คู่มือปฏิบัติงานธุรการโรงเรียน2562

46

ข้นั ตอนการรบั หนังสือ

แผนการปฏบิ ัติงานสารบรรณ(Flow Chart)

ผูร บั ผดิ ชอบ กิจกรรม ระเบยี บทีเ่ กยี่ วขอ ง

งานสารบรรณ รบั หนงั สอื จากหนวยงานภายนอก เอกสาร ระเบียบสํานักนายกรฐั มนตรี
ท่วั ไป เอกสารลับจากไปรษณีย และอ่นื ๆ วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

ชั้นความเร็ว ตรวจสอบ คดั แยก ชั้นความลับ
จัดหมวดหมหู นังสือและ
A oB
สิ่งพมิ พ

ลงทะเบียนออกเลขรับเอกสารดว ยระบบ ไมตอ งลงทะเบียน เชน เอกสาร ตรวจสอบแลวไมถ กู ตอง เชน
สารบรรณอเิ ล็คทรอนิกส ประชาสมั พันธ จดหมายสว นบคุ คล เปน ตน สงผดิ หนว ยงาน ไมมีผูลงนาม

จดั สง ไปใหฝ า ยท่เี ก่ยี วของเพ่ือ เสนอผเู กี่ยวของโดยตรง ดาํ เนินการสง คนื
ดําเนนิ การตอไป

เสนอผูบรหิ าร พิจารณาส่งั การ

c เสร็จส้นิ

47
หนังสอื สง สงออกไปภายนอก

1. ใหเจาของเร่ืองตรวจสอบความเรียบรอยของหนังสือ รวมท้ังส่ิงท่ีสงมาดวยใหครบถวน แลวสงเร่ือง
ใหเ จา หนา ท่ีหนวยงานสารบรรณกลางเพื่อสงออก

2. เม่ือเจาหนาท่ีของหนวยงานสารบรรณกลางไดรับเรื่องแลวลงทะเบียนหนังสือสง เรียงลําดับ
ติดตอกันไปตลอดปปฏิทิน กอนบรรจุซอง ตรวจความเรียบรอยของหนังสือ / สิ่งท่ีสงมาดวยใหครบถวน
แลวปดผนึก สงได 2 วิธี คือ โดยทางไปรษณีย หรือสงโดยสมุดสงหนังสือ / ใบรับ ถาเปนใบรับใหนํามาผนึก
ตดิ กบั สาํ เนาคฉู บับ

ขัน้ ตอนการสง หนงั สอื

หนงั สอื ทีห่ วั หนาสวนราชการลงนามแลว

ออกเลขท่หี นงั สือ วนั เดอื น ป
ประทบั ตราผลู งนาม

I

ตรวจสอบความเรยี บรอยของ
หนงั สอื สิ่งที่สงมาดวย

ลับ ปกปด EMS ธรรมดา จดั สง เรอ่ื งใหห นว ยงานตางๆ
นาํ สง ไปรษณีย
บรรจุซอง จา หนา ซอง –ปดซอง สง มอบให
เจา หนาท่ที ่ีสงไปรษณีย และสง หนว ยงานทเ่ี กยี่ วของ

รวบรวมสาํ เนาคืนเจาของเรอื่ ง ตรวจสอบใบเจง หน้รี ายเดือน นําสงการเงนิ
เบกิ จาย เกบ็ สําเนาใบนาํ สง เขาแฟม

48
การเกบ็ และทาํ ลาย หนังสอื ราชการ
การเกบ็ หนงั สอื ราชการ

การเกบ็ หนังสือราชการ แบง ออกเปนกรรเก็บระหวา งปฏิบตั ิ การเกบ็ เมอ่ื ปฏิบัติเสรจ็ แลว และการเก็บ
ไวเพ่อื ใชในการตรวจสอบ

การเก็บระหวางปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร็จใหอยูในความรับผิดชอบของ
เจาของเร่ือง โดยใหกําหนดวิธีการเก็บใหเหมาะสมตามข้ันตอนของการปฏิบัติงาน ประการสําคัญจะตองจัด
แฟม สาํ หรบั เกบ็ ไวใ หเพียงพอ อาจมแี ฟมดังน้ี

1. แฟมกําลังดําเนินการ บรรจุเร่ืองท่ีอยูระหวางปฏิบัติ หรือยังจัดทําไมเสร็จตามภาระหนาที่
(ใชแ ฟม เดียวก็พอ)

2. แฟมรอตอบ เร่ืองในแฟมนี้ระบายมาจากแฟมกําลังจัดทําเปนเร่ืองที่ปฏิบัติเสร็จ
ในภาระหนา ท่ขี องเจาหนาท่ีข้ันตอนหนงึ่ แลว แตเ ร่อื งยงั ปฏิบตั ไิ มจบตอ งรอการตอบจากสวนราชการอื่นอยู

3. แฟมรอเก็บ เร่ืองในแฟมนี้เปนเรือ่ งตาง ๆ ที่เจาหนาที่ปฏิบัติจัดทําเสร็จแลวเพื่อรอสงเก็บ
ตามระเบียบตอไป ควรจัดหาแฟมรอเกบ็ ไวใหมากพอกับจํานวนหนังสือเรอ่ื งตางๆ และจัดทําสารบาญเรอื่ งไวที่
หนาปกหนา ดา นในดว ย

4. แฟมระเบียบปฏิบัติ เร่ืองในแฟมน้ีเปนเรื่องที่เก่ียวกับระเบียบราชการตาง ๆ หากจัดแบง
เปน 2 ประเภท คือ ระเบียบท่ัวไปและระเบียบเกี่ยวกับการเงิน โดยแยกแฟมเก็บแลวทําสารบาญเรื่องประจํา
แฟมไวท่ปี กหนา ดา นในดวย จะสะดวกตอการคน หา

การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแลว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และไมมีอะไรที่จะตอง
ปฏิบตั ิตอ ไปอีก โดยนาํ เรื่องจากแฟมรอเก็บในระหวา งปฏิบตั ิไปดําเนนิ การจัดเก็บยังหนวยเกบ็ ของสว นราชการ
ตามระเบียบตอไป ซึ่งตองจดั ทําบัญชีหนังสือสงเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชสี งมอบหนงั สือครบ 25 ป บัญชี
หนงั สอื ครบ 25 ป ท่ีขอเก็บเอง และบญั ชฝี ากหนงั สอื กํากบั ดวย

การเก็บหนังสือเพ่ือใชในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว แตจําเปน
จะตองใชในการตรวจสอบเปนประจํา ไมสะดวกในการสงไปเก็บยังหนวยเก็บ ใหเจาของเร่ืองเก็บเปนเอกเทศ
โดยแตงต้ังเจาหนาท่ีข้ึนรับผิดชอบก็ได เม่ือหมดความจําเปนท่ีจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจัดสงหนังสือ
นั้นไปยังหนวยเกบ็ ของราชการตามระเบียบตอ ไปนี้

การเก็บหนังสือราชการ เจาหนาที่ตองระมัดระวังหนังสือใหอยูในสภาพใชราชการไดทุกโอกาส
หากชํารุดเสียหายตองรีบซอมใหใชราชการไดเหมือนเดิม หากสูญหายตองหาสําเนามาแทน ถาชํารุดเสียหาย
จนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดิมไดใหรายงานผูบังคับบัญชาทราบและใหหมายเหตไุ วใ นทะเบียนเก็บดวย
ถาหนังสือที่สูญหายเปนเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสําคัญท่ีเปนการแสดงเอกสารสิทธิใหดําเนินการ
แจงความตอ พนักงานสอบสวน

ขอสังเกต ตามระเบียบวาดวยงานสารบรรณฉบับใหม ไดกําหนดเพิ่มเติมไววาทุกปปฏิทินให
สวนราชการจัดสงหนังสือท่ีมีอายุครบ 25 ป นับจากวันท่ีไดจัดทําข้ึนพรอมทั้งสงบัญชีมอบหนังสือครบ 25 ป
ใหกองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศิลปากร ภายในวันท่ี 31 มกราคมของปถ ัดไป เวน แตห นังสอื ดังตอ ไปน้ี

1. หนังสือท่ีตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบวาดวยการรักษา
ความปลอดภัยแหง ชาติ

2. หนงั สือท่ีมีกฎหมาย ขอบงั คบั หรอื ระเบียบท่ีออกใชเ ปน การทัว่ ไป กําหนดไวเ ปน อยางอืน่
3. หนังสอื ราชการที่มีความจําเปน ตองเก็บไวที่สวนราชการน้นั ใหจดั ทําบัญชีครบ 25 ป ท่ีขอ
เก็บเองสงมอบใหก องจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร
(หมายเหตุ เรื่องการเก็บหนังสอื ตามระเบียบใหมยังไมไดก าํ หนดวิธีการเกบ็ ไวอ ยา งชดั แจง เขาใจวาจะ
ออกแนวปฏิบัตเิ กยี่ วกับเรอื่ งนี้เพิม่ เตมิ อีกในโอกาสตอ ไป)

49
การทําลาย

ภายใน 60 วันหลังสิ้นปปฏิทินใหเจาหนาท่ีผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สํารวจหนังสือท่ีครบอายุ
การเก็บในปนั้น ไมวาจะเปนหนังสือที่เก็บไวเองหรือฝากเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร
แลวจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหนาสวนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแตงตั้งคณะกรรมการ
ทําลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอทําลายใหจัดทําตามแบบท่ี 25 ทายระเบียบ อยางนอยใหมีตนฉบับและสําเนา
คฉู บับ

ใหหัวหนาสวนราชการระดับกรมแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบดวยประธานกรรมการ
และกรรมการอีกอยางนอยสองคนโดยปกติจะแตงตั้งจาก ขาราชการต้ังแตระดับ 3 หรือเทียบเทาขึ้นไป
มติของคณะกรรมการใหถือเสียงขา งมาก ถา กรรมการผใู ดไมเ หน็ ดวยใหท ําบันทึกความเห็นแยง ไว

ขน้ั ตอนการทําลายหนังสอื

หนว ยเกบ็ สํารวจและจดั ทาํ บัญชีหนงั สือขอทาํ ลาย

เสนอแตงต้ังคณะกรรมการทําลายหนังสอื
จากหวั หนาสว นราชการ

คณะกรรมการทําลายหนังสือ
พจิ ารณาหนังสือตามบญั ชีขอทําลาย

- หนังสอื ทไี่ มควรทาํ ลาย หัวหนาสว นราชการระดบั กรม - หนงั สอื ทีค่ วรทาํ ลาย
สงไปเกบ็ ไวท่ี ทําลายโดย
1. หนวยเก็บ 0 พจิ ารณาหนงั สือตามรายงาน คณะกรรมการ
2. ฝากเก็บไวท่ีหอ ของคณะกรรมการ
จดหมายเหตแุ หงชาติ ทาํ ลายหนงั สอื - รายงานผลการทาํ ลาย
กรมศิลปากร ตอหัวหนา สวนราชการ
ระดับกรม

กองจดหมายเหตแุ หงชาติ

0พจิ ารณาใหค วามเหน็ ตามรายงาน
ของหัวหนาสวน
ระดบั กรม

50

คณะกรรมการทาํ ลายหนังสอื มหี นาทด่ี ังน้ี
1. พิจารณาหนังสือทจ่ี ะขอทําลายตามบัญชหี นังสอื ขอทาํ ลาย
2. ในกรณที ค่ี ณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสอื ฉบับใดไมควรทําลาย และควรจะขยายเวลาการเกบ็ ไว

ใหลงความเห็นวาจะขยายเวลาการเก็บไวถึงเมื่อใด แลวใหแกไขอายุการเก็บในตรากําหนดเก็บหนังสือ โดยให
ประธานกรรมการทาํ ลายหนงั สอื ลงลายมอื ชือ่ กาํ กับการแกไข

3. ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือเรื่องใดใหทําลาย ใหกรอกเคร่ืองหมาย (x) ลงในชอง
การพจิ ารณาของบญั ชีขอทาํ ลาย

4. เสนอรายงานผลการพิจารณา พรอมทั้งบันทึกความเห็นแยงของคณะกรรมการ (ถามี) ตอหัวหนา
สว นราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสัง่ การ

5. ควบคุมการทําลายหนังสือซึ่งผูมีอํานาจอนุมัติใหทําลายได โดยการเผาหรือวิธีอ่ืนใดที่จะไมให
หนังสอื นั้นอา นเปนเรื่องได และเม่ือทาํ ลายเรยี บรอยแลวใหทําบันทึกลงนามรว มกนั เสนอผูม ีอํานาจอนุมตั ิทราบ
เมอ่ื หัวหนา สว นราชการระดับกรมไดร บั รายงานแลวใหพ ิจารณาส่ังการ ดังนี้

5.1 ถาเห็นวาเรื่องใดยังไมควรทําลาย ใหสั่งการเก็บหนังสือนั้นไวจนถึงเวลาการทําลายงวด
ตอไป

5.2 ถาเห็นวาหนังสือเรื่องใดควรทําลายใหสงบัญชีหนังสือขอทําลายใหกองจดหมายเหตุ
แหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอน เวนแตหนังสือประเภทที่สวนราชการน้ันไดขอทําความตกลงกับ
กรมศิลปากรแลว ไมตองสงไปใหพิจารณาใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการใน
หนังสือขอทาํ ลาย แลว แจง ใหส วนราชการที่สงบัญชหี นังสือขอทําลายทราบดงั นี้

1) ถา กองจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร เหน็ ชอบดว ยใหแจงใหสว นราชการนั้น
ดําเนินการทําลายหนังสือตอไปได หากกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายใน
กําหนดเวลา 60 วัน นับแตวันท่ีสวนราชการนั้นไดสงเร่ืองใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ใหถือวา
กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร ไดใหความเห็นชอบแลว และใหส ว นราชการทาํ ลายหนงั สอื ได

2) ถากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นวาหนังสือฉบับใดควรจะ
ขยายเวลาเก็บไวอยางใดหรือใหเก็บไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนั้นทราบและใหสวนราชการน้ัน ๆ
ทาํ การแกไขตามที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แจงมา หากหนังสือใด ๆ กองจดหมายเหตุแหงชาติ

1 Iกรมศิลปากร เห็นควรใหสงไปเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ ก็ใหสวนราชการนั้น ๆ ปฏิบัติตาม

เพื่อประโยชนในการนี้ กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากรจะสงเจาหนาที่มารวมตรวจสอบหนังสือของ
สวนราชการนัน้ กไ็ ด
การใชต ราครฑุ

1. ขนาดตราครุฑมาตรฐาน มี 2 ขนาด
- ตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใชสําหรับการจัดทาํ กระดาษตราครฑุ
- ตวั ครุฑสงู 1.5 เซนติเมตร ใชสําหรับการจัดทํากระดาษบันทึกขอความ

2. การวางตราครุฑใหวางหา งจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร
ตราชื่อสวนราชการท่ีใชเปนหนังสือประทับตรา มีรูปวงกลมซอนกัน เสนผานศูนยกลาง

วงนอก 4.5 เซนตเิ มตร วงใน 3.5 เซนติเมตรลอมครฑุ

51
การควบคมุ และเรงรดั งานสารบรรณ

การควบคุมและเรงรดั งานสารบรรณ คือ การควบคุมใหงานสารบรรณดําเนินไปโดยเรยี บรอย ถูกตอง
ตามระเบยี บ รวดเรว็ และมหี ลักฐานครบถว น เพื่อใหก ารปฏิบตั งิ านในเร่อื งนั้น ๆ ไดเ สรจ็ สน้ิ โดยเรว็

การควบคุมและเรงรัดงานสารบรรณจะบังเกิดผลมากนอยเพียงใด ข้ึนอยูกับการเอาใจใสควบคุม
ของผูบังคับบัญชาตามลําดับข้ัน และเพื่อใหงานสารบรรณดําเนินไปดวยความรวดเร็วและเรียบรอย
ผบู งั คบั บญั ชาตอ งปฏิบัติงานสารบรรณใหเ ปน ตัวอยา งอันดีแกผ ใู ตบ งั คบั บัญชา

1. การเรงรดั งานดานสารบรรณท่วั ไป ใหด ําเนนิ การดงั นี้
1.1 เพ่ือใหงานราชการดําเนินไปดวยความรวดเร็ว หนังสือราชการท้ังปวงท่ีไมมีปญหา

ควรจะตองรีบดําเนินการใหเสร็จเรียบรอยไปโดยเร็ว และหากจะตองตอบใหทราบก็ใหตอบใหผูถามทราบ
โดยเร็วตามกาํ หนดระยะเวลาทกี่ ําหนดไว สาํ หรับการปฏิบัตริ าชการของสว นราชการนน้ั ๆ

1.2 หนังสือราชการท้ังปวงท่ีไมมีปญหา เมื่อถึงบุคคลใดบุคคลน้ันตองพิจารณาเสนอ
ความคดิ เหน็ ใหทนั ที ใหเ สร็จในวันน้นั หรืออยา งชา ในวันรงุ ข้ึน

1.3 งานท่ีประทับตราคําวา ดวนที่สุด ดวนมาก ดวน ใหรีบดําเนินการใหเสร็จโดยทันที
สําหรับงานท่ีมกี ําหนดเวลา ใหเ รงดาํ เนนิ การใหแ ลวเสรจ็ ภายในกําหนดเวลา

1.4 สําหรับงานท้ังปวง ถาเปนงานที่มีปญหาใหแจงใหเจาของเรื่องท่ีถามทราบถึงปญหา
ช้ันหนงึ่ กอ น

