Laporan DPT Periode 2017-2021

36

6 Terealisasi pengiriman Terlaksana H-1 ujian tengah semester dan

dokumen pelengkap ujian ujian akhir semester

UTS/UAS ke Fakultas

7 Monitoring dan evaluasi Terlaksana pada setiap akhir semester

Kepuasan Pelanggan

8 Pelaporan Pembayaran dan Pelaporan pembayaran dan tunggakan

Tunggakan Biaya kuliah tepat dibuat sebelum dan sesudah ujian tengah

waktu semester dan ujian akhir semester

Mengirimkan kalender Terlaksana H-20 semester baru dimulai

9 kegiatan Akademik DPT ke

Rektorat

Menyiapkan informasi Terlaksana H-20 pelaksanaan akademik

10 kegiatan akademik dan berlangsung
keuangan untuk

dipublikasikan

11 Percetakan Terlaksana H-6 tanggal dibutuhkan

12 ATK Terlaksana H-25 tanggal dibutuhkan

Agustus 2019 - Juli 2020

1 Pengelolaan data kehadiran Data kehadiran kegiatan perkuliahan

kegiatan Perkuliahan dapat tersaji tepat waktu untuk diperlukan

sebagai persyaratan ujian akhir semester.

2 Serah Terima Daftar Terlaksana H+10 setelah ujian akhir

Kehadiran Perkuliahan ke semester

Prodi

3 Perbaikan dan atau perubahan Terlaksana paling lambat pada H+1 surat

KRS permohonan diterima oleh Staf LOA

4 Rekapitulasi Pertemuan Dosen Terlaksana sebelum batas pelaporan

Mengajar honor dosen oleh Fakultas ke Rektorat

5 Terealisasi Jadwal Ujian ada Terlaksana H-10 ujian tengah semester

di Sisakad dan ujian akhir semester

6 Terealisasi pengiriman Terlaksana H-1 ujian tengah semester dan

dokumen pelengkap ujian ujian akhir semester

UTS/UAS ke Fakultas

7 Monitoring dan evaluasi Terlaksana pada setiap akhir semester

Kepuasan Pelanggan

8 Pelaporan Pembayaran dan Pelaporan pembayaran dan tunggakan

Tunggakan Biaya kuliah tepat dibuat sebelum dan sesudah ujian tengah

waktu semester dan ujian akhir semester

Mengirimkan kalender Terlaksana H-20 semester baru dimulai

9 kegiatan Akademik DPT ke

Rektorat

Menyiapkan informasi Terlaksana H-20 pelaksanaan akademik

10 kegiatan akademik dan berlangsung
keuangan untuk

dipublikasikan

37

Agustus 2020 - Juli 2021

1 Pengelolaan data kehadiran Data kehadiran kegiatan perkuliahan

kegiatan Perkuliahan dapat tersaji tepat waktu untuk diperlukan

sebagai persyaratan ujian akhir semester.

2 Serah Terima Daftar Terlaksana H+10 setelah ujian akhir

Kehadiran Perkuliahan ke semester

Prodi

3 Perbaikan dan atau perubahan Terlaksana paling lambat pada H+1 surat

KRS permohonan diterima oleh Staf LOA

4 Rekapitulasi Pertemuan Dosen Terlaksana sebelum batas pelaporan

Mengajar honor dosen oleh Fakultas ke Rektorat

5 Terealisasi Jadwal Ujian ada Terlaksana H-10 ujian tengah semester

di Sisakad dan ujian akhir semester

6 Terealisasi pengiriman Terlaksana H-1 ujian tengah semester dan

dokumen pelengkap ujian ujian akhir semester

UTS/UAS ke Fakultas

7 Monitoring dan evaluasi Terlaksana pada setiap akhir semester

Kepuasan Pelanggan

8 Pelaporan Pembayaran dan Pelaporan pembayaran dan tunggakan

Tunggakan Biaya kuliah tepat dibuat sebelum dan sesudah ujian tengah

waktu semester dan ujian akhir semester

Mengirimkan kalender Terlaksana H-20 semester baru dimulai

9 kegiatan Akademik DPT ke

Rektorat

Menyiapkan informasi Terlaksana H-20 pelaksanaan akademik

10 kegiatan akademik dan berlangsung
keuangan untuk

dipublikasikan

Berikut kami sampaikan pula grafik perbandingan tunggakan pembayaran
mahasiswa (Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Fakultas Teknologi
Informasi dan Fakultas Psikologi) pada Semester Ganjil dan Genap Ta. 2017-2020:

Jumlah Tunggakan Pembayaran Mahasiswa

Rp4,500.00 Rp4,062.36
Rp4,000.00
Rp3,500.00 Rp2,812.70 Rp2,550.31
Rp3,000.00
Rp2,500.00 Rp953.65 Rp1,021.05
Rp2,000.00 Rp586.25 Rp788.24
Rp1,500.00
Rp1,000.00 Rp369.00

Rp500.00
Rp0.00

Ganjil Genap Ganjil Genap Ganjil Genap Ganjil Genap
17/18 17/18 18/19 18/19 19/20 19/20 20/21 20/21

38

Sedangkan untuk jumlah mahasiswa yang menunggak adalah sebagai berikut:

Jumlah Mahasiswa Menunggak Pembayaran

600 560
500 523
400 420

300

200 185 219
136 166

100 88

0

Ganjil Genap Ganjil Genap Ganjil Genap Ganjil Genap
17/18 17/18 18/19 18/19 19/20 19/20 20/21 20/21

2.3. Layanan Informasi Mahasiswa
2.3.1. Program dan Kegiatan Layanan Informasi Mahasiswa
Program 2017/2018
Ada 2 jenis kegiatan, diantaranya:
1. Non Akademik
a. Memverifikasi pengajuan Proposal Kegiatan Lembaga Mahasiswa serta
memberikan informasi kemajuannya
b. Memberikan informasi kegiatan dan pendukung mahasiswa seperti lomba,
beasiswa, dll
2. Akademik
a. Menyebarkan informasi akademik antara lain
 Jadwal akademik, seperti: UTS, UAS, Pembayaran Uang Kuliah,
Sidang, Wisuda
b. Menyebarkan informasi pemilihan dan persyaratan mahasiswa berprestasi
c. Menyebarkan informasi penerimaan proposal Program Kreativitas
Mahasiswa (PMK) dan hibah untuk mahasiswa berserta tata caranya

Program 2018/2019
Terdapat 3 jenis pelayanan, diantaranya:
1. Menerima permintaan pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang sedang

bermasalah dikarenakan hilang, rusak, dan salah cetak, seperti: salah nama, dan
foto
2. Menyebarakan informasi kegiatan, akademik, dan KTM yang sudah dapat
diambil oleh mahasiswa terkait ke lingkungan universitas
3. Verifikasi Proposal kegiatan mahasiswa dipindah ke bidang 1

Program 2019/2020
Terdapat 5 pelayanan, diantranya:
1. Menerima pengajuan pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa baru
2. Melakukan pemotretan untuk Dosen dan Tenaga Kependidikan baru untuk

kelengkapan data dan pembuatan kartu identitas
3. Mempublikasi informasi yang besifat Akademik kepada setiap lantai dengan

media yang sudah ditentukan dalam lingkungan kampus

39

4. Menerima perimitaan Pembuatan system Aplikasi Informasi dengan
menggunakan basis Google Apps

5. Mempublikasi Informasi di Website Yarsi yang informatif terkait kegiatan yang
bersifat kegiatan univesitas, fakultas, serta kegiatan mahasiswa

Program 2020/2021
Terdapat 8 pelayanan, diantaranya:
1. Menerima pengajuan pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa baru
2. Melakukan pemotretan untuk Dosen dan Tenaga Kependidikan baru untuk

kelengkapan data dan pembuatan kartu identitas
3. Mempublikasi informasi yang bersifat Akademik kepada setiap lantai dengan

media yang sudah ditentukan dalam lingkungan kampus
4. Menerima permintaan Pembuatan system Aplikasi Informasi dengan

menggunakan basis Google Apps
5. Mempublikasi Informasi di Website Yarsi yang informatif terkait kegiatan yang

bersifat kegiatan universitas, fakultas, serta kegiatan mahasiswa
6. Mengalokasikan agenda rapat daring pada setiap permintaan
7. Membantu membuat agenda dan informasi aktifitas akademik pada Sistem

Akademik (Sisakad)
8. Melakukan singkroniasi live streaming antara zoom dan youtube saat acara

seminar diadakan, baik itu kegiatan Mahasiswa, Prodi, Fakultas, dan
Universitas
9. Melayani pengambilan surat pernyataan pengambilan laptop (LPPL)
mahasiswa FK dan FKG angkatan 2018

Kegiatan 2017/2018
1. Proposal

a. Mengecek kelengkapan prasyarat, kesahan proposal yang diajukan, serta
legalitas dari fakultas atau Pembina dari setiap UKM terkait.

2. Informasi
a. Informasi akademik: Membuat design, mencetak, serta meminta koreksi dan
verifikasi kepada Kepala pusat, yang selanjutnya dapat ditempatkan pada
lokasi informasi yang sudah disiapkan
b. Informasi non akademik: Menerima lembaran informasi dari instansi
terkait, yang selanjutnya akan tempatkan pada lokasi informasi yang
disiapkan.

Kegiatan 2018/2019
1. Pencetakan Kartu Tanda Mahasiswa

a. Mencatat data mahasiswa pemohon diantaranya Nama, NPM, Fakultas,
Faktor pengajuan pencetakan, dan bukti pendukung

b. Merekap dan mencetak data mahasiswa kedalam tabel permohonan
c. Mengajukan validasi berkas kepada Kepala pusat layanan
d. Memberikan berskas kepada vendor (Optima ITT) untuk dilakukan

pencetakan
e. Menginformasikan ketersidiaan KTM kepada mahasiswa besangkutan agar

dapat diambil dan digunakan sebagaimana mestinya
2. Penyebaran informasi dilingkungan kampus

a. Menerima permohonan penyebaran informasi
b. Membuat design informasi

40

c. Melakukan verifikasi layout dan gesign
d. Memcetak dan memperbanyak lembaran informasi
e. Meletakkan informasi yang sudah legal pada lokasi yang disediakan, seperti

pada aklirik dan mading setiap fakultas dilingkungan universitas Yarsi
f. Meminta verifikasi kepada petugas Tata Usaha prodi untuk memastikan

terlaksananya kegiatan penyampaian informasi pada media yang disediakan

Kegiatan 2019/2020
1. Pencetakan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

a. Menerima permohonan dari mahasiswa untuk pengadaan KTM baru dengan
disertai dokumen pendukung seperti fotocopy KTM rusak jika disebabkan
rusak, atau bukti pembayaran jika diakbatkan hilang

b. Mamastikan mahasiswa mengisi Formulir penyetakan KTM baru
c. Memberikan Form pengambilan KTM sebagai tanda bukti pembuatan KTM
d. Membuat rekapan, mencetak data mahasiswa Pengajuan penyetakan KTM
e. Meminta verifikasi persetujuan Kepala Pusat
f. Memberikan berkas kepada vendor untuk melakukan penyetakan KTM baru
g. Mengambil KTM yang sudah selesai
h. Menginformasikan kepada mahasiwa terkait KTM yang sudah tersedia dan

dapat diambil serta digunakan sebagaimana mestinya
i. Melayani pengambilan KTM yang sudah dicetak
2. Pemotretan bagi Dosen dan Tenaga pendidik baru
a. Menerima permohonan pemotreatan Dosen dan Tenaga Kependidikan Baru

melalui email dari SDM
b. Karyawan bersangkutan dipastikan untuk mengisi form pelaksanaan foto
c. Melakukan pemotretan dan editing
d. Mengirim foto yang sudah disesuaikan kepada SDM terkait
3. Mempublikasikan informasi dalam lingkungan universitas
a. Mendesain konten yang akan dipublikasikan
b. Melakukan verifikasi hasil design konten kepada Kapala pusat
c. Melakukan direvisi sesuai arahan kepada Kapala pusat
d. Mempublikasikan ke media publikasi yang tersedia
4. Membuat system informasi berbasis google apps
a. Mendiskusikan User Requirment dengan pemohon.
b. Membuat sistem aplikasi sesuai User Requirment
c. Mengonfirmasikan hasil ke Kepala pusat
d. Memberikan hasil berupa link kepada yang bersangkutan
5. Mempublikasikan informasi sebagai konten pada website universitas
a. Menerima permintaan publikasi melalui email atau media social seperti

whatsapp dst.
b. Mumbuatdesign layout konten yang akan dipublikasikan
c. Melakukan konfirmasi ke Kapus LAF terkait hasil publikasi.
d. Target Pengerjaan publikasi 1 hari setelah pengajuan.

Kegiatan 2020/2021
Adanya tambahan kegiatan kinerja selain poin 1-5 di tahun 2019/2020
1. Membuat agenda dan pengalokasian permintaan rapat daring melalui aplikasi

zoom meeting
a. Menerima setiap permintaan penggunaan aplikasi dari seluruh civitas

akademik

41

b. Mengecek agenda yang ada setiap ada yang mengajukan penggunaan
aplikasi

c. Mengordinasikan agenda jika terdapat hari dan waktu yang sama identic
d. Memberikan tautan dan kode verifkasi kepada yang besangkutan
2. Melakukan penjadwalan kegiatan dan penayangan informasi akademik
a. Membuat menayangan informasi akademik, seperti informasi UAS, UTS,

dst.
b. Memastikan setiap informasi tertayang pada tampilan awal aplikasi
c. Melakukan penjadwalan Kegiatan akademik pada kalender akademik
d. Melaporkan setiap aktifitas yang dilakukan kepada bagian akademik terkait
3. Melakukan konfigurasi antar aplikasi
a. Membuat thumbnail agenda live streaming pada aplikasi youtube
b. Memberikan link video kepada yang besangkutan
c. Mengintegrasikan kedua apikasi
4. Memberikan pelayanan pengambilan SPPL mahasiswa FK dan FKG angkatan
2018
a. Melakukan pengecekan identitas mahasiswa
b. Melakukan pengecetakan data yang diisi oleh mahasiswa
c. Melakukan digitalilsasi data

2.3.2. Anggaran dan Realisasi Anggaran Layanan Informasi Mahasiswa

Anggaran dan Realisasi Anggaran Layanan Informasi Mahasiswa

2017/2018 Total 2019/2020 2020/2021
2018/2019
Pengajuan Realisasi Pengajuan Realisasi
Pengajuan Realisasi Pengajuan Realisasi
-- 11.500.000 1.050.000
50.750.000 - 31.218.000 -

Rincian dari Anggaran Layanan Informasi Mahasiswa

No Program Kerja Anggaran Realisasi

Anggaran

Agustus 2017 - Juli 2018

1 Rp. 0 Rp. 0

Total Rp 0 Rp. 0

Agustus 2018 - Juli 2019

1 Melaksanakan uji kepuasan pelanggan Rp. 500,000 Rp. 0

Membuat sistem informasi LIM

2  Konsumsi Rpat Rp. 250.000 Rp. 0

 Pembuatan sistem (Optima ITT) Rp. 50 000.000 Rp. 0

Total Rp50,750,000 Rp. 0

Agustus 2019 - Juli 2020

1 Upgrade komputer Rp. 11.500.000 Rp. 1,050,000

Total Rp. 11.500.000 Rp. 1,050,000

Agustus 2020 - Juli 2021

1

Total Rp. 31.218.000 Rp. 0

42

2.3.3. Capaian Kinerja Layanan Informasi Mahasiswa

Sasaran Mutu Layanan Informasi Mahasiswa

Agustus 2017 Agustus 2018 Agustus 2019 Agustus 2020

NO DESKRIPSI – Juli 2018 - Juli 2019 - Juli 2020 - Juli 2021
SASARAN TERCA TIDAK TERCA TIDAK TERCA TIDAK TERCA TIDAK

MUTU PAI TERCAP PAI TERCA PAI TERCA PAI TERCA
AI PAI PAI PAI

Verifikasi  Dikembalikan kepada bidang 1 
1 proposal  

kegiatan

2 Informasi

3 KTM Belum diterima   

Pemotretan

4 dosen dan Belum ada 
tenaga 

pendidikan 

5 Publikasi Belum ada
akademik

Publikasi

6 konten pada Belum ada

website

Pembuatan

7 aplikasi Belum ada

informasi

8 Admin Zoom Belum ada

9 Support Belum ada 
Sisakad

Capaian Program Kerja Layanan Informasi Mahasiswa 2018/2019

NO Program Kerja Pejelasan

Mempublikasikan Tercapai
semua Informasi yang Terlaksananya kegiatan sesuai dengan informasi
dibutuhkan oleh yang disampaikan.
mahasiswa dan calon Jumlah Pengumuman yang sudah di
1 mahasiswa publikasikan sejumlah 167 pengumuman.
Ada hambatan yang terjadi, diantaranya:
1. Terdapat beberapa aklirik yang berada di lift

mejadi objek iseng mahasiswa memasukkan
sampah dan barang lainnya, sehingga ada

43

NO Program Kerja Pejelasan

Melayani mahasiswa yang harus di copot dan tidak dapat
yang membutuhkan: digunakan kembali.
1. Informasi 2. Selain poin 1 diatas, mahasiswa terkadang
2 pendaftaran, aplikasi membalik pengumuman sehingga
cuti akademik, layanan pengumuman tidak terbaca, dan
dokumen akademik 3. Terkadang pengumuman disobek dibagian
2. Surat pengantar atasnya, sehingga susah untuk
Melayani penyerahan menggantinya.
kartu mahasiswa baru, Tidak tercapai.
mahasiswa lama dan Hanya melayani informasi pendaftaran
3 karyawan mahasiswa baru, dan aplikasi cuti akademik
masih di fakultas, sehingga LIM tidak dapat
Memproses mengaksesnya.

permohonan Tercapai.
Dengan mahasiswa menggunakan KTM dan
4 pembuatan kartu dapat digunakan untuk keperluan lain, seperti
mahasiswa dan peminjaman buku.
Adapun jumlah penyerahan KTM sebanyak:
karyawan yang hilang 1. Mahasiswa baru angkatan 2018 : 1374

dan rusak KTM
2. Mahasiswa lama : 510 KTM
Memberikan layanan Tercapai.
Terlaksana dengan baik, total jumlah pengajuan
untuk pelaksanaan sebanyak 510 pengajuan diterima

kegiatan Tercapai.
Pengajuan Proposal Kegiatan Mahasiswa
5 kemahasiswaan berjalan dengan baik yang di tunjang dengan
pemberian edukasi secara langsung terkait
Menyusun SOP untuk prosedur yang harus dilakukan oleh pemohon
menunjang kegiatan serta aturan berupa pengumuman di akrilik.
layanan prima pada Dalam setahun ada 220 Pengajuan proposal
Pusat LIM kegiatan mahasiswa yang terlayani.
Tercapai.
6 SOP yang tersusun antara lain:
1. SOP KTM (Mengurus Pengajuan

pembuatan KTM sampai penyerahan)
2. SOP Publikasi Akademik (Mengurus

informasi yang akan di publikasikan, dari
perbuatan/ edit sampai terpampang di
media akrilik / mading fakultas yang sudah
di sediakan)
3. SOP Kegiatan Mahasiswa (Mengurus
Pengajuan Proposal Kegiatan Mahasiswa,

44

NO Program Kerja Pejelasan

dari memeriksa kelengkapan, pembuatan

disposisi sampai dengan memberikan hasil

kepada mahasiswa terkait hasil pengajuan)

Mensosialisasikan Tercapai.

layanan yang diberikan Yang dilakukan dalam mensosialisakan

7 oleh pusat LIM pelayanan, LIM menggunakan media yang
dapat dibaca oleh mahasiswa seperti akrilik dan

yang paling sering adalah media verbal

langsung.

Mencabut informasi Tercapai.

yang telah habis masa Masa kadaluarsa pengumuman ditentukan dari

berlakunya isi konten yang menyertai tanggal, 3 hari dari

8 masa tanggal tersebut infomasi akan di cabut,

atau ada penetapan dari pemohon sendiri. Data

pencabutan informasi tercatat dengan baik, ada

167 penguman sudah ter-arsip digital.

Melaksanakan uji Tercapai.

9 kepuasan pelanggan Untuk Uji kepuasan sudah dilakukan, ada di
sisakad dan juga sudah dilaksanakan di bulan

Desember 2018

Membuat laporan Tercapai.

10 kegiatan rutin bulanan Laporan biasa dibuat setiap bulan yang disebut

dan tahunan laporan premore dan laporan tahunan.

Membuat sistem Tercapai.

11 informasi LIM Sudah dibuat sistem pengajuan Proposal

kegiatan mahasiswa

Standar dan Prosedur Layanan Informasi Mahasiswa

No Dokumen Mutu No. Dokumen

1 Standar Layanan Informasi Mahasiswa SPMI-DPT/LIM-STD6-01
2 SOP Kartu Tanda Mahasiswa SPMI-DPT/LIM-SOP6-1
3 SOP Foto Dosen dan Tenaga Kependidikan SPMI-DPT-LIM-SOP6-2
4 SOP Publikasi Akademik SPMI-DPT/LIM-SOP6-3
5 SOP Pembuatan Aplikasi Informasi SPMI-DPT/LIM-SOP6-4
6 SOP Publikasi Informasi di Website YARSI SPMI-DPT/LIM-SOP6-5

Standar dan SOP Layanan Informasi Mahasiswa disahkan tanggal 1 November
2019.

Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP)
Layanan Informasi Mahasiswa

NO Dokumen Agustus Agustus Agustus Agustus
1 PPEPP 2017 - Juli 2018 - Juli 2019 - Juli 2020 - Juli

2018 2019 2020 2021
Tidak ada Penyusunan Penyusunan Tidak ada

45

Rekap Hasil Kegiatan Layanan Informasi Mahasiswa

Publikasi Website Yarsi Foto Kartu Tanda Sistem Zoom Sisakad
Karyawan Mahasiswa Aplikasi
Pengajuan 155
Akademik 8 berita 100 15 Pengambilan 142 14 161 14
Wisuda 2 Page 34 Tersimpan 13
KTM 5 Update 87
Fasikitas 1

No Publikasi Website Agustus 2019 - Juli 2020 Sistem Zoom Sisakad
Yarsi Aplikasi 161 14
1 Akademik 8 Foto Kartu Tanda 14
berita 100 Karyawan Mahasiswa
2 Wisuda 2 Page 34 15 Pengajuan 155
Update 87
3 KTM 5 Pengambilan 142
Tersimpan 13

4 Fasikitas 1

Agustus 2020 - Juli 2021

No Publikasi Website Foto Kartu Tanda Sistem Zoom Sisakad
Yarsi Karyawan Mahasiswa Aplikasi

1 Akademik 12 berita 30 0 Pengajuan 71 9 103 17

2 Page 6 Pengambilan 31

3 Update 148 Tersimpan 40

Hasil Audit Internal Layanan Informasi Mahasiswa
18 April 2019 dan Tindak Lanjutnya

No Temuan Tidak Lanjut

Belum dibuat sasaran mutu secara Di buat sasaran mutu sesuai

1 keseluruhan sesuai kegiatan peKerjaan keseluruhan kegiatan pekerjaan
di LIM dan akan adanya perubahan di bagian LIM

kegiatan peKerjaan di LIM

Job description masih disamakan Dibuat Job Description lebih

2 karena adanya perubahan kinerja di rinci untuk masing-masing staf

LIM LIM

SWOT yang ada belum di susun Dibuat SWOT sesuai kegiatan

3 dengan baik, masih dalam bentuk draf pekerjaan di bagian LIM

Risk Management yang ada belum Dibuat Risk Management sesuai
kegiatan pekerjaan di bagian
4 disusun dengan baik, masih dalam LIM
Me-review kembali SOP yang
bentuk draf sudah ada untuk disesuaikan
dengan kegiatan pekerjaan
SOP sudah ada, tapi masih belum bagian LIM

5 dalam tahap pemeriksaan oleh
pemimpin

46

2.4. Layanan Pengelolaan Fasilitas
2.4.1. Program dan Kegiatan Layanan Pengelolaan Fasilitas

Program Layanan Pengelolaan Fasilitas

KETERANGAN Agustus Agustus Agustus 2019 - Agustus 2020 -
2017 - 2018 - Juli 2020 Juli 2021
II.1.1. Program Juli 2018 Juli 2019 15 program 7 program
4 kegiatan 4 kegiatan
II.2.2. Kegiatan 2 14 sesuai SOP sesuai SOP
program program sesuai SOP sesuai SOP
1. Peminjaman - -
Ruangan 2 2
2. Perbaikan kegiatan kegiatan
Keluhan Fasilitas sesuai sesuai
3. ATK
alur alur
sesuai sesuai
alur alur

- -

4. Percetakan - - Semester Ganjil Semester Ganjil
- Rp. 317.934.730 Rp. 19.462.000

- Semester Genap Semester Genap
Rp. 382.031.800 Rp. 104.326.000

Program 2017/2018
Terdapat dua jenis pelayanan yaitu:
1. Layanan peminjaman ruangan dan fasilitas untuk kegiatan akademik dan non-

akademik
2. Layanan pelaporan keluhan terhadap kondisi sarana dan prasarana

Program 2018/2019, 2019/2020, 2020/2021
Sesuai dengan RKAT Tahunan

Kegiatan 2017/2018
Kegiatan
Staf 1:
1. Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) sesuai dengan kebutuhan
2. Membuat laporan hasil pekerjaan
3. Membuat laporan bulanan (monthly report) dan laporan tahunan (annual report)
4. Membuat laporan hasil temuan audit internal dan eksternal

Staf 2:
1. Menerima surat permohonan peminjaman ruangan dan fasilitas dari seluruh

Civitas Akademika Universitas YARSI
2. Menginput surat peminjaman ruangan ke dalam excel
3. Membuat disposisi peminjaman ruangan
4. Melakukan mapping jadwal peminjaman ruangan baik untuk perkuliahan

maupun untuk non perkuliahan (kegiatan acara seminar/workshop dan lain-lain)
5. Melakukan scaning bukti peminjaman ruangan yang sudah disetujui

47

6. Melakukan dokumentasi baik berupa softcopy maupun hardcopy bukti
peminjaman ruangan yang sudah disetujui

7. Menginformasikan kepada pemohon jika ruangan sudah disetujui

Staf 3:
1. Menerima laporan keluhan dari seluruh Civitas Akademika Universitas YARSI
2. Menginput laporan keluhan ke dalam excel
3. Melakukan pengecekan ke lokasi kejadian dan melaporkannya di dalam berita

acara pengecekan
4. Memproses laporan keluhan agar segera teratasi
5. Menyampaikan penugasan dari Yayasan kepada pihak Proyek/ Bangunan/

Rumah Tangga
6. Menerima laporan perbaikan dari keluhan yang sudah terselesaikan
7. Menginput laporan perbaikan berdasarkan keluhan yang masuk
8. Menyampaikan bukti laporan perbaikan ke pelapor
9. Melakukan dokumentasi baik berupa softcopy maupun hardcopy mengenai

laporan keluhan dan laporan perbaikan

2.4.2. Anggaran dan Realisasi Anggaran Layanan Pengelolaan Fasilitas

Anggaran dan Realisasi Anggaran Layanan Pengelolaan Fasilitas

KETERANGAN Agustus Agustus 2018 Agustus 2019 - Agustus 2020
2017 - - Juli 2021
II.2.1. Anggaran - Juli 2019 Juli 2020
Kerja Juli 7 program
2018 14 program 15 program kerja

Tidak kerja kerja Rp.50.858.000
Ada
Rp.49.775.000 Rp.185.525.000

II.2.2. Realisasi 4 program 15 program 3 program
Anggaran
- kerja kerja kerja

Rp. 1.755.000 Rp.142.525.000 Rp.50.858.000

Rincian dari Anggaran Layanan Pengelolaan Fasilitas

2018/2019

No Pogram Realisasi No Pogram Tidak
Terealisasi

Rapat untuk

mengumpulkan Pembuatan

1 informasi 1 sistem (Optima 20.000.000
kebutuhan dengan 500.000 ITT)

yayasan (Optima

ITT dan Proyek)

Rapat koordinasi Menyediakan

2 penyusunan 300.000 2 sofa dan meja 14.000.000
kebutuhan tamu DPT

fasilitas dengan

48

Wakil Rektor 1

dan tim proyek

Melaksanakan uji Menyediakan

3 kepuasan 500.000 3 meja diskusi di 4.000.000
pelanggan ruang DPT

Menyediakan

Menyediakan ruang
sandblast sticker
4 455.000 4 administarsi 10.000.000
(back office)

di ruang DPT

Jumlah 1.755.000 Jumlah 48.000.000

No Pogram 2019/2020 Pogram Tidak
Realisasi No Terealisasi
40.000.000
Rapat untuk
3.000.000
mengumpulkan
43.000.000
1 informasi 500.000 1 Pembuatan sistem
kebutuhan dengan (Optima ITT)

yayasan (Optima

ITT dan Proyek)

Rapat koordinasi Adanya alat

fasilitas untuk bantu untuk
mahasiswa
2 300.000 2 menunjang
komunikasi
disabilitas
dengan pihak lain

4 Pengadaan Alat 140.000.000
Tulis Kantor

Kebutuhan

4 Cetakan Kop 1.725.000
142.525.000
Surat DPT

Jumlah Jumlah

No Pogram 2020/2021 Pogram Tidak
Realisasi No Jumlah Terealisasi
1 Cetalan kop surat
DPT 840.000 -
50.000.000
2 ATK
18.000
Rekapan hasil
3 kuesioner 50.858.000

pelanggan

Jumlah

49

2.4.3. Capaian Kinerja Layanan Pengelolaan Fasilitas
Capaian Kinerja Layanan Pengelolaan Fasilitas

KETERANGAN Agustus 2017 - Juli 2018 Agustus 2018 - Juli 2019 Agustus 2019 - Juli 2020 Agustus 2020 - Juli 2021

1. SOP DAN STANDAR Penyusunan 3 SOP Penyusunan 3 SOP 4 SOP disahkan tanggal -
2. PPEPP 01 November 2019
3. Audit Internal - Penyusunan PPEPP Dikirimkan ke PDJAMA Dikirimkan ke WR4
4. Audit Eksternal - Audit ke-1 = 1 temuan Audit ke-1 = 1 Audit ke-1 = 1
5. Rekap Hasil Kegiatan - Audit ke-2 = 10 temuan - -
6. Data Sarana Prasarana - - 1 Temuan
7 1 Temuan 10 10
8

5 8 10 10

2017/2018
1. Penyusunan 3 SOP

a. SOP Pengelolaan Infrastruktur
b. SOP Peminjaman Ruangan dan Fasilitas
c. SOP Pemeriksaan Rutin Ruang Perkuliahan
2. Rekap Hasil Kegiatan
a. Pemeriksaan rutin fasilitas ruang perkuliahan seluruh fakultas (2 minggu

sebelum perkuliahan semester baru dimulai). Telah dilaksanakan 3 kali,
yaitu pada bulan Juni 2017, Februari 2018, dan September 2018. Setiap
pemeriksaan menghasilkan laporan pemeriksaan dan dijadikan lampiran
dalam surat permohonan perbaikan fasilitas ruang perkuliahan
b. Pengelolaan ruang Computer Based Test (CBT), terkait inventarisasi
fasilitas di dalamnya dan penempatan loker
c. Berkoordinasi dengan Optima ITT dalam pembuatan aplikasi atau sistem
pendukung untuk proses pelaporan keluhan dan peminjaman ruangan. Per
tanggal 3 Oktober 2018, sistem pelaporan keluhan sudah mencapai tahap
finalisasi, untuk sistem peminjaman ruangan akan mulai dikembangkan
setelah sistem pelaporan keluhan go-live
d. Penentuan titik pemasangan mesin absensi, pada tanggal 20 Februari 2018,
berkoordinasi dengan Optima ITT, tim bangunan, dan vendor
e. Pengadaan papan informasi akrilik untuk nama bagian di DPT dan
pengumuman pada titik-titik tertentu di seluruh gedung
f. Berkoordinasi dengan Optima ITT dalam pengadaan mesin antrian DPT.
Status saat ini dipending untuk kajian lebih lanjut.
g. Memiliki data inventaris (data terlampir)
3. Data Sarana Prasarana
a. Ruangan dan penanggung jawab ruangan
b. Posisi kamera pengawas (CCTV)
c. Kapasitas lahan parker
d. Ruangan yang belum difungsikan
e. Ruangan laboratorium
 Laboratorium Fakultas Kedokteran (Laboratorium Farmakologi,

Laboratorium Fisiologi, Laboratorium Mikrobiologi, Laboratorium
Parasitologi, Laboratorium Anatomi, dan Laboratorium Biokimia )

50

 Laboratorium Kedokteran Gigi (Laboratorium Phantom, Laboratorium
Basah, Laboratorium Kering, dan Laboratorium Biru)

 Laboratorium Fakultas Teknologi Informasi (Laboratorium Robotik,
Laboratorium Multimedia, Laboratorium Workshop, Laboratorium
MDI, Laboratorium Komputasional Cerdas, Laboratorium Jaringan
Komputer dan Komunikasi)

 Laboratorium Fakultas Ekonomi (Laboratorium Pasar Modal,
Laboratorium Bank Mini, dan Laboratorium Komputer)

 Laboratorium Psikologi (Laboratorium Audio Visual, Laboratorium
Konsultasi, Laboratorium Eksperimen, Laboratorium Wawancara,
Laboratorium Perkembangan)

 Laboratorium Hukum - Laboratorium Pengadilan Semu

2018/2019
1. Kegiatan

No Program Kerja Tercapai Tidak tercapai
√
1 Memperbarui (update) data prasarana √ √
√
2 Memperbarui (update) data sarana ruang √ √
kuliah √
√ √
Melayanai peminjaman ruangan untuk
3 kegiatan pembelajaran, rapat, seminar dan √
√
kegiatan kemahasiswaan √
√
Melayani laporan keluhan kerusakan
4 fasilitas kegiatan belajar dan dan fasilitas

lainnya di lingkungan UY

5 Melakukan pemeriksaan rutin fasilitas
ruang perkuliahan

6 Melaksanakan uji kepuasan pelanggan

7 Menyusun SOP untuk menunjang kegiatan
pelayanan yang prima

8 Membuat laporan rutin bulanan dan
tahunan

Membuat sistem informasi pelaporan dan
9 pemantauan penyelesaian keluhan

terhadap fasilitas dan peminjaman ruangan

10 Menyediakan fasilitas untuk mahasiswa
disabilitas

11 Menyediakan sofa dan meja tamu DPT

12 Menyediakan meja diskusi di ruang DPT

13 Pemasangan standblast sticker diruang
kaca DPT yang kearah tangga

51

Laporan Kegiatan Layanan Pengelolaan Fasilitas

REALISASI

No PROSES PELAKSANAAN 2018
BISNIS PROSES BISNIS
Agustus - November -

Oktober Januari 2019

1 Terdapat Pembuatan data

beberapa bagian pengajuan

yang mengajukan peminjaman

Proses peminjaman mendadak periode

peminjaman ruangan diluar Agustus 2017 s/d

Peminjaman ketentuan (kurang Agustus 2018 ada

Ruangan dari H-10) 103 pengajuan dari

11 bagian

Pembuatan Alur

Proses Peminjaman

administrasi Ruangan untuk

Kegiatan Ormawa

2 Belum 1. Bulan November

memperoleh hasil 2018 ada 30

Pelaporan Proses pelaporan pelaporan Tim laporan keluhan
Keluhan Bangunan 2. Bulan Desember

ada 12 laporan

keluhan.

3. Hasil dari

pelaporan Tim

Bangunan Dari

25 keluhan pada

bulan januari ada

101 kerusakan

64 telah di

perbaiki 32

belum diperbaiki

4. Kendala di

lapangan: suku

cadang

/sparepart yang

belum tersedia

dan belum

adanya laporan

dari pihak

proyek tentang

laporan

penyelesaian

pekerjaan

Proses Proses penyelesain

Proses penyelesain pelaporan secara
administrasi
pelaporan secara tertulis terkendala

tertulis terkendala karena kurang

karena kurang

52

SDM dari bagian SDM dari bagian

proyek proyek

Data yang belum Data yang belum

diperbaiki diperbaiki

berdasarkan berdasarkan

pengecekan pengecekan

sebenarnya sebenarnya

Proses pengecekan sebagian besar sebagian besar
keluhan telah diperbaiki telah diperbaiki
namun tidak bisa namun tidak bisa

dimasukan ke dimasukan ke

laporan karena laporan karena

LPF tidak LPF tidak

mengetahui mengetahui

spesifikasinya spesifikasinya

3 Pada pemanauan

rutin ruang

perkuliahan

september

2018Terdapat

beberapa

kerusakan/ tidak

berfungsinya

fasilitas ruang

perkuliahan yang

saat ini memiliki

Pengecekan Pengecekan Ruang kondisi yang
Fasilitas Kelas sama sperti pada
pemantauan rutin

perkuliahan

februari 2018

DPT belum

mendapatkan

laporan

pengerjaan

perbaikan dari

Yayasan terkait

surat permohonan

perbaikan

tersebut

Pengecekan Lab Belum selesainya 1. Ujian seluruh
CBT proses serah fakultas
terima kunci dilangsungkan
ruang dan fasilitas sangat padat
yang ada di CBT yaitu dalam 1
beserta minggu, jumlah
kondisinya mahasiswa
Surat Keputusan tidak
tentang berbanding
Penanggung

53

Jawab CBT dengan jumlah
diserahkan komputer.
tanggal 9 agustus 2. Jadwal ujian
2018 UKMPPD
nasional sangat
Pemeriksaan mendadak
khusus fasilitas sehingga
menggeser
jadwal ujian
Fakultas Non
FK yang sudah
terjadwal
3. Jumlah fakultas
yang
menggunakan
CBT terus
bertambah.
4. JUmlah
komputer yang
tidak berfungsi
52 unit serta
mik di 2
ruangan tidak
berfungsi
5. UPS CBT tidak
berfungsi sejak
1 Des 2018
Pemakaian listrik
ruang perkuliahan
masalah; Beberapa
perlengkapan
elektronik dalam
kelas masih dalam
kondisi menyala
walaupun sedang
tidak ada kegiatan
seperti AC, lampu,
projektor,
komputer
mengakibatkan
daya listrik
terbuang percuma.
Tindak lanjut;
Himbauan kepada
para Prnanggung
Jawab ruangan
untuk dapat segera
mematikan
perlengkapan

54

elektronik selesai

perkuliahan

4 System Proses penyusunan dan penyelesaian

Pembuatan SOP SOP untuk disahkan yaitu: SOP
Keluhan Fasilitas dan SOP

Peminjaman Ruangan

Pembuatan System Pembuatan

Peminjaman system

Ruangan pendukung LPF

untuk pelayanan

peminjaman dan

Pembuatan System layanan keluhan,
Permohonan informasi pada
Keluhan Fasilitas tanggal 28
Agustus 2018

masih dalam

tahap pembuatan

Telah dibuat oleh Untuk peningkatan

Optima ITT sis- mutu layanan

tem nya , namun PMB di butuhkan

Peralatannya baru beberapa pen-

di ajukan ke dukung, yaitu;

yaya-san mesin antrian dan

proposalnya, security.

sistem telah dide- MESIN

mokan pada tang- ANTRIAN;

gal 28 Agustus pengajuan sejak

Pembuatan Mesin 2018 4/5/17, di

Antrian demokan 28/8/18,

proposal

pengajuan pe-

rangkat sudah

diajukan ke

Yayasan melalui

Op-tima ITT

12/12/18 se-curity;

pengajuan pe-

ngadaansejak

tanggal 4/9/18

5 Pengadaan 1. Sudah terpasang

34 unit mesin

absensi (12 di

FTI & 22 di FE)

Pengadaan mesin 2. Progres

absensi pemassangan

perkuliahan selanjutnya di

FPsikologi 9 unit

3. Penandaan titik

pemasangan dan

instalasi

55

selanjutnya di
FH
4. Progres
perekaman sidik
jari dari
Sembilan
Program Studi ;
Mahasiswa
4.328 sudah &
685 belum;
Dosen Tetap 172
sudah & 68
belum; Dosen
Tidak Tetap 4
sudah & 39
belum

PROSES PELAKSANAAN REALISASI
BISNIS PROSES BISNIS
No 2019

Februari - April Mei - Juli

Proses peminjaman

1. Pembuatan Peminjam mengisi

Alur ruangan yang di

pengajuan booking di DPT

Izin H-5 hari Kerja

menggunakan sebelum H-10

area parkir di pengajuan surat

1 Peminjaman RSU Yarsi
Ruangan Proses administrasi untuk mobil

non minibus.

2. Pembuatan

daftar

kapasitas

Kursi untuk

ujian dengan

Ilustrasi

1. Hasil dari Ada beberapa

pelaporan tempat yang tidak

Tim ada penanggung

Bangunan jawab, yaitu; Area

Dari 69 Parkir, Area

keluhan ada Tangga Exit, AC

2 Pelaporan Proses pelaporan 270 di selasar dan Area
Keluhan kerusakan Genset Hasil dari

195 telah di pelaporan Tim

perbaiki 75 Bangunan Dari 43

belum keluhan ada 139

diperbaiki kerusakan 43 telah

2. suku cadang di perbaiki 96

/sparepart belum diperbaiki

56

yang belum

tersedia dan

belum adanya

laporan dari

pihak proyek

tentang

laporan

penyelesaian

peKerjaan,

serta belum

tersedianya

bengkel/work

shop untuk

pengerjaan

ringan

khususnya

barang

elektronik

dan sound

system agar

tidak perlu

membawa

perangkat

yang akan di

service keluar

area Yarsi

Proses

penyelesain Proses penyelesain

pelaporan secara pelaporan secara

Proses administrasi tertulis tertulis terkendala
terkendala karena kurang

karena kurang SDM dari bagian

SDM dari bagian proyek

proyek

Proses pengecekan Data yang Data yang belum
keluhan belum diperbaiki diperbaiki berda-
berda-sarkan sarkan pengecekan
pengecekan sebenarnya
sebenarnya sebagian besar
sebagian besar telah diper-baiki
telah diper-baiki namun tidak bisa
namun tidak bisa dimasukan ke
dimasukan ke laporan karena
laporan karena LPF tidak
LPF tidak mengetahui
mengetahui spesifikasinya
spesifikasinya

4 Pengecekan Pengecekan Ruang Adanya perubahan
Fasilitas Kelas Ruang kelas
menjadi ruang lain

57

1. DPT telah UPS CBT tidak
men-dapat berfungsi sejak 1
data invent- Des 2019, dapat
taris ruang mempengaruhi
CBT dari kegi-atan ketika
yayasan, na- mati lam-pu pada
mun perlu acara; UKMPPD
peme-riksaan FK & PMB
kembali universitas
YARSI, sudah di-
2. Fasilitas CBT proses dengan no
seperti Mik Surat:
Wire-less dan 020/INT/UM/DPT
receiver-nya /UY/III/2019
belum terse-
Pengecekan Lab dia, selama
CBT ini meminjam
dari unit lain

3. 54 komputer
ti-dak
berfungsi

4. Tindak
Lanjut;
pemeriksaan
ulang
Inventaris
Lab CBT
18/1/19,
permohonan
Mik Wireless
dan Amplifier
tanggal
12/12/19.

5. Permohonan
penggantian
unit
komputer
tanggal
7/1/19

6. UPS CBT
tidak
berfungsi
sejak 1 Des
2019

58

Keluhan

Pelanggan terbesar

terhadap fasilitas

1. Fasilitas WIFI

(keluhan 119

orang), keluhan

berupa

kurangnya

bandwith

(transfer data)

Pemeriksaan dan jangkauan
khusus fasilitas sinyal
2. Fasilitas Toilet /

kebersihan

(keluhan 62

orang), keluhan

berupa

ketersediaan tisu

& sabun,

kebersihan,

mampet, kran

rusak,

penerangan

Proses penyusunan dan penyelesaian

Pembuatan SOP SOP untuk disahkan yaitu: SOP
Keluhan Fasilitas dan SOP

Peminjaman Ruangan

1. Sistem

peminja-man

ruangan yang

dirancang

optima

mencapai 60%.

2. SOP acuan

sistem

5 System peminjaman
rua-ngan
Pembuatan System belum disah-
Peminjaman kan 5%
Ruangan 3. Data base

ruangan belum

fix 10%

4. Perlu adanya

pen-jelasan &

penge-sahan

fasilitas apa

yang bisa

dipinjam untuk

integrasi da-

59

lam sistem

ruangan 5%.

5. Penetapan

status

Penanggung

Jawab ruangan

5

6. Perlu adanya

link antara

layanan yang

ada di DPT

yang

berhubungan

dengan LPF

5%

7. Lain-lain 19%

Pembuatan Sys-tem

Permohonan

Keluhan Fasilitas

Pembuatan Mesin

Antrian

1. Sudah Belum melakukan

terpasang 54 registrasi :

unit mesin 1. Mahasiswa : 653

absensi (11 di (13,57%)

FTI, 22 di FE, 2. Dosen Tetap : 64

12 di FH & 9 (26,67%)

di Fpsi) 3. Dosen tidak

2. Penandaan titik tetap : 39 (90%)

pemasangan di

FKG 9 kelas Rincian perfakultas

3. Penandaan titik ( belum rekam) ;

selanjutnya di FK : 82 orang

FK dari 1050 mhs

6 Pengadaan Pengadaan mesin 4. Progres FKG : 9 orang
absensi perkuliahan perekaman dari 211 mhs
sidik jari dari FE Ak t : 123 orang

Sembilan dari 670 mhs

Program Studi FE Mnj : 238 orang

;Mahasiswa dari 1319 mhs

4.160 sudah & FTI-TI : 76 orang

653 belum; dari 644 mhs

Dosen Te-tap FTI-IP : 11 orang

176 sudah & dari 175 mhs

64 belum; FH : 95 orang

Dosen Tidak dari 499 mhs

Tetap 4 su-dah FPsi : 16 orang

& 39 belum dari 226 mhs

5. DPT telah

menyampaikan

60

informasi pada
bulan oktober
2018 dan
januari 2019
kepada
Fakultas
melalui
rektorat perihal
kewajiban
melakukan
pere-kaman
kartu dan sidik
jari

2. Rekap Hasil Kegiatan

NO PROGRAM KERJA PENJELASAN
1 Memperbarui (update) Tercapai
Telah memiliki data sarana prasarana
data prasarana 1. Denah (peta) Universitas Yarsi
2. Sertifikat Laik Fungsi Gedung sedang dalam
2 Memperbarui (update)
data sarana ruang kuliah proses
3. Dokumen K3

Tercapai
Telah memiliki data sarana perkuliahan

3 Melayanai peminjaman Tercapai

ruangan untuk kegiatan Memiliki Rekapan Mapping (Pemetaan)

pembelajaran, rapat, Peminjaman Ruangan

seminar dan kegiatan

kemahasiswaan

4 Melayani laporan keluhan Tercapai

kerusakan fasilitas Memiliki Rekapan status keluhan dan

kegiatan belajar dan dan penyelesaian perbaikan fasilitas

fasilitas lainnya di

lingkungan UY

5 Melakukan pemeriksaan Tercapai

rutin fasilitas ruang Dilakukan sebelum kegiatan pembelajaran

perkuliahan dimulai diawal tahun ajaran

6 Melaksanakan uji Tercapai
kepuasan pelanggan Dilakukan satu kali setiap akhir semester
berdasarkan kusioner pelanggan dari Sisakad

7 Menyusun SOP untuk Tercapai
menunjang kegiatan Tersusun SOP :
pelayanan yang prima 1. SOP Keluhan Fasilitas
2. SOP Peminjaman Ruangan

61

8 Membuat laporan rutin Tercapai
bulanan dan tahunan Rutin dibuat Laporan bulanan untuk Premore
dan Laporan tahunan seperti RAB dan Laporan
Kinerja Tahunan

3. Audit Internal 08 – 13 Agustus 2018
a. Hasil Temuan
 Selama audit dilaksanakan ditemukan bahwa DPT-Layanan Sarana dan
Prasarana belum menetapkan dokumen Sasaran Mutu. Hal tersebut tidak
sesuai dengan ISO 9001:2015 klausul 9.1.3
b. Tindak Lanjut
 Koordinasi dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan proses
peminjaman ruangan & fasilitas, serta dalam proses penanganan laporan
keluhan, mengenai batasan waktu maksimal dalam memproses
pengajuan dan laporan

Hasil Audit Internal Layanan Pengelolaan Fasilitas
18 April 2019 dan Tindak Lanjutnya

NO TEMUAN TINDAK LANJUT

Belum dilakukannya identifikasi resiko Koordinasi dengan pihak pihak

di unit Sarana Prasarana, dibuktikan terkait dengan proses peminjaman

1 dengan tidak adanya laporan progress ruangan & fasilitas, serta dalam
dokumen terkait dan didukung oleh proses penangan laporan keluhan

jawaban staf. Hal ini tidak seusai tentang sosialisasi dan

dengan klausul 6.1.1 ISO 9001 : 2015 penyederhanaan proses

Belum adanya prosedur tentang keluhan Koordinasi dengan pihak pihak

terhadap sarana dan prasarana, yang berkaitan dengan proses

dibuktikan dengan tidak adanya pelaporan dan penyelesaian

2 dokumen tentang laporan keluhan terhadap sarana dan
perbaikan/penyelesaian terhadap prasarana

keluhan sarana prasarana. Hal ini tidak

sesuai dengan klausul 7.1.3 ISO 9001 :

2015

Belum adanya Standar Sarana Dipantau kondisi riil untuk

Pembelajaran yang dijadikan acuan memenuhi kesesuaian dengan

untuk melihat kondisi riil di Universitas Standar Sarana Prasarana

3 YARSI, dibuktikan dengan dokumen

Standar yang hanya memuat data riil.

Hal ini tidak sesuai dengan klausul

7.1.3. ISO 9001 : 2015

Belum adanya dokumen prosedur yang Koordinasi dengan pihak

telah disahkan yang menunjukkan eksternal yang berkaitan dengan

kepastian bahwa bangunan kampus telah keselamatan, kesehatan,

4 memenuhi persyaratan keselamatan, kenyamanan dan keamanan

kesehatan, kenyamanan, dan keamanan. bangunan kampus

Dibuktikan dengan adanya dokumen

yang masih draft. Hal ini tidak seusai

dengan klausul 7.1.3 ISO 9001 : 2015

62

Belum tersedianya Perangkat Koordinasi dengan pihak pihak

pengelolaan dan pemeliharaan sarana yang berkaitan dengan proses

prasarana secara berkala dan penyediaan perangkat

5 berkesinambungan, dibuktikan dengan pengelolaan dan pemeliharaan

tidak dapat ditunjukkannya perangakat sarana prasarana

pengelolaan terkait Hal ini tidak seusai

dengan klausul 7.1.3 ISO 9001 : 2015

Auditi belum melaksanakan Standar: Koordinasi dengan pihak

telah memastikan bangunan kampus eksternal untuk melengkapi

memiliki standar kualitas minimal kelas dokumen standar kualitas gedung

6 A atau setara, dibuktikan dengan tidak
adanya dokumen terkait yang dapat

ditunjukkan staf. Hal ini tidak seusai

dengan klausul 7.1.3. pasal 36 (2) ISO

9001 : 2015

Auditi belum melaksanakan Standar: Koordinasi dengan pihak internal

jumlah, jenis, spesifikasi sarana telah & eksternal terkait dengan proses

ditetapkan dan disesuaikan berdasarkan penetapan standar mutu dan rasio

7 rasio penggunaan sarana, dibuktikan penggunaan sarana

dari dokumen terkait. Hal ini tidak

sesuai dengan klausul 7.1.3. pasal 32 (2)

ISO 9001 : 2015

Ditemukan ketidak sesuaian selama Koordinasi dengan pihak yang

audit di Pusat Layanan Sarana dan berkaitan dengan proses

Prasarana, yaitu SWOT analisis belum indentifikasi ancaman dari pihak

8 mengindetifikasi ancaman dari pihak eksternal terhadap SWOT analisis

eksternal, menurut klausul 4.3

organisasi harus mempertimbangkan

masukan eksternal dan internal

Ditemukan ketidak sesuaian selama Koordinasi terhadap pihak

audit di Pusat Layanan Sarana dan internal dan eksternal terkait

Prasarana, yaitu auditi tidak melakukan evaluasi terhadap isu &

evaluasi terhadap isu-isu internal dan pengelolaan resiko

eksternal dan pengolahan resiko serta

9 peluang yang berpotensi terhadap
kinerja auditi. Contoh; pada dokumen

resiko dan manajemen, Due Date Action

Plan pada bulan Juli, Juni 2018 namun

belum dievaluasi, menurut klausul 6.1.2

tindakan penanganan resiko harus di

evaluasi

63

Ditemukan ketidak sesuaian selama Koordinasi dengan pihak internal

audit di Pusat Layanan Sarana dan dan eksternal terkait dengan

Prasarana, yaitu sasaran mutu yang telah proses penetapan sasaran mutu

ditetapkan belum semua dibuatkan

laporan realisasi dan evaluasi

10 pencapaiannya. Contoh; sebaran mutu
terkait proses penjelasan keluhan

dengan target 2 hari, namun setelah di

sampling untuk keluhan FK, Ormawa,

FKG, rata rata keluhan diselesaikan

selama 5 hari, menurut klausul 6.2.2

sasaran mutu harus di evaluasi

4. Audit Eksternal 29 – 31 Agustus 2018
a. Hasil Temuan
 Diamati bahwa realisasi lamanya penyelesaian perbaikan sarana
prasarana sesuai dengan sasaran mutu LPF belum diukur (target 14 hari
maks).
b. Tindak Lanjut
 Memodifikasi dokumen rekapitulasi laporan keluhan dan penyelesaian
perbaikan dengan menambahkan “tanggal perbaikan selesai” untuk
mengakomodir tindakan koreksi: membuat form pencatatan
penyelesaian perbaikan sarpras, agar sasaran mutu penyelesaian
perbaikan dapat diukur
 Merencanakan rapat koordinasi dengan Rektorat dan Yayasan terkait
pemenuhan sasaran mutu layanan

2019/2020
1. Pengesahan SOP & Standar Layanan Pengelolaan Fasilitas tanggal 01 November

2019, yang terdiri dari:
a. SOP Penanganan Perbaikan Sarana Prasarana SPMI-DPT/LPF-SOP6-1
b. SOP Peminjaman Sarana Prasarana SPMI-DPT/LPF-SOP6-2
c. SOP Alat Tulis dan Peralatan Kantor SPMI-DPT/LPF-SOP6-3
d. SOP Pencetakan SPMI-DPT/LPF-SOP6-4
e. Standar Layanan Pengelolaan Fasilitas SPMI-DPT/LPF-STD6-01
2. Penyerahan PPEPP ke PDJAMA
3. Adanya penambahan proses bisnis yang awalnya di kelola oleh Layanan
Operasional Akademik ke Layanan Pengelolaan Fasilitas yaitu pengelolaan
cetakan dan ATK
4. Berkoordinasi dengan pihak Optima dalam perbaikan komputer di Labarotarium
CBT dan melaporkannya ke Rektorat
5. Tahap penyusunan merekap invetaris komputer yang dikirimkan dari masing-
masing fakultas dan bagian
6. Merekap dan melaporkan ke Rektorat Daftar Kunjungan Kehadiran Dosen dan
Tenaga Kependidikan (contoh lampiran)
7. Berkoordinasi dengan pihak Yayasan dalam memantau kegiatan penyemprotan
disenfektan
8. Adanya prosedur baru untuk pengajuan peminjaman ruangan (acara) di masa
PSBB Yarsi
9. Audit External, 29 September 2020

64

Hasil Audit Eksternal Layanan Pengelolaan Fasilitas

Observasi Tindak Lanjut
Diharapkan untuk meminta bukti hasil Berkoordinasi dengan pihak Yayasan
pengetesan kondisi air minum pada dan telah mendapat bukti air bersih dari
supplier untuk memastikan bahwa Supplier air minum
kondisi air minum layak untuk di
konsumsi

Pemasangan Pembatas Loket Layanan DPT

2020/2021
1. Memantau, merekap dan melaporkan kegiatan penyemprotan disenfektan secara

berkala (contoh lampiran)
2. Audit Internal, 18 Maret 2021

Hasil Audit Layanan Pengelolaan Fasilitas

Ketidaksesuaian Penyebab Tindakan Perbaikan
Ketidakkonsistenan Tidak ada alur SOP Berkoordinasi secara lisan
desinfektan ruangan menyangkut sarana dan tertulis dengan WR 1
yang telah dipakai untuk dan prasarana gedung dan Rektor mengenai
kegiatan akademik menyangkut pembuatan SOP penggunaan
kemahasaiswaan kepatuhan pada sarana dan prasarana gedung
(Minor) protokol COVID-19 menyangkut kepatuhan pada
protokol kesehatan
(Protokol Covid-19) dan
terkait dengan disinfeksi

65

2.5. Marketing
2.5.1. Program dan Kegiatan Marketing
Program Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru 2017/2018
1. Pengadaan Paket Peralatan Photo Booth
2. Pengintegrasian ID Card Mahasiswa
3. Mengevaluasi Peningkatan atau penurunan jumlah mahasiswa yang ikut seleksi
4. Pengadaan Percetakan Kartu Ujian PMB

Program Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru 2018/2019
1. Mengevaluasi Peningkatan atau penurunan jumlah calon mahasiswa yang ikut

seleksi
2. Melaksanakan PMB dan registrasi ulang
3. Membuat sistem informasi PMB dan registrasi ulang
4. Mereview dan menyusun SOP PMB dan sistem registrasi ulang mahasiswa

baru
5. Menyusun SOP pengelolaan dokumen PMB

Program Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru 2019/2020
1. Mengevaluasi Peningkatan atau penurunan jumlah calon mahasiswa yang ikut

seleksi
2. Melaksanakan PMB dan registrasi ulang
3. Membuat sistem informasi PMB dan registrasi ulang
4. Mereview dan menyusun SOP PMB dan sistem registrasi ulang mahasiswa

baru

Program Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru 2020/2021
1. Memaksimalkan operasional HP PMB sebagai pusat layanan informasi
2. Membeli mesin antrian untuk PMB

Kegiatan Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru
Standar Layanan PMB tahun 2017- 2021 didukung oleh 2 orang staf sebagai
administrasi PMB
1. Layanan Pendaftaran

Memberikan informasi layanan pendaftaran mahasiswa baru: cara mendaftar,
persyaratan pendaftaran, jadwal ujian saringan masuk Universitas YARSI,
biaya pendidikan dan sebagainya
2. Layanan Informasi
Memberikan layanan informasi tidak hanya melalui layanan di counter, tapi
juga melalui telephone dan email
3. Pengarsipan
Filling dokumen persyaratan pendaftaran per gelombang dalam satu tahun
ajaran berjalan
4. Administrasi

 Cetak kartu ujian melalui aplikasi operator PMB
 Membuat surat pengantar untuk calon peserta diperiksa oleh Klinik

YARSI
 Membantu calon peserta untuk daftar online melalui komputer yg sudah

disiapkan di counter PMB
 Memeriksa kelengkapan persyaratan pendaftaran calon peserta
 Membuat laporan update jumlah pendaftar

66

 Membuat laporan khusus apabila ada calon peserta ujian yg perlu diberi
catatan,

 Validasi pembayaran melalui aplikasi keuangan
 Mengumpulkan bukti pembayaran yg nantinya didistribusikan kpd

yayasan (ibu Desi)
 Menangani tugas apabila ada calon peserta yang memerlukan

persetujuan pimpinan (Lulusan Luar negeri, Non muslim)
 Mengajukan permohonan kebutuhan brosur PMB (Brosur fakultas,

brosur prosedur pendaftaran)
 Fotokopi berkas seperti: Tata Tertib Ujian, Surat Pernyataan bermaterai

(check list dokumen persyaratan), Surat pernyataan kesehatan (bila calon
peserta ujian tidak mengunduh sendiri via web)
 Menangani pembayaran pendaftaran melalui mesin EDC (BRI & Bank
Mandiri)
 Memastikan tamu dilayani berdasarkan nomor antriannya
 Memberikan tamu goodie bag & brosur YARSI setelah layanannya
selesai
 Melakukan koordinasi dengan pihak optima IT apabila ada error system
pada pendaftaran atau pada saat cetak kartu ujian
 Menyortir dokumen bagi peserta Ujian yg lolos di tiap gelombangnya

Untuk tahun 2019/2020, 2020/2021 kegiatan PMB dilakukan secara online baik
pendaftaran dan daftar ulang. Akan tetapi kami bagian PMB tetap buka melayani
berbagai tamu yang datang, telp yang masuk. Tamu datang mulai dari hanya
bertanya-tanya, mencari kebenaran informasi, melihat kondisi kampus, melakukan
pendaftaran di kampus, melakukan daftar ulang di kampus,mengajukan
pengunduran diri dan meminta pengembalian uang pengunduran diri. Di kampus
kami juga melakukan follow up terhadap yang melakukan pendaftaran online tapi
belum melakukan pembayaran, follow up yang sudah lulus tapi belum daftar ulang,
follow up kelengkapan berkas yang kurang.

Program Kegiatan Promosi dan Penjualan 2017/2018
1. Edufair
2. Trial Class
3. Open House
4. Cetak Brosur dan sebar
5. Cetak Jadwal Imsakiah dan penyebarannya
6. Cetak sisipan Koran
7. Iklan Digital. Pengadaan HP PMB, iklan Medsos,broadcast email dan wa
8. Iklan Cetak. Koran, televisi, Media kawasan
9. Gimmick dan souvenir
10. Sponsorship Event

Program Kegiatan Promosi dan Penjualan 2018/2019
1. Edufair
2. Trial Class
3. Open House
4. Cetak Brosur dan sebar
5. Cetak Jadwal Imsakiah dan penyebarannya

67

6. Cetak sisipan Koran
7. Iklan Digital. Facebook dan Instagram
8. Iklan Cetak. Koran, televisi, Iklan di stasiun, Media kawasan
9. Gimmick dan souvenir
10. Membuat company Profile

Program Kegiatan Promosi dan Penjualan 2019/2020
1. Edufair
2. Eduexpo
3. Open House
4. Cetak Brosur & jadwal Imsakiyah dan sebar
5. Iklan Digital melalui Facebook dan Instagram, dan pihak lainnya
6. Iklan cetak.
7. Gimmick dan souvenir
8. Mengadakan Peralatan Marketing dan Publikasi seperti HP, Laptop, Koper,

Kamera dan peralatan peliputan video
9. Update website

Program Kegiatan Promosi dan Penjualan 2020/2021
1. Pasang iklan, profil UY di pihak ketiga seperti quipper campus, masuk kampus
2. Memakai endorser yang punya masa banyak di medsos
3. Digital marketing melalui medsos selama periode pmb dan google ads bulan
4. Jaring Prestasi untuk FK, Non FK dan S2
5. Tes psikologi dan promosi ke sekolah
6. Edufair & edu expo
7. Membuat video profil dan testimony
8. Brosur dan jadwal imsakiyah
9. MGM yang diperluas membernya meliputi alumni, orangtua, calon mahasiswa,

guru. Dan berlaku juga untuk maba FK dan FKG
10. Souvenir Rutin

Program Kegiatan Kehumasan 2017/2018, 2018/2019, 2019/2020, 2020/2021
1. Press Release
2. Blogger Gathering
3. Seminar , pelatihan

Program Kegiatan Kehumasan 2020/2021
Program kerja digabungkan ke program Marketing

2.5.2. Anggaran dan Realisasi Anggaran Marketing

Anggaran dan Realisasi Anggaran Marketing

Nama 2017/2018 2018/2019 2019/2020 2020/2021
Layanan Pengajuan Realisasi
Pengajuan Realisasi Pengajuan Realisasi Pengajuan Realisasi
Marketing 585.400.000
1.605.750.000 582.200.000 167.624.654 423.790.000 35.906.000

68

Rincian Anggaran dan Realisasi Anggaran Marketing (PMB) 2019/2020

No Kegiatan Anggaran (Rp) Realisasi (Rp) %
1 Mencetak kartu ujian
total 7.600.000 -

7.600.000 0 0%

Rincian Anggaran dan Realisasi Anggaran Marketing (Promosi dan Penjualan)
2019/2020

No Kegiatan Anggaran (Rp) Realisasi (Rp) %
1 Edufair & eduexpo 140.000.000 53.498.740 38,2
2 Open house 100.000.000 -
3 Cetak Brosur dan Jadwal 118.100.000 76.263.300 0
64,5
Imsakiah dan sebar, gimmick,
Souvenir 64.000.000 30.205.334 47,2
4 Iklan digital 55.000.000 2.754.448 5
5 Iklan cetak 82.500.000 4.233.342
6 Peralatan marketing 15.000.000 5,1
7 Update website -
8 lainnya 574.600.000 669.400 29,2
Total 167.624.564

Rincian Anggaran dan Realisasi Anggaran Marketing (PMB) 2020/2021

No Kegiatan Anggaran (Rp) realisasi %
1 Operasional HP PMB 800.000 406.000 50,75
2 Mesin antrian PMB -
4.200.000 406.000 8,12
Total 5.000.000

Rincian Anggaran dan Realisasi Anggaran Marketing (Promosi dan Penjualan)
2020/2021

No Kegiatan Anggaran (Rp) Realisasi (Rp) %
1 Pasang iklan pihak ke3 tempat
15.020.000 -
penyedia informasi pendidikan
2 Bikin iklan dengan endorser 20.000.000 7.250.000 36,25
3 Digital marketing medsos selama 35.000.000 26.150.000 74,7

periode pmb dan google ads 270.000 -
4 Jaring Prestasi ke sekolah-sekolah 7.500.000 -
5 Promosi dan tes psikologi ke
52.500.000 29.100.000 55,4
sekolah 16.000.000 - 8,4
6 Edufair dan eduexpo 25.000.000
7 Video profil dan testimoni 2.100.000
8 Brosur dan jadwal imsakiyah &
237.500.000 - 8,47
sebar 10.000.000 -
9 Marketing afiliasi & MGM 418.790.000 35.500.000
10 Souvenir Rutin

total

69

2.5.3. Capaian Kinerja Marketing

Jumlah Penerimaan Mahasiswa Baru untuk S (1) dan S (2)

Fakultas 2017/2018 2018/2019 2019/2020 2020/2021
Program Sarjana
Kedokteran umum 249 272 247 218
Kedokteran Gigi 56 49 41 39
Ekonomi dan Bisnis
356 354 275 187
Manajemen 167 174 104 60
Akuntansi
Teknologi Informasi 188 213 140 132
Teknik Informatika 57 63 57 59
Perpustakaan & Sains
Informasi 121 153 117 116
Hukum 63 63 51 55
Psikologi 1.257 1.341 1.032 866
Total Program Sarjana
Program Pascasarjana 22 20 24 27
Magister Manajemen 9 6 9 30
Magister Kenotariatan 0 2 6 15
Magister Sains Biomedis 31 28 39 72
Total Program Pascasarjana 1.288 1.369 1.071 938
Total keseluruhan

Pemetan Data 25 Sekolah Asal Terbanyak Masuk YARSI 2016-2019

No Tahun 2016 Jumlah Tahun 2017 Jumlah

1 SMK TANJUNG 10 SMAN 5 Jakarta 23

PRIOK 1 & 2 FK 1, FKG 2

2 smk sejahtera 9 sman 75 jkt 18

3 smk percik 9 SMAN 27 Jakarta 15

4 SMK HANG TUAH 1 9 SMAN 80 13

JAKARTA

5 sman 31 jakarta 8 SMAN 110 jkt 12

6 SMAN 5 Jakarta 8 (FK 1) smk percik 11

7 sman 92 jakarta 8 sman 52 jkt 10

8 SMAN 5 Jakarta 8 SMAN 72 Jakarta 9

9 SMAN 110 Jakarta 7 SMAN 10 BEKASI 8

10 SMAN 41 JAKARTA 7 sman 18 jakarta 8

11 SMAN 45 7 SMAN 45 8

12 smk dinamika 7 smk hangtuah 1 7

pembangunan 1&2

13 SMA Yappenda 7 SMKN 21 JAKARTA 7

14 SMA diponegoro 1 jkt 7(FK 3, SMAN 41 JAKARTA 7

FKG 1)

15 sman 80 jakrta 6 SMAN 92 jkt 7

16 sman 115 6 smk tanjung priuk 7

1&2

70

17 SMAN 72 JAKARTA 5 SMA 6
MUHAMMADIYAH
18 sman 18 5 1 JAKARTA 6 FK 5
labschool jakarta (
19 SMKN 21 JAKARTA 5 rwmgn & kbyran) 6
20 SMAN 21 5 FK 4 SMK YAPPENDA 6
21 SMA labschool all 5 Fk 1 sman 22 jakarta 5
22 sman 75 jkt 4 sman 31 jakarta 5
23 SMAN 27 Jakarta 4 SMA Yappenda 5
smk dinamika
24 SMAN 52 JAKARTA 4 pembangunan 1&2 5
UTARA SMAN 20

25 SMA Yappenda 4 smk taman siswa 1&2 5

No Tahun 2018 Jumlah Tahun 2019 Jumlah
9
1 SMAN 110 Jakarta 18 smk sejahtera 10

2 sman 92 jakarta 17 SMK TANJUNG 8
9
PRIOK 1 & 2 9

3 SMAN 27 JAKARTA 17 sman 31 jakarta 8
7
4 SMAN 41 JAKARTA 15 smk percik
4
5 SMK HANG TUAH 1 14 SMK HANG TUAH 8

JAKARTA 1 JAKARTA 4
6
6 SMAN 72 JAKARTA 13 SMAN 5 Jakarta 7

7 SMAN 52 JAKARTA 13 SMAN 110 Jakarta 5

UTARA 5
4
8 sman 18 jakarta 13 sman 75 jkt
7
9 smk dinamika 11 sman 92 jakarta
7
pembangunan 1&2
7
10 sma kartini jakarta 10 SMAN 27 Jakarta
8
11 SMAN 20 Jakarta 10 sman 80 jakrta 6
5
12 sman 31 jakarta 10 SMAN 41

JAKARTA

13 sman 75 jakarta 9 FK 1 SMAN 72

JAKARTA

14 SMKN 21 JAKARTA 9 sman 18

15 SMKN 36 Jakarta 8 SMAN 52

JAKARTA UTARA

16 SMK TANJUNG 8 SMAN 45

PRIOK 1 & 2

17 SMAN 36 JAKARTA 8 smk dinamika

pembangunan 1&2

18 SMA 8 SMA Yappenda

MUHAMMADIYAH 1

JAKARTA

19 SMA Yappenda 8 SMAN 5 Jakarta

20 sman 80 8 sman 115

21 labschool jakarta ( 8 FK SMKN 21

rwmgn & kbyran) 4,Fkg 3 JAKARTA

71

22 SMA Taman Madya 1 7 SMA Yappenda 4
23 SMK PERGURUAN 7 SMAN 20 Jakarta 3

CIKINI 1 6 SMKN 36 Jakarta 3
24 SMAN 73 jakarta 6 SMAN 36 3
25 SMAN 5 Jakarta JAKARTA

Capaian Program Kerja Marketing 2018/2019

NO PROGRAM KERJA TERCAPAI TIDAK
TERCAPAI
Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru

1 Mengevaluasi Peningkatan atau penurunan jumlah 
calon mahasiswa yang ikut seleksi  

2 Melaksanakan PMB dan registrasi ulang  
 
3 Membuat sistem informasi PMB dan registrasi ulang 

4 Mereview dan menyusun SOP PMB dan sistem  
registrasi ulang mahasiswa baru 

5 Menyusun SOP pendaftaran mahasiswa yang baru 

Promotion & Sales 

1 Kunjungan Sekolah 

2 edu expo 

3 Open House 

Mencetak brosur PMB

4 a. Jadwal kegiatan dan brosur PMB

b. Penyebaran Brosur

5 Mencetak Brosur non PMB (Imsakiyah dll)

6 Iklan Digital melalui Facebook & Instagram
(Berbayar)

8 Iklan Cetak

9 Pengadaan Gimmick / Souvenir

10 Membuat Company Profile Universitas YARSI
2018

Corporate Communication

1 Press Release, Seminar Jurnalistik dan Media
Gathering)

Mengikuti Pelatihan/seminar nasional - internasional

2 a. Customer Service Orientation Enhancement
b. Digital Marketing

c. Impactful Social Media Marketing

Melaksanakan Aktivitas Pendukung Marketing

Memformulasikan strategi, perencanaan,

1 implementasi dan evaluasi kegiatan marketing untuk

TA berikutnya

2 Melaksanakan uji kepuasan pelanggan

3 Pengadaan mesin antrian

4 Membuat laporan kegiatan rutin bulanan dan
tahunan

72

5 Menyusun SOP untuk meningkatkan layanan prima 
dan efektif pusat marketing

Penjelasan Program Kerja yang tidak Tercapai

No Program Kerja Alasan tidak tercapai
1 Membuat system info PMB
Sudah dicoba dibuatkan system
2 Open house informasi PMB akan tetapi, system
3 Membuat Company Profile Universitas informasi PMB yang dibuat belum
sempurna, belum sesuai kebutuhan
YARSI 2018 yang ada
4 Mengikuti Pelatihan/seminar nasional - Staf yang ada tidak bisa menjelaskan

internasional Untuk versi video terlaksana tapi untuk
versi tercetak belum ada

Belum dijadwalkan ikut pelatihan

5 Melaksanakan uji kepuasan pelanggan Belum Dilaksanakan
6 Untuk pengadaan mesin antrian Belum direspon Yayasan

7 Menyusun SOP untuk meningkatkan SOP ada tapi belum lengkap dan belum

layanan prima dan efektif pusat marketing disahkan

Kegiatan Education Fair dan Education Expo

No PELAKSANAAN EDU FAIR

NAMA SEKOLAH/ KEGIATAN TANGGAL REGISTRASI

1 SMAN 29 Jaksel 20 September 2018 3.200.000
2 SMAN 12 Tangkot 27 September 2018 2.900.000
3 SMAN 1 Tangsel 21 November 2018 2.400.000
4 SMAN 71 JAKTIM 22 November 2018 2.200.000
5 SMAN 1 Jakarta 20 Desember 2018 2.750.000
6 SMAN 110 Jakarta 21 Desember 2018 1.000.000
7 Career Day MGBK 2019 15.000.000
8 Aptisi Gelar Kampus 2019 8-10 Januari 2019 27.500.000
9 Jakarta Islamic Education Fair (JIEF) 17-20 Januari 2019 5.000.000
10 Campus Pro 2019 22-24 Februari 2019 60.000.000
11 SMAN 27 Jakarta 4-6 MARET 2019 2.500.000
12 SMAN 40 Jakarta 2.500.000
22 Maret 2019 121.950.000
TOTAL 25 Maret 2019

73

Pengadaaan Gimmick Marketing

No Bagian/Fak. Nama Cetakan Satuan QTY Jumlah
(Rp)

SEPTEMBER 2018

1 MKT Kipas tangan Buah 2000 10.500.000
2000 5.000.000
2 MKT Stiker Buah 2000 15.000.000

3 MKT Note Yellow Buah

OKTOBER 2018

4 MKT BAG KAIN buah 2000 30.000.000

FEBRUARI 2019

5 MKT Stiker Buah 2000 5.000.000
2000 30.000.000
6 MKT Bag Orange Buah 2000 16.000.000

7 MKT Note Yellow Buah

APRIL 2019

8 MKT Baliho PMB TA. Buah 1 1.344.000
2019/2020

AGUSTUS 2019

9 MKT Sticker UY Buah 2000 5.000.000
2000 10.500.000
10 MKT KIPAS TANGAN Buah
128.344.000
Total

Pencetakan Brosur PMB

No Bagian/Fak. Cetakan Satuan QTY Harga Satuan Jumlah (Rp)
4.400.000
NOVEMBER 2018 5.370.000

1 MKT Brosur rim 4 Rp 22.680.000
PMB 1.100.000 32.450.000

DESEMBER 2018

2 MKT Brosur rim 10 Rp
PMB 537.000

JANUARI 2019

Brosur Rp
420.000
3 MKT PMB Ta. rim 54

2019/2020

Total

Pencetakan Jadwal Imsakiyah

No Bagian Nama Cetakan Satuan QTY Harga Jumlah
Satuan

MEI 2019

1 MKT Jadwal imsakiyah 2019 Rim 10 500.000 5.000.000

74

Publikasi Iklan Sosial Media

No Media Tanggal Pengeluaran People Durasi Postingan
Reached
Pelaksanaan 150.000 52.605 3 hari Gambar
150.000 56.639 3 Hari Gambar
1 Instagram 24 Mei 2019 150.000 3 Hari Gambar
150.000 112.827 17 hari Video
2 Instagram 23 Juni 2019
35.400
3 Instagram 16 Juli 2019

5 Facebook 19 Juli 2019

Instagram = 94 Post (Februari-November)
Facebook = 61 Post (Februari-November)

Capaian Program Kerja Marketing 2019/2020

No Program Kerja Capaian Keterangan
PMB tercapai
1 Mengevaluasi Jumlah total siswa yang ikut seleksi
tercapai (cetak kartu ujian) tercatat meningkat
Peningkatan atau 16 % dibanding tahun 2018 yaitu dari
penurunan jumlah 1.698 menjadi 1.972
calon mahasiswa
yang ikut seleksi Terlaksana dengan beberapa kali
2 Melaksanakan PMB perubahan kebijakan karena pandemi
dan registrasi ulang masuk di bulan April 2019
Terlaksana berkat kerjasama dengan
3 Membuat sistem tercapai Warek 1 dan Optima
informasi PMB dan Tercapai
registrasi ulang Tersusun SOP pengelolaan kearsipan
tercapai PMB baru
4 Mereview dan Tidak
menyusun SOP Tercapai Tidak sepenuhnya karena Pandemi
PMB dan sistem Tercapai masuk di bulan April 2019
registrasi ulang tercapai Pandemi, belum terencana untuk
mahasiswa baru online dan kekurangan tim pelaksana
tercapai Jadwal imsyakiah terlaksana versi file
Promosi dan Penjualan tercapai digital
5 Edufair dan Edu
Iklan digital melalui Ig dan Fb
expo dilakukan selama periode
6 Open House penerimaan, pasang profil di quipper
campus paket 6 bulan
7 Cetak Brosur &
jadwal Imsakiyah Melalui Majalah Aptisi
dan sebar

8 Iklan Digital melalui
Instagram,
FaceBook, Quipper
Campus, Masuk
Kampus, Masuk
Kampus FK

9 Iklan cetak
10 Gimmick dan

Souvenir

75

11 Peralatan marketing Tercapai Tercapai untuk HP PMB, mic
dan Publikasi wireless Rode, koper untuk edufair.
Belum tercapai untuk laptop (editing
12 Update website tercapai video), kamera peliputan
Tercapai walau belum sesuai yang
diharapkan dimana targetnya
desainnya lebih modern, lebih
menarik, lebih informative dan lebih
fungsional

Kegiatan Lain dari Marketing 2019/2020

Kegiatan Capaian
Mengajukan usulan pengurangan biaya pendaftaran dari Tercapai
semula Rp 500.000 ke Rp 250.000 tercapai
Menata ulang media sosial instagram, Line, untuk tercapai
kegiatan PMB tercapai
Mengaktifkan layanan informasi melalui website (Tidio)
Tetap membuka bagian PMB – DPT di tengah pandemic tercapai
covid 19, senin sd Jumat pukul 09.00 sd 15.00. Tercapai
Pelayanan yang dimaksud adalah:
Pendaftaran , layanan informasi dan administrasi, Tercapai untuk
pendaftaran ulang offline Guru dan fakultas
Mengajukan kebutuhan akan mahasiswa magang untuk kedokteran,
PMB kepada Prodi manajemen dan TI kedokteran gigi.
Mengadakan pelatihan, pembinaan, penjadwalan, Belum tercapai
pendistribusian pekerjaan, evaluasi terhadap 11 orang untuk pihak afiliasi
mahasiswa magang seperti umum,
Mengajukan berbagai usulan untuk meningkatkan angka alumni, orang tua,
PMB . Usulan yang dimaksud adalah : calon /mahasiswa
1. Usulan program marketing afiliasi baru
2. Usulan peluasan cakupan MGM untuk Tercapai
Kedokteran dan kedokteran gigi
tercapai
Membuat Video dokumentasi kegiatan-kegiatan kampus
seperti jalan sehat FK, bulan kesehatan gigi dan mulut
FKG, video skill lab FKG dll, video Testimony seperti
video alumni fakultas kedokteran, video testimony
mahasiswa fakultas kedokteran, video mahasiswa dan
alumni testimony FKG, video testimony alumni PdSI,
Video testimony wisudawan terbaik,, video testimony
wisudawan fakultas ekonomi, video testimony orangtua
wisudawan, video profil YARSI versi 3 menit, video
iklan S2 dan lain lain
Desain ulang brosur S1 dan S2

76

Capaian Program Kerja Marketing 2020/2021

No Program Kerja Capaian Keterangan
PMB tercapai
1 Memaksimalkan Selain HP PMB, media komunikasi
Tidak bisa juga melalui line telp , DM
operasional HP PMB tercapai instagram, email PMB, TIDIO di
sebagai pusat layanan website YARSI
informasi tercapai Pandemi masih berlangsung, pmb
2 Membeli mesin antrian dimaksimalkan online walaupun tetap
untuk PMB tercapai buka operasional senin sd jumat di
Tidak DPT
Marketing dan Penjualan tercapai
3 Pasang Iklan profil Tidak Tercapai untuk pihak ketiga seperti
tercapai Aku Pintar Indonesia. Pasang iklan di
UY di pihak ketiga tercapai ig JktInfo
Dilakukan selama PMB berlangsung.
4 Digital marketing via Belum Mulai bulan desember 2020
medsos dan google ads tercapai Tahun lalu pernah diusulkan belum
tercapai ada respon
5 Jaring Prestasi untuk Tidak Pandemi
S1 dan S2 tercapai
Tidak Dilakukan secara online tapi seringkali
6 Tes Psikologi dan tercapai terkendala karena koneksi internet di
Promosi ke sekolah kampus tidak stabil. sudah dilaporkan
ke pihak optima dan sudah mengikuti
7 Edufair dan eduexpo arahan yang diberikan tapitidak
membuahkan hasil
8 Membuat video Profil On progress untuk dikerjakan
dan Testimoni
Brosur juga disebarkan secara fisik di
9 Brosur dan jadwal UTBK UI salemba, UPN veteran, UNJ
imsyakiah Belum diajukan kembali. Ada
kekhawatiran karena penyelesaian
10 MGM yang diperluas dana cenderung lambat
cakupan afiliasinya Pandemi

11 Souvernir rutin

Kegiatan Lain dari Marketing 2020/2021

Kegiatan Capaian
tercapai
Menata ulang media sosial instagram, mengaktifkan dan
mengisi medsos Tiktok tercapai
Tetap membuka bagian PMB – DPT di tengah pandemic covid
19, senin sd Jumat pukul 09.00 sd 15.00.
Pelayanan yang dimaksud adalah:
Pendaftaran , layanan informasi dan administrasi, pendaftaran
ulang offline

77

Mengajukan kebutuhan akan mahasiswa magang untuk PMB tercapai
kepada Prodi manajemen
Mengadakan pelatihan, pembinaan, penjadwalan,pendistribusian Tercapai
pekerjaan, evaluasi terhadap 4 orang mahasiswa magang
Open House online tercapai
Dialog perguruan tinggi direncanakan

Hasil Audit Internal Marketing 18 April 2019 dan Tindak Lanjutnya

No Temuan Tindakan koreksi

Belum adanya perencanaan marketing untuk Sudah dibuat

seluruh prodi yang ada di Universitas Yarsi, perencanaan

terbukti dengan belum adanya pengelolaan media marketing dan sudah
1 sosial yang dilakukan oleh bagian marketing
disampaikan dalam

untuk prodi yang ada di Pasca Sarjana. Hal ini audit oktober 2019

tidak seusai dengan klausul 5.3.1. ISO 9001:2015 dan disahkan

Belum adanya Risk Management di bagian Sudah dibuat dokumen

marketing terbukti bagian marketing tidak bisa Risk Management dan

2 menunjukkan Risk Management yang dimiliki sudah disampaikan

pada saat audit dilakukan. Hal ini tidak seusai dalam audit oktober

dengan klausul 4.1 ISO 9001 : 2015 2019 dan disahkan

Belum adanya analisis strategi marketing/analisis Sudah dibuat analisa

kebutuhan pasar yang dilakukan oleh bagian yang dibutuhkan dan

marketing untuk Universitas Yarsi. Terbukti sudah disampaikan
3 belum diketahuinya efektifitas program marketing dalam audit oktober

yang sudah dijalankan selama ini. Hal ini tidak 2019 dan disahkan

seusai dengan kluasul 5.3.1. ISO 9001:2015

Belum adanya SWOT di bagian marketing Sudah dibuat analisa

terbukti bagian marketing tidak bisa menunjukkan swot yang dibutuhkan

4 SWOT yang dimiliki pada saat audit dilakukan. dan su-dah
Hal ini tidak seusai dengan klausul 4.1 ISO 9001 : disampaikan dalam

2015 audit oktober 2019

dan disahkan

Hasil Audit Internal Marketing 04 Oktober 2019 dan Tindak Lanjutnya

No Temuan Tindak lanjut

1 Observation report berupa mengesahkan dan Sudah disahkan semua

menetapkan seluruh draft standard dan prosedur

yang telah dibuat

Hasil Audit Internal Marketing 12 Maret 2021 dan Tindak Lanjutnya

No Temuan Tindak lanjut

1 Disarankan adanya pelatihan secara Sudah dilakukan versi yang
berkala untuk meningkatkan gratisan. Versi berbayar masih
kompetensi SDM direncanakan awal tahun ajaran
2021

78

2 Disarankan untuk membuat sasaran Sudah dilakukan
mutu yang lebih detail

3 Disarankan untuk evaluasi realisasi Sudah dilakukan
RKT

Hasil Audit Esktrnal Marketing 28-29 September 2020 dan Tindak Lanjutnya

No Temuan Tindak lanjut

1 Saran untuk menselaraskan prosedur Sudah dibicarakan dengan PD

dengan iso 21001 clausul 7.4 Jama ,pak Legiono. Terakhir

komunikasi beliau aka memberikan contohnya

tapi belum ada sampai saat ini

2 Menselaraskan kegiatan prodi untuk Setiap kegiatan prodi yang

kegiatan marketing diantaranya disampaikan ke kami akan kami

kegiatan anti bulliing dan anti posting di media sosial spt

diskriminasi instagram, youtube

3 Kegiatan survey pengguna, lulusan di list dan disatukan

yg dilakukan di list dan disatukan

4 Handling complain dibuat catatan Dibuat catatannya

sendiri

2.6. Layanan Perpustakaan
2.6.1. Program dan Kegiatan Layanan Perpustakaan
Pusat Layanan Perpustakaan memiliki 6 layanan yang rutin dilaksanakan setiap
tahunnya, yaitu pengadaan buku, pengolahan buku, jurnal dan majalah, layanan
sirkulasi, layanan referensi dan karya ilmiah, serta layanan digital library. Adapun
rincian kegiatan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut:
1. Pengadaan Buku

Penerimaan Buku Pembelian dan Buku Hibah

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
0 0
1 Penerimaan 1.864 judul / 58 judul /
129 133 judul / 67 judul / 95
buku pembelian 1.888 eksemplar 181 eksemplar
115 judul / eksemplar
eksemplar 234 133 judul / 67 judul / 95
eksemplar 181 eksemplar
2 Penerimaan 22 judul / 33 eksemplar
173 judul /
buku hibah eksemplar 363
eksemplar
Jumlah 1886 judul /
1921
eksemplar

Pengajuan pembelian buku tahun ajaran 2017-2018 sudah terealisasi, baik itu buku
pengajuan pembelian melalui Perpustakaan maupun buku yang dibeli oleh Yayasan
YARSI untuk koleksi buku Pascasarjana. Buku pembelian yang diterima tahun
ajaran 2018-2019 merupakan buku pembelian lanjutan dari tahun ajaran
sebelumnya, oleh karena itu jumlah buku yang diterima lebih sedikit dari tahun
ajaran sebelumnya. Tahun ajaran 2019-2020 dan 2020-2021 belum ada buku
pembelian yang diterima oleh perpustakaan, karena pengajuan pembelian buku

79

cetak tahun ajaran 2019-2020 dan pengajuan pembelian e-book tahun ajaran 2020-
2021 belum terealisasi. Buku-buku hibah yang diterima perpustakaan berasal dari
internal (mahasiswa, dosen, dan fakultas) maupun eksternal, seperti dari institusi,
perguruan tinggi, pemerintah, maupun swasta. Buku-buku hibah yang diterima
merupakan buku dengan tahun terbit yang terbaru, maksimal 5 tahun terakhir.
(Daftar judul buku pembelian dan sumbangan per tahun ajaran terlampir).

2. Pengolahan Buku

Pengolahan Buku Pembelian dan Buku Sumbangan

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
00
1 Pengolahan 1.864 judul 58 judul /

buku pembelian / 1.888 129

eksemplar eksemplar

2 Pengolahan 22 judul / 115 judul / 133 judul / 67 judul / 95
buku 33 234 181 eksemplar
sumbangan eksemplar eksemplar eksemplar
Jumlah 1886 judul 173 judul / 133 judul / 67 judul / 95
/ 1921 363 181 eksemplar
eksemplar eksemplar eksemplar

Proses pengolahan buku meliputi mengisi formulir lembar kerja buku, menentukan
subjek & nomor kelas, membuat barcode & label buku, menempel tag buku
(pengaman), kemudian terakhir menginput dan meregistrasi tag buku (pengaman)
ke SLiMS. Buku pembelian dan buku sumbangan yang diterima tahun ajaran 2017-
2018 dan 2018-2019 sudah selesai diolah dan dapat ditelusur di website
perpustakaan. Belum ada buku pembelian yang diterima pada tahun ajaran 2019-
2020 dan 2020-2021 sehingga yang diolah hanya buku sumbangan. Buku
sumbangan yang diterima pada tahun ajaran 2019-2020 dan 2020-2021 sudah
diolah sampai tahap menentukan subjek & nomor kelas, belum sampai tahap diinput
ke SLiMS karena saat itu dilakukan proses stok opname dan memasuki periode
study/work from home. Karena pengajuan pembelian buku tahun ajaran 2019-2020
belum terealisasi, Perpustakaan berinisiatif untuk mencari buku elektronik gratis
sesuai dengan daftar judul buku pengajuan pembelian. Terdapat 60 judul buku
elektronik yang telah diunduh, dan telah didistribusikan ke masing-masing fakultas
sesuai dengan subjeknya.Daftar 60 judul e-book yang diunduh terlampir.
3. Jurnal dan Majalah

Penerimaan Jurnal Pembelian dan Jurnal Hibah

No Nama Kegiatan 2017/2018 2018/2019 2019/2020 2020/2021
1 Penerimaan 11 nomor
324 nomor 17 nomor 0 0
jurnal pembelian
2 Penerimaan 335 nomor 112 nomor 23 nomor 20 nomor

jurnal hibah 129 nomor 23 nomor 20 nomor

Jumlah

80

Pengajuan pembelian jurnal tahun ajaran 2017-2018 sudah terealisasi, jurnal
pembelian yang diterima tahun ajaran 2018-2019 merupakan jurnal pembelian
lanjutan dari tahun ajaran sebelumnya. Tahun ajaran 2019-2020 belum ada jurnal
pembelian yang diterima oleh perpustakaan. Saat itu belum ada pengajuan
pembelian jurnal tercetak dari fakultas karena fakultas menunggu presentasi dari
vendor terkait penawaran jurnal, namun vendor belum melaksanakan presentasi
penawaran ke Fakultas. Daftar judul jurnal pembelian tahun ajaran 2017-2018 dan
2018-2019 terlampir. Jurnal-jurnal hibah yang diterima berasal dari internal
(fakultas) maupun eksternal (institusi, perguruan tinggi, pemerintah, maupun
swasta). (Daftar judul jurnal hibah per tahun ajaran terlampir).

Entry Data Jurnal

No Nama Kegiatan 2017- 2018- 2019- 2020- Jumlah
2020 2021
2018 2019 23 507
nomor 20 nomor
1 Entri data jurnal 335 129 nomor
159
tercetak ke buku nomor nomor nomor

induk jurnal tercetak 40
nomor
2 Entri jurnal Layanan Layanan 152 311
nomor nomor
elektronik ke buku dimulai dimulai

induk jurnal saat saat

elektronik WFH WFH

3 Entri data jurnal Layanan Layanan 184 224
nomor nomor
elektronik ke dimulai dimulai

website saat saat

Perpustakaan WFH WFH

Entri data jurnal tercetak tahun ajaran 2017-2021 sudah selesai dilakukan. Entri data
jurnal elektronik tahun ajaran 2019-2020 sebanyak 17 judul jurnal dan tahun ajaran
2020-2021 sebanyak 19 jurnal. Buku induk jurnal tercetak maupun jurnal elektronik
dalam bentuk file excel dan dibuat terpisah. Jurnal elekronik yang sudah terdata di
buku induk kemudian diunggah ke website perpustakaan. Jurnal elektronik yang
sudah diunggah ke website perpustakaan di tahun ajaran 2019-2020 dari 6 judul
sebanyak 382 artikel dan tahun ajaran 2020-2021 dari 18 judul sebanyak 2087
artikel. Artikel - artikel tersebut sudah dapat diakses di
www.perpustakaan.yarsi.ac.id. Layanan perpustakaan dilaksanakan secara daring
pada saat study/work from home di akhir tahun ajaran 2019-2020 dan tahun ajaran
2021-2021. Untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika mengenai akses jurnal,
maka Perpustakaan mencari dan mengunduh judul jurnal yang diperoleh dapat
diakses melalui website masing-masing penerbit secara Open Access. Terdapat 17
judul jurnal elektronik yang telah diunduh pada tahun ajaran 2019-2020, dan 19
judul jurnal elektronik yang telah diunduh pada tahun ajaran 2020-2021.

4. Sirkulasi

Keanggotan dan Denda Pengembalian Buku

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah

1 Keanggotaan 938 789 656 963 3346
perpustakaan mahasiswa mahasiswa mahasiswa mahasiswa mahasiswa

81

2 Biaya keanggotaan Rp.9.380.000 Rp.7.890.000 Rp.6.560.000 Tidak ada Rp.23.830.000
(dikali Rp.10.000)

Biaya keanggotaan perpustakaan sebesar Rp.10.000,- per satu tahun ajaran untuk
setiap mahasiswa yang akan menjadi anggota perpustakaan agar dapat menggunakan
fasilitas peminjaman buku perpustakaan. Keanggotaan mahasiswa angkatan 2020
secara otomatis sudah menjadi anggota perpustakaan tanpa ada biaya keanggotaan
karena layanan perpustakaan dilakukan secara daring selama study/work form home.

Denda Pengembalian Buku

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
1 Anggota 344 671 406 1421
Tidak ada mahasiswa
perpustakaan mahasiswa mahasiswa mahasiswa denda
keterlambatan Rp.23.014.500
2 Denda Rp.9.285.000 Rp.7.249.000 Rp.6.480.500 buku
keterlambatan
pengembalian buku Rp.0

Denda keterlambatan pengembalian buku sebesar Rp.500,- per hari per buku. Denda
keterlambatan pengembalian buku tidak ada di tahun ajaran 2020-2021 layanan
perpustakaan dilakukan secara daring selama study/work form home, pengembalian
buku diarahkan melalui mesin Dropbox di lantai dasar.

Penyewaan Loker

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah

1 Loker 120 loker 174 loker 174 loker Tidak ada 174 loker

sewa loker

2 Jumlah biaya sewa Rp.13.710.000 Rp.15.320.000 Rp.17.205.000 Rp.0 Rp.46.235.000

loker

Biaya sewa loker untuk mahasiswa sebesar Rp.15.000,- per bulan untuk loker kecil
dan Rp.20.000,- per bulan untuk loker besar. Terdapat 174 pintu loker yang tersedia
di perpustakaan, 90 pintu loker besar dan 84 pintu untuk loker kecil. Penyewaan
loker tidak ada di tahun ajaran 2020-2021 karena layanan perpustakaan dilakukan
secara daring selama study/work form home.

Surat Keterangan Bebas Pinjam Buku

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah

1 Surat Keterangan 670 713 670 756 2809
Bebas Pinjam mahasiswa mahasiswa mahasiswa mahasiswa mahasiswa

Surat keterangan bebas pinjam perpustakaan merupakan surat keterangan yang
menunjukan bahwa mahasiswa yang bersangkutan tidak memiliki peminjaman buku,
tunggakan denda, ataupun penyewaan loker di perpustakaan. Surat keterangan ini
diperlukan mahasiswa tingkat akhir sebagai salah satu syarat untuk mengajukan

82

sidang skripsi, pengambilan Surat Keterangan Lulus (SKL) atau ijazah, atau
mengikuti ujian UKMPPD (untuk Fakultas Kedokteran).
Pengajuan Surat Keterangan Bebas Pinjam selama study/work from home dilakukan
secara daring dengan mengisi data diri pada tautan https://bit.ly/PerpusYARSI-SKBP.

Integrasi Data Mahasiswa

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah

1 Integrasi data Belum ada Belum ada 297 963 1260
mahasiswa dari pelaksanaan pelaksanaan mahasiswa mahasiswa mahasiswa
Sisakad ke SLiMS migrasi data migrasi data
mahasiswa mahasiswa

Integrasi data mahasiswa dari Sisakad ke SLiMS merupakan salah satu program

bagian Sirkulasi yang bertujuan agar mahasiswa secara otomatis sudah menjadi

anggota perpustakaan tanpa perlu registrasi secara mandiri. Proses integrasi data

mahasiswa ini dibantu oleh Optima ITT. Kegiatan ini dimulai saat tahun ajaran 2019-

2020 dengan jumlah data mahasiswa yang berhasil diintegrasi ke dalam SliMS

sebanyak 297 mahasiswa, terdiri dari 248 mahasiswa Fakultas Kedokteran dan 49

mahasiswa Fakultas Psikologi.

Tahun ajaran 2020-2021 data mahasiswa yang diintegrasi dari Sisakad ke SLiMS

sebanyak 963 mahasiswa angkatan tahun 2020 dengan rincian sebagai berikut:

 Fakultas Kedokteran = 230 mahasiswa

 Fakultas Kedokteran Gigi = 44 mahasiswa

 Fakultas Hukum = 122 mahasiswa

 Fakultas Psikologi = 58 mahasiswa

 Program Studi Manajemen = 192 mahasiswa

 Program Studi Akuntansi = 63 mahasiswa

 Program Studi Teknologi Informatika = 136 mahasiswa

 Program Studi Ilmu Perpustakaan = 61 mahasiswa

 Magister Manajemen = 19 mahasiswa

 Magister Kenotariatan = 23 mahasiswa

 Magister Biomedis = 15 mahasiswa

Pengujung Perpustakaan

Grafik Pengunjung Perpustakaan

Jumlah Pengunjung

100000 84288 80061
80000
Value 60000 64693
40000 2017-2018
20000 495
2020-2021
0

2018-2019 2019-2020
Tahun Ajaran

83

Grafik pengunjung perpustakaan diambil berdasarkan jumlah pengunjung dari
SLiMS dan absensi manual selama study/work from home. Tahun ajaran 2020-2021
pengunjung perpustakaan dicatat secara manual, dan yang berkunjung hanya sivitas
akademika yang mempunyai keperluan yang tidak dapat ditunda seperti
menyerahkan skripsi, artikel ilmiah, mengembalikan buku/loker bagi mahasiswa
yang membutuhkan surat keterangan bebas pinjam, dan lain-lain dengan melakukan
perjanjian terlebih dahulu.

Peminjaman Buku

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
1 Peminjaman buku 2126 buku 2805 buku 1515 buku 0 buku 6446 buku

Jumlah peminjaman buku diperoleh berdasarkan jumlah buku yang dipinjam melalui
SLiMS. Layanan peminjaman buku cetak di tahun ajaran 2020-2021 untuk sementara
ditiadakan, karena layanan perpustakaan dilakukan secara daring selama study/work
form home. Sivitas akademika juga dapat memberikan pertanyaan mengenai akses
buku elektronik atau informasi lainnya mengenai layanan perpustakaan melalui
layanan chat online yang tersedia di website perpustakaan.

Pengembalian Buku melalui Dropbox

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
1 Pengembalian buku 1467 buku 1937 buku 4356 buku
928 buku 24 buku

Jumlah pengembalian buku melalui Dropbox diperoleh berdasarkan jumlah buku
yang dikembalikan melalui dari Dropbox Perpustakaan yang terletak di Lantai Dasar
gedung Universitas YARSI. Sivitas akademika diarahkan untuk mengembalikan
buku melalui Dropbox saat study/work from home.

Pemakaian Ruang Diskusi, Ruang Baca, dan Ruang Diskusi Komputer di
Perpustakaan Gedung Timur

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021

1 Pemakaian ruang diskusi 965 pengguna 2276 pengguna 3561 pengguna 0 pengguna
2 Pemakaian ruang baca 751 pengguna 2491 pengguna 2546 pengguna 0 pengguna
3 Pemakaian ruang diskusi 180 pengguna 751 pengguna 1140 pengguna 0 pengguna

komputer

Jumlah pemakaian ruang diskusi, ruang baca, dan ruang diskusi komputer diperoleh
berdasarkan pengisian data pemakaian ruangan oleh sivitas akademika yang
menggunakan ruang-ruang tersebut. Tahun ajaran 2020-2021 tidak ada layanan
pemakaian ruangan, karena layanan perpustakaan dilakukan secara daring selama
study/work form home.

Layanan Fotokopi di Perpustakaan Gedung Timur

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah

1 Layanan fotokopi Rp.4.826.500 Rp.13.408.000 Rp.14.815.000 Rp.0 Rp.33.049.500

84

Tahun ajaran 2020-2021 tidak ada layanan fotokopi di Perpustakaan Gedung Timur,
karena layanan perpustakaan dilakukan secara daring selama study/work form home.

5. Referensi dan Karya Ilmiah

Layanan Peminjaman Skripsi

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
6697 orang
1 Layanan 1512 3710 1475 Tidak ada peminjaman
peminjaman skripsi orang orang orang skripsi secara fisik

Layanan peminjaman skripsi di tahun ajaran 2020-2021 dilakukan secara daring,
karena perpustakaan belum membuka layanan peminjaman skripsi secara fisik/tatap
muka. Skripsi dapat diakses oleh sivitas akademika secara online sampai dengan Bab
1 di website perpustakaan. Sivitas akademika juga dapat memberikan pertanyaan
mengenai akses skripsi melalui layanan chat online yang tersedia di website
perpustakaan.

Penerimaan Hardcover dan CD skripsi

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah

1 Penerimaan Hardcover dan 465 skripsi 988 skripsi 212 skripsi 298 skripsi 1963 skripsi
CD skripsi

Skripsi yang diterima dari mahasiswa masing-masing program studi sudah sesuai
dengan format yang ditentukan oleh Perpustakaan, dan dokumen tanda terima skripsi
telah diarsipkan.

Input Data Skripsi

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
465 skripsi 988 skripsi 212 skripsi 298 skripsi 1963 skripsi
1 Input data skripsi ke
database perpustakaan

Skripsi yang sudah diterima oleh perpustakaan kemudian akan diberikan nomor
panggil skripsi sesuai fakultas kemudian diinput ke website perpustakaan. Data yang
diinput meliputi judul, nomor panggil, identitas penulis, sampai dengan abstrak.

Migrasi Data Skripsi

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
4101 karya ilmiah
1 Migrasi data karya Belum ada 4841 Tidak ada 8942
ilmiah dari website pelaksanaa karya Persiapan migrasi data proses karya
perpus lama ke website n migrasi ilmiah karya ilmiah ke migrasi ilmiah
perpus baru (SLiMS) data skripsi repositori koordinasi data skripsi
Belum ada Belum ada dengan Dosen prodi 8942 karya 8942
2 Migrasi data karya pelaksanaa pelaksana PDSI dan OPTIMA karya
ilmiah website perpus n migrasi an migrasi ITT ilmiah ilmiah
SLiMS ke repositori data karya data karya
Eprints ilmiah ilmiah
(digilib.yarsi.ac.id)

85

Proses migrasi data karya ilmiah dibagi menjadi 2 tahap, yaitu tahap pertama data
karya ilmiah dari website perpustakaan lama (www.perpus.yarsi.ac.id) ke SLiMS
(www.perpustakaan.yarsi.ac.id). Setelah repositori selesai dibangun, dimulailah
migrasi data karya ilmiah tahap kedua yaitu dari SLiMS
(www.perpustakaan.yarsi.ac.id) ke Repositori Eprints (www.digilib.yarsi.ac.id).

Pembuatan Repositori Karya Ilmiah Universitas YARSI

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021

1 Pembuatan Belum ada Belum ada Studi Banding dan Pembuatan repositori
pelaksanaan konsultasi dengan karya ilmiah
Repositori Karya pelaksanaan pembuatan praktisi mengenai Universitas YARSI
repositori pembangunan menggunakan
Ilmiah pembuatan repositori karya ilmiah aplikasi Eprints

Universitas repositori

YARSI

Repositori karya ilmiah Universitas YARSI telah berhasil dibuat, dan telah
menyesuaikan kofigurasi tampilan sesuai dengan ketentuan Ristekdikti. Saat ini
perpustakaan dalam proses menginput data karya ilmiah fulltext ke dalam repositori,
sehingga ke depannya sivitas akademika dapat mengakses karya ilmiah melalui
repositori dengan akses login terlebih dahulu.

Melanggan Turnitin (Plagiarism Checker)

No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021

1 Melanggan Turnitin Belum Belum Vendor Turnitin Melanggan fitur
(plagiarism checker) melanggan melanggan memberikan penawaran Turnitin Similarity
Turnitin Turnitin melalui presentasi pada UY per Maret 2021

Universitas YARSI melanggan Turnitin dengan paket Bundling selama 3 tahun
(2021-2023), dengan Fitur Turnitin Similarity menyediakan 1 akun administrator +
50 akun instruktur. Berikut ini daftar pembagian akun turnitin untuk unit kerja:

No Unit Kerja Jumlah Mahasiswa Porsi Akun

1 Perpustakaan Seluruh mahasiswa aktif di 4

Universitas YARSI 5
7
2 Lemlit (Jurnal Penelitian, PKM, dll) 11 jurnal penelitian, 1 jurnal PKM 3
7
3 Fakultas Kedokteran 250 mahasiswa 6
5
4 Fakultas Hukum 100 mahasiswa 2
2
5 FEB - Manajemen 350 mahasiswa
2
6 FEB – Akuntansi 150 mahasiswa 3
3
7 FTI – Teknik Informatika 150 mahasiswa 1
50
8 FTI – Perpustakaan dan Sains Informasi 50 mahasiswa

9 Fakultas Psikologi 50 mahasiswa

10 Fakultas Kedoteran Gigi 50 mahasiswa
11 Pascasarjana 100 mahasiswa
11 SDM 256 dosen
12 Optima Language Seluruh sivitas Universitas YARSI

JUMLAH