Pelantikan Peg. Rekod/Pt. Rekod (Permohonan melalui pos surat) Setiap agensi/jabatan yang ingin membuat lantikan Pegawai Rekod dan Pembantu Rekod perlu memuat turun Borang SKL 8 melalui portal rasmi Arkib Negara Malaysia dan menghantar surat cadangan pelantikan beserta Borang SKL 8 kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia, Jalan Duta, 50568 Kuala Lumpur (u.p.: Seksyen Konsultansi dan Latihan) setelah lengkap diisi. Surat cadangan pelantikan & Borang SKL 8 yang di pos 237
Setiap agensi/jabatan yang ingin membuat lantikan Pegawai Rekod dan Pembantu Rekod perlu memuat turun Borang SKL 8 melalui portal rasmi Arkib Negara Malaysia dan menghantar borang tersebut kepada Seksyen Konsultansi dan Latihan Arkib Negara Malaysia di alamat e-mel [email protected] setelah lengkap diisi. Pelantikan Peg. Rekod/Pt. Rekod (permohonan melalui email) Contoh Borang SKL 8 - Permohonan ke ANM melalui e-mel 238
Pelantikan Peg. Rekod/Pt. Rekod (Surat Pengesahan Lantikan Pegawai) Surat Pengesahan Pelantikan Pegawai Rekod dan Pembantu Rekod yang diterima daripada Arkib Negara Malaysia. 239
Pelantikan ini berdasarkan kepada Panduan Pengurusan Pejabat, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 - Bab 8 Perkara 8.2(d). Antara peranan dan tugas Pegawai Rekod Jabatan adalah seperti berikut: Pelantikan Peg. Rekod/Pt. Rekod (Peranan / Tugas Pegawai Rekod Jabatan) Menjadi pegawai perantara dan berhubung dengan Arkib Negara Malaysia bagi mendapatkan maklumat berkaitan pengurusan rekod, undang-undang dan peraturan yang masih berkuatkuasa Menyelaras aktiviti khidmat konsultansi dan latihan pengurusan rekod jabatan Menyelaras dan melaksanakan program dan aktiviti pengurusan rekod jabatan Memantau penjagaan dan penyimpanan setiap rekod awam di jabatan supaya selamat dan terpelihara mengikut piawaian dan prosedur yang ditetapkan. Memastikan aktiviti pelupusan rekod tidak aktif bagi tujuan pemusnahan dan pemindahan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan. Menyelia kerja-kerja pelaksanaan pengurusan rekod yang dijalankan oleh Pembantu Tadbir Rekod Jabatan / Kerani Fail. Mengurus dan melaksanakan pinjaman rekod jabatan dan pemulangannya semula ke Arkib Negara Malaysia. Mengurus dan menyelaras kumpulan rekod yang disimpan di syarikat swasta. Seksyen Konsultansi dan Latihan | Arkib Negara Malaysia www.arkib.gov.my Encik Khairul Fahmi Bin Mahmud (Ketua Pegawai Rekod Jabatan M48) Puan Noraslizawati Binti Alias (Pegawai Rekod Jabatan N32) Puan Farhana Binti Ahmad Fauzy (Pegawai Rekod Jabatan N29) 240
Pelantikan Peg. Rekod/Pt. Rekod (Peranan / Tugas Pembantu Rekod Jabatan) Membantu melaksana kerja-kerja pengurusan rekod dan fail yang dipantau oleh Pegawai Rekod Jabatan. Membantu menyelaras aktiviti khidmat konsultansi dan latihan Pengurusan Rekod dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia. Membantu memantau penjagaan dan penyimpanan setiap rekod awam di Jabatan supaya selamat dan terpelihara mengikut piawaian yang ditetapkan. Pelantikan ini berdasarkan kepada Panduan Pengurusan Pejabat, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 - Bab 8 Perkara 8.2(d). Antara peranan dan tugas Pembantu Rekod Jabatan adalah seperti berikut: Sentiasa berhubung dengan Arkib Negara Malaysia bagi mendapatkan maklumat terkini melalui e-mel [email protected] serta melibatkan diri dengan program dan aktiviti-aktiviti pengurusan rekod. Membantu menyelaras dan melaksana program dan aktiviti pengurusan rekod jabatan. Membantu memastikan aktiviti pelupusan rekod-rekod awam tidak aktif dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan. Seksyen Konsultansi dan Latihan | Arkib Negara Malaysia www.arkib.gov.my Puan Nafsiah Binti Abu Bakar (Pembantu Rekod Jabatan N26) Puan Nur Junaidah Binti Rashid (Pegawai Rekod Jabatan N22) Puan Khairunnisa Binti Zainal (Pembantu Rekod Jabatan N11) Encik Rozaimi Bin Razali (Pembantu Rekod Jabatan N11) 241
Negeri Tajuk Institusi Jabatan Unit Subjek Utama Pecahan Kecil Pelabelan Fail Rujukan: Perkeliling perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 bahagian VII perkara 7.4 Penamaan dan pelabelan berfungsi sebagai bantuan visual yang akan membantu untuk mengenal pasti siri setiap rekod dengan cepat dan cekap. Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi serta aktiviti jabatan dan agensi berkenaan. Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut. Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail. 242
Urusan Am Urusan Fungsian Pengklasifikasian Fail Proses mengenalpasti dan mengumpulkan maklumat secara logical ke dalam kategori/ kumpulan yang sama atau seakan-akan sama, di mana setiap satu kategori/ kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri. (Panduan Pembangunan Klasifikasi Fail – Pejabat Awam, ANM) Rekod yang menggambarkan Perkhidmatan Teras sesebuah organisasi seperti dokumen lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan. Rekod yang memberi sokongan kepada perjalanan jentera sesebuah pejabat awam. KLASIFIKASI FAIL MELIPUTI REKOD: Siri Keselamatan JABATAN PENJARA MALAYSIA Siri Pemulihan Siri Penahanan Siri Layanan ARKIB NEGARA MALAYSIA 100 Pentadbiran 200 Tanah, Bangunan & Infrastruktur 300 Aset & Stor 400 Kewangan 500 Sumber Manusia 243
Pengklasifikasian Fail Dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang mengancam keselamatan negara. 1 Fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Terbuka Dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan. RAHSIA BESAR Dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing. Dokumen, maklumat dan bahan rasmi, jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau individu RAHSIA TERHAD SULIT Dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang mengancam keselamatan negara. 2 Terperingkat Dokumen, maklumat dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia besar, Rahsia atau Sulit tetapi perlu juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan Taraf Keselamatan Fail 244
Pengklasifikasian Fail Contoh Fail Terbuka FAIL TERBUKA [AM 435-Pin.1/80] Boleh dilihat oleh Pegawai yang menguruskan tugas-tugas berkaitan. Disimpan di dalam almari di Bilik Fail 245
Pengklasifikasian Fail Contoh Fail Terperingkat Disimpan di dalam almari besi berpalang di Pejabat Pengarah Penjara Sungai Buloh Hanya dilihat oleh Pegawai yang dikhaskan sahaja. Tidak digunakan di Penjara Sungai Buloh 02 Tidak digunakan di Penjara Sungai Buloh Fail Rahsia Besar [Am 438] Fail Rahsia [Am 437] 01 Fail Sulit [Am 437] Fail Terhad 04 Hanya boleh dilihat oleh Pegawai yang berkenaan sahaja. Disimpan di dalam kabinet besi berpalang di Bilik Fail. 03 berpalang Ciri Fail: berpalang Ciri Fail: ditanda ‘TERHAD’ Ciri Fail: Ciri Fail: 246
Kertas Minit Kandungan Kertas Minit Rujukan: Perkeliling perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 CONTOH KERTAS MINIT KERTAS MINIT Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit, kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi. Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan diatas kertas minit menggunakan dakwat merah dan biru/hitam. Dakwat merah: Surat dan dokumen lampiran yang diterima Dakwat biru/hitam: Surat dan dokumen lampiran yang keluar Kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Minit Pendek: Minit yang bebas, tidak lebih dari satu perenggan boleh dicatat diatas kertas minit. Minit Panjang: Memerlukan perterangan lanjut. Hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan. Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebih 4 cm atau yang memerlukan pemeliharaan yang berbeza seperti peta, pelan dan lukisan 247
Kertas Minit Contoh Penulisan Kertas Minit Rujukan: Perkeliling perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 248
Dakwat merah: Surat dan dokumen lampiran yang diterima Dakwat biru/hitam: Surat dan dokumen lampiran yang keluar Kertas Minit Gambar Pegawai Minit Surat Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4 Cop diatas stamp pad (merah/hitam/biru) menggunakan rubber cap mengikut surat keluar/masuk. Cop pada bahagian atas belah kanan kertas yang perlu diminit sebelum dikandung ke dalam fail. Cop diatas stamp pad (merah/hitam/biru) menggunakan rubber cap mengikut surat keluar/masuk pada kertas minit. Mencatat minit bagi kandungan surat di dalam fail menggunakan pen (merah/hitam/biru) mengikut surat keluar/masuk. Peralatan yang digunakan untuk minit kertas Rubber Cap Stamp Pad 249
PEMBUKAAN FAIL SAMBUNGAN Membuka Fail Sambungan Penjenamaan & Penjilidan Fail Sambungan Pemulaan Surat Dalam Fail Sambungan 250
PEMBUKAAN FAIL SAMBUNGAN BILA FAIL SAMBUNGAN INI BERLAKU? Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka. Rujukan: Pekeliling perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 Fail telah melebihi 4 sentimeter 251
Pembukaan Fail Sambungan Penjenamaan & Penjilidan Fail Sambungan Diatas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan dengan perkataan “DITUTUP - JILID 2 DIBUKA” dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal Diatas kulit fail baru hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama berserta dengan catatan “Jilid 2’ (Jld. 2) Rujukan : Pekeliling perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 252
Pembukaan Fail Sambungan Permulaan Surat dalam Fail Sambungan Permulaan surat di dalam fail sambungan dimulakan dengan nombor minit kertas yang pertama. Contoh kertas minit surat dalam fail sambungan Contoh surat dalam fail sambungan 253
PERGERAKAN FAIL Pemakluman pergerakan Catatan pergerakan dalam doket 254
Penghantaran antara pegawai perlu ada slip transaksi Perlu ada sistem simpan dalam Sebagai rujukan fail yang diperlukan perhatian Memastikan permohonan diurus dengan cekap dan memenuhi kehendak pemohon. Pergerakan Fail Pemakluman Pergerakan FUNGSI PERGERAKAN FAIL Diisi oleh pemohon bagi mendapatkan fail, membuka fail baru, menutup fail dan tindakan terhadap fail Fail keluar masuk melalui kerani pendaftaran Pergerakan fail perlu direkodkan bagi memudahkan pengesanan dan pengawalan fail. Memudahkan rekod fail 255
Fail Timbul Pergerakan Fail Pemakluman Pergerakan Kad Keluar Fail : 01 Digunakan untuk mengawal pergerakan Disimpan/dikepilkan bersama kertas minit Akan dikeluarkan dari fail dan nama peminjam, tarikh dikeluarkan/ dihantar/dicatat Kad disimpan oleh registri sebagai alat untuk mengesan bukti pinjaman 02 Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil Sekiranya pengedaran maklumat di jabatan dan agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi(ICT), fail tidak perlu diwujudkan 03 Buku Log Serahan Tangan (Despatch book) Pegawai yang menghantar dokumen perlu memastikan borang akuan penerimaan ditandatangani oleh penerima sebagai bukti akuan penerimaan Pembantu rekod perlu merekodkan di dalam buku log serahan tangan 256
Pergerakan Fail Catatan Pergerakan dalam Doket Kad pergerakan fail yang digunakan untuk merekod penggunaan bagi setiap peminjam 257
PENCARIAN FAIL Lantikan Pegawai Masa Yang Diambil Untuk Pencarian Kehilangan Fail Penggunaan Fail Sementara 258
PENCARIAN FAIL Fail disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem yang memudahkan pencarian/ pencapaian dalam satu tempoh masa. (30 saat per fail) 259
KHAIRUNNISA BINTI ZAINAL Pencarian Fail Lantikan pegawai yang bertanggungjawab mencari fail. PEMBANTU PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB 260
Cari fail yang diperlukan mengikut rak dan aras / no seperti yang tertera di carian dalam Microsoft Excel Masukkan tajuk fail yang dicari Pencarian Fail Panduan Langkah Pencarian Fail Klik icon fail “Sistem Carian Fail PSB” Klik pada bahagian utama fail yang diperlukan Contoh: Klik “FAIL AM” Contoh: Taip “anggaran belanja” Rujuk Rak dan Aras / No 1 2 3 4 261
Pencarian Fail Pencarian Fail Melalui Microsoft Excel PENCARIAN Fail melalui Excel Pencarian Fail Peribadi Pegawai Penjara Pencarian Fail Peribadi Kakitangan Awam Hanya dengan memasukkan no. patil untuk memudahkan urusan mendapatkan fail peribadi bagi pegawai tersebut. Boleh memasukkan nama kakitangan tersebut untuk mendapatkan lokasi terletaknya fail tersebut. 262
Pencarian Fail Kehilangan Fail Kes kehilangan fail adalah amat jarang berlaku kerana pegawai di setiap unit adalah bertanggungjawab ke atas fail setelah fail dibuka. Namun, sekiranya berlaku kehilangan langkah yang perlu diambil adalah seperti berikut: 01 02 03 LAPOR Laporkan kehilangan ke Unit Pentadbiran Buka Sampul Kecil (Am 435 pin.1/80A) sebagai fail sementara dengan dicatat tajuk & nombor fail Kertas minit diletak di sebelah kiri Sampul Kecil 04 Rekod fail yang hilang dalam catatan BUKA SAMPUL KECIL KERTAS MINIT REKOD KEHILANGAN 263
Pencarian Fail Fail Sementara Penggunaan fail sementara dan penyelenggaraannya. Fungsi Fail Sementara / Sampul Kecil Kulit fail yang menepati format Am 435A-Pin. 1/82. Kulit fail yang digunakan sebagai fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau apabila lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama. Kulit fail berwarna kuning (Am 435A- Pin 1/82) Rujukan: Perkeliling perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007, Bahagian VII, 264
BILIK FAIL Bilik Fail Tempat Penyimpanan Ciri-Ciri Keselamatan Susunan & Kebersihan 265
Bilik Fail Keperluan Mengadakan Bilik Fail dan Bilik Rekod Keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri bertarikh 23 November 2005 – cadangan supaya agensi kerajaan menyediakan peruntukan dan kemudahan penyimpanan rekod yang sempurna. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat – Bahagian VIII – Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Perkara 8.2 (b) Mengadakan Bilik Rekod jabatan dengan kelengkapan dan peralatan yang bersesuaian. BILIK FAIL Ruang simpanan bagi penyenggaraan dan penyimpanan rekod-rekod aktif pejabat awam. Semua maklumat, surat-menyurat, dokumen dan rekod rasmi kerajaan diterima, didaftar, difailkan dan disimpan. Bilik fail juga dikenali sebagai Unit Registri, Unit Pendaftaran Surat dan Fail atau Unit Mel. BILIK REKOD Bilik yang dikhaskan bagi menyimpan dan menyenggara rekod separa aktif, tidak aktif dan tamat tindakan. Bilik ini dilengkapi dengan kelengkapan dan peralatan yang sesuai bagi memastikan rekod dapat dipelihara dengan baik dan selamat. KUASA 266
Bilik Fail Lokasi Bilik Fail dan Bilik Rekod Bilik Fail Berada di dalam pejabat. Terhindar daripada punca bencana seperti kebocoran air, kebakaran dan sebagainya. Akses kepada bilik fail hendaklah mudah, dekat dan dikawal. Sekiranya bilik fail sedia ada tidak menepati ciri-ciri di atas, sebarang pengubahsuaian minima boleh dibuat. Bilik Rekod Berdekatan dengan pejabat. Sekiranya Bilik Rekod berada di luar pejabat, perlu dibina di kawasan tinggi dan selamat daripada banjir kilat/ bermusim, kebocoran dan kebakaran. Bahan binaan bangunan yang berkualiti, mampu menampung beban rekod dan kalis api. KHAIRUNNISA BINTI ZAINAL 267
Bilik Fail Ciri-ciri Keselamatan 01 Melantik pegawai yang bertanggungjawab menjadikan bilik fail dan bilik rekod sebagai kawasan terhad 02 Peraturan keluar/masuk dan penggunaan bilik 03 Menyediakan alat pemadam api 04 Kawasan larangan merokok, makan dan minum 268
Bilik Fail Ciri-ciri Keselamatan 05 Pelan lantai bilik fail/ rekod untuk memudahkan proses pencarian di sesuatu tempat 06 Kawasan keselamatan, mengawal daripada diceroboh masuk 07 Kunci / Label Kunci untuk memudahkan pencarian anak kunci 08 Kebersihan Bilik Fail dan Bilik Rekod hendaklah sentiasa dijaga supaya tidak berhabuk dan kotor Contoh: closed circuit television (CCTV) Keadaan di dalam Bilik Fail Keadaan di dalam Bilik Rekod 269
Bilik Fail Susunan dan Kebersihan Kekemasan di dalam Bilik Fail adalah amat penting bagi memastikan fail dalam keadaan yang teratur dan mudah didapati. Susunan rak di Bilik fail Unit Sumber Manusia & Pentadbiran Papan putih yang mencatat maklumat berkaitan penyimpanan fail 270
Bilik Fail Susunan dan Kebersihan Kekemasan di dalam Bilik Fail adalah amat penting bagi memastikan fail dalam keadaan yang teratur dan mudah didapati. Susunan rak di Bilik fail Unit Logistik Susunan rak di Bilik fail Unit Kewangan 271
PENYIMPANAN FAIL Penempatan Kelengkapan Rak Susunan Fail Keselamatan Fail Terperingkat Kemudahan & Kekemasan 272
Penyimpanan Fail Rak - Mencukupi Rak fail berpalang bagi menyimpan rekod fail sulit Almari besi begerak untuk meletakkan fail peribadi dan rekod am Rak penyimpanan rekod peribadi tidak aktif Jenis -jenis rak yang digunakan di Bilik Fail Pejabat Sumber Manusia & Pentadbiran Rak yang digunakan di dalam Bilik Fail dan Bilik Rekod mencukupi untuk menyimpan dokumen-dokumen di bahagian pengurusan. 273
Penyimpanan Fail Penempatan - Bilik Rekod PENYIMPANAN SELAMAT KESELAMATAN FIZIKAL KAWALAN AKSES KESELAMATAN BANGUNAN & BILIK PETI KESELAMATAN & KUNCI PERLINDUNGAN DARIPADA DIPERHATIKAN & CURI DENGAR Disimpan di bilik rekod Menggunakan rak yang sesuai Disusun seturut mengikut nombor rujukan fail Setiap rak dilabel bagi memudahkan proses pengesanan Disimpan dalam kabinet berkunci berpalang Disimpan dalam rak bergerak yang berkunci Disimpan dalam bilik kebal Disimpan ditempat yang selamat sesuai dengan Arahan Keselamatan Fail rekod Terbuka Fail Rekod Terperingkat 274
Penyimpanan Fail Susunan Fail TIPS SUSUN : ✓ Ikut kaedah ‘First In First Out’ (Masuk Dahulu, Keluar Dahulu) ✓ Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang/ peralatan/rekod. ✓ Memastikan barang mudah dicapai. ✓ Menggunakan kaedah Ujian 30 Saat untuk menguji tahap penyimpanan yang efisien. Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu diasingkan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama menyusun ialah: • Menjimatkan penggunaan ruang; • Penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur; dan • Memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan datang. Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) : Dikeluarkan oleh Unit Permodenan Tadbiran Perancangan Pengurusan Malaysia MAMPU 2. Laman web www.mampu.gov.my 275
Penyimpanan Fail Penanda / Label Label senarai fail yang disusun di setiap rak LABEL RAK MENGIKUT HURUF LABEL NOMBOR PATIL MENGIKUT ARAS RAK SENARAI RUJUKAN KEDUDUKAN FAIL DI RAK LABEL NOMBOR PATIL PADA SETIAP FAIL LABEL KANDUNGAN FAIL YANG DISIMPAN DI DALAM KOTAK LABEL RAK BAGI KEDUDUKAN FAIL/KOTAK 276
Penyimpanan Fail Kreativiti - Kemudahan dan Kekemasan Setiap fail disediakan label nombor kedudukan bagi memudahkan proses pencarian Setiap kotak disediakan label kandungan fail tidak aktif dan disusun di rak 277
PELUPUSAN FAIL Pengasingan Fail Pemindahan Fail 278
Pelupusan Fail Pengenalan 12 Mac 2024 Proses rincihan kertas bagi pelupusan fail rekod awam Keakuran kepada keperluan perundangan Hanya rekod yang diperlukan sahaja Jimat ruang, peralatan dan kos penjagaan rekod Rekod bernilai kekal dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia Pengesanan dan capaian rekod aktif lebih cekap Selaras dengan Seksyen 25, 26 dan 27 Akta Arkib Negara 2003[Akta 629] Arkib Negara adalah bertanggungjawab memantau, merancang dan melaksanakan program pelupusan rekod di kementerian, Jabatan dan agensi awam. Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya. PELUPUSAN FAIL? FAEDAH - Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) APA ITU PELUPUSAN REKOD AWAM - Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) 279
Pelupusan Fail Rujukan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan & Perakaunan Panduan Pelupusan Rekod Awam Jadual Pelupusan Rekod Urusan AM Jadual Pelupusan Rekod Urusan Fungsian 280
Pelupusan Fail Aktiviti Yang Terlibat Dalam Program Pelupusan Rekod AKTIVITI PROGRAM PELUPUSAN REKOD Pengelasan Semula Rekod Penilalaian Rekod Pemusnahan Rekod Pemindahan / Penangguhan Pengasingan Rekod 281
Pengasingan Rekod Pelupusan Fail AKTIVITI PROGRAM PELUPUSAN REKOD Pengelasan Semula Rekod Penilalaian Rekod Pemusnahan Rekod Pemindahan / Penangguhan Pengasingan Rekod Mengasingkan rekod tidak aktif daripada rekod aktif Rekod-rekod hendaklah dipastikan ditutup Definisi Pengasingan Rekod Pengasingan Rekod Kewangan Pengasingan Buku Servis Pengasingan Rekod Kewangan Pengasingan Rekod Am
Pelupusan Fail Pengelasan Semula Rekod Pengelasan Semula Rekod AKTIVITI PROGRAM PELUPUSAN REKOD Penilalaian Rekod Pemusnahan Rekod Pemindahan / Penangguhan Pengasingan Rekod Rekod-rekod terperingkat hendaklah dikelaskan semula: Rekod-rekod diturunkan taraf dari terperingkat kepada terbuka. Proses tertakluk kepada Garis Panduan Pengelasan Semula Mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972 dan Surat Pekeliling Am Bil 2/1987 - PKPKKM 282
Pelupusan Fail Penilaian Rekod Penilaian rekod merupakan proses menentukan nilai rekod bagi tujuan MEMISAHKAN rekod-rekod yang bernilai SEMENTARA atau KEKAL daripada rekodrekod tidak bernilai. Penilaian rekod dilaksanakan berdasarkan kepada nilai-nilai pentadbiran, perundangan, kewangan, sumber manusia, penyelidikan, sejarah/ kebangsaan dan kepentingan perhubungan rekod berkenaan dengan kumpulan rekod yang lain. AKTIVITI PROGRAM PELUPUSAN REKOD Pengelasan Semula Rekod Pemusnahan Rekod Pemindahan / Penangguhan Pengasingan Rekod Penilaian Rekod -Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] Definisi Penilaian Rekod 283
Pelupusan Fail Penilaian Rekod AKTIVITI PROGRAM PELUPUSAN REKOD Pengelasan Semula Rekod Pemusnahan Rekod Pemindahan / Penangguhan Pengasingan Rekod Penilaian Rekod Tujuan Penilaian Rekod Mengenalpasti rekod-rekod yang bernilai untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia Memberi kebenaran pemusnahan ke atas rekodrekod yang tidak bernilai Menyelamatkan rekod-rekod yang bernilai dari musnah atau hilang 284
Pelupusan Fail Pemusnahan Rekod Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apaapa jenis rekod dengan apa-apa cara AKTIVITI PROGRAM PELUPUSAN REKOD Pengelasan Semula Rekod Penilalaian Rekod Pemindahan / Penangguhan Pengasingan Rekod Pemusnahan Rekod Definisi Pemusnahan Rekod Dilaksanakan oleh Jabatan selepas mendapat kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia Rincih Tanam Bakar Kitar Semula Kaedah Pemusnahan Rekod 285