วงจรรายจ่าย ชลธร เนตรนภาและฉันท์สินี

รายงาน

เร่ือง วงจรรายจา่ ย (Expenditure Cycle)

จดั ทำโดย

นางสาวเนตรนภา มมี าก รหัส 6342010306

นางสาวฉนั ท์สนิ ี แกว้ พิมพา รหสั 6342010308

นางสาวชลธร แซต่ ๊ัง รหัส 6342010309

นักศกึ ษาระดบั ปริญญาตรปี ีท่ี 2 สาขาการบัญชี

เสนอ
อาจารยน์ ิพร จทุ ัยรตั น์

รายงานเล่มนเี้ ปน็ สว่ นหนง่ึ ของวิชาปฏบิ ัตกิ ารเทคโนโลยสี ารสนเทศ
ทางการบญั ชแี ละดิจิตอล รหสั วิชา 23-4201-8001
ภาคเรยี นที่ 2 ปีการศึกษา 2564
สถาบนั การอาชวี ศึกษาภาคตะวันออก

รายงาน

เร่ือง วงจรรายจา่ ย (Expenditure Cycle)

จดั ทำโดย

นางสาวเนตรนภา มมี าก รหัส 6342010306

นางสาวฉนั ท์สนิ ี แกว้ พิมพา รหสั 6342010308

นางสาวชลธร แซต่ ๊ัง รหัส 6342010309

นักศกึ ษาระดบั ปริญญาตรปี ีท่ี 2 สาขาการบัญชี

เสนอ
อาจารยน์ ิพร จทุ ัยรตั น์

รายงานเล่มนเี้ ปน็ สว่ นหนง่ึ ของวิชาปฏบิ ัตกิ ารเทคโนโลยสี ารสนเทศ
ทางการบญั ชแี ละดิจิตอล รหสั วิชา 23-4201-8001
ภาคเรยี นที่ 2 ปีการศึกษา 2564
สถาบนั การอาชวี ศึกษาภาคตะวันออก

คำนำ

รายงานเร่ืองวงจรรายจา่ ย (Expenditure Cycle) เปน็ สว่ นหนึ่งของวชิ าปฏิบัติการเทคโนโลยี
สารสนเทศทางการบัญชีและดิจิตอล ระดับปริญญาตรีปีที่ 2 สาขาวิชาการบัญชี จัดทำขึ้นเพื่อศึกษา
วงจรรายจ่ายในระบบสารสนเทศทางการบัญชี และกระบวนการต่างๆในดา้ นการสั่งซื้อ การรับสินค้า
และการจ่ายเงิน คณะผู้จัดทำได้รวบรวมข้อมูลจากสื่ออินเทอร์เน็ต นำมาเรียบเรียงเพื่อให้ง่ายต่อ
การศึกษา และเป็นประโยชนต์ ่อผทู้ ี่สนใจศกึ ษาและใช้ประโยชนจ์ ากวงจรรายจา่ ย

คณะผจู้ ัดทำหวังเป็นอยา่ งยิ่งว่ารายงานเร่ืองวงจรรายจ่าย (Expenditure Cycle) น้ี จะเป็น
ประโยชน์ต่อผู้ท่สี นใจจะศึกษา หากรายงานเล่มนี้มีข้อผดิ พลาดประการใด คณะผจู้ ดั ทำต้องขออภัยมา
ณ ท่ีนีด้ ว้ ย

คณะผู้จดั ทำ

สารบัญ หนา้

เรอื่ ง ค
ง
คำนำ จ
สารบัญ ฉ
สารบัญภาพ 1
สารบญั ตาราง 1
วงจรรายจา่ ย ( Expenditure Cycle ) 1
กระบวนการปฏบิ ตั งิ านในวงจรรายจ่าย 3
16
กระบวนการปฏบิ ัติงานของวงจรรายจ่ายทม่ี กี ารซ้ือสนิ คา้ หรือบรกิ ารเปน็ เงินสด 19
กระบวนการปฏิบตั ิงานของวงจรรายจ่ายทีม่ ีการซ้ือสินคา้ หรือบรกิ ารเป็นเงินเช่ือ 20
กระบวนการทำงานในทางเดินแผนผงั เอกสารวงจรรายจา่ ย 22
กระบวนการขอซ้ือ 25
กระบวนการจดั ซ้ือ 27
กระบวนการรับสินค้า 29
กระบวนการอนุมัติใบกำกับสินค้าและอนุมตั ิการจา่ ยเงนิ 29
กระบวนการจ่ายเงนิ 30
ตัวอยา่ งแผนผังทางเดนิ เอกสารวงจรรายจา่ ย 31
แผนผังทางเดินเอกสารซื้อเงนิ สด 32
แผนผังทางเดินเอกสารซ้ือเงินเชื่อ 33
แผนผงั ทางเดินเอกสารซ้ือสินคา้ ฝากขายเงนิ สด 36
แผนผังทางเดนิ เอกสารซ้ือสินคา้ ฝากขายเงินเชื่อ 37
แผนผงั ทางเดินเอกสารสง่ คนื สินคา้
สรุป
บรรณานุกรม

สารบญั ภาพ หนา้

ภาพท่ี 2
3
ภาพที่ 1 ใบสำคัญจา่ ยเงินสดย่อย 4
ภาพท่ี 2 ใบขอส่ังซื้อ 5
ภาพท่ี 3 กระบวนการส่งั ซื้อสินคา้ 6
ภาพที่ 4 ใบสง่ั ซื้อสินค้า 7
ภาพที่ 5 รายงานการสั่งซือ้ 8
ภาพท่ี 6 กระบวนการรบั สนิ ค้า 9
ภาพท่ี 7 ใบรับสนิ ค้า 10
ภาพท่ี 8 รายงานการรบั สินค้า 11
ภาพท่ี 9 กระบวนการเตรียมจา่ ยชำระคา่ สนิ คา้ 12
ภาพท่ี 10 ใบสำคัญจ่าย 13
ภาพท่ี 11 ทะเบยี นใบสำคญั จ่าย 14
ภาพท่ี 12 กระบวนการเบิกจ่ายเงนิ ชำระค่าสนิ ค้า 15
ภาพที่ 13 ทะเบยี นจา่ ยเชค็ 17
ภาพที่ 14 ใบสง่ คืนสินคา้ 18
ภาพที่ 15 การเชื่อมโยงข้อมลู หลักในวงจรรายจ่าย 21
ภาพที่ 16 การเชื่อมโยงข้อมูลย่อยในวงจรรายจา่ ย 22
ภาพที่ 17 แผนผังทางเดินเอกสารระบบจดั ซอ้ื 24
ภาพท่ี 18 การเช่ือมโยงข้อมูลย่อยในกระบวนรบั และจัดเก็บ 26
ภาพท่ี 19 แผนภาพระบบรบั สนิ ค้า 28
ภาพที่ 20 แผนภาพระบบเจ้าหนี้การค้า 29
ภาพท่ี 21 แผนภาพระบบเงนิ สดจา่ ย 30
ภาพท่ี 22 แผนผังทางเดินเอกสารซอื้ เงินสด 31
ภาพที่ 23 แผนผงั ทางเดินเอกสารซ้ือเงินเชอื่
ภาพที่ 24 แผนผงั ทางเดนิ เอกสารซอ้ื สนิ ค้าฝากขายเงนิ สด

สารบัญภาพ (ตอ่ ) หนา้

ภาพที่ 32
33
ภาพที่ 25 แผนผังทางเดนิ เอกสารซ้ือสินคา้ ฝากขายเงนิ เชื่อ
ภาพที่ 26 แผนผงั ทางเดนิ เอกสารสง่ คนื สนิ คา้

สารบัญตาราง หนา้

ตารางท่ี 34

ตารางที่ 1 ข้อผดิ พลาดและวิธกี ารควบคมุ ในวงจรรายจา่ ย

วงจรรายจา่ ย (Expenditure Cycle)

วงจรรายจา่ ย ( Expenditure Cycle ) เป็นวงจรที่เกย่ี วขอ้ งกบั กิจกรรมการส่ังซื้อสินค้าหรอื
บรกิ าร กิจกรรมการรบั สนิ ค้าหรอื บรกิ าร กจิ กรรมการเตรียมจ่ายชำระค้าสนิ ค้าหรือบริการและเบิก
จ่ายเงนิ ชำระค้าสินค้าหรอื บริการใหแ้ ก่บริษัทผขู้ าย ( Suppliers หรอื Vendors ) ซง่ึ ในแต่ละข้ันตอน
ของการปฏิบัติงานในกจิ กรรมดังกลา่ ว ผู้ที่มีหนา้ ท่รี ับผิดชอบในการปฏิบตั ิงานจะต้องบันทึกข้อมลู ท่ี
เกดิ ข้นึ อยตู่ ลอดเวลาอยา่ งต่อเน่อื งเพอื่ ใหส้ ามารถส่งข้อมูลจากการปฏิบัติงานเขา้ ไปทำการประมวลผล
รายการค้าและจัดทำรายงานเสนอให้แกผ่ ใู้ ช้ไดอ้ ย่างครบถว้ น ถกู ต้องและทันเวลา

กระบวนการปฏิบัติงานในวงจรรายจ่าย
กระบวนการปฏิบตั ิงานในวงจรรายจ่าย แบง่ ออกเปน็ 2 ประเภท ตามลักษณะของงาน คือ
1. กระบวนการปฏิบตั ิงานของวงจรรายจ่ายทม่ี ีการซอ้ื สินค้าหรอื บรกิ ารเป็นเงินสด
2. กระบวนการปฏบิ ตั ิงานของวงจรรายจา่ ยทมี่ ีการซ้ือสินค้าหรอื บรกิ ารเป็นเงนิ เชือ่

กระบวนการปฏบิ ัติงานของวงจรรายจ่ายที่มีการซ้อื สินค้าหรือบรกิ ารเป็นเงนิ สด
มอบหมายใหผ้ ู้รักษาเงนิ สดย่อยเป็นผู้ทำหนา้ ที่ดูแลเงินสดย่อย เมื่อมีผมู้ ีขอเบิกค่าใชจ้ ่ายที่

ได้รบั การอนมุ ตั ิอยา่ งถูกต้อง ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเป็นผจู้ ่ายเงนิ และเก็บใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย
( Petty Cash Voucher ) เอาไวท้ ุกรายการและเม่ือถงึ เวลาท่กี ำหนดเชน่ 15 วนั หรือ 1 เดือน
ผ้รู กั ษาเงินสดย่อยจะรวบรวมใบสำคัญจา่ ยเงินสดย่อยพร้อมหลกั ฐานการจ่ายเงนิ ท้ังหมดมาขอเบกิ
อนุมตั ชิ ดเชยเงินสดย่อย

2

ภาพที่ 1 ใบสำคญั จ่ายเงนิ สดยอ่ ย

การบันทกึ บัญชเี งินสดย่อย xxx xxx
1. เมอ่ื ตัง้ วงเงนิ สดย่อย xxx
Dr. เงนิ สดย่อย xxx
Cr. เงินฝากธนาคาร xxx
2. เมื่อเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย xxx
Dr. วสั ดสุ ำนกั งาน
ค่าไปรษณีย์
ค่าพาหนะ
Cr. เงินฝากธนาคาร

3
กระบวนการปฏบิ ตั ิงานของวงจรรายจ่ายท่มี กี ารซ้ือสินค้าหรอื บริการเปน็ เงินเชื่อ

ข้ันที่ 1 การสั่งซ้ือสินค้าหรือบรกิ าร ( Purchasing Application )
เปน็ ขนั้ ตอนการปฏิบัติงานที่เกิดข้นึ หลังจากทฝี่ า่ ยคลงั สนิ ค้าพบวา่ ถงึ เวลาที่กจิ การ

ควรสงั่ ซอ้ื สินคา้ เขา้ มาเพ่มิ เติมในคลังสินค้าเพื่อให้เพยี งกับความต้องการทฝ่ี ่ายผลิตจะเบิกไปใช้เป็น
วตั ถุดิบในการผลติ หรือฝา่ ยขายเบิกไปขายใหแ้ กล่ ูกค้า ฝ่ายคลังสนิ คา้ จงึ จดั ทำใบขอส่ังซ้ือ ( Purchase
Requisition) สง่ มายังฝา่ ยจัดซอ้ื เพ่ือมาทำการส่งั ซ้ือสินค้าหรอื วัตถุดบิ

ภาพท่ี 2 ใบขอสัง่ ซ้ือ

4
ภาพที่ 3 กระบวนการสั่งซื้อสินคา้

5
ภาพที่ 4 ใบส่ังซื้อสินคา้

6
ภาพที่ 5 รายงานการสั่งซอื้

7
ขั้นท่ี 2 การรบั สนิ ค้าและบริการ ( Receiving Application )

กระบวนการรับสนิ คา้ ท่ีเรม่ิ จากฝ่ายรบั สนิ ค้าปอ้ นขอ้ มลู ใบในสง่ สนิ คา้ และจำนวนท่ี
ตรวจรบั จรงิ เขา้ สู่เครื่องคอมพิวเตอร์เพ่ือให้โปรแกรมการตรวจสอบทำการตรวจสอบความถูกต้องของ
รหสั สนิ ค้า รายการสนิ ค้า จำนวนทสี่ ั่งซ้ือและราคาที่ส่ังซอื้ จากแฟ้มข้อมลู รายการส่งั ซอ้ื ทีย่ ังไม่สมบรู ณ์
และจากแฟ้มขอ้ มลู หลกั ของสินคา้ คงเหลือ

ภาพท่ี 6 กระบวนการรับสนิ คา้

8
ภาพที่ 7 ใบรับสินคา้

9
ภาพท่ี 8 รายงานการรบั สินค้า

10
ขั้นท่ี 3 การเตรียมการจ่ายชำระค่าสินค้าหรือบรกิ าร ( Voucher Application)

กระบวนการเตรยี มจ่ายชำระคา่ สินค้า โดยเริ่มจากการนำใบแจ้งหนี้หรอื ใบกำกบั
สินค้าทไ่ี ด้รบั จากบรษิ ัทผขู้ ายมาตรวจสอบความถูกต้องกับขอ้ มลู ในใบรบั สนิ ค้าและใบสง่ สินค้าท่ีได้รบั
จากฝ่ายคลงั สนิ คา้

ภาพท่ี 9 กระบวนการเตรียมจ่ายชำระคา่ สนิ คา้

11
ภาพที่ 10 ใบสำคญั จา่ ย

12
ภาพท่ี 11 ทะเบยี นใบสำคญั จ่าย

13
ข้ันที่ 4 การเบิกจ่ายชำระค่าสินค้าหรอื บรกิ าร ( Cash Disbursement Application )

เร่ิมต้นจากพนกั งานนำข้อมลู ใบสำคญั จ่าย และใบแจ้งหนีท้ ่ีจะถึงกำหนดชำระเงินคา่
สนิ ค้ามาปอ้ นข้อมลู เข้าสูเ่ ครือ่ งคอมพวิ เตอร์ เพ่ือให้ชุดคำส่งั งานทำการตรวจสอบความถูกต้องของ
การนำเขา้ ขอ้ มูลจากแฟม้ ข้อมูลใบสำคัญจ่ายทยี่ งั ไมส่ มบรู ณ์ และจากแฟม้ ข้อมูลหลักของบริษทั ผูข้ าย
ถา้ พบว่ามีการนำเขา้ ข้อมลู ผดิ พลาดก็จะแสดงรายการข้อมลู ผดิ พลาดที่หน้าจอภาพ แต่ถา้ ขอ้ มลู ท่ี
นำเขา้ ถูกต้องชุดคำสงั่ งานจะปรับปรุงแฟ้มข้อมูลที่เก่ยี วข้องโดยการลบยอดการเป็นหน้ีค่าสนิ ค้าใน
แฟ้มขอ้ มูลหลกั ของบรษิ ัทผูข้ าย ในแฟม้ ข้อมลู หลักของบัญชแี ยกประเภททวั่ ไป

ภาพท่ี 12 กระบวนการเบิกจ่ายเงินชำระคา่ สินค้า

14
ภาพที่ 13 ทะเบยี นจ่ายเช็ค

15
ในกรณที ่ีกจิ การตรวจพบในภายหลังวา่ สนิ คา้ ทีต่ รวจรบั แลว้ มบี างสว่ นเป็นสินคา้
ชำรดุ มีคุณภาพหรือคุณสมบัตไิ ม่ตรงกบั ท่รี ะบไุ ว้ในใบสงั่ ซื้อ กจิ การจะจัดทำใบส่งคืนสนิ คา้
(Purchase Return) พร้อมกับส่งตัวสนิ คา้ คืนไปยงั บริษทั ผู้ขาย บรษิ ัทผ้ขู ายอาจให้กจิ การเลือกการ
ชดเชยสินค้าทชี่ ำรุดหรอื มคี ุณสมบตั ิไม่ตรงกับใบสงั่ ซ้ือ โดยการรบั สินคา้ ใหม่ทบ่ี ริษัทผูข้ ายจะสง่ มา
เปลย่ี นแทนให้ หรือเลือกวิธีการลดหนส้ี ินทเี่ กดิ จากการซื้อสนิ คา้ เปน็ เงนิ เชือ่

ภาพท่ี 14 ใบสง่ คนื สนิ ค้า

16

การบันทึกบญั ชีของวงจรรายจ่าย

1. เมือ่ ซอ้ื สนิ คา้ สำเร็จรปู หรอื วตั ถดุ บิ เป็นเงนิ เชือ่

Dr. สินคา้ สำเร็จรปู หรือ วัตถุดบิ xxx

Cr. เจ้าหนีก้ ารค้า xxx

2. เมื่อจา่ ยชำระหน้คี ่าสนิ ค้าสำเรจ็ รปู หรือวัตถดุ บิ

Dr. เจ้าหน้ีการคา้ xxx

Cr. เงนิ ฝากธนาคาร xxx

3. เมอื่ ส่งคืนสินค้าสำเรจ็ รูปหรือวตั ถุดบิ ท่ีมีคุณสมบัตไิ ม่ตรงกับท่ีระบุไว้ในใบสั่งซือ้

3.1 สง่ คืนโดยการรอการเปล่ียนแทนสินคา้ ท่ีบริษัทผู้ขายจะส่งมาใหภ้ ายหลัง

3.1.1 เมอื่ สง่ คืนสินค้าหรือวัตถดุ บิ

Dr. เจา้ หนก้ี ารค้า xxx

Cr. สินคา้ สำเร็จรูปหรอื วัตถดุ ิบ xxx

3.1.2 เมื่อรบั สนิ คา้ หรือวัตถดุ ิบที่นำมาเปลีย่ นแทน

Dr. สินค้าสำเรจ็ รปู หรือวัตถุดิบ xxx

Cr. เจา้ หนีก้ ารคา้ xxx

3.2 สง่ คืนโดยการลดหน้ี

3.2.1 เมื่อส่งคืนสินค้าหรือวตั ถดุ ิบ

Dr. เจา้ หนี้การค้า xxx

Cr. สินค้าสำเร็จรูปหรือวตั ถุดิบ xxx

กระบวนการทำงานในทางเดินแผนผังเอกสารวงจรรายจา่ ย
ประกอบดว้ ย 5 กระบวนการ คอื
1. กระบวนการขอซื้อ
2. กระบวนการจดั ซ้ือ
3. กระบวนการรบั สินคา้
4. กระบวนการอนมุ ัติใบกำกับสินคา้ และอนมุ ัติการจ่ายเงิน
5. กระบวนการจา่ ยเงิน

17
ภาพที่ 15 การเช่ือมโยงข้อมูลหลกั ในวงจรรายจา่ ย

18
ภาพที่ 16 การเช่ือมโยงข้อมูลยอ่ ยในวงจรรายจา่ ย

19

1. กระบวนการขอซ้ือ
เป็นกระบวนการแรกในวงจรรายจ่าย คอื กระบวนการขอซือ้ วัตถดุ ิบสินค้าหรอื

วัสดุสิ้นเปลอื งตา่ งๆในระบบควบคมุ สินค้า จะใช้จดุ สง่ั ซื้อไวส้ ำหรับวางแผนว่าควรจะซือ้ อะไรชว่ งเวลา
ใด และปรมิ าณเทา่ ใด แลว้ ส่งขอ้ มลู ไปยังกระบวนการจัดซ้ือ และหาข้อมลู ในระบบควบคมุ สินคา้ หาก
ไมถ่ ูกต้องจะทำให้การผลิตหยุดชะงักเพราะขาดวัตถดุ ิบในการผลติ ธุรกิจจึงควรศกึ ษาเทคโนโลยกี าร
ควบคุมสนิ ค้าดังนี้

1.1 วิธกี ารควบคุมสินค้าแบบดัง้ เดิม
- ปรมิ าณการส่ังซื้อทปี่ ระหยัด
- ส่ังซื้อใหเ้ หมาะสมกับระยะเวลาในการขนสง่
- ระดบั สนิ ค้าทค่ี วรมีอยู่

1.2 วธิ ีควบคมุ สินค้าแบบวางแผนความตอ้ งการวัตถุดิบ
วธิ ีนี้สามารถลดระดับปริมาณสินค้าได้ โดยการจัดตารางการผลิตให้

เหมาะสมมากกว่าการประมาณการความต้องการ เหมือนวิธกี ารควบคมุ สนิ คา้ แบบดั้งเดิม เชน่ แผนก
วางแผนการผลิตของบรษิ ัทแหง่ หนึง่ ใช้ MRP สำหรบั เตรียมผลติ สินค้า ตงั้ แต่ปริมาณ ระยะเวลาผลติ
ปรมิ าณวัตถุดบิ และชว่ งเวลาท่ตี ้องการ นำมาจัดตารางการผลติ ใหส้ อดคล้องกัน ทำให้ MRP สามารถ
ลดความไม่แนน่ อนเกย่ี วกับความตอ้ งการวตั ถุดบิ และลดต้นทุนการเกบ็ รักษาดว้ ย

1.3 วธิ ีการควบคุมสินค้าแบบทันเวลา Just In Time
เปน็ วิธีการหนง่ึ ทใี่ ช้ในการบริหารสินคา้ คงเหลอื ในระบบการควบคมุ สนิ ค้า

แบบทันเวลา จะพยายามลดปริมาณสนิ คา้ ให้น้อย โดยเพิ่มความถี่ในการขนส่งให้มากขึน้ และจดั สง่
ตรงไปยังแผนกทตี่ ้องการทนั ที ทำใหธ้ ุรกจิ ต้องเตรยี มสถานที่รับสนิ ค้าไว้หลายแหง่ และพร้อมสำหรับ
การเบกิ ใช้ได้ทนั ที

เอกสารและวิธีการปฏิบัตกิ ระบวนการขอซื้อ
เริม่ จากจดั ทำเอกสารใบขอซื้อ ( Purchase Requisition ) ระบชุ ่ือผขู้ อซือ้

แผนกท่ีขอซื้อ วันที่ตอ้ งการ รหัสสนิ คา้ คำอธบิ ายรายการ ปริมาณและราคา อาจใส่รายชอ่ื ผ้จู ำหนา่ ย
ให้กับแผนกจัดซื้อ เพ่ือจดั ซือ้ กับผจู้ ำหน่ายท่รี ะบุไว้ก็ได้ ซึ่งมักจะเกิดกับรายการทผี่ ขู้ อซื้อสามารถ
กำหนดคณุ สมบัติรวมทง้ั ราคาทเ่ี หมาะสมได้ดีกว่าแผนกจัดซ้อื

20

การนำเทคโนโลยีมาใช้ในกระบวนการขอซื้อ
1. เทคโนโลยเี อกสารอเิ ล็กทรอนิกสแ์ ทนเอกสารที่เป็นกระดาษ
2. การใช้ระบบการประมวลผลแบบทันที ( On – Line )
3. รหสั สินคา้ ( Barcode )

2. กระบวนการจดั ซื้อ
กระบวนการจดั ซ้อื เป็นกระบวนการทรี่ ับข้อมูลมาจากกระบวนการขอซ้ือปกติ

กระบวนการน้ี เป็นหน้าทีโ่ ดยตรงของพนักงานจดั ซื้อในแผนกจดั ซอื้ ของบริษทั แต่ในบางธรุ กิจ
กระบวนการจัดซ้อื ต้องมีความสัมพนั ธ์อยา่ งใกล้ชดิ กบั วงจรการผลิตด้วย เพราะเกยี่ วขอ้ งกบั การจัดหา
วตั ถุดบิ ในการผลติ สง่ิ สำคญั ของกระบวนการจดั ซ้ืออยทู่ ก่ี ารคดั เลอื กผู้จำหนา่ ย โดยพิจารณาปัจจัย
ดงั น้ี

1. ราคา
2. คณุ ภาพของวัตถุดิบ
3. การจดั ส่งทีเ่ ชื่อถือได้

เอกสารและวธิ ีการปฏบิ ัติ
จุดเริ่มตน้ ของกระบวนการจดั ซอื้ คือการไดร้ ับใบขอซื้อนำมาทำใบสั่งซื้อ

purchase Order ซึ่งเป็นเอกสารแสดงความต้องการอย่างเป็นทางการเพื่อขอให้ผู้จำหน่ายดำเนินการ
ขายและจดั ส่งสนิ คา้ ตามราคาทต่ี กลงไว้และถือเป็นสญั ญาท่ีจะจ่ายชำระค่าสนิ คา้ หลงั จากได้รับการสง่ั
ใหข้ ายจากผจู้ ำหน่ายใบสั่งซ้ือประกอบดว้ ยชือ่ ผจู้ ำหน่ายผู้ซื้อวันทส่ี ง่ั ซอ้ื วนั ท่ีตอ้ งการให้ขนส่งสนิ คา้
สถานทีว่ ิธีการขนส่งและข้อมูลอนื่ ๆเก่ยี วกับรายการสั่งซ้ือ หลงั จากน้นั จึงทำใบสัง่ ซ้ือ 5 ใบสง่ ไปยงั
ผู้จดั การแผนกจัดซื้อเพอื่ พจิ ารณาอนมุ ัติและลงนามต้นฉบับสง่ ไปยงั ผูจ้ ำหนา่ ยฉบบั ที่ 2 ส่งไปแผนกรบั
สนิ คา้ เพ่ือเตรยี มการรับสินค้าฉบบั ที่ 3 สง่ ไปแผนกบญั ชีเจา้ หน้เี พอ่ื แจ้งการรบั สนิ ค้าและเตรียมการ
จา่ ยเงินฉบับที่ 4 สง่ ไปทแ่ี ผนกที่ขอซ้ือเพ่ือให้ทราบวา่ รายการขอซ้ือได้รบั การจัดซื้อแล้วฉบับที่ 5 เก็บ
ไว้ทแ่ี ผนกจดั ซ้ือแนบกับใบขอซ้อื เกบ็ ไวใ้ นแฟม้ เรยี งตามเลขทใ่ี นแฟ้มข้อมูลเปิด

21

ภาพที่ 17 แผนผังทางเดินเอกสารระบบจัดซื้อ
การนำเทคโนโลยมี าใชใ้ นกระบวนการจดั ซื้อ

1. เทคโนโลยกี ารแลกเปลี่ยนขอ้ มูลทางอิเล็กทรอนกิ ส์ ( Electronic Data
Interchange )

2. เชอ่ื มโยงข้อมลู ในระบบสนิ ค้าคงเหลือกบั ระบบการขายณจุดขาย (
Point Of Sale ) ผ่านระบบ EDI เขา้ กบั ระบบขายของผ้จู ำหน่าย

3. เทคโนโลยอี ินเทอร์เนต็

22
3. กระบวนการรบั และจดั เกบ็

แผนกรับสนิ คา้ จะเปน็ ผตู้ รวจรับสนิ ค้าจากผู้จำหน่าย แลว้ นำมาจัดทำใบรบั สินคา้
พร้อมทัง้ สนิ ค้า ส่งไปยงั แผนกคลังสนิ ค้าเพื่อจดั เกบ็ และบันทกึ รายการรบั เข้าคลังสินคา้ ซ่งึ ผู้จดั การ
แผนกคลงั สนิ คา้ จะรายงานต่อใหผ้ บู้ ริหารฝ่ายผลติ ทราบ ถึงสถานะและปรมิ าณของสนิ ค้าทมี่ อี ยู่
ส่งิ สำคัญของกระบวนการรับสนิ ค้าและจัดเกบ็ จดั ซื้อ อยทู่ ี่การตัดสนิ ใจรับสินคา้ จากผจู้ ำหน่าย

ภาพที่ 18 การเชื่อมโยงข้อมูลยอ่ ยในกระบวนรับและจัดเก็บ

23

เอกสารและวิธกี ารปฏิบัติ
ใบรับสนิ ค้าเปน็ เอกสารเรมิ่ แรกในกระบวนการรบั สนิ ค้าและจดั เกบ็ ซง่ึ มี

รายละเอยี ดของสินคา้ ทส่ี งั่ ซื้อ วันท่ีทีไ่ ดร้ บั เลขท่ีใบสั่งซ้อื ผู้สง่ ผู้จำหน่าย แผนกรบั สนิ คา้ ควรให้เลขท่ี
ใบรับสินคา้ ไว้ลว่ งหนา้ พร้อมท้ังจัดทำใบรบั สนิ คา้ 3 ฉบบั ต้นฉบบั ส่งไปแผนกสนิ ค้าคงเหลือพร้อมทั้ง
สนิ ค้าเพ่ือจดั เก็บ ฉบับท่ี 2 สง่ ไปแผนกบญั ชเี จา้ หน้เี พือ่ แจ้งการรบั สนิ คา้ และเตรยี มการจา่ ยเงนิ
ฉบบั ที่ 3 แนบกับใบสั่งซื้อ โดยเกบ็ เขา้ แฟ้มเรียงตามเลขที่ นอกจากนี้พนักงานรับสินคา้ อาจจะไม่
สามารถตรวจรับสนิ คา้ ได้ เน่ืองจากปริมาณสนิ คา้ ไมถ่ ูกตอ้ ง สนิ คา้ เสียหาย สนิ ค้าดอ้ ยคุณภาพ ซ่ึงทัง้
3 กรณีน้ี แผนกจัดซือ้ ต้องตดิ ต่อกับผู้จำหนา่ ยเพ่ือแก้ไขใบกำกบั สนิ คา้ ให้ถูกต้อง สว่ นกรณีสินค้า
เสยี หายหรอื ดอ้ ยคณุ ภาพนนั้ แผนกจัดซอื้ ต้องส่งสนิ ค้าคนื ผู้จำหน่าย โดยจดั ทำใบลดหนขี้ องผู้ซื้อ
( Debit memo ) 3 ฉบับเพ่อื หักยอดเงินออกจากใบกำกับสินคา้ ต้นฉบับ สง่ ไปยังผูจ้ ำหนา่ ย และ
จัดสง่ ใบลดหน้ขี องผ้จู ำหน่าย ( Credit memo ) กลบั มา เม่ือผจู้ ำหนา่ ยลดหนี้ใหแ้ ล้ว ฉบบั ที่ 2 ส่งไป
แผนกบญั ชเี จา้ หน้ีเพื่อลดยอดเจา้ หน้ี ฉบับท่ี 3 ส่งไปแผนกสง่ ของเพื่อเตรยี มสง่ คืนใหผ้ จู้ ำหน่าย

24

ภาพที่ 19 แผนภาพระบบรับสนิ คา้
การนำเทคโนโลยมี าใชใ้ นกระบวนการรบั และจัดเกบ็

1. เทคโนโลยีบาร์โค้ด
2. เทคโนโลยกี ำหนดตำแหน่งบนพืน้ โลก ( Global Positioning System )

25

4. กระบวนการอนมุ ตั ิใบกำกับสินคา้
แผนกบัญชีเจ้าหนเี้ ปน็ ผู้ดำเนินกระบวนการอนุมตั ิใบกำกับสนิ คา้ โดยตรวจสอบ

สำเนาใบสั่งซ้อื จากแผนกจดั ซื้อ กับใบรับสินค้าจากแผนกคลังสนิ คา้ ให้ถูกตอ้ งตรงกัน แล้วจงึ บันทกึ
เจ้าหนี้การค้า ซึ่งจะจดั ทำรายงานส่งไปยังผบู้ รหิ ารทางด้านบญั ชี

เอกสารและวธิ กี ารปฏิบัติ
- ระบบไม่ใช้ใบสำคัญรบั เงนิ ( Non-vouchers System )
แผนกบัญชีเจ้าหนี้การคา้ ใชใ้ บกำกับสินค้าแต่ละใบบันทึกยอด

เจา้ หนีก้ ารคา้ ให้กับผูจ้ ำหนา่ ยแตล่ ะราย ในแฟม้ ขอ้ มูลเปดิ ใบกำกบั สนิ ค้า ( Open Invoice File )
- ระบบใบสำคัญ ( Vouchers System )
ใชเ้ อกสารทเ่ี รียกวา่ ใบสำคญั จา่ ย สำหรับอนมุ ัติให้จ่ายเงินตาม

ใบกำกบั สินค้าหลายใบพรอ้ มกนั พรอ้ มทั้งยอดเงนิ รวมท่หี ักส่วนลดแล้ว เพือ่ บันทกึ บญั ชีในระบบบญั ชี
แยกประเภทท่ัวไป

26
ภาพที่ 20 แผนภาพระบบเจ้าหน้ีการค้า

27

ประโยชน์ท่ไี ดร้ ับจากการใชใ้ บสำคญั จา่ ย
1. ช่วยลดจำนวนเชค็ เพราะสามารถรวมใบกำกบั สินค้าหลายๆใบไวใ้ น

ใบสำคัญจา่ ยใบเดียวได้
2. สะดวกในการตรวจสอบเจ้าหนกี้ ารคา้ เพราะใบสำคญั จ่ายมกี ารใหเ้ ลขท่ี

ไวล้ ่วงหนา้ การบริหารเงิน
3. มีประสทิ ธภิ าพเพราะใบสำคญั จา่ ยเป็นเอกสารภายในเพื่ออนุมัตใิ ห้มีการ

จ่ายเงนิ ดงั น้ันผูบ้ ริหารสามารถตรวจสอบความถูกต้องก่อนการจา่ ยเงนิ จรงิ

การนำเทคโนโลยมี าใช้ในกระบวนการอนมุ ัติใบกำกับสนิ ค้า
1. เทคโนโลยีการแลกเปลี่ยนขอ้ มูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data

Interchange : EDI )
2. เทคโนโลยีการแปลงภาพเปน็ ขอ้ ความ ( Optical Character

Recognition : OCR )

5. กระบวนการจา่ ยเงนิ
กระบวนการจ่ายเงินเป็นกระบวนการสุดทา้ ยในวงจรรายจ่าย โดยแบง่ แยกหน้าที่

ออกเปน็ 2 แผนก คือ แผนกบัญชเี จา้ หนก้ี ารค้า และแผนกการเงนิ เพอ่ื ควบคมุ ภายในระหว่างกัน
พนกั งานในแผนกบัญชเี จ้าหนก้ี ารค้า ทำหนา้ ท่ีบันทึกยอดเจ้าหนี้การคา้ แตล่ ะราย ส่วนพนักงาน
จา่ ยเงนิ ทำหนา้ ท่ีจ่ายเงนิ และรายงานต่อผู้บรหิ ารด้านการเงิน

เอกสารและวิธีการปฏิบตั ิ
พนักงานจา่ ยเงินไดร้ บั ชดุ เอกสารประกอบด้วย ใบสง่ั ซอ้ื ใบรับสินค้า

ใบกำกบั สินคา้ และใบสำคัญจ่าย จากแผนกบญั ชีเจ้าหน้ีการค้า และบันทึกข้อมูลการชำระเงนิ ไว้ใน
แฟ้มขอ้ มูลใบสำคญั จ่าย ทำใหม้ ีผลต่อแฟ้มข้อมูลบญั ชีเจ้าหน้ีการคา้ แฟ้มข้อมลู บัญชีแยกประเภท
ท่ัวไป และข้อมลู เปิดใบกำกบั สนิ คา้ เพอื่ ระบวุ ่าใบกำกบั สนิ ค้าใดจ่ายชำระหน้ีแลว้ ส่วนยอดคงเหลือ
ของเจ้าหนี้แตล่ ะรายน้นั จะลดยอดหนีจ้ ากแฟ้มข้อมลู หลกั ผูน้ ำจ่าย

28

ภาพที่ 21 แผนภาพระบบเงินสดจ่าย
การนำเทคโนโลยีมาใชใ้ นกระบวนการจา่ ยเงนิ

1. เทคโนโลยีโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Fund Transfer :
EFT )

29

ตัวอยา่ งแผนผงั ทางเดินเอกสารวงจรรายจา่ ย

ภาพท่ี 22 แผนผังทางเดินเอกสารซ้ือเงนิ สด

30
ภาพที่ 23 แผนผงั ทางเดนิ เอกสารซอื้ เงินเชื่อ

31
ภาพท่ี 24 แผนผงั ทางเดินเอกสารซอื้ สนิ ค้ารับฝากขายเปน็ เงินสด

32
ภาพท่ี 25 แผนผงั ทางเดนิ เอกสารซอื้ สนิ คา้ รับฝากขายเป็นเงนิ เชอ่ื

33
ภาพท่ี 26 แผนผังทางเดนิ เอกสารสง่ คนื สนิ ค้า

34

ตารางท่ี 1 ข้อผิดพลาดและวธิ ีการควบคมุ ในวงจรรายจ่าย

ขอ้ ผิดพลาด ผลทีเ่ กิดข้ึน วิธกี ารควบคุม

1. สินคา้ มไี ม่เพียงพอ - การผลิตลา่ ช้า - ระบบควบคมุ สินค้าคงเหลือ
- ยอดขายลดลง - วิเคราะห์ความสามารถของผู้
2. ซื้อสนิ คา้ ท่ีไม่จำเปน็ หรือ - ตน้ ทุนเพ่มิ ขึน้ จำหน่าย
มากเกนิ ไป - สนิ ค้าคงเหลอื แบบตอ่ เน่ืองให้มี
- ตน้ ทุนเพม่ิ ขึ้น การอนมุ ตั ิขอซื้อ
3. ซอื้ สนิ คา้ ราคาสงู เกนิ ไป - การผลติ ลา่ ช้า - ควบคมุ ใบขอซื้อท่ีไม่ใส่ปรมิ าณให้
4. สนิ ค้าคณุ ภาพต่ำ - ตน้ ทุนเพิ่มข้ึน เลขทีใ่ บขอซอ้ื ไวล้ ่วงหน้า
- จัดทำค่มู อื ราคาจดั ทำข้อเสนอซอื้
5. ซื้อสินคา้ จากผู้จำหนา่ ยที่ - สนิ ค้าคุณภาพต่ำ ควบคมุ งบประมาณ
ไมไ่ ด้รับอนุมตั เิ ป็นผู้ - สนิ ค้าราคาสูง - ใหม้ ีการคดั เลือกและอนุมตั เิ ป็นผู้
จำหน่ายของบริษัท - สนิ คา้ คุณภาพต่ำ จำหนา่ ยของบริษัท
- สนิ คา้ ราคาสงู - ตรวจสอบใบส่ังซอ้ื วิเคราะห์
6. พนักงานจัดซ้ือรบั สนิ คา้ ความสามารถของผูจ้ ำหน่าย
กำนนั จากผ้จู ำหนา่ ย - ตน้ ทนุ เพิ่มขึน้ - ให้มีการอนุมตั จิ ัดซ้ือควบคุมการ
- ต้องชำระเงินสำหรับสนิ ค้าท่ี เข้าถึงและการแก้ไขข้อมลู
7. รบั สินค้าทไี่ ม่ไดส้ งั่ ซ้ือ รับเกิน - ใหเ้ ลขทใ่ี บส่งั ซ้ือไว้ล่วงหน้า
8. รบั สินคา้ เกิน - ปริมาณสินคา้ คงเหลอื ที่ - ห้ามพนักงานจัดซอ้ื รบั สนิ ค้า
บนั ทึกไว้ไมถ่ กู ต้อง กำนันจากผูจ้ ำหนา่ ย
- ให้พนกั งานจัดซ้ือเปิดเผย
ผลประโยชน์ทางการเงนิ จากผู้
จำหน่ายตรวจสอบผูจ้ ำหนา่ ย
- ให้มกี ารอนุมตั ิรบั สนิ ค้าทุก
รายการ
- ให้มีชอ่ งว่างในสำเนาใบสั่งซ้ือ
สำหรับตรวจนับสินค้า
- ใหร้ างวลั กบั การนบั สินค้าท่ีสง่ มา
ทง้ั หมด

35

ข้อผดิ พลาด ผลทเ่ี กิดข้ึน วธิ กี ารควบคมุ
9. การขโมยสินค้า
- สินทรัพย์ลดลง - ควบคุมการเข้าออกสถานที่เก็บ
- ปรมิ าณสินค้าคงเหลือที่ สนิ ค้า
บันทกึ ไว้ไม่ถูกต้อง - ตรวจสอบเอกสารการเคลื่อนยา้ ย
สนิ ค้า
10. ใบกำกับสนิ คา้ ไมถ่ ูกต้อง - ปรมิ าณสนิ ค้าคงเหลือท่ี - ตรวจนบั สินคา้ อย่างสม่ำเสมอ
บันทกึ ไวไ้ มถ่ ูกตอ้ ง และเปรียบเทยี บกับปรมิ าณสินค้า
11. ชำระเงินใหก้ บั สนิ ค้าที่ - ชำระเงนิ ไมถ่ ูกต้อง คงเหลือท่บี ันทึกไว้
ไม่ไดร้ ับ - เงนิ สดลดลง - ตรวจสอบสินค้า
- ตน้ ทุนเพม่ิ ขึน้ - เปรียบเทียบขอ้ มูลในใบกำกับ
สนิ ค้ากับใบส่ังซ้ือและใบรับสินค้า
12. ชำระเงนิ ตามใบเสรจ็ - กระแสเงนิ สดลดลง - ตรวจสอบชุดเอกสารซึง่
ใบกำกับสินคา้ ซำ้ กนั - ตน้ ทุนเพม่ิ ขน้ึ ประกอบดว้ ยใบกำกับสนิ คา้ ใบส่ัง
ซือ้ และใบรบั สนิ คา้ ก่อนชำระเงิน
13. บันทกึ การจดั ซอ้ื และการ - งบการเงนิ ไมถ่ กู ตอ้ ง - อนุมัติใหจ้ ่ายเงนิ กบั ใบกำกับ
สนิ คา้ ที่มีใบสงั่ ซ้ือและใบรบั สินค้า
ชำระเงินผิดพลาด - การตัดสนิ ใจผิดพลาด ถูกต้องครบถ้วนเท่าน้ัน
- ชำระเงนิ ใหเ้ มอื่ มใี บกำกบั สินค้า
ต้นฉบับทีม่ ีใบสั่งซ้ือและใบรับ
สินค้าเปน็ เอกสารประกอบ
- ยกเลิกชุดเอกสารประกอบการ
ชำระเงนิ เมือ่ เตรยี มเช็คเรยี บร้อย
แลว้
- ควบคมุ การบนั ทึกข้อมลู
- กระทบยอดบญั ชเี จา้ หนก้ี ารค้ากบั
บญั ชคี ุมยอดเจ้าหน้ีการคา้ ใน
บัญชแี ยกประเภทท่ัวไปอยา่ ง
สมำ่ เสมอ

36

ขอ้ ผิดพลาด ผลท่ีเกิดขึ้น วิธีการควบคุม

14. การยกั ยอกเงนิ สด - สนิ ทรัพยล์ ดลง - ควบคุมการเข้าถึงเงนิ สดสมุดเชค็

และเครื่องพิมพเ์ ชค็

- ให้เลขทเ่ี ชค็ ไว้ล่วงหนา้

- ใช้วธิ ีพิมพ์จำนวนเงนิ ในเช็ค

- ชำระเงนิ จากการซ้อื สินคา้ ด้วย

เชค็

- แบ่งแยกหนา้ ท่ีการทำงาน

- จัดทำงบกระทบยอดเงินฝาก

ธนาคาร

15. ขอ้ มูลสญู หาย - การตัดสินใจผิดพลาด - สำรองขอ้ มลู และเตรยี มแผนการกู้

- สารสนเทศเช่อื ถอื ไม่ได้ คืนขอ้ มูลเมอื่ เกดิ ภยั พิบตั ิ

- ควบคุมการเข้าถงึ ข้อมลู

16. ประสิทธิภาพการทำงานต่ำ - กระบวนการทำงานไม่มี - จดั ทำรายงานผลการปฏบิ ัติงาน

ประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ระบบสารสนเทศทางการบัญชียังต้องแสดง
1. ประสทิ ธิภาพและประสทิ ธิผลของแผนกจัดซอื้
2. วเิ คราะห์ประสิทธภิ าพของผจู้ ำหน่ายทางด้านขนสง่ คณุ ภาพสินค้า
3. เวลาในการเคล่ือนยา้ ยสนิ คา้ จากบรเิ วณรบั สินค้าไปยงั แผนกผลิต
4. เปอรเ์ ซน็ ที่ได้รับสว่ นลด

บทสรปุ
เทคโนโลยสี ารสนเทศสามารถเพ่มิ ประสิทธิภาพและประสทิ ธิผลในวงจรรายจา่ ยได้ โดยใชว้ ธิ ี

แลกเปลย่ี นข้อมูลทางอิเลก็ ทรอนิกส์ ( EDI ) บารโ์ คด้ และวิธีโอนเงนิ ทางอิเล็กทรอนิกส์ ( EFT ) ต้ังแต่
กระบวนการจัดซอ้ื จนถงึ กระบวนการจ่ายเงนิ นอกจากนีผ้ ู้บรหิ ารอยา่ งต้องใช้นโยบายควบคมุ การ
ทำงานอย่างเหมาะสม คือ การแบ่งแยกหน้าทีเ่ พื่อตรวจสอบซึง่ กนั และกันอกี ด้วย

บรรณานุกรม

"วงจรรายจ่าย.". [ออนไลน์]. เขา้ ถึงไดจ้ าก:
https://prezi.com/n_0nuzl1cbm2/ expenditure-cycle/

"กระบวนการปฏบิ ตั ิงานในวงจรรายจา่ ย.". [ออนไลน]์ . เข้าถึงได้จาก: http://accounting.crru.ac.th
"ระบบบัญช-ี วงจรรายจ่าย.". [ออนไลน]์ . เขา้ ถึงได้จาก:

https://sites.google.com/site/suxkarsxnrabbbaychi/sarbay/hnwy-kar-reiyn-ru-thi-7
"วงจรรายจา่ ย.". [ออนไลน์]. เขา้ ถงึ ไดจ้ าก: https://slideplayer.in.th/slide/2132779/
"รายงานปฏบิ ัตงิ านสหกจิ ศกึ ษา วงจรรายจ่าย.". [ออนไลน์]. เขา้ ถงึ ได้จาก: https://e-research.siam.edu

วงจรรา
(Expenditu

ายจา่ ย
ure Cycle)

นางสาวเนตรนภา มมี าก เลขที่ 5
นางสาวฉนั ทส์ นิ ี แกว้ พิมพา เลขที่ 7
นางสาวชลธร แซต่ ง๊ั เลขท่ี 8

วงจรรายจา่ ย ( Expenditure Cycle )

เป็นวงจรทเ่ี กี่ยวขอ้ งกบั กิจกรรมการสง่ั ซ้อื สนิ
กิจกรรมการเตรยี มจา่ ยชาระคา้ สินคา้ หรอื บริการและเบ
( Suppliers หรอื Vendors ) ซงึ่ ในแตล่ ะขนั้ ตอนของกา
ในการปฏิบตั งิ านจะตอ้ งบนั ทกึ ขอ้ มูลทเี่ กิดข้ึนอยูต่ ลอดเ
ปฏิบตั งิ านเขา้ ไปทาการประมวลผลรายการคา้ และจดั ทา
ทนั เวลา

นคา้ หรอื บรกิ าร กิจกรรมการรบั สนิ คา้ หรอื บรกิ าร
บิกจา่ ยเงินชาระคา้ สนิ คา้ หรอื บรกิ ารใหแ้ กบ่ รษิ ทั ผขู้ าย
ารปฏิบตั ิงานในกิจกรรมดงั กลา่ ว ผูท้ ม่ี ีหนา้ ทร่ี บั ผดิ ชอบ
เวลาอยา่ งตอ่ เนื่องเพ่ือใหส้ ามารถสง่ ขอ้ มูลจากการ
ารายงานเสนอใหแ้ กผ่ ใู้ ชไ้ ดอ้ ยา่ งครบถว้ น ถูกตอ้ งและ

กระบวนการปฏบิ ตั งิ านในวงจรรายจา่ ย

กระบวนการปฏิบตั ิงานในวงจรรายจา่ ย แบง่ ออก

1. กระบวนการปฏิบตั งิ านของวงจรราย

2. กระบวนการปฏิบตั งิ านของวงจรราย

ย

กเป็น 2 ประเภท ตามลกั ษณะของงาน คอื

ยจา่ ยทมี่ ีการซ้อื สนิ คา้ หรอื บรกิ ารเป็นเงินสด

ยจา่ ยทม่ี กี ารซ้อื สนิ คา้ หรอื บรกิ ารเป็นเงินเชอ่ื