The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by อมรรัตน์ ตันธะดา, 2021-03-11 11:39:52

รูปเล่ม

รูปเล่ม

หน่วยท่ี 1
การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศในงานจดั เกบ็

เอกสาร

การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในงานจัดเก็บ
เอกสาร

เสนอ

ครูปรียา ปันธิยะ

จัดทาโดย

นางสาวอมรรตั น์ ตนั ธะดา
เลขที่ 16 สบล. 63.1

สาขาวชิ าการเลขานกุ าร
รายงานนีเ้ ปน็ ส่วนหนึง่ ของ รหสั วิชา 30203-2002

วิชาเทคโนโลยสี ารสนเทศในงานเลขานุการ
ภาคเรยี นท่ี 2 ปีการศกึ ษา 2563
วิทยาลัยอาชวี ศกึ ษาลาปาง

คานา

รายงานเล่มนี้เป็นสว่ นหนง่ึ ของ รหสั วชิ า 30203-2002 วิชาเทคโนโลยสี ารสนเทศในงานเลขานกุ าร
ไดร้ ับมอบหมายจากครูปรียา ปันธยิ ะ ให้ดาเนินการศึกษาค้นควา้ เก่ียวกบั เร่ือง การทาธุรกจิ ดิจิทลั บนสือ่
สงั คมออนไลน์ ที่เข้ามามบี ทบาทในชวี ิตประจาวัน ซ่ึงเนื้อหารายงานเลม่ นี้ ความหมายของระบบสารสนเทศ
การจดั การข้อมูลในสานกั งาน, ความจาเป็นของการจดั การข้อมูลในสานักงาน, กจิ กรรมการจัดการขอ้ มลู ใน
สานกั งาน, การจัดเก็บขอ้ มูล, การสอบถามและคน้ คืนขอ้ มลู , การบารุงรักษาขอ้ มูล, การบรหิ ารงานเอกสาร
และการจดั เก็บเอกสาร, ความหมายของคาต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกบั การบริหารงานเอกสาร, องค์ประกอบของ
การบรหิ ารงานเอกสาร, แนวทางการกาหนดอายกุ ารเก็บรักษาเอกสาร, วิวฒั นาการ ความหมาย และ
ความสาคญั ของการจดั การเอกสาร, ความหมายของการจดั การเอกสาร, ความสาคญั ของการจัดการเอกสาร
วิวฒั นาการ ข้ันตอน และความสาคญั ของระบบการผลิตเอกสาร, ความหมายและประเภทของเอกสารเอกสาร,
ขน้ั ตอนในการจดั เกบ็ เอกสาร, ประโยชนท์ ่ีได้รับจากระบบเอกสาร

ซง่ึ จากการท่ีผจู้ ดั ทาได้ศึกษา คน้ ควา้ ข้อมูลดงั กลา่ วเพื่อเปน็ แนวทางในการศึกษาเพิ่มเติม ผจู้ ดั ทาหวงั
เป็นอยา่ งยิ่งว่า คงเป็นประโยชนต์ อ่ ผ้ทู ี่สนใจ

อมรรตั น์ ตันธะดา
สาขาวชิ าการเลขานกุ าร

สารบัญ หนา้

คานา ข
สารบญั ค
แหลง่ อา้ งอิง 1
ความหมายของระบบสารสนเทศ 1
การจดั การข้อมลู ในสานกั งาน 2
ความจาเป็นของการจดั การข้อมูลในสานกั งาน 3
กจิ กรรมการจัดการขอ้ มลู ในสานกั งาน 4
การจัดเกบ็ ข้อมูล 4
การสอบถามและคน้ คืนข้อมูล 5
การบารุงรกั ษาข้อมลู 5
การบริหารงานเอกสารและการจัดเกบ็ เอกสาร 6
ความหมายของคาต่าง ๆ ทเี่ กยี่ วขอ้ งกบั การบรหิ ารงานเอกสาร
องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร 7-9
แนวทางการกาหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร 9-10
ววิ ัฒนาการ ความหมาย และความสาคญั ของการจัดการเอกสาร
ความหมายของการจัดการเอกสาร 10
ความสาคญั ของการจัดการเอกสาร 11
วิวฒั นาการ ขนั้ ตอน และความสาคญั ของระบบการผลติ เอกสาร 11
ขน้ั ตอนในการจัดเกบ็ เอกสาร 12
ประโยชนท์ ่ีได้รบั จากระบบเอกสาร 12
13

หนว่ ยท่ี 1
การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในงานจดั เกบ็ เอกสาร

ความหมายของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่มีการนาคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการ
กับข้อมูลข่าวสารเพ่ือให้ข้อมูลนั้นกลายเป็นสารสนเทศท่ีดี สามารถนาไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ใน
เวลาอันรวดเร็วและถกู ต้อง

รปู ที่ 1 ความหมายของระบบสารสนเทศ

การจดั การข้อมลู ในสานกั งาน

ปรมิ าณขอ้ มูลในสานักงานแตล่ ะแหง่ มมี ากน้อยต่างกนั ท้ังนี้ข้ึนกบั ขนาดและขอบเขตของงานในแต่ละ
สานกั งานในอดีตการจัดการข้อมูลจะทาด้วยมือโดยการใช้การบันทึกเกบ็ ไวใ้ นเอกสาร โดยจดั เอกสารเหล่านี้ให้
เป็นหมวดหมู่ เพ่ือให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการใช้งานหรืออ้างอิงถึง แต่เม่ือเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วย
ในงานสานักงานการจัดการข้อมูลก็เปล่ียนมาบันทึกในส่ืออิเล็กทรอนิกส์ ทาให้การทางานและดูแลข้อมูลทาได้
รวดเรว็ และสะดวกยิง่ ขึ้น
การจัดการข้อมลู จาเป็นต้องมีเครื่องมือและเทคนิคเข้ามาชว่ ยดาเนินการในแต่ละกิจกรรม เชน่ การเก็บรวบรวม
ข้อมูลอาจจะใช้เครื่องมือในการเก็บรวบรวมท่ีเป็นอัตโนมัติเพ่ืออานวยความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานในการจด
บันทึกเช่นเครื่องอ่านรหัสแท่งที่ใช้ตามห้างสรรพสินค้าเพื่อผ่านรหัสสินค้าและราคาสินค้าหรือการใช้ระบบ
แฟ้มขอ้ มลู หรอื ระบบฐานข้อมูลมาชว่ ยในการจดั เกบ็ ข้อมลู รวมถึงการมรี ะบบจัดการเพื่อนาข้อมลู ออกมาใช้

รูปที่ 2 การจดั การข้อมูลในสานกั งาน

ความจาเป็นของการจัดการขอ้ มูลในสานกั งาน

ในการจัดการข้อมูลท่ีผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทาด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่ง
ทาให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลท่ีไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจานวนมาก รวมทั้งสถานท่ีจัดเก็บเอกสารไม่
เพียงพอ การให้ความสาคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอยา่ งปัจจุบันน้ี เน่ืองจากการขาดเครื่องมือซึ่งจะ
ช่วยในการจัดการข้อมูล ประกอบกับการแข่งขันทางธุรกิจซ่ึงจาเป็นต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศเพ่ือ
ตอบสนองการดาเนินธุรกิจและตัดสินใจไม่รุนแรงมากเท่าปัจจุบัน เหตุผลสาคัญที่ทาให้ต้องมีการจัดการข้อมูล
ในสานักงานมีดังน้ี

1. ปริมาณขอ้ มูลในสานักงาน (data volume) การจดั การข้อมลู ท่ีดีทาให้ข้อมูลมรี ะเบียบง่ายต่อการ
ใช้งาน โดยเฉพาะหากมีข้อมูลปริมาณมาก ๆ การจัดการข้อมูลท่ีเป็นระบบ ย่อมทาได้ง่ายต่อการนามาใช้
รวมทั้งประหยัดคา่ ใช้จา่ ยได้

2. การใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing) ข้อมูลในสานักงานเป็นทรัพยากรที่ผู้เก่ียวข้องต้องใช้ซ้าแล้ว
ซ้าเล่า เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลประวัติพนักงาน ดังน้ันการจัดการข้อมูลช่วยทาให้ข้อมูลเหล่าน้ันมีความเป็น
ปจั จุบนั เพ่อื ให้ผูใ้ ชห้ รอื ผู้เกย่ี วขอ้ งนาขอ้ มลู ไปใช้ได้อยา่ งเหมาะสมและให้ผลลัพธท์ ่ีถูกต้อง

3. ความถูกต้องแม่นยาของข้อมูล (data accuracy) การจัดการข้อมลู จะช่วยกล่ันกรองความถูกต้อง
ของข้อมลู ซ่ึงเปน็ เรื่องสาคญั ท่มี ีผลตอ่ การปฏิบัตงิ านและการตัดสินใจ

4. ความสมบูรณ์ของข้อมูล (data integrity) การจัดการข้อมูลต้องคานึงถึงความสมบูรณ์และ
สอดคล้องของขอ้ มูล หากนาเทคนิคและวิธีการจดั การขอ้ มลู มาใช้อยา่ งถูกต้อง

5. ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) ข้อมลู ขององค์การเปน็ ทรัพยากรต้องดูแลรักษา เพราะ
เป็นเร่ืองเกีย่ วกบั องค์การ เช่น ข้อมลู ส่วนบคุ คล ขอ้ มลู ทางการเงนิ ดังนน้ั การจดั การข้อมูลจึงช่วยให้การรักษา
ความปลอดภัยด้านข้อมูลมีมาตรการที่ชัดเจนในการกาหนดระดับความปลอดภัยได้ และการป้องกันความ
เสียหายที่จะเกิดข้ึนกับข้อมูลในองค์การ เช่น การสารองข้อมูล การกาหนดสิทธ์ใิ นการใช้ข้อมูลของพนักงานใน
หนว่ ยงาน เปน็ ตน้

รปู ท่ี 3 ความจาเปน็ ของการจัดการข้อมลู ในสานักงาน

กจิ กรรมการจดั การขอ้ มูลในสานกั งาน

การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมท่ีเก่ียวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้
ประกอบดว้ ย การเกบ็ รวบรวมข้อมลู (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การ
จัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนาข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval)
และการบารุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทาให้
ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์ และเหมาะสมในการใช้งาน รายละเอียดจะกล่าวอีกคร้ังในหัวข้อกระบวนการ
จัดการข้อมูลกจิ กรรมในการจัดการข้อมูล โดยทัว่ ไปประกอบด้วย

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) เป็นกิจกรรมเก็บข้อมูลดิบ ณ จุด
กาเนิดข้อมูล ได้แก่ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งอ่านรหัสสินค้าตามห้างสรรพสินค้าเพื่อเก็บข้อมูลเข้าเคร่ืองทนั ที
หรือการใช้พนักงานจดบันทกึ เพื่อป้อนเขา้ เครื่องภายหลัง

2. การบันทึกข้อมูล (data entry) เป็นกิจกรรมในการนาข้อมูลท่ีเก็บรวบรวมได้แล้ว ทาการบันทึก
เข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันการเก็บรวบรวมข้อมูลและการบันทึกข้อมูลมักจะเป็นกระบวนการที่ทา
ร่วมกันไปทันที เช่น การใช้เครื่องกราดภาพ กราดภาพหรือเอกสารการประชุมเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะ
เป็นการรวบรัดข้ันตอนท้ัง 2 เข้าด้วยกัน ทั้งนี้ เน่ืองจากการท่ีมีเครื่องมือทันสมัยทาให้ลดข้ันตอนได้ อย่างไรก็
ตามบางงานก็จาเป็นตอ้ งมีการ เก็บรวบรวมข้อมลู เสยี กอ่ น แล้วจงึ มาทาการบันทกึ ข้อมลู เข้าเคร่ือง เชน่ การนา
คาตอบจากแบบสอบถามทไ่ี ดจ้ ากการสารวจมาทาการบนั ทึกขอ้ มูลเขา้ เครื่องภายหลัง เป็นตน้

3. การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (data editing) ข้อมูลท่ีเก็บรวบรวมและบันทึกเข้าสู่ระบบ
คอมพิวเตอร์นั้นอาจมีความผิดพลาด ดังน้ันจึงจาเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลภายหลังจากท่ี
บนั ทึกเขา้ ไปแล้ว การตรวจสอบความถูกต้องของขอ้ มูลมี 2 ลักษณะ คือ

1. ดาต้าเวอริฟิเคชัน (data verification) เป็นการตรวจว่าข้อมูลท่ีบันทึกตรงกับข้อมูลในเอกสาร
ต้นฉบับหรือไม่ การตรวจสอบโดยวิธีนี้อาจจะตรวจโดยสายตาก็ได้ หรือการบันทึกข้อมูลชุดเดียวกันซ้าอีกครั้ง
โดยพนักงานบันทึกข้อมูลอีกชุดหนงึ่ ในการบันทึกซ้าอาจจะมีการจัดทาโปรแกรมเพื่อชว่ ยในการจับหาข้อมูลที่
ป้อนใหม่ หากผิดจากเดิมก็จะมกี ารรอ้ งเตือนเพ่ือใหต้ รวจสอบว่าข้อมลู ใดคือข้อมลู ท่ีถูกต้อง

2. ดาต้าวาลิเดชนั (data validation) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความสมั พันธ์ในข้อมูล เช่น
เดือนกุมภาพันธ์จะต้องมีเพียง 28 หรือ 29 วัน เท่านั้น หรือการตรวจสอบการบันทึกข้อมูลเลขห้า (5) เป็น
ตัวอกั ษรเอส (S) หรือเลขศูนย์ (o) เป็นตวั อกั ษรโอ (O) เป็นต้น

รูปที่ 4 กิจกรรมการจดั การข้อมลู ในสานักงาน

การจัดเก็บขอ้ มลู

การจัดเก็บข้อมูล (data storing) หากข้อมูลท่ีเก็บเป็นเอกสารกระดาษ กิจกรรมน้ีคือ การเก็บ
เอกสารลงในแฟ้มเอกสารที่แยกตามหมวดหมู่ แต่หากเป็นการจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ในข้ันน้ีจะเป็นการ
เก็บข้อมูลโดยใช้ระบบแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบแฟ้มข้อมูล หรือระบบฐานข้อมูล หรือคลังข้อมูล
(data warehouse) มาช่วยจดั การ ซ่งึ จะอธบิ ายเพิม่ ในหวั เร่ืองถดั ไป

รูปที่ 5 การจดั เกบ็ ข้อมลู

การสอบถามและคน้ คนื ข้อมลู

การสอบถามและค้นคืนข้อมูล (data enquiry and data retrieval) กิจกรรมนี้เป็นการสอบถาม
เพื่อท่ีจะค้นหาข้อมูลที่ต้องการท่ีจัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ออกมาใช้งาน หรือการนาข้อมูลที่จัดเก็บมาทา
การประมวลผลในการปฏิบัติงานประจาวัน เช่น การสอบถามประวัติของพนักงานท่ีทางานต่ากว่า 6 เดือน
เปน็ ต้น

รปู ท่ี 6 การสอบถามและคน้ หาขอ้ มูล

การบารงุ รักษาข้อมลู

การบารุงรักษาข้อมูล (data maintenance) เป็นการดูแลข้อมูลให้ทันสมัย และการสารองข้อมูล
เพื่อป้องกันการสญู หาย ซึ่งแบง่ ไดเ้ ปน็

1. การปรับข้อมูลให้ทันสมัย (update) ข้อมูลท่ีเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์นั้นอาจจะมีการเปล่ียนแปลง
ดังนั้น ในส่วนน้ีมักจะมีส่วนเก่ียวข้องกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อจัดทาข้อมูลให้ทันสมัย หรือตามสถานการณ์
ที่เปล่ียนไป เช่น ข้อมูลช่ือท่ีอยู่ของพนักงานท่ีเปล่ียนแปลง หรือข้อมูลของแผนกในองค์การที่เพิ่มข้ึนมาใหม่
จะตอ้ งมีการปรับปรุงแก้เพม่ิ เตมิ เปน็ ต้น

2. การสารองข้อมูล (backup) เป็นการทาสาเนาแฟ้มข้อมูลที่บันทึกและเก็บในส่ือบันทึกข้อมูล เชน่
จานแมเ่ หลก็ แผ่นซดี ีรอม ทั้งน้ีเพ่อื ปอ้ งกนั การสูญหายของข้อมลู การทขี่ อ้ มลู ถูกทาลาย

รปู ท่ี 7 การบารงุ รักษาข้อมูล

การบริหารงานเอกสารและการจดั เก็บเอกสาร

สานกั งานทง้ั ในภาคเอกชนและรฐั บาลมักจะมีเอกสารเข้า – ออกหลายประเภทเป็นจานวนมาก ซง่ึ มี
ความสาคัญมากน้อยแตกตา่ งกนั เอกสารบางช้ินมีประโยชนใ์ นการนาข้อมูลไปใช้ในโอกาสต่อไป นอกจากน้ัน
ยังใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ฉะน้ันถ้าสานักงานแห่งใดต้องการดาเนินการด้านเอกสารอย่ามีประสิทธิภาพ
จาเปน็ ตอ้ งใช้หลกั การบริหาร และการจดั เกบ็ เอกสารที่ดมี รี ะบบเพ่อื ให้นาข้อมูลมาใชไ้ ด้อย่างรวดเร็ว

รูปที่ 8 การบรหิ ารงานเอกสารและการจดั เกบ็ เอกสาร

ความหมายของคาต่าง ๆ ที่เกี่ยวขอ้ งกับการบริหารงานเอกสาร

เอกสาร (Records) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธรุ กิจ หนังสอื แบบฟอร์ม แผนท่ี และวตั ถุอ่ืน ๆ ที่
บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงส่ือกลางท่ีใช้ในการจัดทาข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมาย
โต้ตอบ บัตร เทป หรอื ไมโครฟลิ ์ม เปน็ ตน้

การจัดเก็บเอกสาร (Filling) หมายถึง กระบวนการจัดระบบจาแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ
สะดวกในกานามาใช้เมื่อต้องการ ซ่ึงถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร (Records
management) เท่านัน้

การบริการงานเอกสาร (Records management) หมายถึง การดาเนินงานเอกสารให้บรรลุ
วัตถุประสงค์ตามลาดับข้ันตอนคือ การวางแผน การกาหนดหน้าที่และโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร การ
กาหนดระบบการจัดเก็บเอกสารการเก็บรักษา การควบคุมงานเอกสารและการทาลายเอกสารจึงมี
ความสัมพันธ์กับเอกสารทุกข้ันตอนตามวงจรเอกสาร (Records cycle) โดยเร่ิมจากการสร้าง
เอกสาร (Created) การจาแนกเอกสารและการนาไปใช้ (Classified and utilization) การจัดเก็บ
เอกสาร (Stored) การนากลับมาอ้างอิงเม่ือจาเป็น (Retrieved when necessary) ตลอดจนการเก็บ
เอกสารกลบั คืนหรือ ทาลายเอกสาร (Returned to storage or destroyed) จงึ จาเปน็ ท่จี ะตอ้ งหามาตรการ
ที่เหมาะสมมาใช้กับข้ันตอนทั้ง 5 ข้ันตอน วงจรเอกสาร ในสหรัฐอเมริกาได้วิจัยตน้ ทุนการผลิตและการเกบ็
เอกสารพบว่ามีมูลค่าประมาณ 10-40 % ของต้นทุนในงานสานักงาน ถ้าสามารถบริการงานเอกสารได้อย่างมี
ประสทิ ธภิ าพแลว้ จะทาใหต้ น้ ทนุ ดา้ นนลี้ ดลงได้

รูปท่ี 9 ความหมายของคาต่าง ๆ ทเ่ี กี่ยวข้องกับการบรหิ ารงานเอกสาร

องคป์ ระกอบของการบริหารงานเอกสาร

การบริหารงานเอกสารในที่นีไ้ ดแ้ บ่งงานหรือหนา้ ทใี่ นความรบั ผดิ ชอบของผูบ้ ริการงานเอกสารได้ ดังตอ่ ไปนี้
1. การวางแผน เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสาร เตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และ

สถานทใ่ี นการจดั เก็บเอกสาร เตรยี มกาลังคนท่ีมคี วามรู้ในการจัดเกบ็ เอกสาร รวมทั้งกาหนดนโยบายปฏบิ ัตงิ าน
ตา่ ง ๆ ดังนี้

1.1 นโยบายของแผน โดยกาหนดลงไปว่าจะบริหารงานเอกสาร โดยให้มีศูนย์กลางของเอกสาร
หรอื จะแยกควบคมุ ตามหนว่ ยงานยอ่ ย หรอื อาจใช้ทง้ั 2 ระบบ

1.2 การฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้การควบคุมงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานคนใด
ท่ีได้รับมอบอานาจให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารจะต้องมีความรู้ความชานาญอย่างถูกต้องเก่ียวกับการ
ดาเนนิ การดา้ นเอกสาร ถา้ พนักงานไม่มคี วามรู้ตอ้ งจดั ให้มีการฝึกอบรมก่อนเขา้ มารบั หนา้ ที่

1.3 มาตรฐานระบบงาน การบริหารงานเอกสาร จะต้องมีการกาหนดมาตรฐานอันเดียวกันท้ัง
ระบบ เพ่ือใหก้ ารบรกิ ารและการควบคุมทาไดง้ ่ายและสะดวก

1.4 กาหนดสถานที่เก็บเอกสาร สถานท่ีเก็บเอกสารต้องจัดให้เป็นสัดส่วนแบ่งให้ชัดเจนลงไป
ว่า ส่วนใดเก็บเอกสารรอทาลาย ส่วนใดเก็บเอกสารสาคัญ ส่วนใดเป็นงานระหว่างปฏิบัติ โดยให้มีพ้ืนท่ีม่ี
เหมาะสมเพยี งพอและให้ความปลอดภยั แกเ่ อกสาร

1.5 กาหนดอายุของเอกสาร โดยแจ้งให้พนักงานจัดเก็บเอกสารทราบว่า เอกสารประเภทใด
จะตอ้ งเกบ็ ไวเ้ ป็นเวลานานเทา่ ใดจงึ จะทาลาย เอกสารใดจะต้องเกบ็ รักษาตลอดไปเอกสารสาคญั มีอะไรบา้ ง

1.6 กาหนดวิธีโอนเอกสาร เพ่ือให้มีท่ีเก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงานอย่างเพียงพอเมื่อเอกสารใด
ใช้ปฏิบัติงานเสร็จส้ินแล้ว ควรโอนไปยังท่ีเก็บเอกสารเฉพาะซึ่งจัดไว้โดยอาจโอนเป็นงวด ๆ หรือโอนต่อเนื่อง
เร่ือย ๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสาร ลักษณะของงานจานวนพนักงานท่ีดูแล ตลอดจนนโยบายของ
ผู้บริหารและวธิ ีการปฏิบัติงาน

1.7 การกาหนดเอกสารสาคัญ องค์การทุกแห่งย่อมจะมีเอกสารสาคัญเฉพาะของตนเองและ
เอกสารบางฉบับถือเป็นความลับสุดยอดของบริษัทไม่เปิดเผยให้บุคคลภายนอกรู้ ดังน้ันจึงต้องป้องกันความไม่
ปลอดภัยต่าง ๆ ท่ีจะเกิดข้ึนกับเอกสาร นอกจากนั้นเอกสารอ่ืน ๆ ก็อาจจาเป็นต้องเก็บไว้ เพื่อให้อ้างอิง
ตลอดไปเชน่ กนั

1.8 กาหนดวิธีการประเมินผลเพ่ือหาข้อบกพร่องของแผนการบริการงานเอกสาร อาจทาได้ทั้ง
ขณะวางแผน กาลังปฏิบัติการตามแผน และเมื่อสิ้นระยะเวลาของแผนแล้ว ซ่ึงถ้าประเมินดูแล้วพบว่าไม่เป็นท่ี
พอใจกจ็ ะปรบั ปรุงให้ดขี ้นึ

รปู ท่ี 10 องค์ประกอบของการบรหิ ารงานเอกสาร

2. การกาหนดหนา้ ท่แี ละโครงสร้างของงานเอกสาร เป็นการกาหนดหนา้ ที่และความรับผิดชอบของผุ้
ปฏิบัติงานเอกสารและกาหนดโครงสร้างของงานเอกสารว่าจะให้งานเอกสารเก็ บไว้ท่ีศูนย์กลางแห่ง
เดียวกัน (Centralization filing) เก็บไว้ท่ีหน่วยงานต่าง ๆ (Decentralization filing) หรือเก็บไว้ทั้งท่ี
ศนู ยก์ ลางและหน่วยงานต่าง ๆ โดยพิจารณาถึงขอ้ ดขี องแตล่ ะกรณดี ังน้ี

2.1 การเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง มีข้อดีคือปริมาณงานและอุปกรณ์ในการทางานน้อย บุคลากรมีความ
ชานาญเฉพาะ2ด้านและทางานมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและอุปกรณ์ ส่วนข้อเสียก็
คือ หนว่ ยงานต่าง ๆ เม่ือต้องการใช้ขอ้ มลู จะขาดความคลอ่ งตัวในการทางาน

2.2 การเก็บไว้ท่ีหน่วยงานต่าง ๆ มีข้อดี คือ เหมาะกับข้อมูลท่ีมีลักษณะเป็นความลับ การเก็บ
และการนาออกมาใช้สะดวกและรวดเร็ว แต่มีข้อเสียก็คือ วัสดุ อุปกรณ์และพนักงานต้องกระจายตาม
หน่วยงานตา่ ง ๆ ทาใหไ้ มป่ ระหยดั และวิธปี ฏิบัตงิ านอาจแตกตา่ งกนั

3. การออกแบบระบบจัดเกบ็ เอกสาร เป็นการกาหนดว่าจะจาแนกเอกสารตามระบบใดระบบหน่ึงและ
กาหนดกระบวนการจัดเก็บเอกสารในแต่ละระบบนั้น ซ่ึงรายละเอียดได้กล่าวไว้ในหัวข้อระบบการจัดเก็บ
เอกสารและกระบวนการจัดเก็บเอกสาร

4. การเก็บรักษางานเอกสารการเก็บรักษาหนังสือแบ่งออกเป็นการเก็บในระหว่างปฏิบัติ และเก็บ
เมือ่ ปฏิบตั เิ สรจ็ เรยี บร้อยแลว้ วิธีเกบ็ รักษา มีดงั นี้

4.1 การเก็บในระหวา่ งปฏิบัติ เป็นการเกบ็ หนังสอื ทป่ี ฏบิ ัตยิ งั ไม่เสร็จก็ถือวา่ อยูใ่ นความรบั ผิดชอบ
ของผู้ปฏบิ ตั ิหรือของผ้ทู ่ีรับเร่ืองไว้

4.2 เก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแล้ว ผู้เก็บต้องทาหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้
ต่างหาก เพอ่ื ประหยดั ตน้ ทุนในการเก็บรกั ษา

5. การควบคุมงานเอกสาร เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารต้ังแต่เริ่มผลิตเอกสารไม่ว่าจะ
เป็นคิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ ทาสาเนา ก่อนจะผลิตเอกสารขึ้นมาแต่ละช้ิน ผู้ผลิตจะต้องมีการควบคุม
อย่างรอบคอบและเมื่อผลิตแล้วก็ต้องควบคุมวิธีการใช้เอกสารต้ังแต่การเสนอ การรับ การอ้างอิง แล้วจึง
นาไปเก็บรักษา เพราะมีปัญหาที่เกิดขึ้นในการใช้เอกสารมาก เนื่องจากมีการใช้เกินความจาเป็นหรือมี
เอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่าน อีกปัญหาหน่ึงก็คือ การขอยืมเอกสารอันจะนามาซึ่งการคอย การทวงถามและ
การสูญหายเกิดข้ึน ทาให้ผู้เป็นเจ้าของเอกสารไม่ปรารถนาจะให้หน่วยงานอ่ืน ๆ ขอยืมเอกสารของตน และ
ได้ใช้วิธีการการควบคุมการยมื เอกสารโดยใชบ้ ัตรยืม กาหนดเวลายืมจดบันทึกการขอยืมและตดิ ตามเอกสารท่ี
ถกู ยืมไป เพ่ือปอ้ งกันการลืม การสญู หาย เปน็ ต้น นอกจากหน้าทด่ี ังกล่าวข้างต้นการควบคุมงานเอกสารยัง
มีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีข้ึน เช่น การกาหนดศูนย์กลางการควบคุม การให้คาแนะนา การัด
ระบบ การจดั ทาคูม่ อื การปฏบิ ตั งิ านเอกสาร โดยอธิบายถึงนโยบายการบรหิ าร การจัดระบบและวธิ ีการัดเก็บ
เอกสารแก่พนักงาน เปน็ ตน้

6. การทาลายเอกสาร เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทาลายเสียโดยใช้เคร่ืองมือเอาหรือโดยวิธี
อ่ืน ๆ ก่อนทาลายเสนอรายการช่ือหนังสือที่สมควรทาลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทาลาย มีข้อพิจารณา
ดังน้ี

6.1 เอกสารทจี่ ะต้องเกบ็ รักษาไว้ มเี อกสารอะไรบา้ งท่ีสาคญั และจะต้องเกบ็ ไวน้ านเท่าใด หากไม่
มีหลกั เกณฑ์ท่ีรดั กุมแล้ว อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารทส่ี าคญั ไป และอาจก่อใหเ้ กิดความเสยี หายตามมา

6.2 เอกสารท่ตี ้องทาลายควรมวี ธิ ีจดั การอย่างไร ความลับจึงจะไม่รว่ั ไหลไปสบู่ คุ คลภายนอก
6.3 แนวทางการกาหนดอายกุ ารเก็บรักษาเอกสาร
ดังน้ันปัญหาสาคัญจึงอยู่ที่ว่าจะตัดสินใจอย่างไรว่าเอกสารใดควรเก็บ เอกสารใดควรทาลายท้ิง สิ่งที่ต้อง
คานึงถงึ กค็ อื ความสาคัญของเอกสารนน้ั ๆ จึงได้กาหนดคุณคา่ ของเอกสารลบั เป็น 5 ประการ คือ
1. คุณค่าทางกฎหมาย ถือว่าเป็นจุดสาคัญท่ีต้องมีการเก็บรักษาเอกสาร เพราะเอกสารทุกชิ้นล้วนมี
คณุ คา่ ในการใช้เป็นหลักบานทางกฎหมายทั้งส้ิน ซึ่งจะนาไปแสดงตอ่ ศาลได้เมอื่ มคี ดีความเกิดขนึ้
2. คุณค่าทางด้านการบริหาร เอกสารประเภทนี้มัก ได้แก่ ระบบคาสั่งคู่มือ การปฏิบัติงานด้าน
ต่าง ๆ ท่ีใช้เป็นบรรทัดฐานในการดาเนินงาน เอกสารเหล่านี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักปฏิบัติ
ตอ่ ๆ ไป
3. คณุ คา่ ทางวิจัย ได้แก่ ขอ้ มลู ตา่ ง ๆ ท่ีมีการศึกษาคน้ คว้าเก็บไว้ ซึ่งสามารถใชเ้ ปน็ การประกอบการ
วางแผนงาน หรอื เป็นลูท่ างในการดาเนนิ การอย่างใดอยา่ งหนง่ึ
4. คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่ เอกสารท่ีเก่ียวกับการก่อต้ังบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้น ฯลฯ ซ่ึงถูก
ส่งไปเก็บไว้ท่ีศูนย์เอกสารธุรกิจ กรมทะเบียนการค้ากระทรวงพาณิชย์ เพ่ือเป็นหลักฐานในการดาเนินงานของ
บริษัท เอกสารเหลา่ นีจ้ ะถูกเก็บไว้โดยไมม่ กี ารทาลาย ไมว่ ่าบรษิ ัทนัน้ ๆ จะยังอยหู่ รอื ปิดกจิ การไปแลว้
5. คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร ได้แก่ เอกสารเก่ียวกับการประชาสัมพันธ์ข่าวเกตุการณ์ทั่วไป รวมท้ัง
คาปราศรัย สุนทรพจน์ ฯลฯ ซึ่งเป็นสง่ิ ทีก่ ่อให้เกดิ ความเขา้ ใจอนั ดี

แนวทางการกาหนดอายกุ ารเก็บรักษาเอกสาร

1. ตามพระราชบัญญัติการบัญชี ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อย
กวา่ 10 ปี นบั แตว่ ันปดิ บัญชี

2. ตามประกาศกระทรวงพาณิชย์ ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารการลงบัญชีสาหรับปีนั้นมาแล้วไม่
น้อยกวา่ 5 ปี นบั แต่วนั ปดิ บญั ชี หรือวันทีล่ งรายการครัง้ สุดทา้ ยในบัญชีเงินสด ในกรณีที่ไมม่ กี ารปดิ บัญชีต้องมี
หนังสือของกรมสรรพากร แสดงว่าได้ชาระภาษีครบถ้วนแล้ว สาหรับปีนั้น ๆ และมีการยื่นคาของอนุญาตต่อ
สานกั งานบญั ชกี ลางก่อนทาลาย

3. ตามกฎหมายแรงงาน ให้นายจ้างซึ่งมีลูกจ้างรวมกันต้ังแต่ 10 คนข้ึนไปเป็นประจา จัดทา
ทะเบยี นลกู จา้ งและเอกสารเก่ยี วกบั การคานวณคา่ จ้างเป็นภาษาไทยและเก็บไว้ ณ สถานท่ที างานพรอ้ มท่ีจะให้
พนักงานตรวจแรงงานตรวจไดท้ ะเบียนลูกจา้ งนั้น อย่างน้อยต้องมีรายการตอ่ ไปน้ี ช่ือ – สกุล เพศ สัญชาติ วัน
เดือนปีเกิด อายุ ท่ีอยู่ปัจจุบัน วันที่เร่ิมจ้าง อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทน วันส้ินสุดของการจ้าง ให้
นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี นับแต่วันส้ินสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย เม่ือมีการ
เปลย่ี นแปลงรายการในทะเบียนลูกจ้างใหน้ ายจ้างแก้ไขเพิ่มเติมทะเบยี นลูกจ้างให้แลว้ เสร็จภายใน 14 วนั นบั
แต่วันท่ีมีการเปลี่ยนแปลงน้ัน สาหรับเอกสารเก่ียวกับการคานวณค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา และค่าทางานในวันหยดุ

นั้น อย่างน้อยต้องมีรายการต่อไปนี้ วันและเวลาทางาน ผลงานท่ีทาได้สาหรับลูกจ้าง ค่าจ้าวตามผลงาน (เป็น
หน่วย) ค่าลว่ งเวลา คา่ ทางานในวันหยุด ลายมือลกู จา้ งลงชอ่ื รบั เงิน

4. เอกสารที่ต้องเก็บเอาไว้ตลอดไป ได้แก่ เอกสารก่อตั้งบริษัท ทะเบียน หุ้นส่วนทะเบียน และข้อ
ปฏบิ ตั ิตา่ ง ๆ รวมทงั้ รายงานการประชุม

5. เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 10 ปี ได้แก่ เอกสารประกอบการลงบัญชี เอกสารการชาระภาษี
อากร ใบเสร็จรับเงนิ

6. เอกสารทตี่ อ้ งเกบ็ ไว้ 5 ปี ได้แก่ สัญญาเงนิ กู้ทีช่ าระเสรจ็ สิน้ แล้ว หลักฐานการจา่ ยค่าจา้ งเงนิ เดอื น
7. เอกสารทีต่ ้องเกบ็ ไว้ 1 ปี ไดแ้ ก่ เอกสารท่ัวไปท่ไี ม่มีความสาคัญ
8. เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 2 ปี ได้แก่ หลักฐานการจ่ายค่าแรง บริการ ค่าเช่าต่าง ๆ และทะเบียน
ประวตั พิ นักงานทีอ่ อกแลว้

รูปที่ 11 แนวทางการกาหนดอายกุ ารเกบ็ รกั ษาเอกสาร

วิวัฒนาการ ความหมาย และความสาคัญของการจดั การเอกสาร

วิวัฒนาการของการจัดการเอกสาร ในระยะต้น การจัดการเอกสารทาด้วยมือ ต่อมาในช่วงปลาย
ศตวรรษท่ี 19 มีการประดิษฐ์เครื่องพิมพ์ดีด ต่อมามีการประดิษฐ์เคร่ืองพิมพ์ดีดไฟฟ้า (ค.ศ. 1932) เครื่อง
ประมวลคา และคอมพิวเตอร์เข้าสูง่ านสานักงานอย่างกว้างขวางและรวดเร็วนับแต่ชว่ งต้นทศวรรษ 1980 ซ่งึ มี
การคาดการณ์ว่า ต่อไปเทคโนโลยีจะทาให้สานักงานมีสภาพเป็นสานักงานท่ีไร้กระดาษ เพราะเอกสารต่าง ๆ
จะอยูใ่ นรูปท่ีคอมพิวเตอรอ์ ่านไดห้ มด

รูปที่ 12 ววิ ัฒนาการ ความหมาย และความสาคัญของการจัดการเอกสาร

ความหมายของการจัดการเอกสาร

เป็นการดาเนินการเอกสารที่ใช้ในสานักงานให้เป็นระบบ นับต้ังแต่การผลิต การใช้ การจัดเก็บ การ
ค้นคืน และการกาจัด พร้อมทั้งการนาเทคโนโลยีต่าง ๆ มาใช้ เพ่ือให้บริการในด้านต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ
เอกสารภายในสานกั งานได้อยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ

รูปท่ี 13 ความหมายของการจดั การเอกสาร

ความสาคัญของการจดั การเอกสาร

ช่วยในการบริหารงานในยุคที่มีการแข่งขันกันท่ัวโลก ช่วยลดเวลาและทรัพยากรในการดาเนินงาน
เป็นหลักฐานกิจกรรมและการดาเนินงานของหน่วยงาน กฎหมาย เป็นเอกสารจดหมายเหตุการจัดการ
ภาพกราฟกิ

1. แบ่งตามแหลง่ ที่มาของเอกสาร เอกสารภายนอกสานกั งาน เช่น ใบสั่งซื้อจากลกู คา้ ใบสง่ สินคา้ คืน
จากลูกค้า เอกสารภายในสานักงาน เช่น ประกาศวันหยุด หนังสือเวียนตามหน่วยงาน2. แบ่งตามสื่อที่จัดเก็บ
กระดาษ ข้อดี มีความคุ้นเคย ใช้กันแพร่หลาย มีราคาถูก ข้อจากัด ไม่คงทนถาวร ส้ินเปลืองพื้นท่ีจัดเก็บ ราคา
จัดส่งแพง ประหยัดพื้นท่ีจัดเก็บ มีความคงทน สามารถจัดเก็บข้อความ ภาพประกอบ ตารางได้ ข้อจากัด ต้อง
ใช้เครื่องอ่านโดยเฉพาะ ต้องเล่ือนอ่านตามลาดับวงจรเอกสารในสานักงาน ประกอบด้วย1. การผลิตเอกสาร
เป็นการผลิตเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการผลิตเอกสารใหม่ ด้วยการพิมพ์ การเขียน การบอกจด และการจัดทา
สาเนาเอกสาร

2. การเผยแพร่เอกสาร เป็นการจัดส่งเอกสารไปยังผู้รับ ไม่ว่าจะเป็นผู้รับภายในหรือภายนอก
สานักงาน

3. การใช้เอกสาร เปน็ การนาเอกสารไปใช้ในการดาเนินงาน
4. การจดั เก็บเอกสาร เป็นการจดั เก็บเพือ่ การใช้งานตอ่ ไป โดยมกี ารประเมนิ และการจัดเกบ็ เอกสาร
อยา่ งเปน็ ระบบระเบยี บ
5. การกาจัดเอกสาร เป็นการประเมินคุณค่าเอกสารว่าเอกสารประเภทใด กลุ่มใด ท่ีเมื่อพ้นกระแส
การใช้งานแล้วไม่จาเปน็ ตอ้ งจัดเก็บต่อไป

วิวฒั นาการ ขั้นตอน และความสาคญั ของระบบการผลติ เอกสาร

1. วิวัฒนาการของระบบการผลิตเอกสาร เร่ิมจากการใช้เคร่ืองพิมพ์ดีด เคร่ืองพิมพ์ดีดไฟฟ้า เครื่อง
ประมวลคา เครอ่ื งถ่ายเอกสาร ซอฟต์แวรส์ าเร็จรูปต่าง ๆ และระบบสานกั งานอตั โนมัตแิ บบบรู ณาการ อุปกรณ์
รบั ภาพกราฟกิ ประเภทอื่น ๆ

2. ข้ันตอนและความสาคัญของระบบการผลิตเอกสาร การจัดเตรียมเอกสาร การพิจารณา
วัตถุประสงค์ การจัดเตรียมเคร่ืองมือและอุปกรณ์ และการควบคุมการผลิตเอกสารและบุคลากรผู้รับผิดชอบ
ระบบประมวลคาและระบบดที พี ี

รูปท่ี 14 วิวฒั นาการ ขั้นตอน และความสาคัญของระบบการผลิตเอกสาร

ข้ันตอนในการจัดเก็บเอกสาร

1. การเตรียม คดั แยก จัดเอกสาร
2. การสรา้ งโครงสร้างในการจัดเกบ็ เอกสาร
3. การสแกนเอกสาร
4. การปรบั แต่งเอกสารในเครอื่ งสแกน
5. การตรวจสอบคุณภาพของเอกสาร
6. การนาเอกสารเขา้ ระบบเขา้ สูเ่ คร่ืองระบบซอฟทแ์ วร์
7. การจดั เอกสารตน้ ฉบับในสภาพเดมิ

รูปที่ 15 ขัน้ ตอนในการจดั เก็บเอกสาร

ประโยชน์ทไ่ี ด้รับจากระบบเอกสาร

1. สามารถทางานและการคน้ หาเอกสารได้รวดเร็ว และถกู ต้องมากขึ้น
2. ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสาร โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงในเคร่ืองคอมพิวเตอร์
ของเคร่อื งสแกนเนอร์
3. สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ประหยดั คา่ ใชจ้ า่ ยในการจดั เก็บเอกสารไวใ้ นตู้ แฟม้ กระดาษ
5. เพิ่มประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ใน
ระบบคอมพิวเตอร์
6. ผู้ใช้ระบบสามารถเรยี กค้นการเอกสารไดอ้ ย่างรวดเรว็ และถูกต้อง
7. ประหยดั พื้นทใี่ นการจดั เก็บ ลดความซ้าซอ้ นในการเกบ็ เอกสาร

รูปท่ี 16 ประโยชน์ทไี่ ด้รับจากระบบเอกสาร

แหลง่ ท่มี า

blogspot.com ระบบสารสนเทศ [ระบบออนไลน์] แหล่งท่มี า
http://faris5123.blogspot.com/2013/08/4.html (4 กุมภาพันธ์ 2564)

blogspot.com การบริหารงานเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร [ระบบออนไลน์] แหล่งทม่ี า
http://mookmix9876543210.blogspot.com/p/5.html (4 กมุ ภาพันธ์ 2564)

หน่วยท่ี 2
การใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศในงานธรุ การ

การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในงานธุรการ

เสนอ

ครูปรยี า ปนั ธยิ ะ

จดั ทาโดย

นางสาวอมรรัตน์ ตันธะดา
เลขท่ี 16 สบล. 63.1

สาขาวชิ าการเลขานุการ
รายงานนี้เปน็ สว่ นหนึ่งของ รหสั วชิ า 30203-2002

วชิ าเทคโนโลยีสารสนเทศในงานเลขานุการ
ภาคเรียนท่ี 2 ปีการศกึ ษา 2563
วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง

คานา

รายงานเลม่ นเี้ ปน็ ส่วนหนึง่ ของ รหัสวิชา 30203-2002 วิชาเทคโนโลยสี ารสนเทศในงานเลขานุการ
ได้รบั มอบหมายจากครปู รยี า ปนั ธยิ ะ ให้ดาเนินการศึกษาคน้ ควา้ เกี่ยวกับเร่ือง การทาธรุ กจิ ดิจิทลั บนสอื่
สังคมออนไลน์ ที่เข้ามามบี ทบาทในชวี ติ ประจาวัน ซง่ึ เนือ้ หารายงานเล่มนี้ ความหมายของงานธุรการ
หนา้ ทีแ่ ละความรบั ผิดชอบของงานธุรการ, กลุม่ งานธรุ การ, การปฏิบตั งิ านธรุ การ (สารบรรณ) ในสานักงาน
แนวทางการปฏิบตั งิ านสารบรรณและงานธรุ การ, e-office กบั งานธุรการยุคใหม่

ซึง่ จากการทผี่ ู้จดั ทาไดศ้ ึกษา คน้ ควา้ ขอ้ มูลดงั กล่าวเพ่ือเป็นแนวทางในการศกึ ษาเพ่ิมเติม ผู้จัดทาหวัง
เป็นอย่างยงิ่ ว่า คงเป็นประโยชน์ต่อผ้ทู ่สี นใจ

อมรรตั น์ ตันธะดา
สาขาวชิ าการเลขานุการ

สารบัญ หนา้

คานา ข
สารบญั ค
แหลง่ อา้ งองิ 1
ความหมายของงานธรุ การ
หนา้ ทแ่ี ละความรับผดิ ชอบของงานธรุ การ 1-2
กลมุ่ งานธรุ การ 3-4
การปฏิบตั งิ านธุรการ (สารบรรณ) ในสานักงาน
แนวทางการปฏบิ ัติงานสารบรรณและงานธุรการ 5
e-office กบั งานธรุ การยุคใหม่ 5
6

หนว่ ยท่ี 2
การใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศในงานธรุ การ

ความหมายของงานธุรการ

งานธุรการ กองการเจ้าหน้าที่ มีหน้าท่ีความรับผิดชอบดาเนินการเกี่ยวกับการบริหารงาน สารบรรณ
การรับ-ส่ง ร่างโต้ตอบหนังสือราชการทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย เวียนหนังสือราชการ ดูแลการลง
เวลาปฏิบัติราชการ รวบรวมสถิติการปฏิบัติงานทุกประเภท การลาประเภทต่าง ๆ ดูแลการจัดซ้ือจัดจ้างพัสดุ
ครภุ ัณฑ์ การเบกิ จ่ายเงนิ ค่าตอบแทน จดั ทางบประมาณ แผนปฏิบตั ริ าชการ ดแู ลอาคารสถานที่ การใช้รถยนต์
การผลิตเอกสาร การเผยแพรข่ า่ วสาร ประชาสมั พนั ธ์ ประสานงานกบั หน่วยงานตา่ ง ๆ

รปู ที่ 1 ความหมายของงานธุรการ

หน้าที่และความรบั ผิดชอบของงานธุรการ

1. หน่วยสารบรรณและผลิตเอกสาร มีหน้าท่ีเก่ียวกับลงทะเบียนรับหนังสือราชการจากหน่วยงาน
ต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยลงในระบบคอมพิวเตอร์ของงานธุรการนาหนังสือรับเข้าแฟ้มเสนอ
หัวหน้างาน และผู้อานวยการกองการเจ้าหน้าที่ ตามลาดับ จาแนกหนังสือของแต่ละหน่วยงานลงสมุด และส่ง
ให้กับหน่วยงานในกองการเจ้าหน้าที่ เวียนหนังสือของหน่วยราชการให้บุคลากรรับทราบท้ังภายในและ
ภายนอกมหาวิทยาลัย ควบคุมการออกเลขท่ีหนังสือของหน่วยงานในกองการเจ้าหน้าท่ีติดประกาศ
ประชาสัมพันธ์ข่าวสารข้อมูลของหน่วยราชการท้ังภายในและภายนอกมหาวทิ ยาลัยร่างโต้ตอบหนงั สือราชการ
เตรียมเรื่อง และเตรียมเอกสารสารับการประชุมบันทึกเร่ืองเสนอท่ีประชุม จัดพิมพ์รายงานการประชุม
คณะกรรมการบริหารกองการเจา้ หน้าที่ ควบคุมดูแลเครอ่ื งถ่ายเอกสาร และเครอ่ื งโรเนยี วเอกสาร ถา่ ยเอกสาร
โรเนยี วเอกสาร รวบรวมสถิตกิ ารถ่ายเอกสาร

2. หน่วยการเงินและพัสดุ มีหน้าที่เกี่ยวกับ มีหน้าท่ีเก่ียวกับการเงินสารองจ่ายในวงเงิน 700,000
บาท ตรวจสอบความถูกต้องเอกสารการเบิกจา่ ยค่าสวัสดิการของบุคลากร ท้ังภาครัฐและเอกชน (งบแผน่ ดิน/
งบรายได้) ขออนุมัติเบิกจ่ายเงินบุคลากรปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ จัดทารายชื่อบุคลากรเพ่ือขออนุมัติ
เบิกจ่ายค่าตอบแทนอานวยความสะดวกในการลงทะเบียนเรียนและบรรยายภาคฤดูร้อน ตรวจสอบความถูก
ต้องเอกสารใบแจ้งหน้ีการเติมน้ามันเช้ือเพลิงรถยนต์จานวน ๓ คันจัดทาเร่ืองเบิกจ่ายค่าน้ามันรถยนต์ และ

ค่าใช้จ่ายอ่ืน ๆ ของกองการเจ้าหน้าท่ี ตรวจสอบความถูกต้องเอกสารผู้ประกอบการค้า ท่ีใช้เงินสดดาเนินการ
ตามระเบยี บพัสดุมหาวิทยาลัย เขยี นเชค็ เงินสดจ่ายรายบุคคล/หน่วยงาน/ผู้ประกอบการ การถอนเงนิ ฝากระบุ
ผูร้ ับเช็คและจานวนเงินทีผ่ ู้บริหารกองเปน็ ผู้ร่วมลงนามในสมุดเช็คเงนิ สด ควบคมุ ดูแลบันทกึ บัญชีรายการเขียน
เช็คทุกประเภท จ่ายเงินค่าตอบแทน/ลงทะเบียน/บรรยายภาคฤดูร้อน/เงินอุดหนุนอุทิศเวลาและเงินอบรม
ภาษาต่างประเทศ ตรวจสอบเอกสารความต้องการจัดซ้ือ/จัดจ้างพัสดุจากหน่วยงานกองการเจ้าหน้าท่ี จัดทา
รายการจดั ซ้ือ/จดั จ้าง/ซ่อมพสั ดุ โดยใช้เงนิ สดไปดาเนินการเสนอต่อผบู้ ริหารเพื่อพิจารณาติดต่อผู้ประกอบการ
ค้า ดาเนินการขอใบเสนอราคาเพื่อประกอบการพิจารณาคุณภาพและราคาภายในวงเงินงบประมาณท่ีได้รับ
จดั สรร ตรวจสอบความถูกตอ้ งของเอกสารของผู้ประกอบการคา้

3. หน่วยวิเคราะห์นโยบายและแผนและประกันคุณภาพ มีหน้าที่เก่ียวกับ มีหน้าที่เก่ียวกับการจัดทา
งบประมาณแผ่นดิน และงบประมาณรายได้ จัดทาแผนปฏิบัติราชการประจาปี ติดตามผลการดาเนินงานให้
เป็นไปตามแผนปฏิบัติราชการ จัดทาแผนพัฒนากองการเจ้าหน้าท่ีเป็นรายปี จัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เก่ียวกับการ
วางแผน สารวจความต้องการครุภัณฑ์ของหน่วยงาน ดูแลการจัดทาประกันคุณภาพการศึกษากองการ
เจา้ หน้าที่ ประสานงานกับหนว่ ยตา่ ง ๆ ในการดาเนนิ งานตามระบบการประกนั คุณภาพการศกึ ษา ประสานงาน
สานกั ประกนั คณุ ภาพการศกึ ษา

4. หน่วยการเจ้าหน้าท่ีและกิจการพิเศษมีหน้าท่ีเกี่ยวกับ มีหน้าท่ีเก่ียวกับรับผิดชอบดูแลบัญชีการลง
เวลาปฏิบัติราชการของบุคลากร กองการเจ้าหน้าที่ ลงบันทึกข้อมูลการลาของบุคลากรลงในสมุดและลงใน
ระบบ Program Oracle Application Server From Service สรุปสถิติการลาทุกประเภทของบุคลากรจัดตัง้
แฟ้มเก็บเอกสารบัญชีลงเวลาปฏิบัติราชการ/การลาทุกประเภท จัดทาบัญชีรายช่ือพร้อมสรุปวันลาของ
บุคลากรเพ่ือเสนอพิจารณาเลื่อนเงินเดือน และเงินอุดหนุน ตรวจสอบบัญชีรายชื่อบุคลากรผู้มีสิทธิได้รับเงิน
อบรมภาษาท่ีสอง จัดส่งบุคลากรเป็นกรรมการควบคมุ การสอบไล่ แจ้งเวียนหนังสือเกี่ยวกับการอบรม/สัมมนา
ให้บคุ ลากรรบั ทราบและจัดส่งรายชอื่ บคุ ลากรเข้ารบั การอบรม/สมั มนาทงั้ ภายในและภายนอกมหาวิทยาลยั ลง
บันทึกข้อมูลบุคลากรเข้ารับการอบรม/สัมมนาในระบบ Program Oracle Application Server From
Service ประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ เร่ืองการขอใช้รถยนต์ ดาเนินการขอใช้รถยนต์ของบุคลากรทุก
หน่วยงานในกองการเจ้าหน้าท่ี ควบคุมตรวจสอบการเบิกจ่ายน้ามันเช้ือเพลิง ดาเนินการแจ้งเรื่องซ่อมรถยนต์
ดาเนนิ การจัดส่งพนกั งานขบั รถยนตไ์ ปคุมสอบภูมภิ าค ดแู ลอาคารสถานที่

รปู ที่ 2 หน้าทีแ่ ละความรับผดิ ชอบของงานธรุ การ

กลมุ่ งานธุรการ

1. งานสารบรรณ
1) นาระบบเครือข่ายเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสารมาใช้ในการปฏิบัติงานรับ-ส่ง หนังสือ

ราชการ
2) รับ-ส่ง หนงั สือราชการตามระบบทกี่ าหนด โดยจัดทาและพัฒนากากบั ดแู ลการรับ-ส่ง หนังสอื ด้วย

ระบบ e-filing
- กลมุ่ งานนโยบายและแผน แจง้ ใหเ้ จ้าหน้าที่ผู้ทีเ่ กีย่ วข้องทราบโดย
- รบั งานจากกลุ่มอานวยการและลงทะเบยี นรบั /สง่ ทางระบบ e-filing
- เสนอผ้อู านวยการกลุ่ม เพ่อื มอบหมายให้ผ้รู บั ผดิ ชอบปฏบิ ตั ิ
- เจ้าหนา้ ที่ทร่ี บั ผดิ ชอบจดั ทาหนังสือราชการหรอื เอกสารประกอบ
- เสนอผู้อานวยการกลุ่ม ตรวจสอบความถูกต้อง
- ผ้มู อี านาจพิจารณาลงนาม
3) ตรวจสอบการรับ-ส่งหนังสือราชการทางเว็บไซต์ในกลุ่มนโยบายและแผนและควบคุมการส่ง

หนงั สือราชการจากกลมุ่ นโนโยบายและแผนในสานักงานเขตพื้นท่ีการศึกษา
4) ออกแบบและพัฒนาระบบงานสารบรรณให้เหมาะสมและสอดคล้องกับระบบงานสารบรรณของ

สานกั งานเขตพื้นท่ีและขอ้ มลู มูลสารสนเทศของกลมุ่ นโยบายและแผน

รปู ที่ 3 งานสารบรรณ
2. งานประสานงานและใหบ้ ริการ

1) ประสานงานกับกลุ่มอ่ืนในสานักงานและกลุ่มงานภายในกลุ่มนโยบายและแผน หน่วยงานและ
สถานศึกษาในงานธุรการที่เกยี่ วขอ้ งกบั การบริหารงานของกลมุ่ งาน

2) ช่วยอานวยความสะดวกงานระบบการต่อเชื่อมเทคโนโลยีภายในสานักงานทาให้ระบบมี
ประสิทธภิ าพ

3) ประสานการดาเนินงานประชาสัมพันธ์ เผยแพร่ข้อมูลข่าวสารและผลงานของกลุ่มนโยบายและ
แผนให้ครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษา ประชาชนท่วั ไปทราบ

4) สรปุ และรายงานผลการดาเนินงานในการประสานงานและการให้บริการ

3. งานจัดการประชุมภายในกลุ่ม
1) ศึกษาวเิ คราะหข์ ้อมูลขา่ วสารทางด้านนโยบายและแผนและขอ้ มูลด้านอ่นื ๆ ท่เี ก่ียวข้อง
2) จดั รวบรวมขอ้ มูลขา่ วสารทางดา้ นนโยบายและแผน ข้อมลู ดา้ นอืน่ ๆ ท่ีเก่ียวขอ้ ง
3) เสนอผูบ้ ังคบั บญั ชา พิจารณาแจง้ ต่อบคุ ลากรภายในกลุ่มนโยบายและแผน
4) จัดประชมุ และจดั ทารายละเอียดขอ้ มลู แจง้ ในที่ประชมุ กลุ่มนโยบายและแผน
5) สรุปและจดั ทารายงานผลการประชมุ แจ้งผเู้ กย่ี วขอ้ งทราบ

รปู ท่ี 4 งานจัดการประชมุ ภายในกลมุ่
4. งานจัดการความรภู้ ายในกล่มุ

1) การศึกษา วิเคราะหค์ วามรู้ทเ่ี ก่ียวกับงานตามภารกจิ ทร่ี ับผดิ ชอบ
2) การรวบรวม กล่นั กรอง จดั เก็บองค์ความรู้ทจ่ี าเป็นในการปฏิบัติงาน
3) แลกเปลี่ยนและเผยแพร่ความรู้
4) สรุปและรายงานผล
5. การติดตามและรายงานการตรวจราชการตามนโยบายการตรวจราชการกระทรวงศึกษาธิการและการตรวจ
ราชการแบบบรู ณาการของผู้ตรวจราชการสานกั นายกรฐั มนตรี
1) ศึกษา วิเคราะห์ รายละเอียดประเด็นการตรวจราชการตามนโยบายการตรวจราชการ
กระทรวงศึกษาธกิ ารและการตรวจราชการแบบบูรณาการของผตู้ รวจราชการสานักงานนายกรฐั มนตรี
2) การประสานแผนการติดตาม กากับ นิเทศและตรวจราชการสานักงานเขตพื้นที่การศึกษาของ
ผู้ตรวจราชการกระทรวงศกึ ษาธกิ ารและสานกั งานจังหวดั ในส่วนทเี่ กีย่ วขอ้ งกับกลุม่ นโยบายและแผน
3) จัดทารายงานการตรวจราชการตามนโยบายการตรวจราชการกระทรวงศึกษาธิการและการตรวจ
ราชการแบบบูรณาการของผ้ตู รวจราชการสานักนายกรฐั มนตรี
4) วิเคราะหป์ ระเดน็ ข้อเสนอแนะของผู้ตรวจราชการเสนอผ้มู ีอานาจพิจารณา
5) แจง้ ผู้เก่ยี วขอ้ งใหน้ าข้อเสนอแนะไปปรบั ปรุงและพัฒนางาน
6) การสรปุ ผลและรายงานต่อหน่วยงานทีเ่ ก่ียวขอ้ ง

การปฏบิ ตั งิ านธุรการ (สารบรรณ) ในสานกั งาน

การปฏิบัตงิ านเกย่ี วกับเอกสาร (งานสารบรรณเป็นสว่ นหนึง่ งานธุรการ) ในสานกั งาน ควรดาเนนิ การ ดังน้ี
1. ให้กลุ่มอานวยการเป็นศูนย์กลางการบริหารงานเอกสารราชการ เพราะกลุ่มอานวยการจะเป็น

ศนู ยก์ ลางของหนังสือราชการทุกเรือ่ ง ในหนว่ ยงานของกลมุ่ ต่าง ๆ ควรมีผรู้ ับผิดชอบหนงั สือราชการ
2. จดั ให้มีการฝกึ อบรมผู้รับผิดชอบงานดา้ นนี้ ในเร่ืองเทคนคิ การปฏบิ ัติในเรื่อง การรบั – ส่ง การ

จดั ทาการเกบ็ รักษา การยมื การทาลายหนังสอื ราชการ
3. กลุม่ อานวยการเป็นศูนย์ประสานงานดา้ นหนังสอื ราชการ งานธรุ การของกลุ่มงาน ทุกกลุ่ม
4. ควรใช้ระบบคอมพวิ เตอรด์ าเนินการจะเกิดความรวดเร็ว ตรวจสอบไดง้ ่าย
5. ควรมีการประเมินผลการท างานเป็นระยะ ๆ เพอื่ ปรับปรงุ วิธีการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพขึ้น

รปู ท่ี 5 การปฏบิ ตั ิงานธรุ การ (สารบรรณ) ในสานักงาน

แนวทางการปฏิบัตงิ านสารบรรณและงานธุรการ

การรบั เอกสาร
1. การรบั เอกสารด้วยระบบ (Online)
1.1 ระบบงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ของกรมส่งเสรมิ สหกรณ์
1.2 ระบบสานักงานอจั ฉรยิ ะ (Smart Office) ของสานักงานจังหวดั เชยี งใหม่
2. รบั เอกสารทางไปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนิกส์ (E-mail)
3. รบั เอกสารทางไปรษณยี ์
4. รบั เอกสารทางเคร่ืองโทรสาร (FAX)
5. ออกเลขรบั ในทะเบยี นหนงั สอื รบั

การส่งเอกสาร
1. ส่งเอกสารด้วยระบบ (Online)
1.1 ระบบงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ของกรมส่งเสรมิ สหกรณ์
1.2 ระบบสานักงานอจั ฉรยิ ะ (Smart Office) ของสานักงานจังหวัดเชียงใหม่
2. รบั เอกสารทางไปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ (E-mail)
3. รบั เอกสารทางไปรษณยี ์

4. รบั เอกสารทางเครื่องโทรสาร (FAX)
5. ออกเลขรับในทะเบียนหนงั สอื รับ การเสนอหนงั สือ
การลงชื่อแทน
1. ผู้ลงช่ือแทนจะต้องเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมายหรือมอบอ านาจให้ปฏิบัติราชการแทน รักษาราชการ
แทน หรือรักษาการในตาแหน่งตามที่กฎหมายก าหนด
2. ในกรณที ไี่ มม่ กี ฎหมายก าหนด ให้ใชค้ าว่าแทน แล้วใหล้ งนามตาแหน่งของเจา้ ของหนังสือต่อท้าย
คา ดงั กลา่ ว
3. ปฏิบัติราชการแทน ใช้ในกรณีผู้ดารงตาแหน่งนั้นมอบอ านาจให้ผู้ดารงตาแหน่งอื่นปฏิบัติราชกร
แทนโดย ทาเปน็ หนงั สอื
4. รกั ษาราชการแทน ใช้ในกรณีท่ไี ม่มผี ูด้ ารงตาแหนง่ หรือมีแต่ไม่อาจปฏิบตั ิราชการได้
5. รักษาการในตาแหน่ง ใช้ในกรณีตาแหน่งข้าราชการว่างลง หรือผู้ดารงตาแหน่งไม่สามารถปฏิบัติ
ราชการ ได้ ขน้ั ตอน
การปฏิบัตงิ านธรุ การ
1. คัดแยกหนังสือท่ีลงทะเบียนรับ ตามสายงาน แล้วให้หัวหน้างานบันทึกให้ความเห็นแล้วจึงเสนอ
ตามลาดบั ข้ันสายการบังคบั บัญชา
2. การรับหนังสอื ภายใน เมอื่ ได้รบั หนังสือแล้วใหง้ านธรุ การปฏบิ ัตติ ามทก่ี ลา่ วข้างต้นโดยอนโุ ลม
3. ตน้ เร่อื งส่งเอกสารทงี่ านธรุ การ
4. ธุรการตรวจความเรียบร้องของเอกสาร
5. ถ้าเร่ืองไม่เรียบร้องหรอื เอกสารไม่ครบใหก้ ลบั ไปแก้ไขก่อนแลว้ จึงมาสง่ ใหม่
6. งานธรุ การรับเร่ืองเสนอตามงานต่าง ๆ
7. งานธุรการผา่ นเรื่องเพ่อื เสนอ มี 2 กรณี ไดแ้ ก่

- เร่ืองแกไ้ ขให้คนื เอกสารให้แกต่ ้นเรื่อง
- เรอื่ งทยี่ ังไมส่ ้ินสุดให้เสนอตามลาดบั ชนั้

รูปที่ 6 แนวทางการปฏิบตั ิงานสารบรรณและงานธุรการ

e-office กับงานธุรการยคุ ใหม่

ความทันสมัยไฮเทคของโลกไอทีช่วยอานวยความสะดวกในการทางานได้อย่างมากมาย พนักงาน
ธุรการสามารถใชเ้ ทคโนโลยชี ว่ ยให้การตดิ ต่อส่ือสาร ส่งขอ้ มูล ดว้ ยระบบเครือข่ายคอมพวิ เตอร์ รวมถงึ สามารถ
จดั เกบ็ ขอ้ มูลในรูปแบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ได้อยา่ งรวดเรว็ และมี ประสทิ ธิภาพมากย่งิ ข้นึ ดงั น้ี

1. ด้วยระบบเทคโนโลยีท่ีทันสมัยช่วยให้ข้อมูล ข่าวสารถูกส่งไปยังเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว รวมถึง
ความสามารถในการกระจายข่าวสารด้วยการส่งอีเมล ช่วยลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร ประหยัดค่าโทรศัพท์
และยงั ช่วยเพ่มิ ประสทิ ธิภาพการทางานประโยชนใ์ นเรอ่ื งความเร็วและเวลา

2. ลดปญั หาเรือ่ งระยะทาง ถงึ แมว้ ่าจะอยู่นอกออฟฟิศ ทาใหไ้ มส่ ามารถเดนิ ทางมาสานักงานในเวลา
อันรวดเร็วได้ เพียงมีอินเทอร์เน็ตก็สามารถเชื่อมโยงให้คุณสามารถทางานเร่งดว่ นนอกออฟฟิศ ไดไ้ มจ่ ากดั เวลา
และสถานที่

3. ลดปญั หาเอกสาร และการสิ้นเปลอื งกระดาษ ดว้ ยการทส่ี ามารถส่งข้อมูลข่าวสารภายในสานกั งาน
ถึงกันผ่านทางอีเมล หรือการแชร์ข้อมูล ทาให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ทราบข้อมูลข่าวสารโดย
ทั่วถึงกนั โดยไม่ตอ้ งสัง่ พิมพเ์ อกสาร ใหส้ น้ิ เปลืองทรพั ยากร

4. ช่วยอานวยความสะดวกดว้ ยระบบการจัดเก็บ เอกสารเป็นหมวดหมู่ ทาให้สามารถเรียกใช้เอกสาร
ย้อนหลังได้ง่าย โดยใช้ระบบการค้นหาเอกสาร ซ่ึงรวดเร็วและเป็นระเบียบกว่าการจัดเก็บเอกสารที่เป็น
กระดาษ ทง้ั ยังช่วยลดเนื้อท่ีในการจัดเกบ็ เอกสารอกี ดว้ ย

5. บางองค์กรใช้ระบบการประมวลผลท่ีทันสมัย ก็สามารถจัดประชุมกลุ่มทางโทรศัพท์ได้ ทาให้
ผู้ใช้งานมากกว่า 2 คน สามารถติดต่อส่ือสารผ่านโทรศัพท์ในเวลาเดียวกัน หรือมากไปกว่านั้นอาจจัดประชุม
ทางไกลข้ามประเทศผ่านเสียงและจอภาพช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพในการสื่อสารของกลุ่ม ไม่เสียเวลาในการ
เดินทางมาประชุมในท่เี ดียวกนั

6. สามารถทาให้การนัดประชุมทาได้อย่างง่ายดาย ด้วยการทาตารางนัดหมายการประชุมและส่ง
อเี มลนดั ประชมุ ไปยงั บคุ คลที่ต้องการ ให้เข้าประชมุ ซงึ่ ผู้เข้ารว่ มประชุมสามารถตอบรบั และทกุ ๆ คนสามารถ
รับทราบไดใ้ นเวลาเดียวกันว่าใครสามารถเขา้ ประชมุ ได้ และใครไมส่ ามารถเข้าประชมุ ไดบ้ า้ ง

รปู ท่ี 7 e-office กับงานธุรการยุคใหม่

แหลง่ ที่มา

hrm.ru.ac.th ความหมายของงานธรุ การ [ระบบออนไลน์] แหล่งที่มา
http://hrm.ru.ac.th/index.php/2015-04-21-04-36-40/2015-04-24-07-46-01
(4 กุมภาพันธ์ 2564)

sites.google.com กลุ่มงานธรุ การ [ระบบออนไลน์] แหล่งท่ีมา
https://sites.google.com/site/planningcri4/ngan-thurkar-1 (4 กมุ ภาพันธ์ 2564)

km.cpd.go.th การปฏิบัติงานธุรการ (สารบรรณ) ในสานักงาน [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
http://km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_5919565858.pdf (4 กุมภาพันธ์ 2564)

th.jobsdb.com e-office กบั งานธุรการยคุ ใหม่ [ระบบออนไลน์] แหล่งท่ีมา
https://th.jobsdb.com/th-th/articles/e-office (4 กมุ ภาพนั ธ์ 2564)

หน่วยท่ี 3
การใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศในการนดั หมาย

การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศในการนัดหมาย

เสนอ

ครูปรยี า ปนั ธิยะ

จัดทาโดย

นางสาวอมรรตั น์ ตันธะดา
เลขที่ 16 สบล. 63.1

สาขาวิชาการเลขานกุ าร
รายงานนเี้ ป็นส่วนหน่งึ ของ รหสั วชิ า 30203-2002

วชิ าเทคโนโลยีสารสนเทศในงานเลขานกุ าร
ภาคเรยี นท่ี 2 ปกี ารศึกษา 2563
วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง

คานา

รายงานเล่มน้ีเป็นส่วนหน่ึงของ รหัสวิชา 30203-2002 วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศในงานเลขานุการ
ได้รับมอบหมายจากครูปรียา ปันธิยะ ให้ดาเนินการศึกษาค้นคว้า เกี่ยวกับเรื่อง การทาธุรกิจดิจิทัลบนส่ือ
สงั คมออนไลน์ ท่ีเขา้ มามีบทบาทในชวี ติ ประจาวัน ซ่ึงเน้ือหารายงานเล่มนี้ ระบบนดั หมายและการประชมุ
การติดต่อสื่อสารในการนัดหมาย, เทคนิคการนัดหมาย, รูปแบบของการนัดหมายในสานักงาน, การสร้างนัด
หมายและตอบรบั นัดหมาย, วิธกี ารนดั หมายประชุม, การตอบรับ/ปฏิเสธการนัดหมาย, รายการนัดหมายที่ตอบ
รับ, ปฏิทินรายบุคคล, บันทึกส่วนบุคคล, การสร้างวาระประชุม, การอนุมัติวาระที่ลงทะเบียน, การบรรจุวาระ
ประชุม, การอนุมัติบรรจุวาระ เป็นการอนุมัติวาระที่บรรจุ, การบันทึกและจัดทารายงานการประชุม, ค้นหา
รายงานการประชุม

ซง่ึ จากการท่ีผู้จัดทาไดศ้ ึกษา คน้ ควา้ ขอ้ มลู ดังกลา่ วเพื่อเปน็ แนวทางในการศกึ ษาเพิ่มเติม ผู้จดั ทาหวงั
เป็นอยา่ งยิ่งว่า คงเป็นประโยชนต์ อ่ ผ้ทู ่สี นใจ

อมรรัตน์ ตันธะดา
สาขาวิชาการเลขานุการ

สารบญั หนา้

คานา ข
สารบัญ ค
แหล่งอา้ งองิ
ระบบนัดหมายและการประชุม 1-2
การตดิ ต่อสอื่ สารในการนดั หมาย 3
เทคนคิ การนัดหมาย
รูปแบบของการนดั หมายในสานกั งาน 3-4
การสร้างนดั หมายและตอบรับนัดหมาย 5
วิธีการนัดหมายประชุม
การตอบรบั /ปฏิเสธการนัดหมาย 5-6
รายการนดั หมายทตี่ อบรับ 6-8
ปฏิทินรายบคุ คล
บนั ทึกส่วนบคุ คล 9
การสรา้ งวาระประชุม 9
การอนมุ ัติวาระทล่ี งทะเบยี น 9
การบรรจุวาระประชุม 10
การอนุมัตบิ รรจวุ าระ เปน็ การอนุมตั วิ าระที่บรรจุ 10-11
การบนั ทกึ และจดั ทารายงานการประชุม 11
คน้ หารายงานการประชมุ 11
12
13
13

หน่วยที่ 3
การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศในการนดั หมาย

บทนา

ระบบนัดหมายและการประชุมคือ โปรแกรมระบบงานที่สนับสนุนการท างานเก่ียวกับการนัดหมาย
ซึ่งสามารถใช้ นัดหมายบุคคลอ่ืน หรอื นดั หมายตัวเอง (บนั ทึกส่วนบคุ คล) ได้สะดวก รวดเรว็ และประหยัดเวลา
ในการตรวจสอบวัน-เวลา ว่างของผู้ที่เราต้องการนัด และสนับสนุนการทางานเก่ียวกับการประชมุ ซึ่งสามารถ
ดาเนินการได้ต้ังแต่การเสนอวาระการ ประชุม จัดทาวาระ ออกจดหมายเชิญประชุม จัดทาบันทึกการประชุม
และออกรายงานการประชุมได้อย่างสะดวก รวดเร็ว

ระบบนดั หมายและการประชุม

1. ขั้นตอนในการสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย เป็นข้ันตอนในการสร้างหนังสือนัดหมาย
สาหรับนัดหมายบุคคลอื่น ทาการตอบรับการนัด/ปฏิเสธการนัดเมื่อมีหนังสือนัดหมายส่งมาหรือทาการนัด
หมายตวั เอง (ทาบนั ทึกสว่ นตวั )

รปู ท่ี 1 ขน้ั ตอนในการสร้างนัดหมายและตอบรบั นดั หมาย
2. ข้ันตอนในการสร้างวาระประชุม เป็นขั้นตอนการจัดเตรียมวาระท่ีจะนาเข้าส่กู ารประชุม ซ่ึงวาระ
ท่ีจะจัดทานี้อาจเป็น วาระที่ถูกเสนอจากผู้เข้าร่วมประชุมและผ่านการเห็นชอบจากผู้มีอานาจก่อน หรืออาจ
จดั ทาวาระเพอื่ นาเขา้ สู่ทีป่ ระชุม

รูปที่ 2 ขั้นตอนในการสรา้ งวาระประชุม

3. ข้ันตอนในการสร้าง-ส่ง-ลงนามหนังสือเชิญประชุมอิเล็กทรอนิกส์ เป็นขั้นตอนการจัดทาหนังสือ
เชญิ ประชมุ เพอื่ ส่งถึง ผูเ้ ขา้ รว่ มประชุม เพ่ือให้ทราบถึงกาหนดการประชุม และวาระที่จะทาการประชุม

รปู ที่ 3 ข้ันตอนในการสร้าง-ส่ง-ลงนามหนังสอื เชิญประชุมอิเล็กทรอนิกส์
4. ข้ันตอนในการบันทึกและจัดทารายงานการประชุม เป็นขั้นตอนการบันทึกผลการประชุม และ
จัดทาเป็นรายงานการ ประชมุ ไดโ้ ดยอัตโนมตั ิ

รูปที่ 4 ขนั้ ตอนในการบนั ทกึ และจดั ทารายงานการประชมุ
5. ข้ันตอนในการค้นหาและดูรายงานที่เก่ียวข้อง เป็นข้ันตอนการค้นหาหรือดูรายงานต่าง ๆ ที่
เกยี่ วขอ้ งกับการประชุม

รปู ท่ี 5 ข้นั ตอนในการค้นหาและดรู ายงานทีเ่ กยี่ วข้อง

การติดตอ่ สือ่ สารในการนัดหมาย

ในการดาเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจหรือหน่วยงานใด ๆ ก็ตามก็จะต้องอาศัยการติดต่อสื่อสาร
ระหว่างกัน โดยมีจุดประสงค์เพ่ือแลกเปล่ียนข่าวสาร ข้อมูล ความรู้ ความคิด อันก่อให้เกิดความเข้าใจอันดี
ระหว่างกัน

งานด้านการติดต่อส่ือสารจึงเป็นหัวใจสาคัญของงานเลขานุการ โดยจาเป็นที่จะต้องมีความสามารถ
ในการส่ือสารกับผู้อน่ื ไดอ้ ยา่ งดี ไม่วา่ จะเปน็ การพูด การฟงั การเขยี น การอา่ น ตลอดจนมคี วามสามารถในการ
ใชเ้ คร่อื งมอื ส่ือสารชนดิ ต่าง ๆ ได้อย่างถกู ตอ้ ง

นอกจากน้ี การติดตอ่ สื่อสาร (Communication) ยงั ชว่ ยให้การดาเนนิ กจิ กรรมตา่ ง ๆ ของหน่วยงาน
เปน็ ไปอย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงคท์ ่ีวางไว้ กอ่ ใหเ้ กิดผลสาเรจ็ ในการปฏบิ ัติงาน

ฉะน้ัน งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นกระบวนการท่ีใชส้ ่งเร่ืองราวข่าวสาร ข้อความ เร่ืองและภาพ
ไปมาระหว่างกันท้ังภายในหน่วยงาน (Internal Communication) และภายนอกหน่วยงาน (External
communication)

รปู ท่ี 6 การติดต่อสือ่ สารในการนดั หมาย

เทคนคิ การนัดหมาย

1. บุคคลที่ควรนัดหมาย บุคคลท่ีเหมาะสมที่สุดที่ควรนัดหมายเข้าพบ ได้แก่ ผู้ที่มีอานาจในการ
ตัดสินใจซื้อ หากเป็นบุคคลอ่ืนถึงแม้ว่าพนักงานขายจะสามารถนาเสนอขายได้อย่างสมบูรณ์แบบก็ไม่สามารถ
ปดิ การขายไดเ้ นื่องจากบุคคลผ้นู ้ันไม่มีอานาจในการตดั สนิ ใจซ้ือ

2. ช่วงเวลาของการนดั หมาย ชว่ งเวลาของการนดั หมายผมู้ ุ่งหวังทีส่ ะดวกและเหมาะสมพนักงานขาย
จะต้องพิจารณาลักษณะอาชีพของผู้มุ่งหวัง ผู้มุ่งหวังที่เป็นร้านค้าหรือร้านอาหารช่วงเวลาของการนัดหมาย
ควรเปน็ ชว่ งทีม่ ีลูกคา้ ไมม่ าก เชน่ ประมาณ 09.00-11.00น. และเวลา 13.00-15.00น.

3. วิธีการนัดหมาย พนักงานขายต้องมีการเลือกวิธีการนัดหมายที่มีประสิทธิภาพ พนักงานขายตาม
บ้านอาจไม่ต้องนัดหมายผู้มุ่งหวัง เทคนิควิธีอาจมีของชาร่วยติดมือมอบให้ก่อนการเสนอขายพนักงานขายที่
ขายสินค้าให้แก่บริษัทหรือสานักงาน ควรมีการนัดหมายล่วงหน้า อาจใช้วิธีการเข้าไปนัดหมายผู้มุ่งหวังด้วย
ตนเองหรือส่งจดหมาย แล้วจงึ โทรศพั ท์ตามไปอีกครั้งหนง่ึ เพอื่ เป็นการยืนยันการเข้าพบ

4. การขจัดข้อโต้แย้ง ผู้มุ่งหวังอาจมีการปฏิเสธการเข้าพบโดยมีข้อโต้แย้งต่าง ๆ เช่า ยังไม่มีเวลามี
สินค้าประเภทนี้อยู่แล้วหรือให้ส่งข้อมูลทาง e-mailเป็นต้น พนักงานขายจะต้องเตรียมการสาหรับการขจัดข้อ
โต้แย้งเหล่าน้นั ให้ได้

5. การผูกมิตรกับเลขานุการ ผู้บริหารมักจะมีเลขานุการเพ่ือจัดรายการต่าง ๆ ซึ่งหากพนักงานขาย
สามารถสอื่ สารกับเลขานกุ ารอยา่ งสภุ าพและมีมารยาทก็จะทาให้การนดั หมายประสบความสาเร็จ

6. ระยะเวลารอคอยก่อนการเข้าพบ การเข้าพบผู้มุ่งหวังท่ีเป็นระดับผู้บริหารอาจจะต้องมีการรอ
คอยนานเท่าไร ขึ้นอยู่กับความสาคัญของผู้มุ่งหวังนนั้ เมื่อพนักงานขายตอ้ งเผชิญกับการรอคอยท่ียานานเกินไป
ควรแจง้ เลขานุการหรือพนักงานต้อนรับหน้าห้องวา่ พนักงานขายต้องมีนัดลูกค้าสาคญั อีกรายหนึ่งโดยใช้เทคนิค
ที่สุภาพและแนบเนยี น

รปู ที่ 7 เทคนคิ การนัดหมาย

รปู แบบของการนัดหมายในสานกั งาน

สานักงานขนาดเล็กมักจะใช้รูปแบบการติดต่อสื่อสารทางเสียงหรือคาพูด ส่วนสานักงานขนาดใหญ่
มักใชร้ ูปแบบการตดิ ตอ่ สือ่ สารได้ครบทกุ ด้าน ซ่งึ อาจแบง่ รูปแบบการติดต่อส่อื สารในสานักงานได้ 4 ชนดิ

1. เสียงหรือคาพูด นิยมใช้โทรศัพท์ในการติดต่อส่ือสาร โดยเฉพาะระบบโทรศัพท์ตอบรับจะช่วยลด
ต้นทุนพนักงานในการรับโทรศัพท์ และเกิดความรวดเร็วในการให้บริการ นอกจากนี้ยังมีเครอ่ื งบันทึกเทปท่ใี ช้
บนั ทึกคาพูดสงั่ การของผู้บังคับบัญชาอีกดว้ ย

2. คา เปน็ รปู แบบการติดตอ่ สือ่ สารดว้ ยลายลักษณ์อักษรหรอื การเขยี น
3. ภาพ เป็นรูปแบบการติดต่อส่ือสารท่ีถ่ายทอดในรูปแบบไร้คา ไร้เสียง และไร้ตัวเลข แต่เป็นการ
สื่อสารด้วยภาพ หรือสญั ลกั ษณต์ า่ ง ๆ
4. ข้อมูล เป็นรูปแบบการติดต่อส่ือสารท่ีใช้เคร่ืองคอมพิวเตอร์เป็นชอ่ งทางในการติดต่อระหวา่ งกัน
ถ้าเป็นการติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงานเดียวกันเรียกว่า ระบบอินทราเน็ต (Intranet) ถ้าเป็นการ
ตดิ ตอ่ สื่อสารภายนอกสานกั งานไปยงั เครอื ข่ายทว่ั โลก เรียกว่า ระบบอินเทอร์เนต็ (Internet)

รูปที่ 8 รปู แบบของการนัดหมายในสานักงาน

การสรา้ งนัดหมายและตอบรับนัดหมาย

การสร้างนัดหมาย สามารถแบ่งได้เป็น 2 แบบ คือการนัดหมายผู้อื่น(หนังสือนัดหมาย) และการนัด
หมายตัวเอง (บันทึกส่วนตัว) ซึ่งการสร้างนัดหมายทั้ง 2 แบบนี้จะมีวิธีการสร้างคล้ายๆกัน ซึ่งในส่วนของการ
สร้างหนังสือนัดหมาย จะมี ส่วนของการตอบรับนัดด้วย โดยวิธีในการสร้างนัดหมายและการตอบรับนัด มี
ดงั ต่อไปนี้

1. หนังสือนัดหมาย หมายถึง การทาเอกสารเพื่อนัดหมายไปยังบุคคลอื่น การสร้างหนังสือนัดหมาย
ใหค้ ลกิ ทเ่ี มนูระบบงาน>> นดั หมายและการประชมุ >>หนังสือนดั หมาย
ระบุขอ้ มลู เบือ้ งต้นของการนดั หมาย ไดแ้ ก่

- ผ้นู ัด ใหท้ าการเลอื กหรือระบผุ ูท้ ีต่ ้องการนัด
- ประเภทภารกิจ ให้ระบุประเภทภารกจิ ของการนดั
- เรอ่ื ง ใหร้ ะบชุ ่ือเรอ่ื งของการนดั
- สถานท่ี ให้ระบุสถานท่ที ใี่ ชใ้ นการนดั

- รายละเอยี ด ให้ระบรุ ายละเอียดของการนดั วา่ การนัดหมายครง้ั น้ีเป็นการนดั เพื่อดาเนนิ การสิง่ ใด
- การเปิดเผยนัดให้ผู้อน่ื ทราบ กาหนดการเข้ามาดรู ายละเอียดการนัดหมายของบุคคลที่อย่นู อกกลุ่ม
การ นดั และเมอ่ื กรอกขอ้ มูลเรียบร้อยแลว้ คลิกทปี่ มุ่ “บันทกึ ขอ้ มูล” เพื่อบนั ทึกข้อมูล

รูปท่ี 9 การสร้างนดั หมายและตอบรับนัดหมาย

วธิ ีการนัดหมายประชุม

เพ่ือความสะดวกในการเดินทางของผู้ติดต่อ และความรวดเร็วในการประชุม การประชุม เพ่ือให้เกิด
ประสิทธภิ าพในการทางานของทกุ ฝา่ ย ดงั น้ี

1. ตรวจสอบตารางนัดหมายประชุมท้ังหมด กรุณาทาการบันทึกไว้เพื่อความสะดวกในการใช้งานใน
อนาคตด้วย โดยสามารถเปดิ ดูไดจ้ าก safari ใน iPhone หรอื chrome ในเครอื่ ง Android ทกุ รุน่ โดยจะแสดง
เปน็ ตารางดังรปู ตวั อย่างดา้ นลา่ งน้ี

รปู ท่ี 10 ตรวจสอบตารางนดั หมายประชุม

2. ทาการตรวจสอบและวางแผนการเดินทาง พร้อมดูว่าวันและเวลาที่ต้องการเข้าพบไม่ตรงกับนัด
หมายอ่ืน ๆ แล้วทาการเลือกวิธีการนัดหมายตามความสะดวกหรือความถนัดของผู้นัดหมาย ไม่ว่าจะทาผ่าน
ทาง iPhone, Android, Gmail (Google Calendar), Outlook.com (Hotmail) หรือช่องทางอ่ืน ๆ ที่เป็น
มาตรฐาน iCal

รูปท่ี 11 ทาการตรวจสอบและวางแผนการเดินทาง
3. วิธสี ร้างนดั หมายด้วย Android Phone ก็ทาในลกั ษณะเดียวกันคือเปิด S Calendar โดยให้เลือก
อเี มล์ท่ีใช้งานอยใู่ นการจดั ส่งนัดหมายแล้วสร้างนัดหมาย พร้อมกบั สง่ Invitation ไปยังอีเมล

รูปที่ 12 วิธีสร้างนัดหมายด้วย Android Phone
4. วิธสี ร้างนดั หมายด้วย iPhone โดยเปิด Calendar แล้วเลือกเพ่ิมนัดหมายท่ีเป็นเคร่ืองหมาย +
ตัง้ ชอ่ื ตามหัวข้อทตี่ ้องการนัดประชุม ใส่วนั ท่แี ละเวลาใหเ้ รียบรอ้ ย หลงั จากน้ันคือขั้นตอนสาคัญในการนัด
หมาย

รูปที่ 13 วธิ สี รา้ งนดั หมายด้วย iPhone

5. วิธีสร้างนัดหมายด้วย Gmail (Google Calendar) ก็ทาแบบเดียวกันโดยต้องใส่ ผเู้ ขา้ ร่วมประชุม
เปน็ [email protected]

รปู ท่ี 14 วธิ สี รา้ งนดั หมายด้วย Gmail
6. วิธสี รา้ งนัดหมายด้วย Outlook.com ของ Hotmail กท็ าแบบเดียวกนั โดยต้อง ใส่ ผ้เู ขา้ รว่ ม
ประชุมเปน็ [email protected]

รปู ที่ 15 วิธสี รา้ งนัดหมายดว้ ย Outlook.com
7. วิธีนัดหมายโดยแจ้งผ่านทางอีเมล์ (สาหรับผู้ท่ีต้องการนัดหมายที่ไม่มีอุปกรณ์ smart phone
หรอื เครื่องคอมพิวเตอร)์ กรุณาสง่ อีเมล์นดั หมายมายัง [email protected] โดยระบุ

1. วันท่ี และ เวลาทีต่ อ้ งการพบ
2. หวั ข้อหลักในการประชมุ
3. สมาชกิ ท่ตี ้องการให้ร่วมประชุม เช่นฝา่ ยวางแผนสนิ ค้าหรือปรับราคาสินค้า, ฝ่ายการตลาดใน
กรณี หรือผ้จู ดั การ
4. อีเมล์ที่ใชใ้ นการตดิ ต่อกลับเรื่องนัดหมายแลว้ ทางเจา้ หน้าท่ีทีด่ ูแลเร่ืองนัดหมายประชุม จะทา
การสรา้ ง Appointment Request เหมือนกับขน้ั ตอนดา้ นบนไปใหค้ รบทกุ คนในองคป์ ระชุม

รูปที่ 16 วธิ นี ัดหมายโดยแจ้งผ่านทางอเี มล์

การตอบรบั /ปฏเิ สธการนัดหมาย

เม่ือผู้ถูกนัดได้รับหนงั สือนดั หมาย ผถู้ ูกนัดสามารถตอบรับ/ปฏิเสธการนัดได้โดยใหค้ ลิกท่ีเมนเู อกสาร
เข้า-ออก ซึ่งเป็นหน้ารายการเอกสารเข้า-ออกทั้งหมดที่ส่งถึงผูเ้ ข้าใช้งานระบบ ให้คลิกเลือก หนังสือนัดหมาย
ที่สง่ มาถงึ

รูปที่ 17 การตอบรับ/ปฏิเสธการนดั หมาย

รายการนดั หมายที่ตอบรับ

รายการนัดหมายท่ีได้ตอบรับนัดแล้วหรือรายการนัดหมายท่ีผู้ใช้งานได้ดาเนินการนัดและมีผตู้ อบรบั
การนัดแล้ว การใช้งานให้คลิกท่ีเมนูบน ระบบงาน>>นัดหมายและการประชุม>>รายการนัดหมายท่ีตอบรับ
โดยการเลอื กดรู ายการนดั หมายท่ีตอบรับ

รูปท่ี 18 รายการนัดหมายทตี่ อบรบั

ปฏิทินรายบคุ คล

ปฏิทินสาหรับการดูรายการนัดหมายหรอื ภารกิจตา่ ง ๆของแต่ละบุคคลที่จะปรากฏบนปฏทิ ินเพ่ือให้
ตนเองและผู้อ่ืนทราบถึงภารกิจของบุคคลท่ีเราเลือกขึ้นมาดู การใช้งานให้คลิกที่เมนูบน เอกสารเข้า-ออก>>
ปฏิทิน รายบคุ คล

รปู ที่ 19 ปฏทิ ินรายบคุ คล

บันทึกส่วนบคุ คล

การทาบันทึกส่วนตัวเพื่อให้ทราบกาหนดการนัดหมายต่าง ๆ และป้องกันการลืม การสร้างบันทึก
สว่ น บุคคล
ระบขุ อ้ มลู เบือ้ งตน้ ของการบันทกึ สว่ นบุคคล ไดแ้ ก่

- บันทกึ ส่วนบคุ คล ใหท้ าการเลอื กหรอื ระบวุ ่าต้องการทาบันทกึ สว่ นบุคคลของใคร
- เรอ่ื ง ใหร้ ะบชุ อ่ื เรื่องของการนดั
- สถานที่ ให้ระบสุ ถานที่ท่ีใชใ้ นการนดั
- รายละเอยี ด ให้ระบุรายละเอยี ดของการนดั ว่าการนดั หมายคร้ังนเี้ ป็นการนดั เพื่อดาเนินการสงิ่ ใด
- การเปดิ เผยนัดให้ผู้อื่นทราบ กาหนดการเข้ามาดูรายละเอียดการนัดหมายของบุคคลที่อยนู่ อกกลุ่ม
การนดั

รูปที่ 20 บนั ทกึ ส่วนบคุ คล

การสรา้ งวาระประชมุ

การประชุมที่เกี่ยวขอ้ งกับการสร้างวาระการประชมุ คือการประชมุ แบบเป็นทางการเต็มรปู แบบ และ
การประชุม แบบเป็นทางการ ซ่ึงส่ิงท่ีเหมือนกันระหว่างการประชุม 2 แบบน้ี คือ จะมีการจัดทาวาระการ
ประชุมเพื่อแนบไปกับจดหมายเชิญประชุม และส่ิงที่ต่างกันคือ การประชุมแบบเป็นทางการเต็มรูปแบบจะมี
การเสนอวาระการประชุมก่อน เมื่อวาระท่ีเสนอผ่านการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว จึงจะจัดทาเป็นวาระการประชุม
แต่การประชุมแบบเป็นทางการจะไม่มีการเสนอ วาระการประชุม ซึ่งการดาเนินการเก่ียวกับการเสนอวาระ
การอนุมตั วิ าระทเ่ี สนอ การจดั ทาวาระ และการอนุมัติวาระที่ จัดทา

การลงทะเบียนเสนอวาระ เป็นการลงทะเบียนเพ่ือเสนอวาระเข้าสู่ท่ีประชุม การใช้งานให้คลิกท่ีเมนู
บน ระบบงาน>>การตั้งและการ จัดทาวาระ>>ลงทะเบยี นเสนอวาระ

1. เม่ือต้องการสร้างเอกสารใหม่ ให้คลิกที่ “ทะเบียนเอกสารแบบเสนอวาระการประชุม” (มุมบน
ซา้ ย) หรือ “สรา้ ง เอกสารแบบเสนอวาระการประชมุ ใหม่” (มุมลา่ งขวา)

2. หน้าสร้างเอกสารจดหมายเชิญประชุมจะมีรายการท่ีต้องกรอกข้อมูลในการลงทะเบียนสร้าง
เอกสารใหม่

- ประเภทกลุ่ม ใหเ้ ลอื กประเภทกลุม่ ทตี่ ้องการเสนอวาระเขา้ สูท่ ่ปี ระชมุ

- เรื่อง ใหร้ ะบชุ อื่ เร่ืองในการเสนอวาระการประชมุ
- ประเภทวาระ ใหเ้ ลือกประเภทวาระทต่ี ้องการเสนอ
- วาระ ให้ระบุช่ือวาระท่ตี ้องการเสนอ
- รายละเอยี ด ใหร้ ะบุรายระเอียดของวาระท่ีเสนอ
- ความเรง่ ด่วน ใหเ้ ลือกความเร่งดว่ นของวาระทีเ่ สนอ

การอนมุ ัตวิ าระทลี่ งทะเบยี น

เป็นการอนุมตั ิวาระท่ีเสนอเพื่อนาไปจดั ทาเป็นวาระการประชุม เมื่อวาระน้ันผ่านการอนุมัติ การใช้
งานให้คลิก ท่เี มนูบน ระบบงาน>>การต้งั และการจัดทาวาระ>>อนมุ ัติวาระที่ลงทะเบยี น

รปู ท่ี 21 การอนมุ ตั ิวาระที่ลงทะเบียน

การบรรจวุ าระประชุม

เป็นการจดั ทาวาระเพื่อน าวาระท่จี ดั ทาแนบกบั หนังสือเชญิ ประชมุ และนาไปบันทึกการประชมุ
การใชง้ านให้ คลกิ ทเ่ี มนบู น ระบบงาน>>การตั้งและการจดั ทาวาระ>>การบรรจุวาระการประชุม

รูปท่ี 22 การบรรจุวาระประชุม

การอนมุ ตั ิบรรจวุ าระ เป็นการอนุมัตวิ าระทบี่ รรจุ

ซึ่งจะมีการอนุมตั ิวาระที่บรรจุหรือไม่ขน้ึ อยู่กับการตงั้ ค่าการใช้งาน การใช้งานให้ คลิกท่ีเมนูบน
ระบบงาน>>การตั้งและการจัดทาวาระ>>การอนมุ ัตบิ รรจุวาระ
การสรา้ ง-สง่ -ลงนามหนังสอื เชญิ ประชมุ อิเล็กทรอนิกส์

การสร้างหนงั สือเชิญประชุม เพ่ือแจ้งกาหนดการประชมุ ให้แก่ผเู้ ข้าร่วมประชุมทราบถงึ กาหนดการ
และรายละเอยี ด เกี่ยวกับการประชมุ หนงั สือเชญิ ประชมุ จะแบ่งเปน็ 2 ประเภท คือ เชญิ ประชุมภายนอก และ
เชิญประชมุ ภายใน ซ่ึงท้ัง 2 ประเภทจะมีข้นั ต้อนการสรา้ งที่เหมือนกันจึงขอแสดงเพียงหนงั สอื เชิญประชมุ
ภายนอก การใช้งานใหค้ ลิกทเ่ี มนูบน ระบบงาน>>นัดหมายและการประชมุ >>หนังสือเชิญประชุม (ภายนอก)

- ประเภทกลมุ่ /ประเภทการประชุม ให้เลอื กประเภทกล่มุ /การประชุมที่ต้องการจดั ท าจดหมายเชญิ
ประชมุ

- เรอ่ื ง เลอื ก/ระบเุ ร่ืองในการออกจดหมายเชิญประชุม
- ผู้เชญิ ประชุม เลอื กช่อื ทตี่ ้องการเชญิ ประชุม
- หมวดเลขท่เี อกสาร ให้เลือกสมุดทะเบียนสาหรบั สร้างเลขท่เี อกสาร (ปกตผิ ้ดู แู ลระบบจะตั้งสมดุ
ทะเบยี นให้ ตามประเภทแบบฟอรม์ และหน่วยงานไวใ้ หล้ ว่ งหน้าแลว้ )
- สถานที่ ให้ระบุสถานทที่ ใี่ ช้ในการประชมุ
- รายละเอยี ดโดยย่อ ให้กรอกรายระเอียดโดยย่อของการเชิญประชุมคร้งั นี้
- วันท่ปี ระชมุ ให้ระบวุ ันท่ปี ระชมุ
- เวลาท่ปี ระชมุ ใหร้ ะบเุ วลาที่ประชุม
- คาขน้ึ ตน้ ให้เลือกคาขึ้นตน้ ทใี่ ช้ในการออกจดหมายเชญิ ประชุม

รปู ที่ 23 การอนุมตั บิ รรจุวาระ เปน็ การอนุมัตวิ าระท่ีบรรจุ

การบันทึกและจดั ทารายงานการประชุม

การบันทึกและจัดทารายงานการประชุมจะแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ การบันทึกการประชุมแบบท่ีมี
การจัดทาวาระการ ประชมุ ล่วงหน้าและแนบมากับจดหมายเชิญประชุม และแบบที่ 2 คือการบนั ทกึ และจัดทา
รายงานการประชุมแบบที่ไม่ได้มี การจัดทาวาระการประชุมมาก่อน ซึ่งทั้ง 2 ประเภทจะมีข้ันตอนการ
ดาเนนิ การทค่ี ลา้ ยๆกัน ซง่ึ แตล่ ะแบบจะมีการดาเนินการ ดังนี้

1. บันทึกการประชุม การบันทึกการประชุมจะหมายถึงการบันทึกผลการประชุมแบบที่มีการจัดทา
วาระการประชุมมาก่อน และ แนบมากับจดหมายเชิญประชุม การใช้งานให้คลิกท่ีเมนูบน ระบบงาน>>นัด
หมายและการประชมุ >>บนั ทกึ การ ประชมุ

2. บันทึกการประชุมแบบไม่มีวาระ การบันทึกการประชุมแบบไม่มีวาระจะหมายถึงการบันทึกผล
การประชุมแบบท่ไี มม่ ีการจัดทาวาระการ ประชุมมาก่อน มาสร้างวาระการประชมุ ขณะทที่ าการประชมุ การใช้
งานให้คลกิ ทเ่ี มนูบน ระบบงาน>>นดั หมาย และการประชุม>>บนั ทึกการประชุมแบบไมม่ วี าระ
การค้นหาและดูรายงานที่เกีย่ วข้อง การคน้ หาและดูรายงานทเี่ ก่ยี วขอ้ งกับระบบการประชุมมีดังตอ่ ไปน้ี

ค้นหาวาระการประชมุ เมนูค้นหาวาระการประชุมมีไวเ้ พื่อค้นดูวา่ วาระท่ีเราเสนอถูกนาไปจัดทาเป็น
วาระและนาเข้าสู่การประชุม ใดบ้าง การใช้งานให้คลิกที่เมนูบน ระบบงาน>>การต้ังและการจัดทาวาระ>>
คน้ หาวาระการประชุม

รูปท่ี 24 การบนั ทึกและจดั ทารายงานการประชมุ

ค้นหารายงานการประชุม

เมนคู ้นหารายงานการประชุมมีไวเ้ พ่ือค้นดูรายงานการประชุมท่ผี ู้ใช้งานเคยเข้ารว่ มประชุม การใช้
งานให้คลกิ ทเ่ี มนบู น ระบบงาน>>นัดหมายและการประชุม>>ค้นหารายงานการประชุม

รปู ที่ 25 คน้ หารายงานการประชมุ

แหล่งอา้ งองิ

eoffice.ssru.ac.th ระบบนัดหมายและการประชุม [ระบบออนไลน์] แหล่งท่ีมา
http://eoffice.ssru.ac.th/help/PDFManual/eDoc_User_Manual (28 มกราคม 2564)

sites.google.com เทคนคิ การนัดหมาย [ระบบออนไลน์] แหลง่ ท่ีมา
https://sites.google.com/site/rabobpatibatkan/kar-nad-hmay-lwng-hna
(28 มกราคม 2564)

sites.google.com การติดตอ่ ส่ือสารในการนัดหมาย [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
https://sites.google.com/site/kruticha/ (28 มกราคม 2564)

surajit.co.th วธิ ีการนัดหมายประชุม [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
https://www.surajit.co.th/vmart/images/ (28 มกราคม 2564)

หน่วยท่ี 4
การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในการจดั

ประชุมสัมมนา

การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในการจดั
ประชมุ สัมมนา

เสนอ

ครูปรยี า ปันธยิ ะ

จัดทาโดย

นางสาวอมรรัตน์ ตันธะดา
เลขที่ 16 สบล. 63.1

สาขาวชิ าการเลขานกุ าร
รายงานน้เี ปน็ ส่วนหนึง่ ของ รหัสวิชา 30203-2002

วชิ าเทคโนโลยสี ารสนเทศในงานเลขานุการ
ภาคเรียนท่ี 2 ปีการศกึ ษา 2563
วิทยาลัยอาชวี ศึกษาลาปาง


Click to View FlipBook Version
Previous Book
Smart Reader March 11, 2021
Next Book
Tugas Pkn KD 3.6 BELA NEGARA