เทคนิคและวิธีการเขียนหนังสือราชการ-รร.สบ

หนังสอื ทเ่ี จา้ หน้าทที่ าขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ ๕๑

เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ
อย่างมปี ระสิทธภิ าพ

ทกั ษะที่ใชใ้ นการร่างหนังสอื

 การอา่ น
 การคิด
 จับประเด็น
 สรปุ ความ
 การเขยี น

๕๓

หลักในการเขยี นหนงั สือราชการ

▰ ก่อนเขียนควรตอบคาถามใหไ้ ดก้ ่อนว่าจะเขียนเรื่องอะไร

ถึงใคร เขยี นทาไม และเขยี นอย่างไร
▰ คานึงถึงความถกู ตอ้ งของแบบฟอร์ม ถูกไวยากรณ์

ถกู ความนิยม
▰ ได้สาระสมบูรณ์ ท้ังในสว่ นท่ีเปน็ “เหต”ุ ซง่ึ นามาอา้ ง และสว่ นท่ี

เปน็ “จดุ ประสงค์” ซึง่ แจง้ ใหผ้ ู้รับจดหมายทราบหรือปฏบิ ัติ

๕๔

▰ ต้องเขียนภาษาใหช้ ัดเจนเข้าใจงา่ ย ไม่ใช้คากากวมหรือคลุมเครอื
หรือตีความหมายได้หลายอย่าง หรอื มีแงท่ ่ีต้องตคี วามกัน

▰ กะทัดรัด คือ ต้องสัน้ รดั กมุ ไม่ใชค้ าฟมุ่ เฟอื ย หรอื ขอ้ ความท่ีเยนิ่
เย้อ หรอื ใหร้ ายละเอยี ดเกินความจาเป็น

▰ จดั ลาดบั เนอื้ ความไดด้ ี คอื เรียงลาดบั เรอื่ งไปตามเหตตุ ามผลท่ี
สมั พนั ธ์กัน ไม่วกวนกลับไปกลบั มา

๕๕

▰ มีความเป็นเอกภาพ คอื จดหมายราชการฉบับหน่งึ ต้องพูดถึงเร่ืองเดียว
ในยอ่ หนา้ หนึง่ ต้องพูดถึงประเด็นเดียว ในการบอกจุดประสงคถ์ ้ามี
หลายจุดประสงค์ตอ้ งแยกเปน็ ขอ้ ๆ

▰ ใชค้ าเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน คอื เนอ้ื ความแตล่ ะประโยค แต่ละย่อหน้า
ตอ้ งสัมพันธก์ ลมกลนื กัน โดยใชค้ าหรือวลเี ชอ่ื มความคดิ ท่เี หมาะสม

๕๖

▰ ควรเขยี นใหบ้ รรลวุ ัตถุประสงคท์ ี่วางไว้ เช่น เพื่อใหท้ ราบ เพ่อื
ซักซอ้ มความเขา้ ใจ เพอ่ื ใหป้ ฏบิ ตั ิ เพอื่ ใหอ้ นมุ ตั ิ เพอ่ื ใหอ้ นญุ าต
หรือเพ่ือขอความชว่ ยเหลือ คือ ใหผ้ ู้รับจดหมายรู้สกึ ตระหนักวา่
จะต้องทาอะไร อยา่ งไร และปฏบิ ตั ถิ ูกตอ้ ง

▰ เขยี นใหเ้ ป็นผลดีแก่ราชการ คอื เม่ือผ้รู บั เขา้ ใจและนาไปปฏบิ ัติ
แลว้ เกิดผลดที ้ัง ๒ ฝ่าย หรอื กอ่ ให้เกิดความสมั พนั ธอ์ ันดีต่อกนั

๕๗

การเตรยี มการเขียน

๑. กาหนดจดุ มุ่งหมายในการเขยี น ชว่ ยให้สามารถเลอื กใชถ้ ้อยคา
สานวน และรปู แบบของการเขียน

๒. ศึกษาและวเิ คราะห์ผูอ้ ่าน ทาให้ไดร้ บั ผลทต่ี อ้ งการตามวัตถปุ ระสงค์
๓. รวบรวมและเลือกสรรข้อมูล ทาให้สะดวกในการนาไปใช้
๔. จดั ลาดับขอ้ มูล ทาให้เป็นลาดบั
๕. กาหนดเคา้ โครงเรอ่ื ง ทาใหไ้ ม่สับสน

