PENYEDIAAN DAN PENYERAHAN AKAUN- AKAUN Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan akaun Badan Berkanun disedia dan dibentang untuk pertimbangan Lembaga mengikut tempoh yang ditetapkan. Lembaga Pengarah bertanggungjawab mengambil perhatian terhadap keputusan Jemaah Menteri seperti berikut: Penyata Kewangan Badan Berkanun hendaklah disedia dan dikemukakan kepada Ketua Audit Negara untuk diaudit dalam tempoh empat (4) bulan setelah berakhirnya tahun kewangan mengikut Pekeliling Bil. 15 Tahun 1994 - "Garis Panduan untuk Penyediaan Laporan Tahunan Dan Penyata Kewangan Badan- badan Berkanun Persekutuan". Kementerian dikehendaki mengemukakan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Tahunan yang belum diaudit bagi Badan Berkanun dibawah pengawasannya kepada Jemaah Menteri bersama- sama dengan perhatiannya. Penyata Kewangan merupakan asas bagi menganalisis prestasi kewangan dan kedudukan sesebuah Badan Berkanun. Ahli Lembaga Pengarah hendaklah meneliti dan mendalami penyata berkenaan dengan tujuan menentukan bahawa kedudukan kewangan Badan Berkanun itu berada dalam keadaan baik dan teguh. 1. 2. a. b. 3. 33
LAPORAN TAHUNAN Seksyen 7 Akta Badan Berkanun (Akaun dan Laporan 1980) (Akta 240) serta Pekeliling Perbendaharaan Bil.15/94 berkehendak akan setiap Badan Berkanun menyampaikan kepada Menteri penyata akaun yang telah diaudit beserta dengan Laporan Ketua Audit Negara mengenainya dalam tempoh sebulan dari tarikh penerimaannya daripada Ketua Audit Negara bersama dengan laporan aktiviti Badan Berkanun. Laporan aktiviti tersebut hendaklah berasaskan kepada perkara berikut: Program dan aktiviti yang dilaksanakan dalam tahun yang dilapor. Sejauh mana objektif- objektif yang ditetapkan bagi tahun yang dilapor dicapai. Laporan hendaklah menggunakan angka petunjuk yang sesuai bagi memberi gambaran jelas mengenai kos pelaksanaan program dan aktiviti termasuk perbandingan di antara kos sebenar yang diperuntukkan. 1. a. b. c. 34
LAPORAN OLEH JURUAUDIT DALAM Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan tugas Audit Dalam dilaksanakan di Badan Berkanun. Laporan Unit Audit Dalam hendaklah dibentangkan di mesyuarat Lembaga sekurang- kurangnya setiap tiga (3) bulan. Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan semua pemerhatian Juruaudit Dalam diberi perhatian sewajarnya dan, di mana berkaitan, mengarahkan supaya penyiasatan lanjut dijalankan. 1. 2. LAPORAN OLEH JURUAUDIT LUAR KE ATAS AKAUN-AKAUN TAHUNAN Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab meneliti laporan teguran serta pemerhatian yang dibuat oleh Juruaudit Luar ke atas akaun- akaun Badan Berkanun. Penerangan dan penjelasan daripada pihak pengurusan hendaklah diperolehi mengenai isu yang dibangkitkan oleh Juruaudit. Sekiranya penjelasan gagal diberikan oleh pihak pengurusan atau penjelasan yang diberi tidak memuaskan, Ahli Lembaga Penagrah hendaklah memastikan penyiasatan lanjut dijalankan bagi menentukan sama ada penyelewengan atau kecuaian telah berlaku dan seterusnya memastikan perubahan dibuat bagi mengelakkan berlakunya perkara yang sama di masa hadapan. 1. 35
JAWATANKUASA AUDIT Bagi tujuan meneliti kedua-dua laporan Juruaudit Dalam dan Juruaudit Luar, Lembaga Pengarah Badan Berkanun hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Audit yang keahliannya dilantik daripada kalangan Ahli Lembaga Pengarah. Jawatankuasa Audit hendaklah ditubuhkan melalui resolusi Lembaga Pengarah yang menggariskan objektif Jawatankuasa tersebut, tanggungjawab dan keanggotaannya. Jawatankuasa tersebut boleh dianggotai tiga (3) hingga lima (5) orang ahli terdiri daripada Ahli Lembaga Pengarah bukan eksekutif. Jawatankuasa Audit boleh melantik pengerusinya sendiri atau boleh juga dilantik oleh Lembaga Pengarah. Fungsi Utama Jawtankuasa Audit ialah: Mengkaji keperluan Unit Audit Dalam termasuk piagamnya. Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan dari dalam. Mengkaji perancangan aktiviti audit oleh Unit Audit Dalam yang meliputi skop kerja, jadual, keanggotaan, serta penyelarasan di antara Juruaudit Dalam dan Luar. Mengkaji laporan daripada Juruaudit Dalam dan Luar dan memperakukan tindakan susulan yang perlu kepada Lembaga Pengarah. Mengkaji dan menasihat Lembaga Pengarah berhubung dengan penyata kewangan, prospektus dan laporan-laporan kewangan lain yang dikeluarkan. 1. 2. 3. a. b. c. d. e. 36
