9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 201/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 202/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 203/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 204/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 205/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 206/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 207/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 208/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 209/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 210/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 211/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 212/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 213/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 214/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 215/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 216/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 217/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 218/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 219/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 220/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 221/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 222/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 223/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 224/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 225/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 226/228
9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 227/228 9/6/23, 8:46 AM GARIS PANDUAN TADBIR URUS SUMBER MANUSIA https://online.fliphtml5.com/wlgby/efil/#p=1 228/228
J A B A T A N P E N D A F T A R U N I V E R S I T I U T A R A M A L A Y S I A TADBIR URUS LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI (LPU)
01 9 Struktur LPU 13 1 Pengenalan Tadbir Urus 1 2 Objektif Tadbir Urus Sumber Manusia UUM 2 3 Latar Belakang Tadbir Urus 3 Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi) 2015-2025 [PPPM (PT)] 4 4 - 6 Peringkat Membuat Keputusan Dalam Tadbir Urus UUM 6 8 10 Keahlian LPU 14 - 17 8 Keanggotaan LPU 12 Asas Penyediaan Tadbir Urus 9 - 11 7 11 Institusi Tadbir Urus 18 & 19 13 Tugas Fidusiari 21 ISI KANDUNGAN 15 Mesyuarat Lembaga 23 & 24 14 Dasar dan Arahan 22 5 Jawatankuasa Tadbir Urus Peringkat Strategik 7 12 Peranan dan Tanggungjawab Lembaga Pengarah 20 ii
01 24 Penyediaan dan Penyerahan Akaun- Akaun 33 16 Sistem dan Peraturan Pengurusan 25 17 Perancangan Program dan Projek 26 18 Kawalan Belanjawan dan Kewangan 27 & 28 19 Pengurusan Pinjaman 29 & 30 21 Pengawasan ke atas Anak Syarikat 32 25 Laporan Tahunan 34 23 Penyelenggaraan Rekod Akaun 32 22 Ekonomi dan Kecekapan 32 26 Laporan oleh Juruaudit Dalam 35 28 Jawatankuasa Audit 36 - 38 ISI KANDUNGAN Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan bagi Syarikat Kerajaan 29 38 20 Pelaburan Kumpulan Wang yang Berlebihan 31 Laporan oleh Juruaudit Luar ke atas Akaun- Akaun Tahunan 27 35 iii
01 34 Kekerapan Mesyuarat LPU (Mesyuarat Biasa) 47 37 Agenda Mesyuarat LPU 50 38 Penyediaan Minit Mesyuarat LPU 51 & 52 39 Dokumen Rujukan Utama 53 40 Perkara- Perkara yang Memerlukan Kelulusan LPU 54 ISI KANDUNGAN 31 Punca Kuasa LPU 42 32 Penubuhan Jawatankuasa LPU 43 & 44 33 Jawatankuasa LPU 45 & 46 41 Perkara- Perkara yang Perlu Dimaklumkan 55 42 Rumusan 56 43 Rujukan 57 44 Klik Imbas 58 45 Urusetia Penerbitan 59 46 Penghargaan 60 iv 35 Kekerapan Mesyuarat LPU (Mesyuarat Khas) 48 36 Korum LPU 49 30 Elaun Tetap Bulanan (ETB), Elaun Menghadiri 39 - 41 Mesyuarat Jawatankuasa ditubuhkan oleh Badan Berkanun (EMMJ) dan Elaun Mempengerusikan Mesyuarat
PENGENALAN Melibatkan tadbir urus organisasi korporat, tadbir urus pegawai dan kakitangan serta tadbir urus kerjasama dan pengiktirafan terhadap institusi dan program akademik yang ditawarkan. Aspek pembahagian kuasa dan tanggungjawab struktur pentadbiran di universiti. Tadbir Urus Sumber Manusia merupakan rujukan utama punca kuasa bagi pengurusan dan pembangunan sumber manusia dalam pelbagai aspek seperti urus tadbir negara, urus tadbir proses, ataupun urus tadbir badan korporat. Tadbir urus dalam konteks Pendidikan Tinggi: Keberkesanan pengurusan sesebuah universiti adalah bergantung kepada tadbir urus yang jelas dan teratur. Untuk tujuan itu, semua hal ehwal berkaitan dengan pengurusan dan pembangunan sumber manusia dibincangkan secara langsung mengikut struktur tadbir urus yang lebih baik dan mantap. 1
OBJEKTIF TADBIR URUS SUMBER MANUSIA UUM I. Menentukan hubungan dan kaedah pelaporan Majlis dan JawatankuasaJawatankuasa berkaitan sumber manusia di bawah satu (1) Lembaga Pengarah Universiti (LPU). II. Menentukan terma rujukan, struktur fungsi dan tanggungjawab majlis dan jawatankuasa-jawatankuasa berkaitan sumber manusia. III. Menjelaskan peringkat pembuatan keputusan berkaitan sumber manusia mengikut had kuasa jawatankuasa di peringkat strategik, eksekutif dan operasi 2
Di Universiti Utara Malaysia, LPU merupakan Pihak Berkuasa Tertinggi Universiti yang berperanan sebagai badan dalam melaksanakan perubahan dan meningkatkan kecekapan dan keberkesanan serta memberi sokongan dan panduan yang jelas kepada pengurusan Universiti dalam menentukan hala tuju universiti disamping menyampaikan dan mengekalkan misi universiti. Unit Governan, Pejabat Pendaftar, Jabatan Pendaftar mengurus Pengurusan Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dengan berperanan sebagai keurusetiaan bagi setiap urusan pelantikan ahli, mesyuarat, pembayaran elaun, kemudahan dan sebagainya dengan seliaan oleh Pendaftar. LATAR BELAKANG TADBIR URUS 3
PELAN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN MALAYSIA (PENDIDIKAN TINGGI) 2015-2025 [PPPM (PT)] PPPM (PT) menggariskan 10 Lonjakan bagi mencapai aspirasi sistem dan aspirasi pelajar. Lonjakan ini akan mendorong kecemerlangan berterusan dalam sistem pendidikan tinggi. Lonjakan ini juga akan menjelaskan kaedah untuk menangani isu berkaitan prestasi utama sistem, terutamanya kualiti dan kecekapan serta pengaruh persekitaran global yang semakin mencorakkan landskap pendidikan tinggi. 4
Empat Lonjakan yang pertama memfokus pada keberhasilan warga pendidikan tinggi, termasuk pelajar dalam laluan akademik dan TVET, komuniti akademik dan seluruh rakyat Malaysia yang mengikuti pembelajaran sepanjang hayat. Enam Lonjakan seterusnya memberi tumpuan pada pemboleh (enablers) ekosistem pendidikan tinggi, merangkumi pembiayaan, tadbir urus, inovasi, pembelajaran dalam talian, pengantarabangsaan dan penyampaian. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi) 2015–2025 [PPPM (PT)] yang mengubah landskap pendidikan tinggi negara memberi impak kepada UUM kerana ia merupakan universiti awam yang ditadbir oleh Kementerian Pendidikan Malaysia. Pemantapan Tadbir Urus ialah Idea Lonjakan 6 merupakan bidang tumpuan utama PPPM (PT) dalam pewujudan Tadbir Urus Lembaga Pengarah Universiti (LPU) bagi Universiti Utara Malaysia (UUM) . Operasi universiti akan bertambah baik dengan ketara hasil daripada perhatian yang diberikan sebagai tindak balas kepada keperluan mengubah landskap pendidikan tinggi. IDEA LONJAKAN 6 : PEMANTAPAN TADBIR URUS Tadbir Urus yang baik adalah penting bagi kelancaran sesebuah organisasi dan pembinaan institusi yang ulung. Di Malaysia, banyak hak membuat keputusan masih dilaksanakan pada peringkat Kementerian, bukan di IPT awam. Hal ini meningkatkan beban kawal selia dan berpotensi mengurangkan kecekapan. Ini juga menyukarkan IPT bergerak pantas menangani cabaran persekitaran. Justeru, Malaysia perlu beralih daripada sebuah sistem pendidikan tinggi dengan Kementerian sebagai pengawal yang memutuskan semua keputusan utama kepada peranan sebagai pembuat dasar dan pengawal selia. Sehubungan itu, IPT diberi hak untuk membuat pelbagai keputusan berkaitan operasi. 5
