กิจการค้าร่วมและระบบใบสำคัญ

ใบสำคญั จำ่ ย

ระบบใบสำคญั เป็นวิธีกำรควบคมุ กำรปฏิบตั ิงำน ดำ้ นกำรจ่ำยเงินของกิจกำรขนำดใหญ่ เมอ่ื มกี ำรจดั ซือ้ สินทรพั ย์ หรอื
สิ่งของ เช่น กำรซอื้ สินคำ้ ซือ้ วตั ถดุ บิ สินทรพั ย์ วสั ดุ รวมถงึ กำรจ่ำยคำ่ ใชจ้ ำ่ ยตำ่ ง ๆ ดงั นน้ั ก่อนกำรจำ่ ยเงินทกุ ครง้ั กิจกำรจะตอ้ ง
จดั ทำใบสำคญั จ่ำยเทำ่ กบั จำนวนเงินทีต่ อ้ งจ่ำย และแนบหลกั ฐำนประกอบทกุ ครง้ั เพ่ือกำรตรวจสอบ

ใบสำคญั จำ่ ย เป็นเอกสำรในกำรบนั ทกึ บญั ชีท่ีกิจกำรเป็นผจู้ ดั ทำไวใ้ ชใ้ นกิจกำรเอง สรำ้ งแบบฟอรม์ ไดห้ ลำยแบบฟอรม์
โดยอำจจะมีดำ้ นเดียวหรอื มี 2 ดำ้ นก็ได้ ในกรณีทก่ี ิจกำรสรำ้ งแบบฟอรม์ ใบสำคญั จำ่ ย แบบมดี ำ้ นเดียวจะตอ้ งกำหนดเลขท่ี
ใบสำคญั วนั ท่ีของใบสำคญั วนั ทีค่ รบกำหนดจำ่ ยเงิน จำ่ ยใหใ้ คร รำยละเอียดเกี่ยวกบั รำยจำ่ ยที่เกิดขนึ้ พรอ้ มทง้ั ผ่ำนกำรตรวจสอบ
และกำรอนมุ ตั ิกำรจ่ำยเงิน กำรกำหนดเลขท่ใี บสำคญั กำรจำแนกประเภทรำยจ่ำย วนั ทจี่ ำ่ ยเงิน เลขที่เช็ค และผู้อนมุ ตั กิ ำรจ่ำย
ตวั อยำ่ งเชน่

ตวั อยำ่ ง

ตวั อยำ่ ง

ลกั ษณะของระบบใบสำคญั

ระบบใบสำคญั เป็นวิธีกำรทำงบญั ชีทช่ี ว่ ยปอ้ งกนั กำรทจุ รติ และกำรลงบญั ชีผิดพลำด ชว่ ยใหก้ ิจกำรควบคมุ ภำยใน
ทำงดำ้ นรำยจ่ำยใหร้ ดั กมุ ถกู ตอ้ ง ซง่ึ สำมำรถสรุปวิธีกำรไดด้ งั นี้

1. วิธีกำรจ่ำยเงิน รำยจ่ำยทกุ รำยจ่ำยที่เขำ้ มำในกิจกำรจะตอ้ งจำ่ ยดว้ ยเช็คเสมอ ยกเวน้ รำยจำ่ ยรำยเลก็ รำยนอ้ ย เชน่
คำ่ ใชจ้ ่ำยเบ็ดเตลด็ คำ่ รบั รอง คำ่ พำหนะ กิจกำรจะตง้ั วงเงินสดยอ่ ย โดยใหผ้ รู้ กั ษำเงินสดยอ่ ยเป็นผรู้ บั ผิดชอบในกำรจ่ำยเงินเม่ือเงิน
สดยอ่ ยคงเหลือเล็กนอ้ ย ผรู้ กั ษำเงินสดยอ่ ยจะนำรำยกำรจำ่ ยเงินพรอ้ มใบสำคญั กำรจำ่ ยเงิน มำขอเบิกเงินชดเชยจำกกิจกำร กิจกำร
ก็จะนำรำยจำ่ ยดงั กลำ่ วมำบนั ทกึ ทท่ี ะเบียนใบสำคญั จำ่ ย และกิจกำรจะจ่ำยเงินชดเชยใหก้ บั ผรู้ กั ษำเงินสดย่อยเป็นเช็ค

2. กำรจ่ำยเงินทกุ รำยกำรตอ้ งจดั ทำใบสำคญั กอ่ นเสมอ เพื่อรวบรวมหลกั ฐำนตำ่ ง ๆ ที่เกี่ยวขอ้ งเสนอใหแ้ กผ่ มู้ ีอำนำจ
อนมุ ตั ิ

ทะเบยี นใบสำคญั จำ่ ย

1. ทะเบียนใบสำคญั จ่ำย เป็นสมดุ บนั ทกึ รำยกำรขนั้ ตน้ ที่ใชบ้ นั ทกึ ใบสำคญั เม่อื พนกั งำนบญั ชีไดร้ บั เอกสำรทำงกำรคำ้ (รำยจ่ำย)
พนกั งำนบญั ชีจะตรวจสอบควำมถกู ตอ้ ง แลว้ นำเอกสำรดงั กลำ่ วมำจดั ทำใบสำคญั ใบสำคญั จำ่ ยถือเป็นเอกสำรภำยในท่กี ิจกำร
จดั ทำขนึ้ เอง แลว้ จงึ นำมำบนั ทกึ ในทะเบียนใบสำคญั จ่ำย ซง่ึ แบบฟอรม์ ทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย ประกอบดว้ ย

1. วนั เดือน ปี 10. ดำ้ นเดบิต คำ่ ขนสง่ เขำ้

2. เลขทใ่ี บสำคญั 11. ดำ้ นเดบิต วสั ดสุ ำนกั งำน

3. ผรู้ บั เงิน 12. ดำ้ นเดบิต บญั ชีอ่นื ๆ ประกอบดว้ ยชอ่ ง ชื่อบญั ชี เลขที่บญั ชี

