92 3. Surat permintaan langsung dapat digunakan untuk berbagai aplikasi memesan barang atau jasa (order), surat undangan bisnis, surat reservasi, permintaan informasi penting tentang produk baru, keluhan (complain), koreksi dan permintaan kredit. 4. Dengan surat pengingat (memorandum), perintah atau saran dapat dikirimkan sebagai bentuk komunikasi antara atasan dan karyawan. Memo ini memudahkan manajer dan karyawan untuk memformalkan komunikasi. 5. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis memo adalah sebagai berikut. Jauhkan Pesan Anda pendek dan ringkas. Tulis saja secara langsung tentang hal teirpenting yang ingin Anda sampaikan. Bahasa yang Anda gunakan harus mempertimbangkan seberapa banyak yang Anda ketahui dan seberapa dekat Anda dengan penerima Pesan. 6. Suatu lembaga atau instansi yang mengeluarkan memo resmi. Catatan ini disiapkan sebagai surat resmi dari manajemen kepada karyawan lain, tetapi catatan informal biasanya dikirim oleh seseorang kepada teman, kerabat, atau kerabat pribadi. 7. Pengingat untuk mengirim pemberitahuan karyawan, pengiriman dalam bentuk pesanan atau kutipan. Oleh karena itu, keberadaannya membantu karyawan atau manajer untuk menyampaikan Pesan secara resmi. 8. - Daftarkan akun di media sosial dan beberapa situs web lainnya. - Sebagai sarana mempromosikan barang atau jasa. - Dokumen,foto, dan video dapat diterima dan dikirim - Di antara beberapa merk gadget, email banyak digunakan untuk aktivasi smartphone.
93 9. Alamat email memiliki struktur dasar: nama pengguna @nama_pengguna. Nama pengguna adalah nama yang Anda pilih untuk alamat email Anda. Sementara itu, nama pengguna adalah nama pengguna (situs web) dari penyedia layanan email pilihan Anda, tanda @ (diucapkan et, dari kata bahasa Inggris "at") memisahkan nama pengguna dan nama domain. 10. Saat menulis catatan, hal-hal berikut harus diperhatikan. Jauhkan Pesan Anda pendek dan ringkas. Tulis saja secara langsung tentang hal terpenting yang ingin Anda sampaikan. Bahasa yang Anda gunakan harus mempertimbangkan seberapa banyak yang Anda ketahui dan seberapa dekat Anda dengan penerima Pesan.
94 BAB IX SURAT RUTIN DAN PESAN BERISI MAKSUD BAIK (GOOD WILL MESSAGES) Sub Bahasan Materi: 1. Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan PesanPesan Positif 2. Pesan-Pesan Good-News dan Good Will 3. Menulis Jawaban Positif 4. Menangani Permintaan Kredit Rutin 5. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan Tujuan Pembelajaran: Setelah mempelajari bab ini, akan dapat: • Menjelaskan berbagai macam Pesan dan menulis jawaban positif • Membuat permintaan kredit rutin dan surat rekomendasi A.Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan PesanPesan Positif Strategi menulis permintaan Pesan positif adalah pendekatan langsung (direct approach). Dalam dunia korporat (bisnis), pengorganisasian kabar baik biasanya sama, yaitu dengan model langsung dan deduktif.
95 Tabel 9.1 Routine Message & Good News Pesan Reguler (Routine Massage) Berita Baik (Good News) Inagurasi/Awalan: Pernyataan Pikiran Utama (Main Thouights) Awalan/Inagurasi: Berita Baik Isi: Penjelasan Rinci Isi: Penjelasan Rinci Penutupan: Ingat gagasan utama atau tambahkan pemikiran penutup yang memuat pemikiran kedepannya Penutupan: Ingatkan diri Anda tentang kabar baik atau sertakan pemikiran berwawasan ke depan Kelebihan: a. Meningkatkan pemahaman umum (mendalam) saat membaca Pesan untuk pertama kali; b. Menekan hasil analisis Anda; c. Hemat waktu untuk pembaca. Kekurangan: a. Orang cenderung menyampaikan Pesan menggunakan pikirannya; b. Kesulitan mengubah cara berpikir yang biasanya “on point”, hal ini berkaitan dengan model pendidikan yang diajarkan sebelumnya. B. Pesan-pesan Good-News dan Good Will Merupakan Pesan bisnis yang meninggalkan kesan positif dan menyenangkan bagi orang lain. 1. Kabar baik (Good Will) tentang pekerjaan; 2. Kabar baik (Good Will) tentang produk.
96 Pesan niat baik (Good Will) adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk memiliki hubungan bisnis yang baik. Pesan itikad baik disampaikan melalui ucapan selamat kepada karyawan, seperti: iklan kenaikan tingkat pekerjaan, dll. C. Menulis Jawaban Positif Permintaan atau Penulisan informasi positif ini dapat dijawab dengan pendekatan langsung, dimulai dengan pernyataan positif dan menyenangkan dan diakhiri dengan ungkapan rasa hormat atau penghargaan kepada orang lain. 1. Surat Konfirmasi Pemesanan Apabola Pesanan produk dalam jumlah dan nilai besar, maka diperlukan surat konfirmasi (confirmation latter). Akan tetapi jika jumlah Pesanan relatif kecil, maka tidak diperlukan surat konfirmasi. 2. Menanggapi Permintaan Informasi Setiap permintaan penting baik di dalam maupun di luar organisasi. Pendapat orang lain tentang organisasi dipengaruhi oleh seberapa cepat mereka memproses permintaan tersebut. a. Menanggapi pertanyaan terkait penjualan Pelanggan potensial sering meminta laporan tahunan, katalog, atau brosur untuk membantu mereka membuat keputusan produk melalui iklan. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat menanggapi permintaan informasi penjualan potensial: (1)Menanggapi semua permintaan dan semua pertanyaan; (2)Mempromosikan penjualan masa depan; dan (3)Memberikan kesan yang baik kepada pelanggan dengan memberikan saran yang baik dan menambahkan informasi produk terbaru.
97 b. Menanggapi pertanyaan non-penjualan Pertanyaan dari luar organisasi dapat dijawab dengan cara yang berbeda (1) Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan (2)Memberikan kesan yang baik dan menyenangkan kepada pelanggan. D.Menangani Permintaan Kredit Rutin Pertumbuhan ekonomi tidak dapat dipisahkan dari masalah kredit. Pengusaha sering membawa dompet dengan kartu kredit dari berbagai bank. Pedagang bisa mendapatkan layanan pembayaran gratis dengan kartu kredit ini. Bentuk kepercayaan yang diberikan oleh bank dan lembaga keuangan lainnya pada dasarnya merupakan kredit 1. Persetujuan Kredit (Credit Approval) 2. Referensi Kredit Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat laporan kredit, yaitu; 1. Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau berkekuatan hukum tetap, dan 2. menurut fakta tanpa ditegaskan. E. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan Surat rekomendasi adalah bentuk informasi positif dengan referensi pribadi yang dekat. Beberapa ciri surat rekomendasi adalah: 1. Nama lengkap pelamar (untuk melanjutkan studi atau mencari pekerjaan);
98 2. pekerjaan atau tuinjangan yang diharapkan; 3. penulis menanggapi permintaan atau atas inisiatifnya sendiri; 4. sifat hubungan antara penulis dan pemohon; 5. fakta terkait Pemohon tidak dapat melihat isi surat rekomendasi dikarenakan surat tersebut bersikap rahasia. Sebagai aturan, surat rekomendasi dikirim langsung ke tujuan yang diinginkan pemohon.
99 Soal: 1. Bagaimana cara merespon Penulisan Pesan positif? 2. Jelaskan apa itu Pesan permintaan rutin dan berikan contohnya? 3. Jelaskan langkah-langkah menulis Pesan positif dan rutin? 4. Mengapa Pesan kabar baik (good news) dan good will lebih baik menarik pembaca? 5. Apa pengertian dari Pesan positif? 6. Mengapa langkah Penulisan Pesan rutin sangat diperlukan? 7. Apa yang harus diperhatikan saat menulis surat permintaan rutin? 8. Apa itu surat biasa atau surat rutin? 9. Apakah strategi Penulisan berita positif dapat menggunakan pendekatan langsung? 10. Jelaskan pendekatan apa yang harus digunakan saat menulis Pesan rutin! Pembahasan: 1. Pembuka berisi ide pokok yang jelas dengan akses langsung. Isinya juga dalam inci sehingga mengungkapkan isi surat secara utuh dan mudah dipahami. Bagian terakhir berisi kesan menyenangkan menerima Pesan positif. 2. Pesan rutin adalah Pesan yang berkaitan dengan bisnis sehari-hari yang berulang-ulang dan perlu ditangani atau dijawab secepat mungkin. Kotak masuk, kotak keluar, catatan dengan Pesanan barang, keluhan dan rekomendasi.
100 3. Mulalah dengan menyatakan tujuan Pesan dan secara singkat menjelaskan sifat informasi yang Anda berikan. Jika memerlukan masukan informasi, maka masukkan. Strategi untuk respons rutin dan Pesan positif: - Mulailah dengan gagasan utama. - Memberikan informasi dan penjelasan yang diperlukan. - Berhenti dengan sopan. 4. Strategi Penulisan Permintaan Berita Rutin dan Kabar Baik sebagian besar berita rutin, kabar baik dan itikad baik diminta oleh pembaca karena Pesan-Pesan ini mengandung informasi yang diperlukan untuk bisnis sehari-hari. 5. Pesan positif adalah Pesan bisnis yang menimbulkan kesan menyenangkan bagi pihak lain dan mengandung kabar baik dan itikad baik. Pesan kabar baik dan niat baik adalah Pesan bisnis yang menyampaikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. 6. Karena kalau kita tidak tahu strateginya, Pesan kita akan berupa bad news atau kabar buruk. Ketika hal ini terjadi, dapat menimbulkan efek negatif dan beberapa kerugian serta masalah bagi perusahaan atau organisasi. 7. Saat menulis surat permintaan rutin, pertimbangkan tiga pertanyaan ini: a) apa yang ingin Anda ketahui, b) Mengapa perlu diketahui; c) Mengapa ini bisa membantu. Permintaan yang berhubungan dengan permintaan langsung dapat berasal dari dalam atau luar organisasi perusahaan.
101 8. Kegiatan atau urusan sehari-hari yang berulang dan harus segera direspon secepat mungkin merupakan surat rutin. 9. Komunikasikan Pesan positif, kabar baik, secara rutin, dan ini bisa dilakukan melalui pendekatan langsung. 10. Pendekatan deduktif atau langsung memiliki pola yang hampir mirip. Posting ini sangat populer dan menarik di kalangan pembaca karena mengandung informasi yang diperlukan untuk trading harian.
102 BAB X PESAN PERSUASIF DAN PENJUALAN Sub Bahasan Materi: 1. Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif 2. Mengembangkan Pesan-Pesan Persuasif 3. Menulis Permintaan Persuasif 4. Penulisan Pesan-Pesan Penjualan dan Permohonan Dana Tujuan Pembelajaran: Setelah mempelajari bab ini, akan dapat: • Menjelaskan terkait Pesan-Pesan Persuasif • Menuliskan Pesan-Pesan penjualan dan permohonan dana A.Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif Kepentingan internal dan eksternal suatu organisasi biasanya menerapkan pengiriman Pesan persuasif. Tidak seperti seruan rutin, Pesan persuasif bertujuan untuk memengaruhi audiens yang mencoba mempertahankan ide mereka. 1. Analisis audiens target Pesan persuasif dapat disampaikan secara efektif dengan bantuan analisis audiens target yang tepat. Cara terbaik untuk menyampaikan Pesan persuasif adalah mencocokkan Pesan dengan minat dan keinginan audiens.
103 2. Mempertimbangkan perbedaan budaya. 3. Gunakan pendekatan organisasi. B. Mengembangkan Pesan-Pesan Persuasif Komponen penting dalam mengembangkan Pesan persuasif adalah: 1. Membangun kredibilitas Kredibilitas ditentukan oleh tingkat kepercayaan dan kehandalan, Ketika kredibilitas tidak jelas masyarakat dapat memilih skeptisisme. Tanpa kredibilitas, upaya persuasi muncul sebagai penipuan. Cara lain untuk meningkatkan kredibilitas meliputi, menjadi ahli (expert) dalam suatu bidang tertentu dan lain-lain. 2. Kerangka argumentatif Ketika cukup banyak fakta dan bukti telah dikumpulkan, sampaikan argumen Anda. Sebagian besar Pesan persuasif mengikuti bagan organisasi AIDA (Attention, Interest, Desire and Action). 3. Pilih Pesona a. Daya tarik audiens terdiri dari daya tarik berdasarkan logika dan emosi. b. Daya tarik emosional gunakan kata-kata yang benar-benar menyentuh perasaan seseorang, seperti kebebasan, kemandirian, kesuksesan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan. c. Daya tarik logika • Saat ingin menggunakan logika audiens, gunakan salah satu dari tiga daya tarik alasan yaitu, analogi • Induksi • Pengurangan
104 4. Pertimbangan Etis Tunjukkan ketertarikan pada penonton dengan mengadopsi sikap penonton secara jujur. C. Menulis Permintaan Persuasif Hal terpenting untuk diingat saat menyusun pertanyaan yang menarik adalah tetap berada dalam batas-batas pertanyaan. Salah satu manfaat langsung (derect benefits) dari permintaan yang mendesak adalah mengurangi beban kerja manajer. Pada saat yang sama, manfaat tidak langsung (indirect benefits) meliputi peningkatan/peningkatan moral dan penghargaan karyawan, dll. 1. Ajakan bertindak yang menarik Contoh: Rencana organisasi AIDA harus digunakan dalam surat permintaan peningkatan anggaran. 2. Permintaan korektif dan banding yang persuasif Contoh: surat lengkap (complant latter) D.Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana Surat penjualan dan surat pengajuan dana merupakan macammacam Pesan persuasif. Komunikasi ini meliputi brosur, formulir tanggapan, dan surat khusus lainnya. 1. Membuat Pesan penjualan. Pesan penjualan dapat disampaikan dengan berbagai cara, antara lain dengan mengirimkan surat, brosur, sampel (contoh produk), kartu, telepon, email, dan iklan di media massa dan elektronik.
105 2. Organisasi dan kompilasi Pesan penjualan. Ciri-ciri sales letter yang baik antara lain: a. Menarik perhatian b. Meningkatkan minat c. Meningkatkan keinginan d. Memotivasi untuk bertindak 3. Menjadwalkan Pesan Permintaan Pendanaan Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan permohonan hibah, yaitu: a. Anda harus dapat menentukan persyaratan khusus b. Tunjukkan kepada pembaca betapa berartinya pemberian Anda bagi mereka c. Nyatakan dengan jelas berapa banyak donasi yang diperlukan d. Menjelaskan manfaat atau kegunaan sumbangan dari pembaca.
106 Soal: 1. Mengapa Pesan persuasif penting dalam bisnis? 2. Apa faktor utama yang perlu dipertimbangkan untuk mengembangkan Pesan persuasif secara lebih efektif? 3. Bagaimana Pesan dapat mempengaruhi kualitas komunikasi persuasif? 4. Mengapa Pesan bisnis persuasif biasanya menggunakan daya tarik logis daripada emosional? 5. Apa hambatan komunikasi persuasif? 6. Agar teks persuasif memperoleh tujuannya dengan baik, langkah apa yang harus dilakukan? jelaskan! 7. Strategi mana yang mengandung Pesan persuasif? 8. Mengapa Pesan persuasif penting? 9. Apa yang harus diperhatikan saat menulis teks persuasif? 10. Mengapa teks tersebut disebut teks persuasif, jelaskan Mengapa? Pembahasan: 1. Dalam sebuah organisasi atau bisnis, tujuan penyampaian Pesan persuasif adalah agar audiens dapat memunculkan ide/saran tentang bagaimana merencanakan pekerjaan agar cara kerja lebih efisien. 2. Ada lima faktor penting yang perlu diperhatikan untuk mengembangkan Pesan persuasif secara efektif, yaitu: • Menentukan kredibilitas • Siapkan kerangka argumen • Gunakan daya tarik berdasarkan logika dan emosi • memperkuat posisi dengan menggunakan bahasa yang baik dan bukti yang jelas.
107 3. Keberhasilan komunikasi persuasif datang ketika pesan yang disampaikan dapat mempengaruhi sikap dan perilaku komunikator dan menimbulkan konsekuensi. Oleh karena itu, mempengaruhi makna perilaku seseorang juga memerlukan psikologi bagi komunikator untuk memahami jenis sasaran yang dijadikan sasaran. 4. Secara umum, Pesan bisnis persuasif lebih didasarkan pada logika daripada daya tarik emosional, karena ide utamanya biasanya untuk menghemat uang, meningkatkan kualitas, atau meningkatkan beberapa bisnis praktis dan terukur lainnya. 5. Ditinjau dari segi hambatan psikologis, ada empat hambatan komunikasi persuasif, antara lain: Perbedaan Hasanah kepentingan, prasangka, stereotip dan motivasi (Jayanti & Setiawati, 2016). 6. Tujuan Penulisan teks persuasif dicapai dengan memperhatikan dan menerapkan syarat-syarat penulisan teks persuasif seperti pilihan kata, perlakuan emosi, bukti/fakta, perlakuan kalimat yang santun dan memperhatikan kaidah bahasa teks persuasif. 7. Strategi komunikasi persuasif adalah perpaduan antara Perencanaan komunikasi persuasif dan manajemen komunikasi untuk mencapai tujuan mempengaruhi sikap, pendapat, dan perilaku. 8. Pesan persuasif memiliki keunggulan mampu memotivasi masyarakat untuk membuat atau memilih suatu keputusan yang sebenarnya menjadi kendala bagi mereka, karena Pesan persuasif mengandung argumentasi dan bukti. 9. Dalam menulis teks persuasif, ada hal-hal yang harus diperhatikan agar kekuatan persuasif dalam teks persuasif lebih meyakinkan pembaca. Yang perlu diperhatikan adalah ajakan, himbauan atau imbauan yang disertai dengan rangkaian pendapat atau fakta yang memperkuat ajakan yang terdapat dalam teks persuasif.
108 10. Membujuk berarti mengajak, menyuruh atau memerintah. Menurut arti kata, teks persuasif adalah teks yang tujuannya mengajak, menyuruh atau membujuk pembaca untuk melakukan sesuatu yang penulis berikan.
109 BAB XI MENULIS PESAN NEGATIF Sub Bahasan Materi: 1. Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad-News 2. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif 3. Penyampaian Bad-news ke Pelanggan 4. Bad-news tentang Orang Tujuan Pembelajaran: Setelah mempelajari bab ini, akan dapat: • Menjelaskan terkait Pesan-Pesan bad-news • Mengkomunikasikan bad-news ke pelanggan A.Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad-News Dalam menanggapi keluhan pelanggan, melaporkan masalah Pesanan, atau melaporkan perubahan praktik perusahaan yang dapat berdampak negatif pada citra organisasi perusahaan, ada tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu: 1. Mengirim kabar buruk (Bad News) 2. Menerima Pesan 3. Kembangkan good will baik sebaik mungkin dengan pelanggan.
110 Berikut ini adalah salah satu cara pengorganisasian berita buruk, sebagai berikut: 1. Ciptakan nada yang berpusat pada penonton Nada atau intonasi saat menyampaikan berita buruk (bad-news) harus memiliki spesifikasi. 2. Bantu audiens memahami bahwa berita buruk adalah keputusan yang kuat: a. Bantu audiens Anda memahami bahwa keputusan Anda adil b. Untuk membantu masyarakat terus menyumbangkan itikad baik kepada perusahaan cobalah untuk fokus pada nada audiens saat menyampaikan berita buruk. c. Untuk memilih konsep organisasi B. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif Dalam situasi seperti itu, kemampuan komunikasi komunikator akan diuji ketika dia mengatakan "tidak" sambil menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak di masa depan. • Berita buruk (bad-news) tentang produk Saat menyampaikan berita buruk tentang produk kepada pelanggan (misalnya kenaikan harga barang atau penarikan kembali produk), sebaiknya gunakan pendekatan tidak langsung, dimulai dengan pernyataan netral yang didukung alasan logis, kemudian menyampaikan berita buruk. Pesan dan diakhiri dengan pernyataan positif dan bersahabat. • Penolakan untuk bekerja sama • Menolak Undangan.
111 C. Penyampaian Bad-news ke Pelanggan Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menyampaikan berita buruk (bad-news), yaitu: 1. Terus bekerja sebaik mungkin untuk menyelesaikan penjualan kembali 2. Menyimpan instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin 3. Tetap optimis dan percaya diri agar pembaca tidak kehilangan minat. D.Bad-news tentang Orang Di bawah ini adalah beberapa berita buruk (bad-news) tentang orang-orang yang berfokus pada organisasi bisnis yaitu: 1. Penolakan untuk menulis surat rekomendasi 2. Penolakan aplikasi 3. Surat Penolakan Kredit.
112 Soal: 1. Pesan biasanya memiliki hal yang negatif atau maksud yang negatif, dan bagaimana cara mengatasi Pesan negatif tersebut? 2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan menulis berita negatif dalam bisnis? 3. Mengapa penting untuk menulis surat dengan Pesan negatif? 4. Pendekatan apa yang harus digunakan untuk menyampaikan kabar buruk? 5. Mengapa pendekatan tidak langsung lebih sering digunakan saat menyampaikan berita buruk? 6. Apa perbedaan antara pendekatan langsung dan tidak langsung dalam penyampaian berita buruk? 7. Jelaskan apa itu Pesan negatif? 8. Bagaimana cara mengatasi Pesan negatif dalam komunikasi? 9. Apa yang harus dilakukan saat menyampaikan kabar buruk, terutama kenaikan harga atau penarikan produk? 10. Sebutkan 3 langkah menulis Pesan negatif! Pembahasan: 1. - Kurangi stres karena berita buruk. - Gunakan pernyataan merumpamaan. - Bagikan apa yang Anda lakukan, bukan apa yang tidak Anda lakukan. - Akhiri sikap positif.
113 2. Berita negatif didefinisikan sebagai berita buruk kepada kolega atau mitra bisnis yang dapat menimbulkan tanggapan netral, kecewa atau marah, atau mempengaruhi emosi konsumen. Pesan negatif, meski membawa kabar buruk, tetap perlu disampaikan. 3. Menyampaikan berita buruk lebih awal memiliki keuntungan: 1) Memungkinkan untuk mempersingkat Pesan 2) Berikan waktu yang lebih singkat kepada audiens untuk sampai pada gagasan utama Pesan. 4. Pada penyampaian bad-news bagi para pelanggan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan alasan yang logis, baru disampaikan Pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat. 5. Karena bad-news akan lebih memberikan kecemasan dan kepanikan sehingga harus dengan hati-hati dalam menyampaikannya agar tidak terjadi hal-hal yang buruk. 6. Pendekatan tidak langsung lebih cenderung menyarankan cara untuk memecahkan masalah yang dihadapi dan memberikan kesan yang baik saat menyampaikan berita buruk. Sedangkan pendekatan langsung memberikan Pesan langsung kepada maksud yang dituju. 7. Berita negatif didefinisikan sebagai berita buruk yang disampaikan kepada rekan kerja atau mitra bisnis yang dapat menimbulkan reaksi netral, kecewa atau marah atau mempengaruhi emosi konsumen. Pesan negatif, meski membawa kabar buruk, tetap perlu disampaikan. 8. Pertama berikan fakta yang relevan. Kedua, sajikan masalah dan ceritakan tentang tindakan yang diambil. Ketiga, meminta bantuan atau menawarkan solusi.
114 9. Saat menyampaikan berita buruk kepada pelanggan, sebaiknya dilakukan pendekatan tidak langsung, dimulai dengan pernyataan netral yang didukung dengan argumentasi yang logis, kemudian penyampaian berita buruk tersebut dan diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat. 10. Langkah 1: Desain kontribuisi Anda. Langkah 2: Menulis Pesan. Langkah 3: Penyelesaian Pesan. Langkah 4: Bukalah berita buruk yang menyatakan pernyataan dengan jelas.
115 BAB XII MEMPERSIAPKAN DAN MENGELOLA LAPORAN BISNIS Sub Bahasan Materi: 1. Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis 2. Persiapan Penulisan Laporan Bisnis 3. Bagian Pokok Laporan Bisnis Tujuan Pembelajaran: Setelah mempelajari bab ini, akan dapat: • Menjelaskan perihal laporan bisnis A.Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis Arti Laporan Bisnis Dalam buku Effective Business Communications dijelaskan bahwa pengertian laporan tahunan adalah laporan yang netral atau tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan memiliki rencana untuk menyajikan fakta kepada satu orang atau lebih. memperoleh tujuan bisnis tertentu. Sementara itu, Himstreet dan Baty menyampaikan dalam buku Business Communications bahwa laporan (bisnis) adalah suatu Pesan yang terstruktur secara objektif dan sistematis yang berfungsi untuk mengkomunikasikan antar departemen dari satu badan ke
116 badan/instansi lain dengan badan atau lembaga lainnya. Membantu membuat keputusan atau memecahkan masalah. Laporan faktual/fakta juga dapat mencakup peristiwa, kualitas, kondisi, perkembangan, produk, hasil, dan masalah atau solusi yang diusulkan. Laporan ini dapat membantu penerima manfaat memahami situasi bisnis yang kompleks, melakukan berbagai tugas teknis atau operasional, merencanakan berbagai proses untuk Perencanaan strategis, memecahkan masalah dan merumuskan keputusan. Penulisan laporan bisnis untuk suatu perusahaan biasanya digunakan untuk memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1. Memantau dan mengendalikan kegiatan usaha perusahaan. 2. Untuk memudahkan implementasi beberapa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan perusahaan, maka ada kebijakan penempatan di dalam perusahaan. 3. Memenuhi berbagai persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku di perusahaan. Contohnya adalah pengembalian pajak, penilaian dampak lingkungan dan ketenagakerjaan. 4. Mendokumentasikan kinerja pekerjaan yang dibutuhkan untuk kebutuhan internal dan eksternal. 5. Menganalisis informasi dan memberikan panduan untuk pengambilan keputusan tentang masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian, laporan pembenaran. 6. Untuk mendapatkan sumber pembiayaan dan akuntansi untuk bisnis baru, contohnya adalah penawaran untuk menjual.
117 Penggolongan Laporan Bisnis 1. Tergantung Fungsi/Kegunaannya Laporan dapat dipisahkan, yaitu. apakah itu harus dilaporkan atau dianalisis. Nama lain dari laporan informasi adalah laporan kemajuan/progress. Laporan sementara (interim report) dan laporan triwulanan (quarterly report). Laporan analitis beirisi beberapa fakta, analisis dan interpretasi, Setelah itu ditarik kesimpulan dan rekomendasi dibuat. 2. Tergantung Subjeknya Laporan dapat dipisahkan dari mana bagian laporan berasal. Misalnya multiple report yaitu laporan akuntansi, periklanan, penagihan pinjaman, pembelajaran, asuransi, pemasaran, keuangan, produksi, sumber daya manusia dan lain-lain. 3. Setelah formalitas Laporan berdasarkan formalitas bersifat formal atau informal. Laporan formal biasanya disebut sebagai laporan panjang karena biasanya lebih dari 10 halaman dan mencakup beberapa topik yang kompleks dan informal yang dikenal sebagai laporan singkat. 4. Menurut Keasliannya Satu dapat membedakan laporan berdasarkan keaslian, yaitu sukarela atau resmi dan swasta atau publik. Sehubungan dengan Surat Kuasa adalah pernyataan yang dibuat atas permintaan seseorang atau badan atau sebagai akibat diterimanya Surat Kuasa. Adapun laporan sukarela, itu adalah laporan yang dibuat atas inisiatif Anda. Juga dikenal sebagai laporan pribadi, adalah laporan yang dibuat oleh perusahaan swasta. Yang terakhir adalah laporan publik berupa laporan yang disiapkan oleh instansi pemerintah seperti sekolah, rumah sakit atau badan lain yang dibiayai pemerintah.
118 5. Berdasarkan Frekuensi Laporan berbasis frekuensi dapat dibagi menjadi laporan berkala dan laporan khusus. Laporan berkala dapat diberikan harian, bulanan, semesteran atau tahunan. Pada saat yang sama, laporan khusus dibuat ketika ada kebutuhan akan informasi. Di mana laporan khusus ini di ruang publik satu kali terjadi situasi atau kejadian, seperti munculnya krisis di perusahaan. 6. Berdasarkan Jenis Laporan menurut jenisnya dibagi menjadi laporan catatan, laporan surat, laporan cetak dan laporan resmi. 7. Berdasarkan Kinerja Proyeknya Dalam pelaksanaan suatu proyek terdapat 3 jenis laporan yaitu laporan pendahuluan, laporan kemajuan dan laporan akhir. Laporan awal meliputi persiapan proyek, hasil yang diharapkan dan pengorganisasian pelatihan staf, Setelah itu penting untuk membuat laporan kemajuan secara berkala seiring kemajuan proyek. Di akhir proyek, laporan akhir tentang kegiatan proyek akan disiapkan. B. Persiapan Penulisan Laporan Bisnis Peirsiapan sebelum menulis laporan setidaknya melibatkan 4 langkah: 1. Jelaskan masalah, tujuan dan ruiang lingkupnya. 2. Pertimbangkan siapa yang harus menerima laporan. 3. Menentukan ide atau gagasan. 4. Pengumpulan bahan-bahan yang diperlukan. 5. Melakukan analisis dan interpretasi data. 6. Atur data dan buat kerangka referensi terakhir.
119 C. Bagian Pokok Laporan Bisnis 1. Pendahuluan Di pada pendahuluan yang krusial buat dipertimbangkan merupakan : a. Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan. b. Layout ataupun planning presentasi menceritakan dalam pembaca, tentang apa saja pembahasan pada laporan usaha. c. Konflik umumnya didefiniskan pada awal-awal bab pendahuluan merupakan sebelum maksud dan tujuan laporan usaha disampaikan. d. Maksud berdasarkan penulisan laporan usaha haruslah tampak dalam bagian pendahuluan. e. Ruang lingkup berkenaan menggunakan luas beberapa cakupan ataupun batas sebuah utama bahasan pada suatu laporan usaha f. Metodologi berpijak pada metode pengumpulan infromasi, baik berdasarkan perpustakaan, melaksanakan wawancara, berita umum ataupun eksperimen. g. Beberapa asal utama ataupun sekunder yang mencakup pada antaranya publikasi (jurnal, surat kabar, dan majalah), cetakan perusahaan, memo, surat dan output berdasarkan wawancara dan lain-lainnya. h. Latar belakang perlu dimasukkan buat memberi fakta citra menyeluruh dan memberi pemahaman yang kentara terhadap suatu utama bahasan. i. Definisi kata perlu dicantumkan apabila Anda memakai kata yang mempunyai beberapa penafsiran. j. Keterbatasan misalnya pada saat, pendanaan, asisten peneliti, dan data yang ada.
120 k. Rekomendasi yang menyebutkan mengenai keputusan yang dibutuhkan buat dilaporkan dalam sebuah laporan usaha tersebut. 2. Teks Bagian yang paling panjang berdasarkan sebuah laporan usaha adalah isi teks laporan. 3. Penutup Bagian epilog meliputi rangkuman/Pembahasan ringkas, konklusi yang memiliki isi penilaian beberapa berita yang dibahas tanpa menggunakan pendapat pribadi, pada hal ini rekomendasi pada arti menyarankan sebuah acara berwujud tindakan yang terdiri berdasarkan saat pelaksanaan, aturan yang diperlukan dan beberapa orang yang akan terlibat, terakhir kata depan menjadi sebuah tugas menyatakan yang berdasarkan menggunakan suatu artikel ataupun laporan.
121 Soal: 1. Apa saja yang harus disiapkan dalam menyusun laporan bisnis? 2. Mengapa setiap perusahaan perlu membuat laporan? 3. Mengapa garis besar (outline) diperlukan saat menyiapkan laporan bisnis? 4. Apa ciri utama laporan bisnis? 5. Apa yang harus dianalisis saat menyiapkan laporan kegiatan usaha? 6. Atas dasar apa laporan tahunan dapat diklasifikasikan? 7. Apa isi laporan tahunan? 8. Jelaskan apa yang dimaksud dengan laporan tahunan yang baik? 9. Bagaimana laporan perilaku bisnis dapat dikatakan sistematis? 10. Jelaskan apa yang dimaksud dengan laporan tahunan dan apa tujuan dari penulisan laporan tahunan? Pembahasan: 1. - Buat topik atau kriteria. - Susun urutan acara atau jalannya kejadian - Jelaskan lokasi suatu tempat - Jelaskan proses atau prosedur - Menyusun menurut abjad kepentingan. - Menyusun urutan tingkat aklimatisasi. 2. Manfaat dan tujuan laporan tahunan juga meliputi: a. Bentuk tanggung jawab pengusaha kepada investor atau pemangkui kepentingan.
122 b. Menjadi dasar penetapan pedoman dalam pengambilan keputusan terkait pengembangan usaha. c. Sebagai sumber informasi tentang semua toko. 3. Pastikan tulisan Anda konseptual, komprehensif dan terarah. Menulislah secara teratur. 4. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa laporan tahunan memiliki berbagai karakteristik, seperti netral, tidak memihak, objektif, penyajian informasi eksternal dan internal, terstruktur secara sistematis, biasanya diminta oleh otoritas yang lebih tinggi. 5. Beberapa area yang harus dianalisis dalam laporan tahunan yaitu: - Industri - Laba atau Rugi - Sektor keuangan - Bidang modal - Bidang Pemasaran - Bidang organisasi - Manajemen dan akuntansi - Sektor ketenagakerjaan 6. Klasifikasi jenis laporan bisnis: - Fungsi khusus: Informasi, analisis, saran. - Formalitas: resmi, tidak resmi. - Panjang:panjang, pendek - Arah: vertikal, horizontal, internal, eksternal. - Waktu:rutin kapan (ad hoc) - Fungsi: Pemasaran, keuangan, produksi, dll. - Membentuk: Formulir, surat, catatan, manuskrip.
123 7. a. Laporan hasil laba rugi. Laporan laba rugi adalah jenis laporan pertama yang harus dimiliki perusahaan. b. Laporan saldo. Selain laporan laba rugi, Anda juga harus memperhatikan neraca. c. Laporan arus kas. d. Laporan Perubahan Pokok/modal. 8. Untuk membuat laporan tahunan yang baik, setidaknya Anda harus melakukan tiga hal, yaitu: 1. Informasi sesuai fakta 2. Konten menunjukkan penilaian yang baik 3. Format sesuai kebutuhan audiens. 9. Sistematika ada apabila informasi yang dimuat dalam laporan pelaksanaan transaksi disusun dalam urutan yang mengungkapkan hubungan timbal balik. 10. Laporan tahunan adalah presentasi logis dan objektif dari fakta-fakta yang diperlukan untuk pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Saat ini, menjadi sukses dalam bisnis juga membutuhkan kemampuan untuk menulis proposal dan laporan yang menarik dari perusahaan terbesar hingga perusahaan rintisan terkecil.
124 BAB XIII MENULIS PROPOSAL DAN LAPORAN FORMAL Sub Bahasan Materi: 1. Mendefinisikan Masalah 2. Kerangka untuk Analisis 3. Menyusun Rencana Kerja 4. Melakukan Penelitian 5. Analisis Data Tujuan Pembelajaran: Setelah mempelajari bab ini, akan dapat: • Menjelaskan pemahaman mengenai masalah dan kerangka analisis • Menjelaskan penyusunan rencana kerja, melakukan penelitian dan Analisa data A.Mendefinisikan Masalah Saat menyiapkan laporan, yaitu laporan yang informatif atau analitis, langkah pertama yang dilakukan adalah mendefinisikan masalah. Oleh karena itu, ia harus dapat memutuskan informasi apa yang dibutuhkan untuk menyusun laporan. Misalnya, Anda sedang melakukan penelitian tentang minuman beralkohol. Kita perlu mencari
125 berbagai hal terkait masalah konsumsi alkohol dan mencari tahu bagaimana hal-hal tersebut bergerak. Kami menyelidiki latar belakang orang yang mengkonsumsi minuman terlarang, dari mana mereka mendapatkan alkoholnya. Pelajari bagaimana minuman disalurkan dan banyak lagi. Semua jawaban ini dapat membantu kita dalam penelitian yang telah kita siapkan. Pertanyaan yang Tepat Jarang reporter memutuskan bahwa Anda memiliki masalah tertentu. Jika hal ini terjadi, sangat penting bagi Anda untuk menanyakan tujuan laporan sebelum melanjutkan penyelidikan lebih dalam. Pertanyaan-pertanyaan di bawah ini akan membantu Anda melakukan riset. 1. Apa yang perlu didefinisikan? 2. Mengapa masalah itu penting? 3. Siapa saja yang terlibat dalam situasi tersebut? 4. Dari mana masalah ini berasal? 5. Kapan masalah terjadi? Mengembangkan Pernyataan Tujuan Dalam pertanyaan terbuka, penting untuk menyiapkan penjelasan tertulis yang jelas tentang tujuan laporan. Selanjutnya, Anda juga harus memverifikasi klaim ini dengan orang yang berwenang. Saat mengembangkan tujuan, Anda dapat menggunakan dan memilih metode berikut. 1. Menggunakan kalimat infinitif. 2. Menggunakan pertanyaan. 3. Menggunakan pernyataan deklarasi
126 Pengaturan yang jelas dibuat untuk pemberitahuan Pesan yang disengaja dan adanya informasi yang masuk dengan isi yang tidak sesuai. B. Kerangka untuk Analisis Setelah Anda mendefinisikan masalah dan memutuskan tujuan penelitian, Anda dapat memulai penelitian Anda. Untuk mengatur penelitian, sangat penting untuk mengelompokkan masalah secara khusus ke dalam rangkaian yang relevan, atau yang bisa disebut factoring. Struktur yang dipelajari harus dapat berkembang, jika dapat dipahami secara logis sesuai dengan objek kajian. Dengan demikian, dimulai dengan memperhatikan adanya tujuan penelitian umum, yang bertujuan untuk memutuskan kapan menggunakan kerangka informasi dan analitis, dan dapat juga merupakan kombinasi dari keduanya. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan informasi kepada orang lain, kerangka informasi yang sesuai digunakan, meskipun beberapa penelitian memerlukan analisis untuk menunjukkan fakta yang paling penting. Jika tujuan dari makalah penelitian adalah untuk menyajikan kesimpulan dan rekomendasi, maka kami menggunakan kerangka kerja analitis. Tugas Informasional Jika penelitian lebih berfokus pada laporan kasus di mana analisis atau interpretasi dilakukan, itu diklasifikasikan dalam Sub topik. Adapun Sub topik yang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
127 1) Urutan kepentingan Level Jika kajian dilakukan pada sekitar 5 kelompok produk, maka dapat diklasifikasikan dengan cara mengelompokkan semua perlengkapan penjualan pada masing-masing kelompok produk, dari keberadaan kelompok dengan laba tertinggi hingga laba terendah. 2) Berurutan Ketika Anda melakukan proses penelitian, Anda menyajikan informasi langkah demi langkah, mulai dari langkah 1 ke langkah berikutnya. 3) Kronologis Saat melakukan perhitungan, Anda dapat mengatur berbagai acara sesuai dengan urutan peristiwa, seperti yang terjadi pada minggu pertama bulan Januari, minggu kedua bulan Januari, minggu ketiga bulan Januari dan minggu keempat bulan Januari. 4) Ruang Lokasi Setelah memeriksa objek secara fisik untuk memahaminya dari kanan ke kiri atau dari atas ke bawah atau dari dalam ke luar dll. 5) Menurut indikasi geografis Jika lokasi merupakan salah satu isui yang diprioritaskan dalam penelitian, maka para ahli geografi meletakkan dasar dengan menyusun Sub-topik di daerah seperti Bandung, Garut, Cirebon, Tasikmalaya dan lain-lain. 6) Berdasarkan kelas Ketika Anda meminta untuk melihat fitur utama dari suatu objek, Anda perlu memperhatikan setiap kategori, termasuk biaya, penjualan dan keuntungan, bahkan penelitian. Metode yang berbeda ini biasanya digunakan dalam penyusunan laporan pemantauan atau
128 laporan pemantauan, prosedur dan kebijakan, dan laporan pembangunan sementara. Tugas Analitikal Adanya laporan analitik dan adanya kesimpulan dan rekomendasi biasanya dikelompokkan dengan melakukan suatu metode untuk memecahkan masalah. Definisi hipotesis adalah pendekatan struktural yang digunakan. Jika masalahnya adalah untuk mengetahui penyebabnya dan juga mengevaluasi hasil atau menyelesaikan masalah, ini dapat dicapai dengan pernyataan hipotetis. Misalnya, masalahnya adalah memutuskan mengapa perusahaan kesulitan menemukan manajer pemasaran yang inovatif. Bahkan, karena berbagai alasan, masalah yang ada sering dispekulasikan dengan spekulasi; Selanjutnya, kumpulkan informasi untuk mengkonfirmasi setiap penyebab. Sketsa Anda mungkin juga terlihat seperti berikut: a) Memilih berbagai prinsip dasar pembagian secara tepat. b) Menggunakan satu kategori setiap kali membagi laporan ke dalam Sub -Sub topik. c) Tiap – tiap pembagian kelompok wajib terpisah dan berbeda. d) Ketelitian saat melaksanakan pendaftaran pada semua komponen. 1) Aturan Distribusi Pembagian tersebut sesuai dengan fisika yang dapat dikatakan sulit, karena berbeda dengan pembagian ide yang tidak terlihat secara fisik. Bisakah Anda berbagi ide dengan benar? Berikut adalah beberapa aturan untuk membagi ide menjadi beberapa bagian, antara lain: a) Memilih dengan tepat berbagai prinsip dasar pembagian.
129 b) Gunakan satu kategori pada satu waktu, membagi laporan menjadi Sub topik. c) Klasifikasi masing-masing kelompok harus terpisah dan jelas. d) Ketepatan dalam melakukan registrasi untuk semua komponen. 2) Siapkan kerangka pembuka Kerangka ide pembuka adalah cara yang bagus untuk mempresentasikan ide, jika kertas bisa digunakan, Mengapa menggunakan format garis besar? Kerangka konseptual tidak dapat digunakan saat Anda hanya menulis laporan informal singkat seperti catatan, tetapi saat Anda menulis laporan panjang, Anda memerlukan kerangka kerja. Sehingga open frame atau biasa disebut (preliminary outline) dapat memberikan kemudahan pada saat investigasi. Catatan berikut tentang penggunaan kerangka (framework) adalah: a) Anda adalah salah satu dari beberapa orang yang melakukan tugas. b) Penelitian Anda lebih komprehensif dan mencakup beberapa sumber dan jenis data. c) Anda mengetahui dari pengalaman sebelumnya bahwa orang yang meminta penyelidikan (riset) akan mengubah perintah selama penyelidikan. Ada dua sistem dalam pembuatan bingkai yaitu sistem alfanumerik dan juga sistem desimal. Keduanya dapat diterima, tetapi perusahaan lebih cenderung bertahan dengan sistem pilihan mereka. Secara tata bahasa, Anda perlu mengetahui cara menulis keterangan untuk setiap frame, jadi Anda tetap perlu menggunakan kata kerja dalam deskripsi setiap tahap I-IV.
130 Anda menulis tentang bingkai, Anda juga harus menyertakan keterangan, karena teks bingkai dapat bersifat deskriptif (topikal) dan juga informatif (berbicara). Dalam bingkai deskriptif, keterangan dapat mencakup topik yang sedang dibahas, Sedangkan dalam bingkai informasi, keterangan dimaksudkan untuk mengajukan pertanyaan atau ringkasan yang dapat mencakup pentingnya topik tersebut. Sub title panjang biasanya dapat memberikan utilitas yang lebih baik untuk memberikan instruksi saat bekerja. Dapat dikatakan bahwa sangat penting ketika pertanyaan dan rencana digunakan untuk menjawab dalam setiap studi, dan juga memberikan kemudahan bagi orang lain yang ingin melakukan review. Jika orang lain mengomentari sketsa yang Anda buat, kemungkinan orang lain tidak akan memiliki ide yang jelas jika Anda menggunakan teks deskriptif dalam bingkai. C. Menyusun Rencana Kerja Setelah mendefinisikan masalah dan membuat kerangka, sangat penting untuk didasarkan pada kerangka pendahuluan. Jika Anda meingimpleimeintasikan kerangka kerja berdasarkan kepentingan Anda sendiri, kerangka kerja tersebut reilatif informal, memberikan daftar sederhana langkah-langkah untuk meingimpleimeintasikan rencana tersebut, beiserta peirkiraan waktu dan urutannya, meskipun beberapa sumber informasi digunakan. Bila digunakan studi formal, maka Perencanaan lebih detail dan detail karena dapat memberikan indikasi teirpenuhinya semua tugas yang ditetapkan dalam pekerjaan. Meskipun proposal memerlukan rencana kerja yang teirpeirinci sebagai dasar kontrak, jika proposal yang dapat diterima diajuikan, rencana kerja formal akan mencakup informasi berikut:
131 a) Meinghadapi masalah b) Tujuan dan ruiang lingkuip penelitian Anda c) Diskuisi berdasarkan urutan tugas (yaitu: sumber informasi, pengamatan atau peircobaan, serta waktu, uiang atau informasi yang tersedia) d) Melakukan reivieiw berdasarkan pekerjaan proyek, timeilinei dan sumber daya yang dibutuhkan (siapa yang beirtangguing jawab, kapan akan dilakukan dan berapa biaya studinya). D.Melakukan Penelitian Kualitas informasi sangat mempengaruhi nilai laporan. Saat Anda mengumpulkan informasi, perhatian utama Anda adalah bagaimana informasi yang Anda kumpulkan diatur. Ketika kita melakukan penelitian dalam kelompok, kita harus bisa berkoordinasi dengan kelompok atau anggota lainnya. Adanya rencana kerja dapat memberikan kenyamanan dalam melakukan proses penelitian. Ini akan memberi Anda informasi yang Anda butuhkan dari sumber data primer atau sekunder. Sumber primer dapat memberikan informasi dari sumber pertama atau asli, tetapi sumber sekunder menerima informasi dari pihak lain. a) Sumber sekunder b) Sumber utama Jika data sekunder tidak mengandung informasi yang dibutuhkan, pencarian primer harus dilakukan untuk mendapatkan bahan tersebut. Saat melakukan penelitian nyata, data primer dapat dikumpulkan dengan menggunakan empat metode, antara lain data dari dokumen,
132 data dari observasi dan bahan penelitian, dan data dari proses pelaksanaan eksperimen. 1) Dokumen Informasi dasar dapat mencakup beberapa dokumen bisnis, seperti, laporan penjualan, laporan laba rugi, neraca, kebijakan, korespondensi dengan pelanggan dan pemasok serta kontrak. Dokumen pemerintah juga dapat dimasukkan dalam sumber primer. 2) Observasi Pengertian observasi adalah pengamatan terhadap fenomena untuk memperoleh informasi primer tentang dunia bisnis. Bahkan mampu mengontrol aktivitas di perusahaan. 3) Pertanyaan (Survey) Anda bisa mendapatkan jawaban dengan mengirimkan pertanyaan kepada orang yang lebih berpengalaman di bidangnya. Untuk membuat survey dengan daftar pertanyaan yang telah dipersiapkan dengan baik, wawancara dapat dilakukan dengan cara yang sederhana, Namun jika tidak dipersiapkan sebak mungkin maka hasilnya tidak akan baik. Investigasi formal membutuhkan keputusan penting, termasuk: a) Apakah Anda ingin wawancara langsung, melalui telepon atau dengan kuesioner? b) Berapa jumlah sampel penelitian? c) Pertanyaan spesifik apa yang harus Anda ajukan untuk mendapatkan gambar yang tepat? Pembuatan kuisioner harus mempunyai keahlian khusus. Untuk mendapatkan informasi dari responden tentang pertanyaan tertentu,
133 melalui penggunaan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, daftar periksa, skala dan nilai, dan kotak. 4) Eksperimen Melakukan kegiatan percobaan agar lebih sering dilaksanakan di berbagai bidang teknologi. Karena percobaan membutuhkan manipuilasi yang lebih luas dari berbagai faktor yang dikandungnya. Selain itu, biaya yang diperlukan untuk melakukan uji senjata biasanya relatif lebih mahal dan uiji coba tersebut memakan waktu lebih lama untuk disetujui. Misalnya kita ingin mengetahui apakah hal ini berdampak pada produktivitas kerja antara pegawai tetap dan pegawai yang menerima bonus atas prestasi kerja. Untuk mengetahui hasilnya, dua kelompok karyawan harus diuji dan diperiksa lebih detail. Sumber-sumber Sekunder Meskipun penelitian Anda terutama akan menggunakan berbagai sumber primer, pertama-tama Anda akan memeriksa informasi dari sumber sekunder. Merujuk pada berbagai sumber sekunder, Davis mengatakan bahwa dengan kemajuan teknologi saat ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui internet (online) atau disimpan dalam CD-ROM. Ada beberapa alasan Mengapa orang menggunakan berbagai sumber sekunder yaitu layanan online atau penggunaan jaringan internet. 1) Hemat waktu 2) Kepenuhan 3) Relevansi 4) Efektivitas biaya
134 E. Analisis Data Dari informasi yang diperoleh selama penelitian, selanjutnya dilakukan analisis terhadap hasil materi. Analisis data bertujuan untuk mengetahui apakah data tersebut berkaitan dengan fakta yang ditemukan selama penelitian. Sehingga dengan banyaknya informasi dari berbagai sudut pandang, sehingga dapat menjawab pertanyaan rencana kerja tersebut. a. Perhitungan Stastistik Informasi yang diperoleh selama penelitian bersifat numerik (angka), dengan perhitungan statistik sederhana, sehingga dapat dilakukan perhitungan rata-rata, kecenderungan dan korelasi. Untuk melihat hasil data sebagai hasil rata-rata, maka rata-rata dibagi menjadi 3 kategori diantaranya mean dan median dan modus. Nilai rata-rata hasil pembagian semua barang sebagai (63.000.000,00 Rp. + 9 = 7.000.000,00 Rp.). Oleh karena itu, rata-rata diperlukan untuk membuat perbandingan antara item dan rata-rata kelompok. Tapi bisa juga karena median. Median, yaitu nilai yang diperoleh dari tengah grup, disusun secara menaik dan menurun. Misalnya jika dari 9 kurma mediannya kurang lebih 5 kurma (Rp 7.500.000,00). Jadi median ini bisa berguna ketika ada data ekstrim/terlihat. Misalnya data tertinggi sekitar Rp 27.000.000,00, maka mediannya masih sekitar Rp 7.500.000,00. Dalam mode itulah data yang sering ditampilkan secara berkelompok. Misalnya, Setiap bulan ada angka sekitar Rp 8.500.000,00 yang tercipta berkat 3 orang. Jadi jika Anda ingin mengetahui informasi apa saja yang sering muncul, Anda bisa menggunakan template.
135 Soal: 1. Aspek apa saja yang harus diperhatikan dalam penyusunan proposal? 2. Mengapa proposal sangat penting untuk melakukan kegiatan ? 3. Apa tujuan menulis proposal? 4. Apa yang termasuk dalam penawaran formal? 5. Apa isi proposal resmi? 6. Jelaskan perbedaan proposal formal dan informal, apa yang harus diperhatikan saat mempresentasikan proposal? 7. Sebutkan jenis-jenis proposal? 8. Apa yang harus dipertimbangkan saat merancang laporan formal 9. Bagaimana Anda membedakan laporan singkat dari laporan formal? 10. Sebutkan langkah-langkah Penulisan laporan formal? Pembahasan: 1. Saat menyusun proposal, berhati-hatilah untuk menggunakan bahasa yang jelas, singkat, formal, dan sederhana. Kejelasan dan ketepatan isi dengan kata atau istilah yang tepat. Potongan yang hohesif dan koheren, paragraf yang urut. 2. Proposal yang dibuat sebelum kegiatan penelitian dilaksanakan karena proposal yang memuat ringkasan awal program sebagai rencana aksi memudahkan untuk meminta izin pelaksanaan atau bahkan dukungan finansial jika kegiatan atau penelitian membutuhkan dana.
136 3. Tujuan proposal adalah untuk mendapatkan persetujuan pihak atas rencana yang akan dilaksanakan. Aplikasi juga diperlukan saat aplikasi akan didanai atau disponsori oleh banyak pihak. 4. Proposal formal adalah proposal standar atau resmi yang berisi tiga bagian utama, yaitu, pendahuluan, isi proposal dan informasi tambahan. 5. Isi proposal terdiri dari latar belakang, batasan masalah, tujuan, ruang lingkup, dasar pemikiran, metodologi, fasilitas, personel, kelebihan dan kekurangan, waktu dan biaya. 6. - Proposal Resmi: berbentuk resmi, dan memiliki struktur yang menyatu dan lengkap. - Proposal semi formal: memiliki struktur yang tidak lengkap, tetapi masih menggunakan bentuk formal. - Proposal informal: merupakan bentuk yang tidak formal atau non formal 7. Secara umum, proposal terbagi menjadi empat jenis. Yakni proposal bisnis, operasional, riset dan kewirausahaan. Seperti namanya, penawaran jenis ini pasti berhubungan dengan dunia bisnis. Proposal bisnis biasanya mencakup draf rencana kerja yang dipresentasikan oleh individui atau kelompok kepada investor. 8. Banyak hal yang harus diperhatikan saat membuat rencana formal, antara lain mendefinisikan masalah, mengurakan cara melakukan analisis, membuat rencana kerja, melakukan penelitian (riset), dan menganalisis data. 9. Laporan singkat adalah laporan yang hanya memuat hal-hal penting yang ingin disampaikan. Laporan ini langsung ke pokok permasalahan yang akan dilaporkan, Sedangkan laporan formal
137 adalah laporan yang resmi dan lengkap sebagian. yang berisi pendahuluan, bagian utama dan penutup. 10. - Latar Belakang. - Mengidentifikasi masalah. - Batas ruang lingkup masalah penelitian. - Kata-kata bermasalah. - Tujuan dan Manfaat. - Tujuan dan Manfaat.
138 BAB XIV KOMUNIKASI UNTUK PERSONALIA Sub Bahasan Materi: 1. Penyusunan Personalia Organisasi 2. Komunikasi Tujuan Pembelajaran: Setelah mempelajari bab ini, akan dapat: • Menjelaskan penyusunan personalia organisasi dan komunikasi A.Penyusunan Personalia Organisasi Sumber daya yang paling penting dari suatu organisasi adalah sumber daya manusia/orang-orang yang membawa energi, bakat, kreativitas dan dedikasinya kepada organisasi. Penyiapan personel merupakan fungsi manajemen yang berkaitan dengan perekrutan, penempatan, pelatihan dan pengembangan anggota organisasi. Ada tiga perencanaan personalia : 1. Penentuan tugas yang akan dipekerjakan, keterampilan yang dibutuhkan staf untuk melakukan pekerjaan, dan jumlah staf yang dibutuhkan. 2. Memahami pasar kerja dengan calon karyawan. 3. Mempertimbangkan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
139 B. Komunikasi Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Peningkatan efektifitas komunikasi Berbagai penyebab masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi yang efektif. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan pemimpin untuk meningkatkan efektifitas komunikasi, yaitu: • Kesadaran akan perlunya komunikasi yang efektif Manajer harus memainkan peran penting dalam proses komunikasi, yang memungkinkan manajer mengambil tindakan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Pentingnya komunikasi mendorong banyak perusahaan untuk mempekerjakan “spesialis komunikasi”, dimana spesialis komunikasi ini membantu manajer memecahkan masalah komunikasi internal. • Penggunaan umpan balik alat Pengembangan komunikasi penting lainnya adalah penggunaan umpan balik dari pesan yang dikirim. Misalnya: Setelah menentukan tugasnya, manajer dapat bertanya: "Apakah Anda mengerti? atau apakah Anda memiliki pertanyaan?". • Menjadi komunikator yang lebih efektif Keterampilan komunikasi yang buruk mengganggu banyak manajer, begitu pula hubungan mereka dengan bawahan di luar pekerjaan. Karena itu perlu latihan menulis dan mengkomunikasikan pesan secara lisan untuk meningkatkan pemahaman simbol, penggunaan bahasa dan pelafalan yang akurat.
140 Meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan dan memotivasi karyawan adalah alasan utama atau tujuan utama perusahaan. Dengan tujuan tersebut, perusahaan sangat memperhatikan penggunaan tunjangan karyawan. Perusahaan memahami bahwa masalah ini sangat penting. Seperti yang kita ketahu bersama, kepuasan yang sama dari semua karyawan itu sulit karena semua kebutuhan berbeda. Perusahaan berusaha untuk memenuhi kebutuhan karyawan agar karyawan merasa nyaman dengan perusahaan, namun tentunya tidak semua karyawan senang dengan praktik perusahaan. Salah satu manfaat dari tercapainya tujuan di atas adalah asuransi kesehatan karyawan. Tentunya diperlukan komunikasi dua arah untuk mewujudkan manfaat tersebut bagi karyawan. Mengapa komunikasi itu penting? Ya harus dikomunikasikan agar tujuan dari penawaran yang menguntungkan tidak sia-sia tentunya. Ingat papatah, jika Anda tidak tahu, Anda tidak mencintai. Komunikasi adalah sesuatu yang penting bagi perusahaan dan karyawan dalam hal sosial untuk memahami, menghargai, dan menerapkan manfaat. Namun, tidak sedikit pihak yang yakin bahwa perusahaan telah berkomunikasi dan para karyawan memahami dengan baik akan adanya manfaat, khususnya asuransi kesehatan ini. Mengapa terjadi kesenjangan komunikasi antara karyawan dan perusahaan dengan program asuransi kesehatan ini? Colonial Life, sebuah institusi yang berbasis di Columbia, AS, mensurvei 650 manajer SDM dan administrator manfaat tentang manfaat yang mereka berikan dan bagaimana karyawan memahami manfaat tersebut. Hampir lima persen manajer percaya bahwa karyawan mereka bahkan tidak mengetahui tunjangan apa yang ditawarkan kepada mereka. Sebuah studi terpisah yang sebelumnya dilakukan oleh Watson Wyatt Worldwide menemukan bahwa karyawan menghargai perusahaan yang menawarkan manfaat lebih sedikit tetapi dijelaskan
141 dengan baik dibandingkan dengan perusahaan yang menawarkan banyak manfaat tetapi tidak menyadarinya karena tidak dijelaskan secara memadai. Uraian di atas menunjukkan pentingnya komunikasi antara perusahaan dan karyawan tentang tunjangan. Masalah komunikasi ini biasa terjadi saat menjelaskan manfaat. Kita berdiri di tengah antara perusahaan dan karyawan, kita bisa bertanya pada diri sendiri: Apakah kita sendiri sudah memahami manfaatnya, terutama kebijakan, aturan dan prosedur yang terkait dengan asuransi kesehatan, dan apakah kita sudah menginformasikannya kepada masyarakat atau wilayah kita? Staf adalah pintu pertama, yaitu, bagian yang berhubungan langsung dengan karyawan, sehingga tidak dapat dipungkiri bahwa staf mengetahui prosedur asuransi dan kompensasi yang digunakan untuk membantu karyawan dengan informasi dan situasi. Di sini kami tidak membahas ketentuan asuransi kesehatan yang kami tawarkan, tunjangan yang kami atau karyawan kami terima, cara mengajukannya, dll. Mungkin sebagian besar dari kita mengetahuinya dengan benar. Tapi masalahnya, apakah kepentingan di sekitar kita benar-benar paham? Peran kami di antara masyarakat adalah menjadi jembatan antara perusahaan dan karyawan. Komunikasi yang kita lakukan dapat dibagi menjadi dua area, yaitu. komunikasi ke atas, misalnya kita berkomunikasi dengan pimpinan perusahaan, dan ke bawah, yaitu. komunikasi dari tingkat yang lebih tinggi ke bawah. Ini sangat penting dan sangat sulit. Kita harus menjelaskan kepada karyawan, juga mendengarkan dan menerima umpan balik yang diberikan kepada manajemen.