MANUAL EKSA 2022 PSUKT

MANUAL

PELAKSANAAN AMALAN
EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM
(EKSA)

Disediakan oleh:

Jawatankuasa Induk
Amalan EKSA PSUKT

Tarikh Kuat Kuasa:

03 April 2022

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA 2
3
KANDUNGAN 12
13
1.0 Pengenalan 14
2.0 Konsep EKSA 14
3.0 Elemen Baharu EKSA 15
17
3.1 Imej Korporat 17
3.2 Kreativiti dan Inovasi 17
3.3 Amalan Hijau 18
3.4 Persekitaran Kondusif 18
4.0 Pelaksanaan Amalan EKSA di PSUKT 19
4.1 Dasar Amalan EKSA 19
4.2 Falsafah Amalan EKSA 20
4.3 Tujuan Amalan EKSA 21
4.4 Polisi Amalan EKSA 21
4.5 Objektif Amalan EKSA 22
4.6 Slogan Amalan EKSA 23
4.7 Logo Amalan EKSA 24
4.8 Faedah Pelaksanaan Amalan EKSA 25
4.9 Kunci Kejayaan Amalan EKSa 31
4.10 Definisi Pelaksanaan Amalan EKSA 32
4.11 Jawatankuasa Pemandu Amalan EKSA PSUKT 51
4.12 Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan EKSA PSUKT 52
5.0 Langkah – Langkah Pelaksanaan Amalan EKSA 56
6.0 Pelaksanaan Audit Dalaman 97
7.0 Ciri – Ciri Amalan Baik EKSA
8.0 Penutup
LAMPIRAN
KOMPONEN GENERIK
AMALAN BAIK EKSA

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 1

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

1.0 PENGENALAN

Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di
Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Pada tahun
2014, MAMPU telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan 5S yang kini
dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Langkah ini selaras
dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam
kalangan agensi-agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai
yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam.

Amalan EKSA PSUK Terengganu bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang
berkualiti secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan amalan EKSA PSUK Terengganu yang
berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos, memudahkan proses
kerja dan penggunaan ruang kerja yang optimum. Seiring dengan pelaksanaan amalan EKSA ini,
panduan dan standard amalan EKSA PSUK Terengganu disediakan bertujuan memudahkan warga
PSUK Terengganu berusaha bersama-sama mencapai matlamat organisasi. Amalan EKSA yang
dilaksanakan oleh PSUK Terengganu telah melayakkan pengiktirafan cemerlang selama 4 kali
berturut-turut.

Selain memberi keutamaan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dan
proses kerja yang cekap, Amalan EKSA PSUK Terengganu juga berupaya memperkukuhkan lagi
Sistem Pengurusan Kualiti jabatan berasaskan Standard MS ISO 9001:2015 dalam mencapai visi
organisasi yang cekap, berkesan dan konsisten seterusnya memberi nilai tambah kepada imej
korporat jabatan secara keseluruhan.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 2

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

2.0 KONSEP EKSA

MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui Panduan
Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun yang jika
diterjemahkan ke Bahasa Melayu akan membawa maksud seperti dibawah:

SISIH Merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barang yang
tidak diperlukan di tempat kerja.

SUSUN Peralatan disusun dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan
SAPU mudah dicapai.

Untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih
daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan,
kualiti produk dan kesihatan.

SERAGAM Bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada
ciri-ciri, susun atur atau peraturannya.

SENTIASA Ialah usaha mengekalkan 4 amalan 5S iaitu sisih, susun, sapu dan
AMAL seragam di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan
di zon masing-masing.

2.1 AMALAN 5S

S1 – Sisih (Seiri)

1. SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang
tidak diperlukan di tempat kerja.

2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:
● Menandakan barang-barang yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan
kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 3

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/peralatan yang masih diperlukan.
● Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, hendaklah dirujuk kepada

Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuat kuasa.

Pengasingan Tindakan

Barang/dokumen Lupus dengan
yang tiada nilai dan segera

senang dibuang

Barang/dokumen Barang/dokumen Dihapuskira/dijual
yang tidak yang ada nilai dan mengikut prosedur
diperlukan senang dibuang

Barang/dokumen Lupus dengan
tiada nilai tetapi kos menggunakan
keadah/kos yang
pelupusan tinggi paling rendah

Rajah 1: Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 4

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

S2 – Susun (Seiton)

1. SUSUN merujuk kepada prinsip "Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada
barangnya". Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur,
kemas, berkesan dan selamat.

2. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah di SUSUN
mengikut keperluan penggunaan.

3. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:
● Gunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO)
● Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod.
● Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori.
● Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah di capai.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 5

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

KAEDAH PENYUSUNAN:

A) Barang/peralatan/rekod yang aktif digunakan:
● Situasi semasa bekerja-fail aktif dan dalam tindakan sahaja berada di atas meja
kerja.
● Situasi selepas waktu kerja-fail disusun/disimpan semula ke tempat asal
dengan mengikut kaedah susunan dan tatacara pengurusan fail.
● Alat tulis hendaklah berada di dalam laci meja kerja atau sebekas alat tulis
(maksimum lima (5) item alat tulis), maksimum 3 barang perhiasan yang
dibenarkan berada di atas meja termasuk bekas alat tulis tersebut dengan
keadaan kemas dan teratur.
● Bahan-bahan rujukan semasa yang diperlukan sahaja berada di atas meja.

B) Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan:
● Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan termasuk fail separa aktif
perlu disimpan mengikut prosedur pengurusan dengan kemas dan teratur bagi
memudahkan capaian.
● Barang/peralatan/rekod yang tidak digunakan:
Barang/peralatan/rekod termasuk fail tutup hendaklah mengikut tatacara
pengurusan barang/peralatan/rekod.

C) Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur melalui ujian pencarian barang dalam
tempoh yang ditetapkan iaitu 30 saat.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 6

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

RUMUSAN KAEDAH PENYUSUNAN BERKESAN

Kaedah "first -in-first-out (fifo)".
Tempat khas dan dilabelkan.

Tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan.
Tempat yang mudah diambil dan di simpan semula.

Boleh dicapai (retrieve) dalam masa 30 saat.
Alatan eksklusif diasingkan.

Tatacara penggunaan bagi peralatan guna sama
Rajah 2: Kaedah Penyusunan Berkesan

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 7

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

S3 – SAPU (Seiso)

1. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih
daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan
kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi
memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan
perkhidmatan.

2. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa
kemas dan bersih.

3. Langkah-Iangkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAPU secara
berkesan:
I. Mengagihkan tugasan pembersihan
Kebersihan di tempat kerja adalah menjadi tanggungjawab bersama.
Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan:
● Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak milik
(ownership).
● Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah
ditentukan.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 8

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

S4 – Seragam (Seiketsu)

1. SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur
atau peraturannya. Aktiviti EKSA diperingkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan
keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.
● Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap.
● Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.

1 Who Siapa yang bertanggungjawab

2 Why Mengapa perlu dilaksanakan

3 When Bila perlu dilakukan

4 Where Dimana perlu dilaksanakan

5 What Apa tindakan yang perlu diambil

6 How Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan

Rajah 3: Teknik 5W1H

● Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.
● Mengadakan prosedur kerja pembersihan.
● Mengadakan jadual penyelenggaraan.
● Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM.

2. Kejayaan pelaksanaan SERAGAM diukur melalui:
● Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik.
● Mempunyai impak visual yang positif .
● Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP) .

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 9

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

MENYUSUN

SISTEM NOMBOR / SERAGAM MENGGUNAKAN
RUJUKAN SKEMA WARNA

MELABEL

Rajah 4: Tindakan Melaksanakan Amalan Seragam

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 10

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

S5 – Sentiasa Amal (Sitsuke)

1. SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan EKSA yang pertama iaitu Seiri,

Seiton, Seiso dan Seiketsu disamping melaksanakan penambahbaikan berterusan di
premis Jabatan/Agensi. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan
berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan EKSA dapat
dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

2. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan EKSA:

Program kesedaran Audit dalaman Memastikan
melalui latihan Amalan EKSA aktiviti promosi
yang berterusan secara berkala
berterusan

Sistem Sistem
Pengiktirafan dan Pemantauan yang

Penghargaan efektif dan
sistematik

Rajah 5: Panduan Untuk Mengekalkan Amalan EKSA

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 11

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

3. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui:

Aktiviti audit Mematuhi Disiplin dan
dalaman peraturan di semangat
tempat kerja
Amalan EKSA kerja
berpasukan

Daya usaha Peningkatan Menambah
untuk kecekapan dan baik Amalan
sentiasa keberkesanan
EKSA
mengamal

Rajah 6: Pengukuran Kejayaan Pelaksanaan SENTIASA AMAL

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 12

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

3.0 ELEMEN BAHARU EKSA

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik di
samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan
konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan
menyokong kepada pengwujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah
baik dengan menambah empat elemen baharu, iaitu:

Imej Kreativiti Amalan
Korporat dan Inovasi Hijau

Persekitaran
Kondusif

Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk
membolehkan:

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 13

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

3.1 IMEJ KORPORAT

Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan atau pihak
berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai,
etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk
mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitikberatkan
aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan/agensi sektor awam.

Laluan dalam ruang pejabat yang Hiasan dinding berimej korporat
kemas tanpa sebarang hiasan yang menggunakan gambar potret mantan

tidak sesuai. Menteri Besar Terengganu.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 14

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

3.2 KREATIVITI DAN INOVASI

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA
menggalakkan warga jabatan atau agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi
semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam
yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi
yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga jabatan/agensi digalakkan untuk
sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran yang ceria dan
selesa.

3.3 AMALAN HIJAU

Amalan Hijau di pejabat adalah dengan melaksanakan program seperti kitar semula
dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti
Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/ agensi ke arah
penggunaan sumber secara optimum.

Melalui penjenamaan semula EKSA, Amalan Hijau telah diperkenalkan dengan
mewujudkan aktiviti ke arah persekitaran hijau. Antara contoh-contoh aktiviti Amalan Hijau
yang boleh diamalkan adalah seperti berikut:
1. Menjimatkan penggunaan air.
2. Menjimatkan penggunaan elektrik.
3. Menjimatkan penggunaan kertas.
4. Penetapan suhu optimum untuk penghawa dingin.
5. Penggunaan lampu/peralatan save energy.
6. Kitar semula barangan terpakai seperti kertas, kotak dan botol minuman.
7. Menyediakan sudut kitar semula.

Aktiviti Amalan Hijau memberi pelbagai faedah seperti:
1. Mengurangkan kos perbelanjaaan.
2. Meminimumkan pengunaan ruang dan tempat.
3. Memelihara alam sekitar.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 15

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

Sudut kitar semula diwujudkan bagi Penjimatan penggunaan elektrik juga
mencegah pembaziran bahan yang perlu diamalkan bagi menjimatkan

berpotensi berguna. perbelanjaan.

3.4 PERSEKITARAN KONDUSIF

Persekitaran Kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi
tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. Amalan EKSA menggalakkan
jabatan/agensi sektor awam memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan,
mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan Orang Kurang
Upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 16

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

Laluan khas untuk warga OKU Tandas OKU disediakan untuk keselesaan
memudahkan pergerakan keluar masuk dan kemudahan mereka.

bangunan.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 17

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

4.0 PELAKSANAAN AMALAN EKSA DI PEJABAT
SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGANU

4.1 DASAR AMALAN EKSA

4.2 FALSAFAH AMALAN EKSA

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 18

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

4.3 TUJUAN AMALAN EKSA

4.4 POLISI AMALAN EKSA

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 19

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

4.5 OBJEKTIF AMALAN EKSA

4.6 SLOGAN AMALAN EKSA

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 20

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

4.7 LOGO AMALAN EKSA

JATA NEGERI
Melambangkan pelaksanaan amalan EKSA di bawah Pentadbiran Pejabat Setiausaha Kerajaan
Terengganu.
WARNA MERAH (EKSA)
Melambangkan semangat yang perlu diamalkan oleh penjawat awam dalam menjayakan amalan
EKSA selaras dengan amalan Sisih, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.
WARNA BIRU
Melambangkan Perkhidmatan Awam Negeri yang berkhidmat dengan tekun, cekap dan
bersemangat.
WARNA KUNING (BINTANG)
Melambangkan amalan kebersihan yang dituntut oleh ajaran agama.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 21

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

4.8 FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA

4.9 KUNCI KEJAYAAN AMALAN EKSA

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 22

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

4.10 DEFINISI OPERASI AMALAN EKSA

Definisi Operasi yang terkandung dalam Manual EKSA PSUK Terengganu adalah seperti
berikut:

● Zon: Pembahagian kawasan pelaksanaan EKSA Pejabat SUK, Terengganu kepada 10
zon dimana 9 zon berdasarkan tingkat-tingkat pejabat di bawah pentadbiran PSUK
Terengganu dan satu zon (Unit Perumahan) yang terletak di Bangunan Paya Keladi.

BIL NAMA ZON BAHAGIAN
1. Zon T. 02 Bahagian Pembangunan Teknologi Maklumat
2. Zon DUN Pejabat Dewan Undangan Negeri
3. Zon T. 07 Unit Korporat
4. Zon T. 08 Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
5. Zon T. 09 Bahagian Khidmat Pengurusan (Pelbagai)
6. Zon T. 12 Unit Perancangan Ekonomi Negeri
7. Zon T. 13 Unit Perancangan Ekonomi Negeri
8. Zon T. 15 Bahagian Khidmat Pengurusan
9. Zon T. 16 Pejabat Menteri Besar
10. Zon Perumahan Unit Perumahan

● FIFO : “FIRST-IN-FIRST-OUT”
● 5W1H : Senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.

1. Who - Siapa yang bertanggungjawab?
2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan?
3. When - Bila perlu dilakukan?
4. Where - Di mana perlu dilaksanakan?
5. What - Apa tindakan yang perlu diambil?
6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan?

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 23

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

4.11 JAWATANKUASA PEMANDU AMALAN EKSA PSUKT

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 24

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

4.12 JAWATANKUASA PELAKSANAAN AMALAN EKSA PSUKT

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 25

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

5.0 LANGAH-LANGKAH PELAKSANAAN

AMALAN EKSA

Amalan EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan pendekatan pengurusan
yang mantap merangkumi perkara-perkara berikut:

1. Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA dengan terma rujukan yang jelas.
2. Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan Amalan EKSA.
3. Mewujudkan zon kerja EKSA.
4. Mengadakan program-program latihan berkaitan Amalan EKSA.
5. Memantau keberkesanan pelaksanaan Amalan EKSA secara berterusan.
6. Mengkaji semula dan menentukan langkah-Iangkah penambahbaikan secara

berterusan.
Tahap pelaksanaan Amalan EKSA perlu dilaporkan secara berkala kepada
pengurusan atasan melalui mekanisme yang sedia ada.

LANGKAH 1

PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANAN AMALAN EKSA

1. Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA ialah untuk
meningkatkan penyertaan semua peringkat warga di PSUK Terengganu dalam melaksanakan
Amalan EKSA di samping mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan serta semangat
kerja berkumpulan ke arah mencapai prestasi dan budaya kerja yang cemerlang.

2. Struktur Pelaksanaan Amalan EKSA:
● Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA hendaklah menyeluruh dan
setiap ahli jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing.
● Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA bertanggungjawab untuk memastikan
pelaksanaan Amalan EKSA dijalankan sebaiknya.
● Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan dan Jawatankuasa Pelaksana EKSA di
peringkat Bahagian/Zon perlu dijelaskan bagi melancarkan pelaksanaan tugas dan
tanggungjawab ahli jawatankuasa.
● Struktur dan tanggungjawab bagi pelaksanaan Amalan EKSA Jabatan adalah seperti
contoh carta organisasi.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 26

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

PERANAN JAWATANKUASA AMALAN EKSA

PENGERUSI • Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan EKSA.
JAWATANKUASA • Membentuk pelan tindakan pelaksanaanAmalan EKSA.
PELAKSANA AMALAN • Menetapkan dasar, peraturan serta garis Panduan.
• Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator.
EKSA • Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan.
• Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan
FASILITATOR AMALAN
EKSA jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam).
• Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan EKSA melalui contoh

amalan terbaik.

• Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli
kumpulan.

• Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan
panduan yang disediakan.

