UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM FAKULTI SAINS KESIHATAN - PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN 1. Menjalankan promosi program fakulti. 2. Menyelaras dan mengurus hal ehwal perhubungan fakulti dengan kerjasam luar dan khidmat masyarakat. 3. Mengurus pentadbiran am dan kakitangan fakulti. 4. Mengendalikan latihan untuk staf fakulti. 5. Memantau serta merancang latihan dan pembangunan staf. 6. Merancang keperluan kewangan bagi aktiviti pengurusan fakulti. 7. Merancang pembangunan infrastruktur dan kemudahan fakulti. FAKULTI SAINS KESIHATAN - MAKMAL 1. Bantu dalam pengendalian makmal 2. Sedia bahan amali yang tiada dimakmal 3. Urus penerimaan peralatan/ bahan melalui pembelian tunai / pesanan kerajaan/ sebutharga 4. Rekod harta dibawah kawalan dan verifikasi harta 5. Selenggara peralatan makmal 6. Urus pinjaman peralatan makmal 7. Pengurusan sisa dan kebersihan 8. Keselamatan makmal Bahagian Infostruktur - Pentadbiran ICT 1. Pengurusan Am Pejabat ICT 2. Pengurusan Sumber Manusia ICT 3. Pengurusan Kewangan & Perolehan ICT 4. Pengurusan Fail & Rekod ICT 5. Pengurusan Inventori ICT 6. Pengurusan Perancangan Strategik Kampus 7. Pengurusan Risiko ICT 8. Pengurusan Dasar dan Project ICT Kampus 9. Pengurusan Kualiti ICT Bahagian Infostruktur - Sistem Maklumat 1. Pembangunan sistem dan aplikasi 2. Pengujian sistem dan aplikasi 3. Penyelenggaraan sistem 4. Pengurusan Pangkalan Data 5. Pengurusan Infrastruktur Sistem Maklumat 6. Bantuan Teknikal Sistem Maklumat Bahagian Infostruktur - Infrastruktur ICT 1. Pengurusan Sistem Rangkaian 2. Pengurusan Pusat Server / Pusat Data 3. Pengurusan Keselamatan ICT 51
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian Infostruktur - Operasi ICT 1. Pengurusan Komputer Sewaan 2. Pengurusan Geran Perkakasan ICT 3. Pengurusan Infrastruktur Web Hosting 4. Pengurusan Aduan ICT 5. Pengurusan Makmal Komputer 6. Pengurusan Perisian ICT dan Pengurusan Automasi Pejabat 7. Pengurusan Kad UiTM 8. Perkhidmatan Telesidang 9. Perkhidmatan sokongan perkhidmatan penguna Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP) 1. Membantu jawatankuasa pelajar yang dilantik melaksanakan proses pilihan raya kampus 2. Membantu pengoperasian pentadbiran MPP 3. Mengurus keperluan/Kebajikan MPP 4. Menyelia dan menyelaras aktiviti MPP 5. Membantu MPP dalam penganjuran program 6. Menguruskan keperluan MPP bagi menghadiri program jemputan luar Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - KAUNTER HEP 1. Menyediakan -one-stop-centre- bagi penyaluran maklumat/pertanyaan 2. Memastikan pengoperasian kaunter berjalan dengan baik Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - TATATERTIB PELAJAR 1. Melaksanakan perbicaraan tatatertib pelajar 2. Menyediakan dokumen bagi proses rayuan hukuman 3. Menguruskan surat pelantikan ahli jawatankuasa perbicaraan tatatertib pelajar 4. Menguruskan surat pelantikan pegawai penguat kuasa sahsiah rupadiri pelajar 5. Melaksanakan penguatkuasaan kompaun SRD/kolej 6. Penganjuran program/kempen/taklimat berkaitan Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - KEBAJIKAN/BIASISWA PELAJAR 1. Menguruskan permohonan Tabung Kebajikan pelajar a) Kewangan b) Kecurian c) Bencana Alam d) Tambang perjalanan kematian ibu/bapa 2. Menguruskan Tabung Kecemasan (kes kematian) 3. Pengurangan/Pengecualian yuran pengajian 4. Bantuan kewangan O.K.U 5. Hebahan informasi tawaran biasiswa/pinjaman Pendidikan 6. Pengumpulan boring perjanjian PTPTN/JPA 7. Mengadakan lawatan ke rumah/hospital jika terdapat pelajar sakit 8. Penganjuran program/taklimat berkaitan 52
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM BBahagian HEP (Unit Pentadbiran) - PENTADBIRAN 1. Pengurusan fail dan rekod unit 2. Perolehan dan pembelian peralatan 3. Urusan bayaran bil/sewaan/penyelenggaraan peralatan 4. Permohonan kerja lebih masa staf 5. Pengurusan mesyuarat bahagian 6. Penyeliaan staf dan laporan biometric 7. Penglibatan program kualiti university 8. Penyelenggaraan stor unit 9. Penganjuran program (MDS/Minggu kuliah interim/Kerjasama organisasi luar) 10. Permohonan Skim Khidmat Pelajar (SKP) 11. Penyediaan dokumentasi dan laporan unit Bahagian HEP (Unit Kesihatan) - Rekod dan Pentadbiran 1. Pengurusan Perolehan Peralatan Perubatan 2. Tuntutan Tabung Kecemasan 3. Pengurusan Penerimaan Surat dan Dokumen 4. Pengurusan Pengeluaran Surat dan Dokumen 5. Penyediaan Laporan Bulanan dan Tahunan Bahagian HEP (Unit Kesihatan) - Perkhidmatan Kesihatan 1. Pemeriksaan pesakit luar 2. Pengendalian Kes Kecemasan 3.Pengendalian Prosedur Rawatan 4. Pengendalian Pesakit di Wad sementara 5. Pengendalian Pesakit Dalam Waktu Pejabat 6.Pemeriksaan Kesihatan 7.Perlindungan Perubatan 8.Pinjaman Peralatan Perubatan 9.Promosi Kesihatan dan Kemoen kesedaran 10. Pengendalian pengawalan penyakit berjangkit Bahagian HEP (Unit Kesihatan) - Penyelenggaraan Peralatan Perubatan 1.Pengurusan Peralatan Perubatan Dalam Ambulan 2.Penyelenggaraan Peralatan Perubatan Bahagian HEP (Unit Kesihatan) - Perkhidmatan Farmasi 1. Dispensi ubat 2. Pengurusan Bekalan Ubat Bahagian Infostruktur - Infrastruktur ICT 1. Pengurusan Sistem Rangkaian 2. Pengurusan Pusat Server / Pusat Data 3. Pengurusan Keselamatan ICT Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Perkhidmatan Telefon 1. Perkhidmatan Telefonis dan Khidmat Pelanggan 2. Pengurusan Bil dan Tuntutan Bayaran Telefon Peribadi 53
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Latihan staf 1. Peperiksaan Perkhidmatan 2. Penganjuran Kursus / Latihan Staf 3. Biasiswa Staf 4. Latihan Profesional 5. Rekod Latihan Staf 6. Proses Kelulusan Permohonan Bentang Kertas Kerja/ Menghadiri Kursus/ Seminar Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Perjawatan 1. Bajet Perjawatan 2. Statistik Perjawatan 3. Pengisian Perjawatan 4. Analisa Agihan Peruntukan Perjawatan 5. Pertukaran dan Penempatan Staf 6. Pengurusan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Staf 7. Urusan Kenaikan Pangkat Staf 8. Urusetia Jawatankusa Kecil Kesepakaran 9. Perletakan Jawatan Bahagian Pentadbiran - Pentadbiran Am dan Rekod 1. Urusetia Mesyuarat 2. Pengurusan Pejabat Pentadbiran 3. Sistem Fail & Rekod 4. Pelupusan Rekod 5. Urusetia Istiadat Konvokesyen UiTMCPP 6. Urusan Pakaian Seragam Staf 7. Pengurusan Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa Bahagian Pentadbiran - Urusan Mel Kampus 1. Urusan Menerima, Mengagih Surat dan Barang Pelajar serta Staf Dalam Kampus 2. Urusan Mel Rasmi Keluar Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Perkhidmatan 1. Rekod Perkhidmatan 2. Rekod Cuti 3. Pengesahan Dalam Perkhidmatan 4. Urusan Perletakan ke Dalam Perkhidmatan Berpencen 5. Kebajikan Staf 6. Pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 7. Urusan Persaraan Staf 8. Disiplin Staf 9. Pengisytiharan Harta 10. Urusan Permohonan Pinjaman Perumahan 11. Surat Jaminan Hospital 12. Pengurusan Klinik Panel 13. Bil Perubatan/ Tuntutan Bayaran Perubatan Pensyarah - program sosial khidmat kemasyarakatan, khidmat klinikal/industry/komuniti dan sumbangan kepada university 54
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Pensyarah - aktiviti penyelidikan kesarjanaan/penilaian perundingan dan inovasi, penerbitan dan penulisan Pensyarah - Aktiviti Penyeliaan, Projek Akademik Pelajar, Penyelidikan Pelajar, Latihan Industri Pelajar dan Penilaian Akademik Pensyarah - Pengajaran dan Pembelajaran Mengikut Amanah Tugas Pensyarah (ATP) Yang Ditetapkan oleh UiTM Bahagian Pentadbiran - Pengurusan Kenderaan 1. Penjadualan Perjalanan Kenderaan 2. Pengurusan Memperbaharui Insurance dan Cukai Jalan Kenderaan 3. Pengurusan Penyelenggaraan Kenderaan 4. Pengurusan Bayaran Penyelenggaraan Kenderaan 5. Pengurusan Sewaan dan Bayaran Sewaan Bas Luar 6. Pengurusan Inden Minyak 7. Pengurusan Kad Tol 8. Pengurusan Pelupusan Kenderaan 9. Pengurusan Pembelian Kenderaan Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan & Perundingan: Mentadbir & menyemak baucer pendahuluan pelbagai & pelarasan pendahuluan pelbagai Kumpulanwang Amanah, Penyelidikan, & Perundingan Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan & Perundingan: Mentadbir & menyemak baucer bayaran Non-LO Kumpulanwang Amanah, Penyelidikan dan Perundingan Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan & Perundingan: Mengemaskini baki Tabung Amanah pada setiap bulan bagi semua tabung di bawah Peruntukan Tabung Amanah Pelajar Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan & Perundingan: Kawalan baki tabung setiap Kumpulanwang Amanah, Penyelidikan & Perundingan Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Harta Benda & Inventori 1. Urusan Pendaftaran Harta Modal secara manual (KEW 312 ) & Inventori (KEW 313) 2. Pendaftran Harta Modal melalui Sistem Kewangan (FAIS) 3. Menyediakan Laporan Daftar Harta Modal secara Interim 3 bulan sekali 4. Menyediaan Laporan Perolehan Harta Modal secara Interim 3 bulan sekali 5. Mengurus, menyimpan & mengawal selia untuk semua Daftar Harta Benda & Inventori UiTM Kampus Bertam. (Pengurusan kawalan rekod melibatkan maklumat & butiran harta secara terperinci, pegawai custodian / pegawai bertanggungjawab dan lokasi harta terbabit) 6. Mengurus & menyelia semua kerja-kerja Penandaan Harta Benda & Inventori UiTM Kampus Bertam 7. Mengurus & menyelia proses pembelian item kelengkapan pejabat untuk Jabatan / Bahagian/ Fakulti, merujuk kepada kelulusan dari Pengarah Kampus / Pegawai Kewangan Kanan 8. Menguruskan Pelupusan atau kehilangan harta 55
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - AKTIVITI PERSATUAN/KELAB PELAJAR - Menguruskan permohonan penubuhan persatuan baharu - Menguruskan permohonan kelulusan aktiviti persatuan di dalam negara - Menguruskan permohonan aktiviti persatuan ke luar negara - Menguruskan permohonan kupon aktiviti - Menguruskan permohonan sijil program - Menyediakan perkhidmatan pinjaman peralatan untuk program persatuan - Menyediakan perkhidmatan tempahan bilik persatuan/bilik mesyuarat untuk kegunaan persatuan - Menguruskan dokumen pendahuluan dan pelarasan peruntukan program persatuan - Mengadakan pemantauan program persatuan Bahagian HEP (Unit Pentadbiran) - MODUL LATIHAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR - Melaksanakan program-program modul Latihan dan kepimpinan pelajar :- a) Menyediakan takwim modul b) Penyediaan kertas kerja dan permohonan peruntukan c) Urusan tempahan (tempat, kenderaan, peralatan, dsb) d) Menguruskan jemputan pelajar/peserta e) Menyediakan surat pelantikan fasilitator/urus setia f) Menyediakan kit modul bagi keperluan pembelajaran g) Melaksanakan pemantauan program h) Menyediakan laporan penilaian pelaksanaan modul - Menyelenggara fail dan rekod unit - Menguruskan urusan bayaran dan pembelian peralatan modul Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Bayaran & Terimaan 1. Tuntutan bayaran invois,bil, utiliti,syarahan sambilan,ko-kurikulum, skim khidmat pelajar & pendahuluan 2. Tuntutan panjar wang runcit 3. Tuntutan kerja lebih masa pekerja tetap & kontrak 4. Tuntutan pendahuluan pelbagai & pendahuluan tuntutan perjalanan bagi k/wang pengurusan 5. Pelarasan pendahuluan 6. Terimaan kaunter (DCR) 7. Menyediakan Laporan Pengecualian Bayaran, Penyata Penyesuaian Tunai 8. Menyediakan daftar pemiutang, bayaran pendahuluan, imbuhan tunai & biasiswa/ pinjaman 9. Bayaran pemulangan yuran @ lain-lain tuntutan oleh pelajar 10. Mengemaskini status penangguhan yuran pelajar. 56
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Polis Bantuan - UNIT PENTADBIRAN 1. Penjadualan tugas anggota syif. 2. Urusan rekod dan cuti anggota. 3. Mengendalikan urusan latihan dan kursus-kursus staf 4. Menguruskan pembelian logistik dan asset 5. Menguruskan urusan tuntutan kerja lebih masa 6. Menguruskan urusan surat menyurat dan mesyuarat pejabat Polis Bantuan - UNIT TRAFIK 1. Kawalan lalulintas dan letak kenderaan di dalam kampus. 2. Pengiringan kenderaan VIP semasa aktiviti majlis rasmi. 3. Penyediaan papan tanda mudah alih. 4. Pengurusan pelekat kenderaan 5. Pengurusan saman lalulintas Polis Bantuan - UNIT SIASATAN 1. Menjalankan penyiasatan dalaman atas kes kejadian dan lain-lain pelanggaran peraturan UiTM. 2. Memproses pengeluaran Pas Keselamatan kepada pekerja kontrak. 3. Menjalankan perhubungan dengan agensi luar 4. Menjalankan pemantauan danaktiviti pencegahan jenayah didalam kampus Polis Bantuan - UNIT OPERASI 1. Kawalan keluar masuk 2. Rondaan dan pemantauan Kawasan kampus 3. Kawalan aman bagi program universiti 4. Pengurusan Saman Sahsiah Rupadiri 5. Menguruskan Operasi Berkala Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun: Mentadbir & menyemak Jernal Tunai (JT) bagi semua kumpulan wang Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun: Mentadbir & menyemak Jernal Baucer (JV) bagi semua kumpulan wang sekiranya diperlukan. Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun: Menyediakan Laporan Penyata Kewangan Interim & Laporan Penyata Kewangan Tahunan mengikut ketetapan tarikh yang ditetapkan. a. Kunci Kira-Kira b. Penyata Untung Rugi c. Penyata Aliran Tunai d. Nota-Nota Akaun e. Jadual-Jadual f. Akaun Timbang Duga Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun: Menyediakan Daftar kepada Penyata Kewangan Interim & Tahunan. 57
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun: Mentadbir & menyediakan Penyata Penyesuaian Bank bagi Kumpulanwang Pengurusan, Amanah, Penyelidikan, Perundingan & Pendapatan pada setiap bulan dan akhir tahun. Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun: Mentadbir & kemaskini akaun-akaun Lejar Am iaitu proses Posting Transaksi , Posting Jernal & Batch Entry untuk Kumpulan Wang Pengurusan/ Amanah/Penyelidikan/ Perundingan & Pendapatan Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun: Memproses semakan posting Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Belanjawan: Menyediakan proses permohonan viremen biasa/khas sekiranya jumlah peruntukan kod perbelanjaan tidak mencukupi untuk proses pembayaran. Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Belanjawan: Menyediakan & memasukkan data permohonan Cadangan Dasar Baru dan One Off menggunakan sistem FAIS. Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Belanjawan: Melaksanakan strategi Belanjawan seperti yang ditetapkan oleh Kerajaan dan Universiti. Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Belanjawan: Menentukan pengurusan perbelanjaan mengurus Universiti dikendalikan dengan optimum dan efektif mengikut perancangan aktiviti yang ditetapkan. Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Belanjawan: Merancang, menyedia, mengagih dan mengawal sumber-sumber kewangan dengan cekap dan teratur selaras dengan Arahan Perbendaharaan dan Peraturan Kewangan. Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Perolehan: Mengurus Perolehan Melalui Sistem FAIS :- a. Permohonan belian b. Pesanan Jabatan (Barangan) / Pesanan Kerja (Kerja & Perkhidmatan) c. Penerimaan Bekalan & Pengesahan Kerja/ Perkhidmatan Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Perolehan: Urusan Proses Tawaran Kontrak kerja secara terus/sebutharga dan tender. Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Perolehan: Perolehan menggunakan sistem eP Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Perolehan: Urusan Perolehan Barangan/ Perkhidmatan secara :- a. pembelian terus mengikut kontrak pusat, b.panjar wang runcit yang bernilai <RM500.00 c.pembelian terus/sebutharga runcit yang bernilai >RM500.00 dan <RM50,000. d.pembelian sebutharga rasmi yang bernilai >RM50,000.00 dan <RM1,000,000. 58