Menentukan keberhasilan berasaskan kontrak prestasi lima tahun (3+2) antara Kementerian dan IPT awam. Jika matlamat kontrak prestasi tidak tercapai, maka IPT awam menghadapi risiko pengurangan dana awam dan insentif kepada IPT yang menjangkau sasaran. Memperkukuh jaminan kualiti sektor swasta, dengan mewajibkan IPT swasta mengambil bahagian dalam program jaminan kualiti kebangsaan (contohnya, SETARA dan MyQuest). Hasil jaminan kualiti ini akan membolehkan akses kepada dana awam (contohnya, geran penyelidikan dan pinjaman PTPTN pelajar). Tahap akses akan berkait rapat pula dengan penyertaan dan tahap prestasi berbanding rangka kerja dan standard. Memberi hak membuat keputusan daripada Kementerian kepada pentadbir universiti awam, meningkatkan keberkesanan tadbir urus IPT, dan membina kapasiti serta keupayaan LPU dan pentadbir IPT untuk mengambil tanggungjawab seperti yang diamanahkan. Kementerian akan mempunyai portfolio IPT berautonomi penuh dan separa autonomi berdasarkan kesediaan serta kapasiti masing-masing untuk membuat keputusan. IPT ini akan beroperasi secara bebas dalam lingkungan rangka kerja pengawal seliaan yang diwujudkan oleh Kerajaan dengan struktur tadbir urus yang mantap, hak membuat keputusan yang jelas, dan pengurusan pihak berkepentingan yang berkesan. Autonomi ini akan diimbangi menerusi keupayaan dalaman yang tepat dan juga mekanisme kebertanggungjawaban yang sewajarnya. Untuk mencapai keberhasilan ini, Kementerian akan berperanan sebagai pengawal selia dan pembuat dasar, dan memberi hak yang lebih luas kepada IPT untuk membuat keputusan. Sementara IPT perlu bertanggungjawab untuk mencapai keberhasilan yang ditetapkan. Inisiatif utama termasuklah: 6
JAWATANKUASA TADBIR URUS PERINGKAT STRATEGIK Lembaga Pengarah Universiti (LPU) Jawatankuasa Pengurusan Strategik (JPU) Senat Jawatankuasa Panel Pembangunan Sumber Manusia (JPPSM) Jawatankuasa Kerja Pembangunan Sumber Manusia (JKPSM) 1 2 3 4 5 7
ISTILAH PENGERUSI KUASA MELANTIK HAD KUASA Lembaga Pengarah Universiti (LPU) Pengerusi LPU Pengerusi : Pelantikan oleh Menteri Pendidikan Ahli : Pelantikan oleh Menteri Pendidikan Naib Canselor (sebagai ahli) : Pelantikan atas nama jawatan Pendaftar (sebagai Setiausaha) : Pelantikan atas nama jawatan Mengesah/Melulus/ Memperaku keputusan, dasar, hala tuju penting universiti Majlis/ Jawatankuasa* (selain Jawatankuasa Tatatertib) Pengerusi LPU Ahli LPU/Naib Canselor Ahli LPU (sebagai Pengerusi/Ahli) : Pelantikan oleh Pengerusi LPU Naib Canselor (sebagai Pengerusi) : Pelantikan oleh Pengerusi LPU Ahli (selain ahli LPU) : Pelantikan oleh Pengerusi Jawatankuasa Senat Naib Canselor Pengerusi/ Ahli: (Timbalan Naib Canselor/ Dekan) Setiausaha : Pelantikan atas nama jawatan 3 orang wakil Rektor : Pelantikan oleh Naib Canselor 3 orang Profesor yang dilantik : Pelantikan oleh Pengerusi LPU Jawatankuasa Induk* Ahli Majlis Eksekutif Universiti (Naib Canselor/ TimbalanTimbalan Naib Canselor/ Pendaftar/ Bendahari) Pengerusi (Naib Canselor) : Pelantikan oleh Pengerusi LPU Pengerusi (selain Naib Canselor) : Pelantikan oleh Naib Canselor Ahli : Pelantikan oleh Pengerusi Jawatankuasa Melulus/Memperaku/ Megesyor/Memantau peraturan dan prosedur yang ditetapkan Jawatankuasa Ketua PTJ yang dilantik Pengerusi : Pelantikan oleh Timbalan Naib Canselor/Pendaftar/Bendahari/ Dekan/Rektor Ahli : Pelantikan oleh Pengerusi Jawatankuasa Melulus, Merancang, Melaksana aktiviti berpandukan dasar, polisi dan peraturan yang berkuatkuasa PERINGKAT MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM TADBIR URUS UUM 8
ASAS PENYEDIAAN TADBIR URUS LPU dilantik di bawah Perlembagaan Universiti Utara Malaysia, seksyen 16. Lembaga hendaklah terdiri daripada anggota yang dinyatakan dalam subseksyen 16(1) Perlembagaan UUM seperti berikut: Tiga (3) orang daripada sektor swasta Seorang (1) daripada alumni universiti Seorang (1) dari dalam atau luar universiti yang, pada pendapat Menteri, berpengetahuan dan berpengalaman yang boleh membantu Lembaga. (a) Pengerusi (b) Naib Canselor (c) Dua (2) orang pegawai perkhidmatan awam (d) Seorang yang mewakili masyarakat di tempat terletaknya Universiti (e) Seorang Profesor yang dipilih oleh Senat (f) Lima (5) orang yang terdiri daripada: 9
