AKTIVITI 8 : UNIT PENTADBIRAN ICT- PENGENDALIAN PENILAIAN DAN PENGURUSAN RISIKO BAHAGIAN BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PTM(K) Mendapatkan maklumat mengenai objektif perancangan strategik dan operasi organisasi yang ingin dicapai. 2 PTM(K) Meneliti senarai risiko tahun sebelum Penyelaras Risiko 3 PPTM(K)/ PPTM Melaksanakan analisis risiko. Penyelaras Risiko 4 PPTM(K)/ PPTM Mengenalpasti senarai risiko yang dijangka. PTM(K) 5 PPTM(K)/ PPTM Mencadang tindakan kawalan bagi risiko yang dikenalpasti. PTM(K) 6 PPTM(K)/ PPTM Mendaftarkan risiko terbaru dan kemaskini risiko yang masih relevan dalam Sistem e-RMS. PTM(K) 7 PTM(K) Meneliti senarai risiko tahun semasa dan kemaskini jika perlu. PTM(K) 8 PPTM(K)/ PPTM Melaksanakan tindakan kawalan yang didaftarkan. PPTM(K)/ PPTM 9 PTM(K) Memantau status risiko secara berterusan. PTM(K) PROSES KERJA 101
CARTA ALIR AKTIVITI 8 : Unit Pentadbiran ICT- Pengendalian Penilaian Dan Pengurusan Risiko Bahagian Nama Fail: aktiviti8-PK-pengurusanrisiko-1.PNG Keterangan: 102
Nama Fail: aktiviti8-CA-pengurusanrisiko-2.PNG Keterangan: 103
Nama Fail: aktiviti8-S-pengurusanrisiko-3.PNG Keterangan: 104
SENARAI SEMAK AKTIVITI 8 : UNIT PENTADBIRAN ICT- PENGENDALIAN PENILAIAN DAN PENGURUSAN RISIKO BAHAGIAN BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Mendapatkan maklumat mengenai objektif perancangan strategik dan operasi organisasi yang ingin dicapai. / 2. Meneliti senarai risiko tahun sebelum / 3. Melaksanakan analisis risiko. 4. Mengenalpasti senarai risiko yang dijangka. 5. Mencadang tindakan kawalan bagi risiko yang dikenalpasti. 6. Mendaftarkan risiko terbaru dan kemaskini risiko yang masih relevan dalam Sistem e-RMS. 7. Meneliti senarai risiko tahun semasa dan kemaskini jika perlu. / 8. Melaksanakan tindakan kawalan yang didaftarkan. 9. Memantau status risiko secara berterusan. / 105
AKTIVITI 9 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PERANCANGAN PEROLEHAN ICT KAMPUS BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PTM(K) Menerima arahan untuk penyediaan perolehan samada: i. Untuk perancangan 2 tahun sekali ii. Untuk perancangan tahun semasa Timbalan Bendahari 2 PTM(K) Meneliti maklumat Perancangan Strategik UiTM Cawangan Cawangan Pulau Pinang, perbelanjaan tahun lepas, keperluan dan permohonan dari bahagian/ unit berkaitan ICT. PPTM(K)/ PPTM/ PJ 3 PPTM(K)/ PPTM/ PJ Menyediakan dokumentasi keperluan atau projek ICT. PTM(K) 4 PTM(K) Meneliti semua dokumentasi yang diterima. PPTM(K)/ PPTM/ PJ 5 PTM(K) Mengadakan perbincangan untuk mendapatkan maklumat lanjut. PPTM(K)/ PPTM/ PJ 6 PTM(K) Menyediakan dokumentasi perancangan perolehan mengikut format yang ditetapkan Pejabat Bendahari. PPTM(K)/ PPTM/ PJ 7 Pengurusan Menyemak dan meluluskan permohonan PTM(K) 8 Pejabat Bendahari Memaklumkan perolehan yang diluluskan. Timbalan Bendahari 9 PTM(K) Menyediakan surat permohonan perolehan kepada Rektor PPTM(K)/ PPTM/ PJ/JTKT 10 PTM(K) Mendapatkan kelulusan perolehan dan kelulusan pengesahan spesifikasi dari jawatankuasa berkaitan i) JPPIT dan JITE jika peralatan melebihi RM500,000.00 ii) JITEN jika nilai peralatan kurang < RM500,000 11 PPTM(K)/ PPTM/ PJ/JTKT Melaksanakan perolehan ICT berdasarkan peruntukan yang diluluskan. PTM(K) 12 PTM(K) Memantau projek perolehan ICT. PPTM(K)/ PPTM/ PJ 13 PTM(K) Memastikan peruntukan yang diluluskan dibelanjakan pada tahun semasa. Timbalan Bendahari PROSES KERJA 106
