PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT 2021 (1)

SENARIO 12:

JANGAN TUNGGU LAMA-LAMA

Encik Rashid, Pegawai Operasi (PO) ditugaskan untuk menentukan keluar
masuk dokumen ke dalam fail rasmi di SK Mendung Berarak. Walau
bagaimanapun, Encik Rashid kerap kali menyimpan dokumen-dokumen
tersebut dalam laci peribadinya dan dalam fail-fail sementara di atas meja.
Dia akan menyimpan dokumen tersebut pada minggu berikutnya. Akibatnya
dokumen asal yang diterima dan salinan dokumen keluar sukar dikesan
apabila diperlukan.
a. Implikasi

Kelewatan atau kegagalan memfailkan surat/dokumen ke dalam fail
boleh mengakibatkan fail tersebut tidak dapat dikawal, dikesan atau
diambil tindakan dalam kadar yang segera. Ini menjadikan sesebuah
organisasi lewat dalam pencapaian maklumat untuk membuat keputusan
dan berlakunya ketidakkeberkesanan penyampaian perkhidmatan.
b. Cadangan Penambahbaikan
i. Ketua Jabatan perlu menegaskan staf yang diberi tugasan

mematuhi tatacara pembukaan fail iaitu memfail atau
mendaftarkan dengan segera surat/dokumen ke dalam fail yang
betul supaya dapat dikawal, dikesan dan diambil tindakan.

(Panduan Pengendalian Fail Rasmi Arkib Negara Per 2.3.1)
(Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam

Bahagian II: Pendaftaran dan Penawanan Rekod Per 4)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 85



SENARIO 13:

SUCI DALAM DEBU

Puan Su Lan, baru sahaja ditukarkan sebagai Guru Besar ke SK Pulau
Segenggam pada 1 Julai 2019. Beliau telah meneliti Laporan Audit Sekolah
tahun 2018 dan mendapati ada Akaun Belum Bayar berjumlah RM3,500.00.
Perkara ini telah ditegur oleh pihak audit selama tiga tahun berturut-turut.
Malangnya sehingga kini, pihak sekolah dilaporkan gagal mengesan punca
Akaun Belum Bayar tersebut. Bagi memastikan perkara ini dapat diselesaikan
dan tidak menjadi teguran audit lagi, Puan Su Lan telah mengarahkan
pembantu tadbir untuk mencari semua dokumen dan rekod kewangan
tersebut yang telah ditutup dan disimpan di Bilik Rekod. Alangkah terkejutnya
Puan Su Lan apabila mendapati rekod-rekod kewangan yang telah ditutup
tidak dipelihara dan diselenggara dengan teratur dan dibiarkan berhabuk.

a. Implikasi
i. Habuk merupakan salah satu daripada musuh-musuh rekod.
ii. Habuk yang terkumpul akan menggalakkan pertumbuhan
cendawan dan kulat.
iii. Butiran-butiran halus dan tajam pada habuk boleh merosakkan
kertas dan rekod-rekod yang lain terutama sekali mikrofilem dan
pita magnetik.
iv. Habuk juga mengandungi bakteria yang berbahaya kepada
manusia.

(http://www.arkib.gov.my/web/guest/pemeliharaan-rekod)

b. Cadangan Penambahbaikan
Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu dengan
menggunakan pencuci hampagas sekurang-kurangnya dua kali
seminggu.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 87



SENARIO 14:

PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ)

Encik Jasmi Ibrahim, Pengetua SMK Seri Pagi baru sahaja mengikuti
Kursus Pengurusan Fail dan Rekod yang diadakan di Institut Aminuddin
Baki pada bulan lepas. Dengan semangat yang berkobar-kobar beliau ingin
mengaplikasikan segala ilmu yang baharu dipelajarinya. Sebagai langkah
pertama, Encik Jasmi ingin mengenal pasti sejauh mana tahap amalan
Pengurusan Fail dan Rekod di sekolah tersebut. Encik Jasmi telah masuk
ke Bilik Rekod yang terletak berhampiran dengan tandas pejabat. Beliau
termenung sebentar apabila melihat keadaan fail-fail yang sudah ditutup
diletakkan bercampur-aduk di antara satu sama lain, bahkan ada juga
rekod yang diletakkan di atas lantai. Apabila hal ini diajukan kepada Ketua
Pembantu Tadbir, beliau dimaklumkan bahawa tiada siapa ditugaskan untuk
menjaga rekod-rekod berkenaan kerana tiada perjawatan untuk Pegawai
Rekod.

a. Implikasi
Penyimpanan yang tidak sistematik akan menyebabkan fail dan
dokumen rosak dan sukar untuk dibuat pengecaman.

b. Cadangan Penambahbaikan
Encik Jasmi perlu melantik salah seorang Pembantu Tadbir bagi
menjalankan kerja-kerja pengurusan rekod kerana adalah menjadi
tanggungjawab jabatan untuk menjaga dan memelihara rekod kerajaan
dengan baik.

(http://www.arkib.gov.my/web/guest/rekod-awam-dan-
tanggungjawab-anda)

(Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam
Bahagian V: Tadbir Urus Rekod Kerajaan Per 2.1)

Contoh penyimpanan rekod yang baik adalah seperti berikut:
i. Rekod perlu diasingkan mengikut jenis-jenisnya.
ii. Simpan rekod di atas rak dan susun dengan kemas.
iii. Labelkan rak atau tempat letak rekod mengikut jenisnya.
iv. Sediakan senarai daftar bagi rekod-rekod tersebut.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 89



SENARIO 15:

PELUPUSAN REKOD

SK Terlajak Laris telah menerima pertambahan murid Tahun Satu untuk sesi
persekolahan tahun berikutnya seramai 25 orang. Walaupun sekolah ini telah
mendapat tambahan bangunan baharu tetapi Guru Besar, Puan Maimoon
Hussin, pening memikirkan di manakah harus ditempatkan pelajar-pelajar
tersebut kerana beliau dimaklumkan sudah tiada bilik darjah yang kosong.
Beliau telah mengajak Penolong Kanan Pentadbiran, Puan Salmah Salleh
untuk meninjau kawasan sekolah dan akhirnya mereka mendapati terdapat
satu bilik di bangunan lama yang digunakan untuk menyimpan Buku Rekod
Pengajaran Guru, Buku-Buku Rekod Kewangan lama yang masih kosong,
koleksi kertas–kertas soalan PMR dan SPM dan bermacam-macam dokumen
lain yang diletakkan di bilik tersebut. Bahkan peralatan dan kelengkapan
lain seperti pakaian pasukan nasyid, kain langsir dan skirting meja juga
disimpan di bilik itu. Puan Maimoon bercadang untuk menukar bilik tersebut
kepada bilik darjah. Penolong Kanan Pentadbiran, Puan Salmah yang telah
berkhidmat selama 20 tahun di sekolah tersebut juga bersetuju dengan
cadangan Guru Besar kerana semua dokumen tersebut adalah dokumen
lama yang sudah tidak diperlukan lagi. Seingat Puan Salmah, SK Terlajak
Laris tidak pernah dan tidak berani untuk melupuskan rekod-rekod tersebut.
Hal ini terjadi kerana sekolah tiada kepakaran untuk melaksanakan proses
pelupusan rekod.

a. Implikasi
i. Akibat daripada pelupusan tidak dilakukan maka sekolah
menghadapi masalah:
● Timbunan rekod.
● Rekod yang tidak bernilai masih tetap disimpan.
● Rekod rosak dan hilang.
● Kesesakan ruang.
● Peralatan dan ruang yang lebih besar diperlukan untuk
menyimpan rekod.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Puan Maimoon boleh menubuhkan satu Jawatankuasa Pelupusan
Rekod di sekolah ini bagi memudahkan urusan pelupusan
tersebut. Keanggotaan jawatankuasa ini boleh terdiri daripada
pihak pentadbir sekolah, guru-guru dan anggota kakitangan
sokongan.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 91

ii. Antara tanggungjawab jawatankuasa pelupusan ini ialah
● Menyemak Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.
● Menyemak Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan
Perakaunan.
● Menyemak Jadual Pemisahan Rekod Fungsian, jika ada.
● Mengenalpasti dan menyenaraikan rekod-rekod yang telah
mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakan dalam Jadual
Pelupusan Rekod.
● Melengkapkan borang-borang Permohonan Pemusnahan
Rekod Awam dan mengemukakannya kepada Ketua Pengarah
Arkib Negara Malaysia. Bagi pelupusan rekod-rekod kewangan
kelulusan Ketua Audit Negara/Negeri dan Akauntan Negara/
Bendahari Negeri juga diperlukan.
● Setelah mendapat Surat Kebenaran Pemusnahan, jalankan
pemusnahan terhadap fizikal rekod mengikut kaedah yang
telah diluluskan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat.
● Setelah rekod dimusnahkan secara fizikal, lengkapkan Borang
Penentusahan Pemusnahan dan maklumkan kepada ANM
dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan
dilakukan

(JPR. Urusan Am, Perkara 10 dan Panduan Pelupusan Rekod
Awam, Perkara 6.1.5)

(JPR Urusan Am dan Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam
Bahagian V: Tadbir Urus Rekod Kerajaan

Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Rekod (JKPR))

92 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 16:

BILIK REKOD TIADA ?

Puan Lily Ahmad, Ketua Jabatan Latihan Pentadbiran Pejabat di Institut
Aminuddin Baki (IAB) sedang meneliti Laporan Program Runding Cara
Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat yang telah dijalankan pada tahun
2018. Program Runding Cara ini telah dijalankan terhadap 62 buah sekolah
di Semenanjung Malaysia. Sekolah-sekolah tersebut terdiri daripada sekolah
menengah dan sekolah rendah dalam kategori bandar dan luar bandar. Selain
daripada sekolah kerajaan, sekolah bantuan kerajaan juga dilibatkan sama
dalam program runding cara tersebut. Puan Lily amat tertarik dengan satu
dapatan yang menunjukkan daripada 62 buah sekolah yang terlibat dengan
Program Runding Cara tersebut, hanya 18 (29.0%) buah sekolah sahaja yang
mempunyai Bilik Rekod untuk menyimpan fail-fail rekod awam yang sudah
tidak aktif, manakala 44 (71.0%) buah sekolah tidak mempunyai Bilik Rekod.
Data menunjukkan perkara ini terjadi kerana sekolah-sekolah tersebut kurang
jelas tentang fungsi dan keperluan Bilik Rekod. Laporan Runding Cara juga
menunjukkan banyak sekolah yang menghadapi masalah kekurangan ruang
untuk dijadikan Bilik Rekod. Lantaran itu fail-fail yang sudah ditutup dibiarkan
sahaja dan tidak diambil sebarang tindakan.

a. Implikasi
Ketiadaan Bilik Rekod menyebabkan tiada pengasingan antara rekod
aktif dan rekod tidak aktif.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Bilik Rekod adalah sebuah bilik yang dikhaskan bagi penyimpanan
dan pengendalian rekod yang tidak aktif atau telah ditutup.

(Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan, Per. 8.1.4)
(Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam

Bahagian II: Pendaftaran dan Penawanan Rekod, Per 7.3)

ii. Sekolah perlu menyediakan bilik atau ruang untuk menyimpan
rekod yang mempunyai ciri-ciri seperti berikut:
● kedudukan bilik atau ruang berada di atas paras banjir dan
tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod
untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir.
● diperbuat daripada bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi,
tidak mudah terbakar dan tidak mudah diresapi air.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 93

● mempunyai rak untuk menyusun fail dengan kemas.
● mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.
● dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran.
● mempunyai peredaran udara yang baik dengan suhu yang

sesuai di antara 15 hingga 18 darjah celsius.
iii. Bagi sekolah-sekolah yang menghadapi masalah kekurangan

ruang untuk menyimpan rekod, mereka hendaklah memastikan
rekod-rekod yang disimpan hanyalah rekod-rekod yang sedang
menunggu masa pelupusan sahaja. Rekod-rekod yang sudah
mencapai tempoh pelupusan hendaklah dilupuskan mengikut
tatacara pelupusan dengan kadar segera.
iv. Pengurus sekolah yang kurang faham tentang fungsi dan
keperluan Bilik Rekod perlu diberi pendedahan mengenai
Pengurusan Fail dan Rekod melalui kursus atau latihan yang
dilaksanakan di IAB.
v. Sekolah juga perlu menyahut seruan Kerajaan dalam
pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) supaya
semua dokumen kerajaan mempunyai tempat letak masing-
masing dan sentiasa dalam keadaan terpelihara. Lantaran itu
sekolah akan berusaha secara kreatif bagi mewujudkan ruang
untuk penyimpanan rekod awam kerajaan.

(Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam
Bahagian III Penggunaan dan Penyenggaraan Rekod
Pengurusan Registri dan Bilik Rekod di Pejabat Awam)

94 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 17:

BILIK STOR ATAU BILIK REKOD ?

Puan Marry baru sahaja bertukar ke Sekolah Kebangsaan Bintang Malam.
Setiap hari beliau akan meninjau kawasan sekolah baharunya itu. Pada satu
hari, sewaktu beliau melalui Bilik Stor, beliau mendapati pintu bilik terbuka
dan Encik Omar, salah seorang kakitangan sokongan berada di dalam Bilik
Stor tersebut. Encik Omar didapati sedang menyimpan beberapa buah fail
yang telah ditutup. Bahkan terdapat juga beberapa rekod kewangan yang
lama seperti Buku Tunai dan buku Rekod Pengajaran Harian guru di simpan
bersama-sama dengan bekalan pejabat seperti penyapu, bulu ayam, baldi,
mop, kertas dan lain-lain lagi. Hal yang demikian menyebabkan Puan Marry
keliru adakah bilik tersebut Bilik Stor atau Bilik Rekod?.

a. Implikasi
i. Sekiranya Bilik Stor juga digunakan sebagai Bilik Rekod, maka
fail dan rekod akan terdedah kepada agen perosak seperti anai-
anai, lipas, gegat dan kelembapan.
ii. Serangga perosak akan menyerang dan merosakkan rekod-
rekod yang disimpan di tempat simpanan yang tidak terurus,
lembap, sesak dan kotor.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Bilik Stor dan Bilik Rekod perlu diasing kerana fungsi masing-
masing adalah berbeza.
ii. Kakitangan sokongan perlu dijelaskan bahawa Bilik Stor hanya
digunakan untuk menyimpan stok sahaja sementara fail-fail yang
sudah tidak aktif yang sedang menunggu tempoh pelupusan
perlu disimpan di Bilik Rekod.
iii. Sekiranya saiz Bilik Stor sekolah adalah besar, maka bolehlah
diubah suai dan diasingkan kepada dua bahagian iaitu Bilik Stor
dan Bilik Rekod.

(Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam
Bahagian II Pendaftaran dan Penawanan Rekod
Perkara 7.3 : Penyimpanan Fail Tidak Aktif / Fail Tutup)
(PP, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.4

Penyimpanan)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 95



SENARIO 18:

REHAT & RAWAT

Puan Hasmah Harun adalah seorang graduan NPQEL yang baharu sahaja
menjawat jawatan Guru Besar di Sekolah Kebangsaan Mercu Gading.
Sekolah ini adalah sebuah sekolah baharu yang lengkap dengan kemudahan
fizikal. Semua guru penolong kanan mempunyai bilik masing-masing. Di
blok pentadbiran juga terdapat sebuah Bilik Rekod yang besar dan terdapat
hanya sedikit sahaja fai-fail yang tidak aktif disimpan di dalam bilik tersebut.
Disebabkan ruang Bilik Rekod yang besar, Puan Hasmah mendapati ia juga
digunakan sebagai Bilik Solat oleh kakitangan sokongan di pejabat. Bahkan
terdapat satu sudut di luar Bilik Rekod ini yang dijadikan bilik Pantri.

a. Implikasi
i. Tahap keselamatan fail dan rekod terdedah kepada orang lain.
ii. Fail dan rekod terdedah kepada agen perosak seperti tikus dan
semut.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Puan Hasmah perlu memaklumkan kakitangan sokongan tentang
peraturan penggunaan Bilik Rekod.
ii. Peraturan penggunaan Bilik Rekod perlu disedia dan dipamerkan
di pintu Bilik Rekod.
iii. Puan Hasmah juga perlu melantik individu bertanggungjawab ke
atas Bilik Rekod tersebut dan mempamerkannya gambar di pintu
bilik.

(Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam
Bahagian III Penggunaan dan Penyenggaraan Rekod

Per. 3 - Keperluan Bilik Registri dan Bilik Rekod)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 97



SENARIO 19:

PENALTI

Puan Husna Ali, pengetua Sekolah Menengah Seri Melati telah ditukarkan
ke Sekolah Menengah Ros Merah mulai 2 Jun 2018. Sewaktu beliau
mempengerusikan Mesyuarat Guru Bilangan 3/2018, Puan Sherry, guru
Penasihat Kelab Keusahawanan telah membentangkan penyata hasil jualan
Program Kitar Semula yang telah dijalankan pada 7 Mei 2018. Berdasarkan
senarai barang-barang yang dikitar semula , Puan Husna mendapati ada 300
buah buku Rekod Pengajaran Harian (RPH) guru yang telah dijual kepada
Syarikat Kitar Semula. Puan Husna dimaklumkan bahawa buku-buku RPH
tersebut telah sekian lama disimpan di dalam Bilik Stor dan tidak diperlukan
lagi oleh guru-guru tersebut. Oleh sebab itu keputusan telah dibuat untuk
menjual sahaja buku-buku RPH tersebut kerana ia menyesakkan Bilik Stor.
Apabila ditanya adakah pihak sekolah telah mendapat kelulusan Arkib Negara
Malaysia untuk melupuskan buku- buku RPH tersebut, beliau dimaklumkan
bahawa guru-guru tidak tahu tentang peraturan itu. Guru-guru beranggapan
bahawa RPH tersebut adalah milik guru dan mereka tidak terikat dengan
sebarang peraturan untuk melupuskannya.

a. Implikasi
Seseorang yang memusnahkan atau membenarkan pemusnahan
mana-mana rekod awam di bawah jagaannya tanpa kebenaran bertulis
Pengarah ANM boleh dikenakan denda tidak melebihi RM5000.00 atau
satu (1) tahun penjara atau kedua-duanya.

(Seksyen 25 (5), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629])

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pengetua perlu mengingatkan para guru bahawa buku RPH
merupakan rekod rasmi kerajaan dan melupuskannya tanpa
kelulusan bertulis Pengarah ANM adalah satu kesalahan yang
boleh dikenakan denda.

(Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam
Bahagian IV Pelupusan Rekod

Per. 2 - Larangan Pemusnahan Rekod Awam)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 99

ii. Pihak sekolah perlu mengisi borang-borang Arkib yang berkenaan
untuk pelupusan rekod dan memajukannya ke ANM untuk
kelulusan.
(Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam
Bahagian IV Pelupusan Rekod
Per. 3 - Tatacara Pelupusan Rekod Awam)

100 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 20:

STOR KU SAYANG

Encik Isnin bin Selasa pegawai dari Pejabat Pendidikan Daerah Utara telah
membuat pemeriksaan mengejut ke SMK Tengah Malam. Beliau telah
membuat tinjauan ke stor bekalan pejabat sekolah berkenaan dengan
bantuan Ketua Pembantu Tadbir. Semasa tinjauan dibuat didapati stor bekalan
pejabat tidak diuruskan dengan baik. Barang-barang yang terdapat di dalam
stor tersebut berselerak dan tidak disusun mengikut item. Ada barang-barang
yang diletakkan di atas lantai seperti kertas A4. Bekalan yang baru diterima
bercampur aduk dengan barang sedia ada. Terdapat juga disket-disket lama
dan barang-barang yang bertarikh luput yang tidak sesuai untuk digunakan
lagi.

Semasa pemeriksaan sedang dijalankan, seorang kakitangan telah
datang untuk mendapatkan peralatan pejabat seperti pen, pensil, kertas A4
dan klip kertas. Beliau mengambil terus barang tersebut tanpa mengisi borang
permohonan pengeluaran barang. Barang-barang yang dikeluarkan tadi
tidak pula dicatatkan di dalam kad petak KEW.PS-4. Apabila semakan dibuat
didapati kad petak KEW.PS-4 tidak ada dan tidak dipamerkan bersama-sama
dengan peralatan tersebut.

a. Implikasi
i. Susah untuk mendapat/mengeluarkan stok apabila diperlukan.
ii. Terdapat barang-barang yang berlebihan stoknya
iii. Pengeluaran barang tidak mengunakan sistem Masuk Dulu
Keluar Dulu (MDKD)
iv. Berlakunya pembaziran.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pengawai Stor perlu bertanggungjawab ke atas penerimaan,
penyimpanan dan pengeluaran stok seperti berikut:
● mengendali dan menyelenggara stok semasa dalam simpanan;
● mencatatkan penerimaan dan pengeluaran di Kad Petak;
● memastikan keselamatan dan kebersihan stor/stok terpelihara;
dan
● menjalankan urusan pengiraan stok.

(1PP, KP 6.1/2013 (TPS) Per 8.3 - Pendahuluan)
PP, TPS AM 6.1 Pendahuluan,
Per 8.3 - Bahagian Simpanan

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 101

ii. Mengemukakan Borang Permohonan Stok KEW.PS-11 Borang
Permohonan Stok (Individu Kepada Stor) KEW.PS-8 apabila
memohon untuk mengeluarkan stok.
(1PP, KP 6.5/2013 (TPS) Per 4 – Pengeluaran)
PP, TPS AM 6.5 Pengeluaran,
Per.4 - Permohonan Stok Oleh Individu

iii. Kad Petak Daftar Stor KEW.PS-4 hendaklah ditempatkan
bersama stok.
(1PP, KP 6.3/2013 (TPS) Per 4.1 – Merekod Stok)
PP, TPS AM 6.3 Merekod Stok

iv. Menggunakan Sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu.
(1PP, KP 6.4/2013 (TPS) – Penyimpanan)
PP, TPS AM 6.5 Pengeluaran,

Per. 2 - Sistem Masuk Dahulu-Keluar-Dahulu

102 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 21:

BARANG LAMA TUKAR BARU

Encik Jalil bin Ibrahim telah diarahkan bertukar sebagai Pengetua SMK
Biarlah Rahsia mulai 16 September 2019. Pada suatu hari selepas enam (6)
bulan beliau bertugas di sana, beliau telah membuat pemeriksaan mengejut
ke stor sekolah. Beliau mendapati stor tersebut dipenuhi dengan pelbagai
barang/perabot yang bercampur aduk di antara yang baharu dan yang telah
rosak. Perabot baharu itu terdiri daripada meja dan kerusi pelajar, meja,
kerusi dan almari guru.

Apabila ditanya kepada Pembantu Tadbir (PT) tentang status perabot
tersebut beliau menjelaskan bahawa perabot baru yang terdapat dalam
stor tersebut telah diterima pada awal tahun 2019. Menurut beliau perabot
tersebut belum lagi didaftarkan.

Sementara perabot yang sudah rosak dilonggokkan di satu sudut.
Tindakan bagi tujuan pelupusan tidak pernah dibuat. Lama kelamaan perabot
yang rosak bertambah banyak.

a. Implikasi
i. Aset yang diterima tidak didaftarkan
ii. Tidak pernah buat pemeriksaan ke atas harta modal dan aset
bernilai rendah
iii. Perabot yang baru bercampur dengan perabot yang sudah rosak
iii. Tidak pernah mengambil tindakan untuk tujuan pelupusan.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Pegawai Aset perlu dilantik

(TPA, AM 1.1 Per 7 m/s 7/36)

ii. Bagi mendaftar aset yang dibeli dokumen berikut boleh dirujuk:
● Pesanan Tempatan Kerajaan;
● Nota Serahan;
● Invois;
● Dokumen kontrak;
● Kad Jaminan;
● Manual Pengguna; dan
● Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

(PP,TPA, AM 2.3 Per 9.1(a) m/s 4/30 – Pendaftaran)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 103

iii. Aset yang dibeli hendaklah didaftarkan mengikut kategori aset
dengan menggunakan KEW.PA-3 bagi Harta Modal dan KEW.
PA-4bagi Aset Bernilai Rendah.
(PP,TPA, AM 2.3 Per 9.2(a),(b) m/s 5/30 – Pendaftaran)

iv. Pegawai Pemeriksa perlu dilantik
(PP,TPA, AM 2.4 Per 6.3.1 m/s 4/15 –Penggunaan,
Penyimpanan dan Pemeriksaan)

v. Pemeriksaan aset perlu dilakukan setahun sekali.
(PP,TPA, AM 2.4 Per 6.4 m/s 4/15 - Penggunaan,
Penyimpanan dan Pemeriksaan)

vi. Lembaga Pemeriksa Pelupusan hendaklah dilantik untuk
membuat pemeriksaan ke atas aset yang hendak dilupuskan.
(PP,TPA AM 2.7 Per 5.1 m/s 4/55 – Pelupusan)

104 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 22:

KELUHAN SEORANG IBU

Pada awal bulan ini, saya telah membuat urusan pertukaran sekolah anak
saya. Mula-mula saya telah pergi ke sekolah asal anak. Di situ, saya telah
diminta mengisi pelbagai borang dan dokumen. Oleh sebab saya telah
berpisah dengan suami, pihak sekolah meminta saya menyediakan dokumen
perintah mahkamah dan surat peguam berhubung hak penjagaan anak. Saya
mengambil masa selama tiga (3) hari untuk menyediakan semua dokumen
tersebut. Selepas itu, pembantu tadbir sekolah mengarahkan saya membawa
semua dokumen tadi ke Pejabat Pelajaran Daerah (PPD).

Di Pejabat Pelajaran Daerah, pegawai bertugas di sana meminta
lagi dokumen-dokumen lain, walaupun sekolah asal anak saya tidak
memaklumkan keperluan menyediakan dokumen tersebut. Dengan perasaan
yang geram, saya telah pergi ke kedai fotostat untuk membuat salinan
dokumen. Nasib baik saya ada kenderaan sendiri, kalau tidak sudah tentu
saya kena berbelanja besar untuk tambang teksi. Alhamdulillah, selepas itu
semua urusan di Pejabat Pelajaran Daerah berjalan lancar, ditambah dengan
layanan mesra oleh pegawai Pejabat Pelajaran Daerah.

Setelah selesai urusan di Pejabat Pelajaran Daerah, saya terus pergi
ke sekolah yang diarahkan. Sampai di sekolah, pengawal keselamatan di
sekolah itu menyambut dengan mesra dan menunjukkan arah ke pejabat
Guru Besar. Setibanya di pejabat sekolah, saya terkejut apabila pembantu
tadbir yang ada di situ menyindir saya dengan mengatakan bahawa saya
sepatutnya mendapat kelulusan daripada sekolahnya dahulu sebelum ke
Pejabat Pelajaran Daerah. Perkara ini tidak disebut oleh pembantu tadbir
di sekolah asal anak saya. Kemudian saya dibawa berjumpa dengan Guru
Besar setelah saya mendesak untuk berjumpa beliau. Tanpa menunjukkan
kemesraan, Guru Besar mengatakan anak saya tidak boleh masuk ke
sekolahnya kerana alamat saya berada di luar zon sekolahnya. Beliau
lantas membebel seolah-olah memarahi saya. Selepas itu, beliau menelefon
seorang pegawai Pejabat Pelajaran Daerah dan meminta saya bercakap
dengan pegawai Pejabat Pelajaran Daerah itu. Nasib baiklah pegawai
Pejabat Pelajaran Daerah ini bercakap dengan nada yang menyenangkan
hati dan meminta saya mendaftarkan anak saya di sekolah lain yang sesuai
dengan alamat saya. Akhirnya, saya pergi melaporkan diri anak saya ke
sekolah yang diarahkan oleh Pejabat Pelajaran Daerah tersebut.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 105

a. Implikasi
Daripada aduan yang dibuat oleh seorang ibu di atas, dapat dirumuskan
beberapa kelemahan dalam pengurusan perpindahan murid yang
diuruskan oleh sekolah dan Pejabat Pendidikan Daerah. Antaranya:
i. Pejabat Pelajaran Daerah tidak mempunyai Prosedur Operasi
Piawai yang jelas dalam urusan pertukaran murid.
ii. Staf di sekolah tidak mempunyai panduan yang jelas untuk
menguruskan pertukaran murid.
iii. Pihak sekolah tidak mengutamakan kehendak pelanggan,
sebaliknya lebih mementingkan kedudukan sekolah sendiri.
iv. Kesan daripada keadaan tersebut di atas, ibu bapa telah terbeban
dengan arahan-arahan yang tidak tepat, menyebabkan timbul
rasa tidak puas hati dalam kalangan mereka yang berurusan
dengan pihak sekolah dan Pejabat Pelajaran Daerah.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. PPD/JPN/KPM perlu menyediakan Prosedur Operasi Piawai
yang teratur dan jelas supaya dapat dipatuhi oleh semua pihak
yang terlibat dalam proses pertukaran murid sekolah.
ii. Sekolah hendaklah mempunyai myPortfolio yang lengkap dan
kemas kini bagi mengelakkan pegawai mengambil tindakan
yang kurang tepat sehingga menjejaskan perkhidmatan kepada
pelanggan.
(PKPA Bil.4/2018)

iii. Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah hendaklah menyelaraskan
penggunaan borang-borang yang patut digunakan untuk
pertukaran murid. Senarai borang-borang hendaklah diletak
dalam myPortfolio pegawai-pegawai yang terbabit dalam
menguruskan pertukaran murid.
(PKPA Bil.4/2018)

iv. Pihak sekolah perlu mengamalkan tatacara berurusan dengan
pelanggan seperti yang terdapat dalam Panduan Pengurusan
Pelanggan yang diterbitkan oleh MAMPU.
(PKPA 1/2008)

106 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 23:

ORANG BAHARU SERBA TIDAK TAHU

Nordin baharu sahaja ditempatkan di SK Tepian Telaga sebagai Pembantu
Tadbir N19. Sebelum ini, beliau pernah bekerja di beberapa buah kilang,
sebaik sahaja tamat sekolah tingkatan lima. Bekerja di kilang tidak menjamin
masa depan, itulah sebabnya beliau memohon kerja di sektor awam yang
menjamin kehidupan selepas bersara, walaupun gaji permulaan yang
ditawarkan tidaklah begitu besar.

Pada hari pertama di sekolah, Haji Basar, Guru Besar menerangkan
kepada Nordin tugas-tugas yang perlu dia buat di sekolah itu. Sekolah itu
tidak besar dan bilangan murid dalam sekitar 90 orang dan guru seramai 14
orang. Staf sokongan ada seramai empat (4) orang termasuk Nordin. Guru
Besar memberitahu, Pembantu Tadbir (PT) sebelum ini mengalami masalah
kesihatan selama dua (2) tahun dan terpaksa berhenti kerja. Kebanyakan
tugas PT tersebut digalas oleh Cik Ana, Pembantu Operasi di situ. Cik Ana
baharu setahun di SK Tepian Telaga dan beliau juga merupakan lantikan
baharu.

Guru Besar memaklumkan bahawa sebelum ini pihak sekolah selalu
dipersalahkan oleh PPD dan JPN kerana lewat mengambil tindakan
terhadap apa-apa arahan. Ada kalanya sekolah diminta menghantar semula
maklumat kerana maklumat yang dihantar sebelumnya tidak sama seperti
yang diarahkan. Dengan kehadiran Nordin, Guru Besar berharap kelemahan
tersebut dapat diatasi.

Selepas mendengar taklimat Guru Besar, Nordin terus ke meja yang
disediakan. Nordin membuka laci dan mencari-cari dokumen yang boleh
dirujuk supaya dia boleh memulakan kerja, tetapi hampa. Apa yang dicari
tidak ditemui. Kemudian, beliau merenung senarai tugas yang diberikan oleh
Guru Besar tadi. Beliau menjadi bingung kerana senarai itu agak panjang,
tetapi beliau tidak tahu bagaimana hendak melaksanakan kebanyakan
daripadanya. Beliau memanggil Cik Ana dan bertanya bagaimana hendak
melaksanakan tugas dalam senarai yang dibekalkan itu. Cik Ana memberi
alasan dia juga baharu dan sebelum ini beliau banyak bertanya rakan-rakan
setugasnya di sekolah-sekolah berhampiran untuk menyelesaikan tugas
yang perlu disiapkannya.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 107

a. Implikasi
Pegawai yang baharu dilantik biasanya tidak mempunyai pengalaman
untuk melaksanakan tugas-tugas yang diterima. Pegawai tersebut
perlu dibimbing oleh seorang pegawai berpengalaman atau dihantar
berkursus untuk memastikan beliau boleh memulakan kerja. Keadaan
ini jarang berlaku, kerana tiada pihak yang memberi perhatian kepada
masalah tersebut dan terpulang kepada inisiatif pemimpin sekolah dan
pegawai itu sendiri untuk meningkatkan ilmu dan kemahiran masing-
masing.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Setiap sekolah hendaklah mempunyai myPortfolio dan setiap
kakitangan sekolah mempunyai myPortfolio yang lengkap dan
kemas kini.
(PKPA Bil.4/2018)
ii. Sekolah juga hendaklah mempunyai rujukan yang lengkap untuk
tujuan pentadbiran seperti Akta, Perintah Am, arahan-arahan
dalam perkhidmatan dan pekeliling-pekeliling yang relevan dan
terkini.
(PP Bil.5/2007)
iii. Pemimpin sekolah hendaklah membimbing kakitangan
yang baharu dilantik dalam melaksanakan tugas yang
dipertanggungjawabkan kepadanya.
(PP Bil.5/2007)

108 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 24:

KETIADAAN BUKU ARAHAN KESELAMATAN

Puan Normala binti Mohd Sarip baru dilantik sebagai Guru Besar di SK
Batang Sepang. Semasa hari pertama melaporkan diri beliau mendapati
pintu laluan masuk ke sekolah terbuka dan tiada Pengawal Keselamatan.
Beliau juga mendapati orang awam masuk ke sekolah dengan bebas dan
pergi ke kantin untuk membeli makanan. Semasa sampai di pejabat, beliau
mendapati fail-fail bersepah di atas meja dan tiada siapa yang berada di
situ. Almari penyimpanan fail juga terbuka dan tidak berkunci. Tiada kaunter
pertanyaan disediakan. Beliau terus pergi ke bilik Guru Penolong Kanan
Pentadbiran untuk melapor diri. Apabila selesai beliau menanyakan perkara
di atas kepada GPK tersebut. GPK memaklumkan hal itu merupakan perkara
biasa.

Semasa mengadakan Mesyuarat Pengurusan kali pertama beliau
dimaklumkan bahawa guru dan kakitangan sekolah tersebut tidak pernah
didedahkan dengan perkara-perkara berkaitan keselamatan. Malah mereka
juga tidak pernah melihat sebarang dokumen berkaitan prosedur keselamatan.
Perkara ini sangat membimbangkan beliau kerana ini merupakan
tanggungjawabnya bagi memastikan bahawa prosedur keselamatan perlu
difahami dan dipatuhi oleh semua kakitangan di bawah jagaannya.

a. Implikasi
Ketiadaan buku Arahan Keselamatan menyebabkan pemahaman dan
kepatuhan mengenai arahan ini tidak sampai ke pengetahuan kakitangan
sekolah. Oleh sebab itu, kemungkinan berlakunya pelanggaran Arahan
Keselamatan agak tinggi.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Setiap sekolah/jabatan perlu mendapatkan buku Arahan
Keselamatan daripada Pejabat Keselamatan Kerajaan, Jabatan
Perdana Menteri.
ii. Ketua-Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan
bahawa peruntukan-peruntukan di dalam Arahan Keselamatan
difahami dan dipatuhi oleh semua penjawat awam di jabatan
masing-masing.
(Arahan Keselamatan - Prakata).

iii. Ketua Jabatan perlu memberi pengetahuan serta pendedahan

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 109

berkenaan kepentingan aspek keselamatan jabatan/sekolah
melalui kursus dan bimbingan kepada kakitangan di bawah
jagaannya.

110 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 25:

TIADA BUKU DAFTAR KUNCI

SK Seri Pantai sebuah sekolah luar bandar yang terletak di kawasan pesisiran
pantai. Kebanyakan pelajarnya merupakan anak-anak orang asli. Sekolah
tersebut banyak mendapat bantuan daripada Kementerian Pendidikan dan
juga Kementerian Kebajikan Masyarakat. Pada Mac 2019 Cikgu Bedah
ditugaskan di sekolah tersebut. Selain mengajar, beliau juga dilantik sebagai
Pegawai Aset Sekolah.

Pada suatu hari sekolah tersebut mendapat peralatan Teknologi
Maklumat dan Komunikasi (TMK). Apabila beliau pergi ke pejabat untuk
mendapatkan kunci bilik Makmal Komputer, alangkah terperanjatnya beliau
apabila mendapati kunci tersebut tiada dalam simpanan. Kakitangan pejabat
memaklumkan bahawa tiada siapa yang tahu di mana kunci itu berada. Cikgu
Bedah meminta buku daftar kunci untuk mengetahui siapa yang mengambil
kunci tersebut, tetapi beliau bertambah dukacita dengan jawapan yang
diterima. Buku daftar kunci tidak pernah wujud di sekolah itu.

a. Implikasi
i. Sekiranya buku daftar kunci tidak disediakan pergerakan anak
kunci tidak dapat dikesan.
ii. Bilik yang berkunci tetapi kuncinya tiada akan menyebabkan
barang tidak dapat disimpan dengan selamat. Ini boleh
menyebabkan barang-barang tersebut hilang.
iii. Kunci yang tidak berdaftar menyebabkan bilik boleh diakses oleh
sesiapa sahaja dan keselamatan bilik tersebut tidak terjamin.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Mewujudkan Buku Daftar Kunci.
ii. Mewujudkan Buku Pergerakan Kunci.
iii. Melantik Pegawai Keselamatan Jabatan. Beliau hendaklah
dipertanggungjawabkan ke atas semua perkara berkaitan dengan
kunci dan anak kunci termasuk kunci-kunci keselamatan. Beliau
juga dikehendaki menyelenggarakan sebuah buku daftar kunci
serta mengemaskinikannya dan membuat audit ke atas kunci-
kunci tersebut.

(Arahan Keselamatan, Keselamatan Fizikal,
VI – Kawalan Kunci Keselamatan 31 (a))

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 111

iv. Ketua Jabatan perlu memberi pengetahuan serta pendedahan
berkenaan kepentingan aspek keselamatan jabatan/sekolah melalui
kursus dan bimbingan kepada kakitangan di bawah jagaannya.

112 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SENARIO 26:

PETI KESELAMATAN SIMPANAN KUNCI

Encik Musa bin Kamat adalah merupakan seorang guru di SK Telok
Belanga. Guru Besar telah melantik beliau sebagai Pegawai Keselamatan
Jabatan. Selepas dilantik tugas pertama yang dilakukan oleh beliau ialah
menyemak semua anak kunci yang ada di sekolahnya. Beliau mendapati
kunci-kunci tersebut semuanya disimpan oleh guru dan kakitangan sekolah.
Guru Penolong Kanan Pentadbiran sekolah memaklumkan bahawa situasi
ini berlaku kerana kakitangan malas untuk mengambil dan memulangkan
semula kunci di tempat yang sepatutnya. Walaupun peti keselamatan
simpanan kunci disediakan tetapi tidak pernah digunakan.

a. Implikasi
Kunci yang tidak disimpan di dalam peti keselamatan simpanan kunci
dengan teratur boleh menjejaskan keselamatan bangunan sekolah,
murid, aset, dokumen dan sebagainya.

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Sebuah peti keselamatan hendaklah digunakan untuk menyimpan
semua anak kunci yang tidak dipakai termasuk anak kunci
pendua.

(Arahan Keselamatan, Keselamatan Fizikal,
VI – Kawalan Kunci Keselamatan 31 (c))

ii. Tiap-tiap penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci-
kunci jabatan ataupun kunci-kunci keselamatan adalah juga
bertanggungjawab ke atas keselamatan kunci-kunci tersebut.

iii.
(Arahan Keselamatan, Keselamatan Fizikal,
VI – Kawalan Kunci Keselamatan 31 (b))

iv. Ketua Jabatan perlu memberi pengetahuan serta pendedahan
berkenaan kepentingan aspek keselamatan jabatan/sekolah
melalui kursus dan bimbingan kepada kakitangan dibawah
jagaannya.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 113



Senario 27:

TIADA LAYANAN..

SMK Alam Maya Cahaya Bulan adalah sebuah sekolah yang berhampiran
dengan pusat bandar. Sekolah ini telah ditubuhkan hampir 100 tahun yang
lalu. Secara keseluruhannya guru-guru sekolah ini merasa selesa dan
keselesaan ini diperlihatkan melalui kesungguhan, komitmen dan kesediaan
mereka untuk bekerja sebagai satu pasukan. Dalam bulan Oktober 2019,
Pembantu Tadbir (PT) telah bersara. Beliau telah digantikan oleh seorang
Pembantu Tadbir yang baharu dilantik.

Pada minggu kedua persekolahan, seorang ibu telah hadir ke sekolah
untuk memberitahu ketidakhadiran anak beliau yang jatuh sakit selama tiga
(3) hari. Kehadiran ibu tersebut tidak mendapat layanan kerana tiada pegawai
bertugas di kaunter pertanyaan yang disediakan oleh pihak sekolah. Pada
ketika itu PT sedang sibuk menaip surat tanpa menghiraukan kehadiran ibu
tersebut. Kebetulan pula pada hari itu, semua guru sibuk mengajar di dalam
kelas. Ibu tersebut tidak tahu ke mana arah tempat untuk bertanya dan beliau
telah menunggu hampir setengah jam untuk memaklumkan perkara tersebut.

a. Implikasi
i. Tiada petugas di kaunter pertanyaan
ii. Pelanggan terpaksa menunggu lama untuk suatu urusan.
iii. Aduan daripada pelanggan sering diterima

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Wujudkan perkhidmatan Kaunter Pertanyaan
ii. Beri kursus kepada Pembantu Tadbir perkhidmatan Kaunter.
iii. Semak senarai perjawatan dan penambahan kakitangan

(PKPA, Panduan Pengurusan Pelanggan Bil.1/2008)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 115



SENARIO 28:

ALAHAI PT KU…

SMK Merak Kayangan merupakan sebuah sekolah bertaraf PTJ yang
terletak di dalam kawasan bandar yang mempunyai bilangan guru seramai
50 orang. Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat serta segala
urusan kewangan, urusan gaji serta kenaikan pangkat bagi guru-guru tidak
di uruskan dengan baik. Sekolah yang menjadi PTJ perlu ada seorang KPT
tetapi sekolah ini tiada. Pada tahun 2018 seorang KPT ditempatkan di sekolah
ini. Para guru merasa lega kerana nasib mereka bakal terbela.

Namun pada awal tahun 2019 KPT telah bersara awal kerana kesihatan
beliau yang tidak mengizinkan serta bebanan tugas yang banyak perlu
diuruskan. Maka tugas beliau diambil alih oleh PT yang menanggung kerja. PT
kurang pengalaman dan tidak pernah menghadiri kursus serta kurang mesra
pelanggan. Situasi ini menyebabkan ada guru yang takut dan malas untuk
bertanya akan perihal yang berkaitan. Kekosongan KPT, ketidakcekapan dan
ketidaktelusan pihak pejabat menimbulkan pelbagai masalah, PT baru yang
ditempatkan masih kabur dengan bidang tugas serta tiada pengalaman. Bagi
menangani permasalahan ini, Pengetua dan Penolong Kanan Pentadbiran
perlu mencari jalan penyelesaian supaya pengurusan pentadbiran kewangan
sekolah dapat berjalan dengan baik.

a. Implikasi
i. Segala urusan pejabat tidak berjalan dengan lancar
ii. Menjejaskan imej jabatan

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Memohon pengisian jawatan KPT yang telah dikosongkan.

(Lantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan)

ii. Memberi latihan/kursus kepada KPT,PT dan PO

(PP Bil.5/2007, Panduan Pengurusan Pejabat Bhg. 1)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 117



SENARIO 29:

CABARAN PENGETUA BARU

Sekolah Menengah Bukit Permata Berlian adalah sebuah sekolah harian
premier yang terletak di pusat bandar Bintang Berkelipan. Jawatan Pengetua
di sekolah tersebut telah kosong sejak Februari 2018 berikutan perpindahan
pengetua lama ke sekolah lain. Pada awal tahun 2019 pengetua baharu telah
melapor diri di sekolah tersebut.

Semasa melaporkan diri hanya PT sahaja yang berada di pejabat pada
ketika itu. Beliau menerangkan bahawa jawatan GPK masih lagi belum diisi.
KPT pula sering kali menghilangkan diri dan tidak berada di pejabat.

Ketika memberikan penerangan kepada Pengetua, tiba-tiba telefon
berdering. Deringan itu dibiarkan berlarutan tanpa diangkat. Memandangkan
situasi tersebut Pengetua lantas mengangkat telefon dan terus menjawabnya.
Selepas itu beliau menyerahkan panggilan tersebut kepada PT. PT telah
menjawab panggilan dengan nada yang marah. Pengetua telah menegur
perbuatan PT tersebut yang tidak mesra pelanggan.

a. Implikasi
i. Mencemarkan imej perkhidmatan awam
ii. Urusan perkhidmatan dan pentadbiran pejabat tidak berjalan
dengan lancar

b. Cadangan Penambahbaikan
i. Memberi latihan/ kursus yang berkaitan kepada semua
kakitangan

(PP Bil.5/2007, Panduan Pengurusan Pejabat, Bhg.1)

ii. Memantau pergerakan kakitangan

(PP Bil.5/2007, Panduan Pengurusan Pejabat, Bhg. 2)

iii. Mewujudkan Kaunter Khidmat Pelanggan

(PKPA Bil.1/2008)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 119



RUJUKAN PENGURUSAN KEWANGAN

Malaysia, Jabatan Perdana Menteri. (2008). Surat Pekeliling Perkhidmatan
(SPP) Bil. 5. Putrajaya: Jabatan Pentadbiran Awam.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Arahan Perbendaharaan
(Pindaan) Julai 2008. Putrajaya: International Law Book Services.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Surat Pekeliling Akauntan Negara
Malaysia Bil. 3. Putrajaya: Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Pekeliling Perbendaharaan (PP)
Bil. 8. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Pekeliling Perbendaharaan (PP)
Bil. 5. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2008). Pekeliling Perbendaharaan (PP)
Bil. 13. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2008). Pekeliling Perbendaharaan (PP)
Bil. 10. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2007). Pekeliling Perbendaharaan (PP)
Bil. 5. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2005). Pekeliling Perbendaharaan (PP)
Bil. 2. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2004). Pekeliling Perbendaharaan (PP)
Bil. 4. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2010). Surat Arahan Perbendaharaan
(SAP) bertarikh 24 September 2010. Putrajaya: Kementerian Kewangan
Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Surat Arahan Perbendaharaan
(SAP) bertarikh 29 Disember 2009. Putrajaya: Kementerian Kewangan
Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Surat Arahan Perbendaharaan
(SAP) bertarikh 04 November 2009. Putrajaya: Kementerian Kewangan
Malaysia.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 121

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Surat Arahan Perbendaharaan
(SAP) bertarikh 31 Julai 2009. Putrajaya: Kementerian Kewangan
Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Surat Arahan Perbendaharaan
(SAP) bertarikh 05 Februari 2009. Putrajaya: Kementerian Kewangan
Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2008). Surat Arahan Perbendaharaan
(SAP) bertarikh 26 Mac 2008. Putrajaya: Kementerian Kewangan
Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2004). Surat Jabatan Akauntan Negara
Malaysia bertarikh 28 Disember 2004. Putrajaya: Jabatan Akauntan
Negara Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2008). Surat Pekeliling Akauntan Negara
Malaysia Bil. 1. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2011). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 5. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2011). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 3. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2011). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 1. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 9. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 5. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 1. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2009). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 5. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2006). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 8 . Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2006). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 7. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

122 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2006). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 3. Putrajaya: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2004). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 4. Kuala Lumpur: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2002). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 19. Kuala Lumpur: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2002). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 7. Kuala Lumpur: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (2000). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 11. Kuala Lumpur: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (1995). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 4. Kuala Lumpur: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Kewangan. (1993). Surat Pekeliling Perbendaharaan
(SPP) Bil. 8. Kuala Lumpur: Kementerian Kewangan Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (1999). Akta Pendidikan 1996. Kuala
Lumpur: Law Publisher.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2012). Garis Panduan Pelaksanaan
Pengkelasan Baharu Kategori Stor.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2011). Jadual Perwakilan Kuasa Pegawai
Pengawal bagi Tahun 2011 - Jadual Kuasa dan Tugas Perwakilan
Kuasa Pegawai Pengawal KPM bagi Pengurusan Kewangan Akaun
Sekolah bagi Tahun 2011. Putrajaya: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran Malaysia (2010). Surat Pekeliling Bahagian
Akaun Bil. 1. Putrajaya: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2012). Surat Edaran: Tatacara Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah bertarikh 30 Mac
2012, Putrajaya: Kementerian Pelajaran Malaysia

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2011). Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 11.
Putrajaya: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2010). Surat Pekeliling Ikhtisas
(Pentadbiran) Bil. 14. Putrajaya: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 123

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2010). Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bil. 8. Putrajaya: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2009). Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bil. 6. Putrajaya: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2003). Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bil. 1. Kuala Lumpur: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2002). Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bil. 5. Kuala Lumpur: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2002). Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bil. 1. Kuala Lumpur: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2000). Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bil. 7. Kuala Lumpur: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (1997). Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bil. 7. Kuala Lumpur: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (1997). Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bil. 2. Kuala Lumpur: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (1995). Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bil. 3. Kuala Lumpur: Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Pelajaran. (2005). Tatacara Pengurusan Kewangan
Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Putrajaya: Bahagian
Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia.

Malaysia, Kementerian Perpaduan, Kebudayaan, Kesenian dan Warisan.
(2008). Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan. Kuala
Lumpur: Jabatan Arkib Negara.

Malaysia, Lembaga Penyelidikan Undang-Undang. (2009). Perintah-Perintah
Am Dan Arahan Pentadbiran: Akta Prosedur Kewangan 1957 (Akta 61)
(Pindaan 1972). Putrajaya: International Law Book Services.

124 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

RUJUKAN PENGURUSAN PENTADBIRAN PEJABAT

Arkib Negara Malaysia. (2008). Siri Pengurusan Rekod Kerajaan: Jadual
pelupusan rekod kewangan dan perakaunan. Kuala Lumpur: Arkib
Negara Malaysia.

Arkib Negara Malaysia, Siri Pengurusan Rekod Kerajaan: Jadual Pelupusan
Rekod, Urusan Am, 2012.

Arkib Negara Malaysia. (2003). Akta Arkib Negara 2003: Undang-undang
Malaysia Akta 629. Kuala Lumpur: Arkib Negara Malaysia

Arkib Negara Malaysia. (2012). Dasar pengurusan rekod kerajaan. Kuala
Lumpur: Arkib Negara Malaysia.

Arkib Negara Malaysia. (2012). Panduan pelupusan rekod awam. Kuala
Lumpur: Arkib Negara Malaysia.

Arkib Negara Malaysia. (2012). Panduan pengendalian fail rasmi. Dimuat
turun daripada www.arkib.gov.my

Arkib Negara Malaysia. (2013). Jadual pelupusan rekod urusan Am. Kuala
Lumpur: Arkib Negara Malaysia.

Arkib Negara. (2003). Akta Arkib Negara 2003: Undang-undang Malaysia
Akta 629. Kuala Lumpur.Arkib Negara. (2012) Panduan Pengendalian
Fail Rasmi. Dimuat turun daripada: www.arkib.gov.my

Arkib Negara. (2003). Akta Arkib Negara 2003: Undang-undang Malaysia
Akta 629. Kuala Lumpur.

JPM, Manual Pengurusan Surat Rasmi Kerajaan. www.jpm.gov.my

Malaysia, Jabatan Perdana Menteri (2018). Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam Bilangan 4 Tahun 2018. myPortfolio: Panduan Kerja Sektor
Awam. Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan
Malaysia (MAMPU).

Malaysia, Jabatan Perdana Menteri. (2013). Surat Pekeliling Am Bilangan
1 Tahun 2013 Penyeragaman Format kepala Surat bagi kementerian/
Jabatan / Agensi Persekutuan. Kuala Lumpur, Unit Pemodenan
Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 125

Malaysia, Jabatan Perdana Menteri. (2000). Arahan Keselamatan. Putrajaya:
Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia.

Malaysia, Jabatan Perdana Menteri. (2008). Panduan Pengurusan
Perhubungan Pelanggan. Kuala Lumpur: Unit Pemodenan Tadbiran
Dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).

Malaysia, Jabatan Perkhidmatan Awam.(2007).Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat. Putrajaya:
Jabatan Perkhidmatan Awam.

Malaysia, Kementerian Kewangan. Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan.
Kuala Lumpur: Perbendaharaan

Malaysia, Jabatan Perdana Menteri (2000) Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun
2000 (Perhimpunan Bulanan di Kementerian. Putrajaya, MAMPU,
Kuala Lumpur).

Malaysia, Kementerian Kewangan. Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.
Kuala Lumpur: Perbendaharaan

MAMPU, Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 1993 (Peraturan-
Peraturan Penggunaan Mesin Faksimili di Pejabat-Pejabat Kerajaan).
MAMPU:Kuala Lumpur

Panduan Aplikasi Dalam Pengurusan Sumber Manusia,Pekeliling
Perkhidmatan Bil 18 Tahun 2005.

Per.1.2(h),PKPA Bil 4 Tahun 1991-Garis Panduan Mengenai Strategi-Strategi
Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam.

Perintah-Perintah Am dan Arahan Perkhidmatan (01 Mac 1974).

PKPA Bil 4 Tahun 1991-Garis Panduan Mengenai Strategi-Strategi
Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam.

Portal Rasmi Arkib Negara Malaysia http://www.arkib.gov.my/web/guest/
pemeliharaan-rekod

126 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENGHARGAAN

Alhamdulillah syukur kepada Allah kerana penulisan ini dapat dihasilkan
sebagai panduan kepada Pengurus-pengurus sekolah. Jabatan ini mengambil
kesempatan mengucapkan berbanyak-banyak terima kasih kepada Puan
Wan Azmiza bin Hamid mantan Ketua Pusat yang memulakan projek
himpunan kes-kes ini. Penghargaan juga diucapkan kepada Encik Mu’ti
bin Ahmad mantan Ketua Pusat Pengurusan dan Pentadbiran Pendidikan
yang mencetuskan idea agar penulisan ini disempurnakan pada tahun ini.
Manakala YBrs. Dr. Sham bin Ibrahim yang merealisasikan penerbitan buku
ini. Puan Noraisah binti Md Yusof mantan Ketua Jabatan yang memulakan
pengumpulan penulisan ini, YBrs. Dr Zaiton binti Ismail mantan Ketua Jabatan
yang meneruskan usaha agar penulisan ini dapat diterbitkan dan juga kepada
En. Mohd Ruslan bin Hassan, Ketua Jabatan Pengurusan Kewangan dan
Pengurusan Pejabat yang memastikan agar penulisan ini dapat diterbitkan
pada tahun ini.

Kepada semua pihak Pengarah Institut Aminuddin Baki Kementerian
Pendidikan Malaysia merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan ucapan
terima kasih kepada penyumbang-penyumbang Isu Dalam Pengurusan
Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Jabatan Pengurusan Kewangan dan
Pentadbiran Pejabat

Institut Aminuddin Baki
Kementerian Pendidikan Malaysia

Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 127

Idea Asal
Noraisah binti Md. Yusof

Ismail bin Abd Aziz
Yahaya bin Mohamed
Husney bin Hamzah
Che Zakiah binti Mohamad Salim
Noraizan binti Hj. Noor

Mariani binti Rahim
Siti Anidah binti Mahadi
Wan Abdul Aziz bin Wan Omar
Abd. Razak bin Abu Samah

Darliana binti Nordin
Ibrahim bin Khalid
Zainorshida binti Arshad
Nor Afidah binti Noor Saidon
Halijah binti Yusof
Normala binti Mohd Sharip
Muhammad Rizal bin Abdullah
Nor Zilah binti Nazir
Zuriah Idawaty binti Hassan

128 Isu Dalam Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat



ISU PENGURUSAN KEWANGAN DI SEKOLAH

Pemimpin berkesan perlu berkeupayaan untuk mengurus dan memimpin
organisasi masing-masing secara cekap dan efektif. Hasil kompilasi Isu Dalam
Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat ini merupakan bentuk
perkongsian ilmu yang boleh diguna pakai dalam membangun kompetensi
secara langsung bagi merungkai permasalahan yang dihadapi dalam
pengurusan kewangan di sekolah melalui rujukan kes. Tahniah atas kejayaan
penerbitan buku ini. Semoga penerbitan ilmiah ini dapat dimanfaatkan oleh
semua pembaca terutama barisan kepimpinan di sekolah.

WAN AZMIZA BINTI WAN MOHAMED

MANTAN KETUA PUSAT
KEPIMPINAN KOMUNIKASI DAN PENGURUSAN PEJABAT

Keberkesanan kepimpinan di sekolah selalunya akan dijelmakan melalui
kebolehan pemimpin untuk mentafsir dan menterjemahkan hasil melalui usaha.
Sebagai pemimpin, keberkesanan ini dapat digarap melalui tindakan dan
pengalaman dalam mentadbir organisasi. Pengalaman melalui tempoh
mentadbir dan melalui medium lain seperti pembacaan juga akan
membolehkan pemimpin menguasai ilmu mentadbir. Buku Isu Pengurusan
Kewangan dan Pentadbiran Pejabat ini sebagai salah satu cara pemimpin untuk
mendapatkan ilmu dan pengalaman dalam kaedah-kaedah menguruskan
kewangan di sekolah. Tahniah kepada JPKPP atas penghasilan buku ini.

ABDUL MU’TI BIN AHMAD

MANTAN KETUA PUSAT
PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PENDIDIKAN

Kepelbagaian dalam pengurusan di sekolah adalah sebagai pencetus kepada
penghasilan buku Isu Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat ini.
Penghasilan buku ini hasil dari Program Runding cara Pengurusan Kewangan dan
Pentadbiran Pejabat anjuran Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran
Pejabat, Institut Aminuddin Baki. Dapatan serta isu-isu ini dikumpulkan,
dianalisa, dirumuskan dan dibukukan untuk dijadikan sebagai panduan kepada
pentadbir di sekolah agar dapat digarap dan dikelolakan secara lebih e sien
dalam mentadbir dan mengurus sekolah. Semoga bermanfaat.

MOHD RUSLAN BIN HASSAN

KETUA JABATAN
PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT

ISBN