ASAS PENYEDIAAN TADBIR URUS Timbalan Naib Canselor, Pendaftar, Bursar dan Penasihat Undang-Undang hendaklah menjadi ahli ex-officio Lembaga tetapi tidak berhak untuk mengundi dalam mesyuarat Lembaga. Tertakluk kepada kelulusan Menteri, setiap ahli yang dinyatakan di (c) boleh melantik seorang ahli silih ganti untuk menghadiri mesyuarat Lembaga jika ahli itu tidak dapat hadir atas apa-apa sebab. Apabila menghadiri mesyuarat Lembaga, seseorang ahli silih ganti hendaklah bagi segala maksud disifatkan sebagai ahli Lembaga. 10
Pelantikan ahli Lembaga, kecuali Naib Canselor, hendaklah dibuat oleh Menteri untuk suatu tempoh tidak melebihi tiga (3) tahun dan apabila tamat tempoh itu ahli Lembaga adalah layak dilantik semula. Tempoh ahli yang dinyatakan di bawah Peraturan Universiti Utara Malaysia (Perintah Tetap Lembaga Pengarah) 3.1 (e), seorang profesor Universiti yang dilpilih oleh Senat hendaklah selama tempoh keanggotaannya dalam Senat. Pendaftar hendaklah menjadi Setiausaha Lembaga. Ahli Lembaga hendaklah dibayar apa- apa saraan atau elaun yang ditentukan oleh Menteri. Peruntukan berhubungan dengan Lembaga: ASAS PENYEDIAAN TADBIR URUS 11
KEANGGOTAAN LPU Pelantikan ahli Lembaga, kecuali Naib Canselor, hendaklah dibuat oleh Menteri bagi suatu tempoh tidak melebihi tiga tahun dan apabila habis tempoh itu ahli Lembaga adalah layak dilantik semula. Menteri boleh melantik mana-mana ahli Lembaga untuk menjalankan fungsi Pengerusi semasa apa-apa tempoh yang Pengerusi oleh kerana apa-apa sebab tidak dapat menjalankan fungsinya atau semasa apa-apa tempoh kekosongan dalam jawatan Pengerusi. Tertakluk kepada peraturan 2.3, jika Pengerusi tidak dapat mempengerusikan mesyuarat Lembaga, maka ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat itu hendaklah memilih salah seorang daripada mereka untuk mempengerusikan mesyuarat itu. Seseorang ahli yang dilantik sebagai Pengerusi di bawah peraturan 2.3 atau dipilih untuk mempengerusikan mesyuarat di bawah peraturan 2.4 hendaklah, semasa tempoh dia menjalankan fungsi Pengerusi atau mempengerusikan mesyuarat, mengikut manamana yang berkenaan, disifatkan sebagai Pengerusi. Setiausaha Lembaga yang boleh merupakan ahli Lembaga atau bukan ahli Lembaga, hendaklah dilantik oleh Pengerusi. Pengerusi dan tiga ahli lain Lembaga hendaklah membentuk kuorum bagi apa-apa mesyuarat Lembaga. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 12
STRUKTUR LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI (LPU) Menteri Pendidikan Tinggi Yang Berhormat Dato Seri Khaled Nordin Pengerusi YBhg. Tan Sri Datuk Wira Dr. Hj. Mohd Shukor Hj. Mahfar Lembaga Pengarah Universiti (LPU) Ahli Ahli YBrs. Prof. Dr. Mohd Fo'ad Sakdan Naib Canselor Ahli YBhg. Dato' Dr. Megat Sany Megat Ahmad Supian Wakil Kementerian Ahli Ahli Ahli Ahli Ahli Ahli YBrs. Puan Nor Eni Ismail Wakil Kementerian YBrs. Puan Maizatulakmam Othman@Ibrahim Wakil Masyarakat Setempat YBrs. Prof. Dr. Abdul Malek bin Hj Abdul Karim Wakil Senat YBrs. Encik Mohd Zuhri Abdullah Wakil Sektor Swasta YBrs. Tuan Haji Zambri bin Mat Wakil Alumni YBrs. Dr. Hari Ram A/L Ramayya Wakil Sektor Swasta YBrs. Dato’ Paduka Ammar Dato’ Shaikh Mahmood Naim Wakil Berpengetahuan & Berpengalaman YBrs. Prof. Dr. Shahimi Mohtar Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) YBrs. Prof. Dr. Russayani Ismail Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) YBrs. Prof. Dr. Ahmad Martadha Mohamed Timbalan Naib Canselor (HalEhwal Pelajar) YBrs. En. Ahmad Rasidi Abdullah Pendaftar (Setiausaha) YBrs. En. Abdul Roni Baharom Bendahari YBrs. Prof. Madya Khadijah Mohamed Penasihat Undang- Undang 13
YBhg. Tan Sri Datuk Wira Dr. Hj. Mohd Shukor Hj. Mahfar Pengerusi LPU YBrs. Prof. Dr. Mohd Fo'ad Sakdan Naib Canselor Ahli YBhg. Dato' Paduka Ammar Dato' Shaikh Mahmood Naim Ahli KEAHLIAN LPU YBhg. Dato’ Dr. Megat Sany Megat Ahmad Supian Kementerian Pendidikan Tinggi Ahli 14
KEAHLIAN LPU YBrs. Puan Nor Eni Ismail Kementerian Kewangan Malaysia Pejabat Belanjawan Negara (Sosial) Kementerian Kewangan Malaysia Ahli YBrs. Puan Maizatulakmam Othman@Ibrahim Ahli YBrs. Prof. Dr. Abdul Malek Hj. Abdul Karim Profesor Universiti Utara Malaysia Ahli YBrs. Encik Mohd Zuhri Abdullah Ahli 15
YBrs. Dr. Hari Ram A/L Ramayya Pengarah Perubatan KPJ Perlis Ahli YBrs. Tuan Haji Zambri bin Mat CEO Bintong Group Ahli YBrs. Puan Harlina binti Othman d/a Setiausaha Bahagian, KPT Ahli KEAHLIAN LPU YBrs. En. Ahmad Rasidi Abdullah Pendaftar Universiti Utara Malaysia Setiausaha 16
KEAHLIAN LPU YBrs. Prof. Dr. Shahimi Mohtar Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Ex Officio YBrs. Prof. Dr. Ahmad Martadha Mohamed Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Ex Officio YBrs. Prof. Dr. Russayani Ismail Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Ex Officio YBrs. Prof. Madya Dr. Khadijah Mohamed Penasihat UndangUndang Ex Officio 17
INSTITUSI TADBIR URUS Lembaga hendaklah menjadi badan yang mengelola, membuat dasar dan mengawasi Universiti, dan boleh menjalankan segala kuasa yang diberikan kepada Universiti kecuali setakat yang kuasa itu diberikan oleh Perlembagaan atau Statut, kaedah-kaedah dan peraturanperaturan kepada Pihak Berkuasa, badan atau kepada pegawai lain Universiti. Tiada ketetapan boleh diluluskan oleh Lembaga berhubung dengan apa- apa perkara dalam kuasa Senat, tetapi Lembaga boleh menghantar pendapatnya kepada Senat mengenai apa-apa perkara dalam kuasa Senat, bagi pertimbangan Senat. FUNGSI DAN KUASA LEMBAGA Seksyen 16(1): Seksyen 16(2). 18
INSTITUSI TADBIR URUS 16(3)(a)- Mengadakan perancangan pengawasan yang strategik yang bercirikan pendidikan dan misi Universiti. 16(3)(b)- Menggalakkan pengurusan cekap dan berkesan dan mengadakan kajian semula yang menyeluruh mengenai operasi Universiti. 16(3)(c)- Membangunkan hubungan dengan masyarakat, sektor korporat dan industri. 16(3)(d)- Memupuk hubungan global dan keantarabangsaan berhubung dengan pelajaran tinggi dan penyelidikan. 16(3)(e)- Memastikan pelaksanaan Perlembagaan, undang-undang dan dasar Universiti dan untuk memastikan bahawa tiap-tiap Pihak Berkuasa, Jawatankuasa, Pegawai atau jawatankuasa sentiasa bertindak menurut kuasanya dan bidang tugasnya. FUNGSI DAN KUASA TAMBAHAN LEMBAGA Seksyen 16(3): 19
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB LEMBAGA PENGARAH Seseorang yang dilantik sebagai Ahli Lembaga Pengarah hendaklah: Memastikan bahawa pelantikannya dibuat dengan betul dan mengikut undang-undang. Mendapatkan dokumen berikut: Akta penubuhan Badan Berkanun yang kemaskini Garis Panduan Pengurusan Badan Berkanun Laporan Tahunan Badan Berkanun berkenaan bagi tahun yang mutakhir Akta Badan Berkanun (Akaun dan Laporan Tahunan) 1980 Memahami: Dasar Kerajaan yang berkaitan dengan Badan Berkanun yang dianggotainya Objektif Badan Berkanun tersebut Fungsi dan tanggungjawab seorang Ahli Lembaga Pengarah Kuasa seorang Ahli Lembaga Pengarah Pada setiap masa berpandukan undang- undang dan peraturanperaturan yang berkaitan. PELANTIKAN 1. a. b. i. ii. iii. iv. c. i. ii. iii. iv. d. 20
Ahli Lembaga Pengarah hendaklah sentiasa menyedari bahawa mereka adalah mewakili Kerajaan di dalam Lembaga Pengarah Badan Berkanun. Oleh itu, mereka mempunyai hubungan fidusiari dengan Badan Berkanun yang dianggotainya. Ahli Lembaga Pengarah hendaklah bersikap jujur apabila membuat keputusan, menyokong atau menentang sesuatu perakuan. Tugas fidusiari seorang Ahli Lembaga Pengarah adalah: Tidak menggunakan kedudukannya sebagai seorang Ahli Lembaga Pengarah untuk memperolehi keuntungan bagi dirinya, khususnya menyalahgunakan sebarang wang, harta atau maklumat Badan Berkanun. Tidak melakukan sesuatu yang bercanggah dengan kepentingan Badan Berkanun. Tidak menyerahkan tugas fidusiarinya kepada pihak ketiga. Menjalankan tugasnya dengan bersungguh- sungguh serta dengan kemahiran dan ketekunan yang sewajarnya, dan jika perlu, mendapatkan nasihat ikhtisas mengenai perkara tertentu. Menghormati kepercayaan dan keyakinan yang telah diamanahkan oleh pihak yang melantik beliau sebagai seorang Ahli Lembaga Pengarah. TUGAS FIDUSIARI 1. a. b. c. d. e. 21
DASAR DAN ARAHAN Adalah menjadi tanggungjawab Ahli Lembaga Pengarah supaya memahami dan memastikan bahawa dasar yang digubal dan diluluskan adalah selaras dengan peruntukan Akta penubuhan Badan Berkanun berkenaan dan tidak bercanggah dengan undang- undang serta dasar dan arahan Kerajaan yang berkuatkuasa pada sesuatu masa. Sekiranya atas sebab tertentu didapati kesukaran bagi melaksanakan sesuatu dasar atau arahan Kerajaan, Ahli Lembaga Pengarah hendaklah secara bersama menyediakan satu laporan yang lengkap kepada Kerajaan atau kepada agensi Kerajaan yang berkenaan untuk mendapat arahan baru atau keputusan yang sewajarnya. Ahli Lembaga Pengarah hendaklah sentiasa mengambil perhatian dan mematuhi keputusan Jemaah Menteri yang berkaitan dengan Badan Berkanun. Aktiviti sesebuah Badan Berkanun hendaklah berasaskan Akta penubuhan, dasar dan arahan Kerajaan serta keputusan Lembaga Pengarah. Dalam hubungan ini, Ahli Lembaga Pengarah adalah bertanggungjawab untuk memastikan bahawa pihak pengurusan tidak menjalankan kegiatan yang bertentangan dengan keputusan Lembaga Pengarah, dasar serta arahan Kerajaan. 1. 2. 3. 22
MESYUARAT LEMBAGA Ahli Lembaga Pengarah, termasuk Ahli Ganti, adalah bertanggungjawab secara bersama bagi semua keputusan Lembaga dan semua kegiatan Badan Berkanun. Adalah menjadi kewajipan setiap Ahli Lembaga Pengarah untuk hadir dan mengambil bahagian di dalam semua mesyuarat Lembaga. Ketidakhadiran seseorang Ahli atau kegagalan seseorang Ahli mengambil bahagian di dalam perbincangan mesyuarat Lembaga tidak melepaskan Ahli itu dari bertanggungjawab ke atas semua keputusan yang dibuat oleh mesyuarat berkenaan. Ahli Lembaga Pengarah hendaklah memastikan bahawa: Jadual mesyuarat Lembaga Pengarah bagi sesuatu tahun disediakan dalam tahun sebelumnya supaya semua ahli dapat meluangkan masa menghadirinya. Mesyuarat Lembaga Pengarah diadakan sekurang- kurangnya setiap tiga (3) bulan. Agenda disedia dan diedarkan bagi setiap mesyuarat Lembaga. Notis mengadakan mesyuarat diberi lebih awal iaitu sekurangkurangnya tujuh (7) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. Kertas kerja diedarkan untuk penelitian Ahli Lembaga Pengarah sekurang- kurangnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. Sekiranya ada perkara yang telah diserahkan kepada Jawatankuasa Kerja, umpamanya Jawatankuasa Perjawatan atau Jawatankuasa Perolehan, laporan Jawatankuasa berkenaan hendaklah dibentangkan untuk keputusan atau makluman Lembaga. 1. 2. a. b. c. d. e. f. 23
MESYUARAT LEMBAGA Segala keputusan mesyuarat Lembaga Pengarah direkodkan dengan betul dan disimpan dengan sempurna. Keputusan melalui edaran hanya boleh dilaksanakan dengan mendapat persetujuan bersama semua Ahli Lembaga Pengarah. Jika minit mesyuarat Lembaga tidak mencerminkan perjalanan mesyuarat Lembaga dengan betul, pindaan dibuat kepada minit berkenaan dengan secepat mungkin, atau, jika ini tidak dapat dilakukan, tindakan hendaklah diambil untuk membangkitkan isi kandungan sebenar perbincangan itu secara bertulis kepada Lembaga. Jika terdapat percanggahan di antara kepentingan Lembaga dan kepentingan seseorang Ahli Lembaga Pengarah atau kemungkinan berbangkitnya sebarang percanggahan kepentingan bersabit dengan sesuatu keputusan Lembaga, maka fakta, corak dan setakat mana percanggahan tersebut membabitkan dirinya hendaklah diisytiharkan kepada Lembaga sepanjang yang ada kaitan dengan percanggahan itu. Ahli Lembaga Pengarah yang terdiri daripada Pegawai Kerajaan dikehendaki mengemukakan laporan mesyuarat kepada Kementerian/ Agensi yang diwakilinya dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja. a. b. c. d. e. g. h. i. j. k. 24
Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab menentukan bahawa Badan Berkanun berkenaan mempunyai sistem dan peraturan yang berkesan yang dapat memberi gambaran yang jelas dan berterusan mengenai pengurusan Badan Berkanun. Sistem dan peraturan itu hendaklah membolehkan Lembaga Pengarah diberitahu tentang: Dasar dan keputusan Lembaga. Kemajuan pelaksanaan program dan projek. Pengurusan kewangan terutamanya perkara yang berkaitan dengan: Kecukupan punca wang tunai bagi menjalankan rancangannya. Kawalan perbelanjaan. Pelaburan jangka pendek dan panjang. Pengurusan pinjaman. Pengurusan aset. Tanggungan jangka pendek dan panjang, termasuk tanggungan luar jangka. Akaun Badan Berkanun. Pencapaian Badan Berkanun. Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan Badan Berkanun menyediakan Laporan prestasi Aktiviti dan Pencapaian dan mengemukakan kepada Kementerian setiap tiga (3) bulan. 1. a. b. c. i. ii. iii. iv. v. vi. d. e. 2. SISTEM DAN PERATURAN PENGURUSAN 25
Badan Berkanun mempunyai sistem perancangan yang baik bagi melaksanakan program dan projek. Objektif program dan projek selaras dengan objektif Kerajaan dan Badan Berkanun seperti yang terkandung dalam Akta penubuhan. Faedah daripada setiap program dan projek dihuraikan dengan jelas supaya penilaian keberkesanan objektif dapat dibuat dengan mudah. Semua program dan projek yang dicadangkan telah dikaji kesesuaiannya berdasarkan kriteria tertentu yang disokong oleh laporan kos dan faedah (costs and benefits) yang lengkap. Semua program dan projek telah diperiksa dengan teliti dari segi implikasi kewangan jangka pendek dan jangka panjang bagi tujuan menjamin kedudukan kewangan Badan Berkanun tersebut berada dalam keadaan baik. Setiap program dan projek yang dilaksanakan terdiri daripada yang telah diluluskan dalam belanjawan tahunan. Badan Berkanun mempunyai sistem penjadualan dan pengesanan bagi mengesan pelaksanaan program program dan projek mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.5/1991- "Panduan Mengenai Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP)". Badan Berkanun perlu mempunyai sistem perancangan dan pemantauan program/ projek yang kemas untuk dilaksanakan pada sesuatu tahun dan sebarang perubahan yang boleh menjejaskan pelaksanaannya hendaklah diminimumkan. Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan bahawa: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. PERANCANGAN PROGRAM DAN PROJEK 26
Badan Berkanun mempunyai dasar dan peraturan kewangan dan perakaunan yang sempurna yang telah diluluskan mengikut Akta dan peraturan lain bagi menguruskan pendapatan dan perbelanjaan serta aset Badan Berkanun. Pihak pengurusan menyedia dan mengemukakan cadangan belanjawan Badan Berkanun untuk pertimbangan dan kelulusan Lembaga dan pihak berkuasa yang berkenaan dengan membentangkan sepenuhnya keperluan bagi kedua jenis perbelanjaan mengurus dan pembangunan serta punca kewangan, sama ada dari pendapatan sendiri, akaun rizab atau dari punca lain yang akan digunakan untuk membiayai perbelanjaan yang dicadangkan. Maklumat mengenai sumber kewangan dan kedudukan wang rizab seperti dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1996 mengenai "Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahunan" hendaklah dilengkapkan semasa mengemukakan cadangan belanjawan. Wang yang didapati melebihi keperluan disimpan dalam institusi kewangan yang diluluskan oleh Kerajaan dan ditunjukkan dengan jelas dalam penyata kewangan tahunan. Peruntukan belanjawan digunakan untuk tujuan yang dimaksudkan. Aset Badan Berkanun sentiasa dijaga dengan selamat dan digunakan dengan sewajarnya. Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan bahawa: KAWALAN BELANJAWAN DAN KEWANGAN 27
Wang yang patut diterima oleh Badan Berkanun dipungut tepat pada waktunya, dijaga dengan selamat dan diakaunkan dengan betul. Kelulusan menghapuskira dan melupuskan aset Badan Berkanun diperolehi sewajarnya daripada Menteri. Laporan mengenai kedudukan kewangan disediakan pada setiap bulan dan dibentangkan di setiap mesyuarat Lembaga Pengarah oleh pihak pengurusan Badan Berkanun khususnya menunjukkan: Perbelanjaan berbanding dengan jumlah peruntukan. Penyata pendapatan dan perbelanjaan. Penyata aliran tunai. Jualan/kutipan hasil sebenar berbanding dengan jumlah yang dianggarkan. Jumlah siberhutang dan sipiutang. Keuntungan/kerugian operasi. Kestablilan kewangan jangka pendek dan jangka panjang bagi organisasi berkenaan. KAWALAN BELANJAWAN DAN KEWANGAN 28
PENGURUSAN PINJAMAN Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan bahawa wang yang dipinjam oleh Badan Berkanun diuruskan dengan baik. Pemerhatian hendaklah ditumpukan kepada dua aspek pengurusan pinjaman: Wang yang dipinjam oleh Badan Berkanun. Wang yang diberi pinjam oleh Badan Berkanun. Jika sesebuah Badan Berkanun bercadang meminjam wang, Lembaga Pengarah hendaklah menentukan bahawa pinjaman tersebut adalah wajar dan tidak akan menjadi satu beban kewangan yang mudarat. Disamping itu, Ahli Lembaga Pengarah hendaklah berpuas hati bahawa: Semua pinjaman diuruskan menurut keperluan berkanun, dengan mendapat kelulusan Menteri dan persetujuan Menteri Kewangan. Wang pinjaman digunakan bagi maksud yang telah ditetapkan serta mematuhi syarat perjanjian pinjaman. Pembayaran faedah dan bayaran balik pinjaman dibuat menurut jadual yang ditetapkan. Pihak berkuasa berkenaan diberitahu dengan secepat mungkin sekiranya pengurusan pinjaman dijangka menghadapi kesulitan. Berhubung dengan pinjaman dan jaminan yang diberikan oleh sesebuah Badan Berkanun, Ahli Lembaga Pengarah adalah dikehendaki memastikan bahawa: Badan Berkanun berkenaan mempunyai kuasa di sisi undangundang untuk berbuat demikian. Bentuk, jenis dan jumlah pinjaman yang diluluskan adalah tertakluk kepada dasar Lembaga yang tidak bercanggah dengan keperluan Badan Berkanun atau peraturan Kerajaan. Dalam hubungan ini sesebuah Badan Berkanun tidak boleh memberi sebarang pinjaman atau pendahuluan kepada Ahli Lembaga Pengarah, kecuali dibenarkan oleh undang- undang atau dasar Kerajaan. 1. a. b. 2. a. b. c. d. 3. a. b. 29
PENGURUSAN PINJAMAN Pinjaman yang diluluskan hendaklah mempunyai perjanjian pinjaman dan dokumen lain yang berkaitan serta diurus mengikut peraturan yang berkaitan. Usaha untuk mendapatkan bayaran balik pinjaman hendaklah dilakukan tepat pada waktunya. Pinjaman kepada anak syarikat dan syarikat bersekutu perlu dikaji dengan teliti. Badan Berkanun hendaklah mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1993 - "Arahan Bagi Meningkatkan Kualiti Perancangan Dan Kawalan Ke Atas Pengurusan Syarikat Kerajaan" yang tidak membenarkan pemberian pinjaman tanpa faedah atau dengan kadar faedah subsidi dan terma yang longgar. 1. 2. 3. c. d. e. 30
PELABURAN KUMPULAN WANG YANG BERLEBIHAN Badan Berkanun hendaklah bertindak dengan berhati- hati semasa mambuat pelaburan. Pengawasan wang yang berlebihan hendaklah mengikut peraturan tertentu dan prinsip pengurusan dana yang bijak. Pelaburan melalui penubuhan anak syarikat atau perbadanan hendaklah mendapat kelulusan Menteri dengan persetujuan Menteri Kewangan. Lembaga Pengarah hendaklah memastikan proses yang diamalkan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1993. Lembaga Pengarah hendaklah mempertimbangkan penubuhan anak syarikat atau perbadanan berdasarkan: Tujuan penubuhan atau perolehan. Jika telah mempunyai syarikat, sebab syarikat sedia ada tidak dapat melaksanakan tujuan tersebut. Sama ada syarikat itu akan bersaing dengan syarikat Bumiputera sedia ada. Faedah kepada Kumpulan Syarikat. Peratusan ekuiti yang akan dipegang dalam syarikat yang ditubuhkan atau yang diperolehi. Kos penubuhan atau perolehan. Perancangan korporat dan pelaburan bagi tida (3) tahun untuk syarikat itu. Butir- butir lain yang perlu. 1. 2. 3. a. b. c. d. e. f. g. h. 31
PENGAWASAN KE ATAS ANAK SYARIKAT Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan: Keputusan yang dibuat oleh anak syarikat mendapat kelulusan Lembaga Pengarah Badan Berkanun sebelum dilaksanakan. Keputusan yang dibuat oleh anak syarikat dimaklumkan kepada Menteri. Semua pinjaman anak syarikat BBP mendapat kelulusan Menteri dengan persetujuan Menteri Kewangan. Keputusan bagi pelepasan sebarang aset anak syarikat mendapat kelulusan Lembaga Pengarah Badan Berkanun. 1. a. b. c. d. EKONOMI DAN KECEKAPAN Pada setiap masa, Ahli Lembaga Pengarah hendaklah memastikan bahawa Badan Berkanun ditadbirkan dengan cara yang ekonomik, cekap dan berkesan. Penekanan hendaklah diberi kepada usaha peningkatan produktiviti dan mengatasi pembaziran. PENYELENGGARAAN REKOD AKAUN Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan Badan Berkanun mempunyai sistem kawalan dalaman yang berkesan untuk penyelenggaraan rekod dan akaun yang kemaskini. 32