurulatih Utama atau sekolah di
persekitaran yang mendapat audit baik atau cemerlang.

14 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

iii. Pengurus sekolah perlu memastikan arahan keselamatan
dipatuhi terutamanya dalam proses pemindahan dokumen
terperingkat termasuklah rekod-rekod kewangan supaya tidak
berlaku kehilangan dan keciciran.

iv. Pengurus sekolah seharusnya mengeluarkan satu arahan
kerja serta carta alir yang harus dipatuhi oleh semua pegawai
sebelum kerja-kerja perpindahan dilaksanakan. Sebagai langkah
kawalan, proses penyimpanan dan pemindahan rekod-rekod
kewangan seharusnya dilaksanakan sendiri oleh pihak sekolah.
Rekod-rekod kewangan hendaklah disimpan dalam kotak dan
dilabelkan bagi memudahkan proses penyusunan semula
dokumen. Satu salinan senarai dokumen hendaklah disimpan
oleh pengurus sekolah.

v. Pengurus sekolah juga seharusnya melantik sekurang-kurangnya
seorang pegawai untuk memantau dan menyelia semasa kerja-
kerja pemindahan dilaksanakan. Pegawai tersebut mestilah
mempunyai senarai semak pemindahan sama ada aset alih
mahupun dokumen rasmi kerajaan.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 15



SENARIO 4:

APABILA SEMUA DIA NAK BUAT

Encik Leon Lai merupakan Guru Besar di Sekolah Jenis Kebangsaan (Cina)
Kebun Anggur. Beliau seorang pengurus sekolah yang sukar mempercayai
kerja-kerja pegawai bawahannya terutama Puan Karina, Pembantu Tadbir
Kewangan (PT Kew) yang menguruskan kewangan sekolah. Atas alasan ini,
beliau telah bertindak melakukan sendiri segala urusan berkaitan kewangan
sekolah.

Encik Leon Lai akan menyediakan Baucar Bayaran dan menulis sendiri
setiap cek yang dikeluarkan bagi pembayaran bil/invois. Kemudiannya
barulah Baucar Bayaran diserahkan kepada Puan Karina untuk tindakan
selanjutnya. Urusan mendapatkan tandatangan cek daripada Guru Penolong
Kanan diuruskan sendiri oleh Encik Leon Lai sebelum diserahkan kepada
pembekal.

Hal ini berlarutan dan telah menimbulkan tanda tanya kepada Puan
Karina, mengapa sebagai PT Kew, beliau tidak dibenarkan menyediakan
baucar bayaran, menyediakan cek dan menghubungi pembekal. Tanpa
pengetahuan Encik Leon Lai, Puan Karina telah menghubungi rakan baiknya
yang bekerja di bank di mana akaun sekolah dibuka. Rakan Puan Karina
telah menyemak transaksi pengeluaran cek yang telah dibuat oleh pihak
sekolah. Hasil semakan mendapati bayaran cek sekolah tidak diakaunkan
ke dalam akaun pembekal seperti dalam baucar bayaran. Puan Karina telah
memaklumkan hal ini kepada GPK Pentadbiran. Dengan bantuan pihak
bank dan semakan yang dilakukan mendapati bahawa duit tersebut telah
diakaunkan ke dalam akaun syarikat milik keluarga Guru Besar itu sendiri.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Pengurus Sekolah tidak patuh kepada struktur organisasi yang
sedia ada di sekolah. Agihan tugas kewangan tidak dilaksanakan
mengikut struktur organisasi.
ii. Berlakunya konflik kepentingan yang memberi ruang kepada
Guru Besar untuk membuat penyelewengan.
iii. Pembayaran tidak dibuat kepada penerima yang sah mengikut
Baucar Bayaran. Nama penerima pada cek hanya ditulis selepas
cek ditandatangan.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 17

