Q&A S2 B3 KOMUNIKASI

STPM
PENGAJIAN PERNIAGAAN SEM 2

BAB 3: KEMAHIRAN KOMUNIKASI
ULANGKAJI: SOALAN & CADANGAN JAWAPAN

SIRI 1

1. Terangkan proses komunikasi yg berlaku sms seorg pengetua memberi ucapan
dlm perhimpunan sekolah. [6]
2. Dgn bantuan gambar rajah dan contoh yg sesuai, huraikan komunikasi
menegak. [4]
3. Komunikasi dua hala mendatangkan kebaikan dan keburukan. Huraikan. [6]
4. Terangkan tiga kelebihan dan tiga kelemahan komunikasi lisan. [6]
5. Terangkan empat jenis komunikasi lisan. [4]

6. Pada pendangan anda, mengapakah komunikasi bertulis lebih baik berbanding
dgn komunikasi lisan? [6]
7. Huraikan tiga jenis komunikasi bertulis. [6]
8. Terangkan dua jenis media persendirian yg digunakan dlm komunikasi. [4]
9. Pada pandangan anda, apakah dua jenis media komunikasi yg sesuai
digunakan utk menyampaikan maklumat umum dlm ssbh organisasi perniagaan.
[6]
10. Terangkan maksud kemahiran mendengar dan bagaimana proses mendengar
berlaku sms pengurus memberi arahan kpd pekerja. [6]

CADANGAN JAWAPAN

1. Terangkan proses komunikasi yg berlaku sms seorg pengetua memberi ucapan
dlm perhimpunan sekolah. [6]

Proses komunikasi yang berlaku sms pengetua memberi ucapan dlm
perhimpunan sekolah ialah:
- Penghantar: iaitu pengetua
- Enkod: iaitu pengetua menggunakan bahasa yg mdh difahami oleh pelajar
- Saluran: pengetua menggunakan LCD utk menyampaikan maklumat
- Dekod: iaitu penerima mentafsir maklumat yg disampaikan oleh pengetua
- Penerima: iaitu pelajar
- Maklum balas: iaitu respon pelajar (sama ada faham atau tdk)
- Halangan: iaitu gangguan yg berlaku sms proses memberi ucapan spt bising

2. Dgn bantuan gambar rajah dan contoh yg sesuai, huraikan komunikasi
menegak. [4]

Penyelia Kewangan

Komunikasi menegak

Komunikasi menegak

- Komunikasi yg berlaku antara peringkat pengurusan yg berbeza tetapi
dlm jabatan yg sama

- Cth: komunikasi menegak dr atas ke bwh berbentuk arahan
- Cth: komunikais menegak dr bawah ke atas berbentuk laporan

3. Komunikasi dua hala mendatangkan kebaikan dan keburukan. Huraikan. [6]

Kebaikan komunikasi dua hala:
- Maklumat lbh tepat dpt disampaikan
- Menggalakkan perbincangan
- Maklum balas dpt diperoleh

Keburukan komunikasi dua hala:

- Masa yg lama diperlukan utk mendapatkan maklum balas
- Kesukaran mencapai persetujuan/ kata sepakat
- Kesilapan pentafsiran maklumat blh berlaku

4. Terangkan tiga kelebihan dan tiga kelemahan komunikasi lisan. [6]

3 kelebihan komunikasi lisan:
- Mesej dpt disampaikan dgn cepat
- Kejujuran penghantar dpt dikenal pasti
- Dpt mengetahui emosi penghantar

3 kelemahan komunikasi lisan:

- Penghantar yg kurang mahir bertutur mungkin gagal menyampaikan mesej dgn
jelas

- Tiada rekod sbg bukti
- Penghantar perlu berhubung dgn penerima terlebih dahulu sblm

menyampaikan mesej

5. Terangkan empat jenis komunikasi lisan. [4]

4 jenis komunikasi lisan:
1. Mesyuarat - pertemuan antara 2 @ lbh org utk membuat keputusan
2. Ucapan - penyampaian maklumat kpd pendengar scr terbuka
3. Perbincangan - pertemuan antara 2 @ lbh org utk mendapatkan idea
4. Pembentangan - penyampaian maklumat menggunakan alat bantuan

spt projector LCD

6. Pada pendangan anda, mengapakah komunikasi bertulis lebih baik berbanding
dgn komunikasi lisan? [6]

Komunikasi bertulis lebih baik berbanding dgn komunikasi lisan kerana
komunikasi bertulis mempunyai kelebihan berikut:
- Mesej blh disampaikan scr meluas melalui media cetak
- Keseragaman maklumat dpt diperoleh kerana maklumat ditulis dgn jelas
- Mesej dpt disimpan sbg rujukan pd ms dpn

Komunikasi lisan kurang baik berbanding dgn komunikasi bertulis kerana:

- Penghantar yg kurang mahir bertutur mungkin gagal menyampaikan mesej
dgn jelas

- Mesej tdk dpt disimpan sbg rekod/ bukti
- Penghantar perlu berhubung dgn penerima terlebih dahulu sblm

menyampaikan mesej

7. Huraikan tiga jenis komunikasi bertulis. [6]

3 jenis komunikasi bertulis ialah:
1. Memorandum - merupakan kertas cadangan utk menuntut sst scr tdk rasmi

antara jabatan dlm ssbh organisasi
2. Surat-mesyuarat - merupakan komunikasi scr rasmi dan tdk rasmi kpd pihak

di luar organisasi utk tujuan ttt
3. Laporan bertulis - merupakan komunikasi scr rasmi utk menerangkan hasil/

dapatan sst kajian

8. Terangkan dua jenis media persendirian yg digunakan dlm komunikasi. [4]

2 jenis media persendirian yg digunakan dlm komunikasi:

1. Memorandum - nota kecil bertulis berbentuk arahan/ peringatan yg
disampaikan scr sehala dr atas ke bawah

2. Telefon - telefon sbg alat perantaraan utk menghubungkan seorg
individu dgn individu lain sama ada pd jarak dekat atau jauh

9. Pada pandangan anda, apakah dua jenis media komunikasi yg sesuai
digunakan utk menyampaikan maklumat umum dlm ssbh organisasi perniagaan.
[6]

2 jenis media komunikasi yg sesuai digunakan utk menyampaikan maklumat
umum dlm ssbh organisasi perniagaan ialah:
1. Laporan
- Merupakan dokumen yg mengandungi maklumat rasmi ttg dptn/ hasil sst

kajian drpd pengurusan bawahan/ pertengahan kpd pengurusan atasan
- Cth: Pengurus Pemasaran membentangkan laporan jualan tahunan syarikat

kepada Pengarah Urusan

2. Pekeliling
- Merupakan st penyataan bertulis formal yg bertujuan menyampaikan

maklumat ttg dasar atau peraturan baharu organisasi
- Cth: Sebuah syarikat farmaseutikal mengeluarkan pekeliling ttg

tatacara pemakaian kpd pekerja makmal

10. Terangkan maksud kemahiran mendengar dan bagaimana proses mendengar
berlaku sms pengurus memberi arahan kpd pekerja. [6]

Maksud kemahiran mendengar dan bagaimana proses mendengar berlaku smsm
pengurus memberi arahan kpd pekerja:

Maksud kemahiran mendengar:
Proses seseorg menerima maklumat scr mental utk memahami maklumat
tersebut dan bertindak balas terhadap maklumat yg diterima

Proses mendengar sms pengurus memberi arahan kpd pekerja:
1. Menerima - iaitu penerima menumpukan perhatian pd maklumat yg

disampaikan oleh penghantar
2. Memahami - iaitu penerima cuba memahami kandungan maklumat dgn

menanam minat terhadap maklumat yg disampaikan
3. Mengingati - iaitu penerima mengimbas kembali maklumat yg diterima drpd

penghantar
4. Menilai - iaitu penerima membuat penilaian ttg kebenaran/ kesahihan

maklumat yg diterima
5. Memberi tindak balas - iaitu penerima memberi respon/ maklum balas

terhadap maklumat yg diterima

SEKIAN, TERIMA KASIH
JUMPA LAGI

STPM
PENGAJIAN PERNIAGAAN SEM 2

BAB 3: KEMAHIRAN KOMUNIKASI
ULANGKAJI: SOALAN & CADANGAN JAWAPAN

SIRI 2

1. Huraikan kaedah mendengar secara empati dan objektif. [4]
2. Jelaskan teknik2 mendengar secara aktif. [6]
3. Huraikan maksud mendengar secara cetek dan mendalam. [4]
4. Huraikan tiga prinsip berunding dalam komunikasi. [6]
5. Huraikan empat elemen yang perlu ada dalam sesuatu perundingan. [4]

6. Huraikan tahap perundingan berikut:
i. Intrapersonal [2]
ii. Interjabatan [2]
iii. Antarabangsa [2]

7. Terangkan teknik-teknik perundingan yg boleh diamalkan sms proses perundingan.
[6]
8. Terangkan maksud teknologi maklumat dan huraikan tiga kepentingan teknologi
maklumat kepada sesebuah organisasi perniagaan. [4]
9. Terangkan maksud e-dagang dan huraikan lima kelebihan e-dagang kepada
sesebuah perniagaan. [6]
10. Huraikan etika penggunaan internet dalam perniagaan. [6]

CADANGAN JAWAPAN

1. Huraikan kaedah mendengar secara empati dan objektif. [4]

Kaedah mendengar scr empati dan objektif:
- Berlaku apabila pendengar berusaha memahami maklumat yg diterima scr

mendalam dan dgn emosi
- Pendengar akan cuba menyelami perasaan pembicara sms maklumat disampaikan
- Pendengar perlu mempunyai perasaan empati dan bkn menghakimi pembicara
- Cth: pembicara menyampaikan maklumat ttg kematian seorg ahli keluarganya. Maka,

pendengar harus menunjukkan perasaan sedih dan empati dgn perasaan pembicara
ketika itu

2. Jelaskan teknik2 mendengar secara aktif. [6]

Teknik mendengar scr aktif:
1. Mengulang maksud pembicara
- Pendengar menunjukkan minat utk mendengar dgn menyebut kembali kata2

pembicara
2. Meluahkan kefahaman terhadap perasaan pembicara
- Pendengar meluahkan kefahaman terhadap maksud maklumat/ mesej yg

disampaikan melalui bahasa bdn spt mengangguk tanda setuju
3. Menanya soalan
- Pendengar mengajukan soalan utk mendapatkan kepastian ttg sebarang maklumat

yg mengelirukan

3. Huraikan maksud mendengar secara cetek dan mendalam. [4]

Maksud mendengar scr cetek dan mendalam:
- Mendengar scr cetetk ialah mendengar tanpa perlu memahami maksud yg hdk

disampaikan oleh pembicara
- Pendengar mendengar scr cetek apabila dia mempercayai perkara yg disampaikan

oleh pembicara tanpa memikirkan sama ada maklumat yg diterima adlh benar 2 tdk
- Mendengar scr mendalam berlaku apabila pendengar cuba mengenal pasti

kesahihan maklumat yg diterima sblm mempercayai maklumat tersebut
- Pendengar juga mendengar scr mendalam juga akan berusaha mengenal pasti sama

ada wujud sebarang makna tersirat selain makna tersurat dlm maklumat yg
diterima

4. Huraikan tiga prinsip berunding dalam komunikasi. [6]

3 prinsip berunding dlm komunikasi:
1. Asingkan manusia drpd masalah
- Pihak2 yg berunding perlu mengelak drpd membentuk prejudis/ persepsi negative dan

menunjukkan emosi tdk stabil sms proses perundingan
2. Tumpuan kpd minat dan bkn kedudukan
- Pihak2 yg berunding perlu mengetepikan perbezaan status dan kedudukan dlm

organisasi dan memfokuskan pd tujuan perundingan dan hasil yg diharapkan drpd
perundingan tersebut
3. Jana pelbagai pilihan
- Pihak2 yg berunding perlu menyumbangkan pelbagai idea atau alternative yg blh
digunakan utk menyelesaikan isu/ masalah yg dirundingkan supaya idea/ alternative yg
terbaik dpt ditentukan.

5. Huraikan empat elemen yang perlu ada dalam sesuatu perundingan. [4]

4 elemen yg perlu ada dlm sst perundingan:
1. Maklumat mestilah mencukupi, berkualiti dan tepat bg menjamin proses

perundingan yg berkesan
2. Masa perundingan mestilah sesuai, tepat dan mencukupi utk memastikan proses

perundingan berjalan dgn lancar
3. Kuasa membuat keputusan sms perundingan diperlukan spt kuasa sah dan kuasa

kepakaran

4. Etika murni dan kesopanan perlu diamalkan sms proses perundingan

6. Huraikan tahap perundingan berikut:
i. Intrapersonal [2]
ii. Interjabatan [2]
iii. Antarabangsa [2]

Tahap2 perundingan:
i. Intrapersonal

o Merupakan proses perundingan yg melibatkan individu itu sdr utk membuat
keoputusan berdasarkan pengalaman

o Merupakan proses mempengaruhi diri sendiri utk membuat keputusan dlm
perundingan

ii. Interjabatan
o Merupakan proses perundingan yg berlaku antara st jabatan dgn jabatan yg lain
dlm ssbh organisasi
o Tujuan perundingan adlh utk menyelaraskan kerja

iii. Antarabangsa
o Merupakan proses perundingan antara sebuah Negara dgn Negara lain
o Aspek perundingan biasanya berkaitan dgn ekonomi dan politik

7. Terangkan teknik-teknik perundingan yg boleh diamalkan sms proses perundingan. [6]

Teknik perundingan yg blh diamalkan sms proses perundingan ialah:

1. Good guy dan bad guy
- Ahli2 di st pihak memainkan peranan yg berbeza/ bertentangan iaitu good guy dan

bad guy utk mempengaruhi pihak yg lain
2. Nibbling
- St phk akan menguasai sst kepentingan dgn mengemukakan permintaan sedikit demi

sedikit sehingga semua permintaannya dipersetujui oleh phk yg lain

3. Trial balloon
- St phk berusaha mempengaruhi phk yg lain utk menunjukkan komitmen bg

menyelesaikan isu yg dirundingkan dgn memberikan cadangan utk menyelesaikan isu
tersebut dan seterusnya menunggu respon drpd phk yg lain, iaitu sama ada menerima
atau menolak cadangannya

8. Terangkan maksud teknologi maklumat dan huraikan tiga kepentingan teknologi
maklumat kepada sesebuah organisasi perniagaan. [4]

Maksud teknologi maklumat dan kepentingan kpd organisasi:
Maksud: proses pengaliran, penyebaran , pemprosesan dan penyimpanan
maklumat dgn menggunakan alat perantaraan teknologi

Kepentingan:
1. Membantu penyampaian maklumat dgn lbh tepat dan cepat
2. Membolehkan semua maklumat disimpan dgn selamat
3. Membantu proses analisis data dgn lbh cepat dan tepat

9. Terangkan maksud e-dagang dan huraikan lima kelebihan e-dagang kepada
sesebuah perniagaan. [6]
Maksud e-dagang dan lima kelebihan kpd ssbh perniagaan:

Maksud: perniagaan yg dijalankan dgn menggunakan internet sepenuhnya

Kelebihan:
1. Dpt menembusi pasaran yg lbh luar kerana tdk dibatasi oleh sempadan Negara
2. Kos pengurusan lbh rendah kerana tdk melibatkan kos penyewaan kedai
3. Prosedur perniagaan lbh mdh kerana tdk melibatkan prosedur kastam
4. Modal permulaan perniagaan adlh rendah
5. Brg dpt dihantar terus kpd pengguna kerana penghantaran dilakukan melalui pos

10. Huraikan etika penggunaan internet dalam perniagaan. [6]

Etika penggunaan internet dlm perniagaan:
- Menghormati perasaan org lain sms menggunakan internet
- Bersopan santun ketika berhubung melalui internet
- Bersikap terbuka smsm berkongsi maklumat
- Tdk berkongsi maklumat yg bersifat peribadi
- Tdk menyebarkan maklumat palsu
- Bersedia membantu dan menyelesaikan mslh org lain

SEKIAN, TERIMA KASIH
JUMPA LAGI

STPM
PENGAJIAN PERNIAGAAN SEM 2

BAB 3: KEMAHIRAN KOMUNIKASI
ULANGKAJI: SOALAN & CADANGAN JAWAPAN

SIRI 3

1. Jelaskan perbezaan antara LAN (Local Area Network), MAN (Metropolitan Area
Network) dan WAN (Wide Area Network). [6]
2. Terangkan tujuan komunikasi sehala dari atas ke bawah. [4]
3. Huraikan tiga kelebihan dan tiga kelemahan komunikasi dua hala melalui
perbincangan. [6]
4. Terangkan aspek-aspek yang perlu dipertimbangkan oleh penghantar semasa
peringkat enkod dalam proses komunikasi. [4]
5. Huraikan enam kelebihan emel. [6]

6. Huraikan kesan perundingan yang berkesan terhadap sesebuah organisasi. [6]
7. Maklum balas kurang penting dalam komunikasi sehala berbanding dengan
komunikasi dua hala. Huraikan [4]
8. Huraikan maksud e-perolehan dan tiga faedah e-perolehan. [6]
9. Huraikan maksud halangan fizikal dan berikan dua contoh halangan fizikal serta cara
mengatasi halangan ini. [6]
10. Huraikan bentuk saluran dalam proses komunikasi. [4]

CADANGAN JAWAPAN

1. Jelaskan perbezaan antara LAN (Local Area Network), MAN (Metropolitan Area
Network) dan WAN (Wide Area Network). [6]

Perbezaan antara LAN, MAN dan WAN:

Aspek LAN MAN WAN
Maksud
Jaringan yg merangkumi kawasan Jaringan yg nerangkumi kawasan Jaringan yg merangkumi
Contoh
organisasi utk berkongsi yg luas spt bandar melalui kawasan yg sgt luas spt

perkakasan, perisian dan data (1m) pembentukan jaringan yg kecil di penggunaan satelit utk

sst kwsn bg memudahkan berkongsi maklumat (1m)

perkongsian maklumat (1m)

Computer di Unit Pentadbiran dpt Perkongsian maklumat antara Penyediaan perkhidmatan oleh

berkongsi maklumat dgb computer sistem computer sebuah bank yg sebuah syarikat

di Unit Pengeluaran sebuah mempunyai cawangan di Bandar telekomunikasi yg melangkaui

organisasi (1m) berlainan (1m) sempadan negeri spt TMnet

(1m)

2. Terangkan tujuan komunikasi sehala dari atas ke bawah. [4]

Tujuan komunikasi sehala dr atas ke bwh ialah:
1. Pengurus atasan menerangkan visi, misi dan objektif organisasi kpd semua pekerja dlm

organisasi (1m)
2. Pengurus atasan memberi maklum balas berkenaan hasil penilaian prestasi kpd pengurus

pertengahan (1m)
3. Pengurus atasan menerangkan prosedur, polisi dan dasar yg perlu dipatuhi oleh pekerja

bawahan (1m)
4. Pengurus atasan memberi motivasi dan nasihat kpd pekerja bawahan (1m)

3. Huraikan tiga kelebihan dan tiga kelemahan komunikasi dua hala melalui
perbincangan. [6]

3 kelebihan dan 3 kelemahan komunikasi 2 hala melalui perbincangan:
Kelebihan:

1. Penghantar dan penerima dpt bertukar maklumat dgn mudah dan cepat (1m)
2. Maklum balas dpt diberi dgn segera (1m)
3. Keputusan yg dibuat lbh tepat kerana melibatkan perbincangan abtara pihak

terbabit (1m)

Kelemahan:

1. Proses pembuatan keputusan mengambil ms yg lama kerana maklumat yg
diterima lbh byk dan pelbagai (1m)

2. Blh mewujudkan ketegangan jika timbul perbezaan pendapat (1m)
3. Kesilapan pentafsiran makluamt blh berlaku jika terlalu byk maklumat diterima

pd ms yg sama (1m)

4. Terangkan aspek-aspek yang perlu dipertimbangkan oleh penghantar semasa
peringkat enkod dalam proses komunikasi. [4]

Aspek2 yg perlu dipertimbangkan oleh penghantar sms peringkat enkod:
- Memilih symbol, perkataan dan ayat yg tepat dan sesuai (1m)
- Memberi gambaran yg jelas ttg maksud mesej yg ingin disampaikan supaya

penerima mdh memahami mesej (1m)
- Menggunakan bahasa yg mudah difahami oleh penerima (1m)
- Kandungan mesej yg hdk disampaikan mestilah ringkas, padat dan mudah difahami

(1m)

5. Huraikan enam kelebihan emel. [6]

6 kelebihan emel:
1. Maklum balas diperoleh dgn cepat (1m)
2. Sebarang kesilapan pd kandungan mesej dpt diperbetul dan dimaklumkan dgn

segera (1m)
3. Mesej dpt dihantar kpd byk penerima pd ms yg sama (1m)
4. Memendekkan jangka ms pembuatan keputusan (1m)
5. Maklumat blh disimpan dan dicetak sbg sumber rujukan ms dpn (1m)
6. Memudahkan perbincangan jarak jauh (1m)

6. Huraikan kesan perundingan yang berkesan terhadap sesebuah organisasi. [6]

Kesan perundingan terhadap organisasi:
1. Dpt merapatkan hubungan antara majikan dgn pekerja (1m)
2. Dpt mewujudkan suasana tmpt kerja yg sihat (1m)
3. Dpt meningkatkan motivasi pekerja kerana luahan/ pendapat mereka didengar oleh

pihak pengurusan (1m)
4. Dpt meningkatkan prestasi organisasi kerana pekerja lbh rajin dan komited (1m)
5. Dpt menyakinkan phk berkepentingan utk menambahkan pelaburan / sumbangan

modal (1m)
6. Dpt meningkatkan imej organisasi disebabkan keharmonian yg wujud dlm organisasi

(1m)

7. Maklum balas kurang penting dalam komunikasi sehala berbanding dengan
komunikasi dua hala. Huraikan [4]

Maklum balas kurang ptg dlm komunikasi sehala berbanding dgn komunikasi dua hala:
- Dlm komuniukasi sehala, lazimnya berbentuk arahan, penerima (pekerja) hanya

perlu melaksanakan arahan tersbt tanpa mengemukakan pertanyaan (1m)
- Kesan negative yg mungkin timbul ialah penerima gagal memahami kandungan

mesej dan mengambil tndkn yg salah (1m)

- Dlm komunikasi 2 hala pula, maklum balas adlh sgt ptg utk menanm keyakinan dan
memberi kefahaman kpd semua pihak yg terlibat dlm komunikasi spt perbincangan
(1m)

- Kefahaman yg diperoleh berkenaan hasil perbincangan adlh ptg bg memastikan
tindakan yg diambil adlh selaras dgn kata sepakat/ persetujuan bersama yg dicapai
(1m)

8. Huraikan maksud e-perolehan dan tiga faedah e-perolehan. [6]

Maksud e-perolehan dan 3 faedahnya ialah:
Maksud: st system dlm talian utk memesan brg dan perkhidmatan oleh
pembekal
Faedahnya:
1.Faedah strategic
2.Faedah peluang
3.Faedah operasi