2. การตรวจสอบเพื่อเรงรัดงาน ใหมีการตรวจสอบงานสารบรรณเพื่อดําเนินการเรงรัดเปนงวด ๆ
โดยแบง ออกเปน 3 งวด คอื ประจําสัปดาห ประจาํ เดือน และประจาํ ป

2.1 การเรงรัดประจําสัปดาห จะตองพิจารณาวางานท่ีผานมาในสัปดาหหน่ึง งานเสร็จ
เรียบรอยเพียงใด จัดเก็บเขาแฟมเรียบรอยตามระเบียบหรือไม งานท่ีค่ังคางมีมากนอยเพียงใด ติดคางอยูที่ใด
แลวเรงรดั ใหม ีการปฏบิ ัติโดยรวดเรว็ ดวยวาจาหรอื หนังสอื

2.2 การเรงรัดประจําเดือน ใหพิจารณาวางานที่รับเขามาแตละเดือนดําเนินการเสร็จ
เรียบรอยเพียงใด จัดเก็บเขาระบบเรียบรอยตามระเบียบหรือไม งานที่คั่งคางติดอยูที่ใด และไดดําเนินการไป
แลวเพยี งไร แลวเรง รัดใหม กี ารปฏบิ ตั ิโดยเรว็ การเตอื นเมือ่ เห็นลาชา ใหเตอื นเปน หนงั สอื

2.3 การเรงรัดประจําป ใหปฏิบัติเชนเดียวกับการเรงรัดประจําเดือน แตใหพิจารณาวา
หนังสอื ทเี่ กบ็ ไวน ัน้ จะตองไดร บั การทําลายตามระเบยี บท่ีกาํ หนดไวห รือไมอ ีกดว ย

1 I2.4 งานที่เปนเรอ่ื งเรงดว นเปน กรณีพิเศษ ใหมีการเตือนเรงรัดเปน พเิ ศษ ไมต องคาํ นงึ ถงึ เวลา

ที่กําหนดไว

52
หลักการเขียนหนงั สือติดตอราชการ
สว นประกอบของหนงั สือราชการ

หนังสือราชการมีโครงสรางสาํ คัญ 4 สว นดังน้ี
1. สว นหวั หนงั สอื
2. สว นเหตทุ ่มี ีหนงั สือไป
3. สวนจุดประสงคท่มี ีหนังสือไป
4. สวนทายของหนงั สือ

สวนหัวหนังสือ ประกอบดวย ชื่อเรื่อง และคําข้ึนตน ซึ่งจะตองเขียนใหถูกตองตามฐานะ
ของผูร ับหนงั สอื

สวนเหตุที่มีหนังสือไป ตองเขียนเร่ิมตนดวยคําเหมาะสม อางเหตุท่ีมีหนังสือไป ใชสรรพนาม
ใหเ หมาะสม

สว นจดุ ประสงคทม่ี ีหนังสือไป ตองเขียนใหต รงกบั ลักษณะของเรื่องและจุดมุงหมายทม่ี ีหนังสือไป
สวนทายหนังสือ ตองเขียนคําลงทายในหนังสือภายนอก ภายใน ใหถูก และเขียนรายการอ่ืน ๆ
ในหนงั สอื ทุกชนดิ ใหถูกตอง
1) การเขยี นขอความในสวนหัวหนังสอื
สวนหวั ของหนงั สอื มีสิ่งสาํ คญั ทต่ี อ งเขียนอยู 2 อยาง ไดแ ก “เรอื่ ง “ และ “คําขึ้นตน”
1. “เร่ือง” คือ ใหสรุปใจความสําคัญของหนังสือใหสั้นที่สุด แลวนํามากําหนดเปนชื่อเร่ือง
ชื่อเรอื่ งจงึ ตอ งสอดคลองกับขอ ความของหนงั สือถา เคยมีหนงั สอื ติดตอ กันมากอนแลว ใหใ ชช อ่ื เร่ืองเดมิ
ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณกําหนดวา กรณีที่เปนหนังสือตอเนื่อง ปกติให
ลงช่ือเรื่องของหนังสือฉบับเดิม เพ่ือเก็บคนอางอิงไดงาย แตถาหนังสือฉบับเดิม เขียนชื่อเร่ืองไมดี ไมถูก
จะปรับปรุงถอยคําใหดี ถูกตองก็ได กรณีหนังสือฉบับเดิมอาจเปนขออนุมัติ ขออนุญาต ขอผอนผัน ขอความ
อนุเคราะห หรือขอเงิน หรือสิ่งของใด ๆ เชน หนังสือฉบับเดมิ อาจใชช่ือเร่ืองวา “ขออนุมัติ……” ถาหนงั สือที่
ตอบใชช่ือเร่ืองเดิม เสมือนผูตอบกลับเปนผูขอไปยังผูขออีก ควรปรับปรุงชื่อเรื่องท่ีตอบไป โดยเติมคําวา
“การ” ลงไปขา งหนาเปน “ การขออนมุ ัติ...”
ในกรณีปฏิเสธ ไมควรใชช่ือเร่ืองในลักษณะปฏิเสธวา “ไมอนุมัติ….” “ไมอนุเคราะห” ใหใช
คําวา “การ” นําหนา

1 I2. “คําข้ึนตน” ใชท้ังในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ตามที่กําหนดไวใน

ระเบียบสาํ นักนายกรัฐมนตรีวาดว ยงานสารบรรณ
2) การเขยี นขอความในสวนเหตุท่ีมีหนงั สือไป

เหตุทีม่ ีหนังสือไป คือ ขอความท่ีผูมีหนังสือไปแจงไปยังผรู ับหนงั สือเปนการบอกกลาววาเหตใุ ดจึงตอง
มีหนังสือไป ซ่ึงจะเขียนยอหนาตอจากคําข้ึนตน อาจกลาวถึงเหตุที่มีหนังสือไปเพียงตอนเดียวแลวก็แจง
จุดประสงค หรือกลาวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดตอกันมาตอนน้ี และเรื่องสืบเนื่องตอมาอีกตอนหน่ึงแลวก็แจง
จุดประสงค หรือกลาวถึงเร่ืองเดิมที่เคยติดตอกันมาตอนหน่ึง เร่ืองสืบเน่ืองตอมาอีกตอนหน่ึง และผลสืบเน่ือง
ตอไป หรือเรือ่ งเก่ียวขอ งอีกตอนหน่งึ แลว กแ็ จงจดุ ประสงค แลวแตก รณี

53

คําเร่ิมตน แจง เหตุทมี่ ีหนงั สอื ไป จะเริ่มตน ดว ยคาํ ใดคําหนงึ่ ใน 5 คํานี้ คอื
ดวย ใชในกรณีที่เปนเรื่องใหม ซึ่งไมเคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ระหวางผูมีหนังสือไปกับผูรับ
หนังสอื เก่ียวกับเรอื่ งนนั้ โดยเกร่นิ ข้นึ มาลอย ๆ
เนื่องจาก ใชในกรณีท่ีเปนเรื่องใหม ซึ่งไมเคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ระหวางผูมีหนังสือไปกับผูรับ
หนังสือเก่ียวกับเรื่องนั้น และตองการอางเปนเหตุอันหนักแนนท่ีจําเปนตองมีหนังสือไป เพ่ือใหผูรับดําเนินการ
อยา งใดอยา งหนึ่ง
ตามที่ อนุสนธิ ใชในกรณีท่ีเคยมีเร่ืองติดตอหรือรับรูกันมากอน ระหวางผูมีหนังสือไปกับผูรับหนังสือ
ซ่ึงจะอางเรื่องที่เคยติดตอหรือรับรูกันมากอนดังกลาวน้ัน โดยจะตองมีคําวา “น้ัน” อยูทายตอนแรก และ
จะตองมีขอความซ่ึงเปนเหตุท่ีมีหนังสือไปอีกตอนหน่ึงเปนอยางนอยเสมอ จะเขียนแจงเหตุท่ีมีหนังสือไปตอน
เดียวแลว เขยี นจุดประสงคท ่มี ีหนังสอื ไป (ท่ีเร่มิ ดวยคาํ วา “จงึ ” ) ไมได
การเขียนเหตุที่มีหนังสือไป อาจมีท่ีมาจากหลายทาง เชน จากผูมีหนังสือไป เหตุจากบุคคลภายนอก
เหตจุ ากเหตกุ ารณท ่ปี รากฏข้นึ และเหตจุ ากผูรับหนงั สอื
ตัวอยา ง
ดวยทานเปนผูสอบแขงขันไดในการสอบแขงขันเพื่อเขารับราชการ ในตําแหนงพนักงานราชการ และ
ถึงลําดบั ทท่ี จี่ ะบรรจุเขารบั ราชการแลว
จงึ ขอใหท ราบไปรายงานตัว ณ ...............................ภายในวนั ท.ี่ ........................................หากทา นมไิ ด
ไปรายงานตัวภายในกําหนดนี้ ถือวาทานสละสิทธใ์ิ นการบรรจุเขา รับราชการ
3) การเขยี นขอความในสวนจดุ ประสงคที่มีหนังสอื ไป
ลักษณะของจุดประสงคท่ีมีหนังสือไป จุดประสงคที่มีหนังสือไป อาจมีลักษณะและความมุงหมาย
อยางใดอยา งหนึง่ ตอ ไปน้ี
ลกั ษณะ ความมงุ หมาย
ลกั ษณะ ความมุงหมาย
คาํ แจง เพอื่ ทราบ เพื่อใหพจิ ารณา เพ่อื อนมุ ตั ิ เพื่อใหด าํ เนนิ การ เพ่อื ใหความรว มมอื เพอื่ ถอื ปฏิบัติ
คําขอ เพื่อพจิ ารณา เพอ่ื ใหชว ยเหลอื เพื่อใหความรวมมอื เพ่ือใหด าํ เนินการ
คําซักซอ ม เพอื่ ใหเขาใจ
คําชีแ้ จง เพื่อใหเ ขา ใจ
คํายืนยนั เพื่อใหแ นใจ
คาํ สง่ั เพอ่ื ใหป ฏบิ ัติ
คาํ เตอื น เพ่ือไมใ หลมื ปฏบิ ัติ
คํากําชับ เพอ่ื ใหปฏบิ ตั ิตาม เพอื่ ใหส ังวรระมดั ระวงั
คาํ ถาม เพื่อขอทราบ
คาํ หารอื เพื่อขอความเห็น

54

ตวั อยา ง คาํ แจง จึงเรยี นมาเพอ่ื ทราบ

จึงขอแจง ใหท ราบไวล วงหนา
คาํ ขอ จึงเรียนมาเพอ่ื ขอไดโ ปรดพิจารณาอนมุ ตั ิใหดว ย
จงึ เรยี นมาเพอื่ โปรดนําเสนอคณะรัฐมนตรพี จิ ารณาตอไปดวย
จงึ เรียนมาเพอ่ื ขอไดโ ปรดใหความรว มมือในการนต้ี ามสมควรดว ย
จงึ เรียนมาเพอื่ กรุณาอนมุ ตั ใิ นขอ ...............
จงึ เรียนมาเพ่อื กรณุ าพิจารณา หากเหน็ สมควรกรุณาอนุมัตใิ นขอ..
คาํ ซักซอ ม จงึ ขอเรยี นซอ มความเขา ใจมาเพื่อถือเปน หลักปฏิบัตติ อไป
คําชแี้ จง จงึ เรยี นชแ้ี จงมาเพอ่ื ทราบ
จึงเรยี นชแ้ี จงมาเพ่อื โปรดเขาใจตามนด้ี ว ย
คํายืนยนั จึงขอเรียนยืนยันมาเพอื่ ทราบ
จึงขอเรียนยนื ยนั ขอตกลงดังกลา วมา ณ ทน่ี ้ี
คําส่งั จึงเรยี นมาเพ่ือถือเปน หลกั ปฏิบัติตอ ไป
จึงเรยี นมาเพอ่ื ดําเนนิ การตอ ไป
คาํ เตือน จงึ ขอเรียนเตือนมาเพ่ือโปรดดาํ เนินการเรอ่ื งนี้ใหเ สรจ็ โดยดวนดว ย
บดั นลี้ วงเลยมานานแลว ยงั ไมไดร บั รายงานเกยี่ วกบั เรื่องนแี้ ตป ระการใด
จึงขอเรยี นเตือนมา บดั นี้ถึงกาํ หนดชาํ ระคา ธรรมเนียมแลว
จึงขอไดโปรดนําเงินจาํ นวน ......... บาท ไปชําระภายในวนั ท.่ี .......................
คํากําชบั1 I2. การตั้งระยะบรรทดั ใหใชคาระยะบรรทดั ปกติคือ 1 เทา หรอื single
จงึ เรียนมาเพอ่ื จดั ไดป ฏบิ ตั ิตามมตคิ ณะรัฐมนตรดี ังกลา วโดยเครงครดั ตอ ไป
จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดกําชับเจาหนา ทใ่ี หร ะมัดระวงั มิใหเกดิ กรณเี ชนนี้ ข้ึนอีก
คําถาม จงึ เรยี นมาเพื่อขอทราบวา.........................................
คาํ หารือ จงึ ขอเรียนหารือมาวา ...............................................
จึงเรียนมาเพอื่ พิจารณาวินิจฉัย แลว แจงผลใหท ราบดวยจะขอบคณุ มาก
การตั้งคา ในโปรแกรมการพิมพ
1. การตั้งระยะขอบหนา กระดาษ ขอบซาย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร

3. การตง้ั คา ไมบ รรทัดระยะการพิมพอ ยรู ะหวาง 0 – 16 เซนติเมตร

55
การรางหนงั สือ

การรางหนังสือ คือการเรียบเรียงขอความขึ้นตนตามเร่ืองท่ีจะแจงความประสงคไปยังผูรับหรือ
ผูท่ตี อ งการทราบหนงั สือนั้น กอ นทีจ่ ะใชจ ัดทําเปนตนฉบับ

เหตุที่ตองรางหนังสือ เพ่ือใหมีการตรวจแกไขใหเหมาะสมถูกตองตามระเบียบแบบแผนเสียกอน
เวน แตห นงั สอื ท่ีเปนงานประจาํ ปกติอาจไมตอ งเสนอตรวจแกกไ็ ด

หลักการรางหนังสือ คือ ผูรางจะตองรูและเขาใจใหแจมแจง แยกประเด็นท่ีเปนเหตุผลและ
ความมุงหมายทจี่ ะทําหนงั สอื นน้ั โดยต้ังหวั ขอ เกี่ยวกับเร่อื งท่ีจะรางวา อะไร เมือ่ ไหร ท่ีไหน ใคร ทําไม อยา งไร
เปนขอ ๆ ไว การรางใหขึ้นตนเร่ิมใจความท่ีเปนเหตุกอน ตอไปจึงเปนขอความที่เปนความประสงคและ
ขอตกลง ถามหี ลายขอ ใหแ ยกเปนขอ ๆ เพื่อใหชดั เจนและเขาใจงาย ความใดอางถึงบทกฎหมาย กฎ ขอบังคับ
ระเบียบ คําส่ัง หรือเร่ืองตัวอยาง ตองพยายามระบุใหชัดเจน พอท่ีฝายผูรับจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก
การรา งควรใชถอยคําส้ันแตเขาใจงาย พยายามใชคําธรรมดาที่มีความหมายไดหลายทาง สํานวนท่ีไมเ หมาะสม
สําหรับใชเปน สํานวนหนงั สอื ไมควรใช ควรระวงั อักขรวิธี ตวั สะกด การันต และวรรคตอนใหถ ูกตอ ง ขอสาํ คัญ
ตองระลกึ ถงึ ผทู จี่ ะรบั หนังสือวาเขา ใจถูกตองตามความประสงคที่มหี นงั สอื ไป

การรางหนังสือโตตอบ จะตองรางโดยมีหัวขอตามแบบที่กําหนดไวผูรางจะตองพิจารณาดวยวา
หนังสือนั้นควรจะถึงใครบาง หรือควรจะทําสําเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบันทึกไวในราง
ดว ย การอางเทาความตองพจิ ารณาวา เร่ืองท่จี ะรา งนี้ผรู ับหนงั สือทราบมากอนหรือไม ถาเคยทราบมากอนแลว
ความตอนใดท่ีเปนเหตุก็ยอลงได หรือถาเปนการตอบหนังสือท่ีผูรับมีมา ขอความเปนเหตุเพียงแตอางชื่อเรื่อง
ก็พอ การรางหนังสือไมวาจะรางถึงผูใดก็ตาม ใหใชถอยคําสุภาพ และสมกับฐานะของผูรับ ถาเปนการปฏิเสธ
คาํ ขอควรแจง เหตุผลในการทตี่ อ งปฏิเสธคาํ ขอควรแจง เหตุผลในการทตี่ องปฏเิ สธใหผ ขู อเขาใจ

การรางหนังสือท่ีมีลักษณะเปนการสั่งการ ไมวาจะเปนหนังสือสั่งการตามระเบียบหรือรางเปน
หนังสือราชการประเภทอื่น ตองมีขอตกลงอันเปนเหตุเปนผลเชนเดียวกัน ใชคําตองใหรัดกุมอยาเปดชองให
ตีความไดหลายนัย ซึ่งอาจทําใหเขาใจผิด และควรใชถอยท่ีผูรับคําสั่งสามารถปฏิบัติไดเพ่ือใหคําส่ังน้ันไดผล
สมความมุงหมาย ขอความที่เปนเหตุในคําส่ังจะมีประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการส่ังใหชัด
เพอื่ สะดวกในการตีความเอจาํ เปน และทําใหผูปฏบิ ัติรคู วามหมายชัด ชวยใหปฏิบัตไิ ดถ ูกตอ งและอาจพิจารณา
แกไขปญหาไดเม่ือมีอุปสรรค กอนรางควรพิจารณาคนควาวามีกฎหมายใหอํานาจสั่งการไดแลวประการใด
คําส่ังตอ งไมขัดกับกฎหมาย ระเบยี บ ขอบังคบั ถาขัดกบั คาํ ส่งั เกา ตอ งยกเลิกคําส่งั เกาเสยี กอน

