Sistemas operativos

• Activar o desactivar el modo confidencial. El modo confidencial permite especificar
una capa de seguridad extra para el mensaje, de forma que se puede proteger con una
contraseña la visualización de este, o definir un tiempo de autodestrucción. El modo
confidencial está desactivado por defecto.

• Insertar firma.

• Más opciones. Este botón muestra un menú con opciones adicionales, como etiquetar
el mensaje, imprimirlo o lanzar una corrección ortográfica.

• Descartar borrador. Eliminar el mensaje de la memoria sin enviarlo, y borrarlo de la
lista de Borradores.

Gmail graba todos los cambios realizados en el servidor en el mismo momento de
realizarlos, de forma que es muy difícil perder un mensaje. Puede comprobar que en
cuanto modifica un mensaje nuevo, aparece un nuevo ítem
en la sección Borradores de la barra lateral de etiquetas.

4. El botón Adjuntar archivo permite añadir un archivo adjunto al correo electrónico a través
del cuadro de diálogo de selección de archivo, pero hay un procedimiento más sencillo: en
lugar de hacer clic en Adjuntar archivo, busque con el explorador de archivos de su sistema
operativo el archivo a adjuntar (preferiblemente uno pequeño) y “arrástrelo” dentro del
mensaje. Para adjuntar más de un archivo repita la operación las veces necesarias. Observe
que además de archivos de datos puede insertar imágenes.

5. Cuando haya acabado de redactar el
mensaje haga clic en el botón Enviar y
espere un momento, hasta que vea el
mensaje de confirmación.

Justo después del envío, es posible Deshacer la acción con el enlace que aparece en
esta barra, que está disponible durante unos segundos y evita que el mensaje llegue al
destinatario.

El botón Enviar permite programar el envío retrasado de un mensaje. Para ello, pulse
la flecha a la derecha del botón.

6. Haga clic en la etiqueta Recibidos de la barra lateral. Si todo ha funcionado correctamente
deberá tener como mensaje recibido el que acaba de enviar, ya que recuerde que se lo ha
autoenviado. Observe que se muestra el momento de recepción, las primeras palabras del
texto del mensaje y los archivos adjuntos.

7. Los mensajes nuevos se almacenan por defecto en Recibidos. Gmail dispone de un cuadro
de búsqueda en la parte superior que utiliza el motor de Google para realizar búsquedas en
los mensajes de correo almacenados en nuestra cuenta, por lo que es posible encontrar un
mensaje con relativa facilidad. A pesar de esto, es recomendable clasificar los mensajes
recibidos utilizando etiquetas. Gmail permite asignar etiquetas a los mensajes, de forma
que un uso eficiente de estas etiquetas permite organizar los mensajes y facilita su consulta
y gestión posterior. Las etiquetas definidas se muestran en la barra lateral.

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• Recibidos. A los mensajes nuevos se les asigna esta etiqueta
por defecto, que es equivalente a la bandeja de entrada.

• Enviados. Los mensajes enviados reciben automáticamente
esta etiqueta, que equivale a la bandeja de salida.

• Borradores. Gmail almacena automáticamente en el servidor
como borradores los mensajes que redacta. Un borrador es
un mensaje sin finalizar y que por tanto aún no se puede
enviar.

Gmail muestra por defecto las etiquetas más frecuentes. Si
pulsa ˅ Más aparecen todas las etiquetas definidas:

• Spam. Los mensajes que Gmail considera como spam
(correo basura no deseado que se genera de forma masiva
con objetivos publicitarios o fraudulentos) reciben de forma
automática esta etiqueta y no aparecen en Recibidos. En
ocasiones la categorización automática de correos no
deseados hace que acaben en esta carpeta correos que usted
esperaba, por lo que si espera un mensaje y no lo recibe le
aconsejamos que revise los mensajes catalogados como
spam.

• Papelera. Contiene todos los mensajes que ha borrado, tanto los recibidos como los
enviados por usted. Los mensajes que llevan más de 30 días en la papelera se eliminan
definitivamente de forma automática.

• Todos. Todos los mensajes, tanto los recibidos como los enviados, sea cual sea su
etiqueta.

Además de las etiquetas definidas automáticamente por el sistema, es posible crear
nuestras propias etiquetas en función de nuestras necesidades.

8. Haga clic sobre el mensaje de prueba para abrirlo:

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En la parte inferior se encuentran los botones de uso más habitual:

• Responder. Enviar un mensaje de respuesta al autor del mensaje original. Este botón
abre la ventana de nuevo de mensaje, completando automáticamente la dirección (la del
remitente original) y el asunto (Re: asunto original). La ventana aparece bajo el mensaje
original, y por defecto se cita el texto del mensaje original bajo el nuevo texto (para ver
el texto citado hay que pulsar el botón …).

El botón también aparece a la derecha del remitente.
• Responder a todos. Cuando se recibe un mensaje que se ha enviado a múltiples

direcciones, es posible responder a todas las direcciones simultáneamente.
Responder a todos los receptores del mensaje cuando se quería responder solo al
autor original es un error habitual.

• Reenviar. Volver a enviar el mensaje recibido a otros destinatarios.

El botón situado a la derecha del remitente
también permite responder o reenviar un mensaje,
así como imprimir el mensaje, eliminarlo,
traducirlo, etc.

Si el mensaje incluye archivos adjuntos, al situar el ratón sobre
el adjunto el sistema ofrece diferentes posibilidades:

• Descargar una copia del archivo desde el servidor de
Gmail al disco local. El archivo sigue disponible en Gmail.

• Guardar una copia en Google Drive, que como veremos
en los siguientes apartados es el disco en la nube asociado a
nuestra cuenta de Google.

• Editar con Hojas de cálculo de Google, que como
veremos en los siguientes apartados es la herramienta de hojas de cálculo en la nube
incluida en Google Drive. Se ofrece esta posibilidad porque el sistema ha detectado que
el archivo es una hoja de cálculo (.xlsx).

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Los botones en la barra superior permiten gestionar los mensajes:

• Etiquetas. Permite asignar una etiqueta a un mensaje. Para
asignar al mensaje de prueba que se ha autoenviado la nueva
etiqueta Curso IO1 pulse el botón, de forma que el sistema le
muestra algunas etiquetas por defecto, así como un cuadro de
búsqueda en la parte superior. Si en este cuadro de búsqueda
escribe una etiqueta que no existe, como por ejemplo Curso
IO1, automáticamente se ofrece la posibilidad de crear una
nueva. Seleccione la opción “Curso IO1” (crear etiqueta) para
crear una nueva etiqueta y asignarla automáticamente al
mensaje. El sistema le mostrará un cuadro de diálogo de
confirmación, y le ofrecerá la posibilidad de anidar la
etiqueta en otra ya existente, de forma que puede crear una
estructura jerárquica de etiquetas (de momento no es
necesario). Pulse el botón Crear y observe como junto al
asunto del mensaje aparece la nueva etiqueta, que también
se muestra en la barra lateral.

El mensaje ya tenía la etiqueta Recibidos.

• Archivar. Este botón elimina la etiqueta Recibidos del mensaje, de forma que el
mensaje desaparece de la bandeja de entrada. El mensaje no se pierde, sigue almacenado
en nuestra cuenta y es accesible mediante las etiquetas que le hayamos asignado, en la
sección Todos o mediante una búsqueda. Pulse el botón Archivar en el mensaje que se ha
autoenviado y verá que desaparece de Recibidos. A continuación, seleccione Curso IO1
en la barra lateral y compruebe que en la lista de mensajes aparece el mensaje de prueba.

Es recomendable mantener la bandeja de entrada despejada y organizar los mensajes
utilizando etiquetas y el botón Archivar.

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• Eliminar etiqueta. Este botón permite eliminar una etiqueta. Abra el mensaje de
prueba archivado y etiquetado como Curso IO1 y compruebe que aparece este botón en
el lugar del botón Archivar.

Es más fácil quitar la etiqueta a un mensaje
pulsando el aspa situada a la derecha en la etiqueta
que se muestra junto al asunto del mensaje.

Puede gestionar (editar, añadir, eliminar) las etiquetas definidas con la opción
˅ Más | Gestionar etiquetas de la barra lateral.

• Eliminar. Envía a la papelera el mensaje, donde seguirá disponible durante 30 días.

• Marcar como spam. Este botón permite marcar manualmente como spam un mensaje.
Aunque el filtro de spam de Google es muy eficiente, es posible que igualmente lleguen
algunos mensajes fraudulentos.

Debido al gran número de mensajes basura (spam) que se reciben a diario, es habitual que
el servidor de Gmail capture algunos de los mensajes que recibimos, almacenándolos en
la carpeta Spam. Aunque la mayoría de los mensajes capturados son realmente spam, en
ocasiones se clasifican como tal mensajes que no lo son. Por ejemplo, los mails enviados
desde el dominio del máster @metodo.uab.cat en ocasiones son clasificados como
spam por el webmail de Yahoo. Otro ejemplo es el mensaje de bienvenida que el equipo
de Google envía a las nuevas cuentas, que acaba clasificado como Spam:
Tenga en cuenta que Gmail elimina a los 30 días los mensajes catalogados como Spam.

Si está esperando un mensaje que no llega, revise los marcados como Spam por si acaso.

Para indicar que un
mensaje catalogado
como Spam no lo es,
ábralo y pulse el
botón No es spam.

Otro problema habitual con los mensajes es el bloqueo de sus archivos adjuntos. Por
defecto, prácticamente todos los gestores de correo electrónico bloquean las imágenes y
los archivos con algunas extensiones (por ejemplo .exe y .mdb). No debe visualizar las
imágenes y mucho menos abrir los archivos adjuntos a no ser que el remitente sea fiable
y se trate de un mensaje que espera recibir.

Para visualizar las imágenes bloqueadas en un mensaje debe hacer clic en el enlace
Mostrar las imágenes a continuación. Si no desea repetir esta acción en el futuro para
un remitente, puede escoger Mostrar siempre imágenes de …

Respecto el envío de archivos peligrosos, como los que tienen extensión .exe o .mdb, un
sencillo truco para poder enviarlos es cambiarles la extensión. Por ejemplo, si desea
enviar un archivo llamado Espiro.mdb antes de adjuntarlo al mensaje renómbrelo a
Espiro.md. No olvide avisar al destinatario del cambio a la inversa que deberá hacer para
poder abrir el archivo.

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El botón situado en la esquina superior derecha de la página de
Gmail abre una barra lateral con opciones que permiten cambiar
la densidad de los elementos que se muestran (escoger Compacta
puede ser útil si se trabaja con pantallas pequeñas), el tema que se
aplica y la configuración de la bandeja de entrada o del servicio en
general.

9. Haga clic en Ver todos los ajustes para abrir la página
dedicada a la configuración de Gmail. Observe que las
opciones están organizadas por áreas en la parte superior.
Por ejemplo, puede definir una firma que se añadirá
automáticamente a cada mensaje saliente. Para agregar una
firma a cada mensaje nuevo vaya a la sección General |
Firma y defina una firma pulsando el botón + Crear.

Puede crear una firma tan compleja como desee, e
incluso puede incluir su firma personal escaneada,
insertando como firma el contenido de un archivo de
imagen. Es posible crear más de una firma, y escoger con
el botón la firma de cada mensaje en el momento de
redactarlo.

10. Es posible definir filtros, una herramienta de gran utilidad. Un filtro permite realizar una
serie predefinida de acciones con los mensajes que cumplan unas condiciones concretas.
Es posible asignarles una etiqueta, eliminarlos, reenviarlos, marcarlos como leídos e incluso
archivarlos directamente. A continuación vamos a definir un filtro que asigne la etiqueta
Curso IO1 creada anteriormente a los mensajes recibidos desde [email protected].

Los filtros se definen en la sección Configuración | Filtros y direcciones bloqueadas.
Para crear un filtro nuevo debe hacer clic en el enlace Crear un filtro.

Esta sección también permite bloquear automáticamente algunas direcciones.

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Se abre una ventana en la que especificar las condiciones del filtro. Observe que puede
definir un filtro complejo en función de la dirección del remitente, la del receptor, que
contenga (o no) algunas palabras clave, etc. Para el ejemplo, indique la dirección
[email protected] en el campo De y pulse Crear filtro.

Se muestra la ventana donde decidir la acción a realizar sobre los mensajes que cumplen la
condición del filtro. Es posible archivarlos sin que pasen por la carpeta de entrada,
marcarlos como leídos, destacarlos, reenviarlos a otra dirección de correo, eliminarlos, etc.
La acción a realizar puede ser cualquier combinación de las opciones mostradas. Para el
ejemplo, marque la casilla Aplicar la etiqueta y escoja la etiqueta Curso IO1 creada
anteriormente. Pulse el botón Crear filtro para añadir el filtro a Gmail.

Observe que la última opción permite aplicar la acción del filtro a todos los mensajes
que lo cumplan. Si no se marca, el filtro solo se aplicará a los mensajes recibidos desde el
momento de creación del filtro.

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Al finalizar el proceso, el filtro se muestra en Configuración | Filtros y direcciones
bloqueadas. A partir de este momento el filtro está activo.

Es posible seleccionar algunos o todos los filtros y pulsar el botón Exportar para
guardar la definición en un archivo en el disco. Además de como copia de seguridad,
este archivo permite compartir filtros complejos entre diferentes cuentas, ya que el
enlace Importar filtros permite añadir a una cuenta los filtros almacenados en un
archivo.

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10. Gestionar Contactos y Calendar

Objetivos

En el apartado anterior se ha explicado la gestión del correo electrónico a través del webmail
de Gmail por la sencillez del entorno y por ser uno de los servicios de correo más utilizados. La
cuenta de Google también dispone de herramientas para gestionar los contactos y el calendario.
En este capítulo haremos una introducción a ambas herramientas.

1. El botón situado en la esquina superior derecha da acceso a
todas las herramientas disponibles en una cuenta de Google. Inicie
sesión en su cuenta de Google y pulse el botón para mostrar el menú
con las opciones disponibles.
Haga clic en el icono de Contactos para abrir una nueva página
web con la herramienta para gestionar los contactos.

2. Contactos es la libreta de direcciones de correo electrónico y el
lugar donde se guarda la información de las personas y
organizaciones con las que desea comunicarse. Puede utilizar los
Contactos para guardar las direcciones de correo electrónico, direcciones de
correspondencia postal, números de teléfono, y mucha otra información relacionada con el
contacto, por ejemplo, su fecha de cumpleaños. Una vez almacenada en Contactos, esta
información estará disponible para enviar un nuevo correo electrónico o programar una
reunión o evento.

Se muestra la lista de contactos con su información básica (nombre, correo electrónico y
número de teléfono), ordenados alfabéticamente. El omnipresente cuadro de búsqueda en la
parte superior permite utilizar el motor de Google para realizar búsquedas por palabras clave
en todos nuestros contactos.

Observe que es posible Exportar e Importar los contactos a/desde un archivo en el disco,
lo que permite realizar copias de seguridad y compartir contactos entre diferentes
cuentas.

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3. El botón Crear contacto permite añadir un nuevo contacto a la lista. Introduzca los datos
generales de un nuevo contacto escribiendo la información necesaria.

Los botones permiten
añadir más de un correo o
teléfono, así como etiquetarlos
(trabajo, casa, otro).

4. Pulse el enlace Mostrar más para mostrar todos los
campos disponibles. Añada la dirección de correo
postal en los campos destinados para ello.

La potente herramienta de mapeo Google Maps
forma parte del ‘ecosistema’ Google (el conjunto de
aplicaciones y herramientas diseñadas por el
buscador), por lo que basta escribir Balmes 134 en
el campo Dirección postal para que el sistema nos
muestre una lista con posibles ubicaciones
coincidentes.
Seleccione la opción correcta
para que el sistema complete
automáticamente el resto de los
campos correspondientes a la
dirección postal.

5. Pulse Guardar para grabar los cambios y añadir
el nuevo contacto. A partir de este momento, el
contacto pasa a estar disponible en todas las
herramientas de Google, por ejemplo, a la hora
de escribir la dirección dónde se desea enviar un
correo electrónico.
Puede añadir una imagen al contacto pulsando el icono sobre el nombre.

Para editar un contacto de la lista, sitúe el ratón sobre el contacto y pulse
el botón . El botón muestra un menú que permite eliminar el contacto.

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6. Google también cuenta con un componente de programación y planificación

totalmente integrado con las funciones de correo electrónico y contactos: Google
Calendar. Con Calendar puede crear eventos, recordatorios y tareas de una
forma fácil y efectiva. Calendar le permite crear una notificación o un mensaje
de correo electrónico que le recuerde sus eventos, así como colorear los elementos para
identificarlos rápidamente.

Haga clic en el icono de Calendar situado en el menú del botón para abrir una nueva
página web con la herramienta para gestionar el calendario.

La lista desplegable situada en la esquina superior derecha permite escoger la vista:
diaria (por horas), semanal, mensual, anual, modo agenda (solo los eventos definidos) y
los próximos 4 días. La imagen muestra la vista mensual, utilice la vista que en cada
momento mejor se adecue a sus necesidades.

Pulse el botón Crear para añadir un nuevo evento a
su calendario.
En la ventana que se abre puede definir un título al
evento, una fecha de comienzo y una de finalización.
También puede invitar a alguno de sus contactos al
evento, así como indicar una ubicación (usando el
servicio de Google Maps) para el evento. Finalmente,
puede añadir una descripción adicional del evento.

Si pulsa el enlace Más opciones se abre una
ventana con todas las opciones disponibles a la
hora de programar un evento, como el envío de
notificaciones o correos electrónicos, y el color
con el que se desea mostrar el evento en el
calendario.

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El botón Crear también ofrece la posibilidad de crear una Tarea o un Recordatorio.

Al hacer clic sobre un evento en el calendario aparece una ventana que recuerda los
detalles y que permite editarlo, borrarlo y enviar un correo a los invitados.

Una de las ventajas de utilizar una cuenta de Google es su completa integración dentro
del ‘ecosistema’ Google, especialmente con el sistema operativo Android para
dispositivos móviles. Cualquier dispositivo móvil equipado con Android (teléfonos
inteligentes o tabletas) en el que se identifique con su cuenta de Google le permitirá
acceder a sus contactos y eventos de calendario. También puede consultar esta
información en cualquier ordenador conectado a internet, iniciando sesión en su cuenta
de Google a través de un navegador.

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11. Trabajar en la nube: Google Drive

Objetivos

Aprender a utilizar un espacio de alojamiento en la nube como Google Drive: subir y descargar
archivos, compartirlos con otros usuarios y sincronizar los contenidos con nuestro disco local.

El “trabajo en la nube” (cloud computing) representa la cristalización de una tendencia que se
originó con el nacimiento de Internet: consiste fundamentalmente en ubicar nuestros archivos
personales en servidores de internet (“en la nube”) además o en vez de almacenarlos en nuestro
disco local. A esto se le añade que incluso el software a utilizar para trabajar con esos archivos
puede ubicarse y ejecutarse en dichos servidores y no en nuestro terminal. Las ventajas son
evidentes: podemos acceder y trabajar con nuestros archivos desde cualquier terminal
conectado a Internet, en cualquier lugar del mundo. Y, por supuesto, compartirlos.

Es fácil comprender que el gran empujón para esta tendencia se produjo con la eclosión de los
terminales ultraportátiles, como los teléfonos inteligentes y las tabletas. Se trata de dispositivos
que se pueden usar en cualquier parte, pero que tienen una capacidad de almacenamiento y de
procesamiento limitadas. Es lógico entonces que almacenamiento y procesamiento se trasladen
a potentes servidores conectados a la red: entonces el dispositivo portátil sólo requiere conexión
a Internet y la potencia necesaria para abrir un navegador o una App.

Todo esto es maravilloso a primera vista, pero la limitación de este modo de trabajar también
es obvia: la disponibilidad y asequibilidad de un ancho de banda razonable y ubicuo. Por otra
parte, aunque las grandes compañías ofrecen gratuitamente las versiones básicas del servicio,
si queremos disponer de más espacio y de aplicaciones más potentes y sofisticadas, entonces
tenemos que pagar por ello una cuota creciente en función de nuestras necesidades. Además,
mucha gente tiene reticencias ante el hecho de poner sus archivos en manos de grandes
corporaciones, en lugar de almacenarlos privadamente en sus ordenadores personales.

Muchos de los servicios de Internet a los que estamos acostumbrados responden desde hace
tiempo a esta filosofía: desde un webmail como GMail, hasta Facebook (los contenidos de
nuestras páginas personales se ubican en un servidor y se tiene acceso a ellos desde cualquier
parte), pasando por servicios de alojamiento de imágenes y vídeo como Instagram, YouTube,
etc. Pero un elemento de reciente aparición ha resultado determinante: se trata de una especie
de “discos en la nube” (cloud drives) que ofrecen espacio de almacenamiento en la red. Uno
de los más populares es DropBox, porque fue el primero. Pero Google y Microsoft no tardaron
en replicar con, respectivamente, Google Drive y OneDrive (que inicialmente se llamó
SkyDrive). El servicio básico es gratuito, pero todas las compañías ofrecen servicios extendidos
(más espacio, operativa mejorada) previo pago de una cuota proporcional a la mejora.

Esto es lo que proporciona un “disco duro en la nube”:

• Espacio de almacenamiento en Internet. A partir de 2 GB, dependiendo de la compañía
y de si abrimos una cuenta gratuita o una de pago.

• Una copia de seguridad fiable. Nuestras copias de seguridad privadas en discos duros o
cualquier otro soporte pueden fallar por varios motivos: un disco duro externo puede
estropearse por diferentes razones, cualquier soporte puede desaparecer en un incendio o
robo, etc. A servidores como los de Google o Microsoft se les supone una gran fiabilidad,
siempre que la compañía no decida cancelar el servicio por un motivo u otro.

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• Acceso ubicuo a nuestros archivos. Desde cualquier ordenador conectado a la red o
incluso desde dispositivos móviles como teléfonos o tabletas. También utilizando
diferentes plataformas (Windows, macOS, Linux, iOS, Android, etc.).

• Poder compartir nuestros archivos con nuestro grupo de trabajo. Bien puntualmente,
enviando por e-mail un hiperenlace que dé acceso al archivo en cuestión, bien de forma
continua, con una carpeta compartida permanentemente.

• Poder compartir/enviar archivos de gran tamaño. Un mensaje de correo electrónico
puede enviar archivos adjuntos de tamaño relativamente pequeño (varios MB). En un
disco virtual en la nube podemos colgar archivos de cientos de MB.

• Sincronización de la(s) carpeta(s) del servidor con una(s) carpeta(s) local(es) de nuestro
ordenador. Muchos de estos discos en la nube ofrecen la posibilidad de que una o más
carpetas guardadas en nuestro espacio de almacenamiento en el servidor se sincronicen
de forma automática con carpetas locales de nuestro ordenador personal. Esto requiere la
instalación de un programa en cada uno de los ordenadores locales a mantener
sincronizados. Por ejemplo, supongamos que tenemos nuestros archivos en Google Drive,
y que queremos usar esos archivos en el ordenador de casa y en el del trabajo.
Instalaremos el software de sincronización en ambos ordenadores. A partir de ahí, al
arrancar el ordenador de casa, Google Drive verifica que la copia local es idéntica a la del
servidor, y si no lo es, la descarga sustituyendo la copia local. Este proceso es muy rápido
si se dispone de un ancho de banda suficiente y un equipo potente, por lo que podremos
trabajar con ese archivo local con total normalidad. Al cerrar el archivo, Google Drive
automáticamente “sube” el archivo local al servidor, sustituyendo la copia anterior que
había quedado desactualizada. Al día siguiente, cuando arranquemos el ordenador del
trabajo, se repetirá el proceso: la copia local de ese ordenador se sincronizará con la copia
del servidor, y podremos seguir trabajando con el archivo exactamente tal como lo
dejamos el día anterior en casa.

• Aplicaciones instaladas en el servidor para editar directamente documentos sencillos.
Algunos servicios como Google Drive (también OneDrive) ofrecen además la posibilidad
de editar directamente documentos sencillos. Por ejemplo, si en nuestro disco duro en la
nube tenemos una hoja de cálculo, podemos editarla directamente en el navegador, sin
necesidad de disponer en nuestro ordenador de Excel ni ningún otro software, porque el
software está en el servidor y se ejecuta en el servidor.

En este curso vamos a aprender a utilizar Google Drive. Si hemos elegido esta opción frente a
otras (DropBox, OneDrive), es por estos motivos:

• Google Drive es otro de los servicios incluidos (como Gmail, Contactos o Calendar) en
una cuenta de Google como la que hemos creado en el capítulo 0.

• Las aplicaciones para crear y editar directamente en el servidor de Google documentos
de texto y hojas de cálculo han ido aumentando su operativa y popularidad entre los
usuarios. La herramienta Formularios, integrada dentro de Drive, permite crear
formularios sencillos de recogida de datos a través de internet, sin más requisitos que
disponer de un navegador. Esta es una posibilidad muy interesante para resolver recogidas
de datos sencillas.

• Drive proporciona 15GB de capacidad de almacenamiento gratuita. En comparación,
Dropbox solo ofrece 2GB gratuitos, y OneDrive 5GB. 15GB es un volumen de
información muy respetable si excluimos el contenido multimedia.

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1. Inicie sesión en Google utilizando la cuenta creada en el capítulo 0. Pulse el botón
situado en la esquina superior derecha para desplegar el menú con todas las

herramientas disponibles y haga clic en el icono de Drive para abrir una nueva
página web con la herramienta de disco virtual y ofimática en la nube.

Si entra por primera vez, es posible que se muestren algunos mensajes con un breve
recorrido por las posibilidades que ofrece Drive.

2. Nuestra página de Drive tendrá un aspecto parecido a este:

En la imagen se está mostrando el contenido de Mi unidad. Ese es el repositorio principal
de Drive. En la imagen se muestra vacío, como corresponde a una cuenta recién creada. Es
posible añadir archivos y construir la estructura de carpetas que más nos convenga. Para
crear nuevas carpetas pulsaremos Nuevo y seleccionaremos la opción correspondiente en
el menú que se despliega. El mismo menú permite subir al servidor archivos y carpetas.

Este menú también permite crear nuevos documentos de texto, hojas de cálculo,
presentaciones, y formularios de recogida de datos. Estos documentos se podrán editar con
las aplicaciones de ofimática en la nube de Google, también disponibles en Drive como
veremos más adelante.

3. Para crear una nueva carpeta llamada Documentos,
escogemos Nuevo > Carpeta e indicamos el nombre
de la carpeta en la ventana que se abre. Para subir a
Drive archivos de nuestro ordenador local, escogemos
Nuevo > Subir archivo (o simplemente los
arrastramos con el ratón dentro del navegador).
Cualquier otra operación sobre las carpetas y archivos
(eliminar, descargar, cambiar nombre) se puede ejecutar
abriendo el menú contextual sobre un elemento, o bien
utilizando las opciones de la barra superior.

Añada un archivo cualquiera a su Drive, si es que lo
tiene vacío.

El menú contextual de Mi unidad presenta las mismas opciones que Nuevo.

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El botón de la barra superior muestra los elementos en forma de cuadrícula, con
previsualizaciones de su contenido. El botón muestra los elementos en forma de lista,
mucho más compacta. Le recomendamos la vista de lista.

Hasta aquí tenemos un “disco virtual en la nube” que nos permite almacenar archivos en el
servidor de Google. Esos archivos se pueden abrir directamente en Drive (si se pueden
editar con una aplicación de ofimática en la nube de Google), o se pueden descargar al disco
local de un ordenador. Y estos archivos están accesibles para nosotros desde cualquier
ordenador o dispositivo móvil siempre que iniciemos sesión con los datos de nuestra cuenta.

4. Para compartir un archivo, seleccione en su menú contextual la opción Compartir, o pulse
el botón . El modo por defecto es compartir el archivo con otros usuarios de Google,
escribiendo sus nombres o direcciones de correo electrónico. También es posible añadir
una nota que recibirá la persona indicada.

Si el nombre de la persona existe
en los Contactos de nuestra
cuenta, Google nos ofrecerá la
posibilidad de añadir su dirección
automáticamente desde la libreta
de direcciones.

Si la casilla Notificar a los
usuarios está marcada, la(s)
persona(s) indicadas recibirán un
mensaje de aviso, con un botón
que permite abrir el documento en
su propio Drive, aunque también
es posible descargar el archivo a
un disco local.

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5. Si se indica una dirección que no sea de Google .
(que no sea del dominio @gmail.com), el sistema
nos dará un aviso: este usuario recibirá un enlace
que puede utilizar cualquiera, sin que tenga que
iniciar sesión con una cuenta de Google. El
usuario recibe un correo con un botón que
permite descargar el documento a su disco local.

Esto es equivalente a escoger la opción
Obtener enlace para compartir del menú
contextual, o pulsar el botón .

Un archivo compartido se identifica en la lista con el icono

6. Seleccione el documento y escoja la opción Compartir . En la ventana que se abre puede
comprobar que Drive está compartiendo el enlace con las personas indicadas.

Concretamente, se está
compartiendo en modo Editor
(puede ver y modificar el
archivo) con una dirección que
no es @gmail.com, que ha
recibido por correo electrónico
una dirección URL que da
acceso al archivo.

El enlace Obtener enlace >
Copiar enlace permite copiar
el enlace al portapapeles, de
forma que es posible pegar el
enlace en un navegador, para
acceder al archivo.

7. Por defecto se comparte en modo Restringido, solo las personas añadidas pueden abrir el
enlace. Si pulsa la opción Cambiar a cualquier persona con el enlace, la ventana
cambia para definir las opciones de compartición.

A partir de ahora, cualquiera que tenga esta URL tendrá acceso al archivo. Podemos insertar
el enlace en una página web, por ejemplo. O podemos pegarlo en un correo electrónico o
en un mensaje de texto y pasárselo a alguien.

Observe en la imagen que podemos escoger si el enlace solo permite ver el archivo
(Lector), si se permite ver y comentar (Comentador) o si se permite acceso total de
visualización y edición (Editor).

8. Pulse el botón para visualizar el estado de un archivo compartido.

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En la imagen se muestra el estado de un archivo que se está compartiendo con 2 usuarios
específicos y mediante enlace con cualquier usuario. Observe que es posible definir para
cada usuario si es Lector, Comentador o Editor. También es posible convertir a un usuario
en propietario del archivo (si es un usuario de Google), lo que da privilegios adicionales.
Para dejar de compartir mediante enlace, escoja la opción Obtener enlace > Cambiar. A
continuación, escoja Restringido, para que solo las personas añadidas tengan acceso al
enlace.

Para dejar de compartir con una persona, haga clic sobre el nombre de la persona, abra el
menú situado a la derecha y escoja Quitar. Si quita a todos los usuarios, dejará de compartir
el archivo. Puede comprobar que el archivo ya no se está compartiendo verificando que no
aparece el icono junto a su nombre en la lista de archivos.

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9. Drive conserva un histórico de versiones de los archivos que subimos a nuestro disco duro
en la nube. Para consultar el histórico, escoja la opción Gestionar versiones del menú
contextual de un archivo.

Se muestran todas las versiones disponibles de un archivo, así como la fecha y el usuario
que las generó. El menú contextual de cada versión permite descargar al disco local o
eliminar una determinada versión. También es posible SUBIR NUEVA VERSIÓN.

Al cabo de 30 días, o
después de que se guarden
más de 100 versiones, se
eliminan automáticamente
las versiones más antiguas.
Este mecanismo permite
ahorrar espacio en Drive.
Si lo desea, puede
Conservar para siempre
una versión concreta,
escogiendo esta opción de
su menú contextual: esa
versión no se eliminará
automáticamente.

10. Hasta ahora hemos almacenado archivos en nuestro espacio de Drive, y los hemos
compartido. Pero todo el trabajo lo hemos hecho iniciando sesión en la cuenta de Google y
a través del navegador en la web de Drive. Sería el equivalente de un webmail. Esto nos
permite descargar los archivos desde cualquier parte, pero sólo podremos “trabajar” con
ellos si son documentos pequeños susceptibles de ser editados con una aplicación de
ofimática en la nube de Google. Si se trata de una base de datos de Access, por ejemplo,
tendríamos que abrir sesión en Drive, descargarla a nuestro disco local, trabajar con ella, y
al terminar volver a subirla a Drive sustituyendo la versión anterior.

Para poder trabajar de forma cómoda con nuestros contenidos de Drive de forma regular
en un ordenador, tendremos que instalar el software de sincronización Copia de
seguridad y sincronización, que se puede descargar en:
https://www.google.com/drive/download/.

Desde ese mismo enlace se pueden descargar también aplicaciones para utilizar Drive
en Mac, iPhone o Android.

Utilice Firefox para descargar la aplicación si experimenta problemas con Safari.

11. Después de descargar el archivo, lo ejecutamos para proceder a la instalación.

Tras finalizar la instalación, se lanzará el proceso de configuración del servicio. En primer
lugar nos pedirá que iniciemos sesión en nuestra cuenta de Google.

En macOS es necesario ejecutar la aplicación Copia de seguridad y sincronización
de Google para lanzar el proceso de configuración, durante el que se solicitarán los
permisos necesarios para poder realizar la sincronización.

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En el siguiente paso se nos ofrece la posibilidad de realizar una copia de seguridad de
algunas carpetas de nuestro disco local en Google Drive. Se muestran algunas carpetas por
defecto (como por ejemplo el Escritorio), pero se puede elegir cualquier carpeta de nuestro
disco. Tenga en cuenta que en la versión gratuita la capacidad máxima son 15GB, escoja
únicamente los archivos de trabajo importantes.

Finalmente se indica la carpeta en el disco en la que se sincronizará el contenido de nuestra
cuenta Google Drive. Generalmente será una carpeta llamada Google Drive dentro de la
carpeta de usuario. En este paso podemos elegir si queremos sincronizar todo el contenido
de Drive en nuestro equipo: por defecto está activada la sincronización completa, y es
correcto (aunque se pueden sincronizar solo algunas carpetas).

Y con eso finaliza la configuración, pulse el botón Empezar para lanzar el cliente.

Habrá que repetir el proceso en todos los ordenadores que queramos sincronizar con
nuestra cuenta de Google Drive.

12. A partir de aquí podemos usar la carpeta de Google Drive en nuestro ordenador local con

toda normalidad, de forma transparente como si fuese una carpeta más. Automáticamente,

al iniciar el sistema operativo, el cliente de sincronización comparará la carpeta local con

el contenido del servidor, y si hay archivos desactualizados, los sustituirá por una copia

descargada del servidor. Del mismo modo, si editamos un archivo de la carpeta local (o si

copiamos en ella un archivo nuevo) al cerrarlo el cliente subirá una copia actualizada al

servidor. Si se trata de archivos pequeños, estas operaciones serán inmediatas y no nos

daremos cuenta. Pero si son archivos grandes el proceso de sincronización se tomará un

tiempo (no apague el ordenador hasta que la sincronización haya finalizado). Esto es muy

importante, porque no debemos operar con un archivo desincronizado. Por este motivo

todos los archivos de la carpeta local de Google Drive tienen en la esquina inferior izquierda

de su icono una pequeña marca que indica si están sincronizados o en proceso de

sincronización: Archivo en proceso

Archivo sincronizado

El icono con forma de nube de Google Drive en el
área de notificación también presenta un icono de
progreso cuando está sincronizando.

Si hacemos clic sobre este icono se muestra una ventana indicando la actividad del cliente

de sincronización, así como el espacio en disco utilizado. El botón abre un menú

contextual que permite configurar el
comportamiento del cliente, por ejemplo,
podemos pausar la sincronización o
cerrar el cliente. La opción más
importante es Preferencias, que abre un
cuadro de diálogo donde volvemos a
encontrar las opciones de configuración
inicial (carpetas locales sincronizadas,
localización de la carpeta Google Drive),
así como el apartado de configuración del
cliente, que determina si el cliente de
sincronización se inicia automáticamente
al arrancar el sistema operativo. A no ser
que le demos un uso muy esporádico,
esta opción siempre debe estar activada.

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Aunque podamos sincronizar nuestra cuenta de Google Drive en múltiples dispositivos,
lo que no se soporta es la edición simultánea de los archivos en múltiples localizaciones.

Si tenemos que subir archivos de gran tamaño al servidor de Google Drive, es
preferible “sincronizarlos” que utilizar la interfaz web: al ser un proceso muy largo
(puede llevar horas) es fácil que se interrumpa por culpa de fallos en la conexión. En
cambio, la sincronización es capaz de recuperar el proceso si se interrumpe.

El funcionamiento en macOS es muy similar, teniendo en cuenta que el icono del cliente
de sincronización aparece en el menú superior de aplicación, junto al reloj del sistema.

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12. Trabajar en la nube: Hojas de cálculo de Google

Objetivos

Pasaremos ahora a describir someramente el funcionamiento de las aplicaciones de ofimática
en la nube de Google. Como ya hemos indicado, el trabajo “en la nube” culmina cuando,
además de almacenar nuestros archivos en servidores de Internet, esos archivos son editados
con aplicaciones que funcionan en el mismo servidor. Google Docs se desarrolló para cumplir
esta función dentro del entorno Google. Es una herramienta muy popular porque lleva años
funcionando, mucho antes de que se empezase a hablar de la “nube”. De hecho, Google Docs
ha desaparecido como tal, incluyéndose ahora como aplicaciones dentro de Google Drive.

Es importante tener claro que estas aplicaciones en la nube están enfocadas a la edición de
documentos sencillos, que no presenten complejidad en su diseño. La principal ventaja de
trabajar en la nube es la posibilidad de compartir los documentos con otros usuarios. Además,
podemos editar documentos sin necesidad de instalar aplicaciones dedicadas en nuestro
ordenador: el navegador de internet nos proporciona toda la operativa. En general todavía falta
para que las aplicaciones en la nube sean equivalentes en operativa a las aplicaciones de
escritorio ‘normales’. Las aplicaciones de Office para escritorio son las “hermanas mayores”
de las aplicaciones en la nube, y permiten generar documentos profesionales como se explica
en los otros cursos del módulo IO.

1. Después de abrir la página de Drive con su cuenta de Google, haga clic sobre el botón

Nuevo, y seleccione Hojas de cálculo de Google. Automáticamente se abrirá otra página

web en su navegador con una nueva hoja de cálculo en blanco:

Título del documento Menú de opciones Barra de botones

Fórmulas

Nueva Hoja Hojas del documento Datos

Nótese que no se nos ha pedido el nombre del archivo: Drive le ha aplicado uno por defecto
(Hoja de cálculo sin título), y ha creado una nueva hoja llamada Hoja 1. Observe que la

aplicación ni siquiera tiene una opción Guardar: esto es así porque Drive guarda todos los
cambios en el servidor de forma automática.

La interfaz muestra un menú en la parte superior, con opciones que proporcionan toda la
operativa. Bajo el menú aparece una barra de botones con las opciones más habituales.
Justo debajo, la barra de fórmulas muestra el contenido de la celda seleccionada y permite
editar las fórmulas de las celdas calculadas. La mayor parte de la página está ocupada por
la cuadrícula de datos, en forma de filas y columnas. Las columnas se llaman A, B, C, …
de forma fija, no es posible cambiar el nombre de una columna. En la parte inferior aparecen
las pestañas que permiten navegar entre las hojas de cálculo abiertas, y el botón que permite
agregar una nueva hoja al documento.

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2. La operativa se parece mucho a la de Microsoft Excel. Por ejemplo, vamos a crear una hoja
que nos permita calcular el Índice de Masa Corporal (IMC) a partir del Peso y la Talla.
La primera fila de la hoja suele reservarse para los títulos de las columnas. Escriba los
nombres Id, Fecha, Peso, Talla, IMC en las primeras 5 columnas de esta fila. La columna
IMC será una columna calculada, según la fórmula IMC = Peso / (Talla)2. Para ello, haga
clic en la celda E2 y escriba la fórmula =C2/D2^2.

Tras escribir el signo = (que indica que estamos introduciendo una fórmula) puede
hacer clic con el ratón en un celda y Drive escribirá el nombre de la celda por nosotros.
Si introduce algunos datos de prueba puede verificar que se calcula el IMC.

Es posible redimensionar el ancho de las columnas haciendo clic con el ratón en la
línea divisoria y arrastrando.

3. Seleccione la celda E2 y pulse repetidamente el botón hasta reducir el número de
decimales a 2.

Drive asigna formato de forma automática a las celdas en función de los datos introducidos.
Así, la columna Fecha se configura de forma automática para almacenar fechas. El botón

abre un menú que permite definir manualmente el formato de una celda. Los formatos
más habituales están predefinidos, pero también puede definir sus propios formatos con la
opción Más formatos.

4. Añada algunas filas más de datos de prueba para verificar la operativa de la hoja. Copie
(Ctrl+C) el contenido de la celda superior y pegue (Ctrl+V) en la nueva celda la fórmula
del IMC, y de forma automática la fórmula se adaptará para trabajar en la nueva fila.

5. Seleccione arrastrando con el ratón las celdas de la primera fila
(A1:E1) y pulse el botón para mostrar el texto en negrita. A
continuación, pulse el botón para definir los bordes y escoja
la opción que permite mostrar el borde inferior de la primera fila.

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6. Haga clic sobre el nombre del archivo (Hoja de
cálculo sin título) en la cabecera de la página y
cámbielo a IMC.

7. Observe que la página muestra en la
parte superior un icono que
permite consultar el estado del
documento. Como hemos comentado,
el sistema almacena en el servidor
todos los cambios en el mismo
momento de realizarlos, lo que resulta cómodo y seguro (siempre que se disponga de una
conexión estable a Internet).
Cuando termine, cierre directamente la pestaña del navegador. Si volvemos a la página de
Drive, con el menú contextual se puede realizar cualquier acción sobre el archivo recién
creado (renombrarlo, reabrirlo, descargarlo, etc.).

Observe que el propietario del documento recién creado es usted (yo).

La lista muestra los documentos ordenados alfabéticamente, con las carpetas en primer
lugar. Además, el sistema muestra en la parte superior la fila Sugerida, que son los
documentos más utilizados en su unidad, de forma que se facilita su acceso y apertura.

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8. Una de las características más interesantes de Drive es la posibilidad de compartir
documentos con otros usuarios, de forma que otras personas pueden ver y/o editar el
archivo, permitiendo la colaboración en línea. La forma de compartir una hoja de cálculo
de Drive es muy similar a lo comentado en los puntos 4 a 7 del capítulo anterior. Hay 2
opciones disponibles:
• Seleccionar el archivo y pulsar el botón permite compartir el archivo con usuarios
que tengan una cuenta de Google. Podemos escribir tanto el nombre de usuario, si
pertenece a nuestra lista de contactos, o la dirección de correo electrónico @gmail.com.
Es posible decidir si un usuario puede editar, ver o comentar el documento. Cada usuario
recibe un correo electrónico en su cuenta de Gmail con una invitación para compartir el
documento, con un botón que permite abrir el documento en la aplicación correspondiente
(para el ejemplo del IMC, sería en hojas de cálculo de Google). Esta forma de compartir
proporciona el mayor control, ya que únicamente los usuarios indicados podrán acceder
al documento, y únicamente con el rol (editar/ver/comentar) que hayamos decidido.

• El enlace Cambiar a cualquier persona con el enlace de la sección Obtener enlace
permite generar un enlace que se puede enviar a cualquier persona (tenga o no cuenta de
Google), que permite editar/ver/comentar el documento según se especifique. Esta opción
proporciona menos control, ya que cualquiera que tenga acceso al enlace, lo hayamos
enviado nosotros o no, podrá acceder al documento.

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9. La opción de menú Archivo | Historial de versiones | Ver historial de versiones de un
documento compartido abre una página que muestra todos los cambios realizados en el
documento, así como el usuario que los ha realizado.

En la parte superior del documento compartido se muestra un enlace que indica cuándo
y por quién se ha realizado la última modificación. Si hace clic en este enlace se abre
el historial de versiones.

La opción de menú Archivo | Descargar permite descargar a su disco local un
documento de Google. Hay varios formatos disponibles (Excel, PDF, texto delimitado,
etc.). Una vez descargado puede editar el archivo local con una aplicación de
escritorio, como por ejemplo cualquiera de la suite de Office, pero tenga en cuenta que
el archivo local lógicamente no se comparte con otros usuarios ni se guarda
directamente en Drive.
Google ofrece herramientas similares para editar en línea documentos y presentaciones. La
filosofía de funcionamiento es muy similar, ya que no dejan de ser versiones simplificadas
de las herramientas clásicas de escritorio (Word, PowerPoint) para editar esta clase de
documentos.

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13. Trabajar en la nube: Formularios de Google

Objetivos

Realizar una breve introducción al funcionamiento de la herramienta Formularios de Google.
En ocasiones se presenta la necesidad de realizar una recogida de datos en línea, a través de
Internet, de forma que sea posible introducir datos por múltiples usuarios desde puntos alejados
geográficamente entre sí. La solución estándar, que implica un servidor conectado a Internet 24
horas, con un motor de bases de datos y un portal con un formulario de entrada de datos seguro,
es costosa tanto en desarrollo como en mantenimiento.
Para recogidas sencillas (pocas variables, no muchos registros), Drive dispone de los
Formularios de Google, que permite programar un formulario de entrada de datos con un
asistente visual, de forma que es posible dar acceso a través de un enlace a múltiples usuarios
para que introduzcan datos usando el navegador web. Estos datos se almacenan en forma de
una hoja de cálculo en la cuenta de Google.
Los Formularios de Google permiten realizar pequeñas recogidas de datos de forma gratuita,
pero para recogidas complejas será necesario acudir a herramientas más profesionales, ya sea
programando un servidor de recogida de datos en internet o una base de datos local, por ejemplo
utilizando Microsoft Access como se explica en el curso IB.

A continuación se muestran los pasos para generar un breve formulario de entrada de datos
sobre el ejemplo del IMC del capítulo anterior.

1. Después de abrir la página de Drive con su cuenta de Google, haga clic sobre el botón
Nuevo, y seleccione Formularios de Google. Automáticamente se abrirá otra página web
en su navegador con un formulario nuevo en blanco:

Observe que, una vez más, no se nos ha pedido un nombre para el formulario: Drive ha
creado un Formulario sin título por defecto. Como en el caso de las hojas de cálculo, todos
los cambios realizados se graban de forma inmediata en el servidor.

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La interfaz es muy intuitiva. Toda la operativa está basada en hacer clic con el ratón en los
diferentes elementos, y en la pequeña barra lateral:

• El botón Añadir pregunta proporciona la operativa básica para construir el formulario
agregando preguntas. Observe que en el nuevo formulario se ha creado una pregunta en
blanco por defecto. Los Formularios de Google están organizados en forma de una serie
de preguntas, que se presentan una debajo de otra de forma similar a lo mostrado en el
momento de definir el formulario.

• El botón Importar preguntas permite importar las preguntas de un formulario ya
existente en nuestra cuenta de Google.

• El botón Añadir título y descripción permite añadir un título adicional en un punto
del formulario. Observe que en el nuevo formulario ya tenemos un título por defecto,
Formulario sin título.

• El botón Añadir imagen permite añadir una imagen fija al formulario.

• El botón Añadir vídeo permite añadir un vídeo de YouTube (también propiedad de
Google) al formulario.

• El botón Añadir sección permite insertar una nueva sección al formulario, lo que
puede ser necesario para estructurar formularios complejos.

2. Haga clic en la esquina superior izquierda y asigne IMC como nombre al formulario. A
continuación, haga clic sobre el título situado al inicio del formulario y escriba Índice de
Masa Corporal. Haga clic sobre la descripción situada bajo el título y escriba Recogida de
datos para un estudio sobre obesidad.

IMC es el nombre del archivo en Drive. Observe que el sistema indica con un texto en
la parte superior que los cambios se guardan inmediatamente.

3. Seleccione la primera pregunta, agregada automáticamente. Por defecto
es un control de Varias opciones, pero la lista situada a la derecha
permite escoger otro tipo de control (respuesta corta, párrafo, casilla de
verificación, lista desplegable, …).

Despliegue la lista y escoja la opción Respuesta corta para la primera
pregunta. Indique Identificador como texto de la pregunta. A
continuación, marque la opción Obligatorio situada en la esquina
inferior derecha de la pregunta, ya que el identificador no es opcional:
todas las respuestas que se introduzcan en el formulario deben estar
correctamente identificadas.

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Utilice la opción Validación de respuestas disponible en el botón situado junto a
Obligatorio para mostrar una serie de controles bajo la pregunta que permiten validar el
contenido del campo: el campo puede ser numérico, con reglas de validación (mayor que,
menor que, entre, etc.), o bien un texto (que contenga -o no- una serie de caracteres, que
sea una dirección de correo electrónica válida), o bien se puede limitar la longitud del
campo, indicando un número mínimo o máximo de caracteres. También es posible definir
un texto de error personalizado en caso de detectar un valor erróneo.

El identificador debe ser un número de entrada obligatoria entre 1 y 999.

El botón permite duplicar la pregunta. El botón elimina la pregunta del
formulario.

Recuerde que los cambios se guardan automáticamente, en cualquier momento puede
cerrar la pestaña y continuar el trabajo más adelante volviendo a iniciar sesión en su
cuenta de Google.

4. Pulse el botón situado
en la parte superior derecha
de la página de diseño para
abrir una nueva página web
con la previsualización del
formulario de entrada de
datos, lo que permite
comprobar el aspecto final
del formulario.

Observe que el Identificador está marcado con un * que indica
que es obligatorio; si pulsa el botón Enviar dejando el campo
vacío aparecerá un mensaje indicando que la pregunta es
obligatoria.

Asimismo, puede comprobar que el control solo 69 de 91
admite un número (no se permiten caracteres no Universitat Autònoma de Barcelona
numéricos) entre 1 y 999.
Tenga cuidado al hacer pruebas con el botón
Enviar, pues si envía datos correctos se agrega-
rá el registro correspondiente a los datos del
formulario.

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Cierre la ventana con la previsualización del formulario (es posible que el navegador le
pida confirmación para abandonar la página si hay datos en los controles del formulario).
5. Pulse el botón para añadir un nuevo campo de tipo Fecha, y pregunta Fecha de
nacimiento.

Si activa la previsualización, puede comprobar que este tipo de
pregunta genera un control en el que únicamente se pueden introducir
fechas válidas, en formato DD/MM/AAAA.

6. Agregue a continuación un campo de tipo Varias opciones, pregunta Sexo. Observe que
al indicar la pregunta el sistema automáticamente le sugiere algunas opciones. Añada
manualmente las opciones Femenino y Masculino.

El botón permite añadir una imagen a la opción. El botón permite eliminar una
opción de la lista. La opción añadir respuesta “Otro” agrega una opción Otro que
tiene asociado un campo textual para indicar información adicional.
7. Agregue a continuación un campo nuevo de tipo
Desplegable, pregunta Grupo. Añada las opciones
Sección A; Sección B; Sección C; Sección D. Este
control se muestra como una lista desplegable al hacer
clic.

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8. Añada un campo de tipo Respuesta corta, pregunta Peso. Agregue la validación Observe
Número, Entre 45 y 120 según lo explicado en el punto 4.
Pulse el botón y escoja la opción Descripción. Aparece un campo bajo la pregunta donde
es posible indicar una descripción. Escriba el texto (kilogramos).

9. Pulse el botón para duplicar el campo Peso, y modifique las propiedades para que la
pregunta sea Talla, la validación Número, Entre 1.5 y 2 y la descripción (metros).

El separador decimal en los Formularios de Google no es la coma, es el punto .

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10. Ha finalizado el diseño del formulario. Pulse el botón para visualizar el formulario e
introducir un registro de prueba.

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11. Pulse el botón Enviar al finalizar la entrada de
datos.

12. Cierre la página de entrada de datos, vuelva al diseño del formulario y acceda a la pestaña
Respuestas.

13. Drive muestra en esta pestaña las respuestas del formulario, pudiendo escoger vista
Resumen, Pregunta o Individual. También aparece el control que permite controlar si el
formulario acepta o no respuestas. Pulse el botón situado en la parte superior derecha
para acceder a la hoja de cálculo donde el formulario almacena la información introducida.
Como es la primera vez, el sistema
presenta un cuadro de diálogo en el que
puede optar por crear un archivo nuevo o
utilizar uno ya existente en su cuenta de
Drive. Para el ejemplo, cree una nueva
hoja de cálculo con el nombre por defecto.

Si aparece un aviso indicando que se ha bloqueado una ventana emergente, en este
caso debe permitir las ventanas emergentes de Google, pues la hoja de cálculo se abre
como una ventana de este tipo.

Se muestra la interfaz de hojas de cálculo de Google que ya conoce del capítulo anterior,
con los datos introducidos en el formulario. Observe que el sistema añade automáticamente
la columna Marca temporal, que indica el momento en el que se ha entrado el registro.
Observe también que se reserva la primera línea de la hoja para registrar las cabeceras de
las columnas, que se corresponden con la pregunta del campo correspondiente en el
formulario. Este comportamiento es automático y no se puede cambiar esta cabecera, ya
que se interferiría con el funcionamiento del formulario. Finalmente, las variables
categóricas Sexo y Grupo almacenan el texto literal correspondiente a la opción escogida
en el control.

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14. Cierre la hoja de cálculo (los cambios se han grabado automáticamente), vuelva a abrir el
formulario en modo datos con el botón e introduzca unos cuantos registros de prueba
adicionales. Verifique a continuación que los nuevos datos se han añadido a la hoja de
cálculo asociada.

Las variables categóricas deberían recogerse con códigos numéricos, no con las
etiquetas de las categorías, pero el sistema de Formularios de Google no permite
asociar códigos numéricos a las etiquetas.
15. La sección Respuestas | Resumen del diseño del formulario muestra los datos resumidos
de las respuestas introducidas. Por ejemplo, para una variable textual como el sexo muestra
la distribución de respuestas en forma de gráfico de sectores, mientras que para una variable
numérica como el peso muestra los valores introducidos.

Esta información es orientativa. El análisis estadístico de los datos debe realizarse con
un programa dedicado, como por ejemplo Stata.
16. La sección Respuestas |
Individual del diseño del
formulario permite revisar una a
una las respuestas introducidas.
En esta vista es posible imprimir
las respuestas, o eliminar alguna
de las respuestas almacenadas.

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Aunque se puede definir un formulario para realizar una entrada individual de datos, la
verdadera potencia del sistema se demuestra cuando varios usuarios recogen datos a través
de Internet.

17. Pulse el botón Configuración
para mostrar el cuadro de diálogo
que permite definir el
comportamiento de la recogida de
datos.

Si marca la casilla Registrar
correos, puede pedir a Drive que
envíe Acuse de recibo de
respuestas, de forma que el
usuario recibe un correo electrónico
con las respuestas introducidas.

La casilla Editar después de
enviar permite cambiar las
respuestas una vez introducidas. Por
defecto una vez se pulsa el botón
Enviar no es posible cambiar los
datos.

El apartado Cuestionarios permite asignar puntuaciones a las preguntas y generar
una nota de forma automática, de forma que el formulario se convierte en una prueba
autoadministrada.

18. El botón Enviar de la página de
diseño permite enviar una
invitación para completar el
formulario a una serie de
contactos de correo electrónico,
sean o no usuarios de Gmail.

Drive genera un asunto y un mensaje automáticos. Puede modificar estos textos.

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Los usuarios reciben un correo electrónico con un botón RELLENAR FORMULARIO
que abre una página web con el formulario abierto en modo datos.

Como hemos indicado, en función de la configuración del formulario el usuario recibirá
una copia de sus respuestas una vez introducidas, así como la posibilidad de editarlas.
Para usuarios con cuenta de Google, es posible limitar a 1 respuesta por usuario la
entrada.

19. El botón de la ventana Enviar formulario permite generar un enlace directo al
formulario. Este enlace se puede copiar y enviar por correo electrónico o mensaje de texto,
y cualquiera con el enlace podrá introducir datos en el formulario.

La casilla Acortar URL permite generar un enlace más corto. Es posible publicar el
enlace directamente en Facebook y Twitter.

20. Si las opciones de recogida de
datos implican la recopilación del
correo electrónico de la persona
que introduce los datos (por
ejemplo, para enviar un mensaje
de confirmación), aparece un
campo obligatorio al principio del
formulario a tal efecto.

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También aparece una nueva columna en la hoja de datos que almacena las direcciones de
correo electrónico recogidas.

Los Formularios de Google permiten montar gratuitamente una recogida sencilla de datos a
través de Internet. Una recogida que incluya muchos campos puede ser tediosa de diseñar,
mantener y completar por parte de los usuarios. Por otra parte, aunque se pueden definir
algunas validaciones hay limitaciones en cuanto a la calidad de los datos recogidos: no es
posible evitar identificadores repetidos, utilizar códigos numéricos para las variables
categóricas, definir validaciones que impliquen más de un campo o saltos en función de los
valores de algunas variables. Por lo tanto, la información recogida debe verificarse con un
proceso de validación posterior antes de empezar la fase de análisis, y deberán adaptarse las
variables para poder tratarlas estadísticamente. Finalmente, la información se almacena en los
servidores de Google, lo que puede presentar problemas de confidencialidad.

Aunque es posible utilizar las herramientas de las hojas de cálculo de Google para crear
variables calculadas y obtener resultados, no le recomendamos esta opción. Una vez se haya
acumulado toda la información necesaria en el servidor, lo mejor es exportar los datos a un
archivo local, por ejemplo de Excel, e importarlos en un programado especializado como Stata,
que permite manipular la información y realizar análisis estadísticos.

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14. Conversar en Internet: Hangouts, Meet y WhatsApp

Objetivos

Presentar el funcionamiento de Hangouts y Meet, los servicios de mensajería de Google que
permite mantener contacto inmediato, multimedia y gratuito con nuestros conocidos. Explicar
cómo utilizar WhatsApp en un ordenador personal.

Para utilizar Hangouts y Meet solo es necesario tener una cuenta de Google y un
navegador web.
Skype es el programa de Windows 10 que permite el intercambio de mensajes de texto,
así como establecer videoconferencias. En este capítulo hablamos de las herramientas de
Google, pero si trabaja con Windows 10 Skype está preinstalado, es gratuito y solo
necesita una cuenta de Microsoft para usarlo.

Hangouts ha sido durante mucho tiempo la aplicación de mensajería “tradicional” de Google.
Permite intercambiar mensajes de texto y realizar videollamadas con un grupo reducido de
personas. En marzo de 2017 Google lanzó Meet, que se presentó como una versión empresarial
de Hangouts que permitía realizar videoconferencias con hasta 30 participantes. Meet se lanzó
como un servicio comercial (de pago), pero a raíz de la crisis de la COVID-19 en marzo de
2020 Google concedió acceso gratuito a cualquier usuario con una cuenta de Google. Las
llamadas gratuitas de Meet permiten un único anfitrión con hasta 100 participantes.

La duración máxima de una reunión 1 a 1 es de 24 horas. Si hay más de 3 participantes, la
duración máxima de una reunión gratuita es de 1 hora desde el 28 junio de 2021.
Meet y Skype no son los únicos servicios de videollamada disponibles. La crisis de la
COVID-19 y el confinamiento popularizaron y extendieron el uso de las videollamadas, y
otros servicios como Zoom (https://zoom.us), Jitsi Meet (https://jitsi.es/) o Teams
(incluido en la suite Microsoft Office) ofrecen prestaciones similares. Todos disponen de
versión gratuita (con más o menos restricciones), ya sea a través del navegador web o
instalando un cliente.
La Universitat Autònoma de Barcelona utiliza Microsoft Teams como plataforma de
enseñanza online, y es la aplicación que se usará en las sesiones online de algunos de los cursos
del máster, como por ejemplo el curso Proceso de datos sanitarios con Stata (ST1).
La información para instalar y usar Teams está disponible en el documento:
https://metodo.uab.cat/docs/Como_acceder_a_los_recursos_digitales_de_la_UAB.pdf

La operativa de Meet y Hangouts está disponible en el menú
principal de Gmail, en la esquina inferior izquierda.
La sección Configuración > Chat y Meet > Chat permite
activar o desactivar la operativa de Hangouts.
La sección Configuración > Chat y Meet > Meet permite
decidir si Meet se muestra en el menú principal.

El botón permite mostrar u ocultar el panel de mensajería
del interfaz de Gmail.

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Google guarda memoria del estado de Hangouts,
de forma que una vez iniciada sesión el sistema la
iniciará automáticamente cada vez que entremos en

nuestra cuenta de Google. Puede Cerrar la sesión
de Hangouts con el botón disponible en el menú
que se abre al hacer clic en la flecha junto a su

nombre. El botón Inicia sesión, disponible cuando
no se ha iniciado sesión, vuelve a iniciar sesión.

El botón situado a la derecha de nuestro nombre
permite iniciar una conversación nueva.

Se abre una ventana en la que es posible buscar a la
persona con la que queremos contactar por nombre,
correo electrónico o número de teléfono. El sistema
recuerda las conversaciones realizadas y las muestra en esta
ventana, de forma que se facilita volver a hablar con alguien.

La primera vez que establecemos contacto se envía una
invitación a chatear a través de Hangouts. Se abre una ventana
independiente para la conversación, de forma similar a la
operativa para enviar un nuevo mensaje de correo electrónico.

En esta ventana es posible intercambiar en tiempo real mensajes
de texto, así como compartir imágenes almacenadas en una
cuenta de Drive.

El botón permite iniciar una videollamada con el contacto.
El botón permite agregar más personas a la conversación.

Aunque Hangouts permite realizar videollamadas, si desea realizar una reunión con varios
participantes es mejor utilizar Meet. El enlace Meet > Nueva reunión permite crear una nueva
reunión en el momento y unirse a ella. Al entrar en una reunión como anfitrión (organizador)
es posible copiar el enlace para unirse o bien añadir manualmente a las personas por nombre o
dirección de correo electrónico.

El enlace para unirse se puede enviar (por correo electrónico o mensaje de texto) a todos los
asistentes, de forma que pueden usar la opción Meet > Unirse a una reunión para copiar el
enlace y unirse a la reunión desde su cuenta de Google. Si se añade manualmente a las personas,
estas reciben un mensaje de correo en su cuenta de Gmail con un botón que permite unirse a la
reunión.

En una reunión de Meet es posible, además de compartir audio y vídeo, compartir toda
nuestra pantalla o solo una ventana, así como intercambiar mensajes de texto (Chat).

Para realizar una videollamada con Meet también puede acceder directamente a:

https://meet.google.com/

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Chatear y realizar videollamadas también es posible con WhatsApp, que tiene una gran ventaja
frente a Hangouts: en nuestro país casi todo el mundo lo tiene en el teléfono móvil.

En principio no es posible usar WhatsApp en un ordenador, porque nuestra identidad no está
ligada a una cuenta de usuario (como en Hangouts), sino al número de teléfono registrado en
la tarjeta SIM de un teléfono móvil. Sin embargo, sí es posible mostrar en un ordenador una
réplica del WhatsApp que está funcionando en un teléfono móvil.
Para ello tenemos dos opciones: descargar, instalar e iniciar en nuestro ordenador la aplicación
de WhatsApp (https://www.whatsapp.com/download/, disponible para Windows y Mac), o
bien abrir en un navegador la página https://web.whatsapp.com/. En ambos casos se mostrará
un código QR como este:

Un código QR (del inglés Quick Response) es un código de barras bidimensional cuadrado,
que presenta una matriz de puntos donde se ha almacenado información. Desarrollado por una
empresa subsidiaria de Toyota, se ha popularizado su uso en dispositivos móviles como los
teléfonos inteligentes, ya que permite leer el código con la cámara del dispositivo y abrir de
forma rápida una aplicación de internet (página web, correo electrónico, red social, …).

Para activar el cliente en nuestro ordenador, hay que abrir WhatsApp en nuestro teléfono
móvil, abrir el menú y seleccionar la opción Dispositivos vinculados. Se activará entonces en
el móvil un escáner de códigos QR, con el que debemos escanear el código que está mostrando
la pantalla de nuestro ordenador.

Con esta acción (que será necesario repetir para posteriores conexiones si cierra la sesión abierta
en el ordenador), el ordenador quedará vinculado al WhatsApp de nuestro teléfono, lo que nos
permitirá utilizarlo con mucha mayor comodidad, usando el teclado y la pantalla del ordenador.
También podremos traspasar a nuestro ordenador archivos de WhatsApp y viceversa. Y si lo
dejamos abierto mientras trabajamos, nos aparecerán alertas en el área de notificación cuando
entren mensajes nuevos.

Pero no olvidemos que lo que tenemos en nuestro ordenador es una réplica del WhatsApp
original que sigue funcionando en el móvil: si el teléfono se queda sin batería o pierde cobertura,
el WhatsApp del ordenador dejará de funcionar.

Tenga en cuenta que una vez abierto WhatsApp en un ordenador,
cualquiera que tenga acceso a este ordenador podrá acceder a su cuenta de
WhatsApp y ver sus conversaciones o enviar mensajes en su nombre, por
lo que es recomendable cuando deje de utilizar el ordenador cerrar la sesión
abierta usando la opción Cerrar sesión del menú del cliente del ordenador.

También es posible cerrar todas las sesiones abiertas desde la aplicación
del móvil.

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15. Compartir información: Foros y blogs

Objetivos

Conocer qué son y cómo funcionan los foros y los blogs como vía para compartir información.

Con el nacimiento del correo electrónico surgió una herramienta muy útil y a la vez sencilla
para compartir información: las listas de correo. Los mensajes enviados a una dirección de
correo electrónico central se redistribuían a todos los suscriptores de la lista, los cuales podían
responder usando la misma dirección central. Esta idea inicial se sofisticó un poco más con los
grupos de noticias, donde los mensajes se estructuraban por grupos temáticos y se construían
“conversaciones” con hilos de preguntas y respuestas. Pero para utilizar los grupos de noticias
ya hacía falta un software especial (algunos programas de correo electrónico incorporaban
gestores de grupos de noticias).

Hoy día tanto las listas de correo como los grupos de noticias están francamente en desuso por
sus propias limitaciones. Sus funciones han sido sobrepasadas por una herramienta mucho más
potente y estructurada: los foros de Internet. Se trata de páginas web en las que los usuarios
comparten información y opiniones sobre un tema común. Generalmente para participar en los
foros hay que registrarse: consiste en abrir una cuenta, para lo cual se nos solicita una dirección
de correo y un alias (o nickname). Aunque normalmente es posible consultar los mensajes del
foro sin necesidad de registrarse.

Puede ver el funcionamiento de un foro entrando en https://www.statalist.org/forums/. Este es
el foro de usuarios de Stata, Statalist. El foro no está controlado por StataCorp, pero el personal
técnico de StataCorp y muchos usuarios expertos responden las consultas que se plantean.

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Hay dos grandes foros de discusión: General, sobre el funcionamiento general de Stata, y
Mata, dedicado al lenguaje de programación Mata, propio de Stata. Si entra en alguno de ellos
haciendo clic en su nombre verá los diferentes temas o hilos de discusión.

Cada tema consta de un mensaje inicial planteando una cuestión y las sucesivas respuestas que
van dando lo usuarios del foro a lo largo del tiempo:

Para poder enviar mensajes al foro es necesario registrarse, pero es posible visualizar los
mensajes y realizar búsquedas sin estar registrado. La mayor parte de los usuarios de los foros
generalistas utilizan un nickname que enmascara su identidad, de forma que a la práctica son
anónimos: no sabemos quién está escribiendo realmente. La información publicada
anónimamente en un foro debe tomarse con precaución. Dicho esto, en los foros dedicados a
un tema concreto, sobre todo los técnicos, los usuarios suelen identificarse, como sucede en el
foro de Stata.

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Es muy posible que nuestra pregunta ya haya sido respondida, por lo que es recomendable
buscar antes de decidirse a enviar un mensaje. Para realizar una búsqueda utilice el cuadro de
búsqueda Search situado en la esquina superior derecha de la página. Utilice palabras clave
para una búsqueda simple, o el enlace Advanced Search para acceder a todas las opciones.

Es posible que a partir de una búsqueda sobre Stata en
Google acabe en este foro, ya que la comunidad de usuarios
de Statalist es muy activa y generan una gran cantidad de
mensajes.

También es recomendable revisar las preguntas frecuentes
(FAQ) para conocer el funcionamiento del foro.

De hecho, Statlist fue inicialmente una lista de
correo (de ahí su nombre), pero a partir de mayo
de 2014 se convirtió en un foro. En la página
web https://www.stata.com/statalist/archive/ es
posible consultar todos los mensajes que se
enviaron a dicha lista hasta abril de 2014.

La información está organizada de forma
cronológica. Para revisar todos los mensajes de
un mes concreto basta con hacer clic sobre el
enlace correspondiente. También es posible
realizar búsquedas.

Un blog (o bitácora) es una página web en la que uno o varios autores publican artículos sobre
contenidos de su interés. Un blog suele actualizarse de forma periódica, y es posible suscribirse
para recibir avisos de los nuevos contenidos. Muchos blogs también permiten comentarios de
los lectores, de forma que es posible interactuar con el autor y realizar preguntas.

The Stata Blog, el blog sobre Stata, está disponible en https://blog.stata.com/. Los autores de
los artículos de este blog son empleados de StataCorp.

Puede suscribirse al blog para recibir avisos vía correo electrónico indicando su correo
electrónico (campo Email Address) y pulsando el botón Subscribe.

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No es necesario estar suscrito para revisar los contenidos del blog, que se presentan ordenados
cronológicamente, de más reciente a más antiguo. La página muestra las primeras líneas del
artículo a modo de introducción, y un enlace Read more… que abre el artículo completo
(también puede hacer clic en el título del artículo para abrir el texto completo).

Los comentarios se muestran al final del artículo, y permiten la interacción entre usuarios y con
el autor del artículo. Suele ser necesario estar registrado para poder comentar en un blog.

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16. Conexión remota con TeamViewer

Objetivos

Mostrar las posibilidades que ofrece TeamViewer, un software que permite conectarse a otro
equipo y controlarlo remotamente.

Existen diferentes aplicaciones que sirven para establecer una conexión remota con otro equipo.
Windows incorpora la utilidad Conexión a Escritorio remoto, que permite tomar el control
de otro ordenador que también utilice Windows. En Mac, el apartado Preferencias del
sistema | Compartir permite compartir diferentes elementos de nuestro equipo con otro Mac.
La opción Compartir pantalla permite gestionar remotamente el equipo.
Estas herramientas funcionan bastante bien dentro de una red local, pero en cambio presentan
algunas limitaciones para acceder a otros equipos a través de Internet: es necesaria la IP del
equipo remoto (que suele ser variable), los firewalls corporativos generan dificultades, etc.

TeamViewer es una aplicación (gratuita para uso particular) de fácil instalación y utilización,
que solventa estos problemas y además ofrece otras posibilidades, como transferir archivos,
chatear, montar videoconferencias o reuniones en línea. Es una aplicación multiplataforma
disponible para Windows, Linux y Mac.

1. El primer paso para poder usar TeamViewer consiste en instalar la aplicación en ambos
ordenadores, en el local, y en el remoto que queremos controlar desde el local. Descargue el
instalador desde la dirección https://www.teamviewer.com/es/descarga/ (la página web le
ofrecerá automáticamente la versión adecuada para su equipo) y ejecútelo.

Durante la instalación se ofrece la posibilidad probar la versión comercial. La versión
para “uso personal” de TeamViewer es gratuita y la aplicación es plenamente
operativa, aunque si el sistema detecta un uso que considera comercial puede
interrumpir el funcionamiento.

Observe que TeamViewer ofrece la posibilidad de Solo iniciar: es posible arrancar la
aplicación sin instalarla completamente en el ordenador. Esto es muy interesante si
vamos a hacer un uso muy puntual de TeamViewer en el ordenador remoto o en el local.

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2. Se abrirá la ventana principal de
TeamViewer.
Debajo de Permitir el control
remoto aparecen el
identificador y la contraseña del
equipo. Esta será la información
que debemos proporcionar a un
usuario que tenga que
conectarse remotamente con
nuestro ordenador.

3. Por tanto, si queremos conectar nuestro ordenador local a un ordenador remoto, la secuencia
será la siguiente: a) arrancar TeamViewer en ambos equipos; b) pedimos (telefónicamente,
p.ej.) al usuario del ordenador remoto el identificador y la contraseña que está mostrando su
TeamViewer; c) introducimos en el recuadro ID de asociado (apartado Controlar un
ordenador remoto) de nuestro TeamViewer local el identificador que nos acaban de
proporcionar, y pulsamos Conectar. Tras proporcionar la contraseña se abrirá una ventana
que contiene en su interior el escritorio del ordenador remoto:

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