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan & Perundingan: Mentadbir sistem Belanjawan Kumpulanwang Amanah, Penyelidikan & Perundingan Pejabat Bendahari-Unit Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan & Perundingan: Mentadbir & menyemak baucer pendahuluan perjalanan & tuntutan perjalanan Kumpulanwang Penyelidikan & Perundingan Fakulti Farmasi-Hal Ehwal Pelajar: Merancang aktiviti pembangunan pelaiar secara berterusan Fakulti Farmasi-Hal Ehwal Pelajar: Memantau prestasi akademik dan disiplin pelajar Fakulti Farmasi-Hal Ehwal Pelajar: Memantau dan menguruskan kebajikan pelajar Fakulti Farmasi-Penyelidikan: Menialankan aktiviti-aktiviti penyelidikan Fakulti Farmasi-Perundingan/ Pengembangan: Meniadi tempat rujukan bagi bidang yang berkaitan farmasi Fakulti Farmasi-Perundingan/ Pengembangan: mengendalikan kursus/ bengkel dan seminar Fakulti Farmasi-Perundingan/ Pengembangan: Memberikan perkhidmatan profesional dan konsultansi Fakulti Farmasi-Perundingan/ Pengembangan: Membentuk jaringan kerjasama dengan institut pengajian tempatan dan antarabangsa Fakulti Farmasi-Akademik: Mengendalikan urusan peperiksaan melalu penediaan kertas solan, pemeriksaan kertas, pengawasan peperiksaan dan memantau Fakulti Farmasi-Akademik: Bertanggungjawab dalam membuat penilaian dan pemantauan dalam pengajaran dan pembelajaran. Fakulti Farmasi-Akademik: Mengendalikan dan memantau aktiviti latihan praktikal pelajar di hospital-hospital kerajaan Fakulti Farmasi-Akademik: Menyelenggarakan dan menjalankan aktivitiaktiviti pembelajaran dan pengajara di makmal Fakulti Farmasi-Akademik: Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan pengajaran/ syarahan 59
UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS BERTAM Fakulti Farmasi-Makmal: Pengurusan keperluan makmal Fakulti Farmasi-Makmal: Pengurusan Keperluan makmal (penyelidikan) Fakulti Farmasi-Makmal: Pengurusan proses penyelenggaraan Fakulti Farmasi-Makmal: Perancangan anggaran belanjawan tahunan bagi pembeliaan alatan makmal Fakulti Farmasi-Makmal: Keselamatan makmal Fakulti Farmasi-Makmal: Pengurusan sisa dan kebersihan Fakulti Farmasi-Makmal: Inventori / Pembelian (P&P) Fakulti Farmasi-Makmal: Pengurusan harta/aset makmal Fakulti Farmasi-Pentadbiran/ Pengurusan: Merancang pembangunan infrastruktur dan kemudahan fakulti Fakulti Farmasi-Pentadbiran/ Pengurusan: Memantau dan merancang latihan dan pembangunan staf Fakulti Farmasi-Pentadbiran/ Pengurusan: Merancang peruntukan kewangan bagi pengurusan Fakulti Farmasi Fakulti Farmasi-Pentadbiran/ Pengurusan: Mengendalikan kursus/ bengkel dari semasa Fakulti Farmasi-Pentadbiran/ Pengurusan: Mengurus pentadbiran am dan kakitangan Fakulti Farmasi. Fakulti Farmasi-Pentadbiran/ Pengurusan: Menyelaras dan mengurus hal ehwal berkaitan imei dan perhubungan fakulti seperti lawatan, keriasama luar dan khidmat masvarakat Fakulti Farmasi-Pentadbiran/ Pengurusan: Menjalankan aktiviti penerangan, penghebahan dan promosi fakulti 60
1) Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Fail Dan Rekod Bahagian 2) Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Mesyuarat Bahagian 3) Unit Pentadbiran ICT-Pengendalian Dokumentasi Bahagian 4) Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Kehadiran Staf 5) Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Kerja Lebih Masa Staf 6) Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Latihan ICT Staf 7) Unit Pentadbiran ICT-Penyediaan Bajet Keperluan Perjawatan 8) Unit Pentadbiran ICT- Pengendalian Penilaian Dan Pengurusan Risiko Bahagian 9) Unit Pentadbiran ICT-Perancangan Perolehan ICT Kampus 10) Unit Pentadbiran ICT-Penyediaan Spesifikasi Peralatan 11) Unit Pentadbiran ICT-Penyediaan Perolehan melalui Sistem FinEProcurementPlus. 12) Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Perolehan Komputer Sewaan melalui Sistem Fineprocurement Plus 13) Unit Pentadbiran ICT-Penyediaan Pembayaran Sewaan Peralatan melalui Sistem FinEProcurementPlus. 14) Unit Pentadbiran ICT-Perancangan Pelan Strategik Teknologi Maklumat 15) Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Permohonan JITEN melalui Sistem FinEProcurementPlus. 16) Unit Pentadbiran ICT- Pengendalian Penyelenggaraan Pembaikan Peralatan ICT 17) Unit Pentadbiran ICT-Pengendalian Proses Pelupusan Peralatan ICT 18) Unit Operasi ICT-Pengendalian Khidmat Sokongan ICT Bagi Program-Program Universiti AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI 61
19) Unit Operasi ICT-Pelaksanaan Pemasangan/ Konfigurasi Bagi Peralatan/ Perisian Makmal Komputer 20) Unit Operasi ICT-Pelaksanaan Penyelenggaraan Pencegahan Perkakasan Dan Perisian Makmal Komputer 21) Unit Operasi ICT-Unit Operasi ICT-Pelaksanaan Pemasangan Perisian Untuk Kegunaan Pengajaran Dan Pembelajaran 22) Unit Operasi ICT-Pelaksanaan Salinan Laman Sesawang 23) Unit Operasi ICT-Pengurusan Keperluan Proses Kad Pelbagai Guna 24) Unit Sistem-Pembangunan Sistem Aplikasi dan Pangkalan Data 25) Unit Sistem-Penambahbaikan Sistem Aplikasi dan Pangkalan Data 26) Unit Sistem-Penyelenggaraan Sistem Aplikasi dan Pangkalan Data 27) Unit Sistem-Pelaksanaan Instalasi/ Konfigurasi Pelayan Komputer 28) Unit Sistem-Pelaksanaan Salinan Sistem Aplikasi dan Pangkalan Data 29) Unit Infrastruktur ICT-Pengurusan permohonan IP Address 30) Unit Infrastruktur ICT-Pengendalian baikpulih peralatan rangkaian 31) Unit Infrastruktur ICT-Pengurusan keperluan projek rangkaian 32) Unit Infrastruktur ICT- Pemantauan pelaksanaan projek rangkaian 33) Unit Infrastruktur ICT-Penyelenggaraan pencegahan berkala server anti-virus 34) Unit Infrastruktur ICT-Membantu pengguna memahami dan melaksanakan polisi keselamatan ICT 35) Unit Infrastruktur ICT-Perancangan keperluan infrastruktur rangkaian berwayar dan tanpa wayar 62
DESKRIPSI TUGAS MAKLUMAT UMUM Gelaran Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat, Gred F41/ F44 Disediakan Oleh NOR HUSAINA BINTI MD HUSSAIN Ringkasan Gelaran Jawatan PTMK Disemak Oleh AHMAD RASHIDY BIN RAZALI Gred Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat, Gred F41/ F44 Diluluskan Oleh AHMAD RASHIDY BIN RAZALI Gred JD Pegawai Teknologi Maklumat, Gred F41/ F44 Tarikh Dokumen 29-02-2024 Status Jawatan Jawatan Tetap Bidang Umum Hirearki 1 / Bahagian UiTM KAMPUS CAWANGAN Sub Bidang Umum Hirearki 2 / Cawangan / Sektor / Unit UiTM CAWANGAN PULAU PINANG, KAMPUS PERMATANG PAUH,UiTM CAWANGAN PULAU PINANG,UiTM KAMPUS CAWANGAN Skim Perkhidmatan Pegawai Teknologi Maklumat Ketua Perkhidmatan NAIB CANSELOR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA Kedudukan di Waran Perjawatan TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Merancang mengurus dan menyelaras operasi infostruktur dari segi perancangan ict, sistem maklumat, infrastruktur ict, operasi ict dan pentadbiran ict berdasarkan peraturan, visi dan misi yang ditetapkan universiti. AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA 1. Merancang dan menyediakan deraf awal pelan perancangan strategik ict bagi membolehkan bahagian infostruktur menjalankan tugas ditetapkan dengan cekap dan berkesan a. Mengkonsolidasi dan analisa maklumat. b. Menyedia draf awal kertas bidang kelebihan peluang strategik. c. Membantu dalam kajian persekitaran ICT semasa dan implikasi ke atas polisi berkaitan. 2. Merancang dan mengurus kewangan dan sumber manusia ict bagi membolehkan bahagian menjalankan tugas ditetapkan dengan cekap dan berkesan a. Merancang dan mendapatkan peruntukan dan sumber manusia untuk keperluan program/projek dan operasi perkhidmatan ICT. b. Mengurus staf di bawah seliaan termasuk merancang kriteria pemilihan, latihan dan bimbingan (mentoring dan coaching), serta memberi nasihat bagi pembangunan kerjaya. 3. Membantu melaksana dan penyediaan pembangunan sistem ict bagi membolehkan bahagian menjalankan tugas ditetapkan dengan cekap dan berkesan a. Mengumpul data dan maklumat, mendokumentasi keperluan pengguna dan business process. 63
4. Merancang dan melaksana proses perolehan melibatkan tender dan sebutharga perisian/ perkakasan/ perkhidmatan bagi membolehkan bahagian menjalankan tugas ditetapkan dengan cekap dan berkesan a. Menyediakan spesifikasi teknikal bagi proses perolehan perisian/ perkakasan/ perkhidmatan ICT bagi peringkat pusat tanggungjawab. b. Menyediakan dan menyemak dokumen berkaitan urusan perolehan 5. Melaksanakan tugas dan aktiviti pengurusan projek ict bagi membolehkan bahagian menjalankan tugas ditetapkan dengan cekap dan berkesan a. Menyediakan dan menyemak project charter. b. Mengurus projek mengikut metodologi, bajet, jangka masa dan sumber yang telah ditetapkan. c. Menyelia, menilai dan menyemak pelaksanaan projek secara berkala. d. Menyedia laporan dan dokumentasi projek 6. Menguruskan pelaksanaan keselamatan ict bagi memastikan akses rangkaian lancar dan berkesan a. Menganalisa persekitaran teknologi rangkaian semasa. b. Menyemak kajian keperluan rangkaian sama ada Local Area Network (LAN) atau Wide area Network (WAN). c. Melaksanakan tugas-tugas merekabentuk sistem rangkaian. d. Menyediakan dan menyemak spesifikasi perkakasan dan anggaran kos bagi perolehan projek sistem rangkaian. e. Mengurus, merancang dan menyelenggara sistem rangkaian. f. Memantau dan menganalisis keberkesanan penggunaan sistem rangkaian kampus. 7. Menyediakan dan melaksanakan pengurusan sistem rangkaian bagi memastikan akses rangkaian lancar dan berkesan a. Menganalisa persekitaran teknologi rangkaian semasa. b. Menyemak kajian keperluan rangkaian sama ada Local Area Network (LAN) atau Wide area Network (WAN). c. Melaksanakan tugas-tugas merekabentuk sistem rangkaian. d. Menyediakan dan menyemak spesifikasi perkakasan dan anggaran kos bagi perolehan projek sistem rangkaian. e. Mengurus, merancang dan menyelenggara sistem rangkaian. f. Memantau dan menganalisis keberkesanan penggunaan sistem rangkaian kampus. 8. Menguruskan pelaksanaan operasi dan sokongan pusat data bagi memastikan akses rangkaian lancar dan berkesan a. Mengumpul, membuat konsolidasi dan menganalisa semua alternatif keperluan pembangunan pusat data. b. Mengumpul maklumat dan menyediakan analisa keperluan mengenai peralatan dan perisian pusat data c. Melaksanakan pentadbiran operasi termasuk penyelenggaraan peralatan dan perisian di pusat data 9. Menguruskan perkhidmatan dan sokongan ict bagi membolehkan bahagian menjalankan tugas ditetapkan dengan cekap dan berkesan a. Menyelaras sistem help-desk atau bantuan pengguna bagi peralatan, perisian dan sistem aplikasi ICT di kampus. b. Menyemak kajian analisis keberkesanan perkhidmatan ICT yang diberikan. c. Merancang dan melaksana penambahbaikan berkaitan perkhidmatan yang diberikan. d. Memberi khidmat nasihat dan perundingan berkaitan ICT. 64
AKADEMIK 1. Ijazah Sarjana Muda dengan Kepujian 2. Diploma KOMPETENSI 1. Kemahiran kepemimpinan 2. Kemahiran membuat keputusan 3. Kemahiran komunikasi berkesan 4. Kemahiran perundingan 5. Pemikiran analitikal 6. Kemahiran operasi sistem rangkaian 7. Kemahiran operasi pusat data 8. Kemahiran khidmat sokongan pengguna PENGALAMAN 1. 1 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Pengatur Program Komputer(F5), Pusat Sistem Maklumat Bersepadu, ITM Shah Alam (1996) 2. 10 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat(F29), UiTM Cawangan Perak kampus Manjung dan juga kampus Seri Iskandar(1996-2006) 3. 2 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan(F32), UiTM Cawangan Perak, Kampus Seri Iskandar(2006-2008) 4. 2 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Pegawai Teknologi Maklumat (F41), UiTM Cawangan Kelantan, Kampus Kota Baru (2018-2010) 5. 5 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Pegawai Teknologi Maklumat (F41), UiTM Cawangan Pulau Pinang, Kampus Permatang Pauh (2010-2015) 6. 9 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Pegawai Teknologi Maklumat Kanan (F44), UiTM Cawangan Pulau Pinang, Kampus Permatang Pauh (2015-kini) DIMENSI 1. Sistem/perisian : Bilangan sistem 2. Sistem/perisian : Bilangan perisian (umum, OS , antivirus) 3. Pegawai di bawah seliaan : Bilangan staf Infostruktur-18 orang 4. JK yang diurusetia : Jawatan kuasa JAWATANKUASA PENILAIAN PROJEK DAN TEKNIKAL ICT dan ELEKTRONIK NEGERI (JITEN) 5. Peralatan komputer : Bilangan komputer sewaan 953 unit 65
AKTIVITI 1 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN FAIL DAN REKOD BAHAGIAN BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 JTKT Menerima surat keluar/ masuk. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 2 JTKT Mengasingkan surat peribadi, rasmi dan tidak rasmi. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 3 JTKT Menyerahkan surat rasmi kepada Ketua Bahagian untuk tindakan. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 4 PTM(K) Menyediakan minit surat untuk tindakan pegawai. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 5 JTKT Merekodkan surat ke dalam fail yang berkenaan. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 6 JTKT Menyerahkan surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM PROSES KERJA 66
CARTA ALIR AKTIVITI 1 : Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Fail Dan Rekod Bahagian Nama Fail: aktiviti1-PK-pengurusanfail-1.PNG Keterangan: 67
Nama Fail: aktiviti1-CA- pengurusan fail-2.PNG Keterangan: 68
Nama Fail: aktiviti1-S-pengurusanfail-3.PNG Keterangan: 69
SENARAI SEMAK AKTIVITI 1 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN FAIL DAN REKOD BAHAGIAN BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Mengasingkan surat peribadi, rasmi dan tidak rasmi. 2. Menyerahkan surat rasmi kepada Ketua Bahagian untuk tindakan. 3. Menyediakan minit surat untuk tindakan pegawai. / 4. Merekodkan surat ke dalam fail yang berkenaan. 5. Menyerahkan surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan. 6. Menerima surat keluar/ masuk. 70
AKTIVITI 2 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN MESYUARAT BAHAGIAN BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PTMK Sebelum mesyuarat; Menentukan tarikh dan masa mesyuarat. PPTM(K)/ PPTM/JTTK 2 JTTK Menghantar jemputan mesyuarat kepada semua staf bahagian. PPTM(K)/ PPTM/JTTK 3 JTTK Semasa mesyuarat; Mencatat minit semasa mesyuarat sedang dijalankan. PPTM(K)/ PPTM/JTTK 4 JTTK Selepas mesyuarat; Menyedia minit mesyuarat mengikut format yang ditetapkan dalam tempoh 3 hari bekerja selepas mesyuarat diadakan. PPTM(K)/ PPTM/JTTK 5 JTTK Mengemukakan minit mesyuarat kepada pengerusi mesyuarat. PPTM(K)/ PPTM/JTTK 6 PTMK Menyemak minit mesyuarat; (i) Memulangkan minit mesyuarat sekiranya ada kemaskini yang perlu dibuat. (ii) Mengesahkan minit mesyuarat PPTM(K)/ PPTM/JTTK 7 JTKK Mengemel minit mesyuarat kepada semua staf bahagian. PPTM(K)/ PPTM/JTTK 8 JTKK Merekod minit mesyuarat ke dalam fail. PPTM(K)/ PPTM/JTTK PROSES KERJA 71
CARTA ALIR AKTIVITI 2 : Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Mesyuarat Bahagian Nama Fail: aktiviti2-PK-Pengurusan Mesyuarat Bahagian-1.PNG Keterangan: 72
Nama Fail: aktiviti2-CA-Pengurusan Mesyuarat Bahagian-2.PNG Keterangan: 73
Nama Fail: aktiviti2-S-pengurusanmesy-3.PNG Keterangan: 74
SENARAI SEMAK AKTIVITI 2 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN MESYUARAT BAHAGIAN BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Semasa mesyuarat; Mencatat minit semasa mesyuarat sedang dijalankan. 2. Selepas mesyuarat; Menyedia minit mesyuarat mengikut format yang ditetapkan dalam tempoh 3 hari bekerja selepas mesyuarat diadakan. 3. Mengemukakan minit mesyuarat kepada pengerusi mesyuarat. 4. Menyemak minit mesyuarat; (i) Memulangkan minit mesyuarat sekiranya ada kemaskini yang perlu dibuat. (ii) Mengesahkan minit mesyuarat / 5. Mengemel minit mesyuarat kepada semua staf bahagian. 6. Merekod minit mesyuarat ke dalam fail. 7. Sebelum mesyuarat; Menentukan tarikh dan masa mesyuarat. / 8. Menghantar jemputan mesyuarat kepada semua staf bahagian. 75
AKTIVITI 3 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGENDALIAN DOKUMENTASI BAHAGIAN BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PTMK Menerima permohonan penyediaan maklumat berkaitan bahagian PEMOHON/PPTM (K)/ PPTM/JTKK 2 PTMK Menentukan staf yang terlibat dengan dokumentasi. PPTM(K)/ PPTM/JTKK 3 PPTM(K)/ PPTM/JTKK Menyedia atau mengemaskini dokumentasi. PEMOHON 4 PTMK Menyemak dokumentasi; (i) Memulangkan dokumentasi untuk dikemaskini. (ii) Mengesahkan dokumen. PPTM(K)/ PPTM/JTKK 5 PPTM(K)/ PPTM/JTKK Menghantar dokumentasi kepada pihak pemohon. PEMOHON 6 JTKT Menyimpan salinan dokumentasi dalam fail rekod berkaitan. PTMK PROSES KERJA 76
CARTA ALIR AKTIVITI 3 : Unit Pentadbiran ICT-Pengendalian Dokumentasi Bahagian Nama Fail: aktiviti3-PK-Pengendalian Dokumentasi-1.PNG Keterangan: 77
Nama Fail: aktiviti3-CA-Pengendalian Dokumen-2.PNG Keterangan: 78
Nama Fail: aktiviti3-S-Pengendalian Dokumen-3.PNG Keterangan: 79
SENARAI SEMAK AKTIVITI 3 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGENDALIAN DOKUMENTASI BAHAGIAN BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Menerima permohonan penyediaan maklumat berkaitan bahagian / 2. Menentukan staf yang terlibat dengan dokumentasi. / 3. Menyemak dokumentasi; (i) Memulangkan dokumentasi untuk dikemaskini. (ii) Mengesahkan dokumen. / 4. Menghantar dokumentasi kepada pihak pemohon. 5. Menyimpan salinan dokumentasi dalam fail rekod berkaitan. 6. Menyedia atau mengemaskini dokumentasi. 80
AKTIVITI 4 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN KEHADIRAN STAF BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PPTM(K)/ PPTM/ JTK (K)/ JTK Mengakses HR2U (web atau aplikasi mobile) untuk membuat permohonan berikut: i. Cuti Rehat (perlu dimohon 3 hari sebelum tarikh bercuti). ii. Jam Keluar (perlu mohon sebelum mengambil jam keluar rasmi atau peribadi). iii. Ketik masuk lewat. iv. Ketik keluar awal. v. Cuti Sakit vi. Cuti Tanpa rekod PTM(K) 2 PPTM(K)/ PPTM/ JTK (K)/ JTK Membuat permohonan beserta alasan/ sebab bagi permohonan. PTM(K) 3 PTM(K) Menerima permohonan dari staf melalui notifikasi emel. PPTM(K)/ PPTM/ JTK(K)/ JTK 4 PTM(K) Mengakses sistem HR2U melalui web atau aplikasi mobile HR2U. PPTM(K)/ PPTM/ JTK(K)/ JTK 5 PTM(K) Menyemak permohonan dengan meneliti sebab/ alasan permohonan: (i) Mendapatkan penjelasan dari staf berkaitan dengan alasan/ sebab yang tidak jelas. (ii) Memberi kelulusan ke atas permohonan. PPTM(K)/ PPTM/ JTK(K)/ JTK 6 PPTM(K)/ PPTM/ JTK (K)/ JTK Menerima status permohonan dari Ketua Bahagian melalui notifikasi emel. PPTM(K)/ PPTM/ JTK(K)/ JTK PROSES KERJA 81
CARTA ALIR AKTIVITI 4 : Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Kehadiran Staf Nama Fail: aktiviti4-PK-Pengurusan Kehadiran Staf-1.PNG Keterangan: 82
Nama Fail: aktiviti4-CA-Pengurusan Kehadiran Staf-2.PNG Keterangan: 83
Nama Fail: aktiviti4-S-Pengurusan Kehadiran Staf-3.PNG Keterangan: 84
SENARAI SEMAK AKTIVITI 4 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN KEHADIRAN STAF BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Mengakses HR2U (web atau aplikasi mobile) untuk membuat permohonan berikut: i. Cuti Rehat (perlu dimohon 3 hari sebelum tarikh bercuti). ii. Jam Keluar (perlu mohon sebelum mengambil jam keluar rasmi atau peribadi). iii. Ketik masuk lewat. iv. Ketik keluar awal. v. Cuti Sakit vi. Cuti Tanpa rekod 2. Membuat permohonan beserta alasan/ sebab bagi permohonan. 3. Menerima permohonan dari staf melalui notifikasi emel. / 4. Mengakses sistem HR2U melalui web atau aplikasi mobile HR2U. / 5. Menyemak permohonan dengan meneliti sebab/ alasan permohonan: (i) Mendapatkan penjelasan dari staf berkaitan dengan alasan/ sebab yang tidak jelas. (ii) Memberi kelulusan ke atas permohonan. / 6. Menerima status permohonan dari Ketua Bahagian melalui notifikasi emel. 85
AKTIVITI 5 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN KERJA LEBIH MASA STAF BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 JTKT Menyediakan perancangan peruntukan tahunan kerja lebih masa bahagian. PTM(K)/ PPTM/PPTMK 2 PTM(K) Membuat semakan dan sahkan perancangan peruntukan tahunan bahagian. PTM(K)/ PPTM/PPTMK 3 JTKT Mendapatkan kelulusan peruntukan daripada Ketua Bahagian Pentadbiran. PTM(K)/ PPTM/PPTMK 4 JTKT Menyediakan surat bagi setiap perkara di dalam Sistem FinEProcurementPlus. PTM(K)/ PPTM/PPTMK 5 JTKT Mendapatkan kelulusan surat daripada Ketua Bahagian Pentadbiran. PTM(K)/ PPTM/PPTMK 6 JTKT Menyediakan jadual tugas kerja lebih masa staf. PTM(K)/ PPTM/PPTMK 7 Pemohon Menyediakan permohonan kerja lebih masa di dalam Sistem FinEProcurementPlus. JTKT 8 JTKT Menerima permohonan tuntutan kerja lebih masa staf. PTM(K)/ PPTM/PPTMK 9 PTM(K) Menyemak maklumat tuntutan berdasarkan kerja yang telah dijalankan: (i) Memulangkan kembali sekiranya maklumat tuntutan tidak tepat. (ii) Mengseahkan semakan tuntutan. PTM(K)/ PPTM/PPTMK 10 JTKT Menghantar tuntutan untuk proses kelulusan. PEJABAT BENDAHARI PROSES KERJA 86
CARTA ALIR AKTIVITI 5 : Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Kerja Lebih Masa Staf Nama Fail: aktiviti5-PK-kerjalebihmasa-1.PNG Keterangan: 87
Nama Fail: aktiviti5-CA-kerjalebihmasa-2.PNG Keterangan: 88
Nama Fail: aktiviti5-S-kerjalebihmasa-3.PNG Keterangan: 89
SENARAI SEMAK AKTIVITI 5 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN KERJA LEBIH MASA STAF BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Menyediakan perancangan peruntukan tahunan kerja lebih masa bahagian. 2. Membuat semakan dan sahkan perancangan peruntukan tahunan bahagian. / 3. Menyediakan surat bagi setiap perkara di dalam Sistem FinEProcurementPlus. 4. Mendapatkan kelulusan surat daripada Ketua Bahagian Pentadbiran. 5. Menyediakan jadual tugas kerja lebih masa staf. 6. Menyediakan permohonan kerja lebih masa di dalam Sistem FinEProcurementPlus. 7. Menerima permohonan tuntutan kerja lebih masa staf. 8. Menyemak maklumat tuntutan berdasarkan kerja yang telah dijalankan: (i) Memulangkan kembali sekiranya maklumat tuntutan tidak tepat. (ii) Mengseahkan semakan tuntutan. / 9. Menghantar tuntutan untuk proses kelulusan. 10. Mendapatkan kelulusan peruntukan daripada Ketua Bahagian Pentadbiran. 90
AKTIVITI 6 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN LATIHAN ICT STAF BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM Mengenalpasti keperluan latihan ICT staf. Timbalan Pendaftar Kanan 2 PPTM(K)/PPTM/JTKT Menyediakan kertas kerja permohonan latihan. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM 3 PTM(K) Menyemak kertas kerja permohonan latihan. (i) Memulangkan kertas kerja untuk dikemaskini. (ii) Menandatangani kertas kerja. PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM/JTKT 4 PTM(K) Mendapatkan kelulusan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM). PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM/JTKT 5 PPTM(K)/ PPTM Menyediakan keperluan latihan. PTM(K) 6 PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM Menjalankan latihan mengikut jadual. PPSM 7 JTKT Menyediakan laporan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh latihan diadakan PTM(K)/ PPTM(K)/ PPTM PROSES KERJA 91
CARTA ALIR AKTIVITI 6 : Unit Pentadbiran ICT-Pengurusan Latihan ICT Staf Nama Fail: aktiviti6-PK-latihanictstaf-1.PNG Keterangan: 92
Nama Fail: aktiviti6-CA-latihanictstaf-2.PNG Keterangan: 93
Nama Fail: aktiviti6-S-latihanictstaf-3.PNG Keterangan: 94
SENARAI SEMAK AKTIVITI 6 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENGURUSAN LATIHAN ICT STAF BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Mengenalpasti keperluan latihan ICT staf. / 2. Menyediakan kertas kerja permohonan latihan. 3. Menyemak kertas kerja permohonan latihan. (i) Memulangkan kertas kerja untuk dikemaskini. (ii) Menandatangani kertas kerja. / 4. Mendapatkan kelulusan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM). / 5. Menyediakan keperluan latihan. 6. Menjalankan latihan mengikut jadual. / 7. Menyediakan laporan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh latihan diadakan 95
AKTIVITI 7 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENYEDIAAN BAJET KEPERLUAN PERJAWATAN BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA 1 PTM(K) Menerima arahan daripada Bahagian Pentadbiran/Jabatan Infostruktur UiTM Shah Alam untuk penyediaan bajet perjawatan samada : 1. Untuk perancangan 2 tahun sekali 2. Untuk perancangan tahun hadapan melalui email atau surat. TPK/Pengarah Jabatan Infostruktur 2 PTM(K) Menyemak maklumat Perancangan Strategik UiTM Cawangan Pulau Pinang dan keperluan jawatan teknologi maklumat berdasarkan peralatan teknologi maklumat yang perlu diselia . TPK/Pengarah Jabatan Infostruktur 3 PTM(K) Menyediakan bajet mengikut format yang ditetapkan Bahagian Pentadbiran /Jabatan Infostruktur berdasarkan perancangan strategik, keperluan dan garis panduan permohonan bajet perjawatan UiTM. TPK/Pengarah Jabatan Infostruktur 4 PTM(K) Mengemukakan dokumen perancangan bajet kepada Bahagian Pentadbiran dan Jabatan Infostruktur jika diminta. TPK/Pengarah Jabatan Infostruktur 5 PTM(K) Mendapatkan maklum balas dari Bahagian Pentadbiran/Jabatan Infostruktur UiTM Shah Alam dari semasa ke semasa. TPK/Pengarah Jabatan Infostruktur PROSES KERJA 96
CARTA ALIR AKTIVITI 7 : Unit Pentadbiran ICT-Penyediaan Bajet Keperluan Perjawatan Nama Fail: aktiviti7-PK-bajetperjawatan-1.PNG Keterangan: 97
Nama Fail: aktiviti7-CA-bajetperjawatan-2.PNG Keterangan: 98
Nama Fail: aktiviti7-S-bajetperjawatan-3.PNG Keterangan: 99
SENARAI SEMAK AKTIVITI 7 : UNIT PENTADBIRAN ICT-PENYEDIAAN BAJET KEPERLUAN PERJAWATAN BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Menerima arahan daripada Bahagian Pentadbiran/Jabatan Infostruktur UiTM Shah Alam untuk penyediaan bajet perjawatan samada : 1. Untuk perancangan 2 tahun sekali 2. Untuk perancangan tahun hadapan melalui email atau surat. / 2. Menyemak maklumat Perancangan Strategik UiTM Cawangan Pulau Pinang dan keperluan jawatan teknologi maklumat berdasarkan peralatan teknologi maklumat yang perlu diselia . / 3. Menyediakan bajet mengikut format yang ditetapkan Bahagian Pentadbiran /Jabatan Infostruktur berdasarkan perancangan strategik, keperluan dan garis panduan permohonan bajet perjawatan UiTM. / 4. Mengemukakan dokumen perancangan bajet kepada Bahagian Pentadbiran dan Jabatan Infostruktur jika diminta. / 5. Mendapatkan maklum balas dari Bahagian Pentadbiran/Jabatan Infostruktur UiTM Shah Alam dari semasa ke semasa. / 100