1 Iการรางหนังสือประชาสัมพันธ เชน ประกาศ แถลงการณ ขาว จะตองรางตามแบบท่ีกําหนดไว

สว นขอ ความตอ งสมเหตสุ มพล เพือ่ ใหผูอา นนึกคิดคลอ ยตามเจตนาที่ตองการ อยาใหมีขอ ขัดแยงกนั ในฉบบั น้ัน
หรอื ขดั แยง กับฉบับกอ นเวน แตเปน การแถลงแก ทง้ั น้คี วรใชถอ ยคาํ สภุ าพ

ดงั นั้น เพ่ือความสะดวกในการเขยี นราง ผบู ังคับบัญชาอาจกําหนดตัวอยา งใหถือเปนแนวทางปฏิบัติได
แตเพ่ือการประหยัด กระดาษรางจะใชกระดาษที่มีอยู แมแตกระดาษพิมพแลวหนาหนึ่งและไมใช อาจใช
อีกหนาหน่ึงเปนกระดาษรางหนังสอื ก็ไดไมจาํ เปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ

56

หนังสือภายนอก

คอื หนังสือติดตอราชการทเ่ี ปน แบบพิธี ใชติดตอระหวางสวนราชการ หรือสวนราชการมีถงึ หนว ยงาน
อนื่ ซง่ึ ไมใ ชส ว นราชการ หรือที่มถี ึงบุคคลภายนอกโดยใชกระดาษครฑุ เชน สํานักงานคณะกรรมการการศึกษา
ข้ันพื้นฐานมีหนังสือถึงสํานักงาน ก.พ. โรงเรียนสงหนังสือถึงสํานักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา กรมการปกครองมี
หนังสือถึงบริษัท สุวนิช จํากัด กรมศุลกากรมีหนังสือถึง นายทวี แสงกลา เลขท่ี 916 ถนนพระราม 6 พญาไท
กรุงเทพมหานคร เปนตน

การพมิ พหนงั สือภายนอก
1. การพมิ พเ รือ่ งคําขนึ้ ตน หางถึงสง่ิ ท่สี ง มาดว ยใหม ีระยะหางระหวา งบรรทัดระหวางกนั เทา กบั ระยะ
บรรทัดปกตแิ ละเพ่ิมคา กอ นหนาอีก 6 point 1 enter + before 6 point
2. การพิมพข อความภาพเหตุภาคความประสงคแ ละภาคสรุปใหมรี ะยะบรรทดั ระหวา งขอความแตล ะ
ภาคหา งเทา กับระยะบรรทัดปกตแิ ละเพม่ิ คา กอนหนา อีก 6 point 1 enter + before 6 point
3. การยอหนาขอความภาคเขตภาคประสงคและภาคสรุปใหมรี ะยะยอหนาตามคาไมบรรทัดระยะการ
พมิ พเ ทากบั 2.5 เซนติเมตร
4. การพมิ พคําลงทายใหมีระยะบรรทดั หา งจากบรรทดั สดุ ทายภาคสรปุ เทากับระยะบรรทดั ปกตแิ ละ
เพิ่มคากอนหนา อีก 6 point 1 enter + before 12 point
5. การพมิ พช่ือเต็มของเจาของหนังสือใหเวนบรรทัดการพิมพ 3 บรรทัด จากคาํ ลงทาย
6. การพิมพช่อื สวนราชการเจาของเรื่องใหเ วน บรรทัดการพิมพ 3 บรรทดั จากตาํ แหนงของเจาของ
หนงั สอื

1I

57

แบบหนังสอื ภายนอก

ชั้นความลบั (ถา ม)ี

ชั้นความเร็ว (ถา มี) (สว นราชการเจาของเรอื่ ง) (2)

ท่ี .......(1)...../..............

(วนั เดือน ป) (3)
เร่อื ง…(4)………………………………………………………….
(คําขน้ึ ตน) (5)
อางถึง (ถา มี) (6)
สิ่งทสี่ งมาดวย (ถามี) (7)

(ขอ ความ)……(8)………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………….

( คําลงทา ย ) (9)
( ลงชอื่ ) (10)

( พมิ พช ่อื เต็ม )
(ตําแหนง ) (11)

(สวนราชการเจาของเร่อื ง) (12)
โทร. ....................................(13)
โทรสาร.................................
สําเนาสง (ถาม)ี (14)

ชนั้ ความลับ (ถามี)

58
คาํ อธิบาย
(1) ท่ี ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือสงเรียงลําดับ
เลขหนังสือสงตามปปฏิทิน เชน หนังสือสํานักงาน ก.พ. ลงรหัสตัวพยัญชนะ นร (สํานักนายกรัฐมนตรี) และ
เลขประจําเจา ของเรอ่ื ง 0601 (06 คอื สํานกั งาน ก.พ. และ 01 คอื สาํ นักงานเลขานกุ ารกรม)
(2) สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการหรือคณะกรรมการที่เปน
เจา ของหนงั สือนน้ั พรอมทงั้ ลงท่ตี ั้งดว ย เชน

สาํ นักงาน ก.พ.
ถนนพษิ ณโุ ลก กทม. 10300
(3) วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
เชน 25 สิงหาคม 2526
(4) เร่ือง ใหลงเรื่องยอท่ีเปนใจความส้ันท่ีสุดของหนังสือฉบับนั้นในกรณีที่เปนหนังสือตอเนื่อง
โดยปกติ ใหล งเร่ืองของหนังสือฉบับเดิม
(5) คําข้ึนตน ใหใชคําข้ึนตนตามฐานะของผูรับหนังสือ (ตามตารางการใชคําขึ้นตน คําลงทาย
ขางทาย) แลวลงช่ือตําแหนงของผูท่ีหนังสือน้ันมีถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไมเกี่ยวกับตําแหนง
หนา ท่ี
(6) อา งถึง (ถามี) ใหอางถึงหนังสือท่ีเคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการผูรับหนังสือไดรับมา
กอน โดยใหลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือ วันที่ เดือน ป ของหนังสือน้ัน เชน อางถึง หนังสือกรมวิชาการ
ท่ี ศธ 0601/5780 ลงวันท่ี 25 สงิ หาคม 2526 เปน ตน
(7) ส่ิงที่สงมาดวย (ถามี) ใหลงชื่อส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารทสี่ งไปพรอมกับหนังสือน้นั ในกรณี
ท่ไี มส ามารถสง ไปในซองเดียวกันใหแ จงวา สงไปโดยทางใด
(8) ขอความ ใหล งสาระสาํ คญั ของเร่ืองใหชดั เจนและเขาใจงาย แบง เปน 23 ตอน คือ
ก. สาเหตุ ท่ีเขียนหนงั สือฉบับน้นั
- ถา ติดตอกนั เปนครัง้ แรก ข้นึ ตน หนังสือวา “ดวย” หรือ “เนอ่ื งจาก”
- ถาเปนหนังสือตอบ หรือมีการอางถึงเรื่องเดิมท่ีเคยติดตอกันมากอนข้ึนตนโดยใชคําวา
“ตาม” “ตามท่ี” หรือ “อนุสนธิ” แลวสรุปใจความสั้นๆ ที่คลุมเน้อื หาสําคัญของหนังสือฉบับทอ่ี างถึงจบความ
ดว ยคาํ วา “น้นั ” แลวขึน้ ยอ หนาใหมเขียนขอ ความทส่ี บื เนอื่ งหรอื ผลตอเน่อื งกบั หนงั สืออา งถึงนนั้ วา ดําเนนิ การ

1 Iอะไรไปบา งแลว เพื่อเชอ่ื มโยงวตั ถุประสงคใ นยอหนาตอ ไป
ข. วตั ถุประสงค ของหนงั สอื ฉบับน้ัน หมายถงึ ความมงุ หมายทม่ี ีหนังสือไปเพ่ือจะใหผ ูรับหนังสือ
ทําอะไรหรอื ทําอยา งไร เชน

- เพอ่ื ทราบ
- เพือ่ ใหน ําเสนอตอไป
- เพ่อื พิจารณา
- เพื่อสั่งการ
- เพ่ือยดึ ถือเปน หลักปฏิบัติ
- เพื่ออนมุ ตั ิ

ฯลฯ

59
วตั ถุประสงคของเร่ืองอาจเปนลักษณะคําขอ คาํ ส่ัง คําอนุมัติ หรอื ขอตกลงก็ได โดยยอ หนาใหม ขึ้นตน
ดวยคาํ วา “จงึ ” แลวตอดวยความมงุ หมายหรอื วตั ถปุ ระสงคข องเรอ่ื ง
(9) คําลงทาย ใหใชคําลงทายตามระเบียบงานสารบรรณ (ตามตารางการใชคําข้ึนตน คําลงทาย
ขา งทา ย)
(10) ลงชื่อ ใหลงลายมือชอื่ เจา ของหนังสือ หรอื พมิ พช อื่ เตม็ ของเจาของลายมอื ชื่อไวใ ตลายมอื ชือ่
(11) ตําแหนง ใหล งตําแหนงของเจา ของหนงั สอื
(12) สวนราชการเจา ของเรือ่ ง ใหล งช่อื สว นราชการเจาของเร่ืองหรอื หนวยงานท่ีออกหนังสือ
(13) โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงานท่ีออกหนังสือและ
หมายเลขภายในตสู าขา (ถาม)ี ไวด ว ย
(14) สําเนาสง (ถามี) ในกรณีที่จัดสงสําเนาใหสวนราชการหรือบุคคลอื่นทราบ และประสงค
ใหผูรับทราบวาไดมีสําเนาใหผูใดแลว ใหพิมพชื่อเต็มหรือชื่อยอของสวนราชการหรือชื่อบุคคลที่สงสําเนาไปให
ถา มรี ายช่อื สงมากใหพิมพวาสงไปตามรายช่อื ท่แี นบและแนบรายชอื่ ไปดวย

1I

60
ตัวอยา งหนังสือภายนอก

ที่ ศธ 041520.97/126 โรงเรยี นวัดหนองสองหอง(สายชนปู ถัมภ)
อ.บา นแพว จ.สมุทรสาคร 74120

9 กรกฎาคม 2561

เรื่อง สง รายชื่อนกั เรียนเขาแขงขนั งานมหกรรมเศรษฐกจิ พอเพียงฯ

เรียน ผอู าํ นวยการสาํ นกั งานเขตพืน้ ทีก่ ารศึกษาประถมศึกษาสมุทรสาคร

อางถึง หนงั สือสํานักงานเขตพน้ื ที่การศึกษาประถมศึกษาสมุทรสาคร ที่ ศธ 04152/ 2657
ลงวันที่ 9 กรกฎาคม 2561

สง่ิ ทีส่ งมาดวย 1. รายชอ่ื นกั เรียน จํานวน 1 ฉบับ

ตามหนังสือที่อางถึงสํานักงานเขตพื้นท่ีการศึกษาประถมศึกษาสมุทรสาคร ใหโรงเรียน
ดําเนนิ การสงนักเรยี นเขารวมแขงขันงานมหกรรมเศรษฐกิจพอเพยี งแลกเปลี่ยนเรียนรูส ูความย่ังยืน ตามความ
แจง แลวนน้ั

โรงเรียนวัดหนองสองหอง(สายชนูปถัมภ) ไดดําเนินการดังกลาวเรียบรอยแลว และไดจัดสง
รายละเอยี ด มาพรอมหนังสอื ฉบับนี้

จึงเรยี นมาเพื่อโปรดทราบและดาํ เนินการ

ขอแสดงความนับถือ

(นายสถาวร พัชรบาํ รุง)
ผูอาํ นวยการโรงเรยี นวัดหนองสองหอง(สายชนูปถัมภ)
โรงเรียนวัดหนองสองหอ ง(สายชนูปถมั ภ)
โทร. 0 – 3448 -0016

61

to

V-

ท่ี ศธ ๐๔๒๓๐.๒๓/๐๘๑ โรงเรียนวดั ประยรุ วงศาวาส
สังกดั สํานักงานเขตพ้นื ที่การศึกษาประถมศึกษา
กรงุ เทพมหานคร ถนนเทศบาลสาย ๑
แขวงวดั กัลยาณ เขตธนบุรี กรงุ เทพ ฯ ๑๐๖๐๐
๑๔ มีนาคม ๒๕๖๑

เรอ่ื ง แจง ความประสงคขอเปลี่ยนแปลงอตั ราบรรจุครผู ชู วยทดแทนตําแหนง ทวี่ าง
เรยี น ผูอ าํ นวยการสํานักงานเขตพืน้ ท่กี ารศึกษาประถมศึกษากรุงเทพมหานคร

ตามท่ีโรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส ไดแจงความประสงคขอเปล่ียนแปลงอัตราบรรจุครูผูชวย
ทดแทนตาํ แหนง ทีว่ า ง จํานวน ๓ อัตรา ตามความละเอยี ดแจง แลวน้ัน

ในการนี้ โรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส ขอเปลี่ยนแปลงอัตราบรรจุครูผูชวยทดแทนตําแหนง
ที่วา ง ดังนี้

ลาํ ดับท่ี ๑ สาขาวชิ าเอกคณิตศาสตร จาํ นวน ๑ ตาํ แหนง
๒ สาขาวิชาเอกวทิ ยาศาสตรทว่ั ไป จํานวน ๑ ตาํ แหนง
๒ สาขาวชิ าเอกภาษาองั กฤษ จาํ นวน ๑ ตาํ แหนง

จึงเรยี นมาเพื่อโปรดพจิ ารณาใหค วามอนเุ คราะห

ขอแสดงความนบั ถอื

(นางสุรดา ไชยสงคราม)
ผูอาํ นวยการโรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส

กลุมบรหิ ารท่ัวไป
โทร ๐ ๒๔๖๕ ๒๘๖๐
โทรสาร ๐ ๒๔๖๖ ๒๐๐๑

62

ท่ี ศธ ๐๔๒๓๐.๒๓/๐๘๓ to

V-

โรงเรยี นวัดประยุรวงศาวาส
สงั กัดสํานักงานเขตพืน้ ที่การศกึ ษาประถมศึกษา
กรงุ เทพมหานคร ถนนเทศบาลสาย ๑
แขวงวดั กลั ยาณ เขตธนบรุ ี กรงุ เทพ ฯ ๑๐๖๐๐
๑๔ มีนาคม ๒๕๖๑

เร่อื ง สง รายชอื่ ผสู มัครเขา อบรมผขู อมวี ิทยฐานะและเล่ิอนวิทยฐานะ
เรียน ผูอํานวยการสํานักงานเขตพน้ื ท่ีการศึกษาประถมศึกษากรุงเทพมหานคร
อา งถึง หนังสอื สังกดั สํานักงานเขตพน้ื ทีก่ ารศกึ ษาประถมศกึ ษา ที่ ศธ ๐๔๒๓๐/๘๖๔ ลว ๖ มนี าคม ๒๕๖๑

ตามหนังสือสังกัดสํานักงานเขตพื้นท่ีการศึกษาประถมศึกษา ใหโรงเรียนสํารวจขาราชการครู
ท่ีมีความประสงคขอเขารับการอบรมตาม ว.๒๑ เพ่ือขอใหมีวิทยฐานะและเล่ือนวิทยฐานะชํานาญการ/
ชาํ นาญการพิเศษ/เชย่ี วชาญ ตามความละเอยี ดแจง แลว นนั้

ในการน้ี โรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส ขอสงรายชื่อขาราชการครูที่ขอเขารับการอบรม และ
ไดแ นบเอกสารมาพรอ มกับหนังสอื ฉบบั น้ี

จงึ เรียนมาเพ่ือโปรดพจิ ารณา

ขอแสดงความนับถือ

(นางสรุ ดา ไชยสงคราม)
ผูอาํ นวยการโรงเรียนวดั ประยรุ วงศาวาส

กลุมบรหิ ารท่วั ไป
โทร ๐ ๒๔๖๕ ๒๘๖๐
โทรสาร ๐ ๒๔๖๖ ๒๐๐๑

63
หนงั สอื ภายใน

คอื หนังสือติดตอราชการท่ีเปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก เปนหนังสอื ที่ติดตอภายในกระทรวง
ทบวง กรม หรือจังหวัดเดยี วกัน ใชก ระดาษบนั ทึกขอ ความ

การใชหนังสือภายใน สวนราชการมักนิยมใชเฉพาะเร่ืองติดตอภายในโรงเรียน กรมเดียวกัน
เปนสวนใหญ แตเม่ือมีหนังสือไปตางกรม แมจะอยูในกระทรวงเดียวกัน ก็จะใชหนังสือราชการภายนอก เชน
สํานักงาน ก.พ. มีหนังสอื ภายนอกถึงสํานักงบประมาณ ไมใช หนังสือภายใน เปนตน
การพมิ พหนงั สือภายใน

1. สวนหวั ของแบบบนั ทึกขอ ความกาํ หนดขนาดตวั อักษรดังนี้
- คําวาบันทึกขอความพิมพดวยอักษรหนาขนาด 29 พอยทและปรับคาระยะบรรทัดจาก

1 เทา เปน คาแนน อน 35 points
- คาํ วาสวนราชการวันทเ่ี ลือกพมิ พด วยตวั อกั ษรหนา 20 points

2. การพมิ พค ําข้นึ ตน ใหม รี ะยะบรรทัดหา งจากเคร่ืองเทากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มคากอนหนา อีก
6 points

3. การพิมพข อความภาพเหตุภาคประสงคภาคสรุปและการยอ หนา ใหถือปฏิบตั ิเชนเดยี วกับการพมิ พ
หนงั สือภายนอก

4. การพมิ พช อื่ เต็มของเจา ของหนังสอื ใหเวน ระยะบรรทดั การพิมพ 3 บรรทัดจากภาพสรุป 4 enter

1I

64

แบบหนังสือภายใน
ชน้ั ความลับ (ถาม)ี
พ บนั ทกึ ขอ ความ
Ias > ชั้นความเร็ว (ถามี)
สวนราชการ(1).....................................................................................................................................................
ท.ี่ .................(2)..................................................... วันท.่ี ..........(3).......................................................................
เร่ือง ………(4)………………………………………………………………………………………………………………………….......…….
(คําขึน้ ตน ) (5)
(ขอ ความ)…………(6)……………………………………………………………………………………………………....…………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………….………………………………………….............................
……………………………………………………………………………………….………………………………………….............................
( ลงชื่อ ) (7)
( พิมพช ื่อเต็ม )
(ตําแหนง) (7)

Iช้ันความลับ (ถา ม)ี
g|§ll§

65
คําอธบิ าย

(1) สวนราชการ ใหลงช่ือสวนราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงานท่ีออกหนังสือ ถาสวนราชการ
ที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมขึ้นไป ใหลงชื่อสวนราชการท้ังระดับกรมและกอง ถาสวนราชการท่ีออกหนังสือ
อยตู ํ่ากวา กรมลงมาใหล งชอ่ื กอง พรอมทั้งหมายเลขโทรศพั ท (ถา มี)

(2) ที่ เชนเดยี วกับหนงั สือภายนอก
(3) วันท่ี เชนเดียวกบั หนงั สอื ภายนอก
(4) เร่ือง เชนเดยี วกบั หนงั สอื ภายนอก
(5) คําขึ้นตน เชน เดียวกับหนังสอื ภายนอก
(6) ขอ ความ ใหลงสาระสาํ คัญของเร่ืองใหชัดเจนและเขาใจงายประกอบดวย 2 สวน คือ สาเหตุที่มี
หนังสือไป และวัตถุประสงค ถามีความประสงคหลายประการ ใหแยกเปนขอๆ เชนเดียวกับการเขียนขอความ
ในหนังสือภายนอก หากมีสิ่งท่ีสง มาดว ยใหระบุไวใ นสวนน้ี
(7) ลงชอ่ื และตาํ แหนง เชน เดียวกับหนังสือภายนอก
หมายเหตุ ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด จะกําหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพ่ือใชตามความ
เหมาะสมกใ็ หกระทาํ ได

1I

66
ตัวอยางหนงั สือภายใน

สวนราชการ บนั ทึกขอความ

ท่ี ศธ ๐๔๒๓๐.๒๓/ กลุมบริหารวชิ าการ ๐
. วันท่ี ๒ พฤศจกิ ายน ๒๕๖๑
เรื่อง สง แบบรายงานผสู าํ เรจ็ การศึกษาตามหลักสตู รแกนกลางสถานศึกษาข้ันพ้นื ฐาน (ปพ.3)

เรยี น ผูอ าํ นวยการโรงเรยี นวัดประยรุ วงศาวาส

ตามที่ สํานักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษากรุงเทพมหานคร แจงใหโรงเรียนรายงาน
ผูสําเร็จการศึกษาตามหลักสูตรแกนกลางสถานศึกษาขั้นพ้ืนฐาน (ปพ.3) ซ่ึงเปนไปตาม คําส่ัง
กระทรวงศึกษาธิการ ที่ ศธ ๐๔๑๕๒ เร่ือง สงแบบรายงานผูสําเร็จการศึกษาตามหลักสูตรแกนกลาง
สถานศึกษาข้นั พืน้ ฐาน นัน้

ในการนี้ งานทะเบียนนักเรียน กลุมบริหารวิชาการ โรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส ไดดําเนินการ
จดั ทาํ แบบรายงานผูสําเร็จการศึกษาตามหลักสูตรแกนกลางสถานศึกษาขน้ั พื้นฐาน (ปพ.3) เสร็จเรียบรอ ยแลว
จํานวน ๓ ชดุ เกบ็ ไวเปนหลักฐานท่ีโรงเรียน จํานวน ๑ ชดุ จัดสงใหสํานักงานเขตพ้นื ท่ีการศึกษาประถมศกึ ษา
กรุงเทพมหานคร จํานวน ๒ ชุด เพื่อเก็บรักษาไวท่ีสํานักงานเขตพื้นท่ีการศึกษาประถมศึกษากรุงเทพมหานคร
จาํ นวน ๑ ชดุ และสง สาํ นักงานคณะกรรมการการศกึ ษาขัน้ พืน้ ฐาน จํานวน ๑ ชดุ ตอไป

จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา หากเห็นชอบโปรดลงนามหนังสือแจงสํานักงานเขตพ้ืนท่ี
การศกึ ษาประถมศกึ ษากรุงเทพมหานคร

(นางจตรุ วรรณ โตเรว็ )
หัวหนากลุมบริหารวชิ าการ

67
หนังสือประทับตรา คือ หนังสือท่ีใชตราประทับแทนการลงช่ือของหัวหนาสวนราชการระดับกรม
ขึ้นไป โดยใหหัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูท่ีไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมข้ึนไป
เปนผรู ับผดิ ชอบลงชื่อกาํ กบั ตรา
หนังสือประทับตรา ใชไดทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวนราชการกับ
บคุ คลภายนอกเฉพาะกรณีทไ่ี มใ ชเรื่องสาํ คัญ ไดแ ก
1) การขอรายละเอยี ดเพม่ิ เติม
2) การสงสาํ เนาหนังสือ สิง่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร
3) การตอบรับทราบที่ไมเกย่ี วกบั ราชการสาํ คัญหรือการเงนิ
4) การแจงผลงานที่ไดด ําเนนิ การไปแลว ใหสว นราชการทเี่ ก่ยี วขอ งทราบ
5) การเตอื นเรื่องที่คา ง
6) เรือ่ งท่หี ัวหนาสวนราชการระดบั กรมขน้ึ ไปกําหนดโดยทําเปนคําสงั่ ใหใ ชห นงั สือประทบั ตรา

1I

68
แบบหนังสือประทบั ตรา

ช้นั ความลับ (ถา ม)ี

ชทถ……………ั้นงึ่ี ………………ค…………ว…………า…………………ม………………เ…(รข…(……(……ว็12อ ………)…)…(ค……ถ……………ว…า………า………ม.…ม.………ี)…/…)….………….…….….………….…….….………….…….…………………………(……………3..…….)….……………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………(……4…………)……………………….…….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(ช( อ่ืตสรวานชอื่ราสชวกนารราทช่ีสกงาหรน)ัง(ส5อื) ออก)
(ลงช่ือยอ กํากบั ตรา) (6)

(วนั เดอื น ป )
(สว นราชการเจา ของเรือ่ ง)
โ_ท_ร_._ห_ร_อื__ท_่ีต_้งั__(7_)_______

69
คาํ อธิบาย

(1) ที่ ใหลงรหสั พยญั ชนะ และเลขประจาํ ของเจา ของเรื่องและนับเลขทะเบยี นหนังสือสง
(2) ถึง ใหลงช่อื สวนราชการ/บุคคลที่หนงั สือมีถึง
(3) ขอความ ใหล งสาระสําคัญของเรื่องใหช ดั เจนและเขาใจงา ย
(4) ชอ่ื สวนราชการทีส่ งหนงั สอื ออก ใหลงชอ่ื สว นราชการที่สง หนงั สือออก
(5) ตราช่อื สวนราชการ ใหประทับตราชอื่ สวนราชการ และใหผูรับผดิ ชอบลงลายมือชื่อยอกาํ กับตรา
(6) วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของ วัน เดือน ป เต็มทอ่ี อกหนงั สอื
(7) โทร. หรอื ทต่ี ั้ง ใหล งหมายเลขโทรศพั ทของสวนราชการเจาของเรื่อง
หนงั สอื ราชการอีก 3 ชนดิ เปนหนงั สอื ที่เจาหนา ท่ีมโี อกาสใชนอยกวา 3 ชนิดแรก

1I

70
หนังสอื ส่ังการ

หนงั สือส่ังการ เปนหนงั สือท่ีจัดทาํ ขน้ึ เพ่ือใหป ฏิบัติตาม มี 3 ชนดิ คือ
1) คําสัง่
2) ระเบยี บ
3) ขอ บังคบั

คําสัง่ คือ บรรดาขอ ความท่ีผบู ังคับบญั ชาส่ังการใหปฏิบัติโดยชอบดว ยกฎหมาย ใชก ระดาษตราครุฑ
โดยกรอกรายละเอยี ด ดังนี้

(1) คําสัง่ ใหลงชือ่ สวนราชการหรอื ตาํ แหนง ของผูมอี ํานาจทีอ่ อกคําสง่ั
(2) ที่ ใหลงเลขท่ีท่ีออกคําสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เปนลําดับไปจนส้ินปปฏิทินกับ
เลขปพ ทุ ธศกั ราชทอี่ อกคาํ สัง่
(3) เร่อื ง ใหลงช่อื เร่อื งทีอ่ อกคาํ สั่ง
(4) ขอ ความ ใหอางเหตุท่ีออกคําส่ังและอางถงึ อํานาจทใ่ี หอ อกคําสงั่ แลวจึงลงขอความท่ีส่ัง
และวนั ท่ีใชอ อกคาํ สัง่
(5) ...ทง้ั นี้ ต้งั แต ใหล งตวั เลข วัน เดอื น ป ท่ใี หมีผลบงั คับใชต ามคําสั่ง
(6) ส่ัง ณ วันท่ี ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปพุทธศักราชที่ออก
คําสั่ง
(7) ลงชือ่ ใหล งลายมอื ชอื่ ผอู อกคําส่ังและพิมพช่อื เต็มของเจาของลายมือชอื่ ใตลายมือช่ือ
(8) ตาํ แหนง ใหล งตาํ แหนง ของผูอ อกคาํ สัง่

1I

71
แบบคําสง่ั

คําส่งั (1) (ชือ่ สวนราชการหรือตําแหนง ของผูมอี ํานาจที่ออกคาํ สั่ง)
ท…ี่ (2)………/ (เลขปพ ุทธศกั ราชที่ออกคําส่งั )

เร่ือง…………(3)………………………………………………………...
…………………………………………………………….

(ขอ ความ)…………(4).…………………………………………………………………………...……………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ทัง้ น้ี ตง้ั แต ………(5)…………………………………………..
สั่ง ณ วันท่ี….……(6)…………………………พ.ศ…………….
( ลงชือ่ ) (7)
( พิมพชือ่ เต็ม )
(ตาํ แหนง) (8)

72

ระเบียบ คือ บรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาที่วางไว โดยอาศัยอํานาจของกฎหมายหรือไมก็ได
โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้

(1) ระเบียบ ใหลงชอื่ สว นราชการที่ออกระเบยี บ
(2) วา ดว ย ใหล งช่ือของระเบยี บ
(3) ฉบับที่ ไมตองลงวาเปนฉบับท่ีเทาใดแตถามีการแกไขเพ่ิมเติมใหลงเปนฉบับท่ี 2 หรือ
ทถ่ี ดั ๆไปตามลาํ ดบั
(4) พ.ศ. ใหล งตัวเลขของปพุทธศักราชท่อี อกระเบยี บ
(5) ขอความ ใหอางเหตุผลโดยยอเพ่ือแสดงถึงความมุงหมายท่ีออกระเบียบ และอางถึง
กฎหมายท่ใี หออกระเบียบ (ถามี)
(6) ขอ ใหเรียงขอความท่ีจะใชเปนขอๆ โดยใหขอ 1 เปนช่ือระเบียบขอ 2 เปนวันท่ี
ใชบังคับ และขอสดุ ทายเปนขอผูร ักษาการและอาจแบงเปนหมวดก็ได โดยยายขอผูรักษาการไปเปนขอสุดทาย
กอ นท่จี ะข้นึ หมวด 1
(7) ประกาศ ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราช
ทีอ่ อกระเบียบ
(8) ลงช่ือ ใหลงลายมือชื่อผูออกระเบียบและพิมพช่ือเต็มของเจาของลายมือชื่อไวใต
ลายมอื ชื่อ
(9) ตาํ แหนง ใหลงตําแหนงของผอู อกระเบียบ

1I

73
แบบระเบยี บ

ระเบียบ (1) (ชอ่ื สว นราชการท่ีออกระเบียบ)
วาดวย…………(2)…………………………….
( ฉบับท…ี่ (3)………ถามีเรื่องเดียวกันเกินกวา ๑ ฉบับ ) พ.ศ……(4)…….

…………………………………………………….
(ขอความ) (5) ใหอ างเหตุผลโดยยอเพอื่ แสดงถงึ ความมุงหมายท่ตี อ งการออกระเบยี บ และ
อางถึงกฎหมายท่ีใหอํานาจออกระเบยี บ(ถา มี)
ขอ 1.(6) ระเบยี บนเี้ รยี กวา “ระเบยี บ…………………………………………. พ.ศ……………….”
ขอ 2. (6) ระเบยี บนใ้ี หใ ชบ งั คับต้ังแต……………………………………………………………..เปนตน ไป
…………………………………………………………………………………………………………………….………………………………..……
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……....
........................................................................................................................................................…………………..
ขอ (6) (สุดทาย) ผูรักษาการตามระเบียบ (ถามีการแบงเปนหมวดใหนําขอผูรักษาการตาม
ระเบยี บไปกําหนดเปน ขอ สุดทา ยกอ นที่จะขึ้นหมวด 1)……………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...………………………………………

ประกาศ ณ วันที่….……(7)…………………………พ.ศ…………….

( ลงช่อื ) (8)
( พมิ พชือ่ เต็ม )

(ตาํ แหนง )(9)

74
ขอ บังคบั คือ บรรดาขอ ความท่ผี ูมอี ํานาจหนา ที่กาํ หนดใหใช โดยอาศัยอาํ นาจของกฎหมายทีบ่ ญั ญตั ิ
ใหกระทาํ ได ใชกระดาษตราครุฑ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้

(1) ขอ บังคบั ใหลงชื่อสวนราชการทีอ่ อก
(2) วาดว ย ใหล งช่ือของขอบังคับ
(3) ฉบับท่ี ฉบับแรกไมตองลงวาเปนฉบับท่ีเทาใด แตถามีการแกไขเพ่ิมเติมใหลงเปนฉบับท่ี 2
และทีถ่ ดั ๆไปตามลาํ ดับ
(4) พ.ศ. ใหลงตวั เลขของปพุทธศักราชท่อี อกขอ บงั คบั
(5) ขอความ ใหอางเหตุผลโดยยอเพ่ือแสดงถึงความมุงหมายที่ออกขอบังคับ และอางถึง
กฎหมายที่ใหอํานาจออกขอ บงั คบั
(6) ขอ ใหเรียงขอความท่ีจะใชบังคับเปนขอๆ โดยใหขอ 1 เปนชื่อขอบังคับ ขอ 2 เปนวันที่ใช
บังคับ และขอสุดทายเปนขอผูรักษาการ หากมีการแบงเปนหมวดใหยายขอผูรักษาการไปเปนขอสุดทายกอน
จะข้ึน หมวด 1
(7) ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล งตวั เลขของวันท่ี ชื่อเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปพุทธศกั ราชที่ออก
(8) ลงชือ่ ใหลงลายมือชอ่ื ผอู อกขอบงั คบั พมิ พช อื่ เตม็ ของเจา ของลายมือชอ่ื ไวใตลายมอื ช่ือ
(9) ตาํ แหนง ใหลงตําแหนง ของผูอ อกขอบงั คับ

1I

75
แบบขอบังคับ

ขอ บงั คับ (1) (ชื่อสวนราชการทอ่ี อกขอบังคบั )
วาดวย………………(2)………………………………………….
( ฉบับท…่ี …(3)……ถา มีเร่ืองเดียวกันเกินกวา 1 ฉบับ ) พ.ศ………(4)……….

…………………………………………………….

(ขอ ความ) (5) ใหอางเหตุผลโดยยอเพื่อแสดงถึงความมงุ หมายทต่ี องออกขอบังคบั และอาง
ถงึ กฎหมายท่ีใหอ าํ นาจออกขอบังคบั

ขอ 1. (6) ขอ บงั คบั น้เี รียกวา “ขอบังคบั ……………………………………พ. ศ……………………”
ขอ 2. (6) ขอบังคบั นีใ้ หใ ชบ งั คับตงั้ แต… …………………………………………………………เปน ตนไป
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
ขอ (6) (สดุ ทาย) ผรู ักษาการตามขอบังคบั (ถามีการแบงเปนหมวดใหน ําขอผูร ักษาการตาม
ระเบียบไปกาํ หนดเปน ขอสุดทายกอนที่จะขน้ึ หมวด 1)……………………………………….......................…………...……
..............................................................................................................................................................................

ประกาศ ณ วันท่ี….………(7)………………………พ.ศ…………….

( ลงช่อื ) (8)
( พิมพช ื่อเต็ม )

(ตาํ แหนง) (9)

76
หนังสือประชาสัมพันธ เปนหนังสือที่จัดทําข้ึนเพื่อช้ีแจงหรือแนะนําทางใหปฏิบัติ รวมทั้งเพื่อทํา
ความเขาใจกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ หรือกรณีตางๆ มี 3 ชนิด ไดแก
1) ประกาศ
2) แถลงการณ
3) ขาว
ประกาศ ใหก รอกรายละเอยี ด ดังน้ี

(1) ประกาศ ใหล งช่อื สว นราชการท่อี อกประกาศ
(2) เรือ่ ง ใหล งช่ือเร่ืองทปี่ ระกาศ
(3) ขอความ ใหอ างเหตุผลที่ตองออกประกาศและขอ ความที่ประกาศ
(4) ประกาศ ณ วันท่ี ใหล งตัวเลขของวันที่ ช่ือเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปพ ุทธศกั ราช
ที่ออกประกาศ
(5) ลงช่ือ ใหลงลายมอื ชอ่ื ผูออกประกาศ และพมิ พช ื่อเตม็ ของเจา ของลายมือชื่อไวใ ต
ลายมอื ช่ือ
(6) ตาํ แหนง ใหล งตําแหนง ของผูออกประกาศ

1I

77
แบบประกาศ

ประกาศ (1) (ชื่อสวนราชการทอี่ อกประกาศ)
เรื่อง………………(2)…………………………….
…………………………………

(ขอ ความ)………(3)……………………………………………………………………………………………....……………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….……..……
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………...................................…………………………………………………………………………………………….

ประกาศ ณ วนั ที่…………(4)……………….พ.ศ………………
(ลงชอ่ื ) (5)
(พิมพช ่ือเต็ม)
(ตาํ แหนง)(6)

78
แถลงการณ ใหกรอกรายละเอียด ดงั น้ี

(1) แถลงการณ ใหลงช่อื สว นราชการท่อี อกแถลงการณ
(2) เรอ่ื ง ใหล งชือ่ เร่อื งท่อี อกแถลงการณ
(3) ฉบับท่ี ใชใ นกรณีทจี่ ะตองออกแถลงการณ หลายฉบบั ในเรือ่ งเดียวกนั
(4) ขอ ความ ใหอา งเหตุผลท่ีตองออกแถลงการณและขอความที่แถลงการณ
(5) สวนราชการทอ่ี อกแถลงการณ ใหลงช่อื สว นราชการนัน้
(6) วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราชท่ีออก
แถลงการณ
ขาว ใหกรอกรายละเอยี ด ดังนี้
(1) ขา ว ใหลงช่อื สว นราชการทอี่ อกขาว
(2) เรอ่ื ง ใหลงช่ือเรอื่ งท่ีออกขาว
(3) ฉบบั ที่ ใชในกรณีท่ีจะตองออกขาวหลายฉบบั ในเร่อื งเดียวกัน
(4) ขอความ ใหล งรายละเอียดเกี่ยวกบั เร่ืองของขาว
(5) สวนราชการทอ่ี อกขา ว ใหล งชื่อสวนราชการทีอ่ อกขา ว
(6) วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออก
ขา ว

1I

79
แบบแถลงการณ

แถลงการณ(1) (ชอ่ื สว นราชการทอ่ี อกแถลงการณ)
เรื่อง………………(2)…………………………….

ฉบับที่.......(3).........(ถาม)ี
…………………………………
(ขอความ)………(4)………………………………………………………………………………………………………....…………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…..……
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………...................................…………………………………………….

(5)
(สวนราชการท่อี อกแถลงการณ)

(วัน เดอื น ป)(6)

80
แบบขา ว

ขา ว(1) (ช่ือสว นราชการท่ีออกขา ว)
เร่ือง………………(2)…………………………….

ฉบบั ท่.ี ......(3).........(ถา มี)
…………………………………
(ขอ ความ)………(4)…………………………………………………………………....………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………….………………………..……
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………...................................……………………….

(5)
(สว นราชการท่อี อกขาว)

(วนั เดอื น ป)(6)

81
หนังสือเจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการเปนหนังสือท่ีทางราชการทําขึ้น นอกจาก
ที่กลาวมาแลวขา งตน หรอื หนังสือท่บี ุคคลภายนอก หรือหนว ยงานที่ไมใชส ว นราชการมีมาถึงสวนราชการ และ
สวนราชการรบั ไวเ ปน หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนดิ ไดแก
หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีสวนราชการออกเพื่อรับรองแกบุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงานเพ่ือ
วัตถุประสงคอ ยางหน่ึงอยา งใดใหป รากฎแกบคุ คลโดยทั่วไป

1I

82
แบบหนังสือรับรอง

เลขท.่ี ..(1)........(สว นราชการ) (1)………………………
(ขอ ความ) (3) หนังสือฉบับนี้ใหไ วเ พ่ือรบั รองวา (ระบุ ชอ่ื บคุ คล นิติบุคคล หรือหนวยงาน ทีจ่ ะให

การรับรอง พรอ มทัง้ ลงตาํ แหนง และสงั กัด หรือทต่ี ้งั แลวตอดวยขอความทร่ี บั รอง) ………………….…………………
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................

ใหไว ณ วนั ท.่ี .........(4)..........พ.ศ.............
(ลงช่อื ) (5)
(พมิ พชื่อเต็ม)

(ตาํ แหนง)(6)
(สว นนีใ้ ชสําหรบั เร่ืองสาํ คญั )

รูปถาย (ถาม)ี (7)
(ประทับตราชื่อสวนราชการ)
(ลงชอื่ ผไู ดร บั การรบั รอง)

(พมิ พช อ่ื เต็ม)
คาํ อธิบาย

(1) เลขท่ี ใหล งเลขท่ีของหนังสือรับรองเรยี งลําดบั จนถึงสิ้นป
(2) สว นราชการเจาของหนงั สือ ใหล งช่อื สว นราชการเจาของหนังสือ
(3) ขอความ ใหล งขอความขึน้ ตนวา หนงั สอื ฉบบั นใ้ี หไวเพอื่ รับรองวา แลวตอดว ยชือ่ บคุ คลหรือ
หนว ยงาน
(4) ใหไว ณ วันที่ เดือน ป ทอ่ี อกหนงั สือรับรอง
(5) ลงชือ่ ใหล งลายมอื ชอ่ื หัวหนาสวนราชการผอู อกหนังสือหรอื ผูท ไี่ ดรบั มอบหมายและพมิ พช ่อื เตม็
ของลายมือชือ่ ใตล ายมือช่ือ
(6) ตําแหนง ใหลงตําแหนงของผูล งลายมือช่ือในหนังสือ
(7) รปู ถา ยและลายมือชือ่ ผูใ หการรบั รอง

83
รายงานการประชมุ

รายงานการประชุม คอื การบันทกึ ความเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวมประชมุ และมติของที่ประชุม
ไวเปน หลกั ฐานโดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

(1) รายงานการประชุมใหลงชื่อคณะท่ีประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น เชน รายงานประชุม
คณะกรรมการ...................

(2) ครงั้ ท่ใี หลงคร้ังทป่ี ระชุม โดยเริม่ คร้ังแรกจากเลข 1 ใหม เรียงไปตามลําดับไปจนสน้ิ ปปฏิทิน
ทับเลขปพ ุทธศักราชท่ีประชุม เมอ่ื ข้ึนปป ฏทิ นิ ใหมใหเ ร่ิมครั้งท่ี 1 เรยี งไปตามลําดับ เชน ครง้ั ท่ี 1/2543 หรอื จะ
ลงจํานวนคร้ังที่ประชุมท้ังหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้น ประกอบกับครั้งท่ีประชุมเปนรายป
ก็ได เชน ครง้ั ท่ี 205-1/2533 เปน ตน

(3) เมอื่ ใหลงวนั เดือนป ท่ีประชุม โดยลงวนั ท่ีพรอ มตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลข
ของปพ ุทธศกั ราช เชน เมอื่ วนั ท่ี 10 มกราคม 2543

(4) ณ ใหลงสถานที่ทีใ่ ชเ ปน ทป่ี ระชุม
(5) ผูมาประชุม ใหลงชื่อและหรือตําแหนงของผูไดรับแตงต้ังเปนคณะท่ีมาประชุมซึ่งมาประชุม
ในกรณีทเี่ ปน ผูไ ดรับการแตง ตง้ั เปนผูแทนหนวยงานใหระบุวาเปน ผูแ ทนจากหนวยงานใดพรอมตาํ แหนงในคณะ
ท่ีประชุม หรือการประชุมน้ัน ในกรณีที่เปนผมู าประชุมแทนใหลงช่ือผูมาประชุมแทน และลงดวยวามาประชุม
แทนผใู ด หรอื ตาํ แหนง ใด หรอื แทนผแู ทนหนว ยงานใด
(6) ผูไมม าประชุม ใหลงช่ือและหรอื ตําแหนง ของผทู ี่ไดร บั การแตงตงั้ เปน คณะท่ปี ระชุม ซ่ึงมไิ ดมา
ประชมุ พรอ มทงั้ เหตผุ ล (ถา ม)ี
(7) ผูเขารวมประชุม ใหลงชื่อและหรือตําแหนงของผูที่มิไดรับการแตงตั้งเปนคณะที่ประชุม ซึ่ง
ไดเขารว มประชุม (ถา มี)
(8) เรม่ิ ประชุมเวลา ใหลงเวลาท่เี ริม่ ประชุม
(9) ขอความ ใหบันทึกขอความที่ประชุม โดยปกติเร่ิมตนดวยประธานกลาวเปดประชุมและเร่ือง
ทีป่ ระชมุ กบั มติหรอื ขอ สรปุ ของท่ีประชมุ ในแตล ะเร่ืองประกอบดวยหวั ขอ ดังน้ี

เร่อื งทปี่ ระธานแจง ใหที่ประชมุ ทราบ
เรอื่ งการรับรองการรายงานการประชุม
เรอื่ งท่เี สนอใหทีป่ ระชมุ ทราบ

1 Iเรื่องท่ีเสนอใหทปี่ ระชมุ พจิ ารณา

เรือ่ งอน่ื ๆ (ถา ม)ี
(10) เลิกประชมุ เวลา ใหลงเวลาทเ่ี ลกิ ประชุม
(11) ผจู ดรายงานการประชุม ใหเลขานุการหรือผูทไ่ี ดรับมอบหมายใหจดรายงานการประชุมลง
ลายมือชื่อพรอมทั้งพิมพชื่อเต็มและนามสกุลไวใตลายมือชื่อในรายงานการประชุม การจดรายงานการประชุม
อาจทําได 3 วิธี คอื

1. จดรายละเอียดทุกคาํ พดู ของกรรมการหรอื ผเู ขารวมประชุมทุกคน พรอ มดวยมติ
2. จดยอคําพูดที่เปนประเด็นสําคัญของกรรมการหรือผูเขารวมประชุมอันเปนเหตุผลนําไปสู
มติของทป่ี ระชมุ พรอ มดว ยมติ
3. จดแตเหตุผลกับมติของที่ประชุม การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดน้ันใหท่ีประชุม
น้นั เองเปนผกู าํ หนด หรอื ใหป ระธาน และเลขานกุ ารของท่ปี ระชมุ ปรึกษาหารอื กันและกําหนด

84

การเสนอหนงั สอื และเลขท่ีหนงั สือ
การเสนอหนงั สอื

1) การเสนอหนังสือ คือการนําหนังสอื ราชการทเี่ จา หนาที่ดําเนินการเสร็จแลว เสนอตอผบู ังคับบัญชา
เพ่ือพิจารณาตรวจแกไขบันทึกสั่งการ ทราบ หรือลงนาม อยางใดอยางหน่ึงเพ่ือใหราชการน้ัน ๆ ดําเนินตอไป
ตามสายงานจนเสรจ็ สิ้น

2) วิธีเสนอหนังสือ เมื่อเจาหนาที่ผูรวบรวมเร่ืองเสนอ ซึ่งโดยปกติไดแกเจาหนาที่สารบรรณ
ควรแนะนําใหเจาหนาที่แยกหนังสือท่ีจะเสนอออกเปนประเภท ๆ เพื่อใหสามารถจัดลําดับความสําคัญของ
หนังสือท่ีตองดําเนนิ การ เชน เร่ืองดวน เรื่องเพ่ือทราบ เร่ืองสั่งการ เร่ืองพิจารณา ถาสามารถทําไดควรใหแยก
แฟมเสนอตามประเภทเร่อื งดังกลาว โดยเฉพาะเร่อื งดว น ควรแยกและเขยี นตัวอักษรดว นปดหนาปกแฟมเสนอ
ใหเหน็ ชัดเจน

3) การตรวจเอกสารที่จะนําเสนอกอนลงนาม กอนลงนามไมวาจะเปนหนังสือจากฝายใดก็ตาม
ควรตรวจสอบเอกสารท่ีนาํ มาเสนอทุกฉบบั ดงั น้ี

3.1 ความสะอาด เรียบรอย ถูกตองตามระเบียบงานสารบรรณ แบบธรรมเนียมท่ี
ทางราชการ เชน ถาเปนหนังสือราชการภายนอกตรวจดูแบบวาหนังสือราชการภายนอกวางรูปแบบอยางไร
ใชคํายอหรือคําเต็ม ถาเปนคําสั่งดูแบบรูปคําสั่งใหถูกตอง เปนตน ตรวจสอบความถูกตองตามพจนานุกรม
วรรคตอน ยอ หนาใหถกู ตอง เหมาะสม

3.2 เจา หนาทผ่ี เู ก่ยี วของตามสายงานพจิ ารณาเอกสารนน้ั ครบถว นหรอื ยัง
3.3 ถา เอกสารน้นั อา งองิ หลกั ฐานแบบธรรมเนยี มใด ใหแนบหลกั ฐานนั้น ๆ เสนอมาดว ย
3.4 หากมีการแกไขขอความใด ๆ จะเปนตัวหนังสอื หรือตัวเลขก็ตาม ใหตรวจสอบใหต รงกัน
ทัง้ สองฉบบั
4) วิธีการจัดเขาแฟมเสนอ เพ่ือใหงายตอการพิจารณาหนังสือ ควรใหแยกแฟมเสนอออกเปน
ประเภทตาง ๆ มีหลกั งา ย ๆ ในการจดั เอกสารเขาแฟม ดังน้ี
4.1 เรื่องไมยุงยาก ไมมีปญหาพิจารณาอยางใด ๆ เชน เพียงลงช่ือเทานั้น ควรเรียงไว
ขา งหนา
4.2 เร่ืองท่ีมีปญหายุงยากจะตองพิจารณาตรวจแก หรือมีการตัดสินใจตองเอาไวทีหลัง หรือ

1 Iแยกแฟมเสนอ เพราะตองใชวธิ ีพจิ ารณาตกลงใจหรอื แกไ ข เพ่ือใหส ามารถส่ังงานธรรมดาไดกอ น
4.3 แยกแฟม เซ็นทราบ เชน สาํ เนาคําสั่ง ประกาศ แจง ความ อื่น ๆ ไวตางหาก
4.4 กรณีเรงดว นจัดเขา แฟมเสนอดว น แลวรบี เสนอทนั ทแี ละควรใหน ําเสนอไดเสมอ
เลขท่หี นงั สือออก

รหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่องในชอง “ที่...” ของหนังสือราชการ ท้ังหนังสือ
ภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ประกอบดวยรหัสตัวพยัญชนะสองตัวแลวตอดว ยเลขประจํา
ของเจาของเรือ่ ง ซงึ่ มีกฎเกณฑ ดงั นี้

1) รหัสพยัญชนะสองตัว ใชแทนชื่อกระทรวง ทบวง หรือสวนราชการท่ีไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี
กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด การกําหนดตัวพยัญชนะนอกจากที่กําหนดไวนี้ ใหปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีซึ่ง
เปนผูรักษาการตามระเบียบเปนผูกําหนดรหัสตัวพยัญชนะ สําหรับจังหวัดใหกําหนดโดยหารือกับ
กระทรวงมหาดไทย เพื่อมิใหก ารกําหนดอักษรสองตวั น้ซี าํ้ ซอ นกัน

1.1 รหัสตวั พยัญชนะประจํากระทรวง ทบวง และสวนราชการท่ไี มสังกดั สาํ นักนายกรัฐมนตรี
กระทรวงหรือ ทบวง

1.2 รหัสตัวพยญั ชนะประจาํ จงั หวัด และกรงุ เทพมหานคร

85

2) เลขประจําของสวนราชการเจา ของเร่ือง ประกอบดวยเลขส่ตี วั ใหกาํ หนดดังน้ี
2.1 ตัวเลขสองตัวแรก สําหรบั กระทรวงหรือทบวง หมายถึง สวนราชการระดับกรม โดยเริ่ม
จากตัวเลข 01 เรียงไปตามลําดับ สวนราชการตามกฎหมายวาดวยการปรับปรุง กระทรวง ทบวง กรม หากมี
การเปล่ียนแปลงโดยยุบสวนราชการใด ใหปลอยตัวเลขนั้นวาง หากมีการจัดต้ังสวนราชการขึ้นใหมใหใช
เรียงลําดบั ถัดไป
ในกรณีกระทรวงหรือทบวงใด มีกรมหรือสวนราชการท่ีเรียกช่ืออยางอื่นที่มีฐานะเปนกรม
ต้ังแต 100 สวนราชการข้ึนไป ใหใชเลขสามตัว โดยเร่ิมจาก 001 เรียงไปตามลําดับสําหรับสวนราชการท่ีไม
สังกดั สํานักนายกรฐั มนตรี กระทรวง หรอื ทบวง ใหใ ชตัวเลข 00
2.2 ตวั เลขสองตวั หลัง หมายถงึ สํานัก กอง หรือ สวนราชการท่ีมฐี านะเทียบกองโดยเร่ิมจาก
ตวั เลข 01 เรียงไปตามลาํ ดับสว นราชการ ตามกฎหมายวาดวยการแบงสว นราชการหากมีการเปลี่ยนแปลงโดย
ยุบสวนราชการใด ใหปลอยตัวเลขนน้ั วา ง หากมกี ารจัดตัง้ สว นราชการขนึ้ ใหมใ หใชเ รียงลาํ ดบั ถดั ไป
ในกรณีท่มี ีสาํ นัก กอง สว นราชการทม่ี ีฐานะเทียบกองหรือหนว ยงานระดับกอง
ตง้ั แต 100 สวนราชการขนึ้ ไป ใหใ ชเลขไดสามตวั โดยเริม่ จาก 001 เรยี งไปตามลาํ ดับ
ถามีกองหรือหนวยงานระดับกองท่ีมิไดจัดตั้งโดยกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ ให
หัวหนาสวนราชการระดบั กรม เปนผกู าํ หนดตัวเลขสองตัวหลงั โดยใชตัวเลขในลําดบั ตอจากกองหรอื หนว ยงาน
ระดบั กอง ตามกฎหมาย วา ดว ยการแบง สว นราชการ
ตวั อยา งเลขทีห่ นงั สอื ออกของราชการสวนกลาง
สํานกั งานปลัดสาํ นักนายกรัฐมนตรี
กองกลาง นร 1201
2.3 สาํ หรบั ราชการสวนภูมิภาค
2.3.1 ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง อําเภอหรือกิ่งอําเภอ โดยเริ่มจากตัวเลข 01 ซึ่งโดย
ปกตใิ ชส ําหรับอําเภอเมืองเรียงไปตามลําดบั ตามท่ีกระทรวงมหาดไทยกําหนด
สําหรับหนวยงานในสวนราชการสวนภมู ิภาคทข่ี ึน้ กับจงั หวัดโดยตรง ตวั เลขสองตัวแรกให
ใชต วั เลข 00
2.3.2 ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง หนวยงานในราชการสวนภูมิภาคท่ีสังกัดจังหวัดหรือ
อาํ เภอตามหนังสือที่ นร 0105/ว9381 ลว 28 เมษายน 2546 กาํ หนด ดงั น้ี
ตวั อยางเลขท่หี นงั สอื ออกของราชการสวนภูมิภาค
สพป.พช.เขต 1 ศธ 04106/
2.4 ใหมีการปรับปรุงเลขประจําของเจาของเรื่องใหเปนไปตามลําดับ ตามกฎหมายวาดวย
การปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม และกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการทุก ๆ 5 ป โดยถือเอาป
พทุ ธศกั ราชท่ีลงทายดว ยเลข 5 และเลข 0 เปน หลกั
2.5 ในกรณีกระทรวง ทบวง สวนราชการที่ไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง
หรือจังหวัด ประสงคจะใหรัฐวิสาหกิจ หรือหนวยงานอื่นใด ท่ีมิไดเปนสวนราชการซึ่งอยูในสังกัดใชรหัสตัว
พยัญชนะ ของกระทรวง ทบวง สวนราชการท่ีไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด
แลวแตก รณีใหใ ชต วั เลขสองตัวแรกเริ่มจาก 51 เรียงไปตามลําดับ
หากกระทรวงหรอื ทบวงมีสวนราชการระดบั กรม หรือสว นราชการที่เรยี กช่ืออยางอ่ืนท่มี ีฐานะ
เปนกรมตั้งแต 100 สวนราชการขึ้นไป การกําหนดเลขประจําของรัฐวิสาหกิจ หรือหนวยงานอ่ืนใดที่มิไดเปน
สวนราชการตามวรรคหนง่ึ ใหใ ชต วั เลขสามตัว โดยเรมิ่ จาก 510 เรยี งไปตามลาํ ดับ

86

3) เลขประจําของเจาของเรื่องซึ่งสวนราชการใดกําหนดข้ึนเพ่ิมเติมจากท่ีกําหนดใน 1 และ 2 ใหแจง
ใหป ลดั สํานกั นายกรัฐมนตรที ราบดว ย

4) การกําหนดเลขที่หนังสือออกของคณะกรรมการ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของ
เรื่อง ในกรณีท่ีคณะกรรมการประสงคจะกําหนดตัวพยัญชนะเพิ่มข้ึน ใหกําหนดไดไมเกินสี่ตัว โดยใหอยูใน
วงเลบ็ ตอจากรหสั ตัวพยัญชนะของเจาของเรื่อง และรหสั ตวั พยัญชนะดังกลา วจะตอ งไมซ ้ํากับรหัสตวั พยัญชนะ
ทกี่ าํ หนดไวในภาคผนวกนี้ แลวตอ ดว ยเลขประจําของเจาของเรอ่ื ง

5) สาํ หรับสว นราชการตํ่ากวาระดับกรม หรือจังหวดั หากจําเปนตองออกหนงั สือราชการเอง หรือเพ่ือ
ประโยชนแกการปฏิบัติงานสารบรรณ ใหสวนราชการระดับกรมเจาสังกัดหรือจังหวัดกําหนดตัวเลขรหัสให
ไมเกินสามตําแหนง โดยใหใสจุดหลังเลขประจําของเจาของเร่ืองตาม 2 แลวตอดวยเลขรหัสที่กําหนดขึ้น
ดังกลาว

การใหเลขรหัสตามวรรคหน่ึง ถาสามารถจัดเรียงสวนราชการตามลําดับตัวพยัญชนะและสระไดก็ให
เรียงตามน้ัน
การจา หนา ซอง

การจา หนาซองจดหมายราชการใหใชต ามหลกั การของกรมไปรษณยี โ ทรเลข ทใี่ หคําแนะนําดงั นี้
“การจาหนาซองหนังสือราชการท่ีจัดสงทางไปรษณียธรรมดาในประเทศเพื่อใหใชไดกับเคร่ืองคัดแยก
จดหมาย
- ใชพ้ืนท่ีดานหนา และดานหลังซอง ตามรายละเอียดในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงาน
สารบรรณ พ.ศ.2526
- ใหระบุช่ือ และท่ีอยูของหนวยงานผูฝากสงไวท่ีมุมบนซาย ดานจาหนา บริเวณดานขางครุฑและ
เหนือเลขที่หนังสือ – จา หนาได 2 แบบ คือ จา หนาลงบนซองโดยตรง หรือจาหนาลงบนปายจาหนา แลวนํามา
ผนกึ ในบริเวณพน้ื ทส่ี ําหรบั จาหนา ใหเรยี บตดิ กบั ซอง
- จา หนาใหเ ปนแนวตรงกนั ทกุ บรรทดั โดยใชตัวอักษรแบบมาตรฐาน ดวยหมกึ สีดํา หรือนํ้าเงนิ
- พมิ พห รือเขยี นรหัสไปรษณียดวยเลขอารบิกในชองใสรหัส ไปรษณยี ส แี ดงสม ยกเวน กรณกี ารใชป า ย
จา หนา ซ่งึ พิมพร หสั ไปรษณยี ร วมไวในปายจาหนา แลว
- ไมต องลงลายมอื ชอื่ ผูรับผิดชอบในการฝากสง ท่มี มุ ลา งซายดา นหนา ซอง

1 I- ในกรณีที่ใชซองแบบเดิม ที่ไมมีชองใสรหัสไปรษณียสีแดงสมใหจาหนา ดวยการพิมพหรือใชปาย

จา หนาเทา นัน้ โดยใหวางรหสั ไปรษณยี ได 2 ตําแหนงคือ
1. แยกตา งหากเปน บรรทัดสดุ ทา ยของจาหนา
2. ตอ ทายขอความบรรทดั สุดทายของทอ่ี ยูผูร บั

กอ นนําสง
พับสิ่งท่ีบรรจุในซองใหเรียบเสมอกัน ส่ิงที่บรรจุในซองตองไมแข็งหรือใหญเกินควร หรือมีโลหะ

พลาสติก ปะปนอยู ปดผนึกฝาซองใหเรียบสนิทม่ันคง ดวยกาวหรือเทปใสตลอดแนวฝาซอง หามปดผนึกดวย
ลวดเย็บกระดาษ เย็บดวยหมุด หรือใชเชือกพันตาไก

87

การจัดเก็บเอกสาร
ความรทู วั่ ไปเก่ยี วกบั เอกสาร

ความหมายและประเภทของเอกสาร
เอกสาร (Documents) ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน เอกสารหมายถึง “หนังสือ

สําคัญ” เอกสารคือขอความที่สามารถนํามาอาน แปล ตีความหรือใชเปนสิ่งอางอิง เพื่อการปฏิบัติงาน ใชเปน
หลักฐานในการติดตอราชการหรือธุรกิจ เชน จดหมายเขา จดหมายออก รายงาหรือขอมูลที่จัดทําขึ้น บันทึก
ใบส่ังซื้อสินคา รูปภาพ คูมือหรือเอกสารอื่นใด ซึ่งจัดทําข้ึนหรือใชโดยหนวยงาน เปนตน เปนขอมูลหรือ
ขาวสารท่ีจัดทําข้นึ เปน ลายลักษณอกั ษร มีความหมายปรากฏออกมาในลักษณะของตวั อักษร ตัวเลข ภาพ หรือ
เครอ่ื งหมายอ่นื ใดที่สามารถนํามาใชประโยชน และเปนหลักฐานอางอิงในอนาคตได การติดตอโดยเอกสารเปน
การติดตอท่ีถือวาเปนทางการ เปนที่ยอมรับและมีหลักฐานไวใชอางอิงในภายหลังเพื่อประโยชนในการ
ปฏบิ ตั ิงาน

เอกสารเปรียบเหมือนหนวยความจําของหนวยงาน ซึ่งชวยใหการทํางานคลองตัวและเปน
เครื่องมือในการติดตอระหวางหนว ยงาน ปจจุบันเราใชเคร่ืองมืออิเล็กทรอนิกสมาพัฒนาใหเหมาะสมกับงานทํา
ใหม ีประสทิ ธภิ าพมากย่ิงขน้ึ เชน การจัดเก็บเอกสารดวยเคร่ืองจัดเก็บ และคนหาเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส การใช
โปรแกรมการจัดการเอกสารดวยเครอ่ื งคอมพิวเตอร เปน ตน
ประเภทของเอกสาร เอกสารทีใ่ ชใ นการปฏบิ ัติงานโดยทวั่ ไปแบงออกเปน 3 ประเภทคอื

1. หนังสือเขา หมายถึง เอกสารท่ีไดรับจากหนวยงานภายนอก หรือหนวยงานอ่ืนทุก
ประเภทท่ีสงเขามายังสํานักงานจากท่ีตาง ๆ ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณียหรือโดยพนักงานเดินเอกสารก็
ตามเอกสารเหลานี้ไดแก จดหมาย ขอความโทรเลขหรือโทรสาร เปนตน ซ่ึงหนวยงานตองใหความสําคัญกับ
เอกสารเหลา น้ี และตอ งเก็บรักษาไวเ พอ่ื ใชเปนหลักฐานตอไปในอนาคต เพราะเอกสารเหลา นี้จะมสี ว นสําคัญใน
การบรหิ ารงานของหนวยงาน

2. หนังสือออก เปนเอกสารที่หนวยงานจัดทําข้ึน แลวสงไปใหบุคคลหรือหนวยงานภายนอก
ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณียหรือโดยพนักงานเดินเอกสาร เพ่ือติดตอประสานงานเปนเอกสารท่ีจัดทําขึ้น
ภายในสํานักงานเอง เชน สําเนาจดหมายออก ใบแจงหนี้ รายงานตาง ๆ งบการเงิน และสญั ญาตาง ๆ เปนตน

1 Iหนังสือเหลาน้ีทําข้ึนโดยมีสําเนาอยางนอยหน่ึงฉบับ ตนฉบับเปนฉบับท่ีสงไปใหแกผูรับ สวนสําเนาเปนฉบับท่ี

ใชเ กบ็ และใชเปน หลักฐานของหนว ยงานตอ ไป
3. หนังสือติดตอภายใน หมายถึง เอกสารท่ีใชติดตอระหวางแผนก หรือฝาย ภายในองคกร

น่นั เอง โดยท่ัวไปมักจะมแี บบฟอรมซ่ึงออกไวใชสาํ หรับกิจการหนึง่ ๆ โดยเฉพาะ หนงั สือชนดิ นจ้ี ัดทําขึ้นเพื่อให
การทํางานของหนวยงานนั้นมีความคลองตัวมากยิ่งขึ้น หรืออาจจะเปนเอกสารที่หนวยงานตองการแจง
พนักงานใหทราบ เชน คําส่ัง ประกาศ เปนตน เอกสารตาง ๆ เหลาน้ี สามารถใชเปนหลักฐานตอไปได หนังสือ
ติดตอภายในของราชการเปนหนังสือท่ีใชติดตอกัน ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยมี
ลักษณะเปน บันทึกขอ ความ

นอกจากนย้ี งั มีการแบงประเภทเอกสารตามลักษณะความสาํ คญั อกี 4 ประเภทดงั น้ี
1.1 เอกสารสําคญั มาก
1.2 เอกสารสาํ คญั
1.3 เอกสารท่ีมีประโยชน
1.4 เอกสารเบด็ เตลด็

88

การบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสาร
การบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสาร (Records Management) หมายถึง งานซึ่งเก่ียวกับ

การเก็บขอมูล เพ่ือชวยเพ่ิมความจําในงานสํานักงานและการตัดสินใจทุกระดับของผูบริหารในทุกองคกร
จําเปนตอ งมีขอ มูลประกอบเพื่อความถูกตองของการปฏิบัตงิ าน การบรหิ ารเอกสาร เปนการดําเนินงานเอกสาร
ใหบ รรลุวตั ถุประสงคตามลําดบั ขั้นตอน คอื การวางแผน การกําหนดหนา ที่ โครงสราง การจัดเก็บเอกสาร การ
กําหนดระบบการจัดเก็บเอกสาร การเก็บรักษา การควบคมุ และการทาํ ลายเอกสาร

การบรหิ ารงานเอกสารเปน หัวใจสําคัญย่งิ ของการดําเนินงาน เพราะถาสามารถบรหิ ารงานเอกสารใหมี
ประสิทธิภาพแลวก็จะสามารถลดตนทุนในการดําเนินงานใหต่ําลงได โดยควรมีการกําหนดนโยบายการ
บริหารงานเอกสารไว และมีหลักการท่ีตองคํานึงถงึ ปจจัยหลายอยาง นอกจากน้ีจะตองคาํ นึงถึงปริมาณหนงั สือ
เอกสารในปจ จบุ ันแลว ยงั ตอ งคํานึงถงึ ระบบท่ีสามารถขยายไดใ นอนาคตไมตอ งแกไข เปลี่ยนแปลงบอย ๆ ดวย

การตัดสินใจวาหนวยงานแตละหนวยงานซึ่งมีวัตถุประสงคหรือประเภทของการประกอบการตางกัน
ควรตัดสินใจใชระบบใดในการเก็บเอกสาร เปนเร่ืองที่ตองพิจารณาอยางละเอียดรอบคอบตองมีการศึกษาวา
ระบบใด จึงจะทําใหการปฏบิ ัติงานการจัดเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพมากที่สุด ซ่งึ อาจสรุปไดว าการบริหารงาน
เอกสารเปนศูนยรวมของการบริหารทั้งมวล เปนกิจกรรมท่ีกําหนดขึ้นเพ่ือควบคุมวงจรชีวิตของเอกสาร ตั้งแต
การผลิตไปจนถึงการทาํ ลายเอกสาร
วงจรเอกสาร (The Document Cycle)

ถาผูบริหารสามารถจัดการกับงานเอกสารไดอยางมีประสิทธิภาพแลว ก็จะทําใหตนทุนในการจัดเก็บ
เอกสารลดลงได การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารมีความจําเปนอยางยิ่งตองดําเนินการอยางมีระเบียบแบบแผน
อันจะกอใหเกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดทั้งเวลาและแรงงาน ซึ่งนําไปสูประสิทธิภาพและบังเกิด
ประสิทธิผลในการทาํ งาน

1) การผลิต (Creation) เอกสารท่ีเขามาในสํานกั งานจากแหลงตา ง ๆ หรือการผลิตเอกสาร
ขึ้นมาเอง ในการทําใหเอกสารเกิดข้ึนนี้ถือเปนชั้นกําเนินของเอกสารตั้งแต การคิด ราง เขียน แตง พิมพ
ทําสําเนา การอัดสําเนา ถายเอกสาร เพื่อใชงานในสํานักงานในรูปจดหมายโตตอบ บันทึกขอความ และ
งานพิมพตา ง ๆ เอกสารจะถกู สรา งขน้ึ มาจากภายนอกองคกร และภายในองคก ร ทําใหมเี อกสารมากมายหลาย

1 Iประเภท
2) การใชประโยชน (Utilizations) เปนขั้นตอนที่เอกสารไดผานการดําเนินงานในสวน
ตาง ๆ ที่เกี่ยวของภายในองคกร การไหลผาน (Flow) ของเอกสารจะเปนไปตามกระบวนการที่กําหนดไว
ในแตละองคกร โดยจะตองดูแลประโยชนเอกสารแตละประเภทซึ่งมีความสําคัญมากนอยแตกตางกัน เอกสาร
บางช้ินยังไมมีประโยชนในการนําขอมูลมาใชในโอกาสตอไป และบางช้ินมีความจําเปนตองเก็บไวเปนหลักฐาน
อางอิง ขั้นตอนน้ีคือการพัฒนาระบบการเดินทางของเอกสาร ใหมีลักษณะคลองตัว สามารถเรียกใชและจัดสง
ถึงทใ่ี นเวลาทตี่ อ งการ

3) การจัดเก็บ (Storage) เม่ือดําเนินการผลิตเอกสารขึ้นมาและดําเนินการท่ีจําเปนแลว
สําเนาเรื่องเดิมหรือเอกสารท่ีจําเปนตองนําไปแยกเปนประเภท หรือเปนกลุม ตามหมวดแฟมที่เกี่ยวของ
โดยรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหมู มีระเบียบ เอกสารตองไมชํารุดเสียหาย เพื่อความสะดวกในการเรียกใช
ภายหลัง โดยตองมีการวางแผนไวล วงหนา ใหพรอม คํานึงถึงสิง่ ตาง ๆ ที่เก่ียวของ เชน สถานที่จัดเก็บ อุปกรณ
สําหรับการเก็บ ระบบในการจัดเก็บเอกสาร ขั้นตอนปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร โดยจัดทําคูมือไวเปนมาตรฐาน
ในการปฏิบัตงิ าน และจัดใหม ีที่เก็บรกั ษาเอกสารอยางเพียงพอ

89
4) การเรียกใชหรือการสืบคน (Retrieval) งานจัดเก็บเอกสารมีบทบาทในการดําเนินงาน
เปนอยางมาก เพราะการไดขอ มูลอยา งรวดเร็วจะทําใหการตดั สนิ ใจสามารถทําไดทันที เอกสารตาง ๆ เปนสิ่งที่
มีประโยชนตอการแกไขปญหาของผูบริหารและการวางแผนในอนาคต ขอมูลในเอกสารจะตองถูกนํามา
พิจารณาประกอบการวางแผนและการตัดสินใจ ท้ังน้ีการเรียกใชหรือการสืบคน จะตองทําไดอยางรวดเร็ว
ประหยัดเวลา ประหยดั แรงงาน มีประสทิ ธภิ าพและมปี ระสทิ ธิผล
5) การกําหนดสภาพ (Disposition) การจัดเก็บเอกสารเปนการรักษาเอกสารสําคัญเอาไว
เพ่ือประโยชนในการนํามาใชไ ดท ันทีท่ีตองการ จงึ ตองมีการจัดการอยา งรดั กุม มีขนั้ ตอนการกําจัดเอกสารเมื่อมี
อายนุ านพอสมควร หรือไดจ ดั เก็บไวจ นครบตามท่กี ฎหมายหรอื ระเบยี บขอบังคับระบไุ ว เม่ือจดั เกบ็ ไวจนคุณคา
หรือประโยชนในการอางอิงมีนอย ก็จําเปนตองดําเนินการกําจัดหรือคัดเลือกออกไปเพื่อดําเนินการทําลาย
อาจมกี ารตัง้ คณะกรรมการในการทําลาย เพ่ือชว ยในการพิจารณาคดั กรองเอกสารเหลานนั้
การจดั เกบ็ เอกสาร
ความหมายของการจัดเก็บเอกสาร
การเก็บเอกสาร (Filing) คือกระบวนการจดั และเก็บเอกสารใหเปนระเบียบ เพื่อใหงายตอการคนหา
ไดงายในทันทีที่ตองการ สะดวก รวดเร็ว ทันเวลา กระบวนการจัดเก็บประกอบดวยการจําแนก จัดเรียง รักษา
คน หาและนาํ มาใชประโยชน มีระเบยี บแบบแผน เปนระบบ (System) มีแหลง เก็บที่งา ย และปลอดภัย ชวยให
การปฏิบัติงานประจําวันของแตละหนวยงานเปนไปดวยความเรียบรอย ประหยัดเวลาและคาใชจาย การเก็บ
เอกสารเปนวิธีการแบงประเภท (Classifying) การจัด (Arranging) และการเก็บ (Keeping) เพื่อรวบรวมให
เอกสารอยใู นแหลงเดยี วกนั อยูในแหลงทป่ี ลอดภยั และสามารถคน หาเอกสารไดทันทีท่ีตองการ
วตั ถุประสงคของการจดั เกบ็ เอกสาร
ปจจุบันมีการจัดทําระบบการจัดเก็บเอกสารใหเหมาะสมกับความตองการขององคกรไมวาจะเปนการ
เก็บเอกสารที่มาจากภายนอก สําเนาเอกสารท่ีผลิตข้ึนมาเอง หรือเอกสารอื่น ๆ ซ่ึงแตละอยางมีวิธีการเก็บท่ี
แตกตางกันออกไป ดังน้ันเอกสารทั้งหมดท่ีจะเก็บไวจะตองไดรับการปฏิบัติใหถูกตองในเร่ืองการจัดการ
การคนหา การยืมเอกสารรวมท้ังการสงคืนใหถูกตอง ทําใหเกิดความคลองตัวในการปฏิบัติงาน ขจัดปญหาท่ี
อาจเกิดขึ้นซึ่งเปนอุปสรรคตอการดําเนินงาน ฉะนั้นไมวาจะเก็บเอกสารดวยระบบใดก็ตามจะตองมี
วตั ถุประสงคข องการเก็บ ดงั นี้

1 I1. เพื่อความสะดวกในการคนหา เอกสารเปรียบเสมอื นหนวยบันทึกความจําของหนวยงานเอกสารใช

เปนส่ิงอางอิงเปนหลักฐานในการตอสูคดีความ การฟองรองในศาล ซ่ึงถาผใู ดมีพยานหลักฐานท่ีดีก็อาจจะชนะ
คดีความนั้นได ดังน้ันจึงตองเก็บเอกสารใหมีสภาพดีใชไดตลอดเวลา สามารถคนหาไดในทันทีที่ตองการเพราะ
การเก็บเอกสารตองการความรวดเร็ว ตอเนอ่ื งทันตอ เหตุการณ สํานักงานจึงจําเปนตองมีระบบการเก็บเอกสาร
ทีส่ ามารถคนหาไดทันทีเมอ่ื ตอ งการใชง าน

2. เปนแหลงรวมความจําตาง ๆ สํานักงานจําเปนตองแยกการจัดเก็บเอกสารออกเปนหนวยหน่ึง
เพ่ือทําหนาท่ีเปนสมองของหนวยงานน้ัน ๆ ใชทบทวนความจํา ใชวางแผนแกปญหา หรือตัดสินใจ
ใชพิจารณาความดีความชอบของบุคลากร ใชปรับปรุงงานเอกสาร จึงเปนบันทึกความจําของหนวยงาน
ส่ิงท่ีตองปฏิบัติหรือเคยดําเนินการเร่ืองใดเร่ืองหนึ่งในอดีตอาจใชเปนบรรทัดฐานการปฏิบัติงานในปจจุบันได
ฉะนั้นงานการจดั เก็บเอกสารจะตอ งปฏบิ ัตติ อเนอื่ งสมํ่าเสมอประจําทุกวัน

90

3. เพื่อใหมีแหลงเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและถาวร ไมเกิดการชํารุดเสียหาย สําหรบั เอกสารที่เกี่ยวกับ
ขอเท็จจริง รายการดําเนินงานที่อยูในระยะที่ยังมีความตองการเอกสารน้ันอยู ควรมีการจัดเก็บเอกสารให
ครบถวน ไมชํารุดและสูญหาย หากเอกสารท่ีตองการจะใชในภายหลังไดจัดเกบ็ ไวไมครบถวนหรือสูญหายยอม
สงผลกระทบตอการปฏิบัติงานอยางแนนอน เพราะเอกสารตาง ๆ มีความสําคัญตอการดําเนินงานเปน
อยางมาก หากไมมีระบบจัดเก็บเอกสารท่ีดีจะกระจัดกระจายและสูญหายได ทําใหเกิดอุปสรรคในการ
ดาํ เนนิ งาน

4. เพื่อรวบรวมเอกสารท่ีเกี่ยวขอ งสัมพันธกันไวในแหลงเดียวกัน การจัดเก็บเอกสารนอกจากจะตองมี
ระบบการจัดเก็บและคนหาท่ีเปนมาตรฐาน เพื่อใหถูกตองเปนระเบียบแลว การเก็บเอกสารจําเปนอยางยิ่งท่ี
จะตองรวบรวมเก็บไวเ ปนแหลงเดียวกัน เพราะถา แตละหนวยงาน เปนผเู ก็บเอกสารของตนเอง หากหนวยงาน
อ่ืนตองการเอกสารเพื่อนําไปใชก็จะไมสะดวกเทาที่ควร ฉะนั้นจึงควรรวบรวมเอกสารไวเปนหมวดหมู และ
จดั เก็บรวบรวมไวใ นแหลง เดยี วกนั

5. ทําใหมีมาตรฐานเดียวกันในการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารแทบทุกหนวยงานมักจะเปน
ระบบเฉพาะตัว เมื่อเจาหนาที่ผูรับผิดชอบไมอยูหรือไมมาปฏิบัติงานก็จะไมสามารถคนหาเอกสารท่ีตองการได
หรอื อาจตองใชเวลานาน ขาดประสทิ ธิภาพ ระบบจัดเกบ็ เอกสารที่ดีตอ งมีการกาํ หนดหลักในการปฏิบตั ิไวอยาง
แนนอนตายตัว เพ่ือใหพนักงานทุกคนมีความเขาใจในเร่ืองการจัดเก็บ การคนหา และการยืมเอกสาร รวมท้ัง
การสงคืนไดถูกตอง ตามขั้นตอนท่ีวางไว และนอกจากมาตรฐานในการปฏิบัติงานแลว ควรกําหนดมาตรฐาน
ของเคร่ืองมือเครอ่ื งใช วธิ กี ารทํางาน และมีคมู ือทใี่ ชใ นการปฏบิ ัติงานดวย

6. เพ่ือความเรียบรอยและสะอาดตา การจัดเก็บเอกสารจะมีความครบถวนสมบูรณได จะตองมีความ
เปนระเบียบเรียบรอยและสวยงาม มีระบบที่ไมซับซอน คนหาไดงาย รวดเร็ว มีลักษณะยืดหยุนได เพื่อขยาย
งานเอกสารในอนาคตและสรางภาพพจนที่ดแี กผูใชบ รกิ าร
ปญ หาตาง ๆ ในการจดั เก็บเอกสาร

1. ใชระบบการจัดเกบ็ ที่ไมมมี าตรฐาน หรอื ไมเหมาะสมกบั งาน
2. ขาดเจา หนาทรี่ บั ผิดชอบในการจัดเก็บ คน หาหรือเจา หนา ท่ขี าดความรู
3. ไมม รี ะบบการยืมเอกสารไปใชและระบบติดตามทวงถามทเ่ี หมาะสม
4. ขาดเครอื่ งมือเครอ่ื งใช เนอื้ ที่เกบ็ เอกสารไมเพยี งพอหรือไมเ หมาะสมกบั งาน

1 I5. ไมม กี ารวางแผนและกําหนดระยะเวลาในการเก็บและทําลาย

6. ผูบังคับบัญชาของหนวยงานตางๆ ใหความสนใจตอหรือเห็นความสําคัญของการจัดเก็บและการ
ดาํ เนินการดา นเอกสารนอ ยไป หรือมองขา มความจาํ เปน

7. การมเี อกสาร “สวนตวั ” เกบ็ เอาไวม ากเกนิ ความจาํ เปน
8. ขาดเกณฑท่แี นนอนในการควบคุมเอกสารในดานการทําใหบ งั เกิดขน้ึ
9. กฎหมายเปดชองโหวสงเสริมใหผูปฏิบัติงานในราชการไทย เก็บเอกสารทุกชนิดเปนระยะเวลา
ยาวนานเกนิ ความจําเปน หรือเก็บมากกนั อยางไมมมี าตรฐานที่จะจํากัดเอกสารเมอื่ ถงึ เวลาอันสมควร
10. ลักษณะนิสัยประจําชาติของคนไทยซึ่งไมชอบจํากัด หรือทําลายส่ิงใด และเพราะ “เสียดาย”
วตั ถุทใ่ี ชทาํ เอกสารข้นึ มาหรอื รูปเลมอันสวยงาม
11. เกิดจากทัศนคติหรือความเชื่อท่ีวา “การที่มีกองเอกสารวางอยูเต็มโตะเปนลักษณะของผูท่ีมี
ความสามารถสูง และมีงานอยูในความรับผิดชอบมากมายเปนลักษณะซ่ึงแสดงออกถึงความเปนบุคคลสําคัญ
นา เลอ่ื มใสแกผ ูพ บเห็นโดยท่ัวไป”
12. มีสาเหตุมาจากการทํางานประจําวันอยูมาก จนกระท่ังไมมีเวลาท่ีจะปรับปรุงการจัดเก็บเอกสาร
ซง่ึ หมดความสาํ คญั ในการใชงานอกี ตอ ไป

91
การควบคุมเอกสาร

การควบคุมเอกสารนั้น หมายถึง การควบคมุ ในการผลติ การจัดเก็บ และการกําจัดหรอื ทําลายเอกสาร
เมือ่ หมดความจําเปนทีจ่ ะตองใชอีกตอไป ดงั นนั้ จึงอาจแบง การควบคุมเอกสารออกเปน 3 ขั้นตอน คอื

1. การควบคุมหรือการทําลายเอกสารบังเกิดข้ึน คือ การควบคุมปริมาณการพิมพสําเนา
การโรเนยี วหนังสอื หรอื เอกสาร การถายสาํ เนา การออกแบบฟอรม

2. การควบคุมในการจดั เก็บ ควรจําแนกเอกสารออกเปน 4 ประเภทใหญๆ ดังท่ไี ดกลาวมาแลวขา งตน
คือเอกสารท่ียังอยูในระหวางปฏิบัติงานเอกสารที่โตตอบเสร็จแลว เอกสารซ่ึงมีความสําคัญ และเอกสารซึ่ง
สมควรทําลาย เอกสารประเภทที่ 1 และ 2 ควรเก็บไวในบริเวณท่ีทํางานประจําวัน เอกสารท่ีไมใชบอยๆ เชน
เอกสารที่สําคัญควรสงไปเกบ็ ไว ณ หองหรือศูนยเก็บเอกสารกลาง เม่ือครบระยะเวลาท่ใี ชอางอิงแลวควรเสนอ
ขออนมุ ัติทําลายโดนดวนเพ่อื เปน การประหยดั เนื้อทีเ่ กบ็ เอกสาร และไมทาํ ใหส าํ นักงานรงุ รงั ไมเ ปนระเบียบ

การดําเนนิ การควบคุมการจัดเก็บเอกสาร มขี ัน้ ตอนตา งๆ ดงั ตอไปนี้ คือ
(1) เอาเอกสารแตล ะแฟม หรือแตละกองออกมาสํารวจ
(2) แยกประเภทเอกสารที่ไมไดใชงานบอย หรือ หมดคาในการใชออกจากเอกสารที่ยัง

ตองการใชเปน ประจําวนั
(3) จัดกลุมประเภทของหัวเร่ืองการจําแนกแฟมในตูเอกสารหรือช้ันเสียใหม เพ่ือใหการ

คน หางา ยเม่ือตองการใชภายหลงั
(4) วางมาตรฐานการดาํ เนินการจดั เกบ็ เอกสารเสยี ใหม ดงั นี้
ก. ถาเปนเอกสารซ่ึงยังดําเนินการไมเสร็จ คอยตอบรับหรือสอบหลักฐานตองรอไป

อีกนาน ควรเก็บเขาตูเอกสารในลิ้นชักที่ 1 หรือ 2 แตถาเปนเรื่องที่ตองทําใหเสร็จในวันน้ันหรือวันรุงขึ้น
ไมจาํ เปน ตอ งเก็บ อาจท้งิ คางอยใู นแฟม หรอื ในกระบะเก็บเอกสารบนโตะก็ได

ข. สําหรับเอกสารที่ไดมีการตอบโตเสร็จแลว แตยังมีความจาํ เปนที่จะตองใชอางอิง
ในการตอบโตเอกสารอยูบางคร้งั แมจะไมบอ ยคร้งั นกั เราอาจจะเก็บไวในลิน้ ชกั ท่ี 3 หรอื 4 กไ็ ด

ค. เอกสารท่ีมีความสําคัญทางกฎหมาย ประวัติศาสตร หรือเก่ียวกับหลักฐานทาง
การเงิน หรือเอกสารซึ่งปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว แตอาจจําเปนตองเก็บไวระยะหนึ่ง แตไมควรเก็บไว
ณ สถานท่ที ํางาน ใหส ง ไปเกบ็ ไวตามศนู ยเก็บเอกสารของกรมหรอื หนว ยงานนน้ั

ง. ควรจะมีคณะกรรมการกําหนดการจัดเก็บเอกสารของกรมหรือกอง หรือมี

1 Iหนวยงานซ่ึงจะรับผิดชอบในการกําหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารตางๆ ของกรมหรือหนวยงานน้ันๆ

เพื่อใหเจา หนาทผ่ี ูปฏิบตั งิ านไดย ึดถอื เปนหลกั ในการจดั เก็บตอไป
3. การควบคมุ ในการกําจัดเอกสารซ่ึงไมม ีคา
การท่ีไมมกี ฎเกณฑก ําหนดใหมกี ารสํารวจเอกสารเพอื่ หาทางกาํ จัดเอกสารซงึ่ ไมมีคาในการใชอางอิงอีก

ตอไป ทําใหปริมาณเอกสารเพ่ิมมากขึ้นทุกที จนเกิดการกองเอกสาร(Piling) อยูท่ัวไปตามหนวยงานราชการ
ซงึ่ ขดั ตอ หลักการจดั เกบ็ เอกสาร (Filing) ทด่ี ี

เพื่อที่จะหาทางทําลายเอกสารท่ีไมมีคุณคาในการอางอิงตอไป จึงสมควรที่จะไดมีการกําหนดให
เจาหนาท่ีปฏิบัติงานสํารวจเอกสารเพื่อจํากัดอยางนอยปละคร้ัง โดยทําเปนรายการเสนอขออนุมัติทําลาย
ตอผบู งั คบั บญั ชาระดับกอง

การทําลายเอกสารจะทําไดโดย การเผา ขาย ใชเครื่องทําลายเอกสารไฟฟา (ในกรณีที่เปนเอกสารลับ)
การจะทาํ ลายโดยวิธใี ดกแ็ ลว แตคาของเอกสารแตละชนิดเปนสําคัญ

92

การทําลายเอกสาร
ในการทําลายเอกสารนั้น หลักสําคัญคือจะตองมีการกําหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารตางๆ

ทัง้ น้ี เพอ่ื จะไดม ีการสาํ รวจเพ่อื เปน การคัดเลือกและเสนอขออนุมตั ทิ ําลายตอไปตามรายละเอียดขา งตน
- เก็บไว 1 ป ไดแ ก หนังสอื เขา -ออก ตดิ ตอระหวา งหนว ยงาน ซ่ึงไดมกี ารดาํ เนนิ การตามนน้ั

เรยี บรอ ยแลว
- เกบ็ ไว 2 ป ไดแ กแบบฟอรม เกีย่ วกับการเงนิ ดา นตางๆ รายงานและสรุปผลเกี่ยวกับ

การปฏบิ ัตงิ านเปนการภายใน
- เก็บไว 7 ป ไดแกสัญญารับจางตางๆ ขอตกลงตางๆ ซึ่งเปนลายลักษณอักษร (ใหเ ก็บตอไปอีก 7 ป

หลงั จากเสรจ็ ส้นิ ลงตามสญั ญานน้ั ๆ แลว ) บัญชีพัสดตุ า งๆ รวมทั้งบนั ทกึ เกย่ี วกับการเปลี่ยนแปลงพสั ดนุ ั้นๆ
- เก็บเทา ท่กี ฎหมายหรือกฎขอบังคับเฉพาะอยางไดร ะบุเอาไวหรือเกบ็ เอาไวในระยะเวลาอันสมควร
- เกบ็ ตลอดไป ไดแก โฉนด พันธบตั ร ทะเบยี นยานพาหนะ ระเบียบของกรม ฯลฯ

ประเภทของเอกสาร
เอกสารประเภทตา งๆ โดยทัว่ ไปอาจจะจําแนกไดเ ปน 4 ประเภทใหญๆ คือ
1) เอกสารที่ยังอยูในระหวางปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารโตตอบท่ียังปฏิบัติไมเสร็จ รวมท้ังเอกสาร

ทโี่ ตตอบเสรจ็ แลว แตย ังมคี วามจําเปนที่จะตอ งใชใ นการอา งอิงอยบู อ ยๆ
2) เอกสารท่ีไดมีการโตตอบเสร็จแลว แตยังมีความจําเปนที่จะตองใชในการอางอิงโตตอบเอกสาร

อยใู นบางคร้งั
3) เอกสารซ่ึงมีความสําคัญ หมายถึง เอกสารบางอยางที่มีทางประวัติศาสตร ทางกฎหมาย วรรณคดี

หรอื เกี่ยวกบั หลักฐานการเงิน
4) เอกสารซ่ึงสมควรทําลาย หมายถึง เอกสารซ่ึงไมมีคาในการใชอางอิงอีกตอไป หรือเอกสาร

ซงึ่ พน ระยะเวลาท่คี วรเกบ็ อีกตอ ไป
นอกเหนือไปจากน้ีเราอาจจําแนกเอกสารออกเปนประเภทใหญๆ ไดอีกอยาง คือ เอกสารท่ัวไปและ

เอกสารลับ การจําแนกเอกสารออกเปนประเภทตางๆ ดังกลาวขางตนจะมีความสัมพันธอยางใกลชิด
กบั การควบคมุ ในการจัดเกบ็ เอกสาร
ระบบมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร

1 Iการจดั เกบ็ เอกสารไวในแฟม เราอาจจดั เก็บโดยระบบการจาํ แนกเอกสารระบบใดระบบหนงึ่ ดงั น้ี

1) จําแนกตามหัวขอเรื่อง คือ กรณีท่ีเราจําแนกเอกสารออกเปนหัวขอใหญๆ ตามหนาที่
ความรับผิดชอบของหนวยงานน้ันๆ หรือจําแนกตามบริการท่ีใหแกผูอื่น เอกสารโดยท่ัวไปจะมีหัวขอใหญๆ
10 หมวด ดงั น้ี คือ

หมวดที่ 1 การเงินและงบประมาณ
หมวดท่ี 2 มตคิ ณะรฐั มนตรี คําส่งั ระเบียบ คมู ือ
หมวดท่ี 3 การโตต อบ
หมวดที่ 4 การบริหารทวั่ ไป
หมวดท่ี 5 การบริหารบคุ คล
หมวดท่ี 6 เบด็ เตลด็
หมวดที่ 7 การประชมุ
หมวดท่ี 8 การฝก อบรม บรรยาย ทนุ และการดงู าน
หมวดท่ี 9 พัสดุ ครภุ ณั ฑ ท่ดี นิ และสง่ิ กอสราง
หมวดท่ี 10 สถิติ และรายงาน

93

เพื่อใหผูอา นสามารถเขาใจและปฏิบัติในการจําแนกเอกสารโดยถูกตอง จึงจะขอใหคําอธิบาย
ในการคัดเลอื กเอกสารใหเปนหมวดหมูต ามหัวขอ 10 หมวด พอสังเขป ดังนี้

หมวดท่ี 1 การเงินงบประมาณ
ในหมวดนี้ กาํ หนดใหจดั เกบ็ เอกสารอันเกยี่ วกบั การเงิน ซึ่งอาจแยกหัวขอ ไดดงั นี้

- งบประมาณ
- เงินเดอื น คาจา ง
- เงินสะสม เงินยมื
- เงินชวยเหลือตา งๆ เชน คา เลา เรยี นบุตร คารักษาพยาบาล
- เงินคาใชสอย เชน คา นา้ํ คา ไฟ คาโทรศัพท
- เงนิ คา ตอบแทน เชน คาน้าํ คา ไฟ คา โทรศพั ท
- เงินคา บําเหน็จบํานาญ
- เงินอุดหนุน ฯลฯ เปน ตน
หมวดท่ี 2 คําสัง่ ระเบยี บ คูมือ มติ ครม.
กําหนดใหจ ดั เกบ็ เอกสารอันเก่ยี วกบั คาํ ส่งั ของฝายและกอง คําส่ังของหัวหนา หนว ยงาน
คาํ สั่งทั่วไป ระเบยี บ ประกาศตา งๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบัญญัติ คมู อื และมติตางๆ
หมวดที่ 3 โตต อบ
เรื่องโตตอบทั่วไป ใหพยายามจัดไวในหมวดเอกสารที่เร่ืองนั้นเกี่ยวของอยู เชน เร่ืองโตตอบ
เก่ียวกับการเงินก็จัดหมูไวในหมวด “การเงิน งบประมาณ” หรือถาเปนเร่ืองโตตอบเก่ียวการแตงตั้งโอนยาย
บุคคล จดั หมูไวใ นหมวด “บริหารงานบุคคล”
ฉะนั้น แฟมเอกสารที่จะจัดหมูไวในหมวด “โตตอบ” นี้ ก็ไดแกเอกสารโตตอบเร่ืองการ
บรจิ าค หรือการขอความรว มมอื จากหนวยงานตางๆ การขอชมกิจการ เปนตน
หมวดท่ี 4 บรหิ ารทวั่ ไป
กําหนดใหจัดเก็บเอกสารอันเก่ียวกับการแบงสวนราชการ หนาที่ความรับผิดชอบและเร่ือง
หรอื คาํ ส่ังซงึ่ มีลกั ษณะเปน การบริหารงาน การมอบอํานาจหนา ท่ีใหท ําหนาที่แทนหรอื การรักษาการในตําแหนง
ใดตําแหนงหน่ึง
หมวดท่ี 5 บรหิ ารบุคคล
ในหัวขอน้ีกําหนดใหจัดเก็บเอกสารประเภททะเบียนราชประวัติ การพิจารณาความดี
ความชอบ การบรรจุแตงต้งั การโอน การยาย การลาออก วนิ ัย การขอยมื ตวั ขาราชการ การสอบเลื่อนขั้น การกาํ หนด
ตําแหนง ใหม ฯลฯ
หมวดท่ี 6 เบด็ เตล็ด
กําหนดใหจัดเก็บเอกสารประเภทซึ่งไมสามารถจัดเขาหมวดใดหมวดหนึ่งที่ต้ังไวเปนเรื่อง
พิเศษ และปริมาณเอกสารยังไมมากพอท่ีจะต้ังขึ้นเปนหมวดเอกสารใหมก็ได ก็ใหจัดเขาในหมวดเบ็ดเตล็ดน้ี
อยางไรก็ตาม ไมควรจัดเก็บแฟมไวในหมวดนี้มากนัก หากมีเอกสารมากพอควรก็ใหตั้งหมวดใหมเพื่อความ
สะดวกในการคน หา
หมวดท่ี 7 ประชุม
ในหมวดน้ี กําหนดใหจัดเก็บเรื่องราวเกี่ยวกับการประชุมทั่วๆ ไป แตถาเปนการประชุม
เกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งในหัวขอที่กําหนดไว ก็ใหนํามารวมไวในหัวขอนั้นๆ เชน การประชุมเก่ียวกับการ
พิจารณาโทษขา ราชการทีผ่ ิดวินยั ที่ตองนาํ ไปเขาแฟมทวี่ า ดวยการบริหารบุคคล ดงั น้ี เปน ตน

94

หมวดท่ี 8 ฝก อบรม บรรยาย และดงู าน
ใหจัดเก็บเอกสารประเภทที่มีการฝกอบรม สัมมนา หรือบรรยายเกี่ยวกับเร่ืองใดเร่ืองหนึ่ง
ขาราชการไดรับทนุ ไปศึกษาตอ ตางประเทศในประเทศ หรือไดรบั ทนุ ดงู านทเ่ี ก็บไวในหมวดนี้ เชน การฝกอบรม
ขาราชการ เปนตน
หมวดท่ี 9 พสั ดุ ครภุ ัณฑ ที่ดินและสงิ่ กอ สราง
ใหจัดเก็บเอกสารประเภทซื้อและจัดหาพัสดุครุภัณฑสํานักงานตางๆ แบบแปลนสิ่งกอสราง
ทะเบียนทรัพยส ิน ตลอดถึงเอกสารในการประกวด เรียกประกวดราคา จางเหมากอ สราง การแตงตั้งกรรมการ
ตรวจรับพัสดุ งานจางเหมา เปน ตน
หมวดที่ 10 สถติ ิและรายงาน
กําหนดใหจัดเก็บเอกสารประเภทรายงานและสถิติตางๆ เชน รายงานการตรวจอาคาร
รายงานปเ กิด-ตาย รายงานการใชนา้ํ มนั เชอื้ เพลงิ สถติ ปิ ระชากร ฯลฯ เปนตน
สําหรับหนวยงานที่มีลักษณะงานพิเศษ เอกสารบางแฟมไมสามารถจัดเขาในหมวดตางๆ
เหลา น้ี และมเี อกสารมากพอสมควรก็ใหต ้งั เพมิ่ เติมเปน หมวดที่ 11-12 หรอื 13 ตามลําดบั
2) จําแนกตามรายช่ือของหนวยงานหรือบุคคลซึ่งเก่ียวของดวย เชน อาจจําแนกเปน
กรมอาชีวศกึ ษา กรมการบินพาณชิ ย หรือนายสวสั ด์ิ เปน ตน
3) จาํ แนกตามสถานท่ีตัง้ ของหนว ยงาน ซง่ึ อาจตั้งอยใู นเขตทีต่ างกนั เชน สรรพากร เขต 3
เขตการทางสระบุรี หรือผูแทนจําหนายสาขากรุงเทพฯ สาขานครสวรรค ซ่ึงอาจเปน หวั ขอใหญและจากหัวขอน้ี
หากมีหนว ยยอ ยในการดาํ เนนิ งานเลก็ ลงไปกวานี้อกี และเปนเรอื่ งทสี่ าํ คัญ เราก็อาจจาํ แนกยอ ยลงไปไดอกี
4) จําแนกโดยใชเลขรหัสแทนเรื่องหน่ึงๆ เชน แฟมประเภทที่ 01 เปนเรื่องเกี่ยวกับการบริหารบุคคล
แฟม ประเภทท่ี 02 เปนเร่ืองเกี่ยวกับงานสารบรรณ เปน ตน ซงึ่ จาํ เปนตองใหหมายเลขแกเอกสารประเภทตางๆ
และทําคูม อื ประกอบเพ่ือความสะดวกแกการจัดเก็บและคน หาดวย
การจะใชระบบใดระบบหนึ่งจําแนกเอกสารเพื่อการจัดเก็บหรืออาจใชหลายระบบผสมกันก็ไดแลวแต
สะดวก ปริมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหนวยงานหนึ่งๆ เปนสาํ คัญ ระบบหนึ่งอาจจะ
เหมาะสมกับหนวยงานหน่ึง แตอาจจะไมเหมาะสมกับอีกหนวยงานก็ไดแตภายในหนวยงานเดียวกันควรใช
ระบบการจําแนกเอกสารซ่ึงเปนมาตรฐานเดียวกัน โดยพยายามใชระบบอํานวยความสะดวกในการเก็บและ
คน หา และผจู ดั เกบ็ หรือคน หาเอกสารเขา ใจไดดี
โดยท่ัวไปแลว หนวยงานตางๆ มักนิยมใชระบบการจําแนกเอกสารระบบท่ี 1 มากท่ีสุด ท้ังหนวยงาน
ของราชการและเอกชน
ขอ คิดเกย่ี วกบั การจําแนกเร่ือง
1. กําหนดหัวขอเร่อื งทสี่ น้ั กะทดั รดั แตคลุมใจความทั้งหมด
2. หัวขอเรอ่ื งแตละเรอื่ งไมค วรซํา้ ซอนหรือใกลเ คยี งกนั
3. หวั ขอ เรือ่ งแตละเรอ่ื งควรมีความหมายเดน ชดั ตีความหมายไดเปน อยา งเดยี ว
4. ควรใชภาษางายๆ ท่รี จู กั กนั โดยท่ัวไป

95

องคประกอบในการจัดเกบ็ เอกสารทดี่ ี
1. เปน ระบบท่สี ามารถรบั การขยายตวั ของหนวยงานในอนาคตได
2. ผูเ ช่ยี วชาญดานเกบ็ เอกสารจะเปน ผูกําหนดระบบการเกบ็ เอกสารทีด่ ี
3. เปน ระบบทีถ่ กู กาํ หนดข้ึนโดยคํานึงถงึ การประหยดั เวลาและคาใชจ ายดวย
4. เปนระบบซึง่ ทําใหก ารคน หาเอกสารเปนไปไดอ ยางรวดเร็ว
5. เปนระบบซึง่ ทําใหก ารจดั เก็บเอกสารเรยี งลาํ ดับตามความสาํ คญั และลําดับกอนหลงั ของเอกสารใน

กลุมแฟมกลุมหนงึ่ หรือเอกสารพวกหน่งึ
6. เปน ระบบทง่ี า ยตอ การเขา ใจของผปู ฏบิ ัติงาน
7. เปนระบบทีเ่ หมาะสมกบั การดาํ เนนิ งานของหนว ยงานนนั้

วธิ ีการจดั เกบ็ เอกสารทด่ี ี
1. จําแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่จะอํานวยประโยชนใหแ กการปฏบิ ัตงิ านของหนว ยงานนนั้
2. กําหนดประเภทเอกสารทจ่ี ะจัดเก็บในตูเ อกสารตา งๆโดย
- เกบ็ เอกสารทใี่ ชเ สมอในตลู ้นิ ชกั หรอื ลนิ้ ชักในระดบั สายตา ( โดยเฉพาะตูเหล็กสล่ี ิน้ ชัก)
- เกบ็ เอกสารที่จะใชอา งองิ นานๆครัง้ ไวในตทู บึ หรอื ตูไ มครึง่ กระจก
3. การจําแนกแฟม เอกสารท่ีเกบ็ ไวในล้ินชกั ควรใชระบบการอา นหนังสือ คอื เรียงจากซา ยไปขวา
4. ไมค วรเกบ็ เอกสารมากกวา 1 เรอ่ื งในแฟมเดยี วกนั
5. ไมควรเก็บเอกสารมากกวาเกินไปในแฟมหน่ึง ( ไมค วรเกิน 50-60 แผน )
6. ไมควรเก็บหนงั สือปนกับแฟมเอกสาร
7. ควรมีการควบคมุ การจดั เก็บและคน หาเอกสารโดยเครงครัด
8. เมอื่ คนเอกสารและนาํ ออกมาใชเ สร็จแลว ควรรีบนาํ ไปเก็บท่เี ดิม
9. ถายืมเอกสารหรือแฟมไปใชงาน จะตองใส “บัตรยืม”หรือ “แฟมยืม” ไวแทนจนกวาจะนําเอา

เอกสารหรือแฟม ทย่ี ืมไปมาคืน
10. เอกสารที่ใชแลว แตตองเก็บไวระยะหนึ่งและไมไดใชอางอิงบอยควรเก็บไว ณ ช้ันลางสุดของตู

หรอื ชั้นเกบ็ เอกสาร
11. ควรยา ย/แยกเอกสารไปเกบ็ ไวท ุกป และอยา เคล่ือนยา ยเอกสารที่ยงั ไมไ ดแ ยกใสแ ฟมไปเกบ็

1 I12. ไมควรซ้ือตูเอกสารเพ่ิมโดยไมจําเปน เพราะจะทําใหเกิดปญหาความไมพอเพียงของพ้ืนท่ี

ปฏิบตั งิ าน ควรพยายามใชต ู ช้ัน และเครอื่ งเกบ็ เอกสารทีมีอยูเ ดมิ โดยปรับใหไ ดมาตรฐาน