LTUAD 2023_KPK

38 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 8 Perwakilan Kuasa Pemegang Anak Kunci Peti Besi Dan Nombor Kombinasi (17.05.2023) (Sumber: Fail Penurunan Kuasa BKPP) c. Semakan lanjut mendapati kunci peti besi tersebut dipegang oleh Cik Melati binti Rosli, Akauntan Gred WA41 dan Encik Mohd Rozi bin Zakaria, Ketua Pembantu Tadbir (Kewangan) Gred W22. Nombor kombinasi pula disimpan oleh Puan Azinida binti Muhamad, Ketua Penolong Setiausaha Gred M52 sebagaimana diluluskan oleh Pegawai Pengawal. Pemeriksaan Audit pada 17 Mei 2023 pula mendapati peti besi telah ditempatkan dalam bilik Setiausaha Bahagian (SUB) BKPP. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 9. GAMBAR 9 Pandangan Dalam Peti Besi (17.05.2023) (Sumber: Pemeriksaan Fizikal UAD Di BKPP) 5.3.1.2. Penyimpanan Peti Besi a. Arahan Perbendaharaan perenggan 126 (a) menjelaskan semua wang tunai, cek, tiket, setem, buku kaunterfoil hasil, dokumen dan barang-barang lain yang berharga yang diterima oleh pejabat awam hendaklah disimpan dalam peti besi atau bilik kebal atau sekurang-kurangnya dalam kabinet besi berpalang yang ditempatkan dalam bilik berkunci dengan seberapa segera yang boleh. Wang tunai dan cek yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam bank. Peti wang tunai hendaklah disimpan ke dalam

39 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI peti besi atau bilik kebal atau sekurang-kurangnya dalam kabinet besi berpalang yang ditempatkan dalam bilik berkunci jika ada tempat sedemikian. b. Semakan Audit mendapati peti besi yang berada dalam bilik SUB BKPP tersimpan lima dokumen berharga selaras dengan pekeliling yang ditetapkan. Dokumen tersebut ialah bon jaminan dalam tempoh sah laku bagi tender dan sebut harga berjumlah RM61,145, dua Buku Daftar Kew.67, lima buku Daftar Kew.68, sembilan buku resit Kew.38 dan sebuah peti wang tunai untuk menyimpan baki duit Panjar Wang Runcit. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 5. JADUAL 5 DOKUMEN BON JAMINAN DISIMPAN DALAM PETI BESI BIL. BUTIRAN NOMBOR BON JAMINAN JUMLAH (RM) 1. Biz Objek Sdn.Bhd TCXG923753KUP 33,125 2. Nutriman Corporation Sdn. Bhd. SNSPBG212214 5,689 3. T Mat Security Sdn. Bhd. HQ-B165976-BPR 6,041 4. Asi Synergy Sdn. Bhd. SNSPG1224931 6,220 5. Nusa Energi IT Sdn. Bhd. 107BG22102818625 10,070 JUMLAH 61,145 Sumber: Fail Bon Jaminan 5.3.1.3. Penyimpanan Anak Kunci Ganti Bagi Peti Besi Tidak Teratur a. Arahan Perbendaharaan 135 menetapkan anak kunci ganti hendaklah disimpan di tempat selamat, boleh diakses dengan segera dan di bangunan lain yang diluluskan oleh Ketua Jabatan. Kementerian/Jabatan tidak boleh menyimpan anak kunci ganti di pejabat sendiri atau di pejabat lain yang berada dalam bangunan yang sama. Kementerian/ Jabatan juga dilarang untuk menyimpan sesama sendiri anak kunci ganti masingmasing. Anak kunci ganti yang disimpan hendaklah dipulangkan hanya apabila resit penyimpanan diserahkan balik dan dengan kebenaran bertulis Ketua Jabatan. Selain itu, anak kunci asal dan anak kunci pendua hendaklah digunakan berselang tahun. b. Pemeriksaan fizikal yang dijalankan pada 17 Mei 2023 dan temu bual bersama Encik Mohd Rozi Bin Zakaria, Ketua Pembantu Tadbir (Kewangan) Gred W22 memaklumkan bahawa anak kunci ganti peti besi masih lagi disimpan di Bahagian Akaun, KPK iaitu pejabat yang berada dalam bangunan yang sama. Selain itu, semakan lanjut terhadap memo bertarikh 2 Mac 2023 mendapati anak kunci asal dan anak kunci pendua peti besi telah digunakan berselang tahun seperti kehendak pekeliling. Bukti anak kunci ganti digunakan berselang tahun adalah seperti dalam Gambar 10.

40 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 10 Bukti Anak Kunci Ganti Digunakan Berselang Tahun (17.05.2023) (Sumber: Memo Perhubungan BKPP) Maklum balas BKPP pada 10 Julai 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2023 pada 11 Julai 2023 Punca: Penyimpanan anak kunci di bahagian dan aras yang berbeza kerana KPK hanya mempunyai satu bangunan sahaja. Pelan Tindakan: Anak kunci ganti peti besi akan disimpan di Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi (BPOPA), JANM. Tempoh Jangka Selesai: 31 Julai 2023. Pendapat Audit KPK masih belum melaksanakan penyimpanan anak kunci ganti di bangunan lain selaras dengan pekeliling berkuat kuasa.

41 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 5.3.2. Pelaksanaan Pemeriksaan Mengejut Di BKPP 5.3.2.1. Pemeriksaan Dalaman dan Pemeriksaan Mengejut a. Arahan Perbendaharaan 308 (a) menjelaskan Pegawai Pengawal dan Ketua Jabatan, selain menjalankan penyeliaan biasa berkenaan dengan urusan pejabat dan pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan 309, hendaklah dari semasa ke semasa menjalankan atau melantik pegawai lain untuk menjalankan pemeriksaan mengejut atas sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan atau perakaunan (termasuk perakaunan Aset Awam) yang dilakukan oleh pegawai di bawah kawalan pentadbirannya, bagi maksud mengetahui sama ada prosedur yang betul sentiasa diikuti. Hasil pemeriksaan itu hendaklah direkodkan dalam buku Arahan Perbendaharaan 309. b. Arahan Perbendaharaan 309 (a) menetapkan Ketua Jabatan hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam bulan, tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam tempoh enam bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan itu dijalankan ke atas setiap peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas lain yang menyimpan wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam Kementerian/Jabatannya, yang diamanahkan dengan penyimpanan Wang Awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. Ketua Jabatan yang telah dikenal pasti tidak boleh selanjutnya mewakilkan kuasa itu dan melantik pegawai lain untuk melaksanakan pemeriksaan mengejut. Ketua Jabatan yang menjalankan pemeriksaan mengejut tidak dibenarkan memegang kunci peti besi. c. Arahan Perbendaharaan 309 (b) turut menyatakan butiran yang dikehendaki dicatatkan dalam buku itu adalah seperti yang berikut: i. Tarikh dan masa pemeriksaan; ii. Nama pegawai yang wang tunai dan lain-lain dalam jagaannya diperiksa; iii. Amaun Wang Awam dan setem yang diamanahkan kepadanya; iv. Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya; v. Hasil pemeriksaan; dan vi. Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa. d. Semakan Audit mendapati pemeriksaan mengejut selaras dengan Arahan Perbendaharaan 308 (a) dan 309 (a) telah dijalankan oleh SUB BKPP, Puan Reni Junita binti Yahya masing-masing pada 22 Mac 2023. Semakan lanjut Audit mendapati hasil pemeriksaan mengejut tersebut direkodkan secara berasingan dalam buku Arahan Perbendaharaan 309. Rekod pemeriksaan mengejut selaras Arahan Perbendaharaan 309 (a) adalah seperti dalam Gambar 11.

42 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 11 Buku Arahan Perbendaharaan 309 dikemaskini (17.05.2023) (Sumber: Buku Pemeriksaan Mengejut AP309) 5.4. KAWALAN KENDERAAN KERAJAAN 5.4.1. Penggunaan Kenderaan Kerajaan 5.4.1.1. Rekod Penggunaan Buku Log Tidak Dikemaskini a. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 Lampiran C perenggan 4 menjelaskan Pegawai Kenderaan hendaklah memastikan buku log dicatat dan dikemaskini oleh pemandu setiap kali selesai menjalankan tugas dan memeriksa buku log dan membuat pengesahan pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan selewat-lewatnya sebelum 10 hari bulan berikutnya. Memastikan odometer berfungsi dengan baik dan memantau bacaan odometer di dalam Buku Log untuk tujuan penyenggaraan berjadual. Sekiranya odometer mengalami kerosakan, catatan hendaklah dibuat di dalam buku log dan jarak perjalanan hendaklah dianggarkan. b. Pemeriksaan fizikal pada 3 Mei 2023 terhadap dua jenis kenderaan iaitu Starex VBR 1784 dan Proton Persona VEA 2728 mendapati bacaan odometer dengan buku log adalah sama. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit mendapati rekod buku log tidak diselenggara dengan kemaskini oleh Pegawai Kenderaan dari bulan Januari hingga 17 Mei 2023. Maklumat yang tidak diselenggara melibatkan jumlah jarak perjalanan tidak dikira, pengisian nama dan tandatangan pengguna kenderaan tidak lengkap, tiada pengiraan kadar penggunaan bahan api bulanan untuk setiap kenderaan dan pengesahan rekod buku log tidak dibuat. Berdasarkan temu bual bersama Pegawai Kenderaan, buku log tidak lengkap adalah disebabkan perlunya pembetulan pengiraan kadar penggunaan bahan api bulanan dari peringkat awal.

43 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 10 Julai 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2023 pada 11 Julai 2023 Punca: Pengiraan cerakinan penggunaan bahan api sehingga Disember 2022 adalah tidak tepat dan perlu pengiraan semula oleh Pegawai Kenderaan, KPK. Pelan Tindakan: Buku log kenderaan telah selesai dikemaskini. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Buku log yang tidak dikemaskini menunjukkan rekod kawalan penggunaan kenderaan Kerajaan tidak teratur. 5.4.1.2. Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit a. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 perenggan 11 menjelaskan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit dan SmartTAG hendaklah dibekalkan kepada pegawai yang diperuntukkan Kereta Rasmi Jawatan. Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit boleh digunakan untuk tujuan: i. Pembayaran tol bagi perjalanan bertugas rasmi sahaja termasuk perjalanan pergi balik rumah/pejabat; dan ii. Pembayaran tempat letak kereta (parkir) di lokasi tugasan rasmi sahaja. b. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 perenggan 12.4 menjelaskan Pegawai Kenderaan hendaklah mendapatkan salinan penyata yang menunjukkan semua transaksi penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit daripada syarikat pembekal kad tersebut untuk tujuan penyemakan dan memastikan tidak berlakunya penyalahgunaan. c. Semakan Audit mendapati 16 unit Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit (KSBTTR) dan 10 unit Smart TAG dibekalkan kepada pegawai yang layak bagi setiap kenderaan di KPK. Semakan lanjut Audit melalui satu sampel penyata transaksi KSBTTR untuk tempoh 2 April sehingga 2 Mei 2023 pula mendapati kad telah digunakan pada hari minggu dan cuti umum termasuk bayaran tempat letak kereta di pusat beli-belah melibatkan 32 transaksi berjumlah RM86.26. Pihak Audit tidak

44 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI dapat mengesahkan sama ada penggunaan kad tersebut adalah untuk tujuan rasmi atau sebaliknya. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 6. JADUAL 6 PENGGUNANAN KAD SISTEM BAYARAN TOL TANPA RESIT BIL. TARIKH TRANSAKSI MASA TRANSAKSI TOUCH IN CATATAN JUMLAH (RM) 1. 02.04.2023 9.39 Pagi SILK Ahad (Cuti Minggu) 1.66 2. 02.04.2023 10.00 Pagi SILK Ahad (Cuti Minggu) 1.66 3. 02.04.2023 10.57 Pagi LDP Ahad (Cuti Minggu) 2.10 4. 02.04.2023 12.04 Pagi LDP Ahad (Cuti Minggu) 2.10 5. 02.04.2023 4.24 Petang Alamanda Pusat Beli Belah 3.00 6. 02.04.2023 4.32 Petang SILK Ahad (Cuti Minggu) 1.66 7. 02.04.2023 5.10 Petang SILK Ahad (Cuti Minggu) 1.66 8. 08.04.2023 10.41 Pagi LDP Sabtu (Cuti Minggu) 2.10 9. 08.04.2023 11.45 Pagi LDP Sabtu (Cuti Minggu) 2.10 10. 08.04.2023 2.27 Petang LDP Sabtu (Cuti Minggu) 2.10 11. 08.04.2023 2.30 Petang LDP Sabtu (Cuti Minggu) 2.10 12. 08.04.2023 6.10 Petang SKVE Sabtu (Cuti Minggu) 4.50 13. 08.04.2023 10.49 Malam SKVE Sabtu (Cuti Minggu) 4.50 14. 09.04.2023 10.05 Pagi SILK Ahad (Cuti Minggu) 1.66 15. 09.04.2023 11.06 Pagi SILK Ahad (Cuti Minggu) 1.66 16. 09.04.2023 11.15 Pagi PLUS Ahad (Cuti Minggu) 0.82 17. 09.04.2023 12.48 Tengah Hari PLUS Ahad (Cuti Minggu) 0.82 18. 09.04.2023 2.50 Petang SILK Ahad (Cuti Minggu) 1.66 19. 09.04.2023 3.50 Petang SILK Ahad (Cuti Minggu) 1.66 20. 10.04.2023 5.44 Petang D’Pulze Pusat Beli Belah 2.20 21. 15.04.2023 1.47 Petang SILK Sabtu (Cuti Minggu) 1.66 22. 15.04.2023 2.34 Petang SILK Sabtu (Cuti Minggu) 1.66 23. 15.04.2023 6.47 Petang SKVE Sabtu (Cuti Minggu) 4.50 24. 15.04.2023 11.22 Malam SKVE Sabtu (Cuti Minggu) 4.50 25. 16.04.2023 11.39 Pagi MEX Ahad (Cuti Minggu) 3.50 26. 16.04.2023 11.50 Pagi MEX Ahad (Cuti Minggu) 2.00 27. 16.04.2023 3.00 Petang MEX Ahad (Cuti Minggu) 2.00 28. 16.04.2023 3.11 Petang MEX Ahad (Cuti Minggu) 3.50 29. 24.04.2023 9.14 Pagi D’Pulze Pusat Beli Belah 3.30 30. 30.04.2023 6.43 Petang PLUS Ahad (Cuti Minggu) 14.60 31. 01.05.2023 8.43 Pagi SILK Isnin (Cuti Umum) 1.66 32. 01.05.2023 9.16 Pagi SILK Isnin (Cuti Umum) 1.66 JUMLAH KESELURUHAN 86.26 Sumber: Penyata Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit – MFG NO: 1615557135