4. คำอธิบำยรำยกำร (ทท่ี ำใหเ้ กิดกำรจำ่ ยเงิน) และจำนวนเงิน เรยี กว่ำช่องเฉพำะ หมำยถงึ รำยกำรทบี่ นั ทึกใน

5. เงื่อนไขกำรจำ่ ยเงิน (ถำ้ มี) ชอ่ งเฉพำะ ไมต่ อ้ งผำ่ นบญั ชีไปยงั บญั ชีแยกประเภททนั ทีท่เี กิด

6. กำรจ่ำยเงิน ประกอบดว้ ย ช่องวนั ท่ที จ่ี ำ่ ยเงินและช่องเลขทเี่ ช็ค รำยกำรคำ้ จะผำ่ นรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภทเม่อื วนั สิน้ เดือน

7. ดำ้ นเครดติ ใบสำคญั จ่ำย และชื่อบญั ชี สำมำรถกำหนดชื่ออ่นื ใดก็ได้ ตำมควำมเหมำะสม

8. ดำ้ นเดบิต ซือ้ ของธุรกิจ

9. ดำ้ นเดบิต ภำษีซือ้

ลกั ษณะของระบบใบสำคญั

2. หลกั กำรบนั ทกึ บญั ชีในทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย ใบสำคญั ท่ีผำ่ นกำรอนมุ ตั ิแลว้ ใหน้ ำมำออกเลขท่ีใบสำคัญ โดยเลขทใ่ี บสำคญั จะ

เรยี งตำม วนั ทท่ี เ่ี กิดรำยกำร แลว้ จึงนำใบสำคญั ท่ีออกเลขทีแ่ ลว้ ไปบนั ทกึ ในทะเบียนใบสำคญั จ่ำยเพ่ือบันทกึ ตงั้ เป็นหนสี้ นิ ไวท้ กุ

รำยกำร โดยถือวำ่ เป็นภำระผกู พนั ทก่ี ิจกำรจะตอ้ งจำ่ ยชำระเงินเมอื่ ถึง วนั ครบกำหนดชำระ โดยบนั ทกึ บญั ชีเรียงตำมเลขท่ใี บสำคญั

ในกำรบนั ทกึ บญั ชี จะบนั ทกึ โดย เดบิต บญั ชีทเ่ี ก่ียวขอ้ งและเครดติ บญั ชีใบสำคญั จ่ำยตำมกรณีตำ่ ง ๆ ดงั นี้

1) กำรซือ้ สนิ คำ้ ทง้ั ซอื้ สนิ คำ้ เป็นเงินเช่ือ หรอื ซอื้ สินคำ้ โดยกำรจำ่ ยเงินในวนั ที่ซือ้ หลกั ปฏิบตั ิในกำรบนั ทกึ บญั ชี กิจกำร

ตอ้ งนำรำยกำรดงั กลำ่ วมำบนั ทกึ ทที่ ะเบียนใบสำคญั จำ่ ย โดย

เดบิต บญั ชีซือ้ สนิ คำ้ XX

ภำษีซือ้ XX

เครดติ ใบสำคญั จ่ำย-เลขท่ีXX XX

ลกั ษณะของระบบใบสำคญั

3) กำรซอื้ สนิ ทรพั ย์ หลกั ปฏิบตั ใิ นกำรบนั ทกึ บญั ชีบนั ทกึ เชน่ เดียวกบั กำรซอื้ สนิ คำ้ น่นั คอื กิจกำรตอ้ งนำรำยกำรดงั กลำ่ วมำบนั ทกึ ท่ี

ทะเบียนใบสำคญั จ่ำย โดย

เดบิต สนิ ทรพั ยท์ ซ่ี ือ้ XX

ภำษีซือ้ XX

เครดติ ใบสำคญั จ่ำย-เลขที่ XX XX

ลกั ษณะของระบบใบสำคญั

4) กำรจ่ำยเงินเดอื น หลกั ปฏิบตั ใิ นกำรบนั ทกึ บญั ชีบนั ทกึ เช่นเดียวกบั กำรซอื้ สินคำ้ น่นั คอื กิจกำรตอ้ งนำรำยกำรดงั กลำ่ วมำบนั ทกึ ที่

ทะเบียนใบสำคญั จ่ำย โดย

เดบิต เงินเดอื น XX

เครดติ ใบสำคญั จ่ำย-เลขที่ xx XX

ลกั ษณะของระบบใบสำคญั

กำรจำ่ ยเงินเดอื นพนกั งำน ผมู้ ีหนำ้ ทจ่ี ำ่ ยเงินไดไ้ มว่ ่ำจะเป็นหนว่ ยงำนทำงรำชกำรหรอื ธุรกิจ เมื่อมีกำรจ่ำยเงินไดท้ กุ ครง้ั ผู้
มีหนำ้ ทง่ี ่ำยเงินไดต้ อ้ งหกั ภำษี ณ ทจ่ี ำ่ ย สำหรบั กำรหกั ภำษี ณ ทง่ี ่ำยจำกเงินเดอื นลกู จำ้ งนน้ั ใหค้ ำนวณตำมหลกั เกณฑก์ ำรเสียภำษี
เงินไดบ้ คุ คลธรรมดำ กำรหกั ภำษี ณ ที่จ่ำย โดยหกั ตำมวิธีปกติ โดยใหค้ ำนวณหำเงินไดพ้ งึ ประเมินท่ีจำ่ ยเสมือนไดจ้ ำ่ ยทง้ั ปี เช่น ถำ้
เป็นกำรจำ่ ยเงินเดือนใหน้ ำเงินเดอื นที่ไดใ้ นแตล่ ะเดือนคณู 12 แลว้ ใหน้ ำยอดดงั กลำ่ วไปคำนวณหกั คำ่ ใชจ้ ่ำยและคำ่ ลดหยอ่ น เหลอื
เทำ่ ใดใหน้ ำไปคำนวณภำษี ตำมบญั ชีอตั รำภำษีเงินไดบ้ คุ คลธรรมดำ ก็จะไดภ้ ำษีทีต่ อ้ งเสยี ทงั้ ปีแลว้ หำรดว้ ย 12 จะไดภ้ ำษี หกั ณ ท่ี
จำ่ ยในแตล่ ะเดือน

ทะเบยี นจำ่ ยเชค็

ถือวำ่ เป็นสมดุ บนั ทกึ รำยกำรขนั้ ตน้ สำหรบั กิจกำรที่ใชร้ ะบบใบสำคญั เพรำะทะเบียนจำ่ ยเช็คใชแ้ ทนสมดุ รำยวนั จำ่ ยเงิน
แบบฟอรม์ ของทะเบียนจำ่ ยเช็คประกอบดว้ ยช่องตำ่ ง ๆ ดงั นี้

1. ชื่อสมดุ 6. เลขทใี บสำคญั
2. หนำ้ สมดุ 7. เดบิต ใบสำคญั จำ่ ย
3. วนั เดือน ปี 8. เครดติ ธนำคำร
4. เลขท่เี ช็ค 9. เครดติ สว่ นลดรบั
5. ผรู้ บั เงิน

หลกั กำรบนั ทกึ บญั ชใี นทะเบียนจำ่ ยเชค็

นำใบสำคญั ทจ่ี ำ่ ยเช็คแลว้ มำบนั ทกึ ในทะเบียนจำ่ ยเช็ค โดยเรยี งตำมวนั ที่ทจี่ ่ำยเช็คออกเลขท่เี ช็ค ชื่อผรู้ บั เงินในใบสำคญั
อำ้ งเลขที่ใบสำคญั ทเี่ บิกเงิน (ฉบบั ดงั กลำ่ ว) โดยเดบิต ใบสำคญั จ่ำย เครดติ ธนำคำร ถำ้ มสี ว่ นลด ใหน้ ำสว่ นลดไปบนั ทกึ ดำ้ นเครดิต
สว่ นลดรบั

หลงั จำกบนั ทกึ รำยกำรในทะเบียนใบสำคญั จำ่ ยช่องกำรจ่ำยเงิน โดยลงวนั ที่ ท่ีจ่ำยเช็คและเลขท่ีเช็คหลงั จำกนน้ั ใหน้ ำ
ใบสำคญั ไปเก็บไวท้ ่ีแฟม้ ใบสำคญั ทจ่ี ่ำยเงินแลว้

กำรจดั เกบ็ ใบสำคญั คำ้ งจำ่ ย

ณ วนั สนิ้ เดอื นกิจกำรจะหำยอดคงเหลอื ของบญั ชีตำ่ ง ๆ สำหรบั บญั ชีใบสำคญั จ่ำยยอดคงเหลือ จะมผี ลทำใหก้ ิจกำร
สำมำรถตรวจสอบควำมถกู ตอ้ งของใบสำคญั จำ่ ยได้ เพรำะยอดคงเหลอื ท่ปี รำกฎในบญั ชีใบสำคญั จำ่ ย จะตอ้ งเทำ่ กบั ใบสำคญั ท่ี
คงเหลอื อยใู่ นแฟ้มใบสำคญั ที่ยงั ไมไ่ ดจ้ ำ่ ยเงิน เพรำะใบสำคญั ใดทีบ่ นั ทกึ กำรจ่ำยเงินท่ีทะเบียนจ่ำยเชค็ แลว้ ตอ้ งนำใบสำคญั นนั้
กลบั ไปบนั ทกึ ท่ีทะเบียนใบสำคญั จ่ำย ช่องกำรจำ่ ยเงิน ลงวนั ทท่ี ่จี ำ่ ย และเลขทเี่ ช็ค ถำ้ ชอ่ งกำรจ่ำยเงินในใบสำคญั ว่ำงอยู่ แสดง
ใบสำคญั ดงั กลำ่ วคำ้ งจ่ำย

กำรยกเลกิ หรอื กำรแกไ้ ขใบสำคญั จำ่ ย

จดุ ประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรมประจำหนว่ ย

1. บนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกบั กำรชำระหนบี้ ำงสว่ นได้
2. บนั ทกึ บญั ชีเกี่ยวกบั กำรจำ่ ยคำ่ ขนสง่ แทนเจำ้ หนไี้ ด้
3. บนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกบั กำรสง่ คนื สินคำ้ ได้
4. บนั ทกึ บญั ชีเกี่ยวกบั กำรชำระหนดี้ ว้ ยต๋วั เงินได้
5. บนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกบั กำรจำ่ ยเงินเดอื นและคำ่ แรงงำนได้

เมอื่ เกิดรำยกำรดำ้ นกำรจำ่ ยเงิน กิจกำรจะนำรำยกำรดงั กลำ่ วพรอ้ มเอกสำรประกอบกำรลงบญั ชีมำจดั ทำใบสำคญั และ
นำใบสำคญั มำบนั ทกึ บญั ชีท่ที ะเบียนใบสำคญั จำ่ ย หลงั จำกนนั้ จะนำใบสำคญั เก็บเขำ้ แฟม้ ใบสำคญั ที่ยงั ไมไ่ ดจ้ ำ่ ยเงิน แตถ่ ำ้
ใบสำคญั ฉบบั ใดตอ้ งจำ่ ยเงินทนั ทหี รอื ตอ้ งจ่ำยในวนั ตอ่ มำ หลกั ปฏิบตั ิทำงบญั ชีตอ้ งนำหลกั ฐำนกำรจำ่ ยเงินมำบนั ทกึ ท่ที ะเบียนจำ่ ย
เช็คดว้ ย แตบ่ ำงครง้ั อำจมรี ำยกำรทีเ่ กิดขนึ้ ไมเ่ ป็นไปตำมขน้ั ตอนดงั กลำ่ วขำ้ งตน้ อำจจะเกิดจำกหลำยสำเหตุ อำทิ มกี ำรจำ่ ยชำระหนี้
บำงสว่ น ชำระหนดี้ ว้ ยต๋วั เงินจ่ำย เป็นตน้

กำรชำระหนีบ้ ำงสว่ น

ในกรณที่กิจกำรซอื้ สินคำ้ หรอื บรกิ ำรสง่ิ ของเป็นเงินเช่ือ และไดจ้ ดั ทำใบสำคญั ในวนั ทรี่ ำ้ นคำ้ สง่ สินคำ้ พรอ้ มเอกสำรทำง
กำรคำ้ กิจกำรจะนำไปบนั ทกึ รำยกำรทีท่ ะเบียนใบสำคญั จำ่ ย ตอ่ มำกิจกำรตอ้ งกำรชำระหนบี้ ำงสว่ น วิธีปฏิบัติ ใหย้ กเลกิ ใบสำคญั
ฉบบั เดมิ แลว้ ออกใบสำคญั ฉบบั ใหมแ่ ทนตำมงวดท่คี ำดว่ำจะผอ่ นชำระ เช่น เมอื่ วนั ที่ 1 กมุ ภำพนั ธ์ 25XX กิจกำรไดซ้ อื้ เครอื่ งพิมพด์ ีด
จำกรำ้ นรมิ ไม้ 2 เครอื่ ง รำคำ 15,000 บำท และไดบ้ นั ทกึ ทที่ ะเบียนใบสำคญั จำ่ ยเลขท่ี 12/02 ตอ่ มำ วนั ท่ี 10 กมุ ภำพนั ธ์ ไดจ้ ่ำยชำระ
หนบี้ ำงสว่ น เป็นจำนวนเงิน 10,000 บำท บนั ทกึ บญั ชีแกไ้ ขดงั นี้

กำรชำระหนีบ้ ำงสว่ น

1. ทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย จำกตวั อยำ่ งขำ้ งตน้ เมื่อวนั ที่ 1 กมุ ภำพนั ธ์ 25XX ไดบ้ นั ทกึ รำยกำรในทะเบียนใบสำคญั จ่ำยครง้ั หนง่ึ แลว้

ตำมใบสำคญั เลขที่ 12/02 ตอ่ มำในวนั ท่ี 10 กมุ ภำพนั ธ์ ตอ้ งกำรจำ่ ยชำระหนบี้ ำงสว่ นเพียง 10,000 บำท เช่นนี้ สิ่งท่ีตอ้ งปฏิบตั ิ ให้

ออกใบสำคญั ฉบบั ใหมต่ ำมจำนวนงวดทจี่ ำ่ ยชำระหนี้ แลว้ เครดติ ใบสำคญั ฉบบั เกำ่ เทำ่ จำนวนเงินท่ีไดบ้ นั ทกึ ไวเ้ ดิมในทะเบียน

ใบสำคญั จำ่ ย ดงั นี้

เดบิต ใบสำคญั จำ่ ย-เลขท่ี 12/02 15,000

เครดติ ใบสำคญั จำ่ ย เลขท่ี 15/02 10,000

ใบสำคญั จ่ำย เลขท่ี 16/02 5,000

ทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย

กำรชำระหนีบ้ ำงสว่ น

2. ทะเบียนจ่ำยเช็ค กำรบนั ทกึ รำยกำรในทะเบียนจ่ำยเช็ค จะบนั ทกึ เพียงใบสำคญั เลขท่ี15/02 เพรำะมกี ำรจำ่ ยชำระเงินเพียงฉบบั
เดยี ว สว่ นใบสำคญั ฉบบั ท่ี 16/02 จะเป็นใบสำคญั คำ้ งจำ่ ยจนกว่ำจะมีกำรจำ่ ยเงินในครำวตอ่ ไป บนั ทกึ รำยกำรจ่ำยชำระเงินดงั นี้

ทะเบยี นจำ่ ยเชค็

กำรชำระหนีบ้ ำงสว่ น

3. ผ่ำนรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภท ปฏิบตั เิ ชน่ เดียวกบั ที่ไดก้ ลำ่ วมำ น่นั คือ ระหวำ่ งเดอื น จะผ่ำนรำยกำรไปบัญชีแยกประเภท
เฉพำะรำยกำรท่ีเกิดขนึ้ ในชอ่ งบญั ชีอน่ื ๆ เทำ่ นน้ั บนั ทกึ บญั ชีดงั นี้

ผำ่ นรำยกำรไปยงั บญั ชแี ยกประเภท

กำรจำ่ ยคำ่ ขนสง่ แทนเจำ้ หนี้

ในกรณีที่กิจกำรซอื้ สินคำ้ เป็นเงินเช่ือและมีขอ้ ตกลงใหเ้ จำ้ หนเี้ ป็นผอู้ อกคำ่ ขนสง่ สนิ คำ้ ณ วันสง่ มอบสินคำ้ กิจกำรไดร้ บั ใบ
สง่ ของ/ใบกำกบั ภำ โดยเจำ้ หนยี้ งั มไิ ดจ้ ำ่ ยคำ่ ขนสง่ สินคำ้ ใหก้ บั บรษิ ัทขนสง่ เช่นนี้ กิจกำรจะตอ้ งจำ่ ยเงินคำ่ ขนสง่ แทนเจำ้ หนี้ ซงึ่ คำ่
ขนสง่ ดงั กลำ่ วเป็นคำ่ ใชจ้ ่ำยของเจำ้ หนมี้ ใิ ชข่ องกิจกำร ดงั นน้ั กิจกำรจะบนั ทกึ บญั ชีโดย

กำรจำ่ ยคำ่ ขนสง่ แทนเจำ้ หนี้

1. ทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย กำรบนั ทกึ บญั ชีในทะเบียนใบสำคญั จ่ำย จะแบ่งกำรบนั ทกึ บญั ชีเป็น 2 ขน้ั ดงั นคี้ ือ

ขนั้ ท่ี 1 ทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย ในสว่ นของกำรซือ้ สินคำ้

เดบิต ซือ้ สนิ คำ้ XX

เครดิต ใบสำคญั จำ่ ย-เลขที่ XX XX

ขนั้ ที่ 2 ในสว่ นของคำ่ ขนสง่ ทะเบียนใบสำคญั จ่ำย

เดบิต ใบสำคญั จำ่ ย-เลขท่ี (ฉบบั เดิม) XX (จำนวนเงินเทำ่ กบั คำ่ ขนสง่ ที่จำ่ ยแทนเจำ้ หนี)้

เครดติ ใบสำคญั จ่ำย-เลขท.่ี ...(ฉบบั ใหม)่ XX (เทำ่ กบั คำ่ ขนสง่ )

กำรจำ่ ยคำ่ ขนสง่ แทนเจำ้ หนี้

2. ทะเบียนจำ่ ยเช็ค จะบนั ทกึ รำยกำรเฉพำะคำ่ ขนสง่ ท่ีจ่ำยแทนเจำ้ หนี้ 500 บำทตำใบสำคญั ฉบบั ที่ 2 เลขท่ี 102 เทำ่ นน้ั ในทะเบียน
จำ่ ยเช็ค บนั ทกึ ดงั นี้

กำรจำ่ ยคำ่ ขนสง่ แทนเจำ้ หนี้

กำรจำ่ ยคำ่ ขนสง่ แทนเจำ้ หนี้

3. ผำ่ นรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภท

กำรสง่ คนื สนิ คำ้

1. สมดุ รำยวนั ท่วั ไป เมื่อกิจกำรซอื้ สินคำ้ และไดต้ ดั ทำใบสำคญั พรอ้ มทงั้ บนั ทกึ กำรซอื้ สินคำ้ ท่ีทะเบียนใบสำคญั จ่ำยแลว้
ตอ่ มำสินคำ้ เกิดชำรุดหรอื สง่ สินคำ้ ไมต่ รงตำมตอ้ งกำร กิจกำรอำจจะขอลดรำคำ ซงึ่ จะทำใหร้ ำคำสินคำ้ ไมต่ รงกับใบสำคญั วิธีปฏิบตั ิ
ตำมบญั ชี ใหน้ ำยอดท่ีสง่ คนื หรอื ขอลดรำคำนนั้ มำบนั ทกึ บญั ชีท่ีสมดุ รำยวนั ท่วั ไปดงั นี้
วนั ท่ี 11มิถนุ ำยน 25XX กิจกำรไดส้ ง่ คนื สินคำ้ ทซี่ อื้ มำเมื่อวนั ที่ 9 มิถนุ ำยน เนื่องจำกชำรุด จำนวน 535 บำท เป็นรำคำรวม
ภำษีมลู คำ่ เพิ่มแลว้ 7% บนั ทกึ บญั ชีดงั นี้

กำรสง่ คืนสนิ คำ้

กำรสง่ คนื สนิ คำ้

2. ทะเบียนใบสำคญั จ่ำย เมื่อบนั ทกึ รำยกำรดงั กลำ่ วในสมดุ รำยวนั ท่วั ไปแลว้ ใหก้ ลบั ไปทะเบียนใบสำคัญจำ่ ย ที่
ใบสำคญั ฉบบั เดมิ ช่องกำรจำ่ ยเงินย แลว้ ให้ หมำยเหตุ ในช่องกำรเงินฉบบั เดิมว่ำ สง่ คนื สินคำ้ วนั ที่ใด จำนวนเงินเทำ่ ใด บนั ทกึ ดงั นี้

กำรสง่ คนื สนิ คำ้

3. กำรผำ่ นรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภท เมื่อนำรำยกำรคำ้ ท่ีเกิดขนึ้ บนั ทกึ ในสมดุ รำยวนั ท่วั ไปแลว้ ตอ้ งผำ่ นรำยกำร
ดงั กลำ่ วไปยงั บญั ชีแยกประเภท ที่เก่ียวขอ้ งทนั ที

กำรชำระหนีด้ ว้ ยต๋วั เงิน

บำงครงั้ กิจกำรไมส่ ำมำรถจ่ำยเงินในวนั ครบกำหนดตำมใบสำคญั จำ่ ยได้ กิจกำรอำจชำระดว้ ยต๋วั สญั ญำใชเ้ งิน หรอื
รบั รองต๋วั แลกเงินเพ่ือชำระหนี้ ดงั นนั้ กำรชำระเงินดว้ ยต๋วั เงินจำ่ ย จงึ มีผลทำใหห้ นสี้ ินประเภทใบสำคญั จ่ำยลดลง แตห่ นสี้ นิ ประเภท
ต๋วั เงินจำ่ ยเพิ่มขนึ้ ดว้ ยจำนวนเงินเทำ่ กนั

กำรชำระหนีด้ ว้ ยต๋วั เงิน

1. สมดุ รำยวนั ท่วั ไป หลกั กำรบนั ทกึ บญั ชี ใหน้ ำรำยกำรชำระหนตี้ ำมต๋วั เงินจ่ำย บนั ทกึ บญั ชี

ที่สมดุ รำยวนั ท่วั ไป โดย

เดบิต ใบสำคญั จำ่ ย - เลขที่ XX XX

เครดิต ต๋วั เงินจ่ำย XX

วนั ท่ี 12 มิถนุ ำยน 25XX กิจกำรจำ่ ยชำระหหนดี้ ว้ ยต๋วั สญั ญำใชเ้ งิน เป็นคำ่ สนิ คำ้ ทซ่ี อื้ เมือ่ วนั ที่ 2 มถิ นุ ำยน 25XX จำนวน 10,700

บำท อตั รำดอกเบีย้ 12% ตอ่ ปี ระยะเวลำ

กำรชำระหนีด้ ว้ ยต๋วั เงิน

กำรชำระหนีด้ ว้ ยต๋วั เงิน

2. ทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย เมอื่ บนั ทกึ รำยกำรดงั กลำ่ วในสมดุ รำยวนั ท่วั ไปแลว้ ใหก้ ลบั ไปทะเบียนใบสำคญั จ่ำย ที่ใบสำคญั ฉบบั เดิม
ช่องกำรจำ่ ยเงิน แลว้ ให้ หมำยเหตุ ในชอ่ งกำรจำ่ ยเงินฉบบั เดิมว่ำ ยกเลกิ หรอื สมดุ รำยวนั หนำ้ ... โดยใชต้ วั ยอ่ ว่ำ ร.ว. ...

กำรชำระหนีด้ ว้ ยต๋วั เงิน

3. กำรผ่ำนรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภท
ในช่วงที่ 1 วนั ที่ 12 มิถนุ ำยน 25XX จ่ำยชำระหนดี้ ว้ ยตว๋ เงินจำ่ ย ใหป้ ฏิบตั ิเชน่ เดิม กลำ่ วคือ เมือ่ นำรำยกำรคำ้ ที่เกิดขนึ้ ไปบนั ทกึ ใน
สมดุ รำยวนั ท่วั ไปแลว้ ตอ้ งผ่ำนรำยกำรดงั กลำ่ วไปยงั บญั ชีแยกประเภททเ่ี กี่ยวขอ้ งทนั ที

กำรชำระหนีด้ ว้ ยต๋วั เงิน

ในชว่ งที่ 2 วนั ที่ 27 มถิ นุ ำยน 25XX เมอ่ื ต๋วั เงินจำ่ ยครบกำหนดจ่ำยเงินตำมต๋วั เงินจ่ำยพรอ้ มดอกเบีย้ หลงั จำกรำยกำรดงั กลำ่ วได้
บนั ทกึ ทีท่ ะเบียนใบสำคญั จำ่ ยแลว้ ในสว่ นของกำรผำ่ นรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภท สำหรบั รำยกำรที่เกี่ยวขอ้ งกบั ชอ่ งบญั ชีอื่น ๆ
ใหผ้ ำ่ นรำยกำรไปยงั บญั ชีทีเ่ กี่ยวขอ้ งทนั ที ปฏิบตั ดิ งั นี้

กำรชำระหนีด้ ว้ ยต๋วั เงิน

4. ทะเบียนจำ่ ยเช็ค หลงั ขจำกบนั ทกึ บญั ชีทท่ี ะเบียนใบสำคญั จำ่ ยแลว้ ในวนั นมี้ ีกำรจ่ำยเงิน จงึ ตอ้ งนำรำยกำรดงั กลำ่ วมำบนั ทกึ ท่ี
ทะเบียนจำ่ ยเช็ค บนั ทกึ บญั ชีดงั นี้

กำรจำ่ ยเงินเดือนและคำ่ แรงงำน

1. สมดุ รำยวนั ท่วั ไป ในกรณีทจ่ี ำ่ ยเงินเดือนและคำ่ แรงงำนที่มกี ำรหกั เงินหลำยประเภท หรอื มกี ำรหกั บำงสว่ นที่มยี อดเงินคงเหลอื ไว้
ในกิจกำรในกำรหกั ในกรณีดงั กลำ่ วจะชบั ซอ้ นยงุ่ ยำกและอำจกอ่ ใหเ้ กิดกำรผิดพลำดไดง้ ่ำย กำรจำ่ ยเงินเดอื นและค่ำแรงงำนที่ได้
กลำ่ วไวใ้ นหนว่ ยที่ 5 เช่น กำรจ่ำยเงินเดอื นและคำ่ แรงงำนใหแ้ กฝ่ ่ำยขำย, ฝ่ำยบรหิ ำรและท่วั ไป, ฝ่ำยผลิต โดยมีกำรหกั เงินสมทบเขำ้
กองทนุ ประกนั สงั คม เงินสะสมพนกั งำน และหกั บญั ชีลกู หนเี้ งินยืม เป็นตน้ ดงั นน้ั เพ่ือจำแนกบญั ชีในกำรออกใบสำคญั จงึ ควรบนั ทกึ
รำยกำรดงั กลำ่ วในสมดุ รำยวนั ท่วั ไปเสยี กอ่ นครง้ั หนง่ึ เพ่ือปอ้ งกนั กำรผิดพลำด

กำรจำ่ ยเงินเดือนและคำ่ แรงงำน XX
XX
โดยบนั ทกึ รำยกำรในสมดุ รำยวนั ท่วั ไปดงั นี้ XX
เดบิต เงินเดอื นฝ่ำยขำย XX

เงินเดอื นฝ่ำยบรหิ ำรและท่วั ไป XX
เงินเดอื นฝ่ำยผลติ XX
เงินสมทบเขำ้ กองทนุ ประกนั สงั คม (สว่ นของนำยจำ้ ง) XX
เครดิต ลกู หนเี้ งินยมื XX

เงินสะสมพนกั งำน
เงินประกนั สงั คมคำ้ งจำ่ ย (สว่ นของลกู จำ้ งและนำยจำ้ ง)
เงินเดือนและคำ่ แรงงำนคำ้ งจำ่ ย (ผลตำ่ ง)

กำรจำ่ ยเงินเดอื นและคำ่ แรงงำน

2. กำรผ่ำนรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภท เม่ือนำรำยวกำรคำ้ ทีเ่ กิดขนึ้ บนั ทกึ ในสมดุ รำยวนั ท่วั ไปแลว้ ตอ้ งผ่ำนรำยกำรไปยงั บญั ชี
แยกประเภทที่เกี่ยวขอ้ งทนั ที
3. ทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย หลงั จำกบนั ทีกรำยกำรเกี่ยวกบั เงินเดือนในสมดุ รำยวนั ท่วั ไปแลว้ ในสว่ นของยอดเงินคงเหลอื ไวใ้ นกิจกำรใน
กำรหกั เชน่ ลกู หนเี้ งินยืมทดรอง เงินสะสมพนกั งำน ไมต่ อ้ งนำไปบนั ทกึ ท่ีทะเบียนใบสำคญั จ่ำยเพรำะไมม่ กี ำรจ่ำยเงิน ในสว่ นของ
ยอดท่ีตอ้ งนำเงินสง่ ใหก้ บั บคุ คลอน่ื ๆ บนั ทกึ ตำมขน้ั ตอนเดิมตำมหนว่ ยที่ 5 กลำ่ วคือ ตอ้ งออกใบสำคญั 3 ฉบบั โดยฉบบั ที่ 1 ออก
ใหแ้ กพ่ นกั งำนลกู จำ้ ง ในสว่ นของเงินเดือนและคำ่ แรงงำนคำ้ งจ่ำย ฉบบั ท่ี 2 ออกใหแ้ กก่ รมสรรพำกรโดยนำสง่ เงินภำยในวนั ที่ 7 ของ
เดอื นถดั ไป ในสว่ นของภำษีเงินได้ สว่ นฉบบั ที่ 3 ออกใหแ้ กส่ ำนกั งำนประกนั สงั คม ใหน้ ำสง่ เงินภำยในวนั ท่ี 15 ของเดือนถดั ไป ใน
สว่ นของเงินประกนั สงั คมทห่ี กั เงินจำกลกู จำ้ ง และในสว่ นของเงินสมทบทนี่ ำยจำ้ งเป็นผจู้ ำ่ ย บนั ทกึ บญั ชีในทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย
ดงั นี้

กำรจำ่ ยเงินเดือนและคำ่ แรงงำน

กำรจำ่ ยเงินเดอื นและคำ่ แรงงำน

4. ทะเบียนจำ่ ยเช็ค หลงั จำกบนั ทกึ บญั ชีทท่ี ะเบียนใบสำคญั จ่ำยเรบี ยรอ้ ยแลว้ จะเห็นว่ำในวนั นมี้ ีกำรจ่ำยเงินเพียงใบสำคญั ฉบบั
เดยี ว น่นั คือ กำรจำ่ ยเงินเดอื นคำ่ จำ้ งแรงงำนใหก้ บั พนกั งำน จึงตอ้ งนำรำยกำรดงั กลำ่ วมำบนั ทกึ ทท่ี ะเบียนจ่ำยเช็ค บนั ทกึ บญั ชี ดงั นี้

กำรแกไ้ ขขอ้ ผิดพลำดและกำรเปล่ยี น
วิธีกำรบญั ชีมำใชร้ ะบบใบสำคญั

จดุ ประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรมประจำหนว่ ย

1. แกไ้ ขขอ้ ผิดพลำดจำกกำรบนั ทกึ บญั ชีผิดเก่ียวกบั จำนวนเงินหรอื บญั ชีผิดได้
2. แกไ้ ขขอ้ ผิดพลำดจำกกำรเขยี นชื่อบญั ชีหรอื จำนวนเงินในใบสำคญั ผิดได้
3. อธิบำยและบนั ทกึ กำรเปล่ียนวิธีกำรบญั ชีมำใชร้ ะบบใบสำคญั ได้
4. บอกถงึ ประโยชนข์ องกำรบนั ทกึ บญั ชีระบบใบสำคญั ได้

บนั ทกึ บญั ชีผิดเก่ียวกบั จำนวนเงินหรือช่อื บญั ชผี ิด

1. พบขอ้ ผิดพลำดในเดือนเดียวกบั ทเ่ี กิดรำยกำร ถำ้ ลงบญั ชีผิดเก่ียวกบั จำนวนเงินหรอื ชื่อบญั ชีผิด พบขอ้ ผิดพลำดนน้ั
ก่อนวนั สิน้ เดือน ใหแ้ กไ้ ขจำนวนเงินหรอื ชื่อบญั ชีท่เี ขยี นผิด โดยแกไ้ ขตำมหลกั บญั ชี คอื กำรขดี เสน้ เซน้ ชื่อ แลว้ เขยี นชื่อบญั ชี หรอื
เขยี นจำนวนเงินท่ีถกู ตอ้ งแทน

2. ลงบญั ชีผิดเกี่ยวกบั จำนวนเงิน หรอื ช่ือบญั ชีผิดพบขอ้ ผิดพลำดในเดือนถดั ไป หรอื หลงั กำรปิดบัญชีประจำเดอื น หลกั
ปฏิบตั ิ ถำ้ จำนวนเงินผิด ใหน้ ำผลตำ่ งระหว่ำงจำนวนเงินทบี่ นั ทกึ ในทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย และจำนวนเงินที่ถกู ตอ้ ง ไปบนั ทกึ บญั ชี
เพ่ิม หรอื ลด ในสมดุ รำยวนั ท่วั ไป หรอื ถำ้ บนั ทกึ ช่ือบญั ชีผิด
ใหบ้ นั ทกึ แกไ้ ขขอ้ ผิดพลำดในสมดุ รำยวนั ท่วั ไปเช่นเดียวกนั โดยเดบิต ชื่อบญั ชีทถี่ กู ตอ้ ง แลว้ เครดติ ชื่อบญั ชีที่บนั ทกึ ไวผ้ ิดเดมิ ออก

เขียนช่อื บญั ชหี รอื จำนวนเงินในใบสำคญั ผิด

1. พบขอ้ ผิดพลำดในเดอื นเดียวกบั ท่เี กิดรำยกำร ถำ้ พบขอ้ ผิดพลำดเกี่ยวกบั จำนวนเงินในใบสำคญั ผิด ใหแ้ กไ้ ขโดยจดั ทำ
ใบสำคญั ฉบบั ใหมข่ นึ้ มำ แลว้ ยกเลิกใบสำคญั ฉบบั เดิม โดยออกใบสำคญั ฉบบั ใหม่ โดยใชเ้ ลขที่ใบสำคญั เดมิ

2. เขยี นช่ือบญั ชีหรอื จำนวนเงินในใบสำคญั ผิด พบขอ้ ผิดพลำดในเดือนถดั ไป หรอื หลงั กำรปิดบญั ชีประจำเดือน ใหป้ ฏิบตั ิ
โดยยกเลิกใบสำคญั ฉบบั เดมิ ในสมดุ รำยวนั ท่วั ไป แลว้ จดั ทำใบสำคญั ฉบบั ใหมข่ นึ้ มำ

กำรเปล่ียนวิธีกำรบญั ชีมำใชร้ ะบบใบสำคญั

กิจกำรทบ่ี นั ทกึ บญั ชีโดใชส้ มดุ บนั ทกึ รำยกำรขนั้ ตน้ เลม่ อน่ื ๆ เช่น สมดุ รำยวนั ท่วั ไป สมดุ รำยวนั ซอื้ สมดุ รำยวนั ขำย สมดุ
รำยวนั จำ่ ยเงิน จะเหน็ ไดว้ ่ำเมื่อบนั ทกึ รำยกำรในสมดุ บนั ทกึ รำยกำรขนั้ ตน้ เรยี บรอ้ ยแลว้ บำงรำยกำรตอ้ งผ่ำนรำยกำรไปยงั บญั ชีแยก
ประเภททเ่ี ก่ียวขอ้ งทนั ที และบำงรำยกำรใชย้ อดรวมในวนั สนิ้ เดอื นผำ่ นรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภทท่วั ไป พรอ้ มทงั้ ผ่ำนไปยงั บญั ชี
แยกประเภทเจำ้ หนรี้ ำยตวั ซง่ึ ในวิธีดงั กลำ่ ว จะทำใหเ้ สียเวลำในกำรผำ่ นขนั้ ตอนในกำรบนั ทกึ บญั ชีในขนั้ ตำ่ งๆ ทง้ั ในระบบบญั ชีที่
กลำ่ วขำ้ งตน้ ยงั มม่ ีวิธีกำรปอ้ งกนั ในกำรจำ่ ยชำระเงินทำงดำ้ นรำยจ่ำยใหร้ ดั กมุ

กำรเปล่ียนวิธีกำรบญั ชีมำใชร้ ะบบใบสำคญั

กำรเปลยี่ นวิธีกำรบนั ทกึ บญั ชีมำใชร้ ะบบใบสำคญั ตอ้ งปฏิบตั ดิ งั นี้

1. กำหนดวนั สดุ ทำ้ ยในกำรบนั ทกึ บญั ชีแบบเดมิ และปิดยอดบญั ชีตำ่ งๆ พรอ้ มทง้ั เก็บรำยละเอยี ดบญั ชีเจำ้ หนรี้ ำยตวั ให้

ตรงกบั บญั ชีคมุ ยอดเจำ้ หนี้

2. นำบญั ชีเจำ้ หนรี้ ยตวั แตล่ ะรำย มำจดั ทำใบสำคญั ใหค้ รบถว้ น เทำ่ จำนวนเงินที่คำ้ งอยใู่ นขณะนั้น ถำ้ ตอ้ งกำรจำ่ ยชำระ

หนเี้ จำ้ หนบี้ ำงรำยเป็นรำยงวด ก็ใหแ้ ยกใบสำคญั ตำมงวดท่ีจะตอ้ งจำ่ ยเป็นฉบบั ๆ

3. นำใบสำคญั ทีไ่ ดจ้ ดั ทำ มำบนั ทกึ ในทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย ใบสำคญั จำ่ ยทกุ ฉบบั ทจี่ ดั ทำขึน้ เมื่อเรมิ่ ใชร้ ะบบใบสำคญั

จะตอ้ งนำมำบนั ทกึ รำยกำรในทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย

โดย เดบิต เจำ้ หนี้ / คำ่ ใชจ้ ่ำยคำ้ งจำ่ ย / ภำษีหกั ณ ทจ่ี ำ่ ย XX

เครดติ ใบสำคญั จ่ำย – เลขท่ี xx XX

กำรเปล่ียนวิธีกำรบญั ชีมำใชร้ ะบบใบสำคญั

4. รวมยอดในทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย และผ่ำนรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภท เมื่อบนั ทกึ รำยกำรในทะเบียนใบสำคญั จำ่ ย
ครบทกุ ฉบบั ท่ีจดั ทำขนึ้ แลว้ ใหร้ วมยอดในบญั ชีใบสำคญั จ่ำยดำ้ นเครดิตและรวมยอดบญั ชีเจำ้ หนดี้ ำ้ นเดบิตในทะเบียนใบสำคญั จ่ำย
แลว้ ผ่ำนรำยกำรไปยงั บญั ชีแยกประเภทใบสำคญั จ่ำย และบญั ชีแยกประเภทเจำ้ หนี้ เพื่อเป็นกำรปิดบญั ชีเจำ้ หนี้ และเปิดบญั ชี
ใบสำคญั จำ่ ยแทนแลว้ ควรขดี เสน้ ค่นั รำยกำรทบ่ี นั ทกึ กำรเปลย่ี นวิธีกำรบนั ทกึ บญั ชี เพ่ือไมใ่ หร้ ำยกำรปะปนกนั

5. เก็บใบสำคญั เขำ้ แฟม้ ใบสำคญั ท่ียงั ไมไ่ ดจ้ ่ำยเงิน นำใบสำคญั ที่จดั ทำขนึ้ เก็บเขำ้ แฟม้ ใบสำคญั ทย่ี งั ไมไ่ ดจ้ ่ำยเงิน เพ่ือ
รอกำรจ่ำยเงิน โดยจดั เรยี งใบสำคญั ตำมวนั ครบกำหนดกำรชำระเงินในแตล่ ะฉบบั