JAWATANKUASA AUDIT Mengkaji dan menasihat Lembaga Pengarah berhubung dengan maklumat prestasi secara kuantitatif di atas aktiviti yang tertakluk kepada auditan dan perkara lain yang melibatkan tanggungjawab sebagaimana yang diputuskan oleh Lembaga Pengarah. Mengesan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah serta tatakelakuan pegawai/kakitangan dan mengambil daya usaha menyiasat sebarang pertelingkahan yang berlaku dalam Badan Berkanun yang berkenaan. Memastikan bahawa Badan Berkanun sentiasa mengubahsuai pelaksanaan kerja selaras dengan perubahan ikhtisas yang berlaku dalam bidang perakaunan seperti pengisytiharan oleh Institut Akauntan Malaysia dan Jawatankuasa Piawaian Perakaunan Antarabangsa. Melaksanakan fungsi- fungsi yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah dari semasa ke semasa. Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai kakitangan yang didapati telah melakukan sebaran penyelewengan, untuk tindakan yang sesuai. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. 37
JAWATANKUASA AUDIT Jawatankuasa Audit hendaklah membentangkan laporan setiap suku tahun di mesyuarat Lembaga Pengarah. Sekiranya tiada pemerhatian audit diterima, Jawatankuasa Audit hendaklah melaporkan demikian dalam laporan suku tahunnya. Ketua Unit Audit Dalam hendaklah mengurusetiakan Jawatankuasa Audit. 1. 2. 4. 5. JAWATANKUASA AUDIT DAN PEMERIKSAAN BAGI SYARIKAT KERAJAAN Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan Badan Berkanun yang mempunyai anak syarikat menubuhkan Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan bagi Syarikat Kerajaan untuk meningkatkan kawalan ke atas syarikat tersebut bagi kepentingan Kerajaan sebagai pemegang saham mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 1993 - "Garis Panduan Mengenai Penubuhan Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan Bagi Syarikatsyarikat Kerajaan". 38
Pembayaran elaun bulanan dan Elaun Menghadiri Mesyuarat kepada Ahli Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan Ahli Ex-officio LPU UUM mengikut Pekeliling Perbendaharaan WP 7.1 Garis Panduan mengenai Pemberian Elaun dan Kemudahan bagi Pengerusi Bukan Eksekutif, Timbalan Pengerusi dan Ahli- ahli Lembaga Pengarah Badan-Badan Berkanun Persekutuan berkuatkuasa bulan Ogos 2020 seperti berikut: 1. Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) Ke 125 Bil.3/2020 13 Julai 2020 telah bersetuju meluluskan cadangan seperti berikut: ELAUN TETAP BULANAN (ETB), ELAUN MENGHADIRI MESYUARAT JAWATANKUASA DITUBUHKAN OLEH BADAN BERKANUN (EMMJ) DAN ELAUN MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT Pengerusi Lembaga: RM10,200.00 Ahli Lembaga: RM3,100.00 Ex-Officio: RM1,500.00 1. 2. 3. ELAUN TETAP BULANAN (ETB) JENIS ELAUN/ KEMUDAHAN JAWATAN KADAR PENGIRAAN Elaun Menghadiri Mesyuarat Jawatankuasa Ditubuhkan oleh Badan Berkanun (EMMJ) Pengerusi Kadar EMMJ ditetapkan kepada RM750.00 sekali mesyuarat* RM750.00 sekali mesyuarat Timbalan Pengerusi Kadar EMMJ ditetapkan kepada RM500.00 sekali mesyuarat RM500.00 sekali mesyuarat Ahli- Ahli Kadar EMMJ ditetapkan kepada RM500.00 sekali mesyuarat* RM500.00 sekali mesyuarat ELAUN MENGHADIRI MESYUARAT (EMM) 39
JENIS ELAUN/ KEMUDAHAN JAWATAN KADAR PENGIRAAN Elaun Mempengerusikan Mesyuarat Pengerusi** Tidak dibayar. Tidak dibayar. Timbalan Pengerusi Dibayar RM250.00 sekali mesyuarat* RM250.00 sekali mesyuarat Ahli- Ahli Dibayar RM250.00 sekali mesyuarat* RM250.00 sekali mesyuarat Terhad kepada satu(1) mesyuarat sebulan Sekiranya Pengerusi tidak dapat mempengerusikan mesyuarat, maka Timbalan Pengerusi atau ahli yang mempengerusikan mesyuarat dibayar RM250.00 * ** ELAUN MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT 40
KAEDAH ELAUN DIBAYAR CARA BAYARAN JUMLAH BAYARAN TARIKH BAYARAN JABATAN YANG MENGURUSKAN Elaun Dibayar Pada Setiap Bulan Bank-In terus ke akaun Ahli LPU Pengerusi - RM10,200.00 Ahli - RM3,100.00 Ex-Officio - RM1,500.00 (TTNC, Pendaftar, Bendahari, PUU) Elaun Bulanan Minggu Akhir setiap bulan Bendahari Elaun Dibayar Mengikut Kehadiran Mesyuarat Pengerusi - RM750.00 Ahli - RM500.00 Setiausaha - RM500.00 Elaun Kehadiran Mesyuarat Selepas Mesyuarat Sekretariat LPU dan Bendahari Elaun Dibayar Mengikut Kehadiran Mesyuarat Pengerusi - RM750.00 Ahli - RM500.00 Setiausaha - RM500.00 Elaun Jawatankuasa Lain Selepas Mesyuarat Sekretariat Mesyuarat dan Bendahari KAEDAH PEMBAYARAN DAN KADAR ELAUN AHLI LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI (LPU) 41
Lembaga ialah badan eksekutif Universiti, dan boleh menjalankan segala kuasa yang diberikan kepada Universiti, kecuali setakat yang kuasa itu diberikan oleh Perlembagaan ini atau Statut, kaedah-kaedah dan peraturan-peraturan kepada mana-mana Pihak Berkuasa, badan atau pegawai lain Universiti. Tiada ketetapan boleh diluluskan oleh Lembaga berhubungan dengan apa-apa perkara dalam kuasa Senat, melainkan jika Senat terlebih dahulu diberikan peluang mencatatkan dan menghantarkan pendapatnya kepada Lembaga mengenai perkara ini. PUNCA KUASA LPU 42
PENUBUHAN JAWATANKUASA LPU Lembaga boleh menubuhkan apa-apa jawatankuasa yang didapatinya perlu atau suai manfaat untuk membantunya dalam melaksanakan fungsinya. Lembaga hendaklah memilih mana-mana ahlinya untuk menjadi pengerusi sesuatu jawatankuasa. Lembaga boleh melantik mana-mana orang untuk menjadi ahli sesuatu jawatankuasa. Seseorang ahli sesuatu jawatankuasa hendaklah memegang jawatan bagi apaapa tempoh yang dinyatakan dalam surat cara pelantikannya dan layak untuk dilantik semula. Pelantikan mana-mana ahli sesuatu jawatankuasa boleh pada bila-bila masa dibatalkan oleh Lembaga, dengan menyatakan sebab bagi pembatalan itu. 43
PENUBUHAN JAWATANKUASA LPU Seseorang ahli sesuatu jawatankuasa boleh, pada bila-bila masa, meletakkan jawatannya dengan memberikan notis secara bertulis yang ditujukan kepada Pengerusi Lembaga. Lembaga boleh, pada bila-bila masa, memberhentikan atau mengubah keahlian sesuatu jawatankuasa. Sesuatu jawatankuasa hendaklah tertakluk kepada, dan bertindak mengikut, apa-apa arahan yang diberikan kepadanya oleh Lembaga Ahli sesuatu jawatankuasa atau manamana orang yang diundang di bawah subseksyen (11) boleh dibayar apa-apa elaun dan belanja lain yang ditentukan oleh Lembaga. Sesuatu jawatankuasa yang ditubuhkan di bawah seksyen ini boleh mengawal selia tatacaranya sendiri. 44
Jawatankuasa Pencalonan Dan Saringan Jawatankuasa Audit Jawatankuasa Pemilih Jawatankuasa Pengurusan Risiko Jawatankuasa Pelaburan Universiti Jawatankuasa Perjawatan dan Perkhidmatan Jawatankuasa Tetap Kewangan Jawatankuasa Perolehan Jawatankuasa T/tertib P&P (No.1) Jawatankuasa T/tertib P&P (No.2) Jawatankuasa T/tertib Pelaksana (No.1) JAWATANKUASA LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI 45
Jawatankuasa T/tertib Pelaksana (No.2) Jawatankuasa Rayuan T/tertib P&P (No.1) YB Menteri Jawatankuasa Rayuan T/tertib P&P (No.2) KSU KPT Jawatankuasa Rayuan T/tertib Pelaksana (No.1) KSU KPT Jawatankuasa Rayuan T/tertib Pelaksana (No. 2) Jawatankuasa Rayuan T/tertib Pelajar Jawatankuasa Pemantauan Pelan Strategik Jawatankuasa Task Force Tunggakan Hutang Jawatankuasa Pemantauan Projek (Fizikal dan IT) JAWATANKUASA LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI 46
KEKERAPAN MESYUARAT LPU (MESYUARAT BIASA) Lembaga hendaklah mengadakan sekurang-kurangnya 4 kali mesyuarat biasa pada tiap-tiap tahun. Mesyuarat Biasa hendaklah diadakan pada tarikh yang ditetapkan terlebih dahulu oleh Pengerusi. Jika sesuatu Mesyuarat Biasa tidak dapat diadakan pada tarikh yang telah ditetapkan oleh kerana sesuatu sebab, kecuali ketiadaan kuorum, maka mesyuarat itu hendaklah ditunda, biasanya ke satu tarikh lain dalam bulan berikutnya. Pemberitahuan mengenai sesuatu mesyuarat biasa dengan menyatakan tempat, tarikh dan masa mesyuarat hendaklah dikeluarkan selewatnya-lewatnya sepuluh (10) hari terlebih dulu. Pemberitahuan yang telah dibuat secara lisan hendaklah dibuat secara bertulis. Pemberitahuan mengenai sesuatu mesyuarat boleh dianggap telah disampaikan kepada seseorang ahli Lembaga sekiranya pemberitahuan itu telah disampaikan ke alamat ahli yang disimpan oleh Universiti. Sesuatu Mesyuarat Biasa hendaklah ditamatkan atau ditangguhkan selepas ianya telah berjalan selama tiga (3) jam kecuali jika Lembaga membuat ketetapan supaya mesyuarat itu diteruskan lagi selepas itu. Sambungan bagi mesyuarat yang ditangguhkan menurut peraturan (j) di atas hendaklah diadakan pada tarikh dan masa yang ditetapkan oleh Lembaga akan tetapi tidak lewat daripada tujuh (7) hari selepas tarikh penangguhan itu. Mesyuarat sambungan itu hendaklah dianggap sebahagian daripada mesyuarat asal yang telah ditangguhkan dan tidak ada apa-apa perkara ‘Hal-Hal Lain’. Sesuatu mesyuarat sambungan hendaklah ditamatkan selepas ianya berjalan selama dua (2) jam kecuali jika Lembaga membuat ketetapan supaya mesyuarat itu diteruskan lagi selepas itu. 47
KEKERAPAN MESYUARAT LPU (MESYUARAT KHAS) Mesyuarat-mesyuarat khas boleh dijalankan seberapa lama yang difikirkan perlu oleh Lembaga. Pemberitahuan mengenai sesuatu mesyuarat khas dengan menyatakan tempat, tarikh dan masa mesyuarat itu hendaklah dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari terlebih dahulu. Pemberitahuan yang dibuat secara lisan hendaklah dibuat secara bertulis. Mesyuarat Khas untuk membincangkan perkara-perkara yang tertentu boleh diadakan: a. apabila diarahkan oleh Pengerusi; atau b. apabila ada permintaan daripada sekurang-kurangnya satu pertiga (1/3) daripada bilangan ahli Lembaga yang berada di Malaysia pada masa itu. Permintaan di bawah perenggan (ii) di atas hendaklah dikemukakan secara bertulis kepada Setiausaha dengan menyatakan perkara-perkara yang hendak dikemukakan untuk pertimbangan mesyuarat. Mesyuarat Khas itu hendaklah diadakan dalam masa sepuluh (10) hari selepas permintaan demikian diterima oleh Setiausaha. Pemberitahuan mengenai sesuatu mesyuarat boleh dianggap telah disampaikan kepada seseorang ahli Lembaga sekiranya pemberitahuan itu telah disampaikan ke alamat ahli yang disimpan oleh Universiti. 48