• Menentukan pembahagian zon.
• Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini

antara pihak pengurusan dengan kumpulan
• Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.

PENYELARAS • Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
AMALAN EKSA • Menyelaraskan program Amalan EKSA.
• Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA.
• Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan

Amalan EKSA.
• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.
• Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.

JAWATANKUASA • Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA.
PROMOSI • Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk

kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan Amalan
EKSA.
• Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah
dilaksanakan.
• Melaporkan status pelaksanaan kesedaran EKSA di dalam
kalangan warga.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 27

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

PERANAN JAWATANKUASA AMALAN EKSA

JAWATANKUASA • Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA.
AUDIT DALAM • Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.
• Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit

dalaman EKSA.
• Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari semasa ke

semasa mengikut keperluan.

JAWATANKUASA • Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi
LATIHAN memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja
dalam organisasi.
KETUA SEKTOR
AMALAN EKSA • Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari
semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti Amalan
EKSA.

• Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja
diberikan latihan EKSA secukupnya.

• Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli
kumpulan.

• Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam
pelaksanaan aktiviti EKSA.

• Merancang aktiviti kumpulan.
• Memberikan maklumbalas mengenai status

pelaksanaan Amalan EKSA kepada fasilitator.

AHLI-AHLI • Memberikan komitmen secara berterusan.
KUMPULAN AMALAN • Menyertai aktiviti EKSA secara aktif.
• Bekerjasama dalam kumpulan.
EKSA • Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi

menjayakan pelaksanaan Amalan EKSA.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 28

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

LANGKAH 2

MEWUJUDKAN ZON AMALAN EKSA

1. Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi
memudahkan pelaksanaan dan pengawasan Amalan EKSA.

2. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan EKSA Jabatan dengan kerjasama penyelaras
dan fasilitator Amalan EKSA akan menentukan zon yang bersesuaian.

3. Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pengwujudan pelan lokasi zon bagi
memudahkan rujukan.

4. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon:
● Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil hendaklah
bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan agar jumlah zon
tidak terlalu banyak bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih
sistematik dilaksanakan).
● Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian kumpulan
bagi setiap zon.
● Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan zon
masing-masing dengan mengambil kira hala tuju Amalan EKSA. Sektor/zon di
Jabatan haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.

SUDUT EKSA

Sudut EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan Amalan EKSA kepada
warga Jabatan/Agensi bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan Amalan EKSA. Sudut EKSA
perlu mengandungi perkara-perkara berikut.

a) Polisi/ Objektif/ Matlamat Amalan EKSA.
b) Carta Organisasi Amalan EKSA.
c) Carta Perbatuan/Gantt Chart.
d) Peta lokasi/Pelan lantai zon EKSA.
e) Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu Amalan EKSA.
f) Slogan Amalan EKSA.
g) Buletin berkaitan Amalan EKSA.
h) Maklumat bagi tujuan promosi Amalan EKSA di Jabatan/Agensi.
i) Nama kumpulan mengikut zon.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 29

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

j) Penjelasan perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penarafan (JaduaI 4P)
Amalan EKSA.

k) Jadual tugas dan pelaksanaan aktiviti.
l) Jadual mesyuarat/perjumpaan kumpulan.
m) Tarikh dikemaskini

*Sudut EKSA hendaklah berimej korporat (objek hiasan yang tidak keterlaluan atau
berlebih-Iebihan).

LANGKAH 3

LATIHAN AMALAN EKSA

1. Tujuan latihan Amalan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan Amalan
EKSA disamping untuk membudayakan Amalan EKSA kepada semua warga Jabatan.

2. Antara latihan/program yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:
● Progran Kesedaran Amalan EKSA
● Kaedah Amalan dan Pelaksanaan Amalan EKSA
● Audit Dalaman Amalan EKSA

LANGKAH 4

PELANCARAN AMALAN EKSA

1. Pelancaran dan perasmian Amalan EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula di samping
untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan Amalan EKSA.

2. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan
padu kepada pelaksanaan Amalan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai,
dasar dan objektif Amalan EKSA dan juga menentukan matlamat setiap langkah
pelaksanaan.

3. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran Amalan EKSA adalah
seperti berikut:
● Dasar Amalan EKSA

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 30

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA
● Zon-zon EKSA
● Objektif Amalan EKSA
● Pelan Tindakan Pelaksanaan Amalan EKSA
● Buku Panduan Pelaksanaan Amalan EKSA

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 31

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

6.0 PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN

Audit Dalaman Amalan EKSA perlu dilaksanakan di Jabatan/Agensi sebagai penilaian kendiri
pelaksanaan Amalan EKSA. Audit Dalaman perlu dijadualkan secara berkala untuk
memastikan setiap Jabatan/Agensi membuat penambahan secara berterusan.
TATACARA AUDIT DALAMAN
Langkah 1: Membentuk Pasukan Audit
Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan melantik
juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit dalaman Amalan EKSA di Jabatan/Agensi.
Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu:
• Menyediakan kriteria Audit Dalaman Amalan EKSA
• Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman Amalan EKSA
Langkah 2: Latihan Audit Amalan EKSA
Pasukan audit dalaman Amalan EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan
audit dalaman Amalan EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.
Langkah 3: Mengaudit Prestasi Amalan EKSA
Pasukan audit dalaman akan menjalankan audit dalam seperti yang telah dijadualkan oleh
Jawatankuasa Pelaksana.
Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit.
Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam Amalan EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit
dalaman kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA Jabatan/Agensi atau
kepada Jabatan/Agensi bagi dimaklumkan kepada semua warga Jabatan/Agensi.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 32

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

7.0 CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA

7.1 RUANG TEMPAT KERJA/ PEJABAT

7.1.1 Lantai
● Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran.
● Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut atau di
bawah peralatan perabot dan perhiasan.
● Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi
mengancam keselamatan pekerja.
● Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.

