LTUAD 2023_KPK

88 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI vii. Semua rekod tunggakan perlu diselenggara bagi membolehkan penyemakan semula dan tindakan susulan terhadap amaun yang masih belum dijelaskan; viii. Setiap pegawai yang terlibat dengan pengurusan ABT diberi latihan bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran; dan ix. Hapus kira hutang lapuk hendaklah selaras dengan Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61], Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia dari semasa ke semasa. b. Semakan Audit mendapati Garis Panduan Dalaman tidak diwujudkan berkaitan pengurusan ABT di KPK sejak pekeliling dikuatkuasakan pada 8 November 2019. Pihak Audit dimaklumkan melalui temu bual bersama pegawai BKPP bahawa Garis Panduan Dalaman tidak diwujudkan kerana melibatkan emolumen terlebih bayar yang mempunyai jumlah tunggakan tidak material. c. Selain itu, Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 3 Tahun 2019 perenggan 7.6.2 juga menyatakan semua Kementerian/Jabatan hendaklah memantau dan membincangkan agenda ABT dan Tunggakan secara terperinci di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) atau mesyuarat lain secara berasingan. d. Semakan Audit terhadap minit mesyuarat JPKA mendapati laporan ABT dan Tunggakan ada dibincangkan selaras dengan pekeliling berkuat kuasa. Namun, tiada perbincangan secara terperinci berkenaan prestasi dan pemantauan tindakan susulan terhadap KPK dan agensi dibawahnya tersebut. Berdasarkan maklum balas BKPP melalui Mesyuarat Pra-Penutup Pengurusan ABT pada 11 September 2023 mendapati tiada mesyuarat lain yang dibuat sebagai mekanisme pemantauan prestasi ABT dan Tunggakan secara terperinci melibatkan Kementerian dan Agensi. 12.1.4.2. Tindakan Susulan a. Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 perenggan 7.4 menetapkan Pegawai Pengawal hendaklah mengambil tindakan susulan dengan mewujudkan mekanisme penguatkuasaan di Kementerian/Jabatan/Agensi masing-masing untuk mendapatkan semula jumlah tunggakan ABT bagi mengelakkan daripada berlaku hutang lapuk. b. Semakan Audit setakat bulan Jun 2023 terhadap Senarai Daftar Emolumen Terlebih Bayar di KPK mendapati seorang pegawai mempunyai jumlah tunggakan berjumlah RM3,049.25 selama 36 hingga 72 bulan yang masih belum berjaya dikutip. Bagaimanapun, tindakan susulan melalui surat peringatan dan memo arahan kutipan

89 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI balik bagi emolumen terlebih dibayar telah dihantar selaras dengan pekeliling yang berkuat kuasa. Selain itu, semakan lanjut Audit terhadap lima pegawai lain yang mempunyai tunggakan kurang 6 bulan juga telah diambil tindakan susulan daripada KPK. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 3 dan Gambar 3. JADUAL 3 TEMPOH PELAPORAN ABT DAN TUNGGAKAN DI KPK BIL. NAMA PEGAWAI NO. RUJUKAN JUMLAH (RM) 1. Encik Baderolhi Sham Bin Md Nor MPIC.400-3/12/1 (33) 1,914.56 2. Encik Ghazali Bin Jusoh MPIC.400-3/12/1 JLD. 2 (6) 1,354.84 3. Puan Nur Azreena Binti Mahmud MPIC.400-3/12/1 (34) 706.42 4. Puan Nurul Hidayah Binti Salehud-Din MPIC.400-3/12/1 JLD. 3 (20) 4,880.34 5. Sanjay A/L S. Dharmalingam MPIC.400-3/12/1 JLD. 3 2,794.82 JUMLAH KESELURUHAN 11,650.98 Sumber: Digital Document Management System (DDMS) GAMBAR 3 Arahan Kutipan Balik Bagi Emolumen Terlebih Dibayar (28.08.2023) [Sumber: Digital Document Management System (DDMS)]

90 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Semakan Audit terhadap Fail Penyata ABT dan Tunggakan mendapati agensi di bawah KPK juga telah membuat tindakan susulan terhadap tunggakan yang direkodkan. Namun, pihak Audit tidak dapat mengesahkan tindakan susulan yang telah diambil oleh agensi kerana dokumen sokongan berkenaan tidak dipantau oleh KPK. 12.1.5. Hapus Kira Akaun Belum Terima a. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 3 Tahun 2019 perenggan 9.1 dan 9.2 menyatakan Pegawai Pengawal boleh menimbang dan meluluskan nilai hapus kira amaun sehingga RM25,000.00 bagi setiap kes/akaun selaras dengan Seksyen 17(b) Akta Tatacara Kewangan 1957 (semakan 1972) [Akta 61]. Nilai hapus kira lebih daripada RM25,000 dalam mana-mana satu akaun diluluskan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan tindakan hapus kira hanya boleh diambil sekiranya segala usaha mengutip tunggakan telah dibuat serta tertakluk kepada polisi dalaman Kementerian/Jabatan berkaitan pengurusan ABT. b. Semakan Audit terhadap Buku Daftar Hapus Kira KPK mendapati tiada hapus kira dibuat pada tahun 2021 hingga 2022. Rekod terakhir hapus kira di KPK yang diluluskan adalah pada tahun 2019 melibatkan jenis hutang kutipan No Show Passenger oleh enam pegawai dan satu Pendahuluan Diri Tidak Berjaya Dikutip berjumlah keseluruhan RM18,085. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 4 dan Gambar 5. GAMBAR 4 GAMBAR 5 Daftar Hapus Kira Tahun 2019 dan 2022 (11.09.2023) (Sumber: Buku Daftar Hapus Kira KPK)

91 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Pengurusan ABT masih belum dipantau dengan menyeluruh melibatkan penyelenggaraan akaun subsidiari, punca kuasa pegawai penyelaras ABT dan pemantauan prestasi trend peningkatan/ penurunan ABT di KPK dan agensi. 12.2. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya, kawalan dalaman terhadap pengurusan ABT dan Tunggakan di KPK adalah memuaskan. Namun, bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: i. KPK perlu meningkatkan kawalan dalaman dengan mewujudkan Garis Panduan Dalaman bagi pelaksanaan pengurusan ABT yang lebih teratur dan berkesan. ii. KPK perlu mewujudkan mekanisme pemantauan menyeluruh meliputi peringkat Kementerian dan Agensi untuk memastikan tindakan susulan diambil bagi mengelakkan berlakunya hutang lapuk. iii. KPK perlu memastikan pegawai ABT yang terlibat menghadiri dan mengikuti kursus/latihan berkaitan pengurusan ABT bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pegawai.

92 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 13. PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN EMOLUMEN - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Latar Belakang i. Emolumen terdiri daripada gaji pokok, elaun dan imbuhan yang diluluskan oleh Kerajaan. Gaji pokok merujuk kepada mata gaji dalam struktur gaji Sistem Saraan Malaysia yang berkuat kuasa dan diambil kira untuk faedah pencen. Elaun dan imbuhan dalam perkhidmatan awam berdasarkan Perintah Am Bab B merupakan satu keistimewaan dan bukan bersifat kekal yang patut dibayar kepada pegawai berkelayakan berdasarkan syarat dan kadar yang ditetapkan. ii. Potongan gaji terdiri daripada potongan wajib seperti caruman Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), bayaran ansuran pinjaman perumahan, kenderaan, komputer dan potongan cukai pendapatan berjadual. Manakala potongan pilihan seperti simpanan Tabung Haji, zakat, insurans, Angkatan Koperasi Kebangsaan Malaysia Berhad (ANGKASA) dan pelbagai potongan yang diluluskan. iii. Sejumlah RM22.32 juta diperuntukkan kepada KPK untuk bayaran emolumen pada tahun 2021, RM23.66 juta pada tahun 2022 dan RM25.07 juta pada tahun 2023. iv. Mengikut data daripada Senarai Perjawatan Tahun 2023 B.20 KPK, Waran Perjawatan pegawai di KPK yang berkuat kuasa pada 1 Januari 2023 melibatkan 310 pegawai dan kakitangan pelbagai gred. Kedudukan perjawatan pegawai di KPK adalah seperti dalam Jadual 1. JADUAL 1 RINGKASAN PERJAWATAN MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN TAHUN 2023 KUMPULAN PERKHIDMATAN BILANGAN JAWATAN i. Anggota Pentadbiran Dan Lantikan Perundangan 4 ii. Pengurusan Tertinggi 6 iii. Pengurusan dan Profesional 146 iv. Pelaksana 154 JUMLAH 310 Objektif Pengauditan Pengauditan dijalankan bagi menentukan pengurusan bayaran emolumen dilaksanakan dengan teratur selaras peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa.

93 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Skop Pengauditan i. Pengurusan emolumen dilaksanakan di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan (BKPP) dan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM). Pengauditan meliputi semakan terhadap 14 sampel pegawai KPK bagi tempoh Januari 2022 hingga Disember 2023 bagi pegawai meletak jawatan, cuti tanpa gaji (CTG), bertukar masuk, lantikan baharu, cuti bersalin, kontrak dan bersara. Perkara yang dinilai ialah meliputi aspek pembayaran emolumen dan dokumen sokongan pembayaran. Butiran sampel Audit yang dipilih adalah seperti dalam Jadual 2. JADUAL 2 SAMPEL AUDIT PEGAWAI YANG DIAUDIT BIL. NAMA PEGAWAI BUTIRAN 1. Hasnol Ikmal Bin Md Yunus, PTD M41 Meletak Jawatan 2. Azinida Binti Muhamad, PTD M52 Cuti Tanpa Gaji 3. Mohd Khidir Bin Nasir, PTD M44 (M) Bertukar Masuk 4. Shahrina Izwa Binti Abdul Rahni, PPT N36 Bertukar Masuk 5. Y.M Tengku Nurlina Bt Tengku Shah Buddin, PTD M52 Bertukar Keluar 6. Noor Ashiqin Binti Hambali, PTD M41 Bertukar Keluar 7. Nor Hasnita Binti Mohd Shukri, PTD M41 Pegawai Lantikan Baharu 8. Ahmad Rabbani Husairy Bin Ahmad Nazeri JK FT19 Pegawai Lantikan Baharu 9. Noor Faiziatul Nazwa Binti Mhd Jamil, PTD M41 Cuti Bersalin 10. Salmi Binti Mohamed Effendi, PTD M44 Cuti Bersalin 11. Abdul Raoof Bin Ayub, PT N41 Pegawai Kontrak 12. Nur Athirah Binti Mohd Fuzi, PT N41 Pegawai Kontrak 13. Datuk Ravi A/L Muthayah Bersara Paksa 14. Mohd Raffi Bin Siddin Bersara Paksa Sumber: Buku Perkhidmatan Kerajaan ii. Pengauditan dijalankan dengan menyemak Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK), Fail Peribadi (FP), Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96), Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2-Pin.1/96), Borang Perubahan Gaji (Kew.320 Pin.1/2019/SG20), Payroll Master Listing (PML), rekod, fail dan laporan yang berkaitan. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga dibuat bagi mengesahkan maklumat yang diperolehi daripada proses semakan serta mendapatkan penjelasan lanjut. Peraturan yang dirujuk adalah Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Perkhidmatan/Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia, Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia dan Arahan Perbendaharaan.

94 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Rumusan Audit Pengauditan yang dijalankan pada bulan Disember 2023 hingga Januari 2024 merumuskan perkara seperti berikut: i. Proses kerja bagi penamatan emolumen melibatkan dua (2) bahagian mengambil tempoh masa antara 27 hingga 60 hari menyebabkan emolumen terlebih bayar berjumlah RM3,035.72 bagi pegawai meletak jawatan. ii. Pembayaran emolumen di KPK bagi dua pegawai bertukar masuk dibuat pada bulan keempat dari tarikh pertukaran atau lapor diri di KPK. iii. Dokumen sokongan bagi pegawai bercuti tanpa gaji tidak lengkap dan tepat serta baucar bayaran tidak disokong dengan lengkap bagi pegawai bertukar masuk dan pegawai lantikan baharu. iv. Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8- Pin.10/96) lewat disediakan selama 19 hari dari tarikh dokumen lengkap diterima daripada pegawai lantikan baharu. v. Permohonan cuti bersalin menggunakan format yang telah dibatalkan. vi. Tiada notis secara bertulis daripada pegawai kontrak kepada PSM bagi tujuan pelantikan semula untuk tempoh tahun 2023 hingga 2024. vii. Cap rasmi jabatan tidak dicap pada Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai serta Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji bagi 14 sampel. Dua (2) (12 .5%) daripada 14 sampel pula tidak mengikut format asal kerana tidak mempunyai butiran lengkap. 13.1. Pembayaran Emolumen 13.1.1. Pegawai Meletak Jawatan 13.1.1.1. Kelewatan Penamatan Pembayaran Emolumen a. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2015 menyatakan peletakan jawatan hendaklah dibuat oleh pegawai dengan mengemukakan notis peletakan jawatan kepada Ketua Jabatan 30 hari sebelum peletakan jawatan berkuat kuasa. Sekiranya peletakan jawatan tidak memenuhi tempoh notis yang ditetapkan, pegawai hendaklah membayar sebulan gaji iaitu gaji pokok sebagai ganti notis dan bayaran

95 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI tersebut hendaklah dibuat oleh pegawai sebelum peletakan jawatannya berkuat kuasa. Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab menuntut bayaran sebulan gaji daripada pegawai. b. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 1 Tahun 2020 (SPANM Bil. 1/2020) Lampiran A: Garis Panduan Bayaran Emolumen Pegawai Awam Persekutuan perenggan 7 Perubahan: Penamatan Gaji sub-perenggan 7.1 menjelaskan Bahagian/Unit Sumber Manusia hendaklah menyediakan Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2-Pin.1/96) dan mengemas kini Buku Perkhidmatan pegawai. Seterusnya dalam perenggan 7.2 menghendaki Bahagian/Unit Kewangan menyediakan Borang Perubahan Gaji (Kew.320 Pin.1/2019) dan mengemas kini dalam Sistem Emolumen Berkomputer berserta dokumen sokongan lengkap. c. Semakan Audit mendapati seorang pegawai iaitu Encik Hasnol Ikmal Bin Md Yunus, Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M41 di BKPP telah mengemukakan notis peletakan jawatan pada 1 November 2023 dengan memberi tempoh notis 30 hari mulai 2 November hingga 2 Disember 2023. Semakan lanjut Audit juga mendapati Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Borang Perubahan Gaji (Kew.320 Pin.1/2019) telah dilengkapkan oleh PSM dan BKPP masingmasing pada 3 Januari 2024 dan 9 Januari 2024 dari tarikh notis letak jawatan dikeluarkan pada 1 November 2023. d. Bagaimanapun, semakan Audit berdasarkan Payroll Master Listing (PML) bagi bulan Disember 2023 mendapati penamatan pembayaran emolumen dalam Sistem Emolumen Berkomputer [Human Capital Management (HCM)] bagi pegawai tersebut hanya dilaksanakan pada bulan Januari 2024. Ini menunjukkan proses kerja bagi penamatan emolumen melibatkan dua (2) bahagian mengambil tempoh masa antara 27 hingga 60 hari. Proses tersebut melibatkan memo pemberitahuan peletakan jawatan pegawai oleh BKPP kepada PSM pada 28 November 2023, memo peletakan jawatan diterima oleh PSM pada 30 November 2023, memo permohonan peletakan jawatan kepada KSU KPK bertarikh 19 Disember 2023 dan surat pemakluman peletakan jawatan berkuat kuasa daripada KSU KPK bertarikh 22 Disember 2023. e. Berdasarkan tempoh masa yang diambil bagi proses terlibat, penamatan pembayaran emolumen dalam sistem HCM oleh BKPP tidak dapat dibuat dalam tempoh sewajarnya kerana turut melibatkan proses permohonan oleh BKPP kepada Bahagian Akaun, KPK bagi surat tahan gaji kepada pihak bank. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 1.

96 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 1 TEMPOH MASA DIAMBIL BAGI PENAMATAN PEMBAYARAN EMOLUMEN DARI NOTIS PELETAKAN JAWATAN BUTIRAN BAHAGIAN TARIKH TEMPOH MASA (Hari) Notis peletakan jawatan oleh pegawai BKPP 01.11.2023 - Memo pemberitahuan peletakan jawatan pegawai di BKPP (Dari BKPP kepada PSM) BKPP 28.11.2023 27 Memo pemberitahuan peletakan jawatan pegawai di BKPP diterima PSM PSM 30.11.2023 29 Memo permohonan peletakan jawatan kepada KSU KPK PSM 19.12.2023 48 19* Surat pemakluman peletakan jawatan berkuat kuasa daripada KSU KPK KSU 22.12.2023 51 Penamatan pembayaran emolumen dalam sistem HCM BKPP 01.01.2024 60 Nota: * Tempoh masa diambil dari tarikh memo diterima f. Kelewatan penamatan pembayaran emolumen dalam sistem HCM menyebabkan berlakunya emolumen terlebih bayar bagi bulan Disember 2023 berjumlah RM3,035.72 bagi pegawai meletak jawatan tersebut. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada bayaran balik telah dibuat kerana maklumat penerimaan bayaran tiada dalam Fail Peribadi pegawai. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 2. JADUAL 2 EMOLUMEN TERLEBIH DIBAYAR BAGI PEGAWAI MELETAK JAWATAN EMOLUMEN BULAN TELAH DITERIMA (RM) (a) LAYAK TERIMA MENGIKUT PENGIRAAN AUDIT (RM) (b) JUMLAH TERLEBIH BAYAR (RM) (a-b) Gaji Pokok Disember 2023 2,747.00 2,747.00 x 2/31 = 177.23 2,569.77 Imbuhan Tetap Perumahan 300.00 300.00 x 2/31 = 19.35 280.65 Imbuhan Tetap Khidmat Awam 300.00 300.00 x 2/31 = 19.35 280.65 Bayaran Imbuhan Sara Hidup 300.00 300.00 x 2/31 = 19.35 280.65 JUMLAH 3,647.00 235.28 3,411.72 CARUMAN KWSP PEKERJA TERLEBIH POTONG (RUJUK JADUAL 2) (376.00) JUMLAH PERLU DIKUTIP BALIK DARIPADA PEGAWAI 3,035.72 Sumber: Fail Peribadi, BPK, PML dan Kew.320 (SG20) Pendapat Audit Kelewatan pemberitahuan peletakan jawatan telah menyebabkan berlakunya lebihan bayaran yang perlu dikutip daripada pegawai meletak jawatan.

97 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 13.1.2. Pegawai Bertukar Masuk 13.1.2.1. Pembayaran Emolumen Melebihi Tempoh Ditetapkan a. SPANM Bil.1/2020 Lampiran A: Garis Panduan Bayaran Emolumen Pegawai Awam Persekutuan perenggan 4 Perubahan: Pindah Masuk Dari PTJ - Pertukaran Pegawai Di Bawah Pejabat Perakaunan Yang Berlainan sub-perenggan 4.2.3 menjelaskan tanggungjawab PTJ baru iaitu PSM hendaklah menyediakan Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2-Pin.1/96) dan menyerahkan dokumen sokongan kepada BKPP dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas Sijil Gaji Akhir (Kew.101E(1)-2019) dan Buku Perkhidmatan dijana/diterima. b. Perenggan 4.2.4 pekeliling yang sama menghendaki BKPP menyediakan Borang Perubahan Gaji (Kew.320 Pin.1/2019) dan mengemas kini dalam Sistem Emolumen Berkomputer berserta dokumen sokongan lengkap tidak lewat daripada lima (5) hari bekerja dari tarikh Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2- Pin.1/96) tanpa menunggu tempoh dua (2) bulan gaji berikutnya. c. Pada tahun 2023 terdapat dua (2) pegawai yang bertukar masuk ke KPK iaitu Encik Mohd Khidir Bin Nasir, Penolong Setiausaha Kanan dan Puan Shahrina Izwa Binti Abdul Rahni, Penolong Pegawai Tadbir masing-masing pada 10 Februari 2023 dan 11 September 2023. Semakan Audit mendapati pembayaran emolumen di KPK bagi dua pegawai tersebut hanya dibuat pada bulan keempat iaitu masing-masing pada 1 Mei 2023 dan 1 Disember 2023 dari tarikh pertukaran atau lapor diri di KPK. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 3 dan Gambar 1 hingga Gambar 4. JADUAL 3 KELEWATAN TARIKH MULA PEMBAYARAN GAJI DI KPK BIL. NAMA PEGAWAI TARIKH MULA TINDAKAN MENGIKUT SPANM BIL.1/2020 TARIK MULA TINDAKAN OLEH KPK TEMPOH LEWAT (Bulan) 1. Encik Mohd Khidir Bin Nasir 01.04.2023 01.05.2023 1 2. Puan Shahrina Izwa Bt Abdul Rahni 01.11.2023 01.12.2023 1 Sumber: Fail Audit GAMBAR 1 GAMBAR 2

98 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) Bertukar Masuk Shahrina Izwa Binti Abdul Rahni (02.02.2024) (Sumber: Kew.320/SG20) Borang Perubahan Gaji (SG 20) Pindah Masuk PTJ Shahrina Izwa Binti Abdul Rahni (02.02.2024) (Sumber: Kew.320/SG20 Disember 2023) GAMBAR 3 GAMBAR 4 Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) Bertukar Masuk Mohd Khidir Bin Nasir (02.02.2024) (Sumber: Kew.320/SG20) Borang Perubahan Gaji (SG20) Pindah Masuk PTJ Mohd Khidir Bin Nasir (02.02.2024) (Sumber: Kew.320/SG20 Mei 2023) Pertanyaan Audit Mohon penjelasan berhubung kelewatan tarikh mula tindakan bagi permulaan pembayaran emolumen di KPK bagi pegawai bertukar masuk tersebut. Bertukar masuk mulai 11.09.2023 Pembayaran gaji di KPK mulai 01.12.2023 Bertukar masuk mulai 10.02.2023 Pembayaran gaji di KPK mulai 01.05.2023

99 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 13.2. DOKUMEN SOKONGAN PEMBAYARAN EMOLUMEN 13.2.1. Pegawai Bercuti Tanpa Gaji (CTG) Perintah-Perintah Am Bab C – Cuti perenggan 14(a) menjelaskan Ketua Jabatan boleh meluluskan cuti tanpa gaji kepada pegawai-pegawainya atas sebab-sebab persendirian yang mustahak. Jumlah cuti yang boleh diluluskan ialah sebanyak 30 hari bagi tiap-tiap genap tahun perkhidmatan tetapi tidak melebihi 360 hari. Pemberian cuti tanpa gaji hendaklah mengikut peraturan-peraturan seperti di (b) atau (c). 13.2.1.1. Dokumen Sokongan Borang Perubahan Gaji Tidak Lengkap a. SPANM BIL. 1/2020 Lampiran A: Garis Panduan Bayaran Emolumen Pegawai Awam Persekutuan perenggan 5 menjelaskan BPSM hendaklah menyediakan Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2-Pin.1/96) dan menyerahkan dokumen sokongan kepada BKPP. BKPP pula hendaklah menyediakan Borang Perubahan Gaji (Kew.320 Pin.1/2019) dan mengemaskini dalam Sistem Emolumen Berkomputer. Antara jenis tindakan dan dokumen sokongan adalah seperti pengesahan dan tarikh lapor diri, salinan kad pengenalan, salinan penyata bank yang tertera nama dan nombor akaun, borang mengemaskini maklumat peribadi bagi tujuan pengiraan potongan cukai bulanan. b. Semakan Audit terhadap seorang pegawai yang bercuti tanpa gaji (CTG) iaitu Puan Azinida Binti Muhamad, Pegawai Tadbir dan Diplomatik M52 mendapati dokumen sokongan seperti pengesahan tarikh lapor diri, salinan kad pengenalan, salinan penyata bank dan borang mengemas kini maklumat peribadi tidak dilampirkan dalam Borang Perubahan Gaji (Kew.320 Pin.1/2019) atau SG20 sebagaimana ditetapkan dalam SPANM BIL. 1/2020 Lampiran A. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 4. JADUAL 4 SENARAI SEMAK DOKUMEN SOKONGAN PEGAWAI BERCUTI TANPA GAJI JENIS TINDAKAN BIL. BUTIRAN STATUS Cuti Tanpa Gaji (Kod 32) 1. Surat Kelulusan Cuti Tanpa Gaji Ada dilampirkan. 2. Surat Penempatan (jika berkaitan) Tidak Berkaitan. 3. Pengesahan Tarikh Lapor Diri Tidak Dilampirkan. 4. Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2-Pin.1/96) Ada dilampirkan. 5. Salinan Kad Pengenalan Tidak Dilampirkan.

100 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JENIS TINDAKAN BIL. BUTIRAN STATUS 6. Salinan Penyata KWSP Pegawai Berpencen. 7. Salinan Penyata Bank yang tertera nama dan no akaun Tidak Dilampirkan. 8. Borang Mengemaskini Maklumat Peribadi bagi tujuan pengiraan potongan cukai bulanan. Tidak Dilampirkan. 9. Penyata Pengiraan Ada dilampirkan. Kembali Dari Cuti Tanpa Gaji (Kod 12) 1. Surat Penempatan Ada dilampirkan. 2. Pengesahan Lapor Diri Tidak Dilampirkan. 3. Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2-Pin.1/96) Ada dilampirkan. 4. Salinan Kad Pengenalan Tidak Dilampirkan. 5. Salinan Penyata KWSP Pegawai Berpencen. 6. Salinan Penyata Bank yang tertera nama dan no akaun Tidak Dilampirkan. 7. Borang Mengemas kini Maklumat Peribadi bagi tujuan pengiraan potongan cukai bulanan. Tidak Dilampirkan. 8. Penyata Pengiraan Ada dilampirkan. Sumber: Kew.320 (SG20) c. Semakan lanjut Audit mendapati salinan Memo Permohonan CTG bagi pegawai tersebut yang telah diakui sah dari salinan asal daripada PSM kepada KSU KPK dengan nombor rujukan MPI.500-5/1/1 Jld.2 (21) bertarikh 13 Jun 2023 merekodkan tarikh akhir CTG adalah pada 8 Mac 2023 sedangkan beliau telah diberi kelulusan kemudahan CTG bagi tempoh 233 hari mulai 20 Julai 2023 hingga 8 Mac 2024. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 5. GAMBAR 5 Dicatatkan Tarikh Akhir CTG Adalah Pada 8 Mac 2023 (02.02.2024) Sumber: Fail Peribadi dan Kew.320 (SG20)

101 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pertanyaan Audit Mohon penjelasan terhadap perbezaan tarikh akhir CTG pada 8 Mac 2023 dibandingkan dengan tarikh kelulusan pada 8 Mac 2024. 13.2.2. Pegawai Bertukar Masuk 13.2.2.1. Dokumen Sokongan Bagi Pengiraan Pelarasan Emolumen Tidak Lengkap a. Arahan Perbendaharaan 99 (a) menetapkan semua baucar atau baucar elektronik hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya dan kadar, untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya. b. SPANM Bil. 7/2018 Lampiran A: Garis Panduan Tatacara Pengurusan Bayaran Perenggan 2.12.3 menjelaskan PTJ hendaklah memastikan baucar disediakan setelah semua dokumen lengkap diterima. Sekiranya dokumen sokongan tidak lengkap, PTJ hendaklah memaklumkan kepada pihak yang membuat tuntutan dengan segera. c. Semakan Audit terhadap baucar bayaran balik emolumen kepada PTJ lama bagi dua (2) pegawai bertukar masuk ke KPK melibatkan Encik Mohd Khidir Bin Nasir, Penolong Setiausaha Kanan dan Puan Shahrina Izwa Binti Abdul Rahni, Penolong Pegawai Tadbir mendapati dokumen sokongan bagi pengiraan pelarasan emolumen tidak lengkap. Dua (2) baucar bayaran tersebut tidak disokong salinan penyata gaji bulanan pegawai di PTJ lama bagi menunjukkan jumlah emolumen yang perlu dipulangkan oleh PTJ baharu (KPK) kepada PTJ lama. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 5. JADUAL 5 BAYARAN PELARASAN EMOLUMEN PEGAWAI BERTUKAR MASUK KE KPK BIL. NO. BAUCAR /TARIKH BUTIRAN JUMLAH (RM) 1. 12001464/09.08.2023 Bayaran Pelarasan Emolumen - Mohd Khidir Bin Nasir 12,501.78 2. 12002531/05.12.2023 Bayaran Pelarasan Emolumen - Shahrina Izwa Binti Abdul Rahni 14,549.55 Sumber: Baucar Bayaran

102 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 13.2.3. Pegawai Lantikan Baharu SPANM Bil.1/2020 Lampiran A: Garis Panduan Bayaran Emolumen Pegawai Awam Persekutuan perenggan 3.1.2 menjelaskan tanggungjawab PTJ/PC seperti berikut: a. Bahagian/Unit Sumber Manusia di PTJ/PC tempat pegawai baharu ditugaskan hendaklah memastikan pegawai lantikan baharu tersebut mengemukakan semua dokumen sokongan yang lengkap seperti di Lampiran A5 dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh melapor diri di tempat bertugas (penempatan) bagi keperluan pembayaran gaji dan mengelakkan kelewatan proses bayaran gaji. b. Bahagian/Unit Sumber Manusia hendaklah menyediakan Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2-Pin.1/96) Lampiran A4 dan menyerahkan dokumen sokongan kepada Bahagian/Unit Kewangan dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari dokumen lengkap diterima dari pegawai melapor diri. 13.2.3.1. Dokumen Sokongan Borang Perubahan Gaji Tidak Lengkap a. Semakan Audit terhadap seorang daripada dua (2) pegawai lantikan baharu mendapati pembayaran emolumen bagi bulan Oktober 2023 menggunakan baucar bayaran dan November 2023 yang menggunakan Borang Perubahan Gaji Kew.320/SG20 bagi Encik Ahmad Rabbani Husairy Bin Ahmad Nazeri, Juruteknik Komputer FT19 tidak dilampirkan salinan surat setuju terima sebagai dokumen sokongan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 6. JADUAL 6 SENARAI SEMAK DOKUMEN SOKONGAN PEGAWAI LANTIKAN BAHARU NAMA PEGAWAI BIL DOKUMEN SOKONGAN STATUS Nor Hasnita Binti Mohd Shukri 1. Surat Lantikan Ada dilampirkan. 2. Surat Setuju Terima Ada dilampirkan. 3. Surat Penempatan Ada dilampirkan. 4. Pengesahan Lapor Diri Ada dilampirkan. 5. Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2-Pin.1/96) Ada dilampirkan. 6. Salinan Kad Pengenalan Ada dilampirkan. 7. Salinan Penyata KWSP/ SOCSO (Jika berkaitan) Ada dilampirkan. 8. Salinan Penyata Bank Simpanan yang tertera nama dan no. akaun Ada dilampirkan. 9. Borang Mengemaskini Maklumat Peribadi bagi tujuan pengiraan potongan cukai bulanan Ada dilampirkan. 10. Penyata Pengiraan Ada dilampirkan.

103 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI NAMA PEGAWAI BIL DOKUMEN SOKONGAN STATUS Ahmad Rabbani Husairy Bin Ahmad Nazeri 1. Surat Lantikan Ada dilampirkan. 2. Surat Setuju Terima Tidak dilampirkan dalam Baucar Bayaran Gaji Bulan Oktober dan SG20 Bulan November 2023 3. Surat Penempatan Ada dilampirkan. 4. Pengesahan Lapor Diri Ada dilampirkan. 5. Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) dan Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR. JPA 2-Pin.1/96) Ada dilampirkan. 6. Salinan Kad Pengenalan Ada dilampirkan. 7. Salinan Penyata KWSP/ SOCSO (Jika berkaitan) Ada dilampirkan. 8. Salinan Penyata Bank Simpanan yang tertera nama dan no. akaun Ada dilampirkan. 9. Borang Mengemaskini Maklumat Peribadi bagi tujuan pengiraan potongan cukai bulanan Ada dilampirkan. 10. Penyata Pengiraan Ada dilampirkan. Sumber: Baucar Bayaran dan Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) 13.2.3.2. Penyata Perubahan Pendapatan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) Lewat Disediakan a. Perenggan 3.1.2 (4) dan (5) dalam surat pekeliling yang sama menjelaskan bagi Borang Perubahan Gaji (Kew.320 Pin.1/2019) yang tidak dapat diproses dalam Regular Cycle, perubahan gaji tersebut perlu dikemas kini dan diproses melalui Late Cycle bagi membolehkan bayaran dibuat selewat-lewatnya pada hari akhir bekerja bulan tersebut. PTJ/PC hendaklah memastikan pembayaran gaji kepada semua pegawai lantikan baharu bagi bulan kedua bertugas diproses dan dibayar melalui Sistem Emolumen Berkomputer. Walau bagaimanapun, pembayaran melalui Arahan Pembayaran (Kew.330E/330) boleh dibenarkan dengan justifikasi yang kukuh dan mendapat kelulusan AO. b. Manakala perenggan 5.1.3 menjelaskan semua pembayaran gaji pegawai awam yang berjawatan tetap dibayar melalui Sistem Emolumen Berkomputer. Sekiranya terdapat keperluan pembayaran gaji melalui Arahan Pembayaran (Kew.330E/330) bagi kes-kes tertentu, kebenaran dan kelulusan Pengarah JANM Negeri/Cawangan/ Ketua Akauntan Kementerian hendaklah diperoleh terlebih dahulu. c. Pekeliling yang sama perenggan 5.4.8, pula menjelaskan Pusat Tanggungjawab(PTJ)/Pusat Pembayar Gaji (Pay Center – PC) hendaklah memastikan proses penyediaan dokumen untuk pembayaran emolumen dibuat mengikut Jadual Tarikh Proses Gaji yang ditetapkan oleh AO dengan mengambil tindakan antaranya

104 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI melaksanakan simulasi larian gaji sehingga error free (tiada isu data) semasa larian simulasi selesai, sebelum mengemukakan data tersebut melalui sistem kepada AO. d. Semakan Audit terhadap penyediaan Penyata Perubahan Pendapatan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) lantikan baharu bagi Encik Ahmad Rabbani Husairy Bin Ahmad Nazeri mendapati penyata hanya disediakan pada 13 Oktober 2023. Ini menunjukkan berlaku kelewatan dalam penyediaan Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) selama 19 hari dari tarikh dokumen lengkap diterima pada 21 September 2023 daripada pegawai tersebut. e. Kelewatan penyediaan Penyata Perubahan Pendapatan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) oleh PSM menyebabkan penyediaan Borang Perubahan Gaji (Kew.320 Pin.1/2019) di peringkat BKPP tidak dapat diproses melalui Sistem Emolumen Berkomputer (HCM) sama ada melalui Regular Cycle atau Late Cycle pada bulan pertama (September 2023) dan kedua (Oktober 2023) dari tarikh pegawai mula bertugas di KPK. f. Semakan lanjut Audit mendapati pembayaran gaji pegawai tersebut telah dibuat menggunakan Arahan Pembayaran bagi bulan September dan Oktober 2023 dengan kelulusan daripada Bahagian Akaun. Arahan Pembayaran tersebut dibuat berdasarkan justifikasi Penyata Perubahan Pendapatan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) bagi pegawai tersebut tidak dapat diproses berikutan pelaksanaan proses simulasi gaji bagi bulan September dan Oktober 2023 telah dilakukan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 7 dan Jadual 8. JADUAL 7 TEMPOH PROSES PEMBAYARAN EMOLUMEN DARI TARIKH LAPOR DIRI PADA 20 SEPTEMBER 2023 BUTIRAN BAHAGIAN TARIKH SEPATUTNYA TARIKH SEBENAR TEMPOH MASA (Hari) Tarikh Penyerahan Dokumen Yang Lengkap daripada pegawai kepada PSM (Dari Tarikh Lapor Diri) PSM 21.09.2023 21.09.2023 2 Tarikh Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) disediakan. PSM 26.09.2023 13.10.2023 19 Tarikh Terima Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) oleh BKPP daripada PSM. BKPP 26.09.2023 13.10.2023 19 Tarikh Pembayaran Emolumen Diproses Dan Dibayar Melalui Sistem Emolumen Berkomputer HCM BKPP 01.10.2023 01.11.2024 30 Sumber: Baucar Bayaran dan Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20)

105 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 8 BAYARAN PELARASAN EMOLUMEN PEGAWAI BERTUKAR MASUK KE KPK BIL. NO. BAUCAR /TARIKH BUTIRAN JUMLAH (RM) 1. 12002123/23.10.2023 Bayaran emolumen Rabbani bagi bulan 09/2023 735.02 2. 12002126/23.10.2023 Bayaran emolumen Rabbani bagi bulan 10/2023 2,009.24 Sumber: Baucar Bayaran Pendapat Audit i. Justifikasi pelaksanaan proses simulasi gaji telah dilakukan bagi membolehkan pembayaran gaji dibuat melalui Arahan Pembayaran (Kew.330E/330) adalah tidak kukuh kerana proses simulasi adalah sebahagian daripada tatacara prosedur pembayaran gaji selaras SPANM Bil.1/2020. ii. Pembayaran emolumen bagi bulan Oktober 2023 sepatutnya boleh diproses melalui sistem HCM melalui Late Cycle bagi membolehkan bayaran dibuat selewat-lewatnya pada hari akhir bekerja bulan tersebut. 13.2.4. Pegawai Cuti Bersalin 13.2.4.1. Borang Kemudahan Cuti Bersalin Tidak Mengikut Format Pekeliling Terkini a. Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia Kemudahan Cuti Versi 1.0 (2022), Ceraian SR.5.4.1, borang kemudahan cuti bersalin pegawai perkhidmatan awam yang terkini adalah seperti Lampiran SR.5.4.1(B) yang telah dikuatkuasakan penggunaannya mulai 1 Januari 2022. b. Semakan Audit mendapati permohonan cuti bersalin bagi Puan Salmi Binti Mohamed Effendi yang bersalin pada bulan Oktober 2023 telah menggunakan Borang Kemudahan Cuti Bersalin Pegawai Perkhidmatan Awam daripada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2017 yang telah dibatalkan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 6 hingga Gambar 9.

106 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 6 GAMBAR 7 Borang Kemudahan Cuti Bersalin JPA.Saraan 223/5/4-3 Jld.3(16) (Format Lama) (02.02.2024) (Sumber: Fail Peribadi) Borang Kemudahan Cuti Bersalin Lampiran SR.5.4.1(B) (Format Baru) (02.02.2024) (Sumber: Fail Peribadi) GAMBAR 8 GAMBAR 9 Borang Kemudahan Cuti Bersalin JPA.Saraan 223/5/4-3 Jld.3(16) (Format Lama) (02.02.2024) (Sumber: Fail Peribadi) Borang Kemudahan Cuti Bersalin Lampiran SR.5.4.1(B) (Format Baru) (02.02.2024) (Sumber: Fail Peribadi) Maklumat Baru Maklumat Lama

107 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 13.2.5. Pegawai Kontrak 13.2.5.1. Dokumen Sokongan Tidak Lengkap a. Ceraian UP.1.1.1 Lampiran I Perenggan 3 Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia - Kaedah Pelantikan Pegawai Dalam Perkhidmatan Awam Dan Urusan-Urusan Lain Berkaitan Pelantikan Versi 1.0 (2022) menjelaskan enam bulan sebelum tamat tempoh perkhidmatan, Pegawai hendaklah memberitahu Kerajaan dengan notis secara bertulis sama ada ingin dilantik semula berkhidmat dengan Kerajaan. Sekiranya tawaran pelantikan semula tidak diterima oleh pegawai pada atau selepas tamat tempoh tersebut, permohonan pegawai untuk dilantik semula dianggap tidak berjaya. Ceraian yang sama perenggan 4 menjelaskan pelantikan semula pegawai oleh Kerajaan hendaklah atas syarat-syarat dan selama sesuatu tempoh masa sebagaimana yang ditetapkan oleh Kerajaan. b. Rujukan Audit telah dibuat terhadap surat daripada Jabatan Perkhidmatan Awam berkaitan Perakuan bagi tujuan pelantikan semula secara kontrak Pegawai Tadbir Gred N41 (Contract Of Service) lantikan Jabatan Perkhidmatan Awam - rujukan surat JPA 600-3/5/33(79) bertarikh 16 Disember 2022 dan surat tawaran pelantikan semula secara kontrak sebagai Pegawai Tadbir Gred N41 (Contract Of Service) lantikan jabatan perkhidmatan awam di KPK oleh PSM – rujukan surat MPIC.500-3/3/4 Jld 2(33) bertarikh 19 Disember 2022. Semakan Audit mendapati borang perjanjian pegawai kontrak pada perenggan 3 yang ditandatangani antara PSM dan Pegawai dilantik telah menjelaskan syarat berkenaan selaras dengan Ceraian UP.1.1.1 Lampiran I Perenggan 3 Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia. c. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit ke atas fail peribadi dua (2) orang pegawai Contract Of Service iaitu En. Abdul Raoof Bin Ayub (PT N41) dan Nur Athirah Binti Mohd Fuzi (PT N41) mendapati tiada notis secara bertulis daripada pegawai terbabit kepada PSM bagi tujuan pelantikan semula untuk tempoh tahun 2023 hingga 2024. 13.2.6. Tandatangan dan Cap Rasmi Jawatan Bagi Pegawai Pengesah Tidak Lengkap Dalam Laporan ZRPY070 a. SPANM Bil. 1/2020 Lampiran A: Garis Panduan Bayaran Emolumen Pegawai Awam Persekutuan perenggan 4.2 menetapkan tanggungjawab Bahagian/Unit Kewangan seperti berikut:

108 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI i. Menjana dan menyemak Laporan ZRPY070 (PGT Calculation) dengan Senarai Pegawai Yang Layak Menerima Pergerakan Gaji Tahunan. Pastikan Pegawai Penyedia dan Pengesah menandatangani laporan tersebut. Nombor gaji pegawai yang tidak layak perlu dikeluarkan dari Laporan ZRPY070 (PGT Calculation). ii. Menjana semula dan menyemak Laporan ZRPY070 (PGT Calculation) yang telah dikemaskini. Pastikan laporan hanya memaparkan pegawai awam yang layak dibayar Pergerakan Gaji Tahunan dengan amaun bayaran yang tepat. iii. Laksanakan proses PGT (PGT Update). Jana, cetak, semak dan sahkan Laporan PGT Update. b. Manual Prosedur Kerja Human Capital Management 11 (MPK-HCM 11) adalah berkaitan prosedur kerja bagi menyediakan laporan ZRPY070 menetapkan tandatangan pegawai penyedia dan pengesah perlulah dilengkapkan pada bahagian yang disediakan dalam laporan ZRPY070. c. Semakan lanjut Audit terhadap laporan ZRPY070 Larian Ujian dan Larian Sebenar bagi bulan Oktober 2023 mendapati tandatangan dan cap rasmi jawatan bagi pegawai Pengesah adalah tidak lengkap. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 10 dan Gambar 11. GAMBAR 10 Laporan ZRPY070 Larian Ujian Bagi Bulan Oktober 2023 Tandatangan dan Cap Rasmi Jawatan Bagi Pegawai Pengesah Tidak Lengkap (05.02.2024) (Sumber: Laporan ZRPY070)

109 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 11 Laporan ZRPY070 Larian Sebenar Bagi Bulan Oktober 2023 Tandatangan dan Cap Rasmi Jawatan Bagi Pegawai Pengesah Tidak Lengkap (05.02.2024) (Sumber: Laporan ZRPY070) 13.2.7. Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (KEW.8-PIN.10/96) Tidak Mengikut Format a. Merujuk kepada SPANM Bil. 1/2020 - Lampiran A: Garis Panduan Bayaran Emolumen Pegawai Awam Persekutuan, maklumat peribadi pegawai disediakan berdasarkan dokumen sokongan yang diperolehi dari Bahagian/Unit Sumber Manusia yang menyediakan Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8- Pin.10/96). SPANM Bil. 7/2018 Lampiran A: Garis Panduan Tatacara Pengurusan Bayaran perenggan 2.12 Pembayaran Dilakukan Berdasarkan Dokumen Asal Yang Lengkap Dan Betul sub-perenggan 2.12.1 pula menjelaskan pembayaran hanya boleh dilakukan berdasarkan kepada dokumen sokongan yang asal. b. Semakan Audit terhadap Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) bagi 14 sampel mendapati tiada cap atau cetakan perkataan ASAL pada penjuru atas bahagian kanan penyata tersebut. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 12 dan Gambar 13.

110 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 12 GAMBAR 13 Contoh Penyata Kew.8 Jika Menggunakan Perkataan ASAL dan SALINAN (02.02.2024) (Sumber: Fail Audit) c. Semakan lanjut Audit juga mendapati di ruangan cap rasmi jabatan tidak dicap pada Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) serta Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR.JPA 2 Pin.1/96) bagi kesemua 14 sampel. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 14 dan 15. GAMBAR 14 GAMBAR 15 Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96) Yang Tiada Cap Rasmi Jabatan (02.02.2024) (Sumber: Kew.320/SG20) Penyata Mengenai Peribadi, Perkhidmatan dan Gaji (PR.JPA 2 Pin.1/96) Yang Tiada Cap Rasmi Jabatan (02.02.2024) (Sumber: Kew.320/SG20) ASAL SALINAN

111 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI d. Selain itu, semakan Audit juga mendapati dua (2) (12 .5%) daripada 14 sampel Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai Kew.8- Pin.10/96 tidak mengikut format asal kerana keciciran maklumat perenggan nombor 2 dalam penyata tersebut. Penyata pegawai yang terlibat adalah Encik Ahmad Rabbani Husairy Bin Ahmad Nazeri dan Encik Mohd Raffi Bin Siddin. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 16 dan Gambar 17. GAMBAR 16 GAMBAR 17 Penyata Kew.8 Lantikan Baharu Yang Tiada Perenggan No.2 Ahmad Rabbani Husairy Bin Ahmad Nazeri (02.02.2024) (Sumber: Kew.320/SG20 November 2023) Penyata Kew.8 Bersara Paksa Yang Ada Perenggan No.2 Mohd Raffi Bin Siddin (02.02.2024) (Sumber: Kew.320/SG20 Mei 2022) Pendapat Audit Salinan dokumen yang lengkap dan betul serta disahkan dapat memastikan bayaran emolumen yang betul dan tepat dibuat oleh pegawai bertanggungjawab.

112 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 13.3. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya, pengurusan pembayaran emolumen di PSM dan BKPP adalah baik. Namun, bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: i. Bahagian terlibat perlu mengambil tindakan sewajarnya bagi mengutip balik lebihan bayaran emolumen daripada pegawai berdasarkan pekeliling berkuat kuasa. ii. Bahagian terlibat perlu meningkatkan kawalan dalaman untuk memastikan tempoh masa sewajarnya diambil bagi memastikan hanya pembayaran emolumen yang betul dan tepat dibuat serta mengurangkan hutang patut kutip/Akaun Belum Terima KPK. iii. Bahagian terlibat perlu memastikan penyediaan Penyata Perubahan Pendapatan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai adalah mengikut tempoh masa ditetapkan bagi melindungi kebajikan pegawai. iv. Bahagian terlibat perlu memastikan dokumen bagi urusan kewangan disokong sepenuhnya, menggunakan format yang betul dan lengkap diisi bagi meningkatkan kawalan dalaman selaras peraturan Kerajaan. [Nota UAD: Pemerhatian Audit bertarikh 27 Mac 2024 ini belum dimuktamadkan kerana belum menerima maklum balas]

113 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 14. PENUBUHAN DAN KEAHLIAN JAWATANKUASA AUDIT 14.1. Berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan PS 3.2., objektif penubuhan Jawatankuasa Audit (JKA) adalah untuk membincangkan isu-isu yang dibangkitkan oleh UAD atau Jabatan Audit Negara dan memastikan tindakan preventive dan corrective diambil oleh pihak pengurusan supaya isu dibangkitkan tidak berulang. Tanggungjawab JKA adalah seperti berikut: i. Menyemak, mengkaji kesempurnaan sistem kawalan dalaman dan pengurusan organisasi; ii. Melaporkan keberkesanan kawalan tersebut sebagai amaran awal mengenai kelemahan organisasi; iii. Mengkaji Rancangan Tahunan UAD dan membuat cadangan skop dan tumpuan pengauditan sebelum diluluskan oleh Ketua Setiausaha Kementerian; iv. Memastikan tidak terdapat sekatan atau batasan tidak wajar yang boleh menjejaskan pelaksanaan pengauditan UAD serta membenarkan akses kepada maklumat bagi keperluan tugas pengauditan; v. Memastikan UAD mempunyai sumber mencukupi dan staf yang kompeten agar tugas pengauditan dapat dilaksanakan dengan berkesan; vi. Mengkaji laporan UAD untuk memastikan semua isu yang dilaporkan diselesaikan dengan sempurna dan perakui tindakan susulan telah diambil; dan vii. Menimbangkan hasil syor dari kajian semula dalaman tentang keberkesanan fungsi UAD untuk meningkatkan prestasi dan jaminan kualiti UAD. 14.2. Seterusnya Perbendaharaan menghendaki JKA bermesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun. Sesalinan minit mesyuarat JKA hendaklah dihantar kepada Bahagian Strategik Korporat dan Komunikasi, Perbendaharaan pada setiap suku tahun iaitu tidak lewat dari 15 hari bulan April, Julai dan Oktober tahun semasa dan bulan Januari tahun berikutnya. BAHAGIAN VIII LAPORAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT

114 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 14.3. Bagi mematuhi kehendak Perbendaharaan tersebut, mesyuarat JKA KPK telah dipengerusikan oleh KSU dan ahli mesyuarat adalah seperti dalam Jadual 10. Selain itu, ahli mesyuarat lain akan dijemput berdasarkan keperluan. JADUAL 10 AHLI MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT BIL. AHLI BAHAGIAN/UNIT 1. Ketua Setiausaha - Pengerusi Ketua Setiausaha 2. Timbalan Ketua Setiausaha (P) – Pengerusi Ganti Perancangan Strategik Dan Pengurusan 3. Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Sumber Manusia 4. Setiausaha Bahagian Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Pembangunan 5. Ketua Akauntan Bahagian Akaun 6. Ketua Unit Integriti Unit Integriti 7. Ketua Audit Dalam (Setiausaha) Unit Audit Dalam 8. Urusetia Unit Audit Dalam 14.4. Mesyuarat JKA bagi tahun 2023 telah dilaksanakan oleh UAD dengan kekerapan sebanyak empat (4) kali. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 11. JADUAL 11 MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT TAHUN 2023 BILANGAN MESYUARAT TARIKH MESYUARAT JKA TARIKH MINIT MESYUARAT DIHANTAR KE PERBENDAHARAAN JKA Bil. 1 Tahun 2023 14.04.2023 14.04.2023 JKA Bil. 2 Tahun 2023 11.07.2023 14.07.2023 JKA Bil. 3 Tahun 2023 12.10.2023 13.10.2023 JKA Bil. 4 Tahun 2023 12.01.2024 15.01.2024 15. PEMBENTANGAN ISU PENGAUDITAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT Pada tahun 2023, sebanyak tujuh (7) laporan pengauditan bagi Rancangan Audit Tahun 2023 telah dibentangkan di dalam mesyuarat JKA bagi tahun 2023. Butirannya adalah seperti dalam Jadual 12. JADUAL 12 PEMBENTANGAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT BIL./ TARIKH MESYUARAT LAPORAN YANG DIBENTANGKAN JKA Bil. 1 Tahun 2023 14.04.2023 i. Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Alih ICT (RAT 2022) ii. Pengauditan Susulan Terhadap Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021 JKA Bil. 2 Tahun 2023 11.07.2023 i. Pengauditan Susulan Terhadap Pengurusan Aset Penampilan Audit Di BKPP ii. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut

115 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL./ TARIKH MESYUARAT LAPORAN YANG DIBENTANGKAN JKA Bil. 3 Tahun 2023 12.10.2023 i. Sesi Pemeriksaan Dan Pematuhan Terhadap Badan Berkanun Persekutuan 1/2023: Pemeriksaan Terhadap Pengurusan Perolehan Di Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB) ii. Penampilan Audit JKA Bil. 4 Tahun 2023 12.01.2024 i. Pengauditan Akaun Belum Terima - KPK dan Agensi ii. Sesi Pemeriksaan Dan Pematuhan Terhadap Badan Berkanun Persekutuan 1/2023: Pemeriksaan Terhadap Pengurusan Perolehan Di Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) 16. STATUS ISU-ISU AUDIT YANG DIBENTANGKAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT 2023 Status isu-isu Audit yang dibentangkan dalam mesyuarat JKA Tahun 2023 adalah seperti dalam Jadual 13. JADUAL 13 STATUS ISU-ISU AUDIT YANG DIBENTANGKAN DALAM MESYUARAT JKA TAHUN 2023 SETAKAT 31 DISEMBER 2023 BIL. TAJUK PENGAUDITAN JUMLAH ISU *STATUS ISU YANG DIBENTANGKAN (BILANGAN) TIADA TINDAKAN DALAM TINDAKAN SELESAI Dibentangkan Dalam Mesyuarat JKA Bil. 1 Tahun 2023 1. Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Alih ICT 6 0 0 6 2. Pengauditan Susulan Terhadap Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021 2 0 0 2 Dibentangkan Dalam Mesyuarat JKA Bil.2 Tahun 2023 1. Pengauditan Susulan Terhadap Pengurusan Aset 4 0 0 4 2. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut 5 0 0 4 Dibentangkan Dalam Mesyuarat JKA Bil. 3 Tahun 2023 1. Sesi Pemeriksaan Dan Pematuhan Terhadap Badan Berkanun Persekutuan 1/2023: Pemeriksaan Terhadap Pengurusan Perolehan Di Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB) 6 0 0 6 2. Penampilan Audit 8 0 0 8 Dibentangkan Dalam Mesyuarat JKA Bil. 4 Tahun 2023 1. Pengauditan Akaun Belum Terima - KPK dan Agensi 3 0 0 3 2. Sesi Pemeriksaan Dan Pematuhan Terhadap Badan Berkanun Persekutuan 1/2023: Pemeriksaan Terhadap Pengurusan Perolehan Di Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) 2 0 0 2 Nota: - Mengikut Status Isu Tersebut Pada 31 Disember 2023 Dan Bukannya Status Semasa Ia Dibentangkan Di Mesyuarat JKA Berkaitan.

116 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 17. RUMUSAN Pada keseluruhannya, kesemua mesyuarat JKA bagi tahun 2023 telah diadakan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PS 3.2 dengan kelulusan pengecualian diperoleh daripada Perbendaharaan. Penemuan Audit yang dibangkitkan telah dan sedang diambil tindakan manakala penemuan Audit berbangkit ada dibincangkan dalam mesyuarat JKA. Pihak pengurusan tertinggi Kementerian dan ahli JKA telah menunjukkan komitmen yang baik bagi memastikan setiap isu yang dibangkitkan diberi perhatian yang serius dan dilaksanakan tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang segera.

117 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 18. Laporan Sumbangan UAD adalah seperti dalam Jadual 14. JADUAL 14 RUMUSAN SUMBANGAN UAD BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA 1. 14.04.2023/ Mesyuarat JKA Bil. 1/2023 1. Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Alih ICT a. SPA perlu memastikan pengurusan aset dibuat secara menyeluruh bagi memastikan aset diurus dengan teratur selaras peraturan Kerajaan berkuat kuasa. b. SPA perlu menyediakan terma rujukan bagi memastikan fungsi JKPAK dapat dilaksanakan dengan berkesan. c. Pegawai Pemeriksa Aset perlu melaksanakan tugas selaras dengan lantikan yang diterima bagi mengelakkan tugasan dilakukan tidak sah. d. SPA perlu menilai semula kaedah edaran lantikan bagi memastikan Pegawai Pemeriksa Aset Alih dapat melaksanakan tugas dengan teratur. e. SPA perlu mengenal pasti punca utama rekod pendaftaran aset ICT tidak dikemaskini sepenuhnya dan punca pemeriksaan aset ICT tidak mencapai 100% bagi menentukan tindakan sewajarnya yang patut diambil. f. Perekodan Aset Alih ICT perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan fizikal, rekod dan penempatan bagi memastikan pemeriksaan Aset Alih KPK dilaksanakan dengan teratur. i. BKPP akan menyediakan surat pelantikan Pegawai Aset Kementerian yang baharu dan menyenaraikan senarai tugas secara terperinci. ii. Melantik Pegawai BPM sebagai Pegawai Aset ICT (Harta Modal/Aset Alih Bernilai Rendah/Aset Tak Ketara). iii. Melalui Mesyuarat JKA Bilangan 1 Tahun 2023, BKPP memohon lanjutan masa bagi mengemaskini terma rujukan berkaitan fungsi dan peranan JKPAK. iv. BKPP akan menyediakan draf sebelum Mesyuarat JKA Bilangan 2 Tahun 2023. v. BKPP akan memastikan edaran surat pelantikan dibuat sebelum tamat tempoh pelantikan bagi mengelakkan masalah pelaksanaan tugas tidak sah. vi. Pegawai Aset BPM yang dilantik tidak diterangkan secara terperinci agar semua KEW.PA-3 yang didaftar dicetak dan disimpan seperti kehendak pekeliling berkuat kuasa. vii. Tenaga kerja Pembantu Pegawai Aset ICT tidak mencukupi untuk menguruskan aset ICT di KPK selain kerja hakiki semasa pengauditan dijalankan. viii. BKPP akan mengadakan taklimat kepada pegawai pemeriksa yang dilantik BAHAGIAN IX LAPORAN SUMBANGAN UNIT AUDIT DALAM

118 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA sebelum pemeriksaan aset dilaksanakan. ix. BPM akan memastikan KEW.PA-7 diselenggara dengan kemaskini selaras dengan pekeliling kerajaan berkuat kuasa. 2. Pengauditan Susulan Terhadap Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021. Semakan teliti perlu di buat oleh Bahagian Akaun KPK bagi memastikan perekodan nilai aset yang tepat diperakaunkan dan mengenal pasti punca berlaku bayaran tidak mengikut dokumen kontrak. i. Templat ATK akan dikemaskini berdasarkan nilai baucar bayaran sebenar bagi sistem E-Kehadiran. Bagaimanapun, Bahagian Akaun masih dalam tindakan untuk mendapatkan pecahan nilai mengikut komponen Aset Tak Ketara (ATK) memandangkan nilai baucar bayaran adalah lump sum yang merangkumi komponen Aset Alih, ATK dan komponen yang tidak menepati kriteria aset. Oleh itu, sistem E-Kehadiran tidak dimasukkan dalam senarai ATK untuk dimigrasi ke dalam sistem iGFMAS bagi Batch 1 sehingga nilai komponen ATK dapat dikenal pasti betul dan tepat. ii. Nilai Komponen Aset Tak Ketara berjumlah RM104,940 termasuk caj GST 6% akan dimigrasi dan dimuat naik ke dalam sistem iGFMAS sebagai baki awal Aset Tak Ketara Kementerian. iii. Syarikat Prymax Technologies Sdn. Bhd. telah membayar semula lebihan bayaran sebanyak RM5,023.40 pada 9 Mac 2023 kepada MPOB. Bukti pembayaran dilampirkan bersama-sama maklum balas ini. iv. Memo dalaman dikeluarkan oleh BKPP kepada pegawai kewangan sebagai peringatan supaya perkara seperti ini tidak berulang pada masa hadapan. 2. 11.07.2023/ Mesyuarat JKA Bil. 2/2023 3. Pengauditan Susulan Terhadap Pengurusan Aset a. SPA perlu memastikan pelantikan Pegawai Penerima Aset hendaklah disegerakan bagi memastikan aset diterima dan dipertanggungjawabkan i. BKPP bersetuju dan mengambil maklum kelewatan mengeluarkan surat lantikan Pegawai Penerima Aset Alih sebagaimana yang telah diputuskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bilangan 4

119 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA oleh/kepada pegawai dilantik pada setiap masa. b. SPA perlu memastikan Aset Alih diguna sepenuhnya bagi memastikan tujuan perolehan sebenar dicapai. Tindakan sewajarnya perlu diambil segera sekiranya aset tidak dapat diguna mengikut tujuan asal. c. SPA perlu memastikan kesemua aset ditanda hak milik Kerajaan seterusnya mengelakkan risiko berkaitan aset. d. BKPP perlu mengambil tindakan tegas terhadap pegawai bertanggungjawab bagi memastikan Aset Alih diperiksa sepenuhnya. Tahun 2021 pada 21 Januari 2022. ii. BKPP akan memohon pandangan dan nasihat daripada Penasihat UndangUndang (PUU) berkaitan peraturan bagi penggunaan Pengunci Tayar Kenderaan. Cadangan Pengunci Tayar tersebut untuk dipindah atau ditawarkan kepada Kementerian/Agensi lain juga akan dibincangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang akan datang. Mesyuarat Jawatankuasa Audit berpandangan penyimpanan pengunci tayar kenderaan dikekalkan untuk keperluan akan datang. iii. Kesemua 4 unit Max Tag telah digunakan melibatkan MPI/PPK/R/21/5 – KSU; MPI/PPK/R/21/6 - Kenderaan Jabatan (MVT 1283); MPI/PPK/R/21/8 - Kenderaan Jabatan; dan MPI/PPK/R/21/10 - TKSU (K). iv. Penempatan semasa permaidani (MPI/PPK/R/21/38) adalah di Bilik Stor, Aras G. Seksyen Pengurusan Aset, BKPP akan membuat semakan semula ke atas permaidani tiada label yang berada di Bilik Pengawal Keselamatan. Mesyuarat JKA bersetuju pemeriksaan lanjut dibuat oleh Seksyen Pengurusan Aset bagi mengesahkan permaidani yang masih belum dilabelkan. v. Seksyen Pengurusan Aset dalam tindakan menawarkan aset-aset yang tidak gunakan oleh KPK (set bilik tidur, dapur gas & cooker hood) kepada Kementerian/Agensi yang memerlukan, bergantung kepada Kementerian/Agensi yang berminat (sekiranya ada). vi. Mesyuarat JKA bersetuju supaya tindakan bagi aset-aset yang tidak gunakan KPK diputuskan oleh Pengerusi

120 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA JKPAK dalam mesyuarat akan datang. vii. Memastikan prestasi pemeriksaan aset alih KPK pada tahun 2023 dapat mencapai sasaran 100%. 2. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut a. Daftar Harta Modal dan Daftar Aset Alih Bernilai Rendah perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan bagi memastikan rekod berkenaan aset adalah tepat. b. Tindakan lanjut terhadap pengunci tayar kenderaan perlu ditentukan segera bagi memastikan aset diurus dengan cekap dan teratur. c. Setiap pengeluaran dan penerimaan stok perlu dikemaskini dalam KEW.PS-3 bagi memastikan ketepatan bilangan fizikal dan kedudukan stok yang didaftar. d. Keperluan sebenar bagi penghantaran dokumen rasmi sama ada luar atau dalam negara perlu ditentukan oleh BKPP bagi memastikan kos penghantaran dengan nilai wang terbaik. e. BKPP perlu mendapatkan penjelasan takrifan bangunan lain daripada pembuat dasar bagi memastikan penyimpanan anak kunci ganti adalah selamat selaras dengan peraturan ditetapkan. f. Pegawai Kenderaan perlu memastikan buku log diselenggara dengan kemaskini bagi mengesahkan penggunaan kenderaan hanya untuk tujuan rasmi termasuk kawalan penyenggaraan berjadual. i. Pengemaskinian penempatan aset yang terkini telah selesai dibuat oleh Pegawai MyStep. ii. Pengerusi JKA Bilangan 2 Tahun 2023 menetapkan penyimpanan lima unit pengunci tayar kenderaan dikekalkan untuk keperluan akan datang. iii. BKPP akan memastikan transaksi pengeluaran stok lebih teratur dengan menetapkan permohonan pengeluaran stok diluluskan sebelum pengeluaran dibuat. iv. Pemantauan penggunaan ‘Track-On 9’ dan Kad AR (Surat Standard) digunakan bagi tujuan penghantaran dokumen rasmi di dalam negara sahaja dan jenis dokumen rasmi yang dihantar akan diselaraskan. v. Penyimpanan ‘Track-On 9’ dan Kad AR akan disimpan di dalam kabinet berkunci selaras dengan peraturan Kerajaan. vi. Anak kunci ganti peti besi akan disimpan di Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi (BPOPA), JANM. vii. Buku log kenderaan telah selesai dikemaskini. viii. Pegawai akan dibekalkan cop perakuan/pengesahan bahawa transaksi penggunaan KSBTTR adalah untuk tujuan rasmi.

121 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA 3. 12.10.2023/ Mesyuarat JKA Bil.3/2023 1. Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan [Peraturan Perolehan Badan Berkanun PersekutuanW.P 7.5)] BIL.1/2023: Pemeriksaan Terhadap Pengurusan Perolehan Di Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB) a. Pewartaan Lembaga Perolehan MPOB perlu dilaksanakan berdasarkan jawatan. b. Surat lantikan secara individu bagi ahli JKSH perlu dibuat secara bertulis. c. Rundingan harga bagi sesetengah perolehan secara sebut harga dengan pembekal sepatutnya tidak perlu dilakukan. d. Tambahan perolehan dua unit kenderaan sepatutnya mendapat kelulusan daripada Ketua Pengarah MPOB. e. SOP Perolehan MPOB yang merangkumi ketetapan seperti di Perenggan 1 hingga 5 dalam Pekeliling Perbendaharaan 7.5 perlu disediakan. i. Lembaga telah meluluskan penubuhan Jawatankuasa berdasarkan jawatan seperti dimaklumkan di dalam keputusan Mesyuarat Lembaga. ii. Mesyuarat memutuskan pewartaan Lembaga Perolehan perlu dilaksanakan oleh MPOB. iii. Rundingan Harga dibuat adalah berdasarkan keputusan Jawatankuasa bagi tujuan mendapatkan penjimatan kepada MPOB dan Kerajaan (bagi Projek-Projek Dana Kerajaan). iv. Kelulusan perolehan telah diluluskan oleh Ahli Jawatankuasa Sebut Harga A (JKSH A) yang telah dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pengarah (TKP) yang telah diamanahkan untuk menanggung tugas Ketua Pengarah (KP). Pengerusi mengarahkan surat peringatan dikeluarkan kepada pegawai terlibat. v. Pihak MPOB akan memuktamadkan SOP perolehan tersebut dan mengemukakan sesalinan kepada Kementerian, Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM), Jabatan Audit Negara (JAN) dan Bahagian Pengurusan Strategik Badan Berkanun, MOF sebelum 30 Jun 2024. 2. Penampilan Audit a. BKPP perlu memastikan myPortfolio disahkan sepenuhnya bagi memastikan pelaksanaan tugas yang tepat dilaksanakan oleh pegawai mengikut fungsi sebenar jawatan. b. BKPP perlu memastikan penetapan kuasa dan tugas ditandatangani oleh Pegawai Pengawal dengan lengkap bagi meningkatkan kawalan keselamatan dalam aspek prosedur kewangan. i. BKPP bersetuju bilangan perjawatan perlu mengikut waran perjawatan yang diluluskan serta memaklumkan tindakan pembetulan dan penyelarasan carta organisasi di setiap bahagian di dalam portal Kementerian akan dilaksanakan selewat-lewatnya 30 September 2023. ii. Carta Organisasi perlu dikemaskini mengikut Waran Perjawatan berkuat kuasa. iii. Pengerusi Mesyuarat JKA Bilangan 3 Tahun 2023

122 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA c. Tadbir urus dalam aspek lantikan dan fungsi jawatankuasa perlu ditambah baik bagi memastikan mesyuarat dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. menetapkan dua perjawatan Pembantu Operasi Gred N11/N14/N16 yang ditukarkan secara pentadbiran dipindah butiran oleh BPSM selaras dengan pekeliling yang berkuat kuasa. iv. BKPP akan mendapatkan tandatangan semula Pegawai Pengawal sebelum 30 September 2023. v. BKPP akan menyediakan terma rujukan serta pelantikan ahli jawatankuasa sebagai panduan kepada ahli mesyuarat sebelum 30 September 2023. 4. 12.01.2024/ Mesyuarat JKA Bil.4/2023 1. Pengauditan Akaun Belum Terima - KPK dan Agensi a. KPK perlu meningkatkan kawalan dalaman dengan mewujudkan Garis Panduan Dalaman bagi pelaksanaan pengurusan ABT yang lebih teratur dan berkesan. b. KPK perlu mewujudkan mekanisme pemantauan menyeluruh meliputi peringkat Kementerian dan Agensi untuk memastikan tindakan susulan diambil bagi mengelakkan berlakunya hutang lapuk. c. KPK perlu memastikan pegawai ABT yang terlibat menghadiri dan mengikuti kursus/latihan berkaitan pengurusan ABT bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pegawai. i. Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal Kepada Pegawai Perakaunan Di Bawah Kawalannya disediakan mengikut Arahan Perbendaharaan 11 (Pindaan 2023). Bagi pengurusan ABT tidak dinyatakan di dalam Arahan Perbendaharaan (Pindaan 2023), sebaliknya dinyatakan melalui Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 Pengurusan ABT. ii. BKPP memaklumkan akan membuat tambahan dan pengemaskinian Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai bagi pegawai ABT berdasarkan kepada ketetapan Arahan Perbendaharaan 11 dan dijangka selesai pada bulan Februari 2024 (minggu pertama). iii. Unit Kewangan dan Perolehan merupakan PTJ Tier 1 di KPK dan tidak mempunyai sebarang PTJ Tier 2 atau Tier 3 di bawahnya. Pelaksanaan Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 - Pengurusan ABT di peringkat KPK adalah secara menyeluruh. Penyediaan dan pemakaian Garis Panduan yang berasingan bagi pengurusan ABT adalah berbentuk duplication dan bertindih dengan Pekeliling

123 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA Perbendaharaan WP10.6 Pengurusan ABT. iv. Pelaporan dan pemantauan mengenai ABT termasuk ABT di peringkat Agensi merupakan salah satu agenda tetap dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) KPK. 2. Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan [Peraturan Perolehan Badan Berkanun PersekutuanW.P 7.5)] Bil.2/2023: Pemeriksaan Terhadap Pengurusan Perolehan Di Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) a. Semakan Audit mendapati 15 sampel surat setuju terima (SST) lewat dikeluarkan antara lapan (8) sehingga 36 hari. b. SOP tahun 2019 diperaku dan dimuktamadkan oleh Lembaga Pengarah LKTN pada 12 Disember 2019. Namun, SOP terkini yang dikemaskini pada tahun 2022 tidak dibentangkan kepada Lembaga Perolehan LKTN untuk tujuan perakuan dan dimuktamadkan oleh Lembaga Pengarah LKTN. c. Sesalinan SOP Perolehan LKTN telah dikemukakan kepada Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) dan Jabatan Audit Negara (JAN) dan sesalinan ke Bahagian Pengurusan Strategik Badan Berkanun, MOF bagi tujuan rekod. i. LKTN telah mewujudkan peraturan dalaman di mana SST dikeluarkan dalam tempoh 14 hari selepas keputusan perolehan dimuktamadkan. ii. Peraturan dalaman ini akan dimasukkan dalam SOP Perolehan LKTN (kemas kini 2023/2024) yang dibentangkan dalam mesyuarat Lembaga Perolehan LKTN pada 29 Januari 2024. iii. LKTN dalam proses penyediaan SOP Perolehan (kemas kini 2023/2024) berpandukan daripada Bengkel Pemahaman dan Penyediaan Deraf Tatacara Pengurusan Kewangan KPK dan Agensi berdasarkan kepada Arahan Perbendaharaan pada 1-3 November 2023 di MPOB. iv. LTKN akan menghantar sesalinan SOP Perolehan yang sedang dikemas kini KPK, SPRM, JAN dan MOF setelah dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah LKTN pada 6 Februari 2024.

124 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 19. TINDAKAN PENGURUSAN KE ATAS LAPORAN UNIT AUDIT DALAM UAD bertanggungjawab menjalankan pengauditan di peringkat Kementerian dan agensi di bawah seliaannya. Semua laporan Audit yang terkandung dalam Laporan Tahunan Unit Audit Dalam ini telah dikemukakan kepada pihak auditi. Hasil pengauditan yang dilaksanakan juga telah dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha. Jawatankuasa Audit ini telah bersidang mengikut jadual sebagai mana ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. Tindakan pembetulan dan penambahbaikan juga telah diambil dengan segera terhadap kelemahan-kelemahan yang dibangkitkan dalam laporan mengikut arahan Jawatankuasa Audit. 20. MASALAH YANG DIHADAPI Pihak UAD tiada menghadapi sebarang masalah dan halangan yang timbul sewaktu menjalankan pengauditan. Kerjasama diberikan oleh KPK dan Agensi telah melancarkan proses pengauditan yang dijalankan. 21. LATIHAN YANG DIHADIRI OLEH PEGAWAI UAD Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) melalui surat dengan nombor rujukan: JPA(I)S.175/4/1-1 Klt.22(38) bertarikh 29 Februari 2016 yang menekankan pelaksanaan dasar berkursus tujuh (7) hari setahun bagi semua anggota perkhidmatan awam. Sehubungan dengan itu, warga UAD sentiasa berusaha untuk meningkatkan pengetahuan dan kompetensi secara berterusan dalam bidang pengauditan dengan menghadiri pelbagai kursus/bengkel/latihan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 15. JADUAL 15 REKOD KURSUS PEGAWAI UNIT AUDIT DALAM KPK 2023 BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH i. PUAN NOOR FATIHAH BINTI WAN HASSAN 1. Sambutan Hari Audit & Persidangan Juruaudit Sektor Awam Tahun 2022/2023 - “Alam Sekitar, Sosial Dan Tadbir Urus (Esg) Dalam Pengauditan Sektor Awam” 17 Januari 2023 ( Selasa) Jabatan Audit Negara Jabatan Audit Negara 17.01.2023 2. Majlis Amanat Kementerian Tahun Baru 2023 YAB Timbalan Perdana Menteri dan Menteri Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna Aras G, KPK 26.01.2023 BAHAGIAN X PERKARA-PERKARA AM

125 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH 3. Program Pemukiman Tahun 2023 Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Hotel Seri Pacific, Kuala Lumpur 26.02.2023 hingga 28.02.2023 4. Majlis Perhimpunan Madani Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 10.08.2023 5. Program [email protected] Sesi Perkongsian Ilmu: Pemakanan Lazat Dan Berkhasiat Untuk Seisi Keluarga Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik Mesyuarat Cengal 24.08.2023 6. Ceramah Eksekutif Jabatan Audit Negara Tahun 2023 - “Pengukuhan Tatakelola Pengauditan Dalam Meneraju Malaysia Madani” 13/9/2023 Jabatan Audit Negara Jabatan Audit Negara 13.09.2023 7. Kursus Pengauditan Perolehan Kerajaan (Pertengahan) Pada 18 Dan 19 September 2023 (Kursus Laluan Kerjaya) Akademi Audit Negara Akademi Audit Negara 18.09.2023 Hingga 19.09.2023 8. Program Bicara Eksekutif Pemantapan Tadbir Urus Ahli Lembaga Pengarah Di Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 11.10.2023 9. Mesyuarat Pemukiman Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) Bagi Penetapan Sasaran 2024 - Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK, 31.10.2023 hingga 02.11.2023 10. Mesyuarat Pemukiman Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) Bagi Penetapan Sasaran 2024 - Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK, 31.10.2023 hingga 02.11.2023 11. Mesyuarat Pemukiman Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) Bagi Penetapan Sasaran 2024 - Sesi 3 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK, 31.10.2023 hingga 02.11.2023 12. Kursus Pegawai Pengelas Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 14.11.2023 13. Majlis Perjumpaan Ketua Audit Negara Sempena Sambutan Hari Integriti Peringkat Jabatan Audit Negara Tahun 2023 Secara Dalam Talian 24/11/2023 Jabatan Audit Negara Jabatan Audit Negara 24.11.2023 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 22 ii. ENCIK BADEROLHI SHAM BIN MD. NOR 1. Sesi Perkongsian Ilmu: Keseronokan Bekerja Kementerian Perladangan Dan Komoditi Secara Dalam Talian 31.01.2023 2. Seminar Pengurusan Kewangan Bakal Pesara 2023 Agensi Luar Secara Dalam Talian 15.02.2023 3. Kursus Penyediaan Memorandum Perancangan Audit (MPA) Agensi Luar Secara Dalam Talian 28.02.2023 4. Kursus Pengurusan Perolehan Kerajaan Agensi Luar Secara Dalam Talian 06.03.2023 hingga 09.03.2023 5. Kursus Integriti Dan Tadbir Urus Terbaik Dalam Pengurusan Kewangan Kerajaan Agensi Luar Secara Dalam Talian 27.03.2023 hingga 28.03.2023 6. Sesi Perkongsian Ilmu: Urus Konflik Anda Kementerian Perladangan Dan Komoditi Secara Dalam Talian 13.04.2023 7. Kursus Pengurusan Aset Alih Agensi Luar Secara Dalam Talian 07.06.2023 hingga 08.06.2023 8. Strategic Transformative Leadership For Executives (STLEX) Kementerian Perladangan dan Komoditi Mercure Hotel Langkawi, Kedah 24.07.2023 hingga 27.07.2023

126 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH 9. Pelaksanaan Program Penilaian Celik Digital Penjawat Awam Di Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) Dan Agensi Di Bawah Kementerian Kementerian Perladangan Dan Komoditi Pejabat KPK 01.08.2023 10. Program Sembang Santai YBhg. Dato' Ksu Bersama-Sama Warga Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 08.08.2023 11. Kursus Pengurusan Aset Alih Agensi Luar Online 09.08.2023 12. Kursus Auditan Pengurusan Projek Pembangunan Agensi Luar Ideas Hotel, Jalan Raja Laut, Kuala Lumpur 28.08.2023 hingga 30.08.2023 13. Sesi Perkongsian Ilmu: Keluarga Sandwic; Antara Kasih Sayang & Tanggungjawab Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Dalam Talian 21.09.2023 14. Program Puspanita Bicara Agama: Keluarga Bahagia Mengikut Sunnah Rasulullah S.A.W Program Puspanita Bicara Agama: Keluarga Bahagia Mengikut Sunnah Rasulullah S.A.W Dewan Keruing, Aras 9, KPK 27.09.2023 15. Artificial Intelligence (AI) Dalam Pengauditan: Suatu Realiti Atau Khayalan? Agensi Luar Webinar-Online 02.10.2023 16. Webinar Jabatan Audit Negara Siri 2 Tahun 2023 - Artificial Intelligence (AI) Dalam Pengauditan: Suatu Realiti Atau Khayalan? Agensi Luar Secara Dalam Talian 02.10.2023 17. Final Presentation The Catalyst Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 16.10.2023 18. Bengkel Pemahaman Dan Penyediaan Draf Tatacara Pengurusan Kewangan Kpk Dan Agensi Berdasarkan Kepada Arahan Perbendaharaan (AP) Pindaan 2023 Dan Pekeliling Perbendaharaan Yang Sedang Berkuatkuasa Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Sawit, Malaysian Palm Oil Board (MPOB) 01.03.2023 hingga 03.03.2023 19. Sesi Perkongsian Ilmu: Ada Apa Dengan BBA ? Kementerian Perladangan Dan Komoditi Secara Dalam Talian 20.11.2023 20. Majlis Pelancaran Hari Agrikomoditi Negera 2023 Kementerian Perladangan Dan Komoditi Putra Hall B, Level Concourse, Green Zone, PICC 05.12.2023 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 32 iii. PUAN NURUL SHAHIRAH BINTI CHE AMRAN 1. Sesi Perkongsian Ilmu: Keseronkan Bekerja Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Dalam Talian 31.01.2023 2. Program Familiarisasi Ke Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia (MTIB) Kementerian Perladangan dan Komoditi Fidec& Wisdec, Selangor 16.02.2023 3. Kursus Pemantapan Kepimpinan dan Pengukuhan Pasukan Bagi Pegawai Pengurusan Dan Profesional (P&P)-Sesi 1, Sesi 2 dan Sesi 3 Kementerian Perladangan dan Komoditi Lembah Azwen Resort, Hulu Langat Selangor 16.03.2023 hingga 18.03.2023 4. Majlis Perhimpunan Bulanan dan Berbuka Puasa Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G 30.03.2023 5. Program Pementoran Training Of Trainers (TOT) KPPK-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing Aras 9 KPK 09.05.2023 hingga 10.05.2023 6. Bengkel Hands-On Penggunaan Web OPAC Sistem Pengurusan Perpustakaan KOHA Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Perpustakaan Kementerian 31.05.2023

127 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH Perladangan dan Komoditi 7. Kursus Modul Sistem Pengurusan Aset (SPA) Untuk Pegawai Aset Dan Pembantu Pegawai Aset Bahagian / Unit - Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 17.07.2023 hingga 18.07.2023 8. Kursus Modul Sistem Pengurusan Aset (SPA) Untuk Pegawai Aset Dan Pembantu Pegawai Aset Bahagian / Unit - Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 17.07.2023 hingga 18.07.2023 9. Bengkel Pengemaskinian Klasifikasi Fail Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 03.08.2023 10. Program Sembang Santai YBhg. Dato' KSU Bersama-Sama Warga Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 08.08.2023 11. Kursus Neuro-Linguistic Programming (NLP) (Komunikasi) - Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 09.10.2023 hingga 10.10.2023 12. Kursus Neuro-Linguistic Programming (NLP) (Komunikasi) - Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 09.10.2023 hingga 10.10.2023 13. Majlis Perhimpunan Madani Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 01.08.2023 14. Program [email protected] Sesi Perkongsian Ilmu: Pemakanan Lazat Dan Berkhasiat Untuk Seisi Keluarga Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik Mesyuarat Cengal 24.08.2023 15. Program Puspanita Bicara Agama: Keluarga Bahagia Mengikut Sunnah Rasulullah S.A.W Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 27.09.2023 16. Mesyuarat Pemukiman Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) Bagi Penetapan Sasaran 2024 - Sesi 3 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK, Putrajaya 31.10.2023 17. Program Aspirasi YB Menteri & Majlis Apresiasi Warga KPK Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 18.12.2023 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 24 iv. PUAN SITI KHADIJAH BINTI HJ. TORMAN 1. Majlis Amanat Tahun Baharu 2023 Yab Timbalan Perdana Menteri Dan Menteri Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G 26.01.2023 2. Sesi Perkongsian Ilmu: Kesedaran Jenayah Komersil Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Dalam Talian 21.03.2023 3. Ringgit Sentap Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Dalam Talian 13.04.2023 4. Program Sembang Santai Ybhg. Dato' Ksu Bersama-Sama Warga Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 08.08.2023 5. Majlis Perhimpunan Madani Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 10.08.2023 6. Sesi Perkongsian Ilmu : Keluarga Sandwic; Antara Kasih Sayang & Tanggungjawab Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara DalamTalian 21.09.2023 7. Sesi Hands-On Pelaksanaan Sasaran Kerja Utama (Sku) Dan Penglibatan & Sumbangan Dalam Sub Modul Myperformance Melalui Hrmis Bagi Pentadbir Bahagian/Unit Di KPK Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 22.09.2023

128 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH 8. Hari PSM2U & Pentauliahan Ahli Akrab Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 24.10.2023 9. Program Aspirasi Yb Menteri & Majlis Apresiasi Warga KPK Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 18.12.2023 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 9 v. ENCIK MUHAMAD HAZRUL BIN ROSELI 1. Kursus Keselamatan Dokumen Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 28.07.2023 2. Masterclass 3.0 @ KPK : Tips Menghasilkan Video Pendek Kreatif Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Dalam Talian 28.07.2023 3. Program Sembang Santai YBhg. Dato' KSU Bersama-Sama Warga Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 08.08.2023 4. Majlis Perhimpunan Madani Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 10.08.2023 5. Program Puspanita Bicara Agama: Keluarga Bahagia Mengikut Sunnah Rasulullah S.A.W Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 27.09.2023 6. Kursus Asas Menyelamat Dan Pertolongan Cemas Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 11.10.2023 7. Hari PSM2U & Pentauliahan Ahli Akrab Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 24.10.2023 8. Team Bonding Pelaksana Siri 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Nafoura Putrajaya, Shaftbury Mall Putrajaya 23.11.2023 9. Program Aspirasi YB Menteri & Majlis Apresiasi Warga KPK Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 18.12.2023 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 9 vi. ENCIK AFZAINIZAM BIN ZAINAL ABIDIN 1. Kursus Penyediaan Memorandum Perancangan Audit (MPA) Kementerian Kewangan Secara Dalam Talian 27.02.2023 hingga 28.02.2023 2. Masterclass 3.0 @ KPK : Tips Menghasilkan Video Pendek Kreatif Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Dalam Talian 28.07.2023 3. Program Sembang Santai YBhg. Dato' KSU Bersama-Sama Warga Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 08.08.2023 4. Majlis Perhimpunan Madani Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 10.08.2023 5. Perhimpunan Malaysia Bersama Palestin Jabatan Perdana Menteri Axiata Arena, Bukit Jalil 24.10.2023 6. Program Familiarisasi Ke Lembaga Getah Malaysia (LGM), Sungai Buloh, Selangor Kementerian Perladangan dan Komoditi LGM, Sg. Buloh, Selangor 08.11.2023 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 7 vii. PUAN NORSLINDA BINTI MOHAMMED NOOR 1. Sesi Perkongsian Ilmu: Kesedaran Jenayah Komersil Kementerian Perladangan Dan Komoditi Sesi Pembelajaran Online 21 Mac 2023

129 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH 2. Bengkel Hands-On Penggunaan Web Opac Sistem Pengurusan Perpustakaan Koha Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 31 Mei 2023 3. Pengorbanan Dan Keberkatan Dalam Bekerja Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 22.06.2023 4. Kursus Keselamatan Dokumen Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 05.07.2023 5. Kursus Modul Sistem Pengurusan Aset (SPA) Untuk Pegawai Aset Dan Pembantu Pegawai Aset Bahagian/ Unit - Sesi 1 Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 17.07.2023 hingga 18.07.2023 6. Kursus Modul Sistem Pengurusan Aset (SPA) Untuk Pegawai Aset Dan Pembantu Pegawai Aset Bahagia / Unit - Sesi 2 Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 17.07.2023 hingga 18.07.2023 7. Bengkel Pengemaskinian Klasifikasi Fail Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 03.08.2023 8. Program Sembang Santai Ybhg. Dato' Ksu Bersama-Sama Warga Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 08.08.2023 9. Majlis Perhimpunan Madani Kementerian Perladangan Dan Komoditi Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 10.08.2023 10. Sesi Perkongsian Ilmu : Keluarga Sandwic; Antara Kasih Sayang & Tanggungjawab Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 21.09.2023 11. Sesi Hands-On Pelaksanaan Sasaran Kerja Utama (SKU) Dan Penglibatan & Sumbangan Dalam Sub Modul Myperformance Melalui Hrmis Bagi Pentadbir Bahagian/Unit Di KPK Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 22.09.2023 12. Hari PSM2U & Pentauliahan Ahli Akrab Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9, KPK 24.10.2023 13. Program Aspirasi YB Menteri & Majlis Apresiasi Warga KPK Kementerian Perladangan Dan Komoditi Dewan Serbaguna, Aras G, KPK 18.12.2023 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 15

130 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Secara amnya UAD KPK telah dapat melaksanakan tugasan pengauditan mengikut rancangan pengauditan tahun 2023 yang telah dibentangkan dan diluluskan dalam mesyuarat JKA. Peranan yang telah dilaksanakan oleh UAD KPK dalam aspek pengauditan khususnya dalam pengauditan pengurusan kewangan dan audit prestasi telah dapat membantu Kementerian dalam mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan kawalan dalaman Kementerian sekali gus dapat mempertingkatkan prestasi pengurusan kewangan Kementerian termasuk pengurusan aktiviti/program KPK. Pemerhatian dan penemuan Audit yang dilaporkan dalam laporan tahunan ini diharap dapat dijadikan panduan untuk mencapai tahap pengurusan kewangan yang lebih cemerlang dengan memastikan peraturan kewangan sedia ada dipatuhi dan kawalan dalaman diperkukuhkan di semua peringkat. Usaha penambahbaikan hendaklah dilakukan secara berterusan di semua peringkat pengurusan kewangan supaya kualiti pengurusan kewangan dapat dipertingkatkan. Bahagian/Agensi hendaklah mengadakan bengkel atau seminar pengurusan kewangan untuk pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab dalam pengurusan kewangan supaya mereka peka dengan peraturan dan pekeliling kewangan semasa. Sokongan dan komitmen daripada semua pihak yang terlibat amatlah diperlukan dalam memperkasakan lagi pengurusan kewangan dan kefahaman prosedur kewangan. Penyeliaan dan pemantauan yang berterusan akan dapat menghasilkan pengurusan kewangan yang cemerlang. Unit Audit Dalam Kementerian Perladangan Dan Komoditi BAHAGIAN XI PENUTUP

KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI No. 15, Level 8 Persiaran Perdana, Presint 2 62654 Putrajaya, MALAYSIA Telefon : 603 8000 8000 Faks : 603 8880 3482 Emel : [email protected] U N I T A U D I T D A L A M LAPORAN TAHUNAN