PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT 2021 (1)

SENARIO 11:

PEMBANTU TEKNIK JADI PT (KEW)

Encik Tokono adalah Pembantu Teknik J17, telah diberi surat kebenaran
menjalankan tugas-tugas kewangan di Sekolah Harapan untuk menggantikan
PT yang berpindah. Encik Tokono cuba menolak tugasan tersebut tetapi Guru
Besar memberitahu tiada siapa yang layak dan dipercayai untuk mengambil
tanggungjawab tersebut. Encik Tokono menyambung tugas PT sebelum ini
berdasarkan dokumen yang lama. Walaupun pada hakikatnya beliau tidak
mempunyai kemahiran dan pengalaman dalam pengurusan kewangan. Guru
Besar sedar akan hal tersebut tetapi oleh kerana keperluan yang mendesak
dan kekangan masa beliau tidak berkesempatan untuk memberi tunjuk
ajar kepada Encik Tokono. Tambahan pula beliau sendiri tidak mempunyai
keyakinan dalam pengurusan kewangan sekolah.

Apabila Sekolah menerima bantuan KWAMP dan RMT, Encik Tokono
rekodkan dalam modul terimaan di lajur pelbagai buku tunai. Encik Tokono
mendapati dalam lajur pelbagai juga terdapat terimaan sebanyak RM 3,600.00
dan selepas disemak, didapati tiada resit dan surat yang menunjukkan punca
duit tersebut. Akaun subsidiari juga tiada menunjukkan terimaan urusniaga
direkodkan. Encik Tokono beranggapan perkara tersebut bukan merupakan
satu masalah besar dalam pengurusan kewangan maka dia tidak membuat
tindakan susulan bagi mengetahui punca terimaan sebenar.

Selepas dua (2) minggu menjalankan tugas PT (Kew), Guru Besar
mengarahkan Encik Tokono menguruskan pembaikan paip pecah dan
tandas tersumbat. Encik Tokono mendapati lajur di LPBT tidak mencukupi
bagi menampung kos pembaikan tersebut. Apabila pembayaran dibuat Encik
Tokono membuat pembayaran menggunakan lajur pelbagai kerana didapati
lajur tersebut mempunyai baki yang mencukupi.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. tidak memberi latihan dan bimbingan kepada pegawai
ii. salah rekod urusniaga pada lajur di buku tunai
iii. resit tidak dikeluarkan dan tidak mengesan punca terimaan
iv. tidak mengggunakan peruntukan sebenar mengikut maksud
v. tidak membuat permohonan pindah peruntukan

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 35

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pengurus sekolah merupakan Pegawai Perakaunan yang
diberi kuasa untuk menjalankan tugas-tugas kewangan dan
perakaunan, oleh itu beliau perlu mengambil tindakan berikut:
● memaklumkan kepada Ketua PTJ melalui surat rasmi
perpindahan PT (Kew) yang tidak diganti dan memohon
penggantian.
● merancang latihan untuk kakitangan yang menguruskan
hal-hal kewangan seperti hadir kursus atau rancang program
penandarasan di sekolah yang mendapat audit baik atau
mohon Juru Latih Utama PT (Kew) untuk datang ke sekolah
memberi bantuan.
● meminta Juruaudit Dalam perlu membantu membuat semakan
terhadap tugasan kewangan pegawai yang dilantik.
● menyediakan carta alir bagi pengurusan terimaan, perolehan
dan bayaran perlu dibuat sebagai panduan dalam pelaksanaan
tugasan pengurusan kewangan.
● membuat senarai semak dalam pengurusan terimaan,
perolehan dan bayaran perlu dibuat supaya segala urusniaga
dilaksanakan mengikut dan mematuhi prosedur dan pekeliling
yang sedang berkuatkuasa.
● memahirkan diri dalam pengurusan kewangan dengan
menghadiri kursus atau latihan.

ii. Terimaan atau pungutan hendaklah direkodkan di bahagian
terimaan buku tunai dalam lajur yang betul seperti surat siaran
Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakauan Kumpulan
Wang Sekolah Kumpulan Wang Sekolah bertarikh 30 Mac 2012.

● Lajur Pelbagai Buku Tunai KWK merekod terimaan faedah,
bantuan One Off, KEDAP, utiliti, bantuan khas kepada sekolah-
sekolah tertentu dan mengikut surat siaran semasa.

● KWAMP dan RMT perlu dimasukkan di lajur Bantuan
Persekolahan Lain, oleh itu pelarasan perlu dibuat antara lajur
Pelbagai dan lajur Bantuan Persekolahan Lain.

iii. Langkah-langkah bagi terimaan yang tidak dapat dikesan punca,
seseorang pengurus sekolah perlu:
● membuat semakan dengan pihak bank
● membuat semakan dengan pihak PPD/JPN
● membuat semakan dengan pihak KPM dan jika masih tidak
dapat dikesan puncanya:,

36 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

● memaklumkan kepada Ketua PTJ melalui surat rasmi bahawa
wujudnya satu amaun terimaan yang tidak dapat dikenalpasti
dan memohon untuk direkodkan dalam lajur Pelbagai

● Jika wang ini hendak digunakan, perlu mendapat kelulusan
daripada Ketua PTJ hendaklah terlebih dahulu untuk
mendapat punca kuasa penggunaan dan tidak tersalah
maksud perbelanjaan.

iv. Penggunaan peruntukan bantuan persekolahan perlulah mengikut
maksud belanja seperti garis panduan dalam SPK 8/2012 (atau
pekeliling terkini) dan lain-lain prosedur yang berkuatkuasa dari
semasa ke semasa.

v. Pindah peruntukan diperlukan jika sesuatu kumpuan wang/
peruntukan/ butiran dalam buku tunai tidak mencukupi untuk
menampung sesuatu perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan.
Dalam kes pembaikan paip pecah dan tandas tersumbat
sepatutnya menggunakan peruntukan LPBT. Oleh kerana
peruntukan LPBT tidak mencukupi permohonan pindah
peruntukan hendaklah dibuat dengan menggunakan borang
VPCG untuk mendapat kelulusan Ketua PTJ terlebih dahulu.
(TPPKWS 2012, 16.4.5)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 37



SENARIO 12:

LAPORAN AUDIT HANYA SEKADAR LAPORAN

Sekolah Kebangsaan Jenis Kebangsaan (Tamil) Ladang Ketegaq yang
terletak di kawasan pedalaman dan jarang dilawati oleh pegawai daripada
PPD, JPN mahupun KPM. Guru Besarnya, Encik Saminyiloo berasa cukup
selesa bertugas di situ kerana berhampiran dengan kampung halamannya.

Beliau jarang-jarang berada di sekolah kerana kerap menghadiri kursus-
kursus di luar walaupun ada antara kursus tersebut tidak berkaitan dengan
tugas rasmi beliau. Beliau juga mempunyai ladang kelapa sawit yang luas
di mana beliau sendiri kerap membuat rondaan memantau kawasan ladang
dan hal-hal berkaitan dengannya. Berikutan sibuk dengan hal-hal peribadi
serta kerap tiada di sekolah menyebabkan beliau hanya sempat mengadakan
satu (1) kali mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
Sekolah (JPKA) sahaja. Mesyuarat dihadiri oleh Penolong Kanan, Ketua-
ketua Panitia, Pembantu Tadbir (Kewangan) dan juga Juruaudit Dalam. Minit
mesyuarat hanya menyentuh berkenaan jumlah peruntukan yang diterima.

Pada 7 Oktober 2015, SJK (Tamil) Ladang Ketegaq telah menerima
Laporan Sijil Audit yang menunjukkan Pengurusan Kewangan Tidak
Memuaskan bagi tahun 2014. Laporan tersebut telah diserahkan kepada PT
(Kew) untuk dikandungkan di dalam fail. PT (Kew) yang baru sahaja dilantik
dan ditugaskan di sekolah tersebut juga tidak menerima sebarang senarai
tugas dan panduan yang berkaitan secara bertulis. Kebiasaannya, arahan
hanya diberikan secara lisan melalui perbualan telefon sahaja lantaran
Guru Besar sering sibuk dengan urusan di luar. Rekod dan dokumentasi
perakaunan tidak pernah dipantau berikutan tiada pegawai yang mempunyai
pengetahuan yang mencukupi dalam penyeliaan kewangan dan akaun
sekolah.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Sekolah hanya melaksanakan mesyuarat JPKA sekali sahaja
dan tidak mengikut agenda mesyuarat yang telah ditentukan
ii. Jawapan pertanyaan audit tidak dikemukakan
iii. Juruaudit Dalaman tidak membuat semakan terhadap rekod dan
dokumen kewangan
iv. Pemeriksaan mengejut tidak dilaksanakan

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 39

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pihak sekolah hendaklah mewujudkan JPKA dan mengadakan
mesyuarat sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas
tamat tempoh setiap suku tahun. Menurut Surat Pekeliling
Kewangan Bil. 6 Tahun 2009 perenggan 6(i) dan perenggan 8,
JPKA hendaklah mengadakan mesyuarat mengikut agenda yang
ditetapkan. Agenda Mesyuarat JPKA adalah:
● Agihan peruntukan bagi setiap panitia
● Laporan prestasi perbelanjaan
● Isu-isu dalam perolehan
● Perancangan program berdasarkan baki peruntukan
● Laporan Pengurusan Aset
● Laporan Juruaudit Dalam
● Penyelesaian kepada isu-isu yang dibangkitkan dalam
Laporan Audit Tahunan
Isu-isu teguran audit perlu dibentang untuk mengetahui punca
masalah dan dibincangkan untuk mencari jalan penyelesaian
serta cadangan penambahbaikan. Mesyuarat yang diadakan
secara tersusun boleh membantu jawatankuasa mengawal
dan menyelia urusan kewangan dan perakuanan dengan lebih
berkesan.

ii. Arahan Perbendaharaan 306, pertanyaan Audit hendaklah
dijawab dalam tempoh 30 hari dari tarikh Laporan Audit.

iii. Melantik pegawai yang sesuai sebagai Juruaudit Dalaman (JAD)
yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan
dan perakaunan sekolah (TPPKWS-Perenggan 2.5.1). JAD yang
dilantik hendaklah dimaklumkan bidang tugas mereka secara
terperinci iaitu:
● menyemak rekod kewangan
● memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi
● menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan
kepada pengurus sekolah serta membentangkan dalam
mesyuarat JPKA.

iv. Ketua Jabatan hendaklah membuat pemeriksaan mengejut
terhadap pegawai yang menyelenggara wang tunai. Pemeriksaan
mengejut hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam
enam (6) bulan. Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam
Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28).

