1
1
1
POLISI OPERASI UNIT FARMASIISI KANDUNGAN BIL TAJUK/PERKARA MUKA SURAT1 REKOD PINDAAN DOKUMEN2 SINGKATAN / DEFINISI1 - 33 ORGANISASI DAN PENGURUSAN3.1 Pengenalan 43.2 Visi 43.3 Misi 43.4 Objektif 43.5 Fungsi dan Skop Perkhidmatan 3.5.1 Fungsi Perkhidmatan 3.5.1 Skop Perkhidmatan3.6 Piagam Pelanggan dan Kepuasan Pelanggan 3.6.1 Piagam Pelanggan 3.6.2 Kepuasan Pelanggan3.7 Konteks Perundangan3.8 Lokasi Aktiviti Perkhidmatan Farmasi 58893.9 Carta Organisasi3.10 Komunikasi Anggota3.11 Hubungan dan Komunikasi Inter- dan Intra- Unit/Jabatan3.12 Pengurusan Sumber Kewangan91111124 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA4.1 Norma Perjawatan 124.2 Tugas Setiap Jawatan Ketua Unit Pegawai Farmasi y/m dan PPF Kanan134.3 Kursus, Latihan dan Pembelajaran Berterusan (CME) 234.4 Credentialing 244.5 Etika dan Disiplin Latihan/ Kursus 244.6 Jadual Bertugas 244.7 Jadual Giliran, Deployment dan Cuti Rehat 254.8 Tuntutan Perjalanan, Kerja Lebih Masa Dan Elaun Lebih 25Masa, Bayaran Lokum4.9 Orientasi Anggota 264.10 MyPerformance dan Pencapaian Prestasi Anggota 26
POLISI OPERASI UNIT FARMASIBIL TAJUK/PERKARA MUKA SURAT5 POLISI DAN PROSEDUR5.1 Pentadbiran 265.2 PhIS (Pharmacy Information System) 305.3 Preskripsi Farmasi Pesakit Luar 305.4 Preskripsi atau Inden ke Farmasi Pesakit Dalam 385.5 Farmasi Farmakoterapi 465.6 Farmakokinetik Klinikal (FKK) 495.7 Rekonstitusi Ubat Sitotoksik (CDR) dan Total Parenteral Nutrition (TPN)505.8 Farmasi Logistik 515.9 Farmasi Pengeluaran 595.10 Farmasi PRIC 605.11 Pengurusan Kunci Unit Farmasi 635.12 Hak Pesakit dan Waris 646 FASILITI DAN PERALATAN6.1 Fasiliti, Peralatan, dan Sumber-sumber lain 656.2 Penyelenggaran dan Pembaikian 666.3 Kebersihan dan Housekeeping 687 AKTIVITI KUALITI DAN KESELAMATAN7.1 Aktiviti Kualiti 687.2 Keselamatan 698 SENARAI DOKUMENTASI DAN BORANG-BORANG 739 DEFINISI 7610 RUJUKAN 78
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 12. SINGKATAN / DEFINISIA&E Accident and Emergency / Kemalangan dan TraumaADR Adverse Drug ReactionsAEFI Adverse events following immunizationAMS Antimicrobial StewardshipAPPL Approved Product Purchase ListBCP Business Continuity PlanBorang CP1 Penilaian Sejarah Pengubatan PesakitBorang CP2 Borang Penilaian FarmakoterapiBorang CP3 Clinical Pharmacy ReportBorang CP4 Nota Rujukan DiscajBPF Bahagian Perkhidmatan FarmasiCDR Cytotoxic Drug ReconstitutionCMR Carta Pengubatan KumulatifDO Delivery OrderFEFO First Expiry First OutFIFO First In First OutFPD Farmasi Pesakit DalamFUKKM Formulari Ubat KKMHAM High Alert MedicationHRPZII Hospital Raja Perempuan Zainab IIHTU Hospital TumpatIC Identitfication CardIR Incident ReportingJKUT Jawatankuasa Ubat dan TerapeutikJT Jururawat Terlatih
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 2KPF Ketua Pegawai FarmasiKKM Kementerian Kesihatan MalaysiaKPK Ketua Pengarah KesihatanL4U Locker4ULASA Look Alike Sound AlikeLBD Lunch Break DutyLOU Letter of UndertakingLP Local PurchaseLPO Local Purchase OrderME Medication ErrorMERS Medication Error Reporting SystemMTAC Medication Therapy Adherence ClinicMyUBAT Sistem Pengurusan Pembekalan Ubat Susulan bagi Perkhidmatan Nilai Tambah FarmasiNPRA National Pharmaceutical Regulatory AgencyPF Pegawai FarmasiPF y/m Pegawai Farmasi yang menjagaPhIS Pharmacy Information SystemPLSB Pharmaniaga Logistics Sdn BhdPOMs Patient’s Own MedicinesPP Pegawai PerubatanPPE Personal Protective EquipmentPPF Penolong Pegawai FarmasiPPP Penolong Pegawai PerubatanPRIC Pharmacy Resources & Information CentrePRP Provisional Registered PharmacistP&T Park & Take
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 3RCA Root Cause AnalysisRVD Retroviral DiseaseSOP Standard Operating ProcedureTDM Therapeutic Drug MonitoringTPN Total Parenteral NutritionTPS Tatacara Pengurusan StorUKK Ubat Kelulusan KhasUMP Ubat Melalui PosVAS Value Added Services5B (5 Betul) Pengguna yang betul, Ubat yang betul, Dos yang betul, Cara Pengambilan yang betul dan Masa yang betul
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 43. ORGANISASI DAN PENGURUSAN 3.1 PengenalanUnit Farmasi merupakan salah satu unit di bawah Perkhidmatan Sokongan Klinikal di HTU. Berperanan dalam mengurus dan membekalkan ubat-ubatan kepada pesakit luar dan pesakit dalam wad. Terdapat lima (5) aktiviti Perkhidmatan Farmasi iaitu Farmasi Ambulatori dan Farmakokinetik Klinikal, Farmasi Pesakit Dalam, Farmasi Farmakoterapi, Farmasi PRIC & Pengeluaran dan Farmasi Logistik. 3.2 VisiMemberikan Perkhidmatan Farmasi yang terbaik untuk kesejahteraan pesakit.3.3 MisiMenerajui Perkhidmatan Farmasi yang dinamik dengan mengutamakan konsep integriti, profesionalisme dan kecemerlangan sejajar dengan aspirasi dan cabaran negara.3.4 Objektif1. Memberikan Perkhidmatan Farmasi yang efisien, berkualiti dan selamat untuk meningkatkan kualiti penjagaan pesakit.2. Memastikan pengurusan perolehan dan bekalan dilaksanakan secara cekap dan berintegriti.3. Meningkatkan perkhidmatan penjagaan farmaseutikal selaras dengan piawaian dan amalan terbaik.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 53.5 Fungsi dan Skop Perkhidmatan3.5.1 Fungsi Perkhidmatan a) Menguruskan dan membekalkan ubat-ubatan kepada pesakit luar dan pesakit dalam wad dengan bekalan ubat yang efisien, berkualiti dan selamat melalui pemantauan penggunaan ubat yang rasional. b) Memberi maklumat ubat-ubatan melalui Perkhidmatan Kaunseling ubat-ubatan kepada pesakit atau penjaga bagi meningkatkan keberkesanan rawatan dan pemantauan melalui penggunaan ubat yang rasional dan penilaian ubat-ubatan di rumah pesakit.3.5.2 Skop Perkhidmatan Terdapat lima (5) aktiviti Perkhidmatan Farmasi iaitu :3.5.2.1 Farmasi Ambulatori dan Farmakokinetik KlinikalFarmasi Ambulatori memberikan perkhidmatan pembekalan/pendispensan ubat-ubatan termasuk ubat/bahan psikotropik kepada preskripsi Klinik Pakar, Unit Kecemasan dan Trauma, Unit Hemodialisis, pesakit discaj daripada wad serta pesakit dari lain-lain fasiliti kesihatan di bawah KKM. Selain itu, terdapat Perkhidmatan MTAC, Sistem Nilai Tambah Perkhidmatan Farmasi yang dikenali sebagai VAS, penyediaan Extemporenous dan memberi kaunseling ubat-ubatan pesakit luar secara individu dan berkumpulan. VAS yang ditawarkan oleh HTU adalah P&T, UMP dan L4U.Terdapat Perkhidmatan Farnakokinetik Klinikal atau dikenali sebagai TDM iaitu pemantauan ubat yang mempunyai tahap terapeutik sempit dan ubat yang disyaki menyebabkan keracunan/toksik kepada pesakit. Perkhidmatan ini berpandukan Polisi dan Garis Panduan Perkhidmatan Farmasi Farmakokinetik Klinikal. Sampel darah pesakit akan dianalisa oleh Jabatan Farmasi HRPZII. Selepas keputusan diperolehi oleh Pegawai Farmasi Farmakokinetik Klinikal HTU, pengiraan dan pengesyoran dos yang sesuai akan dmaklumkan kepada Pegawai Perubatan HTU.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 63.5.2.2 Farmasi Pesakit DalamFarmasi Pesakit Dalam (FPD) berperanan membekalkan ubat-ubatan kepada pesakit dalam wad menggunakan Sistem Unit Dos (bekalan untuk 24 jam) setiap hari kecuali hari Khamis untuk selama 3 hari. Manakala bekalan Stok Wad/Unit pada hari Ahad dan Rabu. Stok Wad/Unit bermaksud simpanan stok untuk keperluan segera/STAT yang tiada dalam troli kecemasan atau kegunaan selepas waktu pejabat.Pemeriksaan wad/unit dijalankan sebanyak tiga kali setahun bagi memastikan stok ubat-ubatan disimpan dalam keadaan betul/selamat/berkualiti dan efisien apabila digunakan oleh pesakit dalam wad/unit.Jika terdapat kes yang memerlukan bekalan ubat CDR dan TPN, maka Farmasi Pesakit Dalam bertanggungjawab menguruskan bekalan yang diperolehi daripada Jabatan Farmasi HRPZII sebelum dibekalkan kepada pesakit dalam wad.Perkhidmatan kaunseling ubat-ubatan FPD adalah untuk pesakit dalam wad yang berpenyakit kronik seperti Darah Tinggi, Jantung, Kencing Manis, Asma, dan lain-lain. Selain itu, aktiviti Bedside Dispensing atau pembekalan ubat di tepi katil pesakit dijalankan mengikut jadual ditetapkan bersama semua PF wad.3.5.2.3 Farmasi FarmakoterapiFarmasi Farmakoterapi yang dikenali juga sebagai Farmasi Wad berperanan mendapatkan sejarah pengubatan pesakit di dalam wad dan membuat pemantauan drug reconciliation kepada pesakit semasa kemasukan, berpindah wad dan discaj. Melalui perkhidmatan ini, isuisu penjagaan farmaseutikal dapat dikenalpasti dan penilaian kesesuaian farmakoterapi pesakit dapat dibuat. Farmasi Farmakoterapi juga bertanggungjawab memberikan kaunseling ubatubatan kepada pesakit di dalam wad serta membekalkan ubat discaj secara Bedside Dispensing, memantau dan memberi nasihat tentang pengurusan ubat-ubatan floor stock, troli kecemasan dan cecair intravena. Perkhidmatan ini disediakan di Wad Matahari (Perubatan Lelaki), Wad Sakura (Perubatan Perempuan), Wad Orkid (Pediatrik), Wad Jasmin (Penyakit Berjangkit) dan Wad Seroja (Akut Perubatan).
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 73.5.2.4 Farmasi PRIC & PengeluaranPRIC memberi perkhidmatan maklumat ubat yang merangkumi pengurusan pertanyaan maklumat ubat-ubatan, pengemaskinian Formulari HTU, permohonan Dossier, penyelarasan permohonan UKK, pengendalian ubat Medication Access Scheme (MASc), pengurusan kesan ADR / kesan advers dari pemberian Vaksin (AEFI) dan pemonitoran Kad Alahan ubat pesakit.Pengurusan sumber manusia bagi pengemaskinian data anggota farmasi dan latihan semua anggota dilakukan oleh Ketua Pegawai Farmasi, manakala Pegawai Farmasi Kanan akan memantau aktiviti latihan anggota melalui Pembangunan Profesional Berterusan (MyCPD) PF dan PPF Kanan mulai tahun 2025 dan latihan Pembantu Tadbir dan Pembantu Khidmat Am akan dipantau oleh KPF. Program orientasi anggota baru dilakukan oleh KPF, PF y/m /dan PPF Kanan/PT Kanan bagi jawatan berkaitan. PRIC juga menyedia dan menyelaras jadual tugas bulanan termasuk tugas atas panggilan (oncall) PF, manakala jawatan PPF akan disediakan oleh PPF Kanan.Farmasi Pengeluaran berperanan dalam menyediakan sediaan bukan steril internal dan eksternal yang tidak terdapat dalam Master Formulari (PhIS) tapi terdapat dalam FUKKM bagi memenuhi keperluan pesakit kerana ubat tersebut tiada di pasaran. Farmasi Pengeluaran juga menjalankan aktiviti prabungkus ubat-ubatan bagi sediaan eksternal/internal, ubat biji unit dos dan bukan unit dos.3.5.2.5 Farmasi Logistik. Farmasi Logistik akan menguruskan perolehan, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran dan pembekalan ubat-ubatan termasuk vaksin dan cecair intravena serta bukan ubat seperti consumable dan gas perubatan. Farmasi Logistik perlu memastikan keperluan semua wad danunit adalah mencukupi dan tiada pembaziran berlaku bagi mematuhi prosedur kewangan dan perolehan kerajaan yang telah ditetapkan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 83.6 Piagam Pelanggan dan Kepuasan Pelanggan3.6.1 Piagam PelangganPiagam Pelanggan Unit Farmasi ada dipamerkan di Farmasi Pesakit Luar, Farmasi Pesakit Dalam dan Farmasi Logistik. Kajian Piagam Pelanggan Farmasi Pesakit Dalam dan Farmasi Logistik perlu dijalankan sekali setahun bagi menilai tahap pencapaian yang telah dijanjikan kepada pelanggan telah menepati atau tidak dan tindakan akan diambil bagi menambah baik lagi dari semasa ke semasa. Manakala bagi pencapaian Piagam Pelanggan Farmasi Pesakit Luar iaitu 95% preskripsi perlu didispens dalam masa 30 minit boleh dilihat melalui Laporan Masa Menunggu yang dilaporkan setiap bulan.3.6.2 Kepuasan PelangganKajian Kepuasan Pelanggan perlu dijalankan sekali setahun bagi menilai tahap kepuasan pelanggan dengan perkhidmatan yang diberikan oleh Farmasi Pesakit Luar dan Farmasi Logistik kecuali Farmasi Pesakit Dalam sebanyak 2 kali setahun. Penambahbaikan dari pencapaian yang kurang dari 85%/ komen/ cadangan pelanggan perlu diambil tindakan bagi memberi kepuasan kepada semua pelanggan yang berurusan dengan Perkhidmatan Farmasi.3.7 Konteks PerundanganPerkhidmatan Farmasi yang diberikan kepada pesakit di fasiliti KKM perlu mematuhi semuaakta dan peraturan yang berkuat kuasa serta kawalan, arahan pentadbiran, polisi, garispanduan dan protokol yang terkini.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 93.8 Lokasi Aktiviti Perkhidmatan FarmasiAktiviti Perkhidmatan FarmasiLokasiFarmasi Ambulatori dan Farmakokinetik KlinikalSemua aktiviti Farmasi ini berada dalam bangunan yang sama (dikenali sebagai Farmasi Diamond) dan berhadapan Unit Kecemasan dan Trauma (Zon Hijau) Farmasi Pesakit DalamFarmasi FarmakoterapiFarmasi PRICFarmasi Pengeluaran Berada di satu bangunan lain sebelahan Dewan Bedah Farmasi Logistik3.9 Carta Organisasia) Carta Organisasi Unit Farmasi menerangkan aliran hubungan serta tanggungjawab setiap anggota, dipamerkan serta sentiasa dikemaskini dari semasa ke semasa.b) Tugas dan Tanggungjawab dijelaskan dan didokumentasi dalam MyPortfolio setiap anggota yang akan disemak atau dikemaskini atau ditambahbaik dari semasa ke semasa apabila diarahkan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 10
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 113.10 Komunikasi Anggota a) Mekanisme komunikasi diwujudkan bagi penyampaian maklumat serta penyelesaian isu dalaman dan luaran melalui perbincangan ad-hoc, mesyuarat, whatsapp atau email unit. b) Mesyuarat unit diadakan 3 kali setahun dan didokumentasi, manakala Mesyuarat JKUT di adakan 2 kali setahun.c) KPF dan PF y/m dari semasa ke semasa akan memberi penerangan mengenai isu semasa berkaitan perkhidmatan kepada semua anggota di bawah seliaan masing-masing.d) Menyedia Platform bagi penyampaian maklumat terkini unit dan menganjurkan aktiviti-aktiviti yang menggalakkan interaksi dengan anggota melalui program harmoni seperti Hari Keluarga, Hari Perayaan, Perlawanan Sukan, Dinner dan lain-lain melalui Kelab unit atau Kelab Sukan dan Rekreasi HTU di mana semua anggota unit perlu menjadi ahli. 3.11 Hubungan dan Komunikasi Inter- dan Intra- Unit/Jabatan a) Unit Farmasi akan memupuk hubungan harmoni di antara inter- dan intraunit/jabatan di mana perkhidmatan ini ditempatkan.b) Kerjasama antara ketua-ketua unit lain akan diwujudkan bagi memastikan perolehan ubat dapat dilaksanakan secara kos-efektif serta meningkatkan penggunaan ubat secara rasional dan berkualiti bagi mengelak pembaziran wang kerajaan.c) Bekerjasama dengan pihak pentadbiran dan kewangan untuk keperluan perkhidmatan,pengurusan ubat-ubatan dan latihan serta pembangunan Unit Farmasi berjalan lancar.e) Bekerjasama dan berkolaborasi dengan unit/jabatan/agensi yang berkaitan bagimelaksanakan program-program berkaitan Perkhidmatan Farmasi.f)Mengamalkan nilai integriti dan etika kerja yang tinggi semasa berurusan dengan syarikat pembekal, konsesi atau agensi dalam urusan berkaitan dengan produk atau perkhidmatan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 123.12 Pengurusan Sumber Kewangani.Memastikan sumber kewangan yang diperolehi dapat dirancang/diagihkan secara teratur.ii.Memberi cadangan dalam penilaian kos, faedah, impak dan justifikasi bagi sebarangperolehan yang melibatkan produk/perkhidmatan semasa Mesyuarat JKUT. 4. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA4.1 Norma Perjawatana) Ketua Unit ialah Ketua Pegawai Farmasi (KPF) adalah jawatan strategik dan dilantikoleh Bahagian Perkhidmatan Farmasi KKM. KPF bertanggungjawab kepada semuaanggota di bawahnya yang terdiri dari PF y/m, Pegawai Farmasi, PPF Kanan, PPF, PT dan PKA.Norma perjawatan berdasarkan beban kerja tahun 2023 adalah seperti berikut : BIL JAWATAN GRED POST ISI KOSONG CATATAN1 Pegawai Farmasi UF9/10/12/13/ 1419 15(*) 4(*)termasuk PF(kontrak)2 Penolong Pegawai FarmasiU6 1 1 1U5 7 7 03 Pembantu Tadbir N232 -W2 1(#) -(#)dipinjamkandari unit pengurusan4 Pembantu Khidmat Am H1 2 1 1 JUMLAH 32 27 5b) Bilangan anggota Farmasi perlu mencukupi di setiap aktiviti Perkhidmatan Farmasi.c) Sekurang-kurangnya seorang (1) PF y/m dilantik bagi membantu Ketua Unit
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 13dan bertindak untuk menyelia anggota di bawah setiap aktiviti Perkhidmatan Farmasi bagi memastikan perkhidmatan berjalan lancar dengan bilangan anggota yang mencukupi. Nota: *1 orang PF y/m bagi setiap aktiviti Perkhidmatan Farmasi d) Dari semasa ke semasa, BPFNK akan meminta KPF membuat pengiraan norma perjawatan PF dan PPF berdasarkan beban kerja tahun seterusnya bagi tambahan bilangan post untuk menampung peningkatan beban kerja Farmasi di setiap fasiliti. Jawatan lain seperti PT dan PKA akan dipohon melalui Pentadbiran HTU.4.2 Tugas Setiap Jawatana) Ketua UnitKetua Unit ialah Ketua Pegawai Farmasi yang berperanan merancang, memberi khidmat nasihat, memperaku dan menganalisa aktiviti Perkhidmatan Farmasi di HTU bagi memastikan perolehan dan penggunaan ubat-ubatan yang berkualiti, selamat dan berkesan melalui amalan farmasi yang telah ditetapkan supaya penjagaan farmaseutikal yang optima sejajar dengan dasar kesihatan negara.Senarai tugas adalah seperti berikut:i. Merancang, melaksana dan mengawasi semua aktiviti perkhidmatan farmasi yang melibatkan perkhidmatan klinikal dan bukan klinikal.ii. Merancang dan mengurus sumber-sumber manusia, peralatan dan prasarana serta perkembangannya dalam setiap aktiviti perkhidmatan farmasi.AKTIVITIPERKHIDMATAN FARMASIBILANGAN ORANG/JAWATAN DIISIPF PPF PT PKAPengurusan Unit Farmasi 1 (+5 PF* y/m)Farmasi Ambulatori 2* 4Farmasi Pesakit Dalam 2* 3Farmasi PRIC & Pengeluaran 1* 1Farmasi Farmakoterapi 5*Farmasi Logistik 2* 3 1JUMLAH 13 8 3 1
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 14iii. Memimpin, membimbing serta memantau aktiviti-aktiviti kualiti serta penambahbaikan perkhidmatan farmasi.iv. Melaksana, mematuhi dan mengawasi dasar, peraturan, arahan prosedur dan perundangan yang telah ditetapkanv. Memastikan sistem pengurusan setiap aktiviti perkhidmatan farmasi diselenggara dengan baik dan lancar.vi. Merancang program-program perkembangan perkhidmatan seperti belanjawan, peralatan, perjawatan dan sebagainya serta menetapkan pengagihan tugas pegawai serta kakitangan sokongan dalam setiap aktiviti perkhidmatan farmasi.vii. Menghadiri mesyuarat bagi meningkatkan pengurusan perkhidmatan farmasi.viii. Melaksana mesyuarat jawatankuasa ubat dan terapeutik peringkat HTU bagi memperbaiki mutu penyampaian kesihatan kepada pesakit supaya pesakit mendapat ubat-ubatan yang selamat, berkesan dan berkualiti.ix. Merancang latihan/kursus kepada semua anggota termasuk pelatih dalam setiap aktiviti perkhidmatan farmasi serta memantau keberkesanannya.x. Melaksana orientasi anggota baru bersama PF y/m /dan PPF Kanan/PT Kanan c) PF y/m dan Pegawai Farmasii. Farmasi Ambulatorii. Mengurus sumber manusia dari segi agihan tugas, modal insan dan pergerakan anggota bagi memastikan perkhidmatan Farmasi Ambulatori berjalan lancar.ii. Menjalankan tugas-tugas pentadbiran Farmasi Ambulatori bagi memastikan perkhidmatan farmasi berjalan lancar.iii. Menguruskan data dan statistik bagi menilai pencapaian aktiviti farmasi.iv. Memantau stok ubat dan bukan ubat mencukupi dan tiada pembaziran.v. Menyelaras aktiviti penjagaan farmaseutikal seperti pendispensan ubat, kaunseling ubat-ubatan, perkhidmatan MTAC selaras dengan perancangan strategik BPF KKM.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 15vi. Melaksanakan VAS untuk kemudahan pesakit mendapat ubat dengan cepat.vii. Memantau penggunaan PhIS di peringkat fasiliti dan memastikan semua modul digunakan sepenuhnya untuk Perkhidmatan Farmasi yang lebih efisien kepada pesakit.viii. Memantau pengurusan ubat/Dadah Berbahaya dan Bahan Psikotropik mengikut Akta Racun 1952 dan Peraturan-Peraturan Racun (Bahan Psikotropik) 1989.ix. Memantau dan memastikan keselamatan premis agar ubat, aset dan anggota berada dalam keadaan selamat.x. Menjalankan aktiviti inisiatif kualiti dan penyelidikan untuk meningkatkan kualiti kerja dan mutu perkhidmatan.xi. Melaksanakan kajian kepuasan pelanggan luaran setiap tahun.ii. Farmasi Pesakit Dalami. Melaksanakan tugas pengurusan sumber manusia dari segi agihan tugas dan pergerakan anggota bagi memastikan perkhidmatan Farmasi Pesakit Dalam dapat dijalankan dengan lancar.ii. Menyelaras tugas-tugas pentadbiran di unit Farmasi Pesakit Dalam bagi memastikan perkhidmatan farmasi dapat dijalankan dengan lancar.iii. Menyelaras data dan statistik Farmasi Pesakit Dalam bagi tujuan kompilasi. iv.Memastikan keselamatan anggota, aset dan inventori terjaga serta persekitaran tempat kerja adalah baik dan kondusif. v.Merancang pemantauan dan pengawalan pola penggunaan ubatubatan termasuk Ubat Terkawal, KPK dan Ubat/Bahan Psikotropik/ Dadah Berbahaya bagi memastikan stok ubat mencukupi dan tiada pembaziran.vi. Menyelaras aktiviti pembekalan ubat unit dos dan floor stock serta menjalankan bedside dispensing yang juga merangkumi kaunseling ubat-ubatan bagi memastikan penjagaan farmaseutikal yang optimum dicapai.vii. Menyelaras aktiviti latihan dan penyampaian maklumat kepada semua anggota di bawah seliaan untuk menjalankan tugas tertentu.viii. Memantau dan melaksanakan aktiviti inisiatif kualiti dan penyelidikan
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 16yang dijalankan di unit farmasi agar selaras dengan perkembangan semasa.ix. Melaksanakan kajian kepuasan pelanggan dalaman sebanyak 2 kali setahun dan kajian piagam pelanggan dalaman sekali setahuniii. Farmasi Logistiki. Menyelaras pengurusan kewangan bagi mencapai objektif yang ditetapkan.ii. Memastikan aktiviti perolehan dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan.iii. Memastikan pelaksanaan kawalan inventori bagi mengelakkan pembaziran.iv.Menganalisa data dan statistik bagi tujuan pemantauan.v.Memastikan tahap keselamatan sentiasa berada pada tahap optimum.vi.Melaksanakan kajian kepuasan dalaman dan piagam pelanggan sekali setahun.iv. Farmasi Farmakoterapii.Merancang dan memantau perkembangan Farmasi Farmakoterapi bagi memastikan amalan farmasi yang dilaksanakan dan mematuhi Guidelineyang telah ditetapkan.ii. Mengkaji dan menyemak laporan statistik bagi memastikan perkhidmatan yang diberi mencapai tahap yang telah ditetapkan.iii. Memastikan aktiviti penambahbaikan Guideline dibuat secara berkala bagi memastikan ianya sesuai dengan keperluan semasa.iv. Merancang dan mengenal pasti latihan yang diperlukan dalam Perkhidmatan Farmasi Farmakoterapi bagi menghasilkan pegawai yang sentiasa kompeten, produktif, efisien dan mempunyai kepakaran dalam bidang pengkhususan bagi meningkatkan mutu perkhidmatan yang diberikan.v. Menyelia semua sumber dan anggota dari segi agihan tugas, modal insan dan pergerakan anggota di bawah Perkhidmatan Farmasi Farmakoterapi bagi membolehkan perkhidmatan tersebut berfungsi dengan efisien.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 17vi. Memberi khidmat nasihat dalam semua perkara termasuk bekalan ubat CDR dan TPN yang diperolehi dari HRPZII untuk keselamatan pesakit di HTU. v. Farmasi Sumber Maklumat Farmasi (PRIC) & Farmasi Pengeluarani. Merancang dan merangka aktiviti berkaitan pengurusan, perancangan, pentadbiran dan perkembangan aktiviti PRIC selaras dengan sasaran yang ditetapkan.ii. Menyelaras dan memantau aktiviti yang dirancang oleh PRIC boleh memberi impak kepada jabatan.iii. Menyediakan laporan dan maklum balas PRIC atau stakeholder dan profesional kesihatan untuk tujuan pemantauan dan rujukan.iv. Menyelaras sumber manusia bagi memastikan kelancaran Perkhidmatan Farmasi.v. Merancang dan memantau latihan anggota supaya sentiasa kompeten.vi. Menyelaras semua aktiviti latihan sangkutan termasuk PRP bagi memastikan latihan yang diberikan adalah berkualiti dan selaras dengan arahan terkini.vii. Merancang dan memantau perkembangan Farmasi Pengeluaransupaya mematuhi garis panduan yang telah ditetapkan.viii. Mengkaji dan menyemak laporan statistik aktiviti Farmasi Pengeluaran supaya mencapai tahap piawaian yang telah ditetapkan.ix. Memantau dan memastikan keselamatan premis agar ubat, aset dan anggota berada dalam keadaan selamat.d) Pegawai Farmasi (Gred UF14/UF13/UF12/UF10/UF9)i. Merancang, merangka dan melaksana aktiviti berkaitan pengurusan perancangan, pentadbiran dan perkembangan bagi semua aktiviti Perkhidmatan Farmasi berjalan lancar dan mencapai sasaran yang ditetapkan.ii. Merancang, menyelaras, memantau dan melaksana penjagaan farmaseutikal dalam semua aktiviti Perkhidmatan Farmasi.iii. Memantau, menyelaras dan melaksana pengurusan kewangan, pengurusan pesanan dan bayaran, kawalan perbelanjaan, penggunaan, kawalan dan keselamatan inventori bagi memastikan
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 18pengurusan farmasi logistik berjalan lancar dan paras stok mencukupi setiap masa.iv. Memastikan konteks perundangan dikemaskini sesuai dengan keperluan semasa.v. Memantau, menyelaras, menyelia dan melaksana pengurusan sumber manusia dari segi agihan tugas, modal insan, pembangunan kerjaya pegawai farmasi dan pergerakan anggota supaya Perkhidmatan Farmasi berjalan dengan lancar.vi. Mengurus dan memantau pengurusan infrastruktur dan peralatan di unit untuk peningkatan taraf Perkhidmatan Farmasi.vii. Merancang dan memantau perkembangan farmasi supaya amalan farmasi yang dilaksanakan adalah seragam dan mematuhi polisi yang telah ditetapkan.viii.Menguruskan data dan statistik bagi mencapai sasaran aktiviti farmasi.ix. Memantau dan menyelaraskan latihan kepada anggota di bawah jagaan.x. Menyelaras aktiviti penjagaan farmaseutikal yang meliputi pendispensan ubat, kaunseling ubat-ubatan, aktiviti MTAC selaras dengan garis panduan BPF KKM.xi. Menyelaras semua aktiviti latihan sangkutan termasuk Pegawai Farmasi Provisional (PRP) adalah berkualiti dan selaras dengan kehendak pihak atasan.xii. Memastikan aktiviti perkhidmatan VAS adalah efisien kepada pesakit.xiii. Memantau penggunaan PhIS dan memastikan modul digunakan sepenuhnya.xiv. Mengurus ubat / Dadah Berbahaya dan Bahan Psikotropik dibuat mengikut Akta Racun 1952 dan Peraturan-Peraturan Racun (Bahan Psikotropik)1989.xv. Memantau aktiviti keselamatan pengubatan bagi memastikan pembekalan ubat adalah berkualiti, efisien dan selamat.xvi. Memantau dan memastikan keselamatan premis agar ubat, aset dan anggota berada dalam keadaan selamat.xvii. Menyelaras dan menjalankan aktiviti inisiatif kualiti dan penyelidikan untuk meningkatkan kualiti kerja dan mutu perkhidmatan.xviii.Memantau pelaksanaan aktiviti Penggunaan Ubat Berkualiti-Pengguna
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 19(PUBP) agar masyarakat menggunakan ubat secara rasional dan mampu bertanggungjawab ke atas kesihatan kendiri.xix. Menyedia laporan prestasi pembekal yang berurusan dengan Farmasi Logistik.xx. Menyedia laporan Piagam Pelanggan dan Kajian Kepuasan Pelanggan.e) Penolong Pegawai Farmasi (Gred U6)i. Menjalankan tugas penyeliaan dan bertanggungjawab terhadap keselamatan dan kesihatan pekerjaan anggota, kawalselia keselamatan fasiliti dan penyelenggaraan peralatan di Farmasi Diamond dan Farmasi Pengeluaran.ii. Bertanggungjawab untuk menyelia semua PPF Gred U5 yang bertugas di Farmasi Pesakit Luar, Farmasi Pesakit Dalam dan Farmasi Pengeluaran.iii. Berperanan menjaga Substor Farmasi Diamondiv. Memastikan stok ubat mencukupi untuk kegunaan pesakit luar dan pesakit dalam.v. Memantau paras stok melalui : a) Membuat pemeriksaan stok secara berkala.b) Membuat pesanan ke Farmasi Logistik melalui sistem PhIS.c) Menyenarai dan memaklumkan kepada pegawai atasan apabila kedudukan stok kurang daripada paras minima.d) Menerima, menyemak dan menyimpan ubat-ubatan mengikut TPS.e) Membuat pengeluaran mengikut pesanan yang diluluskan kepada unit pemesan.f) Penolong Pegawai Farmasi (Gred U5)i. Bertanggungjawab menjalankan tugas di Farmasi Pesakit Luar, Farmasi Pesakit Dalam dan Farmasi Pengeluaran mengikut Jadual Tugas Bulanan.ii. Farmasi Pesakit Luar / Farmasi Pesakit Dalam : berperanan untuk transkrib ubat-ubatan, cetak label, pengisian ubat-ubatan, sedia extemporaneous, menokok tambah ubat dan bukan ubat, rekod suhu
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 20peti sejuk dan suhu bilik, pengumpulan data - data berkaitan bagi tujuan reten dan membantu tunjuk ajar kepada pelatih. Prabungkus ubat Unit Dos bagi Farmasi Pesakit Dalam.iii.Farmasi Pengeluaran : berperanan untuk membuat sediaan internal/eksternal, prabungkus ubat-ubatan, mencetak label sediaan dan untuk aktiviti prabungkus,, menokok tambah ubat dan bukan ubat, rekod suhu bilik, pengumpulan data - data berkaitan bagi tujuan reten dan membantu tunjuk ajar kepada pelatih.iv. Memastikan tempat kerja tersedia dan kemas sebelum dan selepas menokok tambah stok ubat-ubatan dan bahan-bahan mendispen di kaunter.v.Mempunyai peranan dalam menjalankan kerja-kerja pembekalan ubat-ubatan ke wad-wad (stok wad dan troli kecemasan), penyediaan label ubat, pengisian ubat di dalam troli mengikut sistem Unit Dose (UD).v. Memantau paras stok di substor losyen, sirap, vaksin (item sejuk) dan barang-barang bukan ubat bagi memastikan keperluan ubat sentiasa mencukupi selaras dengan keperluan semasa dan mengikut Amalan Penstoran Baik;• Membuat pemeriksaan stok secara berkala.• Membuat pesanan ke Farmasi Logistik melalui sistem PhIS.• Menyenarai dan memaklumkan kepada pegawai atasan apabila kedudukan stok kurang daripada paras minima • Menerima, menyemak dan menyimpan ubat-ubatan mengikut TPS• Membuat pengeluaran mengikut pesanan yang diluluskan kepada unit pemesanvi.Tugas-tugas lain• Membekalkan ubat-ubat Floor Stock kepada wad-wad.• Memantau paras stok buku-buku inden, label dan botol-botol ubat.• Memantau paras stok bahan-bahan untuk persediaan internal dan eksternal.• Membekal ubat-ubatan melalui sistem Unit Dos.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 21g) Pembantu Tadbir (Gred N1 / N2)i. Membantu melaksana perolehan dan memastikan bekalan mengikut jadual.ii. Membantu melaksana dan menyelaras rekod butiran maklumat ubatubatan / gasperubatan/alat perubatan berkenaan di dalam kad petak mengikut nota penghantaran yang diterima merujuk kepada arahan serta prosedur dalam AP dan TPS yang telah ditetapkan kepada unit pemesan.iii. Menyelaras penerimaan, penyimpanan dan penyusunan semua ubat ubatan/alat perubatan yang diterima ke rak-rak yang dikhaskan dengan kemas bagi memudahkan kerja-kerja pengagihan kepada unit pemesan.iv. Membantu pegawai menangani aduan yang diterima melalui bekalan stok yang betul, berkualiti dan selamat digunakan.v. Menyedia ubat-ubatan/alat perubatan mengikut nota pengeluaran (Kew.PS- 7) kepada unit pemesan.vi. Membantu merekod semua nota penghantaran (D/O) ubat-ubatan ke dalam sistem PhIS bagi melancarkan pergerakan stok.vii. Melaksanakan proses padanan bayaran setelah alat perubatan diterima penuh bagi proses pembayaran.viii. Melaksanakan eGRN ke dalam sistem ePerolehan.ix. Membantu dalam pemeriksaan stok akhir tahun dan memastikan kad petak diselaraskan untuk memastikan peraturan TPS dipatuhi.x. Melaksanakan catatan suhu dan pemantauan suhu peti sejuk dan suhu bilik.xi. Membantu melaksana urusan sebutharga melalui sistem eperolehan bagi melancarkan proses perolehan.xii. Membantu mengawal keselamatan dan kebersihan stor mengikut TPS. h) Pembantu Tadbir (Gred W1 / W2) i. Membantu melaksana urusan perolehan bekalan ubat dan bukan ubat unit pengguna dan memastikan barang yang dibeli sampai kepada end user tepat pada waktu seperti yang terkandung di dalam pesanan kerajaan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 22ii. Membuat Sebutharga pembelian terus (LP) dalam sistem ePerolehaniii. Menyediakan Permintaan Pembelian di dalam sistem ePerolehan iv. Merekod aktiviti perbelanjaan/vote code ke dalam buku vot Dummyv. Merekod nombor pesanan kerajaan ke dalam sistem PhIS.vi. Merekod penerimaan ubat/bukan ubat ke dalam sistem PhIS.vii. Membantu melaksana dan menyelaras rekod butiran maklumat alat perubatan berkenaan di dalam kad petak mengikut nota penghantaran yang diterima merujuk kepada arahan serta prosedur dalam AP dan TPS yang telah ditetapkan kepada unit pemesan.viii. Membantu penerimaan, penyimpanan dan penyusunan ubat/bukan ubat yang diterima ke rak mengikut Sistem FIFO/FEFO bagi memudahkan kerja-kerja pengagihan kepada unit pemesan.ix. Membantu dalam pemeriksaan stok akhir tahun dan memastikan kad petak diselaraskan bagi mematuhi peraturan TPS.x. Membantu dalam pemeriksaan stor unit sekali setahun.i) Pembantu Khidmat Am (Gred H1) i. Dispatch dan mengambil dokumen di pigeon hole di Pejabat Pentadbiran HTU.ii. Membantu semasa penerimaan stok dengan menyemak kuantiti, batch no dan tarikh luput.iii.Membantu semasa proses penyimpanan ubat/bukan ubat seperti mengangkat dan menyusun item ke rak yang disediakan.iv.Membantu proses pengeluaran ubat/bukan ubat kepada unit pemesan.v. Menjalankan tugas lain yang diarahkan oleh penyelia dari masa ke semasa.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 23 4.3 Kursus, Latihan dan Pembelajaran Berterusan (CME)a) Semua PF dan PPF perlu mencapai keperluan mata CPD minimum 40 mata setahun seperti yang telah ditetapkan oleh Program Perkhidmatan Farmasi, manakala semua jawatan termasuk PT dan PKA perlu hadir kursus sekurang-kurangnya 40 jam setahun.b) Bagi PF dan PPF yang telah dihadir kursus/latihan, anggota perlu mengisi sistem MyCPD dan laporan MyCPD dicetak setiap 3 bulan (JanMac/Jun/Sept/Dis) dan ditandatangani oleh penyelia masing-masing. c) Penyelaras MyCPD bertanggungjawab menghantar laporan HPIA/KPI setiap 6 bulan ke BPFNK dengan : ▪ melengkapkan Borang PVF (Performance Verification Form). ▪ jika tidak mencapai sasaran, isi SIQ menerusi link yang diberi. d) Borang PAF (Performance Audit Form) akan digunakan oleh Auditor HPIA/KPI yang dilantik oleh HTU/BPFNKe) Semua anggota akan diberi peluang untuk menghadiri kursus atau latihan berkaitan kompetensi/penambahbaikan dalam bidang tugas yang dilaksanakan. KPF akan mencalonkan semua anggota berkaitan dan Laporan Latihan Unit Farmasi akan diemail kepada Penyelaras Latihan HTU sebelum atau pada 5 haribulan setiap bulan.f) Semua anggota akan dicalonkan untuk menghadiri CME/latihan/kursus HTU/JKNK/BPF Negeri secara bersemuka atau online dan mengikut kesesuaian topik dengan jawatan anggota.g) Latihan Sangkut PF adalah berdasarkan sasaran dalam Pelan Tindakan Farmasi Negeri, manakala Echo akan dilakukan kepada anggota lain mengikut keperluan/perancangan Perkhidmatan Farmasi HTU/Negeri/BPF KKM.4.4 Credentialing4.4.1 Credentialing merupakan satu proses pengiktirafan kepada Ahli Farmasi Berdaftar yang terlatih dan memiliki kemahiran dalam bidang pengkhususan tertentu.4.4 2 Bagi memastikan penyampaian perkhidmatan farmaseutikal yang berkualiti, pegawai yang memenuhi syarat-syarat kelayakan, BPFNK akan menyasarkan dalam Pelan Tindakan Farmasi Negeri supaya anggota membuat permohonan (permohonan baru dan permohonan pengekalan credentialing) bagi bidang amalan farmasi yang berkaitan setelah dikenal pasti.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 244.4.3 Bermula tahun 2025, terdapat 2 permohonan baharu yang disasarkan kepada Farmasi Hospital Tumpat bagi Pengkhususan Farmasi RVD (telah mendapat sijil) dan Farmasi Farmakokinetik Klinikal (masih belum mendapat sijil).4.5 Etika dan Disiplin4.5.1 Anggota hendaklah mematuhi Tatakelakuan Profesional dan semua peraturan yang ditetapkan dalam Perintah Am Kerajaan (Rujuk: Bab A hingga G dan Pekeliling Perkhidmatan dan Tatakelakuan – Peraturan 4) serta mempraktikkan nilai-nilai murni perkhidmatan awam. 4.5.2 Pemantauan prestasi dilakukan berterusan. Masalah disiplin anggota akandiberi kaunseling sebelum dirujuk untuk tindakan tatatertib berdasarkan Panduan Mengurus dan Melaporkan Tindakan Tatatertib, Unit Integriti KKM. 4.5.3 Tatacara berpakaian adalah seperti Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia Versi 1.0 (2024) Tatakelakuan dan Pengurusan Tatatertib Pegawai Awam, di mana :a) Semua anggota perlu memakai pakaian seragam/pakaian yang diluluskan b) Anggota yang dibekal kasut perlu memakai kasut semasa bertugas.c) KPF, PF Kanan (dibantu PF y/m) dan PPF Kanan sebagai Penyelia perlu memantau anggota masing-masing dari semasa ke semasa4.6 Jadual Bertugas4.6.1 Unit Farmasi beroperasi selama 8 jam dan terdapat extended hour – rujuk5.1c Hari dan Waktu Operasi Perkhidmatan Unit Farmasi.4.6.2 Jadual bertugas Unit Farmasi bagi PF disediakan oleh PF y/m PRIC manakala untuk PPF disediakan oleh PPF U6 dan disemak oleh Ketua Pegawai Farmasi dan disahkan oleh Pengarah Hospital.4.6.3 Jadual bertugas ini termasuk kerja shift dan tugas atas panggilan luar waktu pejabat, bertugas pada hari cuti umum/negeri dan Lunch Break Duty (LBD).4.7 Jadual Giliran, Deployment dan Cuti Rehata) Sistem giliran bertugas dan deployment di Farmasi Ambulatori dan Farmasi Pesakit Dalam telah diwujudkan bagi membantu anggota berkursus atau cuti melalui kerjasama dengan anggota dari aktiviti Farmasi yang lain.b) Bagi tujuan pemantauan anggota bercuti atau berkursus oleh penyelia
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 25masing-masing, berikut adalah cara yang telah diwujudkan :▪ Time Tree/ Kalendar PF dan PPF.▪ Board Pergerakan Anggota Farmasi Logistik (KPF, PF, PT & PKA)c) Semua permohonan cuti rehat perlu diisi dalam HRMIS dan diluluskan sebelum bercuti. d) Tuntutan OFF/Cuti Gantian 1 hari bersamaan 8 jam (tidak termasuk waktu rehat) perlu dicatit dalam Buku OFF. Tempoh sah laku OFF/Cuti Gantian adalah dalam tempoh 12 bulan setelah diluluskan oleh Ketua Unit atau boleh dibawa ke hadapan sehingga sebelum anggota bertukar keluar dari HTU atas kepentingan perkhidmatan.4.8 Tuntutan Perjalanan, Kerja Lebih Masa dan Elaun Lebih Masa dan Bayaran Lokum4.8.1 Tuntutan Perjalanan Bertugas Rasmi Di Dalam Dan Luar Negeri adalah berdasarkan Arahan Perbendaharaan (Tuntutan Perjalanan Pegawai Awam), Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan.4.8.2 Kerja Lebih Masa Dan Elaun Lebih Masa dan Bayaran Lokum.Pegawai bertugas yang dijadualkan di dalam Jadual Kerja On-Call yang manabertugas semasa extended hours atau pada hari kelepasan minggu, layak untuk menuntut Elaun Lebih Masa (OT) bagi PPF dan Elaun Lokum bagi PF tertakluk kepada pekeliling dan arahan terkini. Bagi yang tidak layak, boleh menuntut OFF.4.7.3 Waktu Operasi bagi membolehkan Elaun Lokum dibayar adalahmaksimum 8 jam.4.9 Orientasi Anggota4.9.2 Semua anggota baru perlu menghadiri program orientasi yang dianjurkan oleh Unit Farmasi dan HTU dalam masa 3 bulan dari tarikh melapor diri.4.9.3 Borang Senarai Semak Orientasi akan dilengkapkan oleh anggota dan ditandatangani oleh KU/Penyelia dan anggota atau direkodkan dalam buku log oleh Pegawai Farmasi (Kontrak). Anggota baru akan menerima surat /sijil kehadiran bagi program orientasi HTU.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 264.10 MyPerformance dan Pencapaian Prestasi Anggotaa) MyPerformance melibatkan 5 perkara : ● Sasaran Kerja Utama● Penglibatan dan Sumbangan● Kompetensi Kefungsian● Kompetensi Tingkahlaku● Nilai Sepunyab) SubSKU anggota Unit Farmasi akan dikemaskini dari semasa ke semasa berdasarkan sasaran dari Pelan Tindakan atau sasaran BPF KKKM/BPF Negeri/HTU.c) SubSKU anggota Unit Farmasi akan disediakan oleh KPF dan diupload apabila diarahkan oleh pihak atasan.d) Pegawai Yang Dinilai (PYD) akan mengisi pencapaian MyPerformance (bagi Lantikan Tetap) dan LNPT/Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (bagi Lantikan Kontrak) mengikut sukuan apabila diarahkan oleh pihak atasan.e) Setiap anggota Unit Farmasi perlu mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh BPF Negeri termasuk melalui Pelan Tindakan Farmasi tahun semasa untuk pencapaian individu atau pencapaian Farmasi di PTJ masingmasing.5 POLISI DAN PROSEDUR5.1 Pentadbirana) Perkhidmatan Farmasi adalah tertakluk kepada undang-undang dan peraturan-peraturan yang berkaitan seperti Poisons Act 1952 and Regulations, Dangerous Drugs Act 1952 and Regulations dan garis panduan lain yang berkaitan.b) Pengurusan semua aktiviti Perkhidmatan Farmasi HTU di bawah tanggungjawab KPF dan dibantu oleh PF y/m.c) Hari dan Waktu Operasi Perkhidmatan Unit Farmasi adalah seperti berikut:Hari Bekerja #Farmasi DiamondAhad-Rabu 8.00/8.30 pagi - 5.00/5.30 petangKhamis 8.00/8.30 pagi - 3.30/4.00 petangExtended Hours Hari Bekerja Farmasi Ambulatori & Farmasi Pesakit DalamAhad-Rabu 5.00/5.30 petang - 9.00 malamKhamis 3.30/4.00 petang - 9.00 malam
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 27Waktu Bekerja Farmasi Ambulatori & Farmasi Pesakit DalamJumaat dan Jika Hari Kelepasan Am/Negeri jatuh pada hari Jumaat8.30 pagi - 12.30 tengah hari dan6.00 petang - 10.00 malamSabtu danJika Hari Kelepasan Am/Negeri jatuh pada hari Sabtu/Ahad/Isnin/Selasa/Rabu/Khamis10.00 pagi - 2.00 petang dan6.00 petang - 10.00 malamWaktu Bekerja Farmasi Pengeluaran*Ahad-Rabu 8.00 pagi -5.00 petangKhamis 8.00 pagi - 3.30 petangJumaat / Sabtu / Hari Kelepasan Am/Negeri TutupWaktu Bekerja Farmasi Logistik*Ahad-Rabu 7.30/8.00 pagi -4.30/5.00 petangKhamis 7.30/8.00 pagi - 3.30/4.00 petangJumaat / Sabtu / Hari Kelepasan Am/Negeri TutupNota : i. *merujuk waktu rehat pada 1-2 petang dan Flexi-Hours boleh digunakan dengan kebenaran penyelia masing-masingii. #Farmasi Diamond merujuk bangunan di mana aktiviti Farmasi Ambulatori dan Farmakokinetik Klinikal, FPD, Farmasi Farmakoterapi dan Farmasi PRICiii. Pembekalan ubat selepas waktu operasi di atas akan diambil-alih oleh Unit A&E bagi pesakit luar kecuali Petugas Farmasi on-call dipanggil.iv. Petugas Farmasi on-call (hanya PF boleh membekal Bahan Psikotriopik) berperanan membekal ubat-ubatan berdasarkan preskripsi pesakit luar/dalam dan inden stok wad/unit yang urgent.d) Berikut adalah kategori ubat dan preskriber yang dibenarkan untuk memulakan preskripsi bagi ubat-ubatan yang tersenarai dalam FUKKM seperti berikut:
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 28Kategori Ubat Preskriber yang DibenarkanA* Pakar Perunding / Pakar bagi Indikasi yang Spesifik sahajaA Pakar Perunding / PakarA/KK Pakar Perunding / Pakar / Pakar Perubatan KeluargaBPakar Perunding / Pakar / Pakar Perubatan Keluarga / Pegawai PerubatanCPakar Perunding / Pakar / Pakar Perubatan Keluarga / Pegawai Perubatan / Anggota ParamedikC+Pakar Perunding / Pakar / Pakar Perubatan Keluarga / Pegawai Perubatan / Anggota Paramedik/ Anggota Paramedik Perbidanane) Bagi ubat-ubatan dalam kategori A, A/KK dan A* serta melibatkan pakar pelawat (visiting), PF akan membuat pindaan ke atas preskripsi selepas mendapat persetujuan preskriber. Countersign dan cop preskripsi ini akan dilakukan oleh pakar pelawat.f) Anggota farmasi perlu memastikan kesahihan preskriber melalui contoh tandatangan sebelum meneruskan proses pendispensan.g) Semua preskripsi ubat secara manual atau preskripsi elektronik perlu berpandukan senarai FUKKM HTU. Kemasukan ubat baharu FUKKM ke dalam FUKKM HTU perlu mendapat kelulusan dari Mesyuarat JKUT HTU.h) Semua preskripsi perlu disaring dan intervensi yang dilakukan perlu dicatat pada preskripsi dan reten intervensi di laporan PF pesakit luar atau pesakitdalam.i) Semua ubat perlu disemak silang (counterchecking) dan diverifikasi oleh PF/PPF sebelum ubat didispen kepada pesakit /dibekal ke wad/unit.j) Tempoh pelupusan preskripsi asal pesakit luar atau pesakit dalam termasuk preskripsi Bahan Psikotropik dan Dadah Berbahaya adalah dua (2) tahun selepas habis bekal sepenuhnya kepada pesakit. Unit Farmasi akan melupuskan melalui Unit Rekod HTU yang mengendalikan pelupusan mengikut tatacara pelupusan dan Jadual Pelupusan Arkib Negara.Penyimpanan preskripsi perlu sistematik untuk memudahkan pengesanan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 29k) Hanya 22 jenis ubat diluluskan melalui Mesyuarat JKUT HTU bil. 2/2022 bagi penggunaan nama singkatan/abbreviation untuk preskripsi manual pada masa ini.List of Acceptable Drug Name Abbreviations in Hospital Tumpat 2021No Generic Names Accetable Drug Name Abbreviations1 Acriflavine Flavin2 Aqueous Cream Aq. Cream3 Ascorbic Acid Vit C4 Benzyl Benzoate Emulsion EBB5 Chloramphenicol CMC6 Calcium Carbonate CaCO37 Dihydrocodeine Bitartrate DF1188 Ferric Ammonium Citrate FAC9 Glyceryl Trinitrate GTN10 Liquor Picis Carbonis (Coal Tar) LPC11 Magnesium Trisilicate Mixture MMT12 Methyl Salicylate Ointment OMS13 Oral Rehydration Salt ORS14 Paracetamol PCM15 Potassium Chloride KCl16 Potassium Citrate Pot. Citrate17 Oral Sodium Dihydrogen Phosphate Oral NaH2PO418 Potassium Permanganate KMNO419 Silver Sulfadiazine Cream SSD Cream20 Vitamin B Complex Vit. B Co21 Betamethasone Cream BVC22 Betamethasone Ointment BVORujukan : Quick Guide : Preventing Prescription Error l) Pemesanan ubat melalui panggilan telefon tidak dibenarkan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 305.2 PhIS (Pharmacy Information System) a) Rekod perubatan pesakit adalah sulit dan boleh diakses menggunakannombor kad pengenalan dalam PhIS oleh anggota yang diberi kuasa oleh KJF melalui Penyelaras PhIS yang dilantik di mana anggota yang diberi akses berdasarkan peranan (role-based access) serta penggunaan ID pengguna dan kata laluan. b) Identiti pesakit juga boleh disahkan berdasarkan maklumat dalam sistem seperti nombor pendaftaran (MRN), nama penuh dan nombor kad pengenalanc. Semua preskripsi elektronik / preskripsi manual yang diterima akan disaring oleh PF dari aspek kesahihan,ketepatan dos, kekerapan pengambilan, interaksi ubat dan pematuhan kepada FUKKM HTU. Sebarang pembetulan/pindaan akan direkodkan dalam PhISd. Preskripsi akan ditranscribe dalam PhIS dan label ubat akan dihasilkan sebelum proses proses pengisian ubat dilakukan.e. BCP (Business Continuity Plan) Entry akan digunakan semasa berlaku gangguan capaian internet atau berlaku kegagalan PhIS di mana label manual akan digunakan berpandukan SOP BCP HTU.5.3 Preskripsi Farmasi Pesakit Luar5.3.1 Penulisan dan Keperluan Maklumat Atas Preskripsia) Penulisan preskripsi ubat hendaklah mengikut keperluan yang dinyatakan dalamQuick Guide: Preventing Prescription Error bagi memastikan keselamatan pesakit dan regimen ubat yang diberikan sebelum didispens kepada pesakit.b) Setiap preskripsi hendaklah dilengkapi dengan maklumat mengikut keperluanSeksyen 21(2) (Akta Racun 1952), Peraturan 11 Peraturan-peraturan Racun (Bahan Psikotropik) 1989 dan Peraturan 11 Peraturan-Peraturan Dadah Berbahaya 1952.5.3.2 Penggunaan Memo sebagai Preskripsi Untuk Pesakit Membeli Ubat diPremis Farmasi Swastaa) Slip preskripsi kerajaan tidak boleh digunakan untuk tujuan mengarah atau membolehkan pesakit membeli ubat di farmasi swasta.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 31b) PP boleh menggunakan memo sebagai preskripsi bagi tujuan pesakit (yang mendapat rawatan di hospital /klinik kesihatan KKM) untuk membeli ubat di premis farmasi swasta.c) Butiran yang perlu dilengkapkan di dalam memo tersebut ialah seperti berikut :▪ Nama penuh pesakit▪ No kad pengenalan pesakit▪ Umur pesakit▪ Alamat pesakit▪ Nama dan kekuatan ubat, dos, kekerapan penggunaan dan tempoh rawatan▪ Tandatangan dan cop rasmi preskriber▪ Nama, alamat dan nombor telefon klinik kesihatan/hospital▪ Tarikh preskripsi ditulis▪ Nota “Preskripsi ini ditulis atas permintaan pesakit’5.3.3 Tempoh Sah Laku Preskripsia) Tempoh sah laku maksimum preskripsi ubat adalah selama enam (6) bulan. Walau bagaimanapun, tempoh sah laku preskripsi boleh dikaji semula mengikut keperluan dan situasi semasa. Contoh: Tempoh sah laku preskripsi dipinda mengikut keperluan norma baharu semasa Covid-19.i. Tempoh sah laku preskripsi di hospital KKM dipanjangkan kepada satu (1) tahunbagi pesakit yang dikategorikan stabil dan memenuhi kelayakan demi mengawal kekerapan kehadiran pesakit ke fasiliti kesihatan KKM.ii. Tempoh sah laku preskripsi di semua klinik kesihatan masih kekal selama enam (6) bulan demi memastikan penjagaan dan perawatan pesakit secara lebih komprehensif dilaksanakan secara optimum.b) Tempoh sah laku bagi preskripsi yang mengandungi ubat DD dan psikotropikadalah 90 hari mengikut Peraturan 11(3) Peraturan-Peraturan Racun (Bahan-Bahan Psikotropik) 1989.c) Tempoh sah laku preskripsi bermula daripada tarikh preskripsi ditulis.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 325.3.4 Pengurusan Preskripsi yang Memerlukan Intervensia) Pengurusan preskripsi yang memerlukan intervensi perlu mematuhi proses kerja seperti yang dinyatakan dalam Guide to Good Dispensing Practice.b) Konsep 5B penggunaan ubat berkualiti perlu sentiasa diamalkan semasa prosesmengendalikan preskripsi.5.3.5 Pendispensan Ubat 5.3.5.1 Proses Pendispensana) Penerimaan Preskripsib) Penyaringan / Allocation Quantity Supply (online prescription)c) Pelabelan/ Cetak label (electronic prescription)d) Pengisiane) Semak Silang / Countercheckingf) Dispens ubat kepada pesakit5.3.5.2 Polisi Pendispensana) Pendispensan ubat kepada pesakit/penjaga perlu dilaksanakan dalam tempoh 30 minit daripada masa penerimaan preskripsi.b) Semua preskripsi yang diterima perlu disaring dan diverifikasi oleh PF.i. Pesakit perlu dirujuk semula ke klinik berkaitan jika preskripsi yang diterima tidak lengkap/tamat tempoh.ii. Preskriber perlu dihubungi jika preskripsi yang diterima tidak lengkap dari segi regimen ubat untuk sebarang perubahan/pengesahan regimen ubat tersebut.iii. Preskripsi yang dibetulkan perlu mendapat pengesahan daripada preskriber/ maklumkan kepada preskriber untuk pembetulan ubat dalam sistem (electronic prescription) dan noted dalam preskripsi oleh PF dengan persetujuan PP.iv. Semua intervensi perlu direkodkan dalam borang intervensi.c) Pendispensan Bahan Psikotropik dan Dadah Berbahaya perlu mematuhi
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 33akta, peraturan dan garis panduan yang ditetapkan.d) Penyediaan dan pendispensan ubat-ubat extemporaneus perlu mematuhi Amalan Penyediaan Baik (Good Preparation Practice).e) Melaksanakan CQDC (Centralized Query Dispensing Checking) dengan amalan semakan berterusan dalam setiap langkah proses pendispensan oleh orang yang berbeza untuk meningkatkan keselamatan pengubatan.5.3.5.3 Tatacara Pendispensan Ubat kepada Pesakita) Pendispensan ubat kepada pesakit/penjaga perlu dilaksanakan dalam tempoh 30 minit daripada masa penerimaan preskripsi.b) Semua preskripsi yang diterima perlu disaring dan diverifikasi oleh PF:- Pesakit perlu dirujuk semula ke klinik/wad berkaitan jika preskripsi yang diterima adalah tidak lengkap/tamat tempoh.- Preskriber perlu dihubungi jika preskripsi yang diterima adalah tidak lengkap dari segi regimen ubat jika ada sebarang perubahan - Preskripsi yang dibetulkan perlu mendapat pengesahan daripada preskriber/maklumkan kepada preskriber untuk pembetulan dalam sistem (electronic prescription). PF akan membuat pembetulan ke atas preskripsi.c) Pendispensan/pesanan Dadah Berbahaya dan Bahan Psikotropik perlu mematuhi akta, peraturan dan garis panduan yang ditetapkan.d) Penyediaan dan pendispensan ekstemporaneous perlu mematuhi Amalan Penyediaan Baik Amalan Semak Silang.e) Semua ubat perlu disemak silang/CQDC (Centralised Quality Dispensing Control) perlu diamalkan dalam proses pendispensan untuk meningkatkan keselamatan pengubatan oleh PF/PPF sebelum didispen kepada pesakit.5.3.6 Pembekalan Ubat 5.3.6.1 Tempoh Pembekalan Ubata) Tempoh pembekalan ubat adalah satu (1) bulan. Preskripsi yang melebihi tempoh satu (1) bulan akan dibekalkan secara separa sehingga tempoh bekalan preskripsi dipenuhi atau lengkap tempoh pembekalan berdasarkan tempoh preskripsi yang ditulis oleh preskriber.▪ Pembekalan ubat selama dua (2) bulan boleh dipertimbangkan dengan memberi keutamaan kepada perkhidmatan VAS atau jika stok ubat
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 34mencukupi di musim haji, banjir dan lain-lain bila perlu.b) Bekalan susulan boleh diberikan melalui Perkhidmatan VAS Farmasi HTU seperti L4U, P&T dan UMP.c) Pembekalan preskripsi ubat/Bahan Psikotropik dan Dadah Berbahaya adalah merujuk konteks perundangand) Sekiranya bekalan ubat terputus, pesakit atau penjaga perlu ke klinik berkaitan untuk memastikan kesinambungan bekalan ubat pesakit. Preskripsi walk-in akan dibekalkan untuk tempoh satu (1) minggu selepas pesakit mendapatkan preskripsi HTU dari Unit A&E. e) Preskripsi dari fasiliti bukan KKM TIDAK DITERIMA.f) Preskripsi Self-Prescribe dan Self Countersign TIDAK DIBENARKAN5.3.6.2 Pembekalan Ubat bagi Pesakit Discaja) Pesakit yang telah stabil boleh didiscaj /dirujuk keluar ke fasiliti kesihatan KKM yang berhampiran atau yang lain dan mengikut Garis Panduan Pembekalan Ubat kepada Pesakit yang Discaj Melalui Surat Rujukan bagi Meneruskan Rawatan di Fasiliti KKKM.b) Bagi kes yang memerlukan ubat kategori A*/ ubat kelulusan khas KPK, pesakit tidak boleh dirujuk keluar ke klinik kesihatan.c) Bagi kes pesakit yang memerlukan ubat kategori A, ubat pesakit sebaik-baiknya ditukarkan ke ubat kategori A/KK yang bersesuaian dan distabilkan sebelum dirujuk keluar ke klinik kesihatan.d) Sekiranya pesakit perlu didiscaj ke klinik kesihatan, fasiliti yang merujuk perlu menanggung pembekalan ubat kategori A/A*/UKK KPK sepanjang tempoh rawatan pesakit kecuali A/A* dalam tempoh 6 bulan sahaja.e) Komunikasi di antara pihak farmasi yang merujuk dan dirujuk adalah penting bagi memastikan tiada sebarang masalah yang timbul berkaitan pembekalan ubat kepada pesakit yang terlibat.5.3.6.3 Pembekalan Ubat kepada Warga AsingPembekalan ubat kepada warga asing di fasiliti kesihatan KKM adalah seperti berikut :
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 35
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 36
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 375.3.6.4 Pembekalan Ubat kepada Pesakit Untuk ke Luar NegaraPembekalan ubat kepada pesakit yang ingin keluar negara adalah berdasarkan peraturan HTU serta mematuhi syarat/peraturan yang ditetapkan oleh negara yang hendak dilawati.5.3.6.5 Pengurusan Ubat yang Tidak DituntutUbat yang telah disediakan tetapi tidak dituntut oleh pesakit HTU akan disimpan dalam masa 7 hari selepas tarikh pungutan yang telah ditetapkan.5.3.6.6 Pengurusan Ubat yang DipulangkanPemulangan ubat oleh pesakit akan dimasukkan dalam kotak MyMedisafe. Laporan Pelaksanaan Inisiatif Pelupusan Ubat-Ubatan Dalam Simpanan Pesakit Demi Kelestarian Alam Sekitar (MyMediSafe) di Hospital KKM akan dilaporkan setiap 6 bulan (Jan-Jun dan Jul-Dis)5.3.6.7 Kaunseling Ubat-Ubatan dan Pendidikan kepada Pesakita) PF bertanggungjawab menyampaikan kaunseling ubat-ubatan dan pendidikan supaya pesakit komplians dan selamat melalui penggunaan ubat yang betul.b) Bantuan alat kaunseling seperti flipchart, video, pembentangan powerpoint dan lain-lain boleh digunakan agar pesakit lebih mudah difahami.c) Informasi tambahan bertulis seperti risalah atau diari pesakit berkaitan ubat-ubatan dan penyakit yang dihadapi boleh diberikan kepada pesakit bagi memperkukuhkan lagi komunikasi secara lisan.d) PF perlu memastikan pesakit atau penjaga memahami perkaraperkara berikut : ▪ Indikasi Ubat▪ Kaedah penggunaan atau pengambilan ubat tersebut▪ Faedah atau kesan pengubatan yang diharapkan dari ubat tersebut▪ Kesan sampingan atau kesan advers yang perlu diperhatikan▪ Tindakan yang perlu dibuat jika berlaku kesan sampingan atau kesan advers (ADR) atau terlupa makan ubat.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 38e) Perkhidmatan kaunseling norma baru seperti kaunseling melalui telefon dan kaunseling secara maya (Virtual Counseling) boleh ditawarkan kepada pesakit.f) Semua PF kecuali KPF perlu menjalani Peer Review Counselling sekurang-kurangnya sekali setahun.5.3.6.8 Pelaksanaan Medication Therapy Adherence Clinic (MTAC)a) Mengenalpasti pesakit yang sesuai untuk direkrut/enrolled ke dalam aktiviti MTACb) Membuat penilaian awal terhadap pesakit yang dikenalpasti.c) Melaksanakan aktiviti MTAC mengikut Protokol MTAC Unit Farmasi HTUd) PF MTAC telah/akan menjalani latihan sangkut/echo yang diiktiraf e) Kaunseling norma baharu (by phone) dan kaunseling secara maya (virtual counseling) akan dilaksanakan mengikut sasaran kaunseling yang telah ditetapkan oleh BPF Negeri.5.4 Preskripsi atau Inden ke Farmasi Pesakit Dalam5.4.1 Pemesanan Ubat (Prescribing Policy)a. Semua preskripsi/pesanan ubat adalah berdasarkan FUKKM HTU b. Label PhIS akan dicetak selepas kemasukan data. Bagaimanapun, BCP (Business Continuity Plan) Entry akan digunakan semasa berlaku gangguan capaian internet atau berlaku kegagalan PhIS di mana label manual akan digunakan.c. Kategori preskriber sama seperti 5.1c. 5.4.2 Pembekalan Ubat Farmasi Pesakit DalamPembekalan ubat kepada pesakit dalam wad atau stok wad/unit dijalankan mengikut Garis Panduan Pembekalan Farmasi Pesakit Dalam dan Garis Panduan Pengendalian Bahan Psikotropik di Fasiliti KKM. Manakala pendispensan Methadone hanya dibuat untuk pesakit berkaitan masuk wad sahaja mengikut garis panduan yang ada.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 39a) Penghantaran Troli Ubat, Bekas Ubat, Preskripsi dan Inden Stok Wad/Unit● Troli Ubat dan/ Bekas Ubat, preskripsi baru dan Borang Status Pesakit Mengikut Katil perlu dihantar ke FPD sebelum pukul 9 pagi (Sesi 1) setiap hari bekerja (Ahad – Khamis) supaya ubat-ubatan dapat dibekal dalam masa 3 jam bagi preskripsi yang lengkap tanpa kuiri mengikut Piagam Pelanggan FPD HTU.● Inden IV Drips dihantar ke Farmasi Pengeluaran (melalui PhIS) sebelum pukul 9 pagi (Sesi 1) pada hari Ahad dan Rabu supaya ubat dapat dibekal dalam masa 3 jam bagi inden yang lengkap tanpa kuiri sebagaimana Piagam Pelanggan FPD Hospital Tumpat.● Di luar hari inden, wad/unit perlu maklum FPD/Farmasi Pengeluaran terlebih dahulu.● Semua pembekalan ubat akan disemak silang oleh anggota farmasi yang lainb) Pengendalian Preskripsi/ Pesakit Dalam/Carta Pengubatan● Semua preskripsi pesakit dalam/Carta Pengubatan akan disaring oleh PF dan sah digunakan untuk bekalan maksimum 7 hari sahaja.i) Saringan preskripsi meliputi nama penuh pesakit, nombor kad pengenalan penuh, nama wad, no katil, jantina, umur, diagnosis, berat, alahan ubat, nama ubat (ada dalam FUKKM HTU), kesesuaian dos, frekuensi dan durasi yang betul , semakan klinikal pesakit (interaksi ubat, polifarmasi, alahan, kontraindikasi dan kesesuaian terapi terhadap pesakit) dan tandatangan pakar (jika ubat List A*/A atau A/KK).ii) Preskripsi pediatrik perlu ditulis berat badan pesakit untuk pengiraan dos yang tepat.iii) Preskripsi tidak lengkap/tidak tepat akan dikembalikan ke wad dengan Nota Intervensi iv) Tempoh sah preskripsi adalah 7 hari. Jika terima preskripsi baru sebelum 7 hari bagi ubat dan dos yang sama/double prescription, maka preskripsi lama akan terbatal. v) Preskripsi yang diterima selepas waktu pejabat, hanya preskripsi urgent akan disaring /diproses oleh Petugas oncall. (Urgent bermaksud pesakit BARU/ubat URGENT/STAT DOSE tetapi BUKAN stok wad/unit).
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 40● Preskripsi baru yang telah disaring akan dilekatkan pada CMR pesakit. Penyaringan preskripsi-preskripsi lama yang telah dilekatkan pada CMR juga perlu dilakukan secara semak silang dengan PhIS.● Jika terdapat sebarang keraguan, PF akan hubungi PP untuk pengesahan.Sebarang pembetulan/pindaan perlulah dicatat pada CMR, contoh: spoken to (s/t) atau confirmed with (c/w). Preskriber juga perlumencatit/merekodkan dalam rekod perubatan pesakit.● Untuk pemberhentian/penangguhan ubat (withold), catatan dibuat pada CMR dan PhIS.● Pembekalan ubat pesakit dalam :- Dibuat secara unit dos menggunakan Troli Pengubatan/Sampul Plastik/Bekas Ubat/Bahan Psikotropik- Tempoh maksimum bekalan preskripsi adalah 7 hari kecuali beberapa jenis ubat dibekalkan terus untuk tempoh 1 minggu/secara one-off/sekali bekal mengikut arahan preskriber seperti sediaan sirap, suspension, solution, mixture, cream/ointment, enema, suppository, eye/ear drop/ointment, Insulin (1 vial/penfill) dan Tablet Glycerin Trinitrate (1 botol).● Bagi ubat yang memerlukan kelulusan pakar, PP telah menghubungi pakar :i. Jika tiada tanda tangan pakar -bekalan setiap hari dan preskkripsi dikembalikan setiap hari sehingga maksimum hingga hari ke 3.ii. Hari ke 4, tiada bekalan jika masih tiada tandatangan pakar. iii. PP perlu mendapatkan tandatangan pakar dan kembalikan preskripsi asal kepada farmasi untuk bekalan seterusnya jika pesakit masih dalam rawatan.● Bagi jenis antibiotik tertentu, Borang Antibiotic Order Form perlu diisi sebelum memulakan antibiotik tersebut dan Borang 72 Hours Antibiotic Review Form perlu diisi untuk penggunaan selepas 72 jam dan seterusnya oleh PP/pakar berkaitan sebelum bekalan dilakukan.● Borang Blood Product perlu lengkap diisi dan ditandatangani oleh Pakar berkaitan. Bekalan Blood Product menggunakan stok yang diterima dari Pusat Darah Negara bagi indikasi seperti yang tersenarai dalam borang sahaja.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 41● Bagi penggunaan ubat atau Blood Product di luar indikasi tersenarai, Farmasi perlu memohon kelulusan KPK (Ketua Pengarah Kesihatan) sebelum pembelian atau pembekalan dilakukan.c) Pembekalan Ubat Floor Stock, Troli Kecemasan dan IV Drips (Cecair Intravena):● Jadual Pembekalan stok wad/unit oleh FPD adalah seperti berikut :Hari Pembekalan Stok Wad/Unit Wad atau UnitSetiap Hari Unit KecemasanAhad & Rabu Wad dan Unit Lain● Kuantiti stok yang disimpan hendaklah mengikut senarai stok wad/unit yang telah dipersetujui dan disahkan. Senarai stok wad/unit akan diedarkan pada awal tahun merupakan senarai ubat yang perlu disimpan oleh wad/unit masing-masing serta mengandungi kuantiti minimum,buffer dan maksimum ubat yang perlu disimpan dan kuantiti ini ditentukan oleh wad/unit masingmasing dengan kelulusan pihak farmasi..● Kuantiti stok ubat perlu sentiasa berada pada paras tinggi dengan sentiasa top up pada hari inden (Ahad dan Rabu) atau sekurang-kurangnya apabila kuantiti stok telah menurun sehingga paras buffer. Jika hari inden jatuh pada hari cuti, wad/unit perlu hantar inden sehari lebih awal dan boleh membuat double inden pada minggu berkenaan.Hari Inden IV Drip Masa Bekal LokasiAhad & Rabu 8.30 pagi – 4.30 petang Farmasi PengeluaranJumaat – Sabtu TutupHari Cuti / Kelepasan Am / Negeri● Bagi pemesanan ubat-ubatan rangkaian sejuk, wad/unit perlu membawa cold box semasa pembekalan dibuat.● Hanya JT atau PPP sahaja dibenarkan mengambil ubat setelah semakan ke atas setiap item dan perlu menandatangani rekod pengambilan ubat. Segala kekurangan atau kehilangan selepas bekalan tidak lagi menjadi tanggungjawab pihak farmasi.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 42d) Pembekalan Bahan Psikotropik dan Dadah Berbahaya● Jadual pembekalan Bahan Psikotropik ke wad/unit perlu dihantar melalui PhIS ke FPD seperti berikut:Hari Pembekalan Bahan Psikotropik Wad atau UnitSetiap Hari Unit KecemasanAhad & Rabu Wad dan Unit Lain● Daftar Preskripsi Bahan Psikotropik perlu dikemaskini sebelum dihantar ke farmasi bersama kotak berkunci dan ampul/vial kosong selaras dengan kuantiti yang dipesan dan dalam keadaan yang selamat ● Setiap pembekalan melalui preskripsi perlu disertakan dengan arahan administrasi pada label ubat perlu lengkap mengikut Guide to Good Dispensing Practice. Label ubat dikemaskini mengikut preskripsi terkini setiap kali pembekalan dilakukan.● Semua pembekalan ubat perlu melalui semak silang oleh anggota yang bertugas sebelum diserahkan kepada JT atau PPP.● Sebarang pembekalan di luar waktu pejabat akan dipertimbangkan dalam keadaan tertentu dengan kelulusan PF yang bertugas.● Bagi pembekalan secara patient basis, PP perlu mempreskrib Bahan Psikotropik dalam Carta Pengubatan Pesakit. JT atau PPP akan menghantar pesanan bahan psikotropik tersebut melalui sistem PhIS dan menyimpan ubat tersebut sebagai “stok sementara” di dalam wad/unit. Selepas pesakit discaj, wad/unit kena memulangkan baki ubat kepada pihak farmasi.● Semua pembekalan ubat akan disemak silang oleh anggota farmasi yang lain ● Hanya JT atau PPP sahaja dibenarkan mengambil ubat setelah semakan ke atas setiap item dan perlu menandatangani rekod pengambilan ubat. Segala kekurangan atau kehilangan selepas bekalan tidak lagi menjadi tanggungjawab pihak Farmasi.● Administrasi mesti mengikut arahan pada preskripsi dan direkodkan segera dalam Daftar Preskripsi Bagi Bahan Psikotropik (Pesakit Dalam/ Inpatient) serta tandatangan pada carta pengubatan.● Setiap transaksi perlu direkodkan dengan serta merta.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 43● Lebihan ubat injeksi selepas administrasi dilupuskan dengan disaksikan oleh seorang pegawai perubatan/ penolong pegawai perubatan/ jururawat yang bertugas.● Kabinet penyimpanan bahan psikotropik perlu sentiasa berkunci dan hanya boleh diakses oleh kakitangan yang ditugaskan sahaja. Pergerakan kunci perlu sentiasa direkodkan dan dikemaskini dalam Buku Rekod Pergerakan Kunci.● Anggota kesihatan yang diberi kuasa perlu membuat pemeriksaan stok Bahan Psikotropik setiap kali pertukaran syif. Penyelia/ Ketua Jururawat juga bertanggungjawab melakukan pemeriksaan stok tersebut sekurangkurangnya sekali sebulan.● Semakan Checked & Found Bahan Psikotropik mesti dilakukan pada setiap syif atau sekurang-kurangnya seminggu sekali bagi unit yang beroperasi pada waktu pejabat dengan menggunakan pen berwarna merah.● Sebarang pemindahan rekod ke Daftar Preskripsi Bagi Bahan Psikotropik yang baru adalah melalui Farmasi. Daftar Preskripsi Bagi Bahan Psikotropik yang telah habis digunakan perlu dikemaskini sebelum dihantar. Unit pengguna digalakkan untuk membawa bersama baki bahan psikotropik dalam pegangan bagi mengelakkan sebarang percanggahan rekod.● Semua rekod bagi pembekalan bahan psikotropik perlu disimpan selama dua (2) tahun dari tarikh transaksi yang terakhir. Preskripsi bagi pembekalan bahan psikotropik perlu disimpan selama dua (2) tahun. Semua rekod perlu disimpan di unit yang membuat perekodan sehingga rekod dilupuskan.● Sebarang insiden seperti kehilangan, pecah dan ketidakselarasan kuantiti perlu dimaklum-kan kepada Penyelia/ Ketua Jururawat yang menjaga wad/ unit tersebut. Notifikasi Insiden Pengendalian Bahan Psikotropik mengikut garis panduan perlu dihantar kepada PFy/m FPD.e) Bekalan Ubat-Ubatan yang dibawa oleh Pesakit semasa Kemasukan Wad● Rujuk 5.3.4
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 44f) Kaunseling Farmasi Pesakit DalamPerkhidmatan kaunseling ubat-ubatan FPD adalah untuk pesakit dalam wad yang berpenyakit kronik seperti Darah Tinggi, Jantung, Kencing Manis, Asma, dan lain-lain. Selain itu, aktiviti Bedside Dispensing atau pembekalan ubat di tepi katil pesakit dijalankan mengikut jadual ditetapkan bersama semua PF wad.g) Pemulangan Ubat dan Ubat Hampir Luput● Semua ubat dipulangkan ke FPD pada hari yang sama/dalam masa 24 jam selepas pesakit discaj dan tidak boleh digunakan untuk pesakit lain● Ubat-ubatan yang akan tamat tempoh dalam masa 1 bulan perlu di tagging dengan sticker merah/oren dan akan digunakan sehingga sehari sebelum tarikh luput (expiry date) bagi mengurangkan pembaziran wang kerajaan. Ini termasuk jika FPD mendapati terdapat ubat yang telah menjadi slow moving item, maka PF y/m FPD akan menawarkan kepada unit pengguna atau fasiliti KKM lain. h) Pemeriksaan Wad/Unit● Pemeriksaan wad/unit dijalankan sebanyak 3 kali setahun bagi tempoh Jan-Apr / Mei-Ogos / Sept-Dis, untuk memastikan penyimpanan dan penyelenggaraan ubat-ubatan berada dalam keadaan yang selamat dan efisien.● Pemeriksaan dijalankan oleh Pegawai Farmasi dan Penolong Pegawai Farmasi.● Pemeriksaan dilakukan pada troli ubat pesakit, bahan psikotropik, troli kecemasan dan floor stock, ubat/produk rangkaian sejuk, cecair intravena dan ubat internal dan eksternal serta disinfektan.5.4.3 Pembekalan Ubat Discaja) Penyaringan Preskripsi Discaji. PF Farmakoterapi / Farmasi Ambulatori akan menyaring dan menyemak preskripsi discaj dengan senarai ubat-ubatan pesakit di dalam wad berdasarkan PhIS. Jika terdapat sebarang keraguan, PF aka berhubung dengan pihak wad.ii. Sebarang perubahan atau intervensi akan direkodkan di dalam PhIS.