86
6. Digital Library
Layanan Fotokopi dan Cetak di Digital Library
No Nama 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
Kegiatan
1 Layanan Rp.123.601.600 Rp.151.032.400 Rp.99.856.600 Tidak ada Rp.374.490.600
fotokopi layanan fotokopi
dan cetak & cetak
Layanan fotokopi dan cetak di Digital Library tidak ada di TA. 2020-2021 karena
layanan perpustakaan dilaksanakan secara daring selama study/work from home.
Pemakaian Ruang Diskusi dan Ruang Window of The World (WOW)
No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
1 Pemakaian ruang 1051 1632 3129 0 5812
diskusi di lantai 3 pengguna pengguna pengguna pengguna pengguna
2 Pemakaian ruang 190 83 79 0 352
Window of The pengguna pengguna pengguna pengguna pengguna
World
Jumlah pemakaian ruang diskusi dan ruang WOW diperoleh berdasarkan jumlah
sivitas akademika yang menggunakan ruang-ruang tersebut. Tahun ajaran 2020-2021
tidak ada layanan pemakaian ruangan, karena layanan perpustakaan dilakukan secara
daring selama study/work form home.
Pemakaian Komputer
No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
1 Pemakaian 7070 6065 7584 0 20719
komputer pengguna pengguna pengguna pengguna pengguna
Jumlah pemakaian ruang diskusi dan ruang WOW diperoleh berdasarkan jumlah
sivitas akademika yang menggunakan komputer di lantai 3. Tahun ajaran 2020-2021
tidak ada layanan pemakaian komputer, karena layanan perpustakaan dilakukan
secara daring selama study/work form home.
7. Program Lainnya
Literasi Informasi Layanan Perpustakaan
No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
1 Literasi Mahasiswa Mahasiswa Mahasiswa baru dari 5 Mahasiswa baru angkatan
informasi baru Fakultas baru Fakultas Fakultas (Kedokteran, 2020 secara daring
layanan Kedokteran Kedokteran Kedokteran Gigi, (Fakultas Ekonomi, Prodi
perpustakaan dan Fakultas dan Fakultas Hukum, Ekonomi dan Akuntansi, Fakultas
Kedokteran Kedokteran Teknologi Informasi) Kedokteran Umum)
Gigi Gigi
87
Setiap tahun perpustakaan mengadakan literasi informasi mengenai layanan
perpustakaan kepada mahasiswa baru untuk Fakultas Kedokteran Umum yang
dinamakan PBL dan Fakultas Kedokteran Gigi. Pada tahun ajaran 2019-2020
bertambah menjadi 5 Fakultas yang ikut serta dalam kegiatan ini, yaitu Fakultas
Kedokteran, Kedokteran Gigi, Hukum, Ekonomi, dan Teknologi Informasi. Pada
tahun ajaran 2020-2021, masa pandemi mahasiswa baru angkatan 2020 pengenalan
perpustakaan dilakukan secara daring yaitu Fakultas Ekonomi Prodi Akuntansi dan
Fakultas Kedokteran Umum.
Pada tahun ajaran 2020-2021, perpustakaan mengadakan Webinar Sosialisasi
Layanan Perpustakaan yang diperuntukkan bagi mahasiswa baru angkatan 2020
sebagai kegiatan literasi informasi layanan perpustakaan secara daring. Kegiatan
dilaksanakan pada hari Selasa, 26 Januari 2020.
Kerjasama dengan Lembaga Lain
Pusat Layanan Perpustakaan memiliki 2 kerjasama dengan lembaga lain, yaitu
dengan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI) DKI Jakarta dan
Bank Indonesia (BI) dalam rangka hibah BI Corner.
No Kerjasama 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
1 FPPTI DKI Jakarta Ya Ya Ya Ya
2 BI Corner Ya Ya Ya Ya
Pusat Layanan Perpustakaan bekerjasama dengan FPPTI DKI Jakarta bertujuan salah
satunya yaitu dapat melakukan peningkatan dan pengembangan pengetahuan,
wawasan, dan keterampilan pustakawan dan/atau tenaga perpustakaan. FPPTI DKI
Jakarta memberikan informasi kepada anggota-anggota nya mengenai perkembangan
perpustakaan, acara-acara yang bermanfaat dan menarik, mengadakan seminar atau
pelatihan bagi pustakawan atau tenaga perpustakaan, dan informasi-informasi terbaru
mengenai perpustakaan lainnya. Pusat Layanan Perpustakaan telah terdaftar menjadi
anggota FPPTI DKI Jakarta sampai dengan tahun 2023.
Pusat Layanan Perpustakaan juga bekerjasama dengan Bank Indonesia berawal dari
perpustakaan menerimah hibah program BI Corner pada tahun 2016. Hibah BI
Corner ini berbentuk pojok baca BI dengan berbagai fasilitas yang diberikan, seperti
buku-buku, lemari, sofa dan karpet, televisi, 1 unit komputer dan lain-lain. BI Corner
berada di perpustakaan lantai 4. Kerjasama dengan BI telah diperbarui pada tahun
2020.
Sumber Daya Manusia (Pustakawan dan Tenaga Perpustakaan)
No Nama Kegiatan 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Jumlah
5 kegiatan 13 kegiatan 56 kegiatan 82 kegiatan
1 Seminar / Webinar, 8 kegiatan
Pelatihan, Workshop,
Lokakarya,
Bimbingan Teknis,
Diklat
Pusat Layanan Perpustakaan mengikutsertakan pustakawan dan tenaga
perpustakaannya dalam berbagai acara untuk menambah wawasan, keterampilan dan
88
relasi dengan pustakawan dari perpustakaan perguruan tinggi lain. Acara yang diikuti
meliputi seminar/webinar, pelatihan, workshop, bimbingan teknis, dan sebagainya.
Daftar acara yang diikuti pustakawan dan tenaga perpustakaan per tahun ajaran
terlampir.
2.6.2. Anggaran dan Realisasi Anggaran Layanan Perpustakaan
Anggaran Layanan Perpustakaan
No Anggaran 2017/2018 2018/2019 2019/2020 2020/2021
7 program 11 program 9 program 9 program
1 Program kerja Rp.278.700.000 Rp.3.491.500.000 Rp.3.464.800.000 Rp.1.020.700.000
2 Anggaran
perpustakaan
Rincian Anggaran Layanan Perpustakaan
No Program Kerja 2017/2018 2018/2019 2019/2020 2020/2021
Rp200.000.000 Rp3.300.000.000 Rp3.300.000.000 Rp455.000.000
1 Pengadaan buku Rp67.200.000 Rp77.000.000
Rp77.000.000 Rp77.000.000 Rp15.950.000
2 Pengadaan jurnal - Rp37.500.000 Rp37.500.000
3 Pengolahan buku Rp10.000.000 Rp73.000.000 Rp10.800.000 Rp1.000.000
(pembelian tag - Rp500.000 -
buku) -
- Rp30.000.000 -
4 Pengadaan sarana -
dan prasarana - - Rp5.000.000 -
-
5 Kerjasama - - - Rp12.750.000
(keanggotaan FPPTI
DKI Jakarta) Rp1.500.000 - - Rp451.000.000
Rp278.700.000
6 Repositori Rp4.000.000 Rp4.000.000 Rp8.000.000
Universitas Rp3.491.500.000
Rp3.464.800.000 Rp1.020.700.000
7 Akreditasi
Perpustakaan
8 Software
Plagiarisme
9 Melanggan database
e-book dan e-journal
10 Sumberdaya
manusia
Jumlah
Realisasi Anggaran Layanan Perpustakaan
No Realisasi anggaran 2017/2018 2018/2019 2019/2020 2020/2021
7 program 7 program 4 program 4 program
1 Program kerja Rp.277.350.000 Rp.73.000.000 Rp.5.800.000 Rp52.700.000
2 Realisasi
3 Anggaran terserap 99% 2% 0% 5%
dalam persen
89
Rincian Realisasi Anggaran Layanan Perpustakaan
No Program Kerja 2017/2018 2018/2019 2019/2020 2020/2021
Rp200.000.000 - - -
1 Pengadaan buku Rp67.200.000 - - -
- - -
2 Pengadaan jurnal -
Rp73.000.000 Rp11.875.000 Rp200.000
3 Pengolahan buku Rp10.000.000
(pembelian tag - Rp1.500.000 -
buku) -
- - -
4 Pengadaan sarana - - - -
dan prasarana - - - Rp52.500.000
- - - -
5 Kerjasama -
(keanggotaan FPPTI - Rp500.000 -
DKI Jakarta) Rp150.000 Rp73.000.000 Rp13.875.000 Rp52.700.000
Rp277.350.000
6 Repositori
Universitas
7 Akreditasi
Perpustakaan
8 Software
Plagiarisme
9 Melanggan database
e-book dan e-
journal
10 Sumberdaya
manusia
Jumlah
2.6.3. Capaian Kinerja Layanan Perpustakaan
1. Capaian Kinerja Layanan Perpustakaan 2017-2021
No Kinerja 2017/2018 2018/2019 2019/2020 2020/2021
1 Pengadaan Tercapai Tidak Tercapai Tidak Tercapai Tidak Tercapai Tidak
buku Tercapai
Tercapai Tercapai Tercapai
2 Pengolahan
buku
3 Pembelian
tag buku Tidak ada
(RFID)
4 Pengadaan
jurnal
5 Pengolahan
jurnal
6 Melanggan
database
buku dan
jurnal
elektronik
90
7 Survei Tidak ada Tidak ada
kepuasan Tidak ada Tidak ada
pemustaka
8 Integrasi data Tidak ada Tidak ada
mahasiswa
9 Literasi Tidak ada
informasi
layanan
perpustakaan
10 Stok
Opname
11 Pengolahan
karya ilmiah
12 Migrasi data Tidak ada
karya ilmiah
ke SLiMS
13 Membangun Tidak ada Tidak ada
repositori
universitas
14 Migrasi data Tidak ada Tidak ada
karya ilmiah
ke Repositori
15 Melanggan Tidak ada Tidak ada
software
plagiarisme
No Deskripsi 2017/2018 2018/2019 2019/2020 2020/2021
Layanan Tercapai Tidak Tercapai Tidak Tercapai Tidak Tercapai Tidak
Tercapai Tercapai Tercapai
Tercapai
16 Layanan
Digital
Library
17 Peningkatan
SDM
18 Terdaftar
menjadi Tidak ada
anggota Penyusunan
FPPTI DKI Tidak ada Tidak ada
Jakarta
19 Pengadaan
sarana dan
prasarana
20 Akreditasi
perpustakaan
21 SOP, Tidak ada
Standar, dan
PPEPP
2. Standar dan Operasional Prosedur serta PPEPP Layanan Perpustakaan
Layanan Perpustakaan sudah membuat dokumen, yang terdiri dari:
a. SOP Layanan Digital Library
b. SOP Layanan Jurnal dan Majalah
91
c. SOP Layanan Pengadaan Buku
d. SOP Layanan Pengolahan Buku
e. SOP Layanan Referensi dan Karya Ilmiah
f. SOP Layanan Sirkulasi
g. Standar Layanan Perpustakaan
h. PPEPP (Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pelaksanaan dan Peningkatan)
3. Hasil Audit
Hasil Audit Internal 12 Agustus 2018
No Temuan Tindakan Perbaikan
Ditemukan Perencanaan Sasaran Mutu Memasukkan kepuasan
1. di unit kerja DPT-Layanan Perpustakaan pelanggan ke sasaran mutu
belum mencakup analysis dan Evaluasi dan mempersiapkan
Kepuasan Pelanggan di Perpustakaan. sistemnya
Hal tersebut tidak sesuai dengan ISO
9001:2015 kalusul 9.1.3
Hasil Audit Internal 18 April 2019
No Temuan Tindakan Perbaikan
1 Ditemukan belum adanya standar mutu a. Melampirkan SOP
pengelolaan karya ilmiah yang disahkan Karya Ilmiah
berdasarkanjawaban dari staf, serta tidak b. Melampirkan daftar
adanya bukti penginputan karya ilmiah karya ilmiah yang telah
secara menyeluruh. Hal ini tidak seusai di input ke web
dengan klausul 6.1.2 ISO 9001 : 2015 perpustakaan
2 Ditemukan belum lengkapnya a. Mengajukan
ketersediaan koleksi ditunjukkan dengan permohonan pengadaan
tidak adanya koleksi buku elektronik e-book
dan repository seluruh jenis karya b. Berkoordinasi dengan
ilmiah sesuai program studi Rektorat (Wakil Rektor
berdasarkanjawaban dari staf serta 2) untuk tindak lanjut
penelusuran di web perpustakaan. Hal repositori
ini tidak seusai dengan klausul 7.1.3
ISO 9001 : 2015
3 Ditemukan belum lengkapnya Berkoordinasi dengan DPT
ketersediaan sarana teknologi informasi mengenai pengadaan CD
dan komunikasi berdasarkanjawaban pembelajaran
dari staf serta penelusuran di web
perpustakaan, seperti : koleksi CD untuk
pembelajaran yang biasa digunakan
bukan koleksi perpustakaan, tidak ada
repository multimedia online. Hal ini
tidak seusai dengan klausul 7.1.3 ISO
9001 : 2015
4 Ditemukan belum adanya dokumen Melampirkan denah
jaminan mutu yang memuat luas, perpustakaan beserta daftar
kondisi, dan kelengkapan bangunan inventaris barang
perpustakaan yang sesuai dengan bentuk perpustakaan
92
auditi berdasarkan jawaban staf. Hal ini
tidak seusai dengan klausul 7.1.3 ISO
9001 : 2015
5 Ditemukan belum terpenuhinya koleksi Meminta program studi
bahan pustaka mengirimkan
disertasi/tesis/skripsi/tugas akhir >200 disertasi/tesis/skripsi/tugas
untuk tiap prodi berdasarkan akhir
rekapitulasi yang ditunjukkan oleh staf.
Hal ini tidak seusai dengan klausul 4.2.3
ISO 9001 : 2015 dan BAN PT 6.4.1b
6 Ditemukan belum tersedianya data Setiap bulan data rekapitulasi
rekapitulasi jurnal ilmiah terakreditasi akan diperbaharui
DIKTI untuk tiap fakultas melebihi 3
berdsasarkan bukti rekap terakhir. Hal ini
tidak seusai dengan klausul 4.2.3 ISO
9001 : 2015 dan BAN PT 6.4.1c
7 Ditemukan belum tersedianya data Membuat data rekapitulasi
rekapitulasi jurnal ilmiah internasional jurnal ilmiah internasional
untuk tiap fakultas melebihi 400 untuk tiap fakultas
berdsasarkan bukti rekap terakhir. Hal ini
tidak seusai dengan klausul 4.2.3 ISO
9001 : 2015 dan BAN PT 6.4.1d
8 Auditi tidak dapat menunjukkan a. Melaksanakan
dokumen Standar Mutu Survey penyebaran kuesioner
Kepuasan Pengguna dengan skor di atas dan meneliti hasilnya
3. Hal ini tidak sesuai dengan Klausul b. Jika ditemukan skor
6.1.2 ISO 9001:2015 dibawah 3, maka akan
diadakan perbaikan
layanan guna
meningkatkan kepuasan
pelanggan
9 Auditi tidak dapat menunjukkan Dokumen dilengkapi dengan
dokumen Standar Mutu Pengembalian tanggal buku dikembalikan
buku 50 % tepat waktu. Hal ini tidak
sesuai dengan Klausul 6.1.2 ISO 9001 :
2015
10 Auditi tidak melaksanakan Standar Mutu Mengajukan kembali
memiliki jurnal ilmiah internasional pengadaan jurnal
minimal 2 (dua) judul berlangganan internasional
/rutin untuk setiap program studi,
terbukti dari dokumen daftar jurnal
ilmiah tidak ditemukan jurnal ilmiah
internasional minimal 2 untuk Prodi Ilmu
Perpustakaan. Hal ini tidak sesuai
dengan Klausul 6.1.2 ISO 9001 : 2015
dan Matriks Nilai Akreditasi BAN PT
6.4.1.d Tahun 2008
11 Auditi tidak melakukan evaluasi Setiap enam bulan sekali
terhadap isu-isu internal dan eksternal, dokumen risk manajemen
pengelolaan resiko serta peluang yang diperbaharui
93
berpotensi terhadap kinerja auditi. Hal itu
dibuktikan dengan Dokumen Risk
Manajemen yang tidak diperbaharui,
padahal kegiatan sudah dilaksanakan.
