เทคนิคและวิธีการเขียนหนังสือราชการ-รร.สบ

เทคนคิ และวธิ กี ารเขยี นหนงั สือราชการ

หัวข้อโดยสังเขป

▰ ความสาคัญของการเขยี นหนังสอื ท่ดี ี
▰ ความหมายของหนงั สอื ราชการ
▰ ชนิดของหนงั สือราชการ
▰ หลกั การเขยี นหนังสือราชการ

๒

เอกสารและคมู่ อื

ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.๒๕๒๖ และทแ่ี กไ้ ขเพ่ิมเติม

ระเบียบอน่ื ๆ ท่เี กีย่ วข้องกบั หนว่ ยงาน/องคก์ ร

๓

ความสาคัญของการเขียนหนงั สอื ทด่ี ี

▰ สื่อความหมายถกู ตอ้ ง ตรงประเดน็ ผู้เขียนและผู้อ่านเขา้ ใจตรงกนั
▰ ประหยัดเวลาในการตคี วามหรอื ตรวจสอบขอ้ มลู
▰ งา่ ยแกก่ ารปฏิบตั ิ ผูร้ บั สารสามารถปฏบิ ตั ิในแนวทางหรอื มาตรฐานเดยี วกนั
▰ งานประสบความสาเรจ็ ตามความมุ่งหมาย เป็นผลดแี ก่ทางราชการ

๔

ความหมายของหนงั สือราชการ ๕

1. หนงั สอื ท่มี ไี ปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการมไี ปถงึ หนว่ ยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่สว่ นราชการ หรือมีไปถงึ

บคุ คลภายนอก
3. หนังสอื ทห่ี น่วยงานอืน่ ใดซึ่งมิใชส่ ่วนราชการ หรอื ทบ่ี ุคคลภายนอกมีมาถึง

ส่วนราชการ
4. เอกสารทท่ี างราชการจดั ทาขึ้นเพื่อเป็นหลกั ฐานในราชการ
5. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาขึ้นตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ขอ้ บังคบั
6. ขอ้ มลู ขา่ วสารหรอื หนงั สอื ท่ไี ด้รับจากระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์

ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทีแ่ ก้ไขเพมิ่ เตมิ

ความสาคญั ของหนังสอื ราชการ

▰ หนงั สอื ราชการมีความสาคัญ และเป็นประโยชน์อยา่ งยง่ิ ในการปฏบิ ตั ริ าชการ
▰ ในการปฏิบัติบริหารราชการจาเป็นต้องมีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ หรือคาส่ัง ใช้

อ้างอิง นอกจากน้ัน หนังสือโต้ตอบ สอบถามหารือ ตอบข้อหารือ หรือแม้แต่
รายงานการประชมุ สามารถนามาเปน็ หลกั ปฏิบัติ หรอื อ้างอิงในการปฏบิ ตั ไิ ด้

๖

ชนดิ ของหนงั สือราชการ

๑. หนงั สือภายนอก
๒. หนังสอื ภายใน
๓. หนังสอื ประทับตรา
๔. หนังสอื ส่ังการ (คาส่ัง ระเบยี บ ข้อบงั คับ)
๕. หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว)
๖. หนังสอื ทีเ่ จา้ หน้าที่ทาขึ้นหรือรับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ

๗

หนงั สอื ภายนอก

หนังสือตดิ ตอ่ ราชการทเ่ี ปน็ แบบพิธี ใชก้ ระดาษตราครฑุ
ใชต้ ิดตอ่ ระหวา่ งส่วนราชการ
หรอื สว่ นราชการมีถึงหนว่ ยงานอน่ื ใดซ่งึ มใิ ช่สว่ นราชการ
หรอื มถี ึงบคุ คลภายนอก

๘

หนังสอื ภายนอก ๙

สว่ นหัวเร่อื ง ๑๐
ส่วนเนอ้ื หา
ส่วนทา้ ยเรอื่ ง

ส่วนประกอบของหนงั สือภายนอก

ส่วนหัวเรอื่ ง สว่ นเนื้อหา ส่วนท้ายเรอื่ ง

• ๑. ท่ี • ๘. ขอ้ ความ • ๙. คาลงทา้ ย
• ส่วนเหตุท่มี ีหนงั สือไป • ๑๐. ลงช่อื
• รหสั พยัญชนะสองตวั แรก • ส่วนจุดประสงค์ • ๑๑. ตาแหนง่
• เลขประจาของสว่ นราชการ • สว่ นสรปุ ความ • ๑๒. สว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื ง
• ๑๓. โทร.
เจา้ ของเรอ่ื ง • ๑๔. สาเนาส่ง (ถ้ามี)
• เลขทะเบยี นหนงั สือส่ง
๑๑
• ๒. ส่วนราชการเจ้าของ
หนงั สือ

• ๓. วนั เดือน ปี
• ๔. เรอ่ื ง
• ๕. คาข้นึ ตน้

• ๖. อา้ งถึง (ถา้ มี)

• ๗. สง่ิ ทส่ี ง่ มาดว้ ย (ถา้ มี)

๑. ที่

• ลงรหัสพยญั ชนะ และเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบยี นหนังสือ
สาหรับหนงั สือของคณะกรรมการให้กาหนดรหัสตัวพยญั ชนะเพิ่มขึ้นไดต้ าม
ความจาเปน็

• เชน่ ศธ ๐๕๒๑.๒/๕๖๐๘ นร ๐๗๐๔/ ว ๑๐๔

๒. ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สอื

• ลงชือ่ ส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซ่งึ เป็นเจ้าของหนงั สอื น้นั
• โดยปกตลิ งทีต่ ั้งไวด้ ว้ ย
• ลงไว้ที่ดา้ นขวาสดุ บรรทัดเดียวกับ “ท่ี”

๑๒

๓. วนั เดอื น ปี

• ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่อื เต็มของเดือน และตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชทอี่ อก
หนงั สือ

• ไม่ตอ้ งเขียนคาวา่ วนั ท่ี เดือน และ พ.ศ.
• เช่น ๓๐ พฤศจิกายน ๒๕๖๒

๔. เร่อื ง

• ลงเรื่องยอ่ ทเ่ี ป็นใจความสาคญั
• ในกรณีทเี่ ปน็ หนงั สือต่อเนอ่ื ง โดยปกตใิ หล้ งเร่อื งของหนังสอื ฉบบั เดิม

๑๓

๕. คาขึน้ ต้น ๑๔

• ใชค้ าขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนงั สือ
• หนงั สอื ราชการสว่ นใหญ่ใชค้ าวา่ เรยี น
• ตามดว้ ยตาแหนง่ ของผทู้ ีห่ นังสอื นัน้ มีถงึ หรอื ชอ่ื บุคคลในกรณที ่มี ีถึงบุคคลและไมเ่ ก่ียวกบั

ตาแหนง่ หน้าท่ี
• เชน่ เรียน ผู้บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศระดับสงู สานกั งานเศรษฐกจิ การคลงั

๖. อ้างถงึ (ถา้ มี)

• ใหอ้ ้างถงึ หนงั สือทเ่ี คยมตี ิดต่อกนั เฉพาะหนงั สอื ท่ีสว่ นราชการผรู้ บั หนงั สือได้รบั มากอ่ นแลว้
จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยใหล้ งชื่อส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือและเลขท่หี นังสอื วนั ที่
เดือน ปีพุทธศกั ราชของหนงั สอื นั้น

• เช่น อา้ งถึง หนังสอื มหาวทิ ยาลัยสุโขทยั ธรรมาธิราช ที่ ศธ ๐๕๒๒.๐๑/๖๒๕ ลงวนั ที่ ๑๑
สิงหาคม ๒๕๕๑

๗. สง่ิ ที่ส่งมาด้วย (ถา้ มี)

• ลงชือ่ สงิ่ ของเอกสารหรือบรรณสารทส่ี ง่ ไปพรอ้ มหนังสือน้ัน
• เชน่ ส่ิงท่สี ่งมาด้วย แบบสอบถามความพงึ พอใจของผ้รู ับบรกิ าร

๑๕

๘. ข้อความ

• ลงสาระของเร่อื งให้ชดั เจนและเขา้ ใจง่าย
• หากมคี วามประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยกเปน็ ขอ้ ๆ
• คานงึ ถงึ ความประสงค์ทต่ี ้องการและเขยี นใหผ้ รู้ บั เข้าใจชดั เจน
• เชน่ การขอความรว่ มมือหรอื ขอความอนเุ คราะห์ การตอบหนงั สือขอความรว่ มมอื การตอบปฏเิ สธ

การแจ้งวิธีปฏิบัติ การเชญิ การตอบรับคาเชญิ
• มี ๓ สว่ น

• ๑. สว่ นเหตใุ ห้มหี นงั สือไป
• ๒. ส่วนจุดประสงค์
• ๓. สว่ นสรุปความ

๑๖

๙. คาลงท้าย

• ใช้คาลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ บั หนงั สอื

๑๐. ลงชอ่ื

• ลงลายมอื ชือ่ เจา้ ของหนังสอื และให้พมิ พ์ชอื่ เตม็ ของเจ้าของลายมือช่อื ไว้ใตล้ ายมอื ช่ือ

๑๑. ตาแหน่ง

• ให้ลงตาแหนง่ ของเจ้าของหนังสอื

๑๗

๑๒. สว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง

• ให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หรอื หนว่ ยงานท่อี อกหนังสือ
• ระดับกระทรวง หรอื ทบวง ใหล้ งชือ่ ทงั้ ระดับกรมและกอง
• ระดบั กรมลงมา ให้ลงช่อื เพียงระดบั กองหรือหน่วยงานที่รับผดิ ชอบ

๑๓. โทร.

• ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ทข์ องสว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง หรือหนว่ ยงานท่อี อกหนงั สอื และหมายเลขภายในตู้สาขา
(ถ้ามี)

๑๔. สาเนาส่ง (ถ้ามี)

• ใช้เม่อื ประสงคใ์ ห้ผ้รู ับทราบวา่ ได้สาเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว

๑๘

ที่ สว่ นราชการเจ้าของหนังสอื
คาข้นึ ตน้ วนั เดอื น ปี

อา้ งถึง
สิ่งท่สี ่งมาดว้ ย

ขอ้ ความ

สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง ลงชื่อ คาลงทา้ ย
โทร.
ตาแหนง่ หนังสือภายนอก ๑๙

หนงั สือภายใน

▰ หนังสอื ติดตอ่ ราชการท่ีเปน็ แบบพธิ ีน้อยกวา่ หนงั สือภายนอก
▰ เปน็ หนังสอื ตดิ ต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวดั

เดียวกัน
▰ ใช้ กระดาษบันทึกขอ้ ความ

๒๐

ส่วนประกอบของหนงั สอื ภายใน

ส่วนหัวเร่อื ง สว่ นเน้ือหา สว่ นท้ายเรื่อง
• ขอ้ ความ • ลงช่ือและตาแหนง่
• ส่วนราชการ
• ที่ ๒๑
• วนั ท่ี
• เรือ่ ง
• คาขน้ึ ตน้

หนงั สอื ภายใน ๒๒

ส่วนหัวเร่อื ง
ส่วนเน้ือหา

สว่ นทา้ ยเรอื่ ง

๒๓

๑. ส่วนราชการ

• ลงชอ่ื ส่วนราชการเจ้าของเรือ่ ง หรอื หนว่ ยงานทีอ่ อกหนังสอื มรี ายละเอียดพอสมควร
• ถ้าส่วนราชการทอ่ี อกหนังสอื อยรู่ ะดับกรมขนึ้ ไป ให้ลงชอื่ ส่วนราชการทัง้ ระดับกรมและกอง
• ถา้ ส่วนราชการอยใู่ นระดับต่ากวา่ กรมลงมา ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือส่วนราชการเจ้าของ

เรอ่ื ง พร้อมท้ังหมายเลขโทรศพั ท์
• เชน่ ส่วนราชการ กรมทางหลวงชนบท สานักอบรมและการมีส่วนรว่ ม โทร ๐ ๒๒๙๙ ๔๕๙๙

๒. ที่

• ให้ลงรหัสพยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเรื่อง ใสเ่ ครอ่ื งหมายทบั (/) และตามด้วยเลขทะเบยี นหนงั สือส่ง ๒๔
• ท้ายพยญั ชนะ ๒ ตัวแรก ไม่ต้องใส่เครอ่ื งหมาย

จดุ ใดๆ ทั้งสน้ิ
• เช่น ที่ ศธ ๐๕๑๒.๖ (๒๗๑๕)/๑๐๑๒

๓. วนั ท่ี

• ใหล้ งเลขของวันท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น เลขปีพทุ ธศกั ราช ตอ่ จากคาว่า วันท่ี
• ไมต่ อ้ งเขียนคาวา่ เดอื น และ พ.ศ.
• เชน่ วันที่ ๑๕ มกราคม ๒๕๕๘

๔. เร่ือง

• ลงชอ่ื ย่อท่เี ป็นใจความสั้นทส่ี ดุ ของหนังสือฉบบั นั้น
• ในกรณเี ปน็ หนังสอื ต่อเน่ือง โดยปกติใหล้ งเร่ืองของหนังสอื ฉบบั เดิม

๒๕

๕. คาขึน้ ตน้

• ให้ขน้ึ ตน้ ตามฐานะของผรู้ ับหนังสอื แลว้ ลงตาแหนง่ ของ
ผู้ที่หนังสอื น้ันมถี ึง

• หรอื ลงชื่อบุคคลในกรณีที่มีหนงั สือถงึ ตวั บคุ คล โดยไมเ่ กย่ี วกบั ตาแหนง่ หน้าท่ี
• เชน่ เรียน คณบดคี ณะครศุ าสตร์

เรยี น ศาสตราจารย์ ประเสรฐิ ณ นคร

๖. ข้อความ

• ลงสาระสาคญั ของเร่ืองให้ชัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย
• หากมีความประสงค์หลายประการใหแ้ ยกเปน็ ข้อ ๆ
• ในกรณที มี่ กี ารอา้ งถึงหนงั สอื ท่เี คยมีตดิ ตอ่ กันหรือมีส่ิงทีส่ ่งมาดว้ ย ให้ระบไุ วใ้ นข้อนี้

๒๖

๗. ลงช่ือและตาแหน่ง

• ให้ลงลายมอื ช่ือเจ้าของหนังสอื และให้พิมพช์ ่อื เต็มของเจา้ ของลายมอื ช่ือไว้
ในวงเล็บใต้ลายมอื ช่ือ

• ให้ลงตาแหน่งของเจ้าของหนงั สือ

๒๗

สว่ นราชการ วนั ที่
ที่ ขอ้ ความ

เรอื่ ง

คาขึ้นตน้

ลงช่อื และตาแหน่ง หนงั สือภายใน ๒๘

หนงั สอื ภายใน ๒๙

หนงั สอื ภายใน ๓๐

๓๑

หนังสือประทับตรา

▰ หนงั สือที่ใช้ประทบั ตราแทนการลงชอื่ ของหวั หนา้ ส่วนราชการ
ระดับกรมขึน้ ไป โดยให้หวั หนา้ สว่ นราชการระดับกอง หรอื ผทู้ ี่
ไดร้ ับมอบหมายจากหัวหนา้ สว่ นราชการระดับกรมข้ึนไป

▰ เปน็ ผู้รบั ผิดชอบลงชือ่ ยอ่ กากบั ตรา
▰ หนังสือประทับตราใช้ กระดาษตราครุฑ

๓๒

หนังสือประทบั ตรา ๓๓

ใหใ้ ชไ้ ดท้ ้งั ระหว่างสว่ นราชการกบั ส่วนราชการ และระหว่าง
ส่วนราชการกบั บุคคลภายนอก เฉพาะกรณที ไ่ี ม่ใช่เรอื่ งสาคญั ไดแ้ ก่

 การขอรายละเอยี ดเพ่มิ เตมิ
 การสง่ สาเนาหนังสอื ส่งิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร
 การตอบรบั ทราบที่ไมเ่ กยี่ วกับราชการสาคญั หรอื การเงิน
 การแจ้งผลงานทไ่ี ด้ดาเนนิ การไปแล้วให้สว่ นราชการที่เก่ยี วขอ้ งทราบ
 การเตือนเรือ่ งท่ีคา้ ง
 เรอ่ื งซง่ึ หวั หนา้ ส่วนราชการระดับกรมขน้ึ ไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสัง่ ให้ใช้หนงั สือ

ประทับตรา

หนงั สอื ประทบั ตรา ๓๔

หนงั สือประทับตรา ๓๕

หนงั สือประทับตรา ๓๖

หนงั สือประทับตรา ๓๗

หนงั สือประทับตรา ๓๘

หนงั สอื สงั่ การ

ใหใ้ ช้ตามแบบทกี่ าหนดไวใ้ นระเบยี บน้ี เวน้ แตจ่ ะมีกฎหมายกาหนดแบบไว้โดยเฉพาะมี ๓ ชนิด คือ

๑. คาส่ัง คือ บรรดาข้อความที่ผบู้ ังคบั บัญชาส่งั การใหป้ ฏิบัตโิ ดยชอบด้วยกฎหมาย

๒. ระเบียบ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยจะอาศัยอานาจของ
กฎหมายหรอื ไม่กไ็ ด้ เพอ่ื ถือเปน็ หลักปฏิบตั ิงานเป็นการประจา

๓. ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาข้อความทีผ่ ู้มอี านาจหน้าที่กาหนดให้ใช้ โดยอาศัยอานาจของ ๓๙
กฎหมายที่บัญญัติใหก้ ระทาได้

หนังสอื ท้ัง ๓ ชนิดน้ี ให้ใช้ กระดาษตราครฑุ

หนงั สือส่ังการ ๔๐

หนงั สือส่ังการ ๔๑

หนงั สือส่ังการ ๔๒

หนังสือประชาสัมพันธ์

ให้ใชต้ ามแบบทก่ี าหนดไว้ในระเบยี บน้ี เว้นแต่จะมีกฎหมายกาหนดแบบไว้โดยเฉพาะมี ๓ ชนดิ คอื
๑. ประกาศ คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศ หรอื ช้ีแจงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ตั ิ

ใช้ กระดาษตราครุฑ
๒. แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการแถลงเพอ่ื ทาความเข้าใจในกจิ การของทางราชการ

หรอื เหตุการณ์ หรอื กรณใี ด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกนั ใช้ กระดาษตราครุฑ
๓. ขา่ ว คอื บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ให้ทราบ

๔๓

หนังสือประชาสมั พนั ธ์ ๔๔

หนังสือประชาสมั พนั ธ์ ๔๕

หนังสือประชาสมั พนั ธ์ ๔๖

๔๗

หนงั สอื ท่ีเจ้าหน้าทีท่ าขึ้นหรือรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ

หนงั สือท่ีทางราชการทาขนึ้ นอกจากที่กลา่ วมาแล้วข้างต้น หรือหนงั สอื ทหี่ น่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่
สว่ นราชการ หรือบคุ คลภายนอกมีมาถงึ สว่ นราชการ และส่วนราชการรบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานของทาง
ราชการ มี ๔ ชนิด คอื

๑. หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือ
หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จาเพาะเจาะจง ใช้
กระดาษตราครุฑ

๒. รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติ
ของทีป่ ระชุมไวเ้ ป็นหลักฐาน

๔๘

๓. บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ
ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความท่ีเจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงาน
ระดับต่ากว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้
กระดาษบันทึกข้อความ จาแนกได้ ๕ ประเภท คือ บันทึกย่อเร่ือง บันทึกรายงาน
บันทึกความเหน็ บนั ทกึ สั่งการ และบันทกึ ตดิ ต่อ

๔. หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดท่ีเกิดข้ึนเน่ืองจากการ
ปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ รวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม
แถบบนั ทกึ เสยี ง แถบบันทึกภาพ เปน็ ต้น

หนังสือที่เจ้าหนา้ ทที่ าขน้ึ หรือรบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ ๔๙

หนังสอื ทเ่ี จา้ หน้าทที่ าขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ ๕๐