KORUM LPU Jika korum bagi Mesyuarat Biasa tidak diperolehi dalam masa tiga puluh (30) minit selepas masa yang ditetapkan untuk mesyuarat tersebut maka mesyuarat ini hendaklah ditunda ke tarikh lain yang ditetapkan oleh Pengerusi Lembaga. Jika sekiranya korum bagi Mesyuarat Biasa tidak juga diperolehi setelah setengah (1/2) jam selepas waktu mesyuarat yang baru ini ditetapkan, maka mesyuarat ini hendaklah dimulakan dengan serta-merta dan apa-apa keputusan yang diambil hendaklah dianggap seolah-olah keputusan ini diambil dalam mesyuarat yang ada korum dengan syarat bahawa tidak ada apa-apa perkara baru telah ditambahkan kepada agenda asal. Jika korum bagi Mesyuarat Khas tidak diperolehi dalam masa setengah jam (30 minit) selepas waktu yang ditetapkan, maka mesyuarat itu adalah terbatal dengan sendirinya. 49
AGENDA MESYUARAT LPU Agenda bagi Mesyuarat Biasa hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli selewat-lewatnya tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat. Walau bagaimanapun dalam keadaan-keadaan yang memerlukan, Pengerusi boleh membenarkan agenda tersebut dan agenda tambahan (jika ada) dibawa kepada mesyuarat dalam masa yang lebih singkat. Seseorang ahli yang berkehendakkan sesuatu perkara dimasukkan ke dalam agenda Mesyuarat Biasa hendaklah menyampaikan kepada Setiausaha suatu kertas kerja mengenainya selewat-lewatnya sepuluh (10) hari sebelum tarikh mesyuarat. Sekiranya dipersetujui dengan suara terbanyak oleh ahli-ahlinya yang hadir, perkara-perkara yang tidak masukkan ke dalam agenda Mesyuarat Biasa boleh dikemukakan untuk perbincangan di bawah perkara ‘Hal-Hal Lain’. Agenda bagi Mesyuarat Khas hendaklah disampaikan bersama dengan pemberitahuan mesyuarat. Tiada sesuatu perkara yang boleh dibincangkan dalam Mesyuarat Khas jika perkara itu tidak dimasukkan dalam agenda. 1 2 3 4 5 50
Minit-minit mesyuarat hendaklah merekodkan hanya keputusan-keputusan Lembaga dan tidak pendapat ahli-ahli secara perseorangan. Seseorang ahli yang tidak bersetuju dengan sesuatu keputusan mesyuarat boleh meminta supaya dicatatkan dalam minit-minit mesyuarat yang berkaitan bahawa ia tidak menyertai keputusan itu dengan syarat permintaan demikian dibuat dalam mesyuarat itu juga. Minit-minit Mesyuarat Biasa hendaklah diedarkan selewat-lewatnya sepuluh (10) hari selepas tarikh mesyuarat yang berkaitan. Minit-minit mesyuarat yang diedarkan sekiranya tidak ada apa-apa pindaan atau bantahan dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh minit-minit itu diedarkan maka minit tersebut hendaklah dianggap sebagai betul dan Setiausaha akan terus mengambil tindakan ke atas minit-minit itu. Pindaan-pindaan yang disebabkan oleh kesalahan menaip boleh dibuat dalam Lembaga yang berikut. PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT LPU 1 2 3 451
Minit-minit mesyuarat Lembaga hendaklah disahkan dalam Mesyuarat Biasa yang berikutnya. Selepas minit-minit bagi sesuatu mesyuarat Lembaga disahkan menurut Peraturan ini, maka tiada sesuatu bantahan boleh dibuat sama ada berkenaan apa-apa kandungan minit-minit tersebut atau berkenaan sah atau tidaknya mesyuarat yang berkaitan itu. PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT LPU 4 5 452
Perjalanan mesyuarat Lembaga, kertas-kertas Lembaga dan surat-suratan yang diedarkan kepada ahli-ahli hendaklah disifatkan sebagai SULIT. Jika sesuatu keputusan Lembaga perlu diberitahukan kepada mana-mana pihak, pemberitahuan itu hendaklah dibuat oleh Setiausaha atau mana-mana orang yang diberi kuasa oleh Lembaga. Surat-Suratan dan Perjalanan Mesyuarat Bersifat Sulit DOKUMEN RUJUKAN UTAMA LPU STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 53
PERKARA-PERKARA YANG MEMERLUKAN KELULUSAN LPU Dasar dan Polisi Universiti Peraturan Akademik, Pentadbiran dan Perkhidmatan Kursus atau Program Pengajian Baru Penamatan atau penangguhan sesuatu program akademik Penubuhan atau peningkatan taraf Unit, Bahagian, Fakulti, Pusat Kecemerlangan Sistem Saraan Malaysia, Skim Perkhidmatan Dan Pelarasan Gaji Program Kerjasama Dengan Pihak Luar Semua Urusan Bagi Jawatan Kursi (Profesor Gred Khas C, B dan A) Pendaftar, Bendahari dan Ketua Pustakawan Rayuan Hukuman Tatatertib Staf Universiti Perkara yang dikemukan oleh Jawatankuasa Lembaga Pengarah Laporan Tahunan Universiti Sumbangan Kewangan, Hadiah atau Bantuan kepada Universiti Permohonan Universiti untuk memiliki ekuiti, saham, debentur, bon, tanggungan dan sekuriti pihak luar Permohonan Syarikat Universiti Perkara berkaitan Universiti yang akan dikemukakan untuk pertimbangan Jemaah Menteri Menerima pakai pekeliling dan surat pekeliling kerajaan Penganugerahan Ijazah Pinjaman wang daripada atau kepada pihak luar Penubuhan syarikat-syarikat Universiti Memorandum Persefahaman dengan pihak luar Perkara yang diarahkan oleh Pengerusi dan Pihak Pengurusan Universiti Pengwujudan Anugerah- Anugerah Universiti 54
PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIMAKLUMKAN Keputusan Mesyuarat Senat Laporan Kemajuan Syarikat Universiti Perancangan dan Pencapaian Sasaran Kerja Laporan Perkembangan Semasa Laporan Kemajuan Pusat-Pusat Kecemerlangan Universiti Keputusan Jawatankuasa Pemilih Laporan Perkembangan Kampus Cawangan dan Perkara yang diarahkan oleh Naib Canselor, Senat dan Jawatankuasa Pengurusan Universiti 55
RUMUSAN Struktur tadbir urus Lembaga Pengarah UUM yang menyeluruh diterangkan dalam buku panduan ini. Ia akan berfungsi sebagai rujukan pengurusan dan pentadbiran universiti untuk setiap tugas, bidang kuasa serta sempadan telus kuasa untuk membuat keputusan. Setiap warga universiti akan terdorong untuk memperkukuh sistem penyampaian perkhidmatan yang berkesan dan cekap oleh tadbir urus terbaik. Untuk menjamin keputusan yang dibuat di semua peringkat adalah telus, berkesan, bertanggungjawab dan berintegriti, tadbir urus sumber manusia mesti dilakukan mengikut amalan tadbir urus yang baik. Peningkatan dalam kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan boleh dicapai dengan memastikan institusi menggunakan sumber- sumber manusianya dengan berkesan, dinamik, cepat dan tepat. 56
RUJUKAN Ringkasan Eksekutif Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi) Perlembagaan Universiti Utara Malaysia (UUM) Statut Universiti Utara Malaysia (UUM) (SENAT 2018) Peraturan Mesyuarat Senat Universiti Utara Malaysia (UUM) Official Facebook Peraturan Universiti Utara Malaysia (Perintah Tetap Lembaga Pengarah) Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 (Garis Panduan mengenai Peranan dan Tanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah dan Ketua Eksekutif dalam Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan) Pekeliling Perbendaharaan WP 7.1 (Garis Panduan mengenai Pemberian Elaun dan Kemudahan bagi Pengerusi Bukan Eksekutif, Timbalan Pengerusi dan Ahli- ahli Lembaga Pengarah Badan-Badan Berkanun Persekutuan. 57
KLIK IMBAS Laman Web Jabatan Pendaftar, UUM Laman Web Universiti Utara Malaysia (UUM) 58
URUS SETIA PENERBITAN Penasihat Yang Berusaha En. Ahmad Rasidi Abdullah Pendaftar Penyelaras En. Azahari Azmi Timbalan Pendaftar Ketua Editor En. Muhammad Iskandar Zulkarnain bin Muhammad Suhaimi Ketua Bahagian Pengurusan dan Governan, Jabatan Pendaftar Editor Puan Shazilayanty Shahrom Puan Norazlina Mahmud Puan Zarina Jaafar dan Cik Afika Ayuni Mohd Khairi 59
PENGHARGAAN Alhamdulillah syukur kepada Allah SWT kerana dengan izin dan limpah kurniaNya maka dapatlah diterbitkan ebook ‘Tadbir Urus Lembaga Pengarah Universiti’ ini. Ucapan terima kasih tidak terhingga kepada staf di Bahagian Pengurusan dan Governan dan semua staf Jabatan Pendaftar samada yang terlibat secara langsung mahupun tidak langsung dalam menghasilkan ebook ini. Hanya Allah SWT sahaja yang dapat membalas budi dan jasa kalian semua. Sekian, terima kasih. 60
AUTOGRAF
+ 604 928 3199 + 604-928 3104 [email protected] Edisi Tahun 2023
TADBIR URUS MAJLIS PENGERUSI LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI (MPLPU) JABATAN PENDAFTAR UNIVERSITI UTARA MALAYSIA
ALUAN TUAN PENGERUSI MPLPU ii Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Terlebih dahulu saya ingin mengucapkan tahniah di atas usaha dan komitmen yang diberikan oleh Jabatan Pendaftar Universiti Utara Malaysia (UUM) khususnya di dalam menerbitkan “Buku Tadbir Urus Majlis Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti (MPLPU) Universiti Awam”. Terima kasih diucapkan juga kepada semua ahli MPLPU yang telah memberi kepercayaan kepada UUM bagi mentadbir dan mempengerusikan MPLPU untuk kali ke tiga (3) dan secara amnya adalah selama empat (4) tahun berturut-turut. Seperti umum sedia maklum saya merupakan Pengerusi yang ketiga selama UUM menjadi sekretariat kepada MPLPU. Secara dasarnya, Majlis Pengerusi LPU ini adalah platform untuk ahli berkongsi maklumat dan menyelaraskan sesuatu keputusan yang boleh memberi kepentingan kepada Universiti. Peranan ini adalah selaras Terma Rujukan MPLPU yang menyebut bahawa, secara amnya, MPLPU bukanlah badan pembuat keputusan, tetapi saluran komunikasi dikalangan Pengerusi LPU Universiti awam untuk berkongsi pandangan, cadangan, syor, saranan dan rangsangan demi kebaikan bersama untuk memacu kecemerlangan Universiti. Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Wira Dr. Hj. Mohd Shukor Hj. Mahfar Sehubungan itu, saya berharap agar UA dapat bersama-sama memainkan peranan untuk menjayakan RMK-12 supaya pada tahun 2025, Malaysia akan menjadi sebuah negara berpendapatan tinggi, mempunyai kualiti hidup yang lebih baik dan menjadi sebuah negara berteknologi tinggi. Diharapkan dengan Buku Tadbir Urus Majlis Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti (MPLPU) ini dapat meningkatkan kecekapan dan keberkesanan serta memberi sokongan serta panduan yang jelas dalam menentukan hala tuju disamping menyampaikan dan mengekalkan misi MPLPU. Sekian, terima kasih.
K A N D U N G A N iii Pengenalan Keanggotaan, Kuorum Mesyuarat & Kekerapan dan Lokasi Mesyuarat Nama, Keahlian & Objektif Penubuhan Notis dan Edaran Bahan Mesyuarat Fungsi Strategik/ Piagam (Charter) Agenda Tetap (Standing Agenda) Tatacara Mesyuarat MPLPU 1 & 2 3 4 & 5 6 - 9 10 11 12 & 13 Kertas Majlis, Kos Perbelanjaan Menghadiri Aktiviti MPLPU, Yuran Keahlian & Pertikaian 14 Pemakaian dan Kuatkuasa 15 Tatacara Penggunaan Tabung Yuran Tahunan MPLPU 16 & 17 ............................................................................................... ................................ ............................. ....................................................... .......................................... ................................... ................................ ........................................................................ ......................................................... ................................................................
K A N D U N G A N iv Tarikh Mesyuarat MPLPU (sehingga kini) Buletin MPLPU Rumusan Rujukan 18 & 19 23 24 ........................... .......................................................................................... ........................................................................................................... ............................................................................................................... 20 - 22
1 . 0 ) P E N G E N A L A N Cadangan penubuhan Majlis Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti (LPU), Universiti Awam (UA) Malaysia adalah cetusan idea YABhg. Tun Zaki Azmi, Pengerusi LPU Universiti Malaysia Sabah (UMS) semasa Mesyuarat LPU UMS kali ke-56 (Bil.3/2013) pada 20 Ogos 2013. Mesyuarat protem telah diadakan pada 17 Oktober 2013 di Dewan Senat, Bangunan Pentadbiran, Universiti Putra Malaysia (UPM) untuk membincangkan cadangan penubuhan Majlis tersebut. Cadangan terma rujukan MPLPU telah dibentangkan oleh Pendaftar, merangkap LPU UMS, Datuk Abdullah Hj. Mohd. Said dan telah dipersetujui oleh ahli mesyuarat pada ketika itu. MPLPU juga sebagai platform untuk berbincang dan mencari jalan penyelesaian secara kolektif terhadap sesuatu isu atau perkara demi pembangunan dan kemajuan universiti awam. Pengerusi pertama MPLPU adalah YABhg Tun Zaki Tun Azmi, Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti, UMS dan pada mesyuarat MPLPU pada 1 Disember 2015, YBhg. Tan Sri Dato’ Academician Ir Dr Ahmad Zaidee bin Laidin, FASc Pengerusi, LPU UiTM telah dilantik sebagai Pengerusi MPLPU untuk tempoh 2 tahun mulai 1 Januari 2016. 1
Sekretariat bagi MPLPU adalah merujuk kepada universiti Pengerusi LPU yang dilantik. Mesyuarat MPLPU tahun 2016 telah diadakan pada 3 dan 4 Ogos 2016 di UiTM Shah Alam. Mesyuarat ini dimulakan dengan sesi perkongsian Amalan Terbaik di Universiti Swasta Untuk Aplikasi ke Universiti Awam oleh Naib Canselor UiTM dan Forum Perkongsian Pengurusan dan Amalan Terbaik Anak-anak Syarikat Universiti oleh Pengerusi Anak-anak Syarikat Universiti yang terdiri daripada Universiti Teknologi MARA, Universiti Putra Malaysia, Universiti Islam Antarabangsa Malaysia dan Universiti Teknologi Malaysia. Sesi pengisian ini telah dihadiri oleh Pengerusi-pengerusi Lembaga Pengarah Universiti Awam Malaysia, Naib Canselor-naib Canselor Universiti Awam, Timbalan-timbalan Naib Canselor Universiti Awam, Majlis Pengurusan Kanan UiTM, Pendaftar-pendaftar Universiti Awam, Ketua- ketua Pegawai Eksekutif Anak-anak Syarikat Universiti. 1 . 0 ) P E N G E N A L A N 2
2.0) NAMA 2.1) Jawatankuasa ini dikenali sebagai Majlis Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti (LPU), Universiti Awam (UA) Malaysia atau selepas ini diringkaskan sebagai MPLPU. 3.0) KEAHLIAN LPU / LGU 3.1) Secara automatik kepada semua Pengerusi LPU UA yang dilantik oleh Menteri, seperti dinyatakan dalam Perlembagaan Universiti masing-masing. 4.0) OBJEKTIF PENUBUHAN 4.1) Secara amnya, MPLPU bukanlah badan pembuat keputusan, tetapi sebagai saluran komunikasi di kalangan Pengerusi LPU UA untuk berkongsi pandangan, cadangan, syor, saranan dan rangsangan demi kebaikan bersama dan memacu kecemerlangan UA. 4.2) Sebagai platform untuk berbincang dan mencari jalan penyelesaian secara kolektif terhadap sesuatu isu atau perkara yang dihadapi bersama demi pembangunan dan kemajuan UA. 4.3) Boleh menyampaikan kepada pihak Kerajaan apaapa persetujuan atau keputusan atau pandangan seperti dinyatakan dalam perkara 4.1 dan 4.2 di atas demi menambahbaik kecemerlangan UA secara bersama. 3
Bil Fungsi Strategik/ Piagam Ulasan Sumber Rujukan 1.0 Dasar atau Program Pembangun an dan Kemajuan Universiti Membincang dan merangsang pembangunan Universiti yang menyeluruh melalui mekanisme Pelan Strategik atau KPI Universiti masing-masing. AUKU- Sek. 16(3)(a) P.U (UMS)- Sek.20(3) (a) SPA 3/98- Per.5.6 2.0 Hubungan dan Kerjasama Strategik Universiti – Luar Membangun dan memacu kerjasama UA dengan masyarakat, sektor korporat, industri dan juga di peringkat global. AUKUSek.16(3) (c) dan (d) P.U (UMS)- Sek.20(3) (c) dan (d) 5.1) Dalam usaha mencapai objektif penubuhan MPLPU seperti dinyatakan dalam perkara 4.0 di atas, dan signifikan dengan fungsi LPU seperti dinyatakan dalam AUKU dan Perlembagaan Universiti dan peruntukan-peruntukan lain yang berkaitan, fungsi strategik atau piagam (charter) yang juga boleh dijadikan agenda tetap (standing agenda) dalam setiap mesyuarat atau persidangan MPLPU adalah seperti berikut; 5.0) FUNGSI STRATEGIK/PIAGAM (CHARTER) 4
Bil Fungsi Strategik/ Piagam Ulasan Sumber Rujukan 3.0 Ekonomik dan Kecekapan Berkongsi strategi meningkatkan kecekapan, keberkesanan, produktiviti dan mengatasi pembaziran agar akhirnya tidak bergantung kepada sumber Kerajaan sematamata AUKUSek.16(3) (b) P.U (UMS)- Sek.20(3) (b) SPA 3/98 – Per. 5.11 4.0 Autonomi Universiti Berkongsi strategi meningkatkan tadbir urus terbaik (good governance) selaras dengan usaha mencapai status autonomi untuk semua UA AUKUSek.16(3) (b) P.U (UMS)- Sek.20(3) (b) dan (e) SPA 3/98 – Per. 5.5 Buku Good Governanc e, KPT 2011 5
Bil Jenis Keahlian Kaedah Pemilihan Tempoh Lantikan 1 Pengerusi MPLPU Dipilih secara majoriti atau melebihi jumlah ½ ahli MPLPU yang hadir bagi sesuatu mesyuarat Tidak melebihi dua (2) tahun bagi satu-satu tempoh lantikan, atau mengikut tempoh lantikan sebagai Pengerusi LPU UA dan boleh dilantik semula sehingga tempoh lantikan sebagai Pengerusi LPU tamat. 2 Timbalan Pengerusi MPLPU Dipilih secara majoriti atau melebihi jumlah ½ ahli yang hadir bagi sesuatu mesyuarat Sama seperti di atas. 3 Ahli MPLPU Semua Pengerusi LPU UA Sepanjang tempoh lantikan sebagai LPU UA. 6.1.1) Jenis keahlian, kaedah pemilihan dan tempoh lantikan ahli MPLPU adalah seperti berikut: 6.0) TATACARA MESYUARAT MPLPU 6.1) JENIS KEAHLIAN, KAEDAH PEMILIHAN DAN TEMPOH LANTIKAN 6
Bil Jenis Keahlian Kaedah Pemilihan Tempoh Lantikan 4 Setiausaha MPLPU Dalam Kalangan Pendaftar merangkap Setiausaha LPU kepada Pengerusi MPLPU yang dilantik Sepanjang tempoh lantikan sebagai Pendaftar merangkap Setiausaha LPU dan Pengerusi LPUnya adalah Pengerusi MPLPU. Sekiranya tempoh lantikannya sebagai Pendaftar tamat lebih awal, maka Pendaftar baharu yang dilantik hendaklah secara automatik terlantik, sebagai setiausaha MPLPU 5 Timbalan Setiausaha MPLPU Dalam kalangan Pendaftar merangkap Setiausaha LPU kepada Timbalan Pengerusi MPLPU yang dilantik Sama seperti di atas (iaitu tertakluk kepada pelantikan Timbalan Pengerusi MPLPU). 7
Bil Jenis Keahlian Kaedah Pemilihan Tempoh Lantikan 6 Urusetia Dalam kalangan Urusetia LPU di mana Pengerusi LPUnya dilantik sebagai Pengerusi MPLPU Sepanjang tempoh lantikan Pengerusi LPUnya sebagai Pengerusi MPLPU. 7 Timbalan Urusetia Dalam kalangan Urusetia LPU di mana Pengerusi LPUnya dilantik sebagai Timbalan Pengerusi MPLPU Sepanjang tempoh lantikan Pengerusi LPUnya sebagai Timbalan Pengerusi MPLPU. Pengerusi Jawatankuasa Naib Canselor dan Rektor UA, Pengerusi Jawatankuasa Pendaftar-Pendaftar UA, Pengerusi Majlis Bendahari UA, Pengerusi Majlis Penasihat Undang-Undang UA 6.1.2) Pengerusi boleh dari masa ke semasa, menjemput manamana pihak untuk hadir sebagai ahli ex-officio bagi maksud menasihat Majlis tentang apa-apa perkara yang dibincangkan. 6.1.3) Mesyuarat MPLPU Bil.1/2021 pada 5 April 2021 bersetuju untuk mempertimbangkan supaya beberapa orang ahli di jemput sebagai Ahli Turut Hadir seperti berikut:- 8
6.1.4) Ahli-ahli yang tidak hadir, wajib memaklumkan Setiausaha MPLPU dan perlu menghantar Wakil Ganti dalam kalangan ahli LPU. Wakil Ganti tersebut adalah bertindak bagi ahli dan layak mengundi untuk sesuatu keputusan atau resolusi yang dicapai. 9
6.2)KEANGGOTAAN MPLPU 6.2.1) Keanggotaan MPLPU adalah seperti berikut: i. Pengerusi ii. Timbalan Pengerusi iii. 4 orang Exco iv. Ahli ialah semua Pengerusi LPU UA 6.3.1) Kuorum kehadiran bagi membolehkan sesuatu mesyuarat hendaklah sekurangkurangnya 9 Ahli, termasuk Pengerusi. 6.3) KUORUM MESYUARAT 6.4) KEKERAPAN DAN LOKASI MESYUARAT 6.4.1) MPLPU bersidang setahun dua (2) kali, iaitu dicadangkan pada minggu terakhir/keempat bulan Februari dan bulan Ogos, tertakluk kepada keadaan semasa dan persetujuan Pengerusi MPLPU. 6.4.2)Lokasi mesyuarat/persidangan boleh diadakan secara bergilir di setiap IPTA, tertakluk kepada persetujuan Pengerusi bersama ahli. 10
6.5) NOTIS DAN EDARAN BAHAN MESYUARAT 6.5.1) Notis mesyuarat/persidangan yang menyatakan tarikh, masa, tempat dan agenda beserta bahan-bahan mesyuarat (Minit Mesyuarat, Kertas Majlis/Laporan dan yang berkenaan) hendaklah diedar kepada ahli selewat-lewatnya tujuh (7) hari bekerja sebelum sesuatu mesyuarat/persidangan diadakan. 6.5.2) Bagi tujuan penjimatan masa dan perkongsian kos, semua edaran adalah menggunakan e-mel. Ini bermaksud, setiap Urusetia LPU IPTA perlu mencetak notis dan bahan-bahan mesyuarat yang telah dihantar melalui e-mel oleh Urusetia MPLPU untuk diedar kepada Pengerusi LPU masing-masing. 11
01 Aluan Pengerusi 6.6) AGENDA TETAP (STANDING AGENDA) 6.6.1) Agenda tetap sesuatu mesyuarat MPLPU dicadangkan seperti berikut: AGENDA 02 Pengesahan Minit Mesyuarat Memorandum Pelaksanaan/Perkara Berbangkit (jika ada) 03 Dasar atau Program Pembangunan dan Kemajuan Universiti 04 Hubungan dan Kerjasama Strategik UniversitiLuar 05 06 Ekonomik Dan Kecekapan 07 Autonomi Universiti 08 Hal-hal Lain 12
AGENDA TETAP (STANDING AGENDA) 6.6.2) Pengerusi melalui persetujuan ahli MPLPU boleh mengubah agenda tetap di atas mengikut keperluan semasa. 6.6.3) Apa-apa perkara yang tiada dalam agenda yang ditetapkan, boleh dikemukakan dan dibincangkan dalam agenda ‘Hal-hal Lain’. 13
7.0) KOS PERBELANJAAN MENGHADIRI AKTIVITI MPLPU 7.1) Kos perbelanjaan, iaitu perjalanan dan penginapan untuk menghadiri apa-apa aktiviti, termasuk mesyuarat MPLPU adalah di bawah tanggungjawab UA masingmasing, kecuali kos jamuan, penyediaan dokumentasi dan lain-lain perbelanjaan adalah diuruskan oleh Urusetia MPLPU atau kerjasama tuan rumah UA di mana mesyuarat tersebut diadakan. 8.0) YURAN KEAHLIAN 9.1) Sebarang pertikaian mengenai terma rujukan ini hendaklah dirujuk kepada Pengerusi MPLPU, dan seterusnya hendaklah dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat MPLPU. 8.1) Yuran keahlian setiap UA adalah RM 2,000.00 yang telah dipersetujui semasa mesyuarat MPLPU kali ke 6 bil 2/2020 di Universiti Malaysia Terengganu pada 26 Ogos 2019. 8.2) Kutipan ini merupakan tabung khas dari sumbangan setiap UA bagi tujuan pembiayaan urusan pengendalian Mesyuarat MPLPU. 8.3) Tatacara penggunaan tabung yuran tahunan MPLPU adalah seperti di lampiran 1 6.7) KERTAS MAJLIS 6.7.1) Kertas majlis perlu disediakan berdasarkan format yang ditetapkan oleh Pengerusi dan Setiausaha Majlis MPLPU, dari semasa ke semasa. 6.7.2) Kertas majlis tersebut perlu dikemukakan kepada Setiausaha MPLPU selewat-lewatnya empat belas (14) hari bekerja sebelum sesuatu mesyuarat MPLPU diadakan. 9.0) PERTIKAIAN 14
10.1) Terma rujukan ini terpakai dan berkuat kuasa pada tarikh yang dipersetujui oleh ahli MPLPU. 10.2)Terma rujukan ini boleh dipindah atau ditambah baik atau dibatalkan, dengan syarat mendapatkan persetujuan ahli MPLPU. 10.0) PEMAKAIAN DAN KUAT KUASA 15
1.0) Pendahuluan Tabung yuran tahunan MPLPU diwujudkan untuk menampung keperluan perbelanjaan mengurus mesyuarat MPLPU sekurang-kurang 2 kali setahun. Lampiran TATACARA PENGGUNAAN TABUNG YURAN TAHUNAN MPLPU 2.0) Kadar Sumbangan Kadar sumbangan Yuran Tahunan MPLPU adalah sebanyak RM2,000.00 setahun bagi setiap Universiti Awam. 3.0) Kaedah Penggunaan Kos bahan-bahan mesyuarat. Kos jamuan mesyuarat (Jamuan makan malam, jamuan semasa mesyuarat dan jamuan tengahari). 3.1) Tabung Yuran Tahunan MPLPU akan diwujudkan di Universiti yang dilantik menjadi Pengerusi MPLPU sepanjang tempoh lantikan Pengerusi. 3.2) Setiap UA dikehendaki membayar yuran tahunan pada bulan Januari setiap tahun kepada Bendahari UA yang menjadi Pengerusi. 3.3) Perbelanjaan yang dibenarkan adalah segala perbelanjaan berkaitan dengan pengurusan Mesyuarat MPLPU sahaja seperti berikut; 16