40 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 13:

MUDAHNYA NAK TUNTUT WANG...

Cikgu Ramlee adalah guru di SMK Terlentang. Beliau telah diberikan
kepercayaan oleh Guru Penolong Kanan (GPK) Kokurikulum, Encik Doremi
untuk menguruskan aktviti sukan dan olahraga sekolah. Kebiasaan yang
dilakukan oleh Cikgu Ramlee ialah, apabila hendak membuat perolehan
bekalan, beliau membuat tuntutan tunai dengan menggunakan wang panjar
sekolah sedangkan bekalan tersebut diperolehi dari satu syarikat yang sama
iaitu Syarikat Wazupp.

Puan Aina, selaku Pembantu Tadbir (PT) yang menguruskan hal
kewangan sekolah telah menasihati Cikgu Ramlee supaya mengisi Nota
Minta dan mendapat kelulusan Pengurus Sekolah sebelum PT melengkapkan
Borang Pesanan Sekolah bagi mendapatkan perkhidmatan pembekal.
Cikgu Ramlee enggan mendengar nasihat PT dan beliau sentiasa mendapat
sokongan GPK Kokurikulum.


Puan Zahurin, Pengetua SMK Terlentang telah diberitahu mengenai
perkara ini oleh PT. Justeru, beliau membuat semakan Buku Tunai Panjar
Wang Runcit (PWR) dan telah memanggil Cikgu Ramlee untuk memberikan
justifikasi. Punca perkara ini berlaku adalah kerana tiada perancangan
perolehan yang teliti. PWR telah digunakan untuk menyelesaikan pembayaran
balik kepada guru berkenaan dan menutup kesalahan perolehan tanpa
mengeluarkan Pesanan Sekolah.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan:
i. Penggunaan wang panjar tidak dikawal.
ii. Tidak menggunakan Pesanan Sekolah walaupun bekalan dari
syarikat yang sama.
iii. Perolehan telah dipecahkecilkan nilai, saiz, jenis dan amaun
perolehannya kepada beberapa bil tunai supaya boleh dibayar
menggunakan PWR kepada guru.
iv. Pembelian tunai dilakukan tanpa mendapat kelulusan daripada
Pengurus Sekolah
v. Kawalan dalaman yang lemah di pihak pengurusan.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 41

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pengurus Sekolah hendaklah membuat perancangan perolehan
dengan bijak. Bagi tujuan penggunaan PWR, tatacara pembayaran
PWR ialah seperti berikut:
● Pastikan baki peruntukan yang berkaitan mencukupi sebelum
membuat perbelanjaan supaya rekupmen dapat dibuat.
● Bil/tuntutan tidak melebihi RM200.00 dari PWR. Bagi bil yang
lebih besar jumlahnya daripada PWR, dibolehkan jika keadaan
praktikal dan berfaedah.
● Setiap bayaran daripada PWR mesti menggunakan baucar
kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil
mesti lengkap bersama-sama dokumen sokongan yang telah
disahkan oleh GPK/Ketua Bidang/Ketua Panitia sebelum
diluluskan oleh Pengurus Sekolah.

ii. Sekiranya perolehan adalah dari satu syarikat pembekal yang
sama, Pengurus Sekolah perlu memastikan sekurang-kurangnya
tiga (3) kajian pasaran sudah dijalankan dan perolehan dibuat
menggunakan Pesanan Sekolah. Semua perolehan yang dibuat
haruslah mematuhi peraturan, surat pekeliling kewangan dan
surat pekeliling perolehan KPM, Arahan Perbendaharaan,
Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan
yang berkuatkuasa.

iii. Pengurus Sekolah juga perlu melaksanakan Pemeriksaan
Dalaman dari semasa ke semasa ke atas sebahagian atau
keseluruhan kewajipan kewangan atau perakaunan (termasuk
perakaunan aset awam) dan Pemeriksaan Mengejut secara
berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam penyimpanan
wang awam, setem, atau barang-barang lain yang berharga.
(AP308 & AP309)

42 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 14:

SALAH GUNA PERUNTUKAN

Encik Ahmad Albab telah dilantik sebagai Guru Besar SK Bandar Intan
pada 9 Februari 2015. Sebelum ini, beliau berpengalaman sebagai
Guru Penolong Kanan HEM di SK Batu Permata. Dari segi pengurusan
kewangan sekolah, beliau banyak dibantu Pembantu Tadbir (Kew) iaitu
Puan Amisha memandangkan Encik Ahmad Albab masih baharu menggalas
tanggungjawab sebagai Guru Besar dan beliau tidak memiliki pengetahuan
dalam menguruskan hal-hal kewangan sekolah.

Pada Mac 2015, Encik Ahmad Albab menerima surat daripada Pejabat
Pendidikan Daerah yang akan membuat lawatan pra audit pengurusan
kewangan. Hasil semakan pihak audit mendapati SK Bandar Pintar telah
membuat perbelanjaan yang optimum berdasarkan baki Kumpulan Wang
Terkumpul yang berbaki minimum. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa
peruntukan yang digunakan tidak dibelanjakan mengikut maksud perbelanjaan
yang ditetapkan sebagaimana yang digariskan dalam Garis Panduan Surat
Pekeliling Kewangan (SPK) 8 Tahun 2012.

Pihak audit juga mendapati pengurusan sekolah telah menggunakan
peruntukan mata pelajaran untuk pembayaran pembelian peralatan pejabat
dan sewaan mesin fotostat tanpa memohon dan mendapat kelulusan
daripada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Selain itu, pihak audit didapati
Peruntukan Kokurikulum dan Lain-lain Perbelanjaan Berulang Tahun (LPBT)
telah digunakan untuk membiayai perbelanjaan pembelian pakaian sukan
pelajar dan peralatan sukan. Masalah ini berpunca daripada perancangan
yang kurang teliti di mana sewaan mesin fotostat tidak dapat dibayar dengan
peruntukan LPBT kerana telah habis digunakan untuk tujuan lain. Begitu juga
keperluan bagi menjalankan aktiviti sukan pada akhir tahun menggunakan
baki peruntukan kokurikulum tanpa melalui proses pindah peruntukan.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Perolehan tanpa mendapat kelulusan Ketua PTJ.
ii. Perolehan tidak mematuhi maksud belanja.
iii. Pindah peruntukan tanpa mendapat kelulusan Ketua PTJ.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 43

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pengurus sekolah hendaklah merancang perolehan mengikut
keperluan dengan mengambilkira jumlah peruntukan yang
diterima dan mematuhi perkara-perkara seperti perancangan
perolehan mestilah dibincangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) serta memastikan
peruntukan mencukupi. (Tatacara Pengurusan Kewangan
Sekolah (TPPKWS) 11.4.1)

ii. Perolehan peralatan pejabat/bahan habis guna untuk kegunaan
pejabat boleh menggunakan peruntukan LPBT/Lain-Lain
Perbelanjaan Khas (LPK) sekolah. Bila bekalan diterima, pastikan
pendaftaran stok dibuat.


iii. Bagi tujuan sewaan mesin fotostat, sekolah boleh membayar

dengan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang
SUWA.

iv. Perolehan pakaian sukan pelajar (seperti jersi dijadikan stok
sekolah) dan peralatan sukan boleh menggunakan peruntukan
Bantuan Sukan Sekolah.


v. Semua perolehan yang dibuat haruslah mematuhi peraturan,

surat pekeliling kewangan dan surat pekeliling perolehan KPM,
dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan (AP) dan
Portal Pekeliling Perbendaharaan (PPP) yang berkuat kuasa.
(TPPKWS 11.4.2)

vi. Pengurus Sekolah dibenarkan membuat pindah peruntukan
di antara kumpulan Bantuan Perkapita Mata Pelajaran (PCG)
sahaja. Lain-lain pindahan perlu mendapatkan kelulusan Ketua
PTJ.

vii. Pengurus Sekolah harus memastikan perbelanjaan yang hendak
dilakukan adalah berpandukan Garis Panduan SPK 8 Tahun 2012
dan juga pekeliling-pekeliling kewangan yang berkuatkuasa.

44 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 15:

BAUCAR ATAS NAMA PEGAWAI AWAM

SK Mutiara merupakan sebuah sekolah yang aktif dalam pelbagai aktiviti
luar sekolah. Guru Besarnya iaitu Encik Zakarya merupakan seorang guru
besar yang proaktif dan sentiasa memberikan galakan kepada semua warga
sekolah untuk sama-sama melibatkan diri dalam aktiviti tersebut. Pencapaian
pelajar SK Mutiara dalam aktiviti kokurikulum amat membanggakan Encik
Zakarya dan beliau meletakkan kepercayaan kepada Cikgu Rahimi, Guru
Penolong Kanan (GPK) Kokurikulum untuk menguruskannya.

Sungguhpun demikian, Encik Zakarya tidak begitu arif dalam
menguruskan hal kewangan sekolah. Justeru, beliau amat mengharapkan
bantuan PT (Kew), Puan Laila untuk menyelesaikan hal-hal kewangan
sekolah.

Menjadi satu amalan Puan Laila iaitu bagi tujuan pembayaran, pihak
sekolah akan mengeluarkan cek atas nama individu untuk memudahkan
kerjanya. Justeru, untuk pembayaran belanja perjalanan pelajar, Puan
Laila akan menyediakan baucar bayaran dan cek atas nama Cikgu Rahimi.
Manakala Pengurus Sekolah pula tidak memeriksa dan hanya menandatangan
cek setelah baucar bayaran disediakan.

Apabila pihak audit membuat pengauditan, didapati pihak sekolah telah
mengeluarkan cek atas nama individu untuk membuat pembayaran bagi
perbelanjaan perjalanan membawa pelajar menyertai aktiviti kokurikulum,
perbelanjaan makanan program gotong-royong sekolah dan pembelian
majalah sekolah.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Pembayaran dibuat menggunakan cek atas nama penjawat
awam.
ii. Pengurus Sekolah menandatangani cek/baucar bayaran tanpa
membuat semakan.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Nama seseorang pegawai kerajaan tidak boleh dicatatkan sebagai
penerima bayaran pada sesuatu baucar kecuali berkenaan gaji,
pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang
lain. Pembayaran atas nama guru yang bertanggungjawab

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 45

mengendalikan program berkenaan telah menyalahi peraturan
kewangan walaupun bayaran buat adalah untuk tujuan rasmi
serta menggunakan peruntukan yang sepatutnya.

[AP 99(b)]

ii. Bagi tuntutan berkaitan dengan aktiviti kokurikulum, perbelanjaan
dibenarkan menggunakan peruntukan Bantuan Kokurikulum
Sekolah (BKK) meliputi aktiviti:
● Pasukan Badan Beruniform (PBB);
● Kelab dan Persatuan (tidak termasuk kelab Sukan dan
Permainan); dan
● Aktivitisokonganpembentukan,pemupukandanpembangunan
sahsiah murid seperti perkhemahan, seminar, kolokium dan
kursus kepimpinan (tidak termasuk aktiviti bimbingan dan
kaunseling serta kecemerlangan akademik).

iii. Perbelanjaan yang dibenarkan berkaitan dengan membawa
pelajar bagi aktiviti kokurikulum, perkara dibenarkan adalah
meliputi urusan makan minum, penginapan, sewaan dan
pengangkutan murid serta guru pengiring. Perbelanjaan ini
menggunakan peruntukan BKK.
(TPPKWS 5.7)

iv. Bagi perbelanjaan makanan program gotong-royong sekolah
dan jika perbelanjaan melibatkan amaun yang besar, perolehan
perkhidmatan secara pembelian terus boleh dilakukan
menggunakan Pesanan Sekolah. Jika nilai perolehan kurang
atau bernilai RM200, kaedah pembayaran panjar wang runcit
boleh dilakukan.
(TPPKWS 5.7)

v. Bagi perbelanjaan pembelian majalah sekolah, bayaran boleh
dilakukan secara panjar wang runcit jika nilainya kurang atau
sama dengan RM200.
(TPPKWS 7.4.3)

vi. Pengurus Sekolah bertanggungjawab memeriksa dengan teliti
dokumen kewangan dan memastikan semua dokumen lengkap
mengikut tatacara kewangan sebelum ditandatangan.

46 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Senario 16:

PEROLEHAN DAN PERUNTUKAN TIDAK MENGIKUT
PERATURAN

Encik Aminuddin adalah Guru Besar yang baharu ditukarkan dari sekolah
lain. Beliau telah memberi arahan kepada PT (Kew) di mana semua bil/
invois yang diterima dari pembekal mesti diserahkan kepada Guru Besar.
PT (Kew) hanya perlu membuat bayaran bagi bil/invois yang diberi kepada
beliau sahaja. PT (Kew) mendapati Guru Besar hanya mengutamakan dan
mendahulukan pembayaran bil/invois yang diterima daripada kenalan beliau.

Guru Besar juga telah membuat perbelanjaan tanpa merujuk kepada
baki Akaun Subsidiari dan terdapat pembelian tanpa menggunakan borang
Pesanan Sekolah. Adakalanya PT (Kew) hanya diarah secara lisan supaya
menyediakan cek untuk membuat pembayaran kepada pembekal tertentu
tanpa menyediakan baucar bayaran. Akibatnya, berlaku defisit KWT sebanyak
RM4,181.50 iaitu RM3,023.86 bagi KWK dan RM1,157.64 bagi Kumpulan
Wang SUWA.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Perolehan tanpa menggunakan borang Pesanan Sekolah.
ii. Pengeluaran Cek tanpa Baucar Bayaran.
iii. KWT berbaki efisit

b. Cadangan Penambahbaikan:
i. Perolehan yang hendak dilaksanakan haruslah mengikut
prosedur iaitu:
● membuat perancangan perolehan.
● memastikan ada peruntukan.
● peruntukan mencukupi dengan menyemak akaun subsidiari.
● kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan
membuat kajian pasaran dan mendapatkan sekurang-
kurangnya tiga (3) tawaran harga.
● tawaran harga barangan atau perkhidmatan yang hendak
diperolehi mestilah berpatutan setelah mengambil kira kualiti,
kos penghantaran, tempoh waranti, khidmat lepas jualan dan
sebagainya.
● pembelian secara terus hendaklah tidak tertumpu kepada
pembekal yang sama dan semua pembekal hendaklah diberi
peluang yang sama serta tidak wujud apa-apa kepentingan
kepada pegawai.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 47

ii. Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan
sesuatu bayaran dibuat. Tatacara penyediaan baucar bayaran
adalah seperti berikut:
● ia disediakan setelah bil/invois diterima dengan lengkap.
● Ia perlu disediakan dalam dua (2) salinan - baucar asal
disimpan bersama-sama dokumen sokongan dan salinan
kedua dihantar kepada penerima beserta dengan cek.
● Baucar Bayaran bernilai kurang RM10,000 hendaklah
diperakukan oleh dua (2) orang di mana Peraku II ialah
Pengurus Sekolah. Jika ianya bernilai RM10,000 dan ke atas,
ia harus diperakukan oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi
kuasa termasuk Pengurus Sekolah.
● sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah
memastikan pembayaran belum dibuat dengan menyemak
Daftar Bil.
● selepas pembayaran dibuat baucar dan semua dokumen
sokongan hendaklah dicop “TELAH BAYAR”.
● Baucar Bayaran hendaklah disusun dan difailkan mengikut
turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.

iii. KWT adalah sebahagian daripada item Kunci Kira-Kira dalam
Laporan Kewangan Tahunan Sekolah
● Amaun KWT adalah perbezaan antara pendapatan dengan
perbelanjaan setiap tahun yang dikumpulkan daripada sekolah
mula beroperasi sehingga 31 Disember tahun semasa.
● KWT berbaki defisit adalah satu senario yang serius kerana
jumlah perbelanjaan terkumpul melebihi jumlah pendapatan
terkumpul. Ini bermakna bukan sahaja pendapatan tahun
semasa tidak dapat menampung perbelanjaan tahun semasa,
tetapi KWT (jika mempunyai baki) pada awal tahun juga tidak
dapat menampung perbelanjaan yang ditanggung.
● KWT berbaki defisit ini berpunca daripada tiada perancangan
perolehan, perolehan tanpa peruntukan atau peruntukan tidak
mencukupi, akaun subsidiari tidak dikemas kini dan tiada
semakan atau pemantauan dilaksanakan.

48 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Senario 17:

KEPINCANGAN PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR

Encik Min Ho telah 10 tahun berkhidmat sebagai Guru Besar. Beliau telah
diarahkan bertukar ke Sekolah Kebangsaan Seri Gangsa mulai bulan
Februari 2015. Setelah satu (1) bulan berkhidmat di sekolah tersebut, beliau
mendapati terdapat banyak kepincangan dalam pengurusan aset alih dan
stor di sekolah berkenaan.

Sekolah berkenaan langsung tidak pernah merekod pendaftaran aset
dengan sempurna di mana tiada langsung Daftar Harta Modal (KEW. PA-
3) dan Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW. PA-4). Selain itu, perolehan
bahan untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran (PdPc) serta barang-
barang pejabat tidak direkod dalam Kad Petak (KEW. PS-4).

Hasil semakan Encik Min Ho terhadap dokumen Pesanan Sekolah
mendapati bahawa tiada langsung Pesanan Sekolah yang dicatatkan
maklumat pendaftaran barangan yang dibeli di ruangan Perakuan Sekolah.
Pegawai Aset yang dilantik juga tidak memahami dan tidak mengambil tahu
tentang bidang tugas sebagai pegawai aset.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Daftar Harta Modal KEW. PA-3, Daftar Aset Alih Bernilai Rendah
KEW. PA-4 dan Kad Petak KEW. PS-4 tidak diselenggara.
ii. Nombor rujukan pendaftaran aset/stok tidak dicatatkan pada
ruangan Perakuan Pesanan Sekolah.
iii. Pegawai aset tidak jelas bidang tugas dalam pengurusan aset.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pengurus Sekolah perlu memastikan perkara-perkara berikut
dilakukan dalam menguruskan penerimaan setiap aset di sekolah:
● Pegawai Penerima hendaklah dilantik bagi melaksanakan
tanggungjawab menerima dan memeriksa aset alih yang
diterima. Manakala bagi aset teknikal, Pegawai Penerima
yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang-
bidang berkaitan.
● memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi pegawai-
pegawai yang dilantik semasa menerima aset di sekolah:

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 49

⮚ menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi
memastikan aset yang diterima adalah betul;

⮚ aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji
serta merta sebelum disahkan penerimaannya;

⮚ sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta
merta, maka dokumen penerimaan seperti nota serahan/
hantaran hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat
ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang atau diuji”;

⮚ Pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh pegawai
penerima selepas pemeriksaan berjaya dilaksanakan dengan
menggunakan Borang Perimaan Aset Alih KEW. PA-1

⮚ Borang Penolakan Aset Alih (KEW.PA-2) hendaklah
disediakan pegawai penerima jika terdapat kerosakan,
kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi

⮚ Borang KEW. PA-2 yang telah ditandatangan oleh Pegawai
Penerima hendaklah dihantar dengan serta merta kepada
agen penghantar disertakan manual penggunaan dan
penyelenggaraan, jika ada; dan

⮚ bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak
pusat atau perolehan secara berpusat, Pegawai Penerima
di peringkat Cawangan/Negeri/Daerah hendaklah
dibekalkan sesalinan dokumen-dokumen seperti Pesanan
Rasmi Kerajaan, Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan
dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan
pengesahan.
[PPP (AM 2.2)]

ii. Pengurus Sekolah juga perlu memastikan semua aset yang
diterima, didaftarkan mengikut Tatacara Pendaftaran Aset
Alih dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan
penerimaan. Ia perlulah lengkap, tepat dan sentiasa dikemaskini
bagi memudahkan pengesanan dan pemantauan. [PPP (AM 2.3)]

iii. Pihak sekolah disyorkan mendaftarkan aset tahun semasa
terlebih dahulu dan diikuti aset-aset tahun sebelum yang masih
tidak didaftarkan.

iv. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan perkara-perkara
berikut dipatuhi dalam melaksanakan pendaftaran aset di sekolah:
● Dokumen Rujukan yang diperlukan untuk aset yang dibeli
adalah seperti berikut; Pesanan Rasmi Kerajaan, Nota
Serahan, Invois, Dokumen Kontrak, Kad Jaminan, Manual

50 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Pengguna atau dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
● bagi aset yang disewa beli pula, dokumen rujukan adalah Surat

Ikatan Perjanjian atau dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
● manakala bagi aset yang diterima daripada pelbagai sumber

lain untuk didaftarkan, dokumen rujukan yang diperlukan
adalah seperti berikut:
⮚ salinan KEW. PA-3 atau KEW. PA-4 jika aset diterima

secara pindahan atau melalui serahan.
⮚ Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang

sedang berkuat kuasa berserta maklumat yang lengkap
aset berkaitan.
⮚ salinan Perintah Lucut Hak bagi aset yang diterima berikutan
Perintah Lucut Hak Mahkamah.
⮚ Surat Kelulusan Perbendaharaan Malaysia bagi Aset Alih
Lucut Hak yang digunakan semula oleh Kementerian/
Jabatan;
⮚ salinan dokumen-dokumen pembelian atau dokumen
penggantian atau diterima melalui pindahan sekiranya atau
apa-apa kelulusan khas.
⮚ dokumen-dokumen lain yang berkaitan

● menyemak dan mengesahkan maklumat yang terdapat
dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 sebelum menandatangani di
ruangan tersebut. [PPP (AM para 9.4 (a)]

● bagi KEW.PA-3 dan KEW.PA-4 terdahulu atau sebelumnya
yang belum ditandatangan, Pengurus Sekolah terkini
dipertanggungjawabkan untuk menandatangan dokumen
tersebut. [PPP (AM 2.3 para 9.4 (b)]

● boleh melantik Pembantu Pegawai Aset bagi mendaftar semua
Aset Alih yang dimiliki oleh sekolah

● anggaran nilai semasa dikemaskini di KEW.PA-3 dan KEW.
PA-4 pada setiap akhir tahun mengikut garis panduan yang
ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).

● menyediakan Senarai Daftar Harta Modal Bernilai Rendah
KEW.PA-5 dan Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.
PA-6). Daftar ini hendaklah dikemas kini apabila terdapat
Aset Alih baharu, Aset Alih dilupus atau Aset Alih dihapus kira.

● Daftar aset dikemas kini apabila berlaku perubahan
penempatan, perubahan nama pegawai penempatan,
penambahan/penggantian/naik taraf Aset Alih, pemeriksaan
Aset Alih, pindahan, serahan, pelupusan dan hapus kira.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 51

● Semua Aset Alih diberi tanda pengenalan dengan cara melabel
atau mengecat atau mencetak timbul bagi menunjukkan tanda
Hak Kerajaan Malaysia dan nama PTJ yang berkenaan di
tempat dan mengikut format yang bersesuaian pada aset
berkenaan. [PPP (AM 2.3 para 9.10.1)]

v. Pegawai bertanggungjawab perlu mengisi maklumat pendaftaran
di ruangan Perakuan Sekolah dalam Pesanan Sekolah setelah
ianya didaftarkan.

vi. Pengurus Sekolah memastikan Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) diadakan setiap tiga (3)
bulan sekali selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun. [PPP
(AM 1.1 para 2.2.1)]

vii. Pengurus Sekolah juga hendaklah memastikan aset alih kerajaan
digunakan mengikut peraturan berikut:
● bagi tujuan rasmi sahaja.
● mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/
buku panduan pengguna.
● dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan jika
perlu.
● hendaklah direkodkan penggunaannya.

viii. Pengurus Sekolah juga hendaklah memastikan aset alih kerajaan
disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan
pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan
hendaklah dipatuhi bagi mengelakkan berlakunya kerosakan
atau kehilangan Aset Alih

ix. Kerosakan Aset Alih hendaklah dilaporkan menggunakan Borang
Aduan Kerosakan Aset Alih KEW.PA-10 dan perlu mendapatkan
kelulusan Pengurus Sekolah sebelum penyelenggaraan
dilaksanakan

x. Pemeriksaan Aset Alih terhadap fizikal, rekod dan penempatan.
Tujuan pemeriksaan adalah untuk mengetahui keadaan dan
prestasinya, memastikan setiap Aset Alih mempunyai daftar/
rekod yang lengkap, tepat dan kemas kini dan memastikan setiap
Aset Alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

xi. Memastikan Pegawai Aset yang dilantik memahami bidang tugas
sebenar dengan meningkatkan pengetahuan secara menghadiri
kursus atau bengkel yang berkaitan.

52 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 18:

BANYAKNYA BARANG..

Encik Halim merupakan seorang Guru Besar yang baharu dilantik mulai 1
Oktober 2013. Sebelum ini beliau seorang Penolong Kanan Pentadbiran dan
tidak mempunyai pengalaman dalam mengurus hal-hal kewangan sekolah
dan aset alih kerajaan. Sebagai Guru Besar baharu, banyak perkara yang
perlu dilakukan. Sebagai permulaan, beliau meninjau kawasan persekitaran
sekolah dengan ditemani oleh Guru Penolong Kanan Pentadbiran, En. Salleh.

Sepanjang tinjauan tersebut, beliau melahirkan rasa agak puas hati
dengan kebersihan dan keselamatan sekolah. Semuanya dalam keadaan
baik. Namun begitu beliau tidak merasa puas hati dengan pengurusan
perabot-perabot rosak. Terdapat banyak perabot rosak dilonggokkan di
dalam stor yang sempit dan tidak diurus dengan baik. Sebuah bilik darjah
turut digunakan bagi tujuan ini.

Selain dari perabot, beliau juga menemui beberapa aset alih yang telah
rosak iaitu mesin taip lama dan komputer desktop tetapi masih tersimpan di
dalam pejabat. Beliau diberitahu aset-aset tersebut tidak mempunyai rekod
yang sempurna. Sistem fail bagi merekodkan aset alih juga tidak diurus
dengan baik. Tambahan pula mesyuarat pengurusan aset alih tidak pernah
diadakan. Ini menyukarkan usaha sekolah untuk membuat pelupusan.

Beliau merasakan tindakan segera perlu diambil ke atas perabot-
perabot berkenaan. Satu perbincangan dengan Pegawai Aset, En. Razak
telah diadakan untuk mengatasi masalah ini. En. Razak menyatakan bahawa
kebanyakan perabot tersebut tidak mempunyai rekod. Ini menyukarkan
usaha beliau untuk mengambil tindakan seterusnya.

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan
i. Aset alih yang rosak tidak diambil tindakan pelupusan.
ii. Rekod aset alih tidak kemaskini atau tiada rekod.
iii. Pengurusan fail aset alih tidak lengkap.
iv. Mesyuarat (JKPAK) tidak dilaksanakan.

b. Cadangan Penambahbaikan

Pengurusan Sekolah perlu memastikan pengurusan aset alih kerajaan
dilaksanakan dengan teratur. Berikut adalah perkara yang perlu diberi
perhatian:

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 53

i. mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) bagi membincangkan isu-isu dalam
pengurusan aset alih di sekolah.

ii. JKPAK hendaklah bermesyuarat setiap tiga (3) bulan sekali
selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun.

iii. Pengurusan sekolah perlu memberi pengetahuan kepada semua
kakitangan sekolah mengenai kepentingan pengurusan aset alih
kerajaan serta implikasinya terhadap pengurusan kewangan
sekolah.

iv. Pegawai Aset yang dilantik perlu mengetahui dan memahami
sepenuhnya peranan dan tanggungjawabnya dalam menguruskan
aset alih kerajaan di sekolah. Latihan dan kursus bersesuaian
adalah perlu untuk meningkatkan kefahaman dan kecekapan
pegawai berkenaan.

v. Semua dokumen berkaitan aset alih perlu diselenggara dengan
teratur, lengkap dan kemas kini bagi melicinkan pengurusan aset
alih di sekolah.

vi. Pegawai Pemeriksa yang dilantik perlu menjalankan
tanggungjawabnya dengan membuat pemeriksaan terhadap aset
alih yang ada di sekolah.


vii. Aset alih yang telah rosak atau tidak digunakan perlu diambil

tindakan pelupusan. Ini adalah penting untuk memudahkan
pengurusan aset, mengoptimumkan penggunaan ruang kerja
serta mengelakkan perkara yang tidak diingini berlaku.

viii. Langkah-langkah berikut perlu diambil perhatian bagi memastikan
pengurusan pelupusan aset alih berjalan lancar:
● Mengenalpasti Aset Alih yang hendak dilupuskan
● Memastikan dokumen-dokumen berkaitan seperti KEW.PA-3
dan KEW.PA-4 telah diwujudkan dan dikemas kini.
● Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) hendaklah dilantik
oleh Pengerusi JKPAK menggunakan surat lantikan Lembaga
Pemeriksa Pelupusan KEW.PA-20

54 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

● Mendapatkan KEW.PA-19 bagi Aset Alih yang memerlukan
perakuan pelupusan (PEP) dan menyediakan KEW.PA-
19 yang mengandungi keterangan Aset Alih, kuantiti, tarikh
perolehan, tempoh digunakan/disimpan, nilai perolehan asal
dan nilai semasa.

● Semua Aset Alih yang dicadangkan untuk pelupusan
hendaklah disenaraikan di KEW.PA-21 oleh pihak sekolah
yang bercadang untuk melaksanakan pelupusan

● Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan hendaklah membuat
pemeriksaan dengan melengkapkan KEW.PA-21 di ruangan
Nyatakan Keadaan Aset Alih dengan jelas dan Syor Kaedah
Pelupusan dan Justifikasi

● Mengemukakan KEW.PA-21 kepada Urusetia Pelupusan
● Urusetia menyemak Laporan KEW.PA-21 dan memastikan

KEW.PA-19 serta syor pelupusan dinyatakan. Disertakan
gambar Aset Alih dan laporan penyelenggaraan jika perlu.
● Urusetia menentukan Kuasa Melulus
● Terima keputusan permohonan (pihak sekolah disyorkan
membuat tindakan susulan dari masa ke semasa sekiranya
masih tidak memperolehi jawapan daripada pihak Kuasa
Melulus)
● Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan.
● Menyediakan Sijil Pelupusan Aset Alih KEW.PA-23 dan
mengemukakan kepada pihak Kuasa Melulus beserta salinan
resit/surat akuan terima (mana berkenaan)
● Kemaskini rekod Aset Alih di KEW.PA3 dan KEW.PA-4 di
ruangan

PPP( AM 2.7)
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 55



SENARIO 19:

PERLU KE NAK REKOD STOK

Puan Halimah merupakan seorang Pembantu Tadbir yang sangat komited
dengan tugasnya. Kecekapan beliau menguruskan soal pentadbiran pejabat
di sekolah banyak membantu melicinkan pentadbiran sekolah-sekolah di
bawah tanggungjawabnya. Atas kecekapan ini dan kepercayaan, Jabatan
Pendidikan Negeri mengarahkan beliau berpindah ke sekolah baru.

Pada hari pertama di sekolah tersebut, beliau mendapati pengurusan
stok bagi barang-barang stor tidak memuaskan. Kad Petak yang sepatutnya
digunakan untuk merekodkan barang-barang guna habis seperti alat tulis,
didapati tidak diurus dengan baik. Ia termasuklah tidak kemas kini, tiada
pemeriksaan oleh pegawai pemeriksa dan cara merekod yang salah iaitu
menggunakan warna dakwat pen yang sama untuk catatan terima dan
keluar. Beliau juga mendapati warna Kad Petak yang sama digunakan
untuk merekodkan barang stor tanpa tarikh luput dan barang stor yang ada
tarikh luput. Prosedur perekodan barang-barang stor tidak teratur akan
menyukarkan staf untuk mengetahui dan mengesan kedudukan terkini
barang-barang tersebut.

Beliau juga melakukan pemeriksaan secara rambang ke atas barang-
barang stor dan membandingkan dengan rekod di Kad Petak. Hasil
pemeriksaannya, didapati kebanyakan catatan di Kad Petak tidak sama
dengan kuantiti barang stor yang tersedia. Malah kedudukan Kad Petak tidak
bersekali dengan barang tersebut. Ini jelas tidak mematuhi peraturan yang
terpakai.

Tugas beliau menjadi semakin rumit apabila mendapati Kad Petak
terdapat di banyak tempat. Tinjauan beliau di stor sukan pula mendapati
terdapat banyak Kad Petak yang digunakan untuk merekodkan peralatan
sukan. Penggunaan harian alat sukan juga direkodkan di dalam kad-kad
tersebut. Sepatutnya rekod penggunaan harian direkodkan ke dalam buku
daftar harian. Beliau juga mendapati Kad Petak digunakan untuk merekod
aset alih seperti perabot di bilik sukan.

Penemuan-penemuan itu telah membuka mata Puan Halimah.
Beliau mengakui banyak perkara yang perlu dibaiki. Semasa perbincangan
bersama-sama Pengetua, beliau menjelaskan tentang tindakan segera yang
perlu diambil bagi mengelakkan keadaan semakin rumit.


Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 57

a. Ketidakakuran Terhadap Prosedur Kewangan

i. Rekod stor di dalam Kad Petak tidak diselenggara dengan
sepatutnya.
● Jumlah barang stor yang tercatat dalam Kad Petak tidak sama
dengan jumlah fizikal
● Cara merekod tidak mengikut pekeliling yang berkuatkuasa
(penggunaan warna dakwat pen yang berbeza)
● Kad Petak berada tidak bersekali dengan barang-barang stor

ii. Kaedah merekodkan transaksi dalam Kad Petak yang tidak
mengikut pekeliling yang berkuatkuasa.
● Merekod aset alih (perabot)
● Merekod barang stor yang mempunyai tarikh luput ke dalam
Kad Petak yang sama dengan barang stor tanpa tarikh luput.

b. Cadangan Penambahbaikan

i. Semua stok yang diterima hendaklah direkodkan ke dalam Kad
Daftar Stok KEW.PS-3.

ii. Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan
pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di
Kad Daftar Stok (Bahagian A) dan Transaksi Stok (Bahagian B).

iii. Sediakan KEW.PS-4 untuk stok yang mempunyai tarikh luput
bagi memudahkan pemantauan

iv. Penempatan KEW.PS-3 hendaklah bersama-sama stok,
manakala Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah
terbakar dan stok yang disimpan diruang sejuk beku hendaklah
disimpan di tempat yang berasingan.

[PPP (AM 6.3)]
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

58 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Bahagian II
Isu Dalam
Pentadbiran Pejabat

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 59



SENARIO 1:

PERHIMPUNAN BULANAN

Encik Anuar, Ketua Pegawai Pendidikan Daerah baharu bertukar ke Pejabat
Pendidikan Daerah (PPD) Muar,Johor. Setelah dua (2) minggu berada di
situ, beliau merasakan kakitangan pejabat tidak berada dalam keadaan
harmonis kerana tidak mengenali antara satu sama yang lain. Hubungan
sesama kakitangan juga kelihatan tidak begitu erat dan mereka seolah-olah
sering mementingkan diri sendiri. Justeru itu, beliau membentuk satu Ahli
Jawatankuasa (AJK) untuk mengadakan Perhimpunan Bulanan di Pejabat
Pendidikan Daerahnya setiap bulan.

Semua kakitangan PPD akan bersama-sama menjayakan majlis
Perhimpunan Bulanan mengikut giliran AJK yang dilantik. Bagi memeriahkan
majlis perhimpunan tersebut beberapa agenda telah dirangka, antaranya ialah
ucapan khidmat nasihat dan harapan pegawai PPD kepada kakitangannya,
sambutan bulan kelahiran, memperkenalkan kakitangan baharu dan memberi
penghargaan kepada kakitangan yang bertukar atau yang akan bersara.

Setelah enam (6) bulan bertugas di PPD itu, kini Encik Anuar merasa
bangga apabila perubahan sikap kakitangannya mula terserlah. Mereka
bertugas dalam keadaan yang ceria dengan hubungan yang lebih erat. Di
samping itu juga, maklumat yang terkini dapat disampaikan dengan segera
kepada kakitangan. Lebih menggembirakan lagi, PPD Muar juga telah berjaya
memenangi beberapa anugerah yang dipertandingkan di peringkat negeri.

a. Implikasi
i. Kakitangan tidak mengenali di antara satu dengan lain
ii. Tidak wujud hubungan yang harmoni di antara kakitangan boleh
menjejaskan layanan kepada pelanggan.
iii. Menyukarkan pihak atasan untuk menyampaikankan maklumat
khususnya kepada kakitangan.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan perhimpunan
bulanan diadakan setiap bulan. Perhimpunan ini bertujuan
untuk membolehkan Ketua Jabatan menyampaikan amanat dan
maklumat semasa, di samping mengeratkan hubungan di antara
warga jabatan.

(PP Bil. 5/2007, Panduan Pengurusan Pejabat)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 61

ii. Agenda dan aktiviti boleh dilaksanakan semasa perhimpunan
seperti:
● Ucapan khidmat nasihat dan harapan Ketua Jabatan kepada
kakitangannya.
● Sambutan hari ulang tahun kelahiran untuk kakitangan.
● Sesi percambahan fikiran melalui ceramah atau forum
● Mengadakan aktiviti kreatif seperti pameran.
● Majlis penghargaan pegawai yang berpindah, naik pangkat
atau bersara.
(Pekeliling Am Tahun 2000 Per 1.18 Perhimpunan Bulanan)

62 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 2:

MENYEDIA DAN MEMPAMERKAN VISI, MISI DAN
PIAGAM PELANGGAN

Hassan: “Amira tolong layan tetamu kita di kaunter hadapan.”

Amira: “Maaf En Hassan, saya nak keluar dengan Siti. Kami nak ke

pasaraya untuk membeli barang dapur.”

Hassan: “Mana boleh pergi, sekarang ni kan waktu pejabat. Bantulah

sekejap, saya nak buat salinan borang yang mereka perlukan.

Mereka pelanggan kita.”

Siti: “Kami keluar sekejap sahaja”

Hassan: “Kitakan ada visi ,misi, objektif dan piagam pelanggan”

Siti: “Apa visi, misi objektif dan piagam pelanggan tu?

Hassan: “Cuba tengok di papan kenyataan bangunan pentadbiran

sekolah ini.

Amira: “Jika begitu, tidak dapatlah kita keluar masa ni.

Siti: “Terima kasih Encik Hassan atas peringatan tadi.”

a. Implikasi
i. Kegagalan sekolah menyedia dan mempamerkan visi dan misi
serta piagam pelanggan menyebabkan kakitangan sering tidak
mengetahui apa visi dan misi sekolah mereka.
ii. Kegagalan mematuhi Piagam Pelanggan menyebabkan kita tidak
menepati janji.
iii. Banyak teguran diterima dari pelanggan.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Kerajaan telah menubuhkan pelbagai jabatan dan agensi
yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan dasar dan
rancangan dengan cekap dan berkesan. Selaras dengan hasrat
itu, maka setiap Ketua Jabatan hendaklah:
● Menyediakan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, dan
Piagam Pelanggan dan dipamerkan di kaunter utama atau di
tempat yang strategik.
● Memastikan semua pegawai memahami dan menghayati
Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan
dan tanggungjawab pegawai terutama kepada mereka yang
baharu ditempatkan di sesuatu jabatan.
● Menggubal piagam pelanggan berdasarkan penyampaian
perkhidmatan atau produk kepada pelanggan.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 63

● Sentiasa berusaha memupuk budaya kerja yang positif dengan
semangat kerja berpasukan bagi menggalakkan perhubungan
yang sihat di antara pegawai.
(PP Bil. 5/2007, Panduan Pengurusan Pejabat, Bhg.1)

64 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 3:

MENJAGA KEBERSIHAN PEJABAT

Sekolah Kebangsaan Pucuk Pinang telah menerima aduan daripada
Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG) berhubung tahap kebersihan dan
keceriaan yang kurang memuaskan. di sekolah tersebut. Ini menyebabkan
para pelajar kurang berminat untuk hadir ke sekolah dan kerap jatuh sakit.
Bagi mengatasi masalah ini, Encik Kasim bin Selamat, Guru Besar sekolah
itu telah mengadakan gotong-royong membersihkan kawasan sekolah.

Pada hari tersebut, Guru Pendidikan Seni sekolah Sekolah Kebangsaan
Pucuk Pinang telah berjaya mencipta pelbagai hasil kraftangan dari bahan
terbuang bersama para pelajar. Sebanyak RM3000.00 berjaya dikumpul dari
hasil jualan kraftangan tersebut. Kutipan yang diperolehi digunakan untuk
keceriaan sekolah.

a. Implikasi
i. Kegagalan menjaga kebersihan menyebabkan pejabat atau
sekolah akan nampak tidak ceria.
ii. Tempat yang tidak bersih juga boleh menyebabkan berlakunya
pembiakan nyamuk dan mengundang penyakit.
iii. Pelajar juga kurang bersemangat untuk hadir ke sekolah kerana
persekitaran sekolah yang tidak kondusif.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Mengadakan aktiviti gotong royong bagi membersihkan kawasan
sekolah
ii. Mengadakan program Kitar Semula untuk menyokong cadangan
pihak kerajaan.
iii. Mengamalkan budaya 5S bagi menepati Ekosistem Kondusif
Sektor Awam (EKSA).

(PP Bil. 5/2007, Panduan Pengurusan Pejabat, Bhg.1)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 65



SENARIO 4:

KERANA TIDAK IKUT PERATURAN

Sekolah Kebangsaan Hujung Jalan merupakan sekolah harian biasa yang
terletak di pinggir bandar. Baru-baru ini sekolah tersebut telah menerima
kehadiran sekumpulan pemantau dari Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)
untuk memantau keberkesanan pengurusan dan pentadbiran pejabat di
sekolah. Pemantauan ini merupakan kali pertama dalam bidang berkaitan
walaupun sekolah telah beroperasi selama hampir lima belas (15) tahun.

Pelbagai aspek telah disemak dengan rapi untuk melihat sejauh mana
keakuran dan pematuhan kepada prosedur dan tatacara pengurusan semasa
melaksana tugasan. Hasil semakan pengurusan surat kerajaan, didapati
bahawa pihak sekolah masih lagi menggunapakai kepala surat rasmi yang
tidak mengikut pekeliling terkini. Contoh kepala surat sekolah yang dicetak
menggunakan komputer secara tidak berwarna didapati tidak mengandungi
Jata Negara, sebaliknya menggunapakai logo jabatan pendidikan negeri dan
logo sekolah. Sekolah turut menggunakan tulisan jawi sebagai tulisan utama
nama sekolah. Apabila diajukan kepada Guru Besar sekolah mengenai hal ini,
beliau menyatakan tidak menerima sebarang maklumat mengenai perubahan
ini dan ia adalah amalan kebiasaan sekolah sebelum kehadirannya lagi.

Semakan ke atas surat turut dibuat secara teliti dan mendapati
kebanyakan surat dicap dengan nama dan jawatan untuk ditandatangan.
Terdapat juga surat yang ditandatangan oleh selain guru besar walaupun
pada waktu itu beliau berada di sekolah. Lebih malang lagi apabila dapat
dikesan terdapatnya surat yang ditandatangani sendiri oleh guru penolong
dengan menggunakan kepala surat rasmi sekolah. Pihak pemantau telah
membuat teguran mengenai ketidakakuran sekolah dalam hal ini.

a. Implikasi
i. Perkara yang berlaku di atas memberi kesan kepada imej Ketua
Jabatan. Beliau seolah-olah tidak peka atau tidak mengambil tahu
perkembangan pekeliling-pekeling yang sedang berkuatkuasa.
ii. Pemimpin Sekolah perlu memantau tindakan guru yang
menandatangan sendiri surat seolah-olah mereka adalah
pemimpin sekolah yang sebenar.
iii. Tindakan guru penolong ini akan menyebabkan perkara negatif
berlaku seperti menyalahguna kepala surat organisasi untuk
kepentingan peribadi yang akan mencemarkan imej organisasi.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 67

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Ketua Jabatan perlu lebih peka dengan sebarang perubahan
pekeliling terkini.
ii. Meneliti sepenuhnya prosedur yang menerangkan
● kedudukan lambang Kerajaan Persekutuan diletakkan di
sebelah kiri kepala surat;
● warna lambang adalah cetakan berwarna; dan
● penggunaan tulisan jawi hanya digunakan oleh Jabatan/
agensi Persekutuan yang bertanggungjawab dalam hal-ehwal
agama Islam sahaja.
(SPA 1/2013, Lampiran 1C – Maklumat Lanjut Bagi Elemen dalam
Kepala Surat)
iii. Mengenakan tindakan kawalan keselamatan dalaman terhadap
penggunaan kepala surat rasmi sekolah yang bercetak secara
komputer.
iv. Ketua Jabatan dan Pembantu Tadbir (PT) perlu menghadiri kursus
yang berkaitan urusan surat kerajaan agar dapat melaksanakan
tugas dengan lebih efisien.

68 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 5:

SUKARNYA MEMBIASAKAN YANG BETUL

Suasana pagi hari ini di SMK Hening Pagi (SMKHP) tidaklah seindah
namanya. Keadaan agak kelam kabut kerana Penolong Kanan Hal Ehwal
Murid (PK HEM) menerima panggilan telefon daripada Jabatan Pendidikan
Negeri (JPN) yang menegur atas kelewatan penghantaran laporan
kemalangan murid di sekolah itu pada minggu lepas. PK HEM merasa hairan
kerana beliau sendiri mendraf surat tersebut dan meminta Pembantu Tadbir
(PT) sekolah menaipnya seterusnya mengurus penghantaran surat secara
faksimili.

PK HEM cuba mengesan di manakah kesilapan yang berlaku
dengan menyemak fail penghantaran surat secara faksimili. Malangnya
dalam fail tersebut tiada maklumat menyatakan laporan telah dihantar. PT
memaklumkan bahawa surat asal telah diletakkan kembali dalam fail induk
tanpa dimasukkan salinan dalam fail penghantaran surat secara faksimili
yang sepatutnya disertakan bersama-sama kepala surat penghantaran
secara faksimili. PT terpaksa mengambil masa mencari surat tersebut dan
apabila disemak, didapati surat itu mengandungi dua (2) tajuk yang berbeza
klasifikasi failnya. Barulah PK HEM tersedar bahawa pada masa yang sama
beliau turut mengarahkan PT tersebut menghantar laporan enrolmen murid
bagi bulan tersebut yang perlu dihantar ke unit HEM yang sama. Beliau
berkeyakinan kemungkinan surat itu disimpan dalam fail yang tidak betul di
jabatan.

Kali ini PK HEM mengarahkan agar surat susulan dihantar secara
serahan tangan dengan segera. Beliau mengingatkan Pembantu Operasi
agar mencatat butiran penghantaran dalam buku despatch dengan lengkap.
Secara tergesa-gesa, pegawai penerima hanya mencatat tandatangan
ringkas sahaja tanpa mengecap namanya pada buku despatch. Keesokan
harinya, PK HEM menerima panggilan telefon daripada JPN kerana masih
tidak menerima laporan yang dijanjkan. Pada saat ini PK HEM tidak mampu
berdiri lagi.

a. Implikasi
i. Surat lambat dan sukar dikesan kerana kemungkinan berada
dalam fail yang tidak sepatutnya (kesan mempunyai dua (2) tajuk
berlainan).

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 69

ii. Tiada salinan dokumen yang dihantar berserta slip penghantaran
secara faks disimpan dalam fail berkenaan menyebabkan
semakan penghantaran dan bukti penerimaan tidak dapat
dikesan.

iii. Tiada butiran lengkap dicatat berkaitan dengan penerima surat
yang dihantar secara serahan tangan menyukarkan gerakan
mengesan sekiranya surat tidak diterima.

iv. Berkemungkinan dokumen hilang dan tidak dapat dikesan
sekiranya Pembantu Tadbir kurang pengetahuan dan kemahiran
mengurus surat.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Setiap surat perlu diberikan tajuk (atau perkara) yang dapat
menggambarkan kandungan surat berkenaan. Setiap surat
seboleh-bolehnya dihadkan kepada satu tajuk (atau perkara)
sahaja.

(PP Bil. 5/2007,Per.6.4(f)-Tajuk Surat)

ii. Menggunapakai tatacara penggunaan mesin faksimili di pejabat-
pejabat kerajaan yang menetapkan:
● pegawai atau staf yang telah ditetapkan perlu mengisi borang
sebelum menghantar dokumen rasmi melaui mesin faksimili
● sebuah buku daftar penghantaran dokumen melalui mesin
faksimili hendaklah disediakan, diisi dan disimpan dalam bilik
mesin faksimili
● sekiranya penerima tidak menerima bilangan muka surat
dokumen yang mencukupi, tindakan untuk menghantar semula
dokumen perlu dibuat
● selepas menghantar dokumen, slip/laporan penghantaran
hendaklah dikepilkan bersama salinan asal borang
penghantaran dan hendaklah disimpan dalam fail berkenaan
● dokumen asal hendaklah dihantar menyusuli salinan dokumen
faksimili yang telah dihantar.

(SPA 1/1993,D.ii.6-Peraturan Penghantaran Dokumen Rasmi
Yang Tidak Terperingkat)

70 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

iii. Memahami prosedur penghantaran surat melalui serahan tangan
yang menjelaskan:
● penghantaran surat rasmi melalui serahan tangan hendaklah
direkodkan dalam buku kiriman surat dengan tangan (AM
109-PIN. 2/82) dan ditandatangan oleh penerima dan cop
kementerian/jabatan/agensi yang menerima dengan tarikh.
(Manual Pengurusan Surat Rasmi Kerajaan
(JPM), 5.2 Penghantaran)

iv. PT hendaklah menghadiri kursus yang berkaitan agar pengurusan
surat kerajaan lebih efisien.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 71



SENARIO 6:

SUDAH JATUH DITIMPA TANGGA

Awal pagi lagi Penolong Kanan Pentadbiran (PK Pentadbiran) Sekolah
Menengah Kebangsaan Sungai Kota (SMKSK) bermasam muka. Pejabat
Pendidikan Daerah (PPD) baru sahaja menghubungi sekolah kerana tidak
menerima Laporan Tahunan Aset Alih Kerajaan dari sekolah. Beliau segera
menghubungi Pegawai Aset untuk mendapatkan maklumat penghantaran
laporan tersebut. Malangnya Pegawai Aset memberitahu beliau tidak
menerima sebarang surat dari PPD untuk tujuan tersebut.

Pegawai aset diminta untuk mengambil tindakan segera. Beliau segera
meminta Pembantu Tadbir (PT) yang menguruskan urusan surat dan fail
mendapatkan fail berkaitan penghantaran laporan aset. Malangnya tiada
surat terkini yang difailkan untuk tindakan penghantaran laporan seperti yang
dimaklumkan oleh PPD tersebut. PT tersebut diminta menyemak senarai
surat masuk dari Buku Daftar Surat dan didapati ada surat masuk dari PPD
berkenaan dengan permohonan penghantaran laporan tersebut.

Semakan telah dibuat dan mendapati sebuah fail mengandungi surat-
surat yang telah diminitkan tidak dikandungkan ke dalam fail berkaitan.
Lebih malang lagi surat-surat tersebut tidak diserahkan kepada guru-guru
yang terlibat termasuk Pegawai Aset untuk diambil tindakan. PT tersebut
memaklumkan beliau tidak sempat untuk mengambil tindakan ke atas surat-
surat tersebut kerana bebanan tugas yang lain.

Pegawai Aset segera menyediakan laporan seperti yang dikehendaki
dan tindakan mencetak dan menghantar diuruskan oleh PT. Malangnya
sekali lagi pihak PPD menghubungi sekolah menyatakan mereka masih tidak
menerima laporan tersebut. Pegawai Aset segera mendapatkan maklumat
daripada PT. Kecuaian berlaku sekali lagi. Laporan itu telah dihantar ke
Kementerian bukan kepada PPD seperti yang diarahkan. Pegawai Aset
meminta salinan kedua diberikan untuk dibuat salinan dan dihantar ke PPD.
Beliau sekali lagi terkedu.Tiada pula salinan kedua dimasukkan ke dalam fail
laporan aset.

“Adakah aku perlu uruskan sendiri perkara sekecil ini?” gumam Pegawai
Aset.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 73

a. Implikasi
i. Kelambatan PT dalam meminitkan surat serta menghantar
kepada mereka yang telah ditujukan surat untuk diambil tindakan
menyebabkan tindakan lambat diambil dan berkemungkinan
sudah melepasi tarikh sepatutnya tindakan perlu dibuat. Pihak
lain akan beranggapan bahawa pihak sekolah tidak peka dan
mengambil berat terhadap arahan yang telah diberikan.
ii. Ketidakpekaan PT dalam memastikan alamat sebenar surat perlu
dihantar juga menyebabkan surat tidak diterima oleh pihak yang
sepatutnya.
iii. Ketiadaan salinan kedua difailkan dalam fail induk menyebabkan
tindakan seterusnya tidak dapat dilakukan. Surat perlu dicetak
sekali lagi yang akan memberi implikasi kepada penambahan
penggunaan kepala surat sekolah.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pihak pengurusan sekolah perlu menyediakan perincian bidang
tugas dalam myPortfolio pegawai yang lengkap dan kemaskini.

(PKPA Bil 4/2018)

ii. PT perlu diberi peluang berkursus tatacara pengurusan surat dan
fail agar dapat menjalankan tugas dengan lebih sistematik.

iii. Memahami prosedur penyediaan surat yang menerangkan:
● surat hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan di mana
salinan asal dihantar kepada penerima,salinan kedua
dikandungkan dalam fail yang berkenaan dan salinan ketiga
difailkan dalam fail timbul
● sekiranya surat memerlukan jawapan segera ia hendaklah
dibalas dalam masa yang singkat

(PP 5/2007,Per.6.5-Penyediaan)

74 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 7:

FAIL DIMUSNAHKAN TANPA KEBENARAN

Pada hari pertama sesi persekolahan tahun 2015, SMK Seri Muka (SMKSM)
telah dilawati oleh pegawai dari Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK)
yang melaksanakan Pemantauan Persediaan Sesi Persekolahan Awal Tahun
(PPSAT). Hasil semakan dokumen di pejabat am SMKSM, Nazir Sekolah
Kanan mendapati terdapat fail peribadi guru dan fail rekod pemantauan
terdahulu telah dimusnahkan oleh pihak sekolah tanpa mendapat kelulusan
Arkib Negara Malaysia (ANM). Hal ini menyebabkan maklumat yang perlu
dirujuk tidak dapat diperolehi pada hari pemeriksaan dan mereka perlu
mendapatkan salinan dokumen tersebut daripada Pejabat Pendidikan
Daerah (PPD) ataupun di Jabatan Pendidikan Negeri (JPN).

Semasa mesyuarat penutupan pemantauan PPSAT yang diadakan di
bilik pengetua, Pegawai Nazir Sekolah telah dimaklumkan oleh pengetua
bahawa pihak sekolah telah membuat operasi pembersihan di bilik rekod
dan stor sekolah. Semasa operasi ini, terdapat beberapa fail lama yang telah
dimusnahkan kerana mereka beranggapan dokumen tersebut tiada nilai dan
tidak akan dirujuk pada masa akan datang.

Pengetua sekolah, Cik Normi binti Nordin yang merupakan lepasan
NPQH tahun 1999 dengan bantuan Ketua Pembantu Tadbir Encik Muhamad
bin Daud telah menyatakan bahawa mereka tidak mengetahui bahawa setiap
pelupusan rekod perlu melalui kelulusan ANM.

a. Implikasi
Sistem pengurusan fail yang tidak sistematik serta tidak mematuhi
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 dan buku panduan
pelupusan rekod olehArkib Negara Malaysia (ANM) telah menyebabkan:
i. Terdapat fail yang dilupuskan tanpa mendapat kebenaran ANM.
ii. Dokumen dan bahan bernilai serta penting untuk rujukan telah
dimusnahkan. Sekolah atau pegawai yang berkaitan perlu
mendapatkan salinan tersebut daripada PPD atau JPN.
iii. Pengendalian dan perjalanan tugas akan tergendala serta
melambatkan tindakan yang perlu diambil.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 75

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pihak pentadbiran sekolah perlu mengemaskini sistem
pengurusan fail dengan;
● merujuk kepada panduan ANM iaitu Jadual Pelupusan Rekod
(JPR) Urusan Am sebelum melupuskan fail.
● pelupusan fail akan dilaksanakan setelah memperolehi
kelulusan pelupusan daripada ANM.
● menggunakan modul e-Pelupusan yang dibangunkan oleh
ANM bagi memudahkan urusan pelupusan rekod.
(PP 5/2007, Per. 8.7 - Penyediaan JPR).
ii. Pendedahan berkaitan sistem pengurusan fail perlu diberikan
kepada staf yang terlibat dengan pengurusan fail termasuk
pengetua. Input tersebut boleh diperolehi sama ada di Institut
Aminuddin Baki (untuk pentadir sekolah) dan juga daripada Arkib
Negara Malaysia atau Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN).

76 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 8:

PERGERAKAN FAIL

Encik Muhamad bin Daud merupakan seorang Ketua Pembantu Tadir (KPT)
di SMK Seri Muka (SMKSM) yang di tadbir oleh Pengetua baru lepasan
NPQH tahun 1999, iaitu Cik Normi binti Nordin. Pada hari pertama sesi
persekolahan tahun 2018, SMKSM dilawati oleh pegawai dari Jemaah Nazir
dan Jaminan Kualiti (JNJK) yang melaksanakan Pemantauan Persediaan
Sesi Persekolahan Awal Tahun (PPSAT). Pegawai Nazir sekolah telah
menyerahkan satu senarai mengandungi 25 tajuk fail sekolah yang perlu
dikemukakan untuk semakan dokumen semasa pemantauan PPSAT.

Walau bagaimanapun, selepas 30 minit mencari dokumen yang
dikehendaki, Encik Muhamad hanya dapat mengemukakan 20 fail sahaja
manakala bakinya tidak dapat dikesan sehingga tamat sesi persekolahan
pada hari berkenaan. Semasa mesyuarat penutup pemantauan PPSAT,
pengetua memaklumkan kepada pegawai JNJK bahawa baki lima (5) fail
tersebut tidak ditemui walaupun mereka telah berusaha mencarinya di bilik
fail dan juga dalam kawasan pejabat sekolah.

a. Implikasi
Pengurusan fail yang tidak sistematik telah menyebabkan:
● fail sukar dikesan pergerakannya sama ada fail tersebut berada
dibawah tindakan Pengetua/Guru Besar atau Penolong Kanan dan
sebagainya.
● pengendalian tugas akan tergendala serta melambatkan tindakan
yang perlu diambil.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pengurusan fail hendaklah dimantapkan terutamanya rekod
pergerakan fail mesti dikemaskini dengan;
● menyediakan mekanisme untuk mengesan pergerakan fail
melalui penggunaan Kad Keluar Fail.
● Kad Keluar Fail hendaklah dicatat setiap kali berlaku
pergerakan fail sama ada dibawa keluar atau dibawa masuk
ke bilik fail.
● membuat catatan yang sama tentang pergerakan fail di kulit
fail.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 77

● Kad Keluar Fail akan diletakkan di dalam rak atau kabinet fail
apabila fail dibawa keluar dari Bilik Fail bagi memudahkan pihak
yang bertanggung jawab mengesan fail tersebut jika ianya
dibawa keluar dari Bilik Fail. Kaedah ini akan memudahkan
pegawai mengetahui status lokasi terkini fail apabila terdapat
catatan yang kemas kini di Kad Keluar Fail.
(PP 5/2007, Per. 7.12 - Penyimpanan dan Pergerakan Fail)

ii. Pendedahan tentang sistem pengurusan fail perlu diberikan kepada
staf yang terlibat dengan pengurusan fail termasuk pengetua. Input
tersebut boleh diperolehi sama ada di Institut Aminuddin Baki (untuk
pentadir sekolah) dan juga daripada Arkib Negara Malaysia atau
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN).

78 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 9:

SUKARNYA MERUJUK DOKUMEN DI DALAM FAIL

Pada hari pertama sesi persekolahan tahun 2018, SMK Seri Muka (SMKSM)
telah dilawati oleh pegawai dari Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK)
yang melaksanakan Pemantauan Persediaan Sesi Persekolahan Awal
Tahun (PPSAT). Semasa mesyuarat pembukaan di bilik pengetua, pegawai
Nazir Sekolah telah memohon untuk mendapatkan bahan atau dokumen
rujukan bagi membuat verifikasi perancangan dan pelaksanaan aktiviti yang
telah dijalankan oleh SMKSM bagi persediaan menghadapi hari pertama sesi
persekolahan selaras dengan konsep dan hasrat Kementerian Pendidikan
Malaysia iaitu “first day first bell, first bell first lesson”.

Pengetua sekolah, Cik Normi binti Nordin yang merupakan lepasan
NPQH tahun 1999 dengan bantuan Ketua Pembantu Tadir (KPT) Encik
Muhamad bin Daud telah menyerahkan 20 fail yang berkaitan pengurusan
sekolah untuk semakan dokumen oleh JNJK. Walau bagaimanapun, semasa
membuat verifikasi bahan atau dokumen, JNJK mendapati mereka sukar
untuk mengesan bahan atau dokumen rujukan yang terdapat di dalam
fail. Ini adalah disebabkan penggunaan kertas minit yang tidak konsisten.
Keadaan ini menyebabkan mereka perlu mencari bahan tersebut secara
helaian demi helaian yang terdapat di dalam fail. Hal ini memerlukan masa
yang panjang untuk mendapatkan bahan yang boleh dijadikan dokumen
rujukan terutamanya bagi fail yang telah hampir mencapai ketebalan empat
(4) sentimeter atau kandungannya mencapai 100.

Semasa mesyuarat penutup pemantauan, pengetua memaklumkan
kepada pegawai JNJK bahawa beliau meneruskan amalan biasa di sekolah
ini semenjak dilantik sebagai pengetua pada akhir tahun 2014. Beliau
juga memaklumkan tidak pernah menerima pendedahan secara langsung
berkaitan pengurusan fail.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 79

a. Implikasi
Pengurusan fail yang tidak sistematik dari segi:
i. Penggunaan kertas minit yang tidak konsisten (tekal)
menyebabkan pegawai sukar mengesan bahan atau dokumen
rujukan yang terdapat di dalam fail.
ii. Ketiadaan catatan secara kemaskini yang merekod nombor
rujukan surat pada setiap surat masuk dan surat keluar akan
menyukarkan pengesanan surat.
iii. Pengendalian dan perjalanan tugas akan tergendala serta
melambatkan tindakan yang perlu diambil.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pihakpentadbiransekolahperlumengemaskinisistempengurusan
fail dengan menyediakan mekanisme untuk mengesan dokumen
yang terdapat di dalam fail melalui penggunaan Kertas Minit Am
6.
ii. Catatan di Kertas Minit hendaklah seiring dengan catatan
di dokumen yang dikandungkan ke fail yang memudahkan
pengesanan dokumen. (surat masuk dicatat dengan warna
merah dan surat keluar dengan warna biru).
iii. Kertas minit dan penomboran bilangan surat perlu ditulis
secara konsisten bagi mengesan surat terima atau surat keluar.
Perekodan ini hendaklah dibuat untuk setiap kali berlaku transaksi
sama ada bagi dokumen keluar atau dokumen masuk ke dalam
fail.
(PP 5/2007, Per. 7.7 - Prosedur Pengurusan Fail)

iv. Pendedahan pengurusan fail perlu diberikan kepada staf yang
terlibat dengan pengurusan fail termasuk Pengetua. Input tersebut
boleh diperolehi sama ada di Institut Aminuddin Baki (untuk
pentadir sekolah) dan juga daripada Arkib Negara Malaysia atau
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN).

80 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 10:

DOKUMEN SULIT TERDEDAH

Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK) telah melaksanakan Pemantauan
Persediaan Sesi Persekolahan Awal Tahun (PPSAT) di SMK Seri Muka
(SMKSM) pada hari pertama sesi persekolahan tahun 2018. Kumpulan
JNJK diketuai oleh Nazir Sekolah Kanan Encik Narayanan tiba ke sekolah
sebelum loceng pertama dibunyikan bagi membolehkan mereka membuat
pemerhatian kelancaran hari pertama sesi persekolahan.

Semasa menjalankan semakan dokumen di pejabat am SMKSM, salah
seorang pegawai nazir JNJK mendapati terdapat dokumen sulit iaitu fail
Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) menggunapakai fail putih dan
terdedah di atas meja pembantu tadbir. Hal ini menyebabkan laporan prestasi
berkenaan dan juga senarai cadangan penerima Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang (APC) telah diakses oleh guru yang tidak berkaitan. Kebocoran
maklumat ini telah menimbulkan kekecohan dalam kalangan warga sekolah
terutamanya bagi guru yang tidak berpuas hati dengan markah LNPT yang
diperolehi.

Pengetua sekolah Cik Normi binti Nordin yang merupakan lepasan
NPQH tahun 1999 telah memaklumkan bahawa semenjak melapor diri di
SMKSM pada akhir tahun 2014, beliau mendapati bahawa telah menjadi
amalan di sekolah ini yang tidak mempunyai fail bertaraf SULIT berwarna
hijau. Justeru, semua maklumat berkaitan penilaian prestasi, cadangan APC,
sebut harga, tender dan sebagainya diletakkan dalam fail putih TERBUKA
dan ditempatkan di dalam rak fail berhampiran meja pembantu tadbir.

a. Implikasi
Sistem pengurusan fail yang tidak sistematik iaitu dokumen bertaraf
SULIT tidak diuruskan sebagaimana Arahan Keselamatan dan panduan
yang dinyatakan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun
2007 telah menyebabkan:
● terdapat maklumat-maklumat terperingkat kategori SULIT tersebar
dalam kalangan warga sekolah. Penyebaran maklumat ini telah
mengakibatkan ketegangan dalam organisasi.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 81

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pihak pentadbiran sekolah perlu mengemaskini sistem
pengurusan fail dengan:
● menyediakan dan menguruskan fail terperingkat bertaraf
SULIT dengan menggunakan kulit fail kad manila berwarna
hijau (Am 436).
● penyimpanan dan pergerakan fail ini perlu mematuhi Arahan
Keselamatan iaitu disimpan dalam kabinet besi yang berkunci
dan pergerakannya adalah terkawal.
(PP 5/2007, Per. 7.3 - Pengkelasan Fail).
Kaedah ini akan mengelakkan pegawai yang tidak berkaitan
merujuk dokumen yang terdapat di dalam fail tersebut.
ii. Pendedahan berkaitan sistem pengurusan fail perlu diberikan
kepada staf yang terlibat dengan pengurusan fail termasuk
pengetua. Input tersebut boleh diperolehi sama ada di Institut
Aminuddin Baki (untuk pentadir sekolah) dan juga daripada Arkib
Negara Malaysia atau Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN).

82 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 11:

RAHSIAMU RAHSIAKU JUA

Pengetua SMK Durian Mengkal pening kepala apabila menerima aduan
daripada Cikgu Yahaya yang menuduhnya menceritakan salah laku
kakitangannya kepada guru-guru lain. Cikgu Yahaya menyatakan ada guru
yang telah menyebarkan berita tentang surat tunjuk sebab yang diterima
daripada pentadbir sekolah. Pengetua pening kepala memikirkan bagaimana
hal tersebut boleh berlaku kerana dia percaya Ketua Pembantu Tadbir (KPT)
tidak menceritakan hal tersebut kepada orang lain.

Cikgu Yahaya telah menerima surat tunjuk sebab kerana datang lewat
lebih tiga (3) kali berturut-turut. Pengetua telah meminta KPT untuk menaip
surat dan menyimpan salinan surat tersebut ke dalam fail tatatertib. Fail
tersebut merupakan fail putih yang biasa dan tidak dicatat SULIT. Hasil
siasatan mendapati, fail tatatertib Cikgu Yahaya tidak disimpan dengan betul
kerana KPT meletakkan fail tersebut di atas mejanya bersama-sama fail yang
lain. Hal ini menyebabkan ada guru yang berpeluang membaca fail tersebut.

a. Implikasi
Kecuaian KPT yang tidak mengurus pendaftaran, pergerakan dan
penyimpanan fail tatatertib yang sepatutnya bertaraf SULIT telah
menyebabkan ada guru yang tidak bertanggungjawab membaca
kandung fail tersebut. Fail tersebut menggunakan kulit fail TERBUKA
dan diletakkan di meja KPT yang membolehkan fail tersebut diakses
oleh sesiapa sahaja.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pengetua perlu menegaskan kepada KPT tentang keperluan
semua penjawat awam mematuhi Akta Rahsia Rasmi 1972.
Borang akuan menjaga kerahsiaan hendaklah ditandatangani
pada setiap tahun sebagai langkah peringatan kepada penjawat
awam semasa menguruskan dokumen terperingkat.

(Arahan Keselamatan 2000: Perenggan 77, 78 dan 79)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 83

ii. Pengetua dan KPT perlu memastikan dokumen terperingkat
bertaraf sulit iaitu fail tatatertib diuruskan selaras dengan
pengurusan dokumen terperingkat dengan menggunakan kulit
fail bertaraf SULIT berwarna hijau (Am 436) dan disimpan dalam
kabinet besi berkunci. Dokumen terperingkat SULIT dan Terhad
hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan
untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci.
(Arahan Keselamatan 2000: Penyimpanan Perkara-perkara
Terperingkat Perenggan 58 (c))
(Panduan Pengendalian Fail Rasmi Arkib Negara 2012:
Perenggan 2.1.2)

84 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat