คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 89 ภาพที่ 4-42 ตัวอย่างเอกสารแนบบันทึกข้อความแจ้งผลการตรวจสอบบันทึกข้อตกลง ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 90 ภาพที่ 4-43 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งการปรับแก้บันทึกข้อตกลงจากหน่วยงานที่รับผิดชอบ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 91 4. การเสนอขอความเห็นชอบจากสภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย ตามพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล พ.ศ. 2548 การด าเนินการ ความตกลงร่วมมือทางวิชาการระหว่างสถาบันอุดมศึกษาไทยกับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ ต้องได้รับ ความเห็นชอบจากสภาสถาบันอุดมศึกษา โดยสภาสถาบันอุดมศึกษาของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย เรียกว่า สภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย โดยมีอ านาจและหน้าที่ควบคุมดูแลกิจการทั่วไปของ มหาวิทยาลัย ตามความในมาตรา 17 แห่งพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล พ.ศ. 2548 ทั้งนี้ สภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย มีอ านาจและหน้าที่ในการให้ความเห็นชอบ การด าเนินการความตกลงร่วมมือทางวิชาการระหว่างสถาบันอุดมศึกษาไทยกับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ ตามความในมาตรา 17 (16) ความว่า “ส่งเสริม สนับสนุน และแสวงหาวิธีการ เพื่อพัฒนาความก้าวหน้าของมหาวิทยาลัย” ดังนั้นการเสนอขอความเห็นชอบงานวิเทศสัมพันธ์จะด าเนินการจัดท าบันทึกข้อความ เพื่อขอเสนอวาระการประชุมเพื่อพิจารณาพร้อมแนบเอกสารหลักฐานประกอบ ซึ่งการเสนอขอความเห็นชอบ มักสิ้นสุดที่สภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย ก่อนการจัดพิธีการลงนาม ดังภาพที่ 4-44 – ภาพที่ 4-50 ภาพที่ 4-44 ตัวอย่างบันทึกข้อความขอเสนอวาระเพื่อจัดเป็นระเบียบวาระการประชุม สภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 92 ภาพที่ 4-45 ตัวอย่างแบบการเสนอเรื่องเพื่อจัดระเบียบวาระการประชุม สภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 93 ภาพที่ 4-46 ตัวอย่างเอกสารประกอบการเสนอเรื่องเพื่อจัดระเบียบวาระการประชุม สภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 94 ภาพที่ 4-47 ตัวอย่างเอกสารประกอบการเสนอเรื่องเพื่อจัดระเบียบวาระการประชุม สภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 95 ภาพที่ 4-48 ตัวอย่างเอกสารประกอบการเสนอเรื่องเพื่อจัดระเบียบวาระการประชุม สภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 96 ภาพที่ 4-49 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งผลพิจารณาให้ความเห็นชอบร่างข้อตกลงความร่วมมือ จากสภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 97 ภาพที่ 4-50 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งผลพิจารณาให้ความเห็นชอบร่างข้อตกลงความร่วมมือ จากสภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 98 5. การจัดพิธีลงนาม ในการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือทางวิชาการให้จัดท าเป็นภาษาอังกฤษ จ านวน 2 ฉบับ และ/หรือภาษาไทยจ านวน 2 ฉบับ และ/หรือภาษาประจ าชาติ/ราชการ ของหน่วยงาน คู่สัญญา จ านวน 2 ฉบับ หรือมีทุกภาษาใน 2 ฉบับ ตามความเหมาะสมและการตกลงเพื่อจัดเก็บต้นฉบับ ไว้ที่แต่ละฝ่าย 1 ชุด โดยแนวทางการลงนามสามารถด าเนินการได้ดังนี้ ตารางที่ 4-5 แนวทางการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ รายละเอียด วิธีการปฏิบัติ กรณีลงนามทางไปรษณีย์ งานวิเทศสัมพันธ์ด าเนินการจัดพิมพ์ข้อตกลงสองฉบับเสนออธิการบดี ลงนามพร้อมจดหมายน าส่งข้อตกลงความร่วมมือ ส่งข้อตกลงทั้งสองฉบับ ไปยังมหาวิทยาลัยคู่สัญญาในต่างประเทศทางไปรษณีย์ ส่งอีเมล์แจ้งไปยัง มหาวิทยาลัยคู่สัญญาในต่างประเทศรับทราบเรื่องการจัดส่งข้อตกลง และ ให้ด าเนินการลงนามและจัดส่งข้อตกลงกลับมายังมหาวิทยาลัยผู้ประสาน การจัดส่งหนึ่งฉบับ กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ มหาวิทยาลัยเจ้าภาพ (มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราช มงคลศรีวิชัย) จัดพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือตามขั้นตอน โดยแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้ ขั้นการเตรียมการก่อนพิธีลงนาม ขั้นตอนพิธีลงนาม ข้อตกลงความร่วมมือ ขั้นการเตรียมการหลังการลงนาม (รายละเอียด แสดงในตารางกระบวนการด้านพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ) กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ มหาวิทยาลัยคู่สัญญาใน ต่างประเทศ การเดินทางไปลงนามข้อตกลงความร่วมมือ ณ มหาวิทยาลัยในต่างประเทศ โดยมหาวิทยาลัยในต่างประเทศจะเป็นผู้จัดและด าเนินการ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 99 ผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart) 4-2 ขั้นตอนพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ (กรณีลงนามทางไปรษณีย์) ไม่ปรับแก้ ปรับแก้ เริ่มต้น ประสานงานไปยังมหาวิทยาลัยคู่สัญญาแจ้งผลพิจารณาลงนาม และขอที่อยู่ในการจัดส่ง จัดพิมพ์ข้อตกลงความร่วมพร้อมบันทึกข้อความและหนังสือน าส่ง เสนออธิการบดี พิจารณาลงนาม สิ้นสุด จัดเตรียมแบบฟอร์มน าส่งทางไปรษณีย์และน าส่งไปยังกองกลาง ส่งอีเมล์แจ้งผลการลงนามและการจัดส่งข้อตกลงฉบับจริง ไปยังมหาวิทยาลัยคู่สัญญา
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 100 ตารางที่ 4-6 ขั้นตอนพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย กับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ (กรณีลงนามทางไปรษณีย์) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 1. ประสานเพื่อแจ้งผลการพิจารณาไปยัง มหาวิทยาลัยคู่สัญญาและหารือเรื่องการ ลงนาม ทั้งนี้ขอชื่อ ที่อยู่ เพื่อป้องกันการ ผิดพลาดในการส่งข้อตกลงทางไปรษณีย์ งานวิเทศสัมพันธ์/ คณะ/วิทยาลัย 2. จัดพิมพ์ข้อตกลงความร่วมมือ พร้อม หนังสือน าส่งภาษาอังกฤษ และจัดท า บันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์ลงนาม ทั้งในข้อตกลงความร่วมมือและหนังสือ น าส่งภาษาอังกฤษ งานวิเทศสัมพันธ์ 3. เสนออธิการบดีเพื่อพิจารณาลงนามในข้อตกลง ความร่วมมือและหนังสือน าส่งข้อตกลงความ ร่วมมือภาษาอังกฤษ งานวิเทศสัมพันธ์ 4. จัดเตรียมแบบฟอร์มน าส่งทางไปรษณีย์ และ กรอกข้อมูลชื่อ ที่อยู่ให้ถูกต้องทุกครั้ง และ น าส่งไปรษณีย์ของส่วนกลาง งานวิเทศสัมพันธ์ กองกลาง 5. ส่งอีเมล์เพื่อแจ้งผลการลงนามและการจัดส่ง ข้อตกลงฉบับจริงทางไปรษณีย์ไปยัง มหาวิทยาลัยคู่สัญญาเพื่อทราบและติดตาม เอกสารได้ถูกต้อง งานวิเทศสัมพันธ์ เริ่มต้น ประสานงานไปยังมหาวิทยาลัย คู่สัญญาแจ้งผลพิจารณาลงนามและ ขอที่อยู่ในการจัดส่ง จัดพิมพ์ข้อตกลงความร่วมพร้อม บันทึกข้อความและหนังสือน าส่ง เสนออธิการบดี พิจารณาลงนาม จัดเตรียมแบบฟอร์มน าส่งทาง ไปรษณีย์และน าส่งไปยังกองกลาง ส่งอีเมล์แจ้งผลการลงนามและการ จัดส่งข้อตกลงฉบับจริงไปยัง มหาวิทยาลัยคู่สัญญา สิ้นสุด
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 101 กรณีการลงนามทางไปรษณีย์หลังจากการด าเนินการตามกระบวนการประสานงาน ยกร่าง และเสนอพิจารณา ตรวจสอบ และได้รับความเห็นชอบจากสภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย เสร็จสิ้นตามกระบวนการแล้ว งานวิเทศสัมพันธ์จะด าเนินการเสนอพิจารณาลงนามในข้อตกลงฉบับจริงและลง นามในหนังสือน าส่ง และจัดเตรียมแบบฟอร์มการส่งทางไปรษณีย์ ดังภาพที่ 4-51 – ภาพที่ 4-55 ภาพที่ 4-51 ตัวอย่างบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์ลงนามในข้อตกลงความร่วมมือ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 102 ภาพที่ 4-52 ตัวอย่างบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์ลงนามในหนังสือน าส่งข้อตกลงความร่วมมือ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 103 ภาพที่ 4-53 ตัวอย่างหนังสือน าส่งข้อตกลงความร่วมมือไปยังมหาวิทยาลัยคู่สัญญาในต่างประเทศ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 104 ภาพที่ 4-54 ตัวอย่างใบน าส่งสิ่งของที่ฝากส่งทางไปรษณีย์ ประเภทไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) ภาพที่ 4-55 ตัวอย่างแบบน าส่งไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 105 หลังจากมหาวิทยาลัยในต่างประเทศได้รับจดหมายน าส่งและบันทึกข้อตกลงแล้วนั้น จะต้อง ด าเนินการลงนามข้อตกลงให้เรียบร้อยแล้ว จากนั้นมหาวิทยาลัยปลายจะจัดส่งข้อตกลงฉบับสมบูรณ์กลับมายัง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย 1 ชุด เพื่อเก็บเป็นหลักฐาน ดังภาพที่ 4-56 – ภาพที่ 4-57 ภาพที่ 4-56 ตัวอย่างจดหมายน าส่งข้อตกลงความร่วมมือฉบับสมบูรณ์จากมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 106 ภาพที่ 4-57 ตัวอย่างจดหมายน าส่งข้อตกลงความร่วมมือฉบับสมบูรณ์จากมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 107 ผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart) 4-3 ขั้นตอนพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ (กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย) เริ่มต้น การเตรียมการก่อนพิธีลงนาม 1. การจัดเตรียมข้อตกลง 2. การจัดเตรียมอุปกรณ์ 3. การจัดห้องส าหรับพิธีลงนาม พิธีลงนามข้อตกลงความร่วมมือ สิ้นสุด การเตรียมการหลังการลงนาม
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 108 ตารางที่ 4-7 ขั้นตอนพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย กับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ (กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 1. การจัดเตรียมข้อตกลงความร่วมมือ ข้อตกลงความร่วมมือมีทั้งสิ้น 4 ฉบับ ส าหรับฝ่ายไทย 2 ฉบับและมหาวิทยาลัย คู่สัญญาในต่างประเทศ 2 ฉบับ โดย จะต้องมีเนื้อหาเหมือนกัน แต่ข้อตกลง ความร่วมมือสลับการขึ้นต้นของชื่อในแต่ ละฝ่าย และการลงนามหรือลายเซ็นท้าย เอกสาร ให้ยึดตามการขึ้นต้นชื่อของแต่ละ ฝ่าย โดยชื่อฝ่ายใดก่อนการลงนามหรือ ลายเซ็นท้ายเอกสารจะอยู่ฝั่งซ้ายมือ และ อีกฝ่ายจะอยู่ทางขวามือสลับกัน ทั้งนี้ จะต้องค านึงและตรวจสอบความถูกต้อง ของข้อตกลงความร่วมมือต้องเป็นฉบับที่ ได้รับความเห็นชอบก่อนจัดพิมพ์ร่าง ข้อตกลงเพื่อเตรียมส าหรับการลงนาม 2. การจัดเตรียมอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการ ลงนาม โดยจะต้องจัดเตรียม เช่น แฟ้ม ปกแข็งตราสัญลักษณ์มหาวิทยาลัยส าหรับ ใส่ข้อตกลงที่จะลงนาม ปากกาส าหรับการ ลงนาม ตราประทับมหาวิทยาลัย ที่ซับหมึก จัดเตรียมค ากล่าว ก าหนดการพิธีการ ลงนาม ออกหนังสือเชิญผู้เกี่ยวข้อง การเตรียมสถานที่โต๊ะ เก้าอี้ ตกแต่ง สถานที่ งานวิเทศสัมพันธ์ เริ่มต้น การเตรียมการก่อนพิธีลงนาม 4. การจัดเตรียมข้อตกลง 5. การจัดเตรียมอุปกรณ์ 6. การจัดห้องส าหรับพิธีลงนาม
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 109 ตารางที่4-7(ต่อ) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 3. จัดผังที่นั่ง ป้ายชื่อก ากับ ป้ายพิธีลงนาม ธงเล็กตั้งโต๊ะ ท าหนังสือขอความ อนุเคราะห์บันทึกภาพและลงข่าว ประชาสัมพันธ์ จัดเตรียมของที่ระลึก 4. ข้อควรระวัง ปากกาจะต้องใช้งานได้และ มีน้ าหมึกหรือสีที่คมชัด และควรมี กระดาษรองซับหมึกหรือทดสอบปากกา ก่อนการลงนามจริง 5. การจัดห้องส าหรับพิธีลงนาม ห้องส าหรับ พิธีลงนามควรจัดให้มีความเหมาะสม ตามแต่ละพื้นที่ที่มีการจัดพิธีการลงนาม โดยจะต้องมีป้ายก ากับที่นั่งของแต่ละฝ่าย ให้ชัดเจนเพื่อป้องกันความผิดพลาดใน การนั่งผิดฝั่ง โดยมหาวิทยาลัยเจ้าภาพใน การจัดพิธีการลงนามควรนั่งฝั่งซ้ายมือ ของโต๊ะ และแขกหรือมหาวิทยาลัย คู่สัญญาควรนั่งทางด้านขวามือเพื่อเป็น การให้เกียรติ และตามด้วยผู้ลงนามใน ฐานะพยานตามล าดับ โดยให้มีเจ้าหน้าที่ ของฝ่ายผู้จัดพิธีการลงนามยืนด้านหลังผู้ ลงนามทั้งสองฝ่ายเพื่ออ านวยความ สะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อตกลงความ ร่วมมือเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายได้ลงนามได้ อย่างครบถ้วน ส าหรับการประดับธง กรณีธงเล็กให้วางไว้บนโต๊ะโดยจัดวางตาม ฝ่ายบุคคลผู้ลงนาม งานวิเทศสัมพันธ์
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 110 ตารางที่4-7(ต่อ) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 6. ก่อนเริ่มพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์เตรียมทุกอย่างให้พร้อมและ ตรวจเช็คอุปกรณ์ให้เรียบร้อย และด าเนินการ เริ่มพิธีการดังนี้ 6.1 เจ้าหน้าที่เรียนเชิญและต้อนรับผู้เข้าร่วม พิธีลงนามจากทั้งสองฝ่าย โดยการเชิญนั่ง ประจ าต าแหน่งที่ได้จัดเตรียมไว้ 6.2 พิธีกรเรียนเชิญให้ประธานกล่าวเปิดตาม ด้วยประธานจากมหาวิทยาลัยคู่สัญญา จากต่างประเทศ พร้อมด้วยการเปิดวีดีโอ แนะน ามหาวิทยาลัยจากทั้งสองมหาวิทยาลัย 6.3 ลงนามข้อตกลงโดยผู้แทนทั้งสองฝ่าย โดย จะลงนามข้อตกลงของฝ่ายตนเองก่อน โดย เจ้าหน้าที่ที่อยู่ด้านหลังจะช่วยชี้ต าแหน่ง และดูแลความเรียบร้อยเพื่อให้ผู้ลงนาม ลงนามได้ถูกต้องตามต าแหน่งที่ก าหนด เมื่อลงนามเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่ ถอนข้อตกลงความร่วมมือออก และ แลกเปลี่ยนข้อตกลงความร่วมมือกันทาง ด้านหลัง โดยผู้ลงนามแต่ละฝ่ายจะลงนาม ในฉบับของอีกฝ่าย 6.4 เมื่อลงนามเรียบร้อยแล้ว ผู้ลงนามยืนขึ้น จับมือ และแลกข้อตกลงความร่วมมือกัน พร้อมถ่ายภาพ 6.5 ผู้ลงนามทั้งสองฝ่ายกล่าวถึงความร่วมมือ ที่จะด าเนินการร่วมกัน และมอบของที่ ระลึกให้มหาวิทยาลัยคู่สัญญา ถือเป็น การจบพิธีการลงนาม งานวิเทศสัมพันธ์ พิธีลงนามข้อตกลงความร่วมมือ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 111 ตารางที่4-7(ต่อ) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 7. หลังจากเสร็จสิ้นพิธีการลงนามข้อตกลงความ ร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์ จัดเก็บข้อตกลง ความร่วมมือใส่แฟ้มข้อมูล แจ้งไปยังหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้องดังนี้ 7.1 ส าเนาแจ้งไปยังส านักงานสภา มหาวิทยาลัยเพื่อรับทราบผลแล้วเสร็จใน การลงนามข้อตกลงความร่วมมือ 7.2 ส าเนาแจ้งคณะ/วิทยาลัยเจ้าของเรื่องใน การริเริ่มด าเนินการขอจัดท าข้อตกลง ความร่วมมือ 7.3 ส าเนาแจ้งส านักงานปลัดกระทรวงการ อุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและ เทคโนโลยี 7.4 บันทึกข้อมูลในระบบฐานข้อมูลความ ร่วมมือทางวิชาการซึ่งคณะ วิทยาลัย หน่วยงาน สามารถเข้าไปตรวจสอบหรือดู ข้อมูลที่ต้องการได้ เช่น วัน/เดือน/ปี ที่ลง นามและหมดอายุ เป็นต้น 7.5 เก็บข้อมูลกิจกรรมจากคณะ วิทยาลัย หน่วยงาน ที่ได้ด าเนินกิจกรรมความ ร่วมมือทางวิชาการภายใต้กรอบ ข้อตกลงความร่วมมือทางวิชาการ และรายงานผลมายังงานวิเทศ สัมพันธ์เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล น าเสนอคณะกรรมการบริหาร มหาวิทยาลัยทราบต่อไป ทั้งนี้ โดย งานวิเทศสัมพันธ์จะจัดส่งบันทึก ข้อความเพื่อขอความอนุเคราะห์ ข้อมูลในแต่ละรอบการเก็บข้อมูล การเตรียมการหลังการลงนาม
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 112 ตารางที่4-7(ต่อ) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง หมายเหตุ : ในกรณีที่คณะ/วิทยาลัย ประสงค์เริ่มต้น ความร่วมมือจากการท าบันทึกความเข้าใจ (MoU : Memorandum of understanding) สามารถท า Memorandum of Agreement (MoA) หรือบันทึก ข้อตกลง ซึ่งเป็นหนังสือหรือสัญญามีข้อความที่ระบุ เป็นหลักเกณฑ์หรือวิธีการให้บุคคลที่เกี่ยวข้องต้อง ปฏิบัติหรือด าเนินการในเรื่องใดเรื่องหนึ่งตามที่ตกลง หรือตามเงื่อนไขที่ก าหนดไว้เฉพาะด้านระหว่างคณะ วิทยาลัย หน่วยงาน กับหน่วยงานในต่างประเทศ เช่น กิจกรรมการแลกเปลี่ยนอาจารย์และบุคลากร นักศึกษาการมอบทุนการศึกษา การประชุม สัมมนา นิทรรศการ การฝึกอบรม การวิจัยร่วม หลักสูตรร่วม (2+2/3+1) หรือหลักสูตร 2 ปริญญา เป็นต้น ในการจัดพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ มหาวิทยาลัย เทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย จากขั้นตอนและรายละเอียดการปฏิบัติงานดังตารางที่ 4-7 ซึ่งก่อนเริ่มพิธีการ ลงนามข้อตกลงความร่วมมือ จะต้องค านึงถึงองค์ประกอบหลัก 4 ประการ ดังนี้ 1. การจัดเตรียมข้อตกลงความร่วมมือ การลงนามข้อตกลงความร่วมมือนั้นจะประกอบด้วยข้อตกลงจ านวน 4 ฉบับ ส าหรับ ฝ่ายไทย 2 ฉบับ และส าหรับฝ่ายคู่สัญญา 2 ฉบับ โดยข้อตกลงจะแบ่งออกเป็นการขึ้นต้นด้วยชื่อของมหาวิทยาลัย เทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยก่อน 2 ฉบับ และขึ้นต้นด้วยชื่อมหาวิทยาลัยในต่างประเทศที่จะลงนามร่วมกัน 2 ฉบับ และจะต้องเป็นฉบับที่ได้รับความเห็นชอบจากสภามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยแล้ว ดังนั้นก่อน จัดพิมพ์ต้องตรวจสอบว่าข้อตกลงดังกล่าวเป็นข้อตกลงความร่วมมือร่างสุดท้ายที่ได้รับอนุมัติแล้วเท่านั้น นอกจากนี้จะต้องตรวจสอบชื่อ –สกุล ผู้ลงนามและพยานให้ถูกต้อง ขนาดตัวอักษร เป็นต้น ตลอดจนการเลือกใช้ กระดาษสีขาวที่มีความหนา 180 แกรม และจัดใส่แฟ้มส าหรับการลงนาม ดังภาพที่ 4-58 และภาพที่ 4.59 สิ้นสุด
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 113 ภาพที่ 4-58 กระดาษการ์ดขาว ความหนา 180 แกรม ส าหรับจัดพิมพ์ข้อตกลง ภาพที่ 4-59 แฟ้มส าหรับใส่ข้อตกลงความร่วมมือ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 114 2. การจัดเตรียมอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องส าหรับการลงนามข้อตกลง ในการจัดพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ จะต้องจัดเตรียมอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ให้ครบถ้วน เช่น ปากกาส าหรับลงนาม ควรตรวจสอบหมึกของปากกาให้พร้อมส าหรับใช้งาน ตราประทับ พร้อมแท่นหมึก กระดาษขนาดเล็กส าหรับทดลองปากกา ธงประจ าชาติของมหาวิทยาลัยในต่างประเทศที่ ร่วมลงนามข้อตกลงความร่วมมือ ควรจัดเตรียมอุปกรณ์ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 – 2 วัน เพื่อความพร้อมและ ป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ตัวอย่างอุปกรณ์ที่ใช้ส าหรับการลงนามข้อตกลง ดังภาพที่ 4-60 ภาพที่ 4-60 อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในพิธีการลงนาม
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 115 3. การเตรียมห้องส าหรับพิธีการลงนาม การจัดห้องส าหรับพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ ควรจัดให้มีความเหมาะสม ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับจ านวนผู้เข้าร่วมพิธีการลงนาม ดังนั้นจึงต้องค านึงถึงจ านวนที่นั่ง ขนาดและรูปแบบของโต๊ะภายในห้อง ลักษณะเก้าอี้ ทิศทางของจอมอนิเตอร์ อย่างไรก็ตามการจัดโต๊ะลงนามหรือการจัดห้องส าหรับพิธีการลงนาม นั้น ไม่มีหลักเกณฑ์ก าหนดว่าจะต้องเป็นห้องแบบไหน ขนาดโต๊ะและเก้าอี้ลักษณะใด แต่ส่วนใหญ่แล้ว จะพิจารณาและเลือกใช้ห้องให้เหมาะสมและเป็นไปได้กับสถานที่นั้น ๆ ส าหรับการจัดผังที่นั่งในการเข้าร่วมพิธีการลงนาม ฝ่ายเจ้าภาพจะนั่งทางซ้ายมือของโต๊ะ ส าหรับแขกและคณะจากมหาวิทยาลัยคู่สัญญาในต่างประเทศจะนั่งทางด้านขวามือ ซึ่งถือว่าเป็นการให้เกียรติ ฝ่ายคู่สัญญา โดยตัวแทนผู้ลงนามจากฝ่ายเจ้าภาพจะนั่งบริเวณหัวโต๊ะฝั่งซ้ายมือ หรือบริเวณส่วนหน้าสุดตามที่ จัดให้ฝั่งซ้ายมือ ส่วนผู้ลงนามฝั่งมหาวิทยาลัยคู่สัญญาจะนั่งฝั่งขวามือเสมอกัน และที่นั่งล าดับถัดมาจะต้องเป็น ตัวแทนลงนามในฐานะพยานของแต่ละฝ่าย ตามล าดับลงไปจนถึงผู้เข้าร่วมพิธีการลงนาม ดังภาพที่ 4-61 – ภาพที่ 4-64 ภาพที่ 4-61 การจัดที่นั่งส าหรับพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 116 ภาพที่ 4-62การจัดที่นั่งส าหรับพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย (ต่อ) ภาพที่ 4-63การจัดที่นั่งส าหรับพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 117 ภาพที่ 4-64การจัดที่นั่งส าหรับพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย (ต่อ) 4. การซักซ้อมและด าเนินการของพิธีกรส าหรับพิธีการลงนาม พิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือนอกจากการจัดเตรียมข้อตกลง อุปกรณ์และ ห้องส าหรับการจัดพิธีการลงนามข้อตกลงนั้น อีกหนึ่งส่วนและถือเป็นบทบาทที่ส าคัญในการด าเนินพิธีการ ให้ลุล่วงและส าเร็จตามกระบวนการและถูกต้อง เหมาะสมตามขั้นตอนนั้น คือ พิธีกร โดยพิธีกรจะมีหน้าที่ เป็นผู้ล าดับขั้นตอนก่อน – หลัง เป็นผู้เริ่มต้นพิธีและให้ข้อมูลแก่ผู้เข้าร่วม เชื่อมโยงกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นตลอด พิธีการลงนาม ตลอดจนเป็นผู้ที่จะแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในงานพิธีต่าง ๆ ได้ โดยพิธีกรในการด าเนินพิธีการ ลงนามข้อตกลงความร่วมมือนั้น จะต้องมีบุคลิกภาพที่ดี การแต่งกาย สีหน้า และมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี การใช้ น้ าเสียง การใช้ภาษาที่ดี เนื่องจากการการด าเนินการตลอดช่วงพิธีการจะต้องใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาหลัก ในการสื่อสาร โดยสามารถดูรายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงานของการเป็นพิธีกรในพิธีการลงนามข้อตกลง ความร่วมมือได้ดังนี้
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 118 ผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart) 4-4 ขั้นตอนพิธีกรการลงนามความร่วมมือ ขั้นเตรียมการ (ส าหรับผู้จัดพิธีการลงนาม) เริ่มต้น ส่งก าหนดการพิธีการ ให้แก่พิธีกร ศึกษาก าหนดการ และจัดท า Script พิจารณาร่าง Script ปรับแก้ไขร่าง Script ส่ง Script ให้แก่พิธีกร สิ้นสุด
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 119 ตารางที่ 4-8 ขั้นตอนพิธีกรการลงนามความร่วมมือ ขั้นเตรียมการ (ส าหรับผู้จัดพิธีการลงนาม) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง ส่งก าหนดการพิธีการให้แก่พิธีกร ส่งก าหนดการพิธีการลงนามข้อตกลงความ ร่วมมือให้แก่ผู้รับหน้าที่เป็นพิธีกร งานวิเทศสัมพันธ์ ศึกษาก าหนดการ และจัดท า Script ศึกษาก าหนดพิธีการให้ละเอียดและจัดท าร่าง Script ให้สอดคล้องกับก าหนดการ งานวิเทศสัมพันธ์ พิจารณาร่าง Script จัดท าบันทึกข้อความเพื่อส่งร่าง Script ให้กับ ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบความถูกต้อง งานวิเทศสัมพันธ์ ปรับแก้ไขร่าง Script ปรับแก้ไขร่าง Script ตามค าแนะน าให้ถูกต้อง และครบถ้วน งานวิเทศสัมพันธ์ ส่ง Script ให้แก่พิธีกร น าส่ง Script ให้แก่บุคลากรผู้รับหน้าที่เป็น พิธีกรเพื่อเตรียมความพร้อมก่อนวันพิธีการลง นามข้อตกลงความร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 120 ผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart) 4-5 ขั้นตอนพิธีกรการลงนามความร่วมมือ ณ วันพิธีการลงนามความร่วมมือ (ส าหรับพิธีกร) เริ่มต้น ยืนยันก าหนดการ พิธีการลงนาม ซ้อมบทพูด ปฏิบัติตามก าหนดการ สิ้นสุด ปรับแก้ไขตามก าหนดการ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 121 ตารางที่ 4-9 ขั้นตอนพิธีกรการลงนามความร่วมมือ ณ วันพิธีการลงนามความร่วมมือ (ส าหรับพิธีกร) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง ยืนยันก าหนดการ พิธีการลงนาม ตรวจสอบความถูกต้องของก าหนดการก่อนเริ่ม พิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์/ พิธีกร ปรับแก้ไขตามก าหนดการ หากก าหนดการมีการเปลี่ยนแปลง ด าเนินการ ปรับและแก้ไขข้อมูลให้แก่พิธีกร งานวิเทศสัมพันธ์ ซ้อมบทพูด พิธีกรซ้อมและทวนสอบบทพูดก่อนเริ่มพิธีการ ลงนามข้อตกลงความร่วมมือ พิธีกร ปฏิบัติตามก าหนดการ ด าเนินการตามก าหนดการที่ได้วางไว้ งานวิเทศสัมพันธ์/ ผู้เกี่ยวข้อง
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 122 ผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart) 4-6 ขั้นตอนพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ (กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ สถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ) จัดท าหนังสือเชิญ จัดท าหนังสือแจ้งก าหนดการเดินทางไปยัง มหาวิทยาลัยคู่สัญญา จัดท าบันทึกข้อความ เริ่มต้น ประสานงานจัดท าก าหนดการ หาข้อมูลการเดินทางและที่พัก เห็นชอบ เสนออธิการบดีพิจารณา ไม่เห็นชอบ พิจารณาการลาและ งบประมาณ อนุมัติ ไม่อนุมัติ ประสานรายละเอียดในการเดินทางไปราชการ และจัดท าเอกสารที่เกี่ยวข้อง ประสานงานไปยังมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 123 เดินทางและเข้าร่วมพิธีการลงนาม ณ มหาวิทยาลัยในต่างประเทศ รวบรวมเอกสารใบเสร็จ และหลักฐานการเดินทาง แจ้งก าหนดการเดินทาง และนัดหมายการเดินทาง จัดท าอนุมัติเบิกจ่ายในการเดินทาง ส าเนาแจ้งทุกหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้อง เผยแพร่ และน าเข้าระบบฐานข้อมูล สิ้นสุด
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 124 ตารางที่ 4-10 ขั้นตอนพิธีการลงนามข้อตกลงความร่วมมือระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย กับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ (กรณีลงนามด้วยตนเอง ณ สถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 1. ประสานงานกับมหาวิทยาลัยใน ต่างประเทศที่จะเดินทางไปเข้าร่วมพิธี การลงนามข้อตกลง และยืนยันวัน 2. จัดท าก าหนดการตามที่ได้รับมอบหมาย จากอธิการบดี 3. จัดหาข้อมูลเที่ยวบินและสายการบิน 4. จัดหาข้อมูลที่พักหรือสอบถามไปยัง มหาวิทยาลัยในต่างประเทศ งานวิเทศสัมพันธ์ 5. เสนอข้อมูลให้อธิการบดีเพื่อพิจารณา กรณีไม่เห็นชอบ ด าเนินการจัดหาข้อมูล และจัดท าก าหนดการใหม่ให้เหมาะสม ตามความต้องการ กรณีเห็นชอบให้ด าเนินการ ประสาน จ านวนคนที่จะเดินทางไปเข้าร่วม และ ยืนยันการเดินทางเข้าร่วมของบุคลากรที่ ได้รับมอบหมาย ประสานจองบัตร โดยสารเครื่องบิน หรือพาหนะส าหรับการ เดินทางเพื่อทราบอัตราค่าใช้จ่ายส าหรับ การประมาณการ งานวิเทศสัมพันธ์ 6. จัดท าบันทึกข้อความไปยังหน่วยงาน ต้นสังกัดของบุคลากรที่จะเดินทางไปร่วม พิธีการลงนาม 7. จัดท าหนังสือยืนยันวัน เวลา และจ านวน ผู้เข้าร่วมพิธีการลงนามไปยังมหาวิทยาลัย ในต่างประเทศ งานวิเทศสัมพันธ์ ประสานงานจัดท าก าหนดการ หาข้อมูลการเดินทางและที่พัก เสนออธิการบดี พิจารณา จัดท าหนังสือเชิญ จัดท าหนังสือแจ้งก าหนดการ เดินทางไปยังมหาวิทยาลัยคู่สัญญา เริ่มต้น
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 125 ตารางที่4-10(ต่อ) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 8. จัดท าบันทึกข้ออนุมัติให้บุคลากรเดินทางไป ราชการไปยังกองบริหารงานบุคคล 9. จัดท าหนังสือน าเพื่อออกหนังสือเดินทาง ราชการ และหนังสือน าเพื่อตรวจลงตราหนังสือ เดินทาง (ส าหรับประเทศที่ต้องใช้วีซ่า) 10. จัดท าบันทึกขออนุมัติค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ไปราชการ และสัญญายืมเงิน งานวิเทศสัมพันธ์/ กองบริหารงาน บุคคล/กองคลัง 11. กรณีอนุมัติการเดินทาง และค่าใช้จ่ายในการ เดินทาง งานวิเทศสัมพันธ์ ประสานแจ้งไปยัง บุคลากรที่เกี่ยวข้องเพื่อด าเนินการจัดเตรียม เอกสารที่จ าเป็นต้องใช้ในการเดินทางและ แจกจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล เช่น ค่าเบี้ยเลี้ยง 12. กรณีไม่อนุมัติ งานวิเทศสัมพันธ์จัดท าหนังสือ แจ้งไปยังบุคลากรที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งเสนอ ผลการพิจารณาไม่อนุมัติต่ออธิการบดีอีกครั้ง กองบริหารงาน บุคคล/กองคลัง 13. รับเงินยืมและด าเนินการจองบัตรโดยสาร พร้อมส่งรายละเอียดการจองไปยังบุคลากรที่ เกี่ยวข้องและนัดหมายเวลาในการเดินทาง 14. ประสานตัวแทนบุคลากรในการจัดเก็บเอกสาร ใบเสร็จ และหลักฐานประกอบการเบิกจ่าย งานวิเทศสัมพันธ์ 15. ประสานงานไปยังมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ แจ้งข้อมูลการเดินทาง เที่ยวบิน เวลา และ ประสานรถรับ -ส่ง ณ สนามบินปลายทาง ตรวจสอบข้อมูลและทบทวนรายชื่อและจ านวน ผู้เข้าร่วมพิธีการลงนาม งานวิเทศสัมพันธ์ จัดท าบันทึกข้อความ พิจารณาการลา และงบประมาณ ประสานรายละเอียดในการเดินทางไป ราชการและจัดท าเอกสารที่เกี่ยวข้อง ประสานงานไปยังมหาวิทยาลัยใน ต่างประเทศ
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 126 ตารางที่4-10(ต่อ) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 16. แจ้งก าหนดการเดินทางและนัดหมาย การเดินทางกับบุคลากรที่จะเดินทางไปร่วมพิธี การลงนาม งานวิเทศสัมพันธ์ 17. คณะเดินทางไปยังมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ เพื่อเข้าร่วมพิธีการลงนามข้อตกลงความ ร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์ 18. รวบรวมเอกสารใบเสร็จประกอบการเดินทาง จากคณะเดินทาง และจัดท าสรุปค่าใช้จ่ายใน การเดินทาง งานวิเทศสัมพันธ์ 19. เข้าระบบการเงินเพื่อเคลียร์รายการค่าใช้จ่าย ตามแบบฟอร์มในระบบ และจัดส่งแนบไฟล์ เอกสารหลักฐาน งานวิเทศสัมพันธ์ 20. หลังจากเสร็จสิ้นงานวิเทศสัมพันธ์ จัดเก็บ ข้อตกลงความร่วมมือใส่แฟ้มข้อมูล แจ้งไปยัง หน่วยงานที่เกี่ยวข้องดังนี้ 20.1 ส าเนาแจ้งไปยังส านักงานสภา มหาวิทยาลัยเพื่อรับทราบผลแล้วเสร็จใน การลงนามข้อตกลงความร่วมมือ 20.2 ส าเนาแจ้งคณะ/วิทยาลัยเจ้าของเรื่องใน การริเริ่มด าเนินการขอจัดท าข้อตกลง ความร่วมมือ 20.3 ส าเนาแจ้งส านักงานปลัดกระทรวงการ อุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและ เทคโนโลยี งานวิเทศสัมพันธ์ แจ้งก าหนดการเดินทาง และนัดหมายการเดินทาง เดินทางและเข้าร่วมพิธีการลงนาม ณ มหาวิทยาลัยในต่างประเทศ รวบรวมเอกสารใบเสร็จ และหลักฐานการเดินทาง จัดท าอนุมัติเบิกจ่ายในการเดินทาง ส าเนาแจ้งทุกหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้อง เผยแพร่ และน าเข้าระบบฐานข้อมูล
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 127 ตารางที่4-10(ต่อ) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 20.4 บันทึกข้อมูลในระบบฐานข้อมูลความ ร่วมมือทางวิชาการซึ่งคณะ วิทยาลัย หน่วยงาน สามารถเข้าไปตรวจสอบหรือดู ข้อมูลที่ต้องการได้ เช่น วัน/เดือน/ปี ที่ ลงนามและหมดอายุ 21. เก็บข้อมูลกิจกรรมจากคณะ วิทยาลัย หน่วยงาน ที่ได้ด าเนินกิจกรรมความ ร่วมมือทางวิชาการภายใต้กรอบข้อตกลง ความร่วมมือทางวิชาการและรายงานผล มายังงานวิเทศสัมพันธ์เพื่อเก็บรวบรวม ข้อมูลน าเสนอคณะกรรมการบริหาร มหาวิทยาลัยทราบต่อไป ทั้งนี้ โดยงาน วิเทศสัมพันธ์จะจัดส่งบันทึกข้อความเพื่อ ขอความอนุเคราะห์ข้อมูลในแต่ละรอบ การเก็บข้อมูล สิ้นสุด
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 128 ผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart) 4-7 ขั้นตอนหลังการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ ส่งส าเนาไปยังส านักงานสภามหาวิทยาลัยฯ เริ่มต้น จัดท าส าเนาบันทึกข้อตกลงความร่วมมือ และท าหนังสือ/บันทึกข้อความน าส่ง เสนออธิการบดี พิจารณาลงนาม ส่งส าเนาไปยัง สป. อว. ส่งส าเนาไปยังคณะ/วิทยาลัย และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ลงนาม ไม่ลงนาม
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 129 สิ้นสุด เผยแพร่บนเว็บไซต์ http://affair.rmutsv.ac.th จัดเก็บบันทึกข้อตกลงในแฟ้มข้อมูล บันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลงานวิเทศสัมพันธ์
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 130 ตารางที่ 4-11 ขั้นตอนหลังการลงนามข้อตกลงความร่วมมือระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย กับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 1. หลังจากเสร็จสิ้นพิธีการลงนามข้อตกลง ความร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์ตรวจสอบ ข้อมูลและจัดท าส าเนาบันทึกข้อตกลง ความร่วมมือ และจัดท าบันทึกข้อความ/ หนังสือน าส่ง งานวิเทศสัมพันธ์ 2. เสนอข้อมูลให้อธิการบดีเพื่อพิจารณา กรณีไม่ลงนาม ด าเนินการตรวจสอบ ความถูกต้องใหม่และปรับแก้ไขตาม ค าแนะน า กรณีเห็นชอบลงนาม งานวิเทศสัมพันธ์ เตรียมบันทึกข้อความ/หนังสือน าส่งฉบับ ลงนามแล้ว พร้อมส าเนาเอกสารเพื่อ จัดส่ง งานวิเทศสัมพันธ์ 3. ส าเนาแจ้งไปยังส านักงานสภา มหาวิทยาลัยเพื่อรับทราบผลแล้วเสร็จใน การลงนามข้อตกลงความร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์ 4. ส าเนาแจ้งส านักงานปลัดกระทรวงการ อุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและ เทคโนโลยี(สป. อว.) งานวิเทศสัมพันธ์ เสนออธิการบดี พิจารณาลงนาม เริ่มต้น จัดท าส าเนาบันทึกข้อตกลงความ ร่วมมือและท าหนังสือ/ บันทึกข้อความน าส่ง ส่งส าเนาไปยังส านักงาน สภามหาวิทยาลัยฯ ส่งส าเนาไปยัง สป. อว.
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 131 ตารางที่ 4-11 (ต่อ) ขั้นตอน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ/ ผู้ที่เกี่ยวข้อง 5. ส าเนาแจ้งคณะ/วิทยาลัยเจ้าของเรื่องใน การริเริ่มด าเนินการขอจัดท าข้อตกลง ความร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์ 6. ด าเนินการจัดท าไฟล์เพื่อเผยแพร่บน เว็บไซต์http://affair.rmutsv.ac.th งานวิเทศสัมพันธ์ 7. จัดเตรียมแฟ้มส าหรับจัดเก็บข้อตกลง ความร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์ 8. บันทึกข้อมูลในระบบฐานข้อมูลความ ร่วมมือทางวิชาการซึ่งคณะ วิทยาลัย หน่วยงาน สามารถเข้าไปตรวจสอบหรือดู ข้อมูลที่ต้องการได้ เช่น วัน/เดือน/ปี ที่ลงนามและหมดอายุ เป็นต้น งานวิเทศสัมพันธ์ หลังจากเสร็จสิ้นการลงนามข้อตกลงความร่วมมือ งานวิเทศสัมพันธ์จะด าเนินการตรวจสอบ ความถูกต้องของการลงนาม ก่อนการจัดเก็บ หลังจากนั้นจะด าเนินการจัดท าหนังสือบันทึกข้อความและ หนังสือแจ้งไปยังหน่วยที่เกี่ยวข้องทั้งหมด และสามารถด าเนินการภายใต้กรอบความร่วมมือทางวิชาการ ดังกล่าว และบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบฐานข้อมูล ซึ่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าไปตรวจสอบหรือดูข้อมูลที่ ต้องการได้ เช่น วัน เดือน ปี ที่ลงนามและหมดอายุ ทั้งนี้ งานวิเทศสัมพันธ์ด าเนินการเผยแพร่ข้อมูลข้อตกลง ความร่วมมือทั้งหมดผ่านเว็บไซต์ http://affair.rmutsv.ac.th ดังภาพที่ 4-65 – ภาพที่ 4-75 ส่งส าเนาไปยังคณะ/วิทยาลัย และ หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เผยแพร่บนเว็บไซต์ http://affair.rmutsv.ac.th จัดเก็บบันทึกข้อตกลงในแฟ้มข้อมูล บันทึกข้อมูลในฐานข้อมูล งานวิเทศสัมพันธ์
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 132 ภาพที่ 4-65 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งผลการลงนามข้อตกลงความร่วมมือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 133 ภาพที่ 4-66 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งผลการลงนามข้อตกลงความร่วมมือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 134 ภาพที่ 4-67 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งผลการลงนามข้อตกลงความร่วมมือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 135 ภาพที่ 4-68 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งผลการลงนามข้อตกลงความร่วมมือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 136 ภาพที่ 4-69 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งผลการลงนามข้อตกลงความร่วมมือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 137 ภาพที่ 4-70 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งผลการลงนามข้อตกลงความร่วมมือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ต่อ)
คู่มือการจัดท าข้อตกลงความร่วมมือ ระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยกับสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ 138 ภาพที่ 4-71 ตัวอย่างบันทึกข้อความแจ้งผลการลงนามข้อตกลงความร่วมมือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ต่อ)