๕๘

หลกั การเขยี นหนงั สอื ราชการที่ดี ของ นายประวีณ ณ นคร ๕๙

๑. เขียนให้เข้าใจความหมาย

- ชัดเจน กระจา่ ง เขา้ ใจไดง้ ่าย

๒. เขยี นใหบ้ รรลุวตั ถุประสงค์

- ต้องการอะไร เช่น ใหท้ ราบ ใหอ้ นุมัติ ให้พจิ ารณา เป็นตน้

๓. เขยี นให้เป็นผลดี

- แม้ลลี าจะกะทดั รัด หนกั แนน่ รัดกมุ แตต่ ้องรื่นหู

๔. ถูกหลักการเขยี นจดหมายทดี่ ี

- ถกู หลักไวยากรณ์ และความนยิ ม

หลกั ทวั่ ไปในการเขียนหนงั สอื ราชการ ของ แก้วตา กรุงวงศ์

 รู้และเข้าใจเรื่องท่ีเขียน
 ต้องมเี หตุ ผล จดุ ประสงค์
 ระบกุ ฎ กฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บังคบั คาส่งั หรอื มตใิ ดใหช้ ดั เจน
 สานวนงา่ ย กะทัดรดั เหมาะแกก่ าลเทศะและบุคคล
 ถกู ต้องตามหลักภาษาและความนิยม
 สภุ าพ ลาดับความถูกต้อง ไม่กลา่ ววกวน
 คานงึ ถึงความเข้าใจของผ้รู ับ

๖๐

๖๑

การเขยี นชอื่ เรอ่ื ง ลกั ษณะของเรอื่ งท่ดี ี

ความมงุ่ หมายของการเขียนชือ่ เร่อื ง ๑. ย่อสัน้ ท่ีสดุ
๒. เปน็ ประโยคหรอื เป็นวลี
๑. ให้รู้ใจความทย่ี อ่ สน้ั ท่สี ดุ ของหนังสอื ๓. พอรู้ใจความวา่ เป็นเรื่องอะไร
๒. ใหส้ ะดวกแก่การเกบ็ คน้ ๔. เกบ็ คน้ อา้ งอิงได้งา่ ย
๓. ให้สะดวกแก่การอา้ งอิง ๕. แยกความแตกต่างจากเรือ่ งอืน่ ได้

๖๒

การเขียนส่วนหัวเรือ่ ง: การเขียนเรือ่ ง

๑. การขน้ึ ต้นดว้ ยกริยา จะชัดเจนดี

เช่น ขออนุมตั ิ ขออนุญาต ขอให้

๒. การข้ึนต้นด้วยคานาม จะไมช่ ัดเจน

เชน่ เครื่องพิมพ์ดีด

๖๓

เรื่องที่ยาวเกินความจาเปน็
เรื่อง การลงโทษข้าราชการพลเรือนที่กระทาผิดวินยั

เร่ืองทไ่ี ม่เป็นประโยคหรอื วลี
เรือ่ ง เครอ่ื งพิมพ์ดีด
เรื่อง เคร่อื งพิมพด์ ีดหาย
เรื่อง การซ้ือเครอื่ งพิมพ์ดดี

เรอ่ื งที่ไม่รูใ้ จความ
เรอ่ื ง แจ้งมติคณะรฐั มนตรี
เรื่อง การช่วยเหลอื ผู้ประสบอุทกภัย

๖๔

คาข้ึนต้น

• เขียน เรยี น กราบเรยี น ใหถ้ กู ต้อง
• ใชใ้ หถ้ ูกตอ้ งตามระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีฯ
• มี ๑๔ ตาแหนง่ เท่าน้นั ท่ีใชก้ ราบเรยี น ไม่ควรใช้นอกเหนอื จากทีก่ าหนด และ
ไม่จาเป็นต้องใชค้ าวา่ ท่าน หรือ ฯพณฯ นาหน้าตาแหนง่
• การใช้ กราบเรียน ให้คานงึ ถึงตาแหนง่ ผรู้ บั เปน็ สาคญั เช่น นายกรฐั มนตรีและ
ประธานศาลรัฐธรรมนูญ มีหนงั สือราชการโตต้ อบกัน ต้องใช้ กราบเรยี น ทงั้ สองฝ่าย
• ใชค้ าขนึ้ ตน้ กบั คาลงทา้ ยใหส้ อดคล้องกนั เชน่ เรยี น – ขอแสดงความนับถอื
กราบเรียน - ขอแสดงความนบั ถอื อย่างยิง่

๖๕

คาขึ้นตน้

• เขยี น ชอื่ และตาแหน่งให้ถูกตอ้ ง
• เม่ือเขียนถึงหน่วยงาน มกั เขยี นถงึ ตาแหน่งผ้รู ับ เช่น อธบิ ดี
ผู้อานวยการสานัก มักใชต้ าแหนง่ เต็ม เช่น เรียน อธิบดกี รมบัญชีกลาง
• ถา้ เปน็ บคุ คลท่ัวไปควรใช้ นาย นาง นางสาว ไม่ใช้ คณุ (เปน็ ตาแหน่ง
โปรดเกลา้ ฯ แก่ขา้ ราชการสตรที ่เี ป็นคณุ หญิง แตม่ ไิ ด้สมรส)

๖๖

การเขยี นส่วนเน้ือหา

▰ หนังสือภายนอกและหนังสือภายใน แบ่งเปน็ ๓ ยอ่ หน้า คือ
▻ ๑. สว่ นเหตใุ ห้มหี นงั สือไป

▻ ๒. ส่วนจดุ ประสงค์
▻ ๓. สว่ นสรุปความ

๖๗

ภาค ด้วยกรมสารบรรณทหารเรอื จะจัดการฝกึ อบรมหลกั สูตรนายทหารสารบรรณมือใหม่
ให้แกน่ ายทหารสญั ญาบตั รท่บี รรจใุ หม่ และไมเ่ คยผา่ นการอบรมหลกั สตู รด้านงานสารบรรณมากอ่ น

เหตุ จานวน ๓๐ นาย ระหว่างวันท่ี ๑๗-๒๔ ธันวาคม ๒๕๖๒ และกาหนดให้มกี ารบรรยายวชิ าเทคนิค

การเขยี นหนังสือราชการ ในวนั ที่ ๑๙ ธนั วาคม ๒๕๖๒ เวลา ๐๙.๐๐-๑๒.๐๐ น. ณ โรงเรยี นสาร

บรรณ กรมสารบรรณทหารเรอื

ภาค กรมสารบรรณทหารเรอื พจิ ารณาแลว้ เห็นว่าสานักนายกรัฐมนตรี มีวทิ ยากรที่มคี วามรู้
ความเชยี่ วชาญในหัวข้อวิชาระเบยี บงานสารบรรณ จงึ ขอเรยี นเชิญวทิ ยากรจากสานัก
ประสงค์ นายกรัฐมนตรีไปบรรยายหวั ขอ้ วชิ าเทคนิคการเขียนหนงั สือราชการตามวนั เวลาและสถานที่

ดังกล่าว
ภาค จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์วิทยากรบรรยายดังกล่าวด้วย
สรุป จักขอบคณุ มาก

๖๘

เหตุที่มหี นงั สือไป

 จากผู้ที่มีหนังสือไป เกิดจากผู้มีหนังสือไปเอง มีได้ทั้งเรื่องใหม่ท่ีไม่เคยติดต่อ
หรอื รบั รู้กันมาก่อน

 จากบุคคลภายนอก โดยบุคคลภายนอกขอหรือแจ้งความประสงค์มา หรือ
กระทาการอย่างใดอย่างหนึ่งที่เป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป มีได้ท้ังเร่ืองใหม่
ท่ีไม่เคยตดิ ตอ่ หรือรบั รู้กนั มาก่อน

 จากเหตกุ ารณ์ทีป่ รากฏขึน้ มไี ดท้ ง้ั เร่อื งใหมท่ ไี่ มเ่ คยติดต่อหรอื รบั รู้กนั มาก่อน
 จากผู้รับหนังสือ โดยผู้รับหนังสือแจ้งมาหรือขอมา หรือรับหนังสือแล้ว

จะกระทาอยา่ งใดอยา่ งหน่งึ เปน็ เหตุให้ตอ้ งมีหนงั สือไป

๖๙

๑. สว่ นเหตุให้มหี นงั สือไป

• คือทีม่ าของเร่อื ง หรือเหตทุ ีต่ ้องเขยี นหนังสอื ฉบบั น้ี
• ขน้ึ ต้นด้วยคา ๒ กลุ่ม หรืออาจไมม่ ีคาข้นึ ตน้ เลยก็ได้

• กล่มุ ที่ ๑ ดว้ ย เนือ่ งดว้ ย เนือ่ งจาก
• กลมุ่ ท่ี ๒ ตาม ตามท่ี อนสุ นธิ

๗๐

กลุ่มท่ี ๑ ด้วย เน่ืองด้วย เนอื่ งจาก

• ใช้ในกรณีทเี่ ปน็ เรื่องใหม่ ซง่ึ ไมเ่ คยตดิ ตอ่ หรือรับรู้เรอื่ งกนั มากอ่ นระหวา่ งผมู้ ี
หนงั สือไปกบั ผู้รับหนงั สอื เกย่ี วกบั เรื่องน้นั

• “ด้วย เนื่องด้วย” (ใชไ้ ด้ทัง้ ๒ คา ส่วนใหญใ่ ช้ ดว้ ย) ใช้ในกรณที บ่ี อกเหตทุ ม่ี ี
หนังสอื ไป โดยเกริน่ ข้นึ มาลอยๆ

• “เนอ่ื งจาก” ใชใ้ นกรณที อี่ ้างเหตุอันหนกั แน่นท่ีจาเปน็ ตอ้ งมหี นังสอื ไป เพอื่ ให้
ผ้รู บั หนังสอื ดาเนนิ การอยา่ งใดอย่างหน่งึ มักใชใ้ นกรณที มี่ สี าเหตุเกี่ยวเนือ่ ง
เชือ่ มโยงกนั หรือเปน็ เรอ่ื งท่ีรู้ ๆ กันอยูท่ วั่ ไป

๗๑

ตวั อย่างการเรมิ่ เร่อื งใหม่

ด้วยกรมสารบรรณทหารเรือจะจัดการฝึกอบรมหลักสูตรนายทหารสารบรรณมือใหม่ ให้แก่
นายทหารสญั ญาบัตรทบ่ี รรจุใหม่ และไม่เคยผ่านการอบรมหลักสูตรด้านงานสารบรรณมาก่อน จานวน
๓๐ นาย ระหว่างวันท่ี ๑๗-๒๔ ธันวาคม ๒๕๖๔ และกาหนดให้มีการบรรยายวิชาเทคนิคการเขียน
หนังสือราชการ ในวันที่ ๑๙ ธันวาคม ๒๕๖๔ เวลา ๐๙.๐๐-๑๒.๐๐ น. ณ โรงเรียนสารบรรณ
กรมสารบรรณทหารเรือ

กรมสารบรรณทหารเรือพิจารณาแล้วเห็นว่าสานักนายกรัฐมนตรีมีวิทยากรท่ีมีความรู้ความ
เชี่ยวชาญในหัวข้อวิชาระเบียบงานสารบรรณ จึงขอเรียนเชิญวิทยากรจากสานักนายกรัฐมนตรี
ไปบรรยายหัวข้อวชิ าเทคนคิ การเขยี นหนงั สอื ราชการตามวัน เวลาและสถานทีด่ ังกล่าว

จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะหว์ ิทยากรบรรยายดงั กล่าวด้วย จักขอบคุณมาก

๗๒

กล่มุ ท่ี ๒ ตาม ตามที่ อนสุ นธิ

• “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนสุ นธิ” ใช้ในกรณีท่ีเคยมีเรอื่ งติดตอ่ หรอื รบั รู้
กนั มาก่อน ระหวา่ งผมู้ ีหนงั สือไปกบั ผรู้ ับหนังสอื ซึ่งจะอา้ งเรือ่ งทเ่ี คยตดิ ต่อ
หรอื รบั รกู้ ันมากอ่ นดงั กลา่ วน้ัน เชน่
• ตามหนังสือท่ีอา้ งถงึ .............................. นน้ั
• ตามท่ีฝา่ ยสวสั ดิการไดม้ ีหนงั สอื ท่ี... ลงวันท่ี... ขออนมุ ัตโิ ครงการ........
ความละเอยี ดแจง้ แลว้ นั้น

๗๓

▰ “อนสุ นธ”ิ (แปลว่า การตอ่ เน่ือง, การสบื เนอื่ ง)
มกั ใช้ในการอา้ งถึง คาสง่ั กฎ ระเบยี บ มติ ฯลฯ เช่น
▻ อนสุ นธิมตทิ ปี่ ระชมุ .....คร้ังท่ี .... วันที่ ...
▻ อนุสนธคิ าส่งั ที่.........เร่อื ง.........

▰ หนังสอื ทเ่ี รม่ิ ต้นดว้ ยคาวา่ “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนสุ นธ”ิ จะตอ้ งมคี าวา่

นั้น (ใช้กบั เรอ่ื งไมม่ ีรายละเอยี ดมาก) หรือ ความละเอยี ดแจง้ แลว้ น้ัน
(ใชก้ บั เรือ่ งที่มีรายละเอยี ดมาก) อยู่ทา้ ยตอนแรกเสมอ และจะต้องมขี ้อความซ่งึ เป็น

เหตทุ มี่ ีหนงั สอื ไปอีกตอนหน่ึงเป็นอยา่ งน้อยเสมอ

๗๔

ตัวอยา่ งการอ้างเรื่องเดมิ

ตามหนังสือท่ีอ้างถึง กรมสารบรรณทหารเรือจะจัดการฝึกอบรมหลักสูตร
นายทหารสารบรรณมือใหม่ ให้แก่นายทหารสัญญาบัตรที่บรรจุใหม่ และไม่เคยผ่าน
การอบรมหลักสูตรด้านงานสารบรรณมาก่อน จานวน ๓๐ นาย ระหว่างวันที่
๑๗-๒๔ ธันวาคม ๒๕๖๒ และกาหนดให้มีการบรรยายวิชาเทคนิคการเขียนหนังสือ
ร า ช ก า ร ใ น วั น ที่ ๑ ๙ ธั น ว า ค ม ๒ ๕ ๖ ๔ เ ว ล า ๐ ๙ . ๐ ๐ - ๑ ๒ . ๐ ๐ น .
ณ โรงเรยี นสารบรรณ กรมสารบรรณทหารเรือ ดงั ความละเอียดแจ้งอยแู่ ลว้ นัน้

๗๕

ตัวอย่างการอ้างเรื่องเดิม

ตามที่ได้เกิดพายุไต้ฝุ่นปลาวาฬท่ีจังหวัดนครศรีธรรมราช
เม่ือวันท่ี....เดือน...พ.ศ. ...... เป็นเหตุทาให้ประชาชนเป็นจานวนมาก
ได้รับความเดือดร้อนเป็นอย่างย่ิง ขาดแคลนเครื่องอุปโภค บริโภค
เครอ่ื งนุ่งห่ม ยารกั ษาโรค และไร้ที่อยู่อาศัย นัน้

กองทพั เรอื จงึ ขอเชญิ ชวนกาลังพลร่วมกันบริจาคเงนิ ทรพั ยส์ นิ
สงิ่ ของ เครอ่ื งอุปโภค บรโิ ภค เครอ่ื งนุ่งหม่

เปน็ เหตุการณ์ทเ่ี กดิ ข้นึ และรับรโู้ ดยท่ัวไป ๗๖

๒. สว่ นจุดประสงค์

• เป็นส่วนท่ีระบุความต้องการวา่ ให้ผู้รบั ทาอะไร หรือทาอย่างไร
• ต้องเขียนให้มีความสมั พนั ธก์ ับเหตทุ มี่ หี นงั สอื ไป
• เช่น
• มหาวทิ ยาลยั เห็นว่า ท่านเป็นผมู้ คี วามรูแ้ ละประสบการณ์ในเรือ่ ง

ดังกล่าวเปน็ อย่างสงู จงึ ขอเชญิ ท่านเปน็ วิทยากรบรรยายและฝกึ
ปฏบิ ตั เิ รอ่ื ง ..... ณ ห้อง ......

๗๗

๓. สว่ นสรุปความ

• เปน็ ประโยคสั้น ๆ ไม่มีเน้อื หาสาคัญอย่ใู นสว่ นนี้อกี
• เปน็ การสรุป เน้นยา้ หรอื ขอบคณุ แล้วแต่กรณี
• ตอ้ งตรงกบั เรอ่ื ง ท่รี ะบไุ วท้ สี่ ว่ นหวั

๗๘

๓. ส่วนสรุปความ (ตอ่ ) ๗๙

• ตอ้ งมีขอ้ ความอ่นื ๆ ประกอบเพอื่ ความสมบูรณ์ สละสลวย สุภาพ โนม้ น้าวจงู ใจ หรอื ผูกมดั
จิตใจ เช่น คาขอรอ้ ง คาขอบคณุ เชน่
จงึ เรียนมาเพื่อโปรดพิจารณารับเชิญดว้ ย จะขอบคณุ ยิ่ง

• การใช้คาขอบคุณควรเลือกใช้ใหเ้ หมาะสมกับผรู้ ับ
• ระดับเสมอกนั หรอื ผใู้ ต้บงั คับบัญชา ใชค้ าว่า ขอขอบคุณ หรือขอบคุณมาก
• ระดับสูงกว่า ใช้ จะขอบคุณย่ิง
• ระดับกราบเรยี น ควรใช้คาวา่ จะเป็นพระคณุ ยิ่ง

• การลงทา้ ย ไมจ่ าเปน็ ต้อง จึงเรียนมาเพ่ือทราบ เสมอไป ต้องเลอื กใช้ใหเ้ หมาะกบั เร่ืองท่ี
ต้องการ

• ในกรณีทเ่ี นอื้ ความจบสิ้นในภาคความประสงค์แล้ว กไ็ มต่ อ้ งใช้ จึงเรยี นมาเพอ่ื ... อีก เพราะ
เปน็ การซ้าซ้อนกับทีก่ ลา่ วมาแลว้

คาแจ้ง • จงึ เรยี นมาเพ่ือทราบ
• จงึ เรียนมาเพ่อื โปรดทราบ
คาขอ • จึงขอแจง้ ใหท้ ราบไวล้ ่วงหนา้
• จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดทราบ และถือเปน็ หลกั ปฏิบตั ิ
คาซักซ้อม • จึงเรียนมาเพือ่ ขอไดโ้ ปรดพจิ ารณาอนุมตั ิดว้ ย
คาชแี้ จง • จงึ เรยี นมาเพอื่ โปรดใหค้ วามอนุเคราะห์ และขอขอบคุณอย่างสงู มา

ณ โอกาสน้ี
• จึงเรียนมาเพอื่ โปรดพจิ ารณาอนมุ ัติด้วย จะเปน็ พระคณุ ยง่ิ
• จึงขอเรยี นซอ้ มความเขา้ ใจมาเพอื่ ถือเปน็ หลกั ปฏิบัตติ ่อไป
• จงึ เรยี นมาเพื่อทราบ

ตวั อยา่ งสว่ นสรปุ ความ ๘๐

คายืนยัน • จงึ ขอเรียนยืนยันมาเพือ่ ทราบ
คาสั่ง • จึงขอเรยี นยนื ยนั ข้อตกลงดงั กล่าวมา ณ ทีน่ ่ี
คาเตือน
คากาชบั • จงึ เรียนมาเพอ่ื ถือเปน็ หลักปฏบิ ัติตอ่ ไป
• จงึ เรียนมาเพื่อดาเนินการตอ่ ไป

• จงึ ขอเรียนเตือนมาเพ่อื โปรดดาเนนิ การเร่อื งนใี้ หเ้ สร็จ
โดยดว่ นดว้ ย

• จงึ เรยี นมาเพ่อื โปรดกาชบั เจา้ หน้าท่ีใหร้ ะมดั ระวังมิให้
เกดิ กรณีเชน่ นข้ี ึน้ อีก

ตวั อยา่ งสว่ นสรปุ ความ ๘๑

๖. ภาษาทัว่ ไป-ภาษาราชการ

ภาษาทว่ั ไป ภาษาราชการ ภาษาทัว่ ไป ภาษาราชการ
ใคร ผูใ้ ด อยา่ งไร ประการใด
ทีไ่ หน ที่ใด ทาไม เพราะอะไร
แบบไหน แบบใด ไม่ได้ มิได้ หามไิ ด้
อะไร ส่งิ ไหน อันใด ในเรอื่ งน้ี ในการนี้ ในกรณีน้ี
ได้ไหม ไดห้ รอื ไม่ ไม่ใช่ มใิ ช่
เมื่อไร เมือ่ ใด เสรจ็ แลว้ แล้วเสรจ็ เรยี บร้อยแล้ว

๘๒

เขยี นให้ถูกแบบ

▰ คือ การจดั ทาหนงั สอื ใหถ้ กู รปู แบบและโครงสรา้ งของหนงั สอื ราชการตาม
ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

▰ กอ่ นจะเขียนหนงั สือติดตอ่ ราชการจะต้องพิจารณากอ่ นวา่ จะใชห้ นังสอื แบบใด
สาหรับติดต่อราชการ
เช่น รูปแบบและโครงสร้างหนังสอื ภายนอก
รปู แบบและโครงสรา้ งหนังสอื ภายใน
รปู แบบและโครงสร้างหนงั สือประทับตรา

๘๓

เขยี นให้ถูกเนอื้ หา

 เนอ้ื หาหรอื ข้อความของหนังสือราชการทัว่ ไป
ควรประกอบด้วยเนอ้ื หา ๓ ส่วน

๑. ส่วนทเี่ ปน็ เหตใุ ห้มีหนังสือไป
๒. สว่ นความประสงคท์ ท่ี าให้มหี นงั สือไป
๓. ส่วนสรปุ ความ

๘๔

เขยี นให้ถกู หลกั ภาษา

 การเรียงคาหรือกลมุ่ คาในประโยค
 การใช้ลกั ษณนาม
 การใช้คาเชือ่ ม

• คาบพุ บท กบั แก่ แด่ แต่ ตอ่ สาหรับ โดย
• คาสันธาน และ รวมทง้ั ตลอดจน ท่ี ซึ่ง อัน

 การใชค้ าราชาศัพท์

๘๕

การใช้ลกั ษณนาม

พวงหรีด ใช้ลักษณนามว่า พวง หรีด
พวง
พวงมาลา ” เคร่อื ง
เครื่อง ลา
เครอ่ื งพิมพ์ดดี ” จงั หวัด
นาย
เคร่ืองบิน ”
นาย
จังหวดั ”
ราย
ทหาร ตารวจ ทัง้ หญงิ และชาย ”

(เรื่องทวั่ ไป เฉพาะกจิ การภายในของทหาร ตารวจ)

ทหาร ตารวจ ทัง้ หญงิ และชาย ”

(กรณกี ราบบังคมทูล)

ทหาร ตารวจ พระ นิตบิ ุคคล ”

และคนทัว่ ไป (กรณีกราบบงั คมทูล) ๘๖

การใชค้ าเชอ่ื ม

แก่ คาบพุ บท “แก่” ใชก้ ับผ้นู ้อยหรือผ้เู ท่าเทียมกันซึ่งมฐี านะเป็นผู้รบั
โดยใช้นาหน้าคาที่รับอาการโดยตรง เชน่ ให้แก่ลูก บอกแกน่ กั เรยี น
พระราชทานแก่ทหาร แจ้งความแก่ลูกจ้าง ใหพ้ รแก่อุบาสก บหุ รี่ใหโ้ ทษแก่
รา่ งกาย

ข้อควรระวัง
๑. คาวา่ “แก”่ ใช้ประกอบกับ คากริยา เทา่ น้นั ใช้ประกอบคานามไม่ได้
๒. ให้แก่ - ใหอ้ ะไรแก่ใคร

ให้กบั - มีความหมายเทา่ กบั ด้วย เช่น ให้กบั มือ

๘๗

การใช้คาเชอ่ื ม

แด่ คาบพุ บท “แด”่ ใช้แทน แก่ เมือ่ นาหน้าคาเปน็ การแสดงความเคารพ
ใช้กับบคุ คล วัตถอุ ันเป็นท่ีเคารพสกั การะ เชน่ นกั เรยี บมอบของขวญั แด่อาจารยใ์ หญ่

ต่อ คาบุพบท “ ตอ่ ” ใช้เมื่อเปน็ ทร่ี บั ในชั้นตา่ งกัน เชน่ ผนู้ ้อยตอ่ ผู้ใหญ่
และเมือ่ เป็นทีป่ ระทษุ รา้ ย และในความเฉพาะ ความตดิ ต่อ ความขดั แยง้
ทงั้ นี้ เปน็ การกระทาต่อฝ่ายเดยี ว ไม่วา่ จะกระทาต่อใครหรอื ตอ่ อะไร เช่น ฟอ้ งตอ่ ศาล
เนรคุณตอ่ ผู้มพี ระคณุ คิดคดตอ่ มติ ร กระทาการอนั มบิ งั ควรต่อพระเถระผ้ใู หญ่
ทจุ รติ ต่อหน้าที่

๘๘

ความนยิ มในสรรพนาม

การใช้สรรพนามแทนผู้มีหนังสือไป เนื่องจากผู้ลงนามในหนังสือ
ราชการ เปน็ การลงนามในฐานะเป็นตัวแทนของส่วนราชการ

จึงนิยมใช้ช่ือส่วนราชการเป็นสรรพนามแทนผู้ลงนามในหนังสือไป
จะไมน่ ยิ มใช้ข้าพเจา้ กระผม เวน้ แต่เปน็ การลงนามในฐานะส่วนตวั

๘๙

ความนยิ มในสรรพนาม

ใช้ชือ่ ส่วนราชการเป็นสรรพนาม
มหาวิทยาลัยศิลปากรขอหารือวา่
สานกั งบประมาณพจิ ารณาแล้วเหน็ วา่
คณะวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยจี ะจดั อบรม

๙๐

ความนยิ มในถอ้ ยคา สานวน

ใช้ภาษาราชการ ไมใ่ ชภ้ าษาพดู

พร้อมน้ีไดแ้ จ้งคณะต่างๆ แลว้ เหมือนกนั ทงั้ นี้ ไดแ้ จง้ คณะทราบด้วยแล้ว
การปฏิบตั ดิ ังกลา่ วผิดระเบียบ การปฏบิ ตั ิดงั กลา่ วไม่สอดคล้องกับท่รี ะเบียบกาหนด
มผี เู้ ข้าร่วมสมั มนามากมาย มีผเู้ ขา้ ร่วมสัมมนาเปน็ จานวนมาก
มีผเู้ ขา้ ร่วมประชุม ๓๐ คน โดยประมาณ มีผเู้ ขา้ ประชุมประมาณ ๓๐ คน
ขออนุญาตลาพกั รอ้ น ๑ อาทติ ย์ ขออนญุ าตลาพกั รอ้ น ๑ สปั ดาห์

๙๑

ความนิยมในถ้อยคา สานวน คาขอร้อง
โปรดส่ง
คาบังคับ โปรดไปติดตอ่
ขอใหส้ ง่ โปรดนาเสนอตอ่ ไป
ขอใหไ้ ปติดต่อ

ขอใหน้ าเสนอตอ่ ไปด้วย

๙๒

ความนยิ มในถอ้ ยคา สานวน

คาทาลาย โครงการทเี่ สนอใชไ้ ม่ได้
คาเสรมิ สรา้ ง โครงการท่เี สนอเป็นโครงการท่ดี ี แต่ยังไมเ่ หมาะสมที่

จะดาเนินการในขณะนี้

คาทาลาย ท่านเข้าใจผดิ
คาเสรมิ สร้าง ความเขา้ ใจของท่านยังคลาดเคลื่อน

๙๓

กระผม/ดิฉัน - ผใู้ ต้บงั คับบัญชาใช้กับผู้บงั คับบัญชา
โปรด - ยงั ประโยชนห์ รือเป็นผลดีแก่ผูฟ้ งั
กรณุ า - ยังประโยชน์หรือเปน็ ผลดแี กผ่ พู้ ูด
อนุญาต - ใช้เมอ่ื มกี ฎ ขอ้ บงั คบั หรอื แบบแผนทางมารยาท
อนมุ ตั ิ - ผบู้ งั คับบญั ชาสงั่ การใหป้ ฏิบตั ิ
เหน็ ชอบ - เห็นพอ้ งดว้ ย แตไ่ มอ่ ยใู่ นอานาจการบังคับบัญชา
อนุเคราะห์ - กรณขี อความช่วยเหลอื ขอรอ้ ง ขอความร่วมมอื ขอยมื บุคคลและสิ่งของ
สนบั สนนุ - ชว่ ยเหลอื อปุ การะ ในส่วนท่ียงั ขาดอยู่โดยเฉพาะ เงนิ งบประมาณ สิ่งของ

สง่ิ ท่สี ่งมาดว้ ย - รายการของส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสารที่สง่ ไปพรอ้ มกบั หนังสือถงึ ผ้รู ับ
ผนวก/ภาคผนวก - เมอ่ื ใช้ ผนวก/ภาคผนวก ไม่ต้อง ใชค้ าวา่ ท่ีแนบ

๙๔

ความนิยมในวรรคตอน

ยาน้ดี ี กินแลว้ แขง็ แรงไมม่ ี โรคภยั เบยี ดเบยี น
เดก็ กินกลว้ ย แขกร้อนจนล้ินพอง
หา้ มขา้ ราชการสตรนี ุ่งกางเกงใน เวลาปฏบิ ตั ริ าชการ

๙๕

หางเสียง
จงึ เรียนมาเพื่อโปรดดาเนินการต่อไป
ขอเชญิ ทา่ นไปพบเจ้าหนา้ ที่เพ่อื ดาเนินการให้เรยี บรอ้ ยต่อไป

๙๖

หลกั การเขยี นหนงั สอื ราชการ

เขยี นใหถ้ ูกต้อง

๑. ถกู แบบ
๒. ถูกเน้ือหา
๓. ถกู หลักภาษา
๔. ถูกความนิยม
๕. ถกู ใจผู้ลงนาม

๙๗

หลักการเขยี นหนงั สอื ราชการ

เขยี นให้ชดั เจน ชัดเจนในเนอื้ หา
ชัดเจนในจุดประสงค์
ชดั เจนในวรรคตอน

๙๘

หลกั การเขยี นหนงั สอื ราชการ

เขยี นใหร้ ัดกมุ

▻ ขออภัยที่ไมอ่ าจให้ใชส้ ถานท่ีในวันดงั กล่าวได้ หากเปน็
วนั อนื่ ก็ไมข่ ดั ข้อง

▻ ขออภัยท่ีไม่อาจใหใ้ ช้สถานท่ใี นวันดังกลา่ วได้ แต่หาก
เป็นวนั อ่นื และสถานท่วี ่างกไ็ ม่ขัดข้อง

๙๙

หลักการเขยี นหนงั สือราชการ

- เขียนโดยไม่ใชค้ าฟุม่ เฟือย

ทางจงั หวัดพจิ ารณาแลว้ ขอเรยี นว่า

- เขยี นโดยไมใ่ ชค้ าซา้

สถานีตารวจภธู รนครปฐมได้รับแจ้งวา่ พบศพผ้เู สียชวี ติ ลอยน้าในคลอง
เจดีย์บชู า

- เขียนโดยไม่เขียนวกวน ๑๐๐