45 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 10 Julai 2023 Punca: Tiada penetapan dalam kawalan dalaman kementerian berhubung penggunaan KSBTTR bagi Kereta Rasmi Jawatan. Pelan Tindakan: Pegawai akan dibekalkan cop perakuan /pengesahan bahawa transaksi penggunaan KSBTTR adalah untuk tujuan rasmi. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. 5.4.1.3. Rekod Pergerakan Kad Inden Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 Lampiran A perenggan 7 menetapkan Pegawai Kenderaan mestilah menyediakan buku rekod pergerakan Kad Inden kenderaan. Buku rekod ini hendaklah dikemaskini, dijaga dengan baik dan diperiksa oleh Ketua Jabatan dari semasa ke semasa. Semakan Audit mendapati pergerakan kad inden di KPK telah direkodkan dengan lengkap dan dikemaskini. Buku rekod ini juga telah disimpan dengan baik oleh Pegawai Kenderaan dalam laci berkunci di bilik beliau. 5.4.1.4. Keselamatan Kenderaan a. Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 perenggan 18 menjelaskan kenderaan Kerajaan hendaklah sentiasa dikunci dengan selamat apabila tidak digunakan. Bagi Kenderaan Jabatan, semua set kunci disimpan oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa semasa kenderaan tidak digunakan. Satu set kunci hendaklah diberi kepada pemandu semasa bertugas. Bagi Kereta Rasmi Jawatan, semua set kunci hendaklah diserahkan kepada pengguna. Kenderaan Kerajaan kecuali Kereta Konsesi hendaklah dibekalkan dengan kunci tambahan seperti pengunci stereng di mana sesuai bagi tujuan keselamatan. b. Semakan Audit melalui pemeriksaan fizikal pada 3 Mei 2023 mendapati set kunci kenderaan yang tidak digunakan disimpan dengan selamat di dalam peti berkunci oleh pegawai bertanggungjawab terlibat.

46 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 5.5. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya, kawalan dalaman terhadap urusan hasil, wang awam, harta awam dan barang berharga di KPK adalah baik. Namun, bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: i. Daftar Harta Modal dan Daftar Aset Alih Bernilai Rendah perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan bagi memastikan rekod berkenaan aset adalah tepat. ii. Tindakan lanjut terhadap pengunci tayar kenderaan perlu ditentukan segera bagi memastikan aset diurus dengan cekap dan teratur. iii. Setiap pengeluaran dan penerimaan stok perlu dikemaskini dalam KEW.PS-3 bagi memastikan ketepatan bilangan fizikal dan kedudukan stok yang didaftar. iv. Keperluan sebenar bagi penghantaran dokumen rasmi sama ada luar atau dalam negara perlu ditentukan oleh BKPP bagi memastikan kos penghantaran dengan nilai wang terbaik. v. BKPP perlu mendapatkan penjelasan takrifan bangunan lain daripada pembuat dasar bagi memastikan penyimpanan anak kunci ganti adalah selamat selaras dengan peraturan ditetapkan. vi. Pegawai Kenderaan perlu memastikan buku log diselenggara dengan kemaskini bagi mengesahkan penggunaan kenderaan hanya untuk tujuan rasmi termasuk kawalan penyenggaraan berjadual.

47 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 6. PENGAUDITAN SUSULAN TERHADAP PENGESAHAN DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI BAGI TEMPOH BERAKHIR 31 DISEMBER 2021 - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Latar Belakang i. Bahagian Akaun, KPK ditubuhkan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2013 Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kerajaan Persekutuan berikutan dengan pelaksanaan Transformasi Perakaunan Tunai Ubah Suai kepada Perakaunan Akruan. Antara fungsi bahagian ialah memastikan ketepatan maklumat kewangan kementerian dan seterusnya meningkatkan integriti maklumat Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan. ii. Unit Audit Dalam (UAD) telah menerima memo rujukan MPIC.400- 1/10/2 (15) bertarikh 25 Januari 2022 daripada Timbalan Ketua Akauntan, Bahagian Akaun untuk melaksanakan pengesahan data baki awal aset dan liabiliti bagi tempoh berakhir Disember 2021 yang belum dimigrasi ke sistem iGFMAS KPK. iii. Hasil pengesahan tersebut pihak Audit telah mengemukakan Pemerhatian Audit memo rujukan MPIC.400-12/6/1(34) bertarikh 1 Mac 2022 kepada Bahagian Akaun KPK. Laporan Audit memo rujukan MPIC.400-12/6/1(37) telah dikemukakan pada 19 Mei 2022. iv. UAD telah menerima maklum balas pengesahan data baki awal aset dan liabiliti bagi tempoh berakhir Disember 2021 dari Bahagian Akaun KPK melalui memo rujukan MPIC.400-1/10/2 (16) bertarikh 25 Mac 2022. v. Mengikut rekod UAD, item yang memerlukan tindakan pelarasan ke atas kesilapan perakaunan data aset dan liabiliti bagi tahun perakaunan 2018 hingga 2021 adalah 12 unit Aset Alih Hadiah yang belum dimigrasi (Biometric Reader); Satu unit Aset Alih yang belum dimigrasi (Permaidani) dan Aset Ketara (ATK) yang belum dimigrasi (Sistem EKehadiran Biometrik). vi. Nilai akhir item ATK masih belum dimuktamadkan kerana berlaku perbezaan nilai kontrak dan bayaran sebenar perolehan. Objektif Pengauditan Pengauditan susulan ini dijalankan untuk mengesahkan nilai sebenar Aset Tak Ketara bagi Sistem e-Kehadiran Biometrik adalah betul dan tepat. Skop Pengauditan i. Pengauditan susulan ini dijalankan terhadap dokumen berkaitan kontrak bagi perolehan Membekal, Memasang, Mengkonfigurasi, Mengintegrasi Dan Mentauliah Peralatan Perakam Waktu Biometrik Dan Sistem EKehadiran serta salinan baucar bayaran yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun KPK. Pengesahan Audit turut dilaksanakan terhadap dokumen yang direkodkan dalam Sistem Pengurusan Aset. ii. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga telah dijalankan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Selain itu, pihak Audit juga menjalankan pemeriksaan fizikal pada 12 Disember 2022 bagi tujuan pengesahan Aset Alih di lokasi yang didaftarkan. Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS) dan peraturan Kerajaan berkaitan telah dirujuk bagi pengauditan ini.

48 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Rumusan Audit i. Pelarasan terhadap Aset Tak Ketara bagi sistem E-Kehadiran untuk tujuan migrasi ke dalam sistem iGFMAS bernilai RM104,940.00 akan dilaksanakan pada suku 3 tahun 2023 berdasarkan arahan migrasi Ibu Pejabat Jabatan Akauntan Negara Malaysia. ii. Bayaran lebihan sebanyak RM5,023.40 telah dapat dituntut dari Syarikat Pembekal. Namun, masih tiada penjelasan terhadap arahan bayaran oleh BKPP kepada MPOB yang tidak mengikut nilai jadual tuntutan bayaran kontrak berjumlah RM139,538.40. 6.1. DATA PENGESAHAN ASET Laporan Audit bertarikh 19 Mei 2022 bagi Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021 adalah dirujuk seperti berikut. 6.1.1. Perenggan 1.4.6. - “Semakan lanjut mendapati nilai yang direkodkan oleh Bahagian Akaun dan rekod dalam sistem SPA adalah berdasarkan Jadual Tawaran Harga Pembekal termasuk GST1 berjumlah RM139,538.40. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati nilai baucar bayaran adalah berjumlah RM144,561.80 dengan perbezaan sejumlah RM5,023.40. Perbezaan ini disebabkan nilai GST yang tidak diambil kira bagi dua (2) daripada tiga (3) fasa bayaran mengikut kontrak. Butiran bayaran bagi Sistem e-Kehadiran Biometrik mengikut baucar bayaran adalah seperti di Jadual 8.” JADUAL 8 BAYARAN SEBENAR SISTEM E-KEHADIRAN BIOMETRIK BIL. BUTIRAN BAYARAN BERDASARKAN BAUCAR NO.BAUCAR/ TARIKH NILAI JUALAN (RM) GST @ 6% (RM) JUMLAH BAYARAN (RM) REKOD NILAI SPA SAMA SEPERTI NILAI BAYARAN 1. Pertama - 40% 391522 / 15.03.2018 52,656.00 3,159.36 55,815.36 Ya 2. Kedua - 54% 404741 / 17.07.2018 75,350.75 4,521.05 79,871.80 Tidak 3. Ketiga - 6% 441076 / 26.06.2019 8,372.30 502.34 8,874.64 Tidak JUMLAH KESELURUHAN 136,379.05 8,182.75 144,561.80 Sumber: Baucar Bayaran 6.1.2. Perenggan 1.4.7. – “Selain itu, semakan Audit mendapati nilai bagi Aset Tak Ketara adalah sejumlah RM104,490 termasuk GST daripada jumlah keseluruhan RM139,538.40 yang direkodkan Bahagian Akaun. Bagaimanapun, perkiraan Audit mendapati jumlah sebenar Aset Tak Ketara tersebut adalah RM104,940. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 9.” Cukai Barang & Perkhidmatan (GST) berkuat kuasa mulai 1 April 2015 hingga 31 Mei 2018 melibatkan pembekalan berkadar standard sebanyak 6%.

49 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 9 PERBEZAAN NILAI ASET TAK KETARA PERKARA REKOD BAHAGIAN AKAUN (RM) BUTIRAN ASET TAK KETARA BERDASARKAN JADUAL TAWARAN HARGA (RM) Jumlah Kos - 99,000 GST @ 6% - 5,940 JUMLAH 104,490 104,940 Sumber: Jadual Tawaran Harga Maklum balas Auditi pada 25 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Templat ATK akan dikemaskini berdasarkan nilai baucar bayaran sebenar bagi sistem E-Kehadiran. Bagaimanapun, Bahagian Akaun masih dalam tindakan untuk mendapatkan pecahan nilai mengikut komponen Aset Tak Ketara (ATK) memandangkan nilai baucar bayaran adalah lump sum yang merangkumi komponen Aset Alih, ATK dan komponen yang tidak menepati kriteria aset. Oleh itu, sistem E-Kehadiran tidak dimasukkan dalam senarai ATK untuk dimigrasi ke dalam sistem iGFMAS bagi Batch 1 sehingga nilai komponen ATK dapat dikenal pasti betul dan tepat. Tempoh Jangka Selesai: Tidak dinyatakan. 6.2. SUSULAN AUDIT Semakan susulan Audit terhadap baucar bayaran dan dokumen kontrak bagi perolehan Membekal, Memasang, Mengkonfigurasi, Mengintegrasi Dan Mentauliah Peralatan Perakam Waktu Biometrik Dan Sistem E-Kehadiran yang dibuat pada tahun 2018 mengesahkan perkara seperti diterangkan dalam perenggan berikut: 6.2.1. Nilai Perolehan Peralatan Perakam Waktu Biometrik Dan Sistem e-Kehadiran Belum Dimuktamadkan a. Merujuk kepada jadual tawaran harga keseluruhan dalam dokumen kontrak oleh Syarikat Prymax Technologies Sdn. Bhd., perolehan perakam waktu biometrik dan Sistem e-Kehadiran melibatkan 12 unit Aset Alih sejumlah RM30,000, 12 unit Aset Bernilai Rendah sejumlah RM2,640 dan Aset Tak Ketara (ATK) dalam kategori Harta Bukan Intelek sejumlah RM99,000. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 1.

50 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 1 PEROLEHAN PERALATAN PERAKAM WAKTU BIOMETRIK DAN SISTEM E-KEHADIRAN BIL. KATEGORI ASET KUANTITI (Unit) JUMLAH KOS (RM) 1. Aset Alih – Mesin Perakam Waktu Biometrik 12 30,000.00 2. Aset Bernilai Rendah – Mini UPS 12 2,640.00 3. Aset Tak Ketara 1 99,000.00 JUMLAH KOS 131,640.00 6% GST 7,898.40 JUMLAH KESELURUHAN + GST 139,538.40 Sumber: Dokumen Kontrak - Jadual Tawaran Harga b. Berdasarkan kepada butiran perolehan seperti dalam Jadual 1, semakan Audit mendapati jumlah sebenar pecahan nilai patut direkodkan sebagai komponen ATK adalah berjumlah RM104,940 termasuk caj GST 6% yang dikenakan seperti dinyatakan dalam perenggan 1.4.7., Jadual 9, Laporan Audit bertarikh 19 Mei 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 2. JADUAL 2 PECAHAN NILAI PEROLEHAN BAGI PERALATAN PERAKAM WAKTU BIOMETRIK DAN SISTEM E-KEHADIRAN BIL. ITEM KUANTITI (UNIT) JUMLAH KOS (RM) GST - 6% (RM) JUMLAH KESELURUHAN + GST (RM) 1. Aset Alih – Mesin Perakam Waktu Biometrik 12 30,000.00 1,800.00 31,800.00 2. Aset Bernilai Rendah – Mini UPS 12 2,640.00 158.40 2,798.40 3. Aset Tak Ketara (Sistem e-Kehadiran) 1 99,000.00 5,940.00 104,940.00 JUMLAH 131,640.00 7,898.40 139,538.40 Sumber: Fail UAD

51 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas Auditi pada 6 April 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 1 Tahun 2023 pada 14 April 2023 Punca: Perbezaan Jadual tawaran keseluruhan mengikut kontrak berbanding bayaran sebenar yang dibuat oleh MPOB. Pelan Tindakan: Nilai Komponen Aset Tak Ketara berjumlah RM104,940 termasuk caj GST 6% akan dimigrasi dan dimuat naik ke dalam sistem iGFMAS sebagai baki awal Aset Tak Ketara Kementerian. Tempoh Jangka Selesai: Suku 3 tahun 2023 berdasarkan arahan migrasi Ibu Pejabat Jabatan Akauntan Negara Malaysia yang akan dikeluarkan kelak. Pendapat Audit Baki awal Aset Tak Ketara dapat dimigrasi dan dimuat naik ke dalam sistem iGFMAS berdasarkan nilai yang tepat. 6.2.2. Bayaran Tidak Mengikut Dokumen Kontrak a. Merujuk kepada Surat Setuju Terima nombor rujukan MPIC(S)400-10/2/2 Jld.5(22) bertarikh 7 November 2017, perenggan 3 menjelaskan harga kontrak Membekal, Memasang, Mengkonfigurasi, Mengintegrasi Dan Mentauliah Peralatan Perakam Waktu Biometrik Dan Sistem E-Kehadiran Mesra Alam di Kementerian Perladangan dan Komoditi (MPIC), Putrajaya – No. Kontrak : MPIC 3/2017 adalah termasuk peruntukan kerajaan sebanyak 6% Cukai Barang dan Perkhidmatan (GST). b. Semakan Audit mendapati bayaran patut dituntut oleh syarikat Prymax Technologies Sdn. Bhd. mengikut dokumen kontrak adalah berjumlah RM139,538.40. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 3. JADUAL 3 JADUAL TUNTUTAN BAYARAN BERDASARKAN DOKUMEN KONTRAK TUNTUTAN BAYARAN PERATUS BAYARAN (%) NILAI (RM) Pertama 40 55,815.35 Kedua 54 75,350.75 Ketiga 6 8,372.30 JUMLAH 100 139,538.40 Sumber: Dokumen Kontrak

52 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Bagaimanapun, semakan lanjut mendapati arahan bayaran oleh BKPP kepada MPOB adalah berjumlah RM140,040.75 manakala bayaran yang dibuat oleh pihak MPOB adalah berjumlah RM144,561.80 berbanding nilai jadual tuntutan bayaran mengikut kontrak berjumlah RM139,538.40. Perbezaan nilai patut bayar mengikut kontrak berbanding bayaran sebenar oleh pihak MPOB kepada syarikat adalah lebihan sejumlah RM5,023.40. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 4. JADUAL 4 JADUAL TUNTUTAN BAYARAN BERDASARKAN DOKUMEN KONTRAK TUNTUTAN BAYARAN PERATUS BAYARAN (%) NILAI KOS (RM) (a) PATUT BAYAR MENGIKUT KONTRAK ARAHAN BAYARAN OLEH BKPP (RM) BAYARAN SEBENAR OLEH MPOB JUMLAH BEZA BAYARAN (RM) (f) = (e) – (d) GST @ 6% (b) JUMLAH (RM) (c) = (a) + (b) GST @ 6% (d) JUMLAH (RM) (e) = (a) + (d) Pertama 40 52,656.00 3,159.36 55,815.36 55,815.36 3,159.36 55,815.36 5,023.40 Kedua 54 71,085.60 4,265.14 75,350.74 75,350.75 4,521.05* 79,871.80* Ketiga 6 7,898.40 473.90 8,372.30 8,874.64* 502.34* 8,874.64* JUMLAH 100 131,640.00 7,898.40 139,538.40 140,040.75 8,182.75 144,561.80 Sumber: Fail Audit dan Dokumen Kontrak Nota: * Nilai berbeza berbanding kontrak d. Analisis Audit mendapati jadual tuntutan bayaran mengikut dokumen kontrak adalah berdasarkan nilai keseluruhan kos tuntutan termasuk caj 6% GST. Pihak Audit mendapati perbezaan arahan bayaran oleh BKPP bagi bayaran ketiga berlaku kerana mengikut tuntutan invois (RM8,874.64) daripada syarikat tanpa merujuk kepada jadual tuntutan bayaran dokumen kontrak. Seterusnya, perbezaan nilai tuntutan bayaran ke dua dan ketiga oleh pihak MPOB pula kerana telah mengambil kira caj GST sebanyak dua kali ke atas nilai kos. e. Perkara ini menyebabkan berlaku lebihan bayaran yang di buat oleh pihak MPOB mengakibatkan Kementerian masih belum memuktamadkan nilai Aset Tak Ketara yang perlu di migrasi ke sistem iGFMAS. Arahan bayaran oleh BKPP kepada pihak MPOB dan bayaran sebenar oleh pihak MPOB kepada syarikat Prymax Technologies Sdn. Bhd. adalah seperti dalam Jadual 5. JADUAL 5 ARAHAN BAYARAN BKPP KEPADA MPOB DAN BAYARAN SEBENAR MPOB BIL. ARAHAN BAYARAN OLEH BKPP BAYARAN OLEH PIHAK MPOB NOMBOR/ TARIKH INVOIS JUMLAH (RM) NOMBOR/ TARIKH BAUCAR JUMLAH (RM) 1. 00000450/22.01.2018 55,815.36 391522/15.03.2018 55,815.36 2. 00000499/19.04.2018 75,350.75 404741/17.07.2018 79,871.80 3. 00000621/Tiada 8,874.64 441076/26.06.2019 8,874.64 JUMLAH 140,040.75 JUMLAH 144,561.80 Sumber: Fail UAD

53 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas Auditi pada 6 April 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 1 Tahun 2023 pada 14 April 2023 Punca: Arahan bayaran oleh BKPP kepada MPOB terlebih sebanyak RM5,023.40. Pelan Tindakan: i. Syarikat Prymax Technologies Sdn. Bhd. telah membayar semula lebihan bayaran sebanyak RM5,023.40 pada 9 Mac 2023 kepada MPOB. Bukti pembayaran dilampirkan bersama-sama maklum balas ini. ii. Memo dalaman dikeluarkan oleh BKPP kepada pegawai kewangan sebagai peringatan supaya perkara seperti ini tidak berulang pada masa hadapan. Tempoh Jangka Selesai: i. Telah selesai. ii. Sehingga memo peringatan dikeluarkan. Pendapat Audit Berlaku arahan bayaran yang tidak tepat oleh BKPP kepada MPOB menyebabkan lebihan bayaran dibuat kepada syarikat pembekal. 6.3. PENUTUP DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya, satu (1) unit Aset Tak Ketara tidak direkodkan nilai sebenar selain berlaku bayaran tidak mengikut dokumen kontrak bagi perolehan Membekal, Memasang, Mengkonfigurasi, Mengintegrasi Dan Mentauliah Peralatan Perakam Waktu Biometrik Dan Sistem e-Kehadiran yang di buat pada tahun 2018. Namun, bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: i. Semakan teliti perlu di buat oleh Bahagian Akaun KPK bagi memastikan perekodan nilai aset yang tepat diperakaunkan dan mengenal pasti punca berlaku bayaran tidak mengikut dokumen kontrak.

54 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 7. PENGAUDITAN SUSULAN TERHADAP PENGURUSAN ASET - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Latar Belakang i. Unit Pentadbiran melalui Seksyen Pengurusan Aset (SPA) bertanggungjawab mengurus, menyelia dan memantau pengurusan aset. Peranan utama SPA ialah merangkumi hal-hal pentadbiran KPK antaranya pengurusan aset, keselamatan, fasiliti, rekod dan perpustakaan bagi memastikan semua urusan tersebut dilaksanakan dengan cekap dan berhemat. ii. Pada tahun 2021, Unit Audit Dalam (UAD), KPK telah melaksanakan pengauditan terhadap Pengurusan Aset di BKPP. Hasil pengauditan tersebut, pihak Audit telah mengemukakan Pemerhatian Audit dengan rujukan memo UAD MPIC.400-12/6/1(32) bertarikh 29 Disember 2021. iii. UAD telah menerima maklum balas pengauditan terhadap Pengurusan Aset di KPK daripada BKPP melalui e-mel bertarikh 10 Januari 2022. iv. Berdasarkan maklum balas BKPP, antara tindakan penambahbaikan yang akan diambil oleh BKPP adalah mengeluarkan surat pelantikan Pegawai Penerima Aset; mengadakan kursus berkaitan pengurusan aset; mengemaskini lokasi penempatan aset tidak diguna dan tidak disimpan di lokasi selamat; melupuskan aset tidak digunakan; melabelkan aset dengan nombor siri pendaftaran; serta merekodkan aduan kerosakan aset dalam KEW.PA-9. Objektif Pengauditan Pengauditan susulan ini dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan penambahbaikan terhadap penemuan Audit yang dilaporkan telah dilaksanakan sepenuhnya. Skop Pengauditan i. Pengauditan susulan ini dijalankan terhadap penemuan Audit yang masih belum diambil tindakan seperti maklum balas BKPP dalam Mesyuarat Penutup pada 11 Januari 2022 dan Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2021 pada 21 Januari 2022 melibatkan aspek penyelenggaraan rekod dan lokasi penempatan Aset Alih. ii. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat telah dijalankan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Selain itu, pihak Audit juga telah menjalankan pemeriksaan fizikal dalam tempoh pengauditan tersebut untuk pengesahan Aset Alih di lokasi yang didaftarkan. Rumusan Audit i. Status pengunci tayar kenderaan tidak dapat dikenal pasti kerana pemeriksaan aset tidak dilakukan pada tahun 2022 selain empat (4) daripada enam (6) unit Max Tag belum digunakan sepenuhnya. ii. Satu (1) daripada 33 unit Aset Alih masih belum dilabelkan manakala satu (1) Aset Alih walaupun telah dilabel tetapi tidak digunakan. iii. Sebanyak 13 unit Aset Alih masih tidak diperiksa pada tahun 2022.

55 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 7.1. PENGURUSAN ASET Pemerhatian Audit bagi Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset bertarikh 29 Disember 2021 yang dijalankan antara bulan September hingga November 2021 merumuskan perkara seperti berikut: i. Tiga (3) perolehan Aset Alih Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah yang bernilai RM26,040 telah diterima oleh pegawai yang tidak diberi kuasa. ii. Sebanyak 13 unit aset bernilai RM4,810 yang dibeli masih tidak digunakan setakat bulan November 2021. iii. Sebanyak 33 unit Aset Alih tidak dilabel dengan nombor siri pendaftaran. iv. Rekod pemeriksaan aset bagi tahun 2020 tidak mencapai kadar 100%. v. Seunit rak majalah yang dibeli pada 15 September 2021 telah rosak tetapi tidak direkodkan dalam KEW.PA-9. 7.2. SUSULAN AUDIT Susulan Audit telah dijalankan bagi mengesahkan tindakan yang dinyatakan dalam maklum balas BKPP terhadap penemuan Audit di atas dan diterangkan seperti dalam perenggan berikut. 7.2.1. Pelantikan Pegawai Penerima Aset a. Maklum balas BKPP pada 21 Januari 2022 menyatakan surat pelantikan Pegawai Penerima Aset baharu akan dikeluarkan kepada Encik Shahrizal Bin Mastor bagi memastikan aset diterima oleh pegawai yang diberi kuasa. b. Semakan susulan Audit di Unit Pengurusan Aset pada 26 Mac 2023 mendapati surat pelantikan Pegawai Penerima Aset Alih oleh Ketua Jabatan kepada Encik Shahrizal Bin Mastor telah dikeluarkan pada 8 Februari 2023. Tempoh yang diambil bagi lantikan tersebut adalah selama 383 hari.

56 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas Auditi pada 27 Jun 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2023 pada 11 Julai 2023 Punca: Pelantikan PT (Stor) sebagai penerima aset di BKPP adalah hanya sebagai pengganti sekiranya PT(Aset)/PPTK (Aset) tiada di pejabat. Pelan Tindakan: BKPP bersetuju dan mengambil maklum kelewatan mengeluarkan surat lantikan Pegawai Penerima Aset Alih sebagaimana yang telah diputuskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2021 pada 21 Januari 2022. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. 7.2.2. Aset Tidak Digunakan a. Keputusan JKA pada 21 Januari 2022 memutuskan BKPP perlu mengenal pasti tindakan lanjut yang boleh diambil bagi memastikan aset digunakan sepenuhnya dan perolehan aset di Kementerian perlu dibuat mengikut keperluan. Sebanyak 13 unit Aset Alih KPK telah dikenal pasti melibatkan lima (5) unit pengunci tayar kenderaan, satu unit peti sejuk domestik dan kabinet dapur serta enam (6) unit alat pengimbas tidak digunakan berjumlah RM4,810. Semakan Audit mendapati dua (2) daripada 13 unit aset KPK telah diambil tindakan sewajarnya melibatkan satu (1) unit peti sejuk domestik dan kabinet dapur. b. Semakan susulan Audit terhadap rekod KEW.PA-4 mendapati semua pengunci tayar kenderaan telah berpindah lokasi dari Bilik Gelung Hos, Aras G ke Bilik PPT/Penolong Jurutera, Aras 6 di bawah tanggungjawab Ketua Pembantu Tadbir mulai 22 Ogos 2022. Pemeriksaan fizikal pada 2 Mei 2023 mengesahkan aset tersebut berada di bilik PPT iaitu pegawai bertanggungjawab, Encik Mohammad Ruziami Bin Adam. Namun, status aset pengunci tayar kenderaan tidak dapat dikenal pasti kerana pemeriksaan aset tersebut tidak dilakukan pada tahun 2022. c. Seterusnya, semakan susulan Audit mendapati empat (4) daripada enam (6) unit Max Tag masih berada dalam simpanan Bahagian Pentadbiran BKPP dan belum digunakan sepenuhnya.

57 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas Auditi pada 27 Jun 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2023 pada 11 Julai 2023 Punca: Perenggan 2.2.2 Lima unit Pengunci Tayar masih boleh digunakan, walau bagaimanapun pada masa ini tiada keperluan untuk melaksanakan kunci tayar di KPK. BKPP memaklumkan pemeriksaan aset terhadap lima unit Pengunci Tayar Kenderaan tidak dapat dilaksanakan oleh Pegawai Pemeriksa Aset kerana Pegawai Aset Bahagian di BKPP masih belum dilantik pada tahun 2022. Perenggan 2.2.3 Satu unit Max Tag (MPI/PPK/R/21/5) dikembalikan kepada Pegawai Kenderaan pada 24/5/2023 oleh Pejabat KSU manakala tiga unit Max Tag berada di bawah tanggungjawab Pegawai Kenderaan untuk kegunaan kenderaan Jabatan. Pelan Tindakan: Perenggan 2.2.2 BKPP akan memohon pandangan dan nasihat daripada Penasihat Undang-Undang (PUU) berkaitan peraturan bagi penggunaan Pengunci Tayar Kenderaan. Cadangan Pengunci Tayar tersebut untuk dipindah atau ditawarkan kepada Kementerian/Agensi lain juga akan dibincangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang akan datang. Mesyuarat Jawatankuasa Audit berpandangan penyimpanan pengunci tayar kenderaan dikekalkan untuk keperluan akan datang. Perenggan 2.2.3 Kesemua 4 unit Max Tag telah digunakan melibatkan MPI/PPK/R/21/5 – KSU; MPI/PPK/R/21/6 - Kenderaan Jabatan (MVT 1283); MPI/PPK/R/21/8 - Kenderaan Jabatan; dan MPI/PPK/R/21/10 - TKSU (K) Tempoh Jangka Selesai: Perenggan 2.2.2 Tertakluk kepada hasil maklum balas dari PUU pada Mesyuarat JKA Bil.3 Tahun 2023 Perenggan 2.2.3 Selesai. Pendapat Audit Tindakan bagi memastikan aset diurus sewajarnya masih belum dilaksanakan sepenuhnya.

58 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 7.2.3. Aset Tidak Dilabel Dengan Nombor Siri Pendaftaran a. Maklum balas BKPP pada 21 Januari 2022 menyatakan Unit Pentadbiran akan mengambil tindakan untuk melabelkan 33 unit Aset Alih dengan nombor siri pendaftaran bermula pada tahun 2022. b. Semakan susulan Audit di Seksyen Pengurusan Aset, Unit Pentadbiran pada 26 Mac 2023 mendapati 32 daripada 33 unit Aset Alih tersebut telah dilabelkan, namun baki satu (1) aset masih belum dilabelkan. Aset Alih tersebut ialah permaidani yang ditempatkan di bilik pengawal keselamatan. Selain itu, semakan Audit seterusnya juga mendapati satu (1) Set Bilik Tidur telah dilabel dengan rujukan siri pendaftaran MPI/PPK/R/21/39 namun tidak digunakan dan ditempatkan dalam bilik stor. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 1 dan Gambar 2. GAMBAR 1 SET BILIK TIDUR - MPI/PPK/R/21/39 GAMBAR 2 PERMAIDANI - MPI/PPK/R/21/38 Tarikh: 09.03.2023 Sumber: UAD Lokasi: Ruang Legar Aras G KPK Sumber: UAD Lokasi: Bilik Pengawal Keselamatan Tarikh: 09.03.2023 Maklum balas Auditi pada 27 Jun 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2023 pada 11 Julai 2023 Punca: Terdapat kesilapan semasa mengemaskini lokasi penempatan aset di dalam sistem SPA, walau bagaimanapun, lokasi terkini telah dikemaskini pada 18 Mei 2023. Pelan Tindakan: Penempatan semasa permaidani (MPI/PPK/R/21/38) adalah di Bilik Stor, Aras G. Seksyen Pengurusan Aset, BKPP akan membuat semakan semula ke atas permaidani tiada label yang berada di Bilik Pengawal Keselamatan. Mesyuarat JKA bersetuju pemeriksaan lanjut dibuat oleh Seksyen Pengurusan Aset bagi mengesahkan permaidani yang masih belum dilabelkan.

59 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Seksyen Pengurusan Aset dalam tindakan menawarkan aset-aset yang tidak gunakan oleh KPK (set bilik tidur, dapur gas & cooker hood) kepada Kementerian/Agensi yang memerlukan, bergantung kepada Kementerian/Agensi yang berminat (sekiranya ada). Mesyuarat JKA bersetuju supaya tindakan bagi aset-aset yang tidak gunakan KPK diputuskan oleh Pengerusi JKPAK dalam mesyuarat akan datang. Tempoh Jangka Selesai: Tertakluk hasil semakan semula ke atas permaidani tidak berlabel yang berada di Bilik Pengawal Keselamatan. Bagi aset yang tidak digunakan tertakluk kepada hasil keputusan mesyuarat JKPAK akan datang. Pendapat Audit Tindakan bagi memastikan aset dilabel dan digunakan sepenuhnya masih belum dilaksanakan. 7.2.4. Pemeriksaan Aset Tidak Dilaksanakan Sepenuhnya Bagi Tahun 2022 a. Maklum balas BKPP pada 21 Januari 2022 memaklumkan pemeriksaan aset tidak dapat dijalankan sepenuhnya pada tahun 2020 disebabkan pelaksanaan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) yang berkuat kuasa sejak 18 Mac 2020 dan kekangan peratus kehadiran penjawat awam ke pejabat yang perlu menggunakan sistem pergiliran kehadiran. b. Semakan susulan Audit terhadap status 38 unit Aset Alih yang tidak diperiksa pada tahun 2020 mendapati pemeriksaan aset pada tahun 2022 hanya dilaksanakan terhadap 25 aset dan baki 13 aset masih tidak diperiksa. Semakan lanjut juga mendapati lapan (8) daripada 13 unit aset yang tidak diperiksa adalah di bawah tanggungjawab pegawai BKPP sendiri. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 1. JADUAL 1 ASET HARTA MODAL DAN ASET BERNILAI RENDAH TIDAK DIPERIKSA BAGI TAHUN 2022 BIL. ASET NO. SIRI PENDAFTARAN LOKASI MENGIKUT KAD KEW.PA 1. Pengunci Tayar Kenderaan MPIC/PPK/R/17/1 Bilik PPT / Pen Jurutera 2. Pengunci Tayar Kenderaan MPIC/PPK/R/17/2 Bilik PPT / Pen Jurutera 3. Pengunci Tayar Kenderaan MPIC/PPK/R/17/3 Bilik PPT / Pen Jurutera 4. Pengunci Tayar Kenderaan MPIC/PPK/R/17/4 Bilik PPT / Pen Jurutera 5. Pengunci Tayar Kenderaan MPIC/PPK/R/17/5 Bilik PPT / Pen Jurutera

60 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. ASET NO. SIRI PENDAFTARAN LOKASI MENGIKUT KAD KEW.PA 6. Meja Para MPI/PPK/H/21/5 Ruang Legar Aras G 7. Meja Solek MPI/PPK/H/21/7 Kuarters YBTM 8. Set Bilik Tidur MPI/PPK/H/21/8 Ruang Legar Aras G 9. Permaidani MPI/PPK/H/21/13 Ruang Legar Aras G 10. Katil MPI/PPK/H/21/15 Kuarters YBTM 11. Katil MPI/PPK/H/21/17 Kuarters YBTM 12. Set Sofa MPI/PPK/H/21/18 Kuarters YBTM 13. Alat Pengimbas MPI/PPK/R/21/7 Bilik SUB (BISS) Sumber: Laporan Pemeriksaan Aset Harta Modal Dan Aset Bernilai Rendah Bagi Tahun 2022 Mengikut Sistem Pengurusan Aset, Kad KEW.PA-3 dan KEW.PA-4. Maklum balas Auditi pada 27 Jun 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2023 pada 11 Julai 2023 Punca: 38 unit aset yang tidak diperiksa ini adalah termasuk dalam 435 unit aset tidak diperiksa pada tahun 2023. Antara punca ketidakcapaian pemeriksaan aset tahunan tersebut adalah seperti berikut: i. Tempoh perintah kawalan pergerakan (PKP) pada tahun 2020; ii. Masalah pengesanan aset dalam Sistem Pengurusan Aset; iii. Kekangan masa yang dihadapi oleh Pegawai Pemeriksa aset dilantik; iv. Bilangan pelantikan Pegawai Pemeriksa yang tidak mencukupi; dan v. Tiada kerjasama daripada pegawai aset bahagian. Pelan Tindakan: Memastikan prestasi pemeriksaan aset alih KPK pada tahun 2023 dapat mencapai sasaran 100%. Tempoh Jangka Selesai: 31 Disember 2023. Pendapat Audit Pemeriksaan aset alih KPK masih belum di tahap 100% selaras peraturan ditetapkan.

61 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 7.2.5. Aset Rosak Telah Diselenggara Maklum balas BKPP pada 21 Januari 2022 memaklumkan Unit Pengurusan Aset telah merekodkan kerosakan 1 unit Rak Majalah - MPI/PSM/R/21/8 dalam KEW.PA 10 pada 7 Januari 2022 bagi tujuan pembaikan. Pemeriksaan Audit di Bahagian Sumber Manusia pada 12 April 2023 mendapati Rak Majalah dengan No. Pendaftaran Aset MPI/PSM/R/21/8 telah dibaiki dan sedang digunakan. Tindakan serta-merta telah diambil oleh UPA setelah menerima aduan kerosakan terhadap aset tersebut. 7.3. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya, BKPP telah mengambil tindakan sewajarnya terhadap penemuan Audit sebagaimana yang dinyatakan dalam maklum balas BKPP pada 11 dan 21 Januari 2022. Namun, bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: i. SPA perlu memastikan pelantikan Pegawai Penerima Aset hendaklah disegerakan bagi memastikan aset diterima dan dipertanggungjawabkan oleh/kepada pegawai dilantik pada setiap masa. ii. SPA perlu memastikan Aset Alih diguna sepenuhnya bagi memastikan tujuan perolehan sebenar dicapai. Tindakan sewajarnya perlu diambil segera sekiranya aset tidak dapat diguna mengikut tujuan asal. iii. SPA perlu memastikan kesemua aset ditanda hak milik Kerajaan seterusnya mengelakkan risiko berkaitan aset. iv. BKPP perlu mengambil tindakan tegas terhadap pegawai bertanggungjawab bagi memastikan Aset Alih diperiksa sepenuhnya.

62 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 8. PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN KONTRAK - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Latar Belakang i. Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan (BKPP) merupakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPK) yang terdiri daripada tiga unit utama iaitu Unit Kewangan, Unit Pentadbiran dan Unit Pembangunan. Bahagian ini bertanggungjawab terhadap semua perkara berkaitan urusan kewangan, pembangunan dan pentadbiran KPK. ii. Kontrak Kementerian ditakrifkan sebagai kontrak yang diikat oleh Agensi dengan pembekal bagi maksud perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding. Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan serta lain-lain perkhidmatan. Objektif Pengauditan Pengauditan dijalankan bagi menentukan pengurusan kontrak dalam perolehan kerajaan dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Skop Pengauditan i. Pengauditan pengurusan kontrak dalam perolehan kerajaan dilaksanakan di PTJ Kementerian iaitu BKPP, KPK bagi tempoh tahun 2021 hingga 2023. Perkara yang dinilai ialah meliputi pentadbiran kontrak dan pematuhan perjanjian kontrak. Kontrak perkhidmatan bukan perunding telah dipilih sebagai sampel Audit melibatkan Perjanjian Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Api serta kontrak sewaan pejabat melibatkan Perjanjian Penyewaan Ruang Pejabat Di Bangunan Menara Tulus dan Perjanjian Penyewaan Ruang Kerja Di Bangunan LGM – ANRPC. ii. Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod, fail dan dokumen yang berkaitan dengan pengurusan kontrak dalam perolehan kerajaan. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga dibuat bagi mengesahkan maklumat yang diperolehi daripada proses semakan serta mendapatkan penjelasan lanjut. Peraturan yang dirujuk adalah Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan, Akta Kerja 1955 (Pindaan) 2022 dan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti). BAHAGIAN IV LAPORAN PENGAUDITAN PEROLEHAN

63 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Rumusan Audit Pengauditan yang dijalankan pada bulan Disember 2023 hingga Januari 2024 merumuskan pengurusan kontrak dalam perolehan kerajaan di KPK perlu ditingkatkan dalam aspek pematuhan perjanjian kontrak. Namun, kontrak sewaan pejabat tidak dapat dinilai sepenuhnya kerana dokumen berkaitan tidak dikemukakan dalam tempoh auditan. 8.1. Pengurusan Kontrak Perkhidmatan Bukan Perunding PK 1.2 - Tanggungjawab Pegawai Pengawal Dan Ketua Jabatan perenggan 6.2 hendaklah memastikan pentadbiran kontrak diurus sewajarnya dengan memastikan obligasi kontrak dipatuhi sepenuhnya dan kepentingan Kerajaan adalah dipelihara. Butiran lanjut kontrak perkhidmatan bukan perunding yang dilaksanakan di KPK dan dipilih dalam sampel Audit bagi tempoh dinilai adalah seperti dalam Jadual 1. JADUAL 1 KONTRAK PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING BIL. NO. KONTRAK NAMA KONTRAK TEMPOH KONTRAK SYARIKAT DILANTIK NILAI KONTRAK/ SEWA (RM) NILAI BON (RM) 1. MPIC 2/2022 (1) Perjanjian Tambahan Bagi Perjanjian Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Api bagi tempoh 2 tahun di MPIC 01.02.2022- 31.01.2024 T Mat Security Sdn. Bhd. 523,310.88 6,040.54 2. MPIC 3/2020 Perlanjutan Tempoh Sewaan Ruang Pejabat MPIC di Menara Tulus 18.09.2020- 17.09.2021 TRW Boulevard Square Sdn. Bhd. 194,405/bln - 3. TM Supplemental Tenancy Agreement 01.02.2022- 14.06.2022 Prima Cahaya Sdn. Bhd. 194,405/bln - 4. TM Perjanjian Penyewaan 15.04.2022- 15.04.2025 Lgm Properties Corporation 17,047.80/bln - Sumber: Buku Daftar Kontrak Nota: TM – Tiada Maklumat 8.2. Kontrak Perjanjian Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Api 8.2.1. Pentadbiran Kontrak a. Arahan Perbendaharaan 169D (c) menjelaskan dokumen kontrak hendaklah disempurnakan bagi semua perolehan bekalan atau perkhidmatan bermasa. Arahan Perbendaharaan 169E menjelaskan semua kontrak hendaklah dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 [Akta 120]. Had nilai yang diberi kuasa hendaklah tidak kurang daripada

64 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI had nilai setuju terima tender oleh Lembaga Perolehan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa. b. Perenggan 6 PK 4.2 menjelaskan Surat Setuju Terima ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973). Arahan Perbendaharaan 169G menjelaskan jika suatu syarat kontrak telah disemak dan diluluskan oleh Peguam Negara atau Penasihat Undang-undang, bagi kegunaan am, Pegawai yang diberi kuasa boleh yang diberi kuasa boleh melaksanakannya tanpa merujuk semula untuk nasihat undang-undang selanjutnya. c. Perenggan 2.5 PK 1.6 menjelaskan selaras dengan usaha Kerajaan untuk mencegah dan membendung perlakuan berkaitan rasuah dalam perolehan Kerajaan, Agensi dikehendaki memperuntukkan klausa peringatan mengenai kesalahan rasuah dalam dokumen perolehan Kerajaan di peringkat penyediaan dokumen pelawaan perolehan, Surat Setuju Terima dan Dokumen Kontrak. d. Perenggan 10.23.8 (b) PK 4.2 menjelaskan Bon Pelaksanaan hanya dikenakan bagi semua kontrak bermasa dan one-off yang bernilai melebihi RM200,000. Manakala bagi kontrak bernilai RM200,000 dan ke bawah tidak dikenakan syarat Bon Pelaksanaan. e. Perenggan 5.1 PK 4.2 dan Perenggan 10.5.3 PK 4.2 menjelaskan dokumen kontrak hendaklah disempurnakan dalam tempoh empat (4) bulan selepas SST ditandatangan oleh syarikat. Perenggan 7 PK 4.2 dan Perenggan 5.1.4 (p) (iii) PK 5.1 menjelaskan pembayaran bagi sesuatu kontrak hendaklah tidak melebihi tiga (3) kali dalam tempoh empat (4) bulan pertama selepas keluarnya Surat Setuju Terima dan sebelum kontrak formal ditandatangani. Bayaran berkala yang seterusnya akan hanya dibuat selepas kontrak formal ditandatangan. f. Semakan Audit terhadap kontrak perkhidmatan melibatkan Perjanjian Tambahan Bagi Perjanjian Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Api bagi tempoh dua (2) tahun mulai 1 Februari 2022 hingga 31 Januari 2024 di MPIC [MPIC 2/2022 (1)] bernilai RM523,310.88 mendapati peraturan berkaitan telah dipatuhi dalam kontrak perolehan Kerajaan seperti berikut: i. Kontrak formal disediakan bagi semua perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa [Arahan Perbendaharaan 169D (c)]. ii. Kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973) [Arahan Perbendaharaan 169E].

65 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI iii. Surat Setuju Terima ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa dibawa Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973) [Perenggan 6 PK 4.2]. iv. Syarat perjanjian kontrak disemak dan diluluskan oleh Peguam Negara atau Penasihat Undang–Undang Jabatan/Agensi [Arahan Perbendaharaan 169G]. v. Klausa Pencegahan Rasuah Dalam Perolehan Kerajaan dimasukkan ke dalam kontrak [Perenggan 2.5 PK 1.6]. vi. Bon Pelaksanaan dikenakan/Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) dipotong mengikut kadar yang sepatutnya [Perenggan 10.23.8 (b) PK 4.2]. vii. Kontrak ditandatangani dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh tandatangan Perakuan Penerimaan SST oleh syarikat pada Surat Setuju Terima [Perenggan 5.1 PK 4.2 dan Perenggan 10.5.3 PK 4.2]. 8.2.2. Pematuhan Perjanjian Kontrak a. Tempoh Bekerja Pengawal Keselamatan Melebihi Tempoh Dibenarkan i. Akta Kerja 1955 (Pindaan) 2022 perenggan 60A (1)(d) menyatakan tempoh bekerja bagi seseorang pekerja itu adalah tidak boleh melebihi 45 jam seminggu. Pindaan bagi perenggan ini melibatkan pengurangan waktu bekerja dari 48 jam kepada 45 jam seminggu. Pindaan ini berkuat kuasa 1 Januari 2023. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 1. GAMBAR 1 Contoh Pengurangan Waktu Bekerja (31.01.2024) (Sumber: Soalan-Soalan Lazim (FAQ) Berhubung Akta Kerja 1955 (Pindaan) 2022 (Untuk Kegunaan Awam))

66 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI ii. Semakan Audit terhadap Jadual 2 – Perihal Kawalan Keselamatan, Jumlah Pengawal Keselamatan dan Jumlah Jam Bekerja di dalam Perjanjian Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Api mendapati jumlah pekerja adalah seramai enam (6) orang iaitu tiga (3) orang bagi sesi dari pukul 7.00 pagi sehingga 7.00 malam dan tiga (3) orang lagi bagi sesi dari 7.00 malam sehingga 7.00 pagi. Ini menunjukkan tempoh jam bekerja bagi seorang pengawal keselamatan di KPK seperti dinyatakan dalam kontrak [MPIC 2/2022 (1)] adalah melebihi 45 jam seminggu iaitu selama 84 jam seminggu (12 jam x 7 hari). Bagaimanapun, tiada bukti kontrak berkenaan telah dikemas kini oleh KPK mengikut Akta Kerja 1955 (Pindaan) 2022 bagi mengambil kira tempoh jam bekerja yang ditetapkan melibatkan enam pegawai pengawal berkenaan. b. Sistem Guard Tour Tidak Mematuhi Dokumen Kontrak i. Mengikut Jadual 3, Kelengkapan dan Peralatan di dalam Perjanjian Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Api [MPIC 2/2022 (1)] menyatakan terdapat 10 kelengkapan dan peralatan perlu disediakan dengan sempurna oleh syarikat dilantik iaitu Pakaian Seragam Lengkap, Mesin Perakam Waktu, Kad Perakam, Walkie Talkie, Wisel, Cota, Sistem Guard Tour, Lampu Suluh, Baju Pantul Cahaya dan First Aid Kit. Butiran lanjut kelengkapan dan peralatan patut bekal adalah seperti dalam Jadual 2. JADUAL 2 KELENGKAPAN DAN PERALATAN PERLU BEKAL MENGIKUT KONTRAK BIL. KELENGKAPAN DAN PERALATAN KUANTITI 1. Pakaian Seragam Lengkap 12 Pasang 2. Mesin Perakam Waktu 1 Unit 3. *Kad Perakam 144 Keping 4. Walkie Talkie 3 Unit 5. Wisel 6 Unit 6. Cota 3 Unit 7. Sistem Guard Tour 28 Point 8. Lampu Suluh 3 Unit 9. Baju Pantul Cahaya 6 Unit 10. First Aid Kit 2 Unit Sumber: Dokumen Kontrak Nota: * Tidak Dipilih Untuk Semakan Fizikal Audit

67 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI ii. Semakan fizikal Audit mendapati kesemua sampel kelengkapan dan peralatan telah dibekalkan kepada pengawal keselamatan mengikut kontrak. Namun, semakan selanjutnya mendapati hanya 25 point Sistem Guard Tour dibekalkan berbanding 28 point seperti yang ditetapkan dalam dokumen kontrak. c. Umur Pengawal Keselamatan Melebihi 50 Tahun i. Mengikut Perenggan 10.2 di dalam Perjanjian Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Api menetapkan antara kriteria pelantikan pengawal keselamatan hendaklah memenuhi syarat-syarat berikut: warganegara Malaysia; berumur melebihi 18 tahun dan tidak melebihi umur 50 tahun; anggota yang terlatih dan mestilah boleh membaca dan menulis Bahasa Melayu; sihat tubuh badan dan disahkan oleh doktor bertauliah serta penglihatan yang baik; dan tidak mempunyai rekod jenayah. ii. Semakan Audit mendapati seorang daripada enam (6) pengawal keselamatan bernombor telah melebihi usia 50 tahun seperti ditetapkan dalam kontrak perjanjian. Pihak Audit mendapati Pengawal Keselamatan tersebut telah berusia 57 tahun (kad pengenalan 671119-xx-xxxx) semasa auditan dijalankan pada 31 Januari 2024. 8.3. Kontrak Sewaan Pejabat 8.3.1. Perjanjian Penyewaan Ruang Pejabat Di Bangunan Menara Tulus a. Perjanjian Kontrak Tidak Dikemukakan Bangunan Menara Tulus telah menempatkan empat (4) bahagian komoditi di bawah KPK. Bangunan berkenaan disewa daripada TRW Boulevard Square Sdn. Bhd. Sejak 18 September 2012 dan dilanjutkan sewaan sehingga 17 September 2020 dengan sewaan berjumlah RM194,405 (Rujukan surat MPI.PPK(S) 200-4/1/1 (26) bertarikh November 2020). Pihak Audit tidak dapat mengesahkan dengan lanjut berkenaan pentadbiran dan pematuhan kontrak berkenaan kerana tidak dikemukakan untuk auditan. Maklumat yang diperoleh hanya berkaitan seperti perenggan berikut:

68 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI i. Berdasarkan Perenggan E dalam Perjanjian Pelanjutan Keempat sewaan ruang pejabat antara KPK dengan TRW Boulevard Square Sdn. Bhd. pada 30 November 2020 menyatakan selaras dengan klausa 2.2 Perjanjian Asal, penyewa telah membuat permohonan bertulis untuk melanjutkan sewaan Premis selama 12 bulan dengan kadar sewaan seperti Perjanjian Asal. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 2. GAMBAR 2 Perjanjian Perlanjutan TRW Boulevard Square Sdn. Bhd. (31.01.2024) (Sumber: Fail Kontrak) ii. Pihak Audit mendapati nilai sewaan yang dikenakan adalah sejumlah RM194,405 sebulan berdasarkan Jadual 1 Perjanjian Asal yang telah dipersetujui antara KPK dan pihak TRW Boulevard Square Sdn. Bhd.. Jadual tersebut juga menyatakan terdapat deposit berjumlah RM583,215 untuk tempoh perjanjian kali pertama tahun 2012. iii. Pada 14 Disember 2022, satu perjanjian tambahan pula telah ditandatangani antara pihak KPK dengan Prima Cahaya Sdn. Bhd. dan bersetuju secara mutlak sebagai tuan tanah mengganti tuan tanah lama iaitu TRW Boulevard Square Sdn. Bhd. Semakan Audit selanjutnya mendapati perjanjian kedua antara KPK dan Prima Cahaya Sdn. Bhd. pada 14 Disember 2022 juga tidak dinyatakan nilai sewaan bulanannya. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan satu baucar bayaran bagi sewaan bulan Oktober 2022 berjumlah RM194,405 kepada syarikat Prima Cahaya Sdn. Bhd. pada 14 April 2023 kerana dokumen asal perjanjian antara KPK bersama Prima Cahaya Sdn. Bhd. masih belum dikemukakan kepada pihak Audit bagi tujuan pengesahan. 8.3.2. Perjanjian Penyewaan Ruang Kerja Di Bangunan LGM – ANRPC 8.3.2.1. Perjanjian Kontrak Tidak Dikemukakan The Association of Natural Rubber Producing Countries (ANRPC) telah ditubuhkan pada tahun 1970 dengan penyertaan tujuh (7) negara iaitu Ceylon, Indonesia, Liberia, Malaysia, Singapura, Thailand dan Vietnam yang mewakili lebih 90% pengeluaran getah asli global untuk menangani cabaran biasa yang dihadapi oleh negara pengeluar getah asli. Persatuan itu dirasmikan di Kuala Lumpur, Malaysia. Misi ANRPC adalah terus meningkatkan produktiviti pegangan getah, mengurangkan kos, meningkatkan nilai tambah dalam sektor getah hiliran, meneroka sumber pendapatan sampingan, memanfaatkan

69 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI kelayakan mesra alam getah asli dan seterusnya meningkatkan kesejahteraan petani getah. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan dengan lanjut berkenaan pentadbiran dan pematuhan kontrak berkenaan secara menyeluruh kerana tidak dikemukakan untuk auditan. Maklumat yang diperoleh hanya berkaitan seperti perenggan berikut: 8.3.2.2. Pematuhan Kontrak a. Tarikh Bayaran Sewa Tidak Mengikut Perjanjian Kontrak i. Berdasarkan Perjanjian pihak KPK bersama LGM Properties Corporation bertarikh 29 Jun 2022, tempoh lanjutan penyewaan bermula 16 April 2022 hingga 15 April 2025 Klausa 3(b) menjelaskan bahawa bayaran sewa bulanan berjumlah RM17,047.80 hendaklah dibayar pada hari pertama bulan tersebut (sewa bulanan pertama) dan bayaran-bayaran seterusnya hendaklah dibayar dalam masa empat belas (14) hari pertama bulan-bulan berikutnya. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 3. GAMBAR 3 Perjanjian Kontrak LGM Properties Corporation (31.01.2024) (Sumber: Fail Kontrak) ii. Semakan Audit terhadap 24 baucar pembayaran sewaan ruang kerja di LGM bagi tempoh tahun 2022 hingga 2023 mendapati enam (6) baucar bayaran sewaan kepada LGM Properties Corporation telah lewat dibayar antara lima (5) hingga 66 hari. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 3.

70 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 3 SEWA RUANG KERJA LEWAT DIBAYAR BAGI TAHUN 2022 dan 2023 NO. BUTIRAN TARIKH PATUT BAYAR NO. BAUCAR/ TARIKH TARIKH BAUCAR TEMPOH LEWAT (Hari) JUMLAH (RM) 1. Bayaran Sewa April 2022 14.05.2022 12001646/ 19.07.2022 20.07.2022 67 17,047.80 2. Bayaran Sewa Mei 2022 14.06.2022 12001647/ 19.07.2022 20.07.2022 36 17,047.80 3. Bayaran Sewa Jun 2022 14.07.2022 12001648/ 17.07.2022 20.07.2022 6 17,047.80 4. Bayaran Sewa Julai 2022 14.08.2022 12002335/ 13.10.2022 14.10.2022 61 17,047.80 5. Bayaran Sewa Ogos 2022 14.08.2022 12002166/ 22.09.2022 26.09.2022 12 17,047.80 6. Bayaran Sewa Januari 2023 14.02.2023 12000315/ 01.03.2023 03.03.2023 17 17,047.80 b. Kadar Sewa Mengikut Keluasan Sewaan i. Berdasarkan perenggan 3.7 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 3.2 berkenaan sewaan ruang pejabat menyatakan Kementerian/Jabatan/Agensi hendaklah mengoptimumkan penggunaan ruang pejabat sedia ada untuk mengurangkan sewaan premis bagi kegunaan pejabat. Semua cadangan untuk menyewa pejabat baharu/tambahan adalah tidak dibenarkan kecuali dengan kelulusan Perbendaharaan. ii. Merujuk kepada butiran surat kelulusan lanjutan perjanjian penyewaan dengan LGM Properties Corporation yang telah diluluskan pada 29 Mac 2021 oleh Bahagian Pengurusan Hartanah, Jabatan Perdana Menteri menyatakan kadar sewaan RM17,047.80 sebulan dengan keluasan 377.09mp/4,059.00kp. Bilangan penempatan bagi kakitangan Sekretariat ANRPC untuk keluasan tersebut telah dinyatakan seramai lima (5) orang. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 4. GAMBAR 4 Surat Permohonan Penyewaan Ruang Pejabat Bahagian Pengurusan Hartanah, JPM (31.01.2024) (Sumber: Fail Kontrak LGM)

71 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI iii. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan kesesuaian keluasan 4,059.00kp bagi penempatan seramai lima (5) kakitangan dari sekretariat ANRPC berdasarkan kelulusan yang diberi. Semakan lain oleh pihak Audit juga tidak dapat dilaksanakan kerana dokumen asal perjanjian masih belum dikemukakan kepada pihak Audit untuk tujuan pengesahan. Pendapat Audit Perjanjian kontrak perkhidmatan bukan perunding masih tidak dipatuhi secara menyeluruh. 8.4. Dokumen Tidak Dikemukakan Untuk Auditan Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1 menyatakan antara tanggungjawab Ketua Setiausaha ialah untuk memastikan Unit Audit Dalam diberi kebebasan untuk memeriksa semua dokumen berkaitan dengan aktiviti organisasi bagi tujuan pengauditan. Namun, auditan secara menyeluruh tidak dapat dilaksanakan kerana dokumen yang tidak dikemukakan dalam tempoh terlibat. 8.5. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya, pengurusan kontrak dalam perolehan kerajaan di KPK adalah memuaskan. Namun, bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: i. KPK perlu menyediakan kontrak selaras Akta semasa serta meningkatkan pemantauan bagi pematuhan kontrak oleh Kementerian dan syarikat dilantik untuk memastikan kepentingan Kerajaan dapat dilindungi sepenuhnya. ii. KPK perlu memastikan semua dokumen berkaitan pengauditan dikemukakan kepada pihak Audit. [Nota UAD: Pemerhatian Audit bertarikh 25 Mac 2024 ini belum dimuktamadkan kerana belum menerima maklum balas]

72 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9. PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN ASET TAK KETARA - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Latar Belakang i. Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan (BKPP) Unit Pentadbiran melalui Seksyen Pengurusan Aset (SPA) bertanggungjawab mengurus, menyelia dan memantau pengurusan aset. Peranan utama SPA ialah merangkumi hal-hal pentadbiran KPK antaranya pengurusan aset, keselamatan, fasiliti, rekod dan perpustakaan bagi memastikan semua urusan tersebut dilaksanakan dengan cekap dan berhemat. ii. Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) Pengurusan Aset Alih ICT dilaksanakan secara berpusat mengikut kategori ICT yang berada di bawah tanggungjawab Pegawai Aset dan Pembantu Pegawai Aset BPM, Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPK). iii. Aset Tak Ketara (ATK) ialah aset bukan kewangan yang dapat dikenal pasti tanpa kewujudan secara fizikal. ATK meliputi pelbagai kategori seperti paten, cap dagangan, petunjuk geografi, reka bentuk perindustrian, hak cipta, reka bentuk susun atur litar bersepadu, perlindungan varieti baru tumbuhan, pengetahuan tradisional dan penzahiran kebudayaan, pangkalan data, perjanjian pelesenan, perjanjian hak eksklusif/hak lokasi mengguna ATK. iv. Minit mesyuarat JKA Bilangan 1 tahun 2023 bertarikh 14 April 2023 telah memutuskan Pengauditan Platform Perkongsian Data Komoditi di KPK digugurkan dan diganti dengan Pengauditan Terhadap Pengurusan ATK KPK. BKPP dan BPM berharap agar pihak audit memberi lanjutan masa bagi proses mengemaskini pengurusan ATK yang belum dilaksanakan sepenuhnya oleh KPK memandangkan ATK adalah perkara baharu yang dilaksanakan dalam Kementerian (Pemerhatian Audit bertarikh 24 Mac 2023). Tempoh yang dipersetujui oleh ahli mesyuarat untuk pengauditan terhadap ATK bermula pada bulan Disember 2023. Objektif Pengauditan Pengauditan dijalankan bagi menentukan pengurusan Aset Tak Ketara telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. BAHAGIAN V LAPORAN PENGAUDITAN ICT

73 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Skop Pengauditan i. Pengauditan dijalankan terhadap Pengurusan Aset Tak Ketara (ATK) milik KPK bagi tahun 2022 hingga Febuari 2024. Perkara yang dinilai ialah meliputi Penubuhan Unit Pengurusan Aset, pelantikan pegawai aset, penerimaan, pendaftaran dan penyimpanan ATK. Sampel Audit yang dipilih adalah semua perolehan ATK yang dibuat dari tahun 2022 hingga Febuari 2024. ii. Pengauditan dijalankan dengan menyemak maklumat data perolehan iGFMAS/MyGPIS/ePerolehan daripada KPK bagi semua pembelian ATK di bawah kod objek terutamanya 39000 (Aset Tak Ketara) bagi tahun kewangan yang diaudit, rekod, fail dan dokumen yang dikemukakan oleh Seksyen Pengurusan Aset (SPA) dan Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM). Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga telah dijalankan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Peraturan yang dirujuk adalah Pekeliling Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan – Am 7 dan Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia yang berkuat kuasa. Rumusan Audit Pengauditan yang dijalankan pada bulan Januari hingga Febuari 2024 merumuskan perkara seperti berikut: i. Pelantikan pegawai pakar atau mahir tidak dibuat selain deskripsi tugas berkaitan dengan tugas-tugas lantikan pegawai Aset Tak Ketara belum dikemas kini dalam myPortfolio setiap pegawai. ii. Perolehan bagi tahun 2022 untuk perkhidmatan pelanjutan tempoh waranti peralatan ICT selama dua (2) tahun di KPK berjumlah RM246,809.60 didaftarkan dalam Borang Penerimaan Aset Tak Ketara KEW.ATK-1 walaupun dikategorikan sebagai Aset Tak Alih. 9.1. Pengurusan Aset Tak Ketara 9.1.1. Pengurusan Aset Tak Ketara ini adalah bertujuan untuk menguruskan Harta Intelek dan Harta Bukan Intelek meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan, Penyelenggaraan, Pindahan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira (AM 7.1 perenggan 1). 9.1.2. Bagi tujuan pengauditan pengurusan Aset Tak Ketara, pihak Audit telah membuat semakan terhadap perolehan ATK bagi tempoh tahun 2022 hingga Februari 2024 melalui sitem Sistem Maklumat Bersepadu Perolehan Kerajaan (MyGPIS) dan 1 Government Financial Management Accounting System (1GFMAS).

74 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9.1.3. Bagi tempoh 2022 hingga Februari 2024 sebanyak 20 unit perolehan ATK berjumlah RM2.50 juta telah diperoleh melalui peruntukan Pembangunan dan Mengurus. Perolehan tersebut melibatkan ATK – Harta Bukan Intelek seperti Pembaharuan LesenLesen Multimedia Dan Laman Web, Perolehan Langganan Perisian Zoom, Pembaharuan Lesen Perisian, Lesen-Lesen Berkaitan Sistem Antivirus, Memperbaharui Lesen Perisian Adobe dan Perisian ICT Bagi Projek Platform Perkongsian Data Komoditi. Tiada sebarang perolehan melibatkan ATK – Harta Intelek bagi tempoh tersebut. Butiran bilangan dan jumlah perolehan ATK bagi tempoh tahun 2022 hingga Februari 2024 adalah seperti dalam Jadual 1, Jadual 2 dan Lampiran 1. JADUAL 1 BUTIRAN BILANGAN ATK BAGI TEMPOH TAHUN 2022 HINGGA FEBRUARI 2024 BIL. TAHUN 2022 2023 2024 (Sehingga Bulan Februari) JUMLAH (RM) 1. ATK – Harta Intelek(Unit) 0 0 0 857,808.44 2. ATK – Harta Bukan Intelek(Unit) 10 9 1 2,530,802.87 JUMLAH 10 9 1 2,530,802.87 JUMLAH KESELURUHAN (Unit) 20 Sumber: MyGPIS dan iGFMAS JADUAL 2 JADUAL PEROLEHAN ATK BAGI TEMPOH TAHUN 2022 HINGGA FEBRUARI 2024 BIL. TAHUN BIL. BAUCAR JUMLAH 1. 2024 1 84,270.40 2. 2023 9 821,325.16 3. 2022 13 1,625,207.31 JUMLAH 2,530,802.87 Sumber: Baucar Bayaran Dari iGFMAS 9.2. Penubuhan Unit Pengurusan Aset (UPA) Pekeliling Perbendaharaan AM 1.1 Pengurusan Aset Kerajaan perenggan 3 antara tanggungjawab Pegawai Pengawal adalah menubuhkan sama ada Bahagian atau Seksyen atau Unit Pengurusan Aset (UPA) mana-mana yang sesuai bagi menguruskan Aset Alih, Aset Hidup, Aset Tak Ketara dan Stor Kerajaan Persekutuan di peringkat Kementerian. Semakan Audit mendapati BKPP ada menubuhkan Unit Pengurusan Aset (UPA) di bawah unit pentadbiran yang diketuai oleh Ketua Penolong Setiausaha (KPSU) bagi menguruskan Aset Tak Ketara di peringkat Kementerian.

75 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9.3. Pelantikan Pegawai Aset 9.3.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 1.1 Pengurusan Aset Kerajaan perenggan 7 menjelaskan Pegawai Aset di Kementerian hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal/Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat Kementerian. 9.3.2. Pekeliling Perbendaharaan AM 1.1 Pengurusan Aset Kerajaan perenggan 4 antara tanggungjawab Ketua Jabatan adalah melantik Pembantu Pegawai Aset bagi membantu Pegawai Aset dalam pengurusan aset, melantik Pegawai Penerima dan memastikan semua Aset Kerajaan didaftarkan. 9.3.3. Semakan Audit mendapati Pegawai Pengawal telah melantik En. Ezmil Ariff Mohd Khairan sebagai Pegawai Aset Kementerian berkuat kuasa 11 Februari 2022 melalui surat rujukan MPIC.300-1/1/1(11) bertarikh 11 Februari 2022. Unit Pengurusan Aset (UPA) KPK juga turut melantik Pegawai Aset dan Pembantu Aset Bahagian/Unit untuk membantu tugas-tugas Pegawai Aset Kementerian melalui surat rujukan: MPIC.300-1/1/1(26) bertarikh 25 Februari 2023. 9.4. Penerimaan 9.4.1. Pelantikan Pegawai Penerima Dan Pegawai Pakar Atau Mahir 9.4.1.1. AM 7.2 Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan – Penerimaan perenggan 2 menjelaskan Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa ATK yang diterima dan melantik pegawai pakar atau mahir dalam bidang berkenaan bagi ATK yang memerlukan pengesahan ketulenan dan keaslian. 9.4.1.2. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia perenggan 1.6 menjelaskan Ketua Jabatan bertanggungjawab menyediakan senarai tugas setiap pegawai di agensinya. Senarai tugas ini hendaklah menunjukkan dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya, dengan pegawai bawahan serta rakan sejawat dalam organisasi yang sama. Senarai tugas hendaklah sentiasa diteliti dan dikemas kini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan dengan pegawai terutama sekiranya berlaku: (a) pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan; (b) penstrukturan semula organisasi; (c) pengurangan atau penambahan fungsi jabatan;

76 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI (d) pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan; atau perubahan dalam sistem atau cara bekerja. 9.4.1.3. Semakan Audit mendapati surat Pelantikan Pegawai Penerima ATK telah dikeluarkan oleh Ketua Jabatan (Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Pembangunan (BKPP). Pegawai yang dilantik adalah seperti berikut: i. Puan Ts. Rafidah Binti Mohd Ramli (Penolong Setiausaha Kanan) ii. Encik Mohd Khairil Bin Azman (Penolong Setiausaha Kanan) iii. Puan Zamdafilla Binti Abdul Majid (Penolong Pegawai Teknologi Maklumat) iv. Encik Mohd Fardzlin Bin Md. Razi (Penolong Pegawai Teknologi Maklumat) v. Puan Norulhuda Binti Setopa (Penolong Pegawai Teknologi Maklumat) 9.4.1.4. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit mendapati tiada sebarang pelantikan pegawai pakar atau mahir dibuat. Pihak Audit dimaklumkan pegawai yang dilantik sebagai Pegawai Penerima ATK adalah turut berperanan sebagai pegawai pakar atau mahir bagi ATK yang memerlukan pengesahan ketulenan dan keaslian. Selain itu, hasil temu bual dengan Pegawai Penerima ATK dan semakan fizikal ke atas myPortfolio mendapati deskripsi tugas berkaitan dengan tugas-tugas lantikan belum dikemaskini dalam myPortfolio setiap pegawai. 9.4.2. Penerimaan Aset Tak Ketara 9.4.2.1. AM 7.2 Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan – Penerimaan perenggan 3 menjelaskan Pegawai Penerima hendaklah memastikan pemeriksaan/ pengujian ATK telah dilaksanakan dengan lengkap terlebih dahulu oleh pegawai yang berkelayakan dalam bidang berkaitan sebelum ATK diterima. Bagi Aset Tak Ketara yang mempunyai spesifikasi teknikal, penerimaan dan pemeriksaan hendaklah dilakukan oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang memiliki kepakaran atau kemahiran dalam bidang berkaitan. 9.4.2.2. AM 7.2 Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan - Penerimaan perenggan 3.3.4 menghendaki pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh Pegawai Penerima selepas pemeriksaan berjaya dilakukan dengan menggunakan Borang Penerimaan Aset Tak Ketara (KEW.ATK-1). 9.4.2.3. Semakan Audit ke atas penggunaan Borang Penerimaan Aset Tak Ketara KEW.ATK-1 mendapati kuantiti barang yang diterima bagi kesemua 20 unit ATK yang telah dibuat perolehan bagi tempoh tahun 2022 hingga Februari 2024 telah diterima dan didaftar menggunakan Borang Penerimaan Aset Tak Ketara (KEW.ATK-1) oleh pegawai penerima

77 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI dilantik. Semakan Audit juga mendapati kesemua ATK yang diterima dalam nota hantaran adalah sama dengan maklumat di dalam pesanan tempatan dan dokumen kontrak. 9.4.2.4. Bagaimanapun, semakan lanjut mendapati perolehan yang dibuat pada tahun 2022 bagi perkhidmatan pelanjutan tempoh waranti peralatan ICT selama dua (2) tahun di KPK berjumlah RM246,809.60 telah didaftarkan dalam Borang Penerimaan Aset Tak Ketara KEW.ATK-1 walaupun dikategorikan sebagai Aset Tak Alih. Semakan Audit pada baucar bayaran juga mendapati perbelanjaan tersebut telah dikategorikan sebagai kod objek 29199 - Perkhidmatan Yang Lain berbanding kod objek 39000 - Aset Tak Ketara. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 3. JADUAL 3 PERKHIDMATAN PELANJUTAN TEMPOH WARANTI PERALATAN ICT DIKATEGORIKAN SEBAGAI PERKHIDMATAN YANG LAIN DALAM BAUCAR BAYARAN BIL. NAMA PEMBEKAL PERIHAL BAYARAN TARIKH KOD AKAUN NO. BAUCAR TARIKH SEDIA AMAUN (RM) 1. Asi Synergy Sdn. Bhd. Perkhidmatan Pelanjutan Tempoh Waranti Peralatan ICT Selama Dua 2 Tahun Di KPK/ Rujukan CO220000000533293 27.09.2022 B0229199 12003007 14.12.2022 246,809.60 9.5. Penolakan 9.5.1. Penolakan Aset Tak Ketara 9.5.1.1. Pekeliling AM 7.2 Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan - Penerimaan perenggan 3.3.5 menerangkan penggunaan Borang Penolakan Aset Tak Ketara KEW.ATK2 (Lampiran B) hendaklah disediakan oleh Pegawai Penerima jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi. 9.5.1.2. Semakan Audit yang dibuat ke atas dokumen dan rekod ATK diselenggara oleh BPM bagi tempoh 2022 hingga Februari 2024 mendapati tiada sebarang penggunaan Borang Penolakan Aset Tak Ketara KEW.ATK-2. Ini menunjukkan pengesahan terimaan oleh Pegawai penerima yang dilantik terhadap kesemua ATK yang diterima mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian dan tiada sebarang aduan kerosakkan dan bilangan kuantiti yang diterima kurang atau lebih.

78 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9.6. Pendaftaran 9.6.1. Aset Tak Ketara Didaftarkan Dalam Tempoh Dua (2) Minggu 9.6.1.1. AM 7.3 Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan – Pendaftaran perenggan 2 menjelaskan Setiap Aset Tak Ketara hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. 9.6.1.2. AM 7.3 Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan – Pendaftaran perenggan 3 menjelaskan Setiap Harta Intelek dan Harta Bukan Intelek yang diterima melalui pembelian dengan wang kerajaan, penyelidikan, hasil inovasi, reka cipta, sumbangan atau hadiah, pindahan dan melalui proses perundangan atau perjanjian hendaklah didaftarkan. 9.6.1.3. AM 7.3 Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan – Pendaftaran perenggan 10.6.1 menjelaskan Ketua Jabatan boleh melantik Pembantu Pegawai Aset bagi mendaftar semua Aset Tak Ketara yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan/PTJ. 9.6.1.4. Semakan Audit terhadap 20 unit ATK yang telah diterima dan didaftar dalam Borang Penerimaan Aset Tak Ketara KEW.ATK-1 mendapati kesemua unit ATK telah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu. Tarikh Nota Hantaran (Delivery Order) dengan tarikh tandatangan Pegawai Penerima ATK dalam Borang Penerimaan Aset Tak Ketara KEW.ATK-1 dicatatkan pada tarikh hari yang sama. 9.6.2. Aset Tak Ketara Didaftarkan Dalam Senarai Harta Bukan Intelek KEW.ATK-4 9.6.2.1. AM 7.3 Pendaftaran perenggan 10.6.2 menyatakan Aset Tak Ketara perlu didaftarkan mengikut Kumpulan Senarai Harta Bukan Intelek KEW.ATK-4 serta diselenggarakan dengan kemas kini. 9.6.2.2. Semakan Audit terhadap 20 unit ATK yang telah diterima dan didaftar dalam Borang Penerimaan Aset Tak Ketara KEW.ATK-1 mendapati kesemua unit ATK turut didaftar dalam Senarai Harta Bukan Intelek KEW.ATK-4 dengan lengkap dan kemas kini. 9.6.3. Pendaftaran Aset Tak Ketara Oleh Pembantu Aset 9.6.3.1. Pegawai Penerima ATK yang dilantik adalah bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa ATK yang diterima sebagaimana yang dinyatakan dalam AM 7.2 Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan – Penerimaan perenggan 2.

79 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9.6.3.2. Hasil semakan Audit dan temu bual dengan Pegawai Penerima ATK yang dilantik mendapati tugas-tugas pendaftaran berkaitan ATK turut dipertanggungjawabkan kepada Pegawai Penerima ATK kerana pegawai yang sama dilantik sebagai Pembantu Aset. 9.7. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya, kawalan dalaman terhadap Pengurusan ATK di KPK adalah baik. Namun, bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: i. Surat pelantikan pegawai pakar atau mahir terhadap pegawai ATK perlu dikeluarkan oleh BKPP bagi memastikan pematuhan sepenuhnya kepada pekeliling berkuatkuasa. ii. BPM perlu mengemaskini deskripsi tugas mengikut tugas-tugas lantikan semasa bagi menunjukkan dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya, dengan pegawai bawahan serta rakan sejawat dalam organisasi yang sama selaras pekeliling. iii. BPM perlu memastikan penggunaan kategori ATK yang betul bagi memastikan aset direkod dengan betul dan tepat. [Nota UAD: Pemerhatian Audit bertarikh 29 Mac 2024 ini belum dimuktamadkan kerana belum menerima maklum balas] Pendapat Audit Pengurusan Aset Tak Ketara masih boleh dipertingkatkan bagi memastikan pematuhan sepenuhnya kepada pekeliling berkuatkuasa.

80 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 10. PEMERIKSAAN PEMATUHAN TERHADAP PEROLEHAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN [PERATURAN PEROLEHAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN-WP 7.5)] - LEMBAGA MINYAK SAWIT MALAYSIA (MPOB) Pemeriksaan dan pematuhan terhadap MPOB telah dijalankan mulai 21 hingga 23 Ogos 2023. Laporan Lawatan Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan berdasarkan PPWP 7.5 Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan juga telah dikemukakan kepada Ketua Pengarah MPOB untuk tindakan pihak MPOB selanjutnya. 11. PEMERIKSAAN PEMATUHAN TERHADAP PEROLEHAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN [PERATURAN PEROLEHAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN-WP 7.5)] - LEMBAGA KENAF DAN TEMBAKAU NEGARA (LKTN) Pemeriksaan dan pematuhan terhadap LKTN telah dijalankan mulai 15 hingga 19 Oktober 2023. Laporan Lawatan Pemeriksaan Pematuhan Terhadap Perolehan Badan Berkanun Persekutuan berdasarkan PPWP 7.5 Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan juga telah dikemukakan kepada Ketua Pengarah LKTN untuk tindakan pihak LKTN selanjutnya. BAHAGIAN VI LAPORAN PENGAUDITAN KHAS

81 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 12. PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI (KPK) Latar Belakang i. Unit Kewangan dan Akaun melalui Unit Kewangan, BKPP bertanggungjawab mengurus, menyedia dan menyelaras pengurusan emolumen, terimaan, bayaran, pinjaman, kutipan semula pembayaran dan elaun serta pelaporan Akaun Belum Terima (ABT) Kementerian, pengurusan laporan-laporan kewangan dan perakaunan selain memantau pengurusan, pelupusan dan keselamatan rekod kewangan. ii. Pelaporan ABT KPK disediakan oleh Unit Kewangan dan Akaun, BKPP dan disatukan oleh Bahagian Akaun, KPK untuk dikemukakan kepada Bahagian Pengurusan Audit Dalam, JANM. Setakat bulan Jun 2023, sebanyak enam agensi dibawah KPK bertanggungjawab untuk melaporkan ABT kepada Pegawai Pengawal Kementerian iaitu Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia (MTIB), Lembaga Kenaf dan Tembakau Negara (LKTN), Lembaga Lada Malaysia (MPB), Lembaga Koko Malaysia (LKM), Lembaga Getah Malaysia (LGM) dan Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB). Objektif Pengauditan Pengauditan dijalankan bagi menentukan pengurusan ABT telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Skop Pengauditan i. Pengurusan ABT dilaksanakan di PTJ Kementerian iaitu BKPP, KPK bagi tahun 2021 hingga bulan Jun 2023 melibatkan KPK dan enam agensi lain dibawah Kementerian. Perkara yang dinilai ialah meliputi prestasi, penyelenggaraan, pelaporan, pemantauan dan penguatkuasaan serta hapus kira terhadap ABT dan Tunggakan. ii. Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod, fail dan dokumen yang berkaitan dengan pengurusan ABT. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga dibuat bagi mengesahkan maklumat yang diperolehi daripada proses semakan serta mendapatkan penjelasan lanjut. Peraturan yang dirujuk adalah Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia. Pengauditan turut dijalankan berpandukan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti). BAHAGIAN VII LAPORAN PENGAUDITAN PEMATUHAN

