ลงทะเบียนเข้าร่วมงาน
การบรรยาย
เรื่อง “การบริหารงานเอกสาร กฟผ.”
ั
รุ่นที่ 1 วันที่ 8 กุมภาพนธ์ 2565 เวลา 9.00 - 12.00 น.
ผ่านระบบ Webex by Cisco
งานสารบรรณ
กฟผ.
ฝ่ายบริหารและจัดการทรัพยากร (อหท.)
ช.อหท. วศ.11
กองบริการทั่วไป (กบท-ห.)
แผนกจัดการงานสารบรรณ
(หจบ-ห.)
หน้าที่ความรับผิดชอบของ หจบ-ห.
ิ
ลงทะเบียนหนังสือเข้า กฟผ. พจารณาเสนอ ควบคุม ดูแลการลงทะเบียนหนังสือออก กฟผ./
ี
ื
และจัดส่งหน่วยงานเจ้าของเร่องและหน่วยงานที่เก่ยวข้อง หนังสือรับรอง/หนังสือมอบอ านาจและหนังสือมอบอ านาจช่วง
และจัดส่งต้นฉบับให้หน่วยงานภายนอก
ั
ลงทะเบียนและจัดส่งหนังสือส่งการ กฟผ. จัดเก็บและสืบค้นหนังสือเข้า-ออก กฟผ.
และหนังสือประชาสัมพนธ์ กฟผ. หนังสือส่งการ กฟผ. และหนังสือประชาสัมพนธ์ กฟผ.
ั
ั
ั
ทางระบบ ECM Common
ระเบียบ กฟผ. ฉบับที่ 397
ว่าด้วย งานสารบรรณ
หัวข้อการบรรยาย
งานหนังสือเข้า กฟผ.
งานหนังสือออก กฟผ.
งานหนังสือสั่งการ กฟผ.
ั
และหนังสือประชาสัมพนธ์ กฟผ.
การจัดเก็บและการสืบค้น
01
งานหนังสือเข้า กฟผ.
งานหนังสือเข้า กฟผ.
หนังสือเข้า กฟผ.
เอกสารที่บุคคล/หน่วยงานภายนอก
ส่งถึง กฟผ.
งานหนังสือเข้า กฟผ.
“หนังสือเข้า กฟผ. รูปแบบกระดาษ
รูปแบบ
เดินทางมาได้อย่างไร ?” อิเล็กทรอนิกส์ ไปรษณีย์
E-mail สายการบิน
ECM Common โทรสาร
น าส่ง
เฉล่ย 50,000 ฉบับ ต่อป ี
ี
4,100 ฉบับ ต่อเดือน
200 ฉบับ ต่อวัน
งานหนังสือเข้า กฟผ.
“หนังสือเข้า กฟผ.
เดินทางมาได้อย่างไร ?”
รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
E-mail [email protected]
หน่วยงานภายในส่งให ้
ECM Common งานสารบรรณ กฟผ.
ทางระบบ ECM Common
งานหนังสือเข้า กฟผ.
“หนังสือเข้า กฟผ.
เดินทางมาได้อย่างไร ?”
รูปแบบกระดาษ
ไปรษณีย์ โทรสาร
สายการบิน น าส่ง
งานหนังสือเข้า กฟผ.
น าส่ง
บุคคล/หน่วยงานภายนอกน าเอกสารต้นฉบับ บุคคล/หน่วยงานภายนอกส่งเอกสารต้นฉบับ
ี
มาส่งท่เคาน์เตอร์งานหนังสือเข้า กฟผ. ท่หน่วยงานภายใน กฟผ. โดยตรง
ี
ี
งานสารบรรณ กฟผ. ออกหลักฐานการรับหนังสือ หน่วยงานภายใน น าส่งเอกสารท่เคาน์เตอร์
งานหนังสือเข้า กฟผ.
งานสารบรรณ กฟผ. ด าเนินการลงทะเบียน งานสารบรรณ กฟผ. ประทับตรารับหนังสือ ท่ต้นฉบับ
ี
รับหนังสือ และส่งไปยังหน่วยงานท่เกี่ยวข้อง
ี
ตัวอย่างใบหลักฐาน
การรับเอกสารทางน าส่ง
หน่วยงานภายใน น าต้นฉบับไปด าเนินการเอง
งานหนังสือเข้า กฟผ.
ตัวอย่างแบบขอรับหนังสือจากงานสารบรรณ กฟผ. ตัวอย่างหนังสือที่หน่วยงานภายใน กฟผ.
ื่
เพอน าไปด าเนินการเอง รับไปด าเนินการเอง
17 ม.ค. 2565
อชค.
✓
รร. บ้านหนองมะค่า ศธ 04088.067/1 4 ม.ค. 2565
ลายเซ็นจริง
ชื่อเต็ม
เลขานุการ อชค.
60901
อชค.
………………. รับต้นฉบับ ต้นสิ่งแนบไปด าเนินการเอง
งานหนังสือเข้า กฟผ.
“เมื่อรับหนังสือเข้า กฟผ. หน้าซอง
มาแล้ว ท าอย่างไรต่อ ?”
ิ
ิ
การพจารณาเปดซอง
1 ไม่เปิดซอง ส่งถึงผู้รับโดยตรง
งานหนังสือเข้า กฟผ.
ตัวอย่าง หน้าซองที่งานสารบรรณ กฟผ. ไม่เปิดด าเนินการ
1
ไม่ระบุผู้ส่ง
นายอณิรัฐ โตจ าเริญ
หัวหน้ากองบริการทั่วไป
การไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย
53 หมู่ 2 ถ.จรัญสนิทวงศ์
ต.บางกรวย อ.บางกรวย
จ.นนทบุรี 11130
งานสารบรรณ กฟผ.
ประทับตราที่หน้าซอง และส่งถึงผู้รับโดยตรง
งานหนังสือเข้า กฟผ.
ตัวอย่าง หน้าซองที่งานสารบรรณ กฟผ. ไม่เปิดด าเนินการ
2 ระบุผู้ส่ง จ่าหน้าซองเฉพาะชื่อผู้รับระดับหัวหน้ากองขึ้นไป ไม่ได้ระบุต าแหน่ง
บริษัท จ ากัด
35 ถ.พิบูลสงคราม
ต.สวนใหญ่ อ.เมือง
จ.นนทบุรี 11000
นายอณิรัฐ โตจ าเริญ
การไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย
53 หมู่ 2 ถ.จรัญสนิทวงศ์
ต.บางกรวย อ.บางกรวย
จ.นนทบุรี 11130
งานสารบรรณ กฟผ.
ประทับตราที่หน้าซอง และส่งถึงผู้รับโดยตรง
งานหนังสือเข้า กฟผ.
ตัวอย่าง หน้าซองที่งานสารบรรณ กฟผ. ไม่เปิดด าเนินการ
กระทรวงพลังงาน
3 จ่าหน้าซองถึง อาคาร บี ศูนย์เอนเนอร์ยี่ คอมเพล็กซ์ 555/2
ถนนวิภาวดีรังสิต แขวงจตุจักร
● ประธานกรรมการ / กรรมการ กฟผ. เขตจตุจักร กรุงเทพฯ 10900
● สมาคม กฟผ.
● ชมรมต่าง ๆ ใน กฟผ.
● มูลนิธิ / กองทุน ก าธน สินธวานนท์ ประธานกรรมการ กฟผ.
● สภาวิศวกร / ชมรมวิศวกร กฟผ. การไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย
● บริษัทในเครือ กฟผ. 53 หมู่ 2 ถ.จรัญสนิทวงศ์
ต.บางกรวย อ.บางกรวย
จ.นนทบุรี 11130
งานสารบรรณ กฟผ. ส่งถึงผู้รับหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องโดยตรง
งานหนังสือเข้า กฟผ.
“เมื่อรับหนังสือเข้า กฟผ.
มาแล้ว ท าอย่างไรต่อ ?” หน้าซอง
ิ
ิ
การพจารณาเปดซอง
1 ไม่เปิดซอง
2 เปิดซอง
ส่งถึงผู้รับโดยตรง
งานหนังสือเข้า กฟผ.
ตัวอย่าง หน้าซองที่งานสารบรรณ กฟผ. เปิดเพอด าเนินการ
ื่
1 ไม่ระบุผู้ส่ง แต่จ่าหน้าซองถึง 2 ระบุผู้ส่ง จ่าหน้าซองระบุชื่อและต าแหน่ง ึ
หรือระบุเพยงต าแหน่งระดับหัวหน้ากองข้นไป
ี
ผวก. / กฟผ.
บริษัท จ ากัด
35 ถ.พิบูลสงคราม
ต.สวนใหญ่ อ.เมือง
จ.นนทบุรี 11000
หัวหน้ากองบริการทั่วไป
ผู้ว่าการการไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย การไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย
53 หมู่ 2 ถ.จรัญสนิทวงศ์ 53 หมู่ 2 ถ.จรัญสนิทวงศ์
ต.บางกรวย อ.บางกรวย ต.บางกรวย อ.บางกรวย
จ.นนทบุรี 11130
จ.นนทบุรี 11130
งานหนังสือเข้า กฟผ.
“เมื่อรับหนังสือเข้า กฟผ.
มาแล้ว ท าอย่างไรต่อ ?”
หน้าซอง
การพจารณาเปิดซอง
ิ
1 ไม่เปิดซอง 2 เปิดซอง การพจารณาลงทะเบียนรับ
ิ
ส่งถึงผู้รับโดยตรง 2.1 ไม่ลงทะเบียนรับ
งานหนังสือเข้า กฟผ.
เอกสารที่งานสารบรรณ กฟผ. ไม่ลงทะเบียนรับ
ื
● เอกสารที่ไม่มีหนังสือน าส่ง ● หนังสือจากกรมบังคับคดี เร่องประกาศ
ิ
เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบอนุโมทนาบัตร เจ้าพนักงานพทักษ์ทรัพย ์
ิ
ิ
์
● เอกสารโฆษณาเชิญชวน เสนอขายสินค้า ● วารสารส่งพมพ / ใบแจ้งต่ออายุ
ิ
หรือบริการทั่วไป ส่งพมพ
์
ิ
งานหนังสือเข้า กฟผ.
เอกสารที่งานสารบรรณ กฟผ. ไม่ลงทะเบียนรับ
ิ
● หนังสือแจ้งหลักสูตรศึกษาต่อ / ● หนังสือขอท าบัตรอนุญาตพเศษ หรือ
หลักสูตรอบรมทั่วไป ต่ออายุการใช้สนามกอล์ฟ กฟผ.
ึ
● แบบประเมินความพงพอใจบัณฑิต / ● จดหมายสมัครงาน
นักศึกษาฝึกงาน
งานหนังสือเข้า กฟผ.
เอกสารที่งานสารบรรณ กฟผ. ไม่ลงทะเบียนรับ
● หนังสือจากธนาคารหรือบริษัทแจ้งเปลี่ยน ● หนังสือแจ้งคืนภาษี จากกรมสรรพากร
ต าแหน่งเจ้าหน้าที่
● หนังสือแจ้งยอดเงินฝาก / บัญชีธนาคาร
● หนังสือจากธนาคาร
ื
เร่องสินเชื่อที่อยู่อาศัย
งานหนังสือเข้า กฟผ.
เอกสารที่งานสารบรรณ กฟผ. ไม่ลงทะเบียนรับ และส่งต่อให้ อกป. ได้แก่
เอกสารลับ บัตรสนเท่ห์
ติดต่อ แผนกข้อมูลข่าวสารลับ (หขล-ห.) (บันทึก อกป. 234/2564 ข้อ 2.3)
[email protected] ติดต่อ แผนกจัดการข้อร้องเรียน (หจร-ห.)
ลับ
ั
• หนังสือที่ประทับช้นความลับ • ไม่ระบุผู้ส่ง
(บันทึก อกป. 234/2564 ข้อ 1.1) ลับ
ื
• เนื้อหาเป็นเร่องร้องเรียนผู้ปฏิบัติงาน กฟผ.
• หนังสือที่อ้างถึงเลขที่หนังสือออก ในเร่องส่วนตัวหรือการปฏิบัติที่ไม่เหมาะสม เช่น
ื
ื
กฟผ. ที่เป็นเร่องลับ เลขทะเบียน การละเว้นการปฏิบัติหน้าที่ การทุจริต
(บันทึก อกป.234/2564 ข้อ 1.4) เอกสารลับ
อ้างถึง ที่ กฟผ. S11104-2/97392(1191) งานสารบรรณ กฟผ. ปิดซอง
และประทับตราระบุข้อความ
ั
ั
• หนังสือที่ไม่ประทับช้นความลับ แต่เนื้อหามีช้นความลับ
หนังสือตรวจสอบคุณวุฒิการศึกษา
หนังสือรับรองการผ่านงาน
หนังสือส าคัญ (แบบ สด.8)
ี
งานประกวดราคาท่ยังไม่มีการพจารณาเปดซองประกวดราคา
ิ
ิ
งานหนังสือเข้า กฟผ.
ตัวอย่างหนังสือที่เนื้อหามีชั้นความลับ
งานหนังสือเข้า กฟผ.
“เมื่อรับหนังสือเข้า กฟผ.
มาแล้ว ท าอย่างไรต่อ ?”
หน้าซอง
การพจารณาเปิดซอง
ิ
ิ
1 ไม่เปิดซอง 2 เปิดซอง การพจารณาลงทะเบียนรับ
2.1 ไม่ลงทะเบียนรับ 2.2 ลงทะเบียนรับ
ส่งถึงผู้รับโดยตรง
3 ตรวจสอบเอกสาร
ด่วนที่สุด = ภายใน 3 วันท าการ งานหนังสือเข้า กฟผ.
ด่วนมาก = ภายใน 7 วันท าการ
ด่วน = ภายใน 15 วันท าการ
ความเร่งด่วนของหนังสือ การตรวจสอบเอกสาร
เลขที่เอกสารครบถ้วน วันที่เอกสาร ปี พ.ศ./ค.ศ. ถูกต้อง
เรียนหน่วยงานถูกต้อง
่
การไฟฟ้าฝายผลิตแห่งประเทศไทย/
ผู้ว่าการการไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย/
่
รองผู้ว่าการ.../ผู้อ านวยการฝาย...
มีส่งแนบครบถ้วน
ิ
ก าหนดวันที่ตอบกลับ
ลงนามจริง/ส าเนา
งานหนังสือเข้า กฟผ.
“ลงทะเบียนหนังสือเข้า กฟผ. ท าอย่างไร ?”
งานหนังสือเข้า กฟผ.
การลงทะเบียนและเสนอหนังสือที่ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์
ยกเว้น การประทับตรารับหนังสือ
บันทึก ที่ อหท. 214/2564
ื
เร่องขอปรับปรุงกระบวนการ
รับเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส ์
02
งานหนังสือออก กฟผ.
งานหนังสือออก กฟผ.
งานหนังสือออก กฟผ.
หนังสือออก กฟผ. หนังสือรับรอง หนังสือมอบอ านาจ
เฉลี่ย 92,000 ฉบับ ต่อปี เฉลี่ย 480 ฉบับ ต่อปี หนังสือมอบอ านาจช่วง
เฉลี่ย 700 ฉบับ ต่อปี
งานหนังสือออก กฟผ.
หนังสือออก กฟผ.
หนังสือที่ กฟผ. มีไปถึงหน่วยงาน/
ี
บริษัทภายนอก อันเก่ยวกับกิจการของ กฟผ.
ื่
เพอติดต่อเป็นทางการ
งานหนังสือออก กฟผ.
“จะจัดท าหนังสือออก กฟผ. เริ่มตรงไหน?”
่
รูปแบบกระดาษหนังสือออกภาษาไทย (ส านักงานใหญ) รูปแบบกระดาษหนังสือออกภาษาไทย (ส่วนภูมิภาค)
รูปแบบ
กระดาษ
งานหนังสือออก กฟผ.
รูปแบบ
กระดาษ
รูปแบบกระดาษหนังสือออกภาษาไทย
(ส านักงานใหญ่)
งานหนังสือออก กฟผ.
ส าหรับหน่วยงานส่วนภูมิภาค
รูปแบบ
กระดาษ
รูปแบบกระดาษหนังสือออกภาษาไทย
(ส่วนภูมิภาค)
หน่วยงานส่วนภูมิภาค
ไม่มีแถบที่อย ู่
งานหนังสือออก กฟผ.
รูปแบบกระดาษหนังสือออกภาษาอังกฤษ
Modified Semi-block Letter Block Letter Full Block Letter
งานหนังสือออก กฟผ.
โครงสร้างของหนังสือ
1 2 3
ส่วนหัวเรื่อง ส่วนเนื้อเรื่อง ส่วนท้ายเรื่อง
ประกอบด้วย ประกอบด้วย
ชั้นความเร็ว ค าลงท้าย
รหัสหน่วยงาน การลงนาม
วันที่ หน่วยงานเจ้าของเร่อง
ื
ื
เร่อง (ตามรหัสหน่วยงาน)
ึ
ค าข้นต้น โทร. / โทรสาร
อ้างถึง ส าเนาส่ง
ส่งที่ส่งมาด้วย
ิ
งานหนังสือออก กฟผ.
1
โครงสร้าง
หนังสือ
2
3
งานหนังสือออก กฟผ.
โครงสร้าง
หนังสือ 1 1
2
3
4
5
6
7
งานหนังสือออก กฟผ.
ื
1 ส่วนหัวเร่อง
1. ชั้นความเร็ว
2. รหัสหน่วยงาน
3. วันที่
4. เรื่อง
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย
งานหนังสือออก กฟผ.
หนังสือภาษาไทย หนังสือภาษาอังกฤษ
1. ชั้นความเร็ว
2. รหัสหน่วยงาน ด่วน
3. วันที่ ด่วนมาก URGENT
4. เรื่อง
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง ด่วนที่สุด MOST URGENT
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย
งานหนังสือออก กฟผ.
1. ชั้นความเร็ว
2. รหัสหน่วยงาน
3. วันที่
4. เรื่อง
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย
งานหนังสือออก กฟผ.
1. ชั้นความเร็ว
2. รหัสหน่วยงาน ที่ กฟผ. S14301/……...
3. วันที่
4. เรื่อง S14301 หมายถึง กองบริการทั่วไป (กบท-ห.)
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย
งานหนังสือออก กฟผ.
1. ชั้นความเร็ว
2. รหัสหน่วยงาน
3. วันที่
4. เรื่อง
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย
งานหนังสือออก กฟผ.
1. ชั้นความเร็ว
2. รหัสหน่วยงาน 8 กุมภาพันธ์ 2565
3. วันที่
4. เรื่อง วันที่ 8 เดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. 2565
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย
งานหนังสือออก กฟผ.
1. ชั้นความเร็ว
2. รหัสหน่วยงาน
3. วันที่
4. เรื่อง
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย
งานหนังสือออก กฟผ.
ไม่ควรเกิน 2 บรรทัด
ใจความต้องสมบูรณ์
ั
1. ชั้นความเร็ว ไม่ส้นจนเกินไป เช่น ขอเชิญประชุม ขอความอนุเคราะห ์
ข้นต้นด้วยค ากริยา ตระกูลขอ เช่น ขอความอนุเคราะห์...
ึ
2. รหัสหน่วยงาน
ขอหารือ...
3. วันที่ ขอเชิญประชุม...
ิ
4. เรื่อง ขออนุมัต...
ิ่
5. ค าขึ้นต้น ตอบกลับ ไม่ควรใช้ชื่อเดิม / ให้ปรับปรุงโดยเพมค าว่า “การ” น าหน้า
เช่น การอนุมัติ...
6. อ้างถึง การหารือ...
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย ตอบปฏิเสธ ไม่ควรเขียน “ไม่” หรือปฏิเสธในชื่อเร่อง
ื
งานหนังสือออก กฟผ.
1. ชั้นความเร็ว
2. รหัสหน่วยงาน
3. วันที่
4. เรื่อง
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย
งานหนังสือออก กฟผ.
1. ชั้นความเร็ว
2. รหัสหน่วยงาน
3. วันที่
4. เรื่อง
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย
งานหนังสือออก กฟผ.
(ถ้ามี) จะระบุเฉพาะกรณีที่เคยมีเร่องเดิมติดต่อกันมาก่อนหรือเป็นเร่องที่ต้องน ามา
ื
ื
พจารณาร่วมกัน โดยระบุให้ชัดเจนว่าหนังสือที่อ้างถึงนั้นเป็นของหน่วยงานใด เลขที่ใด
ิ
ื่
รวมทั้งระบุวัน เดือน ปี ของหนังสือนั้นเพอเป็นประโยชน์ในการค้นหาเร่องเดิม
ื
1. ชั้นความเร็ว เช่น อ้างถึง หนังสือคณะกรรมการก ากับกิจการพลังงาน
ที่ สกพ๕๕๐/๐๑๕๖ ลงวันที่ ๒ พฤษภาคม ๒๕๕๔
2. รหัสหน่วยงาน
3. วันที่
4. เรื่อง
5. ค าขึ้นต้น
6. อ้างถึง
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย