SISTEM PENYIMPANAN STOR ALAT TULIS SENTIASA KEMAS DAN TERATUR Setiap alat tulis dilabel mengikut kedudukan penyimpanan bagi memudahkan pencarian dan semakan stok. 187
Perihal Stok / Jenis Item REKOD KEMASKINI DAN SISTEMATIK SENARAI DAFTAR KAD KAWALAN STOK KEW.PS-4 Senarai item stok yang didaftarkan 188
REKOD KEMASKINI DAN SISTEMATIK REKOD STOK SENTIASA DIKEMASKINI DI DALAM SISTEM PENGURUSAN STOR 189
PENYENGGARAAN STOR IKUT PERATURAN KAD KAWALAN STOK KEW.PS-3 (LAMPIRAN A) Paras Stok Tahunan Terimaan Stok Mengikut Suku Tahun Pengeluaran Stok Mengikut Suku Tahun Terimaan dan Keluaran Stok Tahunan 190
KAWALAN STOK TRANSAKSI STOK KEW.PS-3 (LAMPIRAN B) Transaksi Stok Pembelian atau penerimaan daripada Stor Pusat Pengeluaran kepada unit / blok 191
TINDAKAN PEMULIHAN DAN PENCEGAHAN TERHADAP ASET HARTA MODAL DAN INVENTORI KAWALAN PENGGUNAAN PEMERIKSAAN REKOD PENYELENGGARAAN ADUAN KEROSAKAN TINDAKAN PEMBAIKAN 192
VERIFIKASI STOK 193
SURAT PELANTIKAN LEMBAGA PEMVERIFIKASI STOR VERIFIKASI STOK MEMO ARAHAN 194
MEMO LAPORAN VERIFIKASI STOK VERIFIKASI STOK Setelah selesai pelaksanaan verifikasi stok dilakukan,laporan dihantar ke Ibu Pejabat Penjara Malaysia. Dokumen yang disertakan adalah:- - Borang Verifikasi Stor (Kew.PS-10) - Borang Penilaian Prestasi Pengurusan Stor (Kew.PS-11) - Sijil Verifikasi Stor (Kew.PS-12) - Laporan Verifikasi Stor (Kew.PS-13) 195
PEMERIKSAAN VERIFIKASI STOK VERIFIKASI STOK 196
BORANG VERIFIKASI STOK TAHUNAN - KEW.PS 10 LAPORAN VERIFIKASI STOK Maklumat stok Kuantiti stok Status stok 197
BORANG VERIFIKASI STOK TAHUNAN - KEW.PS 10 LAPORAN VERIFIKASI STOK 198
SIJILVERIFIKASI STOK - KEW.PS 12 LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN VERIFIKASI STOR - KEW.PS 13 199
PERMOHONAN PELUPUSAN ASET TINDAKAN DAN REKOD PELUPUSAN 200
KELULUSAN PERMOHONAN PELUPUSAN ASET TINDAKAN DAN REKOD PELUPUSAN Kelulusan diterima daripada Ibu Pejabat Penjara Malaysia. 201
TINDAKAN PELUPUSAN ASET TINDAKAN DAN REKOD PELUPUSAN 202
RESIT PELUPUSAN ASET TINDAKAN DAN REKOD PELUPUSAN 203
ASET PELUPUSAN TINDAKAN DAN REKOD PELUPUSAN 204
ASET PELUPUSAN TINDAKAN DAN REKOD PELUPUSAN 205
PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN 3 206
PROSES PERANCANGAN PENJARA SUNGAI BULOH PEROLEHAN SEBUT HARGA 2023 207
PROSES PERANCANGAN PENJARA SUNGAI BULOH PERANCANGAN PEROLEHAN SEBUT HARGA 2024 208
PROSES PERANCANGAN PENJARA SUNGAI BULOH PERMOHONAN PEROLEHAN 209
NOTIS IKLAN PROSES PERANCANGAN PENJARA SUNGAI BULOH 210
MESYUARAT JAWATANKUASA & LAPORAN PROSES PERANCANGAN PENJARA SUNGAI BULOH 211
PENYEDIAAN KERTAS TAKLIMAT & MESYUARAT SEBUT HARGA PROSES PERANCANGAN PENJARA SUNGAI BULOH 212
PENYEDIAAN SURAT SETUJU TERIMA (SST) PROSES PERANCANGAN PENJARA SUNGAI BULOH 213
PENYEDIAAN KONTRAK PROSES PERANCANGAN PENJARA SUNGAI BULOH 214
SISTEM PELAPORAN 4 215
SISTEM PELAPORAN 216
217
218
JPKA 2024 JPKA 2023 219
220
SISTEM PENGAWASAN, PENGESANAN & PENYELESAIAN 5 PENJARA SUNGAI BULOH 221
222
PELANTIKAN AHLI JPKA 223
LAPORAN JPKA 224
INSP AHMAD AIMAN BIN MAT SAID ENCIK SHARUL HIZAM BIN MOHAMAD NOR PUAN NORZILA PUAN MAIZATUAZWANI BINTI ABU SAMAH BINTI ABU SEMAN PUAN NOR ‘AALIAH BINTI MOHD RASHID AHLI KUMPULAN 225
PENGURUSAN FAIL DAN MY PORTFOLIO JABATAN PENJARA MALAYSIA “PENERAJU PERKHIDMATAN KOREKSIONAL” ANUGERAH PENGURUSAN KOREKSIONAL 226
PENGURUSAN FAIL PENGURUSAN MY PORTFOLIO T O P I K 227
PENGURUSAN FAIL 228
Melaksanakan urusan pentadbiran pejabat yang lebih cekap, teratur dan berkesan. PENGURUSAN FAIL Sistem fail merupakan proses untuk menyimpan segala rekod dan dokumen untuk rujukan dengan selamat, mudah diperolehi dengan cepat apabila dikehendaki. APA ITU PENGURUSAN FAIL? Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan. Membantu pegawai yang terlibat dengan fail dan surat dalam tugasan seharian. OBJEKTIF PENGURUSAN FAIL KENAPA FAIL DIPERLUKAN? Alat Perhubungan Menguruskan maklumat jabatan / agensi Membantu membuat keputusan Mengambil tindakan Mengekalkan ingatan Bahan rujukan utama Bahan bukti Bahan penyelidikan 229
PENGURUSAN FAIL KEANJALAN CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG SISTEMATIK KEPADATAN EKONOMI AKSESIBILITI Menggunakan ruang yang terdapat dalam fail tersebut secara maksimum Rekod atau maklumat itu boleh dicapai atau dirujuk dengan mudah dan cepat dan pada bila-bila masa sahaja Mengambil kira aspek kos dengan meminimumkan kos bagi sesuatu sistem penyimpanan fail yang dilakukan Mengambil kira prinsip keanjalan yang mana ianya memerlukan pembesaran ruang pada masa hadapan akibat daripada pertambahan maklumat atau rekod yang perlu disimpan. 230
PENGURUSAN FAIL Ketua Jabatan dan Ketua Agensi bertanggungjawab bagi pewujudan, penyelenggaraan dan pelupusan setiap rekod di bawah jagaan atau kawalannya. Bagi tujuan ini Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah: Mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Menyediakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan peralatan yang bersesuaian 02 Melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003 [akta 629] 03 Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan dan memaklumkannya kepada Arkib Negara Malaysia 04 PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PERKARA 8.2 : 01 231
PELUPUSAN FAIL PEMBUKAAN FAIL SAMBUNGAN PENGURUSAN FAIL BILIK FAIL PENYIMPANAN FAIL PEMBUKAAN FAIL PERGERAKAN FAIL PENCARIAN FAIL PENGURUSAN FAIL TERDIRI DARIPADA: 232
PEMBUKAAN PEMBUKAAN PEMBUKAAN FAIL Pelantikan Peg.rekod/Pt.Rekod Pelabelan Fail Pengklasifikasian Fail Kertas Minit 233
PEMBUKAAN FAIL 01 02 Semak perkara utama dalam surat 03 Semak panduanpanduan/doket abjad/senarai fail/buku daftar LANGKAH-LANGKAH SEBELUM MEMBUKA FAIL Semak setiap “memo” yang diterima 04 Pastikan fail belum dibuka atas perkara tersebut Pastikan surat/laporan/permohonan atau lain-lain dokumen mempunyai nombor rujukan fail Jika tidak ada semak doket faharasat bilangan untuk pastikan fail-fail mengenai perkara sama telah didaftarkan Jika ada kandungan surat, jika belum ada buka fail dan daftarkan dengan memberi nombor rujukan PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL Jelas Tajuk, nombor rujukan dan tarikh pembukaan dicatat di atas kulit fail dan tajuk mestilah:- Ringkas Padat Menyatakan kandungan 234
PEMBUKAAN FAIL KECUAIAN BOLEH MENYEBABKAN: MEMBUKA FAIL BARU Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat PENDAFTARAN FAIL BARU Sediakan Kertas Doket: Doket Faharasat Nombor (Am 89) Doket Faharasat Abjad (Am 89a) Taipkan Butiran: Kod huruf dan nombor Rujukan fail Tajuk fail Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama Wujud dua fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor yang sama Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan 235
Pembukaan Fail Rekod pendaftaran fail baru BUKU DAFTAR FAIL Setiap pembukaan fail baru akan direkod di dalam Buku Daftar Fail dan Microsoft Excel. MICROSOFT EXCEL Setiap fail yang ingin dibuka, pemohon perlu mengisi borang diatas dan diserahkan kepada Penolong Pegawai Tadbir yang bertanggungjawab. Selepas permohonan tersebut diterima dan diambil tindakan oleh pegawai, borang perlu didaftarkan di dalam Buku Daftar Fail dan direkod dalam Microsoft Excel. Setelah selesai didaftarkan, borang tersebut perlu dikandungkan di dalam fail “Pendaftaran Fail” dan diminitkan. 236