82 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Rumusan Audit Pengauditan yang dijalankan pada bulan Julai hingga September 2023 merumuskan pengurusan ABT masih belum dipantau dengan menyeluruh melibatkan penyelenggaraan akaun subsidiari, punca kuasa pegawai penyelaras ABT dan pemantauan prestasi trend peningkatan/ penurunan ABT di KPK dan agensi. 12.1. Akaun Belum Terima Akaun Belum Terima (ABT) adalah amaun yang sepatutnya diterima tetapi belum diterima oleh Kerajaan yang wujud daripada peristiwa lampau (past event) berasaskan kepada bil atau melalui dasar, perjanjian atau keputusan Kerajaan yang berkuat kuasa (Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 perenggan 2.1.1). Pengurusan ABT dilaksanakan di PTJ Kementerian iaitu BKPP, KPK bagi tahun 2021 hingga 2023 yang melibatkan KPK dan enam agensi lain dibawahnya. 12.1.1. Prestasi Akaun Belum Terima a. Analisis Audit mendapati kedudukan Akaun Belum Terima menunjukkan trend penurunan dan peningkatan bagi tempoh tahun antara 2021 hingga Jun 2023. Pada 30 Jun 2021, jumlah keseluruhan ABT bagi Kementerian dan enam agensi adalah berjumlah RM18.52 juta dan menurun sejumlah RM0.63 juta (3.4%) kepada RM17.88 juta pada 31 Disember 2021. Jumlah keseluruhan ABT pada Jun 2022 terus menurun sejumlah RM4.47 juta (25%) kepada RM13.41 juta dan kemudian meningkat sejumlah RM2.62 juta (20%) kepada RM16.03 juta pada Disember 2022. Peningkatan jumlah keseluruhan ABT terus berlaku pada Jun 2023 sejumlah RM51.07 juta (319%) kepada RM67.10 juta. b. Semakan Audit terhadap Laporan ABT dan Tunggakan KPK dan agensi mendapati peningkatan ketara berlaku pada bulan Disember 2022 dan Jun 2023 disebabkan peningkatan jumlah ABT daripada pinjaman dan pendahuluan yang baharu daripada agensi Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia (MTIB). Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 1. JADUAL 1 JUMLAH ABT MENGIKUT KEMENTERIAN DAN AGENSI KPK BIL. KEMENTERIAN /AGENSI 2021 2022 2023 JUN 2021 (RM) DIS 2021 (RM) JUN 2022 (RM) DIS 2022 (RM) JUN 2023 (RM) 1. KPK 8,632.86 5,880.93 7,931.89 12,151.59 28,981.34 2. MTIB 8,134,993.35 7,485,910.03 6,190,169.07 6,673,915.54 58,924,011.32 3. LKTN 282,058.00 291,378.03 298,003.03 287,749.03 284,829.03 4. MPB 1,667,269.80 2,274,050.60 191,530.60 167,173.85 184,685.75

83 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. KEMENTERIAN /AGENSI 2021 2022 2023 JUN 2021 (RM) DIS 2021 (RM) JUN 2022 (RM) DIS 2022 (RM) JUN 2023 (RM) 5. LKM 4,959.96 5,659.96 2,159.96 16,759.96 21,371 6. LGM 3,160,826.65 3,919,333.00 3,394,973.44 4,291,708.18 3,749,664.46 7. MPOB 5,258,809.00 3,899,878.00 3,322,478.00 4,583,340.00 3,910,885.00 JUMLAH KESELURUHAN 18,517,549.62 17,882,090.55 13,407,245.99 16,032,798.15 67,104,427.90 Sumber: Fail Penyata ABT dan Tunggakan 12.1.2. Penyelenggaraan ABT dan Tunggakan 12.1.2.1. Akaun Subsidiari ABT dan Akaun Kawalan ABT Tidak Disediakan a. Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 perenggan 4.1.2 (iii) dan (iv) menyatakan sistem ABT dan Tunggakan hendaklah mempunyai unsur-unsur kawalan dalaman seperti satu Akaun Kawalan ABT bagi setiap jenis ABT perlu diselenggarakan untuk menunjukkan jumlah baki ABT yang terdapat di dalam Akaun-Akaun Subsidiari ABT berkenaan dan Akaun-Akaun Subsidiari ABT hendaklah diimbangkan dengan Akaun Kawalan ABT berkenaan dan seterusnya akaun kawalan ini hendaklah disesuaikan dengan jumlah bil dikeluarkan dan jumlah wang dipungut berkaitan dengan bil-bil itu. b. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 3 Tahun 2019 perenggan 6.3.6 (3) turut menyatakan Daftar Emolumen Terlebih Bayar perlu diselenggara untuk merekod semua transaksi tunggakan emolumen terlebih bayaran dan semua baki akaun tertunggak hendaklah dipindah catat ke Akaun Subsidiari dan Akaun Kawalan pada akhir sesuatu tempoh yang ditetapkan oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan mengikut format ditetapkan. c. Semakan Audit terhadap rekod ABT dan Tunggakan mendapati Daftar ABT bagi tahun 2021 hingga bulan Jun 2023 melibatkan emolumen terlebih bayar ada disediakan mengikut format ditetapkan. Namun, semakan lanjut Audit mendapati Akaun Subsidiari ABT dan Akaun Kawalan ABT tidak diwujudkan. Pihak Audit dimaklumkan melalui Mesyuarat Pra-Penutup Pengurusan ABT pada 11 September 2023 bahawa pegawai ABT yang terlibat di BKPP tidak mendapat latihan dan kursus yang secukupnya berkaitan kepentingan penyelenggaraan Akaun Subsidiari ABT dan Akaun Kawalan ABT. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 1.

84 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 1 Daftar Emolumen Terlebih Bayar (28.08.2023) (Sumber: Fail Penyata ABT dan Tunggakan) Maklum balas BKPP pada 28 Disember 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2023 pada 9 Januari 2024 Punca: Perincian maklumat mengenai jumlah amaun yang sepatutnya diterima dan telah diterima daripada individu/ entiti termasuk jumlah keseluruhan amaun-amaun tersebut pada ketika ini telah direkodkan dalam Daftar Emolumen Terlebih Bayar. Pelan Tindakan: i. BKPP akan menyediakan surat pelantikan Pegawai Aset Kementerian yang baharu dan menyenaraikan senarai tugas secara terperinci. ii. Melantik Pegawai BPM sebagai Pegawai Aset ICT (Harta Modal/Aset Alih Bernilai Rendah/Aset Tak Ketara). Tempoh Jangka Selesai: 30 Jun 2023. 12.1.2.2. Tiada Penetapan Kuasa dan Tugas Secara Khusus Kepada Pegawai ABT a. Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 perenggan 4.1.2 (viii) menyatakan semua rekod penyelenggaraan Akaun Kawalan ABT dan Akaun Subsidiari ABT hendaklah disimpan dengan selamat oleh pegawai yang diberi kuasa. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 3 Tahun 2019 perenggan 3.2.8 turut menetapkan semua rekod penyelenggaraan Akaun Kawalan ABT dan Akaun Subsidiari ABT hendaklah disimpan dengan selamat oleh pegawai yang diberi Penetapan Kuasa Dan Tugas, dan Kebenaran Khusus.

85 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 perenggan 7.2 (iv) juga menyatakan pengurusan ABT hendaklah dipertanggungjawabkan kepada pegawai-pegawai secara khusus supaya pengurusan ABT dapat dilaksanakan secara teratur dan berkesan. Senarai, skop dan huraian tugas pegawai yang bertanggungjawab hendaklah dinyatakan dalam Garis Panduan Dalaman yang diwujudkan oleh Pegawai Pengawal selaras dengan syarat yang ditetapkan dalam Pekeliling serta peraturan yang berkuat kuasa. c. Semakan Audit terhadap rekod ABT dan Tunggakan setakat bulan Jun 2023 mendapati tiada penetapan kuasa dan tugas serta kebenaran khusus bagi pegawai ABT yang terlibat di KPK. Pihak Audit dimaklumkan pegawai yang bertanggungjawab terhadap pengurusan ABT hanya boleh dirujuk melalui Fail Penyata ABT dan Tunggakan. Melalui rujukan tersebut, semakan lanjut Audit mendapati pegawai terlibat ialah dua Akauntan di Bahagian Akaun, KPK iaitu Puan Hasnah Binti Othman dan Encik Khusyairi Fadhli bin Sharuddin dan Akauntan di BKPP, KPK iaitu Cik Melati binti Rosli dan Penolong Akauntan BKPP, KPK iaitu Puan Fitriyah Nor binti Rajemi. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 2. GAMBAR 2 Pegawai Penyelaras ABT (28.08.2023) (Sumber: Fail Penyata ABT dan Tunggakan) 12.1.2.3. Kelulusan Akauntan Negara a. Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 perenggan 4.1.2 Pegawai Pengawal hendaklah mendapatkan kelulusan Akauntan Negara, mengikut mana yang berkenaan, mengenai sistem perakaunan ABT yang hendak dilaksanakan selaras dengan peraturan berkuat kuasa.

86 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Semakan Audit melalui Fail Penyata ABT dan Tunggakan mendapati tiada kelulusan Akauntan Negara diperoleh bagi pelaksanaan sistem ABT di KPK. Pihak Audit dimaklumkan oleh Akauntan, KPK bahawa tiada keperluan untuk mendapatkan kelulusan Akauntan Negara kerana ABT yang dilaksanakan di KPK adalah secara penyelenggaraan rekod bertulis. Penjanaan sistem perakaunan sedia ada hanya boleh digunakan jika melibatkan transaksi penjanaan invois. 12.1.3. Pelaporan ABT dan Tunggakan a. Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 perenggan 5 menetapkan semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) dikehendaki melaporkan ABT dan Tunggakan kepada Pegawai Pengawal masing-masing selewat-lewatnya 15hb bulan berikutnya bagi pelaporan seperti pada 30 Jun dan 31 Disember. Pegawai Pengawal kemudiannya hendaklah menyatukan maklumat berkenaan dan mengemukakan laporan seperti pada 30 Jun selewat-lewatnya pada 31 Julai tahun semasa dan laporan seperti pada 31 Disember selewat-lewatnya pada 31 Januari tahun berikutnya secara menyeluruh dan lengkap bagi Kementerian/ Jabatan/Agensi di bawah kawalan masing-masing kepada Akauntan Negara Malaysia, dengan salinannya kepada Ketua Audit Negara. b. Semakan Audit melalui Fail Penyata ABT dan Tunggakan mendapati KPK telah mengemukakan Pelaporan ABT dan Tunggakan kepada Akauntan Negara Malaysia dan salinannya kepada Ketua Audit Negara dari tahun 2021 hingga 2023 selaras dengan pekeliling yang berkuat kuasa. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 2. JADUAL 2 TEMPOH PELAPORAN ABT DAN TUNGGAKAN DI KPK BIL. PELAPORAN TARIKH HANTAR NO. RUJUKAN 1. Jun 2021 22.07.2021 MPIC.400-1/4/1 (6) 2. Disember 2021 28.01.2022 MPIC.400-1/4/1 JLD. 2 (3) 3. Jun 2022 29.07.2022 MPIC.400-1/4/1 JLD. 2 (11) 4. Disember 2022 27.01.2023 MPIC.400-1/4/1 JLD. 2 (11) 5. Jun 2023 28.07.2023 MPIC.400-1/4/1 JLD. 3 (3) Sumber: Fail Penyata ABT dan Tunggakan c. Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 perenggan 5 turut menetapkan Format Laporan ABT yang perlu dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/JANM dan Jabatan Audit Negara adalah seperti berikut: i. ABT–1 - Penyata Akaun Belum Terima Dan Tunggakan Keseluruhan seperti pada 30 Jun/31 Disember; ii. ABT–1a - Penyata Akaun Belum Terima Dan Tunggakan Pinjaman dan Pendahuluan seperti pada 30 Jun/31 Disember;

87 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2023 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI iii. ABT–1b - Penyata Akaun Belum Terima Dan Tunggakan Hasil seperti pada 30 Jun/31 Disember; iv. ABT–1c - Penyata Akaun Belum Terima Dan Tunggakan Hutang-Hutang Lain seperti pada 30 Jun/31 Disember; v. ABT–1d - Penyata Akaun Belum Terima Dan Tunggakan Faedah Pinjaman Boleh Dituntut seperti pada 30 Jun/31 Disember; dan vi. ABT–1e - Penyata Akaun Belum Terima Dan Tunggakan Wang Pendahuluan Kontraktor seperti pada 30 Jun/31 Disember. d. Semakan Audit melalui Laporan ABT dan Tunggakan tahun 2021 hingga Jun 2023 mendapati format Laporan ABT yang dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/JANM dan Jabatan Audit Negara adalah seperti pekeliling kerajaan yang berkuat kuasa. 12.1.4. Pemantauan dan Penguatkuasaan Terhadap Tunggakan ABT 12.1.4.1. Garis Panduan Dalaman Tidak Diwujudkan Dan Tiada Mekanisme Pemantauan Dilaksanakan a. Pekeliling Perbendaharaan WP 10.6 perenggan 7 menetapkan Pegawai Pengawal hendaklah mewujudkan Garis Panduan Dalaman bagi melaksanakan Pekeliling ini di Kementerian/Jabatan/Agensi masing-masing dengan syarat peraturan atau garis panduan tersebut adalah selaras dengan syarat yang ditetapkan dalam Pekeliling ini serta peraturan yang berkuat kuasa. Antara perkara yang perlu diambil kira dalam garis panduan tersebut adalah seperti berikut: i. Semua peraturan kewangan perlu dipatuhi; ii. Mempunyai sistem yang berkesan bagi tujuan mengemas kini rekod ABT dengan tepat dan memudahkan penyediaan laporan ke atas jumlah ABT yang sebenarnya; iii. Mekanisme pemantauan di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan untuk memastikan semua tindakan susulan telah diambil; iv. Pengurusan ABT hendaklah dipertanggungjawabkan kepada pegawaipegawai secara khusus supaya pengurusan ABT dapat dilaksanakan secara teratur dan berkesan. Senarai, skop dan huraian tugas pegawai yang bertanggungjawab hendaklah dinyatakan; v. Senarai dokumen yang menjadi bukti tunggakan ABT yang perlu dikeluarkan sebagai notis tunggakan ABT sama ada menggunakan invois kerajaan Am. 115 atau notis lain yang berkaitan; vi. Tempoh surat tuntutan dan surat–surat peringatan yang perlu dikeluarkan dalam tempoh yang ditetapkan oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan.