LTUAD 2023_KPK

KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 2023 U N I T A U D I T D A L A M L A P O R A N TA H U N A N w w w . k p k . g o v . m y

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Muka Surat PRAKATA i PERUTUSAN KETUA SETIAUSAHA ii RINGKASAN EKSEKUTIF iii BAHAGIAN I PENDAHULUAN 1. Maklumat Korporat 1 2. Kedudukan Perjawatan Dan Struktur Organisasi 4 BAHAGIAN II PENCAPAIAN PENGAUDITAN BERBANDING DENGAN RANCANGAN YANG DILULUSKAN 3. Perancangan Dan Pencapaian Kerja Tahun 2023 6 BAHAGIAN III LAPORAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 4. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Penampilan Audit 13 5. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Pemeriksaan Mengejut 27 6. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Susulan: Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi 47 Tempoh Berakhir 31 Disember 2021 7. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Susulan Terhadap Pengurusan Aset 54 KANDUNGAN

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BAHAGIAN IV LAPORAN PENGAUDITAN PEROLEHAN 8. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Terhadap Pengurusan Kontrak 62 BAHAGIAN V LAPORAN PENGAUDITAN ICT 9. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Tak Ketara 72 BAHAGIAN VI PENGAUDITAN KHAS 10. LEMBAGA MINYAK SAWIT MALAYSIA (MPOB) - Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan [Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan – WP 7.5)] 80 11. LEMBAGA KENAF DAN TEMBAKAU NEGARA (LKTN) - Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan [Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan – WP 7.5)] 80 BAHAGIAN VII PENGAUDITAN PEMATUHAN 12. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI DAN AGENSI - Pengauditan Akaun Belum Terima 81 13. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Terhadap Pengurusan Emolumen 92 BAHAGIAN VIII LAPORAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT (JKA) 14. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Audit 113 15. Pembentangan Isu Pengauditan Dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit 114 16. Status Isu-isu Audit Yang Dibentangkan Dalam Mesyuarat Jawatankuasa 115 Audit 17. Rumusan 116

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BAHAGIAN IX LAPORAN SUMBANGAN UAD 18. Laporan Sumbangan UAD 117 BAHAGIAN X PERKARA-PERKARA AM 19. Tindakan Pihak Pengurusan Ke Atas Laporan UAD 124 20. Masalah Yang Dihadapi 124 21. Latihan Yang Dihadiri Oleh Pegawai UAD 124 BAHAGIAN XI PENUTUP 130

i LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) ini disediakan selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1 dan dikemukakan kepada Bahagian Kawalan Kewangan Strategik dan Korporat, Perbendaharaan Malaysia selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Laporan ini merumuskan aktiviti pengauditan Unit Audit Dalam dan penemuan Audit yang dibangkitkan semasa pengauditan dijalankan sepanjang tahun 2023. Bagi memenuhi tanggungjawab ini, Unit Audit Dalam telah menjalankan pengauditan seperti berikut: i. Pengauditan Pengurusan Kewangan yang merangkumi pemeriksaan terhadap sistem kewangan, kawalan dalaman dan rekod kewangan bagi memastikan pematuhan terhadap undang-undang, peraturan dan arahan yang berkaitan; dan ii. Pengauditan Prestasi yang merangkumi penilaian terhadap aktiviti yang dipilih untuk menentukan matlamatnya telah dicapai dan sumber digunakan secara berhemat, cekap dan berkesan. Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2023 ini mengandungi kelemahan yang telah dibangkitkan hasil daripada pengauditan yang telah dilaksanakan di Kementerian dan agensi Kementerian. Pada umumnya, terdapat kelemahan dalam mematuhi peraturan/prosedur yang ditetapkan oleh Kerajaan. Selain itu, didapati pemantauan yang dijalankan kurang menyeluruh. Semua kelemahan tersebut boleh dielakkan sekiranya pegawai yang bertanggungjawab mematuhi sepenuhnya peraturan yang telah ditetapkan. Seperti mana tahun-tahun yang lalu, Ketua Bahagian dan agensi yang berkenaan telah dimaklumkan terlebih dahulu tentang perkara yang dilaporkan di dalam laporan tahunan ini. Ini bagi membolehkan tindakan pembetulan dan penambahbaikan diambil oleh Ketua Bahagian dan agensi berkenaan terhadap kelemahan yang dibangkitkan. Sepanjang pengauditan dijalankan, Unit Audit Dalam telah menerima kerjasama baik daripada pihak pengurusan (auditi) yang turut memberi maklum balas positif terhadap teguran dilaporkan. Pihak auditi juga telah mengambil tindakan pembetulan terhadap kelemahan yang dibangkitkan di dalam laporan. PRAKATA

ii LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera. Alhamdulillah dan tahniah diucapkan kepada Unit Audit Dalam (UAD) kerana berjaya menghasilkan Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2023. Setiap laporan Audit yang dikemukakan oleh UAD adalah merupakan proses penambahbaikan untuk meningkatkan mutu pengurusan kewangan Kementerian. Antara cabaran utama UAD bagi tahun 2023 adalah menangani isu Laporan Ketua Audit Negara (LKAN) 2022 yang melibatkan KPK dan Agensi serta menguatkuasakan arahan Kementerian Kewangan Malaysia ke arah pemantapan Fungsi Unit Audit Dalam Di Kementerian. Tahniah juga kepada UAD KPK atas kejayaan memperoleh 4 bintang bagi sijil penarafan Penilaian Keberkesanan Pelaksanaan Audit Dalam Tahun 2022 yang dinilai oleh Kementerian Kewangan Malaysia. Akhir kata, selaras dengan prinsip keadilan sosial dan kesaksamaan yang menjadi tunggak Kerangka Ekonomi MADANI: Memperkasa Rakyat, diharapkan warga KPK akan meningkatkan momentum dan semangat kerja berpasukan bagi memastikan perubahan berterusan yang menyasarkan pengurangan ketirisan, peningkatan hasil dan pengoptimuman sumber sedia ada tanpa pembaziran. Semoga cabaran mendatang dapat diharungi dan kejayaan pelaksanaan dasar-dasar Kerajaan dapat dicapai melalui usaha berterusan seluruh warga KPK! Sekian, terima kasih. ABDUL HADI BIN OMAR Timbalan Ketua Setiausaha (Perancangan Strategik & Pengurusan) b/p: Ketua Setiausaha Kementerian Perladangan dan Komoditi 29 Mac 2024 PERUTUSAN KETUA SETIAUSAHA

iii LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2023 ini dikeluarkan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1. Laporan ini mengandungi sepuluh (10) bahagian seperti berikut: BAHAGIAN I - PENDAHULUAN UAD ditubuhkan pada tahun 2000 selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979. Penubuhannya terus diperkemas dan dimantapkan melalui Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1. BAHAGIAN II - PENCAPAIAN PENGAUDITAN BERBANDING DENGAN RANCANGAN YANG DILULUSKAN Perancangan kerja meliputi pengauditan pengurusan kewangan, pengauditan prestasi, pengauditan perolehan, pengauditan ICT, pengauditan khas dan pengauditan pematuhan. Rancangan Audit Tahun 2023 yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit KPK meliputi program pengauditan seperti berikut: i. 4 Program Pengauditan Pengurusan Kewangan ii. 2 Program Pengauditan Prestasi/Perolehan/ICT iii. 2 Program Pengauditan Khas iv. 2 Pengauditan Pematuhan BAHAGIAN III - PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 1. Pengauditan Penampilan Audit Terhadap BKPP - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Objektif pengauditan bagi Penampilan Audit ialah untuk meningkatkan kualiti pengurusan kewangan berdasarkan penilaian terhadap kawalan dalaman dan tahap pematuhan mengikut undang-undang peraturan yang ditetapkan secara umum. Pengauditan ini juga membolehkan UAD, KPK memantau prestasi kewangan di PTJ yang diaudit dan memberi pandangan bagi menambah baik pengurusan kewangan. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: RINGKASAN EKSEKUTIF

iv LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 1.1. Perbezaan bilangan perjawatan yang dipamerkan di bahagian iaitu seramai 55 pegawai berbanding kelulusan waran perjawatan seramai 57 pegawai. Dua (2) perjawatan Pembantu Operasi Gred N11/N14/N16 telah ditukarkan secara pentadbiran. 1.2. Satu myPortfolio tidak disempurnakan dengan kelulusan Pegawai Penyelia. 1.3. Surat Litup serta Jadual Penetapan Kuasa dan Tugas Pegawai Pengawal tidak ditandatangani dengan lengkap oleh Pegawai Pengawal. 1.4. Pelantikan ahli JPKA dan MTPK oleh Pegawai Pengawal termasuk penyediaan terma rujukan tidak dapat disahkan oleh pihak Audit. 1.5. Hanya 10 mesyuarat MTPK dilaksanakan berbanding ketetapan sekurang-kurangnya sebulan sekali dan baki lima mesyuarat dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Setiausaha (P). 1.6. Tindakan BKPP terhadap pertanyaan berkaitan pengauditan Jabatan Audit Negara tidak dapat disahkan oleh pihak Audit. 2. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut Terhadap BKPP - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Objektif pengauditan bagi pemeriksaan mengejut ialah untuk menentukan sama ada hasil, wang awam, harta awam, barang berharga, perolehan serta baucar di bawah seliaan pegawai yang diberikan tanggungjawab diakaunkan dengan teratur, dikawal serta disimpan dengan selamat dan betul. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 2.1. Rekod penempatan dan pegawai penempatan bagi empat daripada 10 Daftar Aset bernilai RM5,488 tidak dikemas kini. 2.2. Sebanyak lima Aset Alih bernilai RM2,250 tersebut berada di penempatan yang didaftarkan tetapi tidak digunakan. 2.3. Kad Daftar Stor tidak dikemas kini melibatkan tiga daripada 10 jenis stok yang mempunyai perbezaan baki simpanan. 2.4. Keperluan Pos Daftar Track-On 9 dan Kad AR tidak bertepatan dengan memo permohonan asal. 2.5. Penyimpanan anak kunci ganti bagi peti besi masih belum dilaksanakan mengikut peraturan. 2.6. Rekod buku log tidak diselenggara dengan kemas kini oleh Pegawai Kenderaan dari bulan Januari hingga 17 Mei 2023. 2.7. Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit bagi tujuan rasmi tidak dapat disahkan.

v LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3. Pengauditan Susulan - Kementerian Perladangan Dan Komoditi 3.1. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021 Objektif pengauditan susulan ini dijalankan adalah untuk mengesahkan nilai sebenar Aset Tak Ketara bagi Sistem e-Kehadiran Biometrik adalah betul dan tepat. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 3.1.1 Pelarasan terhadap Aset Tak Ketara bagi sistem E-Kehadiran untuk tujuan migrasi ke dalam sistem iGFMAS bernilai RM104,940.00 akan dilaksanakan pada suku 3 tahun 2023 berdasarkan arahan migrasi Ibu Pejabat Jabatan Akauntan Negara Malaysia. 3.1.2. Bayaran lebihan sebanyak RM5,023.40 telah dapat dituntut dari Syarikat Pembekal. Namun, masih tiada penjelasan terhadap arahan bayaran oleh BKPP kepada MPOB yang tidak mengikut nilai jadual tuntutan bayaran kontrak berjumlah RM139,538.40. 3.2. Pengurusan Aset Objektif pengauditan susulan ini dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan penambahbaikan terhadap penemuan Audit yang dilaporkan sebelum ini telah dilaksanakan sepenuhnya. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 3.2.1 Status pengunci tayar kenderaan tidak dapat dikenal pasti kerana pemeriksaan aset tidak dilakukan pada tahun 2022 selain empat (4) daripada enam (6) unit Max Tag belum digunakan sepenuhnya. 3.2.2. Satu (1) daripada 33 unit Aset Alih masih belum dilabelkan manakala satu (1) Aset Alih walaupun telah dilabel tetapi tidak digunakan. 3.2.3. Sebanyak 13 unit Aset Alih masih tidak diperiksa pada tahun 2022.

vi LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BAHAGIAN IV - PENGAUDITAN PEROLEHAN LAPORAN PENGAUDITAN PEROLEHAN 1. Pengauditan Terhadap Pengurusan Kontrak - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Pengauditan dijalankan bagi menentukan pengurusan kontrak dalam perolehan kerajaan dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Penemuan Audit utama yang dilaporkan merumuskan pengurusan kontrak dalam perolehan kerajaan di KPK perlu ditingkatkan dalam aspek pematuhan perjanjian kontrak. Namun, kontrak sewaan pejabat tidak dapat dinilai sepenuhnya kerana dokumen berkaitan tidak dikemukakan dalam tempoh auditan. BAHAGIAN V - PENGAUDITAN ICT 1. Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Tak Ketara - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Objektif pengauditan dijalankan adalah bagi menentukan pengurusan Aset Tak Ketara telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 1.1. Pelantikan pegawai pakar atau mahir tidak dibuat selain deskripsi tugas berkaitan dengan tugas-tugas lantikan pegawai Aset Tak Ketara belum dikemaskini dalam myPortfolio setiap pegawai. 1.2. Perolehan bagi tahun 2022 untuk perkhidmatan pelanjutan tempoh waranti peralatan ICT selama dua (2) tahun di KPK berjumlah RM246,809.60 didaftarkan dalam Borang Penerimaan Aset Tak Ketara KEW.ATK-1 walaupun dikategorikan sebagai Aset Tak Alih.

vii LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BAHAGIAN VI - PENGAUDITAN KHAS 1. Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan - Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB) Objektif pemeriksaan adalah bagi menentukan pengurusan perolehan dilaksanakan mengikut Pekeliling Perbendaharaan W.P. 7.5 - Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan. Pemeriksaan ini juga bertujuan memantau prestasi pengurusan perolehan oleh BBP yang menerima peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman dan sama ada pembiayaan sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/perbelanjaan. 1.1. Pewartaan Lembaga Perolehan MPOB masih belum dilaksanakan. 1.2. Tiada surat lantikan secara individu secara bertulis bagi pelantikan pengerusi, pengerusi ganti dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) telah dikemukakan. 1.3. Berlaku rundingan harga dengan pembekal yang sepatutnya tidak perlu bagi sesetengah perolehan secara sebut harga. 1.4. Tambahan perolehan bagi dua (2) unit kenderaan tidak mendapat kelulusan daripada Ketua Pengarah MPOB. Kelulusan tersebut hanya diperolehi melalui Jawatankuasa Rundingan Harga. 1.5. SOP Perolehan MPOB tidak merangkumi ketetapan dari Perenggan 1 hingga 5 dalam Pekeliling Perbendaharaan W.P. 7.5 Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan. 2. Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan - Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) Objektif pemeriksaan adalah bagi menentukan pengurusan perolehan dilaksanakan mengikut Pekeliling Perbendaharaan W.P. 7.5 - Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan. Pemeriksaan ini juga bertujuan memantau prestasi pengurusan perolehan oleh BBP yang menerima peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman dan sama ada pembiayaan sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/perbelanjaan. 2.1. 15 sampel surat setuju terima (SST) lewat dikeluarkan antara lapan (8) sehingga 36 hari. 2.2. SOP tahun 2019 diperaku dan dimuktamadkan oleh Lembaga Pengarah LKTN pada 12 Disember 2019. Namun, SOP terkini yang dikemaskini pada tahun 2022 tidak dibentangkan kepada Lembaga Perolehan LKTN untuk tujuan perakuan dan dimuktamadkan oleh Lembaga Pengarah LKTN.

viii LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BAHAGIAN VII - PENGAUDITAN PEMATUHAN 1. Pengauditan Akaun Belum Terima - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Objektif pengauditan dijalankan adalah untuk menentukan pengurusan ABT telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 1.1. Akaun Subsidiari ABT dan Akaun Kawalan ABT tidak disediakan. 1.2. Tiada penetapan kuasa dan tugas secara khusus kepada pegawai ABT. 1.3. Garis panduan dalaman berkaitan pengurusan ABT tidak diwujudkan semenjak pekeliling dikuatkuasakan pada 8 November 2019 dan tiada mekanisme pemantauan dilaksanakan. 2. Pengauditan Pengurusan Emolumen - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Pengauditan dijalankan bagi menentukan pengurusan bayaran emolumen dilaksanakan dengan teratur selaras peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 2.1. Proses kerja bagi penamatan emolumen melibatkan dua (2) bahagian mengambil tempoh masa antara 27 hingga 60 hari menyebabkan emolumen terlebih bayar berjumlah RM3,035.72 bagi pegawai meletak jawatan. 2.2. Pembayaran emolumen di KPK bagi dua pegawai bertukar masuk dibuat pada bulan keempat dari tarikh pertukaran atau lapor diri di KPK. 2.3. Dokumen sokongan bagi pegawai bercuti tanpa gaji tidak lengkap dan tepat serta baucar bayaran tidak disokong dengan lengkap bagi pegawai bertukar masuk dan pegawai lantikan baharu. 2.4. Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) lewat disediakan selama 19 hari dari tarikh dokumen lengkap diterima daripada pegawai lantikan baharu. 2.5. Permohonan cuti bersalin menggunakan format yang telah dibatalkan. 2.6. Tiada notis secara bertulis daripada pegawai kontrak kepada BPSM bagi tujuan pelantikan semula untuk tempoh tahun 2023 hingga 2024. 2.7. Cap rasmi jabatan tidak dicap pada Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai serta Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji bagi 14 sampel. Dua (2) (12 .5%) daripada 14 sampel pula tidak mengikut format asal kerana tidak mempunyai butiran lengkap.

ix LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BAHAGIAN VIII - LAPORAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT Jawatankuasa Audit Kementerian ditubuhkan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PS 3.2 sebagai satu langkah untuk memantapkan dan meningkatkan tadbir urus Kementerian. Jawatankuasa Audit Kementerian telah bermesyuarat mengikut bilangan yang ditetapkan dan hasil penemuan Audit serta syor penambahbaikan telah dibentangkan dalam mesyuarat berkenaan. Teguran-teguran yang dikeluarkan telah diambil tindakan oleh pihak pengurusan (auditi) dan diharapkan ianya juga dapat meningkatkan prestasi sistem penyampaian perkhidmatan awam. BAHAGIAN IX - LAPORAN SUMBANGAN UAD Dalam menjalankan fungsi pengauditan, selain membangkitkan kelemahan-kelemahan yang ditemui semasa pengauditan dijalankan, UAD juga mengemukakan pelbagai syor penambahbaikan bagi menyokong operasi pengurusan kewangan yang cekap dan berkesan. Adalah diharapkan syor penambahbaikan tersebut akan dapat memantapkan lagi prestasi pengurusan program/aktiviti selaras dengan hala tuju Kementerian. BAHAGIAN X - PERKARA-PERKARA AM Pelaporan pengauditan yang baik dan berkesan dapat menghasilkan output yang berkualiti bagi menyokong keputusan yang dibuat oleh pihak pengurusan. Ketua Setiausaha sendiri memandang berat terhadap kelemahan yang dilaporkan oleh UAD serta sentiasa menyarankan pihak auditi mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan berterusan dengan segera supaya kelemahan yang dikenal pasti dapat dielakkan dan tidak berulang. Walaupun UAD kadangkala menghadapi kekangan dalam tugas-tugas pengauditan, program pengauditan yang dirancang dapat dilaksanakan dengan lancar hasil kerjasama semua pihak. BAHAGIAN XI - PENUTUP

1 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 1. MAKLUMAT KORPORAT 1.1. Unit Audit Dalam (UAD), Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) telah ditubuhkan pada tahun 2000 selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979. UAD ditubuhkan bagi memberikan perkhidmatan sokongan kepada pihak pengurusan dan bertanggungjawab secara langsung kepada Ketua Setiausaha KPK. 1.2. Peranan dan tanggungjawab UAD telah dikaji semula dan disesuaikan dengan perkembangan semasa selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PS 3.1. Kini, UAD berperanan sebagai fungsi bebas yang memberi khidmat nasihat secara objektif untuk menambah nilai dan mempertingkatkan tahap keberkesanan operasi KPK. 1.2. Objektif Unit Audit Dalam Objektif UAD adalah untuk membantu sesuatu organisasi mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai serta menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus. 1.3. Fungsi Unit Audit Dalam UAD bertanggungjawab menjalankan pengauditan pengurusan kewangan dan pengauditan prestasi. Pengauditan pengurusan kewangan merangkumi pemeriksaan terhadap sistem kewangan, kawalan dalaman dan rekod kewangan untuk menentukan sama ada perbelanjaan, hasil, aset dan stor telah diurus mengikut undang-undang, peraturan serta arahan yang berkaitan. Pengauditan prestasi pula merangkumi penilaian terhadap aktiviti sesebuah organisasi untuk menentukan matlamatnya telah dicapai dan sumber digunakan secara berhemat, cekap dan berkesan. Bidang tugas UAD adalah seperti berikut: i. Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalaman organisasi; ii. Mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuat kuasa; iii. Mengkaji aktiviti organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan; iv. Mengkaji pengurusan aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan, penipuan dan penyelewengan; BAHAGIAN I PENDAHULUAN

2 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI v. Memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuk sistem ICT; vi. Melaporkan kepada Ketua Setiausaha hasil pengauditan dan memantau tindakan susulan diambil oleh pihak pengurusan terhadap perkara-perkara yang dibangkitkan; vii. Menyediakan rancangan tahunan dan laporan tahunan audit dalam untuk kelulusan Ketua Setiausaha; dan viii. Membentangkan rancangan tahunan dan laporan audit dalam di mesyuarat Jawatankuasa Audit. 1.4. Tanggungjawab Ketua Setiausaha Ketua Setiausaha bertanggungjawab mengawasi UAD dengan: i. Mengkaji dan meluluskan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam; ii. Memastikan UAD tidak terlibat dalam sebarang operasi organisasi dan bebas daripada pengaruh pegawai yang bertanggungjawab secara langsung terhadap operasi organisasi; iii. Memastikan UAD diberi kebebasan untuk memeriksa semua dokumen berkaitan dengan aktiviti organisasi bagi tujuan pengauditan; iv. Memastikan tindakan susulan diambil terhadap pemerhatian/laporan audit dalam; v. Melibatkan UAD dengan mesyuarat-mesyuarat antaranya mesyuarat pengurusan serta mesyuarat berkaitan dengan dasar organisasi; dan vi. Memastikan anggota UAD mempertingkatkan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan untuk melaksanakan tanggungjawab mereka secara berkesan. 1.5. Peranan Perbendaharaan Malaysia 1.5.1. Perbendaharaan Malaysia ialah Agensi Pusat yang bertanggungjawab bagi memantau dan menyelaras pelaksanaan audit dalam di Kementerian atau Jabatan Persekutuan dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri, khususnya dalam perkara seperti berikut: i. Mengeluarkan arahan dasar umum; ii. Menyediakan garis panduan pengauditan; iii. Memberi nasihat dan bimbingan berkaitan dengan pelaksanaan audit dalam; dan iv. Menilai keberkesanan pelaksanaan audit dalam.

3 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 1.5.2. Dalam usaha untuk memantau pelaksanaan audit dalam, Ketua-Ketua Audit Dalam perlu mengemukakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam yang telah diluluskan oleh Ketua Setiausaha kepada Perbendaharaan Malaysia. Sehubungan ini, Rancangan Tahunan Audit Dalam hendaklah dikemukakan selewatlewatnya pada 31 Januari tahun semasa manakala Laporan Tahunan Audit Dalam hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. 1.6. Hubungan Unit Audit Dalam Dengan Audit Luar 1.6.1. Pada asasnya, peranan dan tanggungjawab UAD adalah berbeza daripada Jabatan Audit Negara yang berfungsi selaku pihak audit luar. Kuasa dan tanggungjawab Jabatan Audit Negara ditetapkan dalam undang-undang manakala kuasa dan tanggungjawab UAD dinyatakan secara pentadbiran. Walau bagaimanapun, Jabatan Audit Negara dan UAD mempunyai matlamat yang sama iaitu mempertingkatkan keberkesanan proses tadbir urus, tahap pengurusan kewangan dan akauntabiliti dalam pentadbiran awam. 1.6.2. Kerjasama dan hubungan yang baik di antara Jabatan Audit Negara dan UAD adalah penting demi pencapaian matlamat tersebut. Sehubungan itu, semasa proses penyediaan Rancangan Tahunan Audit Dalam, UAD hendaklah berbincang dengan Jabatan Audit Negara dari segi pengauditan yang telah, sedang dan akan dijalankan. Ini adalah untuk mengelakkan pertindihan tugas selain dapat saling membantu dalam mengenal pasti bidang atau perkara yang perlu diaudit. 1.7. Keahlian Institut Juruaudit Dalaman Malaysia Semua pegawai UAD melalui Kementerian/Jabatan Persekutuan/Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri merupakan ahli korporat Institut Juruaudit Dalaman Malaysia dan yuran keahlian tahunan ditanggung oleh Kerajaan. 1.8. Tanggungjawab UAD Tanggungjawab UAD adalah seperti berikut: i. Melaksanakan pengauditan pengurusan kewangan di KPK; ii. Melaksanakan pengauditan prestasi di peringkat Kementerian. Pengauditan prestasi di agensi bawah seliaan KPK berdasarkan Rancangan Audit Tahunan Unit Audit Dalam dan arahan pihak pengurusan dari semasa ke semasa. Agensi yang terlibat adalah Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB), Lembaga Getah Malaysia (LGM), Lembaga Perindustrian

4 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Kayu Malaysia (MTIB), Lembaga Koko Malaysia (LKM), Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) dan Lembaga Lada Malaysia (MPB); iii. Membuat Verifikasi Aset dan Liabiliti berdasarkan kepada pengurusan perakaunan akruan selaras dengan Dasar Transformasi Kerajaan Sektor Awam dalam model ekonomi bertujuan untuk memantapkan pengurusan fiskal berhemat mulai tahun 2014; iv. Melaksanakan pengauditan susulan berdasarkan comfirmatory letter yang dikeluarkan oleh JAN selepas Mesyuarat Penutup berkaitan dengan isu-isu dalam Laporan Ketua Audit Negara (LKAN); dan v. Melaksanakan pengauditan sistem berkomputer dan ICT. 2. KEDUDUKAN PERJAWATAN DAN STRUKTUR ORGANISASI 2.1. Perjawatan yang diluluskan berdasarkan E71 Tahun 2018 bertarikh 14 September 2018 ialah seramai tujuh (7) pegawai. Kedudukan terperinci perjawatan dan struktur organisasi UAD pada 31 Disember 2023 adalah seperti dalam Jadual 1 dan Carta 1. JADUAL 1 KEDUDUKAN PERJAWATAN UAD PADA 31 DISEMBER 2023 BIL. JAWATAN GRED LULUS ISI 1. Ketua Audit Dalam* W48 1 1 2. Ketua Seksyen Audit* W44 1 1 3. Ketua Seksyen Audit* W41/W44 1 1 4. Penolong Juruaudit* W32 1 1 5. Penolong Juruaudit* W29 2 2 6. Pembantu Tadbir (P/O) N19 1 1 JUMLAH 7 7 Nota: * Jawatan kader dari Jabatan Audit Negara

5 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI SEKSYEN AUDIT PRESTASI Afzainizam Bin Zainal Abidin Penolong Juruaudit (W29) SEKSYEN PENTADBIRAN DAN PENYELARASAN YBhg. Dato' Haji Mad Zaidi Bin Mohd Karli Ketua Setiausaha KPK [18.05.2023 - 22.01.2024] SEKSYEN AUDIT KEWANGAN Noor Fatihah Binti Wan Hassan Ketua Audit Dalam (W48) Nurul Shahirah Binti Che Amran Juruaudit (W41) Carta 1 CARTA ORGANISASI UNIT AUDIT DALAM KPK Muhamad Hazrul Bin Roseli Penolong Juruaudit (W29) Baderolhi Sham Bin Md Nor Juruaudit (W44) Siti Khadijah Binti Torman Penolong Juruaudit (W32) Norslinda Binti Mohammed Noor Pembantu Tadbir (P/O)(N19)

6 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3. PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN KERJA TAHUN 2023 3.1. UAD dikehendaki untuk menyediakan rancangan tahunan pada setiap tahun sebelum pengauditan dilaksanakan. Perancangan ini perlu dibentang dan diluluskan dalam mesyuarat Jawatankuasa Audit. Antara perkara yang perlu diberikan pertimbangan sewajarnya dalam merancang tugas pengauditan ialah: i. Perancangan, pelaksanaan, pemantauan serta objektif program/aktiviti/projek dan pencapaian prestasinya; ii. Pengurusan risiko dan tindakan yang perlu diambil untuk mengawal tahap risiko terhadap program/aktiviti/projek; iii. Aktiviti pengurusan risiko serta proses kawalan yang mencukupi dan berkesan hendaklah dibandingkan dengan kawalan rangka kerja atau model berkaitan; dan iv. Peluang untuk melakukan penambahbaikan yang signifikan terhadap sistem kawalan dan pengurusan risiko sesuatu program/aktiviti. 3.2. Melalui penyediaan rancangan tahunan ini, UAD dapat menilai dan mengenal pasti pengurusan risiko bagi program/aktiviti atau keberkesanan kawalan dalaman pengurusan kewangan yang perlu diaudit. Objektif pengauditan prestasi yang hendak dicapai pula adalah mengenai kecekapan, keberkesanan dan pengurusan sumber yang berhemah serta kesempurnaan pengurusan risiko terhadapnya. 3.3. Kualiti dan keberkesanan hasil pengauditan dan pelaporan UAD tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor. Antaranya adalah seperti berikut: i. Tenaga sumber manusia yang diwujudkan di UAD; ii. Peruntukan sumber kewangan tahunan yang diluluskan kepada UAD; iii. Bilangan pegawai berpengalaman, berkemahiran, berpengetahuan dan berkompetensi di UAD; iv. Daya usaha pegawai UAD untuk mencapai tahap kualiti yang tinggi; v. Kesedaran terhadap keperluan kemahiran profesional, tahap daya usaha amalan integriti, akauntabiliti, etika dan professional due care yang perlu dipamerkan bagi menghasilkan output dan keberhasilan yang berkualiti tinggi; dan vi. Kesediaan pihak pengurusan membekalkan peralatan pengauditan yang diperlukan oleh pegawai UAD. BAHAGIAN II PENCAPAIAN PENGAUDITAN BERBANDING DENGAN RANCANGAN YANG DILULUSKAN

7 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3.4. Rancangan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2023 bagi UAD KPK telah disediakan dan diluluskan oleh YBhg. Datuk Ravi Muthayah sebagai Ketua Setiausaha KPK dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bilangan 3 Tahun 2022 yang diadakan pada 4 Oktober 2022. Empat (4) aktiviti utama yang ditetapkan oleh Perbendaharaan untuk dilaksanakan oleh UAD setiap tahun adalah seperti berikut: i. Rancangan Audit Tahunan UAD ii. Laporan Tahunan UAD iii. Mesyuarat Jawatankuasa Audit iv. Program Pengauditan Pengauditan Pengurusan Kewangan Pengauditan Prestasi Pengauditan Perolehan Pengauditan ICT Pengauditan Khas 3.5. Pada tahun 2023, UAD KPK telah berjaya melaksanakan enam (6) daripada 11 aktiviti pengauditan mengikut rancangan yang diluluskan. Pengauditan Insentif Pengeluaran Getah - Lembaga Getah Malaysia (LGM), Pengauditan Pembangunan Platform Perkongsian Data Komoditi - KPK dan Pengauditan Pembelian Peralatan Pemprosesan Kenaf - Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) masing-masing telah digantikan dengan tajuk pengauditan khas:Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan (WP 7.5) di MPOB dan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan (WP 7.5) di LTKN serta Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Tak Ketara. Program yang digugurkan dan diganti adalah selaras dengan punca kuasa pengauditan mengikut Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1 dan keputusan oleh Jawatankuasa Audit. Selain itu, UAD KPK telah mematuhi kehendak PS 3.1 berkaitan Rancangan Tahunan UAD 2024 dan Laporan Tahunan UAD 2023 yang dikemukakan kepada Perbendaharaan dalam tempoh ditetapkan seperti berikut: 3.6. Rancangan Dan Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Rancangan dan laporan tahunan telah disediakan mengikut kehendak pekeliling seperti dalam Jadual 3.

8 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 3 RANCANGAN DAN LAPORAN TAHUNAN UAD BIL. RANCANGAN/ LAPORAN TAHUNAN UAD TEMPOH DISEDIA TARIKH DILULUS OLEH KSU TARIKH SEBENAR DIHANTAR KE PERBENDAHARAAN 1. Rancangan Tahunan UAD Tahun 2024 Oktober 2023 hingga Januari 2024 19.01.2024 31.01.2024 2. Laporan Tahunan UAD Tahun 2023 Januari 2024 hingga Mac 2024 29.03.2024 31.03.2024 3.7. Program Pengauditan Dirancang Dan Pencapaian Daripada 11 program yang telah dirancang pada tahun 2023, enam (6) daripadanya telah dilaksanakan. Sebanyak lima (5) program tidak dilaksanakan dan empat (4) program baharu telah ditambah bagi menggantikan program yang tidak dapat dilaksanakan. Pencapaian sasaran kerja tahunan sehingga 31 Disember 2023 adalah seperti dalam Jadual 4. JADUAL 4 PENCAPAIAN SASARAN KERJA TAHUN 2023 BIL. SASARAN KERJA TARIKH PENGAUDITAN DIJALANKAN TARIKH LAPORAN DIKEMUKAKAN KEPADA AUDITI TARIKH MAKLUM BALAS AUDITI PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 1. Penampilan Audit 01.05.2023 hingga 31.07.2023 22.08.2023 12.10.2023 2. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut 12.04.2023, 03.05.2023 dan 17.05.2023 27.06.2023 11.07.2023 3. Pengauditan Susulan – KPK: i. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021 01.12.2022 hingga 31.12.2022 16.02.2023 06.04.2023 ii. Pengauditan Susulan Terhadap Pengurusan Aset 26.03.2023 hingga 02.05.2023 16.06.2023 11.07.2023 PENGAUDITAN PEROLEHAN 4. Pengauditan Terhadap Pengurusan Kontrak* 21.12.2023 hingga 22.01.2024 25.03.2024 Belum Terima PENGAUDITAN PEMATUHAN 5. Pengauditan Terhadap Pengurusan Akaun Belum Terima* 01.07.2023 hingga 30.09.2023 15.11.2023 Belum Terima 6. Pengauditan Terhadap Pengurusan Pembayaran Emolumen* 21.12.2023 hingga 22.01.2024 27.03.2024 Belum Terima PENGAUDITAN YANG DIRANCANG TETAPI TIDAK DIJALANKAN 7. Pengauditan Insentif Pengeluaran Getah - Lembaga Getah Malaysia (LGM) Ganti: *Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan (WP 7.5) di MPOB (Pengauditan Khas).

9 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. SASARAN KERJA TARIKH PENGAUDITAN DIJALANKAN TARIKH LAPORAN DIKEMUKAKAN KEPADA AUDITI TARIKH MAKLUM BALAS AUDITI 8. Pengauditan Pembangunan Platform Perkongsian Data Komoditi - KPK Ganti: *Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Tak Ketara. 9. Verifikasi Baki Aset Setakat 31 Disember 2022 – KPK Bahagian Akaun, KPK memaklumkan tiada data yang wujud bagi tempoh tersebut untuk membolehkan 10. pengauditan dilaksanakan. Verifikasi Baki Aset Setakat 30 Jun 2023 – KPK 11. Pengauditan Pembelian Peralatan Pemprosesan Kenaf - Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) Ganti: *Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan (WP 7.5) di LTKN (Pengauditan Khas). Nota: * Berdasarkan nama program terkini yang dilaporkan. 3.8. Pelaksanaan Pengauditan Butiran lanjut berkaitan perancangan dan pencapaian pelaksanaan pengauditan adalah seperti dalam Jadual 5. JADUAL 5 PENCAPAIAN KERJA PENGAUDITAN TAHUN 2023 BIL. RANCANGAN AUDIT YANG DILULUSKAN PENCAPAIAN ULASAN JENIS PENGAUDITAN BILANGAN 1. PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN i. Penampilan Audit – BKPP 1 1 Selesai. ii. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut - BKPP 1 1 Selesai. iii. Pengauditan Susulan - KPK 1 2 Selesai. 2. PENGAUDITAN PRESTASI, ICT DAN PEROLEHAN i. Pengauditan Insentif Pengeluaran Getah - Lembaga Getah Malaysia (LGM) 1 Tidak Diaudit Telah digantikan dengan *Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan [Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan – WP 7.5] di MPOB. ii. Pengauditan Pembangunan Platform Perkongsian Data Komoditi - KPK 1 Tidak Diaudit Telah digantikan dengan Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Tak Ketara. iii. Pengauditan Terhadap Pengurusan Kontrak* 1 1 Selesai. 3. PENGAUDITAN KHAS i. Verifikasi Baki Aset Setakat 31 Disember 2022 - KPK (Arahan Akauntan Negara Malaysia -ANM/PPPA/710 JLD.7(34) bertarikh 6 April 2015) 1 Tidak Diaudit Tiada data daripada Bahagian Akaun, KPK. [Digantikan Dengan Pengauditan Susulan - Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021].

10 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. RANCANGAN AUDIT YANG DILULUSKAN PENCAPAIAN ULASAN JENIS PENGAUDITAN BILANGAN ii. Verifikasi Baki Aset Setakat 30 Jun 2023 - KPK (Arahan Akauntan Negara Malaysia - ANM/PPPA/710 JLD.7(34) bertarikh 6 April 2015) 1 Tidak Diaudit Tiada data daripada Bahagian Akaun, KPK. [Digantikan Dengan Pengauditan Susulan - Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021]. 4. PENGAUDITAN PEMATUHAN i. Pengauditan Pembelian Peralatan Pemprosesan Kenaf - Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) 1 Tidak Diaudit Telah digantikan dengan *Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan [Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan – WP 7.5] di LTKN. ii. Pengauditan Akaun Belum Terima - KPK dan Agensi 1 1 Selesai. iii. Pengauditan Terhadap Pengurusan Pembayaran Emolumen* 1 1 Selesai. Nota: * Berdasarkan nama program terkini yang dilaporkan. 3.9. Pengauditan Pengurusan Kewangan Pengauditan pengurusan kewangan adalah pendekatan Audit bagi menentukan wujudnya kawalan dalaman sistem perakaunan dan rekod. Pencapaian pengauditan pengurusan kewangan di KPK adalah seperti dalam Jadual 6. JADUAL 6 PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN TAHUN 2023 BIL. TAJUK JUMLAH STATUS RANCANG CAPAI 1. Penampilan Audit – BKPP 1 1 Selesai. 2. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut – BKPP, KPK 1 1 Selesai. 3. Pengauditan Susulan - KPK 2 2 Selesai.

11 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3.10. Pengauditan Prestasi, ICT Dan Perolehan Sepanjang tahun 2023, satu (1) Pengauditan Perolehan di bawah tajuk Pengauditan Terhadap Pengurusan Kontrak telah dilaksanakan. Bagi Pengauditan Insentif Pengeluaran Getah - Lembaga Getah Malaysia (LGM) di bawah Pengauditan Prestasi, tajuk tersebut telah digantikan dengan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan (WP 7.5) di Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB). Manakala bagi Pengauditan ICT pula, tajuk Pengauditan Pembangunan Platform Perkongsian Data Komoditi – KPK telah digantikan dengan Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Tak Ketara. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 7. JADUAL 7 PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN PENGAUDITAN PRESTASI, ICT DAN PEROLEHAN TAHUN 2023 BIL. TAJUK JUMLAH STATUS RANCANG CAPAI 1. Pengauditan Insentif Pengeluaran Getah - Lembaga Getah Malaysia (LGM) 1 Tidak Diaudit Telah digantikan dengan *Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan (WP 7.5) di MPOB. 2. Pengauditan Pembangunan Platform Perkongsian Data Komoditi - KPK 1 Tidak Diaudit Telah digantikan dengan *Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Tak Ketara. 3. Pengauditan Terhadap Pengurusan Kontrak* 1 1 Selesai. Nota: * Berdasarkan nama program terkini yang dilaporkan. 3.11. Pengauditan Khas Dua (2) tajuk pengauditan khas yang dirancang pada tahun 2023 tidak dapat dijalankan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 8. JADUAL 8 PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN PENGAUDITAN KHAS TAHUN 2023 BIL. TAJUK JUMLAH STATUS RANCANG CAPAI 1. Verifikasi Baki Aset Setakat 31 Disember 2022 - KPK (Arahan Akauntan Negara Malaysia -ANM/PPPA/710 JLD.7(34) bertarikh 6 April 2015) 1 Tidak Diaudit Berdasarkan keperluan. 2. Verifikasi Baki Aset Setakat 30 Jun 2023 - KPK (Arahan Akauntan Negara Malaysia -ANM/PPPA/710 JLD.7(34) bertarikh 6 April 2015) 1 Tidak Diaudit Berdasarkan keperluan.

12 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3.12. Pengauditan Pematuhan 3.12.1. Tiga (3) tajuk pengauditan pematuhan yang dirancang pada tahun 2023 telah dijalankan. Namun, satu (1) daripadanya diganti dengan tajuk baharu. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 9. JADUAL 9 PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN PENGAUDITAN PEMATUHAN TAHUN 2023 BIL. TAJUK JUMLAH STATUS RANCANG CAPAI 1. Pengauditan Pembelian Peralatan Pemprosesan Kenaf - Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) 1 Tidak Diaudit Telah digantikan dengan *Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan (WP 7.5) di LTKN. 2. Pengauditan Terhadap Pengurusan Akaun Belum Terima 1 1 Selesai. 3. Pengauditan Terhadap Pengurusan Pembayaran Emolumen 1 1 Selesai. 3.12.2. Hasil daripada pengauditan tersebut, laporan pemerhatian Audit dikemukakan kepada pihak auditi untuk tindakan selanjutnya. Isu-isu berbangkit berserta maklum balasnya telah dibentang dan dibincangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Audit bagi tahun 2023 yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha atau Pengerusi Ganti iaitu Timbalan Ketua Setiausaha (Perancangan Strategik & Pengurusan).

13 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4. PENAMPILAN AUDIT - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI (KPK) Latar Belakang i. BKPP merupakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPK) yang terdiri dari tiga (3) unit utama iaitu Unit Kewangan, Unit Pentadbiran dan Unit Pembangunan. Bahagian ini bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran am, memantau pelaksanaan projek-projek pembangunan, menguruskan hal-hal kewangan, menguruskan perpustakaan dan menguruskan pengurusan rekod dan urusan surat menyurat Kementerian dengan teratur. ii. Penampilan Audit ini dijalankan secara penilaian kendiri melalui borang yang dikemukakan kepada BKPP. Pengauditan yang dijalankan merangkumi kawalan pengurusan organisasi serta pematuhan kepada kehendak undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa. Borang yang telah lengkap diisi dan disemak oleh Ketua Jabatan dikembalikan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh penerimaan borang. Seterusnya semakan secara pensampelan dilaksanakan dan Pemerhatian Audit disusul untuk dibincangkan bersama BKPP. Objektif Pengauditan Penampilan Audit dijalankan untuk menentukan kawalan pengurusan organisasi dilaksanakan secara teratur selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Skop Pengauditan i. Penampilan Audit dilaksanakan terhadap kawalan pengurusan organisasi di BKPP, KPK bagi tahun 2022 hingga bulan Mac 2023. Perkara yang dinilai ialah meliputi struktur organisasi, kompetensi, pusingan tugas, penurunan kuasa dan keberkesanan Jawatankuasa. ii. Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod, fail dan dokumen serta rujukan terhadap borang penilaian kendiri yang telah dikemukakan kepada BKPP pada 10 April 2023 dan diterima oleh Unit Audit Dalam pada 12 Mei 2023. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga dibuat bagi mengesahkan maklumat yang diperolehi daripada proses semakan serta mendapatkan penjelasan lanjut. Peraturan yang dirujuk adalah Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia. Pengauditan turut dijalankan berpandukan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti). BAHAGIAN III LAPORAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN

14 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Rumusan Audit i. Perbezaan bilangan perjawatan yang dipamerkan di bahagian iaitu seramai 55 pegawai berbanding kelulusan waran perjawatan seramai 57 pegawai. Dua perjawatan Pembantu Operasi Gred N11/N14/N16 telah ditukarkan secara pentadbiran. ii. Satu myPortfolio tidak disempurnakan dengan kelulusan Pegawai Penyelia. iii. Surat Litup serta Jadual Penetapan Kuasa dan Tugas Pegawai Pengawal tidak ditandatangani dengan lengkap oleh Pegawai Pengawal. iv. Pelantikan ahli JPKA dan MTPK oleh Pegawai Pengawal termasuk penyediaan terma rujukan tidak dapat disahkan oleh pihak Audit. v. Hanya 10 mesyuarat MTPK dilaksanakan berbanding ketetapan sekurang-kurangnya sebulan sekali dan baki lima mesyuarat tidak dipengerusikan mengikut ketetapan pekeliling. 4.1. KAWALAN PENGURUSAN Penampilan Audit dijalankan terhadap kawalan pengurusan organisasi di BKPP, KPK bagi tahun 2022 hingga bulan Mac 2023 melibatkan 57 perjawatan. Perkara dinilai adalah meliputi struktur organisasi, kompetensi, pusingan tugas, penurunan kuasa, pelaporan korporat dan pengesanan teguran audit. Butiran perjawatan adalah seperti dalam Jadual 1. JADUAL 1 PERJAWATAN DI BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN BIL. BAHAGIAN/UNIT/SEKSYEN JUMLAH 1. Pejabat Setiausaha Bahagian BKPP 3 2. Unit Pembangunan Dan Pemantauan Projek 4 3. Unit Kewangan Dan Perolehan 15 4. Unit Pentadbiran 1 5. Seksyen Pentadbiran 29 6. Seksyen Pengurusan Aset 3 7. Seksyen Perpustakaan 2 JUMLAH KESELURUHAN 57 Sumber: Fail Waran Perjawatan BKPP

15 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4.1.1. Struktur Organisasi BKPP 4.1.1.1. Carta Organisasi Tidak Mengikut Waran Perjawatan a. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia Tahun 2022 (Bahagian I) perenggan 1.2 (a) menetapkan setiap Ketua Jabatan hendaklah mentadbir agensi masing-masing dengan cekap dan berkesan dengan menyedia dan mempamerkan visi, misi, objektif, fungsi, Slogan Q, piagam pelanggan dan carta organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan dan seterusnya sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah, mengikut kesesuaian. b. Semakan Audit terhadap carta organisasi BKPP setakat bulan Mac 2023 mendapati bilangan perjawatan yang dipaparkan di portal rasmi Kementerian adalah seramai 57 pegawai selaras dengan Waran Perjawatan Jadual W.P.BIL.E42/2022 ditetapkan. Namun, pihak Audit mendapati carta organisasi yang dipamerkan dalam portal rasmi Kementerian pada 17 Mei 2023 belum dikemas kini melibatkan maklumat Setiausaha Bahagian baharu. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 1. GAMBAR 1 Carta Organisasi Di Portal Rasmi Tidak Dikemaskini (17.05.2023) (Sumber: Portal Rasmi KPK) c. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 4 Tahun 2018 menyatakan takrifan carta organisasi ialah carta atau rajah yang menunjukkan susunan program, aktiviti, sub-aktiviti dan gred serta bilangan jawatan yang tersenarai dalam Waran Perjawatan/Surat Kelulusan Perjawatan.

16 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI d. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia Tahun 2022 (Ceraian PO.1.1.5) perenggan 2 hingga 3 (ii) pula menetapkan penempatan pegawai secara sementara di unit/ cawangan/bahagian/sektor/seksyen selain daripada yang telah ditetapkan di Waran Perjawatan/Surat Kelulusan Perjawatan (WP/SKP) menimbulkan pelbagai isu antaranya bilangan perjawatan tidak selari dengan Waran Perjawatan, perundangan, masalah dalam memantau bilangan pegawai sebenar serta berkait dengan tuntutan elaun dan kemudahan. Bermula 1 Mac 2015, agensi tidak lagi dibenarkan untuk membuat penempatan secara pentadbiran. Mana-mana agensi yang didapati masih melaksanakan penempatan secara pentadbiran, maka tindakan akan diambil terhadap Ketua Jabatan agensi berkenaan. e. Semakan Audit setakat bulan Mac 2023 mendapati bilangan perjawatan yang dipamerkan di bahagian adalah seramai 55 pegawai berbanding kelulusan waran perjawatan seramai 57 pegawai. Semakan Audit lanjut terhadap carta organisasi BKPP mendapati 50 perjawatan telah diisi dan empat perjawatan masih belum diisi melibatkan Pembantu Operasi Gred N11/N14/N16, Pegawai Tadbir Dan Diplomatik Gred M41/M44, Akauntan Gred WA41/WA44 dan Penolong Akauntan Gred W29. f. Selain itu, semakan Audit mendapati satu perjawatan melibatkan Penolong Akauntan Gred W29 tidak diwujudkan dalam carta organisasi dan masih belum diisi sehingga kini. Namun, terdapat satu lebihan perjawatan bagi Pembantu Tadbir (Kewangan) Gred W19/W22/W26 diwujudkan dalam carta tersebut. Turut tidak diwujudkan dalam carta ialah satu perjawatan Pemandu Kenderaan Gred H11/H14/H16 manakala satu lebihan perjawatan Pemandu Kenderaan Gred H14/H16 direkodkan. g. Semakan lanjut Audit mendapati dua perjawatan Pembantu Operasi Gred N11/N14/N16 telah ditukarkan secara pentadbiran menyebabkan perbezaan jumlah keseluruhan perjawatan di BKPP dipamer dan direkodkan. Penempatan secara pentadbiran tersebut masih dilaksanakan melibatkan pertukaran pegawai ke Unit Komunikasi Korporat (UKK) dan Pejabat Timbalan Ketua Setiausaha (Perladangan & Komoditi). Perkara ini pernah dibangkitkan oleh pihak Audit semasa Pengauditan Pengurusan Perjawatan Tahun 2018. Maklum balas terhadap perkara tersebut menyatakan penempatan ini dilaksanakan atas kepentingan perkhidmatan kerana tiada perjawatan pembantu operasi di Bahagian/Unit tersebut. Penempatan secara pentadbiran ini dibuat melalui memo rujukan MPIC.500-3/7/2 Jld. 3 (96) bertarikh 2 Julai 2018 dan MPIC.500-3/7/2 (41) bertarikh 22 Oktober 2015. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 2.

17 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 2 PERBANDINGAN ANTARA WARAN PERJAWATAN DAN CARTA ORGANISASI JAWATAN GRED PERJAWATAN CATATAN (Waran) (Carta Organisasi) Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan (BKPP) Setiausaha Bahagian Pegawai Tadbir dan Diplomatik M54 1 1 Seperti Waran Pembantu Khas N19/N22/N29/N30 1 1 Seperti Waran Pembantu Operasi N11/N14/N16 1 1 Seperti Waran (Belum Diisi) Jumlah 3 3 Unit Pembangunan Dan Pemantauan Projek Pegawai Tadbir Dan Diplomatik M48 1 1 Seperti Waran Pegawai Tadbir Dan Diplomatik M44 1 1 Seperti Waran Pegawai Tadbir Dan Diplomatik M41/M44 1 1 Seperti Waran Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi) N19/N22/N26 1 1 Seperti Waran Jumlah 4 4 Unit Pentadbiran Pegawai Tadbir Dan Diplomatik M52 1 1 Seperti Waran Pegawai Tadbir Dan Diplomatik M44 1 1 Seperti Waran Pegawai Tadbir Dan Diplomatik M41/M44 2 2 Seperti Waran (1 Perjawatan Belum Diisi) Akauntan WA41/ WA44 1 1 Seperti Waran (Belum Diisi) Penolong Akauntan W29/W32/ W36 1 1 Seperti Waran Penolong Akauntan W29 1 - Tiada Perjawatan Dalam Carta Pembantu Tadbir (Kewangan) W22/W26 1 1 Seperti Waran Pembantu Tadbir (Kewangan) W19/W22/ W26 7 8 1 Lebihan Perjawatan Dalam Carta Jumlah 15 15 Seksyen Pentadbiran Pegawai Tadbir Dan Diplomatik M48 1 1 Seperti Waran Jumlah 1 1 Seksyen Pengurusan Aset Pegawai Arkib S44 1 1 Seperti Waran Pegawai Tadbir Dan Diplomatik M41/M44 1 1 Seperti Waran Penolong Pegawai Tadbir N32/N36 1 1 Seperti Waran Penolong Pegawai Tadbir N29/N32/N36 1 1 Seperti Waran Penolong Jurutera JA29/JA30/ JA36/JA38 1 1 Seperti Waran Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi) N22/N26 1 1 Seperti Waran Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19/N22/N26 6 6 Seperti Waran Pemandu Kenderaan H14/H16 1 2 1 Lebihan Perjawatan Dalam Carta Pemandu Kenderaan H11/H14/H16 7 6 1 Perjawatan Tiada Dalam Carta Pengawal Keselamatan KP11/KP14/ KP16 2 2 Seperti Waran Pembantu Operasi N11/N14/N16 7 5 1 - Penempatan UKK

18 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JAWATAN GRED PERJAWATAN CATATAN (Waran) (Carta Organisasi) 1- Penempatan Pejabat TKSU (K) Jumlah 29 27 Seksyen Perpustakaan Penolong Pegawai Tadbir N32/N36 1 1 Seperti Waran Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19/N22/N26 2 2 Seperti Waran Jumlah 3 3 Pustakawan S41/S44 1 1 Seperti Waran Pembantu Pustakawan S19/S22/S26 1 1 Seperti Waran Jumlah 2 2 JUMLAH KESELURUHAN 57 55 Sumber: Fail Waran Perjawatan BKPP Maklum balas BKPP dan BPSM pada 7 September dan 9 Oktober 2023 serta Jawatankuasa Audit Bilangan 3 Tahun 2023 pada 12 Oktober 2023 Punca: Carta Organisasi tidak dikemaskini oleh BKPP melibatkan pertukaran pegawai keluar atau masuk di Bahagian berkenaan. Pelan Tindakan: i. Carta Organisasi akan dikemaskini mengikut Waran Perjawatan berkuat kuasa. Tindakan pembetulan dan penyelarasan carta organisasi di setiap bahagian di dalam portal Kementerian akan dilaksanakan selewat-lewatnya 30 September 2023. ii. Pengerusi Mesyuarat JKA Bilangan 3 Tahun 2023 menetapkan dua perjawatan Pembantu Operasi Gred N11/N14/N16 yang ditukarkan secara pentadbiran dipindah butiran oleh BPSM selaras dengan pekeliling berkuat kuasa. Tempoh Jangka Selesai: Tidak Dinyatakan. Pendapat Audit Carta Organisasi mengikut waran perjawatan dapat memastikan pemantauan terhadap pegawai dilaksanakan dengan teratur dan mengelakkan tindakan dikenakan kepada Ketua Jabatan.

19 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4.1.2. Kompetensi 4.1.2.1. MyPortfolio Tidak Diluluskan Oleh Pegawai Penyelia a. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 4 Tahun 2018 (Lampiran A) perenggan 5 menyatakan Ketua Agensi hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku perubahan dasar, fungsi dan prosedur kerja atau apabila berlaku pertukaran, perubahan kepada jawatan atau apabila penjawat awam tersebut tamat perkhidmatan. Perenggan 8 juga menyatakan Agensi Kerajaan hendaklah menyempurnakan myPortfolio di agensi masing-masing bagi meningkatkan lagi kecekapan organisasi dan kompetensi penjawat awam ke arah penyampaian perkhidmatan awam yang lebih efisien dan berkesan. b. Semakan Audit terhadap myPortfolio bagi 12 pegawai dari Unit Pengurusan, Unit Kewangan serta Unit Pembangunan dan Pemantauan mendapati tugas pegawai tersebut telah dikemas kini selaras dengan pekeliling berkuat kuasa. Semakan lanjut Audit mendapati 11 daripadanya telah mendapat kelulusan daripada Pegawai Penyelia iaitu Ketua Bahagian/Seksyen/Unit masing-masing melalui Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS) namun satu myPortfolio tidak disempurnakan dengan kelulusan Pegawai Penyelia. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 3. JADUAL 3 KELULUSAN myPORTFOLIO PEGAWAI BKPP BIL. NAMA PEGAWAI JAWATAN/GRED TARIKH LULUS Unit Pengurusan 1. Puan Roszulaida Binti Abdul Aziz Penolong Pegawai Tadbir/ N32 30.12.2022 2. Encik Shahrizal Bin Mastor Pembantu Tadbir/ N19 15.08.2022 3. Encik Mohammad Faiz Bin Tonnan Pembantu Tadbir/ N19 17.08.2022 Unit Kewangan 4. Puan Azinida Binti Muhamad Pegawai Tadbir dan Diplomatik/ M52 Tiada 5. Cik Melati Binti Rosli Akauntan/ WA41 15.08.2022 6. Puan Fitriyah Nor Binti Rajemi Penolong Akauntan/ W29 15.08.2022 7. Encik Mohd Rozi Bin Zakaria Pembantu Kewangan/ W22 12.08.2022 8. Encik Low How Kiat Pegawai Tadbir dan Diplomatik/ M41 25.01.2022 9. Puan Wan Nurhidayah Binti W Abdullah Pegawai Tadbir dan Diplomatik/ M41 15.08.2022 10. Puan Khatijah Binti Hussein Pegawai Tadbir dan Diplomatik/ M44 22.09.2022 Unit Pemantauan 11. Encik Hasnol Ikmal Bin Mat Yunus Pegawai Tadbir dan Diplomatik/ M41 15.08.2022 12. Puan Qatrunnada Binti Mat Kamis Pegawai Tadbir dan Diplomatik/ M44 15.08.2022 Sumber: myPortfolio, HRMIS

20 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP dan BPSM pada 7 September dan 9 Oktober 2023 serta Jawatankuasa Audit Bilangan 3 Tahun 2023 pada 12 Oktober 2023 Punca: Tiada Pegawai Penyelia dalam tempoh penyediaan myportfolio berikut. Pelan Tindakan: Satu myPortfolio akan disempurnakan dengan kelulusan Pegawai Penyelia dengan segera. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Pengesahan myPortfolio yang menyeluruh menunjukkan hanya fungsi dan prosedur kerja sebenar sahaja disahkan oleh Ketua Jabatan. 4.1.3. Pusingan Tugas a. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia Kaedah Penempatan Pegawai Dalam Perkhidmatan Awam Dan Urusan-Urusan Lain Berkaitan Penempatan (Ceraian UP.2.2.1) perenggan 5 menetapkan Ketua Jabatan boleh menggunakan dasar pertukaran seperti menukarkan pegawai yang telah berkhidmat sekurang-kurangnya tiga tahun tetapi tidak melebihi lima tahun bagi jawatan yang diklasifikasikan sebagai Jawatan Sensitif dan menukarkan pegawai yang telah berkhidmat sekurang-kurangnya tiga tahun tetapi tidak melebihi lapan tahun bagi Jawatan Bukan Sensitif. Pertukaran ini boleh dilaksanakan sama ada atas arahan Ketua Jabatan ataupun atas permintaan pegawai itu sendiri yang dipersetujui oleh Ketua Jabatan berdasarkan kepentingan perkhidmatan tanpa terikat dengan tempoh perkhidmatan. Pertukaran yang dibuat juga tidak digunakan sebagai hukuman kecuali pertukaran tersebut dapat membantu melicinkan proses tindakan tatatertib yang sedang diambil terhadap pegawai berkenaan. b. Semakan Audit mendapati penyusunan semula penempatan dan penetapan tugas di Unit Kewangan dan Perolehan, BKPP telah dibuat melalui memo bernombor rujukan MPIC.PPK(S).400-9/1/1 bertarikh 20 Ogos 2021 melibatkan sembilan pegawai BKPP. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat mengesahkan tempoh perkhidmatan adalah seperti pekeliling yang ditetapkan. Penyusunan semula penempatan tugas tersebut berkuat kuasa pada 2 Ogos 2021. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 4.

21 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 4 PUSINGAN TUGAS PEGAWAI DI BKPP BIL. NAMA PEGAWAI JAWATAN/GRED TEMPOH PERKHIDMATAN 1. Puan Fitriyah Nor Binti Rajemi Penolong Akauntan/ W29 1 Tahun 2. Encik Mohd Rozi Bin Zakaria Ketua Pembantu Tadbir (Kewangan)/ W22 1 Tahun 3. Puan Atirah Binti Hashaim Pembantu Tadbir (Kewangan)/ W22 (KUP) Tiada Maklumat 4. Puan Nurul Ain Binti Hashim Pembantu Tadbir (Kewangan)/ W22 (KUP) Tiada Maklumat 5. Puan Nor Hidayu Binti Baharudin Pembantu Tadbir (Kewangan)/ W22 (KUP) Tiada Maklumat 6. Encik Abdul Hadi Bin Hamdan Pembantu Tadbir (Kewangan)/ W22 (KUP) Tiada Maklumat 7. Puan Zurita Binti Jusoh Pembantu Tadbir (Kewangan)/ W22 (KUP) Tiada Maklumat 8. Encik Asmadi Bin Dol Patah Pembantu Tadbir (Kewangan)/ W22 (KUP) Tiada Maklumat 9. Puan Nur Hidayah Binti Hasri Amirudin Pembantu Tadbir (Kewangan)/ W19 Tiada Maklumat Sumber: Fail Perjawatan, BKPP Maklum balas BKPP dan BPSM pada 7 September dan 9 Oktober 2023 serta Jawatankuasa Audit Bilangan 3 Tahun 2023 pada 12 Oktober 2023 Punca: Perihal dasar pusingan tugas di BKPP yang dibuat dan ditandatangani melalui memo MPIC.PPK(S).400-9/1/1 bertarikh 20 Ogos 2021 tidak jelas. Pelan Tindakan: Dasar pelaksanaan pusingan tugas dalaman akan diperkemaskan selepas ini. Tempoh Jangka Selesai: Tidak Dinyatakan. Pendapat Audit Dasar pusingan tugas masih belum ditetapkan oleh BKPP.

22 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4.1.4. Penurunan Kuasa 4.1.4.1. Penurunan Kuasa Tanpa Tandatangan Pegawai Pengawal a. Arahan Perbendaharaan 11 menyatakan kewajipan kewangan dan perakaunan bagi pegawai yang bekerja di bawah seseorang Pegawai Pengawal hendaklah dinyatakan dengan jelas olehnya, dan khususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan bagi pihaknya, tugas-tugas yang menjadi tanggungjawabnya hendaklah dinyatakan dengan bertulis. Ada kemungkinan dalam sesuatu Kementerian/Jabatan yang besar, Pegawai Pengawal menjalankan sedikit sahaja atau tidak langsung menjalankan kerja-kerja kewangan sehari-hari tetapi arahan-arahan yang tetap bagi Kementerian/Jabatannya atas perkara itu mestilah diluluskan olehnya sendiri dan sama ada arahan-arahan itu memberi kesan atau tidak hendaklah sentiasa menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal. b. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 6 Tahun 2018 (Lampiran A) perenggan 2.4 turut menyatakan Kementerian/Jabatan dikehendaki mengemas kini Surat Litup dan Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal jika terdapat pelantikan Pegawai Pengawal baharu (sekiranya pelantikan Pegawai Pengawal dibuat oleh Menteri Kewangan atas nama Pegawai Pengawal dan bukan atas jawatan yang dipegang olehnya) dan/atau perubahan perjawatan di Kementerian/Jabatan. c. Semakan Audit setakat bulan Mac 2023 mendapati Jadual Penetapan Kuasa dan Tugas Pegawai Pengawal di KPK bagi pengurusan kewangan, perolehan dan belanjawan telah disediakan dan dikemaskini selaras dengan pekeliling kerajaan yang berkuat kuasa. Namun, semakan lanjut mendapati dokumen tersebut tidak ditandatangani dengan lengkap oleh Pegawai Pengawal. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 2. GAMBAR 2 Jadual Penetapan Kuasa (17.05.2023) (Sumber: Fail Penurunan Kuasa BKPP)

23 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI d. BKPP memaklumkan telah mendapatkan pandangan daripada pihak Unit Perakaunan Strategik (UPS), Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) melalui e-mel bertarikh 1 Mac 2023 berkenaan perkara tersebut. Maklum balas yang diterima oleh BKPP pada 28 Mac 2023 daripada pihak UPS, JANM menyatakan KPK perlu meningkatkan kawalan keselamatan supaya dokumen seperti format tidak dimanipulasi dan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Maklum balas BKPP dan BPSM pada 7 September dan 9 Oktober 2023 serta Jawatankuasa Audit Bilangan 3 Tahun 2023 pada 12 Oktober 2023 Punca: Surat Litup dan Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal tidak ditandatangani oleh Pegawai Pengawal secara menyeluruh. Pelan Tindakan: Tindakan mendapatkan tandatangan semula daripada Pegawai Pengawal terkini telah dibuat. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Penetapan kuasa dan tugas yang tidak ditandatangani oleh Pegawai Pengawal secara menyeluruh menunjukkan kawalan dalaman yang lemah. 4.1.5. Keberkesanan Jawatankuasa 4.1.5.1. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun a. Pekeliling Perbendaharaan PS 5.1 perenggan 3 menyatakan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) perlu membincangkan perkara meliputi Pengurusan Belanjawan, Pengurusan Perakaunan, Pengurusan Perolehan, Pengurusan Aset dan Stor, dan Pemantauan Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badan Berkanun dan perenggan 4 pula menyatakan mesyuarat JPKA hendaklah diadakan secara sukuan tahun. JPKA hendaklah dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal di peringkat Kementerian/Jabatan Persekutuan dan Timbalan Ketua Setiausaha sebagai Pengerusi Ganti manakala ahli-ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada pegawai-pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal.

24 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Semakan Audit mendapati mesyuarat telah diadakan secara sukuan tahun pada 10 Mei 2022, 2 Ogos 2022, 9 November 2022 dan 19 Januari 2023 serta telah membincangkan perkara ditetapkan selaras kehendak pekeliling berkuat kuasa. Semakan Audit mendapati tindakan susulan melalui minit mesyuarat juga telah diambil oleh pihak berkaitan bagi setiap perbincangan yang dibangkitkan. Mesyuarat tersebut telah dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha (Perancangan Strategik dan Pengurusan) sebagai Pengerusi Ganti selaras dengan ketetapan pekeliling. c. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat mengesahkan pelantikan ahli JPKA oleh Pegawai Pengawal termasuk penyediaan terma rujukan bagi menentukan keahlian dan fungsi jawatankuasa. Pihak Audit dimaklumkan oleh Penolong Setiausaha Kanan, BKPP bahawa surat pelantikan dan terma rujukan mesyuarat tidak dibuat kerana mesyuarat JPKA adalah berdasarkan ketetapan pekeliling. Maklum balas BKPP dan BPSM pada 7 September dan 9 Oktober 2023 serta Jawatankuasa Audit Bilangan 3 Tahun 2023 pada 12 Oktober 2023 Punca: Terma rujukan dan pelantikan ahli Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) adalah seperti ketetapan Pekeliling berkuat kuasa. Pelan Tindakan: Mesyuarat JKA Bil 3 Tahun 2023 dimaklumkan oleh BKPP tentang terma rujukan dan pelantikan bertulis ahli jawatankuasa telah disediakan dan menunggu kelulusan daripada Pegawai Pengawal. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. 4.1.5.2. Majlis Tindakan Pembangunan Kementerian a. Arahan No.1 2022 Mekanisme Penyelarasan Pelaksanaan Pembangunan Negara menyatakan fungsi mesyuarat Majlis Tindakan Pembangunan Kementerian (MTPK) secara keseluruhannya berkaitan pelaksanaan dan penilaian program/projek pembangunan kementerian. Kekerapan mesyuarat MTPK adalah sekurang-kurangnya sebulan sekali atau mengikut ketetapan oleh Pengerusi. Mesyuarat MTPK perlu dipengerusikan oleh Menteri dan Ketua Setiausaha sebagai Timbalan Pengerusi serta keahlian iaitu Timbalan Menteri; Timbalan Ketua Setiausaha; Ketua Jabatan/Agensi di

25 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI bawah kementerian; Wakil Kementerian Kewangan; Wakil ICU Jabatan Perdana Menteri (JPM); Wakil Unit Perancang Ekonomi, JPM; dan Wakil Jabatan Kerja Raya. b. Semakan Audit terhadap kekerapan mesyuarat MTPK bagi tahun 2022 mendapati hanya 10 mesyuarat MTPK dilaksanakan berbanding ketetapan sekurangkurangnya sebulan sekali. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan sekiranya wujud ketetapan lain bagi kekerapan mesyuarat telah dibuat oleh Pengerusi. c. Semakan lanjut Audit mendapati lima daripada 10 mesyuarat MTPK yang diadakan pada tahun 2022 telah dipengerusikan oleh Timbalan Pengerusi iaitu Ketua Setiausaha KPK manakala baki lima mesyuarat dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Setiausaha (Perancangan Strategik dan Pengurusan). Selain itu, pelantikan ahli MTPK termasuk penyediaan terma rujukan bagi menentukan keahlian dan fungsi jawatankuasa juga tidak dapat disahkan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 5. JADUAL 5 MESYUARAT MTPK DI KPK BAGI TAHUN 2022 BIL. BUTIRAN TARIKH JAWATAN 1. Mesyuarat MTPK Bil. 1/2022 24.01.2022 Ketua Setiausaha KPK 2. Mesyuarat MTPK Bil. 2/2022 15.03.2022 Timbalan Ketua Setiausaha (P) 3. Mesyuarat MTPK Bil. 3/2022 21.04.2022 Ketua Setiausaha KPK 4. Mesyuarat MTPK Bil. 4/2022 26.05.2022 Ketua Setiausaha KPK 5. Mesyuarat MTPK Bil. 5/2022 30.06.2022 Timbalan Ketua Setiausaha (P) 6. Mesyuarat MTPK Bil. 6/2022 01.08.2022 Timbalan Ketua Setiausaha (P) 7. Mesyuarat MTPK Bil. 7/2022 25.08.2022 Ketua Setiausaha KPK 8. Mesyuarat MTPK Bil. 8/2022 22.09.2022 Timbalan Ketua Setiausaha (P) 9. Mesyuarat MTPK Bil. 9/2022 02.11.2022 Timbalan Ketua Setiausaha (P) 10. Mesyuarat MTPK Bil. 10/2022 06.12.2022 Ketua Setiausaha KPK Sumber: Minit Mesyuarat MTPK Maklum balas BKPP dan BPSM pada 7 September dan 9 Oktober 2023 serta Jawatankuasa Audit Bilangan 3 Tahun 2023 pada 12 Oktober 2023 Punca: i. Tiada terma rujukan atau ketetapan lain bagi kekerapan mesyuarat yang dibuat oleh Pengerusi. ii. Ketetapan yang dilakukan oleh Urusetia MTPK adalah berdasarkan tarikh pelaporan ICU JPM dan kelapangan jadual Timbalan Pengerusi.

26 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pelan Tindakan: i. Mesyuarat JKA Bil 3 Tahun 2023 dimaklumkan BKPP akan mendapatkan pandangan daripada pihak dasar iaitu Unit Penyelarasan dan Pelaksanaan (ICU), Jabatan Perdana Mneteri tentang ketetapan lain serta penurunan kuasa bagi Timbalan Pengerusi mesyuarat tersebut. ii. Terma rujukan dan pelantikan bertulis ahli jawatankuasa telah disediakan dan menunggu kelulusan daripada Pegawai Pengawal. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Pelantikan ahli secara bertulis dan terma rujukan yang disediakan dapat memastikan lantikan dalam pengetahuan dan peranan jawatankuasa difahami oleh pegawai terlibat. 4.2. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya, kawalan pengurusan organisasi di BKPP, KPK adalah memuaskan. Namun, bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: i. Carta Organisasi perlu dikemaskini mengikut Waran Perjawatan berkuat kuasa bagi memastikan hanya struktur perjawatan sebenar dipaparkan. ii. BKPP perlu memastikan myPortfolio disahkan sepenuhnya bagi memastikan pelaksanaan tugas yang tepat dilaksanakan oleh pegawai mengikut fungsi sebenar jawatan. iii. Dasar pusingan tugas yang dilaksanakan perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan pertukaran pegawai adalah selaras pekeliling berkuat kuasa. iv. BKPP perlu memastikan penetapan kuasa dan tugas ditandatangani oleh Pegawai Pengawal dengan lengkap bagi meningkatkan kawalan keselamatan dalam aspek prosedur kewangan. v. Tadbir urus dalam aspek lantikan dan fungsi jawatankuasa perlu ditambah baik bagi memastikan mesyuarat dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

27 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 5. PENGAUDITAN PEMERIKSAAN MENGEJUT - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Latar Belakang i. BKPP merupakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPK) terdiri daripada tiga (3) unit utama iaitu Unit Pembangunan, Unit Kewangan dan Unit Pentadbiran. Bahagian ini bertanggungjawab ke atas semua perkara yang berkaitan dengan urusan pembangunan, kewangan dan pentadbiran Kementerian bagi memastikan semua urusan tersebut berjalan dengan lancar dan teratur. ii. Pemeriksaan mengejut adalah satu pendekatan Audit yang meliputi pemeriksaan yang dijalankan tanpa memaklumkan terlebih dahulu tarikh sebenar lawatan kepada pihak Auditi. Pemeriksaan tersebut merangkumi semakan terhadap kawalan terimaan, perbelanjaan, barang berharga, umum dan pengurusan kenderaan kerajaan. Objektif Pengauditan Pemeriksaan Mengejut dijalankan untuk menentukan sama ada hasil, wang awam, harta awam dan barang berharga di bawah seliaan pegawai yang diberikan tanggungjawab diakaunkan dengan teratur, dikawal dan disimpan dengan selamat dan betul. Skop Pengauditan i. Pemeriksaan mengejut dilaksanakan pada 12 April, 3 Mei dan 17 Mei 2023 berikutan kekangan ketiadaan pegawai terlibat. Skop pengauditan meliputi Kawalan Perbelanjaan, Kawalan Terhadap Barang Berharga, Kawalan Umum dan Kawalan Kenderaan Kerajaan bagi tempoh 1 April hingga 17 Mei 2023. Selain itu, skop pengauditan mengejut meliputi perkara-perkara seperti berikut: a. Panjar Wang Runcit b. Kawalan Aset c. Kawalan Stor d. Lain-lain dokumen berharga e. Peti Besi f. Daftar pemeriksaan mengejut g. Penggunaan Kenderaan Kerajaan ii. Bagi menilai tahap kawalan yang telah diwujudkan bagi setiap aspek kawalan utama yang dinyatakan di atas, pengauditan dibuat dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan terkini sehingga bulan Mei 2023. Temu bual juga telah dilakukan dengan pegawai yang terlibat. Selain itu, pemeriksaan fizikal juga telah dijalankan terhadap aset dan barangan berharga di KPK.

28 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Rumusan Audit i. Kelulusan penurunan kuasa Pegawai Pengawal hanya diperoleh selepas sebulan tarikh kuat kuasa pegawai dibenarkan mengutip dan menerima wang serta kandungan memo lantikan tidak dilengkapkan sepenuhnya. ii. Pemeriksaan dalaman mengikut Arahan Perbendaharaan 308 tidak dinyatakan dengan terperinci selain direkodkan secara berasingan dari rekod pemeriksaan mengejut Arahan Perbendaharaan 309. iii. Pelantikan pegawai menanggung tugas secara rasmi dan penyelarasan tugas semasa masih belum dilaksanakan. 5.1. KAWALAN PERBELANJAAN 5.1.1. Panjar Wang Runcit a. Arahan Perbendaharaan perenggan 3 menyatakan panjar wang runcit adalah sejumlah wang tunai yang diberi kepada Pegawai Perakaunan untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada sesuatu Maksud Perbelanjaan. Pembayaran adalah berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa. b. Arahan Perbendaharaan perenggan 113 (d) menetapkan pegawai yang menerima Panjar hendaklah menyelenggara suatu Buku Tunai Panjar dan Buku Wang Runcit mengikut Pekeliling Perbendaharaan dan peraturan yang berkuat kuasa. Pada akhir bulan, Buku Tunai Panjar hendaklah disesuaikan dengan Penyata Bank jika ada dan pemegang Panjar hendaklah mengesahkan baki Buku Tunai dengan tunai sebenar. Bayaran dari Panjar hendaklah dilaraskan ke akaun perbelanjaan sebelum akhir tahun. c. Semakan Audit pada 17 Mei 2023 mendapati buku wang runcit diselenggara selaras dengan pekeliling yang berkuat kuasa dan nilai baki dalam buku wang runcit adalah bersamaan dengan baki wang tunai di tangan iaitu berjumlah RM1,990. Wang tersebut disimpan dalam peti wang tunai dan ditempatkan dalam peti besi BKPP. Pengiraan Panjar Wang Runcit telah dibuat oleh pihak Audit dan disaksikan oleh Encik Mohd Rozi bin Zakaria, Ketua Pembantu Tadbir (Kewangan) Gred W22. Rekod baki buku wang runcit sehingga 17 Mei 2023 adalah seperti dalam Gambar 1 dan Jadual 2.

29 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 1 Baki Di Buku Wang Runcit Adalah Bersamaan Dengan Baki Wang Tunai Di Tangan (17.05.2023) (Sumber: Buku Wang Runcit sehingga 17 Mei 2023) JADUAL 2 DOMINASI WANG RUNCIT PADA 17 MEI 2023 NILAI DOMINASI JUMLAH (Keping) JUMLAH (RM) RM 1 40 40 RM 5 14 70 RM 10 12 120 RM 20 3 60 RM 50 32 1,600 RM100 1 100 JUMLAH KESELURUHAN 1,990 Sumber: Panjar Wang Runcit BKPP 5.2. KAWALAN TERHADAP BARANG BERHARGA 5.2.1. Kawalan Aset 5.2.1.1. Penempatan Aset Tidak Dikemas kini a. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.3 perenggan 9.8 menyatakan daftar Aset Alih hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara seperti perubahan penempatan, perubahan nama pegawai penempatan, penambahan/penggantian/naik taraf aset alih, pemeriksaan aset alih, pindahan, serahan, pelupusan dan hapus kira. b. Semakan Audit terhadap Daftar Harta Modal (KEW.PA-3) dan Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-4) melalui Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) mendapati rekod penempatan dan pegawai penempatan bagi empat daripada 10 Daftar Aset bernilai RM5,488 tidak dikemaskini. Pihak Audit dimaklumkan, empat unit Aset Alih tersebut tiada penempatan sebenar setelah berlakunya pemindahan aset dari Kediaman Rasmi mantan YB Menteri KPK dan terkini ditempatkan di bilik stor, Aras G KPK. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 2 dan Gambar 3.

30 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 2 KEW.PA-4 Tidak Dikemaskini (03.05.2023) (Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset) GAMBAR 3 KEW.PA-4 Tidak Dikemaskini (03.05.2023) (Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset)

31 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 10 Julai 2023 Punca: Kekangan pegawai di Seksyen Pengurusan Aset semasa pindahan aset berlaku. Pelan Tindakan: Pengemaskinian penempatan aset yang terkini telah selesai dibuat oleh Pegawai MyStep. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. 5.2.1.2. Aset Tidak Digunakan dan Tidak Diperiksa a. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.4 perenggan 1 menerangkan Aset Alih hendaklah diguna dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan mengurangkan pembaziran, menjimatkan kos, mencapai jangka hayat, mencegah penyalahgunaan dan mengelakkan kehilangan. Perenggan 6 turut menyatakan pemeriksaan perlu dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan. Tujuan pemeriksaan adalah untuk memastikan keadaan dan prestasi sesuatu Aset Alih, mempunyai rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini serta memastikan Aset Alih berada di lokasi yang sama seperti didaftarkan. Aset Alih juga perlu diperiksa secara keseluruhan (100%) secara berperingkat sepanjang tahun pada tahun semasa. b. Berdasarkan sampel yang sama, semakan Audit mendapati lima daripada 10 unit Aset Alih iaitu pengunci tayar kenderaan yang ditempatkan dalam Bilik PPT/Penolong Jurutera tidak dijalankan pemeriksaan pada tahun semasa. Tarikh akhir pemeriksaan yang direkodkan pada Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-4) ialah 25 Oktober 2021 dan berstatus ‘Sedang Digunakan’. Semakan lanjut Audit melalui pemeriksaan fizikal pada tarikh 3 Mei 2023 mendapati lima Aset Alih bernilai RM2,250 tersebut berada di penempatan yang didaftarkan tetapi tidak digunakan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 3 dan Gambar 4.

32 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 3 ASET TIADA DI LOKASI PENEMPATAN BIL. NO. SIRI PENDAFTARAN KETERANGAN ASET NAMA PEGAWAI /PENEMPATAN MENGIKUT KEW.PA CATATAN AUDIT JUMLAH (RM) 1. MPIC/PPK/R/17/1 Pengunci Tayar Kenderaan En Faizal Reza Ripin / Bilik PPT/Penolong Jurutera Tiada pemeriksaan pada tahun semasa dan Aset Alih tidak digunakan 450 2. MPIC/PPK/R/17/2 Pengunci Tayar Kenderaan En Faizal Reza Ripin / Bilik PPT/Penolong Jurutera Tiada pemeriksaan pada tahun semasa dan Aset Alih tidak digunakan 450 3. MPIC/PPK/R/17/3 Pengunci Tayar Kenderaan En Faizal Reza Ripin / Bilik PPT/Penolong Jurutera Tiada pemeriksaan pada tahun semasa dan Aset Alih tidak digunakan 450 4. MPIC/PPK/R/17/4 Pengunci Tayar Kenderaan En Faizal Reza Ripin / Bilik PPT/Penolong Jurutera Tiada pemeriksaan pada tahun semasa dan Aset Alih tidak digunakan 450 5. MPIC/PPK/R/17/5 Pengunci Tayar Kenderaan En Faizal Reza Ripin / Bilik PPT/Penolong Jurutera Tiada pemeriksaan pada tahun semasa dan Aset Alih tidak digunakan 450 JUMLAH KESELURUHAN (RM) 2,250 Sumber: Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-4) GAMBAR 4 Pemeriksaan Aset Tidak Dibuat (03.05.2023) (Sumber: Pemeriksaan Fizikal UAD Di BKPP)

33 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Perkara tersebut pernah dibangkitkan dalam penemuan Audit pada tahun 2021 semasa pengauditan terhadap Aset di KPK. Melalui maklum balas BKPP pada 11 Januari 2022 dan mesyuarat Jawatankuasa Audit (JKA) pada 21 Januari 2022 mendapati Aset Alih tersebut tidak dapat digunakan kerana tiada kelulusan untuk menggunakannya oleh Pegawai Keselamatan. Melalui mesyuarat JKA juga Pengerusi memohon BKPP supaya mengenal pasti tindakan lanjut bagi memastikan Aset Alih digunakan sepenuhnya dan mengingatkan perolehan di KPK dibuat mengikut keperluan. Berdasarkan temu bual bersama pegawai Seksyen Pengurusan Aset (SPA) dan Fasiliti KPK, sehingga kini masih tiada kelulusan untuk menggunakan pengunci tayar kenderaan tersebut dan tiada sebarang tindakan lanjut diambil bagi penggunaan Aset Alih itu dibuat. Maklum balas BKPP pada 10 Julai 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2023 pada 11 Julai 2023 Punca: i. Tiada kelulusan untuk penggunaan pengunci tayar tersebut oleh Pegawai Keselamatan. ii. Tiada tindakan lanjut yang diambil oleh pihak BKPP untuk memastikan aset tersebut digunakan sepenuhnya. Pelan Tindakan: Pengerusi JKA Bilangan 2 Tahun 2023 menetapkan penyimpanan lima unit pengunci tayar kenderaan dikekalkan untuk keperluan akan datang. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. 5.2.2. Pengurusan Stor 5.2.2.1. Penerimaan Barang Stor a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.2 perenggan 3 menetapkan barang-barang yang diterima perlu memalui stor dan perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. Pengesahan penerimaaan barang perlu dibuat menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (BTB) KEW.PS-1 selepas pemeriksaan berjaya dilaksanakan.

34 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Semakan Audit mendapati pengesahan penerimaan barang-barang telah dibuat dengan teratur dalam KEW.PS-1. Pengesahan dibuat oleh Pegawai Stor iaitu Encik Shahrizal bin Mastor dengan catatan ‘barang diterima dengan baik’ setelah menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan barang-barang yang diterima adalah betul serta memeriksa, mengira secara serta merta. 5.2.2.2. Kad Daftar Stor Tidak Dikemaskini Dengan Teratur a. Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan AM 6.3 perenggan 2 menetapkan tempoh bagi setiap stok direkodkan adalah dua minggu dari tarikh penerimaan manakala perenggan 4 dan 5 menerangkan semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan menggunakan Kad Daftar Stok KEW.PS-3 selain butiran maklumat di dalam KEW.PS-3 perlu diisi dengan lengkap dan tepat. Perenggan 6 turut menyatakan tatacara merekod stok antaranya semua transaksi penerimaan dan pengeluaran stok perlu dikemaskini dan tindakan pemindaan dan pemadaman rekod tidak dibenarkan. b. Semakan Audit terhadap 10 Kad Daftar Stok (KEW.PS-3) mendapati kesemua penerimaan stok direkodkan dengan teratur selaras pekeliling Kerajaan. Namun, pemeriksaan fizikal Audit pada 12 April 2023 mendapati tiga daripada 10 jenis stok mempunyai perbezaan baki simpanan. Berdasarkan temu bual bersama pegawai stor, pihak Audit mendapati perbezaan berlaku disebabkan transaksi pengeluaran tidak dikemaskini dengan teratur. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 4. JADUAL 4 PERBEZAAN BAKI STOK SIMPANAN BIL BUTIRAN NO.KAD JUMLAH FIZIKAL (Unit) JUMLAH KEW.PS-3 (Unit) BEZA (Unit) 1. Kertas warna putih saiz A4 2 1005 1005 - 2. Berus sabut saiz 12cm 187 14 14 - 3. Span cuci kereta 191 1 1 - 4. Pewangi kereta – 7ml 193 3 3 - 5. Refill Pewangi kereta – 7ml 194 5 6 1 6. Pengilat (wax)/ tyre wax 196 4 4 - 7. Pengilat (wax)/ tyre wax 197 5 6 1 8. Syampu kereta – 2 liter 209 12 11 1 9. Kain pengelap kereta saiz M 210 3 3 - 10. Kain pengelap kereta saiz S 400 7 7 - Sumber: Kad Daftar Stok

35 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 10 Julai 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2023 pada 11 Julai 2023 Punca: Transaksi bagi kelulusan permohonan pengeluaran dan serahan stok tidak teratur. Pelan Tindakan: BKPP akan memastikan transaksi pengeluaran stok lebih teratur dengan menetapkan permohonan pengeluaran stok diluluskan sebelum pengeluaran dibuat. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Transaksi rekod keluar stok tidak selaras dengan pengeluaran sebenar. 5.2.2.3. Stok Berharga dan Menarik Disimpan Di Tempat Selamat Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan AM 6.4 perenggan 7.1 menyatakan stok yang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab atau pegawai yang diberi kuasa. Semakan Audit mendapati stok yang berada di stor utama KPK disimpan di tempat yang selamat iaitu dalam sebuah bilik berkunci di bawah tanggungjawab Pegawai Stor. 5.2.3. Lain-Lain Barangan Berharga 5.2.3.1. Setem Pos/Mesin Franking a. Mesin Franking adalah setem pos yang digunakan untuk tujuan mengepos surat-surat rasmi Kementerian. Daftar setem hendaklah diselenggarakan untuk menunjukkan penerimaan, pengeluaran dan baki semasa. b. Semakan Audit mendapati mesin franking dikendalikan oleh Puan Sazura binti Abdul Rahim, Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19 dan dibantu oleh Cik Khadijah binti Mohamed, Pembantu Tadbir (P/O) Gred N11. Buku daftar mesin franking ada disediakan bagi menunjukkan rekod pengeluaran dan baki semasa. Semakan lanjut mendapati nilai baki mesin franking adalah sama seperti direkodkan pada 12 April 2023 berjumlah RM2,472.10. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 5 dan Gambar 6.

36 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 5 GAMBAR 6 Mesin Franking (12.04.2023) (Sumber : Pemeriksaan Fizikal UAD Di BKPP) Baki Mesin Franking (12.04.2023) (Sumber: Mesin Franking) 5.2.3.2. Keperluan Pos Daftar Track-On 9 dan Kad AR Tidak Tepat a. Berdasarkan Memo Permohonan Perolehan daripada Pegawai Arkib kepada BKPP pada 14 Julai 2022 menyatakan keperluan terhadap perolehan bagi 200 keping Pos Daftar Track-On 9 dan Kad AR (Surat Standard) bernilai RM820. Tujuan permohonan yang dinyatakan adalah untuk menghantar dokumen rasmi ke luar negara dengan menggunakan perkhidmatan Pos Malaysia. b. Semakan Audit mendapati Rekod Pos Daftar Track–On 9 dan Kad AR diselenggara dengan teratur dalam buku rekod yang diselia oleh Puan Sazura binti Abdul Rahim, Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19. Rekod baki terkini kad AR pada 10 Mac 2023 yang masih belum digunakan adalah 223 keping seperti dalam Gambar 7. GAMBAR 7 Rekod Baki Kad AR (12.04.2023) (Sumber: Pemeriksaan Fizikal UAD di BKPP) c. Semakan lanjut Audit melalui laman sesawang Pos Malaysia mendapati kegunaan Track-On 9 adalah bagi tujuan penghantaran domestik dan kelebihannya adalah untuk memastikan pihak penerima mengesah terima dokumen. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan permohonan Pegawai Arkib bagi menghantar dokumen rasmi ke luar negara adalah bertepatan dengan perkhidmatan Pos Malaysia yang ditawarkan.

37 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 10 Julai 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2023 pada 11 Julai 2023 Punca: Transaksi bagi kelulusan permohonan pengeluaran dan serahan stok tidak teratur. Pelan Tindakan: i. Pemantauan penggunaan Track-On 9 dan Kad AR (Surat Standard) digunakan bagi tujuan penghantaran dokumen rasmi di dalam negara sahaja dan jenis dokumen rasmi yang dihantar akan diselaraskan. ii. Penyimpanan Track-On 9 dan Kad AR akan disimpan di dalam kabinet berkunci selaras dengan peraturan Kerajaan. Tempoh Jangka Selesai: 21 Julai 2023. Pendapat Audit Permohonan Track-On 9 Dan Kad AR tidak selari dengan perkhidmatan Pos Malaysia yang ditawarkan. 5.3. KAWALAN UMUM 5.3.1. Peti Besi 5.3.1.1. Penyimpanan Anak Kunci Peti Besi a. Arahan Perbendaharaan 125 menetapkan hanya peti besi atau bilik kebal yang kukuh yang mempunyai kunci berasingan atau menggunakan kunci berkombinasi boleh digunakan bagi menyimpan Wang Awam. Peti besi atau bilik kebal itu hendaklah mempunyai dua kunci yang berasingan dengan anak kunci yang berlainan dipegang oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. b. Semakan Audit mendapati Pegawai Pengawal telah mewakilkan kuasa tanggungjawab untuk menyimpan anak kunci peti besi dan menyimpan nombor kombinasi peti besi kepada BKPP melalui memo rujukan MPIC.PPK (S) 400-9/1/1 bertarikh 23 Disember 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 8.