Manual do CEO - Josh Kaufman

Em consequência, nós não precisamos usar muita força de vontade para
manter a nossa escolha. Quando ficava com fome, comia uma maçã ou
cenouras com homus — era o que tinha na geladeira. Dava mais trabalho pedir
uma pizza ou comprar e fritar uma bisteca, então eu preferia comer o que tinha à
mão. Alterando a estrutura do nosso Ambiente, Kelsey e eu facilitamos agir da
maneira como decidimos agir.

Uma Estrutura Norteadora é a estrutura do seu Ambiente que constitui o
maior determinante do seu comportamento. Se quiser mudar um
comportamento, não tente mudar diretamente o comportamento. Mude a estrutura
que influencia ou sustenta o comportamento e o comportamento mudará
automaticamente. Se não quiser comer sorvete, nem chegue a comprá-lo.

Na Odisseia de Homero, Odisseu e sua tripulação se preparam para passar
pela ilha das Sereias — mulheres aladas que cantavam tão belamente que os
marinheiros enlouqueciam e naufragavam seus navios. Em vez de contar com a
força de vontade para resistir à tentação das Sereias, Odisseu alterou a estrutura
do Ambiente, tapando os ouvidos de seus homens com cera de abelha e se
amarrando no mastro do navio. Tendo evitado dessa forma a tentação, o navio
conseguiu passar com segurança.

Mude a estrutura do seu Ambiente e o seu comportamento mudará
automaticamente. Acrescente um pouco de Atrito (um conceito que
discutiremos posteriormente) ou elimine completamente determinadas opções e
você verá como será muito mais fácil se concentrar no que está tentando realizar.

Um excelente exemplo de Estrutura Norteadora é a “Regra da Cabine
Estéril” promulgada em 1981 pela Federal Aviation Administration,
administração federal de aviação dos Estados Unidos. A maioria dos acidentes
aéreos ocorre abaixo dos 10 mil pés, onde distrações podem ser fatais. Acima
dos 10 mil pés, os pilotos podem conversar sobre o que quiserem, mas abaixo
desse limite, as únicas conversas permitidas são sobre informações diretamente
relacionadas ao voo em andamento. Ao eliminar distrações, a regra reduz as
chances de erros e acidentes.

Mude a estrutura do seu Ambiente e você se surpreenderá ao ver como o seu
comportamento mudará radicalmente em resposta.

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Reorganização

Nem todos os que vagueiam estão perdidos.

— J. R. R. TOLKIEN, AUTOR DE O SENHOR DOS ANÉIS

Sempre que uma percepção viola o Nível de Referência do sistema, uma ação
será realizada para voltar a assumir o controle da percepção. Algumas vezes essa
resposta é bem definida — como vimos, o seu corpo sabe exatamente do que
precisa para regular o nível de glicose no sangue. Muitas vezes, contudo, você
não sabe exatamente o que está errado — ou como reparar a situação.

Pense em uma percepção tão abstrata quanto “satisfação no trabalho” — a
sua mente tem um ponto de controle que representa “o quanto devo estar
satisfeito no trabalho” e a sua percepção de satisfação no trabalho é uma média
do que de fato acontece no seu trabalho. Experiências agradáveis elevam a
média e experiências desagradáveis reduzem a média.

Se a sua percepção de “satisfação no trabalho” estiver abaixo do que você
acredita que deveria ser (o seu Nível de Referência), o seu cérebro será
acionado — “Não estou tão feliz quanto deveria estar… Alguma coisa precisa
m uda r” .

O problema é que você pode não saber o que “alguma coisa” é. Você ficaria
mais satisfeito se recebesse outras atribuições, trabalhasse para um novo chefe,
saísse da empresa ou abrisse o próprio negócio? Quem sabe? É neste ponto que

entra a Reorganização.

A Reorganização é uma ação aleatória que ocorre quando um Nível de
Referência é violado, mas você não sabe o que fazer para voltar a controlar a
percepção. A crise de meia-idade e a crise dos 25 anos que muitas pessoas
vivenciam são exemplos perfeitos de Reorganização. Você não sabe bem o que
fazer para eliminar a angústia que está sentido, de forma que faz coisas que não
são normais para você, como se demitir do emprego para viajar pedindo carona
pela Europa ou fazer uma tatuagem e comprar uma moto.

A Reorganização faz com que você se sinta perdido, deprimido ou louco —
isso é totalmente normal. O seu cérebro começa a pensar nas coisas mais
absurdas na tentativa de encontrar alguma coisa para reparar a situação.
Algumas vezes, quando estou muito estressado, começo a pensar nas vantagens
de ser um faxineiro — o trabalho não é difícil, você não precisa pensar muito e
recebe um salário fixo no fim do mês. Isso não significa que seja uma boa ideia,
mas esse tipo de processo mental é absolutamente normal — o meu cérebro só
está experimentando ideias aleatórias na tentativa de retomar o controle de certos
siste m a s.

A Reorganização é a base neurológica do aprendizado. Como veremos ao

discutirmos a Correspondência de Padrões, nossa mente é uma máquina de
aprender que associa causas específicas a efeitos específicos. Se a sua mente já
não tiver aprendido o que fazer em uma determinada situação, a melhor maneira
de solucionar o problema é tentar coisas novas na tentativa de coletar dados. Essa
é a função da Reorganização — o impulso de ponderar ou tentar coisas novas

para ver o que funciona.
Uma das coisas mais importantes que devem ser entendidas sobre a

Reorganização é que é melhor não lutar com ela. Apesar de algumas vezes ser
tentador tentar se convencer de que está tudo bem, resistir ou reprimir o impulso
de tentar algo diferente desacelera o seu aprendizado.

Não há nada de estranho ou anormal nas “noites escuras da alma” — elas são
um sinal de que alguma percepção sobre a sua vida está fora de controle e a
Reorganização é necessária para coletar mais dados sobre como solucionar o
problema. Assim que você descobrir como voltar a controlar a percepção, a
Reorganização é naturalmente interrompida.

Quando estiver se sentido perdido, anime-se — é só o seu cérebro coletando
as informações das quais precisa para tomar boas decisões. Receber de braços
abertos o impulso de tentar algo novo o ajudará a sair mais rapidamente do modo
de Reorganização.

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Conflito

Os grandes problemas que enfrentamos não podem ser solucionados no
mesmo nível de pensamento no qual estávamos quando os criamos.

— ALBERT EINSTEIN, CÉLEBRE FÍSICO

Vamos parar por um momento para analisar a falha de caráter preferida de
todos: a procrastinação, que é o hábito de sempre adiar tudo o que é preciso fazer.

Todo mundo procrastina em certa extensão: diante de coisas demais a fazer,
adiar tarefas até elas se tornarem urgentes é uma reação natural. Como se
concentrar em algo que pode ser feito no futuro quando tem algo que precisa ser
feito agora?

O mais frustrante são os momentos em que sabemos que temos tempo para
adiantar alguma tarefa, mas simplesmente não temos vontade de realizá-la neste
exato momento. Parte de nós quer trabalhar e outra parte de nós quer não
trabalhar. Se tentar se forçar a trabalhar, percebe que se distrai com tanta
facilidade que não consegue produzir muito. Se tentar descansar, parte de você se
sente mal de não estar trabalhando, e você não consegue descansar.

Você pode passar dias inteiros sem conseguir trabalhar nem descansar direito
e você fica exausto com o esforço apesar de não conseguir fazer nada. Qual é o
proble m a ?

Conflitos ocorrem quando dois sistemas de controle tentam alterar a mesma

percepção. Quando você está procrastinando, um dos subsistemas do seu cérebro
está tentando controlar o “trabalho” enquanto outro está tentando controlar o
“descanso”. Como os dois sistemas estão tentando controlar a mesma percepção
— a ação física —, os sistemas lutam entre si pela percepção.

A situação é similar a um aquecedor e um ar-condicionado lutando para
controlar a temperatura no mesmo cômodo. Enquanto seus respectivos Níveis de
Referência forem mutuamente exclusivos, nenhum sistema jamais estará sob
controle — eles continuarão a gastar energia para mover o sistema na direção de
sua meta de controle. Mesmo se um sistema temporariamente retomar o
controle da percepção, não demorará muito para o outro sistema perceber que,
de acordo com o próprio Nível de Referência, o sistema saiu do controle.

A procrastinação é um exemplo de um Conflito íntimo, mas os Conflitos
também ocorrem entre pessoas. Os Conflitos ocorrem quando as pessoas têm
como variável de controle diferentes outputs que requerem o mesmo input.
Pense em duas crianças brigando pelo mesmo brinquedo. É a mesma batalha da
procrastinação ou da temperatura, só que neste caso os sistemas de controle são
pessoas. Se uma criança ficar com o brinquedo, a outra estará descontente. Em
consequência, o brinquedo é constantemente puxado de um lado ao outro e as
duas crianças ficam descontentes.

Pense em líderes seniores de uma grande empresa lutando pela alocação de
uma verba limitada e você terá uma boa ideia da origem dos Conflitos. Se 1
milhão de dólares for alocado a um vice-presidente, isso significa que os outros
não poderão utilizar a verba, de forma que eles protestam — o melhor da política
corporativa.

Um dos problemas do Conflito interpessoal é que nunca poderemos
verdadeiramente controlar as ações de outro ser humano. Podemos influenciar,
persuadir, inspirar ou negociar, mas nunca podemos atuar diretamente sobre as

percepções de outra pessoa ou alterar diretamente seus Níveis de Referência.

Os Conflitos só podem ser solucionados alterando os Níveis de Referência —
a maneira como o sucesso é definido pelas partes envolvidas. Tentar solucionar
um Conflito simplesmente chamando Atenção a um comportamento inaceitável
é ineficaz da mesma maneira como a força de vontade não pode mudar
diretamente o comportamento — devemos atuar sobre a raiz do Conflito.

Cada participante de um Conflito possui um Nível de Referência diferente,

influenciado pela situação ou Ambiente. A única maneira de solucionar o Conflito
é mudar o Nível de Referência de cada participante, o que pode ser feito com
mais eficácia alterando a Estrutura da situação.

No caso da procrastinação, o Conflito pode ser eliminado programando
horários para trabalhar e descansar e assegurar tempo suficiente para os dois.
Em The now habit, Neil Fiore recomenda a criação de um “desagendamento”

priorizando o descanso ao trabalho. Quando o seu cérebro sabe com certeza que
você receberá toda a descontração e relaxamento de que precisa e você só tem
um tempo limitado para produzir, fica mais fácil se concentrar no trabalho.

No caso do aquecedor e do ar-condicionado que competem entre si, a
situação só pode existir se as temperaturas conflitantes forem mantidas nos
termostatos. Altere os Níveis de Referência e você solucionará o Conflito.

No caso da briga das crianças (ou dos vice-presidentes), é possível mudar a
situação se assegurando de que cada combatente receba mais ou menos o
mesmo brinquedo, absolutamente nenhum brinquedo ou altere sua medida de
sucesso de “receber o que é meu” para “trabalharmos juntos”.

Altere a situação que origina os Níveis de Referência que cada parte está
utilizando para mensurar o sucesso e o Conflito será eliminado.

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Correspondência de padrões

A sua memória é um monstro; você esquece — ela não. Ela
simplesmente arquiva as coisas e as mantém fora do seu alcance. Ela
guarda as coisas para você ou esconde as coisas de você — e as exibe
quando bem entender. Você acha que tem uma memória; mas é ela

que tem você!

— JOHN IRVING, ROMANCISTA E ROTEIRISTA VENCEDOR DO
OSCAR

Muito antes de saber o que é a gravidade, você já sabia que uma bola cairia se
você a largasse. Nas primeiras vezes que você largou uma bola ela sempre caiu
no chão. Você não precisou de muitas experiências como essas para aprender
que qualquer objeto que soltasse cairia. “Gravidade” não passa de um nome para
designar algo que seu cérebro aprendeu sozinho.

Um dos fatos mais interessantes sobre o cérebro é sua capacidade de
automaticamente aprender e reconhecer padrões. Pense nos famosos cães de
Pavlov: toque um sino e eles começam a salivar. Pavlov lhes ensinou um padrão:
a cada vez que um sino toca, os cães ganhavam comida. Os cachorros não
levaram muito tempo para aprender o padrão e passaram a reagir ao toque do
sino antes mesmo de ver a comida.

Os nossos cérebros são máquinas naturais de Correspondência de Padrões. O
cérebro está constantemente ocupado tentando encontrar padrões no que
percebemos e associando novos padrões a outros padrões armazenados na
memória. O processo de Correspondência de Padrões ocorre automaticamente
sem esforço consciente. Simplesmente prestando atenção ao mundo ao seu

















































































4. Por que eu quero me sentir seguro? Para me sentir livre.
5. Por que eu quero me sentir livre? Porque quero me sentir livre.

O desejo fundamental não é ser um milionário, mas sim sentir-se livre. É
possível se sentir livre sem ter um milhão de dólares? Sem dúvida alguma — há
muitas maneiras de se sentir livre que não têm absolutamente nada a ver com
dinheiro. Adotar uma abordagem alternativa que satisfaça o verdadeiro desejo
pode ser mais eficaz do que a sua Meta original.

Descubra as causas fundamentais por trás das suas Metas e descobrirá novas
maneiras de conseguir o que você realmente quer.

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why /

O como quíntuplo

Vá até onde seus olhos puderem enxergar; quando chegar lá, você
poderá enxergar ainda mais longe.

— THOMAS CARLYLE, ENSAÍSTA E HISTORIADOR

Depois de aplicar a técnica do Por Q uê Q uíntuplo, você provavelmente
descobrirá que o que realmente quer é bem diferente do que achava que queria.
Tendo identificado a causa fundamental das suas Metas originais, chegou a hora
de descobrir como obter o que realmente quer.

O Como Q uíntuplo é uma maneira de vincular seus desejos essenciais a
ações físicas. Vamos utilizar o exemplo anterior: o desejo essencial de se sentir
livre. Como você poderia satisfazer esse desejo?

1. Quitar uma dívida.
2. Reduzir suas horas de trabalho, encontrar outro emprego ou abrir um negócio.
3. Mudar-se para outra cidade ou país.
4. Romper um relacionamento pessoal restritivo.

Assim que encontrar um “como” que pareça ser uma boa ideia, pergunte
“como” novamente. Vamos supor que largar seu emprego e abrir um negócio
lhe daria o maior sentimento de liberdade. Como você poderia satisfazer esse
desejo? Descubra os detalhes e o que antes era só uma ideia vaga passa a ficar
cada vez mais claro.

Continue perguntando “como” até determinar com clareza o seu plano em
termos das Próximas Ações (que discutiremos logo em seguida). O propósito do

Como Quíntuplo é criar uma cadeia completa de ações desde a sua grande ideia
até as coisas que você pode fazer neste exato momento.

Se a técnica for aplicada adequadamente, cada ação lhe dará uma
experiência do que você deseja à medida que estiver agindo. Se quitar uma
dívida o fará se sentir livre, ligar os pontos dessa forma lhe permite se sentir cada
vez mais livre a cada vez que fizer um pagamento, o que torna muito mais fácil
continuar avançando.

Vincule suas grandes Metas a pequenas ações que pode realizar agora e você
inevitavelmente atingirá o seu objetivo.

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how/

Próxima ação

Se lidarmos continuamente e com prontidão com o pouco que podemos
fazer, logo ficaremos surpresos em descobrir que resta muito pouco
que não podemos fazer.

— SAMUEL BUTLER, ROMANCISTA DO SÉCULO XIX

Com muita frequência o que queremos realizar não pode ser feito de uma vez só.
Projetos são Metas que levam mais de uma ação para serem atingidas e, quanto
maior for o projeto, mais difícil é prever todas as ações que devem ser
realizadas.

Escalar o monte Everest é um projeto — um projeto repleto de complexidade
e Incerteza. Como trabalhar em um projeto tão grande que ameaça oprimi-lo?

Simples: concentre-se só na próxima ação que você deve realizar para se
aproximar da sua Meta.

A Próxima Ação é a próxima ação específica e concreta que você pode
realizar imediatamente para o avanço do projeto. Você não precisa saber tudo o
que deve ser feito para progredir um projeto — tudo o que precisa saber é a
próxima ação que pode realizar para avançar.

David Allen, o autor de A arte de fazer acontecer, cunhou o termo para
descrever um dos passos essenciais de seu “processo fundamental”:

1. Anote o projeto ou situação que mais o absorve no momento.
2. Agora descreva por escrito em uma única frase o resultado desejado desse

problema ou situação. O que precisa acontecer para que isso seja “feito”?
3. Em seguida, escreva a Próxima Ação física necessária para avançar.
4. Insira essas respostas em um sistema de sua confiança.

De acordo com Allen, essas perguntas o ajudam a esclarecer exatamente a
diferença entre “feito” e “fazendo”. Se você determinar o “feito”, pode
concentrar sua atenção e energia em “fazer” as coisas que levarão ao “feito”.

Escrever este livro foi uma enorme empreitada — eu levei anos para
compilar a pesquisa e pouco mais de um ano para de fato escrever o texto.
“Escrever o livro” não é uma ação — é um projeto. Eu jamais teria terminado o
manuscrito de uma só vez, mas era possível escrever uma pequena seção do
livro em menos de uma hora. Depois de segmentar o livro em seções bem
definidas, ficou muito mais fácil progredir, já que cada tarefa individual era
menos esmagadora.

Para não se sentir oprimido, monitore seus projetos e tarefas separadamente.
Veja o que eu faço: eu sempre levo comigo um caderno com um cartão de
indexação.9 O cartão contém uma breve lista dos meus projetos ativos. O
caderno contém minha lista de afazeres: as Próximas Ações que avançarão os
meus projetos, que eu processo utilizando um sistema chamado “Autofocus”,
criado por Mark Forster.10 O sistema me ajuda a usar a minha intuição para
identificar o que posso fazer neste exato momento para progredir. Enquanto meus
projetos estiverem vinculados às minhas Metas e alinhados aos meus Estados de
Ser preferidos, é só uma questão de tempo para eu concluí-los.

Concentre-se em concluir a Próxima Ação e você inevitavelmente concluirá
o projeto todo.

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Externalização

As palavras são uma lente para focar a mente.

— AYN RAND, FILÓSOFA E AUTORA DE A REVOLTA DE ATLAS E
A NASCENTE

Uma das peculiaridades do funcionamento da sua mente é que ela lida melhor
com informações de fora da sua cabeça do que com os pensamentos tagarelando
dentro da sua cabeça.

Se você já trabalhou com um personal trainer ou um técnico esportivo, sabe o
que quero dizer com isso. Quando está se exercitando por conta própria, é muito
fácil ouvir a vozinha na sua cabeça dizendo “Está doendo muito… você deve
parar” — mesmo se você obtiver resultados melhores se continuar.

Ao trabalhar com um personal trainer, a vozinha se cala diante da presença
de uma pessoa no seu Ambiente o encorajando a se esforçar só mais um pouco.
Em consequência, você tem uma sessão de exercícios mais produtiva.

Como reagimos com mais facilidade a estímulos no nosso Ambiente do que
com os nossos próprios pensamentos internos, podemos utilizar um método
simples para aumentar a nossa produtividade — podemos converter nossos
pensamentos internos em uma forma externa que a nossa mente pode utilizar
com mais eficácia.

A Externalização se beneficia da nossa capacidade de percepção de uma
maneira bastante inteligente. Ao converter nossos processos internos de
pensamento em uma forma externa, a Externalização basicamente nos dá a
capacidade de realimentar informações no nosso próprio cérebro por meio de
um canal diferente, o que nos dá acesso a recursos cognitivos adicionais que
podemos utilizar para processar as mesmas informações de um modo diferente.

Podemos Externalizar nossos pensamentos de duas maneiras principais:
escrever e falar. Escrever (ou desenhar, se você preferir) é a melhor maneira de
identificar ideias, planos e tarefas. O ato de escrever não apenas lhe proporciona
a capacidade de armazenar informações possibilitando consultá-las
posteriormente, como dá à sua mente a chance de analisar o que você sabe de
um ângulo diferente. Obstáculos e problemas que podem parecer impossíveis
enquanto estiverem sendo jogados de um lado ao outro no seu lóbulo frontal
muitas vezes podem ser solucionados com surpreendente rapidez depois de
colocados no papel.

Traduzir as suas ideias no papel facilita compartilhá-las com os outros, além
de arquivar os seus pensamentos para consulta e análise posterior. Como diz o
ditado: “Até a mais pálida tinta é mais clara que a mais adorada memória”.
Cadernos e diários, se utilizados regularmente, valem seu peso em ouro.

Falar — para si mesmo ou outra pessoa — constitui outro método eficaz de
Externalização. A Externalização vocal explica por que a maioria de nós já teve a
experiência de solucionar os próprios problemas enquanto conversava com um
amigo ou colega. Quando você termina de falar, provavelmente terá mais insight
do seu problema — mesmo se o ouvinte não disser uma palavra sequer.

A chave para a Externalização é encontrar um interlocutor disposto a ouvir
pacientemente e evitar interrompê-lo enquanto você analisa vocalmente uma
questão. Falar consigo mesmo ou com um objeto inanimado também pode
ajudar: explicar o seu problema para um patinho de borracha, um ursinho de
pelúcia, um cachorro de porcelana ou qualquer outro objeto antropomórfico na
sua mesa pode ser eficaz se você superar o estranhamento inicial. Com muita
frequência, conversar sobre o problema com um patinho de borracha torna mais
fácil solucioná-lo.

Independente de como você escolher Externalizar os seus pensamentos, não

os deixe presos na sua cabeça. Experimente diferentes abordagens para
descobrir qual método é mais eficaz para você. Para ajudar a manter sua mente

desobstruída durante o dia, reserve um tempo para Externalizar. Os melhores
momentos para fazer isso normalmente são de manhã cedo ou no fim da noite.

Quanto mais você Externalizar, mais claros os seus pensamentos se tornarão e
mais rapidamente você progredirá na direção das suas metas.

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Autoconsulta

Como saber o que penso antes de ouvir o que digo?

— E. M. FORSTER, ROMANCISTA E ATIVISTA SOCIAL

A Externalização é mais eficaz se você a utilizar como uma ferramenta para
analisar seus planos, metas e ações. Anotar rapidamente os acontecimentos do
dia é útil para análise posterior, mas usar um diário ou confidente como uma
ferramenta de resolução de problemas é ainda mais útil.

A Autoconsulta é a prática de fazer perguntas a si mesmo e respondê-las. Ao
se fazer boas perguntas (ou trabalhar com alguém que faça boas perguntas),
você pode desenvolver importantes insights ou gerar novas ideias muito
ra pida m e nte .

As técnicas do Como Q uíntuplo e do Por Q uê Q uíntuplo são exemplos
específicos de Autoconsulta. Com o simples ato de se fazer perguntas, você
estará explorando opções que não tinham lhe ocorrido antes e Preparando o seu
cérebro para notar informações relacionadas.

Em Self-directed behavior, David Watson e Roland Tharp explicam uma
técnica bastante útil de autoquestionamento que você pode utilizar para descobrir
as razões por trás de comportamentos que não o beneficiam. O Método ABC
(Antecedent, Behavior, Consequences — antecedente, comportamento,
consequências) é composto por um conjunto de perguntas que você deve
responder assim que notar um comportamento que deseja mudar.

Ao escrever as respostas às perguntas a seguir em um diário, registrar quando
os comportamentos específicos ocorrem e anotar a frequência ou duração desses
comportamentos, é possível descobrir padrões no seu comportamento ou
processos de pensamento. Conhecendo o padrão, fica mais fácil mudar o
c om porta m e nto.

ANTECEDENTE

Quando aconteceu?

Com quem você estava?