7.1.2 Dinding dan Siling
● Pastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran dan dalam keadaan baik.
● Hiasan yang bersesuaian disediakan dan selaras dengan imej korporat.

7.1.3 Lampu dan Soket
● Pastikan semua lampu bersih, sentiasa berfungsi dan dalam keadaan baik.
● Pastikan semua soket elektrik sentiasa berfungsi dan dalam keadaan baik.
● Disediakan pelan lampu bagi memudahkan pengesanan sekiranya suis lampu
melebihi dari dua (2).

7.1.4 Susun Atur Peralatan
● Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik serta
tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.
● Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat
mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak
mengancam keselamatan dan kesihatan.
● Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja.
Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan kubikel kerja
kakitangan.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 33

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

7.1.5 Keadaan Peralatan Pejabat
● Alat tulis disusun dengan kemas dan teratur di atas meja / dulang (tray) dalam
laci.
● Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
dengan selamat.
● Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun
supaya kelihatan kemas.
● Tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama dipamerkan (yang
bersesuaian).
● Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun dengan kemas
dan teratur.
● Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dengan menyatakan isu
kerosakan, tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih), pegawai yang
bertanggungjawab dan diasingkan.

7.1.6 Pelabelan dan Penetapan Lot
● Tanda nama Sektor/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu
dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja.
● Tanda nama pegawai yang seragam perlu diletakkan pada setiap
partition/cubicle dan bilik pegawai.
● Nama bagi bilik terperingkat seperti bilik fail, bilik stor, bilik cetak dan bilik server
dilabel dengan nama berikut:

Nama Bilik Nama Gantian
Bilik Fail Alpha
Bilik Stor Beta
Bilik Cetak Gamma
Epsilon
Bilik Server

● Papan tanda/tanda arah/petunjuk dan peringatan yang sesuai, jelas dan mudah
dibaca perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang
ramai.

● Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti
contoh “AWAS” pada soket yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS
DIGUNAKAN” pada soket lampu yang terbabit.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 34

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Setiap peralatan gunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot yang
bersesuaian.

● Pelabelan pada haruslah seragam:
✓ Tulisan pada label hendaklah menggunakan HURUF BESAR.
✓ Saiz tulisan (Font) 28’ dan jenis tulisan adalah Calibri.
✓ Warna kertas yang digunakan haruslah seragam mengikut zon.
✓ Setiap label perlu dilaminate.

7.1.7 Hiasan Dalaman
● Hiasan bersesuaian dengan imej Jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan
kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.
● Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti
dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar
kualiti dan sebagainya).
● Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih serta ada
penyelenggaraan berkala.
● Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.
● Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti.
● Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang
pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelengaraan dan
berfungsi dengan baik).
● Pastikan semua hiasan tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam
keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.

7.1.8 Keperluan Umum
● Pelan lantai di bilik/ruang guna sama disediakan/dipaparkan di ruang yang
mudah dilihat.
● Pelan lampu di bilik/ruang guna sama disediakan/dipaparkan di ruang yang
mudah dilihat (sekiranya mempunyai lebih dari dua suis).
● Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) dipaparkan di semua bilik/ruang.
● Pegawai Bertanggungjawab bagi setiap ruang/bilik guna sama dilantik dan
disertakan nombor telefon untuk dihubungi.
● Etika/tatacara penggunaan bilik guna sama disedia dan dipaparkan dengan jelas.
● Inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan direncanakan
dengan segera (sekiranya ada).

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 35

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

7.1.9 Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja
● Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan masuk/keluar/dalam
tindakan.
● Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (pilihan).
● Fail-fail aktif dibenarkan berada di atas meja pegawai pada satu tempoh tugasan
(mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail tersebut hendaklah
disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
● Memastikan alat tulis diletakkan didalam bekas dan berada dalam keadaan
kemas dan teratur.
● Setem getah (rubber stamp) yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak
termasuk dakwat isian sendiri).
● Bakul sampah tidak berbau dan bersih.
● Hanya sepasang kasut dan sepasang selipar dibenarkan diletak di bawah meja.
● Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama (Go
Green).
● Pembahagian ruang laci yang mempunyai dua (2) ruang adalah seperti berikut:
✓ Laci 1 untuk ALAT TULIS
✓ Laci 2 untuk DOKUMEN RASMI
● Pembahagian ruang laci yang mempunyai tiga (3) ruang adalah seperti berikut:
✓ Laci 1 untuk ALAT TULIS
✓ Laci 2 untuk DOKUMEN RASMI seperti diari, planner dan buku catatan
✓ Laci 3 untuk PERIBADI
● Jika terdapat empat (4) ruang laci atau lebih, pembahagian ruang laci hendaklah
satu (1) unit ruang laci untuk ALAT TULIS di bahagian paling atas, satu (1) unit
ruang laci untuk PERIBADI di bahagian paling bawah, manakala selebihnya untuk
ruang laci DOKUMEN RASMI di bahagian tengah.
● Label perlu dilekatkan di tengah-tengah setiap ruang laci.
● Alat tulis hendaklah disusun dengan kemas dan teratur di dalam laci.
● Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang
berkaitan dengan urusan rasmi dan peribadi tidak boleh dicampur.
● Bagi kubikel kerja yang kosong/tidak digunakan oleh kakitangan, ruang laci
perlulah dikosongkan.
● Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur.
● Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi sekiranya tidak
digunakan.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 36

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam
almari, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas di belakang
kerusi.

● Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang,
selesa dan bersih.

● Penggunaan Borang Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) bersaiz A4 hendaklah
dimasukkan kedalam fail poket lutsinar, dikemaskini dan dipamerkan di tempat
yang mudah dilihat.

7.1.10 Penggunaan Komputer dan Peralatan ICT
● Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah berada dalam keadaan
baik, tidak berdebu dan sedia untuk digunakan.
● Pastikan komputer ditutup (shut down) sebelum pulang.
● Hiasan latar komputer (wallpaper) perlu diseragamkan dengan imej korporat
jabatan/bahagian.
● Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan
bahan-bahan yang sesuai seperti pita hitam/sarung kabel dan ianya hendaklah
dipasang secara bersesiku dan tersorok.

7.1.11 Bilik Pegawai
● Perkara yang dinyatakan di 7.1.9 Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja adalah
terpakai bagi bilik pegawai mengikut kesesuaian.
● Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas meja kopi atau lain-lain
tempat yang tidak sepatutnya.
● Perhiasan atau cenderahati boleh disusun dengan kemas, tidak berhabuk
mengikut kesesuaian serta berimej korporat.
● Susun atur perabot, bahan-bahan bacaan hendaklah sentiasa kemas dan teratur
serta tidak berhabuk.
● Bilik pegawai yang tidak berpenghuni/tidak digunakan perlu dikosongkan dari
sebarang perkara yang tidak berkaitan kecuali peralatan sedia ada sahaja
dikekalkan.

7.1.12 Stor Peralatan Pejabat (BETA)
● Ruang kaunter stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut:
✔ Pelan lantai stor

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 37

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

✔ Alat tulis, setem getah (rubber stamp) dan fail-fail hendaklah disusun
dengan kemas

✔ Sudut informasi (contoh: Tatacara Permohonan Barang)
✔ Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas
✔ Jam dinding
✔ Jadual waktu pengeluaran hendaklah dipamerkan di luar stor
● Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen
barangan (mengikut tatacara pengurusan stor).
● Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis.
● Mempunyai Sistem Rekod Inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan
barang tersebut diambil/dicapai/dicari.
● Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor
untuk dipatuhi warga kerja.
● Menyediakan Kad Inventori Stok dengan maklumat yang sentiasa dikemas kini.
● Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan atau arahan
kepada pekerja lain.
● Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor.
● Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh:
tangga dan troli).
● Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis
panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor dengan
mengekalkan imej korporat.
● Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik
serta mudah dilihat.
● Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan laluan kakitangan stor.
● Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu
(MDKD/FIFO).
● Menyediakan penanda aras minimum barang dalam stor.
● Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang.
● Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama.
● Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang
berukuran bersesuaian (tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan
kemas).
● Pastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan dalam stor.
● Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih
boleh digunakan.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 38

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Barang-barang berharga hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan
dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.

● Kad hijau/kad petak (Bin Card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
7.1.13 Bilik Fail (ALPHA)

● Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang
yang strategik.

● Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan senarai
indeks dan nombor fail.

● Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya
menghala ke atas atau disusun secara menegak di dalam kotak pemegang fail
(Fail holder) berlabel dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan
nombor siri fail.

Fail berkulit lembut yang disusun
secara menegak di dalam kotak
penyimpanan fail (Fail holder)

Fail berkulit keras perlu dilabel
pada tetulang dan disusun di atas
rak atau cabinet dengan kemas
dan teratur mengikut nombor sisi
fail.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 39

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Fail disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem yang
memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (30 saat per fail).

● Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu
bekerja.

● Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan untuk semua kategori
fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup (contoh: SISFAIL, Kad Daftar Pengguna dan Kad
Keluar Masuk Fail).

● Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi
berpalang dan berkunci. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan
di luar cabinet.

● Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail.
● Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail

terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain.
● Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan dilabel.
● Tatacara penggunaan perlu diletakkan disebalik pintu atau ruang yang mudah

dilihat oleh kakitangan.
● Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail

(Nama pegawai dan nombor telefon) dan dipamerkan di ruang yang mudah
dilihat oleh kakitangan lain.

7.1.14 Bilik Percetakan (GAMMA)
● Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang,
rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, ia perlu diselenggara
dengan segera.
● Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi, disusun dengan
teratur dan perlu dilabelkan dengan nama alatan.
● Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula
dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai.
● Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti /barangan/
perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan
dan lain-lain).
● Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang
pergerakan proses kerja.
● Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak,
berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin.
● Pastikan tiada barang asing diletakkan di atas atau di bawah mesin terutamanya
bahan yang berbentuk cecair.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 40

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Tanda berhati-hati seperti ”AWAS” perlu diletakkan pada bahagian yang
merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain.

● Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut
kesesuaian.

● Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau
dilupuskan.

● Cara penggunaan dan jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan dan
dipaparkan bagi tujuan pemantauan mesin.

7.1.15 Bilik Pemandu
● Bilik pemandu hendaklah mengikut garis panduan sebagaimana 7.1.9 Meja Kerja
Warga/Kubikel Kerja mengikut kesesuaian.
● Perabot di dalam bilik hendaklah disusun dengan kemas dan teratur.
● Perabot di luar bilik (kerusi/bangku) hendaklah disusun dengan kemas dan
teratur.
● Sinki hendaklah dipastikan bersih, tidak tersumbat dan paip ditutup setelah
digunakan.
● Penggunaan alat penyaman udara dan televisyen hendaklah ditutup apabila bilik
tidak digunakan.
● Kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya hendaklah sentiasa dijaga.
● Merokok adalah dilarang di dalam bilik.
● Kasut dan selipar hendaklah disusun dengan rapi.
● Pegawai bertanggungjawab perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik
pemandu (Nama pegawai dan nombor telefon) dan dipamerkan di ruang yang
mudah dilihat oleh kakitangan lain.

7.1.16 Bilik Server (EPSILON)
● Kawasan bilik ini perlu sentiasa berkunci, kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu
dan selesa.
● Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi
ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan
keselamatan).
● Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik
serta mudah dilihat oleh orang ramai.
● Pegawai yang bertanggungjawab perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan
bilik (Nama pegawai dan nombor telefon) dan dipamerkan di ruang yang mudah
dilihat oleh kakitangan lain.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 41

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Tidak perlu dilabelkan dengan nama bilik di dalam pelan lantai.

7.2 TEMPAT UMUM

7.2.1 Lobi Utama/Ruang Hadapan
● Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berdebu
dan teratur.
● Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan boleh
digunakan dengan sempurna.
● Pastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria
dan selaras dengan imej korporat.
● Maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini perlu dipamerkan seperti
berikut:
✔ Visi
✔ Misi
✔ Maklumat Pengurusan Atasan
✔ Moto
✔ Piagam Pelanggan
● Perkara berikut perlu disediakan di lobi utama:
✔ Buku kedatangan pelawat
✔ Direktori pegawai
✔ Sudut informasi untuk pelanggan
✔ Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
• Tong sampah perlu disediakan di kawasan yang bersesuaian dan mencukupi.

7.2.2 Kaunter Utama
● Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.
● Memastikan persekitaran kaunter tidak berdebu, kemas, bersih, tersusun dan
kelihatan kemas dan ceria.
● Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik
serta mudah dilihat oleh orang ramai.
● Memastikan usaha-usaha ‘delighting the customer’ seperti persekitaran yang
kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.
● Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan.
● Keperluan utama yang perlu ada di kaunter utama adalah seperti berikut:
✔ Sistem maklum balas pelanggan

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 42

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

✔ Direktori warga agensi
✔ Borang-borang/brosur berkaitan
✔ Bahan bacaan/informasi
✔ Info mengenai agensi/piagam pelanggan
✔ Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
● Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan,
ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan. Susunan boleh
menggunakan rak dokumen akrilik/kayu.
● Carta aliran perkhidmatan yang terkini disediakan dan dipaparkan.
● Tong sampah perlu disediakan di kawasan yang bersesuaian dan mencukupi.

7.2.3 Ruang Menunggu
● Pastikan peralatan/kemudahan/perabot/hiasan dalam keadaan teratur, kemas,
bersih dan boleh digunakan.
● Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, tidak berhabuk, kemas dan
menyenangkan tetamu.
● Tempat duduk/sofa dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan
ceria disediakan di ruang menunggu.
● Tong sampah yang bersesuaian disediakan secukupnya.
● Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan
efektif.

7.2.4 Laluan Utama / Koridor
● Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan.
● Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun
dengan kemas, bersih, tidak berdebu dan teratur supaya tidak menghalang
laluan.
● Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun
dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan.
● Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.
● Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara
dan dikemaskini.

7.2.5 Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan
● Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 43

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Peralatan/kemudahan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin dan projektor berada
dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik.

● Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun
kemas ketika tidak digunakan.

● Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.
● Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik

mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board).
● Hiasan minimalis berimej korporat yang boleh menaikkan suasana bilik dan perlu

ada penyelenggaraan berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian
jabatan/bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program
jabatan/bahagian dan lain-lain).
● White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas
mesyuarat/perbincangan/peperiksaan selesai.
● Pastikan pemadam dan marker pen berwarna diletakkan di tempat yang
disediakan.
● Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.
● Pastikan barang-barang elektronik seperti Projektor LCD, mikrofon dan power
supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat/bincang/ peperiksaan.
● Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik
mesyuarat/bilik bincang/bilik peperiksaan (Nama pegawai dan nombor telefon)
dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat oleh kakitangan lain.
● Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7) yang dikemaskini.

7.2.6 Perpustakaan/Pusat Sumber
● Ruang perpustakaan/pusat sumber bersih, tersusun rapi, kemas dan
menyenangkan pelanggan.
● Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk
diambil/dicapai/dicari (seperti rak/tanda/label/abjad/bahan) bila diperlukan.
● Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan
boleh digunakan dengan baik.
● Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan
mencukupi, informatif dan efektif.
● Peralatan mempunyai sistem inventori dan jadual penyelenggaraan.
● Sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan
disediakan.
● Sistem kaunter yang berorientasikan pelanggan.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 44

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

7.2.7 Surau/Bilik Solat
● Pastikan semua peralatan/kemudahan seperti telekung, sejadah, kain pelikat
dan penyidai disusun rapi dalam keadaan sempurna, bersih dan boleh digunakan
dengan baik.
● Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk
keselesaan ramai.
● Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau / Bilik Solat.
● Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan.
● Bahan bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak
yang disediakan.
● Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas.
● Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi dalam rak kasut.
● Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.
● Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.
● Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang
sentiasa segar.
● Jam dinding disediakan untuk panduan.
● Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat.
● Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/peralatan.
● Pastikan tempat wuduk sentiasa bersih.
● Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan
surau/bilik solat (Nama pegawai dan nombor telefon) dan dipamerkan di ruang
yang mudah dilihat oleh kakitangan lain.

7.2.8 Umum/Lif Bomba/Lif Pemunggah
● Lantai lif bersih, tidak berdebu, tidak basah dan tiada kekotoran serta sampah.
● Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal.
● Lampu di dalam lif berfungsi dengan baik.
● Sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik (contoh: loceng lif dan mikrofon
perhubung berfungsi dengan baik).
● Maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan disediakan.
● Lif sentiasa berfungsi dengan baik, selamat dan memuaskan pelanggan.
● Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk seperti nama bahagian/unit bagi
setiap aras yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

7.2.9 Pantri/Tempat Minum
● Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 45

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah
digunakan.

● Peralatan elektrik yang bersesuaian mengikut keperluan adalah dibenarkan
berada di pantri.

● Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas
digunakan.

● Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur
di dalam almari/rak.

● Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas.
● Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.
● Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaan bersih (digalakkan

menggunakan warna korporat).
● Bahan makanan dan minuman seperti Milo, Nescafe, gula, susu, teh dan

sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh: dimasukkan
dalam bekas makanan).
● Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau.
● Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang
serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.
● Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak
menyenangkan.
● Makanan dan minuman tidak dibenarkan di bawa keluar dari pantri.
● Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.
● Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,
peraturan, ataupun apa-apa arahan yang berkaitan.
● Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan
pantri (Nama pegawai dan nombor telefon).

7.2.10 Tandas/Tandas OKU
● Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:
✔ Bekas sampah
✔ Tong sanitari (untuk bilik air wanita)
✔ Alat pengering tangan (hand dryer)
✔ Cermin muka
✔ Dispenser sabun
✔ Kertas tisu
● Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 46

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu
utama.

● Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang.
● Semua lampu berfungsi dengan baik.
● Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak,

penyangkut seluar dan kelihatan bersih.
● Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat.
● Mangkuk tandas berkeadaan bersih dan Sistem Pembilasan (Flushing System)

berfungsi dengan sempurna.
● Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan

sempurna.
● Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering.
● Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih, perangkap lantai tidak tersumbat

dan semua paip air berfungsi dengan baik.
● Bekas sabun berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun.
● Tisu sentiasa ada di dalam tandas.
● Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas tetapi tidak

keterlaluan.
● Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan, etika dan peraturan

penggunaan tandas dipaparkan dalam tandas.
● Pastikan pengudaraan tandas baik bagi mengelakkan persekitaran berbau yang

kurang menyenangkan.
● Tandas OKU disediakan dan berfungsi dengan baik.
● Pegawai bertanggungjawab perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik

air (Nama pegawai dan nombor telefon) dan dipamerkan di ruang yang mudah
dilihat oleh kakitangan lain.

7.3 KESELAMATAN PERSEKITARAN

7.3.1 Pelan Tindakan Kecemasan
● Pelan Tindakan Kecemasan disediakan yang merangkumi:
✔ Arahan Keselamatan
✔ Latihan Pengungsian Bangunan, Latihan Kebakaran (Fire Drill)
✔ Tanda Amaran
✔ Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
✔ Tanda arah laluan kecemasan

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 47

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada
halangan disediakan.

7.3.2 Pendawaian/Kabel

● Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan
kemas, teratur dan selamat.

● Pastikan plag dilabelkan mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang
digunakan.

7.3.3 Peralatan Pencegahan Kebakaran
● Pastikan alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
✔ Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba
✔ Diselenggara secara berkala
✔ Tatacara penggunaan hendaklah diletakkan bersebelahan
✔ Digantung pada bracket yang dipasang di dinding (mengikut kesesuaian)
● Pastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.
● Pastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.
● Selain tarikh luput yang dikeluarkan oleh pihak Bomba, tarikh luput yang
mempunyai maklumat yang sama perlu dilekatkan pada badan pemadam api di
bahagian yang mudah dilihat menggunakan kertas berwarna yang lebih terang
agar setiap kakitangan peka dengan tarikh luput pemadam api tersebut.

7.3.4 Laluan/Tangga Kecemasan
● Pastikan pintu rintangan api dan pintu kecemasan sentiasa ditutup dan tidak
dihalang.
● Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh: barang-barang pra
pelupusan).
● Tanda arah KELUAR dipaparkan dengan jelas.

7.3.5 Kunci
● Pastikan anak kunci dilabelkan/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.
● Pastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.
● Pastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai
bertanggungjawab.
● Buku Rekod Daftar/Pergerakan Kunci disediakan dan dikemaskini.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 48

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

● Senarai anak kunci juga perlu dinyatakan pada bahagian depan Buku Rekod
Daftar/Pergerakan Kunci.

Buku Rekod Daftar/Pergerakan Senarai semak anak kunci berada di
Kunci diwujudkan. muka surat hadapan Buku Log
Peminjaman Kunci.

7.3.6 Susunan Bingkai Gambar
● Rujuk Lampiran A, B dan C. (Info daripada Unit Pengurusan Majlis dan Protokol,
Pejabat Setiausaha Kerajaan Terengganu)

7.4 KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

7.4.1 Lot Letak Kereta
● Sentiasa berada dalam keadaan bersih.
● Menyediakan tempat meletak kenderaan bagi pelawat dan OKU dikawasan
yang sesuai.
● Terdapat sistem nombor/abjad di lot parkir supaya memudahkan orang ramai
mencari kenderaan masing-masing.
● Menyediakan tanda/garisan yang jelas di antara lot-lot tempat letak kenderaan
yang disediakan.

7.4.2 Papan Tanda Jabatan/Papan Tanda Arah/Petunjuk
● Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu, sentiasa bersih dan diselenggara
dengan baik.

EKSA | PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN TERENGGANU 49