POLISI OPERASI UNIT FARMASI 45b) Pengisian, pelabelan, dan semak silang ubat bagi preskripsi discaji. Proses pengisian, pelabelan, dan semak silang ubat akan dibuat mengikut pembekalan ubat Farmasi Ambulatori.ii. Setiap aggota yang melaksanakan proses ini perlu menandatangani pada lebel pembekalan ubat. Proses semak silang dan pengisian perlu dilakukan oleh aggota yang berbeza.iii. Semua kesilapan penguabatan hendaklan dibuat pembetulan dan direkod di dalam borang QAP 1.c) Pendispensan ubat discaji. Ubat-ubatan bagi pesakit discaj boleh didispens di kaunter Farmasi Ambulatori atau melalui aktiviti bedside dispensing di wad.ii. Semasa aktiviti bedside dispensing, kaunseling ubat-ubatan juga boleh dijalankan secara individu dan berkumpulan (mengikut keperluan) mengikut Garis Panduan Kaunseling Ubat-ubatan semasa.d) Pengurusan pesakit discaj dengan ubat POMsi. Rujuk Polisi dan Garispanduan Program Patient’s Own Medicinese) Pembekalan ubat pesakit discaji. Dijalankan oleh anggota Farmasi Ambulatori dan Farmasi Wadii. Bagi preskripsi discaj yang didispens melalui Farmasi Ambulatori, prosedur pembekalan ubat adalah berdasarkan Prosedur Pembekalan Ubat-ubatan di Farmasi Ambulatori.5.4.4 Patient’s Own Medications (POMs)a) Penggunaan POMs untuk Pesakit dalam Wad• Ubat yang dibawa oleh pesakit dalam wad diuruskan berdasarkan Polisi dan Garis Panduan Program Patients’ Own Medicines (POMs).• POMs yang akan digunakan di dalam wad mestilah dipreskrib oleh PP dan preskripsi tersebut perlu ditandakan POMs di dalam PhIS.• POMs akan dikendalikan oleh JT dan dipantau oleh PF bagi mengelakkan sebarang kesilapan pengubatan.• Sekiranya bekalan ubat POMs kehabisan, PP perlu mempreskrib preskripsi baru dan FPD perlu membekalkan ubat tersebut.• Bagi ubat yang di luar formulari HTU, PP hendaklah menilai keperluan ubat tersebut dan rujuk kepada prosedur berkaitan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 46• POMs hendaklah disimpan di tempat yang selamat di wad. Bagi ubatrangkaian sejuk, ianya perlu disimpan di peti sejuk wad.b) POMs yang tidak digunakan untuk pesakit dalam wad• POMs yang telah diberhentikan penggunaannya perlu diasingkan :- POMs dari fasiliti KKM yang tidak digunakan semasa di wad atau POMs yang dibeli sendiri akan dipulangkan/akan diberikan semula kepada pesakit • POMs yang didapati telah rosak dan tamat tarikh luput termasuk di bawah kategori ubat terkawal/bahan psikotropik perlu dihantar ke FPD untuk tindakan dilupuskan.• Pesakit/penjaga akan dimaklumkan jika POMs tidak digunakan atau telah rosak.c) Pemindahan pesakit dalam wad ke wad atau fasiliti lain• JT perlu memastikan ubat POMs dihantar bersama pesakit yang akan dipindahkan ke wad atau fasiliti lain bagi membolehkan rawatan diteruskan.d) Pembekalan POMs ketika discaj• Preskripsi discaj disemak oleh PF bagi memastikan POMs diteruskan atau tidak.• Bagi POMs yang akan diteruskan, penambahan kuantiti ubat-ubatan perlu dilakukan mengikut durasi dalam preskripsi discaj.5.5 Farmasi Farmakoterapia) Pegawai Farmasi Farmakoterapi akan memastikan rekonsiliasi ubat (drug reconcilliation) dilakukan secara sistematik bagi meningkatkan keselamatan pesakit, mengelakkan kesilapan ubat dan menjamin kesinambungan terapi ubat semasa kemasukan, pemindahan dan discaj pesakit.b) Penilaian sejarah pengubatan pesakit dan rekonsiliasi ubat-ubatan dilakukan berdasarkan ketetapan dalam Manual PF.c) Pegawai Farmasi Farmakoterapi bertanggungjawab : -menyemak sejarah pengubatan pesakit digalakkan dalam tempoh 24 jam pertama selepas kemasukan di mana maklumat diperolehi daripada pesakit atau penjaga-pengambilan sejarah pengubatan menggunakan borang CP1 yang
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 47terdapat dalam PhIS dan satu (1) salinan CP1 akan dikepilkan dalam carta pengubatan pesakit.-pengisian CP1 adakah berdasarkan Guideline on Ward Pharmacy Activities 2023- Borang CP1 yang lengkap akan dicetak dan ditandatangan oleh PF dan jika melibatkan Pegawai Farmasi Provisional (PRP), tandatangan timbal harus dilakukan oleh PF wad berkaitand) Penilaian sejarah pengubatan oleh PF akan merangkumi maklumat berikut:● tarikh terakhir temujanji klinik/kemasukan ke wad● status alahan atau ADR● status kehamilan dan penyusuan● senarai ubat-ubatan yang diambil pesakit termasuk nama ubat, dos, frekuensi pengambilan, indikasi dan baki stok ubat-ubatan● senarai ubat-ubatan tradisional, herba dan supplement● bagi ubat-ubatan pesakit yang dibawa semasa kemasukan ke wad, PF Farmakoterapi akan menilai sama ada boleh digunakan atau dilarang guna seperti yang dinyatakan dalam Polisi dan Garis Panduan Patient’s Own Medications (POMs) seperti berikut :No Kriteria Boleh Digunakan Dilarang Guna1. Ubat biji/ loose tablet di dalam botol/sampul● Masih dalam pembungkusan asal lengkap dengan butiran ubat● Tiada maklumat lengkap dengan butiran ubat2. Ubat biji di dalam blister packTerdapat maklumat berikut pada blister pack:● Nama ubat ● Kekuatan ubat● Tarikh luput● Nombor kelompok● Tiada nama ubat● Tiada kekuatan ubat● Tiada tarikh luput● Tiada nombor kelompok
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 483. Ubat krim dan Suppositori● Dalam pek asal● Belum tamat tempoh● Ubat dalam keadaan bersih● Telah sampai tarikh luput● Krim telah berubah warna● Pembungkusan kotor/rosak4.Cecair ● Belum tamat tempoh/mempunyai tarikh buka ● Penyimpanan yang betul ● Disimpan dalam botol asal ● Tiada/tamat tarikh luput● Cara penyimpanan tidak dapat dikenal pasti/ tidak betul● Fizikal ubat telah berubah5. Insulin Dibekalkan/dibuka lebih dari 28 hari (jika tidak disimpan dalam peti sejuk)e) Membuat rondaan wad bersama pakar dan PP, memberi maklumat secara aktif, membincangkan PCI dan merekod dalam CP3-Clinical Pharmacy Reportf) Pegawai Farmasi bertanggungjawab menyaring dan memantau ubatubat yang dipreskrib kepada pesakit agar mematuhi garis panduan yang ditetapkan.g) Setiap pesakit akan diberi ubat-ubatan yang berkualiti dan berlabel serta penerangan yang jelas mengenai pengambilan dan penggunaan ubat-ubatan yang dibekalkan.h) Jika terdapat sebarang masalah atau keraguan tentang terapi ubat, perlulah dibincangkan dengan pegawai perubatan terlebih dahulu sebelum ubat didispen. Semua intervensi perlu direkodkan dalam borang CP2.i) Kaunseling ubat-ubatan-PF Farmakoterapi atau PRP akan memberi kaunseling ubat-ubatan dalam waktu pejabat atau semasa aktiviti bedside dispensing dilakukan
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 49dan penjelasan lebih lanjut diberi kepada pesakit dan penjaga supaya mereka lebih faham mengenai terapi ubat yang perlu dijalani. -aktiviti ini akan didokumentasikan dalam PhIS.-rujukan kaunseling atau pemantauan seterusnya kepada unit/hospital/ klinik kesihatan lain (jika perlu) adalah melalui nota rujukan discaj (CP4). Borang CP4 akan diberi kepada pesakit untuk dibawa ke fasiliti dirujuk mana PF yang merujuk akan menghubungi PF yang dirujuk bagi memberi maklumat awal pesakit5.6 Perkhidmatan Farmakokinetik Klinikal (FKK)i.Farmakokinetik Klinikal adalah sebahagian penjagaan farmaseutikal yang melibatkan pengurusan ubat-ubatan yang mempunyai julat terapeutik yang sempit (narrow therapeutic range). FKK juga sebagai rujukan untuk menentukan dos terapeutik ubat yang optimum berdasarkan keadaan klinikal pesakit.ii.Pemantauan FKK penting dalam penilaian dan pemantauan ubat terapeutik yang sesuai selain mengenal pasti dan menyelesaikan masalah yang berpotensi berkaitan dengan : a.dos yang tidak sesuaib. kesan advers ubatc.interaksi ubat-ubatand.interaksi ubat-penyakite.interaksi ubat-peralatan perubatanf. ketidakpatuhang.kes disyaki toksikiii. Tatacara Perkhidmatan Farmakokinetik Klinikal adalah : a. Borang permohonan TDM (Therapeutic Drug Monitoring) boleh diperolehi di FPDb. Wad / unit yang membuat permohonan untuk perkhidmatan ini bagi beberapa jenis ubat dengan julat terapeutik sempit (Antibiotik: contohnya Aminoglicoside dan Vancomycin, Antiepileptik: contohnya Sodium valproate, Phenytoin, dan Carbamazepin, Theophylline, Digoxin, serta kes-kes keracunan seperti Paracetamol atau Salicylate) perlu memaklumkan kepada PF FKK.c. PP perlu mengambil sampel darah untuk ujian TDM dan megisi borang
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 50permohonan TDM dengan lengkap serta membuat permohonan melalui sistem iLAB.d. Pihak wad/unit perlu menghantar sampel darah untuk pengasingan serum di Unit Patologi.e. PF yang bertugas akan menyaring borang permohonan TDM yang telah lengkap diisi sebelum sampel tersebut dihantar ke Jabatan Patologi HRPZII.f. PF bertugas akan menghubungi pihak unit/wad sekiranya borang permohonan TDM yang telah diisi tidak lengkap atau terdapat sebarang masalah lain.g. Permohonan TDM akan ditolak sekiranya masa pengambilan sampel darah tidak tepat berdasarkan masa pengambilan yang telah ditetapkan mengikut jenis ubat, isipadu darah tidak mencukupi, atau darah telah membeku.h. Pada hari cuti (hujung minggu / kelepasan am), permohonan TDM hanya untuk kes-kes kecemasan seperti keracunan (contoh: paracetamol dan salicylate), pesakit disyaki mengalami kesan toksik ubat, atau pesakit dengan status epileptic. Bagi kes yang bukan urgent, sampel darah akan diasingkan, disimpan di Unit Patologi HTU dan akan dihantar ke Jabatan Patologi HRPZII pada keesokan hari.i. Sampel darah dihantar ke Jabatan Patologi HRPZII untuk dianalisa.j. PF bertugas akan menghubungi Unit Patologi HTU untuk mendapatkan keputusan ujian yang diperolehi dari sistem iLAB.k. PF bertugas juga akan membuat pengiraan dan interpretasi TDM berdasarkan keputusan paras ubat yang diperolehi serta memaklumkan keputsan kepada PP yang memohon.5.7 Rekonstitusi Ubat Sitotoksik (CDR) dan Total Parenteral Nutrition (TPN)a) Jika terdapat kes yang memerlukan bekalan CDR dan TPN, FPD HTU bertanggungjawab mengurus bekalan yang akan diperolehi daripada Jabatan Farmasi HRPZ II sebelum dibekalkan kepada pesakit dalam wad.b) Sediaan Sitotoksik perlu disimpan mengikut suhu yang ditetapkan (contoh sediaan rangkaian sejuk = 2-8°C atau sediaan suhu bilik = 20-25°C) bagi memastikan stabiliti sediaan terjamin. Pihak Wad perlu membawa cold box CDR untuk mengambil ubat sitotoksik rangkaian sejuk.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 51b) Baki ubat sitotoksik boleh dilupuskan melalui Radicare.c) Spill Kit Sitotoksik ada disimpan di FPD untuk bekalan kepada unit yang terlibat untuk pengendalian tumpahan dan dekontaminasi yang akan dilakukan oleh Radicare di unit yang terlibat.5.8 Farmasi Logistiki. Perolehan Itema) Perolehan item adalah berdasarkan peruntukan yang diterima mengikut kod objek.b) Semua perolehan item hendaklah diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan tanggungan dicatatkan ke dalam dummy vote Farmasi Logistikc) Semua perolehan dan kawalan inventori mestilah mengikut Pekeliling Perbendaharaan, Akta Prosedur Kewangan, TPS atau prosedur standard.d) Perolehan dan pembekalan yang dilakukan merangkumi ubat, vaksin, alat pakai buang (consumables) dan gas perubatan kepada unit-unit pemesan. Unit pemesan terdiri daripada semua stor unit farmasi, semua wad dan unit di HT dan fasiliti kerajaan yang lain apabila memerlukan.e) Perolehan item bukan standard ubat akan dibuat berdasarkan borang permohonan pembelian ubat-ubatan bukan standard Hospital Tumpat (HT/KEL/FAR-024 Pindaan 1) yang dipohon oleh Pakar Perubatan dan perlu diluluskan oleh Pengarah Hospital. f) Perolehan item bukan standard bukan ubat akan dibuat berdasarkan borang nota minta yang perlu diisi oleh unit pemesan dan diluluskan oleh Pengarah Hospital. g) Perolehan ubat yang tiada dalam FUKKM atau ubat tidak berdaftar hanya boleh dibuat setelah mendapat kelulusan Ketua Pengarah Kesihatan (KPK).h) Perolehan item permit import dibuat selepas permit import diluluskan oleh KPK.i) Penyediaan Pesanan Kerajaan/Local Purchase Order (LPO) untuk perolehan semua item berkaitan dibuat berdasarkan kategori item tersebut iaitu:● Item Approved Product Purchase List (APPL): Pesanan melalui PhIS
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 52kepada Pharmaniaga Logistics Sdn. Bhd. (PLSB) untuk item dalam senarai APPL.● Item Kontrak KKM: Pesanan melalui e-Perolehan kepada pembekal yang telah dilantik dan mengikut spesifikasi yang telah ditentukan oleh pihak KKM.● Item Sebut Harga (Lampiran Q): Pesanan melalui sistem e-Perolehan kepada pembekal yang telah dilantik oleh HTM bagi item yang nilai perolehan melebihi RM 50,000 setahun.● Item Pembelian Tempatan (LP):Pesanan melalui sistem e-Perolehan daripada syarikat swasta bagi item-item di luar senarai APPL, Sebut harga HT dan Kontrak KKM.● Item Gas Perubatan: Pesanan gas perubatan melalui e-Perolehan kepada pembekal gas perubatan yang telah dilantik dan mengikut spesifikasi yang telah ditentukan oleh pihak KKM secara kontrak pusat.j) Tempoh penghantaran item APPL dan Kontrak Pusat perlu dipantau agar tidak melebihi tempoh yang dipersetujui. Jika tidak, penalti akan dikenakan.ii. Penerimaan stoka) Penerimaan bekalan dari pembekal oleh pegawai yang telah dilantik.b) Setiap item yang diterima akan disemak mengikut LPO, Delivery Order (DO), Item dalam keadaan yang baik, kuantiti, nombor kelompok dan tarikh luput adalah betul.c) Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta-merta maka dokumen penerimaan hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.d) Penerimaan item rangkaian sejuk dan berbahaya perlu menepati kriteria berikut: ● item rangkaian sejuk perlu berada dalam julat suhu 2-8°C adalah betul semasa penerimaan ubat dan produk biologi.● Item berbahaya seperti ubat sitotoksik dan item mudah terbakar mestilah dilabelkan dengan betul dan disimpan dalam kotak yang berasingan.e) Hanya PF atau anggota yang diberi kuasa yang boleh menerima Bahan Psikotropik dan Dadah Berbahaya sebagaimana Akta Racun 1952.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 53f) Semua item (kecuali vaksin) yang mempunyai tarikh luput dalam tempoh 12 bulan dari tarikh item diterima kecuali tem yang diperlukan segera dan mempunyai tarikh luput yang dekat hendaklah disertakan Letter of Undertaking (LOU) daripada pembekal untuk memudahkan penggantian item selepas item/ubat telah luput.iii. Penyimpanan stoka) Penyimpanan item mestilah mematuhi garis panduan Biro Kawalan Farmaseutikal Kebangsaan dalam Amalan Penstoran Baik dan Tatacara Pengurusan Stor.b) Semua jenis stok haruslah disimpan di tempat yang sesuai dan selamat, memudahkan pengendalian dan pengeluaran mengikut garis panduan yang ada.c) Susun atur perlu mengambil kira penggunaan ruang untuk memudahkan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat.d) Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas berada pada jarak 50 cm daripada siling bagi tujuan keselamatan.e) Stok hendaklah disusun mengikut FEFO bagi item yang bertarikh luput manakala penyusunan mengikut FIFO bagi item yang tiada tarikh luput bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran.f) Stok hendaklah disimpan di tempat penyimpanan yang sesuai terutamanya stok yang memerlukan penyimpanan pada julat suhu tertentu seperti:Tempat Penyimpanan Wad atau UnitSuhu bilik 15 – 25℃ atau sehingga 30℃Peti sejuk 2 – 8℃Peti Sejuk Beku -20℃g) Perekodan suhu peti sejuk, suhu bilik dan kelembapan bilik i.Pemantauan suhu peti sejuk, suhu bilik dan kelembapan bilik perlu direkodkan dua kali sehari bagi memastikan produk berada dalam julat suhu dan kelembapan yang betul menggunakan Thermometer dan Hygrometer yang telah diverifikasi oleh Radicare secara berkala. ii.Thermometer min-max digunakan untuk perekodan suhu peti sejuk dan suhu bilik dan perlu di set semula setiap kali selepas bacaan direkodkan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 54Mulai tahun 2026, Farmasi Logistik telah menggunakan e-SUHU yang merupakan satu inovasi dari Hospital Tanah Merah untuk merekod suhu peti sejuk dan suhu bilik menggunakan google spreadsheet dan data logger yang dapat membantu dalam pemantauan suhu peti sejuk secara berterusan dan lebih cekap. Laporan Rekod Suhu akan dicetak di akhir bulan dan disemak dan disahkan oleh penyelia/Pegawai Farmasi Logistik.iii.Bagi item dengan label ‘melindungi dari kelembapan’ perlu disimpan dalam ruang kelembapan relatif tidak melebihi 75%±5 (Relative Humidity, RH) untuk mengurangkan kesan kelembapan, akan direkodkan dua kali sehari menggunakan Hygrometer. h) Bahan Psikotropik disimpan di dalam almari berkunci selaras dengan Akta Racun 1952.i) Item yang mudah terbakar dan menghakis hendaklah disimpan di dalam Stor Mudah Terbakar, manakala Selinder Gas perubatan di Stor Mudah Terbakar yang berlainan.j) Item standard dan item guna sama yang diterima akan disimpan di Stor Farmasi Logistik, manakala item non-standard akan dibekalkan terus kepada unit pemesan.iv.Pengeluaran Stoka. Semua pengeluaran item akan diluluskan oleh Pegawai Pelulus yang dilantik oleh KU.b.Hanya anggota yang diberi kuasa sahaja dibenarkan untuk mengeluarkan stok daripada lokasi mengikut nota keluaran selepas diluluskan.c.Semua item bukan ubat yang dikeluarkan mestilah direkodkan dan kad petak hendaklah dikemaskini dengan segera.d.Ketua unit pemesan atau wakilnya yang diberi kuasa dikehendaki memeriksa dan mengesahkan barang keluaran semasa memungut barang.e.Semua stor hendaklah mengamalkan FEFO/FIFO semasa mengeluar stok/item.v. Pembekalan Item Kepada Unit/Wada. Pembekalan item kepada wad/unit dilakukan melalui Farmasi Logistik berdasarkan pesanan yang diterima mengikut jadual yang ditetapkan seperti di bawah dan bekalan diambil pada minggu berikutnya.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 55Minggu Penghantaran Pesanan oleh Wad / UnitMinggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4Wad Matahari Wad Sakura Wad Tulip Wad OrkidWad Jasmin Wad Seroja Kawalan Infeksi PatologiA&E Hemodialisis A&E HemodialisisCSSU & OT Farmasi CSSU & OT FarmasiSajian Radiologi Klinik Pakar 1Fisioterapi & Carakerjab.Anggota yang membuat pesanan mestilah bertanggungjawab untuk menyemak item yang diminta, mengikut nota keluaran, cop dan menandatangani nota keluaran sebelum mengambil dan membawa keluar item yang dibekal dari stor.vi. Pemeriksaan dan Verifikasi Stoka.KPF bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan pemeriksaan stok ubat dan bukan ubat di stor unit sebanyak sekali setahun mengikut Panduan Pemeriksaan Stok di Stor Unit. Laporan PSS3a akan dihantar ke BPFNK pada/sebelum 1 Oktober. Sasaran adalah Tahap Sangat Baik dengan Skor 80%-89%Tahap PenilaianTahap Cemerlang Sangat Baik Baik SederhanaSkor 90% dan ke atas80 – 90% 65 – 79% 50 – 64%b.Verifikasi di stor utama seperti di Farmasi Logistik akan dilakukan sekali setahun iaitu sebelum berakhir 31 Disember tahun semasa oleh anggota yang telah dilantik oleh Pengarah Hospital. Sasaran 100% item di Verifikasi dan Prestasi Penilaian Stor akan diberikan hasil verifikasi tersebut.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 56c.Tiada pemesanan stok semasa proses verifikasi stok dilakukan. Laporan pemeriksaan dan verifikasi stok disediakan oleh anggota yang diberi kuasa setelah selesai pemeriksaan dan verifikasi stok.vii. Pelupusan Itema.Pelupusan dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput tempoh penggunaan dan tidak boleh digunakan.b.Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPS dan garis panduan daripada BPF KKM.c.Stok yang akan dilupuskan perlu diperiksa oleh anggota yang telah diberi kuasa oleh Pengarah Hospital.viii. Keselamatan dan Kebersihan Farmasi Logistika . Keselamatan Farmasi Logistik juga boleh dirujuk di 7.2 Keselamatan . Bangunan Farmasi Logistik adalah kawasan larangan . Oleh itu, hanya anggota berikut dibenarkan berurusan:● anggota Farmasi lain yang ada urusan.● anggota Radicare, anggota hospital/kesihatan lain, pelawat dan penghantar barang b. Hanya pegawai yang diberikuasa dibenarkan untuk memegang kunci Farmasi Logistik dan/Access Card. Terdapat Buku Rekod Pergerakan Kunci untuk merekod pergerakan kunci seperti yang dinyatakan dalam Polisi Pergerakan Kunci Unit.c. Terdapat CCTV bagi tujuan pemantauan keselamatan dan penyelenggaraan akan dilakukan secara berkala oleh Radicare termasuk peralatan lain mengikut Jadual PPMd. Anggota dilatih secara tahunan dalam latihan kebakaran dan firedrill. e. Anggota juga perlu menyimpan barang mengikut paras atau lokasi yang ditetapkan bagi tujuan keselamatan,contoh Selinder Gas Perubatan dan Bahan Kimia di Stor Mudah Terbakar.f. Urusan dengan wakil syarikat dibuat mengikut temujanji dan direkod ke dalam buku pelawat.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 57ix.Aduan Produk dan Pemanggilan Balik ProdukA. Aduan Produka) Pengguna perlu mengisi lengkap dan betul Borang Aduan Produk dalam 2 salinan ;●Item Ubat APPL -Borang Aduan Pharmaniaga DAN Borang Pelaporan Kualiti Produk Berdaftar (NPRA/435/2)●Item Bukan Ubat APPL - Borang Aduan Pharmaniaga DAN Medical Device Complaint/ Incident Form●Item Ubat Kontrak/LP - Borang Pelaporan Kualiti Produk Berdaftar (NPRA/435/2)●Item ubat tidak berdaftar / UKK - Borang Aduan Ubat Tidak Berdaftar Dengan Kelulusan Khas (NPRA/435/4)●Item bukan ubat(kontrak/LP) - Menggunakan Medical Device Complaint/Incident Form●Aduan lain-lain produk yang tidak dicatat di atas hanya menggunakan surat aduan rasmi yang dialamatkan kepada pembekal.b) Sekiranya aduan ubat atau vaksin melibatkan sebarang kesan sampingan kepada pengguna/ pesakit, borang Report on Suspected Adverse Drug Reaction (Borang ADR) perlu juga diisi bersama borangborang lain.c) Gambar atau sampel boleh disertakan bersama sebagai bukti atau untuk memudahkan penghuraian aduan.d) Aduan yang lengkap perlu diproses dan satu salinan aduan perlu dihantar ke pembekal/NPRA/Pihak Berkuasa Peranti Perubatan (PBPP)/pengilang mengikut jenis aduan. Satu lagi salinan perlu difailkan untuk rujukan.e) Sekiranya maklumbalas aduan diterima, tindakan berdasarkan maklumbalas perlu diambil dan pengadu perlu dimaklumkan tentang hasil siasatan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 58B. Panggil Balik Produka) Terima surat panggil produk●NPRA dan pembekal/pengilang adalah dipertanggungjawabkan untuk memberitahu fasiliti mengenai panggil balik produk menerusi sistem komunikasi seperti media elektronik, faks, talian telefon dan diikuti dengan surat rasmib) Butir-butir panggilan mengandungi:●Nama produk, kekuatan dan saiz bungkusan●Nombor kelompok produk●Pengilang●Kerosakan●Tindakan yang akan diambil●Status segera tindakan yang akan diambil (beserta alasan, indikasi kepada risiko kesihatan yang berkenaan)c) Penyemakan Produk●Segala butiran mengenai panggilan produk mestilah disemak mengikut maklumat yang diterima daripada NPRA/pihak pengilang yang terlibat.●Butiran itu mestilah mengandungi nama produk, kekuatan, nombor kelompok dan maklumat pengilang.d) Pengeluaran dan Kuarantin Produk●Semua panggilan produk hendaklah dikeluarkan daripada simpanan stor dengan segera. Produk tersebut hendaklah diasingkan daripada produk yang lain.●Semua produk yang terlibat mestilah diasingkan di satu tempat yang ditetapkan di dalam Farmasi Logistik untuk penyiasatan dan tindakan lanjut.●Segala butiran mengenai panggilan produk mestilah didokumenkan dan dilaporkan ke NPRA/pembekal/pengilang yang terlibat.e) Penggantian panggilan produk bila perlu sahaja.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 595.9 Farmasi Pengeluaran A. Penyediaan Ubata) Penyediaan ubat bukan steril dilakukan untuk sediaan internal dan eksternal berpandukan Master Formula.b) Semua kertas kerja sediaan dijana melalui PhIS. Sekiranya berlaku gangguan internet/PhIS, borang manual akan digunakan dan difailkan.c) Proses persediaan dijalankan oleh PPF dan diselia oleh PF PRIC.d) Petugas farmasi hendaklah memakai PPE yang sesuai iaitu apron plastik, face mask, penutup kepala (kakitangan lelaki) dan glovessemasa menyediakan sediaan dan melakukan prabungkus ubatubatan.e) Semua persediaan yang disediakan hendaklah direkodkan di dalam Buku Daftar Persediaan Galenikal. f) Setiap sediaan perlu dilabelkan dengan nama dan kekuatan sediaan, nombor kelompok, nama pengilang dan tarikh luput.g) Sediaan akan diprabungkus /dibungkus semula mengikut kuantiti yang dipesan oleh unit pemesanh) Semua sediaan dan prabungkus / pembungkusan semula (finished products) akan disemak oleh PF sebelum dikeluarkan kepada unit pemesan atau disimpan.i) Sampel sediaan ubat yang disediakan akan dihantar ke Unit Patologi untuk dijalankan ujian steriliti.j) Semua persediaan yang telah siap dibungkus akan disimpan di ruang khas dan dikeluarkan kepada unit pemesan apabila diperlukan selepas lulus ujian steriliti. k) Sediaan tersebut disimpan di dalam bilik berhawa dingin dan dipantau suhu semasa untuk memastikan ubat berada dalam keadaan baik.B. Prabungkus / Pembungkusan semulaa) Aktiviti prabungkus/pembungkusan semula dijalankan oleh PPF dan diselia oleh PF.b) PPF akan menentukan jenis ubat dan kuantiti ubat yang perlu diprabungkus / dibungkus semula berdasarkan kegunaan semasa.c) PPF akan mengisi kertas kerja pembungkusan semula ubat yang dijana melalui PhIS dan disimpan di dalam fail yang ditetapkan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 60d) Ubat-ubatan yang perlu diprabungkus / dibungkus semula mengikut kuantiti yang telah ditetapkan.e) Semua item prabungkus / pembungkusan semula perlu dilabelkan dengan perkara-perkara berikut:● nama generik ubat dan kekuatan ubat● nombor kelompok● tarikh luput ubat● deskripsi bungkusan● nama pengilangf) Semua ubat prabungkus / pembungkusan semula akan disemak oleh PF akan disimpan di ruang yang telah ditetapkan sebelum dikeluarkan kepada unit pemesan apabila diperlukan.g) Ubat-ubat tersebut disimpan di bilik berhawa dingin dan dipantau suhu semasa untuk memastikan ubat berada dalam keadaan baik.5.10 Farmasi PRICA. Menerima dan Menjawab Pertanyaan Mengenai Ubat-Ubatan.a) PF bertanggungjawab untuk menjawab pertanyaan mengenai maklumat ubat-ubatan yang diterima dari anggota kesihatan dan pesakit.b) Tempoh memberi respon terhadap pertanyaan ubat-ubatan boleh melebihi 24 jam sekiranya pertanyaan memerlukan penelitian dan pengesahan lanjut dan melibatkan keperluan maklumbalas dari sumber dan fasiliti lain.c) Rekod pertanyaan akan direkod ke dalam PhIS.B. Permohonan Memperolehi dan Menggunakan Ubat Kelulusan Khas (UKK)a) Skop permohonan adalah mengikut Garis Panduan Permohonan Memperolehi dan Menggunakan Ubat-Ubatan Yang Memerlukan Kelulusan Khas Ketua Pengarah Kesihatan (KPK)/Pengarah Kanan Perkhidmatan Farmasi (PKPF) yang terkini.b) Permohonan dan status keputusan permohonan adalah melalui PhIS dan bergantung kepada peruntukan kewangan fasiliti.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 61c) Permohonan ulangan bagi ubat berdaftar adalah melalui Borang Permohonan Memperolehi dan Menggunakan Ubat yang Memerlukan Kelulusan Khas Pengarah Hospital/Institusi dan Pegawai Perubatan YM secara manual.d) Laporan Pemonitoran Kelulusan Khas dan Laporan Permohonan Ulangan Ubat Berdaftar perlu dihantar kepada Seksyen Ubat Khas, KKM setiap enam (6) bulan melalui Jabatan Kesihatan Negeri.C. Pengendalian Mesyuarat Jawatankuasa Ubat dan Terapeutik (JKUT)a) Pelaksanaan adalah dua (2) kali setahun dan mengikut Tatacara Pengendalian Mesyuarat JKUT di Fasiliti KKM.b) Permohonan penyenaraian ubat ke dalam formulari fasiliti hendaklah menggunakan Borang Permohonan Penyenaraian Ubat Baharu ke dalam Formulari Ubat Hospital/Institusi/Fasiliti Kesihatan Primerc) Permohonan pemansuhan ubat daripada formulari fasiliti hendaklah menggunakan Borang Permohonan Pemansuhan dalam FUKKMHospital/Institusi/Fasiliti Kesihatan Primerd) Permohonan pindaan kepada FUKKM akan dibentangkan dan dibincangkan semasa Mesyuarat JKUT dan keputusan akan dimaklumkan melalui minit mesyuarat tersebut.e) FUKKM HTU akan dikemaskini sekurang-kurangnya sekali setahun atau mengikut keperluan.D. Permohonan Kad Alahan Ubata) Permohonan adalah melalui Borang Permohonan Kad Alahan Ubat oleh PP atau PF mengikut Garis Panduan Pengurusan Maklumat Alahan Ubat Pesakit.b) Kad Alahan Ubat yang lengkap dengan maklumat alahan dan nombor siri perlu diserahkan kepada pesakit/waris. Pengesahan penerimaan kad alahan oleh pesakit/waris adalah pada Borang Permohonan Kad Alahan Ubat. Pengurusan Maklumat Alahan Ubat Pesakit
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 62E. Medication Error Reporting System (MERS)a) Pengendalian Kesilapan Pengubatan- Semua kesilapan pengubatan, termasuk near missed atau actual errorperlu dilaporkan secara online menggunakan Medication Error Reporting System (MERS) melalui pautan laman sesawang: https://sites.google.com/moh.gov.my/mers-bapfkkm/home) atau menggunakan borang Medication Error (ME) Report Form.- Actual error yang berlaku perlu dimaklumkan kepada KPF. Pegawai yang terlibat perlu mengisi borang Incident Reporting (IR) dan dihantar ke Unit Kualiti HTU dalam tempoh 48 jam.- Penyiasatan terperinci dan Root Cause Analysis (RCA) akan dijalankan terhadap kesilapan pengubatan yang berlaku (jika perlu) dan perlu dihantar kepada Unit Kualiti berpandukan Guidelines on Implementation Incident Reporting and Learning System 2.0, KKM.- Faktor risiko, langkah pembetulan dan pencegahan serta tindakan penambahbaikan daripada kejadian kesilapan pengubatan perlu dimaklumkan kepada semua anggota untuk mengelakkan insiden yang sama berulang.- Kesilapan pengubatan berkaitan ubat-ubatan akan dipantau, dianalisa, dan dibentangkan semasa Mesyuarat JKUT.- Pengurusan kesilapan pengubatan adalah berpandukan kepada Guideline MERS, KKM.b) Pengendalian High Alert Medication (HAM)- Ubat HAM merujuk kepada ubat-ubatan yang mempunyai potensi tinggi untuk menyebabkan kemudaratan serius kepada pesakit sekiranya berlaku kesilapan pengubatan. Impak kesilapan yang melibatkan HAM boleh menjadi lebih seruys dan membahayakan kesihatan pesakit.- Senarai HAM akan dikemaskini dan diedarkan dari semasa ke semasa kepada semua unit yang berkaitan.- Senarai HAM mesti dipamerkan di setiap wad dan unit berkaitan untuk memastikan semua staf mempunyai akses dan peka terhadap ubatubatan berisiko tinggi ini.- Pengurusan ubat HAM adalah berpandukan kepada Guideline on Safe Use of High Alert Medications, KKM.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 63c) Pengendalian ubat Look Alike Sound Alike (LASA)- Ubat LASA merujuk kepada ubat-ubatan yang mempunyai persamaan dari segi rupa fizikal, pembungkusan, serta nama yang hampir sama dari segi ejaan atau sebutan. Persamaan ini boleh menyebabkan kekeliruan dan meningkatkan risiko berlakunya kesilapan pengubatan.- Senarai LASA perlu dikemaskini mengikut keperluan fasiliti dan senarai ini diedarkan kepada semua kakitangan dan unit yang berkaitan.- Pengurusan ubat LASA adalah berpandukan kepada Guide on Handling Look Alike Sound Alike Medications.d) Pengendalian Adverse Drug Reaction (ADR) / Adverse Event Following Immunization (AEFI)- Pelaporan ADR/AEFI oleh PP/PF merujuk Manual for Healthcare Provider: ADR/AEFI Reporting.- ADR/AEFI dilaporkan ke NPRA melalui PhIS oleh PF- Laporan ADR/AEFI akan dipantau, dianalisa, dan dibentangkan semasa Mesyuarat JKUTe) Pembekalan Ubatan dengan Kandungan Tidak Halal- Perkara ini telah dibincangkan dalam Mesyuarat JKUT HTU dan memo edaran telah dibuat ke wad-wad untuk mematuhi garis panduan tersebut.- Rujuk Garis Panduan Penggunaan Ubatan dengan Kandungan Tidak Halal HTU.f) Pengendalian Ubat Sampel- Unit Farmasi HTU tidak akan menerima sebarang ubat sampel dari syarikat pembekal tanpa kelulusan mengikut Garis Panduan Pengendalian Medicine Access Schemes (MASc) di Fasiliti KKM.- Sebarang penggunaan ubat sampel perlu mendapat kelulusan dan melalui saluran yang betul untuk mengelakkan isu integriti.5.11 Pengurusan Kunci Unit Farmasi● Rujuk Polisi Pengurusan Kunci Unit Farmasi
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 645.12 Hak Pesakit Dan WarisTerdapat 8 Hak Pesakit yang dikenalpasti dan digunapakai oleh UnitFarmasi HTU:a. Hak Terhadap Keperluan AsasPesakit mempunyai hak untuk menerima rawatan kesihatan dan menerima ubat yang ditetapkan oleh kerajaan Malaysiab. Hak Untuk mendapat KeselamatanSemua pesakit berhak menerima ubat-ubat yang selamat, berkualiti dan berkesan. Pihak Farmasi sentiasa memantau agar setiap ubat yang dibekalkan adalah selamat untuk kegunaan pesakit.c. Hak Untuk Mendapat MaklumatPesakit mempunyai hak untuk menerima maklumat lengkap berkaitan ubat-ubat yang diambil. Maklumat semasa mendispens dan label ubat mestilah menerangkan maklumat yang lengkap berhubung ubat yang akan dibekalkan termasuk kesan sampingan, cara menggunakan ubat, kekerapan mengambil ubat dan amaran ubat jika berkaitan.d. Hak Untuk Membuat PilihanHak pesakit untuk memilih ubat yang selamat mengikut garispanduan yang ada.e. Hak untuk bersuaraPesakit boleh menyuarakan pendapat dan masalah ubat mereka kepada pihak Farmasi jika ada atau pada bila-bila masa.f. Hak untuk mendapat pendidikan pesakitPesakit berhak untuk mendapat pendidikan berkaitan ubat-ubatan daripada Farmasi melalui kaunseling ubat-ubatan, risalah atau penerangan semasa menerima ubat.g. Hak untuk mendapat gantirugiPesakit berhak mendapat gantirugi jika berkaitan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 65h. Hak untuk mendapat alam sekitar yang sihatPesakit berhak memulangkan ubat yang telah rosak atau luput tarikh di Peti MyMedisafe Hosptal Tumpat / Alpro Pharmacy /Caring Pharmacy supaya ubat dilupuskan dengan cara yang betul dan alam sekitar terpelihara.i. Hak untuk KerahsiaanMaklumat kesihatan pesakit akan disimpan secara rahsia dan sulit sepanjang masa. Maklumat hanya akan diberitahu kepada pihak tertentu dengan keizinan pesakit sahajaSebarang masalah berkaitan Perkhidmatan Farmasi, pesakit boleh berhubung dengan Pegawai Farmasi bertugas di talian :Kaunter : 09-7263035 dan Hand Phone Unit Farmasi : 018-91285606. FASILITI DAN PERALATAN6.1 Fasiliti, Peralatan dan Sumber-sumber laina) Fasiliti akan memantau pelaksanaan PPM untuk memastikan pematuhan terhadap keperluan perkhidmatan yang optimum. b) Infrastruktur termasuk bangunan dan utiliti, peralatan termasuk perkakasan dan perisian.c) Infrastruktur yang bersesuaian dan mencukupi perlu disediakan bagi kemudahan:▪ Pelanggan▪ Pelaksanaan perkhidmatan▪ Anggotad) Unit Farmasi telah dilengkapi dengan peralatan yang bersesuaian dan PhIS telah digunakan sepenuhnya dan dikemaskini dengan version baru dari masa ke semasa. e) Kaunter pendispensan FPL berkonsepkan kaunter terbuka dengan pengubahsuaian mengikut situasi bila perlu (contoh semasa covid, di menunggu pesakit mengambil ubat telah digunakan oleh Unit A&E, maka kaunter FPL telah di alih ke sisi kiri dan belakang).f) Perkhidmatan kaunter khas seperti kaunter ekspres bagi item mudah, pesakit kurang upaya, kanak- kanak, ibu mengandung, warga emas dan pesara perlu disediakan. Namun disebabkan Farmasi HTU ada 2 kaunter iaitu
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 66Kaunter 1 adalah untuk pemberian nombor giliran dan pendispensan dan Kaunter ke 2 adalah kaunter pendispensan.g) Terdapat Bilik Kaunseling bagi tujuan kaunseling ubat-ubatan di Farmasi Pesakit Luar. Manakala terdapat Bilik Farmasi di Wad Jasmin untuk aktiviti MTAC RVD dan MTAC Respiratori yang memerlukan PF membuat penilaian, memberikan kaunseling ubat-ubatan dan pendispensan ubat kepada pesakit untuk keselesaan, mempertingkatkan pengetahuan, kefahaman serta kepatuhan pesakit kepada rancangan pemonitoran dan regimen pengubatan mereka.h) Penyediaan ubat perlu mematuhi Good Preparation Practice (GPP). Penstoran dan edaran (distribution) ubat perlu mematuhi Good Distribution Practice (GDP). Pemantauan berkala perlu dilakukan ke atas semua lokasi penyimpanan termasuk luar kawasan farmasi (unit pengguna).i) Ruang bagi aktiviti penyediaan/compounding dan prabungkus adalah sentiasa bersih dan kemas. Fasiliti dan peralatan perlu diselenggara secara berjadual mengikut jadual cleansing dan PPM.j) Pusat Maklumat Ubat (PRIC) perlu ada kemudahan komputer yang dilengkapi dengan internet serta perisian maklumat sentiasa dikemaskini, contohnya Micromedex®, MIM Gateway®.k) Kemudahan ruang pejabat dan bilik yang bersesuaian diperlukan bagi pengurusan, pembelajaran dan latihan anggota.l) Maklumat lanjut berkaitan keperluan dalam pembangunan fasiliti farmasi boleh didapati daripada Requirement for The Development of Pharmacy Facilities in Hospitals, Health Clinics, and Other Health Facilities, Ministry of Health Malaysia.6.2 Penyelenggaraan dan Pembaikiana) Pihak syarikat konsesi yang dilantik iaitu Radicare (M) Sdn Bhd bertanggungjawab untuk melakukan penyelenggaraan dan pembaikian aset-aset dan kemudahan fasiliti yang berdaftar di bawah syarikat konsesi.b) Pengguna di setiap unit bertanggungjawab melapor sebarang kerosakan kepada Radicare melalui saluran Asset and Services Information System (ASIS)/Talian Telefon. Pihak pengguna akan menerima maklumbalas/respons daripada pihak radicare dan cetak salinan respons sebagai maklumat awal. Pihak pengguna boleh cetak salinan lengkap kerja-kerja yang telah selesai dibuat oleh Radicare selepas dimuatnaik dalam ASIS oleh Radicare.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 67c) Penyelia Aset dan Fasiliti setiap unit adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua aset dan peralatan yang berada di lokasi dan dalam keadaan sedia bagi melaksanakan PPM. Semakan PPM yang telah dilakukan boleh dilihat melalui ASIS dan sticker yang dilekatkan pada aset berkenaan.d) Aset dan peralatan yang rosak dan tidak ekonomi dibaiki akan dilupuskan melalui permohonan BER ke Unit Kejuruteraan HTU untuk proses pelupusan yang ditetapkan.e) Senarai Aset/Harta Modal Unit Farmasi Adalah seperti berikut (sehingga Jan 2026) :BIL ITEM MODELNO ASET RADICARETAHUN PEROLEHANLOKASI : FARMASI LOGISTIK1Temp Guard System GSX8 HV 036004749 20192Temp Guard System GSX8 HV 036000184 20193Chest Freezer EF-E1915 (GR) 036000730 20224Top Loading Freezer TCW3000AC B. MEDICAL036000548 20215Top Loading Freezer TCW1151 036001611 19936Pharmaceutical FridgeMBR1050E 036004518 20097Pharmaceutical FridgeRPR-1050 03600190 20188Pharmaceutical FridgeAKG 317 036000146 2018LOKASI : FARMASI PENGELUARAN9Peti Sejuk Domestik Sharp 036 003520 FP 1/01/198510Alat Penimbang (scale)Sartorius 036 000124FP 5/01/198611Alat Penimbang (scale)Sartorius 036 000123FP 5/01/198612Pouch Sealer MachineFR080111 036 004885FP 9/06/2009
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 6813 Water Dispenser espring 036000168 FP 20/06/2019LOKASI : FARMASI DIAMOND14Peti Sejuk ControllerFRIMED 036 004572 14/01/201015Peti Sejuk ControllerFRIMED 036004571 14/01/201016Chiller / Peti SejukBercerminAKG 317KTN03600010430/10/201817Data Logger –Temperature Guard Monitoring SystemGSX8 HV 036000185 21/05/201918data logger - temp guard monitoring systemGSX8 HV 036000185 21/05/20196.3 Kebersihan dan Housekeepinga) Persekitaran farmasi perlu sentiasa bersih, tersusun, kemas dan kondusif bagi memastikan perkhidmatan dapat diberikan secara efektif, berkualiti serta selamat.b) Inisiatif dalam membudayakan penggunaan inisitif kualiti yang dibuat dan amalan EKSA oleh semua aktiviti Farmasi sangat digalakkan.c) Memastikan pelan pencegahan makhluk perosak dilaksanakan secaraberkala oleh syarikat yang dilantik oleh Radicare.d) Memastikan pematuhan kepada Good Distribution Practice (GDP)semasa membuat penyediaan, distribusi dan penggunaan inventori/produk farmaseutikal.7. AKTIVITI KUALITI DAN KESELAMATAN7.1 Aktiviti Kualiti7.1.1 Inisiatif, Kreativiti, Inovasi dan Penambahbaikan Kualiti Perkhidmatana) Semua anggota farmasi perlu membudayakan kreativiti dan inovasi dalam meningkatkan kecekapan proses dan perkhidmatan bagi menepati keperluan pesakit dan maklumat yang disampaikan relevan dengan perkembangan semasa.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 69b) Semua anggota farmasi perlu secara berterusan menambahbaik aktiviti penyampaian perkhidmatan dengan mengamalkan aktiviti penambahbaikan kualiti seperti Program Kepatuhan Kualiti : Quality Assurance Programme (QAP), Kumpulan Inovatif dan Kreativiti (KIK), Failure Mode and Cause Effects Analysis, Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) dan lain-lain.c) Pemantauan prestasi pencapaian kualiti dibuat berdasarkan indikator yang ditetapkan manakala pencapaian perkhidmatan dan beban kerja anggota farmasi dilaporkan menggunakan Laporan Pengurusan Farmasi (Manual PF 2025), QAP mengikut jadual yang telah ditetapkan.7.2 Keselamatan7.2.1 Keselamatan Farmasia) Langkah keselamatan Unit Farmasi yang bersesuaian perlu diambil bagi bagi menjamin keselamatan pesakit, anggota, ubat-ubatan dan peralatanb) Kawasan penyimpanan ubat-ubatan di Farmasi Logistik telah dilengkapkan dengan ciri-ciri sistem keselamatan seperti ClosedCircuit Television (CCTV) dan access door. Hanya PF atau anggota Farmasi berkaitan diberi kuasa boleh memiliki access card. Sistem Pengurusan Kunci Unit Farmasi dilaksanakan mengikut polisi dan arahan terkinic) Sistem keselamatan dipantau melalui:i. Pemasangan sistem sokongan (back up system) yang baik dapat memastikan sistem keselamatan sentiasa beroperasi terutama jika berlaku perkara yang tidak diingini seperti apabila triggered alarm berbunyi dalam tempoh yang lama. Bagi masalah CCTV, anggota perlu menghubungi Radicare.ii. Sistem pemantauan keselamatan yang dapat mengeluarkan tanda amaran seperti khidmat pesanan ringkas (Short Message Service, SMS) telah dipasang pada Peti Sejuk Farmaseutikal supaya dapat memberi amaran awal, contoh apabila suhu peti sejuk telah meningkat ke10°C (suhu sepatutnya 2-8°C).
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 70d) Akses Unit Farmasi hanya untuk anggota Farnasi. Walaubagaimanapun, akses terhad diberikan kepada anggota kesihatan lain yang mempunyai urusan rasmi dengan Unit Farmasi.i. Hanya anggota farmasi yang diberi kuasa boleh memiliki kunci ke Farmasi dan perlu menyerah kembali kunci tersebut apabila bertukar keluar dari Unit Farmasi HTU dan sentiasa mematuhi Polisi Pengurusan Kunci Unit Farmasi.ii. Akses kepada ubat terkawal, bahan psikotropik dan dadah berbahaya dihadkan kepada anggota yang diberi kuasa oleh KJF/PF y/m.iii. Akses ke stor unit (Substor Diamond dan Substor Farmasi Pengeluaran dihadkan dalam waktu pejabat sahaja kecuali dalam kes kecemasan atau semasa anggota berkenaan bercuti, akan diambil alih oleh anggota bertugas yang diberi kuasa. iv. Hanya anggota yang diberi kuasa boleh mengeluarkan stok dari stor unit atau membuat pesanan bekalan ke stor utama dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Stor dan garis panduan/pekeliling terkini.v. Semua anggota Farmasi termasuk anggota baharu akan dimaklumkan tentang keselamatan Unit semasa orientasi Unit atau HTU atau maklumat keselamatan diberitahu dari semasa ke semasa.e) Aktiviti pembangunan modal insan dan penerapan nilai-nilai murni telah diterapkan melalui penerangan Good Governance for Medicine (GGM) kepada semua anggota farmasi bagi memastikan tidak berlaku ketirisan ubat/ bukan ubat kerana tindakan surcaj dan tatatertib boleh diambil jika berlaku.f) Terdapat peralatan kecemasan seperti kit pertolongan cemas, hose reel, pemadam api dan spill kit di Unit Farmasi dan berada dikedudukan yang mudah dicapai, tiada halangan dan dalam keadaan sedia diguna. Semua anggota telah dilatih cara penggunaannya.i. Semua / sebahagian anggota telah dilatih berkaitan keselamatan dan pencegahan kebakaran dan
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 71kesiapsiagaan menghadapi malapetaka (disaster preparedness) dan bersedia dengan plan kontigensi.ii. Pelan Kebakaran Unit yang mempamerkan laluan keluar, tempat berkumpul dan peralatan kebakaran ada dinyatakan dan perlu dipatuhi oleh anggota farmasi apabila berlaku kebakaran dan terdapat dalam Polisi Keselamatan dan Kebakaran HTU.g) Semua chemical hazard yang melibatkan bahan kimia yang mudah hakis dan selinder gas perubatan yang mudah terbakar/meletup akan dikendalikan dengan berhati-hati dengan mengambil kira aspek keselamatan yang berkaitan dan pemakaian PPE (Personal Protective Equipment) berkaitan adalah perlu dipatuhi.h) Pelan Pengurusan Risiko Keselamatan, Alam Sekitar ada ditampalkan di papan kenyataan Farmasi Diamond dan Farmasi Logistik supaya semua anggota sentiasa bersiap siaga sepanjang masa bertugas.7.2.2 Laporan InsidenApabila terdapat insiden di unit atau melibatkan anggota unit, maka laporan akan disediakan oleh anggota yang terlibat sebelum disemak oleh Ketua Unit, yang kemudian akan menghantar laporan ke Unit Kualiti HTU untuk tindakan seterusnya. Rujuk Fail Laporan Insiden7.2.3 Pelan Kontigensi/Bencanaa) Apabila Trigger Alarm berbunyi, anggota perlu siasat dan laporkan kepada Radicare.b) Anggota berlainan dilatih setiap tahun berkaitan keselamatan dan pencegahan kebakaran dalam menghadapi bencana dan kesiapsiagaandengan kontigensi.c) Peralatan kecemasan seperti kit peti pertolongan kecemasan, pemadam api dan spill kit mesti berada di kedudukan yang mudah dicapai/cepat diperolehi untuk digunakan dalam keadaan kecemasan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 72d) Pelan Kebakaran dan Pelan Kontigensi unit dipamerkan dan setiap anggota mengetahui dan mematuhi prosedur tersebut apabila berlaku kebakaran/bencana.e) Stor Mudah Terbakar perlu dikendali dengan aspek keselamatan yang telah ditetapkan.f) Semua anggota perlu mengetahui Pelan Pengurusan Risiko Unit supaya dapat mengambil tindakan masing-masing bagi mengelak/mengurangkan risiko.g) Apabila terdapat bencana, Unit Farmasi berperanan dalam : i.melaksanakan pengurusan bekalan, distribusi ubat dan bekerjasama dengan semua pihak berkaitan semasa berlaku bencana.ii. Menggunakan senarai ubat-ubatan yang telah dipersetujui yang disediakan (contoh bag pack bagi kegunaan semasa banjir) dan diperiksa dari semasa ke semasa serta sedia dibekal bila berlaku bencana.iii.Pengurusan bekalan ubat ketika krisis dan/ bencana seperti wabak penyakit, kemalangan industri dan kimia, kemalangan besar dan bencana alam ada dinyatakan dalam Pelan Pengurusan Krisis dan Bencana bagi Perkhidmatan Farmasi Bahagian Perkhidmatan Farmasi KKM7.2.4 Kerahsiaan (Confidentiality) Dalam Aktiviti Kualitia) Maklumat dan data pesakit yang digunakan dalam kajian adalah dirahsiakan.b) Semua anggota yang terlibat tidak dibenarkan memberi rekod perubatan/maklumat kesihatan lain kepada sesiapa yang tidak mempunyai kuasa untuk memperolehinya.c) Pemberian maklumat melalui telefon tidak dibenarkan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 738. SENARAI DOKUMENTASI DAN BORANG-BORANGAktiviti Dokumen yang digunakanFarmasi Logistik ● Nota Minta● Salinan Pesanan Kerajaan (Local Purchase Order)● Buku Vot● Dummy Vot (Softcopy - Excel/Google Sheet)● Nota Penghantaran (Delivery Order)● Daftar Stok (KEW.PS-3)● Borang Permohonan Stok (Antara Stor) (KEW.PS-7)● Borang pelupusan stok (KEW.PS-20)● Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-6)● Borang pelarasan Stok (KEW.PS-15)● Rekod Elektronik PhIS (Modul Inventory & Procurement)● Borang-borang di Pekeliling Tatacara Pengurusan Stor● Borang Aduan Pharmaniaga● Borang Pelaporan Kualiti Produk Berdaftar (NPRA/435/2)● Medical Device Complaint/ Incident Form● Borang Aduan Ubat Tidak Berdaftar Dengan Kelulusan Khas (NPRA/435/4)Farmasi Ambulatori dan Farmakokinetik KlinikalFarmasi Farmakokinetik Klinikal● Rekod Sistem Pembekalan Ubat Bersepadu (SPUB)● Rekod Penyediaan Ubat Extemporaneous● Buku Rekod Psikotropik● Rekod harian dan bulanan beban kerja aktiviti unit● Rekod kaunselingFarmasi Farmakokinetik Klinikal● Borang Permohonan Pemantauan Farmakokinetik Klinikal ‘Clinical Pharmacokinetic Service Request Form’.● Rekod Eletronik PhIS (Modul Klinikal - TDM)
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 74Aktiviti Dokumen yang digunakanFarmasi Farmakoterapi● Borang CP1, CP2, CP3, CP4● Rekod Kaunseling● Carbapenem Order Form● Quinolone Order Form● 72-hour Carbapenem FormFarmasi Pesakit Dalam, Farmasi TPN & Farmasi CDRFarmasi Pesakit Dalam● Preskripsi ● Senarai Ubat Floor Stock, Troli Kecemasan dan Cecair Intravena untuk wad/unit● Kad petak untuk catatan penerimaan dan penggunaan ubat.● Rekod harian dan bulanan beban kerja aktiviti unit Farmasi Pesakit Dalam● Borang Permohonan Tambahan/Kurangkan Ubat-ubatan Stok Wad/Unit● Rekod Intervensi ● Borang Permohonan Kenderaan Jabatan● Borang Semakan Troli Ubat/Bakul Ubat● Borang Pesanan Ubat Sitotoksik● Parenteral Nutrition Request Form● Laporan Pemeriksaan Stok Ubat di Wad/UnitFarmasi TPN● Borang Permohonan Nutrisi Parenteral (Parenteral Nutrition Request Form)● Dewasa● Neonatal / Pediatrik● Rekod Elektronik PhIS ( Modul Klinikal -TPN) Farmasi CDR● Borang Pesanan Ubat Sitotoksik● Spillage Reporting Form (Modul Klinikal -CDR)● Cytotoxic Drug Preparation Recall / Return Form
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 75Aktiviti Dokumen yang digunakanFarmasi PRIC dan PengeluaranPRIC● Rekod Elektronik PhIS (DIC, special approval).● Borang Permohonan memperolehi dan menggunakan ubat yang memerlukan kelulusan Khas Pengarah Pengarah Hospital / Institusi / dan Pegawai Perubatan YM (Permohonan Ulangan Berdaftar)● Borang Dossier (D1,D2,D3 & D4 ) KKM● Borang Permohonan Penyenaraian Ubat Ke Dalam Formulari Ubat Hospital/ Institusi/ Fasiliti Kesihatan Primer(Lampiran D)● Borang Laporan Insiden ● User ID request Form PhIS● Borang Permohonan Kad Alahan Ubat● Borang ADR/AEFI ● Borang pemonitoran pesakit bagi penggunaan ubat kelulusan khas● Borang Permohonan Ubat Non Standard ● Memo Sebagai Preskripsi Bagi Tujuan Pesakit Membeli Ubat di Premis SwastaPengeluaran (Galenikal & Prabungkus)● Galenical worksheet● Prepacking worksheet
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 76Amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)▪ EKSA adalah inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam oleh MAMPU dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/ agensi sektor awam.▪ Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik di samping penambahan beberapa elemen baharu seperti imej korporat, kreativiti dan inovasi, amalan hijau, persekitaran kondusif dan kepelbagaian agensi.Analisis ABC -VEN▪ Analisis ABC merupakan analisis penggunaan ubat dan kos untuk menentukan item yang banyak menyumbang ke arah penggunaan peruntukan. Ubat-ubatan dikategorikan kepada A, B dan C berdasarkan peratus perbelanjaan ubat.▪ Analisis VEN (Vital, Essential and Non-Essential) adalah satu kaedah untuk membantu menetapkan keutamaan pembelian ubat- ubatan dan penyimpanan stok. Analisis VEN membolehkan ubat-ubatan dengan keberkesanan dan kegunaan yang berbeza dibandingkan. Ubat dikategorikan mengikut kesan terapeutik dan dibahagikan ke dalam kategori vital, essential, non-essential.Fasiliti Kesihatan Kementerian KesihatanMalaysia (KKM)▪ Hospital, Klinik Kesihatan, Klinik Desa, Klinik Komuniti, dan lain-lain institusi kesihatan di bawah KKM sahaja.Formulari UbatKKM (FUKKM)▪ Merupakan senarai ubat-ubatan yang telah diluluskan untuk digunakan di semua hospital dan klinik kesihatan KKM▪ FUKKM mengandungi maklumat nama ubat dalam generik (International Non-proprietary Name/INN), kategori preskriber yang boleh memulakan preskripsi, dos, interaksi, indikasi, had penggunaan (jika ada) serta kesan advers.9. DEFINISI
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 77Intervensi ▪ Aktiviti yang dilaksanakan oleh Pegawai Farmasi bagi menyelesaikan isu-isu yang berbangkit semasa saringan preskripsi.Medication Therapy Adherence Clinic (MTAC)▪ Salah satu komponen farmasi klinikal di mana objektif perkhidmatan ini adalah untuk meningkatkan kepatuhan pesakit terhadap ubat-ubatan. Perkhidmatan ini melibatkan kolaborasi di antara pegawai farmasi terlatih dengan pegawai perubatan di dalam memberi penjagaan farmaseutikal kepada pesakit.PhIS (Pharmacy Information System)▪ Sistem yang lengkap dan komprehensif serta mengintegrasikan perkhidmatan berkaitan farmasi untuk memastikan aktiviti amalan perkhidmatan farmasi dapat dijalankan dengan baik.Preskripsi ▪ Satu arahan bertulis di atas slip rasmi (Perubatan 6A Pindaan 3/96 bagi fasiliti KKM yang sah dan lengkap / electronic prescription) daripada preskriber (pengamal perubatan berdaftar, pengamal pergigian berdaftar) kepada pesakit untuk mendapatkan bekalan ubat-ubatan dari unit farmasi.▪ Akta Racun 1952, Seksyen 24 (2) – PrescriptionAny written or oral instruction to the seller or supplier to supply any poison, or medicine containing any poison, for the purpose of the medical, dental, or animal treatment of any person or animal, given by any person.Preskriber ▪ Merupakan Pegawai bertauliah yang diberi kuasa menulis preskripsi pengamal perubatan berdaftar, pengamal pergigian berdaftar, dan pegawai veterinar berdaftar) secara manual atau online.▪ FUKKM Kelayakan preskriber untuk menulis atau memohon bagi setiap kategori ubat di fawsiliti KKM adalah seperti yang tersenarai dalam Formulari Ubat KKM (FUKKM)▪ Akta Racun 1952, Seksyen 24 (2) – PrescriberThe person giving such instructions or causing such instructions to be given to the seller or supplier
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 78Semak Silang (Counter check)▪ Proses semakan semula ubat-ubatan yang diisi berbanding preskripsi dan label ubat (counterchecking) oleh pegawai farmasi atau penolong pegawai farmasi yang berbeza bagi memastikan pengisian dan pelabelan yang tepat dan betul.Bahan Psikotropik▪ Ubat-ubatan yang tersenarai di dalam Jadual Ketiga Akta Racun 1952Dadah Berbahaya ▪ Ubat-ubatan yang tersenarai di dalam Jadual Pertama Akta Dadah Berbahaya 195210. RUJUKANBIL SENARAI RUJUKAN1 Business Continuity Plan Standard Operating Procedure HTU2 Code Of Conduct For Pharmacists And Bodies Corporate, 20093 Critical Care Pharmacy Handbook 2nd Edition, 20204 Guideline on Safe Use of High Alert Medications (HAMs) 2nd Edition, 20205 Extemporaneous Formulation, MOH 20156 Garis Panduan Formulari Ubat Kementerian Kesihatan Malaysia (FUKKM) Edisi Keempat (2025)7 Garis Panduan Kaunseling Methadone 20168 Garis Panduan Pendispensan Rawatan Terapi Gantian Methadone 20169 Panduan Pengruurusan Pesakit Yang Dirawat Dengan Anti TB Untuk Pegawai Farmasi10 Garis Panduan Kaunseling Ubat-Ubatan, Edisi ke 4, 202511 Garis Panduan Pemantauan Penggunaan Tablet Dabigatran & Rivaroxaban Di Fasiliti KKM, 201412 Garis Panduan Pembekalan Ubat Farmasi Pesakit Dalam, Edisi 3, 201913 Garis Panduan Pengendalian Bahan Psikotropik di Fasiliti Kesihatan Kementerian Kesihatan Malaysia (2024)
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 79BIL SENARAI RUJUKAN14 Garis Panduan Pengurusan Farmasi Logistik KKM Edisi 1, 202015 Garis Panduan Pengurusan Maklumat Alahan Ubat Pesakit Edisi Kedua, 202516 Garis Panduan Pembekalan Ubat kepada Pesakit yang Didiscaj melalui Surat Rujukan bagi meneruskan rawatan di Fasiliti Kesihatan KKM Edisi 202417 Garis Panduan Permohonan Ubat Kelulusan Khas (UKK) bagi Fasiliti-fasiliti KKM Edisi 2, 202418 Garis Panduan Penyeragaman Perkhidmatan Tambah Nilai - Nov 201619 Garis Panduan Perkhidmatan Ubat Melalui Pos 1malaysia20 Garispanduan Sistem Pendispensan Ubat Bersepadu Edisi Keempat, 202121 Garis Panduan Keselamatan dan Pengendalian Stok di Fasiliti Kesihatan, 202422 Garis Panduan Program Pemulangan Ubat23 Garis Panduan Sistem Pengurusan Pembekalan Ubat Bagi Perkhidmatan Nilai Tambah Farmasi (MyUBAT)24 Garis Panduan Pemberian Dan Penerimaan Hadiah Untuk Anggota Farmasi, KKM Edisi Kedua, November 201225 Garis Panduan Penerimaan Hadiah Bukan Tunai Untuk Kegunaan Jabatan di KKM, 202426 Garis Panduan Penggunaan Ubat-ubatan Yang Mengandungi Unsur Tidak Halal27 Garis Panduan Pembekalan Ubat Kepada Warga Asing (Pindaan)28 Garis Panduan Latihan Sangkutan Pegawai Farmasi, Lantikan Preseptor dan Pusat Latihan dalam Bidang Pengkhususan Farmasi Klinikal atau Farmasi Klinikal dan Teknikal (Edisi 2025)29 Garis Panduan Untuk Anggota Farmasi Kkm Berurusan Dengan Wakil Syarikat30 Garis Panduan Akreditasi Continuous Professional Education (CPE) di Fasiliti Farmasi KKM Edisi 2 (Terbitan Tahun 2025)31 Good Compounding Practice 1st Edition, 201832 Guide On Handling Lasa Medication
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 80BIL SENARAI RUJUKAN33 Guide To Good Dispensing Practice, 201634 Guideline On Medication Error Reporting System (MERS) 35 Guideline on Implementation Incident Reporting & Learning System 2.0 for Ministry of Health Malaysia Hospitals36 Guideline On Safe Use Of High Alert Medications, 202137 Guideline On Syringe Labelling In Critical Care Areas38 Guideline on Ward Pharmacy Activities, First Edition 202339 Handling Of Inhaler Devices A Practical Guide For Pharmacists40 Home Medication Review Protocol41 List of Galenical and Extemporaneous (GAEX) Drug Preparations in PhIS System42 Laman sesawang MyCPD243 Kamus Objektif Kualiti dan Piagam Pelanggan Program Perkhidmatan Farmasi KKM, Tahun 202644 Manual PF 202545 Manual for QAP Indicators 202546 National Antibiotic Guideline 202447 Panduan Pengurusan Stok Ubat di Kaunter Farmasi Ediisi Kedua, 202548 Panduan Mengurus dan Melaporkan Tindakan Tatatertib di KKM, 202149 Paediatric Pharmacy Services Guideline50 Pekeliling dari Bahagian Farmasi, KKM51 Pekeliling dari Kementerian Kesihatan Malaysia52 Pekeliling dari Kontrak dan Bekalan53 Pekeliling dari Pengarah Kesihatan Negeri54 Pekeliling dari Perbendaharaan55 Pelan Keselamatan Fasiliti Farmasi56 Pelan Pengurusan Krisis Dan Bencana Bagi Perkhidmatan Farmasi
POLISI OPERASI UNIT FARMASI 81BIL SENARAI RUJUKAN57 Pelan Pengurusan Krisis dan Bencana bagi Perkhidmatan Farmasi Bahagian Perkhidmatan Farmasi KKM Edisi Pertama, 201658 Policy And Standard Operating Procedure (SOP) for Pharmacy Information System(PhIS) Implementation In Hospital And Clinic Version 1.0 (Softcopy) – SOP PhIS Version 1.059 Polisi Dan Garis panduan Program Patient's Own Medicines, Edisi 2, 201860 Polisi Dan Garis panduan Perkhidmatan Farmakokinetik Klinikal-Finalized 21101661 Polisi Dan Prosedur Operasi Piawai Program Rawatan Methadone 201662 Polisi Operasi Farmasi Ambulatori 2022 (Edisi Kedua)63 Polisi Hospital-Primer Kluster Kelantan Utara Versi 1.0, 202564 Polisi dan Garis Panduan Perkhidmatan Farmasi Farmakokinetik Klinikal Edisi 2, 202265 Polisi Penggunaan Formulasi Standard Sediaan Ekstemporaneous / Galenikal / Steril dan Tatacara Permohonan Kemasukan / Kemaskini Formulasi dalam Senarai Induk Ubat-Ubatan PhIS66 Practical Guide To Insulin Therapy In Type 2 DM 67 Promoting Safe Disposal of Unwanted Medicines, 202468 Protocol Medication Therapy Adherence Clinic Respiratory69 Protocol Medication Therapy Adherence Clinic Retroviral Disease70 Protocol On Antimicrobial Stewardship Programme in Healthcare Facilities 2nd Ed, 202271 Requirement For The Development Of Pharmacy Facilities In Hospitals, Health Clinics and Other Health Facilities, Ministry Of Health Malaysia, Edisi 3, 200972 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan73 Tatacara Pengendalian Mesyuarat JKUTdi Fasiliti KKM Edisi kedua, 202474 User Manual PhIS (Softcopy)