myPortfolio Pegawai Teknologi Maklumat, Gred F41/ F44 BAHAGIAN ALAMAT NO. TELEFON NO. FAKS UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH,UiTM CAWANGAN PULAU PINANG,UiTM KAMPUS CAWANGAN : UITM KAMPUS CAWANGAN : : : 03-5544 2000 03-5544 2086
MAKLUMAT PEGAWAI DILULUSKAN OLEH Gelaran Jawatan Gred Jawatan Hakiki Nama : : : : NOR HUSAINA BINTI MD HUSSAIN PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT, GRED F41/ F44 F41/F44 Tarikh Penempatan 01/01/2021 Tarikh Gelaran Jawatan Gred Jawatan Nama : : : : AHMAD RASHIDY BIN RAZALI Pensyarah UiTM, Gred DM41/ DM45/46/ DM51/52/ DM53/54/ Khas C/ Khas B/ Khas A DM45/DM51/DM52/DM53/DM54/VK7/VK6/VK5 01/03/2024 2
Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku perubahan. JADUAL PENGEMASKINIAN Catatan : BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA 1. Carta Organisasi t.t 2. Carta Fungsi t.t 3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi t.t 4. Deskripsi Tugas t.t 08/02/2024 10/08/2023 5. Proses Kerja t.t 6. Carta Alir t.t 7. Senarai Semak t.t 8. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa t.t 9. Senarai Borang t.t 10. Senarai Jawatankuasa t.t 23/02/2024 08/02/2024 08/02/2024 23/02/2024 23/02/2024 23/02/2024 08/02/2024 28/02/2024 3
KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT Carta Organisasi Carta Fungsi Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi Deskripsi Tugas Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 2 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 3 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 4 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 5 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 6 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 7 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 8 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 9 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 10 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 11 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 12 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 13 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 14 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 15 4
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 16 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 17 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 18 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 19 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 20 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 21 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 22 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 23 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 24 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 25 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 26 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 27 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 28 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 29 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 30 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 31 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 32 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 33 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 34 Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 35 Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa Senarai Borang 5
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 6
CARTA ORGANISASI 7
8
9
10
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Hotel UiTM - KITCHEN • Menyediakan keperluan memasak berdasarkan tempahan pelanggan dan memastikan makanan selamat untuk di makan • Memastikan keadaan dapur bersih dan kemas dari masa ke semasa dan kelengkapan dapur selamat untuk di gunakan. • Memastikan persekitaran stor barang-barang kering dan chiller berada dalam keadaan bersih dan teratur. • Memastikan segala kerosakan dan kehilangan barang-barang dapur di rekodkan. Segala pemasalahan akan di laporkan kepada chef yang bertugas. • Memeriksa setiap makanan yang bertarikh luput di asingkan dan tidak di hidangkan kepada pelanggan bagi mengelakkan daripada sebarang keracunan makanan. Hotel UiTM - FOOD & BEVERAGE • Memastikan keadaan persekitaran restoran sentiasa bersih, kerusi dan meja di susun teratur, hiasan dalaman dijaga dengan baik dan lantai sentiasa berada dalam keadaan bersih dan tidak licin. • Memastikan segala kelengkapan dan peralatan sentiasa berfungsi dengan baik dan selamat untuk digunakan, jika berlaku sebarang kerosakan laporan segara hendaklah di buat kepada penyelia jabatan • Mengambil pesanan serta menghidangkan makanan dan minuman yang telah dipesan oleh tetamu mengikut peraturan dan polisi yang telah ditetapkan oleh organisasi. • Melaporkan segala kerosakan atau bahaya kepada ketua jabatan dengan segera agar langkah-langkah pencegahan dapat diambil bagi mengelakkan perkara yang tidak diingini dari berlaku. • Mendengar segala aduan dari tetamu dengan penuh teliti dan prihatin dan seterusnya melaporkan kepada penyelia dengan segera agar tindakan susulan dapat diambil. • Menghadiri segala latihan ataupun kursus sebagaimana yang telah diarahkan oleh ketua jabatan bagi menambahkan lagi ilmu pengetahuan dan kemahiran. • Melakukan kiraan stok bulanan untuk semua barangan dan peralatan yang berkaitan dengan jabatan makanan dan minuman dan hendaklah direkodkan segala butiran agar pengawasan dapat dilakukan supaya barangan yang hilang ataupun pecah dapat dipantau. UiTM KAMPUS CAWANGAN 11
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Hotel UiTM - FRONT OFFICE • Mendaftarkan masuk dan keluar tetamu ke bilik hotel. • Perlu mahir menggunakan komputer supaya mudah untuk mengendalikan sistem hotel. • Menyambut kedatangan tetamu dengan cara terbuka, sopan dan beradab. • Menyediakan segala maklumat yang diperlukan oleh tetamu. • Menjawab panggilan telefon, menjawab pertanyaan orang ramai serta menyediakan maklumat berkenaan hotel. • Mempunyai hubungan komunikasi dengan pekerja pengemasan (housekeeping) untuk memgetahui status keadaan bilik. • Melaksanakan segala tugas selain daripada yang tercatat diatas yang di arahkan oleh Ketua Jabatan dan pihak pengurusan hotel yang merangkumi segala aspek untuk kebaikan Hotel UiTM dan khususnya jabatan ini. Hotel UiTM - HOUSEKEEPING • Mengemas dan mencuci bilik mengikut tahap kebersihan yang ditetapkan oleh pihak hotel. • Memastikan troli sentiasa bersih sebelum memulakan tugas. Pastikan bekalan adalah mencukupi. • Vakum, sapu dan mop lantai bilik dengan cara yang betul. • Mencuci serta membuang habuk di perabut, permaidani, langsir bila diperlukan. • Mengendalikan mesin-mesin di bahagian Laundry • Mencuci linen yang telah digunakan oleh pelajar dan pelanggan hotel • Menghadiri latihan yang dijalankan oleh pihak jabatan • Menguruskan pengambilan barang-barang keperluan pensyarah / kelas praktikal seperti linen dan peralatan mencuci. • Membuat aduan kerosakan kepada pihak fasiliti. 12
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Hotel UiTM - PENTADBIRAN • Menguruskan pengendalian keluar – masuk surat menyurat. • Menguruskan sistem fail jabatan mengikut buku panduan perlaksanaan fail mengikut klasifikasi 100 – 600. • Menaip surat menyurat mengikut arahan Ketua Jabatan setelah menerima draf arahan. • Mengendalikan penerimaan dan membuat panggilan keluar yang berkaitan dengan tugas yang telah diamanahkan oleh Ketua Jabatan. • Menguruskan tuntutan perjalanan semua staf jabatan bagi memudahkan pembayaran elaun-elaun yang dituntut. • Menguruskan pengambilan barang-barang keperluan pejabat seperti kertas A4 dan peralatan alat tulis di Stor Pejabat Bendahari. • Membuat aduan kerosakan kepada pihak fasiliti. • Menguruskan pemprosesan pembayaran lebih masa oleh staf. Hotel UiTM - FRONT OFFICE • Mendaftarkan masuk dan keluar tetamu ke bilik hotel. • Perlu mahir menggunakan komputer supaya mudah untuk mengendalikan sistem hotel. • Menyambut kedatangan tetamu dengan cara terbuka, sopan dan beradab. • Menyediakan segala maklumat yang diperlukan oleh tetamu. • Menjawab panggilan telefon, menjawab pertanyaan orang ramai serta menyediakan maklumat berkenaan hotel. • Mempunyai hubungan komunikasi dengan pekerja pengemasan (housekeeping) untuk memgetahui status keadaan bilik. • Melaksanakan segala tugas selain daripada yang tercatat diatas yang di arahkan oleh Ketua Jabatan dan pihak pengurusan hotel yang merangkumi segala aspek untuk kebaikan Hotel UiTM dan khususnya jabatan ini. 13
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Hotel UiTM - HOUSEKEEPING • Mengemas dan mencuci bilik mengikut tahap kebersihan yang ditetapkan oleh pihak hotel. • Memastikan troli sentiasa bersih sebelum memulakan tugas. Pastikan bekalan adalah mencukupi. • Vakum, sapu dan mop lantai bilik dengan cara yang betul. • Mencuci serta membuang habuk di perabut, permaidani, langsir bila diperlukan. • Mengendalikan mesin-mesin di bahagian Laundry • Mencuci linen yang telah digunakan oleh pelajar dan pelanggan hotel • Menghadiri latihan yang dijalankan oleh pihak jabatan • Menguruskan pengambilan barang-barang keperluan pensyarah / kelas praktikal seperti linen dan peralatan mencuci. • Membuat aduan kerosakan kepada pihak fasiliti. Hotel UiTM - PENTADBIRAN • Menguruskan pengendalian keluar – masuk surat menyurat. • Menguruskan sistem fail jabatan mengikut buku panduan perlaksanaan fail mengikut klasifikasi 100 – 600. • Menaip surat menyurat mengikut arahan Ketua Jabatan setelah menerima draf arahan. • Mengendalikan penerimaan dan membuat panggilan keluar yang berkaitan dengan tugas yang telah diamanahkan oleh Ketua Jabatan. • Menguruskan tuntutan perjalanan semua staf jabatan bagi memudahkan pembayaran elaun-elaun yang dituntut. • Menguruskan pengambilan barang-barang keperluan pejabat seperti kertas A4 dan peralatan alat tulis di Stor Pejabat Bendahari. • Membuat aduan kerosakan kepada pihak fasiliti. • Menguruskan pemprosesan pembayaran lebih masa oleh staf. 14
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Hotel UiTM - FRONT OFFICE • Mendaftarkan masuk dan keluar tetamu ke bilik hotel. • Perlu mahir menggunakan komputer supaya mudah untuk mengendalikan sistem hotel. • Menyambut kedatangan tetamu dengan cara terbuka, sopan dan beradab. • Menyediakan segala maklumat yang diperlukan oleh tetamu. • Menjawab panggilan telefon, menjawab pertanyaan orang ramai serta menyediakan maklumat berkenaan hotel. • Mempunyai hubungan komunikasi dengan pekerja pengemasan (housekeeping) untuk memgetahui status keadaan bilik. • Melaksanakan segala tugas selain daripada yang tercatat diatas yang di arahkan oleh Ketua Jabatan dan pihak pengurusan hotel yang merangkumi segala aspek untuk kebaikan Hotel UiTM dan khususnya jabatan ini. Hotel UiTM - HOUSEKEEPING • Mengemas dan mencuci bilik mengikut tahap kebersihan yang ditetapkan oleh pihak hotel. • Memastikan troli sentiasa bersih sebelum memulakan tugas. Pastikan bekalan adalah mencukupi. • Vakum, sapu dan mop lantai bilik dengan cara yang betul. • Mencuci serta membuang habuk di perabut, permaidani, langsir bila diperlukan. • Mengendalikan mesin-mesin di bahagian Laundry • Mencuci linen yang telah digunakan oleh pelajar dan pelanggan hotel • Menghadiri latihan yang dijalankan oleh pihak jabatan • Menguruskan pengambilan barang-barang keperluan pensyarah / kelas praktikal seperti linen dan peralatan mencuci. • Membuat aduan kerosakan kepada pihak fasiliti. 15
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Hotel UiTM - PENTADBIRAN • Menguruskan pengendalian keluar – masuk surat menyurat. • Menguruskan sistem fail jabatan mengikut buku panduan perlaksanaan fail mengikut klasifikasi 100 – 600. • Menaip surat menyurat mengikut arahan Ketua Jabatan setelah menerima draf arahan. • Mengendalikan penerimaan dan membuat panggilan keluar yang berkaitan dengan tugas yang telah diamanahkan oleh Ketua Jabatan. • Menguruskan tuntutan perjalanan semua staf jabatan bagi memudahkan pembayaran elaun-elaun yang dituntut. • Menguruskan pengambilan barang-barang keperluan pejabat seperti kertas A4 dan peralatan alat tulis di Stor Pejabat Bendahari. • Membuat aduan kerosakan kepada pihak fasiliti. • Menguruskan pemprosesan pembayaran lebih masa oleh staf. PKM - PENGURUSAN FASILITI & KESELAMATAN FAKULTI 1. Jawatankuasa JKKP memastikan keselamatan makmal dan sekitar fakulti 2. Jawatankuasa program 5S sekitar fakulti 3. Urusan penyelenggaraan alatan makmal fakulti 4. Urusan pembelian barang berkaitan makmal fakulti 5. Pengurusan risiko sekitar fakulti 6. Pengurusan aktiviti sukan fakulti 7. Pengurusan aktiviti khas fakulti PKM - PENGURUSAN AKREDITASI 1. Menguruskan aktiviti akreditasi bagi program yang terlibat pada tahun semasa 2. Jawatankuasa bahagian laporan SAR 3. Jawatankuasa pengurusan lawatan external examiner dan industry panel PKM - PENGURUSAN AKADEMIK 1. Urusetia Hal Ehwal Akademik fakulti. 2. Menguruskan jadual waktu pensyarah fakulti (icress). 3. Memastikan jadual kuliah terkini di tampal di bilik kuliah. 4. Jawatankuasa menguruskan OBE program fakulti 5. Jawatankuasa urusan misi akademik 16
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH PKM - PENGURUSAN PENTADBIRAN FAKULTI 1. Pengurusan Pentadbiran HEA, Fakulti dan Program. 2. Pengurusan Hal Ehwal Akreditasi. 3. Pengurusan Pentadbiran Unit-Unit di HEA. 4. Pengurusan berkaitan aktiviti pengajaran dan pembelajaran. 5. Pengurusan ATP & Beban Syarahan Pensyarah 6. Menguruskan jadual waktu (icress). 7. Pengurusan Hal Ehwal Pascasiswazah Bahagian PJI - UNIT JARINGAN INDUSTRI, MASYARAKAT & ALUMNI (ICAN) • Membantu UiTM Cawangan Pulau Pinang melahirkan graduan bercirikan Model Graduan UiTM. • Peranan ini dimainkan menerusi dua penyampaian perkhidmatan utamanya iaitu menyediakan kemudahan perkhidmatan kepada graduan serta menjalankan aktiviti tahunan graduan. • Mengendali dan menyelaras program khidmat masyarakat. • Mengendali, mengurus dan menyelaras program jaringan industri untuk Fakulti/Kampus Cawangan, cth : CEO Talk, Interview by Industry,Penyelidikan PPRN • Pelaporan UCTC dan Laporan kepada BHI Bahagian PJI - UNIT PENERBITAN • Menguruskan hal-hal berkaitan penerbitan. • Menyimpan dan melaporkan rekod penulisan staf akademik. • Menganjurkan aktiviti-aktiviti Penerbit UiTM. • Mempromosikan/publisiti Penerbit UiTM Cawangan Pulau Pinang Bahagian PJI - UNIT PENYELIDIKAN & INOVASI (RMU) • Mengendali, mengurus dan menyelaras aktiviti penyelidikan dan perundingan yang dilaksanakan oleh penyelidik/perunding dan pensyarah. • Menyedia dan mengedar maklumat mengenai kursus dan latihan berkaitan penyelidikan dan perundingan. • Mengurus kertas cadangan perundingan dan pelantikan perunding. • Mendapatkan data inovasi & pengkomersialan 17
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian Perpustakaan - UNIT PENGURUSAN PERPUSTAKAAN UNIT KORPORAT dan KOLABORASI Jaringan strategik dengan pihak dalam dan luar perpustakaan Menyelaras taklimat, lawatan dari luar PTAR Menyelaras aduan dan maklumbalas pelanggan perpustakaan Penerbitan program siaran langsung atau program PTAR Merancang dan melaksanakan aktiviti penerbitan dan pemasaran PTAR Merancang dan mengurus penerbitan perpustakaan seperti artikel, berita, buku panduan, poster, brosur dll Mengurus hal-ehwal Pegawai Perhubungan Perpustakaan - PPP dan Pegawai Perhubungan Fakulti Menguruskan pameran utama PTAR Mengatur dan melaksana program Library Outreach Bahagian Perpustakaan - UNIT PENGURUSAN PERPUSTAKAAN KUALITI Mengurus dokumen dasar/ surat arahan/ pekeliling perpustakaan dan Universiti Mengurus pelantikan ahli jawatankuasa perpustakaan Mengurus Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) perpustakaan Menyelaras, memantau dan melaporkan aktiviti/ jaminan kualiti perpustakaan (Audit Dalam) Menyelaras penyediaan dokumen kualiti perpustakaan. Mengawal dan mengkoordinasi data dan statistik Perpustakaan Mengurus facts & figures perpustakaan Penyediaan Data dan Laporan Perpustakaan kepada Pengurusan Perpustakaan dan Pemegang Taruh Universiti INFRASTRUKTUR Mengurus aset mudah alih dan kawalan verifikasi aset, Inventori Menyelenggara infrastruktur perpustakaan. Menguruskan penilaian dan spesifikasi teknikal. Mengurus stor dan pelupusan. Merancang perbelanjaan perpustakaan PEMBANGUNAN BAKAT Mengurus Latihan Industri pelajar / Job Attachment staf PTAR ke organisasi dalam dan luar UiTM Mengkoordinasi dan menganalisa penilaian keberkesanan latihan staf / latihan industri pelajar / job attachment staf perpustakaan. Mengurus permohonan penganjuran Latihan / kursus Jabatan / Bahagian / individu SUMBER MANUSIA Mengurus fail dan rekod Pentadbiran perpustakaan Mengurus tempahan ruang (Bilik Mesyuarat melalui Booking System University (BSU). Mengurus tempahan keenderaan dan penginapan. 18
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian Perpustakaan - UNIT ARKIB CAWANGAN PERKHIDMATAN REKOD Mengurus Pengurusan Rekod Fizikal Mengurus Pembangunan Rekod Elektronik Mengurus Pembangunan Klasifikasi Fail Mengurus Pelupusan Rekod Universiti Mengurus Khidmat Nasihat & Konsultasi Mengurus Kandungan Maklumat unit PERKHIDMATAN ARKIB Mengurus pembangunan bahan arkib digital & fizikal Mengurus pendigitalan bahan arkib Mengurus penyelidikan, rujukan & dokumentasi Mengurus khidmat nasihat dan latihan unit Mengurus pemeliharaan dan pemuliharaan bahan perpustakaan/arkib Bahagian HEP (Unit Kebudayaan) 1. Melengkapkan pelajar dengan kemahiran kebudayaan dan kesenian dengan mengadakan perkhidmatan kelas-kelas /bengkel kebudayaan dan kesenian. 2. Melaksana, menyelaras dan memantau pelaksanaan program berkaitan dengan pembangunan kebudayaan dan kesenian yang dijalankan oleh pelajar. 3. Menyediakan laporan mengenai kewangan dan perjalanan program bagi aktiviti yang dijalankan oleh Unit Kebudayaan dan persatuan pelajar yang berdaftar. 4. Memastikan penyertaan pelajar-pelajar dalam aktiviti anjuran Universiti Awam/Jabatan Kebudayaan & Kesenian Negara/Majlis Kebudayaan Universiti Universiti Malaysia (MAKUM),DLL. 5. Mengurus, melaksana aktiviti kebudayaan dan kesenian yang telah dirancang bersama agensi luar, IPTA/IPTS dan kementerian berkaitan bagi sepanjang tahun. 6. Bertangungjawab dengan semua aktiviti kesenian dan kebudayan yang dianjurkan oleh MPP, Persatuan, Kelab, Kolej. 7. Bertangungjawab dengan semua aktiviti kesenian dan kebudayan yang dianjurkan oleh MPP, Persatuan, Kelab, Kolej. 19
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENGURUSAN RUANG NIAGA ? Urus Setia & Sekretariat J/K Ruang Niaga ? Pengurusan Dan Pentadbiran Ruang Niaga ? Berstruktur dan Tidak Berstruktur ? Pengurusan Sebutharga dan Perolehan Ruang Niaga Dan Tapak Niaga ? Sewaan Ruang dan Kemudahan ? Penguatkuasaan Dasar dan Peraturan Ruang Niaga ? Pemantauan Ruang Niaga ? Pelaporan Janaan ? Maklumbalas Pelangggan (KHP dan Aduan Pelanggan) Bahagian HEA - PENGURUSAN PERCETAKAN Mencetak kertas soalan peperiksaan akhir. Mencetak kertas ujian. Mencetak keperluan jabatan/unit dalam UiTM Cawangan Pulau Pinang mengikut keperluan masing-masing. Menyelenggara mesin-mesin fotokopi pada waktu yang ditetapkan. Bahagian HEA - PENGURUSAN PEPERIKSAAN Menguruskan hal ehwal peperiksaan (Peperiksaan Akhir/Peperiksaan Khas/Peperiksaan Intersesi/Peperiksaan Semula) di UiTM Cawangan Pulau Pinang. Melakukan semakan format kertas soalan bagi kod-kod PU di UiTM Cawangan Pulau Pinang. Menguruskan penghantaran dan pengambilan master copy dari BPA UiTM Shah Alam Melakukan penyusunan dan pembungkusan kertas soalan Menjana jadual pengawasan peperiksaan Menguruskan keperluan/persiapan peperiksaan akhir Memantau proses kemasukan markah pelajar Proses arkib dan pelupusan skrip jawapan pelajar Bahagian HEA - PENGURUSAN REKOD PELAJAR Menguruskan pendaftaran akademik pelajar baharu dan lama. Mengemaskini rekod pendaftaran kursus dan maklumat di dalam Sistem SIMS. Menguruskan fail peribadi pelajar aktif dan tidak aktif. Menyediakan surat pengesahan pelajar. Menguruskan permohonan mini transkrip. Memproses permohonan Penangguhan Yuran. Mengemaskini Pengecualian Kredit dan bahagian semasa pelajar. Menguruskan proses Penangguhan semester/Cuti Khas/ Menarik Diri . Pengurusan Konvokesyen, Jubah,skrol dan Transkrip pelajar. 20
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEA - PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN Menyediakan kemudahan alat bantu pengajaran seperti LED, TV dan Projektor di bilik kuliah. Melaksanakan urusan rakaman video. Menyelenggara dan memastikan peralatan PdP dalam keadaan yang baik. Memastikan jadual kuliah terkini di tampal di bilik kuliah. Menguruskan tempahan Smart Classroom, Big Data Lab, Dewan Kuliah dan Bilik Kuliah. Memberi latihan kemahiran menggunakan alat bantuan mengajar . Mengurus aduan dan maklumbalas serta membuat penilaian pengajaran. (SuFO). Bahagian HEA - PENGURUSAN PENTADBIRAN AM Pengurusan Pentadbiran Am HEA, Fakulti dan Jabatan. Pengurusan Hal Ehwal Akreditasi. Pengurusan Pentadbiran Unit-Unit di HEA. Pengurusan berkaitan aktiviti pengajaran dan pembelajaran. Pengurusan Pensyarah PTFT dan PT. Menguruskan permohonan, kelulusan Tabung Amanah Pembangunan Akademik (TAPA). Menguruskan maklumbalas pelajar. Menguruskan pengumpulan data dan bahan bukti bagi PI BHEA. Urusetia kepada jawatankuasa berkaitan dengan Hal Ehwal Akademik. Menguruskan jadual waktu (icress). Pengurusan Hal Ehwal Pascasiswazah Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENGURUSAN NR ? Perkhidmatan Pengurusan sistem pelajar NR (Sistem eNR) ? Pengurusan Data & Maklumat Rumah Sewa NR ? Rekod Data dan Statistik Penempatan / Taburan Pelajar NR ? Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan kemudahan di kolej kediaman ? Memantau dan menjaga kebajikan serta keselamatan pelajar NR ? Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar NR dan Komuniti Pembantu Makmal - KAWALAN KUALITI 21
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Pembantu Makmal - INVENTORI Pembantu Makmal - PENGURUSAN REKOD MAKMAL Pembantu Makmal - PEROLEHAN MAKMAL Pembantu Makmal - PENGAWASAN KELAS AMALI Pembantu Makmal - PENGOPERASIAN MAKMAL Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENGURUSAN & PENGUATKUASAAN PERATURAN • Penguatkuasaan Peraturan Universiti dan Peraturan Kolej Kediaman • Pemantauan dan Penguatkuasaan Disiplin Staf • Penguatkuasaan, Tatatertib & Kompaun Terus Pelajar • Pemeriksaan / Rondaan Berkala • Pemantauan Kebersihan Bilik Pelajar Di Kolej Kediaman • Pemantauan Kebersihan Blok / Bangunan Di Kolej Kediaman • Pemantauan Kebersihan Lanskap Di Kolej Kediaman • Pemantauan Pembaikan Kerosakan Di Kolej Kediaman • Pemantauan & Penguatkuasaan Tatacara Pengurusan Stor 22
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Kolej) - KESELAMATAN & KESIHATAN ? Kawalan Keselamatan, Tindakan Pencegahan Keselamatan : nyawa dan harta) ? Pencegahan & Kawalan Penyakit ? Pengurusan Bencana ? Pengurusan Kehilangan / Kecurian ? Pengurusan Kemalangan ? Pengurusan Keracunan Makanan ? Pengurusan Risiko ? SOSHCo / JKKP Bahagian HEP (Unit Kolej) - PEMBANGUNAN & KEPIMPINAN PELAJAR • Menyelaras permohonan dan pelaporan program pembangunan dan kepimpinan pelajar di kolej • Penyediaan prasarana untuk program pembangunan dan kepimpinan pelajar • Pengurusan Hal Ehwal Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) – pelantikan, kebajikan dll Bahagian HEP (Unit Kolej) - KEBAJIKAN • Elaun Bantuan Makanan Pelajar (E-Insentif) • Pengecualian Bayaran Kolej • Pendaftaran Pelekat Kenderaan • Pemeriksaan Alatan Elektrik • Pendaftaran Alatan Elektrik • Pengurusan dan pelaksanaan dasar kebajikan Pelajar di Kolej 23
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Kolej) - PERKHIDMATAN & KEMUDAHAN ? Pengurusan Kemudahan dan Infrasruktur ? Kerja-Kerja Pembaikan / Penyelenggaraan Kerosakan Dan Naiktaraf Kemudahan Kolej ? Perkhidmatan dan Bekalan Kolej (Belian Terus / Sebutharga & Tender) ? Perkhidmatan Sewaan Perabot ? Maklumbalas Pelanggan (Kajian Kepuasan Hati Pelanggan & Aduan Pelanggan ? Penggredan Kemudahan Pelajar di Kolej Kediaman (Star Rating) ? Transit / Sewaan Penginapan di Kolej ? Pelantikan SRK ? Kemudahan Rumah Pegawai [Staf Residen Kolej (SRK) & Pegawai Jawatan Penting (PJP)] ? Tempahan Ruang Kolej ? Pemantauan Pembersihan Bangunan ? Penyelenggaraan Bangunan, Mesin, Peralatan dan Perabot ? Pengurusan Sistem Penyampaian Maklumat Pelajar (Laman Web Unit / Instagram / fb unit) ? Pengurusan Aset Alih, Harta Modal & Inventori Kerajaan ? Pelupusan Aset Alih, Harta Modal & Inventori Kerajaan Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENGURUSAN PENEMPATAN • Pelunjuran Penempatan • Penempatan Kolej • Pendaftaran Pelajar • Pengurusan Data Pelajar (E-Kolej) • Pengurusan Daftar Masuk dan Daftar Keluar Bilik Pelajar • Permohonan Penempatan e-Kolej • Pengurusan Dokumen Pelajar • Pengurusan Rayuan Penempatan di Kolej Kediaman 24
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENTADBIRAN • Dasar, Garis Panduan Dan Pekeliling • Perancangan Strategik/ RMK Unit / SKT Unit • Pelaporan Unit (dalaman dan UiTM) • Pengurusan Rekod, Fail & Dokumen • Pelupusan Aset / Dokumen dan Rekod • Pengurusan Kewangan & Pengesahan Bayaran • Informasi kepada Pelajar • Pengurusan Cuti Staf • Pengurusan Latihan Staf • Keurusetiaan peringkat HEP / Universiti • Penyelarasan Mesyuarat Kolej • Belanjawan Mengurus / Perjawatan • Kerja Lebih Masa (OT) • Penyediaan Jadual Tugas Staf • Pengurusan Kualiti (Pengukuran Dan Kawalan Kualiti Unit) Bahagian HEP (Unit Kesihatan) - Rekod dan Pentadbiran 1. Pengurusan Rekod Pesakit Tamat Pengajian 2. Pengurusan Perolehan Peralatan Perubatan 3. Tuntutan Tabung Kecemasan 4. Pengurusan Penerimaan Surat dan Dokumen 5. Pengurusan Pengeluaran Surat dan Dokumen 6. Permohonan Tuntutan Bayaran Lebih Masa Staf 7. Penyediaan Laporan Bulanan dan Tahunan Bahagian HEP (Unit Kesihatan) - Penyelenggaraan Peralatan Perubatan 1.Pengurusan Peralatan Perubatan Dalam Ambulan 2.Penyelenggaraan Peralatan Perubatan 3. Sucihama Peralatan Perubatan Perubatan Bahagian HEP (Unit Kesihatan) - Perkhidmatan Farmasi 1. Dispensi ubat 2. Pengurusan Bekalan Ubat 25
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Kesihatan) - Perkhidmatan Kesihatan 1. Pemeriksaan pesakit luar 2. Pengendalian Kes Kecemasan 3.Pengendalian Prosedur Rawatan 4. Pengendalian Ujian Makmal 5.Pengendalian Pesakit di Wad Sementara 6. Pengendalian Pesakit Selepas Waktu Pejabat 7.Pemeriksaan Kesihatan 8.Perlindungan Perubatan 9.Pinjaman Peralatan Perubatan 10.Pemeriksaan Premis Makanan 11. Promosi Kesihatan Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - MODUL LATIHAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR - Melaksanakan program-program modul Latihan dan kepimpinan pelajar :- a) Menyediakan takwim modul b) Penyediaan kertas kerja dan permohonan peruntukan c) Urusan tempahan (tempat, kenderaan, peralatan, dsb) d) Menguruskan jemputan pelajar/peserta e) Menyediakan surat pelantikan fasilitator/urus setia f) Menyediakan kit modul bagi keperluan pembelajaran g) Melaksanakan pemantauan program h) Menyediakan laporan penilaian pelaksanaan modul - Menyelenggara fail dan rekod unit - Menguruskan urusan bayaran dan pembelian peralatan modul - Menguruskan permohonan kerja lebih masa staf berkaitan Polis Bantuan - UNIT PENTADBIRAN 1. Penjadualan tugas anggota syif. 2. Urusan rekod dan cuti anggota. 3. Mengendalikan urusan latihan dan kursus-kursus staf 4. Menguruskan pembelian logistik dan asset 5. Menguruskan urusan tuntutan kerja lebih masa 6. Menguruskan urusan surat menyurat dan mesyuarat pejabat Polis Bantuan - UNIT TRAFIK 1. Kawalan lalulintas dan letak kenderaan di dalam kampus. 2. Pengiringan kenderaan VIP semasa aktiviti majlis rasmi. 3. Penyediaan papan tanda mudah alih. 4. Pengurusan pelekat kenderaan 5. Pengurusan saman lalulintas 26
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Polis Bantuan - UNIT SIASATAN 1. Menjalankan penyiasatan dalaman atas kes kejadian dan lain-lain pelanggaran peraturan UiTM. 2. Memproses pengeluaran Pas Keselamatan kepada pekerja kontrak. 3. Menjalankan perhubungan dengan agensi luar 4. Menjalankan pemantauan danaktiviti pencegahan jenayah didalam kampus Polis Bantuan - UNIT OPERASI 1. Kawalan keluar masuk 2. Rondaan dan pemantauan Kawasan kampus 3. Kawalan aman bagi program universiti 4. Pengurusan Saman Sahsiah Rupadiri 5. Menguruskan Operasi Berkala Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - AKTIVITI PERSATUAN/KELAB PELAJAR - Menguruskan permohonan penubuhan persatuan baharu - Menguruskan permohonan kelulusan aktiviti persatuan di dalam negara - Menguruskan permohonan aktiviti persatuan ke luar negara - Menguruskan permohonan kupon aktiviti - Menguruskan permohonan sijil program - Menyediakan perkhidmatan pinjaman peralatan untuk program persatuan - Menyediakan perkhidmatan tempahan bilik persatuan/bilik mesyuarat untuk kegunaan persatuan - Menguruskan dokumen pendahuluan dan pelarasan peruntukan program persatuan - Mengadakan pemantauan program persatuan Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - KAUNTER HEP - Menyediakan ‘one-stop-centre’ bagi penyaluran maklumat/pertanyaan - Menyediakan jadual giliran staf bertugas - Memastikan pengoperasian kaunter berjalan dengan baik Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP) - Membantu jawatankuasa pelajar yang dilantik melaksanakan proses pilihan raya kampus - Membantu pengoperasian pentadbiran MPP - Mengurus keperluan/Kebajikan MPP - Menyelia dan menyelaras aktiviti MPP - Membantu MPP dalam penganjuran program - Menguruskan keperluan MPP bagi menghadiri program jemputan luar 27
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - TATATERTIB PELAJAR - Melaksanakan perbicaraan tatatertib pelajar - Menyediakan dokumen bagi proses rayuan hukuman - Menguruskan surat pelantikan ahli jawatankuasa perbicaraan tatatertib pelajar - Menguruskan surat pelantikan pegawai penguat kuasa sahsiah rupadiri pelajar - Melaksanakan penguatkuasaan kompaun SRD/kolej - Penganjuran program/kempen/taklimat berkaitan Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - KEBAJIKAN/BIASISWA PELAJAR - Menguruskan permohonan Tabung Kebajikan pelajar a) Kewangan b) Kecurian c) Bencana Alam d) Tambang perjalanan kematian ibu/bapa - Menguruskan Tabung Kecemasan (kes kematian) - Pengurangan/Pengecualian yuran pengajian - Bantuan kewangan O.K.U - Hebahan informasi tawaran biasiswa/pinjaman Pendidikan - Pengumpulan boring perjanjian PTPTN/JPA - Mengadakan lawatan ke rumah/hospital jika terdapat pelajar sakit - Penganjuran program/taklimat berkaitan Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - PENTADBIRAN - Pengurusan fail dan rekod unit - Perolehan dan pembelian peralatan - Urusan bayaran bil/sewaan/penyelenggaraan peralatan - Permohonan kerja lebih masa staf - Pengurusan mesyuarat bahagian - Penyeliaan staf dan laporan biometric - Penglibatan program kualiti university - Penyelenggaraan stor unit - Penganjuran program (MDS/Minggu kuliah interim/Kerjasama organisasi luar) - Permohonan Skim Khidmat Pelajar (SKP) - Penyediaan dokumentasi dan laporan unit 28
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Kaunseling) - Pentadbiran 1. Pentadbiran Am a. Urusan Cuti b. Khidmat Kaunter c. Kebersihan dan keselamatan pejabat d. Laporan punch card e. Permohonan kenderaan f. Aduan kerosokan g. Tempahan Bilik Mesyuarat/Seminar h. Pengurusan Bilik Terapi Kaunseling i. Penjagaan Peralatan pejabat j. Kebajikan Staf 2. Urusetia Program Pusat 3. Aduan dan Maklumbalas Pelanggan 4. Program Latihan Staf 5. Perolehan Peralatan 6. Pentadbiran Kewangan 7. Inventori Pejabat/Peralatan 8. Pengurusan rekod/dokumen/fail 9. Moderator bagi system C2U, C2R, ESpaks 10. Analisa Data Borang Penilaian Program Bendahari - UNIT HARTA DAN INVENTORI 1. Pengurusan Harta 2. Pengurusan Inventori 3. Pengurusan Stor 4. Verifikasi 5. Pelupusan 6. Kehilangan Bendahari - UNIT PENGURUSAN AKAUN 1. Penyediaan Penyata Kewangan 2. Kawalan urusniaga Bank 3. Urusan Pelaburan Bendahari - UNIT PENERIMAAN DAN KAWALAN KREDIT 1. Penerimaan hasil semua kaunter UiTMCPP 2. Kawalan kredit terhadap penghutang 3. Penyediaan Bil kepada penyewa 4. Urusetia JK Penjanaan Pendapatan 29
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bendahari - UNIT AKAUN AMANAH 1. Urusan bayaran menggunakan peruntukan KW Amanah 2. Bayaran Program Pelajar 3. Lejer Tabung Amanah Bendahari - UNIT BAYARAN DAN KEWANGAN PELAJAR 1. Bayaran kepada Pembekal 2. Bayaran kepada Pelajar 3. Bayaran Kepada Klinik Panel (sistem eklinik) 4. Bayaran pembekal buku ( Sistem Wills) Bendahari - UNIT PEROLEHAN 1. Uruskan permohonan perolehan PTJ secara Pembelian terus/sebutharga / tender mengikut nilai perolehan 2. Urusan perolehan di EP 3. Surat Tawaran kepada syarikat berjaya 4. Dokumen Perjanjian Kontrak 5. Urusetiaa Mesyuarat Sebutharga Bendahari - UNIT BELANJAWAN DAN BAYARAN PENYELIDIKAN & PERUNDINGAN 1. Urusan belanjawan seperti viremen dan proses sekat tambah 2. Bayaran KW Penyelidikan 3. Bayaran KW Perundingan 4. Bayaran kepada Staf untuk semua KW Bendahari - UNIT PENTADBIRAN 1. Menguruskan urusan latihan staf 2. Urusan keluar masuk surat dan dokumen 30
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Kaunseling) - PERKHIDMATAN KAUNSELING & PSIKOLOGI STAF Unit Perkhidmatan Psikologi 1. Perkhidmatan kaunseling dirujuk 2. Perkhidmatan kaunseling sukarela 3. Perkhidmatan kaunseling kelompok 4. Perkhidmatan konsultansi 5. Perkhidmatan bimbingan/Psikoterapi 6. Penulisan dan penerbitan 7. Program Intervensi Psikososial Unit Pembangunan Psikologi dan Penilaian 1. Pengurusan Ujian Psikologi 2. Pentadbiran Alat-Alat Ujian dan Iventori 3. Pembangunan Modul Insan 4. Pengurusan Latihan 5. Penilaian 6. Pembangunan Profil Personaliti 7. Kajian dan Penyelidikan Bahagian HEP (Unit Kaunseling) - PERKHIDMATAN KAUNSELING & PSIKOLOGI Perkhidmatan Kaunseling dan Psikologi 1. Perkhidmatan Sesi Kaunseling dan Khidmat Konsultansi (Pelajar) 2. Perkhidmatan Ujian Psikologi Kaunseling 3. Aktiviti “Counseling Outreach” 4. Pengendalian Sistem E-Counseling (C2U) 5. Konferensi Kes Kaunseling Pembangunan Kaunseling dan Komuniti 1. Menganjurkan Program Pembangunan Diri 2. Klinik Kaunseling 3. Pembangunan Pembimbing Rakan Sebaya Pelajar UiTMCPP (Persatuan Peer Counselor) 4. Penulisan dan Penerbitan Bahan kaunseling 5. Aktiviti Bersama Komuniti 31
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Kaunseling) - PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN KERJAYA Penempatan Pekerjaan dan Perhubungan Majikan 1. Perkhidmatan Sesi Kaunseling dan Konsultansi 2. Perkhidmatan Ujian Psikologi Kerjaya 3. Aktiviti “Career Outreach” 4. Aktiviti Pembangunan Kerjaya (Kursus, Ceramah, bengkel, lawatan) 5. Penulisan & Penerbitan Bahan Kerjaya 6. Klinik Kerjaya Penempatan Pekerjaan dan Perhubungan Majikan 1. Temuduga Pekerjaan 2. Iklan Jawatan Kosong 3. Program Dialog Majikan Bahagian HEP (Unit Sukan) - SEKTOR PEMBANGUNAN & PENGALAKKAN / SEKTOR KECEMERLANGAN PEMBANGUNAN 1 Pembentukan pasukan kampus & "talent scouting" 2 Pengurusan penyertaan atlet ke kejohanan sukan 3 Perancangan aktiviti sukan tahunan dan penyediaan kalendar aktiviti 4 Menyediakan laporan kejohanan aktiviti sukan (penyertaan/penganjuran) 5 Pengurusan kecemerlangan ; kemasukan atlet, kolej sukan, biasiswa sukan & hubungan dengan persatuan/kelab/sekolah sukan dan MSNPP. PENGALAKKAN 1 Penganjuran "Sporting Campus" 2 Kursus kepegawaian dan kejurulatihan 3 Penganjuran sukan dalaman dan jemputan 4 Penganjuran sukan tahunan 5 Sukarelawan Sukan 6 Jawatankuasa Sukan Pelajar (JSP) Pejabat Rektor - UHEI 1) Menguruskan pentadbiran hal ehwal islam di peringkat universiti 2) Merancang dan menguruskan hal ehwal pendidikan, aktiviti dakwah dan hebahan maklumat 3) Merancang dan mengurus sumber kewangan 4) Merancang dan menguruskan aktiviti pengimarahan pusat islam 5) Melaksanakan khidmat nasihat dan bimbingan agama 32
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Pejabat Rektor - MASMED 1) Menyediakan khidmat nasihat dan bimbingan berkaitan keusahawanan 2) Merancang, menyelaras dan memantau aktiviti keusahawanan 3) Menyelaras aktiviti keusahawanan berdasarkan penetapan perancangan strategik university 4) Menguruskan penyertaan dan penganjuran program keusahawanan di dalam dan luar university 5) Menjalinkan kerjasama dengan pihak luar bagi mewujudkan peluang keusahawanan Pejabat Rektor - UNIT PENJANAAN 1) Menyelaras hal ehwal perancangan aktiviti penjanaan kampus supaya mencapai sasaran (KPI) yang telah ditetapkan 2) Mengenalpasti peluang penjanaan baharu 3) Memantau dan menyelaras pencapaian penjanaan serta menyediakan pelaporan penjanaan Pejabat Rektor - JKKPN 1) Menyelaras dan menguruskan hal ehwal Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan di peringkat kampus 2) Menguruskan aduan dan menyediakan pelaporan berkaitan kes keselamatan dan kesihatan pekerjaan 3) Merancang aktiviti pencegahan berkaitan aspek keselamatan dan kesihatan pekerjaan untuk warga kampus 4) Menyelaras dan memantau aktiviti latihan keselamatan Pejabat Rektor - UPR 1) Menguruskan hal ehwal pentadbiran pengurusan risiko kampus 2) Menyokong pelaksanaan pelan strategik universiti melalui pengurusan risiko kampus 3) Mengurus dan menyelaras aktiviti daftar risiko setiap PTJ 4) Melaksanakan aktiviti latihan berterusan kepada pemunya risiko 5) Merancang dan menguruskan aktiviti hebahan maklumat berkaitan pengurusan risiko kampus 33
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Pejabat Rektor - USTU 1) Menyelaras, merancang dan melaksanakan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan Petunjuk Prestasi (PI) kampus 2) Membantu menyelaras perancangan strategik setiap PTJ 3) Memantau pelaporan pencapaian KPI, PI dan Strategic Action Plan (SAP) 4) Menyediakan pelaporan setiap perancangan, penyelarasan, perlaksanaan dan pencapaian SAP, KPI dan PI 5) Memberi pandangan dan panduan kepada Pengurusan Kanan dalam membuat keputusan berdasarkan sasaran dan pencapaian SAP, KPI dan PI Pejabat Rektor - UKK 1) Menguruskan hal ehwal berkaitan protokol dan membantu serta memantau acara rasmi UiTMCPP 2) Memastikan bahan-bahan penerbitan korporat universiti seragam dan selaras dengan dasar korporat 3) Memastikan berita, dasar dan maklumat berkaitan universiti dihebah dan difahami warga universiti serta masyarakat luar 4)Memperkukuhkan serta menjalinkan hubungan dua hala dengan pihak luar Pejabat Rektor - UZSW 1) Menguruskan hal ehwal pengurusan dan pentadbiran zakat, sedekah & wakaf UiTMCPP 2) Merancang dan menguruskan aktiviti hebahan maklumat berkaitan UZSW kepada warga kampus. 3)Merancang, melaksana dan menyelaras agihan zakat, sedekah dan wakaf berdasarkan keputusan Jawatankuasa Agihan Tabung Amanah Zakat, Sedekah dan Waqaf UiTMCPP 4)Merancang, melaksana dan menyelaras bantuan kebajikan warga UiTMCPP melalui agihan zakat dan sedekah. 5)Merancang dan melaksana aktiviti latihan berterusan kepada penemuduga zakat UiTMCPP 6)Merancang dan melaksana aktiviti pembangunan pelajar asnaf UiTMCPP 7) Menyediakan pelaporan pelaksanaan operasi agihan zakat dan sedekah 34
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Pejabat Rektor - UPK 1) Menguruskan hal ehwal pengurusan kualiti kampus 2) Menyelaras dan melaksana proses kualiti melalui audit kualiti dan amalan pengurusan terbaik. 3) Menyediakan saluran perkhidmatan utama dibawah perkhidmatan pengurusan kualiti kampus 4) Memantau dan menyelaras pencapaian Objektif Kualiti UiTM melalui Objektif Kualiti Pelajar, Objektif Kualiti Staf dan Objektif Kualiti Kampus. Pejabat Rektor - Pentadbiran 1) Menguruskan hal ehwal pentadbiran staf dan unit-unit dibawah pejabat rektor 2) Melaksanakan fungsi sebagai sekretariat kepada unit-unit dibawah pejabat rektor 3) Merancang dan menyelaras aktiviti, program dan projek khas rektor 4) Merancang dan menguruskan perolehan peralatan dan keperluan pejabat Bahagian HEP (Unit Sukan) - SEKTOR OPERASI KEMUDAHAN 1 Persediaan / penyelenggaraan kemudahan 2 Sistem tempahan kemudahan (atas talian - BSU) 3 Sewaan kemudahan sukan 4 Menyelaras penggunaan prasarana sukan (kejohanan/riadah) 5 e-Perolehan peralatan sukan PENGURUSAN ACARA & TUGAS-TUGAS KHAS 1 Pengurusan & perundingan acara sukan 2 Menguruskan penganjuran/penyertaan sukan penyelaras permainan 3 Pengurusan sukan staf Bahagian HEP (Unit Sukan) - SEKTOR PENTADBIRAN PENTADBIRAN AM 1 Pengurusan Hal Ehwal Pentadbiran Unit Sukan, UiTMCPP 2 Pengurusan Kewangan, Unit Sukan, UiTMCPP 3 Pengurusan Hal Ehwal Kakitangan Unit Sukan UiTMCPP 4 Penyediaan laporan bulanan Unit Sukan (perbelanjaan/perkhidmatan) 5 Perhubungan ; Pengurusan hebahan media, dokumentasi (buletin sukan) PENGURUSAN ACARA & KEMUDAHAN GIMNASIUM 1 Pengurusan & perundingan acara sukan 2 Menguruskan penganjuran/penyertaan sukan penyelaras permainan 3 Sistem pengguna (atas talian e-Gimnasium) 4 e-Perolehan peralatan gimnasium 35
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian HEP (Unit Kokurikulum) - Pengurusan Pembangunan Akademik 1. Penilaian Jurulatih Kokurikulum 2. Penawaran Kursus Kokurikulum 3. Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum 4. Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu 5. Pemurnian Silibus Kursus Kokurikulum Sedia Ada 6. Kursus TOT Kejurulatihan 7. Pemasukan Markah Kursus Kokurikulum 8. Pembetulan Markah Prestasi Kokurikulum Pelajar Bahagian Perpustakaan - UNIT PERPUSTAKAAN DIGITAL PENGURUSAN PORTAL PERPUSTAKAAN Penggunaan Perkhidmatan Digital Penyelenggaraan Laman Web Perpustakaan UiTM SUMBER KANDUNGAN DIGITAL Mengurus muat naik bahan Repositori Institusi (IR) Mengurus pendigitan bahan IR Mengurus Taxonomy (subjek) bahan Mengurus bahan digital sumber dalaman Mengurus bahan digital sumber luaran Bahagian Perpustakaan - UNIT PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN SIRKULASI Pengurusan kaunter sirkulasi (Pinjaman, Pemulangan, Pembaharuan, Tempahan) Pengurusan keahlian Perpustakaan Pengurusan Pinjaman Antara Perpustakaan Pengurusan Kemudahan Perpustakaan Penyenggaraan Koleksi (Penyusunan, bacaan rak, pilihbuang, pengambilan stok) Pengurusan pameran bahan (Perolehan baharu, Bahan media) Pengurusan Program Read@UiTM Pengurusan Kajian Kepuasan Pelanggan RUJUKAN Perkhidmatan Rujukan (Reference Desk, Live Chat) Perkhidmatan Current Awareness Services dan Selection Dissemination Information (SDI) Flexible Learning (Moocs, Lib Guide) Pengurusan Data Bank Soalan Pengguna & FAQ Pengurusan RDMS PENGURUSAN DATA PENYELIDIKAN Verifikasi data penyelidikan dan Penerbitan Akademik UiTM di PRIMe, MyCite dan MyJurnal Semakan jurnal berindeks (citation, high index, impact factors) Program bimbingan sokongan penyelidikan bersama penerbit PENDIDIKAN PENGGUNA Pengurusan Program Literasi Maklumat Kelas Kemahiran Maklumat (KKM) bagi pelajar Undergraduate & Post Graduate Konsultasi/Perundingan Penyelidikan Pengurusan Collaborative Teaching Pengurusan Kajian Minat Membaca Warga UiTM 36
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian Perpustakaan - UNIT SUMBER RUJUKAN UNIVERSITI Mengurus proses pembelian sumber bahan bercetak merangkumi bahan silibus dan rujukan Mengurus pengkatalogan dan pengkelasan bahan Mengurus bahan hadiah dan pertukaran bahan terbitan UiTM dari agensi/organisasi dalam & luar UiTM Mengurus perolehan bahan harta intelek Mengurus bahan kandungan tempatan mengikut keperluan UiTM Mengurus sumbangan bahan kepada dalaman atau luaran UiTM Mengurus kawalan kualiti rekod dan fizikal bahan hadiah dan harta intelek Mengurus penilaian pelupusan sumber bahan perpustakaan Mengurus imbangan dan pemilikan bahan perpustakaan mengikut perubahan lokasi program akademik. Mengurus maklumat silibus mengikut program akademik. Mengurus pembangunan Koleksi Retro dan Niche Mengurus mesyuarat perolehan bahan bercetak Mengurus harga buku berkaitan proses denda lewat pemulangan dan pemotongan gaji staf Bahagian Infrastruktur - FMS & Ruang Memantau dan mengendalikan sistem pengurusan fasiliti (FMS) dan pengurusan ruang. Menyediakan laporan bulanan e-aduan untuk dibentang semasa mesyuarat jabatan. Mengurus kualiti dan KPI bahagian. Menyemak, merekod sebarang perubahan yang berlaku berkaitan ruang di UiTM. Mengurus hal berkaitan keselamatan & kesihatan pekerjaan BPF Bahagian Infrastruktur - Kontrak dan Ukur Bahan Menyedia dan menyemak Dokumen Meja Sebutharga/Tender dan Dokumen Sebutharga/Tender. Menyediakan dan menyemak anggaran kos projek. Proses perolehan dari taklimat tapak sehingga penyediaan analisa. Menyediakan Surat Setuju Terima Sebutharga/Tender. Memantau pelaksanaan kontrak bagi semua dokumen-dokumen Kontrak sehingga Perakuan Muktamad. Menilai dan memperakukan Tuntutan Kontraktor. Memberikan Khidmat Nasihat tentang Pengurusan Kontrak. Bahagian Infrastruktur - Majlis Menyediakan dan menguruskan persiapan bagi aktiviti rasmi UiTM dan aktiviti pelajar. Menyelenggara segala peralatan persediaan majlis. Menyediakan perkhidmatan tempahan ruang/peralatan untuk majlis. Mengendalikan peralatan majlis dan memastikan keadaan majlis terkawal. Bahagian Infrastruktur - Projek Memastikan segala aset UiTMCPP berada dalam keadaan terurus. Memberi khidmat nasihat dari segi perancangan teknikal dan rekabentuk. Merancang dan melaksanakan projek. Menaiktaraf kemudahan fizikal. Menyemak, mengurus dan memantau perjalanan kerja seperti terkandung di dalam dokumen kontrak. 37
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian Infrastruktur - Awam Menyediakan perkhidmatan penyelenggaraan bangunan dan kemudahan awam. Perkhidmatan membersih dan mencuci kawasan bangunan/kawasan (lanskap). Perkhidmatan kawalan makluk perosak. Perkhidmatan sanitact dressing unit. Perkhidmatan pengutipan dan pelupusan sampah domestik Bahagian Infrastruktur - Elektrikal Menguruskan sistem bekalan elektrik dalaman. Menguruskan kerja baru dan pepasangan elektrik. Menguruskan penyelenggaraan sistem HT, LV dan ELV. selenggara sistem pabx dan telekomunikasi, pemeriksaan pembaikan & penambahbaikan kabel telefon. Melaksanakan program pengurusan tenaga yang lestari dan budaya penjimatan elektrik Bahagian Infrastruktur - Mekanikal Pengurusan Penyelenggaraan Sistem Mekanikal. Menguruskan pemasangan baru, penggantian, pembaikan dan naiktaraf peralatan mekanikal. Membantu menguruskan perkhidmatan koordinasi terhadap projek-projek pembangunan. Menyelenggara sistem hawa dingin, bekalan air, STP, lif dan sistem pencegahan kebakaran. Bahagian Infrastruktur - Pentadbiran Menguruskan pentadbiran am pejabat. Menguruskan inventori peralatan pejabat. Mengurus dan mengawal rekod-rekod dan sistem fail mengikut prosedur UiTM dan dikemaskini serta tersusun. Mengurus kebajikan staf dan proses tuntutan kerja lebih masa staf. Menguruskan sistem e-Aduan dan mengagih laporan kerosakan Bahagian Infostruktur - Pentadbiran ICT 1. Pengurusan Am Pejabat ICT 2. Pengurusan Sumber Manusia ICT 3. Pengurusan Kewangan & Perolehan ICT 4. Pengurusan Fail & Rekod ICT 5. Pengurusan Inventori ICT 6. Pengurusan Perancangan Strategik Kampus 7. Pengurusan Risiko ICT 8. Pengurusan Dasar dan Project ICT Kampus 9. Pengurusan Kualiti ICT 10. Pengurusan Seketeriat JITEN Bahagian Infostruktur - Sistem Maklumat 1. Pembangunan sistem dan aplikasi 2. Pengujian sistem dan aplikasi 3. Penyelenggaraan sistem 4. Pengurusan Pangkalan Data 5. Pengurusan Infrastruktur Sistem Maklumat 6. Bantuan Teknikal Sistem Maklumat. 38
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian Infostruktur - Operasi ICT 1. Pengurusan Komputer Sewaan 2. Pengurusan Geran Perkakasan ICT 3. Pengurusan Infrastruktur Web Hosting 4. Pengurusan Aduan ICT 5. Pengurusan Makmal Komputer 6. Pengurusan Perisian ICT dan Pengurusan Automasi Pejabat 7. Pengurusan Kad UiTM 8. Perkhidmatan Telesidang 9. Perkhidmatan sokongan perkhidmatan penguna Bahagian Infostruktur - Infrastruktur ICT 1. Pengurusan Sistem Rangkaian 2. Pengurusan Pusat Server / Pusat Data 3. Pengurusan Keselamatan ICT Bahagian HEP (Unit Kokurikulum) - Pengurusan Pentadbiran 1. Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum Bahagian HEP (Unit Kokurikulum) - Pengurusan Kesukarelawanan & Pencapaian 1. Pengumpulan Data Pencapaian 2. Menguruskan dan Melaksanakan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar 3. Menguruskan dan Melaksanakan Program/Aktiviti Kesukarelawan Pelajar Bahagian HEP (Unit Kokurikulum) - Pengurusan Latihan & Kompetensi 1. Pelantikan Jurulatih Kokurikulum 2. Pemantauan Jurulatih Kokurikulum 3. Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 4. Pengurusan Stor 5. Penganjuran Aktiviti Pelajar 6. Mengurus Pelaksanaan Program University Community Engagement (UCE) Pensyarah - program sosial khidmat kemasyarakatan, khidmat klinikal/industry/komuniti dan sumbangan kepada universiti Pensyarah - aktiviti penyelidikan kesarjanaan/penilaian perundingan dan inovasi, penerbitan dan penulisan Pensyarah - Aktiviti Penyeliaan, Projek Akademik Pelajar, Penyelidikan Pelajar, Latihan Industri Pelajar dan Penilaian Akademik Pensyarah - Pengajaran dan Pembelajaran Mengikut Amanah Tugas Pensyarah (ATP) Yang Ditetapkan oleh UiTM 39
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Perkhidmatan Telefon 1. Perkhidmatan Telefonis dan Khidmat Pelanggan 2. Pengurusan Bil dan Tuntutan Bayaran Telefon Peribadi Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Latihan staf 1. Peperiksaan Perkhidmatan 2. Penganjuran Kursus / Latihan Staf 3. Biasiswa Staf 4. Latihan Profesional 5. Rekod Latihan Staf 6. Proses Kelulusan Permohonan Bentang Kertas Kerja/ Menghadiri Kursus/ Seminar Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Perjawatan 1. Bajet Perjawatan 2. Statistik Perjawatan 3. Pengisian Perjawatan 4. Analisa Agihan Peruntukan Perjawatan 5. Pertukaran dan Penempatan Staf 6. Pengurusan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Staf 7. Urusan Kenaikan Pangkat Staf 8. Urusetia Jawatankusa Kecil Kesepakaran 9. Perletakan Jawatan Bahagian Pentadbiran - Urusan Mel Kampus 1. Urusan Menerima, Mengagih Surat dan Barang Pelajar serta Staf Dalam Kampus 2. Urusan Mel Rasmi Keluar Bahagian Pentadbiran - Pentadbiran Am dan Rekod 1. Urusetia Mesyuarat 2. Pengurusan Pejabat Pentadbiran 3. Sistem Fail & Rekod 4. Pelupusan Rekod 5. Urusetia Istiadat Konvokesyen UiTMCPP 6. Urusan Pakaian Seragam Staf 7. Pengurusan Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Perkhidmatan 1. Rekod Perkhidmatan 2. Rekod Cuti 3. Pengesahan Dalam Perkhidmatan 4. Urusan Perletakan ke Dalam Perkhidmatan Berpencen 5. Kebajikan Staf 6. Pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 7. Urusan Persaraan Staf 8. Disiplin Staf 9. Pengisytiharan Harta 10. Urusan Permohonan Pinjaman Perumahan 11. Surat Jaminan Hospital 12. Pengurusan Klinik Panel ? Bil Perubatan/ Tuntutan Bayaran Perubatan 40
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Kenderaan 1. Penjadualan Perjalanan Kenderaan 2. Pengurusan Memperbaharui Insurance dan Cukai Jalan Kenderaan 3. Pengurusan Penyelenggaraan Kenderaan 4. Pengurusan Bayaran Penyelenggaraan Kenderaan 5. Pengurusan Sewaan dan Bayaran Sewaan Bas Luar 6. Pengurusan Inden Minyak 7. Pengurusan Kad Tol 8. Pengurusan Pelupusan Kenderaan 9. Pengurusan Pembelian Kenderaan UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian Infrastruktur - FMS & Ruang Memantau dan mengendalikan sistem pengurusan fasiliti (FMS) dan pengurusan ruang. Menyediakan laporan bulanan e-aduan untuk dibentang semasa mesyuarat jabatan. Mengurus kualiti dan KPI bahagian. Menyemak, merekod sebarang perubahan yang berlaku berkaitan ruang di UiTM. Mengurus hal berkaitan keselamatan & kesihatan pekerjaan BPF Bahagian Infrastruktur - Awam Menyediakan perkhidmatan penyelenggaraan bangunan dan kemudahan awam. Perkhidmatan membersih dan mencuci kawasan bangunan/kawasan (lanskap). Perkhidmatan kawalan makluk perosak. Perkhidmatan sanitact dressing unit. Perkhidmatan pengutipan dan pelupusan sampah domestic Bahagian Infrastruktur - Projek Memastikan segala aset UiTMCPP berada dalam keadaan terurus. Memberi khidmat nasihat dari segi perancangan teknikal dan rekabentuk. Merancang dan melaksanakan projek. Menaiktaraf kemudahan fizikal. Menyemak, mengurus dan memantau perjalanan kerja seperti terkandung di dalam dokumen kontrak. Bahagian Infrastruktur - Elektrikal Menguruskan sistem bekalan elektrik dalaman. Menguruskan kerja baru dan pepasangan elektrik. Menguruskan penyelenggaraan sistem HT, LV dan ELV. selenggara sistem pabx dan telekomunikasi, pemeriksaan pembaikan & penambahbaikan kabel telefon. Melaksanakan program pengurusan tenaga yang lestari dan budaya penjimatan elektrik 41
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian Infrastruktur - Mekanikal Pengurusan Penyelenggaraan Sistem Mekanikal. Menguruskan pemasangan baru, penggantian, pembaikan dan naiktaraf peralatan mekanikal. Membantu menguruskan perkhidmatan koordinasi terhadap projek-projek pembangunan. Menyelenggara sistem hawa dingin, bekalan air, STP, lif dan sistem pencegahan kebakaran. Bahagian Infrastruktur - Pentadbiran Menguruskan pentadbiran am pejabat. Menguruskan inventori peralatan pejabat. Mengurus dan mengawal rekod-rekod dan sistem fail mengikut prosedur UiTM dan dikemaskini serta tersusun. Mengurus kebajikan staf dan proses tuntutan kerja lebih masa staf. Menguruskan sistem e-Aduan dan mengagih laporan kerosakan Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENGURUSAN RUANG NIAGA ? Urus Setia & Sekretariat J/K Ruang Niaga ? Pengurusan Dan Pentadbiran Ruang Niaga ? Berstruktur dan Tidak Berstruktur ? Pengurusan Sebutharga dan Perolehan Ruang Niaga Dan Tapak Niaga ? Sewaan Ruang dan Kemudahan ? Penguatkuasaan Dasar dan Peraturan Ruang Niaga ? Pemantauan Ruang Niaga ? Pelaporan Janaan ? Maklumbalas Pelangggan (KHP dan Aduan Pelanggan) Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENGURUSAN & PENGUATKUASAAN PERATURAN ? Penguatkuasaan Peraturan Universiti dan Peraturan Kolej Kediaman ? Pemantauan dan Penguatkuasaan Disiplin Staf ? Penguatkuasaan, Tatatertib & Kompaun Terus Pelajar ? Pemeriksaan / Rondaan Berkala ? Pemantauan Kebersihan Bilik Pelajar Di Kolej Kediaman ? Pemantauan Kebersihan Blok / Bangunan Di Kolej Kediaman ? Pemantauan Kebersihan Lanskap Di Kolej Kediaman ? Pemantauan Pembaikan Kerosakan Di Kolej Kediaman ? Pemantauan & Penguatkuasaan Tatacara Pengurusan Stor Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENGURUSAN NR ? Perkhidmatan Pengurusan sistem pelajar NR (Sistem e- NR) ? Pengurusan Data & Maklumat Rumah Sewa NR ? Rekod Data dan Statistik Penempatan / Taburan Pelajar NR ? Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan kemudahan di kolej kediaman ? Memantau dan menjaga kebajikan serta keselamatan pelajar NR ? Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar NR dan Komuniti Bahagian HEP (Unit Kolej) - KESELAMATAN & KESIHATAN ? Kawalan Keselamatan, Tindakan Pencegahan Keselamatan : nyawa dan harta) ? Pencegahan & Kawalan Penyakit ? Pengurusan Bencana ? Pengurusan Kehilangan / Kecurian ? Pengurusan Kemalangan ? Pengurusan Keracunan Makanan ? Pengurusan Risiko ? SOSHCo / JKKP Bahagian HEP (Unit Kolej) - PEMBANGUNAN & KEPIMPINAN PELAJAR ? Menyelaras permohonan dan pelaporan program pembangunan dan kepimpinan pelajar di kolej ? Penyediaan prasarana untuk program pembangunan dan kepimpinan pelajar ? Pengurusan Hal Ehwal Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) ? pelantikan, kebajikan dll 42
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian HEP (Unit Kolej) - KEBAJIKAN ? Elaun Bantuan Makanan Pelajar (E-Insentif) ? Pengecualian Bayaran Kolej ? Pendaftaran Pelekat Kenderaan ? Pemeriksaan Alatan Elektrik ? Pendaftaran Alatan Elektrik ? Pengurusan dan pelaksanaan dasar kebajikan Pelajar di Kolej Bahagian HEP (Unit Kolej) - PERKHIDMATAN & KEMUDAHAN ? Pengurusan Kemudahan dan Infrasruktur ? Kerja-Kerja Pembaikan / Penyelenggaraan Kerosakan Dan Naiktaraf Kemudahan Kolej ? Perkhidmatan dan Bekalan Kolej (Belian Terus / Sebutharga & Tender) ? Perkhidmatan Sewaan Perabot ? Maklumbalas Pelanggan (Kajian Kepuasan Hati Pelanggan & Aduan Pelanggan ? Penggredan Kemudahan Pelajar di Kolej Kediaman (Star Rating) ? Transit / Sewaan Penginapan di Kolej ? Pelantikan SRK ? Kemudahan Rumah Pegawai [Staf Residen Kolej (SRK) & Pegawai Jawatan Penting (PJP)] ? Tempahan Ruang Kolej ? Pemantauan Pembersihan Bangunan ? Penyelenggaraan Bangunan, Mesin, Peralatan dan Perabot ? Pengurusan Sistem Penyampaian Maklumat Pelajar (Laman Web Unit / Instagram / fb unit) ? Pengurusan Aset Alih, Harta Modal & Inventori Kerajaan ? Pelupusan Aset Alih, Harta Modal & Inventori Kerajaan Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENGURUSAN PENEMPATAN ? Pelunjuran Penempatan ? Penempatan Kolej ? Pendaftaran Pelajar ? Pengurusan Data Pelajar (E-Kolej) ? Pengurusan Daftar Masuk dan Daftar Keluar Bilik Pelajar ? Permohonan Penempatan e-Kolej ? Pengurusan Dokumen Pelajar ? Pengurusan Rayuan Penempatan di Kolej Kediaman Bahagian HEP (Unit Kolej) - PENTADBIRAN ? Dasar, Garis Panduan Dan Pekeliling ? Perancangan Strategik/ RMK Unit / SKT Unit ? Pelaporan Unit (dalaman dan UiTM) ? Pengurusan Rekod, Fail & Dokumen ? Pelupusan Aset / Dokumen dan Rekod ? Pengurusan Kewangan & Pengesahan Bayaran ? Informasi kepada Pelajar ? Pengurusan Cuti Staf ? Pengurusan Latihan Staf ? Keurusetiaan peringkat HEP / Universiti ? Penyelarasan Mesyuarat Kolej ? Belanjawan Mengurus / Perjawatan ? Kerja Lebih Masa (OT) ? Penyediaan Jadual Tugas Staf ? Pengurusan Kualiti (Pengukuran Dan Kawalan Kualiti Unit) 43
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian HEP (Unit Kaunseling) - PERKHIDMATAN KAUNSELING & PSIKOLOGI STAF Unit Perkhidmatan Psikologi 1. Perkhidmatan kaunseling dirujuk 2. Perkhidmatan kaunseling sukarela 3. Perkhidmatan kaunseling kelompok 4. Perkhidmatan konsultansi 5. Perkhidmatan bimbingan/Psikoterapi 6. Penulisan dan penerbitan 7. Program Intervensi Psikososial Unit Pembangunan Psikologi dan Penilaian 1. Pengurusan Ujian Psikologi 2. Pentadbiran Alat-Alat Ujian dan Iventori 3. Pembangunan Modul Insan 4. Pengurusan Latihan 5. Penilaian 6. Pembangunan Profil Personaliti 7. Kajian dan Penyelidikan Bahagian HEP (Unit Kaunseling) - PERKHIDMATAN KAUNSELING & PSIKOLOGI Perkhidmatan Kaunseling dan Psikologi 1. Perkhidmatan Sesi Kaunseling dan Khidmat Konsultansi (Pelajar) 2. Perkhidmatan Ujian Psikologi Kaunseling 3. Aktiviti-(Counseling Outreach) 4. Pengendalian Sistem E-Counseling (C2U) 5. Konferensi Kes Kaunseling Pembangunan Kaunseling dan Komuniti 1. Menganjurkan Program Pembangunan Diri 2. Klinik Kaunseling 3. Pembangunan Pembimbing Rakan Sebaya Pelajar UiTMCPP (Persatuan Peer Counselor) 4. Penulisan dan Penerbitan Bahan kaunseling 5. Aktiviti Bersama Komuniti 44
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian HEP (Unit Kaunseling) - Pentadbiran 1. Pentadbiran Am a. Urusan Cuti b. Khidmat Kaunter c. Kebersihan dan keselamatan pejabat d. Laporan punch card e. Permohonan kenderaan f. Aduan kerosokan g. Tempahan Bilik Mesyuarat/Seminar h. Pengurusan Bilik Terapi Kaunseling i. Penjagaan Peralatan pejabat j. Kebajikan Staf 2. Urusetia Program Pusat 3. Aduan dan Maklumbalas Pelanggan 4. Program Latihan Staf 5. Perolehan Peralatan 6. Pentadbiran Kewangan 7. Inventori Pejabat/Peralatan 8. Pengurusan rekod/dokumen/fail 9. Moderator bagi system C2U, C2R, ESpaks 10. Analisa Data Borang Penilaian Program Bahagian HEP (Unit Kaunseling) - PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN KERJAYA Penempatan Pekerjaan dan Perhubungan Majikan 1. Perkhidmatan Sesi Kaunseling dan Konsultansi 2. Perkhidmatan Ujian Psikologi Kerjaya 3. Aktiviti ?Career Outreach? 4. Aktiviti Pembangunan Kerjaya (Kursus, Ceramah, bengkel, lawatan) 5. Penulisan & Penerbitan Bahan Kerjaya 6. Klinik Kerjaya Penempatan Pekerjaan dan Perhubungan Majikan 1. Temuduga Pekerjaan 2. Iklan Jawatan Kosong 3. Program Dialog Majikan 45
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian Perpustakaan - UNIT ARKIB CAWANGAN PERKHIDMATAN REKOD 1. Mengurus Pengurusan Rekod Fizikal 2. Mengurus Pembangunan Rekod Elektronik 3. Mengurus Pembangunan Klasifikasi Fail 4. Mengurus Pelupusan Rekod Universiti 5. Mengurus Khidmat Nasihat & Konsultasi 6. Mengurus Kandungan Maklumat unit PERKHIDMATAN ARKIB 1. Mengurus pembangunan bahan arkib digital & fizikal 2. Mengurus pendigitalan bahan arkib 3. Mengurus penyelidikan, rujukan & dokumentasi 4. Mengurus khidmat nasihat dan latihan unit 5. Mengurus pemeliharaan dan pemuliharaan bahan perpustakaan/arkib Bahagian Perpustakaan - UNIT PERPUSTAKAAN DIGITAL PENGURUSAN PORTAL PERPUSTAKAAN 1. Penggunaan Perkhidmatan Digital 2. Penyelenggaraan Laman Web Perpustakaan UiTM SUMBER KANDUNGAN DIGITAL 1. Mengurus muat naik bahan Repositori Institusi (IR) 2. Mengurus pendigitan bahan IR 3. Mengurus Taxonomy (subjek) bahan 4. Mengurus bahan digital sumber dalaman 5. Mengurus bahan digital sumber luaran 46
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian Perpustakaan - UNIT PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN SIRKULASI 1. Pengurusan kaunter sirkulasi (Pinjaman, Pemulangan, Pembaharuan, Tempahan) 2. Pengurusan keahlian Perpustakaan 3. Pengurusan Pinjaman Antara Perpustakaan 4. Pengurusan Kemudahan Perpustakaan 5. Penyenggaraan Koleksi (Penyusunan, bacaan rak, pilihbuang, pengambilan stok) 6. Pengurusan pameran bahan (Perolehan baharu, Bahan media) 7. Pengurusan Program Read@UiTM 8. Pengurusan Kajian Kepuasan Pelanggan RUJUKAN 1. Perkhidmatan Rujukan (Reference Desk, Live Chat) 2. Perkhidmatan Current Awareness Services dan Selection Dissemination Information (SDI) 3. Flexible Learning (Moocs, Lib Guide) 4. Pengurusan Data Bank Soalan Pengguna & FAQ 5. Pengurusan RDMS PENGURUSAN DATA PENYELIDIKAN 1. Verifikasi data penyelidikan dan Penerbitan Akademik UiTM di PRIMe, MyCite dan MyJurnal 2. Semakan jurnal berindeks (citation, high index, impact factors) 3. Program bimbingan sokongan penyelidikan bersama penerbit PENDIDIKAN PENGGUNA 1. Pengurusan Program Literasi Maklumat 2. Kelas Kemahiran Maklumat (KKM) bagi pelajar Undergraduate & Post Graduate 3. Konsultasi/Perundingan Penyelidikan 4. Pengurusan Collaborative Teaching 5. Pengurusan Kajian Minat Membaca Warga UiTM Bahagian Perpustakaan - UNIT SUMBER RUJUKAN UNIVERSITI 1. Mengurus proses pembelian sumber bahan bercetak merangkumi bahan silibus dan rujukan 2. Mengurus pengkatalogan dan pengkelasan bahan 3. Mengurus bahan hadiah dan pertukaran bahan terbitan UiTM dari agensi/organisasi dalam & luar UiTM 4. Mengurus perolehan bahan harta intelek 5. Mengurus bahan kandungan tempatan mengikut keperluan UiTM 6. Mengurus sumbangan bahan kepada dalaman atau luaran UiTM 7. Mengurus kawalan kualiti rekod dan fizikal bahan hadiah dan harta intelek 8. Mengurus penilaian pelupusan sumber bahan perpustakaan 9. Mengurus imbangan dan pemilikan bahan perpustakaan mengikut perubahan lokasi program akademik. 10. Mengurus maklumat silibus mengikut program akademik. 11. Mengurus pembangunan Koleksi Retro dan Niche 12. Mengurus mesyuarat perolehan bahan bercetak 13. Mengurus harga buku berkaitan proses denda lewat pemulangan dan pemotongan gaji staf 47
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian Perpustakaan - UNIT PENGURUSAN PERPUSTAKAAN KUALITI 1. Mengurus dokumen dasar/ surat arahan/ pekeliling perpustakaan dan Universiti 2. Mengurus pelantikan ahli jawatankuasa perpustakaan 3. Mengurus Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) perpustakaan 4. Menyelaras, memantau dan melaporkan aktiviti/ jaminan kualiti perpustakaan (Audit Dalam) 5. Menyelaras penyediaan dokumen kualiti perpustakaan. 6. Mengawal dan mengkoordinasi data dan statistik Perpustakaan 7. Mengurus facts & figures perpustakaan 8. Penyediaan Data dan Laporan Perpustakaan kepada Pengurusan Perpustakaan dan Pemegang Taruh Universiti INFRASTRUKTUR 1. Mengurus aset mudah alih dan kawalan verifikasi aset, Inventori 2. Menyelenggara infrastruktur perpustakaan. 3. Menguruskan penilaian dan spesifikasi teknikal. 4. Mengurus stor dan pelupusan. 5. Merancang perbelanjaan perpustakaan PEMBANGUNAN BAKAT 1. Mengurus Latihan Industri pelajar / Job Attachment staf PTAR ke organisasi dalam dan luar UiTM 2. Mengkoordinasi dan menganalisa penilaian keberkesanan latihan staf / latihan industri pelajar / job attachment staf perpustakaan. 3. Mengurus permohonan penganjuran Latihan-kursus Jabatan / Bahagian / individu SUMBER MANUSIA 1. Mengurus fail dan rekod Pentadbiran perpustakaan 2. Mengurus tempahan ruang (Bilik Mesyuarat melalui Booking System University (BSU). 3. Mengurus tempahan kenderaan dan penginapan. Bahagian HEA - PENGURUSAN PEPERIKSAAN 1. Menguruskan hal ehwal peperiksaan (Peperiksaan Akhir/Peperiksaan Khas/Peperiksaan Intersesi/Peperiksaan Semula) di UiTM Cawangan Pulau Pinang 2. Melakukan semakan format kertas soalan bagi kod-kod PU di UiTM Cawangan Pulau Pinang 3. Membantu pengurusan penghantaran dan pengambilan master copy dari BPA UiTM Shah Alam 4. Melakukan penyusunan dan pembungkusan kertas soalan 5. Menjana jadual pengawasan peperiksaan 6. Menguruskan keperluan/persiapan peperiksaan akhir 7. Memantau proses kemasukan markah pelajar 8. Proses arkib dan pelupusan skrip jawapan pelajar Bahagian HEA - PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN 1. Menyediakan kemudahan alat bantu pengajaran seperti LED dan LCD Projektor di bilik kuliah 2. Melaksanakan urusan rakaman video 3. Menyelenggara dan memastikan peralatan PdP dalam keadaan yang baik 4. Memastikan jadual kuliah terkini di tampal di bilik kuliah 5. Menguruskan tempahan Smart Classroom, Dewan Kuliah dan Bilik Kuliah 6. Memberi latihan kemahiran menggunakan alat bantuan mengajar 48
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian HEA - PENGURUSAN REKOD PELAJAR 1. Menguruskan pendaftaran akademik pelajar baharu dan lama 2. Mengemaskini rekod pendaftaran kursus dan maklumat di dalam Sistem SIMS 3. Menguruskan fail peribadi pelajar aktif dan tidak aktif 4. Menyediakan surat pengesahan pelajar 5. Menguruskan permohonan mini transkrip 6. Memproses permohonan Penangguhan Yuran 7. Mengemaskini Pengecualian Kredit dan bahagian semasa pelajar 8. Menguruskan proses Penangguhan semester/Cuti Khas/ Menarik Diri Bahagian HEA - PENGURUSAN PENTADBIRAN AM 1. Pengurusan Pentadbiran Am HEA, Fakulti dan Jabatan 2. Pengurusan Hal Ehwal Akreditasi 3. Pengurusan Pentadbiran Unit-Unit di HEA 4. Pengurusan berkaitan aktiviti pengajaran dan pembelajaran 5. Pengurusan Pensyarah PTFT dan PT 6. Menguruskan permohonan, kelulusan Tabung Amanah Pembangunan Akademik (TAPA) 7. Menguruskan maklumbalas pelajar 8. Menguruskan pengumpulan data dan bahan bukti bagi PI BHEA 9. Urusetia kepada jawatankuasa berkaitan dengan Hal Ehwal Akademik 10. Menguruskan jadual waktu (icress) FAKULTI SAINS KESIHATAN - PENYELIDIKAN DAN PERUNDINGAN 1. Menjalankan aktiviti-aktiviti penyelidikan. 2. Membentuk jaringan industri dengan IPT lain, Hospital dan Pejabat Kesihatan Daerah. 3. Memberikan perkhidmatan profesional dan konsultansi serta mengendalikan kursus, bengkel dan seminar. 4. Menjadi pakar rujuk bagi bidang yang berkaitan Bahagian HEP (Unit Sukan) -SEKOTR OPERASI KEMUDAHAN 1. Persediaan / penyelengaraan kemudahan 2. Sistem tempahan kemudahan (atas talian ? BSU) 3. Sewaan kemudahan sukan 4. Menyelaras penggunaan prasarana sukan (kejohanan/riadah) 5. e-Perolehan peralatan sukan PENGURUSAN ACARA & TUGAS-TUGAS KHAS 1. Pengurusan & perundingan acara sukan 2. Menguruskan penganjuran/penyertaan sukan penyelaras permainan 3. Pengurusan sukan staf 49
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian HEP (Unit Sukan) -SEKTOR PENTADBIRAN PENTADBIRAN AM 1. Pengurusan Hal Ehwal Pentadbiran Unit Sukan, UiTMCPP 2. Pengurusan Kewangan Unit Sukan, UiTMCPP 3. Pengurusan Hal Ehwal Kakitangan Unit Sukan, UiTMCPP 4. Penyediaan laporan bulanan Unit Sukan (perbelanjaan/perkhidmatan) 5. Perhubungan; Pengurusan hebahan media, dokumentasi (bulletin sukan) PENGURUSAN ACARA & KEMUDAHAN GIMNASIUM 1. Pengurusan & perungandan acara sukan 2. Menguruskan penganjuran/penyertaan sukan penyelaras permainan 3. Sistem pengguna (atas talian e-Gimnasium) 4. e-Perolehan peralatan gymnasium Bahagian HEP (Unit Sukan) -SEKTOR PEMBANGUNAN & PENGGALAKAN / SEKTOR KECEMERLANGAN PEMBANGUNAN 1. Pembentukan pasukan kampus & ?talent scouting? 2. Pengurusan penyertaan atlet ke kejohanna sukan 3. Perancangan aktiviti sukan tahunan dan penyediaan kalendar aktiviti 4. Meneydiaakn laporan kejohanan aktiviti sukan (penyertaan/penganjuran) 5. Pengurusan kecermelangan; kemasukan atlet, kolej sukan, biasiswa sukan & hubungan dengan persatuan/kelab/sekolah sukan dan MSNPP. PENGALAKKAN 1. Penganjuran ?Sporting Campus? 2. Kursus kepegawaian dan kejurulatihan 3. Penganjuran sukan dalaman dan jemputan 4. Penganjuran sukan tahunan 5. Sukarelawan Sukan 6. Jawatankuasa Sukan Pelajar (JSP) FAKULTI SAINS KESIHATAN - PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN 1. Pendaftaran kursus 2. Pengendallian pengajaran dan pembelajaran 3. Perancangan dan pelaksanaan penilaian. 4. Perancangan dan perolehan peralatan makmal pengajaran 5. Pembangunan Pelajar 6. Pengurusan kualiti 7. Khidmat Masyarakat 8. Bertanggungjawab dalam membuat penilaian dan pemantauan dalam pengajaran dan pembelajaran. 9. Mengendalikan urusan peperiksaan melalui penyediaan kertas soalan, pemeriksaan kertas, pengawasan peperiksaan dan memantau. 10. Mengendalikan dan memantau aktiviti latihan praktikal pelajar di hospital-hospital kerajaan 50