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pengurus sekolah perlu menjalankan tugas yang diamanahkan
secara telus dan berintegriti terutamanya dalam pengurusan
kewangan sekolah. Ini bermaksud semua pengurus sekolah
mempunyai tanggungjawab dalam memberi penjelasan mengenai
tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapat
jawapan tersebut. Konsep ini dinamakan sebagai akauntabiliti.

ii. Sehubungan dengan itu, dalam menentukan akauntabiliti,
Pengurus Sekolah atau individu yang menjalankan tugas
menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa
perlu:
● mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan-arahan
dari KPM; dan
● mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan
sistem kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab
dengan berkesan.
(TPPKWS 2.1)

iii. Dalam menjalankan tugas, pengurus sekolah akan diberi kuasa
oleh Pegawai Pengawal melalui surat perwakilan kuasa yang
diedarkan kepada semua Pengurus Sekolah untuk menjalankan
tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah. Oleh yang
demikian, pengurus sekolah perlu merujuk kepada surat
berkenaan untuk menentukan tanggungjawab serta had-had
tugas setiap pegawai berkaitan pengurusan kewangan.

iv.
(TPPKWS 2.2.1)

iv. Pengurus sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis
kepada pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan
perakaunan sekolah.
(TPPKWS 2.2.2)

v. Pengurus sekolah perlu memastikan perancangan perolehan
dibincangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA) sekolah yang diadakan mengikut
setiap sukuan tahun. Ini bertujuan untuk mengelakkan berlakunya
penyelewengan atau konflik kepentingan.
(TPPKWS 11.4.1)

18 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 5:

WANG SUWA UNTUK APA YA?

Encik Amir merupakan seorang Pembantu Tadbir Kewangan (PT Kew)
yang telah berkhidmat selama lapan (8) tahun semenjak tahun 2010 di
Sekolah Kebangsaan Kembang Semangkuk. Manakala Puan Veerawati
pula merupakan seorang Guru Besar baharu yang dilantik dan ditugaskan di
sekolah tersebut pada Mei 2018.

Bagi Puan Veerawati sebagai Guru Besar yang tidak mempunyai
pengalaman, beliau perlu berhati-hati. Setiap urusan yang melibatkan
kewangan mestilah dibuat mengikut prosedur dan sentiasa dikemas kini. Hal
ini sering kali diingatkan kepada Encik Amir. Ini menyebabkan hubungan kerja
antara mereka tidak berapa baik kerana bagi Encik Amir, Puan Veerawati
merupakan ketua yang sangat cerewet dan suka mengarah. Oleh itu, dia
bertindak dengan membuat kerja sambil lewa terutamanya berkaitan urusan
kewangan sekolah. Dia berharap prestasi kerja yang tidak memuaskan ini
dapat menjadi alasan untuk ditukarkan ke tempat lain.

Pemerhatian Audit bagi dokumen tahun 2018 mendapati pembayaran
lewat dibuat dan dokumen-dokumen kewangan tidak diselenggara dengan
teratur dan kemas kini. Pihak audit juga mendapati, hasil dari semakan
beberapa sampel Baucar Bayaran, salah satu bayaran telah dibuat
kepada Syarikat Bumiputera Rockers berjumlah RM4,800 untuk kerja-kerja
pembaikan tandas pelajar lelaki pada 15 Oktober 2018 telah menggunakan
peruntukan Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam). Kerja-kerja
tersebut telah dilaksanakan dengan kelulusan melalui mesyuarat kewangan
sekolah.

a. KetidakakuranTehadap Prosedur Kewangan

i. Dokumen kewangan yang tidak diselenggara dan dikemas kini
menyebabkan maklumat baki peruntukan terkini tidak tepat.

ii. Keadaan dokumen kewangan yang tidak diselenggara dan
dikemas kini memungkinkan berlakunya bayaran lewat dibuat
atau langsung tidak dibuat pada tahun semasa yang boleh
menyebabkan Akaun Belum Bayar.

iii. Bayaran pembaikan tandas pelajar lelaki menggunakan
peruntukan Kumpulan Wang SUWA tanpa mendapat kelulusan
Ketua Pusat Tanggung Jawab.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 19

b. Cadangan Penambahbaikan

i. Dokumen-dokumen kewangan perlulah diselenggara dan
dikemas kini bagi mengelakkan bil/ invois lewat dibayar atau
terlepas pandang.

ii. Kumpulan Wang SUWA bertujuan mengakaunkan terimaan dan
bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada
murid/pelajar/orang awam/ agensi bukan kerajaan dan faedah
bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali
berkaitan asrama.

iii. Kumpulan Wang SUWA hanya boleh digunakan jika ada kutipan
untuk sesuatu tujuan khas dengan kelulusan Ketua Pusat
Tanggung Jawab.

iv. Sekolah boleh terus berbelanja daripada wang kutipan am seperti
sewa kantin, derma, pendapatan daripada kedai buku sekolah,
caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan
sekolah, faedah bank dan pelbagai. Perbelanjaan yang boleh
digunakan adalah untuk tujuan berikut:
● aktiviti murid,
● membawa murid untuk mendapatkan rawatan kecemasan
dan,
● perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung kepada
murid.

Selain perkara di atas, diwajibkan mendapat kelulusan daripada
Ketua PTJ sebelum sebarang perolehan dibuat.

(TPPKWS 3.4)

20 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 6:

SEWA KANTIN….KUTIP JANGAN TAK KUTIP

SMK Seri Nilai adalah sebuah sekolah gred A yang terletak di pinggir bandar.
Sekolah ini adalah sebuah sekolah harian berasrama yang diterajui oleh
seorang Pengetua Cemerlang DG54 yang baharu dinaikkan pangkat dan
berpindah dari sekolah lain. Sekolah ini mempunyai seorang Ketua Pembantu
Tadbir (KPT) dan seorang Pembantu Tadbir Kewangan (PT Kew) iaitu Cik
Zarina binti Abu Bakar yang baharu menjawat jawatan tersebut selama dua
(2) tahun. Pengetua telah membuat pembahagian kerja dalam pengurusan
kewangan sekolah, di mana KPT mengurus kewangan berkaitan Kumpulan
Wang Kerajaan (KWK) dan Kumpulan Wang Asrama (KWS), manakala Cik
Zarina pula ditugaskan mengurus Kumpulan Wang SUWA.

Salah satu tugas Cik Zarina ialah memungut sewa kantin sekolah
daripada pengusaha kantin pada setiap bulan. Berdasarkan kontrak, sewaan
kantin perlu dibayar kepada pihak sekolah secara tunai selewat-lewatnya
minggu pertama bulan berikutnya. Pada pertengahan tahun 2019, pihak
sekolah telah menghantar semua dokumen untuk diaudit oleh Bahagian
Audit Sekolah. Hasil pengauditan, menunjukkan kutipan sewa kantin tidak
direkodkan dari bulan Julai hingga November 2018 (Kontrak menunjukkan
sewaan tidak dikenakan bagi bulan Disember). Pihak audit juga mendapati
tiada bukti semakan Pengetua pada cetakan Buku Tunai, salinan slip bank
dan Buku Daftar Sewaan.

Pihak audit telah meminta pihak sekolah memberi penjelasan tentang
kegagalan memungut sewa kantin. Hasil semakan pengetua dan pihak
pengusaha kantin menjelaskan bahawa mereka telah membuat pembayaran
setiap bulan dan menerima resit sementara. Pengurus Sekolah baru
menyedari wujudnya unsur-unsur penyelewengan dalam kutipan sewa kantin.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Terimaan tidak direkodkan
ii. Tiada penyeliaan oleh Pengetua
iii. Tatacara pengurusan resit tidak mematuhi prosedur.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 21

b. Cadangan Penambahbaikan:
i. Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan betul dan
tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi
mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang
mungkin berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod,
kecuaian dan penyelewengan.
(TPPKWS 4.1)

ii. Pengurus sekolah hendaklah memberi kebenaran melaksanakan
tugas kewangan secara bertulis kepada pegawai yang membuat
pungutan bagi pihaknya termasuk pungutan sewaan kantin.

(TPPKWS 4.3.2)

iii. Sewaan kantin hendaklah diakaunkan dalam buku tunai
Kumpulan Wang SUWA. Penyelenggaraan Daftar Sewaan perlu
dibuat. Pengurus Sekolah perlu memantau secara berkala Daftar
Sewaan tersebut.

(TPPKWS 4.4.4)

iv. Pengusaha kantin boleh membuat pembayaran menggunakan
cek ke akaun sekolah dengan bayaran atas nama jawatan
Pengetua/Guru Besar Sekolah.

(TPPKWS 4.3.3)

v. Salinan Slip Bayaran Masuk Bank yang diakui terima oleh bank
hendaklah disemak dengan buku tunai oleh pengurus sekolah
dan ditandatangani ringkas beserta tarikh sebelum difailkan.

(TPPKWS 4.2.12)

vi. Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat (RP.01)
bagi memperakui setiap terimaan.

[TPPKWS 4.2.1(a)]

vii. Maklumat pungutan hendaklah dikunci masuk oleh PT Kew ke
dalam Modul Terimaan dan resit akan dijana melalui Sistem
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah secara Elektronik
(eSPKWS).

22 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 7:

AKUR KEPADA ARAHAN, PROSEDUR JANGAN DIABAI

Puan Melati telah dilantik menjadi Pengetua SMK Tasik sejak tahun 2009.
Beliau merupakan seorang yang cukup berdedikasi dan cemerlang dalam
memastikan prestasi sekolah berada ditahap yang membanggakan.
Hubungan beliau dengan warga sekolah dan ibu bapa juga amat baik dan
tiada sebarang masalah sepanjang beliau menerajui sekolah ini.

Pada 21 Januari 2019, Puan Melati telah menerima arahan daripada
Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) untuk sekolah menjadi tuan rumah bagi
program perkhemahan perdana pengakap yang akan diadakan pada 4
hingga 6 Februari 2019. Selaku tuan rumah program, sekolah dikehendaki
menguruskan penyediaan makanan untuk peserta. Beliau juga telah
berbincang mengenai peruntukan untuk membiayai perbelanjaan makan
minum pelajar. Pihak JPN memaklumkan peruntukan akan disalurkan dalam
masa terdekat.

Pada 6 Februari 2019, pihak sekolah telah menerima invois daripada
pembekal yang menyediakan perkhidmatan bekalan makanan bermasak
berjumlah RM18,000. Puan Melati telah menghubungi pegawai JPN
bertanyakan peruntukan yang dijanjikan. Jawapan yang diterima menyatakan
peruntukan akan diakaunkan ke akaun sekolah dalam masa terdekat.
Tempoh 14 hari untuk membuat bayaran semakin hampir, Puan Melati sekali
lagi menghubungi JPN bertanyakan hal yang sama tetapi maklum balas yang
diterima amat mengecewakan. Puan Melati sedar kelewatan menjelaskan bil/
invois merupakan satu pelanggaran prosedur kewangan.

Akhirnya pada 28 Februari 2018 pihak sekolah mendapat peruntukan
yang dijanjikan dan Puan Melati terus meminta Pembantu Tadbir Kewangan
menguruskan proses bayaran kepada pembekal pada hari yang sama.
Malangnya kesan daripada kelewatan selama lapan hari, pihak sekolah
menerima SijilAudit Berteguran Pengurusan Kewangan - Kurang Memuaskan.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan:

i. Perolehan dibuat tanpa peruntukan.
ii. Bil/invois dibayar melebihi 14 hari dari tarikh terima bil.
iii. Tidak mematuhi prosedur perolehan.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 23

b. Cadangan Penambahbaikan:

i. Sebelum sesuatu program/aktiviti dilaksanakan, Pengurus
Sekolah perlu memastikan:
● terdapat peruntukan bagi program yang hendak dilaksanakan
dan mengikut maksud belanja.
● peruntukan mencukupi sebelum sesuatu perolehan
dilaksanakan.
● sekiranya peruntukan belum diperolehi sedangkan program
perlu dilaksanakan segera, seharusnya arahan bertulis
daripada pihak Ketua PTJ perlu diperolehi terlebih dahulu.

ii. Memastikan bil/ invois dijelaskan dalam tempoh 14 hari.
Pembayaran adalah proses menyelesaikan tanggungan. Apabila
pihak sekolah menerima bil/ invois yang lengkap dan sempurna,
bil/ invois tersebut mestilah dicap tarikh terima. Bil/invios tersebut
hendaklah didaftarkan dalam Daftar Bil atau dikunci masuk dalam
Modul Daftar Bil dalam Sistem Perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah secara Elektronik (eSPKWS).

Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang
diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Pengurus sekolah
atau pegawai yang diberi kuasa hendaklah memeriksa Daftar
Bil sekurang-kurangnya sebulan sekali dengan menurunkan
tanda tangan berserta tarikh pemeriksaan. Daftar Bil merupakan
satu alat kawalan dan jika diselenggara dengan betul dapat
memastikan semua bil/invois dibayar dalam tempoh 14 hari.

[AP103 & TPPKWS 5.2.1(b)

24 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 8:

HUTANG WAJIB DIBAYAR

SK Batu Belah merupakan sebuah sekolah pedalaman di Negeri Kelantan.
Kekosongan jawatan Guru Besar masih belum diisi sejak Jun 2016 setelah
Guru Besar lama bersara. Encik Karim bin Atom, GPK Pentadbiran,
telah diarahkan oleh JPN untuk menanggung kerja sebagai Guru Besar
sehinggalah Encik Ahmad Mahmod, Guru Besar yang baharu melapor diri
pada Februari 2017. Dalam tempoh dua (2) minggu menerajui sekolah, Encik
Ahmad telah menyemak rekod-rekod kewangan dan dokumen berkaitan
untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan bagi membuat Perancangan
Kemajuan Sekolah.

Dalam mesyuarat JPKA sekolah, GPK Pentadbiran telah
membentangkan kedudukan kewangan semasa dan lain-lain perkara yang
berkaitan. Menurut beliau, terdapat sebanyak 42 bil/invois tahun 2016
berjumlah RM28,380.90 masih belum dijelaskan. Menurut beliau lagi,
terdapat sebanyak 23 bil/invois tahun 2015, berjumlah RM23,190.00 juga
masih belum dijelaskan. Sementara itu di dalam Kunci Kira-kira tahun 2015
menunjukkan bahawa tidak tertera amaun Akaun Belum Bayar (ABB).

Guru Besar meminta PT (Kew) membuat pembayaran segera bagi
semua bil-bil yang tertunggak. Beliau runsing jika perkara ini tidak diselesaikan
dengan kadar segera, akan menyebabkan sekolah dalam keberhutangan
yang berpanjangan. Beliau juga khuatir jika tindakan masih belum diambil,
tetapi sekolah masih terus membuat perolehan dan ini berkemungkinan
menyebabkan peruntukan berbaki defisit. Masalah akan menjadi lebih berat
jika Kumpulan Wang Terkumpul juga berbaki defisit.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Bil/invois tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan.
ii. Tidak isytihar ABB dalam Penyata Kewangan Tahunan
iii. M embuat pembayaran bil/invois tahun sebelum tanpa kelulusan.

b. Cadangan Penambahbaikan:
i. Pengurus Sekolah perlu memastikan pengurusan bil/invois dibuat
secara teratur.
● semua bil/invois yang diterima dengan lengkap dan sempurna
perlu dicap tarikh terima.
● mengunci masuk dalam Modul Daftar Bil
● Daftar Bil perlu diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan
dan hendaklah ditandatangan berserta tarikh.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 25

ii. Langkah-langkah bagi mengelakkan berlakunya Akaun Belum
Bayar
● memastikan semua bil/invois dikemukakan dan menjelaskan
dalam tempoh 14 hari daripada tarikh bil/invois diterima dengan
lengkap dan sempurna.
● memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dibuat dengan
kadar segera dalam tahun kewangan semasa.
● mengelakkan membuat sebarang perolehan pada akhir tahun.
● menyemak dan mengemaskini Daftar Bil serta memastikan
tiada bil/invois yang belum dijelaskan.
● mengambil tindakan segera ke atas cek batal/cek tamat
tempoh.
● menghubungi Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) atau
Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) bagi tujuan mengesan
pembekal.

iii. Pihak sekolah perlu mengisytiharkan Akaun Belum Bayar dalam
Penyata Kewangan jika terdapat sebarang bayaran yang tidak
dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Pihak
sekolah boleh memohon pelarasan ABB dengan mematuhi
syarat-syarat berikut:
● tempoh ABB telah melebihi tiga (3) tahun
● segala usaha telah diambil untuk membayar kepada penerima
tetapi gagal.
● tiada unsur-unsur penyelewengan

26 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 9:

DUIT SAKU PUNYA PASAL

Encik Mane-mane merupakan seorang PT (Kew) di SJK (T) Ladang Gajus,
Kuala Terengganu telah tidak hadir bertugas selama tiga (3) minggu tanpa
kebenaran Guru Besar. Pihak sekolah telah cuba menghubungi beliau
beberapa kali tetapi usaha tersebut gagal. Guru Besar sekolah, Puan
Maluwati mendapati dokumen kewangan yang tersimpan di pejabat sekolah
didapati tidak lengkap dan tidak dikemaskini. Pesanan sekolah dan bil/invois
juga bersepah di bawah meja PT (Kew) tersebut dan tidak dapat dipastikan
sama ada pembayaran telah dilakukan atau sebaliknya.

Keadaan menjadi lebih rumit apabila kebanyakan dokumen penting
kewangan turut tiada di pejabat sekolah kerana dibawa pulang ke rumah oleh
PT (Kew) tersebut Puan Maluwati terpaksa mengambil tindakan menyalahi
prosedur kewangan dengan membuat pembayaran tanpa baucar bayaran dan
dokumen sokongan yang lengkap bagi mengelakkan kelewatan pembayaran
kepada pembekal. Beliau telah bertindak berani dengan mengambil risiko
dengan hanya menandatangani cek berdasarkan Pesanan Sekolah dan bil/
invois sahaja.

Pada Jun 2016, SJK (T) Ladang Gajus telah terpilih menyertai
Pertandingan Bola Sepak Peringkat Kebangsaan di Kuala Lumpur. Puan
Maluwati telah mengarahkan Encik Mane-mane untuk menyediakan baucar
bayaran atas nama guru pengiring iaitu Encik Halim Osman berjumlah
RM320.00 (RM20.00 untuk setiap murid) untuk diagihkan kepada 16 orang
murid sebagai wang saku. Cek yang dikeluarkan telah dibatal palang bagi
tujuan menunaikan cek tersebut. Makan minum dan penginapan murid
ditanggung oleh pihak penganjur pertandingan.

a. KetidakakuranTehadap Prosedur Kewangan
i. Dokumen kewangan yang tidak diselenggara dan dikemaskini
menyebabkan maklumat baki peruntukan terkini tidak diketahui
secara tepat.
ii. Pesanan Sekolah dan bil/ invois tidak disimpan dengan sempurna.
iii. Dokumen kewangan dibawa keluar pejabat tanpa kebenaran.
iv. Baucar bayaran tidak disediakan bagi pembayaran yang dibuat.
v. Kemungkinan bil/invois dibayar melebihi 14 hari memandangkan
bil/invois yang diterima tidak direkod di dalam Daftar Bil dan
disimpan sempurna.
vi. Prosedur bayaran agihan secara tunai untuk aktiviti/program
yang telah diluluskan tidak dipatuhi.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 27

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pihak sekolah perlu menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod
dengan sempurna dan selamat. [AP 99(a)]

ii. Memastikan semua dokumen kewangan sentiasa diselenggara
dan dikemaskini.

iii. Pihak sekolah perlu menjelaskan semua bil yang diterima dalam
tempoh 14 hari daripada ianya diterima dengan lengkap dan
sempurna. Semua bil yang diterima hendaklah dicap tarikh terima
dan dikunci masuk dalam Modul Daftar Bil [AP 103(a)]

iv. Pihak sekolah perlu memastikan pembayaran yang hendak
dibuat perlu mempunyai dokumen sokongan yang lengkap
seperti berikut:
● Baucar bayaran
● Bil/Invois
● Pesanan Sekolah
● Nota Minta dan Kertas Kerja (jika perlu)

v. Pengurus sekolah perlu memastikan pemberian wang saku
mengikut kadar yang munasabah yang perlu dibincangkan dalam
Mesyuarat JPKA.

vi. Bagi mengeluarkan wang untuk dibahagi-bahagikan bagi aktiviti/
program yang telah diluluskan, pengurus sekolah hendaklah
memastikan:
● nama seseorang pegawai kerajaan tidak boleh dicatatkan
sebagai penerima bayaran pada sesuatu baucar kecuali
berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau
tuntutan persendirian yang lain. [AP 99(b)]
● cek pembayaran agihan secara tunai hendaklah dibuat atas
nama jawatan “Pengetua Sekolah” atau “Guru Besar Sekolah”.
Nama dan nombor kad pengenalan pembawa perlu dicatat
di belakang cek dan disahkan oleh salah seorang pegawai
pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa
Tetap (borang AK 52).

(TPPKWS 5.9.2)

28 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

● Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama
pelajar yang diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan
perakuan oleh penerima wang tersebut. [AP 96(a)]

● pengurus sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk
menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama
jawatan Pengurus Sekolah. [AP 96(b)]

● dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat,
senarai nama penerima wang beserta tandatangan dan baki
hendaklah diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk
dilampirkan bersama Baucar Bayaran.

● jika ada baki, wang tersebut hendaklah dimasukkan semula
ke dalam peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah
dikeluarkan atas nama jawatan pengurus sekolah tersebut
dan dikepilkan bersama Baucar Bayaran.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 29



SENARIO 10:

AKAUN BELUM TERIMA

Cikgu Sufian telah dilantik sebagai Guru Besar baharu di SK Kota Seri Alam iaitu
sebuah sekolah kurang murid yang berada jauh di pedalaman. Cikgu Sufian
telah menyemak dan meneliti Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah, semua
dokumen kewangan dan termasuk Laporan Audit sekolah. Beliau berasa
sangat terkejut kerana mendapati sekolah tersebut telah diberikan Sijil Audit
Berteguran selama 10 tahun berturut-turut disebabkan Akaun Belum Terima
(ABT) sebanyak RM18,000.00. Pihak sekolah belum menerima bayaran
dari En. Mohd Arif iaitu Guru Besar yang bertanggungjawab menguruskan
akaun sekolah tersebut pada tahun pertama sekolah mendapat Sijil Audit
Berteguran iaitu tahun 2003. ABT tersebut adalah disebabkan sekolah belum
menerima bayaran daripada Cikgu Mohd Arif yang telah diarahkan oleh
Jabatan Pendidikan Negeri untuk membayar semula kepada pihak sekolah.

Hasil siasatan mendapati semasa Cikgu Mohd Arif menjadi Guru
Besar SK Kota Seri Alam pada tahun 2003 dan 2004, beliau telah membuat
perolehan dan bayaran sekolah dengan tidak mengikut prosedur kewangan
yang ditetapkan. Pada tahun 2003 dan 2004, Cikgu Mohd Arif telah membuat
pembelian barangan sekolah daripada satu syarikat sahaja, dan semua
pembayaran yang dibuat tidak ada dokumen sokongan. Berdasarkan laporan
JPN, PPD dan BAS didapati syarikat tersebut telah tidak wujud lagi dan
tidak dapat dikesan. Mulai tahun 2003 sehingga 2013, setiap tahun sekolah
mendapat Sijil Audit Berteguran dan dengan jelas ABT tersebut atas nama
Cikgu Mohd Arif. Bahagian Audit Sekolah telah memaklumkan bahawa
sekolah akan terus mendapat Sijil Audit Berteguran selagi Cikgu Mohd Arif
tidak menjelaskan bayaran sebanyak RM18,000.00 tersebut.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Perolehan dari satu pembekal sahaja
ii. Perolehan tanpa dokumen sokongan
iii. Perolehan tidak dari pembekal yang sah/berdaftar.
iv. ABT tidak dapat dikutip pada tahun semasa.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 31

b. Cadangan Penambahbaikan:
i. Pengurus sekolah perlu memastikan perkara-perkara berikut
dipatuhi sebelum melaksanakan perolehan kerajaan:
● membuat perancangan perolehan untuk memastikan
mengawal kos dan menangani masalah dalam melaksanakan
sesuatu perolehan.
● amalan untuk menghabiskan peruntukan di penghujung tahun
adalah tidak dibenarkan.
● JPKA perlu menyemak prestasi perolehan.
● peruntukan disediakan mencukupi mengikut maksud belanja.
● mendapat kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab bagi
perolehan melebihi RM20,000 (contoh: ICT)
● Larangan Pecah Kecil untuk mengelakkan daripada pelawaan
secara sebut harga.

ii. Dalam pengurusan perolehan bekalan dan perkhidmatan
pengurus sekolah hendaklah memastikan dokumen sokongan
berikut disediakan:
● Kertas kerja bagi program
● Nota Minta
● Pesanan Sekolah (DKS005) bagi setiap perolehan kecuali
perolehan menggunakan Panjar wang Runcit

iii. Perolehan mestilah dari pembekal yang sah bagi memastikan:
● harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi
adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan.
● perolehan hendaklah tidak tertumpu kepada satu syarikat
pembekal.
● syarikat-syarikat lain yang berkelayakan hendaklah diberi
peluang untuk menyertai perolehan tersebut.

Nota:
Perolehan bekalan/perkhidmatan yang sukar ditentukan harga

pasaran, agensi boleh menggunakan harga pembelian lampau
sebagai perbandingan.

iv. Bagi mengelakkan ABT pengurus sekolah perlulah:
● menghantar surat-surat peringatan dan sekurang-kurangnya
satu (1) Surat Berdaftar Akuan Terima (AR registered) kepada
penghutang.
● melaporkan amaun ABT kepada mesyuarat JKPA di peringkat
sekolah untuk tindakan susulan.

32 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

● semua ABT yang belum diterima selepas enam (6) tahun
hendaklah dilaporkan kepada Bahagian Kewangan, KPM
melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan hapuskira.

● amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABT hendaklah
diselaraskan dalam tahun kelulusan dan diambilkira sebagai
perbelanjaan dalam Penyata Pendapatan dan Perberlanjaan
mengikut peruntukan yang berkenaan serta mengurangkan
amaun ABT dalam Kunci Kira-kira.

● Daftar ABT hendaklah dikemaskini selepas kelulusan
pelarasan diperolehi.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 33