buku A5 Biru

4.3 BIDANG TATA USAHA PIMPINAN

4.3.1 Layanan Surat Masuk Internal Ditjen Bina Adwil

Cakupan Pengguna Seluruh Unit Kerja di lingkungan

Layanan Ditjen Bina Administrasi

Kewilayahan.

Dasar Hukum Permendagri No. 43 Tahun 2015
tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Dalam Negeri.

Tata Cara a) Sub Bag Tata Usaha Direktorat /
Bagian menyampaikan Net
Konsep Surat Dinas kepada
Subbag TU Pimpinan yg sudah di
tanda tangani pejabat eselon 2 utk
direktorat dan pejabat eselon 3
untuk bagian di sekretariat

b) Net Konsep dilengkapi dengan
nota dinas pengantar beserta,
paraf koordinasi data dukung
terkait lain nya yang diperlukan.
dan juga diparaf oleh Kasubbag
TU sesuai dengan tata naskah
dinas dan EYD

c) Subbag Tu Direktorat / Bagian

152 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
I149

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

(Lingkup Sekretariat) Membawa

Buku ekspedisi tanda terima

surat.

Respon Layanan a) Menerima dan meneliti

b) Mencatat surat masuk ke dalam

komputer agenda dan

memberikan lembar disposisi

c) Mengkoreksi surat dan paraf

koordinasi, selanjutnya

disampaikan kepada Kepala

Subbagian TU Pimpinan untuk

dikoreksi kembali dan

memberikan paraf koordinasi.

d) Net Konsep Surat Dinas yang

terdapat koreksi/perbaikan

dikembalikan ke Sub Bagian TU

Direktorat / Bagian dengan

menggunakan buku ekspedisi

sebagai tanda terima.

e) Meneruskan surat kepada

Direktur Jenderal / Sekretaris

Ditjen

f) Menerima atau meneruskan Surat

dari Direktur Jenderal /

Sekretaris Ditjen yg telah selesai

di proses oleh Direktur Jenderal /

153 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
150 I

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

Sekretaris Ditjen

g) Mecatat isi Disposisi, Memberikan

Nomor Surat apabila diperlukan

h) Menyimpan/mengarsipkan surat

masuk yang telah selesai

pemrosesannya dan diberikan

penomoran menurut tata cara

yang telah ditetapkan.

i) Mendistribusikan surat-surat

dengan menggunakan Buku

Ekspedisi sebagai tanda terima.

Syarat dan a) Pengantaran Surat dari Direktorat
ketentuan
pemberian layanan ke Subbag TU Pimpinan harus
melalui subbag tu direktorat
Jam Operasional
Layanan masing masing dengan membawa

buku ekspedisi sebagai tanda
terima

b) Waktu peneriman surat sesuai

hari kerja senin sd Jumat

• Senin sd kamis
Pukul 08:00 s.d 15:30 WIB
Jumat pkl 08:00 s.d 16:00
Istiraht pukul 12:00 s.d 13:00
WI

Sesuai jam kerja

154 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
I151

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

4.3.2 Layanan Surat Masuk Internal

Kemendagri/Undangan/Pemda/K/L/Masyarakat/dll)

Cakupan Pengguna Seluruh Unit Kerja di lingkungan

Layanan Ditjen Bina Administrasi

Kewilayahan.

Dasar Hukum Permendagri No. 43 Tahun 2015

tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Dalam Negeri.

Tata Cara a) Menerima dan meneliti surat

yang masuk yang ditujukan

untuk Sekretaris Ditjen dan

Direktur Jenderal Bina Adwil.

b) Mengagenda surat masuk ke

dalam komputer dengan

memberikan lembar disposisi.

c) Meneruskan surat yang telah

diberi lembar disposisi kepada

Sekretaris Ditjen.

d) Surat dari Sekretaris Ditjen yang

telah diberi disposisi akan

diteruskan kepada Direktur

Jenderal atau kepada Direkur

atau Kabag dengan menggunakan

buku expedisi sebagai tanda

terima.

e) Memberikan lembar disposisi

155 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
152 I

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

Direktur Jenderal untuk surat

yang diteruskan kepada Direktur

Jenderal.

f) Direktur Jenderal memberikan

arahan melalui disposisi.

g) Surat dari Direktur Jenderal yang

telah diberi disposisi akan

diteruskan kepada Direktur atau

Kabag dengan menggunakan

buku expedisi sebagai tanda

terima.

Respon Layanan a) Sekretaris Ditjen atau Direktur

Syarat dan Jenderal memberikan arahan
ketentuan
pemberian layanan melalui disposisi.

b) Menginput kedalam komputer isi

disposisi yang telah diproses oleh

Sekretaris Ditjen atau Direktur

Jenderal.

c) Mendistribusikan surat ke

masing-masing pengolah

berdasarkan disposisi Sekretaris

Ditjen atau Direktur Jenderal.

Surat yang diproses adalah surat

masuk yang ditujukan kepada

Sekretaris Ditjen atau kepada

Direktur Jenderal.

156 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
I153

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

Jam Operasional • Senin s.d Kamis pukul 08.00 -
Layanan 16.00 WIB

• Jum’at pukul 08.00 - 15.30 WIB
• Istirahat pukul 12.00 - 13.00

WIB

4.3.3 Layanan Keprotokolan (Fasilitasi Rapat Pimpinan Dalam

Kota/Luar Kota/Luar Negeri)

Cakupan Pengguna Seluruh Unit Kerja di lingkungan

Layanan Ditjen Bina Administrasi

Kewilayahan.

Dasar Hukum Peraturan Pemerintah No. 39 Tahun
Tata Cara
2018 tentang Pelaksanaan UU No.9

Tahun 2010 tentang Keprotokolan;

a) Direktorat atau K/L

menyampaikan Surat Undangan

kepada TU Pimpinan perihal

kegiatan yang mengikutsertakan

Pimpinan Tinggi Pratama dan

Pimpinan Tinggi Madya sebelum

pelaksanaan kegiatan (Kegiatan

Dalam Kota maupun Luar Kota)

b) Direktorat yang melaksanakan

kegiatan/ yang telah menerima

disposisi pimpinan menyiapkan

157 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
154 I

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

bahan rapat yang

mengikutsertakan Pimpinan

Tinggi Pratama dan Pimpinan

Tinggi Madya

Respon Layanan a) TU Pimpinan menyusun agenda
Syarat dan
mingguan secara administratif

dan melaporkan kepada pimpinan

b) TU Pimpinan mengkoordinasikan

kegiatan yang mengikutsertakan

Pimpinan Tinggi Pratama dan

Pimpinan Tinggi Madya kepada

penyelenggara/Direktorat

c) TU Pimpinan mengkompilasi

bahan rapat pimpinan yang telah

disusun oelh Direktorat

d) TU Pimpinan menyiapkan

protokol keberangkatan

pimpinan, kebutuhan pimpinan

beserta dokumen perjalanan

dinas pimpinan (dalam kota

maupun luar kota)

e) TU Pimpinan

mendokumentasikan kegiatan

sebagai bahan publikasi pada

media

a) Surat Undangan kegiatan yang

158 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
I155

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

ketentuan disampaikan adalah surat yang
pemberian layanan
telah disetujui atau
Jam Operasional
Layanan ditandatangani secara resmi

b) Bahan rapat pimpinan disiapkan

paling lambat 3 hari sebelum

pelaksanaan kegiatan

Sesuai jam kerja dan bersifat tentatif

159 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
156 I

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

BAB IV
PENUTUP
Katalog Layanan Kesekretariatan Edisi I adalah buku saku
yang menyajikan informasi layanan kesekretariatan yang ada di
Ditjen Bina Administrasi Kewilayahan. KLK Edisi I dapat dikatakan
berhasil apabila materi yang disampaikan di dalamnya tersebut
dapat dipahami dan dijadikan acuan layanan dalam menunjang
pelaksanaan manajemen dukungan dengan baik oleh pembacanya.
KLK Edisi-I ini dimaksudkan untuk penyempurnaan inventarisasi
layanan dan proses pelaksanaannya oleh Sekretariat Ditjen Bina
Administrasi Kewilayahan.
Dengan tersusunnya Katalog Layanan Kesekretariatan Edisi-I
ini yang merupakan acuan layanan kesekretariatan dalam
menjalankan tugas manajemen dukungan, maka kita berharap
kedepan kinerja Sekretariat Ditjen Bina Administrasi Kewilayahan
akan lebih jelas, sehingga dapat menghasilkan kualitas layanan
yang lebih baik. Dalam kesempatan ini, tim penyusun katalog
layanan kesekretariatan Edisi-I Sub Bagian Sistem, Prosedur dan
Kinerja menyampaikan terima kasih kepada seluruh tim yang
terlibat dalam penyusunan katalog ini atas kepercayaan dalam
supervisi penyusunan KLK Edisi I. Harapan kami, mudah-mudahan
katalog dapat ini memberi manfaat, kepada Ditjen Bina Administrasi
Kewilayahan, Kementerian Dalam Negeri.

160 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
I157

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

REFERENSI

Azhar, M. (2015). Relevansi Asas-Asas Umum Pemerintahan Yang

Baik Dalam Sistem Penyelenggaraan Administrasi Negara.

Notarius, 8(2), 274-286–286.

https://doi.org/10.14710/nts.v8i2.10260

Herlambang, S., & Merwoto, B. H. (2014). Manajemen

Kesekretariatan. Yogyakarta: Gosyen Publishing.

Kaplan, R. S. (2009). Conceptual Foundations of the Balanced

Scorecard. Handbook of Management Accounting Research:

Volume 3, 3, 1253–1269. https://doi.org/10.1016/S1751-

3243(07)03003-9

Kaplan, R. S., & Norton, D. P. (1992). The Balanced Scorecard -

Measures That Drive Performance / Robert S. Kaplan, David P.

Norton. Tt -. Harvard Business Review, 70(1), 71. Retrieved from
https://umei007-
fall10.wikispaces.com/file/view/Kaplan%26Nortonbalanced+sco
recard.pdf
Kemendagri. (2020). Rencana Strategis Kementerian Dalam Negeri
Republik Indonesia Tahun 2020-2024 (Vol. 1).
KEPMEN PAN-RB Nomor 63 Tahun 2003.
Permendagri No 43 Tahun 2015.
Ratminto, & Winarsih, A. S. (2016). Manajemen Pelayanan.
Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Riwanto, A., & Gumbira, S. W. (2017). POLITIK HUKUM
PENGUATAN FUNGSI NEGARA UNTUK KESEJAHTERAAN
RAKYAT (Studi Tentang Konsep Dan Praktik Negara

Kesejahteraan Menurut UUD 1945). Jurnal Hukum Dan

161 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
158 I

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

Peradilan, 6(3), 337.

https://doi.org/10.25216/jhp.6.3.2017.337-360

Tangkilisan, H. N. S. (2005). Manajemen Publik Jakarta. Indonesia:

Gramedia Widia Sarana.

Usman, J. (2011). Manajemen Birokrasi Profesional Dalam

Meningkatkan Pelayanan Publik. Otoritas : Jurnal Ilmu

Pemerintahan, 1(2). https://doi.org/10.26618/ojip.v1i2.24

Weku, E., Manopo, M., & Tenges, R. (2018). Kesekretariatan I.

Manado: Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi.

162 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I
I159

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

160 Lampiran I TABEL I
JENIS
KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I PENGUJIAN DOKUMEN
NO
TAGIHAN KELENGKAPAN BERKAS KEABSAHAN KETERSEDIAA

TAGIHAN N PAGU

Asli Surat

Surat Tugas (ST) Perintah

Bayar (SPBy)

1 Perjalanan Surat Perjalanan Dinas (SPD) Asli Nota Tersedia /
Dinas Dinas Tidak
Permohonan
Verifikasi Anggaran

Asli

Asli Rincian Biaya Perjalanan Dinas Kuitansi**

(untuk

81 | K A T A L O G L A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I I

Lampiran I TABEL I
JENIS
PENGUJIAN DOKUMEN
NO
KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I TAGIHAN KELENGKAPAN BERKAS KEABSAHAN KETERSEDIAA

TAGIHAN N PAGU

Apesjlai bat Surat

Surat Tugas (ST) Pnergianrtaah yang

Bmaeynagrg(uSnPaBkya)

1 Perjalanan Surat Perjalanan Dinas (SPD) Ansli sNeowta Tersedia /
Dinas Dkeinadsaraan Tidak
dPaerlammohonan
kVegrifaitkaansi Anggaran

Ainsslidentil)

Asli RincDiaanftBariaya PPeerjrahliatnuanngaDninas Rill Kuitansi**

Perjalanan Dinas Keseluruhan (untuk

Asli B81uk|tKi TArTanAsLpoOrtGasiL A Y A N A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I I

Asli Bukti Penginapan

Asli Bukti Setor Pengembalian *

(Jika terdapat pengembalian)

Laporan Perjalanan Dinas

161

162 Lampiran I TABEL I
JENIS
KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I PENGUJIAN DOKUMEN
NO
TAGIHAN KELENGKAPAN BERKAS KEABSAHAN KETERSEDIAA

TAGIHAN N PAGU

Asli Surat

CSuopraytSTKugKaPsA(SRTa)pat Perintah

Bayar (SPBy)

1 UUPaaennrDgjgainslHaaanaksrauina/n CSuopraytUPnerdjanlagnaannPDesineratsa(RSPaDpa) t Asli Nota Tersedia /
2 / RAAssallpii aRtDinacfitaanr BHiaaydairPe/rjaAlabnsaennsDi inPaesserta Dinas TAenrTgsigedadarikaan/
Permohonan Tidak Anggaran
Transport Verifikasi
Rapat ASuslriat
KSeutiotarannsi**
(Puanjatukk(SSP)

Asli D81af|taKrAUTanAgLSOakGu PL eAseYrAtaN A N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I I

Jadwal Rapat

3 Jasa Profesi Copy SK KPA Rapat Asli Surat Tersedia /
Perintah Tidak Anggaran
Bayar (SPBy)

Lampiran I TABEL I
JENIS
PENGUJIAN DOKUMEN
NO
KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I TAGIHAN KELENGKAPAN BERKAS KEABSAHAN KETERSEDIAA

TAGIHAN N PAGU

Asli SNuoratat

SCuoprayt TugUans d(SaTn)gan Jasa Profesi DPeinriantah

(Narasumber/Moderator) PBearymaroh(SoPnBayn)

1 Perjalanan DSuarftaatrPeHrjaadlairna/n DAibnsaesn(sSi PDJa) sa Profesi AVselriifikasiNota Tersedia /
Dinas (Narasumber / Moderator) SDuinrast Tidak
SPertomroahnonan
VPaejraifkik(aSsSiP) Anggaran

Daftar Honor Jasa Profesi Asli

A(NsaliraRsinucmiabnerB/iaMyaodPeerrajatolarn) an Dinas Kuitansi**

Jadwal Rapat (untuk

Bioda8t1a|(NK aAraTsAumL ObeGr /LMAoYdeAraNtoAr)N K E S E K R E T A R I A T A N E D I S I I

Belanja bahan Copy SK KPA * (atk rapat) Asli Surat Tersedia /
4 (ATK, Cetakan Perintah Tidak Anggaran
Bayar (SPBy)
163 Dokumen, dll) Undangan Rapat Asli Nota
Dinas

164 Lampiran I TABEL I
JENIS
KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I PENGUJIAN DOKUMEN
NO
TAGIHAN KELENGKAPAN BERKAS KEABSAHAN KETERSEDIAA

TAGIHAN N PAGU

APesrlimohoSnuarnat

Surat Tugas (ST) PVerinfitkaahsi

Bayar (SPBy)

Surat Pemesanan AAssllii KuitaNnostia Tersedia /
DSiunraast Tidak
1 Perjalanan Surat Perjalanan Dinas (SPD) PSeertmoroahnonan
Dinas Faktur Pengiriman Barang VPearjiafikka(SsSi P) Anggaran

Faktur Online Pajak Asli
Asli Rincian Biaya Perjalanan Dinas Kuitansi**

(Ausnltiuk Surat

Unda8n1ga|nKRAaTpaAtL O G L A Y A N A N K E S EPKerRinEtaThA R I A T A N E D I S I I

Bayar (SPBy) Tersedia /

5 Konsumsi Asli Nota Tidak
Daftar Hadir Peserta Dinas Anggaran
Permohonan

Verifikasi

Asli Kuitansi

165

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

166

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

167

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

168

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

169

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I

170

KATALOG LAYANAN KESEKRETARIATAN EDISI I