CARTA ALIR AKTIVITI 9 : Unit Pentadbiran ICT-Perancangan Perolehan ICT Kampus Nama Fail: aktiviti9-PK-PerancanganPerolehanICT-3.png Keterangan: 107
Nama Fail: aktiviti9-CA-PerancanganPerolehanICT-2.png Keterangan: 108
Nama Fail: aktiviti9-S-PerancanganPerolehanICT-3.PNG Keterangan: 109
SENARAI SEMAK AKTIVITI 9 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PERANCANGAN PEROLEHAN ICT KAMPUS BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Menerima arahan untuk penyediaan perolehan samada: i. Untuk perancangan 2 tahun sekali ii. Untuk perancangan tahun semasa / 2. Meneliti maklumat Perancangan Strategik UiTM Cawangan Cawangan Pulau Pinang, perbelanjaan tahun lepas, keperluan dan permohonan dari bahagian/ unit berkaitan ICT. / 3. Menyediakan dokumentasi keperluan atau projek ICT. 4. Meneliti semua dokumentasi yang diterima. / 5. Mengadakan perbincangan untuk mendapatkan maklumat lanjut. / 6. Menyediakan dokumentasi perancangan perolehan mengikut format yang ditetapkan Pejabat Bendahari. / 7. Menyemak dan meluluskan permohonan 8. Memaklumkan perolehan yang diluluskan. 9. Menyediakan surat permohonan perolehan kepada Rektor / 10. Mendapatkan kelulusan perolehan dan kelulusan pengesahan spesifikasi dari jawatankuasa berkaitan i) JPPIT dan JITE jika peralatan melebihi RM500,000.00 ii) JITEN jika nilai peralatan kurang < RM500,000 / 11. Melaksanakan perolehan ICT berdasarkan peruntukan yang diluluskan. 12. Memantau projek perolehan ICT. / 13. Memastikan peruntukan yang diluluskan dibelanjakan pada tahun semasa. / 110
AKTIVITI 10 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PTM(K) Memilih staf yang bersesuaian untuk menyediakan spesifikasi peralatan. PPTMK/PPTM/JTKT 2 PPTMK/PPTM/JTKT Meneliti spesifikasi peralatan terkini di pasaran. PPTMK/PPTM/JTKT 3 PPTMK/PPTM/JTKT Menyedia dokumen spesifikasi peralatan PPTMK/PPTM/JTKT 4 PPTMK/PPTM/JTKT Menghantar dokumen spesifikasi peralatan kepada Ketua Bahagian. PPTMK/PPTM/JTKT 5 PTM(K) Menyemak dokumen spesifikasi peralatan; (i) Memulangkan dokumen sekiranya perlu dikemaskini. (ii) Menyerahkan kepada PPTM untuk dimuat naik ke dalam Sistem FinEProcurementPlus. PPTMK/PPTM/JTKT PROSES KERJA 111
CARTA ALIR AKTIVITI 10 : Unit Pentadbiran ICT-Penyediaan Spesifikasi Peralatan Nama Fail: aktiviti10-PK-Penyediaan Spesifikasi-1.PNG Keterangan: 112
Nama Fail: aktiviti10-CA-Penyediaan Spesifikasi-1.PNG Keterangan: 113
Nama Fail: aktiviti10-S-Penyediaan Spesifikasi-1.PNG Keterangan: 114
SENARAI SEMAK AKTIVITI 10 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Memilih staf yang bersesuaian untuk menyediakan spesifikasi peralatan. / 2. Meneliti spesifikasi peralatan terkini di pasaran. 3. Menyedia dokumen spesifikasi peralatan 4. Menghantar dokumen spesifikasi peralatan kepada Ketua Bahagian. 5. Menyemak dokumen spesifikasi peralatan; (i) Memulangkan dokumen sekiranya perlu dikemaskini. (ii) Menyerahkan kepada PPTM untuk dimuat naik ke dalam Sistem FinEProcurementPlus. / 115
AKTIVITI 11 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENYEDIAAN PEROLEHAN MELALUI SISTEM FINEPROCUREMENTPLUS. BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PPTM(K)/ PPTM Menerima surat kelulusan permohonan dan spesifikasi peralatan. PTM(K) 2 PPTM(K)/ PPTM Mengemaskini spesifikasi ke dalam Sistem FinEProcurementPlus dan hantar untuk semakan dan kelulusan Jawatankuasa Teknikal (JT). PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM Setiausaha JT 3 JT Menyemak dan meluluskan spesifikasi. PPTM(K)/ PPTM 4 PPTM(K)/ PPTM Menyedia Perancangan Perolehan. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 5 PPTM(K)/ PPTM Menyemak dan mengesahkan Perancangan Perolehan. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 6 PTM(K) Menyemak dan meluluskan Perancangan Perolehan. PPTM(K)/ PPTM 7 PPTM(K)/ PPTM Menyedia Permohonan Belian. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 8 PPTM(K)/ PPTM/ Menyemak dan mengesahkan Permohonan Belian. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 9 Pejabat Bendahari Menyemak dan meluluskan Permohonan Belian. PPTM(K)/ PPTM 10 PPTM(K)/ PPTM/ Menyedia Penentuan Kaedah Perolehan serta menentukan pegawai untuk membuat penilaian dan semakan penilaian. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 11 PPTM(K)/ PPTM/ Menyemak dan mengesahkan Kaedah Perolehan. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 12 PPTM(K)/ PPTM/ Menyedia pelawaan untuk menyertai Pembelian Terus/ Sebutharga Rasmi kepada syarikat. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 13 PPTM(K)/ PPTM/ Menyemak dan mengesahkan Pelawaan PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 14 Pejabat Bendahari Menyemak dan meluluskan Pelawaan PPTM(K)/ PPTM 15 Syarikat Menyediakan dokumen tawaran. PPTM(K)/ PPTM 16 PTM(K) Membuka dan meneliti senarai tawaran dari syarikat. PPTM(K)/ PPTM 17 PPTM(K)/ PPTM/ PJ Menyedia penilaian untuk pemilihan syarikat dan menghantar untuk semakan kepada: i. PTM(K); atau ii. JT sekiranya peralatan di bawah kelulusan jawatankuasa PTM(K PPTM(K)/ PPTM)/ JT 18 PTM(K)/ JT Meneliti penilaian peralatan yang disediakan. PPTM(K)/ PPTM/ PJ 19 PTM(K)/ JT Meluluskan Pensyoran Pembelian Terus/ Sebutharga Rasmi PPTM(K)/ PPTM/PJ 20 Pejabat Bendahari Menyedia Pelarasan PB. PPTM(K)/ PPTM PROSES KERJA 116
21 PPTM(K)/ PPTM/ Menyedia Pesanan Tempatan dan menentukan lokasi penerimaan dan pegawai untuk membuat ujilari peralatan. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 22 PPTM(K)/ PPTM/ Menyemak dan mengesahkan Pesanan Tempatan. PTM(K)/ PPTM 23 PTM(K) Menyemak dan meluluskan Pesanan Tempatan. PPTM(K)/ PPTM 24 PPTM(K)/ PPTM/ Menerima Notis Penghantaran. PTM(K)/ PPTM(K) )/ PPTM 25 PPTM(K)/ PPTM Memberi maklum balas penghantaran. Syarikat Pembekal 26 PPTM(K)/ PPTM/ PJ Menerima peralatan daripada syarikat dan melaksanakan ujilari terhadap peralatan (sekiranya perlu). PTM(K)/ PPTM(K) )/ PPTM 27 PPTM(K)/ PPTM/ Menyedia GRN – Bekalan/ Perkhidmatan Am untuk pembayaran kepada syarikat. PTM(K)/ PPTM(K) )/ PPTM 28 PTM(K) Meneliti dan meluluskan GRN untuk pembayaran. PPTM(K)/ PPTM 117
CARTA ALIR AKTIVITI 11 : Unit Pentadbiran ICT-Penyediaan Perolehan melalui Sistem FinEProcurementPlus. Nama Fail: aktiviti11-PK-penyediaanperolehanfineP-1.png Keterangan: 118
Nama Fail: aktiviti 11-CA- penyediaanperolehanfineP-2.png Keterangan: 119
Nama Fail: aktiviti 11-S- penyediaanperolehanfineP-3.PNG Keterangan: 120
SENARAI SEMAK AKTIVITI 11 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENYEDIAAN PEROLEHAN MELALUI SISTEM FINEPROCUREMENTPLUS. BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Menerima surat kelulusan permohonan dan spesifikasi peralatan. 2. Mengemaskini spesifikasi ke dalam Sistem FinEProcurementPlus dan hantar untuk semakan dan kelulusan Jawatankuasa Teknikal (JT). 3. Menyemak dan meluluskan spesifikasi. 4. Menyedia Perancangan Perolehan. 5. Menyemak dan mengesahkan Perancangan Perolehan. 6. Menyemak dan meluluskan Perancangan Perolehan. / 7. Menyedia Permohonan Belian. 8. Menyemak dan mengesahkan Permohonan Belian. 9. Menyemak dan meluluskan Permohonan Belian. 10. Menyedia Penentuan Kaedah Perolehan serta menentukan pegawai untuk membuat penilaian dan semakan penilaian. 11. Menyemak dan mengesahkan Kaedah Perolehan. 12. Menyedia pelawaan untuk menyertai Pembelian Terus/ Sebutharga Rasmi kepada syarikat. 13. Menyemak dan mengesahkan Pelawaan 14. Menyemak dan meluluskan Pelawaan 15. Menyediakan dokumen tawaran. 16. Membuka dan meneliti senarai tawaran dari syarikat. 17. Menyedia penilaian untuk pemilihan syarikat dan menghantar untuk semakan kepada: i. PTM(K); atau ii. JT sekiranya peralatan di bawah kelulusan jawatankuasa 18. Meneliti penilaian peralatan yang disediakan. / 19. Meluluskan Pensyoran Pembelian Terus/ Sebutharga Rasmi / 121
20. Menyedia Pelarasan PB. 21. Menyedia Pesanan Tempatan dan menentukan lokasi penerimaan dan pegawai untuk membuat ujilari peralatan. 22. Menyemak dan mengesahkan Pesanan Tempatan. 23. Menyemak dan meluluskan Pesanan Tempatan. / 24. Menerima Notis Penghantaran. 25. Memberi maklum balas penghantaran. 26. Menerima peralatan daripada syarikat dan melaksanakan ujilari terhadap peralatan (sekiranya perlu). 27. Menyedia GRN – Bekalan/ Perkhidmatan Am untuk pembayaran kepada syarikat. 28. Meneliti dan meluluskan GRN untuk pembayaran. / 122
AKTIVITI 12 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN PEROLEHAN KOMPUTER SEWAAN MELALUI SISTEM FINEPROCUREMENT PLUS BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PPTM(K)/ PPTM/ Menyemak rekod komputer sewaan setiap 2 bulan i) permohonan komputer sewaan baru staf pelaksana ii) menyemak rekod sewaan komputer sewaan sedia ada PTM(K) 2 PPTM(K)/ PPTM/ Menerima emel dari Unit Pengurusan Komputer Sewaan berkenaan tamat tempoh sewaan komputer. 3 PPTM(K)/ PPTM/ Menyemak dan mengesahkan keperluan komputer sewaan gantian dan komputer sewaan baru PTM(K) 4 PTM(K) Mendapatkan kelulusan perolehan dari JPPIT bagi penggantian / permohonan baru 5 PPTM(K)/ PPTM/ Menyedia Perancangan Perolehan setelah menerima surat kelulusan perolehan JPPIT. 6 PPTM(K)/ PPTM/ Menyemak dan mengesahkan Perancangan Perolehan. 7 PTM(K) Menyemak dan meluluskan Perancangan Perolehan. 8 Unit Pengurusan Komputer Sewaan Membuat pengesahan Item Kontrak Pusat. 9 PPTM(K)/ PPTM/ Menyedia Permohonan Belian. 10 UKZ Meneliti dan meluluskan Permohonan Belian. 11 UKZ Menyedia Pelarasan Permohonan Belian 12 PPTM(K)/ PPTM/ Menyedia Pesanan Tempatan. 13 PPTM(K)/ PPTM/ Menyemak dan mengesahkan Pesanan Tempatan. 14 PTM(K) Menyemak dan meluluskan Pesanan Tempatan. 15 PPTM(K)/ PPTM/ Menerima makluman penghantaran komputer sewaan melalui Sistem FinEProcurement Plus. 16 PPTM(K)/ PPTM/ Beri maklumbalas kepada Pembekal berkenaan tarikh yang dipersetujui. 17 PPTM(K)/ PPTM/ Menghubungi Pembekal dan dapatkan maklumat: i. Masa perkakasan akan diterima, ii. Bilangan wakil pembekal yang hadir. 18 PPTM(K)/ PPTM/ Selepas Proses Pemasangan Selesai. Membuat pengesahan penerimaan di dalam Sistem FinEProcurement Plus. 19 PPTM(K)/ PPTM/ Menyedia ujilari di Sistem FinEProcurement Plus. PROSES KERJA 123
CARTA ALIR AKTIVITI 12 : Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Perolehan Komputer Sewaan melalui Sistem Fineprocurement Plus Nama Fail: aktiviti12-PK-pengurusanpcsewafineportal-1.png Keterangan: 124
Nama Fail: aktiviti12-CA-pengurusanpcsewafineportal-2.png Keterangan: 125
Nama Fail: aktiviti12-S-pengurusanpcsewafineportal-1.png Keterangan: 126
SENARAI SEMAK AKTIVITI 12 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN PEROLEHAN KOMPUTER SEWAAN MELALUI SISTEM FINEPROCUREMENT PLUS BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Menyemak rekod komputer sewaan setiap 2 bulan i) permohonan komputer sewaan baru staf pelaksana ii) menyemak rekod sewaan komputer sewaan sedia ada 2. Menerima emel dari Unit Pengurusan Komputer Sewaan berkenaan tamat tempoh sewaan komputer. 3. Menyemak dan mengesahkan keperluan komputer sewaan gantian dan komputer sewaan baru 4. Mendapatkan kelulusan perolehan dari JPPIT bagi penggantian / permohonan baru / 5. Menyedia Perancangan Perolehan setelah menerima surat kelulusan perolehan JPPIT. 6. Menyemak dan mengesahkan Perancangan Perolehan. 7. Menyemak dan meluluskan Perancangan Perolehan. / 8. Membuat pengesahan Item Kontrak Pusat. 9. Menyedia Permohonan Belian. 10. Meneliti dan meluluskan Permohonan Belian. 11. Menyedia Pelarasan Permohonan Belian 12. Menyedia Pesanan Tempatan. 13. Menyemak dan mengesahkan Pesanan Tempatan. 14. Menyemak dan meluluskan Pesanan Tempatan. / 15. Menerima makluman penghantaran komputer sewaan melalui Sistem FinEProcurement Plus. 16. Beri maklumbalas kepada Pembekal berkenaan tarikh yang dipersetujui. 17. Menghubungi Pembekal dan dapatkan maklumat: i. Masa perkakasan akan diterima, ii. Bilangan wakil pembekal yang hadir. 18. Selepas Proses Pemasangan Selesai. Membuat pengesahan penerimaan di dalam Sistem FinEProcurement Plus. 19. Menyedia ujilari di Sistem FinEProcurement Plus. 127
AKTIVITI 13 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENYEDIAAN PEMBAYARAN SEWAAN PERALATAN MELALUI SISTEM FINEPROCUREMENTPLUS. BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PPTM(K)/ PPTM/JTKT Mengakses Sistem FinEProcurementPlus. PPTM(K)/ PPTM/JTKT 2 PPTM(K)/ PPTM/JTKT Mengakses Menu GRN - Perkhidmatan Sewa dan akses pada Penyediaan. PPTM(K)/ PPTM/JTKT 3 PPTM(K)/ PPTM/JTKT Memasukkan nama syarikat dan klik butang Penyediaan Pra-GRN. PPTM(K)/ PPTM/JTKT 4 PPTM(K)/ PPTM/JTKT Menyemak Senarai Invois dari syarikat. PPTM(K)/ PPTM/JTKT 5 PPTM(K)/ PPTM/JTKT Menyedia GRN. PPTM(K)/ PPTM/JTKT 6 PPTM(K)/ PPTM Meneliti dan mengesahkan GRN PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 7 PTM(K) Meneliti dan meluluskan GRN. PPTM(K)/ PPTM PROSES KERJA 128
CARTA ALIR AKTIVITI 13 : Unit Pentadbiran ICT-Penyediaan Pembayaran Sewaan Peralatan melalui Sistem FinEProcurementPlus. Nama Fail: aktiviti13-PK-pembyrnpcsewafineportal-1.PNG Keterangan: 129
Nama Fail: aktiviti13-CA-pembyrnpcsewafineportal-1.PNG Keterangan: 130
Nama Fail: aktiviti13-S-pembyrnpcsewafineportal-1.PNG Keterangan: 131
SENARAI SEMAK AKTIVITI 13 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENYEDIAAN PEMBAYARAN SEWAAN PERALATAN MELALUI SISTEM FINEPROCUREMENTPLUS. BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Mengakses Sistem FinEProcurementPlus. 2. Mengakses Menu GRN - Perkhidmatan Sewa dan akses pada Penyediaan. 3. Memasukkan nama syarikat dan klik butang Penyediaan Pra-GRN. 4. Menyemak Senarai Invois dari syarikat. 5. Menyedia GRN. 6. Meneliti dan mengesahkan GRN 7. Meneliti dan meluluskan GRN. / 132
AKTIVITI 14 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PERANCANGAN PELAN STRATEGIK TEKNOLOGI MAKLUMAT BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PTM(K) Menerima arahan daripada Unit Strategik &Transformasi Universiti(USTU)/Bahagian Dasar & Strategik Jabatan Infostruktur untuk penyediaan perancangan bagi 5 tahun melalui email atau surat. 2 PTM(K) Menyemak maklumat Dokumen Rancangan Malaysia oleh UiTM bagi penyediaan perancangan strategik. 3 PTM(K) Membincangkan perancangan strategik teknologi maklumat bersama dengan PPTM(K), PPTM, JTKK dan JTK jika perlu. PPTM(K), PPTM, JTKK dan JTK 4 PTM(K) Menyenaraikan projek-projek teknologi maklumat yang akan dilaksanakan. Staf USTU/Staf Bahagian Dasar& Strategik Jabatan Infostruktur 5 PTM(K) Menyediakan perancangan strategik mengikut format yang ditetapkan USTU/Bahagian Dasar & Strategik Jabatan Infostruktur Staf USTU/Staf Bahagian Dasar& Strategik Jabatan Infostruktur 6 PTM(K) Mengemukakan dokumen perancangan strategik kepada USTU/Bahagian Dasar & Strategik Jabatan Infostruktur 7 PTM(K) Membentangkan dokumen perancangan strategik pada pihak pengurusan kampus jika diminta. 8 PTM(K) Merekod dokumen perancangan strategik. PROSES KERJA 133
CARTA ALIR AKTIVITI 14 : Unit Pentadbiran ICT-Perancangan Pelan Strategik Teknologi Maklumat Nama Fail: aktiviti14-PK-Perancangan Pelan StrategikICT-1.PNG Keterangan: 134
Nama Fail: aktiviti14-CA-Perancangan Pelan StrategikICT-1.PNG Keterangan: 135
Nama Fail: aktiviti14-S-Perancangan Pelan StrategikICT-1.PNG Keterangan: 136
SENARAI SEMAK AKTIVITI 14 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PERANCANGAN PELAN STRATEGIK TEKNOLOGI MAKLUMAT BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Menerima arahan daripada Unit Strategik &Transformasi Universiti(USTU)/Bahagian Dasar & Strategik Jabatan Infostruktur untuk penyediaan perancangan bagi 5 tahun melalui email atau surat. / 2. Menyemak maklumat Dokumen Rancangan Malaysia oleh UiTM bagi penyediaan perancangan strategik. / 3. Membincangkan perancangan strategik teknologi maklumat bersama dengan PPTM(K), PPTM, JTKK dan JTK jika perlu. / 4. Menyenaraikan projek-projek teknologi maklumat yang akan dilaksanakan. / 5. Menyediakan perancangan strategik mengikut format yang ditetapkan USTU/Bahagian Dasar & Strategik Jabatan Infostruktur / 6. Mengemukakan dokumen perancangan strategik kepada USTU/Bahagian Dasar & Strategik Jabatan Infostruktur / 7. Membentangkan dokumen perancangan strategik pada pihak pengurusan kampus jika diminta. / 8. Merekod dokumen perancangan strategik. / 137
AKTIVITI 15 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN PERMOHONAN JITEN MELALUI SISTEM FINEPROCUREMENTPLUS. BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 Pemohon Spesifikasi peralatan; Mengemaskini spesifikasi peralatan di dalam Sistem FinEprocurementPlus dan menghantar permohonan kepada JITEN. Setiausaha JITEN 2 Setiausaha JITEN Mengakses Sistem FinEprocurementPlus - Menu Pengurusan Spesifikasi Peralatan - Perkhidmatan Sewa - Semakan. 3 Setiausaha JITEN Menyemak dokumentasi; (i) Memulangkan dokumentasi untuk dikemaskini. (ii) Mengesahkan semakan dokumen. Pemohon 4 Pengerusi JITEN Meluluskan spesifikasi peralatan. Setiausaha JITEN 5 Pemohon Penilaian Teknikal; Melaksanakan penilaian teknikal peralatan di dalam Sistem FinEprocurementPlus dan menghantar permohonan kepada JITEN. Setiausaha JITEN 6 Setiausaha JITEN Mengakses Sistem FinEprocurementPlus - Menu Pengurusan Mesyuarat - Penyediaan Mesyuarat. Pemohon 7 Setiausaha JITEN Menghantar jemputan mesyuarat kepada ahli bidang. Pemohon 8 Ahli Bidang Mengakses Sistem FinEprocurementPlus - Menu Pengurusan Mesyuarat - Senarai Mesyuarat. Setiausaha JITEN 9 Ahli Bidang Melaksanakan penilaian teknikal secara atas talian mengikut masa yang ditetapkan Setiausaha JITEN 10 Setiausaha JITEN Menutup mesyuarat Penilaian Teknikal bagi membolehkan proses perolehan diteruskan oleh pemohon. Ahli Bidang PROSES KERJA 138
CARTA ALIR AKTIVITI 15 : Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Permohonan JITEN melalui Sistem FinEProcurementPlus. Nama Fail: aktiviti15-PK-PengurusanJITEN -1.PNG Keterangan: 139
Nama Fail: aktiviti15-CA-PengurusanJITEN -2.PNG Keterangan: 140
Nama Fail: aktiviti15-S-PengurusanJITEN-3.PNG Keterangan: 141
SENARAI SEMAK AKTIVITI 15 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN PERMOHONAN JITEN MELALUI SISTEM FINEPROCUREMENTPLUS. BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Spesifikasi peralatan; Mengemaskini spesifikasi peralatan di dalam Sistem FinEprocurementPlus dan menghantar permohonan kepada JITEN. 2. Mengakses Sistem FinEprocurementPlus - Menu Pengurusan Spesifikasi Peralatan - Perkhidmatan Sewa - Semakan. 3. Menyemak dokumentasi; (i) Memulangkan dokumentasi untuk dikemaskini. (ii) Mengesahkan semakan dokumen. 4. Meluluskan spesifikasi peralatan. 5. Penilaian Teknikal; Melaksanakan penilaian teknikal peralatan di dalam Sistem FinEprocurementPlus dan menghantar permohonan kepada JITEN. 6. Mengakses Sistem FinEprocurementPlus - Menu Pengurusan Mesyuarat - Penyediaan Mesyuarat. 7. Menghantar jemputan mesyuarat kepada ahli bidang. 8. Mengakses Sistem FinEprocurementPlus - Menu Pengurusan Mesyuarat - Senarai Mesyuarat. 9. Melaksanakan penilaian teknikal secara atas talian mengikut masa yang ditetapkan 10. Menutup mesyuarat Penilaian Teknikal bagi membolehkan proses perolehan diteruskan oleh pemohon. 142
AKTIVITI 16 : UNIT PENTADBIRAN ICT- PENGENDALIAN PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN PERALATAN ICT BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PTMK/PPTM/ JTKT Menerima aduan melalui Sistem Aduan ICT dan tugaskan staf untuk kendalikan aduan. PTMK/PPTM/ JTKT 2 PTMK/PPTM/ JTKT Menyemak aduan: (i) Melaksanakan aduan atau log aduan ke dalam Sistem VMS bagi kerosakan komputer sewa. (ii) Memaklumkan kepada Pembekal untuk peralatan masih dalam jaminan. (iii) Memaklumkan kepada PTM(K) untuk proses perolehan. PTMK/PPTM/ JTKT 3 PTM(K) Melaksanakan urusan perolehan jika: i. baikpulih akan dibuat oleh Syarikat Luar. ii. pembelian peralatan perlu dibuat. PTMK/PPTM/ JTKT 4 Syarikat Luar/ Pembekal Membekalkan peralatan baru. PTM(K) 5 PTMK/PPTM/ JTKT/ JTKK Melaksanakan ujilari peralatan yang diterima dan pastikan peralatan berfungsi dengan baik. PTMK/PPTM/ JTKT/ JTKK/ 6 PTMK/PPTM/ JTKT/ JTKK/ Melaksanakan penyelenggaraan. PTMK/PPTM/ JTKT/ JTKK/ 7 PTMK/PPTM/ JTKT/ JTKK/ Mengemaskini Sistem Aduan ICT/ Sistem VMS. PTMK/PPTM/ JTKT/ JTKK/ PROSES KERJA 143
CARTA ALIR AKTIVITI 16 : Unit Pentadbiran ICT- Pengendalian Penyelenggaraan Pembaikan Peralatan ICT Nama Fail: aktiviti16-PK-Pembaikan Peralatan ICT-1.PNG Keterangan: 144
Nama Fail: aktiviti16-CA-Pembaikan Peralatan ICT-2.PNG Keterangan: 145
Nama Fail: aktiviti16-S-Pembaikan Peralatan ICT-3.PNG Keterangan: 146
SENARAI SEMAK AKTIVITI 16 : UNIT PENTADBIRAN ICT- PENGENDALIAN PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN PERALATAN ICT BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Menerima aduan melalui Sistem Aduan ICT dan tugaskan staf untuk kendalikan aduan. 2. Menyemak aduan: (i) Melaksanakan aduan atau log aduan ke dalam Sistem VMS bagi kerosakan komputer sewa. (ii) Memaklumkan kepada Pembekal untuk peralatan masih dalam jaminan. (iii) Memaklumkan kepada PTM(K) untuk proses perolehan. 3. Melaksanakan urusan perolehan jika: i. baikpulih akan dibuat oleh Syarikat Luar. ii. pembelian peralatan perlu dibuat. / 4. Membekalkan peralatan baru. 5. Melaksanakan ujilari peralatan yang diterima dan pastikan peralatan berfungsi dengan baik. 6. Melaksanakan penyelenggaraan. 7. Mengemaskini Sistem Aduan ICT/ Sistem VMS. 147
AKTIVITI 17 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGENDALIAN PROSES PELUPUSAN PERALATAN ICT BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PPTMK/PPTM/ JTKT/JTKK Menentukan peralatan yang hendak dilupuskan dengan menyemak rekod inventori peralatan. PTM(K) 2 PPTMK/PPTM/ JTKT/JTKK Memastikan peralatan yang hendak dilupuskan benar-benar rosak, tidak ekonomik untuk dibaiki dan melebihi tempoh hayat yang ditetapkan. PTM(K) 3 PPTMK/PPTM/ JTKT/JTKK Mengumpul peralatan yang akan dilupuskan di tempat yang telah ditentukan. PTM(K) 4 PPTMK/PPTM/ JTKT/JTKK Mengosongkan data di dalam cakera keras komputer dengan melakukan low level format. PTM(K) 5 PPTMK/PPTM/ JTKT/JTKK Menyediakan; i. Borang Permohonan Pelupusan Aset Alih Lampiran 3 KEW.PA.UiTM-17(1) sekiranya harga nilaian pelupusan di bawah RM500,000 atau Lampiran 4 KEW.PA.UiTM-17(2) sekiranya melebihi RM500,000. ii. Laporan Teknikal Pelupusan Aset Alih (Lampiran 2 KEW.PA.UiTM-16) PTM(K) 6 PTM(K) Meneliti dokumen berkaitan. PPTMK/PPTM/ JTKT/JTKK 7 PTM(K) Menyediakan surat permohonan pelupusan bersama dokumen berkaitan. PPTMK/PPTM/ JTKT/JTKK 8 PTM(K) Mendapatkan kelulusan daripada Rektor Kampus. Rektor Kampus 9 PTM(K) Menyerahkan dokumen yang telah diluluskan kepada Unit Harta Benda, Bahagian Kewangan (BK). JPAA 10 PPTMK/PPTM/ JTKT/JTKK Memindahkan peralatan yang akan dilupuskan ke stor pelupusan. PTM(K) 11 JPAA Membuat semakan ke atas peralatan pelupusan. PTM(K) 12 BK Melaksanakan pelupusan berdasarkan kaedah yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Pelupusan Aset Alih (JPAA). PTM(K) 13 PPTMK/PPTM/ JTKT/JTKK Mengemaskini inventori Peralatan ICT PTM(K) PROSES KERJA 148
CARTA ALIR AKTIVITI 17 : Unit Pentadbiran ICT-Pengendalian Proses Pelupusan Peralatan ICT Nama Fail: aktiviti17-PK-Pelupusan Peralatan ICT-1.PNG Keterangan: 149
Nama Fail: aktiviti17-CA-Pelupusan Peralatan ICT-2.PNG Keterangan: 150