Hal ini tidak sesuai dengan Klausul 6.1.1
ISO 9001 : 2015
12 Auditi belum mengidentifikasi Diajukan kembali setelah
Kelemahan (Weakness) dari pihak standar pengadan buku
eksternal (DPT) yang mempengaruhi ditetapkan
kinerja Auditi. Contoh : surat
permohonan penetapan standar
Pengadaan Buku Tahun 2017 ke DPT
yang belum ada tindak lanjut dari DPT
apakah akan menggunakan SNI, SNPT
2011, SNPT 2017, atau dari Borang
Akreditasi BAN PT, sehingga
pengadaan buku TA 2018/2019 belum
dilakukan. Hal ini tidak sesuai dengan
Klausul 4.1. ISO 9001 : 2015
13 Auditi belum melaksanakan Standar Diajukan kembali setelah
Mutu jumlah judul buku wajib per standar pengadaan buku
matakuliah, dibuktikan dari dokumen ditetapkan
yang menunjukkan bahwa masih
terdapat 40 judul buku yang diajukan
Prodi Ilmu Perpustakaan TA 2017/2018
belum ditindaklanjuti pengadaannya di
TA 2018/2019. Hal ini tidak sesuai
dengan Klausul 4.1. ISO 9001 : 2015
Hasil Audit Eksternal 26 Oktober 2020
No Temuan Tindakan Perbaikan
1 Disarankan untuk mencari cara supaya
a. Menyediakan koleksi
layanan peminjaman buku berupa
textbook tidak terhenti elektronik untuk
2 Disarankan frekuensi pelaksanaan stok penunjang perkuliahan
opname dilakukan 1 tahun sekali &
bentuk pelaporan kegiatan stok sivitas Akademika.
opname dibuat secara formal &
melampirkan secara detail judul-judul b. Menetapkan dan
buku yang masuk ke dalam kategori
kondisi buku yang tidak baik/rusak. memberikan informasi
pada sivitas Akademika
mengenai akses koleksi
elektronik untuk
menunjang perkuliahan di
web perpustakaan
a. Membuat laporan stok
opname secara formal
b. Stock opname sesuai
Standar Perpustakaan
Perguruan Tinggi
94
Hasil Audit Internal 12 Maret 2021
No Temuan Tindakan Perbaikan
1. Ditemukan adanya ketidak a. Mengevaluasi sasaran mutu
sesuaian di Perpustakaan, di mana proses administrasi
tidak terpenuhinya standar mutu pengadaan buku dengan
SPMI perpustakaan, berupa: proses pembelian buku
proses pengadaan buku dalam sampai diterima oleh
waktu 3 bulan, jumlah buku wajib Perpustakaan akan
per mata kuliah paling sedikit 3 dipisahkan. Akan dibahas
judul untuk mendukung capaian pada rapat internal
pembelajaran, dan memiliki jurnal Perpustakaan dalam waktu
ilmiah paling sedikit 2 judul per maksimal 1 bulan ke depan
prodi. Hal tersebut tidak sesuai b. Perpustakaan akan lebih aktif
dengan klausul 6.1.2 pada Standar dalam mengingatkan kembali
SPMI Perpustakaan. mengenai pengisian daftar
usulan pembelian buku ke
Fakultas melalui surat dan
atau e-mail. Akan
dilaksanakan pada pengajuan
pengadaan buku berikutnya
c. Mendokumentasikan jurnal
ilmiah tahun 2019 dan 2020
2. Observasi : Lebih proaktif dalam Melakukan komunikasi dengan
mengumpulkan prosiding per fakultas melalui surat dan atau e-
fakultas mail untuk mengumpulkan
prosiding
3. Observasi : Meningkatkan Melakukan komunikasi dengan
komunikasi dengan fakultas untuk fakultas melalui surat dan atau e-
dapat meningkatkan jumlah jurnal mail untuk mendata jurnal
terakreditasi DIKTI yang dimiliki terakreditasi DIKTI yang dimiliki
oleh fakultas. oleh fakultas
4. Observasi : Membuat penjadwalan Perpustakaan akan membuat
maintenance rutin pada perangkat jadwal maintenance perangkat
sistem informasi (cth: web sistem informasi (website
perpustakaan, computer perpustakaan, komputer
perpustakaan) perpustakaan) selama 1 bulan
sekali
4. Rekap Hasil Kegiatan
Tahun Ajaran 2017-2018
No Kinerja Penjelasan
1. Pengadaan buku:
a. Penerimaan buku pembelian a. Buku yang diterima TA 2017-2018
sebanyak 1.864 judul / 1.888 eksemplar
2. Pengolahan buku:
a. Pengolahan buku a. Buku yang diterima TA 2017-2018
sebanyak 1.864 judul / 1.888 eksemplar
selesai diolah
95
3. Majalah/Jurnal : a. 11 judul, 28 nomor, 30 eksemplar
a. Penerimaan pembelian jurnal diterima TA 2017/2018
b. Pengolahan pembelian jurnal b. 11 judul, 28 nomor, 30 eksemplar
selesai diolah
4. Sirkulasi :
a. Pengembalian buku a. 1.467 buku telah di kembalikan
b. Penataan buku b. 3.311 buku telah tertata di rak
c. Perlengkapan jilid c. 142 buku rusak selesai diperbaiki
5. Referensi dan Karya Ilmiah : a. 1.512 orang meminjam skripsi terlayani
a. Peminjaman skripsi b. 465 eksemplar penerimaan hardcover
b. Penerimaan hardcover dan CD skripsi
dan CD skripsi
c. Input data skripsi ke database c. 465 Input data skripsi selesai
perpustakaan
a. Fotokopi sebesar Rp.123.601.600
6. Internet/digital library: b. 1.051 pengguna memaikai ruang diskusi
a. Layanan fotokopi
b. Pemakaian ruang diskusi a. Mengikuti 8 acara seminar/pelatihan
7. Sumber daya manusia :
a. Mengikuti pelatihan/ seminar
8. Sarana dan prasarana :
a. Permohonan ATK alat penjilidan a. Surat permohonan tanggal 18-09-2017,
ATK diterima tanggal 10-10-2017
b. Permohonan RFID 3 buah book reader b. Surat permohonan tanggal 22-09-2017,
dan card reader untuk peminjaman, RFID reader diterima secara bertahap
pengembalian, dan pengolahan di tanggal 24-10-2017, 31-11-2017, dan
Perpustakaan Gedung Timur 16-01-2018
c. Permohonan 6 unit komputer biasa, 1 c. Surat permohonan tanggal 06-10-2017,
all in one PC untuk di Perpustakaan terealisasi
Gedung Timur
d. Permohonan plastik sampul buku 14 d. Terealisasi
roll
Tahun Ajaran 2018-2019
No Kinerja Penjelasan
1. Pengolahan buku Buku yang diterima TA 2018-2019 sebanyak
173 judul, 363 eksemplar selesai diolah
2. Pengolahan jurnal Jurnal yang diterima TA 2018-2019 sebanyak
71 judul, 289 eksemplar selesai diolah
3. Peningkatkan layanan Digital Library a. 21 monitor rusak; 11 sudah diperbaiki, 9
belum ada pengganti
b. 6 monitor rusak, sudah diperbaiki
c. TV belum ada pengganti
4. Pengelolaan karya ilmiah:
a. Semua karya ilmiah selesai diolah a. Karya ilmiah yang diterima TA 2018-
2019 sebanyak 988 judul selesai diolah
b. Semua data karya ilmiah selesai di- b. 4841 karya ilmiah telah di migrasi ke
migrasi dari web lama ke web SLiMS
perpustakaan baru (SLiMS)
5. Peningkatan kemampuan sumber daya Mengikuti 5 acara seminar/pelatihan
manusia
6. Pengadaan sarana dan prasarana terdiri dari:
a. 54 pintu loker untuk di perpustakaan
gedung timur
96
b. 5 buah lemari penyimpanan karya ilmiah a. Surat permohonan diajukan tanggal 23-
untuk di perpustakaan gedung timur 11-2018 , loker 54 pintu telah diterima
tanggal 26-03-2019
c. Tersedianya Wifi di perpustakaan
Gedung Timur b. Surat permohonan diajukan tanggal 23-
11-2018, 5 buah lemari telah diterima
tanggal 22-03-2019
c. Surat permohonan diajukan tanggal 02-
03-2018, Wifi sudah terpasang
7. Pembuatan laporan kegiatan rutin:
a. Bulanan a. Laporan dikirim sebagai bahan Pre More
b. Tahunan b. Laporan dikirim sebagai bahan evaluasi
kegiatan program kerja TA 2018-2019
Tahun Ajaran 2019-2020
No Kinerja Penjelasan
1. Referensi dan karya ilmiah :
a. Pengolahan karya ilmiah a. Karya ilmiah yang diterima TA 2019-
2020 sebanyak 212 judul selesai diolah
b. Migrasi data karya ilmiah dari website b. 4101 karya ilmiah telah di migrasi ke
perpustakaan lama ke website SLiMS
perpustakaan baru (SLiMS)
2. Peningkatan kemampuan sumber daya Mengikuti 13 acara seminar/pelatihan
manusia
3. Kerjasama perpustakaan : Perpanjangan Perpustakaan Universitas YARSI telah
keanggotaan Forum Perpustakaan Perguruan terdaftar menjadi anggota FPPTI DKI Jakarta
Tinggi (FPPTI) DKI Jakarta sampai dengan tahun 2022
4. Pengadaan sarana dan prasarana terdiri dari:
a. 24 dus masker a. 12 dus masker earloop dan 12 dus masker
headloop
b. Pengharum ruangan otomatis b. Terealisasi
c. TV Samsung di Ruang WOW c. Terealisasi
Tahun Ajaran 2020-2021
No Kinerja Penjelasan
1. Integrasi data mahasiswa baru dari Optima 963 data mahasiswa angkatan 2020 (11
ITT ke SLiMS untuk menjadi anggota program studi) sudah terintegrasi dari Sisakad
perpustakaan secara otomatis ke SLiMS
2. Melanggan software plagiarisme Turnitin Universitas YARSI melanggan Turnitin
dengan paket Bundling selama 3 tahun (2021-
2023), dengan fasilita 1 akun administrator dan
50 akun instruktur
3. Peningkatan kemampuan sumber daya Mengikuti 56 acara seminar/pelatihan, lebih
manusia: Keikutsertaan dalam seminar, banyak mengikuti seminar online
pelatihan, dan lain-lain
4. Pengadaan sarana dan prasarana terdiri dari:
a. 4 botol hand sanitizer a. Terealisasi 2 botol hand sanitizer
5. Repositori Universitas Repositori karya ilmiah Universitas YARSI
(digilib.yarsi.ac.id) telah selesai dibuat, dan
telaj menyesuaikan kofigurasi tampilan sesuai
dengan ketentuan Ristekdikti
97
Kegiatan Perpustakaan Saat Study/Work From Home
a. Membuat poster mengenai literasi penelusuran buku elektronik, jurnal
elektronik, dan karya ilmiah dan ditampilkan website Universitas YARSI
b. Membuat visitor counter di website perpustakaan untuk menghitung
kunjungan
c. Membuat fitur chat online di website perpustakaan, untuk memudahkan
sivitas akademika berkomunikasi dengan perpustakaan
d. Persentasi Pusat Layanan Perpustakaan pada PKKMB Fakultas / Prodi hari
Sabtu, tanggal 12 September 2020 : Prodi Akuntansi “Wellcome To
Accounting”, pukul 09.00 – 09.30 WIB dan Prodi Kedokteran Umum
“Problem Based Learning” pukul 11.20 – 11.50 WIB
e. Mengadakan webinar Sosialisasi Layanan Perpustakaan untuk mahasiswa
baru angkatan 2020 pada hari Selasa, 26 Januari 2021
f. Repositori universitas telah selesai dibuat, saat ini sedang dalam proses entri
data skripsi
g. Melanggan software plagiarisme Turnitin 50 akun
h. Mengunduh buku-buku elektronik yang dapat di akses secara gratis
i. Mengunduh jurnal elektronik nasional dan internasional yang dapat di akses
secara gratis
5. Program yang belum Tercapai
Tahun Ajaran 2018-2019
No Program Kerja Penjelasan Tindak Lanjut
1. Pengadaan buku Belum ada standar pengadaan buku Pengadaan buku akan tetap
dari Universitas. Mengajukan dimasukan ke dalam program kerja
permohonan standar pengadaan tahun ajaran berikutnya karena
buku pada tanggal 27 Desember termasuk dalam program
2018 (No. Surat. 072/LPP/12- multiyears (berulang setiap
2018/DPT/UY) tahun/program tahunan)
2. Pengadaan jurnal Belum ada standar pengadaan Pengadaan jurnal nasional dan
nasional dan jurnal nasional terakreditasi dan internasional akan tetap dimasukan
internasional jurnal internasional dari ke dalam program kerja tahun
Universitas. Mengajukan ajaran berikutnya karena termasuk
permohonan standar pengadaan dalam program multiyears
jurnal pada tanggal 27 Desember (berulang setiap tahun/program
2018 (No. Surat 073/LPP/12- tahunan)
2018/DPT/UY)
3. Pembelian tag Persediaan tag buku mencukupi Melakukan pembelian di TA
RFID (tag buku) untuk pengolahan buku TA 2018- berikutnya
2019
Tahun Ajaran 2019-2020
No Program Kerja Penjelasan Tindak Lanjut
1. Pengadaan buku Belum dilakukan pembelian oleh Pengadaan buku akan tetap
yayasan YARSI. Surat permohonan dimasukan ke dalam program kerja
pembelian buku tanggal 10 tahun ajaran berikutnya karena
Desember 2019 (No. Surat termasuk dalam program
070/LPP/11-2019/DPT/UY) multiyears (berulang setiap
tahun/program tahunan)
2. Pengadaan jurnal Belum ada pengajuan (Menunggu Pengadaan jurnal nasional dan
nasional dan Presentasi vendor ke masing- internasional akan tetap dimasukan
internasional masing fakultas) ke dalam program kerja tahun
98
ajaran berikutnya karena termasuk
dalam program multiyears
(berulang setiap tahun/program
tahunan)
3. Pembelian tag Persediaan tag buku mencukupi Sementara pengolahan buku
RFID (tag buku) untuk pengolahan buku TA 2019- tercetak tertunda karena sedang
2020 study/work from home
Tahun Ajaran 2020-2021
No Program Kerja Penjelasan Tindak Lanjut
1. Melanggan Surat permohonan berlangganan a. Trial ProQuest yang sudah
database e-book Proquest sudah di ajukan namun aktif untuk Universitas
dan e-journal belum terealisasi YARSI selama 30 hari
b. Rincian biaya berdasarkan
surat penawaran dari PT Jasa
Raya Tama Buana sbg agen
tunggal Proquest :
E-Book Rp. 218.350.000,-
E-Journal Rp. 232.650.000,-
2. Pengadaan e- Surat permohonan pembelian e- a. Perpustakaan telah mencari
book book sudah diajukan tanggal 3 mendapat Vendor pembelian
Maret 2021 e-book namun hanya 14 judul
yang tersedia, sedangkan
pihak Yayasan menginginkan
Vendor yang dapat
menyediakan semua
pembelian e-book yang
diusulkan
b. Estimasi harga yang diketahui
.baru 14 judul e-book sebesar
Rp.68.757.700.
Estimasi harga 57 judul e-
book masih menunggu
konfirmasi lanjutan dari
Yayasan
3. Pengolahan buku Sementara pengolahan buku Melayani permintaan buku
tercetak tertunda karena sedang elektronik dari dosen dan
study/work from home mahasiswa secara daring dengan
cara mencari sumber yang gratis
4. Pembelian jurnal Belum ada pengajuan (menunggu a. Mengunduh dan
nasional berlangganan jurnal eletronik mengarsipkan sumber
terakreditasi dan Proquest) informasi jurnal elektronik
jurnal gratis
internasional b. Pengadaan jurnal nasional
dan internasional akan tetap
dimasukan ke dalam
program kerja tahun ajaran
berikutnya karena termasuk
dalam program multiyears
(berulang setiap
tahun/program tahunan)
5. Akreditasi Memenuhi instrumen akreditasi Memenuhi instrumen akreditasi
Perpustakaan dengan nilai yang baik dan dengan nilai yang baik dan
melakukan penilaian sementara melakukan penilaian sementara
99
Akreditasi Perpustakaan
Tahun Ajaran 2019-2020
No Penjelasan Tindak Lanjut
1. 6 Oktober 2019 pembagian instrumen Masing-masing bagian mempersiapkan
akreditasi untuk Tim Perpustakaan instrumen yang telah diberikan dan
melakukan penilaian
2. 29 Oktober 2019 Prodi Ilmu Perpustakaan Hasil penilaian Prodi Ilmu Perpustakaan dan
dan Sains Informasi melakukan persentasi Sains Informasi , Perpustakaan baru
penilaian akreditasi sementara mencapai nilai 56% dan masuk kategori
tidak terakreditasi
3. 20 Desember 2019 PDJAMA mengundang Peningkatan poin instrumen akreditasi
rapat akreditasi perpustakaan perpustakaan, salah satunya permohonan
perubahan status perpustakaan di dibawah
Rektor
4 5 Maret 2020 Direktur DPT mengajukan Perubahan statuta Universitas YARSI bahwa
surat permohonan usulan struktur Perpustakaan dibawah Rektor sesuai dengan
Perpustakaan yang awalnya di bawah DPT Standar Perpustakaan Perguruan Tinggi
menjadi dibawah Rektor menunggu keputusan Yayasan YARSI
Tahun Ajaran 2020-2021
No Kinerja Penjelasan
1 4 November 2020 membuat laporan Berdasarkan hasil rapat tim perpustakaan,
instrumen akreditasi perpustakaan nilai baru mencapai nilai 59 % dan masuk
kategori tidak terakreditasi
2 Perpustakaan melakukan peningkatan poin Meningkatkan poin instrumen yang dapat
akreditasi dilakukan segera seperti : staf perpustakaan
mengikuti seminar/pelatihan yang di
syaratkan minimal 4 Sertifikat per orang,
melanggan software plagiarisme, dan
perubahan statuta.
3. 26 Januari 2021 Pelaksanaan webinar Menambah poin instrumen literasi informasi,
Sosialisasi Pemanfaatan Layanan namun poin masih rendah perlu ditambah
Perpustakaan Untuk Mahasiswa angkatan lagi kegiatannya
2020-2021
4 Perpustakaan melakukan penilaian sementara Berdasarkan hasil penilaian sementara, saat
ini Perpustakaan baru mencapai nilai 61,33%
dan masuk kategori terakreditasi C
Komponen-komponen yang telah ditambah poinnya, adalah sebagai berikut:
No Komponen Instrumen Skor Keterangan
4 Tambahan turnitin
1 Perpustakaan berperan dalam mengurangi b. 3 cara
praktek plagiarisme dengan cara :
menyediakan aplikasi online pengontrol
plagiarisme; memberi topik tentang
plagiarisme dalam kegiatan literasi;
mengontrol pemustaka dalam
memfotocopy literatur di perpustakan;
melakukan himbauan tertulis anti
plagiarisme di perpustakaan.
100
2 Rata-rata peningkatan kompetensi a. > 4 kali 5 Daftar keikutsertaan
dan sertifikat Tim
berkelanjutan (PKB) per orang tenaga Perpustakaan (sudah
perpustakaan (pelatihan, bimtek, seminar,
lokakarya, dll.) dalam 3 tahun terakhir terpenuhi untuk
masing-masing staf
perpustakaan
3 Garis komando (Line of commands) a. Kepala 5 Mengajukan Surat
Kepala Perpustakaan Perpustakaan Usulan Perpustakaan
bertanggung di bawah Rektor pada
jawab Perubahan Statuta
kepada (menunggu
pimpinan keputusan)
perguruan
tinggi
Penilaian sementara Akreditasi Perpustakaan saat ini adalah sebagai berikut:
No Komponen Jumlah Jumlah Bobot Skor Nilai Tambah Total Nilai
Skor Soal saat Skor Skor
1 Koleksi ini
2 Sarana dan
130 26 20 64 9,85 0 64 9,85
Prasarana
3 Pelayanan 165 33 15 136 12,36 0 136 12,36
Perpustakaan 95 19 25 47 12,37 1 48 12,63
4 Tenaga
45 9 20 33 14,67 2 35 15,56
Perpustakaan
5 Penyelenggaraan 50 12 15 30 9,00 2 32 9,60
dan Pengelolaan 30 6 5 8 1,33 0 8 1,33
323 61,33
6 Penguat 515 105 100 318 59,58 5
Jumlah
Keterangan : Rumus Nilai= Jumlah skor : (jumlah soal X 5) X bobot
1. Akreditasi A (Baik Sekali), bila Jumlah Skor (91 ≤ NA ≤ 100)
2. Akreditasi B (Baik), bila Jumlah Skor (76 ≤ NA ≤ 90)
3. Akreditasi C (Cukup Baik), bila Jumlah Skor (60 ≤ NA ≤ 75)
4. Tidak Akreditasi, bila Jumlah Skor (NA < 60)
Penambahan 5 skor Perpustakaan Universitas YARSI sudah mencapai nilai 61,33% (terakreditasi C)
Stock Opname Layanan Perpustakaan
No Keterangan Jumlah Eksemplar
1 Buku tersedia siap pakai 5283
2 Buku tersedia, tidak ada tag 360
3 Buku proses pencarian 65
Perpustakaan telah melaksanakan kegiatan stok opname pada tahun 2019 dengan
agenda pelaksanaan setiap 3 tahun sekali sesuai dengan Standar Operasional
Prosedur. Semua staf perpustakaan turut berperan dan mengikuti kegiatan stok
101
opname ini. Kegiatan stok opname terbaru dilaksanakan pada tanggal 16 Juli –
20 Agustus 2019.
Buku – buku di Perpustakaan Pusat (lantai 2 dan 4) telah selesai di stok opname,
meliputi buku koleksi referensi dan buku teks di lantai 2 dan koleksi buku BI
Corner di lantai 4. Sedangkan koleksi referensi dan buku teks yang berada
Perpustakaan Gedung Timur (Kedokteran, Kedokteran Gigi, dan Pascasarjana)
belum dilakukan stok opname, karena masih dalam proses perbaikan status lokasi
buku pada sistem (SLiMS) yang sebelumnya status lokasi berada di Perpustakaan
Pusat menjadi lokasi di Perpustakaan Gedung Timur.
Keterangan hasil Stock Opname Layanan Perpustakaan:
Buku tersedia siap pakai merupakan koleksi buku yang tersedia dan
dapat dilakukan proses peminjaman.
Buku tersedia tidak ada tag merupakan koleksi buku yang tersedia namun
belum dapat dilakukan proses peminjaman karena tidak ada tag (security
tag) di dalam buku.
Buku proses pencarian merupakan buku-buku yang belum ditemukan
fisiknya, akan dilakukan pencarian di Perpustakaan Gedung Timur.
Terlampir daftar buku proses pencarian.
102
BAB III KENDALA DAN TANTANGAN KE DEPAN
3.1. Direktorat Pelayanan Terpadu
3.1.1. Kendala Direktorat Pelayanan Terpadu
Sesuai tugas pokok dan fungsi DPT dalam Statuta Universitas YARSI, kendala
yang ditemui dalam tugas pokok dan fungsi nomor 1 memberikan pelayanan kepada
warga Universitas mencakup layanan operasional akademik, layanan informasi
mahasiswa, layanan pengelolaan fasilitas, marketing, dan layanan perpustakaan,
sebagai berikut:
1. Layanan Operasional Akademik
a. Berbedanya penanganan akademik antara Fakultas Kedokteran dan
Kedokteran Gigi dengan Fakultas Hukum, Ekonomi dan Bisnis, Teknologi
Informasi, dan Psikologi menyebabkan tidak ringannya penanganan
masalah yang terjadi dan ini menjadi temuan disetiap audit internal dan
eksternal.
b. Beragamnya keluhan mahasiswa yang perlu diantisipasi dengan regulasi
yang konkrit sebagai solusinya.
c. Sisakad yang perlu diseragamnkan dan lebih akomodatif terhadap segala
persoalan sistem akademik yang terjadi/berlangsung di Universitas YARSI.
Secara operasional keseluruhan dapat berjalan lancar walau perlu pembenahan
sambil berjalan.
2. Layanan Informasi Mahasiswa
a. Kendalanya adalah tugas pokok dan fungsi yang begitu beragam belum
semuanya bisa dilaksanakan karena terbatas tenaga hanya 1 orang.
d. Koordinasi tugas dengan berbagai lini belum optimal.
Disarankan layanan ini ke depan bergabung dengan marketing dengan tujuan
agar keinginan/usulan bisa selaras dengan pemasaran Universitas dan sesuai
juga dengan strategi marketing Universitas YARSI.
3. Layanan Pengelolaan Fasilitas
a. Pembagian kewenangan antara staf DPT dengan tenaga dari Yayasan belum
berjalan sesuai harapan yang perlu koordinasi yang lebih baik begitu juga
dengan pengelolaan fasilitas tingkat Fakultas dan Program Studi.
b. Sistem pengadaan barang dan jasa yang lebih efektif karena tidak/belum ada
batas waktu minimal/maksimalnya.
4. Marketing
Proses marketing di Universitas YARSI masih dalam pembenahan dan secara
bertahap akan disempurnakan. Kendala yang ditemui adalah:
a. Tenaga profesional yang mengelola sistem informasi di marketing, progress
kerja, percepatan dan lain-lain.
b. Dukungan dasar yang belum optimal untuk mendukung kegiatan
operasional marketing.
5. Perpustakaan
Aset Perpustakaan Universitas YARSI sangat bagus dan memadai untuk sebuah
Perpustakaan Perguruan Tinggi Swasta. Kendala yang ada adalah:
a. Posisi tugas perpustakaan yang masih berada di bawah DPT dirasakan tidak
optimal karena sehari-hari lebih banyak bersentuhan dengan
akademik/pendidikan atau Fakultas dan Program Studi.
b. Terbatasnya dukungan ketersediaan buku/pembelian/pengadaan
buku/jurnal/tesis.
103
c. Tenaga pustakawan yang baru ada 5 orang, sementara Peraturan Kepala
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2017 tentang
Standar Nasional Peprustakaan Perguruan Tinggi, Rasio Pustakawan yaitu
setiap 500 mahasiswa paling sedikit 1 pustakawan. Maka diperlukan 12
orang (7 orang lagi).
Sementara untuk Renstra 5 tahunan dan RKT tahunan sudah ada kendalanya adalah
belum adnaya evaluasi tingkat ketercapaiannya dan daya serap yang sudah dicapai,
begitu juga revisi kalua ada perbaikan/kebijakan belum dilakukan secara sistemik.
Penyusunan laporan bulanan/Monthly Report (MORE) dan tahunan (ANRE) sudah
berjalan walau terbatas hanya untuk untuk pemenuhan persyaratan sebuah
dokumen, belum ditindaklanjuti secara sistematis.
Dalam hal pelaksanaan tugas lintas internal dan eksternal sudah mulai terlaksana
terutama internal DPT sudah memposisikan sebagai unit support sistem terhadap
semua proses akademik dan non akademik di Universitas YARSI walau baru berdiri
1 periode (4 tahun). Namun untuk kegiatan lintas eksternal masih sangat terbatas
baru hanya supporting kepada Rektor, Wakil Rektor, Dekan, dan Kepala Program
Studi untuk berkoordinasi dengan pihak eksternal tersebut.
3.1.2. Tantangan ke depan Direktorat Pelayanan Terpadu
1. Regulasi
Perlunya regulasi yang permanen karena DPT merupakan lembaga/unit baru
dari Universitas YARSI yang mungkin bagi Perguruan Tinggi Negeri/Swasta
lainnya belum ada.
2. Blue Print/Cetak Biru
Untuk masa depan yang lebih panjang maka untuk DPT diperlukan cetak biru
yang berisi strategi, program dan lain-lain yang lentur dan berada pada posisi
pendukung utama/supporting sistem dari Universitas YARSI.
3. Sumber Daya Manusia yang kompeten
Oleh karena DPT adalah unit yang hidup/lentur maka SDM di DPT sangat
tergantung kepada sosok yang dapat menyesuaikan diri dengan keadaan internal
dan eksternal serta mempunyai kompetensi sesuai tantangan yang
dihadapi/tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan.
4. Sisakad yang komprehensif
Sistem akademik yang komprehensif sebenarnya tidak saja mengisi tantangan
dari DPT saja, tetapi karena DPT adalah unit yang mensupport setiap unit maka
Sisakad selalu identik dengan peran DPT selain dukungan dari Yayasan/Optima
ITT dan sebagainya.
5. Peralatan Kerja
Kecepatan dan kualitas pekerjaan sangan ditentukan oleh ketersediaan peralatan
kerja. Untuk ini DPT sangat membutuhkan hal tersebut karena ketersediaannya
saat ini tidaklah memadai dan mencukupi (misalnya komputer, telepon dan
sebagainya).
6. Dana Kelola
Ketersediaan dana kelola dianggap penting karena DPT sebagai unit teknis yang
banyak memerlukan pengelolaan yang berskala kecil dan waktu yang amat
segera. Sehingga semuanya tidak perlu besar dan sistem pertanggung
jawabannya sederhana tapi tepat guna.
104
7. Koordinasi Lintas Sektor
Tantangan yang amat penting untuk DPT ke depan adalah koordinasi dengan
berbagai unit (lintas sektor). Ini diperlukan karena dengan 5 layanan sangat
banyak unit di Universitas YARSI maupun Yayasan YARSI secara internal
maupun luar YARSI/eksternal.
8. Kualitas Kerja
Kualitas kerja adalah tingkat kepuasan terhadap hasil kinerja DPT dapat
dirasakan memenuhi kebutuhan para pelanggan/pengguna, maka pencangan
kualitas kerja kepada setiap staf selalu harus dimiliki agar tercapai hasil yang
lebih optimal.
9. Percepatan Proses Hasil/Produk
Untuk mendukung kualitas yang lebih unggul akan lebih sangat berarti apabila
terjadi percepatan setiap hasil pekerjaan DPT itu dilakukan dalam waktu yang
sesingkat-singkatnya (efisien dan efektif).
10. Kerja yang Aman dan Nyaman
Hal terakhir dari tantangan ke depan itu adalah keamanan dan kenyamanan
kerja. Aman diartikan suasana yang mendukung seperti terhindar dari
marabahaya (kecelakaan kerja, wabah penyakit menular/covid-19 dan lain-
lain). Sementara nyaman diartikan staf yang bertugas terjamin keberlangsungan
hidupnya/tidak adanya hambatan hak dan kewajibannya dan lain-lain.
Selain 10 tantangan DPT ke depan, akan pasti adalagi tantangan yang datangnya
tiba-tiba dan setiap ada perubahan/kebijakan yang perlu dihadapi oleh semua
jajaran staf DPT, begitu juga staf layanan/dari 5 layanan yang ada akan terdapat
tantangan sendiri-sendiri yang bias sama atau berbeda satu sama lainnya.
Terhadap tantangan yang ditemui itu mestinya harus dicarikan solusi/program yang
bias untuk merealisasikan tantangan tersebut.
3.2. Layanan Operasional Akademik
3.2.1. Kendala Layanan Operasional Akademik
Kendala Layanan Operasional Akademik
No Program Kerja Penjelasan
Agustus 2017 - Juli 2018
1 Pengelolaan data 1. Adanya perubahan Jadwal Perkuliahan oleh Prodi
kehadiran 2. Adanya kebijakan perubahan KRS mahasiswa oleh
kegiatan Rektor
Perkuliahan
2 Serah Terima Serah terima tidak sesuai jadwal karena adanya
Daftar Kehadiran keterlambatan dari Prodi
Perkuliahan ke
Prodi
3 Perbaikan dan Adanya reset jadwal perkuliahan oleh Prodi yang
atau perubahan mengakibatkan banyaknya permohonan perubahan
KRS KRS mahasiswa
4 Rekapitulasi Dosen tidak lengkap mengisi monitoring dosen
Pertemuan mengajar berdampak perlunya verifikasi ulang ke
Dosen Mengajar dosen untuk penyusunan rekapitulasi kehadiran dosen
mengajar bulanan
105
5 Terealisasi Adanya perubahan jadwal ujian dari Prodi di luar batas
Jadwal Ujian ada waktu revisi jadwal
di Sisakad
6 Pelaporan Banyaknya mahasiswa yang menyerahkan bukti
Pembayaran dan pembayaran pada akhir periode pembayaran sementara
Tunggakan penginputan ke Sisakad masih manual sehingga
Biaya kuliah menyebabkan terlambatnya pelaporan
tepat waktu
7 Percetakan Pengajuan permohonan cetak tidak sesuai dengan
ketentuan (SOP)
8 ATK Pengajuan permohonan ATK tidak sesuai dengan
ketentuan (SOP)
Agustus 2018 - Juli 2019
1 Pengelolaan data 1. Adanya perubahan Jadwal Perkuliahan oleh Prodi
kehadiran 2. Adanya kebijakan perubahan KRS mahasiswa oleh
kegiatan Rektor
Perkuliahan,
Praktikum dan
Ujian
2 Penyampaian Dosen tidak lengkap mengisi monitoring dosen
Rekapitulasi mengajar berdampak perlunya verifikasi ulang ke
Honor Dosen dosen untuk penyusunan rekapitulasi kehadiran dosen
Mengajar mengajar bulanan
3 Pengelolaan Banyaknya mahasiswa yang menyerahkan bukti
pelaksanaan pembayaran pada akhir periode pembayaran sementara
Administrasi penginputan ke Sisakad masih manual sehingga
Ujian menyebabkan persiapan ujian kurang efisien dan
mahasiswa yang terlambat menyerahkan bukti
pembayaran namanya tidak masuk dalam daftar
presensi ujian
4 Pengelolaan 1. Adanya perubahan Jadwal Perkuliahan oleh Prodi
perubahan KRS 2. Adanya kebijakan perubahan KRS mahasiswa oleh
Rektor
3. Adanya transaksi keuangan yang error (terjadi
kesalahan)
4. Adanya perubahan status mahasiswa yang
berpengaruh pada pengisian KRS
5. Adanya pembukaan KRS secara manual karena
pengajuan penundaan pembayaran
6. Terjadinya gangguan sistem sehingga tidak bisa
mengisi KRS tepat waktu
7. Terdapat mahasiswa yang belum memenuhi
persyaratan pembayaran tetapi bisa mengisi KRS
5 Mengkoordinir 1. Terdapat pembayaran mahasiswa yang tidak terbaca
sistem secara otomatis di Sisakad sehingga diperlukan
pembayaran validasi atau konfirmasi ke beberapa pihak
biaya kuliah de- 2. Terdapat transaksi yang terbaca lebih dari satu kali
ngan di sistem keuangan dan Sisakad
menggunakan
Virtual Account
106
3. Terjadi penumpukan pembayaran mahasiswa di
akhir periode sehingga bank kehabisan slip
pembayaran
4. Sistem bank offline
6 Pengelolaan Pe- Pengajuan permohonan ATK tidak sesuai dengan
ngadaan Alat ketentuan (SOP)
Tulis Kantor
7 Pengelolaan Pen- Pengajuan permohonan cetak tidak sesuai dengan
cetakan Buku/ ketentuan (SOP)
Jur-nal/ Brosur
Agustus 2019 - Juli 2020
1 Pengelolaan data 1. Adanya perubahan Jadwal Perkuliahan oleh Prodi
kehadiran 2. Adanya kebijakan perubahan KRS mahasiswa oleh
kegiatan Rektor
Perkuliahan, 3. Saat pembelajaran online, belum ada sistem
Praktikum dan presensi secara online
Ujian 4. Saat pembelajaran online, untuk kehadiran dosen
masih menggunakan google form
2 Penyampaian 1. Dosen tidak mengisi monitoring mengajar baik
Rekapitulasi dalam pembelajaran offline maupun online
Honor Dosen 2. Dosen tidak lengkap mengisi monitoring dosen
Mengajar mengajar berdampak perlunya verifikasi ulang ke
dosen untuk penyusunan rekapitulasi kehadiran
dosen mengajar bulanan
3. Terdapat presensi manual yang dibawa oleh dosen
dan tidak menyerahkan ke LOA sehingga kehadiran
mengajar direkap pada bulan berikutnya
3 Pengelolaan 1. Banyaknya mahasiswa yang menyerahkan bukti
pelaksanaan pembayaran pada akhir periode pembayaran
Administrasi sementara penginputan ke Sisakad masih manual
Ujian sehingga menyebabkan persiapan ujian kurang
efisien dan mahasiswa yang terlambat menyerahkan
bukti pembayaran namanya tidak masuk dalam
daftar presensi ujian
2. Saat pembelajaran online (UTS Genap), belum
terdapat presensi ujian secara online
3. Saat pembelajaran online (UTS Genap), belum
terdapat berita acara ujian secara online
4 Pengelolaan 1. Adanya perubahan Jadwal Perkuliahan oleh Prodi
perubahan KRS 2. Adanya permintaan perubahan KRS mahasiswa ke
DPT
3. Adanya transaksi keuangan yang error (terjadi
kesalahan)
4. Adanya perubahan status mahasiswa yang
berpengaruh pada pengisian KRS
5. Adanya pembukaan KRS secara manual karena
pengajuan penundaan pembayaran
6. Terjadinya gangguan sistem sehingga tidak bisa
mengisi KRS tepat waktu
107
5 Mengkoordinir 1. Terdapat pembayaran mahasiswa yang tidak terbaca
sistem secara otomatis di Sisakad sehingga diperlukan
pembayaran validasi atau konfirmasi ke beberapa pihak
biaya kuliah de- 2. Terdapat transaksi yang terbaca lebih dari satu kali
ngan di sistem keuangan dan Sisakad
menggunakan 3. Sistem bank offline
Virtual Account 4. Saat awal pembelajaran online (Maret 2020), belum
ada link konfirmasi pembayaran
Agustus 2020 - Juli 2021
1 Pengelolaan data 1. Adanya perubahan Jadwal Perkuliahan oleh Prodi
kehadiran 2. Adanya kebijakan perubahan KRS mahasiswa oleh
kegiatan Rektor
Perkuliahan, 3. Belum ada sistem presensi secara online karena
Praktikum dan belum terintegrasi Layar ke Sisakad
Ujian 4. Kehadiran dosen Pascasarjana masih menggunakan
google form
5. Terdapat dosen yang tidak rutin mengunggah materi
di Layar sehingga tanggal yang tercatat di Layar
tidak sesuai rencana perkuliahan
6. Terdapat dosen yang mengunggah materi pada akhir
periode rekap kehadiran mengajar sehingga
presensi mahasiswa tidak terdata
7. Terdapat dosen yang tidak mengisi Topik Materi di
Layar
8. Banyak dosen yang tidak mengaktifkan “activity
completion” sehingga kegiatan mahasiswa unduh
materi tidak terekam oleh sistem
9. Tidak adanya peraturan atau ketentuan yang
menjelaskan mengenai pemisahan atau
penggabungan kelas dalam satu mata kuliah yang
berbeda dosen, sehingga terdapat perbedaan antar
fakultas
10. Beberapa fakultas tidak memisahkan materi teori
dan praktikum di Layar
11. Tidak adanya peraturan atau ketentuan yang
menjelaskan mengenai presensi satu mata kuliah
yang digabung dari beberapa kelas dan beberapa
prodi dengan dosen yang sama
2 Penyampaian 1. Terdapat dosen yang tidak rutin mengunggah materi
Rekapitulasi di Layar atau mengisi google form (Pascasarjana)
Honor Dosen sehingga kehadiran mengajar direkap pada bulan
Mengajar berikutnya
2. Terdapat dosen yang tidak mengisi Topik Materi
dan mengaktifkan “activity completion”, sehingga
perlu verifikasi ulang ke dosen untuk penyusunan
rekapitulasi kehadiran dosen mengajar bulanan
3. Tidak adanya peraturan atau ketentuan yang
menjelaskan mengenai pemisahan atau
penggabungan kelas dalam satu mata kuliah yang
berbeda dosen, sehingga terdapat salah satu dosen
108
yang tidak melakukan kegiatan pada pertemuan
tersebut.
4. Beberapa fakultas tidak memisahkan materi teori
dan praktikum di Layar sehingga saat merekap
honor dosen hanya terbaca satu sebagai teori
5. Terdapat presensi satu mata kuliah yang digabung
dari beberapa kelas dan beberapa prodi dengan
dosen yang sama dan dosen tersebut mengunggah
materi hanya di satu Prodi
3 Pengelolaan 1. Terdapat keterlambatan pengiriman jadwal ujian
pelaksanaan 2. Terdapat revisi jadwal diluar batas waktu revisi
Administrasi 3. Kuota server terbatas sehingga dibuat pengisian
Ujian jadwal ujian di google form
4. Server error dikarenakan yang mengakses melebihi
kapasitas di waktu yang sama
5. Adanya perubahan dan perpanjangan jadwal ujian
dikarenakan kapasitas server yang terbatas
6. Jaringan mahasiswa yang tidak stabil
7. Nilai yang diinput tidak terbaca karena presensi di
Sisakad masih terfilter
4 Pengelolaan 1. Adanya perubahan Jadwal Perkuliahan oleh Prodi
perubahan KRS 2. Adanya permintaan perubahan KRS mahasiswa ke
DPT
3. Adanya transaksi keuangan yang error (terjadi
kesalahan)
4. Adanya perubahan status mahasiswa yang
berpengaruh pada pengisian KRS
5. Adanya pembukaan KRS secara manual karena
pengajuan penundaan pembayaran
6. Terjadinya gangguan sistem sehingga tidak bisa
mengisi KRS tepat waktu
7. Nilai yang diinput tidak terbaca dan berdampak
pada IPK di Sisakad sehingga mahasiswa tidak bisa
mengambil SKS sesuai dengan IPK seharusnya
8. Adanya penggabungan kelas di pertengahan masa
KRS sehingga mahasiswa harus mengisi ulang KRS
5 Mengkoordinir 1. Terdapat pembayaran mahasiswa yang tidak terbaca
sistem secara otomatis di Sisakad sehingga diperlukan
pembayaran validasi atau konfirmasi ke beberapa pihak
biaya kuliah de- 2. Terdapat transaksi yang terbaca lebih dari satu kali
ngan di sistem keuangan dan Sisakad
menggunakan 3. Sistem bank offline
Virtual Account 4. Pembayaran melalui BRI seringkali gagal atau tidak
bisa transaksi
5. Terdapat perbedaan biaya pendaftaran bagi
mahasiswa baru sehingga penginputan di Sisakad
tidak bisa seragam
109
3.2.2. Tantangan ke depan Layanan Operasional Akademik
Tantangan ke depan Layanan Operasional Akademik
No Isu / Potensi Dampak Action Plan
Agustus 2017 - Juli 2018
1 Form monitoring Data rencana Membuat surat permohonan ke
perkuliahan di mengajar lebih Rektor mengenai penyesuaian
Sisakad di lengkap form di Sisakad
sesuaikan dengan
Hasil Audit
2 Permintaan Terbacanya histori Membuat surat permohonan ke
histori KRS pengisian KRS Rektor mengenai penambahan
mahasiswa di mahasiswa histori KRS di Sisakad
Sisakad
3 Penambahan Bisa menginput Mengajukan permohonan
waktu ujian di sampai dengan penambahan waktu ujian di
Sisakad empat waktu ujian Sisakad melalui Rektorat
untuk satu kelas
4 Penambahan Tersedianya Membuat surat permohonan ke
monitoring monitoring Rektor mengenai penambahan
pengawas ujian pengawas ujian dan monitoring pengawas ujian
dan penghapusan Dosen Pengampu dan penghapusan tanda tangan
tanda tangan tidak perlu Dosen Pengampu di Sisakad
Dosen Pengampu menandatangani
di presensi ujian presensi ujian
di Sisakad
5 Penambahan Kuesioner kepuasan Membuat surat permohonan ke
akses kuesioner pelanggan terekap Rektor mengenai penambahan
kepuasan otomatis di Sisakad akses kuesioner kepuasan
pelanggan dan pelanggan dan EDOM untuk
EDOM untuk FTI, FE dan FPSI
FTI, FE dan FPSI
di Sisakad
6 Pengajuan sistem Agar pembayaran Berkoordinasi dengan
pembayaran dapat langsung Rektorat dan Yayasan YARSI
melalui virtual terbaca di Sisakad serta bersama-sama
account dan sistem merumuskan peraturan
keuangan mengenai pembayaran melalui
virtual account
7 Penambahan Agar persetujuan Membuat surat permohonan ke
persetujuan KRS KRS tidak lagi Rektor mengenai penambahan
mahasiswa oleh secara manual persetujuan KRS mahasiswa
Dosen di Sisakad oleh Dosen
8 Pembayaran dan Agar mahasiswa Membuat surat permohonan ke
kehadiran lebih disiplin dalam Rektor mengenai pembayaran
perkuliahan pembayaran dan dan kehadiran perkuliahan
sebagai kehadiran sebagai persyaratan ujian yang
persyaratan ujian perkuliahan secara otomatis terfilter di
otomatis terfilter
110
di kartu ujian dan kartu ujian dan presensi ujian
presensi ujian di di Sisakad
Sisakad
Agustus 2018 - Juli 2019
1 Peraturan 1. Menghindari Membuat surat permohonan ke
mengenai surat dokter Rektor mengenai peraturan
ketidakhadiran palsu ketidakhadiran mahasiswa
mahasiswa 2. Mendisiplinkan menggunakan surat izin tidak
menggunakan mahasiswa diberlakukan lagi selama
surat izin tidak 3. Mengurangi belum lebih dari tiga kali tidak
diberlakukan lagi verifikasi surat hadir
selama belum dokter
lebih dari tiga kali
tidak hadir
2 Penambahan Mengantisipasi Membuat surat permohonan ke
menu di KRS ketidaktahuan Rektor mengenai penambahan
untuk melihat Dosen Pembimbing menu di KRS untuk melihat
keuangan dan Akademik keuangan dan KHS mahasiswa
KHS mahasiswa mengenai keuangan di user Pembimbing Akademik
di user dan IPK mahasiswa
Pembimbing pada saat akan
Akademik menyetujui KRS
3 Penambahan field Data pembayaran Berkoordinasi dengan Optima
bank pengirim, mahasiswa lebih ITT melalui email
bank penerima, lengkap
cara pembayaran
dan keterangan
pada menu
keuangan di
Sisakad
4 Pengadaan mesin 1. Presensi tidak Membuat surat permohonan ke
absensi lagi secara Rektor mengenai pengadaan
manual mesin presensi
2. Mengantisipasi
titip absen
3. Mengurangi
penggunaan
kertas
4. Waktu lebih
efisien
5. Rekap presensi
lebih valid
karena secara
sistem
5 Permintaan Orang tua Membuat surat permohonan ke
penambahan fitur mahasiswa dapat Rektor mengenai permintaan
"email orang tua" memantau penambahan fitur "email orang
di menu formulir keuangan, nilai dan tua" di menu formulir
registrasi ulang perkuliahan registrasi ulang Sisakad
Sisakad anaknya
111
6 Permintaan Ka Prodi dapat Membuat surat permohonan ke
pembukaan akses melihat kehadiran Rektor mengenai permintaan
untuk fakultas mahasiswa pembukaan akses untuk
terkait dengan fakultas terkait dengan melihat
melihat dan cetak dan cetak rekap kehadiran
rekap kehadiran perkuliahan
perkuliahan
7 Permintaan Agar dapat Membuat surat permohonan ke
penambahan fitur terpantau jika Rektor mengenai permintaan
riwayat melakukan penambahan fitur riwayat
penginputan perubahan diluar penginputan jadwal
jadwal batas waktu karena perkuliahan
perkuliahan berdampak pada
KRS mahasiswa
8 Permintaan Agar berita acara Membuat surat permohonan ke
penambahan fitur ujian terinput di Rektor mengenai permintaan
berita acara ujian Sisakad penambahan fitur berita acara
di Sisakad ujian di Sisakad
9 Penambahan Bisa menginput Membuat surat permohonan ke
waktu ujian di sampai dengan Rektor mengenai penambahan
Sisakad empat waktu ujian waktu ujian di Sisakad
untuk satu kelas
10 Penambahan Tersedianya Membuat surat permohonan ke
monitoring monitoring Rektor mengenai penambahan
pengawas ujian pengawas ujian dan monitoring pengawas ujian dan
dan penghapusan Dosen Pengampu penghapusan tanda tangan
tanda tangan tidak perlu Dosen Pengampu di presensi
Dosen Pengampu menandatangani ujian di Sisakad
di presensi ujian presensi ujian
di Sisakad
11 Penambahan fitur Mempermudah Membuat surat permohonan ke
"jumlah maksimal pembagian jumlah Rektor mengenai penambahan
mahasiswa per mahasiswa saat fitur "jumlah maksimal
kelas ujian" di menginput jadwal mahasiswa per kelas ujian" di
menu jadwal ujian menu jadwal ujian
ujian
12 Penambahan fitur Mahasiswa lebih Membuat surat permohonan ke
riwayat disiplin, tidak Rektor mengenai penambahan
pencetakan kartu menghilangkan fitur riwayat pencetakan kartu
ujian dan kartu ujian ujian dan pembatasan jumlah
pembatasan cetak kartu ujian
jumlah cetak
kartu ujian
13 Penambahan fitur Mahasiswa kelas Membuat surat permohonan ke
di sisakad untuk sore dapat Rektor mengenai penambahan
berkomunikasi berkomunikasi dan fitur di sisakad untuk
dengan mendapatkan berkomunikasi dengan
mahasiswa kelas informasi tentang mahasiswa kelas sore
sore perkuliahan
sehingga dapat
112
menjalankan
kegiatan akademik
sesuai prosedur
14 Penambahan form 1. Adanya Membuat form evaluasi hasil
evaluasi hasil penilaian untuk cetakan, evaluasi dummy,
cetakan, evaluasi supplier evaluasi supplier dan
dummy, evaluasi 2. Meningkatkan memasukkan ke dalam SOP
supplier kualitas layanan
supplier dan
kualitas cetakan
15 Pengembangan Administrasi Membuat surat permohonan ke
sistem perkuliahan dapat Rektor mengenai
administrasi berjalan efektif dan pengembangan sistem
perkuliahan efisien administrasi perkuliahan
16 Pengembalian Administrasi Membuat surat permohonan ke
administrasi semester antara di Rektor mengenai
semester antara tiap fakultas lebih pengembalian administrasi
ke Fakultas efektif semester antara ke Fakultas
Agustus 2019 - Juli 2020
1 Permintaan Orang tua Memfollow up surat
penambahan fitur mahasiswa dapat permohonan dan mengajukan
"email orang tua" memantau surat kembali jika diperlukan
di menu formulir keuangan, nilai dan
registrasi ulang perkuliahan
Sisakad anaknya
2 Permintaan Ka Prodi dapat Memfollow up surat
pembukaan akses melihat kehadiran permohonan dan mengajukan
untuk fakultas mahasiswa surat kembali jika diperlukan
terkait dengan
melihat dan cetak
rekap kehadiran
perkuliahan
3 Permintaan Agar dapat Memfollow up surat
penambahan fitur terpantau jika permohonan dan mengajukan
riwayat melakukan surat kembali jika diperlukan
penginputan perubahan diluar
jadwal batas waktu karena
perkuliahan berdampak pada
KRS mahasiswa
4 Permintaan Agar berita acara Memfollow up surat
penambahan fitur ujian terinput di permohonan dan mengajukan
berita acara ujian Sisakad surat kembali jika diperlukan
di Sisakad
5 Penambahan fitur Mahasiswa dapat Memfollow up surat
di sisakad untuk berkomunikasi dan permohonan dan mengajukan
berkomunikasi mendapatkan surat kembali jika diperlukan
dengan informasi tentang
mahasiswa perkuliahan
sehingga dapat
menjalankan
113
kegiatan akademik
sesuai prosedur
Penambahan Presensi Membuat surat permohonan ke
activity perkuliahan Rektor mengenai penambahan
completion untuk mahasiswa secara activity completion untuk
6 membaca online terbaca membaca presensi mahasiswa
presensi secara sistem secara online di Layar
mahasiswa secara
online di Layar
Integrasi Layar ke Agar data di Layar Membuat surat permohonan ke
7 Sisakad terhubung ke Rektor mengenai integrasi
Sisakad Layar ke Sisakad
Link monitoring 1. Laporan dosen Membuat link monitoring
dosen mengajar mengajar secara dosen mengajar dan membuat
online surat permohonan ke Rektor
8 2. Monitoring mengenai sosialisasi link
dosen mengajar tersebut kepada Fakultas
dapat terbaca
secara online
Penambahan Nama dosen dan Rapat dan berkoordinasi
riwayat unggah waktu mengunggah dengan PPJJ mengenai
materi kuliah oleh materi di Layar penambahan riwayat unggah
9 dosen di Layar dapat terbaca untuk materi kuliah oleh dosen di
digunakan sebagai Layar
monitoring dosen
mengajar
Link untuk Mahasiswa tidak Membuat surat permohonan ke
konfirmasi perlu datang ke Rektor mengenai penyampaian
pembayaran Yarsi untuk informasi link untuk
10 konfirmasi konfirmasi pembayaran untuk
pembayaran diteruskan kepada Fakultas dan
membuat pengumuman di
Sisakad
Link berita acara Dosen pengawas Membuat surat permohonan ke
pengawas ujian dapat mengisi Rektor mengenai penyampaian
11 berita acara secara informasi link berita acara
online pengawas ujian untuk
diteruskan kepada Fakultas
Presensi ujian Tidak ada presensi Berkoordinasi melalui email
terbaca secara secara manual dengan Optima ITT mengenai
12 otomatis di presensi ujian terbaca secara
Sisakad jika nilai otomatis di Sisakad jika nilai
ujian sudah ujian sudah diinput
diinput
Penambahan 1. Kapasitas Membuat surat permohonan ke
kuota server pengakses lebih Rektor mengenai penambahan
13 banyak kuota server
2. Tidak ada
gangguan server
114
3. Kegiatan
perkuliahan dan
ujian lebih
lancar
14 Pengembangan Administrasi Membuat surat permohonan ke
sistem perkuliahan dapat Rektor mengenai
administrasi berjalan efektif dan pengembangan sistem
perkuliahan efisien administrasi perkuliahan
Peraturan dosen Dosen lebih disiplin Membuat surat permohonan ke
15 yang telat mengisi dalam mengisi Rektor mengenai peraturan
monitoring monitoring dosen yang telat mengisi
perkuliahan monitoring perkuliahan
Akses melihat Verifikasi keuangan Berkoordinasi dengan Bagian
16 keuangan / lebih cepat Keuangan Yayasan YARSI
pembayaran
mahasiswa
Agustus 2020 - Juli 2021
1 Permintaan Orang tua Memfollow up surat
penambahan fitur mahasiswa dapat permohonan dan mengajukan
"email orang tua" memantau surat kembali jika diperlukan
di menu formulir keuangan, nilai dan
registrasi ulang perkuliahan
Sisakad anaknya
2 Permintaan Ka Prodi dapat Memfollow up surat
pembukaan akses melihat kehadiran permohonan dan mengajukan
untuk fakultas mahasiswa surat kembali jika diperlukan
terkait dengan
melihat dan cetak
rekap kehadiran
perkuliahan
3 Permintaan Agar dapat Memfollow up surat
penambahan fitur terpantau jika permohonan dan mengajukan
riwayat melakukan surat kembali jika diperlukan
penginputan perubahan diluar
jadwal batas waktu karena
perkuliahan berdampak pada
KRS mahasiswa
4 Permintaan Agar berita acara Memfollow up surat
penambahan fitur ujian terinput di permohonan dan mengajukan
berita acara ujian Sisakad surat kembali jika diperlukan
di Sisakad
Integrasi Layar ke Agar data di Layar Memfollow up surat
5 Sisakad terhubung ke permohonan dan mengajukan
Sisakad surat kembali jika diperlukan
Penambahan 1. Kapasitas Memfollow up surat
kuota server pengakses lebih permohonan dan mengajukan
6 banyak surat kembali jika diperlukan
2. Tidak ada
gangguan server
115
Kegiatan
perkuliahan dan
ujian lebih lancar
7 Pengembangan Administrasi Memantau perkembangan
sistem perkuliahan dapat kesiapan sistem
administrasi berjalan efektif dan
perkuliahan efisien
(Smart Campus)
sudah dapat
digunakan
Peraturan dosen Dosen lebih disiplin Berkoordinasi dengan Bidang
8 yang telat mengisi dalam mengisi 4, memfollow up surat
permohonan dan mengajukan
monitoring monitoring
perkuliahan surat kembali jika diperlukan
Akses melihat Verifikasi keuangan Berkoordinasi dengan Bidang
9 keuangan / lebih cepat 4 dan Bagian Keuangan
pembayaran Yayasan YARSI dan membuat
mahasiswa surat ke Rektor jika diperlukan
Dikembalikan Adanya divisi baru Berkoordinasi dengan Bidang
regulasi bahwa keuangan 4 dan membuat surat ke Rektor
10 prasyarat ujian mengenai dikembalikan
adalah pelunasan regulasi bahwa prasyarat ujian
adalah pelunasan
3.3. Layanan Informasi Mahasiswa
3.3.1. Kendala Layanan Informasi Mahasiswa
Kendala Layanan Informasi Mahasiswa
Agustus 2017 - Juli 2018
No Pokok Masalah Penjelasan Tindak Lanjut
1 Tidak ada Adanya hambatan koordinasi Permohonan
Kepala Pusat karena langsung ke Direktur DPT pengajuan Kepala
Pusat LIM
2 Proses Bisnis Terdapat proses bisnis / kegiatan Perpindahan alur
belum sesuai tupoksi LIM seperti pengajuan yang
kurang efektifnya pengajuan sebelumnya di
proposal kegiatan mahasiswa di DPT ke Bidang
DPT Kemahasiswaan
Agustus 2018 - Juli 2019
No Pokok Masalah Penjelasan Tindak Lanjut
1 Pencetakan Pencetakan KTM yang dilakukan LIM sudah
Kartu Tanda yang di Optima ITT kurang mengirimkan
Mahasiswa optimal, beberapa aspek sebagai surat Permohonan
berikut: Perpindahan
1. Boros kertas. Setiap pengajuan Mesin Pencetakan
Kartu Tanda
pencetakan KTM masih harus Mahasiswa dan Id
116
2 Publikasi membuat surat permohonan Card Pegawai
Akademik secara tertulis (037/INT/UM/DP
2. Kurang efisien. Setiap T/UY/VII/2019)
pengajuan Pencetakan LIM
masih naik turun, dan harus Di sisipkan CCTV
menanyakan report. dari setiap lift,
3. Tidak ada data update dan diberikan
material. sanksi ke setiap
Kurang efisiennya Pengumuman pelaku perusak.
diletakkan di dalam lift kampus,
sering terjadi kerusakan akrilik dan
pengumuman sendiri, dari
pengumuman disobek, dibalik,
sampai dengan akrilik yang disini
sampah dan uang, sehingga akrilik
tidak dapat digunakan lagi.
Kendala Layanan Informasi Mahasiswa 2019/2020
NO. ISU / POTENSI DAMPAK ACTION PLAN
1 Media informasi bagi kurang antusias Pengajuan media
mahasiswa dan dosen terhadap informasi informasi dengan
belum maksimal dengan media yang ada teknologi yang baik
2 Pencetakan KTM di Staf LIM antar-ambil Pengajuan pencetakan
dilakukan oleh dokumen (tidak efisien) KTM dilakukan di DPT
Optima
3 Kegiatan Fakultas Masih dominannya Sosialisasi jadwal
belum terpublikasi di berita kegiatan Rektor publikasi berita
WEB Yarsi Yarsi kegiatan Fakultas
4 Terdapat Berpengaruh terjadi Sosialisasi informasi
ketidaksikronan perbedaan persepsi lebih intens dan
informasi Akademik pada mahasiswa meningkatkan
antara DPT dengan kerjasama dengan TU
Fakultas Fakultas
3.3.2. Tantangan ke depan Layanan Informasi Mahasiswa
Tantangan ke depan Layanan Informasi Mahasiswa 2019/2020
NO. ISU / POTENSI DAMPAK ACTION PLAN
ditetapkan prosedur
1 Tersedianya media Menjadi media informasi Akademik
informasi dari DPT informasi akademik Pengajuan pencetakan
KTM dilakukan di
bagi mahasiswa yang update DPT
dengan menggunakan
Akrilic dan melalui
Sisakad
2 Pengajuan Menjadi lebih cepat
Penggantian KTM pengadaannya untuk
dapat dilakukan di mahasiswa
DPT
117
3 Terpublikasinya Keunggulan ditetapkannya prosedur
kegiatan Fakultas dan Prodi/Fakultas dan pengelolaan WEB
Mahasiswa di WEB kegiatan Yarsi
Yarsi kemahasiswaan dapat
terpublikasikan
4 Tersedianya media Berita kegiatan ditetapkannya prosedur
WEB Yarsi yang universitas yang update pengelolaan WEB
pengelolaannya lebih Yarsi
baik
5 Layanan informasi Layanan informasi pelatihan staf LIM oleh
mengenai Sisakad tidak harus Optima
permasalahan di selalu ke Optima
Sisakad dapat lebih
optimal
6 Tersedianya aplikasi Sosialisasi Informasi Pembuatan aplikasi
pendukung layanan menjadi efektif dan sesuai yang dibutuhkan
informasi penyimpanan arsip
secara online
7 Informasi akademik Mahasiswa memenuhi Sosialisasi informasi
mahasiswa selalu tata tertib universitas Universitas
update
Tantangan ke depan Layanan Informasi Mahasiswa 2020/2021
No. Tantangan Upaya
1. Penyampaian Memaksimalkan penggunaan WAG maupun email,
web Universitas YARSI, dan media sosial untuk
informasi yang penyebaran informasi
selalu update
2. Selama WFH Melakukan singkroniasi live streaming antara zoom
mendukung dan youtube saat acara seminar diadakan, baik itu
kegiatan seminar kegiatan Mahasiswa, Prodi, Fakultas, dan Universitas
online
3.4. Layanan Pengelolaan Fasilitas
3.4.1. Kendala Layanan Pengelolaan Fasilitas
Kendala Layanan Pengelolaan Fasilitas 2018/2019
NO PROGRAM KERJA PENJELASAN TINDAK
LANJUT
Membuat sistem 1. Progres pembuatan Koordinasi intens
informasi pelaporan sistem oleh Optima dengan Optima
dan pemantauan masih 50% dan Yayasan
1 penyelesaian keluhan
terhadap fasilitas dan 2. Progres Penamaan
peminjaman ruangan Kode Ruangan oleh
Yayasan dan Tim masih
70%
118
Menyediakan fasilitas Belum tersedia lengkap Koordinasi dengan
Rektorat dan
2 untuk mahasiswa Yayasan
-
disabilitas
Pemanfaatan meja
Menyediakan sofa dan Tidak disetujui oleh dan kursi yng tidak
3 meja tamu DPT terpakai untuk
Yayasan dijadikan meja
diskusi
Menyediakan meja Tidak disetujui oleh -
diskusi di ruang DPT Yayasan
4
Pemasangan Tidak disetujui oleh
Yayasan
5 standblast sticker
diruang kaca DPT
yang kearah tangga
Kendala Layanan Pengelolaan Fasilitas 2019/2020
NO. ISU / POTENSI DAMPAK ACTION PLAN
1 Pembuatan sistem Informasi masih terpusat Menindaklanjuti
informasi layanan (konvensional) di permasalahan
peminjaman ruangan layanan pengelolaan sistem / rapat
dan keluhan fasilitas fasilitas koordinasi dengan
belum optimal Optima
2 Pemeliharaan dan Penyelesaian perbaikan Membuat rekapan
keluhan fasilitas
perbaikan fasilitas keluhan fasilitas tidak yang belum
ditangani
mundur karena kendala dapat diprediksi
biaya
3 Perubahan/penggantian Perubahan kode ruangan Adanya
fungsi sarana prasarana dan inventarisasi asset mekanisme tata
tidak diketahui pihak- kelola dan
pihak terkait pengadaan sarana
prasaran
4 Pengajuan pengadaan Ketersediaan barang tidak Adanya
sarana prasarana dapat diprediksi karena mekanisme tata
umumnya bersifat kendala anggaran kelola dan
kondisional pengadaan sarana
prasaran
5 Belum maksimalnya Temuan ketidaksesuain Bersama Yayasan
tata kelola dalam audit dan Rektorat akan
pemeliharaan dan menetapkan ruang
invetarisasi asset lingkup LPF dalam
tata kelola sarana
prasarana
119
3.4.2. Tantangan ke depan Layanan Pengelolaan Fasilitas
Tantangan ke depan Layanan Pengelolaan Fasilitas
NO. ISU / POTENSI DAMPAK ACTION PLAN
1 Adanya sistem Memudahkan Follow up pengajuan
informasi layanan pemantauan oleh pembuatan sistem
peminjaman ruangan semua pihak terkait
dan keluhan fasilitas
2 Pemeliharaan dan Penyelesaian Rapat koordinasi dengan
perbaikan fasilitas perbaikan keluhan Yayasan
direspon positif fasilitas dilakukan
secara optimal
3 Pengajuan pengadaan Pengadaan barang Penyusunan tata kelola
fasilitas oleh Rektor disesuaikan dengan sarana prasarana
diserahkan ke LPF data inventaris atau
untuk dievaluasi dibuat estimasi biaya
4 Telah terjalin Pelaksanaan Rapat koordinasi proses
koordinasi dan pengelolaan sarana persiapan prosedur
kerjasama yang baik prasarana efisien dan Covid-19
dalam pengelolaan efektif
prosedur protokuler
Covid-19
5 Terpantaunya kegiatan Pelaksanaan Rapat koordinasi dan
perawatan fasilitas dan pengelolaan sarana dibuat prosedur
invetarisasi aset prasarana efisien dan pengelolaan perawatan
efektif dan inventaris aset
3.5. Marketing
3.5.1. Kendala Marketing
Kendala Marketing 2017/2018, 2018/2019
1 Keuangan masih mengandalkan mahasiswa
2 Sistem informasi belum terintegrasi
Kendala Marketing 2019/2020, 2020/2021
No Tahun 2019/2020 Tahun 2020/2021
1. Divisi marketing masih relatif Cicilan 1 untuk FK dan FKG
meningkat disaat terjadinya pandemic
baru ( menurunnya daya beli sebagian
besar orang tua)
120
2. Sinergi antara marketing dengan Sinergi antara marketing dengan
prodi, dengan KAPUS lainnya prodi, dengan KAPUS lainnya masih
masih belum maksimal perlu ditingkatkan
3. Minimnya tenaga marketing yang Penerapan SPP dan BPP membuat
ada dan staf yang ada minim tidak bisa lagi beriklan dengan istilah
memiliki kompetensi marketing “ tanpa uang pangkal”
4. Tidak adanya petty cash untuk Tidak adanya petty cash untuk
marketing dan pengajuan marketing dan pengajuan anggaran
anggaran kurang cepat turunnya kurang cepat turunnya sehingga
sehingga beberapa kali kelewatan beberapa kali kelewatan kesempatan /
kesempatan / moment moment
5. Pandemi berdampak pada Pandemi berdampak pada kegiatan
kegiatan marketing off line dan marketing off line dan pada daya beli
pada daya beli dari para orang tua dari para orang tua camaba
camaba
6 Akreditas Universitas dan Akreditas Universitas dan sebagian
sebagian besar PRODI masih B. besar PRODI masih B. Banyak
Banyak pesaing yang biayanya pesaing yang biayanya lebih murah
lebih murah tapi akreditasinya A . tapi akreditasinya A .
7 Sistem PMB yang masih banyak Sistem PMB yang masih banyak
kendalanya dengan tenaga ahli IT kendalanya dengan tenaga ahli IT
software yang kurang software yang kurang
8 Koneksi internet di kampus yang Koneksi internet di kampus yang
kurang baik kurang stabil sehingga sering kali
edufair online yang dilakukan jadi
terganggu
9 Bagian marketing dan PMB tidak Bagian marketing dan PMB tidak
seharusnya bertanggung jawab seharusnya bertanggung jawab dalam
dalam menghadapi pihak-pihak menghadapi pihak-pihak yang
yang mengajukan pengembalian mengajukan pengembalian dana
dana karena mengundurkan diri. karena mengundurkan diri. Pekerjaan
Pekerjaan kami sebatas kami sebatas administrasi surat
administrasi surat menyurat menyurat
10 Belum adanya data kerjasama Belum adanya data kerjasama dengan
dengan perusahaan-perusahaan perusahaan-perusahaan yang bisa
yang bisa digunakan untuk digunakan untuk menawarkan
menawarkan program S2 untuk program S2 untuk karyawan
karyawan
3.5.2. Tantangan ke depan Marketing
Tantangan ke depan Marketing
1. Tantangan Marketing dengan Situasi dan Kondisi Internal
Marketing itu tidak lepas dari memahami timing dan memahami psikologi,
prilaku, keinginan, kebutuhan dari calon pelanggan/mahasiswa baru. Marketing
juga tidak terlepas dari keunggulan, keunikan dari produk atau layanan kita dan
penerapan strategi bisnis dan marketing yang dilakukan. Yang tidak kalah
penting marketing juga terkait akan kebutuhan dana yang cukup.
Timing yang dimaksud adalah waktu, moment yang tepat dalam melakukan
suatu kegiatan marketing. Jika timing ini terlewatkan, tidak tepat dilakukan
maka peluang yang besar bisa saja akan hilang atau hasilnya jadi kurang
121
maksimal dan ini harus didukung oleh pendanaan yang tersedia di saat yang
tepat. Ini akan sulit dilakukan secara maksimal kalau marketing tidak punya
petty cash dan pengajuan anggaran lebih dari 2 minggu baru terealisasi. Tidak
semua hal bisa direncanakan karena kadang kesempatan dan kebutuhan
datangnya tiba-tiba. Hal ini juga akan sulit dilakukan jika tidak tersedia tim
dengan jumlah yang cukup dengan kompetensi yang dibutuhkan.
Memahami psikologi, prilaku, keinginan, kebutuhan dari konsumen. Ambil
contoh sederhana dan terjadi adalah di tengah kondisi pandemic covid 19 kita
berusaha membuat semua proses jadi online tapi ternyata banyak yang masih
menghendaki datang ke kampus,, mulai dari hanya bertanya-tanya, membeli
formulir, mendaftar, memastikan kebenaran informasi, melihat-lihat kampus,
mendaftar ulang dll, terbukti di bulan Juli, Agustus 2020 lalu yang datang
mencapai 70 calon mahasiswa baru perhari walau di tengah pandemi. Oleh
sebab itu kami berusaha selalu buka, selalu hadir di DPT, dengan jam kerja yang
dibatasi demi memaksimalkan pelayanan yang diberikan.
Marketing juga tidak terlepas dari keunggulan, keunikan dari produk atau
layanan kita. Keunggulan ini harus sesuai dengan tren, kebutuhan, keinginan,
harapan dari pelanggan kita. Jika market kita adalah golongan ekonomi
menengah bawah yang menginginkan kualitas pendidikan yang bagus, dengan
biaya kuliah yang terjangkau dan bisa dicicil, dengan program studi kuliah
yang lagi tren, yang lagi banyak peminatnya dan kebutuhannya, tentunya kita
harus berusaha menyesuaikan diri dan berusaha menyediakan apa yang
dibutuhkan oleh pelanggan kita. Jika kita kurang tanggap, kurang fleksibel,
kurang maksimal dalam upaya memenuhi kebutuhan, keinginan dan yang
sedang tren ini maka upaya kita tentu akan lebih sulit dan respon dari pelanggan
tentu akan kurang maksimal.
Marketing juga terkait dengan kebutuhan akan pendanaan yang cukup. Jika
pendanaan ini terbatas tentu strategi marketing yang tepat untuk diterapkan
adalah strategi fokus, dimana target market dalam hal wilayah, demografi yang
paling besar, paling banyak yang menjadi incaran utama. Dan menerapkan
strategi yang diperkirakan akan berdampak paling besar.
Marketing juga harus didukung oleh tim yang cukup, yang muda, yang kreatif
dengan dedikasi tinggi, dengan kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan
dan pantang menyerah. Tantangan, resiko bekerja di bidang marketing dengan
tanggung jawab yang besar sebagai ujung tombak perusahaan tentu akan
berakibat punishment jika target tidak terpenuhi. Hal ini tentu sudah sewajarnya
jika reward yang diberikan juga bagus, menarik dan bisa memotivasi dalam
mencapai target.
2. Tantangan Marketing dengan Situasi dan Kondisi Eksternal (Tingkat
Persaingan)
Tingkat persaingan menjadi faktor penting yang harus diperhatikan dalam
menilai tantangan kedepannya. Terdapat 297 Perguruan tinggi di wilayah 3
LLDIKTI, tentu ini berpengaruh dalam upaya, usaha mencari mahasiswa baru
kedepannya. Tanpa berusaha mempunyai keunggulan, tanpa berusaha
memenuhi keinginan, selera, kebutuhan pelanggan, tanpa penerapan strategi
yang tepat, yang bisa beradaptasi sesuai kondisi terbaru akan membuat angka
penerimaan mahasiswa baru menjadi tidak sesuai harapan. Untuk sebuah
perusahaan, tingkat persaingan yang tinggi menuntut kedinamisan dalam
menyusun strategi dan menerapkan strategi.
122
Universitas YARSI mempunyai keunggulan lokasi dan fasilitas yang bagus,
kurikulum yang bagus, dosen-dosen yang berkualitas. Ini saja bisa jadi sulit
untuk berkembang jika tidak dibarengi dengan manajemen kepegawaian,
manajemen uang, manajemen waktu, manajemen perusahaan yang bagus.
Semua perlu dukungan dana dan sumber daya yang cukup.
3. Tantangan Marketing dengan Situasi dan Kondisi Eksternal (Kondisi Pandemi)
Kondisi pandemi tentu merubah banyak hal. Beradaptasi dengan situasi yang
ada diperlukan dan diharuskan jika sebuah perusahaan, sebuah perguruan tinggi
ingin bisa bertahan dan tetap sukses. Diperlukan strategi marketing, strategi
bisnis yang tepat, yang beradaptasi dengan situasi yang ada. hal ini juga terkait
dengan pangsa pasar dari YARSI itu sendiri. Dimana pangsa pasarnya untuk
fakultas non kedokteran sebagian besar adalah golongan menengah ke bawah
dan berada di wilayah Jakarta utara, Jakarta timur, Jakarta pusat, sebagian
wilayah bekasi. Golongan ini sensitive terhadap perubahan harga dan sensitive
pula terhadap keringanan biaya. Kondisi pandemic dimana kegiatan belajar
mengajar secara online yang artinya mahasiswa tidak memakai fasilitas yang
berada di gedung kampus. Harusnya ini bisa disikapi dengan adanya
penyesuaian biaya selama kuliah online. Karena orang kebanyakan aka berfikir
secara logika. Logikanya adalah mahasiswa tidak menggunakan fasilitas yang
ada di gedung kampus, logikanya adalah universitas beban operasionalnya
berkurang karena kampus dan fasilitasnya tidak digunakan.
3.6. Layanan Perpustakaan
3.6.1. Kendala Layanan Perpustakaan
Kendala Layanan Perpustakaan
No Kendala Penyelesaian
Tahun Ajaran 2017-2018
1 Kerusakan pintu pengaman Pintu pengaman (security gate) telah
(security gate) belum di diperbaiki dan berfungsi dengan baik
perbaiki menimbulkan
penumpukan penitipan tas
pengunjung, sehingga bagian
Sirkulasi menghabiskan
sebagian besar waktu untuk
hanya untuk menangani
penitipan tas pengunjung
Tahun Ajaran 2018-2019
1 Pengadaan buku tidak Mengajukan permohonan standar
terealisasi karena belum ada pengadaan buku pada tanggal 27
standar pengadaan buku dari Desember 2018 (No. Surat.
Universitas 072/LPP/12-2018/DPT/UY), sampai
sekarang belum ada progres
2 Pengadaan jurnal nasional dan Mengajukan permohonan standar
internasional tidak terealisasi pengadaan jurnal pada tanggal 27
karena Direktur DPT saat itu Desember 2018 (No. Surat
menginginkan adanya standar 073/LPP/12-2018/DPT/UY), sampai
pengadaan jurnal nasional dan sekarang belum ada progres
internasional dari Universitas
123
3 Daftar karya ilmiah per 26 Skripsi Fakultas Kedokteran Gigi dan
September 2019 skripsi tesis Pascasarjana belum diserahkan ke
Fakultas Kedokteran Gigi dan Perpustakaan untuk itu Perpustakaan
tesis Pascasarjana belum menulis surat permohonan penyerahan
memenuhi 200 judul karya ilmiah tersebut
Tahun Ajaran 2019-2020
1 Terjadi kekeliruan pemahaman Proses administrasi pengadaan buku
oleh auditor saat audit internal dari pengajuan surat sampai surat
mengenai pengadaan buku dari pengajuan diterima oleh Yayasan
awal pengajuan sampai buku berlangsung selama 3 bulan. Proses
diterima dalam waktu 3 bulan pembelian buku oleh Yayasan sampai
sehingga menjadi sebuah buku diterima oleh Perpustakaan
temuan minor berlangsung selama 1 tahun ajaran. Hal
ini sudah tercantum di Standar
Operasional Prosedur Pengadaan Buku
2 Usulan pengajuan pembelian Menunggu proses pembelian oleh
buku belum terealisasi yayasan
3 Jurnal sumbangan yang Mendokumentasikan jurnal ilmiah
diterima pada tahun 2019 dan tahun 2019 dan 2020
2020 belum semua
terdokumentasi
4 Jumlah jurnal terakreditasi Melakukan komunikasi dengan
DIKTI yang dimiliki oleh fakultas melalui surat dan atau e-mail
fakultas belum terdokumentasi untuk mendata jurnal terakreditasi
DIKTI yang dimiliki oleh fakultas
5 Jumlah prosiding untuk Proaktif dalam mengumpulkan
masing-masing program studi prosiding per fakultas
belum terpenuhi
Tahun Ajaran 2020-2021
1 Daftar usulan pembelian buku Perpustakaan akan lebih aktif dalam
elektronik belum semua terisi mengingatkan kembali mengenai
oleh dosen pengisian daftar usulan pembelian
buku elektronik ke Fakultas melalui
surat dan atau e-mail
2 Perpustakaan belum membeli / Mahasiswa dapat mengakses beberapa
melanggan buku elektronik, judul buku elektronik secara gratis
sehingga mahasiswa belum melalui website perpustakan,
dapat memanfaatkan koleksi mahasiswa juga dapat menyampaikan
buku secara online selama permintaan buku elektronik melalui
study/work from home fitur chat online atau e-mail
perpustakaan
3 Perpustakaan belum Perpustakaan mencantumkan link
melanggan jurnal elektronik jurnal online gratis di website
perpustakaan sehingga mahasiswa
dapat mengakses jurnal elektronik
secara gratis, atau mahasiswa dapat
memanfaatkan akses e-resources yang
dilanggan Perpustakaan Nasional RI
124
4 Belum tersedianya akses Perpustakaan mengunggah skripsi
skripsi fulltext secara daring hanya sampai bab 1 sesuai ketentuan
Ristekdikti
5 Akreditasi Perpustakaan Perpustakaan terakreditasi oleh
Perpustakaan Nasional
3.6.2. Tantangan ke depan Layanan Perpustakaan
Tantangan ke depan Layanan Perpustakaan
No Tantangan Dampak
Tahun Ajaran 2017-2018
1 Survei kepuasan pelanggan Kepuasan pengunjung perpustakaan
belum mencakup analisis dan akan terukur dan mencakup seluruh
evaluasi aspek baik dari segi koleksi buku,
fasilitas, pustakawan, dan lain-lain
Tahun Ajaran 2018-2019
1 Melengkapi koleksi buku Perpustakaan dapat memenuhi
mengajar dosen kebutuhan koleksi buku sesuai dengan
silabus untuk sivitas akademika
2 Melengkapi koleksi 2 judul Perpustakaan dapat memenuhi
jurnal untuk masing-masing kebutuhan koleksi jurnal untuk sivitas
progrm studi akademika
Tahun Ajaran 2019-2020
1 Memiliki Repositori Universitas memiliki repositori sebagai
wadah untuk karya ilmiah asli dari
universitas, dan repositori dapat
terintegrasi dengan Ristekdikti
2 Memiliki jadwal pemeliharaan Perangkat sistem informasi
rutin pada perangkat sistem perpustakaan akan terawat dan
informasi (website terpantau secara rutin
perpustakaan, komputer, dan
perangkat lain)
Tahun Ajaran 2020-2021
1 Melanggan 1 database buku Memenuhi kebutuhan pembelajaran
dan jurnal elektronik jarak jauh untuk sivitas akademika
(Proquest) mengakses buku dan jurnal elektronik
2 Repositori dapat diakses secara Sivitas akademika dapat mengakses
daring oleh seluruh sivitas karya ilmiah fulltext secara daring
akademika dengan fitur login terlebih dahulu
125
BAB IV PENUTUP
4.1. Direktorat Pelayanan Terpadu
4.1.1. Kesimpulan
Sesuai dengan idea awal pendirian DPT di Universitas YARSI adalah terinspirasi
dari contoh baik dari Universitas Swasta yang ada di Indonesia, yakni Universitas
Bina Nusantara (BINUS) Jakarta dan Universitas Putra Indonesia (UPI) Padang.
Alasan untuk membentuk suatu DPT cita-cita tiada lain adalah untuk mensinergikan
seluruh bentuk layanan di tingkat Universitas antara kebutuhan 3 layanan
Pendidikan Tinggi (Akademik, Penelitian, dan Pengabdian) atau Tridharma
Perguruan Tinggi. Khusus untuk Universitas YARSI karena bercirikan Islam
ditambah dengan keislaman sehingga menjadi Catur Dharma. Dari ide awal
sepertinya ini maka berdirilah DPT pada awal tahun 2017 dengan 5 jenis layanan
(Layanan Operasional Akademik, Layanan Informasi Mahasiswa, Layanan
Pengelolaan Fasilitas, Marketing, dan Layanan Perpustkaaan). DPT dipimpin oleh
seorang Direktur setingkat Wakil Rektor dan setiap layanan dikepalai oleh Kepala
Pusat (Kapus). Empat tahun berjalan DPT dipimpin oleh Dr. Dra Risdawati Djohan,
M.Kes.Apt., 1 Agustus 2017 – 1 Juli 2019 dan Dr. Erman Syamsuddin, S.H., M.Pd
1 Juli 2019 – 31 Juli 2021.
Penggalan pertama telah diletakkan dasar-dasar tupoksi, SOP, SDM, dan sudah
dilakukan magang kedua PTS di atas. Sementara di penggalan kedua dilanjutkan
terhadap hal-hal yang belum tercapai dimasa penggelan pertama.
Dari dua penggalan waktu di atas, kesimpulan yang dapat diambil adalah:
1. Kewenangan dalam tupoksi
Sesuai tupoksi yang ada di DPT baik itu mulai Direktur sampai dengan Staf
Teknis masih terdapat berlum bersinerginya suatu tupoksi dengan tupoksi
lainny, hal itu ditemui kewenangan DPT dengan Yayasan, DPT dengan Tata
Usaha Fakultas dan Program Studi. Secara bertahap hal ini perlu dikembangkan
dan diperlua. Kalau DPT dengan Rektorat dan Staf Rektor dan Wakil Rektor
sudah mulai berjalan dengan baik. Kalau kewenangan eksternal tidak ada
masalah karena semuanya tetap melaui Rektor/Rektorat.
2. Pengembangan Sistem Administrasi
Sebagai suatu unit supporting sistem DPT mestinya posisinya berada pada
dukungan terhadap sistem yang lebih luas dan besar. Selama 4 tahun berjalan
belum terlihat secara signifikan, masih jalan sendiri-sendiri saja dan baru pada
penggalan kedua 2019-2021 mulai dirapikan walau itu tidak mudah karena ada
factor-faktor di luar kewenangan DPT sendiri, misalnya kesatuan Sisakad,
kesatuan pengadaan administrasi fasilitas (masih terbagi dengan Yayasan),
kesatuan pengelolaan keuangan (masih terbagi dengan FK/FKG dengan FH,
FEB, FTI, FPSi) dan lain-lain.
3. Pembinaan Tenaga Kependidikan
Tendik yang berada di DPT berjumlah 23 orang saat ini untuk melayani 5 unit
layanan yang secara kuantitatif mungkin sudah memadai tinggal lagi penataan
jumlah (contoh Layanan Informasi Mahasiswa hanya 1 orang). Hal yang
mendasar dari tenaga kependidikan ini adalah dengan latar belakang yang
berbeda maka perlu dilakukan orientasi secara berkala terhadap tupoksi dan
pengembangannya. Selain orientasi tugasnya juga perlu studi banding/magang
secara berkala ke lembaga yang sejenis misalnya ke Kemendikbud (pelayanan
satu pintu) atau ke PTN/PTS yang telah mapan Pelayanan Terpadunya.
126
Pada kesimpulan ini tiga hal mendasar inilah menurut kami yang perlu diperhatikan
untuk periode kepemimpinan Universitas YARSI untuk masa yang akan datang.
Sementara hal-hal lain contohnya masalah fasilitas kerja, sistem informasi
Marketing/PMB, dan akreditasi Perpustakaan telah berjalan sesuai yang diharapkan
walaupun pencapaiannya belum maksimal/optimal sesuai yang diharapkan tetapi
setidak-tidaknya sudah berjalan sesuai mekanisme yang ada. Ketiga kesimpulan ini
tentunya akan ditambah dengan hal-hal teknis di setiap layanan terkait dengan
tupoksisnya masing-masing.
4.1.2. Saran
Saran perbaikan untuk DPT ke depan setelah mengikuti periode 4 tahun sebelumnya
adalah sebagai berikut:
1. Penyempurnaan terhadap tupoksi, sistem administasi, dan pembinaan tenaga
kependidikan.
Berbagai hal kekurangan/kelemahan yang ditemui pada periode sebelumnya
tentu diharapkan pada periode 4 tahun ke depan ada perbaikan sebagai
penyempurnaan baik di tingkat DPT maupun layanan. Misalnya Layanan
Perpustakaan lebih esensial berada langsung di bawah Rektor sebagaiman
Perpustakaan di PTN/PTS lainnya. Contoh lain Layanan Informasi Mahasiswa
lebih efektif berada satu kelompok layanan dengan Marketing daripada berada
di Layanan Informasi Akademik, Mahasiswa, dan Pengelolaan Fasilitas dan
sebagainya.
2. Perlunya inovasi (out of the box)
Inovasi berfikir out of the box seperti saat ini sangat diperlukan setelah melihat
tantangan-tantangan terberat itu adalah memenangkan persaingan dengan PTS
selevel dengan Universitas YARSI. Untuk itu, perlu adanya inovasi dari setiap
staf tenaga kependidikan di DPT untuk berfikir kadang-kadang di luar
kebiasaan yang ada/out of the box sehingga terdapat terobosan-terobosan yang
bermanfaat untuk Universitas YARSI tetapi tetap efisien dan efektif.
Saran-saran teknis lainnya tentu diperlukan sesuai layanan masing-masing (5
layanan DPT) yang pada akhirnya tidak dapat dipisahkan dari DPT secara
keseluruhan.
4.2. Layanan Operasional Akademik
4.2.1. Kesimpulan
1. Kegiatan layanan operasional akademik telah berjalan dengan baik namun
masih ada beberapa hal yang perlu dikembangkan atau diperbaiki terutama
dalam hal sistem sebagai salah satu alat pendukung layanan. Dalam hal
administrasi perkuliahan yang perlu untuk dikembangkan adalah penambahan
fitur riwayat penginputan jadwal perkuliahan, akses untuk fakultas agar dapat
melihat dan mencetak rekap kehadiran perkuliahan, sistem Layar yang
terintegrasi dengan Sisakad, adanya satu sistem yang dapat mengakomodir
seluruh kegiatan perkuliahan (Smart Campus) serta peraturan pendukung terkait
dengan kegiatan perkuliahan.
2. Terkait dengan administrasi ujian yang perlu dikembangkan adalah adanya fitur
berita acara ujian di Sisakad, kestabilan jaringan pada saat dilaksanakan ujian,
perlunya pemberlakuan peraturan mengenai persyaratan mengikuti ujian, dan
peraturan lain terkait ujian yang dapat lebih menertibkan pelaksanaan kegiatan
ujian.
127
3. Terkait dengan administrasi keuangan, Layanan Operasional Akademik (LOA)
masih mengalami kendala saat melakukan pengecekan pembayaran dari
mahasiswa. Ada beberapa pembayaran mahasiswa yang tidak terbaca oleh
sistem keuangan maupun Sisakad, yang kemungkinan disebabkan oleh jaringan.
Untuk hal tersebut LOA tidak memiliki akses untuk melihat transaksi
pembayaran yang masuk ke rekening Yayasan YARSI (rekening penampung
pembayaran mahasiwa), sehingga LOA harus melakukan konfirmasi ke Bagian
Keuangan untuk memastikan apakah pembayaran mahasiswa tersebut telah
diterima. Proses konfirmasi tersebut terkadang memerlukan waktu sehingga
jawaban yang diberikan kepada mahasiswa agak lambat.
4. Terkait dengan penyampaian informasi kepada mahasiswa, LOA telah
melakukan upaya penyebaran informasi melalui Fakultas, mading, dan laman
Sisakad. Namun untuk lebih mengoptimalkan komunikasi dengan mahasiswa
terutama di masa pembelajaran daring dan mahasiswa kelas karyawan, maka
LOA memerlukan media komunikasi lain seperti Chatterbot atau Whatsapp
khusus untuk layanan LOA. Kendala untuk berlangganan Chatterbot adalah
sistem pembayaran yang menggunakan kartu kredit, dimana sistem pembayaran
tersebut belum diakomodir oleh Yayasan. Sedangkan untuk Whatsapp khusus
untuk LOA belum ada karena belum tersedianya alat komunikasi (handphone).
4.2.2. Saran
Berikut beberapa saran untuk perkembangan layanan khususnya di Layanan
Operasional Akademik:
1. Adanya satu sistem yang terintegrasi yang dapat mengakomodir seluruh
kegiatan dan menghubungkan seluruh data di Universitas YARSI
2. Adanya Bagian Keuangan di tingkat Universitas yang khusus untuk menangani
tagihan dan pembayaran mahasiswa, sehingga pembayaran dan tunggakan
pembayaran dapat ditindaklanjuti dengan lebih maksimal. Hal tersebut untuk
mengantisipasi dan mengurangi jumlah tunggakan pembayaran mahasiswa
3. Penambahan sistem pembayaran melalui kartu kredit di Yayasan YARSI
mengingat saat ini pembelian fitur pendukung pendidikan dan layanan seperti
Chatterbot, Zoom, dan lainnya banyak menggunakan sistem pembayaran
tersebut.
4.3. Layanan Informasi Mahasiswa
4.3.1. Kesimpulan
1. Semakin berkembangnya tugas yang ditangani langsung oleh layanan informasi
mahasiswa (LIM) merupakan bukti bahwa LIM saat dibutukan dalam
pengembangan sistem saat ini
2. Dibandingkan dengan layanan lain di DPT, proses bisnis LIM tidak tersusun
secara sistematis bahkan sangat tidak sesuai dengan hasil studi banding dari
universitas swasta lain
3. Adanya beberapa proses bisnis diperbantukan di LIM yang sesungguhnya tidak
sesuai dengan tupoksi LIM
4. Demi efisien dan efektif informasi dan administrasi maka LIM di pindahkan ke
lingkup marketing
4.3.2. Saran
1. Diadakan evaluasi proses bisnis LIM untuk ditetapkan menjadi tupoksi LIM
dengan melimpahkan proses bisnis sampingan ke bagian yang lebih terkait
128
2. Sesuai arahan WR4 LIM dibawah koordinasi Marketing daan hal ini masih
bersifat internal, diharapkan kedepan untuk ditetapkan dalam SK
4.4. Layanan Pengelolaan Fasilitas
4.4.1. Kesimpulan
1. Dinamika proses bisnis atau kegiatan Layanan Pengelolaan Fasilitas yang
berubah sesuai kondisi dan kebutuhan
2. Pencatatan adminitrasi yang masih manual sehingga masih terdapat kendala bila
di akses oleh pihak lain yang juga berkepentingan
3. Masih adanya perbedaan persepsi mengenai kinerja Layanan Pengelolaan
Fasilitas bahwa hanya terbatas meneruskan permintaan dan memberi
rekomendasi dari Fakultas atau bagian namun tidak sebagai penentu pesetujuan
dari sebuah pengajuan
4.4.2. Saran
1. Adanya sistem informasi terintegrasi yang mencakup kegiatan Layanan
Pengelolaan Fasilitas seperti peminjaman ruangan, penanganan keluhan
fasilitas, cetakan dan ATK
2. Adanya kejelasan mengenai wewenang dan tanggung jawab tugas khususnya
yang berhubungan dengen pengelolaan inventaris Yarsi
3. Adanya kejelasan koordinasi apakah Layanan Pengelolaan Fasilitas
bertanggung jawab kepada Universitas atau Yayasan
4.5. Marketing
4.5.1. Kesimpulan
Suatu perusahaan, perguruan tinggi jika ingin berhasil upaya promosi dan
penjualannya harus didukung oleh:
1. Strategi bisnis dan marketing yang terintegrasi dan didukung oleh manajemen,
pimpinan dan pemilik universitas. Misalnya kebijakan cicilan biaya kuliah yang
lebih flexible, penerapan biaya kuliah yang tidak dinaikkan di saat pandemi baik
secara total maupun cicilan pertama, tidak menghilangkan keunggulan “tanpa
uang pangkal” dengan menerapkan istilah BPP dan SPP, meringankan potongan
mengundurkan diri supaya lebih menarik banyak pihak untuk daftar dari awal,
kebijakan adanya petty cash untuk marketing
2. Strategi yang beradaptasi dengan kondisi dan situasi yang terjadi yang
disesuaikan dengan pangsa pasar konsumen dari perguruan tinggi tersebut.
misalnya penerapan diskon kuliah di selama pandemi (kuliah online), penerapan
gratis biaya pendaftaran di moment tertentu, beasiswa berprestasi, program
marketing afiliasi yang dimaksimalkan boleh untuk banyak pihak termasuk
alumni, orang tua calon mahasiswa
4.5.2. Saran
Adanya Keunggulan yang menjadi nilai jual dari perguruan tinggi tersebut,
misalnya dengan :
1. Akreditasi maksimal (A) dengan biaya kompetitif dan terjangkau
2. Menangkap peluang secara cepat dan maksimal. misalnya saat ini banyak yang
berminat di jurusan public relation, keperawatan, perbankan shariah dan digital,
lanjut kuliah D3 ke S1, kelas karyawan untuk S1 jurusan selain akuntansi dan
manajemen dll
3. Manajemen yang bagus
129
4. Sumber dana yang cukup
5. Sumber daya yang cukup dan kompeten
6. Para pegawai yang punya dedikasi yang tinggi dalam bekerja
7. Kompensasi buat pegawai yang baik, manajemen kompensasi yang baik pula
8. Perhatian yang tinggi terhadap keluhan, keinginan, kebutuhan, selera pelanggan
9. Total solution buat para mahasiswa dari mulai kuliah, cari kerja sampai jadi
pengusaha
10. Onestop service di DPT
11. Merangkul alumni dan para orang tua. Potensi mereka besar untuk branding dan
marketing, dan masih banyak lagi tentunya
4.6. Layanan Perpustakaan
4.6.1. Kesimpulan
1. Keseluruhan kegiatan layanan perpustakaan telah berjalan dengan baik, namun
ada kendala yang perlu diperbaiki seperti pengadaan buku, jurnal tercetak dan
elektronik belum terealisasi.
2. Keseluruhan kegiatan layanan perpustakaan secara daring berjalan dengan baik,
namun ada kekurangan yang perlu dipenuhi seperti sivitas belum dapat
mengakses buku elektronik, jurnal elektronik, dan karya ilmiah secara fulltext.
3. Perpustakaan sudah melanggan software plagiarisme Turnitin untuk
mendukung pembelajaran.
4. Repositori universitas sudah selesai dibuat, saat ini masih dalam tahap entri data
karya ilmiah fulltext ke repositori.
4.6.2. Saran
1. Melanggan kembali database buku dan jurnal elektonik.
2. Pengadaan buku dan jurnal tercetak dapat terealisasi.
LAMPIRAN
DIREKTORAT PELAYANAN TERPADU
NOTULEN RAPAT
Hari, tanggal : Selasa, Rabu, Kamis 23, 24, 25 Februari 2021
Acara : Rapat Koordinasi DPT Bulan Februari 2021
Peserta : Seluruh Tenaga Kependidikan DPT
I. 23, 24, 25 Februari 2021 diadakan rapat koordinasi DPT bulan Februari 2021.
Rapat dipimpin oleh Direktur Direktorat Pelayanan Terpadu (DPT) dan dimulai pukul
13.00 WIB – Selesai, dilaksanakan secara daring melalui aplikasi zoom.
Tanggal 23 Februari 2021 rapat koordinasi DPT Layanan Perpustakaan, dihadiri oleh:
NO JABATAN/BAGIAN NAMA
1 Ka. Pusat Layanan Perpustakaan Siti Nurningsih, S.IP., MP.,
3 Sekretaris Direktur Direktorat Pelayanan Terpadu Nur Fitria Handayani
4 Nurilita Wiguna
Layanan Sirkulasi Liana Andam Dewi
5
6 Layanan Pengadaan Buku Sri Rahayu
7 Layanan Digital Library/Internet Khairudin
8 Layanan Pengolahan Buku Zuhri
9 Layanan Skripsi/Karya Ilmiah Tiko Dhafin Rizky
10 Layanan Majalah dan Penjilidan Abdul Radjab Malawat
Tanggal 24 Februari 2021 rapat koordinasi DPT Layanan Informasi Akademik,
Mahasiswa, dan Pengelolaan Fasilitas, dihadiri oleh:
NO JABATAN/BAGIAN NAMA
1 Ka. Pusat Layanan Informasi Akademik, Dyah Esthi Perwitasari, SE,
Mahasiswa, dan Pengelolaan Fasilitas Msi
2 Sekretaris Direktur Direktorat Pelayanan Terpadu Nur Fitria Handayani
3 Anzil Nuruz Zuchrufil Jamil
4 Layanan Operasional Akademik Khairi Nurfah
5 Sabarini Saputri
6 Layanan Informasi Mahasiswa M. Fahad Abd Azis
7 Rio Prakasa Djoefri
Layanan Pengelolaan Fasilitas Agus Widayat
8
Tanggal 25 Februari 2021 rapat koordinasi DPT Marketing, dihadiri oleh:
NO JABATAN/BAGIAN NAMA
1 Ka. Pusat Marketing Ruly Djamaludin SE, MM
2 Sekretaris Direktur Direktorat Pelayanan Terpadu Nur Fitria Handayani
3 Wulan Aprilia
Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru Rita Nurul Hasanah
4
5 Layanan Marketing Munfaati
6 Layanan Marketing Arjoni Tanjung
7 Receptionist Nuraeni
II. Rapat membahas:
1. Masing-masing Layanan menyesuaikan pelayanan saat pandemi covid-19, agar tidak
terhambat dan tetap terlayani.
2. Diharapkan tendik DPT mengikuti tausiah menjelang dan saat Ramadhan yang
diadakan oleh tim pengurus masjid YARSI.
3. Mendata paket/uang untuk tendik DPT.
4. Penyerahan dokumen persiapan Audit Mutu Internal yaitu tanggal 26 Februari 2021.
5. Audit yang dijadwalkan pada tanggal 11 Maret 2021 bertepatan dengan hari libur, maka
Kepala Pusat berkoordinasi dengan PDJAMA untuk perubahan jadwal.
III. Rapat dilanjutkan dengan paparan dari Layanan, yaitu sebagai berikut:
1. Layanan Perpustakaan
a. Persiapan Audit Mutu Internal 12 Maret 2021 yaitu dengan mempersiapkan data
Sarana Prasarana.
b. Repository Universitas telah selesai dibuat sesuai ketentuan Kemenristek Dikti dan
saat ini dalam proses unggah.
Link repostiory : digilib.yarsi.ac.id
Menambahkan aplikasi sudah selesai di kerjakan sesuai aturan Kemenristek
Dikti :
- Nama Mahasiswa
- Nomor Induk Mahasiswa
- Nomor Induk Dosen
- Nama Pembimbing
- Kode Prodi
Keterangan: Tampilan Repository Institusi – Tesis dan Skripsi (Diploma Thesis)
c. Akreditasi Perpustakaan Point C
Keterangan : Rumus Nilai= Jumlah skor : (jumlah soal X 5) X bobot
1. Akreditasi A (Baik Sekali), bila Jumlah Skor (91 ≤ NA ≤ 100)
2. Akreditasi B (Baik), bila Jumlah Skor (76 ≤ NA ≤ 90)
3. Akreditasi C (Cukup Baik), bila Jumlah Skor (60 ≤ NA ≤ 75)
4. Tidak Akreditasi, bila Jumlah Skor (NA < 60)
Terdapat peningkatan 4,14 % semula 59,58 % menjadi 63,72 %. Akreditasi C
d. Aspek Koleksi
SOP Pengembangan Koleksi di Review oleh Dosen IP (Danang) dan SOP segera di
siapkan dengan dengan memperhatikan review dari Bapak Danang.
Apakah SOP ini sudah termasuk pengadaan koleksi format elektronik maupun
digital ?
Sudah ada pada SOP pengembangan koleksi
Adakah draft kebijakan turunan dari SOP ini seperti Petunjuk Teknis untuk
pelaksanaannya ?
Langsung SOP yang menjadi petunjuk pelaksanaan.
Apakah SOP ini sudah termasuk untuk kebijakan koleksi Grey Literature
Universitas YARSI ?
Grey Literatur dimasukkan ke karya ilmiah
Sudahkah melakukan benchmarking SOP ke Perpustakaan Perguruan Tinggi
Lainnya ?
Sudah ditanyakan pada teman di Perguruan Tinggi lain di jawab bisa lihat di
internet
e. Aspek Pelayanan Perpustakaan
Rencana mengadakan Webinar Literasi Informasi
Orientasi Perpustakaan untuk Mahasiswa Tingkat Awal Fakultas Kedokteran
Gigi, Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi Prodi Manajemen, Fakultas
Teknologi Informasi (telah di laksakan pada hari Selasa 26 Januari 2021)
Bimtek untuk Mahasiswa Tingkat Awal Seluruh Fakultas (Layanan Karya
Ilmiah) hasil mentimeter
Bimtek untuk Mahasiswa Tingkat Akhir Seluruh Fakultas (Layanan Karya
Ilmiah)
f. Kinerja Layanan Perpustakaan
Layanan E-Book
Keterangan/Penjelasan :
Layanan permintaan e-book terlayani 1 dosen dan 3 mahasiswa
Poster Layanan Perpustakaan
Keterangan/Penjelasan :
Poster Layanan Perpustakaan Tutup Sesuai Surat Edaran Rektor
Poster Kebijakan Perpustakaan
Keterangan/Penjelasan :
Poster Kebijakan Perpustakaan Tentang Layanan Perpustakaan Masa Pandemi
Update Data Status Buku
Keterangan/Penjelasan :
Penambahan update data status buku 1.000 judul, 1.289 eks. Jan – Feb 2021
Unggah Artikel Jurnal Nasional di Web Perpustakaan
Keterangan/Penjelasan :
Penambahan 42 nomor, 330 artikel dari bulan Januari – Februari 2021
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Laporan Akhir Jabatan Periode 2017 – 2021 Direktorat Pelayanan Terpadu Universitas
YARSI, tersusun dari 4 bagian yaitu Pendahuluan; Program, Kegiatan, dan Capaian; Kendala
dan Tantangan ke depan, dan Penutup.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Laporan DPT Periode 2017-2021
- 1 - 50
- 51 - 100
- 101 - 150
- 151 - 200
- 201 - 250
- 251 - 300
- 301 - 350
- 351 - 400
- 401 - 450
- 451 - 479
Pages: